Elektronisch Communiceren

Transcriptie

1 Elektronisch Communiceren

2

3 WOORD VOORAF Sedert september 1995 kunnen een groot deel van de Vlaamse scholen het merendeel van de personeelsgegevens via elektronische weg overmaken aan het departement onderwijs. De PERS-formulieren zijn vervangen door hun elektronische tegenhangers, nl. de RecordLayouts (RL). Deze evolutie in het overbrengen van informatie heeft veel voordelen : de papierwinkel vermindert, de gegevens worden beter gecontroleerd, de dossiers kunnen sneller en correcter afgehandeld worden, er kan allerlei (beleids)informatie gegenereerd worden,... Elektronische communicatie gebeurt met behulp van de computer. Het is bekend dat de computer geen vrede neemt met ongeveer juist. Om maximaal voordeel te halen uit de nieuwe communicatietechnieken is het van belang dat de gegevens correct worden ingebracht. Enerzijds moet de reglementering nauwkeurig worden toegepast; anderzijds moet diegene die instaat voor het meedelen van de personeelsgegevens de principes van de elektronische communicatie onder de knie hebben, evenwel zonder dat men daarvoor een informaticus hoeft te zijn. Vandaar dat er niet alleen een opleiding over EDISON en de Record- Layouts wordt georganiseerd, maar vooral aandacht wordt geschonken aan de reglementering. Deze cursus beoogt bij de EDISON-gebruikers inzicht te verschaffen in de verwerking van de personeelsgegevens, vertrekkend van het schoolsoftwarepakket tot aan de uiteindelijke uitbetaling van de personeelsleden. Dit inzicht moet bijdragen tot een correct gebruik van de RecordLayouts en tot het kunnen situeren en zelfstandig oplossen van eventuele (communicatie)problemen. Elektronisch Communiceren

4

5 Inhoud bladzijde WOORD VOORAF... 1 INLEIDING... 1 DEEL I. HET COMMUNICATIEMODEL... 2 De schoolsoftware... 3 EDISON/WebEdison... 3 Systeem/principe van (toegangs)rechten en identificatie bij aanmelden d.m.v. elektronische identiteitskaart of federale token De webtoepassing WebEdison... 5 Status Geldig of in verwerking... 6 Terugzending... 6 BOEG... 7 Het elektronisch dossier en het weddesysteem... 7 Registratie... 8 Automatische verwerking... 8 DEEL II. PROBLEEMNIVEAUS... 9 Reglementering...9 Problemen met de schoolsoftware en EDISON Technische problemen Foutieve gegevens Structurele fouten Inhoudelijke fouten DEEL III. GEBRUIKERSHANDLEIDING Begrippenkader Toepassingsveld Hoofdstructuren Personeelscategorieën Gegevens Afgeschafte formulieren Principes Fotoprincipe...22 Overschrijving zonder historiek Stopzetting Melding-annulatie De recordlayouts Opdrachten Opdrachten en opdrachtgebonden dienstonderbrekingen Vervangingsopdrachten Elektronisch Communiceren

6 Stopzetten van opdrachten...31 Correcties van opdrachten...31 Niet-opdrachtgebonden dienstonderbrekingen...37 Niet-opdrachtgebonden dienstonderbrekingen...37 Aanvullingen...38 Afwezigheid wegens ziekte of gebrekkigheid...39 Bevallingsverlof...40 Correcties van niet-opdrachtgebonden dienstonderbrekingen...40 Personalia...41 RL-5 : woonplaats en RL-6 : verblijfplaats...41 Correcties van woonplaats en verblijfplaats...43 RL-7 : familiale toestand...44 Correctie van de familiale toestand...45 RL-8 : cumulatie...46 Correctie van de cumulatie...46 RL-9 : immatriculatie - rekeningnummer...47 Immatriculatie...47 Rekeningnummer...49 Correctie van immatriculatie en rekeningnummer...49 Plage-uren...49 RL-10 : Melden plage-uren (opvraging CAO VI)...49 Correctie plage-uren...49 Dimona...50 RL-11 : melden RSZ-gebeurtenis...50 Melden van een tewerkstellingsperiode (indiensttreding)...50 Melden van een uitdiensttreding...50 Correctie van een instellingscontract...51 Speciale situaties...51 Een opdracht wordt onderbroken door twee opdracht-gebonden dienstonderbrekingen...52 Eenzelfde opdrachtgebonden dienstonderbreking met verschillende einddata...52 Een opdracht heeft meerdere einddata...52 TBS-55+ vóór de start van de elektronische communicatie...53 Deeltijdse TBS-55+/Bonus Ongeschiktheid na uitspraak van de pensioencommissie...53 Dienstonderbrekingen die beginnen vóór de start van de elektronische communicatie op 1/9/...53 Reaffectatie/wedertewerkstelling en dienstonderbrekingen...54 Affectaties en mutaties...54 Tijdelijk andere aanstelling...55 Opmerkingen RL Meerdere instellingen behandeld door 1 secretariaat...55 Basis : vakcodes...55 Basis : wedertewerkstelling vanuit het secundair...56 Basis : Tivoli...56 Secundair : teeltleider...57 Secundair : fusiebegeleider...57 Secundair en DKO : begeleider...57 DKO : overgangsmaatregelen (art. 68 BVR organisatie DKO - muziek, woordkunst en dans)..57 DKO : experimenten...58 Elektronisch Communiceren

7 BIJLAGEN Opdrachtgebonden dienstonderbrekingen (melden met RL-1) Niet-opdrachtgebonden dienstonderbrekingen (te melden met RL-2) Gebeurteniscodes Elektronisch Communiceren

8

9 INLEIDING De elektronische communicatie zoals het door het Vlaamse Ministerie van Onderwijs en Vorming is uitgebouwd, is volgens een bepaald model geconcipieerd : het communicatiemodel. Hierin zijn er drie belangrijke componenten : de schoolsoftware waarmee de personeelsadministratie wordt gedaan; de WebEdison-toepassing die zorgt voor een veilige en foutloze communicatie van de gegevens; en het elektronisch dossier dat stilaan de papieren dossiers op het Ministerie verdringt. In het eerste deel komt dit communicatiemodel met al zijn facetten uitvoerig aan bod. Door de nieuwe manier van gegevensoverdracht is de gebruiker meer aangewezen op de computer en de telecommunicatietechnieken. Alvorens de gegevens op het Ministerie door de medewerker kunnen verwerkt worden, moeten een aantal stappen uitgevoerd worden. Bij elk van deze stappen kunnen er problemen opduiken. Het is voor het schoolsecretariaat van belang om de moeilijkheden juist te situeren. Zo kan er snel en doeltreffend ingegrepen worden. Het tweede deel geeft een overzicht van de verschillende probleemsituaties die zich kunnen voordoen. Voor het versturen van de personeelsgegevens wordt er gebruik gemaakt van RecordLayouts. De gebeurtenissen moeten in een elektronisch bericht (elektronisch PERS-formulier) gegoten worden volgens een aantal principes. In het derde deel worden deze principes toegelicht en concreet uitgewerkt. De bijlage bevat de voorbeelden waarnaar in het derde deel wordt verwezen. Elektronisch Communiceren Pagina 1

10 DEEL I. HET COMMUNICATIEMODEL De personeelsgegevens werden vroeger afgedrukt op PERS-formulieren, die naar het Ministerie werden opgestuurd. Daar controleerde en interpreteerde de medewerker de gegevens en zorgde voor het afhandelen van het administratief en geldelijk dossier van het personeelslid. Er was dus steeds een papieren tussenstap, die aanleiding kon geven tot allerlei fouten. Dankzij de moderne telecommunicatietechnieken werd het mogelijk om die gegevens rechtstreeks van de ene computer naar de andere over te brengen. Daartoe moeten beide computers niet alleen met elkaar kunnen babbelen, maar moeten ze elkaar ook begrijpen. Hiervoor heeft het Ministerie een taal (de RecordLayouts) ontwikkeld, die moet toelaten om de gegevens die in de schoolcomputer aanwezig zijn op een efficiënte manier over te brengen op de computer van het Ministerie, waar ze verder grotendeels automatisch kunnen worden verwerkt. Bovendien moet de overdracht veilig en foutloos gebeuren. De WebEdisontoepassing staat in voor een bedrijfszekere transmissie via een beveiligde verbinding op het internet.. Hoe hangt dit alles nu aan elkaar? Hieronder staat een schematische weergave van het communicatiemodel : Het communicatiemodel valt uiteen in drie delen : de schoolsoftware EDISON (WebEdison-toepassing) het elektronisch dossier en het weddesysteem Pagina 2 Elektronisch Communiceren

11 DE SCHOOLSOFTWARE Elke school die destijds in het EDISON-project is gestapt, moet over een schoolsoftwarepakket voor de personeelsadministratie beschikken. Dit pakket wordt door de school zelf aangekocht. Enkel de gecertificeerde pakketten komen in aanmerking. Deze goedkeuring gebeurt door het Ministerie aan de hand van een test die moet nagaan in hoeverre het pakket in staat is om de bestanden volgens de opgelegde restricties aan te maken. Dit pakket moet in eerste instantie de basisgegevens die nodig zijn voor het bepalen van de wedde (opdrachten, dienstonderbrekingen en familiale toestand) kunnen verwerken. Bovendien moet het softwarepakket ook zorgen voor het correct aanmaken van de bestanden met elektronische berichten, die met behulp van de Web-Edison-toepassing via de beveiligde verbinding op het internet naar het Ministerie worden opgestuurd. Bij de aanschaf van een pakket moet er niet alleen gelet worden op de gebruiksvriendelijkheid en het probleemloos aanmaken van elektronische berichten, maar ook op de service die de softwareleverancier aanbiedt : welke technische ondersteuning wordt er aangeboden? Is er een helpdesk? Wordt er een uitgebreide gebruikershandleiding bijgeleverd? Kan u bij de softwareleverancier ook terecht voor problemen i.v.m. de onderwijsreglementering? De meeste pakketten bieden nog andere mogelijkheden, zoals het aanmaken van uurroosters, afdruk AL3,... Deze bijkomende faciliteiten zijn niet strikt noodzakelijk voor een goede werking van de WebEdisontoepassing, maar kunnen het leven in het schoolsecretariaat heel wat aangenamer maken. Sommige softwareleveranciers leveren ook nog andere modules, zoals boekhouding, leerlingenadministratie, rapporten,... Het is essentieel dat de gebruiker vlot kan werken met het schoolsoftwarepakket. Het vormt immers het vertrekpunt van de gegevensstroom. Concreet betekent dit dat hij in staat moet zijn om de reglementering toe te passen en te vertalen naar input voor het pakket. De gebruiker zal dus goed op de hoogte moeten zijn van de samenhang en de mogelijkheden van het pakket. Goede software zal hierbij een maximale ondersteuning bieden. Een uitgebreide handleiding of helpfunctie is hierbij onontbeerlijk. De personeelsgegevens, die door het schoolpakket in elektonische berichten worden opgenomen, zijn opgebouwd uit codes en voldoen aan een bepaalde structuur. In principe zijn deze bestanden niet toegankelijk voor de gebruiker. Ze worden automatisch in de map voor zendingen (in de meeste gevallen C:\EDISON.WIN\TOSEND) geplaatst. WebEDISON zal ze daar vinden om te kunnen versturen. Deze bestanden worden zendingen genoemd. Sommige softwarepakketten bieden ook extra functies aan, die te maken hebben met de communicatie. Zo kan er bv. een logboek met de verstuurde berichten bijgehouden worden. Het is ook mogelijk dat de terugzendingen (zie verder) automatisch afgehandeld worden. Raadpleeg hiervoor de gebruikershandleiding bij het softwarepakket. EDISON/WEBEDISON EDISON is een letterwoord, wat staat voor Elektronisch Doorgeven van Informatie tussen de Scholen en het Onderwijsministerie. Deze Edison-software heeft gedurende 15 jaar ge- Elektronisch Communiceren Pagina 3

12 zorgd voor een foutloze datatransmissie tussen de school en het Ministerie.maar werd geleidelijk aan vervangen door de webtoepassing WebEdison. Net zoals Edison eerder, raakt WebEdison t dus niet aan de inhoud van de zendingen. WebEDISON is enkel de communicatiesoftware.. Een online-handleiding is ter beschikking binnen WebEdison.. In deze cursus beperken we ons tot een aantal concepten. In de huidige vorm valt de EDISON-software uiteen in drie componenten (twee technische en een juridische) : een systeem/principe van rechten en identificatie bij aanmelden d.m.v. de elektronische identiteitskaart of federale token. Via een bijkomende webtoepassing, nl WebIDM voor WebEdison, kan de edison-beheerder van een instelling aan bepaalde medewerkers (toegangs)rechten verlenen om met WebEdison bepaalde zendingen te kunnen doen de webtoepassing WebEdison BOEG SYSTEEM/PRINCIPE VAN (TOEGANGS)RECHTEN EN IDENTIFICATIE BIJ AANMELDEN D.M.V. ELEKTRONISCHE IDENTITEITSKAART OF FEDERALE TOKEN. De elektronische communicatie verloopt via een beveiligde verbinding van internet. Bovendien wordt de toegang tot WebEdison en tot WebIDM voor WebEdison beheerd door een systeem van (toegangs)rechten en moet elke gebruiker zich bij het aanmelden kenbaar maken a.d.h.v. zijn/haar elektronische identiteitskaart of federale token. De webtoepassing WebIDM voor WebEdison is een toepassing via dewelke de (toegangs)rechten voor WebIDM voor WebEdison en ook voor WebEdison beheerd worden. Aanvankelijk heeft enkel de directeur en/of adjunct-directeur van een instelling toegang tot deze webtoepassing, op basis van zijn/haar recht Edison-beheerder, dat hem door het Ministerie werd verleend op grond van zijn/haar ambt. De Edison-beheerder kent vervolgens - aan zichzelf of secretariaatsmedewerkers, voor de instelling(en) waarvoor hij Edison-beheerder is: o o de rechten Lerendenadministratie en/of Personeelsbeheer toe, rechten die de gebruikers toegang tot WebEdison zullen verschaffen of deelt zijn recht Edison-beheerder met andere andere medewerkers, zo dat deze ook toegang krijgen tot de webtoepassing WebIDM voor WebEdison. Pagina 4 Elektronisch Communiceren

13 De rechten, die toegang geven tot WebEdison zijn : - personeelsbeheersrechten : dit impliceert toegang hebben tot WebEdison om zendingen en terugzendingen met betrekking tot personeelsgegevens te kunnen behandelen, - rechten lerendenadministratie : dit betekent toegang hebben tot WebEdison om lerenden-zendingen en terugzendingen te kunnen behandelen. De databanken op de main-frame, waarin de zendingen die met WebEdison worden verstuurd, worden opgeslagen, gelden als juridisch archief. DE WEBTOEPASSING WEBEDISON Enkel gebruikers die de rechten Personeelsbeheer en/of Lerendenadministratie hebben, krijgen toegang tot WebEdison en kunnen, overeenkomstig deze rechten zendingen en terugzendingen met personeels- of lerendengegevens behandelen en dit voor de instellingen waarvoor deze rechten gelden. Het is logisch dat medewerkers met dezelfde rechten dezelfde gegevens (zoals logboeken, foutmeldingen, enz.) over zendingen en terugzendingen te zien krijgen. De webtoepassing WebEdison biedt tal van functionaliteiten : - het laat gebruikers toe ZENDINGEN te versturen via het tabblad VERZENDEN. Na het versturen van één of meerdere zendingen, wordt de gebruiker automatisch naar het tabblad OVERZICHT ZENDINGEN geleid. Is de zonet verzonden zending in dit overzicht te zien met status GELDIG of IN VERWERKING, dan moet dit gezien worden als een bevestiging van ontvangst. Het ministerie heeft de zending ontvangen. - Terugzendingen worden afgehaald via het tabblad TERUGZENDINGEN AFHA- LEN. Ze zullen door WebEdison geplaatst worden in de map voor terugzendingen, waar het schoolpakket deze kan raadplagen (zie later). - In het tabblad OVERZICHT ZENDINGEN kan de gebruiker een overzicht van zendingen zien. Bij het klikken op de link van het referentienummer van de zendingen, wordt het logboek van die zending getoond, met name alle acties die ooit met betrekking met deze zending werden uitgevoerd : wanneer de werd verzonden, welke gebruiker de terugzendingen heeft afgehaald en in welke map WebEdison ze heeft weggeschreven. - Fouten die moeten afgemeld worden. Webedison zal zendingen die structureel onjuist zijn, niet versturen en maakt daar ook melding van. De gebruiker zal deze foutmeldingen moeten afmelden ten teken dat hij gezien heeft dat er fouten waren die ertoe geleid hebben dat de zending niet verstuurd werd. Elektronisch Communiceren Pagina 5

14 STATUS GELDIG OF IN VERWERKING Komt een geldige productieve zending in het tabblad OVERZICHT ZENDINGEN voor met de status GELDIG of IN VERWERKING, dan moet dit gezien worden als een bevestiging van ontvangst. Het ministerie heeft de zending ontvangen. De productieve zending zal zo snel mogelijk inhoudelijk verwerkt worden. Belangrijk om weten is dat testzendingen NOOIT inhoudelijk verwerkt worden; er zullen dus nooit terugzendingen ter beschikking gesteld worden en de status van deze zending in het Overzicht Zendingen zal steeds op in verwerking blijven staan, tot deze er na 14 maanden automatisch uit verdwijnt. TERUGZENDING Iedere avond (om 20u30) worden alle zendingen van de voorbije dag gegroepeerd en aangeboden aan het elektronisch dossier (zie verder). Hier worden de gegevens wel inhoudelijk gecontroleerd en het resultaat hiervan wordt terug aan de WebEdison-server aangeboden, die de terugzendingen ter beschikking stelt. De volgende dag kunnen de gerechtigde gebruikers op WebEdison aanmelden en de terugzendingen afhalen en kopiëren naar de schoolcomputer. Sommige softwarepakketten zijn in staat deze terugzendingen te interpreteren en in een leesbare vorm af te drukken. Het is ook mogelijk om deze bestanden in een tekstverwerker op te roepen en te bewerken. Voor iedere geldige productieve zending zijn er minstens twee terugzendingen (*). De twee terugzendingen bevatten dezelfde gegevens, maar in een andere vorm gepresenteerd. Het ene bestand (gestructureerde terugzending) bevat enkel codes en is in de eerste plaats voor het softwarepakket bedoeld. Het andere bestand (ongestructureerde terugzending) is een meer leesbare versie, die kan afgedrukt worden. Beide terugzendingen worden in principe door WebEdison in de map voor terugzendingen (gewoonlijk is dit C:\EDISON.WIN\RECEIVE\123456\GESTRUCT of \LEESBAAR) geplaatst. Het is noodzakelijk om na iedere zending deze terugzendingen op te halen. De school zal niet verwittigd worden wanneer er fouten dienen rechtgezet te worden. Het is de bedoeling dat het schoolsecretariaat zelf nagaat wat er met de zendingen is gebeurd en of alle berichten wel in het werkstation toegekomen zijn (= geregistreerd). (*) Bevat de opgestuurde zending een aanvraag tot immatriculatie dan zijn er extra terugzendingen waarin het nieuw toegekende stamboeknummer wordt meegedeeld. Wordt deze terugzending onmiddellijk opgehaald dan gaat er geen tijd verloren met het oog op het opsturen van een nieuwe zending met het opdrachtenpakket van het nieuwe personeelslid.. Pagina 6 Elektronisch Communiceren

15 BOEG Door het in gebruik nemen van de webtoepassingen WebIdm voor WebEdison en WebEdison, wordt de problematiek van de BOEG nu nieuw bekeken. Om die reden wordt dit hoofdstuk heden volledig herwerkt. Elektronische communicatie beveiligd d.m.v. een digitale handtekening (bij Edison) werd juridisch geregeld door de BOEG. Alvorens de EDISON-software geïnstalleerd werd, moest de inrichtende macht de BOEG ondertekenen. BOEG staat voor BasisOvereenkomst Elektronische Gegevensuitwisseling. Dit is nog steeds een overeenkomst tussen de inrichtende macht en het Ministerie Onderwijs en Vorming, waarin de inrichtende macht aanvaardt dat de elektronisch opgestuurde gegevens rechtsgeldig zijn en het principe van de digitale handtekening erkent. Dit wil zeggen dat ze zich akkoord verklaart dat het departement aan de hand van de gebruikte sleutel ontegensprekelijk kan aantonen dat een van haar instelling zendingen heeft gedaan (autorisatie) en dat datgene wat het departement in een leesbare vorm kan presenteren identiek is aan datgene wat de school heeft opgestuurd (inhoud). De BOEG regelt niet alleen het wegvallen van de handtekening van de gemandateerde van de inrichtende macht, maar ook het ontbreken van de handtekening van het personeelslid. In de BOEG verbindt de inrichtende macht er zich toe de inhoud van datgene wat over het personeelslid wordt opgestuurd voorafgaandelijk aan het personeelslid ter kennisname voor te leggen (art 24). Dit hoeft niet noodzakelijk op papier. In de praktijk wordt er meestal afgesproken dat het secretariaat de gegevens opstuurt en achteraf via een afdruk het personeelslid op de hoogte brengt. Het vertrouwen in het schoolsecretariaat speelt hierin een belangrijke rol. HET ELEKTRONISCH DOSSIER EN HET WEDDESYSTEEM Het is uiteindelijk de bedoeling dat op basis van de personeelsgegevens de wedden en weddetoelagen worden berekend en uitbetaald. Hiervoor maken de werkstationagenten reeds geruime tijd gebruik van het weddesysteem (MUTO) waarin ze alle parameters nodig voor het berekenen van de bruto- en nettowedde inbrengen. Het weddesysteem zorgt automatisch voor de verdere afhandeling : uitbetaling, bedrijfsvoorheffing, taksfiches, schoollistings,... In het weddesysteem zijn echter de basisgegevens niet opgenomen. Deze bevonden zich vroeger in de papieren dossiers, netjes afgedrukt op de PERS-formulieren. Om zoveel mogelijk gebruik te kunnen maken van de computer moesten deze basisgegevens ingebracht worden. Dankzij EDISON kan dit automatisch gebeuren. Zo is het elektronisch dossier ontstaan. Het bevat alle gegevens die vroeger via de PERS-formulieren werden opgestuurd. Dit heeft vele voordelen : de dossiers kunnen op een eenvormige en correcte manier afgewerkt worden, een aantal routinecontroles kunnen geautomatiseerd worden,... Het elektronisch dossier valt uiteen in twee componenten : de registratie de automatische verwerking Elektronisch Communiceren Pagina 7

16 REGISTRATIE De elektronische berichten die door de school worden opgestuurd en geen structurele fouten bevatten worden geregistreerd. In het werkstation heeft iedere medewerker zijn eigen agenda met de geregistreerde berichten, waarop hij ziet wat voor hem de vorige dag werd opgezonden. Hij werkt de agenda systematisch volgens bepaalde prioriteiten af. Zo zal een tijdelijk opdrachtenpakket voorrang hebben op een opdrachtenpakket met alleen maar vastbenoemde opdrachten. Het weddesysteem zal deze laatste immers automatisch doorbetalen, terwijl een tijdelijk opdrachtenpakket nog niet gekend is en het personeelslid dus niet uitbetaald wordt. De gegevens die geregistreerd worden komen overeen met de gegevens die via de Record- Layouts verstuurd werden, nl. opdrachtenpakketten, dienstonderbrekingen, personalia, cumulaties,... AUTOMATISCHE VERWERKING Onmiddellijk na de registratie gebeurt een reeks van automatische verwerkingen. Zo zal de computer op basis van de persoonlijke gegevens van het personeelslid (bekwaamheidsbewijs, overgangsmaatregelen, nuttige ervaring, geldelijke anciënniteit, volume vaste benoeming,...) trachten een bekwaamheidsrubricering (VE, VO of AND), een barema, geldelijke anciënniteit en een noemer te bepalen. De subsidieerbaarheidscontrole wordt eveneens automatisch uitgevoerd. Indien het een ziektemelding betreft, zal de computer de bezoldigde en/of onbezoldigde ziektedagen berekenen, het aantal genoten ziektedagen ophogen en indien van toepassing de medewerker meedelen dat het personeelslid ter beschikking staat wegens ziekte. Ook het bevallingsverlof wordt automatisch afgewerkt. Wanneer de computer ondubbelzinnig de betalingsparameters kan afleiden, zullen de opdrachten en dienstonderbrekingen automatisch worden goedgekeurd. De medewerker krijgt dus de dag na de verzending in de meeste gevallen een volledig afgewerkt opdrachtenpakket of ziekte- of bevallingsverlof. Via de zogenaamde brug worden de betalingsparameters die in het elektronisch dossier berekend werden omgezet in codes voor het weddesysteem. Dit betekent dat er voor een groot deel van de dossiers, tussen het verzenden van de gegevens en de uitbetaling van het personeelslid door de bankinstelling geen enkele menselijke tussenkomst meer vereist is. Het schoolsecretariaat moet er zich terdege van bewust zijn dat het verzenden van nieuwe gegevens in vele gevallen rechtstreeks ingrijpen is in de wedde van het personeelslid. Het schoolsecretariaat heeft dus een grotere verantwoordelijkheid. Pagina 8 Elektronisch Communiceren

17 DEEL II. PROBLEEMNIVEAUS Het communicatiemodel toont aan dat elektronische communicatie een vrij complex gebeuren is waarbij veel componenten perfect op elkaar afgestemd moeten zijn, opdat de communicatie succesvol zou kunnen verlopen. Op verschillende punten kunnen er problemen ontstaan. De gebruiker op het schoolsecretariaat is meestal de eerste die met de moeilijkheden wordt geconfronteerd. Om zo doeltreffend mogelijk in te grijpen is het van belang het probleem te kunnen situeren binnen het communicatiegebeuren. Dat hierbij soms beroep moet gedaan worden op specialisten is evident. Het is hier zeker niet de bedoeling om op technische aspecten in te gaan. Trouwens de technische kant is de meest bedrijfszekere : de technologie is reeds zover gevorderd dat er zich nog maar weinig problemen voordoen op het vlak van de communicatie zelf. Wanneer we ons beperken tot datgene wat de school rechtstreeks aanbelangt, kunnen er vier probleemniveaus onderscheiden worden : reglementering gebruik softwarepakket en EDISON (webtoepassing WebEdison) communicatieproblemen foutieve gegevens REGLEMENTERING Elektronische berichten zijn een vertaling van toegepaste reglementering op gebeurtenissen die zich in een school voordoen, aangemaakt m.b.v. een softwarepakket en via EDISON (met de webtoepassing WebEdison) naar het Ministerie opgestuurd. De nadruk ligt niet zozeer op het kunnen werken met het softwarepakket en EDISON, maar op het correct toepassen van de reglementering. De computer is slechts een hulpmiddel. De onderwijswetgeving is een complexe aangelegenheid en het is niet altijd meteen duidelijk wat toegelaten, verplicht of verboden is. Wanneer de verantwoordelijke voor de personeelsadministratie de reglementering niet onder de knie heeft (wat niet wil zeggen alles kent!) of niet weet waar adequate informatie te vinden is, zal hij problemen hebben met het correct toepassen ervan. Dit weerspiegelt zich onmiddellijk in de kwaliteit van de opgestuurde gegevens - of die nu op PERS-formulieren worden afgedrukt of via elektronische weg worden meegedeeld. De leraar informatica is niet noodzakelijk diegene die correcte elektronische berichten aanmaakt! Een eerste en voornaamste criterium voor vlotte communicatie is zijn weg weten te vinden in de reglementering. Veel fouten die door het werkstation gemeld worden houden hiermee verband. Wanneer bijvoorbeeld het schoolsecretariaat het onderscheid tussen een vereist of voldoend geacht bekwaamheidsbewijs niet kent, dan kan het gebeuren dat het opdrachten aan personeelsleden geeft, die ze niet mogen uitoefenen. Dit kan soms verregaande (financiele) consequenties voor de betrokkenen hebben. De nadruk op het correct toepassen van de reglementering zal voor het schoolsecretariaat groter worden naarmate er meer en meer geïnformatiseerd is. Door de invoering van de au- Elektronisch Communiceren Pagina 9

18 tomatische goedkeuring en de brug tussen het elektronische dossier en het weddesysteem, heeft de verstuurde informatie direct zijn weerslag op de wedde van de personeelsleden. PROBLEMEN MET DE SCHOOLSOFTWARE EN EDISON Het is de bedoeling dat de informatie bestemd voor het Ministerie ook daar geraakt. Hiervoor moeten de gegevens allereerst in het softwarepakket komen. De gebruiker moet dus vlot met het pakket kunnen werken en een globaal inzicht in de werking ervan bezitten. Dit betekent dat hij goed moet weten waarvoor ieder invulveld staat en de samenhang van de verschillende velden begrijpen. Vooral bij complexe situaties (bv. vervangingen van interimarissen) is dit niet altijd onmiddellijk evident. Het consequent toepassen van de principes zoals ze uitgelegd worden in Deel III Gebruikershandleiding kan veel problemen voorkomen. Er bestaat nogal een verschil tussen de softwarepakketten. Sommige zijn beperkt tot het aanmaken van elektronische berichten, andere bieden extra faciliteiten en steunen op een uitgebouwde databank. Een goed softwarepakket zal in ieder geval zoveel mogelijk controles inbouwen, zodat reeds bij de ingave fouten worden gedetecteerd. Maar er kunnen niet alleen fouten optreden bij de ingave. In tegenstelling tot de PERSformulieren waar, alvorens de enveloppe wordt dichtgekleefd men de gegevens nog kan verifiëren, is er bij de elektronische berichten een dergelijke laatste controle niet mogelijk. De ingegeven informatie wordt achter de schermen vertaald in RecordLayouts. Deze berichten zijn nog moeilijk leesbaar, zodat de gebruiker blindelings moet vertrouwen op het softwarepakket. Hier kunnen echter ook fouten optreden. Deze komen meestal tot uiting door een foutmelding of door een opmerking van de medewerker in het werkstation. Het kan dus voorkomen dat de medewerker beweert iets ontvangen te hebben dat op het scherm van de schoolcomputer niet terug te vinden is. De ervaring leert dat dit meestal te wijten is aan het onvoldoend vertrouwd zijn met het softwarepakket ofwel aan een foutieve vertaling van de ingebrachte gegevens. In het laatste geval dient de softwareleverancier gecontacteerd te worden. Het Ministerie kan op dit vlak geen enkele ondersteuning bieden vermits de werking van het pakket ons onbekend is. Het doorseinen van gegevens via de webtoepassing WebEdison staat dus volledig los van het schoolsoftwarepakket. Het enige verband tussen beiden is dat WebEdison de bestanden (dus zendingen) zoekt in de map voor zendingen waar het schoolpakket deze bestanden geplaatst heeft m.a.w. het schoolpakket maakt zendingen aan, die WebEdison zal versturen. Idem wat de terugzendingen betreft : via WebEdison worden de terugzendingen in de map voor terugzendingen geplaatst, waar het schoolpakket ze kan gaan opvissen. Lukt naderhand het uitdrukken van deze terugzendingen niet, of interpreteert het schoolpakket deze verkeerd dan is dit te wijten aan het schoolpakket. Het is noodzakelijk de functionaliteit van beide pakketten goed van elkaar te scheiden. Vermits de EDISON-software en de webtoepassing WebIDM voor WebEdison door het Ministerie werden ontwikkeld, kan u bij vragen of problemen steeds terecht bij de EDISON-Helpdesk van het Ministerie. Enkele voorbeelden van moeilijkheden : de gebruiker heeft geen toegang tot WebEdison,, de internetverbinding laat het afweten, een opgestuurde Pagina 10 Elektronisch Communiceren

19 zending staat niet in het Overzicht Zendingen met de status Geldig of In verwerking, EDISON vindt geen zendingen hoewel het schoolpakket er wel degelijk aangemaakt heeft,... Indien er problemen zijn met WebEdison die invloed hebben op de normale werking of indien er een nieuwe release aangekondigd wordt waardoor WebEdison op een bepaalde dag een paar uur niet actief zal zijn, dan plaatst de Edison-helpdesk een boodschap in het boodschappenvenster van WebEdison. TECHNISCHE PROBLEMEN Elektronische communicatie is een hoogtechnologische aangelegenheid. Er zijn verschillende componenten die allemaal met elkaar interfereren en waarmee iets fout kan gaan. Meestal kan de gebruiker zelf niet veel verhelpen en moet beroep worden gedaan op specialisten. Toch is het ook hier mogelijk om een onderscheid te maken, zodat de juiste dienst of persoon kan aangesproken worden. Wanneer de schoolcomputer het laat afweten of er verschijnen foutmeldingen van het systeem (bv. bestand kan niet worden gevonden, netwerkfout, er wordt niets afgedrukt,...) of hij begint zich vreemd te gedragen, dan wordt best de hard- of softwareleverancier of iemand die de configuratie goed kent, gecontacteerd. Het Ministerie kan ook hier niet veel ondersteuning bieden. Enkel wanneer er specifieke EDISON-problemen optreden kan de EDISON-Helpdesk ingeschakeld worden. FOUTIEVE GEGEVENS De meest voorkomende problemen zijn te wijten zijn aan foutieve gegevens of bestanden. Er dient een onderscheid gemaakt te worden tussen : structurele fouten inhoudelijke fouten STRUCTURELE FOUTEN De bestanden en berichten moeten voldoen aan strenge restricties, die beschreven staan in de technische handleiding. Het is de verantwoordelijkheid van de softwareleverancier dat deze restricties strikt worden nagekomen. Indien er toch tegen wordt gezondigd dan ontstaan er structurele fouten ( taalfouten ), die het registreren van het bericht verhinderen. De structurele fouten worden automatisch opgenomen in de terugzendingen. Zoals reeds aangegeven wordt van iedere geldige productieve zending een gestructureerde en ongestructureerde terugzending ter beschikking gesteld die door de gebruikers moeten afgehaald worden. Afhankelijk van het gebruikte softwarepakket worden deze terugzendingen door het pakket automatisch verwerkt of moet de gebruiker de bestanden afdrukken en zelf interpreteren. We zullen ons beperken tot een korte beschrijving van de ongestructureerde (leesbare) terugzending zoals ze door het departement opgemaakt wordt. Elektronisch Communiceren Pagina 11

20 DEPARTEMENT ONDERWIJS - OPLEIDING SCHOOLSECRETARIATEN 26 OKTOBER 200 Voorbeeld van een ongestructureerde (leesbare) terugzending ZENDING MET REFERENTIE VAN 10/03/1997 VOOR INSTELLING ================================================================================================== SCHOOL : ONDERWIJSINSTELLING SOFTWARE : PAKKET STRAAT NR CONTACTPERSOON : DIRECTIESECRETARIS POSTNR GEMEENTE TEL : 012/ TEL : 012/ FAX : 012/ ============================================================================================================================================================ GEREGISTREERDE BERICHTEN : BERICHT : VLGNR MELDING MELDING ZIEKTE VOOR JAN PETERS VANAF 12/02/1997 IN HS 311 BERICHT : VLGNR MELDING Opdrachtenpakket VOOR MIEKE JANSENS VANAF 01/03/1997 IN HS 311 BERICHT : VLGNR MELDING Opdrachtenpakket VOOR PIET JANSSENS VANAF 01/01/1997 IN HS 311 MANUEEL TE REGISTREREN BERICHTEN (latere beelden reeds aanwezig) : BERICHT : VLGNR MELDING BURGERLIJKE STAAT VOOR GRIET PEETERS VANAF 13/02/1997 IN HS 311 FOUTIEVE BERICHTEN : BERICHT : VLGNR MELDING BEVALLINGSRUST VOOR BRIGITTE BARDOT VANAF 03/03/1997 IN HS 311 RECORD : VOLGNR : GEGEVENS : VELD : 005 VERM BEVALLINGSDATUM POS : 023 LEN : 010 INHOUD : FOUT : Verplicht veld niet ingevuld Pagina 12 Elektronisch Communiceren