Uit Letteren

Transcriptie

1 FACULTEIT LETTEREN Uit Letteren DIV-Bibliotheek-Decanaat Letteren oktober 2013

2

3 Inhoud 1 ICT Mail account AD-account Onderzoeksgegevens Hardware Software Overdracht van ICT-taken en documentatie Decanaat Sleutels Bibliotheek Lezerskaart Agorasleutel Ontleende boeken & depotboeken... 6

4

5 1 ICT 1.1 Mail account De mail account van de gebruiker blijft nog 160 dagen na uitdiensttreding werken. De ex-medewerker kan dus nog 160 dagen gebruik maken van zijn mail. Ook hier geldt: zonder een verlenging van het contract, is er geen enkele mogelijkheid om deze periode uit te breiden, ook niet wanneer na een onderbreking een nieuw contract verwacht wordt. Bij het verlaten van de KU Leuven raadt de DIV aan dat hij/zij een out of office-message instelt dat hij/zij vanaf datum x bereikbaar is op adres y. Verwijs voor de werkgebonden mails ook al door naar een collega. De DIV biedt volgende services aan: Back-up van het mailarchief naar een zogenaamd *.pst bestand. Dit bestand is door elke Outlook software leesbaar. Na de back-up kan tevens een forward ingesteld worden naar een door u gekozen mailadres. De DIV Letteren helpt je hiermee verder. 1.2 AD-account De Active Directory account van de gebruiker blijft nog 160 dagen na uitdiensttreding werken. De ex-medewerker kan dus nog 160 dagen gebruik maken van de login op zijn laptop/desktop. Hierna zal deze geblokkeerd worden. Ook hier geldt: zonder een verlenging van het contract, is er geen enkele mogelijkheid om deze periode uit te breiden. 1.3 Onderzoeksgegevens Bij uitdiensttreding moeten de onderzoeksgegevens van het personeelslid overgedragen worden naar de promotor, project, OG of OE. Hiervoor stelt de DIV zijn diensten ter beschikking. Zij kunnen een folder voorzien op een netwerkschijf waar de medewerker zijn onderzoeksgerelateerde data kan opzetten. 1.4 Hardware In de reglementen van het FWO en OT projecten worden deze punten aangehaald. 3 P A G E

6 Uit het FWO reglement : Art. 6. De werkingstoelage kan worden gebruikt voor de aankoop en financiering van alle uitgaven die in rechtstreeks verband staan met de onderzoeksactiviteiten van de mandaathouders. Hiertoe behoren: aankoopkosten voor goederen met blijvende waarde, nuttig voor het onderzoek (apparatuur, computers, boeken, ). Bij het beëindigen van het mandaat worden deze goederen eigendom van de universiteit; Ook voor onderzoeksgelden van het OT is het reglement duidelijk: 1.3 Werking Op het project aangekochte apparatuur blijft eigendom van de universiteit. Bij het beëindigen van het contract/project neemt u contact met DIV voor het indienen van uw aangekochte ICT apparatuur. Zij zullen beoordelen of de apparatuur nog verder kan ingezet worden. Indien ja, bepalen zij - aan de gestelde noden en ICT investeringen - waar deze apparatuur naartoe gaat in overleg met de coördinator van de OE of OG. Indien het vertrekkende personeelslid het betreffende ICT-materiaal (hardware) wenst over te kopen, kan dit in samenspraak met de promotor en DIV. De overnameprijs wordt boekhoudkundig bepaald aan de hand van ouderdom en restwaarde. Zo worden laptops afgeschreven op 4 jaar en desktops op 5 jaar. De restwaarde vloeit terug naar de faculteit. Wanneer ICT apparatuur niet ingeleverd wordt (zonder toestemming van DIV en de promotor), staat dit gelijk aan diefstal. De faculteit zal dan gepaste maatregelen treffen en de verdwenen apparatuur terug vorderen. 1.5 Software KU Leuven gelicenciëerde software (bv. Microsoft Office) is alleen van toepassing op KU Leuven mandaten en kan dus niet meegenomen/overgekocht worden. Deze software zal indien men de hardware overkoopt - worden verwijderd. Enige uitzondering hierop is de Windows OEM Licentie. Deze wordt door de DIV terug op de computer geïnstalleerd. 1.6 Overdracht van ICT-taken en documentatie Wanneer een personeelslid voor zijn onderzoeksgroep/onderzoekseenheid of dienst ICT-taken opneemt, bv. het beheer van een website, dient bij vertrek een degelijke en liefst schriftelijke overdracht te gebeuren naar een opvolger of collega binnen de onderzoeksgroep/onderzoekseenheid of dienst. Minimaal 4 P A G E

7 dient steeds te worden voorzien in documentatie. Eventuele accounts op webpagina s dienen overgedragen, of indien ze persoonlijk waren, afgesloten. 2 Decanaat 2.1 Sleutels De sleutels van uw kantoor en eventueel van de personeelsfietsenstalling, dient u terug in bij de receptie van de faculteit. Vergeet uw waarborgformulier niet. 3 Bibliotheek 3.1 Lezerskaart Als u ook na uw uitdiensttreding toegang wilt hebben tot de bibliotheek, dient u een lezerskaart aan te vragen. Als u betalend lid bent van Alumni Lovanienses of van de Vrienden van de Universiteitsbibliotheek, kan u deze lezerskaart gratis aanvragen. Contacteer hiervoor het baliepersoneel van de bibliotheek. Zo niet, kan u aan de balie een jaarkaart aanvragen ten koste van 25. Een lezerskaart biedt toegang tot alle KU Leuven bibliotheken, met uitleenmogelijkheden op de meeste locaties (zoals de Bibliotheek Letteren), en toegang tot zowat alle e-bronnen wanneer u zich in de bibliotheek bevindt. De toegang tot e-bronnen van thuis uit kan wel beperkt worden, afhankelijk van de licentievoorwaarden. 3.2 Agorasleutel Als u over een sleutel beschikt voor de tussendeur tussen de agora en de bibliotheek, dient u die terug in te leveren. Deze sleutels zijn immers voorbehouden voor personeelsleden van de faculteit. Op het moment dat u uw sleutel inlevert, krijgt u vanzelfsprekend ook de betaalde waarborg terug. 5 P A G E

8 3.3 Ontleende boeken & depotboeken Denk eraan regulier uitgeleende boeken terug binnen te brengen. Tijdens de openingsuren van de bibliotheek, kan dat aan de balie op het gelijkvloers; buiten de openingsuren kan u gebruik maken van de inleverbox aan de toegangsdeuren van het Erasmushuis. Depotboeken (i.e. boeken die indertijd werden aangekocht met projectmiddelen en langdurig werden uitgeleend aan een personeelslid) dient u eveneens in te leveren in de bibliotheek of te laten overzetten (indien van toepassing en gewenst) op de depotkaart van uw promotor. Contacteer hiervoor het baliepersoneel van de bibliotheek. Opgelet : Deze afspraken gelden voor medewerker organisatorisch verbonden aan de OE s en OG s van de faculteit Letteren@Leuven. Medewerkers van de kullocs wenden zich tot de adm. beheerder om zich te informeren over de afspraken die op de kulloc gelden. 6 P A G E

9 FACULTEIT LETTEREN Blijde Inkomststraat 21 bus LEUVEN, België tel communicatie@arts.kuleuven.be