Nota van Inlichtingen dd. 6 juli 2015

Transcriptie

1 Nota van Inlichtingen dd. 6 juli 2015 Aanbestedende dienst: Aanbesteding: Referentienummer: Nota van Inlichtingen Luchtverkeersleiding Nederland Service Management Systeem PRJ2019 contracting@lvnl.nl Nr. Document / Bijlage Pagina Paragraaf Vragen / Opmerkingen Antwoord LVNL heeft besloten een tweede vragenronde in te lassen. T.a.v. deze tweede vragenronde kunnen er vragen over de eerste nota van inlichtingen worden gesteld. Gegadigden kunnen tot uiterlijk 10 juli uur vragen stellen. De nota van inlichtingen wordt 16 LVNL Mededeling LVNL 4.1. Planning juli uur gepubliceerd Onze infrastructuur is voor de leverancier een gegeven waar niet van afgeweken kan Hoe hard zijn de infrastructurele richtlijnen zoals genoemd op worden(heeft o.a. met onze uitwijkbaarheid 1 pagina 14 van de PSA? te maken). 2 Is het ook mogelijk om implementatie van de oplossing te doen plaatsvinden op hardware/infra die de fabikant aanbeveelt en zich als "best practice" heeft bewezen? zie vraag en antwoord #1 3 4 De fabrikant heeft in de partnerovereenkomst bepaald dat zij zelf de infra ten behoeve van de oplossing implementeren, inclusief de out-of-the-box software, ivm de garanties die afgegeven worden op bv de performance. De partner zal in dit traject meelopen om diepgaande kennis op te doen betreffende de onderliggende infra en vervolgens zal de partner het technisch-en applicatiebeheer gaan uitvoeren. Hoe dient in dit geval ingeschreven te worden: partner in samenwerkingsverband met de fabrikant, of partner in combinatie met fabrikant als genomineerde derde partij? (zie svp Selectieleidraad en 4.2.3) Is het toegestaan dat de onderaannemer (in dit geval de fabrikant) referenties aanbrengt voor technisch beheer van een LVNL kan hierover niets zeggen, maar wij adviseren om de meest duidelijke samenwerkingsvorm te kiezen, waarbij de verantwoordelijkheden duidelijk zijn belegd. Ja; dit is toegestaan.

2 Er is sprake dat de algemene inkoopvoorwaarden van LVNL van toepassing zijn. Mogen we hier meer info over? Wat wil dit 5 Selectiedraad concreet zeggen voor de inschrijvers? Aanvullend rekent LVNL op een compliance (wet-en regelgeving) module.' De algemene inkoopvoorwaarden van LVNL zijn van toepassing op de gevraagde dienstverlening, In de gunningsfase wordt u in de gelegenheid gesteld om commentaar, een reactie te geven op de algemene inkoopvoorwaarden. Zie link 6 Selectiedraad Selectiedraad PSA 6 2 Maakt dit deel uit van dit project/de gezochte oplossing of zal dit een externe oplossing zijn waarmee geïntegreerd moet worden? Hoe moeten we dit zien? Heeft LVNL meer specifieke info over de requirements wat dit betreft? U dient te beschikken over een gecertificeerd kwaliteitsbewakingsysteem (ISO of gelijkwaardig). ' Mag dit een intern systeem zijn? Moet dit werkelijk certified zijn en indien dit niet zo is, is dit dat een blokkerende factor? Kwaliteitskenmerken: aansluiting op het te realiseren compliancysysteem.' Maakt dit systeem onderdeel uit van het project? Zie ook vraag Nr. 2 in dit verband. Ja; dit betreft geen externe oplossing, maar is nu integraal onderdeel van de werkwijze middels workorders. Tijdens de gunningsfase zal hier inhoudelijk op ingegaan worden. Met ISO bedoelt LVNL, ISO Dit mag ook een vergelijkbaar kwaliteitsysteem zijn. Het mag ook een intern systeem zijn, echter uw intern systeem moet wel door een gerenomeerd, onhankelijk certificeringsinstituut zijn gecertificieerd. Ja; dit betreft geen externe oplossing, maar is nu integraal onderdeel van de werkwijze middels workorders. Tijdens de gunningsfase zal hier inhoudelijk op ingegaan worden. 9 PSA PSA 20 6 Kan er eventueel extra toelichting gegeven worden bij het compliancy proces architectuurmodel? Er is sprake van een 'resultaatsverbintenins'. Mogen we hieruit afleiden dat LVNL een fixed-price project wenst? Van nieuwe of gewijzigde en gepubliceerde (inter)natioanle wet- en regelgeving die van toepassing is op LVNL, wordt een registratie (record) gemaakt in het huidige systeem in de module Legislation. (betreft een apart scherm) Werkzaamheden in het kader van de behandeling worden middels workorders uitgezet. Als de wet- en regelgeving tot een wijziging leidt, dan treedt het standaard change proces op. Nee; het belang van de resultaatsverbintenis is dat een Gegadigde zich commiteert aan de gewenste en afgesproken doelstelling(en) van LVNL

3 De voertaal en de taal waarin de documenten die in het kader van de aanbestedingsprocedure moeten worden ingediend is, tenzij LVNL in de aanbestedingsstukken specifiek anders heeft bepaald, de Nederlandse taal.' 11 Selectiedraad Algemene vraag We hebben alle documenten beschikbaar in het Nederlands en ook onze aanmedling en communicatie verloopt vanzelfsprekend in het Nederlands. Is het voor LVNL in dit kader echter een probleem indien een deel van de technische documentatie (administrator guides, enz...), die bij de software komen, in het Engels zijn? Nee; technische documentatie mag in het Engels zijn Vorig jaar (2014) is er door LVNL een soortgelijk traject gestart. We zijn nieuwsgierig naar de reden(en) van de opschorting van het traject van vorig jaar. Kunt u toelichten waarom de vorige selectieprocedure niet als uitgangspunt voor een vervolg is gebruikt? Onderstaand treft u de exacte motivering voor het intrekken van de Europese aanbestedingsprocedure [Hierbij informeren wij u als volgt. Op basis van gewijzigde inzichten heeft LVNL moeten besluiten om de lopende aanbestedingsprocedure voor de verwerving van een service management systeem per direct in te trekken. In de gepubliceerde scope van de aanbesteding is de volgende zinsnede opgenomen Het nieuwe systeem mag als SAAS of als on-premise oplossing worden aangeboden. Op basis van voortschrijdend inzicht staat LVNL geen SAAS oplossing meer toe. Op grond van deze wezenlijke wijziging van de scope wordt de aanbesteding ingetrokken. LVNL beraadt zich thans of, hoe en op welke wijze de vervolgstappen vorm worden gegeven. Wij realiseren ons terdege dat het een heel vervelend besluit is voor alle partijen. 12 In het vertrouwen u hiermee voldoende te hebben geïnformeerd danken wij u nogmaals voor alle geleverde inspanning tot dusver]... De reden waarom LVNL de procedure opnieuw start is vanwege de verandering van de scope.

4 Algemene vraag 13 PSA PRJ Hoofststuk 2 14 Mogen wij ervan uitgaan dat de functionele requirements en LVNL voorwaarden in de gunningsfase aan bod komen? Met dit project wordt beoogd een oplossing te realiseren die het beheer van zowel de operationele als de niet-operationele ICT componenten geautomatiseerd ondersteund. Onder operationeel verstaat LVNL die zaken, die direct ondersteunend zijn aan het verlenen van luchtverkeersdiensten. Kunt u een concrete omschrijving van voorgenoemde zaken geven? Wat verstaat LVNL in deze context onder geautomatiseerd ondersteunen dan wel automatisering? Ja; deze komen in de gunningsfase aan bod. Zie ook vraag en antwoord #5 Ter ondersteuning aan "operationeel" wordt ondersteuning geboden op de operationele verkeersleiding systemen. Dit betreft een ict afdeling die gericht is op deze ondersteuning en niet op enige vorm van kantoorautomatisering. Om dit te ondersteunen wordt gebruikt gemaakt van ITIL processen die wij geautomatiseerd in een standaard systeem willen hebben. 15 Wij zijn ISO gecertficeerd voor Dit is de internationale standaard voor informatiebeveiliging hironder vallen ook de eisen due voortkomen uit de wet- en regelgeving en overige instanties die voor onze organisatie van belang zijn voor de verwerking, opslag en de communicatie van informatie. Wij treffen deze maatregelen die noodzakelijk zijn om de continuiteit van onze bedrijfsvoering voor onze klanten te waarborgen aangaande de producten die wij ontwikelen en in projecten gebruikt. Daar wordt onder andere verstaan: alle zaken m.b.t. ontwerp, bouw, implementatie, support en beheer en de security policy ten aanzien van productontwikkeling van onze applicaties en de uitvoering van inze projecten. Wordt een bovenstaande certificering als afdoende geacht in het voldoen aan de geschiktheidseis om als Gegadigde onderaannemer of als genomineerde derde deel te nemen? zie vraag en antwoord #7 16 Onze organisatie kan zich inschrijven als Vanuit de aanbestedingswet is het mogelijk om je te beroepen op de technischeberoepsbekwaamheid van derden en of financiele- economische draagkracht van derden. Dit recht van een gegadigde staat los Gegadigde, van de verwachting of alle partijen kunnen onderaannemer of als genomineerde derde, Kunt U een voldoen aan de geschiktheidsen. Het verschil toelichting geven op het verschil tussen Onderaannemer en tussen een onderaannemer en een genomineerde derde. Wij begrijpen dat bijvoorbeeld een genomineerde derde is een hoofdaannemer en onderaannemer zich kunnen inschrijven aansprakelijkheidsvraag, waarbij in het geval waarbij er gespecificeerd wordt voor welke geschiktheidseisen een van een onderaannemer de hoofd aannemer partij zich inschrijft. Betekent dit dan ook dat niet verwacht wordt ten alle tijden volledig verantwoordelijkdat alle partijen voldoen aan alle geschiktheidseisen. aansprakelijk is.

5 Selectieleidraad Selectieleidraad Selectieleidraad Luchtverkeerleiding Nederland (hierna LVNL ) geeft aan op pagina 3 bij hoofdstuk 1: definities uit artikel 1.1. van de Aanbestedingswet 2012 van overeenkomstige toepassing. Deze Inschrijver heeft op de informatiesessie op 26 juni 2015 begrepen dat LVNL de opdrachtsom ingeschat op ,- EURO, kan LVNL dit bevestigen? Indien LVNL het voorgaande onverhoopt niet kan bevestigen kan LVNL de geschatte opdrachtsom aangeven? De opdrachtsom is op basis van de huidige kosten vastgesteld. Dit bedrag is noodzakelijk om de aantoonbaarheid van de Europese aanbesteding in omvang vast te stellen en te motiveren Op pagina 5 bij paragraaf 2.3 staat aangegeven dat de algemene inkoopvoorwaarden van LVNL (hierna de AIV ) van toepassing zouden zijn op de eventueel nader overeen te komen overeenkomst na de offerte fase. De AIV zijn door LVNL niet ter hand gesteld bij de selectieleidraad, tevens is het in de selectiefase van deze offerte aanvraag uiterst prematuur om reeds de AIV te positioneren. LVNL vraagt hiernaast standaardsoftware functionaliteit uit, bij standaardsoftware behoren standaard SLA s en generieke voorwaarden, deze matchen per definitie niet met de AIV. Deze Inschrijver stelt hierom voor om pas na definitieve gunning door LVNL de standaard SLA en generieke voorwaarden behorende bij desbetreffende door LVNL gekozen standaardsoftware onderwerp van bespreking te laten zijn. Kan LVNL hiermee instemmen en indien dit onverhoopt niet kan wilt LVNL dit dan nader motiveren en voorzien van een voor LVNL aanvaardbaar alternatief? zie vraag en antwoord #5 Op pagina 6 laatste alinea van paragraaf 2.4 staat dat een inschrijver door het indienen van een aanmelding in de selectiefase zonder voorbehoud akkoord gaat met de AIV en het gestelde in de Selectieleidraad inclusief de bijlagen hiervan. Zoals eerder aangegeven zijn de AIV niet ter hand gesteld en is het in dit stadium van deze offerteaanvraag niet proportioneel noch doelmatig om dergelijke bepalingen eenzijdig op te leggen. Hierom het verzoek deze bepaling te schrappen. Kan LVNL hiermee instemmen en indien dit onverhoopt niet kan wilt LVNL dit dan nader motiveren en voorzien van een voor LVNL aanvaardbaar alternatief? zie vraag en antwoord #5

6 Selectieleidraad Selectieleidraad Selectieleidraad Het systeem dient de modules standaard aan te bieden, maar met de mogelijkheid om de modules aan te passen en uit te breiden voor de specifieke informatie behoefte. In aanvulling hierop kent LVNL specifiek ingerichte workflows en notificaties die het nieuwe systeem moet ondersteunen. In hoeverre zijn deze specifieke workflows beschreven en beschikbaar te stellen? Kan LVNL aangegeven wat er onder Risk Management module wordt verstaan en welke functionaliteiten minimaal aanwezig moeten zijn? Kan LVNL aangegeven welke Wet- en regelgeving van toepassing is en welke functionaliteiten minimaal aanwezig moeten zijn om aan de betreffende compliance eisen te voldoen? Nee de workflows zijn deels beschreven en worden in de selectie fase niet ter beschkking gesteld. Het huidige systeem is volgens de ITIL V2 ingericht, maar kent bijv. in de module problem management een extra flow waarin diverse datum en tijdstippen momenten worden vastgelegd met een mogelijke onderbouwing ter ondersteuning aan een problem. Of een RfC leidt tot een change, maar waarbij in dit geval het nummer niet veranderd en de rfc en change hetzelfde blijven, maar met andere informatiebehoefte. Risk management is nu ondergebracht in workorders en heeft betrekking op onderhoud van de operationele systemen. Inschatting van risico en gevolgen bij uitvoering van (onderhouds)werkzaamheden aan deze systemen. Het systeem dient wel de mogelijkheid te hebben voor het opvoeren van een formule om de risico inschatting te bepalen. Het betreft wetgeving die voortkomt uit ICAO, Europese Unie, en Nederlandse Overheid dat gericht is op de luchtvaart e.d. Er zal een apart scherm worden ingericht voor de legislation module die gekoppeld moet worden aan workorders en changes en op die processen moet aansluiten. In het scherm dient het mogeljjk te zijn enkele informatievelden in te richten, datumvelden en statussen. Daarbij is er een koppeling met een externe database nodig waarin de weten regelgeving wordt overgehaald naar het nieuwe systeem.

7 Selectieleidraad Selectieleidraad Selectieleidraad Selectieleidraad en 4.2 en Gezien het aantal vragen aangaande de procedure en de niet ter hand gestelde documenten is het proportioneel en evenredig in het belang van alle betrokken partijen dat een tweede vragenronde wordt ingelast voor de planning zoals beschreven in paragraaf 4.1 kan LVNL een tweede vragenronde inlassen, alle LVNL heeft de betreffende gegadigde partijen een redelijke termijn geven om hun vragen goed voor te verzocht om een verduidelijking van gestelde bereiden en daarna een redelijke termijn om de antwoorden van vraag. De gevraagde verduidelijking is niet LVNL op deze tweede vragenronde te bekijken. Kan LVNL (tijdig) door LVNL ontvangen. LVNL verzoekt hiermee instemmen en indien dit onverhoopt niet kan wilt LVNL dit de gegagdigde om de gevraagde dan nader motiveren en voorzien van een voor LVNL verduidelijking voor dd. Juli uur in aanvaardbaar alternatief? te dienen. De geplande datum voor het uitsturen van de Gunningleidraad. Wat is de verwachting voor wat betreft de planning van de procedure van het gunningsproces? De geplande datum voor het uitsturen van de Gunningleidraad. Wanneer verwacht LVNL daadwerkelijk te gaan starten met de implementatie? Q De derde alinea van paragraaf en de vierde alinea van paragraaf evenals de tweede alinea van paragraaf bevat de volgende zinsnede het verzoek om wijziging za in ieder geval worden afgewezen als de wijziging volgens LVNL in strijd is met het (Europese)aanbestedingsrecht. Kan LVNL aangeven welk soort verzoeken zij hier op doelt? De planning is om begin oktober de gunningsdocumentatie uit te zenden waarop de leveranciers half november de documentatie dienen in te leveren. Eind november en begin december zullen de presentaties plaatsvinden waarop half december de voorlopige gunning bekend zal worden gemaakt. LVNL bedoelt met wijzigingen; wijzigingen van de combinatie (een partnership van leveranciers) die samen een inschrijvingen van een Europese aanbesteding uitvoeren.

8 Selectieleidraad Selectieleidraad LVNL vraagt offertes voor standaardsoftware, zoals eerder gemotiveerd zijn aan standaardsoftware onlosmakelijk standaard SLA s en generieke algemene voorwaarden verbonden. Hetgeen LVNL in paragraaf stelt is aldus niet uitvoerbaar. In een samenwerking is een dergelijke eenzijdige bepaling ook niet proportioneel noch evenwichtig, bij offerte aanvragen inzake standaardsoftware zijn de voorwaarden onderwerp van goed onderling overleg na definitieve keuze van de uitvragende partij. Kan LVNL hierom bevestigen dat paragraaf geschrapt wordt dan wel zal worden aangepast zodat na definitieve selectie van een offerte met desbetreffende inschrijver door LVNL in goed onderling overleg de standaard SLA s en generieke algemene voorwaarden verbonden aan de standaardsoftware worden besproken? Kan LVNL hiermee instemmen en indien dit onverhoopt niet kan wilt LVNL dit dan nader motiveren en voorzien van een voor LVNL aanvaardbaar alternatief? zie vraag en antwoord #5 Hetgeen in paragraaf staat is niet uitvoerbaar aangezien LVNL diverse documenten niet heeft aangeleverd bij de Selectieleidraad en in redelijkheid een Aanmelding niet anders dan onder voorwaarden van.. kan worden ingediend. Hierom het verzoek paragraaf dienovereenkomstig aan te passen. Kan LVNL hiermee instemmen en indien dit onverhoopt niet kan wilt LVNL dit dan nader motiveren en voorzien van een voor LVNL aanvaardbaar alternatief? Selectieleidraad In paragraaf wordt gevraagd naar de gewogen gemiddelden over de jaren 2012, 2013 en LVNL heeft de betreffende gegadigde verzocht om een verduidelijking van gestelde vraag. De gevraagde verduidelijking is niet (tijdig) door LVNL ontvangen. LVNL verzoekt de gegagdigde om de gevraagde verduidelijking voor dd. Juli uur in te dienen. 29 De jaarrekening 2014 van deze inschrijver wordt pas in september 2015 opgeleverd. Voldoet het gewogen gemiddelde over de jaren 2011, 2012 en 2013 ook? Ja dit is akkoord; een gewogen gemiddelde over de jaren 2011, 2012 en 2013 voldoet ook

9 Selectieleidraad algemeen 30 Bijlage 4 PSA PRJ 2019v De Rijksoverheid heeft bij de implementatie van de Aanbestedingswet 2012 (de Nederlandse implementatie van de Europese Aanbestedingswetgeving) een richtsnoer Gids proportionaliteit uitgevaardigd waarbij richtlijnen zijn gegeven ter bepaling van onder ander proportionele en evenredige procedurevoorwaarden. Dit richtsnoer is uitgevaardigd voor de Rijksoverheid, decentrale overheden en de semi-zelfstandige en bijzondere bestuursorganen (zoals LVNL). Deze Inschrijver ziet de uitgangspunten en concrete voorschriften uit dit richtsnoer niet LVNL heeft de betreffende gegadigde terug in de selectieleidraad van LVNL, deze Inschrijver verzoekt verzocht om een verduidelijking van gestelde LVNL alsnog dit richtsnoer toe te passen en de selectieleidraad en vraag. De gevraagde verduidelijking is niet de vervolgprocedure dienovereenkomstig aan te passen. Kan (tijdig) door LVNL ontvangen. LVNL verzoekt LVNL hiermee instemmen en indien dit onverhoopt niet kan wilt de gegagdigde om de gevraagde LVNL dit dan nader motiveren en voorzien van een voor LVNL verduidelijking voor dd. Juli uur in aanvaardbaar alternatief? te dienen. ATM dient op korte termijn over te gaan op de nieuwe applicatie. Ter vermijden van risico s (tijd, geld en complexiteit) bij de implementatie gaat ICT niet parallel over. Vraag: op welke moment wenst u ATM danwel ICT met de nieuwe applicatie te kunnen laten werken? 32 Informatiesessie Is er sprake van 1 op 1 vervanging De planning is om in Q1 van 2016 de start van de implementatie van ATM te laten plaatsvinden en daar waar mogelijk ICT in Q Maar dit is afhankelijk van de implementatie tijd van het nieuwe systeem. In principe is er sprake van een 1 op 1 vervanging, Tenzij het nieuwe systeem beter kan aansluiten/alternatieven heeft. De processen hoeven niet vanaf 0 te worden opgezet, maar zijn al geruime tijd met tevredenheid in gebruik. 33 Informatiesessie Het wordt geclassificeerd als speciale module, maar in feite is het dat niet De compliance module betreft een apart scherm voor legislation en is gekoppeld aan de workorders en change management.

10 Waarom kiest u voor standaard als u aangeeft dat het systeem 34 Informatiesessie moet kunnen worden aangepast 35 Informatiesessie Hoe is de ervaring met het huidige pakket Wij kiezen voor een standaard Service Management systeem die de diverse ITIL processen ondersteunt. Het systeem dient echter de mogelijkheid te geven om binnen deze processen extra informatievelden aan te bieden waarop kleine workflows mogelijk zijn. Dit in verband met een wat uitgebreidere informatiebehoefte tov een standaard kantoor automatisering. Wij zijn van mening en kijkend naar de huidige inrichting dat dit goed past in een standaard systeem. De ervaringen zijn op zich goed met het huidige systeem, maar het is wel zeer beperkt in rapportage mogelijkheden en snelle flexibele inrichting. 36 Informatiesessie Relevante referenten, kunt u relevante referenten specificeren. Presentatie gedeeld worden en kunnenafkortingen gedefinieerd 37 Informatiesessie worden 38 Informatiesessie Heeft u op dit moment monitoringstool, geen eventmanagement 39 Informatiesessie Inrichten selfservice portal, geautomatiseerd worden 40 Informatiesessie Compliancy en policy, mogen afdelingen elkaars tickets inzien 41 Informatiesessie Als ICT gaat aansluiten, demand en portfoliomanagement 42 Informatiesessie Mededeling LVNL ITIL v2 processen Dit staat ook vermeld in de selectieleidraad op pagina Wij zoeken naar referenten waarbij de ondersteuning gericht is op het operationele proces, zoals bijv een ziekenhuis, een industriele omgeving of Traffic Management omgeving. Ja dat is mogelijk Wij hebben op dit moment geen monitoring tools die aangesloten dienen te worden aan het nieuwe systeem. ICT maakt gebruik van een self service portal in tegenstelling tot de ATM omgeving. Daar is de helpdesk verantwoordelijk voor de opvoer van tickets. Afdelingen mogen inderdaad elkaars informatie inzien. Maar wij zouden deze informatiestromen wel graag willen scheiden. ICT wil graag de mogelijkheden van Portfoliomanagement onderzoeken. LVNL maakt nu gebruik van ITIL versie 2 en de ICT omgeving van ITIL v3. 43 Informatiesessie Hoeveel gebruikers 14 ICT gebruikers en 300 ATM gebruikers

11 Hoe wordt de CMDB gevuld en up 2 date gehouden. Geen 44 Informatiesessie discovery tool De CMDB eigenaar vult kleine zaken handmatig in en grote wijzigingen gebeuren nu middels het importeren van excelsheets door de beheerpartij. 45 Informatiesessie Mededeling LVNL, beheren spare parts. Interface met bijvoorbeeld telefoon qr codes etcs LVNL beheert een uitgebreide CMDB catalogus met diverse artikelen en software. Op dit moment wordt het beheer van spare parts vormgegevens middels QR codes. Hierbij wordt uitgegaan van een nieuwe scanfunctionaliteit in het nieuwe systeem.