Uw bedrijfsresultaten verbeteren dankzij efficiënt documenten beheer. Case study: Braem Gebroeders N.V.

Transcriptie

1 Uw bedrijfsresultaten verbeteren dankzij efficiënt documenten beheer Case study: Braem Gebroeders N.V. Kort samengevat Informatie stromen beheersen onze bedrijven en het is cruciaal om deze snel, efficiënt en beveiligd te laten verlopen. In deze white paper identificeren we vijf belangrijke tijdrovers die de rendabiliteit van uw organisatie kunnen bedreigen. Het inzetten van een document management oplossing is hier een oplossing. De case study over Braem Gebroeders N.V. toont aan hoe C&C N.V. met DiAS de tijdrovers systematisch aan de kant schoof in een gefaseerd meerjaren project. De problematiek U maakte het zeker al mee, een belangrijk document dat op een cruciaal moment niet te vinden is. Stond u er al bij stil hoeveel tijd er in uw bedrijf verloren gaat bij het zoeken naar documenten? Die offerte die op uw bureau ligt, bent U zeker dat dat de allerlaatste versie is? Maakte uw collega ondertussen een aangepaste offerte? Onderzoek toont aan dat in een typische KMO met 10 bedienden jaarlijks tot aan tijd verspild wordt bij het zoeken naar niet bestaande informatie, het niet vinden van bestaande informatie en het hermaken van informatie die niet gevonden werd. Een bedrijf draait op informatie en vlotte communicatie. De meerderheid van de informatie die we verwerken komt via documenten binnen. Door de enorme toevloed aan informatie en de diversiteit waarop deze informatie via verschillende kanalen een bedrijf binnenkomt, is het moeilijk om een efficiënt, centraal en geïntegreerd beheer van informatie te hebben. We ontvangen documenten via de post, we versturen dagelijks tientallen berichten, maken brieven in Word... En telkens bewaren we deze op een andere manier (in de archiefkast, in de mailbox, op de fileserver,...). De vijf grootste tijdrovers in documentenbeheer Uit ervaring distilleerden we de vijf grootste tijdrovers. Er zijn vast en zeker nog ICT problemen die om een efficiënte oplossing vragen, maar deze spannen de kroon als het op tijdverlies door fout documentenbeheer gaat: 1. Informatie Bottlenecks Informatie blijft al te vaak vast zitten omdat het belang en de relevantie van het document voor de goede werking van het bedrijf niet voor iedereen duidelijk is. Het is daarom goed te analyseren wie welke informatie nodig heeft. Maar je wil ook weten waarvoor die informatie nodig is en wat de urgentie is van beschikbaarheid. Hiermee kunt u dan aan de slag om een efficiënter documentenbeheer op te starten.

2 2. Sporen op papier Veel bedrijven blijven zweren bij papieren documenten voor bepaalde onderdelen van een proces. Het voelt misschien veilig, maar papier is vooral een bron van fouten, verlies en zelfs diefstal van informatie. Analyseer uw processen en haal papier zo veel mogelijk uit uw bedrijf. Converteer alle papieren documenten systematisch naar een digitale versie die U veilig kan opslaan. 3. Kopieën Er worden te veel kopieën van documenten gemaakt. Versie één, twee, drie, finale versie, helemaal finaal en tenslotte nog een versie. Bedrijven moeten zich organiseren om met unieke documenten te werken. Dit voorkomt zoekwerk en fouten. Als kopieën onvermijdelijk zijn, dan moet een goed versiebeheer ingebouwd worden in de werkmethoden. Documenten centraal digitaal opslaan kan hierin een grote hulp zijn. 4. Veiligheid Bedrijven zijn niet voorbereid op het onverwachte. Wat betekent dit in geval van een ongeval, brand, overstroming, of een kleiner probleem waarbij documenten verloren gaan? Zij kunnen niet heropstarten zonder een langdurige onderbreking van de activiteiten. Of erger nog, gedeeltelijk of volledig verlies van cruciale informatie. Een degelijk back-up en recovery plan is cruciaal om voorbereid te zijn op onvoorziene omstandigheden. 5. Flexibiliteit Snel en flexibel kunnen inspelen op veranderende marktomstandigheden betekent dat de juiste informatie snel bij de juiste persoon moet terechtkomen. Hiervoor moeten documenten centraal en gemakkelijk terug vindbaar opgeslagen worden. Actieplan Laat ons deze vijf elementen samenbrengen in een stappenplan voor betere bedrijfsresultaten door efficiënt beheer van documenten: I. Breng uw informatiestromen in kaart met aandacht voor wie welke informatie nodig heeft, waarvoor die informatie nodig is en wat de urgentie van beschikbaarheid is. II. III. IV. Haal systematisch alle papier uit uw bedrijfsprocessen. Indien papier aan de bron niet kan vermeden worden, zorg dan voor scan infrastructuur om ook die laatste papieren sporen op te ruimen. Stuur uw bedrijfsprocessen bij om zo veel mogelijk met unieke documenten te werken. Breng uw documentenstroom onder in een centraal systeem dat toelaat alle informatie te organiseren, beheren, beveiligen en te verdelen. Zorg voor een goede infrastructuur inclusief back-up. V. Bouw verder op uw document management infrastructuur door informatie beschikbaar te maken voor sleutelmedewerkers waar en wanneer ze dat nodig hebben. In onze steeds mobieler wordende maatschappij betekent dat ook thuis, bij klanten en onderweg.

3 Als al uw processen gedigitaliseerd zijn, wordt het plots wel heel belangrijk om die informatie op een efficiënte manier ter beschikking te stellen van uw medewerkers. Niet iedereen doet zijn of haar job van achter een bureau met computer. Ook in de productiehal, de winkel, onderweg en bij klanten is toegang tot bedrijfsinformatie cruciaal. Ergonomie en gebruiksgemak is een niet te onderschatten component bij het opzetten van efficiënt documenten beheer. De informatie moet niet alleen centraal opgeslagen zijn, ze moet ook snel teruggevonden kunnen worden. En dat hangt niet alleen af van een goede zoekmotor maar ook van de manier waarop medewerkers informatie gaan opzoeken. Overzicht en duidelijkheid zijn essentiële elementen van een goed gebruikersinterface. En die interface moet ook aangepast zijn aan het toestel waarop die geraadpleegd wordt. Dat vraagt dus een aangepaste insteek voor bijvoorbeeld tablet computers en smart phones. Conclusies Ondernemers kunnen de bedrijfsresultaten gevoelig verbeteren door een efficiënt documentenbeheer. Investeren in een Document Management Systeem (DMS) is daarbij een goed idee. Maar er is meer nodig dan enkel een centrale opslag van documenten. De processen in het bedrijf moeten bijgestuurd worden om goed documentenbeheer te stroomlijnen en om volledig digitaal te gaan werken. Anderzijds moet er aandacht zijn voor een gebruiksvriendelijke toegang voor de eindgebruiker, een gebruiker die meer en meer informatie zal consulteren op mobiele platformen. In de praktijk Laat ons eens een kijkje gaan nemen in de praktijk. Braem Gebroeders N.V. is een toonaangevend bedrijf in de vrachtwagensector, met een brede en complete waaier aan producten en diensten met klanten in binnen en buitenland. Wie is Braem Gebroeders N.V.? Hun activiteiten bestaan uit: Aankoop en verkoop van (2 de hands) vrachtwagens en ander rollend materieel in binnen- en buitenland Aankoop en verkoop van onderdelen Dienstverlening (carrosserie / spuitafdeling / constructie / etc.) Braem heeft haar hoofdzetel in Handzame en verder zijn er vestigingen in Sombreffe (Wallonië) en Steenvoorde (Noord-Frankrijk). De problematiek Met een team van 170 medewerkers werkt Braem elke dag aan de tevredenheid van hun klanten. Maar hoe beheer je een permanent park van meer dan 400 vrachtwagens en rollend materieel en hoe beheer je een permanente voorraad onderdelen met verschillende artikelsoorten met dagelijks meer dan 100 inkomende en uitgaande bewegingen?

4 In het verleden beheerde men alle gegevens over inkomende en uitgaande vrachtwagens en onderdelen in een berg van papier, s en andere documenten. Met als gevolg: eindeloos zoeken, massa s klasseerwerk, en vertraging in de informatie doorstroming. Met een internationaal cliënteel speelt de Braem website ook een cruciale rol in het verkoopproces. Maar het bijhouden van beschikbaar materieel bleek een tijdrovende job. Hoewel er al een automatische link lag tussen het ERP pakket en de website volstond dit niet om snel en efficiënt commerciële informatie te verspreiden naar potentiële klanten. De oplossing Braem Gebroeders N.V. koos voor Computers & Communications N.V. (C&C) en DiAS om hun documentenbeheer te optimaliseren en te automatiseren. C&C werkte samen met de klant de verschillende tijdrovers die de efficiëntie van het bedrijf hypothekeerden stap voor stap weg. Enkele voorbeelden maken duidelijk hoe documentenbeheer in de praktijk de ROI van een bedrijf kan opdrijven. Bottlenecks: Leveringsbons van onderdelen worden in het magazijn direct ingescand waardoor de logistieke afdeling en de verkoopafdeling onmiddellijk ingelicht worden als een onderdeel fysisch geleverd werd en waardoor de administratie snel en efficiënt kan controleren. Indien leveranciers zich niet aan de afspraken houden of foutief leveren, kan veel korter op de bal worden gespeeld. Bottlenecks: Aankopers verspreid over Europa kopen dagelijks vrachtwagens en rollend materieel op. Door het automatiseren van de aankoopfiche belandt die informatie nu snel, efficiënt en zonder onduidelijkheden binnen de 24u op het hoofdkantoor. Inspelen op opportuniteiten gaat veel sneller, de beslissing over een aankoopprijs wordt veel sneller genomen. Bovendien kan een vrachtwagen nu al verkocht worden nog voor hij fysiek bij Braem Gebroeders N.V. aanwezig is. Sporen op papier: Door de informatiestromen te digitaliseren is de nood verdwenen om s af te drukken en aan fysieke bestelbonnen te hangen. Vandaag wordt alles netjes bijgehouden in DiAS. Kopieën: Dankzij het geïntegreerde versiebeheer in DiAS wordt steeds de meest up-to-date informatie ter beschikking gesteld. Om goedgekeurde bestelbonnen duidelijk te identificeren worden de fysieke documenten voorzien van een vooraf gedrukte barcode. Bij het inscannen na ondertekening worden deze automatisch aan het correct dossier toegevoegd. Veiligheid: In het verleden verdween een Excel document met alle lopende klachten naar leveranciers bij een eenvoudige computer crash. Hierdoor ging een volledige serie claims verloren ging. Vandaag wordt dit document veilig centraal opgeslagen en gebackuped.

5 Flexibiliteit: Toen beslist werd om de inhoud van de website te laten voeden door DiAS, werden de voordelen van een DMS naar informatie verspreiding toe extra in de verf gezet. Vrachtwagens en ander rollend materieel staan sneller online, de vertaling gebeurt automatisch én de informatie wordt doorgestuurd naar verschillende externe e-commerce sites. Uit ons gesprek met het Braem team onthouden we nog het volgende: Naast de verhoging in efficiëntie, is ook de besparing in fysieke opslagruimte mooi meegenomen. Anderzijds mag men als onderneming een stuk change management niet uit het oog verliezen. Medewerkers die dagelijks op de computer administratief werk verrichten genieten binnen de kortste keren van de voordelen van een DMS, maar op de werkvloer vraagt zo n omschakeling de nodige aandacht en opleiding. Een gefaseerde implementatie De implementatie van DiAS bij Braem Gebroeders N.V. pakten we gefaseerd aan. De eerste prioriteit bij implementatie lag bij de aankoop, verkoop en boekhouding. In tweede instantie werd de aankoop en verkoop van vrachtwagens betrokken in het project. Fase 1: In een eerste fase digitaliseerden we een pak historisch papier. Omdat op zeer regelmatige basis nog opzoekingen gebeuren in aankoopfacturen en leveringsbonnen van vorige boekjaren én de fysische stockageruimte niet meer toereikend was, voerden we een backlog scanning uit. Deze backlogscanning gebeurde door een interim kracht die o.a. de aankoopfacturen en inkomende leveringsbonnen tot 1 jaar terug heeft gedigitaliseerd. De mensen van de administratie startten meteen met het consulteren van deze documenten zodat dit een quick win opleverde en een onmiddellijke return on investment. Fase 2: In de tweede fase werden de dagelijks ontvangen papieren documenten (als inkomende leveringsbonnen, aankoopfacturen, transportdocumenten, etc.) gedigitaliseerd en werden documenten gegenereerd door de ERP-toepassing automatisch gearchiveerd (als verkoopfacturen, uitgaande leveringsbonnen, aanmaningen, etc.). Een integratie met de bestaande ERP toepassing en het boekhoudpakket is hierbij heel belangrijk. Alle gegenereerde documenten uit de ERP toepassing, worden automatisch in DiAS gearchiveerd. Op documenten die nog getekend terug moeten binnenkomen (bijvoorbeeld uitgaande leveringsbonnen), wordt in de ERP toepassing een barcode voorzien, zodat de getekende versie automatisch gearchiveerd wordt als nieuwe 2de versie. Een mooi voorbeeld van goed versiebeheer. Vanuit het boekhoudpakket, kan men de gedigitaliseerde aankoopfactuur in DiAS, rechtstreeks consulteren d.m.v. een bijkomende knop.

6 Een aantal processen worden in deze 2 de fase ook in kaart gebracht, zoals bijvoorbeeld het goedkeuringstraject van aankoopfacturen. Deze worden digitaal ondervangen in de softwaretoepassing DiAS. Tijdens deze 2 de fase kwamen de Braem medewerkers zelf ook met suggesties aankloppen om bijkomende types van documenten, workflows, dossiers te ondervangen in het DMS systeem. Een teken dat DiAS snel ingeburgerd was in de organisatie! Fase 3: In de 3 de fase werd gefocust op het digitaal herorganiseren van het aankoopproces. Een centraal aankoopformulier wordt opgemaakt voor de aankoop van potentiële vrachtwagens. De aankoper vult dit formulier in bij het bezichtigen van vrachtwagens. Naarmate hij meer informatie, foto s en documenten heeft wordt de informatie aangevuld in DiAS. Vóór de implementatie van DiAS werd al deze informatie verzameld per , zonder centraal beheer. Wanneer een vrachtwagen later opnieuw wordt aangeboden, kan men nu de reeds vroeger geregistreerde informatie gemakkelijk terug oppikken. Na de aankoop van de vrachtwagen wordt deze fiche afgewerkt en via de DiAS workflow komt deze voor verdere verwerking bij de juiste personen terecht. Hierdoor heeft men onmiddellijk zicht op wie wat nog dient af te handelen voor de aankoop, transport, betaling, enz. De verkopers krijgen dagelijks een overzicht van de aangekochte vrachtwagens van de dag, per . Op basis van dit ingevulde aankoopformulier, controleert men ook de staat van de vrachtwagen die bij levering binnenkomt. Is de staat van de banden correct? Zijn de aanwezige opties nog aanwezig? Alweer een proces waarbij efficiënt informatiebeheer zijn vruchten afwerpt. Fase 4: In fase vier werd de website van Braem Gebroeders N.V. gekoppeld aan DiAS. De centraal geregistreerde gegevens over beschikbare vrachtwagens in DiAS worden nu gepubliceerd op de website. Omdat iedere aangekochte vrachtwagen, op een gestructureerde manier wordt omschreven, is de publicatie op de website eenvoudig, snel en correct. De informatie wordt op die manier ook onmiddellijk beschikbaar gesteld in verschillende talen. (voorbeeld: De verkopers krijgen dagelijks een met een overzicht van de verkochte vrachtwagens van de dag. Vervolgens gaat Braem nog een stap verder in het online verkopen van vrachtwagens. De gegevens van de te verkopen vrachtwagens worden nu uitgewisseld met een externe marketingtool, die online de mogelijkheid biedt om vrachtwagens en rollend materieel te adverteren op diverse websites.

7 En de toekomst? Voor de toekomst wordt nagedacht over het gebruik van mobiele toestellen. Alleen al in Handzame werkt Braem Gebroeders N.V. in 9 verschillende gebouwen verspreid over een oppervlakte van m²! Nu al draagt DiAS bij tot een efficiëntere communicatie binnen het bedrijf, maar er is zeker nog opportuniteit om nog meer mensen op de werkvloer toegang te geven tot de informatie in DiAS. Een gebruiksvriendelijke tablet PC of smart phone kan daar een ideaal platform voor zijn. De succesvolle samenwerking tussen Braem en C&C kan dus zeker nog een flinke tijd doorgaan!