Eindrapportage Zelfevaluatie RvC De Huismeesters Groningen, 11 maart 2014

Transcriptie

1 Eindrapportage Zelfevaluatie RvC De Huismeesters Groningen, 11 maart 2014 Blauw BV Johan Karmanhof HJ Amersfoort Tel: // info@blauwbv.nl - KvK: BTW: B01 IBAN: NL27 RABO // BIC: RABONL2U

2 Inhoud 1. Inleiding 3 2. Algemene conclusies 4 3. Conclusies over de diverse aspecten van uw functioneren Over het werk van het toezicht houden Over de rol van het adviseren Over de werkgeversrol Over de informatievoorziening van de RvC Over de RvC als team, inclusief de samenstelling van dit team Over de externe verantwoording 6 4. Actielijst 7 rapport zelfevaluatie RvC De Huismeesters 11 maart

3 1. Inleiding De Raad van Commissarissen (RvC) van De Huismeesters heeft bij de zelfevaluatie gekozen voor een externe begeleiding. Dat betekent dat elk lid van de RvC en de directeur-bestuurder een vragenlijst hebben ingevuld over het functioneren van de RvC als toezichthoudend orgaan en dat de ongetekende het evaluatiegesprek op 11 maart 2014 heeft begeleid. Het basisprincipe van een zelfevaluatie is de reflectie op het functioneren van de RvC. Het is goed om een duidelijk onderscheid te maken tussen een visitatie (een oordeel van anderen over het toezicht) en een zelfevaluatie (reflecteren om te leren en te verbeteren). Het is natuurlijk logisch dat bij een zelfevaluatie teruggekeken wordt naar de bevindingen uit het laatste visitatierapport (2011). Bijgaand leest u de rapportage van de dialoog en de conclusies van de bespreking op 11 maart De rapportage sluit af met afspraken en verbeterpunten. Aan het einde van de bijeenkomst van 11 maart constateert de RvC dat de aanpak van dit jaar (met een externe begeleider) geleid heeft tot een aanscherping van de onderwerpen en daarmee ook van de zelfevaluatie. Het gekozen proces van de ze zelfevaluatie behoedt de RvC van het risico van groepsdenken. Deelnemers aan de zelfevaluatie RvC De Huismeesters: C.A.M. Mulder voorzitter, op voordracht huurdersraad N.H.J. van de Lande vice voorzitter M. Kuipers lid J.B. Rijpkema lid D.P. Tavenier lid, op voordracht huurdersraad P.K. Hillenga directeur-bestuurder Amersfoort, 17 maart 2014 Theo Stubbé, Blauw BV rapport zelfevaluatie RvC De Huismeesters 11 maart

4 2. Algemene conclusies Het valt mij als begeleider bij deze zelfevaluatie op dat uw meningen over het algemeen in dezelfde lijn liggen als de beschrijving van de visitatiecommissie uit Dat is een prettige conclusie, want dat geeft aan dat er stabiliteit is in de rol en positie van de interne toezichthouder, met name vanwege uw goede score in het betreffende visitatierapport. Wellicht is de bovenstaande conclusie ook een valkuil om weinig kritisch te kijken naar verbeterpunten. Ik heb echter op 11 maart 2014 bemerkt dat u kritisch, en tegelijk zelfbewust, in gesprek gaat met elkaar over uw functioneren. Er was in dit gesprek geen sprake van groepsdenken, maar eerder van een gezond tegenspel tussen de leden van de RvC, dan wel met de directeur-bestuurder. Er werd geluisterd naar de argumenten en de inbreng van de afzonderlijke leden. Ik heb begrepen dat de vice voorzitter dit jaar vertrekt en dat er een nieuwe commissaris gezocht moet worden. Dat maakt dat de afspraken over de samenstelling van de RvC belangrijk zijn om de komende maanden zorgvuldig uit te werken. Tenslotte besteed ik aandacht aan het realiteit van vandaag dat het toezicht op corporaties onder het vergrootglas ligt van de maatschappij. Dit heeft voornamelijk te maken met de sl echte ervaringen met het toezicht bij de landelijke affaires, naast een algemeen sentiment rondom de volkshuisvesting. Ik geef in overweging dat de RvC van De Huismeesters het verslag van de zelfevaluatie gebruikt als communicatiemiddel; intern en extern. U laat daarbij zien hoe de RvC denkt (en acteert) over de kwaliteit van het toezicht bij De Huismeesters. 3. Conclusies over de diverse aspecten van uw functioneren 3.1 Over het werk van het toezicht houden De RvC concludeert dat de manier om te komen tot oordeelsvorming en besluitvorming goed functioneert binnen de raad. Alle leden van de RvC dragen moeiteloos voorbeelden aan dat er goed is doorgevraagd over bepaalde onderwerpen. De RvC maakt vaak gebruik van bestaande toetsingskaders. De RvC vindt dat de RvC zich primair moet richten op de volkshuisvestelijke- en maatschappelijk doelen. De RvC concludeert echter dat zij de afgelopen periode bewust en op een passende wijze meer aandacht heeft besteed aan financiële continuïteit en aan risico analyses, dan aan volkshuisvestelijke- & maatschappelijke doelen. De RvC concludeert tenslotte dat de directeur-bestuurder de raad goed informeert en communiceert over de voortgang van de ontwikkelingen. Aangetekend wordt dat de RvC een scala aan informatiebronnen gebruikt en dat de risico s goed inzichtelijk zijn. De RvC is eenduidig in haar opvatting dat zij zal en kan ingrijpen in de organisatie in de theoretische casus dat dit nodig zou zijn. rapport zelfevaluatie RvC De Huismeesters 11 maart

5 3.2 Over de rol van het adviseren De RvC concludeert dat het gevraagd en ongevraagd adviseren plaatsvindt, zonder dat de raad te dicht bij de positie van de bestuurder komt te staan, maar dat er tegelijk permanent aan deze rol van de RvC gewerkt moet worden. Er werd op 11 maart doorgesproken of dat de RvC vaker en ook zomaar tijd wil inruimen om te spreken over de status quo en de toekomst van De Huismeesters. Hierbij zou de Raad ook associaties willen opzoeken met ervaringen in andere sectoren. De directeur-bestuurder hoeft dergelijke bespiegelingen niet in de vorm van een dwingend advies te beschouwen. De RvC wil een krachtige organisatie als De Huismeesters ondersteunen met haar kennis en ervaring. De RvC herhaalt dat de informatie vanuit de organisatie prima is en zij heeft het gevoel dat zij regelmatig meekijkt in de keuken van De Huismeesters. Zo is bijvoorbeeld het ondernemingsplan opgezet als een iteratief proces tussen de organisatie en de RvC. Tegelijk zou de RvC dit ondernemingsplan regelmatig willen toetsen aan de praktijk van alledag. Dat betekent niet dat het ondernemingsplan op zo n moment herschreven wordt, maar het continue bijstellen past goed bij de hectische omgeving van de volkshuisvesting. Denk aan de invloed van de Novelle (van de Woningwet) op de toekomst van De Huismeesters of aan de impact van de aardbevingen op het (lange termijn) beleid. De directeur-bestuurder maakt trouwens prima gebruik van bilaterale overleg situaties met de leden van de RvC. Deze momenten van afstemming worden meestal kort aangehaald in de RvC vergadering. Het bespreken van dit onderwerp roept ook de vraag op over de gewenste nieuwsgierigheid van de RvC naar de kernvraagstukken van De Huismeesters. Heeft de RvC een goed beeld van de innovatieve kracht van de organisatie? Wat is de toegevoegde waarde van De Huismeesters voor de huurders? Doet De Huismeesters de goede dingen en doet de Huismeesters de dingen op een passende wijze goed? Het is echter niet de bedoeling dat de RvC gaat reageren op de waan van de dag, want (voor zove r nodig) is dat de taak van de directeur-bestuurder. De Voorzitter neemt zich voor het aspect van adviseren / toezichthouden explicieter te bespreken in het vooroverleg met de directeur-bestuurder. De RvC trekt de conclusie de vergaderingen misschien efficiënter kunnen worden om meer tijd te besteden aan de bovenstaande overwegingen. De RvC wil instellen dat per agenda afgewogen wordt hoeveel tijd besteed wordt aan lopende zaken of projecten versus bespiegelingen. Na elke vergadering zou kort geëvalueerd kunnen worden op de tijdsbesteding in de vergadering. 3.3 Over de werkgeversrol De RvC concludeert dat zij een heldere werkgever werknemer relatie heeft met de directeur-bestuurder op basis van wederzijds respect en begrip. Op 11 maart werd de procedure en de relatie tussen de remuneratiecommissie en de directeur-bestuurder besproken. De RvC spreekt af dat de remuneratiecommissie gezamenlijk het functioneringsgesprek met de directeur-bestuurder voert. Hierbij voelen zowel de RvC als de directeur-bestuurder de behoefte om de toetsingskaders voor het functioneren wat duidelijker vast te leggen, zonder te vervallen in een attitude van afrekenen. De rapport zelfevaluatie RvC De Huismeesters 11 maart

6 directeur-bestuurder kan zich goed vinden in de manier van werken, ook als dat wat formeler wordt uitgevoerd. 3.4 Over de informatievoorziening van de RvC De RvC vindt dat over het algemeen de kwaliteit en de tijdigheid van de informatievoorziening goed in orde is. De RvC maakt ook gebruik van andere bronnen dan de bestuurder, zoals themasessies, werkbezoeken en overleg met het management, Ondernemingsraad en de huurdersvereniging. Daarnaast worden diverse openbare bronnen genoemd, zoals Aedes, VTW, CFV en dergelijke. De RvC benoemt het belang van de onafhankelijke positie van de controller. 3.5 Over de RvC als team, inclusief de samenstelling van dit team De sfeer in de vergaderingen is open, goed en zakelijk. Er wordt met wederzijds respect naar elkaar geluisterd, met voldoende ruimte voor afwijkende meningen. Na de uitwisseling van argumenten wordt er voor besluitvorming gestreefd naar consensus. De voorzitter heeft incidenteel vooraf overleg met de directeur-bestuurder (bijvoorbeeld ter voorbereiding van een agendapunt) en meldt dit in de vergadering. De verhouding efficiency en diepgang in het vergaderproces wordt als afdoende ervaren. Volgens een lid is het de laatste jaren verbeterd door de stukken op hoofdlijnen te bespreken. Sinds 2012 is er een leidraad integriteit. Dit heeft ertoe geleid dat er maatregelen/afspraken zijn gemaakt over de uitwerking van deze leidraad. De RvC vindt dat de samenstelling van de RvC voldoende op orde is en volstaat voor de taak. De RvC vindt dat de kennis van de volkshuisvesting op het gebied van sociale geografie en/of planologie beter zou kunnen. Daarnaast moet zowel bij de herbenoeming als bij een nieuwe benoeming gekeken worden of de diversiteit en de samenwerking binnen het team van commissarissen goed in balans is. Iedereen is overtuigd dat er geen sprake is van belangenverstrengeling of enige vorm van last of ruggespraak. 3.6 Over de externe verantwoording Alle leden hebben een helder en eenduidig beeld over het imago van De Huismeesters. Dit wordt in diverse bewoordingen geformuleerd als een betrouwbare, klantvriendelijke, ambachtelijke buurtcorporatie. Enkele leden verwijzen hierbij naar het visitatierapport uit Men is zich bewust dat de volkshuisvesting landelijk niet zo n goed imago heeft. Het overleg met de huurdersraad en de OR verloopt goed. De RvC zal de huurdersraad en de OR vragen of rapport zelfevaluatie RvC De Huismeesters 11 maart

7 zij toelichting willen krijgen over de manier van toezichthouden van de RvC. Verder overweegt de RvC om meer te communiceren over het werk van de RvC via de website. Op dit moment publiceert de RvC alleen via het jaarverslag dat op de website staat, maar wellicht is een aparte plaats op de website een idee om uit te werken. De RvC wil de benaderbaarheid van het toezicht op De Huismeesters verbeteren. Overleg met andere stakeholders vindt niet plaats, maar de RvC agendeert dit onderwerp het komende jaar. Tenslotte spreekt de RvC op 11 maart over hun visie op de toekomst van De Huismeesters en de rol van de RvC hierbij. De RvC constateert dat de neuzen dezelfde kant op staan, maar dat het speelveld van de volkshuisvesting in beweging is, zodat een regelmatige dialoog hierover nodig is. 4. Actielijst 1) De RvC besluit om voor de zomer van 2014 te besluiten over de procedure voor de herbenoeming van een van de leden en over de vacature van een zetel in de RvC. 2) De RvC wil dat de kennis van de volkshuisvesting op het gebied van sociale geografie en/of planologie verbetert. Daarnaast moet zowel bij de herbenoeming als bij een nieuwe benoeming gekeken worden of de diversiteit en de samenwerking binnen het team van commissarissen goed in balans is. 3) De RvC wil ruimte en tijd inbrengen in de vergaderingen voor bespiegelingen over de toekomst van De Huismeesters. Dat betekent dat de vergaderingen efficiënter kunnen worden opgezet op de agendapunten over lopende zaken en projecten, zodat er tijd vrijkomt voor de strategische lange termijn - onderwerpen. De voorzitter bespreekt de keuze in agendering met de directeur-bestuurder. 4) De RvC besluit om de functioneringsgesprekken met de directeur-bestuurder voortaan uit te voeren met de hele remuneratiecommissie. 5) De RvC besluit om de toetsingskaders voor het functioneren van de directeur-bestuurder wat duidelijker vast te leggen, zonder te vervallen in een attitude van afrekenen. 6) De RvC wil meer moeite steken in de communicatie over het werk van het toezicht op De Huismeesters. De RvC stelt zij voor hierover te spreken met de huurdersraad en de OR, als wel door meer aandacht hieraan te besteden op de website van De Huismeesters. 7) In 2014 wil de RvC spreken over de wenselijkheid van overleg met andere stakeholders. rapport zelfevaluatie RvC De Huismeesters 11 maart