FINANCIEEL MANAGEMENT VOOR PADIEPRODUCENTEN

Transcriptie

1 NATIONAAL RIJSTPROGRAMMA P ro je ct: 9 ACP RP R006 FINANCIEEL MANAGEMENT VOOR PADIEPRODUCENTEN Drs. W. Waidoe juli 2008

2 1

3 INHOUDSOPGAVE Inleiding... 3 Financieel beheer... 5 Wat is budgetteren?... 7 Kenmerken van een begroting... 8 Het belang van budgetteren... 8 De categorieën van de uitgaven van de begroting. Vaak genegeerd door padieproducenten... 9 Voorbeeld van het opstellen van een begroting Werkformulier Wat is uitgavenvoorspelling? Voorbeeld van een uitgavenvoorspelling Werkformulier Wat is begrotingscontrole en het belang ervan? Winst bepalen De winsten verliesrekening (V&W)?

4 Inleiding De padieproducenten in Suriname werken in een situatie van als maar stijgende kosten waarop ze geen invloed hebben zoals kosten van brandstof, meststoffen en chemicaliën. Terwijl de kosten van productie toenemen is er geen garantie van bijkomende verhoging van de opkoopprijs van de geproduceerde padie. Het resultaat is constante achteruitgang in het levensonderhoud van padieproducenten vooral de kleinere padieproducenten. Aangezien veel van de zaken die kostenverhogend werken buiten de controle van padieproducenten zijn, hebben zij slechts een paar opties, deze zijn: Efficiënter gaan produceren, Naast rijst iets anders planten (diversificatie) of, Ophouden met produceren en dus de rijstteelt vaarwel zeggen. Er zijn sommige initiatieven van de ADRON in samenwerking met de Anton de Kom Universiteit en de EU, het REMUS project, geweest om opbrengsten te verhogen door betere kwaliteit zaaizaad ter beschikking te stellen. Sommige padieproducenten hebben ook kunnen profiteren van goedkopere leningen van het SURFF (Suriname Financial Facility). Het Nationaal Rijstprogramma heeft meer dan 200 padieproducenten getraind in de basisprincipes van de padieproductie Echter is tot nu toe weinig gedaan, in termen van kennis bijbrengen van financieel beheer bij het nastreven van landbouwbedrijfefficiency. Padieproducenten die geen adequate training hebben gehad in financieel beheer, zijn meestal geneigd de begrippen bruto-inkomen en nettowinst 3

5 met elkaar te verwarren. Het gevolg is dat ze dan meestal hun uitgaven niet kunnen begrijpen en de juiste begrotingen niet plannen. Het verzamelen van gegevens die nodig zijn bij het berekenen van de inkomsten en uitgaven en die moeten worden gebruikt bij begrotingen ten behoeve van financiële programmering zijn zaken die altijd van belang zijn geweest. Met deze training proberen wij de padieproducent een beter inzicht te geven in financieel beheer en wij hopen dat met de opgedane kennis de padieproducent beter in staat zal zijn bedrijf efficiënter te beheren. De methodologie die wordt toegepast is om padieproducenten de vaardigheid op basis van ervaring en hulpmiddelen te geven om zeer belangrijke financieel beheertaken uit te voeren. Daarom wordt ook veel nadruk gelegd op de praktijk. Dit is in overeenstemming met de overtuiging dat over het algemeen de kleine padieproducenten beter leren door het zelf te doen. 4

6 Financieel beheer Vele padieproducenten in Suriname zitten in de rijstbouw omdat hun voorouders in de rijstbouw waren, zij het in de verwerking of in de verbouwing van padie. Geen problemen hier. In feite begrijpen de padieproducenten de rijstbouw zo goed dat professoren in de landbouw te schande worden gezet door de kennis die padieproducenten van rijst hebben. Echter, terwijl wij vele succesvolle padieproducenten hebben, begrijpen velen anderen het zakelijke gedeelte van de rijstbouw niet. Zelfs zij die zeggen te begrijpen weten vaak niet precies hoeveel winst ze maken doordat verscheidene kosten onopgemerkt door padieproducenten niet meegenomen worden. Aan financieel beheer wordt geen gepaste aandacht gegeven omdat sommige padieproducenten denken dat het nutteloos is. Anderen vergissen zich door te denken dat financieel beheer verkeerd is en dat het te ingewikkeld is en slechts door afgestudeerden van de Universiteit uitgevoerd kan worden. Financieel beheer is het proces om het geld die u hebt en wat u kunt lenen zodanig te gebruiken dat u maximaal voordeel eruit kunt halen. In het geval van rijstbouw betekent dit het bepalen van uw inkomen en alle kosten die u maakt bij het produceren van de padie. Het betekent plannen hoe u uw inkomen zult gebruiken om de rijstbouw voort te zetten en als dat inkomen ontoereikend is hoe en wanneer u extra geld voor uw activiteit zult krijgen. 5

7 Om uw financiën behoorlijk te beheren zult u dan het volgende moeten doen: 6

8 Wat is budgetteren? Budgetteren of begroting opstellen in zakelijke zin betekent in de rijstbouw, de geplande toewijzing van beschikbare fondsen aan elke activiteit binnen een seizoen. Het stelt padieproducenten in staat om te hoge uitgaven op minder productieve gebieden te controleren en meer middelen in te zetten in gebieden die veel meer inkomen opleveren. Budgetteren wordt gewoonlijk toegepast aan het eind van een seizoen of bij het begin van een nieuw seizoen. Het is verstandig om een begroting op te stellen kort nadat u bent betaald voor de vorige padieoogst omdat het u in staat stelt om te bepalen hoeveel van het inkomen dat u heeft ontvangen vereist zal zijn voor het volgende seizoen. Veel padieproducenten besteden hun geld alvorens zij de begroting opstellen om achteraf te beseffen dat ze niet voldoende geld hebben voor het volgende seizoen. In landbouwkundige zin kan budgetteren in de rijstbouw betekenen, het schatten van de landbouwuitgaven per activiteit gebaseerd op vorige rekeningen en huidige tendensen. Als bijvoorbeeld uw inkomen per seizoen regelmatig SRD is, kunt u elk van uw bekende uitgaven van dat cijfer aftrekken voordat u de uitgaven daadwerkelijk moet doen. Andere uitgaven kunnen van het originele inkomenscijfer worden geschat en worden afgetrokken. Deze oefening zal u vertellen wat de geschatte uitgaven voor het seizoen zijn en als u het vereiste geld hebt om deze uitgaven te dekken. Tijdens goede economische tijden, besteden veel mensen weinig aandacht aan persoonlijk budgetteren. Zolang er meer geld inkomt dan dat er uitgaat, is alles goed. Maar zij die geleerd hebben om een uitvoerbare 7

9 begroting op te stellen en zich hieraan houden, kunnen tijdens de magere tijden, vaak belangrijke financiële crisissen beter overleven dan zij die dit niet geleerd hebben. De financiële discipline kan het verschil uitmaken tussen het doorstaan van het onweer en de financiële ramp. Kenmerken van een begroting Een goede begroting moet het volgende in overweging nemen: Participatie: betrek zoveel mogelijk mensen in het opstellen van een begroting. Veelomvattend: moet elke activiteit in het seizoen omvatten. Normen: baseer het op de best vastgelegde normen voor de rijstbouw. Flexibiliteit: laat ruimte voor veranderende omstandigheden. Terugkoppeling: constant monitoren van de prestatie. Analyse van kosten en opbrengsten: dit kan op basis van rijstras, verschillende arealen of andere gewassen. Het belang van budgetteren Er zijn verschillende zeer belangrijke redenen waarom elke padieproducent een begroting voor elk seizoen zou moeten voorbereiden, deze omvatten: 1. Het dwingt de padieproducent om over de toekomst na te denken. Dit is waarschijnlijk de belangrijkste eigenschap van een begrotingsplanning en controlesysteem. Het dwingt het management om vooruit te kijken en gedetailleerde plannen op te stellen voor het bereiken van de doelstellingen. 2. Het vormt een basis om de prestatie te bepalen. Een begroting is eigenlijk een middel dat wordt gebruikt om de daadwerkelijke 8

10 prestaties te meten en te beoordelen. 3. De controle wordt uitgevoerd door de daadwerkelijke resultaten te vergelijken met de begroting. Afwijkingen van de begroting kunnen dan worden onderzocht en de redenen voor de verschillen kunnen in controleerbare en oncontroleerbare factoren worden verdeeld. 4. Het laat toe dat correcties worden doorgevoerd bij optredende verschillen. 5. Het motiveert familieleden door hen te laten deelnemen aan het opstellen van begrotingen. 6. Het helpt de familie om zijn schaarse middelen op de best mogelijke manier te gebruiken. De categorieën van de uitgaven van de begroting. Vaak genegeerd door padieproducenten Rente op leningen die genomen worden voor de rijstbouw wordt vaak niet als kosten meegenomen wanneer en als de padieproducenten hun winsten berekenen. Afschrijving: Dit is een niet-contante uitgave die het verslijten van de bezittingen over een bepaalde periode aangeeft. Wanneer goederen (met uitzondering van land) worden gekocht, zijn zij nuttig voor het bedrijf voor een beperkt aantal jaren. De kosten van elk goed worden verspreid over de periode waarover dat goed wordt gebruikt. Het doel om goederen af te schrijven (hoewel geen daadwerkelijk contant geld wordt betaald) is omdat op gegeven moment, nadat het goed niet meer te gebruiken is, er een nieuw goed gekocht moet worden. Hiervoor heeft men wel contant geld nodig. 9

11 Verschillende goederen hebben verschillende afschrijvingsschema's (of de levensduur zoals die door de Belastingdienst wordt bepaald). Als een bedrijf goed draait, kan het de afschrijving versnellen om gemelde winsten te verminderen. Omdat de afschrijving een niet-contante uitgave is, wordt een contante geldbetaling niet verricht door het bedrijf aan de post afschrijvingen waardoor meer dollars beschikbaar zijn om in nieuwe goederen te investeren. 10

12 Voorbeeld van het opstellen van een begroting Naam van padieproducent... Voorjaarsoogst Najaarsoogst Totale areaalgrootte Omschrijving A Kosten B Eenheid C Totale Begroting D = B*C Daadwerkelijke Uitgaven E Verschil F = D - E Grondbewerking Rommelen 350,00 10 ha 3.500, ,00-500,00 Ploegen Egaliseren (grader) Pompen Modderen Balken Arbeid voor grondbewerking 25, ,00 125,00 25,00 Totale kosten 3.650, ,00-475,00 Inzaai en gewasverzorging Zaaizaad Brestan Bemesting (Ureum1ste, 2de en derde) Totale chemicaliën Transport Pompen Totale arbeid Totale kosten Het oogsten Greppelen (voor de oogst) Pompen (voor de oogst) Combine (tijdens oogsten) Totale kosten Algemene Uitgaven Brandstof Onderhoud machines Totaal van alle kosten 11

13 Bij het proberen om minder te besteden moet het nooit zo zijn dat het gewas in gevaar komt. Bezuiniging van Ureum of een lage dosering van insecticiden en pesticiden kan een slechte oogstopbrengst veroorzaken gevolg minder inkomen. 12

14 Werkformulier Naam van padieproducent... Voorjaarsoogst Najaarsoogst Totale areaalgrootte... Beschrijving A Kosten B Eenheid C Totale Begroting D = B * C Daadwerkelijke uitgaven E Verschil F = D - E Grondbewerking Rommelen Ploegen Egaliseren (grader) Pompen Modderen Balken Arbeid voor grondbewerking Totale kosten Inzaai en gewasverzorging Zaaizaad Brestan Bemesting (Ureum1ste, 2de en derde) Totale chemicaliën Transport Pompen Totale arbeid Totale kosten Het oogsten Greppelen (voor de oogst) Pompen (voor de oogst) Combine (tijdens oogsten) Totale kosten Algemene Uitgaven Brandstof Onderhoud machines Totaal van alle kosten 13

15 Wat is uitgavenvoorspelling? Het voorspellen van de uitgaven is het proces om te bepalen welke geldmiddelen nodig zijn voor welke periode. Zodoende is het geld op het juiste moment beschikbaar en wordt dan niet onnodig voor een lange tijd in contanten gehouden lang voordat het daadwerkelijk nodig is. Nadat elke categorie van de begrotingsuitgave is geïdentificeerd en bepaald is hoeveel geld nodig zal zijn voor elke activiteit, zal de volgende stap zijn het verder uitsplitsen in kortere periodes, zeg maar één maand. De gekozen duur van de periode is belangrijk in die zin dat hoe korter de periode, hoe beter de controle die op de begroting uitgeoefend kan worden. Dit eist dan wel meer inspanningen in het opstellen van de begroting en het vastleggen van verschillen. Het belang van het voorspellen van de uitgaven Voorspellen van de uitgaven is belangrijk omdat het de padieproducent in staat stelt om: Elke activiteit te identificeren die geld zal kosten en geld te reserveren voor dergelijke activiteiten. Een overzicht te maken van de geldmiddelen op zulke wijze dat hij bewust is van wanneer de fondsen beschikbaar moeten zijn en hoeveel. Zijn financiën zodanig te programmeren dat de fondsen die niet direct worden gebruikt voor andere doelen kunnen worden aangewend die extra verdiensten genereren. Deze fondsen en de extra verdiensten kunnen dan worden gebruikt naarmate activiteiten in het productieproces moeten worden gefinancierd. Op geregelde basis de uitgaven te controleren en de begroting te monitoren. 14

16 15

17 Voorbeeld van een uitgavenvoorspelling Naam van padieproducent... Voorjaarsoogst Najaarsoogst Totale areaalgrootte... Beschrijving Kosten A Eenheid B Totale Begroting C Mei D Juni E Juli F Aug. G Total I=D+E+F+ G Inkomen van vorig seizoen ,00 Grondbewerking Rommelen 350, , , ,00 Ploegen 350, , , ,00 Egaliseren (grader) Pompen Modderen Balken Arbeid voor grondbewerking 25, ,00 75,00 75,00 150,00 Totale kosten 7.150,00 Inzaai en gewasverzorging Zaaizaad Brestan Bemesting (Ureum1ste, 2de en derde) Totale chemicaliën 40, ,00 50,00 75,00 75,00 200,00 Transport Pompen Totale arbeid Het oogsten Greppelen (voor de oogst) Pompen (voor de oogst) Combine (tijdens oogsten) Algemene Uitgaven Brandstof Onderhoud machines Totaal aan kosten 7,350, , ,00 75,00 75, ,00 16

18 Werkformulier Naam van padieproducent... Voorjaarsoogst Najaarsoogst Totale areaalgrootte... Beschrijving Kosten A Eenheid B Totale Begroting C Mei D Juni E Juli F Aug. G Total I=D+E+F+ G Inkomen van vorig seizoen Grondbewerking Rommelen Ploegen Egaliseren (grader) Pompen Modderen Balken Arbeid voor grondbewerking Totale kosten Inzaai en gewasverzorging Zaaizaad Brestan Bemesting (Ureum1ste, 2de en derde) Totale chemicaliën Transport Pompen Totale arbeid Het oogsten Greppelen (voor de oogst) Pompen (voor de oogst) Combine (tijdens oogsten) Algemene Uitgaven Brandstof Onderhoud machines Totaal aan kosten 17

19 Wat is begrotingscontrole en het belang ervan? De begrotingen vormen een basis om de prestatie te beoordelen. Een begroting is fundamenteel een maatstaf waartegen de daadwerkelijke prestaties worden gemeten en beoordeeld. De controle wordt verricht door de daadwerkelijke resultaten te vergelijken met de schattingen die zijn opgenomen in de begroting. Afwijkingen van de begroting kunnen dan worden onderzocht en de redenen voor de verschillen kunnen in controleerbare en oncontroleerbare factoren worden verdeeld. Winst bepalen Eenvoudig verklaard, zijn de winsten gelijk aan het verschil tussen opbrengsten en uitgaven: Winst = opbrengsten - uitgaven 18

20 De winsten verliesrekening (V&W)? Wat betekent het? De winsten verliesrekening geeft weer hoe goed de padieproducent tijdens de betrokken tijdspanne (in dit geval de laatste 6 maanden) gepresteerd heeft. De rekening toont voornamelijk hoeveel de padieproducent door het verkopen van zijn product of dienst heeft verdiend, en hoeveel hij aan kosten heeft betaald. De netto-opbrengst van deze twee is de hoeveelheid winst die hij heeft verdiend. In wezen is dit wat de V&W rekening toont, enkel meer in detail! De V&W rekening wordt ook wel de inkomstenrekening genoemd. Een padieproducent moet winst maken om schuldvrij te blijven en te overleven. De zorgvuldige analyse van de componenten van een V&W is belangrijk in het bepalen van de beschikbare cash flow om bestaande schuld terug te betalen, extra schuld (voor uitbreiding) te financieren, of in het volgende gewas te investeren. De indeling van de winst en verliesrekening (V&W) De categorieën van een winsten verliesrekening worden in een specifieke structuur gerangschikt ongeacht de wettelijke vorm van de bedrijven (d.w.z., enige eigenaar, NV, enz.). Binnen elke categorie, kunnen de opbrengsten en de uitgaven afzonderlijk worden vermeld of worden gegroepeerd. De financiële verslaglegging moet consistent zijn over een bepaald periode. Het steeds onderbrengen van eenzelfde type uitgaven onder verschillende posten kan op den duur voor problemen zorgen. 19

21 Naam producent: Winst- verliesrekening over de periode:. Grondbewerking Rommelen 3.500,00 Ploegen 3.500,00 Egaliseren (grader) Pompen Modderen Balken Arbeid voor grondbewerking Inzaai en gewasverzorging Zaaizaad Brestan Bemesting (Ureum1ste, 2de en derde) Totale chemicaliën Transport Pompen Totale arbeid Het oogsten Greppelen (voor de oogst) Pompen (voor de oogst) Combine (tijdens oogsten) Algemene Uitgaven Brandstof Onderhoud machines Verzekeringen en vergunning Rente en Belastingen Bankinterest Alle uitgaven moeten opgeteld worden om de totale kosten voor de geproduceerde padie vast te stellen Kosten (SRD) Totaal (SRD) Totale kosten ,00 Inkomsten door padie verkoop ,00 Brutowinst (Inkomsten minus Totale Kosten) 8.000,00 Minus belastingen 2.500,00 De uitgaven kunnen apart of gegroepeerd geboekt worden Brutowinst = inkomsten - kosten Nettowinst 5.500,00 Nettowinst = Brutowinst - belastingen 20

22 21