Monitor O&O beleid gemeenten. Nulmeting werkgevers

Transcriptie

1 Monitor O&O beleid gemeenten Nulmeting werkgevers

2

3 Monitor O&O beleid gemeenten Nulmeting werkgevers

4 Inhoudsopgave Samenvatting 1 Inleiding 1.1 Achtergrond 1.2 Uitkomsten eerder onderzoek 1.3 Probleemstelling en doel onderzoek onder gemeenten 1.4 Onderzoeksopzet 1.5 Leeswijzer 2 Resultaten onderzoek onder gemeenten 2.1 Gehanteerde begrippen 2.2 Doelstellingen O&O-beleid 2.3 Inhoud 2.4 Bereik 2.5 Registratie en evaluatie Leerportaal gemeente Almere 2.6 Organisatie Gemeente Gouda en de Ondernemingsraad 2.7 Regionale samenwerkingsverbanden De Rotterdamse School 2.8 Budget, financiering en opleidingseisen 3 Conclusie Bijlage: Methodologische verantwoording Colofon

5 Voorwoord Het Landelijk Overleg Gemeentelijke Arbeidsvoorwaarden (LOGA) heeft het A+O fonds Gemeenten verzocht een benchmark opleiden en ontwikkelen mogelijk te maken. Het LOGA wil met de benchmark informatie tot zijn beschikking hebben over de volgende onderwerpen: = Inhoud O&O-beleid van gemeenten. = Bereik O&O-beleid van medewerkers, per opleidingsniveau en leeftijdscategorie, in aantallen. = Hoogte van het opleidingsbudget. = Bestemming van het opleidingsbudget. Het A+O fonds Gemeenten heeft om aan dit verzoek te kunnen voldoen een onderzoek laten uitvoeren onder gemeenten. De vragen die aan gemeenten zijn gesteld waren onderdeel van de vragenlijst voor de Personeelsmonitor. De belangrijkste conclusies die uit het onderzoek getrokken kunnen worden zijn: = Net iets minder dan de helft van de gemeenten heeft specifieke doelstellingen opgesteld met betrekking tot het O&O-beleid voor Doelstellingen kunnen geformuleerd zijn op zowel strategisch als operationeel niveau. 14 procent van de gemeenten maakt onderscheid in doelgroepen, waarbij het in de meeste gevallen gaat om nieuwe medewerkers en leidinggevenden. = Het gemiddelde begrote bedrag voor opleidingen in 2009 is ongeveer per gemeente, maar er is uitgegeven aan opleidingen. Per werknemer komt dit op respectievelijk 986 begroot en uitgegeven aan scholing. In 69 procent van de gemeenten wordt het budget (deels) verdeeld over afdelingen, in de helft van de gevallen op basis van fte. Gemeenten stellen nauwelijks voorwaarden aan opleidingen: 73 procent geeft aan soms voorwaarden te stellen aan een opleiding. = Ruim tweederde van de gemeenten (68%) heeft geen geautomatiseerd systeem om gevolgde opleidingen en cursussen te registreren. Een kleine minderheid (6%) heeft wel een geautomatiseerd systeem, maar dit systeem registreert de gevolgde opleidingen en cursussen niet op alle afdelingen op een gelijke manier. 22 Procent van de gemeenten heeft een geautomatiseerd systeem dat de gevolgde opleidingen en cursussen op alle afdelingen wel op een gelijke manier registreert. In 45 procent van de gemeenten worden O&O-activiteiten na afloop geëvalueerd en in 37 procent van de gemeenten gebeurt dit niet. = Regionale samenwerking tussen gemeenten op het gebied van O&O biedt veel potentieel. Ongeveer de helft van de gemeenten houdt zich bezig met een vorm van regionale samenwerking op het gebied van opleiding en ontwikkeling. Zo koopt 16 procent van de gemeenten hun opleidingen gezamenlijk in met andere organisaties en 12 procent stelt het opleidingenaanbod van de eigen gemeente beschikbaar aan andere gemeenten. Enkele (grote) gemeenten (7%) hebben een eigen opleidings- en ontwikkelingsinstituut, zoals de Rotterdamse School. Deze instituten kopen bijna allemaal centraal opleidingen in vanwege schaalvoordelen en de helft stelt hun aanbod ook beschikbaar aan andere gemeenten. Het onderzoek onder gemeenten geeft een goed beeld van de opleidings- en ontwikkelinspanningen van gemeenten. Gemeenten zijn hiermee in staat hun medewerkers inzetbaar te houden, maar het laat ook zien dat gemeenten een aantrekkelijke werkgever zijn voor nieuwe groepen op de arbeidsmarkt. De bedoeling is dat de benchmark met regelmaat wordt geactualiseerd. B. de Haas Hans Schirmbeck Voorzitter secretaris/penningmeester 5

6 Samenvatting Achtergrond Het doel van dit onderzoek is het inzichtelijk maken van de wijze waarop gemeenten hun O&O-beleid vormgeven, zodat zij van elkaar kunnen leren en het O&O-beleid kunnen inzetten om tegemoet te komen aan onder andere de komende vervangingsvraag en de verwachte bezuinigingen in de gemeentelijke sector. Er is een enquête uitgezet onder alle 441 gemeenten in Nederland. In totaal hebben er 291 gemeenten meegewerkt aan het onderzoek. Doelstellingen O&O-beleid Meer dan de helft van de gemeenten heeft geen specifieke doelstellingen opgesteld met betrekking tot het O&O-beleid voor De doelstellingen worden geformuleerd op zowel strategisch als operationeel niveau. 14 procent van de gemeenten maakt onderscheid in doelgroepen, waarbij het in de meeste gevallen gaat om nieuwe medewerkers en leidinggevenden. Aanleiding en inhoud opleidingen Opleidingen worden aangeboden naar aanleiding van een (functionerings)gesprek (98%), omdat opleidingen verplicht gesteld worden bij de uitvoering van specifieke functies (99%), afdelingsbreed (97%) en aan alle medewerkers van de gemeente (93%). 87 procent van de gemeenten stelt één of meer opleidingsthema s vast. Een zeer populair thema in 2010 is het omgaan met agressie (53%). Ook klantvriendelijkheid (45%) en communicatie (32%) zijn veel voorkomende thema s. Ontwikkelingsgesprekken met medewerkers Functionerings- en beoordelingsgesprekken zijn in bijna alle gemeenten standaard. Er is geen gemeente die zegt geen enkel gesprek met medewerkers te voeren over ontwikkeling. In 89 procent van de gemeenten worden functioneringsgesprekken gevoerd en in 85 procent van de gemeenten worden beoordelingsgesprekken gevoerd. Loopbaangesprekken worden in 75 procent van de gemeenten gevoerd. Ten slotte worden exitgesprekken en planningsgesprekken in respectievelijk 63 en 35 procent van de gemeenten gevoerd. Gebruik ontwikkelingsinstrumenten In 84 procent van de gemeenten worden persoonlijke ontwikkelingsplannen gebruikt. Coaching en mentoring komt in 67 procent van de gemeenten voor. In 52 procent van de gemeenten wordt gebruik gemaakt van de ontwikkelscan en ten slotte maakt 6 procent van de gemeenten gebruik van stageplaatsen voor werknemers. De helft van de gemeenten maakt gebruik van competentieprofielen bij de boordeling van een werknemer. 6

7 Afspraken over O&O Ongeveer 57 procent van de gemeenten zegt met alle werknemers afspraken te maken over O&O en ongeveer 37 procent maakt afspraken met een deel van de medewerkers. Een kleine minderheid (2%) maakt geen afspraken met het personeel over O&O. Per gemeente heeft gemiddeld ongeveer de helft (56%) van het personeel daadwerkelijk een opleiding, training, cursus of workshop gevolgd in Registratie en evaluatie Ruim tweederde van de gemeenten (68%) heeft geen geautomatiseerd systeem om gevolgde opleidingen en cursussen te registreren. Een kleine minderheid (6%) heeft wel een geautomatiseerd systeem, maar dit systeem registreert de gevolgde opleidingen en cursussen niet op alle afdelingen op een gelijke manier. 22 Procent van de gemeenten heeft een geautomatiseerd systeem dat de gevolgde opleidingen en cursussen op alle afdelingen wel op een gelijke manier registreert. In 45 procent van de gemeenten worden O&O-activiteiten na afloop geëvalueerd en in 37 procent van de gemeenten gebeurt dit niet. Organisatie O&O-beleid In totaal heeft 15 procent van alle gemeenten een volledig centraal O&O-beleid. Vooral kleinere gemeenten voeren het O&O-beleid volledig centraal uit. Volledig decentraal O&O-beleid komt in totaal voor bij 16 procent van alle gemeenten. Ruim tweederde van de gemeente heeft een opleidingsplan opgesteld en in 65 procent van de gemeenten wordt een terugkoppeling of verantwoording gegeven over het O&O-beleid aan de OR. Regionale samenwerking Regionale samenwerking tussen gemeenten op het gebied van O&O biedt veel potentieel. Ongeveer de helft van de gemeenten houdt zich bezig met een vorm van regionale samenwerking op het gebied van opleiding en ontwikkeling. Zo koopt 16 procent van de gemeenten hun opleidingen gezamenlijk in met andere organisaties en 12 procent stelt het opleidingenaanbod van de eigen gemeente beschikbaar aan andere gemeenten. Enkele (grote) gemeenten (7%) hebben een eigen opleidings- en ontwikkelingsinstituut, zoals de Rotterdamse School. Deze instituten kopen bijna allemaal centraal opleidingen in vanwege schaalvoordelen en de helft stelt hun aanbod ook beschikbaar aan andere gemeenten. Budget en uitgaven Het gemiddelde begrote bedrag voor opleidingen in 2009 is ongeveer per gemeente, maar er is uitgegeven aan opleidingen. Per werknemer komt dit op respectievelijk 986 begroot en uitgegeven aan scholing. In 69 procent van de gemeenten wordt het budget (deels) verdeeld over afdelingen, in de helft van de gevallen op basis van fte. Gemeenten stellen nauwelijks voorwaarden aan opleidingen: 73 procent geeft aan soms voorwaarden te stellen aan een opleiding. Conclusie De samenvattende conclusie is dat er voldoende mogelijkheden zijn om O&O-beleid beter te benutten in de gemeentelijke sector. Hierbij gaat het vooral om het gebruik van registratiesystemen die managementinformatie kunnen aanleveren en regionale samenwerking tussen gemeenten. 7

8 1. Inleiding 1.1 Achtergrond De betrokken partijen bij het Landelijk Overleg Gemeentelijke Arbeidsvoorwaarden (LOGA) onderstrepen in de Cao het belang voor de gemeenten van het kunnen beschikken over goed gekwalificeerd personeel in de komende jaren 1. In het Beleidsplan van het A+O fonds Gemeenten wordt dit uitgewerkt door opleiden en ontwikkelen (O&O) om de inzetbaarheid van werknemers te versterken tot één van de drie kernthema s uit te roepen. De noodzaak voor dit beleid wordt door een aantal ontwikkelingen ingegeven 2 : I Vergrijzing personeelsbestand gemeenten Geschat wordt dat in 2011 ruim 38 procent van het zittend personeel 50 jaar of ouder is. De vergrijzing van het gemeentepersoneel zorgt voor een toenemende vervangingsvraag. In 2013 is de vervangingsvraag ruim 21 procent hoger dan in I Mobiliteit De vervangingsvraag wordt naast uitstroom door pensionering ook bepaald door mobiliteit. Uit het mobiliteitsonderzoek van het ministerie van BZK blijkt dat deze vorm van uitstroom zeer conjunctuurgevoelig is. Een aantrekkende economie kan derhalve tot een grotere druk op het gemeentelijk personeelsbestand leiden. I Bezuinigingen Vanwege bezuinigingen hebben gemeenten al een aantal jaren minder financiële middelen tot hun beschikking. Hierdoor is de personele bezetting sinds 2004 met zo n 4 procent afgenomen 3. Opleiding en ontwikkeling kunnen bijdragen aan de efficiencyverbetering die nodig is om dezelfde taken met minder personeel uit te voeren. I Opleidingsniveau Door de toename van het gemiddelde opleidingsniveau sinds 2003 bij de sector Gemeenten, zullen gemeenten een sterker beroep op hoog opgeleide arbeidskrachten doen. Aangezien dit juist de categorie is waarvoor landelijk al grote knelpunten worden verwacht, levert deze vergrote afhankelijkheid van hoog opgeleiden een afbreukrisico op voor de continuïteit van de bedrijfsprocessen van de sector Gemeenten. _ 1 Zie de LOGA-brief van 23 april A+O fonds gemeenten, Beleidsplan Personeelsmonitor gemeenten,

9 Het intensiveren van O&O-beleid kan bijdragen aan het binden en boeien van het personeel en daardoor aan het verminderen van de uitstroom van personeel en het vergroten van het aanbod. De Raad voor het Overheidspersoneel (ROP), de overheid en het onderwijs adviseert om de afhankelijkheid van de krappe arbeidsmarkt te beperken door huidige medewerkers te binden en boeien 4. Aansluitend op het advies van de Raad voor het Overheidspersoneel stimuleert het A+O fonds bijscholing, opscholing en omscholing. Deze laatste vorm van opleiding en ontwikkeling vergroot de mogelijkheden om door te stromen naar een andere functie binnen de organisatie. Het beleid draagt zo bij aan het voorkomen van personeelstekorten. Daarnaast is de mogelijkheid om een opleiding te kunnen volgen voor een groot deel van het gemeentelijke personeelsbestand een belangrijke secundaire arbeidsvoorwaarde. 1.2 Uitkomsten eerder onderzoek Om het O&O-beleid van gemeenten te ondersteunen heeft het A+O fonds op verzoek van de sociale partners besloten een nulmeting van het O&O-beleid van gemeenten op te zetten. De monitor bestaat uit twee onderdelen: een onderzoek onder gemeenten en een onderzoek onder gemeentepersoneel. Het onderzoek onder gemeentepersoneel is afgerond 5 en het onderzoek onder gemeenten ligt voor u. Voorafgaand aan het onderzoek onder gemeenten is een pilotstudie uitgevoerd, die als input heeft gediend voor de opzet en de vragenlijst van het onderzoek onder gemeenten. 6 Pilotstudie O&O-beleid ECORYS heeft een vooronderzoek uitgevoerd in opdracht van het A+O fonds Gemeenten om te onderzoeken op welke wijze gemeenten hun O&O vorm geven, financieren en welke groepen zij hiermee bereiken. Het tweede doel van deze pilotstudie was de beschikbaarheid van (kwantitatieve) informatie op het gebied van O&O-beleid onder gemeenten beter in kaart te brengen. Het derde doel was het onderzoeken in hoeverre gemeenten behoefte hebben aan een monitor opleiding en ontwikkeling. Hiertoe zijn tien gemeenten benaderd voor een persoonlijk interview. Een belangrijke conclusie van de pilotstudie is dat kwantitatieve gegevens over O&O zeer beperkt beschikbaar zijn onder gemeenten. Een andere belangrijke conclusie is dat er onder gemeenten behoefte is aan een monitor O&O, om op die manier inzicht te krijgen in de verschillende manieren waarop gemeenten hun O&O-beleid inrichten en hier ideeën uit op te doen. De inhoudelijke resultaten van de pilotstudie zijn gebruikt als input voor de vragenlijst onder gemeenten, waarvan de resultaten in dit onderzoek gepresenteerd worden. _ 4 ROP (juli 2006), arbeidsmarktknelpunten Overheid en Onderwijs: Kwaliteit van onderwijs en dienstverlening overheid in het nauw? Den Haag, Raad voor het Overheidspersoneelsbeleid. 5 Deckers, K., T. Li en M. Wilkens (2010) Monitor O&O-Beleid Gemeenten: onderzoek onder gemeentepersoneel. Rotterdam: ECORYS. 6 Deckers, K. en M. Wilkens (2010) Pilotstudie Monitor O&O-Beleid Gemeenten. Rotterdam: ECORYS. 9

10 Onderzoek onder gemeentepersoneel Om meer kwantitatieve gegevens te verkrijgen over het bereik van O&O-beleid is door ECORYS een onderzoek onder gemeentepersoneel uitgevoerd. Het doel van dit (online) onderzoek onder medewerkers was een meer gedetailleerd beeld te krijgen van het bereik van de O&O-activiteiten. Een online enquête is uitgezet onder (bruto) werknemers die werkzaam zijn bij een gemeente in Nederland. Uiteindelijk hebben (netto) ruim medewerkers meegewerkt aan dit onderzoek. Belangrijke conclusies uit het onderzoek onder gemeentepersoneel zijn: = Ongeveer 68 procent van de werknemers heeft scholing gevolgd in = De grootte van de gemeente, het functieniveau en het opleidingsniveau van de werknemer heeft weinig invloed op de hoeveelheid scholing die gevolgd is. = Leeftijd en het aantal jaren in dienst zijn sterk van invloed op de hoeveelheid gevolgde scholing; hoe langer in dienst of hoe ouder werknemers zijn, hoe minder scholing zij gevolgd hebben. = De belangrijkste redenen voor gemeentepersoneel om scholing te volgen zijn (persoonlijke) interesse, persoonlijke ontwikkeling of beter worden in de huidige functie. Doorstroming naar een andere functie, gemeente of sector wordt nauwelijks genoemd. 1.3 Probleemstelling en doel onderzoek onder gemeenten De vraag die in het onderzoek onder gemeenten centraal staat is de volgende: Op welke wijze geven gemeenten in Nederland invulling aan het O&O-beleid? Hierbij gaat het om beleidsdoelstellingen, organisatie en eventuele samenwerking met andere gemeenten, kosten en financiering en inkoop van opleidingen. Ook wordt in beperkte mate ingegaan op het bereik van het O&O-beleid, aangezien dit ruimschoots aan de orde is gekomen in het onderzoek onder gemeentepersoneel. De nadruk van dit onderzoek ligt sterker bij de kwalitatieve aspecten van O&O-beleid. Het belangrijkste doel van de monitor is het inzichtelijk maken van de wijze waarop gemeenten hun O&O-beleid vormgeven, zodanig dat zij van elkaar kunnen leren. Door inzicht te bieden in verschillende beleidsdoelen, organisatie en/of financieringsvormen kunnen gemeenten ideeën opdoen en waar mogelijk toepassen in hun eigen gemeente. In dit onderzoek komen dan ook een drietal goede praktijkvoorbeelden naar voren, waarin drie gemeenten wat meer uitgelicht worden. 10

11 1.4 Onderzoeksopzet Voor het onderzoek onder gemeenten is een enquête uitgezet onder alle 430 gemeenten. De enquête maakte deel uit van de Personeelsmonitor Gemeenten Er hebben 291 gemeenten meegewerkt 7. Om representativiteit te garanderen, zijn de resultaten van de analyse gewogen naar gemeentegrootte en regio. Zie de bijlage voor de methodologische verantwoording. Voor het uitwerken van de goede praktijkvoorbeelden, zijn drie interviews gehouden onder betrokkenen in de betreffende gemeenten. Uit de pilotstudie onder gemeenten bleek dat het essentieel is gemeenten te vragen naar kwalitatieve indicatoren die een beeld geven over hoe het O&O-beleid binnen gemeenten georganiseerd is. Voor dit onderzoek is daarom gekozen voor een kwalitatieve aanpak. Het onderzoek onder gemeentepersoneel is uitgevoerd om kwantitatieve gegevens te verzamelen over O&O-beleid. 1.5 Leeswijzer In het volgende hoofdstuk worden de gehanteerde begrippen toegelicht en de resultaten van de online enquêtes uitgewerkt. Waar relevant worden verschillen aangegeven tussen gemeenten met een groot inwoneraantal en gemeenten met een klein inwoneraantal. In het hoofdstuk worden tevens drie goede praktijkvoorbeelden gegeven. Hierbij gaat het om het Leerportaal van de gemeente Almere, de Rotterdamse Academie en de samenwerking met de ondernemingsraad in de gemeente Gouda. Na het toelichten van de gehanteerde begrippen wordt in paragraaf 2.2 eerst antwoord gegeven op de vraag in hoeverre gemeenten doelstellingen hebben met hun O&O-beleid en of specifieke doelgroepen worden aangesproken. Vervolgens wordt ingegaan op de inhoud van het O&O-beleid (paragraaf 2.3). Om welk type opleidingen gaat het en welke instrumenten worden ingezet om de ontwikkeling van werknemers te bevorderen? Na het behandelen van de inhoud komt het bereik van het beleid naar voren (paragraaf 2.4), gevolgd door de registratie en evaluatie van O&O-activiteiten in paragraaf 2.5. Paragraaf 2.6 gaat in op de verschillende organisatiestructuren waarin het O&O-beleid van gemeenten vorm gegeven wordt. In paragraaf 2.7 komen regionale samenwerkingsverbanden tussen gemeenten of andere organisaties naar voren. Budget, financiering en de voorwaarden die gemeenten stellen aan opleidingen worden ten slotte in paragraaf 2.8 behandeld. In hoofdstuk 3 wordt een eindconclusie gegeven. _ 7 Een aantal tabellen telt niet op tot 100% door afrondingsverschillen. 11

12 2. Resultaten onderzoek onder gemeenten 2.1 Gehanteerde begrippen In dit hoofdstuk wordt toegelicht hoe gemeenten invulling geven aan O&O-beleid. De volgende definities worden in dit hoofdstuk gehanteerd: I Personeelsleden van gemeenten Onder personeelsleden van gemeenten worden gerekend alle medewerkers waarop de Collectieve Arbeidsvoorwaarden Regeling en de Uitwerkingsovereenkomst (CAR-UWO) 8 van toepassing is. Deze is van toepassing op medewerkers die in dienst zijn bij de gemeenten. Hieronder vallen ook griffie en beroepsbrandweer. Een aantal groepen medewerkers valt niet onder de regeling, zoals het gemeentelijk onderwijzend personeel. Deze definitie valt samen met de doelgroep van het beleid van het A+O fonds. I O&O-beleid Uit de pilotstudie bleek dat opleiding en ontwikkeling door de gemeenten op verschillende manieren gedefinieerd wordt. Indien men spreekt over het gemeentelijk O&O-beleid dan doelt men op de activiteiten die een gemeente onderneemt gericht op de competenties van de medewerkers. Onder de noemer competenties wordt veelal onderscheid gemaakt naar vakkennis, vaardigheden en attitude. Vakkennis valt onder opleidingen, vaardigheden vallen meestal onder opleidingen, maar soms ook onder ontwikkeling. Dit is vooral lastig bij vaardigheden die betrekking hebben op algemene zaken zoals een cursus presenteren. Bij het versterken van algemene vaardigheden spreekt men bijna altijd over ontwikkeling. Ontwikkeling kan opgevat worden in ruime en in enge zin. In ruime zin worden de opleidingen die gericht zijn op competenties (bijvoorbeeld: leiderschap, communicatie, assertiviteit en integriteit) tot ontwikkeling gerekend samen met de ontwikkelingsinstrumenten (functioneringsgesprekken, persoonlijke ontwikkelingsplannen (POP), coaching of loopbaanbegeleiding). _

13 In enge zin betreft ontwikkeling alleen de ontwikkelingsinstrumenten en worden alle trainingen en cursussen onder opleidingen gerekend. Om verwarring te voorkomen, hebben wij ervoor gekozen om in dit rapport de enge definitie van ontwikkeling te hanteren. Dit betekent dat alle trainingen, cursussen, workshops en opleidingen worden weergegeven onder de definitie van opleidingen. I Reguliere scholing Onder reguliere scholing vallen opleidingen waarmee een erkend diploma op (V)mbo, hbo, Universiteit of hoger kan worden behaald. I Niet-reguliere scholing Onder niet-reguliere scholing vallen alle vormen van scholing zoals cursussen, trainingen, opleidingen of workshops waarmee geen erkend diploma wordt behaald. Seminars, lezingen, symposia, congressen, coaching- en mentorship trajecten vallen hier niet onder. Uit de pilotstudie bleek dat veel gemeenten hun niet-reguliere opleidingen onderverdelen naar: = Vakinhoudelijke opleidingen, trainingen, cursussen, workshops (gericht op kennis toepasbaar in de huidige functie). Een vakinhoudelijke opleiding, training of cursus is bijvoorbeeld een basisopleiding burgerzaken, een cursus Wet Werk en Bijstand of een cursus applicatiebeheer voor ICT, et cetera. = Bedrijfsspecifieke opleidingen, trainingen of cursussen (met kans op een andere functie binnen de organisatie). Bedrijfsspecifieke opleidingen, trainingen of cursussen zijn vakinhoudelijke opleidingen en trainingen die de mogelijkheden vergroten voor een andere functie binnen gemeenten. = Opleidingen, trainingen, cursussen gericht op vaardigheden. Hierbij moet gedacht worden aan vaardigheden die nodig zijn voor het gebruik van nieuwe computersystemen of machines waarmee gewerkt wordt of bijvoorbeeld een training tiltechnieken, klantvriendelijkheid of omgaan met agressie. = Opleidingen, trainingen, cursussen gericht op competenties (persoonlijke vaardigheden). Hierbij moet gedacht worden aan bijvoorbeeld communicatieve of leidinggevende trainingen, een training assertiviteit of projectmanagement. = Overige opleidingen (bijvoorbeeld opleidingen die gericht zijn op een functie in een andere sector). Na de uitleg over de gehanteerde begrippen worden in de volgende paragrafen de resultaten van het onderzoek uitvoerig toegelicht. 13

14 2.2 Doelstellingen O&O-beleid Doelstellingen Meer dan de helft van de gemeenten die meegewerkt hebben aan het onderzoek heeft geen specifieke doelstellingen opgesteld met betrekking tot het O&O-beleid voor Ongeveer 37 procent zegt met het O&O-beleid de algemene strategische doelstellingen na te streven en ongeveer 21 procent zegt helemaal geen doelstellingen voor O&O-beleid te kennen. Ongeveer 42 procent zegt wel specifieke doelstellingen voor O&O-beleid te hebben (Tabel 2.1). Hoe groter de formatie (in fte) van een gemeente, hoe groter de kans dat de gemeente specifieke O&O-doelstellingen heeft geformuleerd. Zo heeft 2 van de 3 G-4 gemeenten die een antwoord hebben gegeven op deze vraag specifieke O&O-doelstellingen. De gemiddelde formatie in fte is bijna twee keer zo hoog bij gemeenten met doelstellingen voor O&O-beleid (530 fte), dan bij gemeenten die alleen de strategische doelstellingen volgen (308 fte). De gemiddelde formatie van gemeenten die helemaal geen O&Odoelstellingen kennen is nog kleiner, gemiddeld 181 fte. Tabel 2.1 De aanwezigheid van specifieke doelstellingen van O&O-beleid in N=265 % gemeenten Gemiddelde formatie (fte) Het O&O-beleid heeft specifieke doelstellingen 42% 530 Het O&O-beleid volgt de strategische doelstellingen 37% 308 Het O&O-beleid kent geen doelstellingen 21% 181 Totaal 100% 372 Doelstellingen voor O&O-beleid worden op verschillende niveaus geformuleerd. Op strategisch niveau betreft het veelal doelstellingen met betrekking tot instroom, doorstoom, ontwikkeling en behoud van medewerkers. Op operationeel niveau gaat het meer om het vergroten van kennis, vaardigheden en attitude. De gemeenten in Nederland met O&O-doelstellingen, formuleren deze meestal zowel op strategisch als op operationeel niveau. Van de gemeenten die aangeven specifieke doelstellingen voor het O&O-beleid te hebben, heeft 79 procent doelstellingen op zowel strategisch als operationeel niveau, 10 procent alleen op strategisch niveau en 12 procent alleen op operationeel niveau. 14

15 Doelgroepen Doelstellingen van O&O-beleid kunnen gericht zijn op de gehele gemeente, maar kunnen zich ook richten op één of enkele doelgroepen. In totaal maakt 14 procent van de gemeenten onderscheid op basis van doelgroepen in hun O&O-beleid. Hierbij valt het op dat grotere gemeenten veel vaker onderscheid maken in doelgroepen als het gaat om O&O-beleid. Het percentage gemeenten dat onderscheid maakt op basis van doelgroepen neemt toe van geen van de gemeenten met minder dan inwoners tot alle gemeenten in de G4. Om welke doelgroepen gaat het dan? In 83 procent van de gemeenten die onderscheid maken in doelgroepen, gaat het om nieuwe medewerkers. Nieuwe medewerkers hebben een ander type opleiding en ontwikkeling nodig dan ervaren medewerkers. Wanneer een werknemer begint met werken bij een gemeente zal de werknemer in een korte periode kennis moeten maken me de werkprocessen binnen de gemeente en eventueel functie- of afdelingspecifieke kennis moeten bijspijkeren. In 79 procent van de gemeenten is daarnaast specifiek O&O-beleid voor managementpersoneel. In de context van de vergrijzing die zeker ook merkbaar is in de gemeentelijke sector 9, is het niet ondenkbaar dat O&O-beleid zich specifiek zou richten op het aantrekken en binden van jongeren en het behouden en inzetbaar houden van ouderen. Van de gemeenten met een doelgroepenbeleid heeft respectievelijk 47 procent van de gemeenten een apart O&O-beleid voor jongeren en 44 procent een apart O&O-beleid gericht op ouderen. Enkele gemeenten hebben apart beleid voor vrouwen (11%), allochtonen (5%) en arbeidsgehandicapten (4%). Het is niet bekend hoe dit beleid concreet wordt vormgegeven. Figuur 2.1 Doelgroepen in O&O-beleid (alleen gemeenten die onderscheid maken in doelgroepen). N=26 nieuwe medewerkers 83% management 79% jongeren 47% ouderen 44% vrouwen 11% allochtonen 5% arbeidsgehandicapten 4% anders 14% _ 9 A+O fonds gemeenten, Beleidsplan

16 2.3 Inhoud Na het behandelen van doelstellingen van O&O-beleid en doelgroepen, wordt in deze paragraaf ingegaan op de inhoud van de opleidingen. Welke thema s komen naar voren binnen het opleidingsbeleid? Welke instrumenten worden ingezet om de ontwikkeling van medewerkers te stimuleren? Inhoud opleidingen Gemeenten hebben met O&O-beleid in de meeste gevallen zowel strategische als operationele doelstellingen, maar welke typen opleidingen worden dan aangeboden? Grofweg zijn er twee typen opleidingen; opleidingen gericht op het ontwikkelingen van persoonlijke competenties (gericht op de algemene ontwikkeling van de medewerker) en opleidingen gericht op vakkennis. Bij opleidingen gericht op vakkennis gaat het om opleidingsactiviteiten die het functioneren van de werknemer in de huidige functie moeten verbeteren. Binnen deze typering kan er onderscheid gemaakt worden in de manier waarop de opleidingen aangeboden worden. In 98 procent van de gemeenten wordt naar aanleiding van een (functionerings)gesprek een opleiding aangeboden gericht op competentieontwikkeling. In 99 procent van de gemeenten worden opleidingen gevolgd die verplicht worden gesteld bij de uitvoering van specifieke functies. In sommige gevallen worden opleidingen dienst/afdelingsbreed aangeboden omdat de opleidingen onderwerpen betreffen die de gehele dienst/afdeling aangaan. Hierbij gaat het bijvoorbeeld om een nieuw systeem of nieuwe regelgeving. In 97,4 procent van de gemeente wordt dit type training aangeboden in Ten slotte kunnen opleidingen ook aangeboden worden aan al het gemeentepersoneel binnen een gemeente. Hierbij komen afdelingsoverstijgende onderwerpen aan de orde, meestal vanuit een strategische doelstelling. In 93 procent van de gemeenten wordt dit type opleiding aangeboden in Opleidingen die gemeentebreed worden aangeboden zijn vaak gericht op thema s. Zoals blijkt uit Figuur 2.2, stelt 87 procent van de gemeenten één of meer thema s vast. Een zeer populair thema in 2010 is het omgaan met agressie. Agressie tegen gemeentepersoneel komt steeds vaker voor 10, waardoor het van belang is dat gemeentepersoneel hier adequaat mee om kan gaan. Naast omgaan met agressie zijn ook klantvriendelijkheid (45%) en communicatie (32%) belangrijke thema s. _ 10 LOGA (2008) Brief Aanpak Agressie juni

17 Figuur 2.2 Thema s op het gebied van opleiding en ontwikkeling die gemeentebreed worden aangeboden in N=271. omgaan met agressie 53% klantvriendelijkheid 45% communicatie 32% anders 31% integriteit 21% verzuim 10% projectmanagement 7% assertiviteit 3% diversiteit 2% er zijn geen thema s vastgesteld 13% Ontwikkelingsbeleid: gesprekken met medewerkers In dit onderdeel komt naar voren hoe gemeenten hun ontwikkelingsbeleid vormgeven. Aan gemeenten is gevraagd in hoeverre gesprekken worden gevoerd met medewerkers over de ontwikkeling van de medewerkers. Functionerings- en beoordelingsgesprekken zijn in bijna alle gemeenten standaard. In 89 procent van de gemeenten worden functioneringsgesprekken gevoerd en in 85 procent van de gemeenten worden beoordelingsgesprekken gevoerd. Ongeveer 71 procent van het gemeentepersoneel zegt een functioneringsgesprek te hebben gehad en circa de helft van het gemeentepersoneel zegt een beoordelingsgesprek te hebben gehad. 11 Blijkbaar worden er dus wel functionerings- en beoordelings-gesprekken gevoerd, maar niet met al het personeel. Een andere mogelijkheid is dat het voeren van functionerings- en beoordelingsgesprekken standaard is, maar dat deze gesprekken lang niet altijd gevoerd worden. Loopbaangesprekken worden in 75 procent van de gemeenten gevoerd. Dit is opvallend hoog, aangezien in het onderzoek onder gemeentepersoneel slechts 32 procent van de werknemers aangeeft een loopbaangesprek gehad te hebben. Loopbaangesprekken worden blijkbaar lang niet met alle werknemers gevoerd. Exitgesprekken en planningsgesprekken 12 worden in respectievelijk 63 en 35 procent van de gemeenten gevoerd. Er is geen gemeente die zegt geen enkel gesprek met medewerkers te voeren over ontwikkeling. Daarnaast is de grootte van de gemeente niet van invloed op het voeren van dit soort gesprekken. _ 11 Deckers, K., T. Li en M. Wilkens (2010) Monitor O&O-Beleid Gemeenten: onderzoek onder gemeentepersoneel. Rotterdam: ECORYS. 12 Gesprekken waarin concrete afspraken worden gemaakt over op het gebied van werkresultaten en ontwikkeling. Hierbij speelt het tijdselement een grote rol. 17

18 Figuur 2.3 Het voeren van gesprekken met betrekking tot ontwikkeling van de medewerker. N=289 functioneringsgesprekken 89% beroordelingsgesprekken 85% loopbaan-/ontwikkelgesprekken 47% exitgesprekken 44% planningsgesprekken 11% anders 5% weet niet 3% Ontwikkelingsinstrumenten Naast het voeren van gesprekken kan er ook op andere wijze invulling worden gegeven aan het ontwikkelingsbeleid. In 2002 heeft het LOGA het persoonlijk ontwikkelingsplan (POP) in de rechtspositie opgenomen. In een POP wordt vastgelegd hoe werknemer en werkgever overeenkomen hoe de werknemer zich moet gaan ontwikkelen en welke concrete actiepunten (zoals opleidingen) hieraan vasthangen. Elke medewerker in gemeentelijke dienst moet een POP hebben dat elke drie jaar wordt geactualiseerd. 13 Niet in alle gemeenten worden persoonlijke ontwikkelingsplannen opgesteld. In 84 procent van de gemeenten wordt dit wel gedaan. Coaching en mentoring wordt ingezet om ontwikkeling van medewerkers te bevorderen. In 67 procent van de gemeenten komt dit voor. Bij coaching of mentoring wordt een ervaren medewerker ingezet om een minder ervaren medewerker te begeleiden. In 52 procent van de gemeenten wordt gebruik gemaakt van de ontwikkelscan 14, een vragenlijst die een medewerker kan in vullen om inzicht te krijgen in zijn ontwikkelingsmogelijkheden. Ongeveer de helft van de gemeenten (50%) maakt gebruik van competentieprofielen bij de boordeling van een werknemer. Competentieprofielen geven aan welke vaardigheden een medewerker moet bezitten, gegeven zijn functie. Een beoordeling aan de hand van een competentieprofiel maakt daarom duidelijk in hoeverre een medewerker voldoet aan zijn functie én welke vaardigheden de medewerker (verder) kan ontwikkelen. _ 13 Principeakkoord CAO gemeenten Zie bijvoorbeeld de A+O ontwikkelscan op 18

19 Ten slotte maakt 6 procent van de gemeenten gebruik van stageplaatsen voor werknemers. Hierbij gaat het om roulatie binnen de gemeente of tussen gemeenten. Medewerkers werkzaam bij een gemeente kunnen bijvoorbeeld tijdelijk een stageplaats krijgen in een ander onderdeel van de gemeente of in een geheel andere gemeente. Deze tijdelijke benoeming levert ervaring op voor de medewerker en kan interne doorstroom bevorderen. Tabel 2.2 Inzet ontwikkelingsinstrumenten in N=288 POP Coaches / Ontwikkel- Beoordeling Stage- Anders mentors scan op basis van plaatsen competentie- voor profielen werknemers Aantal inwoners gemeente: Minder dan % 53% 26% 19% 21% 5% tot % 60% 48% 53% 42% 7% tot % 68% 55% 50% 46% 4% tot % 82% 70% 61% 69% 8% of meer (excl. G4) 93% 100% 61% 67% 72% 5% G4 100% 100% 100% 75% 75% 25% Totaal 84% 67% 52% 50% 46% 6% Grotere gemeenten zetten vaker ontwikkelingsinstrumenten in dan kleinere gemeenten (zie Tabel 2.2). Zo zetten bijvoorbeeld alle gemeenten van of meer inwoners coaches/mentors in, terwijl dit minder dan de helft is bij de gemeenten met minder dan inwoners. Wanneer de bovenstaande resultaten vergeleken worden met de resultaten uit het onderzoek onder gemeentepersoneel, zijn er de volgende conclusies te trekken: = Hoewel medewerkers weten wat competentieprofielen zijn en hun eigen competentieprofiel zelfs kennen (89%), wordt het competentieprofiel in de helft van de gemeenten ook daadwerkelijk gebruikt bij de beoordeling van de medewerker. Hieruit kan geconcludeerd worden dat er sprake is van een onderbenutting van dit instrument. = In 50 procent van de gemeenten wordt gebruik gemaakt van de ontwikkelscan, maar 22 procent van de medewerkers zegt gebruik te hebben gemaakt van de ontwikkelscan. Dit betekent dat de ontwikkelscan in de helft van de gemeenten helemaal niet gebruikt wordt en in de andere helft voor een deel van het personeel. = Hetzelfde geldt voor het gebruik van een POP en de inzet van mentors en coaches. Er zijn in verhouding veel meer gemeenten dan medewerkers die zeggen hiervan gebruik te maken. 19

20 2.4 Bereik In het onderzoek onder gemeentepersoneel is uitgebreid ingegaan op het bereik van O&O-beleid, vanuit het perspectief van de werknemer. Zo bleek dat 68 procent van het gemeentepersoneel scholing heeft gevolgd in In deze paragraaf wordt ingegaan op het bereik van O&O-beleid vanuit het perspectief van de werkgever. Veruit de meeste gemeenten maken jaarlijks op individueel niveau afspraken over opleiding en ontwikkeling. Ongeveer 57 procent van de gemeenten zegt dit met alle werknemers te doen en ongeveer 37 procent maakt afspraken met een deel van de medewerkers. Een kleine minderheid (2%) maakt geen afspraken met het personeel over O&O. De grootte van de gemeente heeft daarnaast geen invloed op het al dan niet afspraken maken over O&O. Het is dus niet zo dat grotere gemeenten vaker afspraken met medewerkers maken over O&O dan kleinere gemeenten. Per gemeente heeft gemiddeld ongeveer de helft (56%) van het personeel een opleiding, training, cursus of workshop gevolgd in Dit komt redelijk overeen met de resultaten van het onderzoek onder gemeentepersoneel, waaruit blijkt dat 68 procent van de medewerkers een vorm van scholing heeft gevolgd in Zoals blijkt uit Tabel 2.3 is er weinig verband tussen het aandeel medewerkers dat scholing heeft gevolgd en de grootte van de gemeente. Tabel 2.3 Aandeel medewerkers dat een opleiding, training cursus of workshop heeft gevolgd in 2009 per gemeente. N=291 Gemiddeld aandeel medewerkers Minder dan inwoners 50% tot inwoners 60% tot inwoners 55% tot inwoners 56% of meer (excl. G4) inwoners 53% G4 62% Totaal 56% 20

21 2.5 Registratie en evaluatie Uit het pilotonderzoek onder gemeenten bleek dat kwantitatieve data over opleiding en ontwikkeling beperkt beschikbaar is. In hoeverre houden gemeenten gegevens bij over opleiding en ontwikkeling? Wordt er gebruik gemaakt van een geautomatiseerd systeem? Allereerst wordt er in deze paragraaf gekeken naar het gebruik van een geautomatiseerd registratiesysteem en vervolgens wordt gekeken naar evaluatiemethoden. Omdat het Leerportaal van de gemeente een goed voorbeeld is van hoe een geautomatiseerd registratiesysteem eruit kan zien, wordt deze uitgelicht aan het eind van dit onderdeel. Registratie Ruim tweederde van de gemeenten (68%) heeft geen geautomatiseerd systeem om gevolgde opleidingen en cursussen te registreren. Een kleine minderheid (6%) heeft wel een geautomatiseerd systeem, maar dit systeem registreert de gevolgde opleidingen en cursussen niet op alle afdelingen op een gelijke manier. Hierdoor is er wel op afdelingsniveau zichtbaar welke opleidingen gevolgd zijn, maar niet op het niveau van de gemeente als geheel. In 22 procent van alle gemeenten is dit wel mogelijk. Deze gemeenten hebben een geautomatiseerd systeem dat de gevolgde opleidingen en cursussen op alle afdelingen op een gelijke manier registreert. Opvallend is dat grotere gemeenten niet vaker een geautomatiseerd systeem hebben dan kleinere gemeenten. Tabel 2.4 Gebruik geautomatiseerd systeem om gevolgde opleidingen en cursussen te registreren. N=291 % gemeenten Ja, op alle afdelingen op een gelijke manier 22% Ja, maar niet op alle afdelingen op een gelijke manier 6% Nee 68% Weet niet 5% Totaal 100% 21

22 Evaluatie Om de inhoud van O&O-activiteiten te verbeteren of beter af te stemmen op de behoefte van de werknemers, is het van belang de O&O-activiteiten te evalueren. In 45 procent van de gemeenten worden O&O-activiteiten na afloop geëvalueerd en in 37 procent van de gemeenten gebeurt dit niet. Ongeveer 18 procent van de gemeenten wist geen antwoord te geven op de vraag of O&O-activiteiten geëvalueerd worden. Gemeenten die specifieke doelstellingen voor O&O-beleid hebben geformuleerd evalueren vaker: 55 procent van de gemeenten met specifieke doelstellingen evalueert O&O-activiteiten tegen 50 procent van de gemeenten die alleen de strategische doelstellingen volgen en 29 procent van de gemeenten die helemaal geen doelstellingen hebben voor O&O-beleid. In ongeveer tweederde van de gemeenten waar O&O-activiteiten geëvalueerd worden, gebeurt dit door middel van een standaard evaluatieformulier die de deelnemers na afloop van de training in moeten vullen. In 10 procent van de gemeenten wordt het aantal of percentage geslaagde deelnemers bijgehouden. Bijna de helft van de gemeenten die evalueren, evalueren door te kijken naar de realisatie van de doelstelling of specifieke vraag van de deelnemer of organisatie. Beheerst de werknemer na afloop van de scholing nu daadwerkelijk de kennis? Is de kennis toepasbaar in de functie van de werknemer? Ten slotte wordt in 18 procent van de gemeenten waar O&O-activiteiten geëvalueerd worden, teruggevraagd naar O&O-activiteiten tijdens (functionerings)gesprekken. Tabel 2.5 Methode van evaluatie van O&O-activiteiten. N=132 % tov van totaal aantal gemeenten dat O&O evalueert % tov totaal aantal gemeenten Middels het gebruik van een standaard evaluatieformulier voor de deelnemers als het om training/workshops gaat 59% 27% Op effecten: realisatie van de doelstelling of specifieke vraag van de deelnemer of organisatie 44% 20% Tijdens (functionerings)gesprekken 18% 8% Het aantal of percentage geslaagde deelnemers wordt bijgehouden 10% 5% Anders 3% 1% Weet niet 2% 1% Hoe groter de gemeente, hoe meer gebruik wordt gemaakt van standaard evaluatieformulieren. In kleinere gemeenten wordt veel vaker geëvalueerd tijdens (functionerings) gesprekken. 22

23 2.5.1 Leerportaal gemeente Almere Wat is het Leerportaal? In 2009 heeft de gemeente Almere het Leerportaal geïntroduceerd. Het leerportaal is een geautomatiseerd, online registratiesysteem waarmee elke individuele medewerker van de gemeente Almere de mogelijk heeft zich in te schrijven voor een opleiding. Een medewerker logt via het interne netwerk van de gemeente Almere in op het Leerportaal en heeft de keuze uit zowel het aanbod van de gemeente Almere zelf (de Almere Academie), als het aanbod van een aantal andere opleidingsinstellingen, waarmee Almere een raamovereenkomst heeft. Via een keuzemenu kan de medewerker eerst kiezen uit verschillende categorieën opleidingen, zoals projectmatig werken of leiderschap en management, om vervolgens de details op te roepen van de opleidingen binnen de betreffende categorie. Dit bestaat uit informatie over de inhoud en het doel van de opleiding, de doelgroep, de aanbieder en praktische zaken zoals de tijdsperiode. De gemeente Almere biedt een breed scala aan opleidingen aan, zoals een training effectief bestuurlijk schrijven, een workshop politieke sensitiviteit of een traject employability. Wanneer de leidinggevende die de verantwoordelijkheid draagt over het opleidingsbudget waarvan de betreffende medewerker gebruik maakt het verzoek tot inschrijving voor een opleiding goedkeurt, is de inschrijving voltooid. Vanwege de recente introductie van het Leerportaal, maken medewerkers en leidinggevenden nog niet volop gebruik van het systeem. Hierdoor geniet de gemeente Almere op dit moment nog niet alle voordelen van het systeem. De voordelen die hieronder beschreven worden kunnen dan ook beschouwd worden als potentiële voordelen. Het gebruik van het systeem is echter wel groeiende, waardoor de voordelen van het systeem in de toekomst waarschijnlijk wel gerealiseerd zullen worden. Inzicht in kosten en input voor beleid De gemeente Almere heeft verschillende redenen gehad om het Leerportaal te introduceren. Eén van deze redenen is dat het systeem belangrijke managementinformatie levert over het gebruik van het opleidingsaanbod. Voorheen waren de totale kosten van het opleiden van gemeentepersoneel wel duidelijk, maar met het Leerportaal wordt ook duidelijk hoe de kosten verdeeld zijn over de diensten/afdelingen en aan welke (typen) scholing budget wordt besteedt. De directie en de afdeling HRM kunnen aan de hand van deze informatie opleidings- en ontwikkelingsbeleid opstellen dat anticipeert op ontwikkelingen in de stad of in de samenleving. Zo is er landelijk al enige tijd aan een tekort aan hbo-bouwkundigen die een beoordeling kunnen geven van bouwprojecten in de gemeenten. Door middel van een intern leerwerktraject kunnen huidige werknemers van de gemeente bij- of omgeschoold worden om dit tekort op te vullen. 23

24 Input voor gesprekscyclus Een ander voordeel van het Leerportaal is dat het lagere management de informatie uit het systeem kan gebruiken als input voor de gesprekscyclus. Zo kan het hoofd van een afdeling tijdens bijvoorbeeld een functioneringsgesprek met een van de medewerkers uit zijn afdeling de volledige opleidingshistorie van de werknemer raadplegen en in overleg met de medewerker bepalen op welke manier de medewerker zich in de toekomst kan ontwikkelen. Tevens is de opleidingshistorie van een medewerker onderdeel van de talentenbank van de gemeente Almere. De talentenbank verschaft informatie op persoonsniveau over de expertise van medewerkers van de gemeente Almere en wordt gebruikt om zoveel mogelijk de eigen expertise te gebruiken, in plaats van de inhuur van externen. Door de opleidingshistorie van een medewerker in beeld te brengen, wordt een duidelijk en concreet beeld geschetst van de kennis en vaardigheden van de medewerker. Schaalvoordelen bij de inkoop van opleidingen In het licht van de verwachte gemeentelijke bezuinigingen is het Leerportaal een waardevol instrument. In de gemeente Almere heeft de afdeling HRM een eigen budget voor de Almere Academie en hebben de verschillende diensten ook hun eigen budget voor de opleiding en ontwikkeling van medewerkers. De inschrijving via het Leerportaal maakt het toch mogelijk om opleidingen centraal in te kopen. Dit levert schaalvoordelen op: de afdeling HRM kan met het Leerportaal in detail zien waaruit de vraag van medewerkers naar opleidingen bestaat. HRM kan vervolgens besluiten welke opleidingen centraal kunnen worden ingekocht of welke opleidingen opgenomen moeten worden in het eigen aanbod van de Almere Academie, om op die manier kosten te besparen. Door middel van centrale inkoop kan de voorkeur worden gegeven het aanbod van opleidingsinstanties waar de gemeente Almere raamcontracten mee heeft afgesloten. Met de schaalvoordelen die de gemeente Almere geniet door middel van het Leerportaal, kunnen de vaste kosten van het Leerportaal gedekt worden. Het Leerportaal verdient zichzelf dus terug. Vereenvoudiging organisatie Ten slotte vereenvoudigt het Leerportaal de logistiek die verscholen zit achter het opleiden van werknemers in de gemeente Almere. Door middel van het Leerportaal is er meer afstemming en stroomlijning van bijvoorbeeld het reserveren van opleidingsruimten, het inkopen van materialen of het versturen van brieven aan medewerkers. Dit levert ook schaalvoordelen op. Ook is het proces van inschrijven gemakkelijker aangezien dit geautomatiseerd is. 24

25 2.6 Organisatie In deze paragraaf staat de organisatie van het O&O-beleid in gemeenten centraal. Eerst komt de organisatiestructuur van gemeenten naar voren en vervolgens de rol die de OR speelt in de vormgeving van het O&O-beleid. Vanwege de prominente rol van de OR in de gemeente Gouda, wordt ten slotte de betekenis van de rol van de OR voor het O&O-beleid in de gemeente Gouda uitgelicht. Organisatiestructuur O&O-beleid Uit de pilotstudie bleek dat het O&O-beleid van gemeenten op verschillende manieren georganiseerd kan zijn. Dit hangt ook samen met de organisatiestructuur van de gemeente als geheel en de grootte van de gemeente. Grotere gemeenten zijn tegenwoordig vaak georganiseerd volgens het dienstenmodel. In dat organisatiemodel zijn er verschillende diensten (bijvoorbeeld sociale zaken of stedelijke ontwikkeling) die elk hun eigen afdelingen onder zich hebben. Het dienstenniveau is dus hoger dan het afdelingsniveau. Zo kan het dus ook zijn dat elke dienst een HRM-afdeling heeft, maar het komt ook voor dat enkele afdelingen organisatiebreed worden ingezet en daarmee in feite los staan van een dienst. Wat betreft O&O-beleid zijn er grofweg vier organisatievormen te onderscheiden: 1. Volledig gecentraliseerd: centraal wordt besloten welke opleidingen aangeboden of verplicht worden gesteld aan het personeel. Een werknemer kan wel aangeven welke opleiding hij zou willen volgen, maar de afdeling P&O of een hogere managementdivisie besluit of dit verzoek toegekend wordt. 2. Volledig gedecentraliseerd: decentraal (bijvoorbeeld per afdeling) wordt besloten welke opleidingen de werknemers binnen die afdelingen kunnen of moeten volgen. Een leidinggevende kiest opleidingen uit voor de werknemers, de werknemers kiezen zelf een opleiding, of een opleiding wordt door de werknemer en leidinggevende samen gekozen. De decentrale eenheden zijn in dit geval volledig autonoom. 3. Decentraal naar diensten en centraal naar afdelingen. De diensten stellen een eigen O&O-beleid vast en bepalen het aanbod van opleidingen voor hun eigen afdelingen centraal. 4. Deels centraal, deels decentraal: over het algemeen kiezen werknemers en directe leidinggevenden de opleidingen, maar ook worden centraal opleidingen gekozen die aangeboden of verplicht gesteld worden aan het personeel. Centraal worden dan vaak opleidingen aangeboden die relevant zijn voor al het personeel van alle afdelingen, zoals competentiegerichte opleidingen. De meer specifiekere opleidingen meestal gericht op vakkennis worden door de afdelingen zelf aangeboden. In totaal heeft 15 procent van alle gemeenten een volledig centraal O&O-beleid. Vooral kleinere gemeenten voeren het O&O-beleid volledig centraal uit. Volledig centraal O&O-beleid komt bijna niet voor bij gemeenten vanaf inwoners (zie Tabel 2.6). Wat relatief vaak voor komt bij kleinere gemeenten is een volledig decentraal O&O-beleid, waar elke afdeling verantwoordelijk is voor het eigen aanbod van opleidingen aan het personeel. Volledig decentraal O&O-beleid komt in totaal voor bij 16 procent van alle gemeenten. 25

26 Een organisatievorm die weinig voorkomt is decentraal naar diensten en centraal naar afdelingen. Slechts enkele gemeenten (3%) hanteren deze organisatiestructuur voor O&O-beleid. De organisatievorm die veruit het meest voorkomt is een combinatie van centraal en decentraal O&O-beleid. Ongeveer tweederde (67%) van de gemeenten heeft zijn O&O-beleid op deze wijze gestructureerd. Hierbij gaat het vooral om de grotere gemeenten. Tabel 2.6 Organisatie aanbod scholing binnen de gemeente. N=278 Volledig Volledig Decentraal Deels centraal centraal decentraal naar diensten en deels en centraal decentraal naar afdelingen Minder dan inwoners 15% 34% 0% 52% tot inwoners 23% 14% 3% 61% tot inwoners 14% 16% 2% 68% tot inwoners 3% 9% 5% 83% of meer inwoners (excl. G4) 5% 10% 5% 80% G4 0% 0% 0% 100% Totaal 15% 16% 3% 67% Opleidingsplan Uit paragraaf 2.2 blijkt dat 46 procent van de gemeenten specifieke doelstellingen heeft geformuleerd voor het O&O-beleid. De vraag is in hoeverre deze doelstellingen ook verwerkt worden in een opleidingsplan en op welk niveau dit opleidingsplan dan geformuleerd wordt. Ruim twee derde van de gemeenten (69%) heeft een opleidingsplan geformuleerd (zie Tabel 2.7). Het grootste gedeelte hiervan (40% van alle gemeenten) heeft één opleidingsplan voor de gehele gemeente. In een kleine minderheid (7%) van de gemeenten heeft elke dienst zijn eigen opleidingsplan en is er geen opleidingsplan op organisatieniveau. De meest uitgebreide variant, waarbij er een opleidingsplan op organisatieniveau is én opleidingsplannen op dienstenniveau, komt in 22 procent van de gemeenten voor. Een vijfde (20%) van de gemeenten geeft aan nog geen opleidingsplan te hebben, maar hier wel mee bezig te zijn. In 12 procent van de gemeenten is er geen opleidingsplan. 26