Richtlijnen Deelname YEP voor Organisaties en Young Experts

Transcriptie

1 Richtlijnen Deelname YEP voor Organisaties en Young Experts Pagina 1 van 23

2 Inhoudsopgave Inhoudsopgave... 2 Inleiding... 3 Begrippen binnen YEP Young Expert Programme Landenlijst YEP Criteria en Voorwaarden YEP Deelname Criteria en Voorwaarden Young Expert-Positie Criteria en Voorwaarden Aanvragende organisatie Criteria en Voorwaarden Kandidaat Young Experts Ondersteuning YEP Programmabureau Beoordeling van Aanvragen Professioneel Werven en Selecteren Opleiden & Trainen Coaching Young Experts Netwerken Financiële Ondersteuning YEP Financiële ondersteuning voor Nederlandse Young Experts Financiële ondersteuning voor lokale Young Experts Verantwoordelijkheden organisatie en Young Expert Begeleiding van een Young Expert door organisatie Verwachtingen ten aanzien van Young Expert YEP-voorstel voor Positie Young Expert Procedure Beoordeling Data indieningsrondes Beoordelingscriteria Formalisering Samenwerking tussen YEP programmabureau en aanvragende organisatie tussen organisatie en Young Expert tussen YEP programmabureau en Young Expert Pagina 2 van 23

3 Inleiding Om de internationale professionaliteit en expertise in de watersector in de toekomst te waarborgen ging in 2013 het Young Expert Programme Water (YEP Water) van start, waar jonge Nederlandse experts ervaring opdoen in het buitenland en jonge lokale experts via Nederlandse bedrijven, kennisinstellingen en maatschappelijke organisaties hun eerste stappen kunnen zetten in een internationale werkomgeving. Vanwege de verdergaande internationalisering ook van de voedsel- en handelsstromen en de absolute toename van het belang van de foodsector voor duurzame ontwikkeling in opkomende markten en ontwikkelingslanden is het Young Expert Programme (YEP) in 2015 uitgebreid naar de Agri & Food sector. YEP draagt daarmee bij aan een dynamisch internationaal expertise netwerk en stelt deze open voor een nieuwe generatie professionals en geeft een impuls aan de sectoren om te investeren in jong Nederlands en lokaal talent. Het Young Expert Programme is ontwikkeld als een samenwerking tussen de watersector vertegenwoordigd door NWP, het ministerie van Buitenlandse Zaken en het Food & Business Knowledge Platform en is opgezet als een publiek-privaat programma binnen de sectoren Water en Agri & Food. Dit document geeft uitleg over het Young Expert Programme: de criteria en voorwaarden, die aan deelname verbonden zijn, de verwachtingen ten aanzien van de Young Expert en de aanvragende organisatie en de rol die het YEP programmabureau hierin speelt. Meer informatie over het programma en de benodigde formulieren is te vinden op Pagina 3 van 23

4 Begrippen binnen YEP Land van plaatsing - Het land of landen waar de Young Expert geplaatst zal worden binnen het project van de organisatie. Landen waar Young Experts geplaatst kunnen worden volgt de landenlijst van het Dutch Good Growth Fund (DGGF). Lokale/Partner organisatie - De organisatie aanwezig in het land of landen waar de Young Expert geplaatst wordt en met welke de Nederlandse Organisatie een formeel partnerschap aangaat (MoU) voor de plaatsing van de Young Expert(s). Lokale Young Expert - Een expert in het bezit van een Master of een Bachelor diploma, met maximaal vier jaar relevante werkervaring en met de nationaliteit van het land waar hij/zij geplaatst wordt en niet reeds in vaste dienst bij de organisatie *. Nederlandse Organisatie/ Aanvrager - Een organisatie ingeschreven bij de Nederlandse Kamer van Koophandel, die aanvraag doet voor plaatsing van een Young Expert binnen het Young Expert Programme *. Nederlandse Young Expert - Een expert in het bezit van een Master of een Bachelor diploma, in het bezit van de Nederlandse nationaliteit, met maximaal vier jaar relevante werkervaring * Organisatie - Een bedrijf, kennisinstelling of maatschappelijke organisatie Project - Een project kan een project, programma, activiteit zijn die door de Nederlandse of Lokale organisatie is opgezet en wordt beheerd en waar de jong expert wordt geplaatst. (Sector) Thema s: De thema s komen uit beleidsbrieven van de overheid en binnen één of meerdere van deze thema s moet het project komen te vallen. Voor de Water sector zijn de volgende thema s gedefinieerd: i) efficiënt waterbeheer, met name in de landbouw ii) Verbeterd stroomgebiedbeheer en veilige delta s iii) Toegang tot veilig drinkwater en sanitatie en voor Agri & Food Sector zijn het i) uitbannen van huidige honger en ondervoeding ii) Bevorderen van inclusieve groei in de agrarische sector iii) Realiseren van ecologisch houdbare voedselsystemen. YEP Programmabureau - Het bureau dat het Young Expert programme coördineert gevestigd in het International Water House, Bezuidenhoutseweg 2, 2594 AV, Den Haag. info@yepprogrammes.nl Young Expert - Een expert in het bezit van een Master of een Bachelor diploma, met maximaal vier jaar relevante werkervaring en met de nationaliteit van het land waar hij/zij geplaatst wordt * en niet reeds in vaste dienst bij de organisatie. Zie voor meer informatie * Zie voor uitgebreide informatie Hoofdstuk 3 Pagina 4 van 23

5 1 Young Expert Programme Het Young Expert Programme (YEP), stelt de sectoren Water en Agri & Food in staat om hun toekomstige internationale netwerk veilig te stellen en daarmee de relatie met de opkomende markten en ontwikkelingslanden te verduurzamen. YEP is opgezet als een werk- en opleidingsprogramma, om jonge professionals aan te moedigen een internationale carrière te beginnen in de Water en/of Agri & Food sector. Dit doet het programma, doormiddel van het geven van financiële ondersteuning en door het geven van begeleiding, coaching en training aan jonge professionals, hier verder in het document Young Experts genoemd. Het doel van het YEP is het verjongen en versterken van de professionaliteit en expertise in de sectoren Water en Agri & Food. De inzet van de Young Experts is gelieerd aan één of meer van de volgende sectorthema s; voor Water: 1. Efficiënt waterbeheer, met name in de landbouw 2. Verbeterd stroomgebiedbeheer en veilige delta s 3. Toegang tot veilig drinkwater en sanitatie voor Agri & Food: 1. Uitbannen van huidige honger en ondervoeding 2. Bevorderen van inclusieve groei in de agrarische sector 3. Realiseren van ecologisch houdbare voedselsystemen Hoewel hierboven een scheiding tussen de sectoren is aangebracht, zijn water en landbouw in de praktijk sterk met elkaar verbonden. De inzet van de jonge expert kan zeker cross-sectoraal zijn en dus zowel Water als Agri & Food thema s omvatten. Dit moet dan wel aangegeven zijn in de aanvraag. Pagina 5 van 23

6 Hiermee wil het programma bereiken dat: 1. Nederlandse Young Experts de mogelijkheid krijgen om relevante internationale ervaring op te doen werkend vanuit een Nederlandse organisatie 2. Lokale Young Experts de mogelijkheid krijgen om in een internationale omgeving relevante werkervaring op te doen bij een Nederlandse (partner) organisatie die in zijn/haar land werkzaam is. 3. Door inzet van Young Experts (hbo ers en academici) wordt er een internationaal netwerk opgebouwd en kennis verankerd in de sectoren Water en Agri & Food. 4. De relatie tussen de overheid en de Nederlandse organisaties actief in opkomende markten of ontwikkelingslanden versterkt wordt door: a. de interactie die ontstaat door het gezamenlijk uitvoeren van het YEP in een publiekprivaat partnerschap, b. het creëren van meer draagvlak voor het Nederlands beleid rondom internationale samenwerking bij de Nederlandse organisaties betrokken bij YEP 5. Het senior kader van de organisaties actief bijdraagt aan de opleiding van jonge experts voor een internationale loopbaan en daarbij deskundigheid en internationale ervaring overdraagt aan Young Expert. Pagina 6 van 23

7 2 Landenlijst YEP YEP staat open voor projecten in landen die behoren tot de lijst van landen waarvoor ook het Dutch Good Growth Fund open staat: Afrika (36 landen) Algerije Angola Benin* Burkina Faso Burundi* Congo Dem. Republiek Djibouti Egypte Eritrea Ethiopië* Gambia Ghana* Guinee Kaapverdië Kenia* Libië Liberia Madagaskar Malawi Mali* Marokko Mozambique* Niger Nigeria Rwanda* Sao Tomé Senegal Sierra Leone Somalië Tanzania Tunesië Oeganda* Zambia Zimbabwe Zuid Afrika Zuid Sudan* Azië (19 landen) Afghanistan* Bangladesh* Bhutan Cambodja Filippijnen India Indonesië* Jemen* Jordanië Laos Maldiven Myanmar Mongolië Nepal Pakistan Palestijnse Gebieden* Sri Lanka Thailand Vietnam Latijns-Amerika (6 landen) Bolivia Colombia Guatemala Nicaragua Peru Suriname Europa (7 landen) Albanië Armenië Bosnië Herzegovina Georgië Kosovo Macedonië Moldavië *partnerland: ingediende projecten die in een partnerland plaatsvinden, krijgen in de beoordeling 20 extra punten toegekend. Pagina 7 van 23

8 3 Criteria en Voorwaarden YEP Deelname 3.1 Criteria en Voorwaarden Young Expert-Positie De Young Expert-positie moet voldoen aan de volgende voorwaarden: voegt waarde toe aan het project; heeft een duidelijke taakomschrijving en leer- en begeleidingsplan dat inspeelt op de potentiële leerontwikkeling van de Young Expert. leidt niet tot stapeling van subsidies in het kader van een Nederlands gefinancierd projecten; leidt niet tot concurrentievervalsing of; verdringing van een zittende expert 3.2 Criteria en Voorwaarden Aanvragende organisatie De aanvragende organisatie moet aan de volgende criteria en voorwaarden voldoen: Activiteiten van de organisatie hebben aansluiting bij en synergie met het beleid rondom internationale samenwerking in de sectoren Water en Agri & Food Project waar Young Expert wordt geplaatst sluit aan bij één of meer sectorthema s: - Efficiënt waterbeheer, met name in de landbouw, - Verbeterd stroomgebied beheer en veilige delta s, - Toegang tot veilig drinkwater en sanitatie. - Uitbannen van huidige honger en ondervoeding - Bevorderen van inclusieve groei in de agrarische sector - Realiseren van ecologisch houdbare voedselsystemen Bereid Young Expert te begeleiden en te coachen Young Expert de mogelijkheid en ruimte geven voor het opbouwen van een eigen netwerk binnen de organisatie, het YEP programma en er buiten, Indien in partnerschap met lokale projectpartner(s), is er een overeenkomst (MoU) aanwezig voor het creëren van een Young Expert positie Naleven van de OESO-richtlijnen 2 en transparante communicatie over resultaten project 2 c.q. de regels m.b.t. Internationaal Maatschappelijk Verantwoord Ondernemen (IMVO), zie Pagina 8 van 23

9 Ten aanzien van Staatssteun kan op de inzet van een Nederlandse Young Expert gebruik worden gemaakt van de opleidingsexceptie, zoals neergelegd in artikel 39 van Verordening (EG) Nr 800/2008 van de Commissie van 6 augustus 2008 waarbij bepaalde categorieën steun op grond van de artikelen 87 en 88 van het Verdrag met de gemeenschappelijke markt verenigbaar worden verklaard ( de algemene groepsvrijstellingsverordening ). Op de inzet van een lokale Young Expert is de de-minimissteun van toepassing, waarbij gebruik kan worden gemaakt van Verordening (EG) Nr. 1998/2006 van de Commissie van 15 december 2006 betreffende toepassing van de artikelen 87 en 88 van het Verdrag op de-minimissteun. 3.3 Criteria en Voorwaarden Kandidaat Young Experts Kandidaat Young Experts voldoen aan de volgende criteria: Hebben aantoonbare affiniteit met één of meerdere van de Water en Agri & Food thema s: - Efficiënt waterbeheer, met name in de landbouw, - Verbeterd stroomgebied beheer en veilige delta s, - Toegang tot veilig drinkwater en sanitatie. - Uitbannen van huidige honger en ondervoeding, - Bevorderen van inclusieve groei in de agrarische sector, - Realiseren van ecologisch houdbare voedselsystemen. Zijn in het bezit van een afgeronde relevante universitaire opleiding (MSc/MBA/MA) of een afgeronde relevante HBO-opleiding (BSc/BA). 3 Hebben na afstuderen van de primaire opleiding, maximaal 8 jaar werkervaring, waarvan maximaal 4 jaar relevante werkervaring. Beheersen Engelse taal goed en afhankelijk van het land van plaatsing een tweede VN taal 4. Kunnen op verzoek een Verklaring Omtrent Gedrag (VOG) overleggen 5. Zijn niet eerder als assistent deskundige of Junior Professional Officer (JPO) uitgezonden, Hebben de Nederlandse nationaliteit of de nationaliteit van het land waar zij worden ingezet, 3 Niet-Nederlandse diploma s worden eventueel of indien gewenst getoetst door Internationale Diplomawaardering (IDW) 4 De kandidaat kan gevraagd worden, door het YEP bureau of door de organisatie om een Engelse taaltoets af te leggen (bv TOEFL of IELTS). Dit moet gedaan worden bij een erkende instelling in Nederland of bij bijvoorbeeld de British Council of Amerikaanse ambassade, wanneer kandidaat zich in het buitenland bevindt 5 niet van toepassing op lokale experts Pagina 9 van 23

10 Zijn plaatsbaar in het land waar het project zich bevindt en dat ook op de Landenlijst staat van het Dutch Good Growth Fund, Naast bovengenoemde punten versterken kandidaten hun kandidatuur door een aantoonbare belangstelling voor internationale samenwerking; stage - en eventueel buitenland ervaring en extra curriculaire-ervaring. Een uitgebreide functie- en competentieprofiel van een Young Expert is te vinden in het document Functieprofiel Young Expert op Nederlandse kandidaten die in het buitenland woonachtig zijn kunnen gedurende de sollicitatieprocedure twee weken aaneengesloten in Nederland verblijven. In sommige gevallen worden selectiegesprekken per Skype gevoerd. Pagina 10 van 23

11 4 Ondersteuning YEP Programmabureau Het YEP Programmabureau ondersteunt de organisaties doormiddel van het beschikbaar stellen van een aantal diensten, die verder in dit hoofdstuk worden beschreven. 4.1 Beoordeling van Aanvragen Het programmabureau beoordeelt de aanvragen voor inzet van een Nederlandse Young Expert. Zie verder hoofdstuk Professioneel Werven en Selecteren Het programmabureau werft en selecteert een geschikte en beschikbare Nederlandse Young Expert. Er wordt gestreefd naar een gelijkwaardige numerieke verdeling tussen Nederlandse en lokale Young Experts. Het programma streeft ook een gender balans na van 50% mannelijke deelnemers en 50% vrouwelijke deelnemers over het totaal van de Young Experts. Organisaties kunnen ook een eigen kandidaat, of voorkeurskandidaat aanmelden in een begeleidende brief bij de indiening van een YEP-positie via de officiële sollicitatieprocedure. Deze kandidaat volgt hetzelfde proces als kandidaten van buiten en moet zich via de digitale inschrijving aanmelden. De kandidaat heeft een individueel selectiegesprek met het YEP Programmabureau. Werving en Selectie Nederlandse Young Experts Kandidaten solliciteren digitaal via de website door middel van het invoeren van een persoonlijke CV gegevens evenals een motivatiebrief. Vervolgens worden geschikte kandidaten die voldoen aan de criteria gesteld binnen YEP uitgenodigd voor selectiegesprekken middels speeddate sessies en bij positief besluit volgt daarna een assessment. De kandidaat en het programmabureau ontvangen het assessmentrapport inclusief aanbevelingen voor een persoonlijk ontwikkelplan. Werving en Selectie Lokale Young Experts De werving en selectie van een lokale expert wordt door de Nederlandse organisatie uitgevoerd. De organisatie stelt de voorkeurskandidaat voor aan het YEP Programmabureau. De kandidaat wordt via een Skype gesprek door het programmabureau beoordeeld of hij/zij geschikt is. Pagina 11 van 23

12 Matching tussen Young Expert en Organisatie Voor een Young Expert functie selecteert het programmabureau meerdere geschikte kandidaten indien voorhanden via speeddate interviews. Deze kandidaten worden voorgesteld aan de uitzendende organisatie. De aanvragende organisatie maakt een definitieve keuze uit deze kandidaten. 4.3 Opleiden & Trainen Hieronder wordt kort ingegaan op de opleidings- en trainingsrol die het YEP Programmabureau op zich neemt. Meer gedetailleerde informatie over het opleidingsprogramma en beoogde doelstellingen is te vinden op Training Nederlandse Young Experts De geselecteerde Nederlandse Young Experts nemen deel aan een in totaal zesweeks trainingsprogramma gedurende de twee jaar: 3 weken training ter voorbereiding uitzending 2 weken training tijdens hun verlof in Nederland 2 dagen als onderdeel van het terugkeerprogramma individuele persoonlijke begeleiding Online training en begeleiding via het YEP Development Center gedurende plaatsing 3 dagen intervisie weekend in het land of de regio (facultatief) Training Lokale Young Experts Geselecteerde lokale Young Experts krijgen de volgende trainingen aangeboden vanuit het YEP: 3 weken voorbereidingstraining in Nederland waarvan 1 week bij hun Nederlandse werkgever Online training en begeleiding via het YEP Development Center gedurende plaatsing Verloftraining 6 3 dagen intervisieweekend in het land of de regio (facultatief) Afsluiting YEP via Skype-gesprek Uitgezonden Nederlandse en ingezette lokale Young Experts zullen binnen dezelfde regio s zoveel mogelijk samen worden gebracht bij lokale of regionale trainingen en bijeenkomsten. Een deel van deze bijeenkomsten kan online plaatsvinden, via de online community van YEP. 6 Alleen mogelijk wanneer de organisatie het vliegticket en de dagvergoeding (DSA) betaald voor deze training Pagina 12 van 23

13 4.4 Coaching Young Experts Intensieve begeleiding door een professionele coach (o.a. per Skype) en het programmabureau van de Young Experts. De coach voert iedere 6 weken gedurende het eerste jaar gesprekken per Skype en spreekt de Young Expert persoonlijk tijdens de trainingen in Nederland. 4.5 Netwerken YEP Programmabureau biedt ingang tot de brede Water- en Agri & Foodsectoren via de netwerken van Nederlands Water Partnership (NWP), Food & Business Knowledge Platform (F&BKP), internationale organisaties en via ambassades. Het biedt de Young Experts de mogelijkheid tot deelname aan handelsmissies, conferenties en seminars wanneer dit zich voordoet in de periode van uitzending. Pagina 13 van 23

14 5 Financiële Ondersteuning YEP YEP biedt financiële ondersteuning aan organisaties en bedrijven uit de Water en Agri & Food sectoren om ze te stimuleren jonge Nederlandse en lokale experts in te zetten op internationale projecten, die bijdragen aan de eerder genoemde thema s in Water en Agri & Food. De financiële ondersteuning is bedoeld om enerzijds het mogelijk te maken de lokale Young Expert ervaring op te laten doen bij een Nederlandse organisatie (training, begeleiding en netwerk opbouwen) en anderzijds om bij te dragen aan de internationale uitzending van de Nederlandse jonge expert (opleiding en professionele begeleiding, kosten voor reizen, huisvesting, voorbereiding). 5.1 Financiële ondersteuning voor Nederlandse Young Experts De aanvragende organisatie draagt bij: De salariskosten inclusief het werkgeversdeel aan sociale premies voor de Nederlandse Young Expert; eenmalige bijdrage van EUR voor inzet van het programmabureau per geplaatste Nederlandse Young Expert. Tijd voor begeleiding YEP draagt het volgende bij: Maximaal 50% van de totale kosten van de plaatsing en maximaal EUR ,- per jaar. Van deze EUR wordt EUR gebruikt voor professioneel assessment, trainingsprogramma en professionele begeleiding; Op basis van een onderbouwde begroting van de aanvragende organisatie kan er dus een maximum bijdrage van EUR per jaar gegeven worden, vanuit het programma, voor de uitzendkosten (reiskosten, huisvesting, inboedel, verzekeringen, gastlandtoelage), 7 Dit bedrag blijft in beheer van het programmabureau Pagina 14 van 23

15 5.2 Financiële ondersteuning voor lokale Young Experts De aanvragende organisatie draagt bij: Alle kosten niet gedragen door YEP, waaronder reiskosten en een visum voor de voorbereidende training van YEP in Nederland, en draagt zorg voor een introductieprogramma van een week voor de lokale Young Expert in de eigen organisatie. Bij een tweejarig contract verzorgt de aanvragende organisatie ook het ticket en visum voor de verloftraining. YEP draagt het volgende bij: Op basis van een onderbouwde begroting maximaal 50% van de kosten, met een maximum van EUR per jaar, die ingezet kan worden voor salaris en operationele kosten. Voor training en opleidingen is EUR gereserveerd, die door het YEP programma bureau wordt ingezet. Op basis van een onderbouwde begroting van de aanvragende organisatie kan er dus een maximum bijdrage van EUR per jaar gegeven worden, vanuit het programma. 8 Dit bedrag blijft in beheer van het programmabureau Pagina 15 van 23

16 6 Verantwoordelijkheden organisatie en Young Expert 6.1 Begeleiding van een Young Expert door organisatie De aanvragende organisatie is verantwoordelijk voor: Contract & Arbeidsvoorwaarden Veiligheid en welzijn van de Young Expert Verantwoording over aan- en afwezigheid van de Young Expert (verzuim, ziekte en verlof) Personeelsmanagement Eindverantwoordelijk voor beoordeling en beloning De uitzendende organisatie levert een leidinggevende in het land van uitzending. Dit kan een manager zijn ter plekke Mentoring door een onafhankelijke (niet in een leidinggevende functie aan Young Expert) manager of bijvoorbeeld een vaste consultant die regelmatig op korte missies het land bezoekt Het is aan de Young Expert om te besluiten welke informatie wordt gedeeld met de leidinggevende, mentor en coach. De Young Expert formuleert de vragen voor de gesprekken op voorhand. Rol van de leidinggevende ten aanzien van de Young Expert De leidinggevende is de leidinggevende van de lokale organisatie van wie het volgende verwacht mag worden in de begeleiding van de Young Expert: Heldere omschrijving en verwachtingen ten aanzien van het eindresultaat te behalen gedurende de uitzending Ondersteuning in het behalen van de resultaten van de Young Expert Tijd voor persoonlijke begeleiding en feedback Tijd voor voortgangsgesprekken en een gefundeerde beoordeling Feedback van de leidinggevende kan zeer waardevol zijn, immers die ziet de Young Expert van dichtbij functioneren en kan sterke en aandachtspunten benoemen. De Young Expert wordt geacht zelf om feedback te vragen en zodoende te letten op de adviezen van de leidinggevende. De leidinggevende is verantwoordelijk voor de jaarlijkse functioneringsgesprek met de Young Expert. Rol van de mentor Mentoring wordt gedaan door een onafhankelijke (niet in een leidinggevende functie aan Young Experts) senior manager of bijvoorbeeld een vaste consulent die regelmatig op korte missies het land bezoekt. Deze mentor is werkzaam voor uit de uitzendende organisatie uit Nederland en kan als Pagina 16 van 23

17 klankbord worden gebruikt door de Young Expert. De mentor heeft een vertrouwelijke rol en is een middel voor de uitzendende organisatie om betrokken te zijn bij de ontwikkeling van Young Experts. De mentor krijgt beschikking over het assessment en het MBTI-rapport van de Young Experts ten behoeven van het uitoefenen van zijn of haar rol. De verantwoordelijkheden van de mentor zijn als volgt: Aanspreekpunt voor de Young Expert Advies geven in geval van calamiteiten Functioneringsgesprek verslagen checken en bespreken Leerplan bespreken met de Young Expert Evaluatie jaar 1 en financiële jaarrapportage opstellen en doorsturen naar het programmabureau YEP Programmabureau en mentorrelatie Het YEP Programmabureau voert een gesprek voor uitzending met de mentor en Young Expert over de resultaten uit het assessmentrapport en het op te stellen leerplan en de rol van de mentor. Wederzijdse verwachtingen worden hier vastgelegd. Het YEP Programmabureau en mentordag Het YEP Programmabureau biedt eenmaal een mentordag aan waarin zij toelichting geeft op de training en coaching van de Young Expert en waarin de mentor ook de coach ontmoet. Tevens wordt daar duidelijkheid gegeven over de vereiste rapportages. Op de volgende pagina bevindt zich een overzicht van de taakverdeling tussen Mentor, Leidinggevende en Coach. Pagina 17 van 23

18 MENTOR Hoofdverantwoordelijke Young Expert LEIDINGGEVENDE Hoofdbegeleider in het buitenland COACH Vertrouwenspersoon werk en privé Vormt schakel tussen leidinggevende, Young Expert en YEP-programmabureau Begeleidt Young Expert vanuit Nederland en vormt de directe link voor Young Expert met NL moederorganisatie Is gesprekspartner voor de Young Expert over inhoud werk, werkervaringen, competenties en vervolgcarrière Geeft visie en advies aan Young Expert over Personal Development Plan (PDP) Heeft direct contact met leidinggevende Young Expert Adviseert leidinggevende en Young Expert over functioneringsgesprek en versturen functioneringsverslag aan YEP-Programmabureau Verzorgt administratie (contract en financiën) Young Expert (voor het YEP-programmabureau) Stimuleert netwerkontwikkeling Young Expert Verzorgt introductieprogramma Young Expert door moederorganisatie voor vertrek naar buitenland Signaleert (dreigende) calamiteiten aan YEP- programmabureau Begeleidt de Young Expert bij het opstellen van zijn werkplan/werkopdracht Geeft supervisie en (operationele) begeleiding Young Expert a.d.h.v. werkplan Is verantwoordelijk voor training on the job, incl. feedback Geeft visie en advies aan Young Expert over Personal Development Plan (PDP) Heeft direct contact met mentor in Nederland Voert functioneringsgesprek met Young Expert en zorgt voor verslaglegging hiervan Adviseert Young Expert over werk gerelateerde doelen en resultaten verwezenlijken Stimuleert netwerkontwikkeling Young Expert Signaleert (dreigende) calamiteiten aan mentor Voert reguliere spiegel/coaching gesprekken met Young Expert Adviseert de Young Expert over Personal Development Plan (PDP) op basis van de uitkomsten van het assessment en MBTI-score Biedt handvatten voor persoonlijke retrospectie en persoonlijke ontwikkeling Inspireert tot zelfsturing Young Expert Signaleert (dreigende) calamiteiten aan YEPprogrammabureau Pagina 18 van 23

19 6.2 Verwachtingen ten aanzien van Young Expert YEP verwacht onder andere van de Young Expert dat hij/zij: kan bijdragen aan de institutionele ontwikkeling in het land van plaatsing, kan functioneren in een interculturele context, de samenwerking tussen bedrijfsleven, overheid en kennisinstellingen (netwerkvaardigheden) kan stimuleren en versterken, het vermogen bezit tot zelfreflectie en te kunnen werken aan de eigen doorlopende persoonlijke ontwikkeling, verder gaat dan wat er in het contract is opgenomen, high performance laat zien in zijn/haar werkomgeving, actief gebruik maakt van sociale media en actief kennis deelt, Loyaliteit en commitment toont richting YEP en zijn/haar werkgever deelneemt aan minimaal twee masterclasses. Er wordt uitgebreider ingegaan op het functieprofiel en benodigde competenties van een Young Expert in het document Functieprofiel Young Expert. Te vinden op Pagina 19 van 23

20 7 YEP-voorstel voor Positie Young Expert Om een Young Expert kennis en ervaring op te laten doen in een van de ontwikkelingslanden kunnen organisaties uit de Water- en Agri & Food sectoren een projectvoorstel indienen bij het YEP Programmabureau. Per jaar zijn er drie indieningsrondes voorzien. Het YEP voorstel bevat onder meer: een duidelijke omschrijving van de inzet van de Young Expert inclusief land, locatie, periode en achtergrond, functie-eisen en/of voorkeursprofiel van de Young Expert positie, begroting van de kosten, indien van toepassing bewijs van akkoord van inzet van de jonge expert door de lokale projectpartner(s), leer- en begeleidingsplan Young Expert motivatie en visie voor deelname aan het YEP weer In het format van het YEP voorstel wordt een volledig overzicht geboden en is te downloaden op de website Procedure Beoordeling De voorstellen worden volgens een vaste procedure beoordeeld: Schema beoordeling projectvoorstel Pagina 20 van 23

21 Volledigheidstoets Het YEP Programmabureau controleert binnen 10 kalenderdagen of het voorstel volledig is. Is dit niet het geval dan krijgt de indiener 7 kalenderdagen de tijd om de aanvraag te completeren. Incomplete voorstellen die niet tijdig worden hersteld, worden niet in behandeling genomen. Controle Vereisten De volledige voorstellen worden vervolgens beoordeeld aan de hand van de criteria en voorwaarden zoals in hoofdstuk 3 is beschreven. Een voorstel dat niet voldoet aan één (of meer) vereisten, wordt afgewezen. Deze indieners krijgen binnen twee weken na de indiening van hun voorstel een bericht over de afwijzing. Kwalitatieve Beoordeling Voorstellen die aan de vereisten voldoen, worden in eerste instantie door het programmabureau beoordeeld aan de hand van vier kwalitatieve beoordelingscriteria, die in onder hoofdstuk 7.3 beschreven staan. Het programmabureau kent punten toe aan de criteria. De beoordeling wordt door de YEP programma manager en YEP projectmanager, onafhankelijk van elkaar gedaan en wordt besproken in het team. Toekennen De voorstellen dienen een minimale score van 95 punten te behalen (drempelvoorwaarde). Bij twijfel wordt een besluit van de stuurgroep gevraagd. De uitkomst van de selectie wordt aan de stuurgroep van het YEP gepresenteerd. De stuurgroep brengt advies uit bij twijfel over een voorstel. Alle indieners krijgen binnen 6 weken bericht of hun projectvoorstel al dan niet wordt gehonoreerd. Bij toekenning van financiële ondersteuning wordt een contract gesloten tussen NWP als penvoerder van het YEP Programmabureau en de Nederlandse organisatie. 7.2 Data indieningsrondes Voor de data van de indieningsrondes zie Pagina 21 van 23

22 7.3 Beoordelingscriteria A. De mate waarin de beoogde taken beschreven zijn, en relevant zijn voor Water & Ontwikkelingssamenwerking B. De mate waarin het leer- & begeleidingsplan de Young Expert in staat stelt zich te ontwikkelen op voor het YEP programma relevante sectorthema s en een netwerk op te bouwen ARGUMENTATIE - Heldere taakbeschrijving - Heldere en realistische functie-eisen - Toetsing OS-relevantie & kwaliteit project - Welke thema s? - Welke leerdoelen? - Op welke wijze wordt hieraan invulling gegeven in leerplan? - Lokaal, regionaal, nationaal, internationaal netwerk - Begeleidingsplan dat beoogde begeleiding beschrijft (lokaal, vanuit Nederland, inclusief structuur ontvangende organisatie: bv. kantoor, werkplek, senior manager ter plekke die begeleidt, korte missie experts uit Nl die kunnen begeleiden om zeker te zijn dat iemand binnen een goede structuur geplaatst wordt. Dit geldt voor zowel voor Nederlandse als lokale Young Expert. MAX. SCORE SCORE C. De motivatie van de Nederlandse werkgever en lokale opdrachtgever over de bijdrage van de Young Expert voor hun organisatie en toegevoegde waarde voor het project D. De mate waarin de Nederlandse werkgever en lokale opdrachtgever van de Young Expert een heldere visie schetsen hoe zij op langere termijn de Young Expert zouden kunnen inzetten en welke spin-off verwacht wordt van deelname aan het YEP programma. A. Voor de Young Expert B. Voor de eigen organisatie(s) C. Voor de Nederlandse / internationale Water en Agri & Foodsector Maximale score: 130 punten. Minimale score (drempelwaarde At/m D): 95 punten Er worden extra punten toegekend indien: het project plaatsvindt in een (of meerdere) van de OS Partnerlanden, een Nederlandse en lokale Young Expert samen aangevraagd en geplaatst worden op 1 project (15 punten), de aanvraag voor een Young Expert positie om een periode van 2 jaar gaat. Omdat er gestreefd wordt naar een kwalitatief hoog leertraject van de Young Expert, gaat het programma uit van een trainings- en ontwikkelingsprogramma van 2 jaar 9 9 Deze punten tellen niet mee voor de drempelwaarde, wel om de meest relevante aanvragen te honoreren Pagina 22 van 23

23 8 Formalisering Samenwerking 8.1 tussen YEP Programmabureau en aanvragende organisatie Het NWP, penvoerder van het YEP Programmabureau sluit een overeenkomst met de uitzendende organisatie waarin de contractverplichtingen worden vastgelegd voor de uitzendende organisatie. Een concept overeenkomst is te downloaden via De volgende punten worden hierin opgenomen: Voorwaarden voor het overleggen van administratieve bescheiden: getekende uitzend- of inhuurovereenkomst, salarisstrook maand indiensttreding en december, kosten uitzending, kosten verzekeringen (SOS verzekering, repatriëringsverzekering, molestverzekering), De-minimis verklaring (zie downloads op indien het een lokale Young Expert betreft (alleen vereist indien de indienende organisatie wordt gezien als onderneming onder de EU-staatssteunregels), Afspraken rondom bevoorschotting: o eerste jaar: 95% na ontvangst getekend contract, o tweede jaar: 95% na overleg van vereiste rapportage, Het binnen 3 maanden na afloop van de inzet van de Young Expert leveren van een financiële eindrapportage, vergezeld van administratieve bescheiden voor vaststelling van de financiële bijdrage van het YEP programma, Het jaarlijks leveren van een voortgangsrapportage door de uitzendende organisatie. Daarbij wordt niet alleen de ontwikkeling van de Young Expert beoordeeld, maar wordt ook de lokale werkcontext (o.a. begeleiding, taakomschrijving) gemonitord. 8.2 tussen organisatie en Young Expert Een tijdelijke aanstelling (uitzend- of inhuurovereenkomst) voor minimaal 1 en maximaal 2 jaar wordt afgesloten tussen de Young Expert en de aanvragende organisatie voor zowel de lokale als Nederlandse Young Expert. Een voorbeeld arbeidscontract is te vinden op tussen YEP programmabureau en Young Expert Er komt een simpele overeenkomst, te vergelijken met een intentieverklaring, tussen YEP programmabureau en Young Expert, waarin de verwachtingen naar elkaar toe worden duidelijk gemaakt ten aanzien van de inzet in het trainingsprogramma en de participatie in groepsopdrachten en gebruik social media. Er zullen bijvoorbeeld een aantal punten uit Hoofdstuk 6.2 worden overgenomen. Pagina 23 van 23