PSU Boekhouden en PSU Boekhouden Light Module Verkoop V1 facturering en aanmaning Handleiding en inleiding tot facturering

Transcriptie

1 gravita PSUB PSUBL PSU Boekhouden en PSU Boekhouden Light Module Verkoop V1 facturering en aanmaning Handleiding en inleiding tot facturering Versie augustus 2007

2 2 Handleiding module PSU Verkoop, inleiding tot facturering en aanmaning 24 augustus 2007 Inhoud Voorwoord...3 Deel I Inleiding tot factureren en debiteurenbewaking...4 Hoofdstuk I-1 De informatie Gewenste informatie Verplichte informatie Moeilijke informatie...4 Hoofdstuk I-2 Indeling van informatie in de module Verkoop Basisgegevens Het artikelbestand Facturen maken Factureren De journaalpost Afdruk van facturen...8 Hoofdstuk I-3 Periodieke facturen...9 Hoofdstuk I-4 Informatie...9 Hoofdstuk I-5 Aanmaningen Van factuur tot aanmaning Na de eerste aanmaning De aanmaningen afdrukken...10 Deel II Verschillen in werking tussen PSU Boekhouden V4 en PSU Boekhouden Light Algemeen De journaalpost Adressen Het starten van het programma...13 Deel III Handleiding PSU Boekhouden (Light) module Verkoop...14 Hoofdstuk III-1 Facturering Het menu Systeemgegevens Factuurinstellingen briefpapier samenvoegbestand met eigen logo Factuurteksten Artikelen Facturen maken Factureren Herdrukken van facturen Optionele koppeling PSU Adressenbeheer met PSUBL...29 Hoofdstuk III-2 Aanmaningen...31 Hoofdstuk III-3 Informatie...36 Hoofdstuk III-4 Periodieke facturen...39

3 Handleiding module PSU Verkoop, inleiding tot facturering en aanmaning 24 augustus Voorwoord De module PSU Boekhouden (Light) Verkoop bestaat uit vier onderdelen: - Facturering De functies van de submodule facturering zijn het invoeren van artikelen en facturen, het afdrukken van een factuur en het boeken van de factuur in PSU Boekhouden. Ook bevat het een herdrukmogelijkheid voor facturen. - Aanmaningen De submodule aanmaningen' gebruikt gegevens uit de boekhouding voor wat betreft openstaande posten, en de systeemgegevens uit submodule facturering voor vervaldata voor het produceren van aanmaningen. - Informatie Informatie en overzichten over ingegeven facturen, afgedrukte facturen en de verkopen per artikel. - Periodieke facturen Periodieke facturen zijn facturen die steeds na een bepaalde periode automatisch worden toegevoegd aan de factuurkandidatenlijst. Op deze manier kunnen bedragen die periodiek dienen te worden gefactureerd, zoals bijvoorbeeld abonnementsgelden, één keer worden ingegeven en vervolgens steeds automatisch worden gefactureerd. De ontwikkeling van PSU Boekhouden Verkoop is vooral afhankelijk van informatie van de gebruiker: daarom is het mogelijk dat de versienummers van de onderdelen niet gelijk zijn. Gravita zal er zorg voor dragen dat er geen problemen zullen ontstaan bij versieverschillen. De module Verkoop is vrijwel gelijk voor PSU Boekhouden V4 en PSU Boekhouden Light V1. Daar waar er wel verschillen zijn, worden deze genoemd in deel II: Verschillen in werking tussen PSU Boekhouden V4 en PSU Boekhouden Light. Light Ondanks het feit dat de module Verkoop gebruikt kan worden met PSU Boekhouden Light, kan module Verkoop niet als Light worden aangemerkt. Uitgaande van de minimumvereisten voor een factureerprogramma, is er eigenlijk geen Light oplossing mogelijk. In hoofdstuk I is daarom een inleiding, een cursus, opgenomen over hoe alles werkt. De boekhouding, facturering en de verwerking kent een aantal wenselijke onderdelen en een aantal (wettelijk) verplichte onderdelen. Er is in hoofdstuk I zoveel mogelijk een poging gedaan om alles duidelijk te maken. Wel is het belangrijk om vooraf zoveel mogelijk over de boekhoudkundige kant te weten, hiervoor verwijzen wij graag naar onze cursus boekhouden in de handleiding van PSU Boekhouden Light. Algemeen De module PSU Verkoop geeft de mogelijkheid om facturen in te geven, facturen af te drukken en door te boeken in PSU Boekhouding (Light). Met versie V1.20 is de module Verkoop een ander programma geworden. Wij hebben ruim een jaar onderzoek gedaan naar de werking van het factureerprogramma. In sommige gevallen zijn wij achter de gebruiker gaan zitten en hebben nota genomen van de problemen die de gebruiker tegenkomt. Vrijwel alle vragen en problemen zijn nu verwerkt in het programma en hebben V1.20 als resultaat. Versie V1.20 kent drie afdrukmogelijkheden voor facturen: een samenvoegbestand, de factuur op briefpapier afdrukken en een zelf ingestelde factuur met eigen logo s. Het samenvoegbestand geeft de mogelijkheid om in een tekstverwerkingsprogramma zelf een factuur te maken en de benodigde gegevens in te vullen. Submodule facturering zal automatisch de journaalpost van de factuur opstellen en doorboeken in PSU Boekhouden (Light). Het onderdeel aanmaningen geeft de mogelijkheid om na een bepaald aantal dagen na verzending van de factuur een aanmaning met een zelf gekozen tekst af te drukken als de factuur niet betaald is. Behalve het vaststellen van de openstaande posten en de vervaldata is er geen verbinding met PSU Boekhouden (Light).

4 4 Handleiding module PSU Verkoop, inleiding tot facturering en aanmaning 24 augustus 2007 Deel I Inleiding tot factureren en debiteurenbewaking Hoofdstuk I-1 De informatie 1. Gewenste informatie Het doel van verwerking binnen de module PSU Verkoop is het afdrukken en verwerken van een factuur. Daarom is het belangrijk om eerst te kijken naar de gewenste informatie die op de factuur terecht dient te komen. - de factuurdatum en eventueel ontvangstdatum, als er vooruitbetaald is en de datum afwijkt van de factuurdatum; - een uniek nummer; - relatie met een adres; - lijst van artikelen, met eventueel een ruime omschrijving en prijs, aantal; - een totaalbedrag; - een BTW bedrag, gesplitst naar BTW-tarief (als de ondernemer BTW-plichtig is); - bij voorkeur een tekst die aangeeft hoe de factuur betaald dient te worden, en vóór een bepaalde datum (vervaldatum). Deze gegevens dienen dus verzonden te worden aan degene die de bestelling heeft geplaatst. Verder dient er ook de mogelijkheid te bestaan voor een kopie voor eigen gebruik. Na het afdrukken van de factuur mag er geen wijziging meer in de factuurgegevens worden gemaakt, behoudens een eventuele adreswijziging. Per artikel dient een prijshistorie te worden bijgehouden, waar prijswijzigingen automatisch op datum kunnen worden berekend. Als de factuur is afgedrukt dient te prijs echter vast te liggen. Per factuur moet een korting kunnen worden gegeven. Deze korting zou niet voor alle artikelen moeten gelden. Een korting hoeft bijvoorbeeld niet worden gegeven voor een doorberekend aandeel in vaste kosten, zoals rembourskosten. Naast het afdrukken van de factuur en het blokkeren van de gegevens in het factureersysteem, dient de factuur nog te worden verwerkt in de boekhouding. Voor het opstellen en doorboeken van de journaalpost zijn nog meer gegevens nodig. - grootboekrekeningnummer debiteuren; - grootboekrekeningnummer(s) BTW rekeningen, telling per BTW-tarief; - grootboekrekeningnummer(s) opbrengsten, telling van artikelprijzen per opbrengstrekening. Per factuur dient de BTW berekening te kunnen worden uitgesloten. Voor buitenlandse ondernemers binnen de EG, waarvan het BTW nummer bekend is, hoeft geen BTW in rekening te worden gebracht. 2. Verplichte informatie Een deel van de gewenste informatie komt voort uit verplichte informatie. De verplichtingen worden opgelegd door de belastingdienst. De factuur dient de volgende verplichte informatie te bevatten: - het BTW nummer van de ondernemer; - als bij een buitenlandse ondernemer geen BTW is berekend, het BTW nummer van de debiteur; - eenheidsprijs van het artikel exclusief BTW; - kortingen; - BTW tarieven, bedrag per tarief en totaal BTW; - bij vooruitbetaling de betalingsdatum, als deze afwijkt van de factuurdatum. Verder bestaat de verplichting om facturen achtereenvolgend te nummeren, met een uniek opeenvolgend nummer. 3. Moeilijke informatie Het samenspel van deze informatie lijkt erg moeilijk. Alle bestaande factureersystemen hebben een eigen keuze gemaakt voor de indeling en invoermogelijkheid van de informatie. In het volgende hoofdstuk is aangegeven hoe PSU Verkoop de informatie opvraagt en gebruikt. Verplichte informatie is steeds met een ster (*) aangegeven.

5 Handleiding module PSU Verkoop, inleiding tot facturering en aanmaning 24 augustus Hoofdstuk I-2 Indeling van informatie in de module Verkoop 1. Basisgegevens Verschillende delen van de informatie worden in PSU Verkoop slechts éénmaal ingegeven, en zullen vaak ook niet meer wijzigen. Bijvoorbeeld: - grootboekrekening BTW hoog; - grootboekrekening BTW laag; - het factuurnummer (zal automatisch ophogen, beginnende bij de eerste invoer of 1); - aantal dagen van factuurdatum tot vervaldatum (uiterste betaaltermijn). Daarbij behoren de tarieven voor de BTW* ook tot deze informatiegroep. De tarieven voor BTW maken deel uit van de verplichte informatie als de ondernemer BTW-plichtig is. Per tarief dient immers het bedrag op de factuur te worden opgegeven. De gebruiker kan echter kiezen alle BTW op één grootboekrekening te boeken, ook al is dat niet aan te raden. De overige basisgegevens gaan over de afdruksoort, die uitgebreid zal worden beschreven in sectie 6 van dit hoofdstuk. 2. Het artikelbestand Het artikelbestand vormt de basis voor de factuuradministratie én de journaalpost. Het is belangrijk deze informatie zeer secuur in te vullen, omdat er een groot aantal handelingen afhangen van de informatie uit het artikelbestand. Hoewel versie V1.20 ook een mogelijkheid kent om regels en bedragen op een factuur te zetten die niet in het artikelbestand staan: het diverse artikel (zie 3). De informatie uit het artikelbestand: - artikelnummer; - artikel met korting; - BTW tarief*; - korte interne omschrijving; - weergave van het aantal op de factuur; - grootboekrekeningnummer; - prijs artikel per een bepaalde datum (mogelijk meerdere prijzen op datum)*; - factuuromschrijving artikel, keuze uit 1 vaste regel, 2 vaste regels en 1 vaste regel en 1 vrije regel. Van een aantal van deze velden dient nog iets te worden toegelicht: Artikel met korting Over het algemeen zullen normale artikelen voor korting in aanmerking komen. Doorberekeningen zullen echter meestal buiten kortingsregelingen vallen. Een aandeel in de portikosten of rembours zal meestal zonder korting worden doorberekend. Door hier aan te geven dat het een artikel met korting betreft, zal er bij de berekening van de factuur korting worden berekend op de artikelprijs, als er bij bestelling gekozen is voor een korting. BTW tarief* Hier dient het geldende tarief te worden aangegeven voor het artikel, in hoog, laag of nul tarief. Deze instelling is bij het ingeven van de bestelling uit te sluiten voor levering aan buitenlandse ondernemers waarvan het BTW nummer bekend is*. Als bij beide tarieven 0 (nul) is ingegeven zal het programma uitgaan van een ondernemer die niet BTW-plichtig is, en geen BTW op de factuur weergeven. Weergave van het aantal op de factuur Voor de weergave van het aantal op de factuur kan gekozen worden uit: - hele getallen; - een aantal decimalen van 1 tot 4; - geen weergave, als er van vaste bedragen dient te worden uitgegaan. Zo hoeft er bijvoorbeeld, als bij elke klant 10 per bestelling wordt berekend, geen aantal te worden genoemd. Bij de bestelling zal altijd bij aantal 1 worden ingegeven, op de factuur zal geen aantal worden afgedrukt.

6 6 Handleiding module PSU Verkoop, inleiding tot facturering en aanmaning 24 augustus 2007 Grootboekrekeningnummer Hier dient te worden opgegeven op welke grootboekrekening de opbrengst of het aandeel in kosten dient te worden geboekt. Zo kunnen inkomsten voor portikosten naar keuze op de kostenrekening portikosten worden geboekt of op een afzonderlijke grootboekrekening doorberekende portikosten. Dit laatste heeft natuurlijk de voorkeur in verband met de BTW aangifte (zie cursus Boekhouden Light). Prijs artikel per een bepaalde datum (mogelijk meerdere prijzen op datum)* De prijs zal in een afzonderlijk bestand worden bijgehouden. Per een bepaalde datum zal met een bepaalde prijs worden gerekend. Zo is het mogelijk om vooraf al toekomstige prijswijzigingen op te nemen. Het programma zal automatisch op datum de juiste prijs zoeken. Het dient wel aanbeveling om de eerste datum in het prijsbestand vóór de eerste bestelling te plaatsen. Zou de eerste datum in het prijsbestand na de bestellingdatum liggen, zou de bestellingmutatie een bedrag van nul aangeven. Deze stuksprijs exclusief is een verplicht factuurcomponent. Factuuromschrijving artikel, keuze uit 1 vaste regel, 2 vaste regels en 1 vaste regel en 1 vrije regel De factuuromschrijving voor de factuur kent een optie voor één regel en twee regels. De variant met twee regels valt weer in twee opties uiteen. De ene kent een vaste tweede regel. Als gekozen is voor de tweede regel vrij, dan kan bij het ingeven van de bestelling die tweede regel per bestelling worden gewijzigd. Hierdoor is het mogelijk om per bestelling bijvoorbeeld periodes of opties te noemen in de omschrijving. 3. Factuur maken Een factuur bestaat uit een aanvraag van een klant voor bepaalde artikelen. Ook als een klant vooruitbetaalt is het noodzakelijk om de factuur in te geven. De journaalpost dient te worden opgesteld en een factuur moet worden verzonden. Op de factuur dient eventueel melding te worden gemaakt van de datum van vooruitbetaling*. Van elke ingegeven factuur zal één factuur worden afgedrukt. De ingegeven factuur is het informatiedeel die alle andere informatieonderdelen met elkaar koppelt: factuurmutaties, debiteurgegevens, adres, factuuropmaak enz. Een factuur bestaat uit de volgende informatie: - een uniek bestel- of kandidaat factuurnummer (kan eventueel automatisch); - wel of niet BTW berekenen voor buitenlandse ondernemers van wie het BTW nummer* bekend is; - debiteur, tevens koppeling met adres; - datum bestelling of ingave; - ontvangstdatum bij vooruitbetaling*; - factuurtekst, het veld voor de vrije factuurtekst (zie 6); - korting, bestaande uit een omschrijving en percentage*; - één of meer mutaties bestaande uit: - artikelnummer of diverse artikel (zie onder); - datum ingave (bepaalt tevens de stuksprijs); - aantal (hoeveel van het artikel, positief of negatief); - eventueel bedrag (alleen bij diverse artikel); - eventueel de vrije tweede regel van de artikelomschrijving (of omschrijving diverse artikel). Wel of niet BTW berekenen voor een buitenlandse ondernemer van wie het BTW nummer* bekend is Als het een buitenlandse ondernemer betreft die een BTW nummer heeft opgegeven, zal deze optie het volledige bedrag, ongeacht de instelling in het artikelbestand als nultarief opnemen. Debiteur, tevens koppeling met adres De debiteuren kennen een verschillende werking tussen PSU Boekhouden V4 en PSU Boekhouden Light V1. In Deel II is wordt hier nader op ingegaan. Voor beide mogelijkheden is het resultaat echter gelijk: het debiteurennummer zal worden gebruikt voor de boeking én het adres. Diverse artikel Een diverse artikel is een artikel die niet vooraf is ingegeven in het artikelbestand. Het dient voor incidentele posten die wel op de factuur terecht moeten komen. Nadeel van deze vorm van artikelmutaties is het feit dat in een later stadium de informatie over verkopen voor wat betreft diverse artikelen vrij beperkt is.

7 Handleiding module PSU Verkoop, inleiding tot facturering en aanmaning 24 augustus Datum ingave Het veld datum ingave zal niet op de factuur worden opgenomen. De datum van de factuurmutaties zal op de factuur worden weergegeven. Ontvangstdatum bij vooruitbetaling* Bij vooruitbetaling is het verplicht om op de factuur de ontvangstdatum te melden, als de factuurdatum niet gelijk is aan de ontvangstdatum*. Het invullen van de ontvangstdatum op de factuur geeft de mogelijkheid om de ontvangstdatum op te nemen in de vrije factuurtekst als variabele (zie 6 en deel III). Factuurtekst, het veld voor de vrije factuurtekst (zie 6) De 'factuurtekst' geeft aan welke door de gebruiker zelf ingegeven tekst op de factuur dient te worden afgedrukt. De namen van de teksten bestaan uit de omschrijvingen van betaalmogelijkheden. Voorbeeld: een factuurtekst, met de naam Te betalen, zou een tekst kunnen bevatten als: Gelieve laatstgenoemd bedrag over te maken op rekeningnummer ten name van onder vermelding van. De tekst zal onder de factuurgegevens worden afgedrukt op de factuur. Verschillende velden kunnen in de tekst worden opgenomen als zogenaamde variabelen, zoals factuurnummer, debiteurennummer, vervaldatum en ontvangstdatum. Korting, bestaande uit een omschrijving en percentage* In de bestelling kan een korting worden opgenomen, met een percentage. De belastingdienst wil graag dat kortingen apart op de factuur staan, in plaats van het even wijzigen van de artikelprijs. Het percentage zal worden berekend over het bedrag waarvoor in het artikelbestand is opgegeven dat het artikelen zijn waarvoor korting moet worden berekend. Het percentage dient in de kortingomschrijving te worden opgenomen als deze op de factuur zichtbaar moet zijn. Factuurmutaties De op de factuur afgedrukte velden voor de mutaties zijn: - datum factuurmutatie; - artikelomschrijving (kunnen maximaal 3 regels per artikelmutatie bevatten); - aantal; - prijs per stuk, exclusief* (op basis van de datum factuurmutatie); - totaalbedrag (aantal X prijs per stuk). Verder zal er een telling zijn van totaalbedrag per grootboekrekening én per BTW tarief. Bij 'aantal artikelen' in de bestellingmutatie kan een negatief aantal worden ingegeven. Dit kan dienen om een correctie op een voorgaande factuur te maken, of zelfs de gehele vorige factuur als creditfactuur op te stellen. Hierdoor zullen de bedragen op de factuur en in de journaalpost ook negatief zijn. 4. Factureren Bij het factureren kan worden gekozen voor definitief factureren, wat in feite factureren kan worden genoemd, en proforma factureren. Proforma facturen zijn facturen die worden afgedrukt zonder factuurnummer. Er zal ook geen journaalpost worden aangemaakt. De factuur kan in een later stadium definitief worden afgedrukt. Bij definitief facturen zal de factuur een nummer toekennen en een journaalpost aanmaken en doorboeken. Daarna zal de factuur worden afgedrukt. In feite is de afdruk in dit kader van ondergeschikt belang. Als de factuur is verwerkt, kan de factuur altijd naar wens opnieuw worden afgedrukt (zie 6). Als de factuur is verwerkt (definitief) kan er geen wijziging in de ingegeven factuur meer worden aangebracht, behalve het adres. Bij hernieuwde afdruk van de factuur zal het laatste adres op de factuur worden afgedrukt. Verwerking De verwerking van de factuur bestaat uit het berekenen en opslaan op schijf van alle componenten op de factuur, het opstellen en doorboeken van een journaalpost van de factuur. In het proces zal ook een factuur worden afgedrukt. Het afdrukken van de factuur is daarna naar willekeur te herhalen.

8 8 Handleiding module PSU Verkoop, inleiding tot facturering en aanmaning 24 augustus De journaalpost Tijdens de definitieve facturering uit punt 4, zal voor de factuur een telling worden gemaakt van de artikelen per grootboekrekeningnummer uit het artikelbestand, per BTW tarief uit de basisgegevens en een telling voor totaalbedrag voor korting voor alle artikelen waarvoor korting moet worden berekend. De journaalpost kan dan worden opgesteld met de volgende gegevens: - grootboekrekening debiteuren, opgegeven in boekhoudprogramma: totaal bedrag factuur; - grootboekrekeningen BTW, basisgegevens: totaalbedragen per tarief; - grootboekrekeningen opbrengst/kosten, artikelbestand: totaalbedragen per grootboekrekening; De journaalpost zal automatisch worden doorgeboekt in de boekhouding. 6. Afdruk van facturen Het afdrukken van facturen kan op drie manieren: - samenvoegbestand; - afdruk op briefpapier; - zelf ingestelde afdruk. De manier van afdruk is in te stellen bij de systeemgegevens. Het programma zal niet onthouden op welke wijze de factuur voorheen is afgedrukt. Dezelfde factuur is dus op meerdere manieren af te drukken. Zo kan bijvoorbeeld voor de eigen kopie van de factuur de op briefpapier versie' worden afgedrukt, die is vrijwel zeker goedkoper dan een versie met logo s. Samenvoegbestand Het samenvoegbestand zal worden gemaakt met de opgegeven bestandsnaam. In het bestand zal voor elke factuur een set regels worden geplaatst. De eerste regel bevat een zogenaamde headerregel, een regel waar alle veldnamen staan. Het bestand is met scheidingtekens zodanig opgesteld dat de meeste tekstverwerkingsprogramma s met samenvoegfunctie het bestand als data kunnen inlezen. In de praktijk is het een flinke klus om een standaarddocument voor samenvoeging aan te maken. Als het document er eenmaal is, levert het wel erg veel voordeel op. Het lettertype, lettergrote en de gehele layout is zelf instelbaar. Een ander voordeel is natuurlijk dat eenvoudig per factuur tekst is te wijzigen of toe te voegen. Afdruk op briefpapier De afdruk op briefpapier is een simpele afdruk in een niet-proportioneel lettertype (=alle letters nemen op papier even veel ruimte in). De plaats van het adres, de factuurinformatie en de breedte van de factuurtekst zijn door de gebruiker zelf in te stellen. Het is de bedoeling dat het exemplaar voor verzending wordt afgedrukt op voorgedrukt briefpapier. Het geeft een duidelijk leesbaar, snel af te drukken en vrij sober uitgevoerde factuur. Zelf ingestelde afdruk De zelf ingestelde afdruk geeft de mogelijkheid om eigen logo s op de factuur af te drukken en zelf de plaats van alle factuurcomponenten te bepalen. De afzonderlijk in te stellen onderdelen zijn: - logo 1; - logo 2; - NAW; - Factuurgegevens, factuurnummer, factuurdatum en debiteur; - Factuurmutaties en totalen; - factuurtekst. De instelling van de plaats van de componenten is afhankelijk van de beeldscherminstellingen. Als het scherm groot genoeg is (minimaal 1024x768), zal een scherm worden weergegeven waar instelling mogelijk is. Elk onderdeel kan worden geselecteerd door het aan te klikken, en daarna kan het worden verplaatst op het beeldscherm. Als het scherm kleiner is ingesteld, kan in een tabel de waarde per 1/20 punt handmatig worden ingesteld.

9 Handleiding module PSU Verkoop, inleiding tot facturering en aanmaning 24 augustus Hoofdstuk I-3 Periodieke facturen Periodieke facturen dienen om periodiek eenzelfde factuur aan te maken. Bijvoorbeeld voor het innen van vaste periodieke bijdragen of abonnementsgelden. Feitelijk zijn de facturen gelijk aan de facturen voor eenmalige facturering. De facturen dienen eenmalig te worden ingegeven met een startdatum en een einddatum van de periode. Vervolgens zal het programma de facturen steeds na verloop van een periode de factuur doorsluizen naar het normale factureersysteem, net alsof de factuur op dat moment handmatig is ingegeven. Het enige verschil met normale facturen is dat elke factuurmutatie een extra omschrijving meekrijgt op de factuur waar de periode van facturering zal worden aangegeven, bijvoorbeeld Periode t/m Periodieke facturen die zijn opgenomen als factuur kunnen niet meer wijzigen. De factuur kan wel worden verwijderd. Vervolgens kan de periodieke factuur eventueel worden aangepast. Als daarbij de data ook weer worden teruggezet naar de vorige stand, zal de factuur opnieuw worden opgenomen in de lijst van af te drukken facturen. De handeling om de periodieke factuur op te nemen als factuur zal dus alleen de start- en einddatum in de periodieke factuur wijzigen. De factuur zal pas definitief in de bestanden worden verwerkt op het moment van definitief factureren. Hoofdstuk I-4 Informatie Hoewel de wensen voor informatie nogal uiteen kunnen lopen, volgen er uit de hiervoor beschreven informatiebronnen een aantal soorten informatie, die moeten kunnen worden weergegeven of afgedrukt. Verschillende bronnen zullen elkaar overlappen, maar zijn desalniettemin nodig voor een volledige ontsluiting van de informatie die verkregen is. De informatie bestaat uit de volgende componenten: - Ingevoerde facturen; - Definitief verwerkte facturen; - Tellingen van verkochte artikelen; Naast deze mutatiegegevens dient er informatie te zijn over de stambestanden, bijvoorbeeld de artikelen.

10 10 Handleiding module PSU Verkoop, inleiding tot facturering en aanmaning 24 augustus 2007 Hoofdstuk I-5 Aanmaningen 1. Van factuur tot aanmaning In het onderdeel factureren is een vervaldatum opgegeven in de vorm van een aantal dagen na de factuurdatum. Dit hoeft niet de datum te zijn van de eerste aanmaning. Daarom is in de basisgegevens van aanmaning een aantal dagen in te geven vanaf de factuurdatum, waarna de eerste aanmaning dient te worden afgedrukt. Op deze manier kan bijvoorbeeld bij facturering worden opgegeven dat 14 dagen na de factuurdatum de factuur betaald dient te zijn, terwijl in aanmaningen is opgegeven dat de eerste aanmaning pas na 28 dagen na de factuurdatum zal worden afgedrukt en verzonden. Ook kan in de basisgegevens van de aanmaningen worden opgegeven met welke interval in dagen de volgende aanmaningen verzonden zullen worden, vanaf de datum van de eerste aanmaning. Hierdoor zal het gehele selectieproces automatisch worden geregeld. Bij de selectie kunnen bepaalde facturen worden uitgesloten van aanmaning. Een aanmaning bestaat uit een aanmaningtekst, die door gebruikers zelf is te schrijven. De aanmaningteksten zullen als tekstbestand te vinden zijn in de map [boekhouding]\a. De bestandsnamen zullen in een menu worden aangeboden vóór het aanmaken van de aanmaningen. Onder de aanmaningtekst zal een klein kader de openstaande en vervallen facturen weergeven. De volgende velden zullen worden weergegeven: - factuurnummer; - factuurdatum; - factuurbedrag; - ontvangen (deel)bedrag; - openstaand bedrag; - vervaldatum (uit facturering, factuurdatum+aantal dagen vervaldatum). De lijst zal worden afgesloten met een totaalbedrag openstaande posten. In de standaard versie van PSU Verkoop zullen enige voorbeelden van aanmaningteksten worden meegeleverd. 2. Na de eerste aanmaning Na de eerste aanmaning zal steeds op de huidige datum worden gekeken of de factuur opnieuw dient te worden gemaand, afhankelijk van het aantal dagen voor volgende aanmaning uit de basisgegevens. De geselecteerde vervolgaanmaningen zullen op het scherm worden weergegeven. Alvorens de vervolgaanmaningen af te drukken bestaat weer de keuzemogelijkheid voor een aanmaningtekst, en eventueel uitsluiten van facturen voor aanmaning. 3. De aanmaningen afdrukken De aanmaningen zijn af te drukken als tekst op briefpapier en als zelf ingestelde aanmaning. De afdruk op briefpapier is een simpele afdruk in een niet-proportioneel lettertype (=alle letters nemen op papier even veel ruimte in). De plaats van het adres en de aanmaningtekst zijn door de gebruiker zelf in te stellen. Het is de bedoeling dat het exemplaar voor verzending wordt afgedrukt op voorgedrukt briefpapier. Het geeft een duidelijk leesbaar, snel af te drukken en vrij sober uitgevoerde aanmaning. De zelf ingestelde afdruk geeft de mogelijkheid om eigen logo s op de factuur af te drukken en zelf de plaats van de aanmaningcomponenten te bepalen. De afzonderlijk in te stellen onderdelen zijn: - logo 1; - logo 2; - NAW; - Aanmaningtekst. De instelling van de plaats van de componenten is afhankelijk van de beeldscherminstellingen. Als het scherm groot genoeg is (minimaal 1024x768), zal een scherm worden weergegeven waar instelling mogelijk is. Elk onderdeel kan worden geselecteerd door het aan te klikken, en daarna kan het worden verplaatst op het beeldscherm. Als het scherm kleiner is ingesteld, kan in een tabel de waarde per 1/20 punt handmatig worden ingesteld. De aanmaning die op deze manier zal worden afgedrukt zal exact de opgegeven instellingen gebruiken.

11 Handleiding module PSU Verkoop, inleiding tot facturering en aanmaning 24 augustus Deel II Verschillen in werking tussen PSU Boekhouden V4 en PSU Boekhouden Light 1. Algemeen Met het werken met PSU Verkoop via PSU Boekhouden V4 en PSU Boekhouden Light V1 zijn een aantal kleine verschillen. Een aantal verschillen zijn alleen zichtbaar op de schermen, andere komen voort uit een verschil van werking tussen beide boekhoudpakketten. De uiterlijke verschillen zullen hier worden weergegeven, de verschillen in werking met de verschillende boekhoudprogramma s zullen in de volgende secties worden verklaard. De verschillen in weergave betreffen: - bedrijfsnummer; - bedrijfsnaam; - grootboekrekeningnummers. PSU Boekhouden V4 Het weergegeven bedrijfsnummer en de bedrijfsnaam worden door PSU Boekhouden V4 aan het programma PSU Verkoop doorgegeven vanuit het bedrijfsbestand. Het actieve bedrijf in PSU Boekhouden V4 zal het actieve bedrijf in PSU Verkoop zijn. Grootboekrekeningnummers bestaan uit zes (6) cijfers. PSU Boekhouden Light V1 Aangezien er geen bedrijfsnummer is zal er geen bedrijfsnummer worden weergegeven. De getoonde naam zal de naam van de administratie zijn. Grootboekrekeningnummers bestaan uit 4 cijfers. 2. De journaalpost Het verschil tussen de 'journaal onderweg' bestanden tussen de beide boekhoudprogramma s is zeer groot. Het programma zal automatisch het juiste formaat aanmaken. Het doorboekingsprogramma van PSU Boekhouden V4 zal een scherm weergeven, PSU Boekhouden Light V1 zal op de achtergrond de journaalpost doorboeken. PSU Boekhouden Light V1 zal in de openstaande postenlijst ook het nummer en de naam van de debiteur laten zien. 3. Adressen Het adres op factuur en aanmaning bestaat uit de volgende velden: - naam; - 2 e naamregel (of leeg); - adres; - postcode; - woonplaats; - land (of leeg). PSU Boekhouden V4 De adressen voor PSU Boekhouden V4 worden opgeslagen via PSU Adressenbeheer. Bij ingeven, onderhoud of zoeken van debiteur kan met de knop Naar Adressenbeheer het adres en aanvullende gegevens worden onderhouden. Het programma zal alle adressen steeds uit de bestanden lezen van PSU Adressenbeheer. De gegevens van de debiteur die in PSU Boekhouding worden opgeslagen zijn: - debiteurennummer; - interne naam debiteur; - BTW nummer (voor een buitenlandse ondernemer binnen de EG); - koppeling met het adres in PSU Adressenbeheer (= 97 +debiteurennummer).

12 12 Handleiding module PSU Verkoop, inleiding tot facturering en aanmaning 24 augustus 2007 Het debiteurenscherm: Het adres uit PSU Adressenbeheer:

13 Handleiding module PSU Verkoop, inleiding tot facturering en aanmaning 24 augustus PSU Boekhouden Light V1 De adressen van debiteuren maken binnen PSU Boekhouden Light standaard deel uit van de debiteurgegevens, hoewel er een optionele koppeling met PSU Adressenbeheer mogelijk is (zie deel III-9). Met deze koppeling werkt het programma gelijk aan de hiervoor weergegeven koppeling met PSUB V4. Het debiteurenscherm: 4. Het starten van het programma PSU Boekhouden V4. Als er wordt gewerkt met de geregistreerde versie van PSU Boekhouden V4, en de module PSU Verkoop is geïnstalleerd, zal PSU Boekhouden V4 op het hoofdscherm een extra kader tonen waarmee de verkoopadministratie kan worden gestart. PSU Boekhouden Light V1 Als PSU Verkoop is geïnstalleerd, zal het hoofdscherm in het menu Modules een keuze geven voor de start van de module Verkoop.

14 14 Handleiding module PSU Verkoop, inleiding tot facturering en aanmaning 24 augustus 2007 Deel III Handleiding PSU Boekhouden (Light) module Verkoop Hoofdstuk III-1 Facturering 1. Het menu Het menu bovenaan het scherm Verkoop, bestaande uit een keuze voor Bestand, Instellingen en Modules, dient om te navigeren tussen de overige componenten van de module Verkoop. In het menu Bestand staat slechts één optie, het beëindigen van het programma. Het Instellingen menu geeft de mogelijkheid om de factuurinstellingen te wijzigen (zie 3) en om de factuurteksten te onderhouden (zie 4). Het menu Modules geeft de mogelijkheid om de aanvullende modules te starten bij de module Verkoop. De aanmaningen zullen worden behandeld in hoofdstuk III-2, het informatiesysteem in hoofdstuk III-3 en de periodieke facturen in hoofdstuk III Systeemgegevens Het scherm systeemgegevens bevat alle gegevens die het programma nodig heeft om de taken tot en met het factureren te kunnen uitvoeren. De rekening- en BTW gegevens dienen voor de berekening en boeking van de factuur. Door de percentages BTW op nul te stellen zal de BTW regel op de factuur worden onderdrukt!

15 Handleiding module PSU Verkoop, inleiding tot facturering en aanmaning 24 augustus Met ingang van versie V1.20 heeft de module Verkoop de mogelijkheid van diverse artikelen op de factuur. Dat zijn incidentele posten die op een factuur kunnen worden opgenomen zonder daar eerst een artikel voor aan te maken. Voor die diverse artikelen zal wel bij het invoeren van de factuur een rekeningnummer moeten worden ingegeven voor de boeking van de omzet (meestal 8.). In het systeemscherm kan bij Rekening omzet diverse artikel een rekeningnummer worden opgegeven die het programma daar standaard in zal vullen. Het factuurnummer is belangrijk voor het uniek en opeenvolgend nummeren van de facturen. De opbouw van het factuurnummer bevat 8 cijfers, die bij elke verwerkte factuur met één zal worden opgehoogd. Met de keuze voor jaar in factuurnummer en maand in factuurnummer kunnen de eerste twee of eerste vier cijfers worden aangevuld met jaar en/of maandcijfers. Dit zal een maximum aantal facturen van inhouden! Daarna begint de factuurtelling weer op 'nul'. Na het aanmaken van de eerste factuur zal de factuurnummerteller steeds automatisch blijven doortellen. Let op: één van de eisen van de belastingdienst is dat factuurnummers uniek en opeenvolgend dienen te zijn. De dagen tot vervaldatum zal, puur informatief, een vervaldatum berekenen vanaf factuurdatum. Dit veld kan als variabele in de factuurtekst worden gebruikt (zie 4). De soort factuur bestaat op dit moment uit drie keuzen, te weten: 'samenvoeg', 'briefpapier' en eigen logo. De samenvoegkeuze maakt met factureren een samenvoegbestand aan, om met een tekstverwerkingsprogramma te kunnen samenvoegen met een door de gebruiker zelf opgestelde factuur (zie ook 3.2 Samenvoegbestand en 7. Factureren). De keuze voor 'briefpapier' geeft een geformatteerde tekst die zal worden afgedrukt op een A4 waarop logo en adresgegevens dienen te zijn voorgedrukt. De keuze briefpapier geeft een goedkope manier om bijvoorbeeld kopiefacturen af te drukken. Het gebruikt weinig printerinkt en is goed leesbaar. De keuze voor eigen logo geeft de mogelijkheid om alle factuurcomponenten te kunnen verplaatsen op de factuur, en geeft de mogelijkheid van twee eigen logo s in.bmp formaat. Volgende versies van PSU Boekhouden Verkoop zullen meer mogelijkheden bevatten voor factuurafdruk. Ook kan Gravita op verzoek eigen factuur layouts van gebruikers maken tegen zeer lage kosten. Facturering is over het algemeen zo gericht naar persoonlijke smaak, dat onmogelijk alle wensen van gebruikers kunnen worden verwerkt. Daarom biedt Gravita de mogelijkheid van een persoonlijke layout in PSU Boekhouden Verkoop. Zoals op bovenstaand scherm is te zien, bevat PSU Boekhouden Light inmiddels een optionele koppeling met PSU Adressenbeheer (zie 9.). PSU Boekhouden V4 bevat automatisch een koppeling met PSU Adressenbeheer. Als er al adressen zijn ingegeven vóór de koppeling zal de conversie module worden gestart om de bestaande adressen over te zetten naar PSU Adressenbeheer. 3. Factuurinstellingen Voor elke factuursoort zal het scherm Factuurinstellingen er anders uitzien, eenvoudigweg omdat elke lay-out andere eisen stelt aan de instelling. Zo zal de factuursoort op briefpapier, met een Courier lettertype rekeningen in regels en tekens. Terwijl de grafische vorm met eigen logo, met een Arial lettertype werken met puntgrootte. Standaard zal het programma zijn ingesteld op briefpapier, hoewel het voor elke soort factuur acceptabele standaardinstellingen zal hebben, zodat in principe direct kan worden gestart met facturen maken. Hieronder zal elke factuursoort worden behandeld, zowel voor wat betreft de instellingen als de uiteindelijke uitvoer. Voor elke soort is overigens ook een testafdruk te maken.

16 16 Handleiding module PSU Verkoop, inleiding tot facturering en aanmaning 24 augustus Factuurinstellingen briefpapier Als in het systeemscherm is gekozen voor de optie briefpapier zal bij de keuze voor factuurinstellingen uit het menu het hier weergegeven scherm worden getoond. Instellingen kunnen worden verandert en kunnen met de Opslaan knop in de bestanden worden opgenomen. Ook kan er steeds een testafdruk worden gemaakt met het resultaat van de wijzigingen. De afdruk van een factuur met de instelling briefpapier zal gebruik maken van het lettertype courier. Het is bij uitstek geschikt voor eigen kopieën van facturen, omdat deze versie weinig inkt gebruikt. Hieronder een voorbeeld van een afgedrukte factuur met factuursoort briefpapier.

17 Handleiding module PSU Verkoop, inleiding tot facturering en aanmaning 24 augustus Factuurinstelling samenvoegbestand De factuursoort samenvoegbestand kent feitelijk slechts één instelling, waarmee kan worden gekozen of de factuurtekst moet worden opgenomen in het samenvoegbestand. Deze optie is toegevoegd omdat het bestand veel kleiner zal zijn als de factuurtekst niet in het samenvoegbestand staat, hetgeen de snelheid van het samenvoegen ten goede zal komen. Met de Testafdruk knop kan een testbestand voor samenvoegen worden aangemaakt. Het samenvoegbestand zal een header bevatten die de veldnamen kan doorgeven aan het programma dat de samenvoeging zal uitvoeren. In de praktijk zal blijken dat een goed basisbestand voor samenvoeging in een tekstverwerker zeer veel tijd zal kosten. De header ziet er als volg uit: Aanhef#Naam#Adres#Postcode/woonpl#Land#Datum#Omschr1#Omschr2#Omschr3#Aantal#Stukprijs#Mutabedrag #Datum#Omschr1#Omschr2#Omschr3#Aantal#Stukprijs#Mutabedrag #Datum#Omschr1#Omschr2#Omschr3#Aantal#Stukprijs#Mutabedrag #Datum#Omschr1#Omschr2#Omschr3#Aantal#Stukprijs#Mutabedrag #Datum#Omschr1#Omschr2#Omschr3#Aantal#Stukprijs#Mutabedrag #Datum#Omschr1#Omschr2#Omschr3#Aantal#Stukprijs#Mutabedrag #Datum#Omschr1#Omschr2#Omschr3#Aantal#Stukprijs#Mutabedrag #Datum#Omschr1#Omschr2#Omschr3#Aantal#Stukprijs#Mutabedrag #Datum#Omschr1#Omschr2#Omschr3#Aantal#Stukprijs#Mutabedrag #Datum#Omschr1#Omschr2#Omschr3#Aantal#Stukprijs#Mutabedrag #Datum#Omschr1#Omschr2#Omschr3#Aantal#Stukprijs#Mutabedrag #Datum#Omschr1#Omschr2#Omschr3#Aantal#Stukprijs#Mutabedrag #Datum#Omschr1#Omschr2#Omschr3#Aantal#Stukprijs#Mutabedrag #Datum#Omschr1#Omschr2#Omschr3#Aantal#Stukprijs#Mutabedrag #Datum#Omschr1#Omschr2#Omschr3#Aantal#Stukprijs#Mutabedrag #Datum#Omschr1#Omschr2#Omschr3#Aantal#Stukprijs#Mutabedrag #Datum#Omschr1#Omschr2#Omschr3#Aantal#Stukprijs#Mutabedrag #Datum#Omschr1#Omschr2#Omschr3#Aantal#Stukprijs#Mutabedrag #Datum#Omschr1#Omschr2#Omschr3#Aantal#Stukprijs#Mutabedrag #Datum#Omschr1#Omschr2#Omschr3#Aantal#Stukprijs#Mutabedrag #BTW_procent#BTW over#btw bedrag #BTW_procent#BTW over#btw bedrag #Korting omschr#korting over#korting bedrag #Factuurnr#Factuurdatum#Debiteur#Subtotaal#Totaalnakorting#Totaal BTW#Totaal fact #Tekst$ De factuurmutatie regels kunnen veel vaker voorkomen dan in het voorbeeld hierboven. Bij elke facturering zal in de reeks facturen worden gezocht naar het grootste aantal factuurmutaties. Dat aantal zal vervolgens bij elke factuur voorkomen. Het is dus zaak om het doelbestand voor samenvoeging met voldoende regels te voorzien om altijd alle factuurmutaties te kunnen opnemen.

18 18 Handleiding module PSU Verkoop, inleiding tot facturering en aanmaning 24 augustus Factuurinstelling eigen logo De soort eigen logo geeft de mogelijkheid om alle onderdelen te verplaatsen op de factuur. De opslaan knop zal een eventuele wijziging opslaan. Steeds als er een wijziging is opgeslagen kan er een testafdruk worden gemaakt. De beginwaarden knop zal de waarden terugzetten zoals deze zijn geïnstalleerd. Om het instelscherm te kunnen gebruiken zal het beeldscherm op minimaal 1024x768 moeten zijn ingesteld. Dit scherm geeft de mogelijkheid om afbeeldingen te kopiëren, te zien op de lay-out en de componenten te verplaatsen. Het instelscherm geeft de mogelijkheid om de plaats van alle factuuronderdelen zelf in te stellen. Ook is het mogelijk om twee eigen logo s op te geven. Deze logo s dienen te zijn geplaatst in de directory

19 Handleiding module PSU Verkoop, inleiding tot facturering en aanmaning 24 augustus van de boekhouding, met de naam PSUVLOGO1.BMP en PSUVLOGO2.BMP. Bij gebruik van PSU Boekhouden V4 zal het bedrijfsnummer in de bestandsnaam moeten zijn opgenomen, bijvoorbeeld voor bedrijf 10: PSUVLOGO1.010.BMP. Er kunnen eventueel zelf afbeeldingen worden gekopieerd met de kopieer afbeelding knop, waarna het programma zelf de bestandsnaam zal wijzigen. Na automatisch of handmatig kopiëren van de afbeeldingen zullen deze ook worden getoond op het scherm. Logo 1 mag een formaat hebben van 179,9 mm breed en 34,9 mm hoog (680 x 132 pixels) en Logo 2 mag een maximum formaat hebben van 56 mm breed en 27 mm hoog (212 x 103 pixels). De plaats van de logo s is volledig instelbaar en de objecten van de factuur mogen zelfs overlappen. De achtergrond van alle objecten is wit. Door één van de vakken aan te klikken zal een kader om het object worden aangebracht, waarna het object over het venster kan schuiven met de pijltoetsen. De grote pijlen dienen voor grote stappen en de kleine pijlen voor kleine stappen. De afdrukken knop zal alle objecten voorzien van een kader, en een voorbeeld van de factuur afdrukken. Als de wijzigingen bewaart dienen te blijven dient eerst op de Instelling bewaren knop te worden gedrukt. Het kader linksonder geeft de hoeken van het geselecteerde object weer in waarden van 1/20 ste punt.

20 20 Handleiding module PSU Verkoop, inleiding tot facturering en aanmaning 24 augustus Factuurteksten Op de volgende schermafdruk is ruimte ingericht voor het ingeven of onderhouden van factuurteksten. De factuurtekst is aan de factuur te koppelen via het factuur maken scherm (zie 6.), en zal worden afgedrukt of in het samenvoegbestand worden gezet bij het factureren. De tekst heeft een naam die alleen dient voor eigen (intern) gebruik, en een tekst van maximaal 300 tekens over maximaal 5 regels. Gravita heeft al een aantal teksten, zoals 'rembours', 'reeds betaald' en 'online betaling' ingevoegd als voorbeeld. De namen zijn aangemerkt met een ster (*) aan het begin, wat betekent dat de factuurtekst voor alle bedrijven geldig en bruikbaar is (alleen voor PSU Boekhouden V4). Namen zonder een * aan het begin zijn alleen zichtbaar en bruikbaar in het bedrijf waar de tekst is aangemaakt. De tekst bevat instructies voor de ontvanger van de factuur met betrekking tot betaling. In het geval van rembours bijvoorbeeld, hoeft de ontvanger van de factuur niet te betalen en dient de factuur simpelweg als boekingstuk in de administratie en begeleidend schrijven bij de verzending. Als men eventueel wel betalen moet, is het handig om in de tekst bijvoorbeeld banknummer en omschrijvinggegevens, zoals gaarne onder vermelding van debiteurnummer en factuurnummer, te vermelden. Voor het samenstellen van een zo goed mogelijke tekst, kan gebruik worden gemaakt van variabelen. Deze variabelen zijn in de tekst toe te voegen en zullen tijdens het factureren worden vervangen door de juiste gegevens die bij de ontvanger van de factuur horen. De mogelijk variabelen van versie 1.20 zijn: *besteldm* besteldatum *debi* nummer debiteur *factur* factuurnummer *vervaldm* vervaldatum (=factuurdatum+dagen tot vervaldatum) *ontvdatm* ontvangstdatum bij vooruitbetalingen (uit scherm bestellingen) De knop Afdruk teksten zal de teksten afdrukken in de opmaak die bij soort factuur is aangegeven. Bij soort 'briefpapier' zullen dus de kantlijnwaarden uit de instelling briefpapier worden gebruikt. Bij de soorten 'samenvoeg' en eigen logo zal geen kantlijn worden ingevoegd. Als de regels korter dienen te zijn dan in de systeemgegevens in het onderste scherm uit het voorbeeld, dient dus handmatig een enter in het tekstvak te worden ingegeven. Zie hiervoor het bovenstaande voorbeeld, de eerste regel. Na is handmatig een enter ingegeven, anders zou de t.n.v. op dezelfde regel terechtkomen.