JAARVERSLAG STICHTING POOLSTERSCHOLEN 2014

Transcriptie

1 JAARVERSLAG STICHTING POOLSTERSCHOLEN 2014

2 Inhoudsopgave A A1 A2 A3 A4 Algemeen deel Bestuursverslag 1 Verslag toezichthouder Stichting Poolsterscholen 21 Kengetallen en grafieken 23 Instellingsgegevens 25 B Jaarrekening B1 B2 B3 B4 B5 B6 B7 Grondslagen 27 Balans per 31 december Exploitatierekening over Kasstroomoverzicht over Toelichting op de balans per Niet in de balans opgenomen verplichtingen (passief)/niet uit de balans blijkende rechten (actief) 39 Toelichting op de exploitatierekening over C Overige gegevens 43 C1 C2 C3 C4 C5 Controleverklaring 44 (Voorstel) bestemming van het exploitatiesaldo 47 Gebeurtenissen na balansdatum 48 Overzicht verbonden partijen 48 Bezoldiging van bestuurders en toezichthouders 48 D Bijlagen 48 D1 Exploitatierekening per entiteit per 31 december 2014 met vergelijkende cijfers Bestuurskaart 2014 Actiepunten 2015 Jaarverslag 2014

3 Inhoudsopgave Pagina 1. Inleiding en verantwoording Instellingsgegevens Verantwoording van het gevoerde beleid in Financiële verantwoording Bijlagen 1. Verklarende woordenlijst Verslag toezichthouder Stichting Poolsterscholen 21-22

4 Bestuurs jaarverslag 2014 Stichting Poolsterscholen 1. Inleiding en verantwoording Missie: Stichting Poolsterscholen biedt een passend antwoord op de ontwikkelbehoefte van elk kind (met zijn eigen talenten) op het hoogst haalbare niveau in een veilige en uitdagende leeromgeving. Hierbij staat samenwerking centraal met aandacht en respect voor verschillen. Ieder kind is een ster Kindgericht, resultaatgericht, toekomstgericht, maatschappijgericht en sociaal gericht. Visie: Poolster is een stabiele organisatie in een veranderende omgeving en levert maximale kwaliteit; Wij anticiperen op ontwikkelingen in de maatschappij; Wij geven vorm aan goed werkgeverschap; Wij vinden mogelijkheden voor ontwikkeling/groei/talenten van kinderen; Ouders hebben invloed op de onderwijsorganisatie; Ouders zijn onze partner in de ontwikkeling van hun kind; Onze medewerkers delen actief kennis en zijn continu in ontwikkeling; Onze scholen participeren actief in de gemeenschap. In het jaarverslag van Stichting Poolsterscholen (hierna te noemen Poolster) treft u informatie aan over het gevoerde beleid en de ontwikkelingen in het jaar 2014 op de gebieden: organisatie, onderwijs, leerlingen, personeel, financiën en huisvesting. In het strategisch beleidsplan zijn de ambities en de succesbepalende factoren van de organisatie verwoord met daarbij de te bereiken doelen (zie bijlage; onderligger actiepunten 2014). Op de bestuurskaart zijn vergelijkende gegevens met voorgaande jaren opgenomen (zie bijlage; bestuurskaart 2014). De focus van de organisatie ligt in 2015 op de basisvaardigheden taal/ lezen, rekenen, de opbrengsten, de instructievaardigheden van de leerkracht, upgraden van ICT-middelen en vaardigheden, strategisch personeelsbeleid en veiligheid in en om de school. In 2014 is volgens de inspectie op 10 scholen voldoende kwaliteit geleverd, deze vallen onder het regulier toezichtarrangement. De Beatrixschool is aangemerkt als zeer zwakke school. Het bestuur heeft met de inspectie afgesproken dat de school in 2016 voldoende kwaliteit levert. Het bestuur heeft inmiddels een verbeterplan naar de inspectie gestuurd en met de ouders gecommuniceerd over het plan van aanpak. Voor de onderwijsprestaties verwijzen wij naar de bestuurskaart die is opgenomen in de bijlage. De bevolkingskrimp in de Achterhoek is op de Poolsterscholen duidelijk voelbaar. De leerlingenkrimp in 2014 was 8% van 1907 naar 1755 leerlingen. Doordat Poolster een flinke flexibele schil heeft opgebouwd middels detachering en tijdelijke benoemingen hoefde de RDDF niet ten uitvoer gebracht te worden. Per 1 april 2014 zijn twee nieuwe directeuren gestart; op de Vullerschool en bij het scholencluster Beatrixschool/ Julianaschool. In het najaar van 2014 is de wervings- en selectieprocedure voor het scholencluster Barchschole / Nettelhorst positief afgerond. De nieuwe directeur is met ingang van 1 januari 2015 benoemd. In 2014 is er van het ziekteverzuim een speerpunt gemaakt. Resultaat hiervan is dat gedurende het jaar het ziekteverzuim is gedaald van 10,98% eind 2012, naar 5,51% eind 2013, en daarna gestegen naar 6,62% op Gemiddeld over het hele jaar was het ziekteverzuim 4,70%. Het financiële resultaat over 2014 is Op pagina 10 en verder wordt onder financiële verantwoording 2014 een verdere toelichting met onderbouwing gegeven. 2

5 Bestuurs jaarverslag 2014 Stichting Poolsterscholen De jaarrekening 2014 is bijgevoegd en dient als verantwoording richting het ministerie van OCW, gemeente en de interne organisatie Poolster. Een aantal knelpunten is nog actueel: De overdracht van de schoolgebouwen van de gemeente naar Poolster is nog niet gerealiseerd. De verwachte realisatie is het tweede kwartaal van De terugloop van het aantal leerlingen leidt structureel tot druk op de formatie, waardoor we geen personele verplichtingen aan kunnen gaan. De onderwijsopbrengsten voldoen nog niet aan de door Poolster gewenste standaard: alle scholen presteren op of boven de norm van de inspectie. Verantwoording Het jaarverslag is opgesteld volgens het OCW- voorschrift: Jaarverslaglegging voor de sector Primair Onderwijs en bestaat uit een bestuursverslag, de jaarrekening 2014 en overige gegevens, waaronder de controleverklaring van de accountant. Op basis van het gestelde in de statuten van de stichting, biedt het bestuur jaarlijks voor 1 april aan de Raad van de gemeente Lochem de volgende stukken aan: een begroting met toelichting voor het komende jaar van de baten en de lasten van de activiteiten; een ontwerp van de rekening van het bestuur met goedkeuring over het afgelopen jaar. De rekening gaat vergezeld van een verslag van een door het bestuur aangewezen registeraccountant, die behalve de verklaring bij de rekening ook bevindingen bevat over de vraag of de administratie en het beheer voldoen aan eisen van rechtmatigheid en doelmatigheid. De goedkeuring strekt het bestuur tot decharge. een jaarverslag: de jaarrekening gaat vergezeld van een bestuursverslag. In dit verslag legt het bestuur verantwoording af over het gevoerde beleid en de behaalde resultaten en de verwachte risico s. Procedure De jaarlijkse procedure voor de vaststelling van het jaarverslag/ jaarrekening is als volgt: 20 februari Aanleveren concept bestuursverslag aan ObT 3 maart Oplevering concept bestuursverslag door ObT aan bestuur 11 maart Afstemming met portefeuillehouders Financiën van het bestuur 13 maart Aanleveren concept jaarrekening incl. resultaatbestemming en definitief bestuursverslag door bestuur aan ObT 16 maart Controle jaarrekening door accountant 17 maart Aanlevering bevestiging bij jaarrekening inclusief controleverschillen door bestuur aan TKH 30 maart Aanlevering definitieve Jaarrekening door ObT 7 april Informatie directeurenoverleg 15 april Instemming bestuur 21 april Informatie GMR voor 15 april Aanleveren jaarverslag gemeente Lochem 21 april Aanleveren jaarverslag bij Cfi Het jaarverslag 2014 ligt op de scholen ter inzage en wordt op de website van Stichting Poolster gepubliceerd. Voor de ouders en direct bij de organisatie betrokkenen wordt een publieksversie van dit verslag uitgebracht, het zogenaamde Jaarbericht Poolster. 3

6 Bestuurs jaarverslag 2014 Stichting Poolsterscholen Het bestuur nodigt uit om na lezing van dit bestuursjaarverslag, reacties, opmerkingen of aanbevelingen via de algemene directie kenbaar te maken met als doel de verantwoording te optimaliseren. : reactie bestuursjaarverslag 2014). 2. Instellingsgegevens Stichting Poolsterscholen is ingesteld op 1 januari 2011 Bestuursnummer: Vestigingsadres: Graanweg 1D, 7242 AT Lochem Telefoon Website: info@poolsterscholen.nl Inschrijving KvK: Aantal scholen: 11 School Brin nummer Directeur Plaats/ buurtschap Aantal leerlingen Julianaschool 10RS Dhr. J. Tiel Almen 69 Groenestege/Dhr. T Houkema Villa60 11GC Dhr. H. Brinkman Eefde 127 J. v.d. 11RW Dhr. H. Brinkman Epse 103 Hoevenschool J.A. de Vullerschool 12CJ Dhr. F. Masselink/Dhr. Gorssel 326 R. Oost Beatrixschool 12LL Dhr. J. Tiel Harfsen 116 Groenestege/Dhr. T. Houkema Mr. G. Propschool 13UR Mevr. J. Homans Lochem 297 de Vennegötte 14BL Mevr. I. Steenbruggen Lochem 175 de Toermalijn 14EM Dhr. R. Kuil Lochem 56 de Branink 14HE Mevr. T. Pasman Laren 278 ODBS Nettelhorst 14MH Dhr. R. Nijkamp Nettelhorst 60 de Barchschole 14YB Dhr. H. Nieboer Barchem 148 Totaal 1755 Organisatie Stichtingbestuur GMR Algemene directie Schoolmanagement MR 4

7 Bestuurs jaarverslag 2014 Stichting Poolsterscholen Bestuur Per 1 januari 2011 is de stichting gestart. Het bestuur bestaat uit 5 leden. Werkwijze: Het bestuur oefent op grond van wet- en regelgeving het voorgeschreven toezicht uit. De gemeente Lochem houdt toezicht op de aspecten die zijn toegekend aan de gemeente. De verantwoordelijkheden zijn vastgelegd in een managementstatuut en de statuten van de stichting. Wet goed onderwijs, goed bestuur De stichting kent een toezichthoudend bestuur dat bestuurt op hoofdlijnen. De algemene directie voert voor het bestuur de bestuurlijke taken uit. In het managementstatuut zijn deze mandaten beschreven. Het bestuur heeft de Code Goed Bestuur in het Primair onderwijs integraal overgenomen en de code is daarmee de leidraad voor het handelen. De CAO-PO is door het bestuur integraal over genomen. Governance Het bestuur vergadert minimaal zes keer (met de algemene directie als adviseur) en bestuurt (pro)actief op hoofdlijnen. Het managementstatuut is de leidraad voor het handelen. In 2014 heeft het bestuur elf keer vergaderd. Op pagina 20 vindt u een verslag van de toezichthouder. In 2014 bestond het bestuur van de stichting uit de volgende personen: Naam Functie tot Portefeuille Mevrouw A.C.M. Buijs Dhr. M. van den Born Dhr. W.H. van den Nieuwenhuizen voorzitter Algemene zaken, personeel, kwaliteitszorg en onderwijsresultaten, representatie en relatiebeheer secretaris Medezeggenschap, representatie en relatiebeheer lid Organisatie, ICT, medezeggenschap, representatie en relatiebeheer Dhr. P. Fettelaar lid Materiële zaken en huisvesting, representatie en relatiebeheer Dhr. R. Otten penningmeester Financiën, kwaliteitszorg en onderwijs resultaten, representatie en relatiebeheer Bestuurskantoor Gevestigd aan de Graanweg 1D, 7242 AT te Lochem. Algemene directie (AD) De algemene directie bestaat uit een bovenschools aangestelde algemeen directeur. Deze zorgt voor de beleidsvoorbereiding en -uitvoering en vertegenwoordigt het bestuur. De taken en verantwoordelijkheden zijn vastgelegd in een managementstatuut. Werkwijze: De algemene directie vergadert minimaal 6 keer per jaar met het bestuur. 5

8 Bestuurs jaarverslag 2014 Stichting Poolsterscholen Er wordt maandelijks vergaderd met de directeuren in het directeurenoverleg. Tijdens deze overleggen worden de hoofdlijnen van het beleid besproken. De algemeen directeur is voorzitter van het overleg. Voorbereiding van beleid gebeurt in werk/ themagroepen. Er is wekelijks intern overleg tussen AD en beleidsmedewerkers. Gedurende 2014 waren op het bestuurskantoor de volgende personen werkzaam: Naam Dhr. H.H. Colvoort Mevr. S. van Duijn Mevr. M.H.B. Steenbergen Mevr. B. Sanderman Mevr. M. van Harselaar Mevr. C. Nijman Functie Algemeen directeur Beleidsmedewerker personeelszaken Beleidsmedewerker financiën Management assistente Administratief en secretarieel ondersteuner Ondersteunend medewerker Schoolmanagement Het schoolmanagement bestaat uit 3 vrouwelijke en 5 mannelijke directeuren. De directeuren zijn afhankelijk van de schoolgrootte volledig ingezet voor directietaken. De directeuren hebben ondersteuning van een directieondersteuner, administratieve kracht en/of conciërge. Gemeenschappelijke Medezeggenschapsraad De GMR met vertegenwoordigers van de scholen bestaat uit 10 personen (5 oudergeleding en 5 personeelsgeleding). Het dagelijkse bestuur bestaat uit: Dhr. C. Hendriks (voorzitter) en mevr. A. de Lange (secretaris). Werkwijze: In 2014 heeft de GMR heeft 9 keer vergaderd. Een deel van de vergadering wordt bijgewoond door AD. Het bestuur stemt per schooljaar één keer het functioneren van AD en GMR af met de GMR. De GMR wordt betrokken bij de beleidsontwikkeling middels vertegenwoordiging in projectgroepen en heeft positief geadviseerd op de wettelijk voorgeschreven documenten en voorgelegde documenten. Medezeggenschapsraad Elke school kent een medezeggenschapsraad waarin personeel en ouders evenredig zijn vertegenwoordigd. Voor benoeming van nieuwe leden zijn de juiste procedures gehanteerd. De directeur (als vertegenwoordiger van het bevoegde gezag) voert overleg met de MR over school specifieke zaken. De directeuren zijn als adviseur aanwezig bij de MR-vergaderingen. Elke school heeft een contactpersoon in de GMR. Stichting Vrienden van De scholen beschikken over een stichting Vrienden van. Deze stichtingen worden benut om de financiën te beheren die niet in de jaarrekening van Poolster hoeven te worden opgenomen. De stichtingen hebben naar behoren gefunctioneerd. Het totale saldo van de stichtingen blijft onder de 5% van het balanstotaal, valt daardoor niet onder de consolidatieplicht en is niet meegenomen in de jaarrekening van Stichting Poolster. Ondersteuning (Administratie Kantoor): Het Onderwijsbureau Twente (ObT) uit Borne verzorgt als administratiekantoor de ondersteuning voor onze organisatie op de gebieden personele, salaris- en financiële administratie. Samenwerkingsverbanden Stichting Poolsterscholen valt in het samenwerkingsverband IJssel-Berkel. 6

9 Bestuurs jaarverslag 2014 Stichting Poolsterscholen Huisvesting Het beheer van het onderhoud aan de schoolgebouwen, faciliterende diensten en energie is uitbesteed aan Paul Hardonk Bouw uit Deventer. Schoolmaterialen De basisleverancier voor schoolmaterialen is de firma Heutink uit Rijssen. Communicatie De website wordt gebruikt als intern en extern communicatiemiddel. Beleidsstukken, agenda s en verslagen worden vanaf de site (intranet) benaderd. De privacy is gewaarborgd via een autorisatiesysteem. De directeuren ontvangen wekelijks een directiememo van AD. Het bestuur ontvangt voorafgaand aan de vergadering een bestuursmemo. Het Poolstermemo verschijnt per kwartaal als extra communicatiemiddel voor het personeel. In het kader van de horizontale verantwoording wordt aan de ouders en het personeel een publieksversie van het jaarverslag verstrekt, het zogenaamde jaarbericht Poolster. Daarnaast wordt periodiek een bestuursmemo met algemene informatie naar alle ouders gestuurd. Behandeling van klachten Op elke school is een schoolcontactpersoon aangesteld en door de stichting twee vertrouwenspersonen. Er is een vastgestelde klachtenregeling die voor ouders en personeel toegankelijk is. De behandeling van klachten is verlopen volgens de daarvoor geldende protocollen en de daarvoor binnen de organisatie aangewezen personen. Er hebben zich geen klachten voorgedaan die zijn doorgeleid naar de klachtencommissie. Overige klachten zijn naar behoren afgehandeld. Het jaarverslag van de vertrouwenspersonen is gedeeld met de directeuren en de GMR. De uitkomsten geven geen aanleiding voor nader beleid. 3. Verantwoording van het gevoerde beleid in 2014 Vanuit het strategisch beleidsplan is het beleid voor 2015 geformuleerd en vormgegeven in het bestuurs jaarplan De actiepunten zijn in het onderstaande schema vormgegeven. In de laatste kolom van het schema onder opmerkingen, wordt de status en het bereikte resultaat weergegeven. Een uitgebreide evaluatie van de taken en de bereikte resultaten zijn beschreven in een apart document: evaluatie 2014, bovenschoolse taken en verantwoordelijkheden directeuren Poolsterscholen. 7

10 Bestuurs jaarverslag 2014 Stichting Poolsterscholen Actiepunten 2014 / onderlegger A3 meerjaren beleidsplan Poolster SBF Actie Toelichting/mijlpalen/ resultaat: Planning Verantwoordelijk Opmerkingen 1a) Leiderschap / Coachend leiderschap vormgeven vanuit de geformuleerde visie (sbf 1) 1b) Leiderschap / Sturen op alertheid mbt veiligheid (sbf 5) 1c) Leiderschap / Sturen op kwaliteit en zichtbaar maken daarvan (sbf 9) Ontwikkelen MD programma: Aanscherpen visie en omvang/inrichting van management opnieuw vaststellen in relatie tot de visie (competenties, toerusting etc) Extra: Project SPP: Basiscompetenties directeuren vastgesteld op strategisch niveau. Competenties op basis van SBF'en uitgewerkt voor de periode Loopt door in Gesprekstraining plannen en uitvoeren tijdens tweedaagse december Sturen op instrumenten vanuit de Arbowet. Preventief programma 'pesten' zichtbaar maken van opbrengsten middels bovenschoolse module Parnassys informeren van ouders en personeel over strategisch beleid Poolster opbrengstrapportages optimaliseren, opbrengstrapportage op effectiviteit te bekijken. Dit terug gelegd bij de IB'ers. voeren van A3 management gesprekken In de geplande cursus wordt de visie t.a.v. toekomstgericht management aangescherpt. De gekozen managementstructuur wordt geëvalueerd, waarbij wordt meegenomen: effecten van krimp op onze organisatie en de vastgestelde SBF's. Afhankelijk van evaluatie voortzetten of wijzigen van huidige structuur. In 2014 twee studiedagen over verantwoordelijkheden en inrichting, communicatie van het management. Acties vanuit vastgesteld arbobeleidsplan (november 2013) uitvoeren: RI&E afnemen, PvA per school en bovenschools opstellen en uitvoeren, arbobeleidsplan en notitie arbobeleidsplan in de praktijk Elke school heeft een programma ingevoerd waarmee actief wordt gewerkt Uitdraaien van Parnassys beschikbaar hebben tijdens infoavonden met ouders en inhoudelijke informatie verschaffen via nieuwsbrieven en jaarverslagen 2014 eindverantwoor delijk: AD en directeuren evaluatie: werkgroep bestuur, AD en twee directeuren Status: gerealiseerd Studiedagen hebben plaatsgevonden. Er wordt door de directeuren gestuurd op zelfverantwoordelijke teams. 2014/2015 projectdirecteur Status: gerealiseerd De plannen van aanpak zijn opgesteld. Er is een bovenschools plan van aanpak geformuleerd en er is op schoolniveau en bovenschools een voortgangsrapportage opgesteld. 2014/2015 directeuren Status: gerealiseerd 2014 directeuren Status: gerealiseerd In 2015 staat dit thema weer op de agenda voor verdere concretisering. uitbrengen van een periodiek memo 2014 AD Status: gerealiseerd er is drie keer een memo uitgebracht voor personeel en twee keer voor ouders. twee keer per jaar afspraak met de schooldirecteur over de opbrengstrapportage twee keer per jaar gesprekken over de voortgang en twee keer per jaar over de kwaliteit van de school 2014 directeuren, AD Status: gerealiseerd Het verder vormgeven van de opbrengstrapportage wordt mede een taak van de beleidsmedewerker onderwijskwaliteit bestuur, AD Status: gerealiseerd. 1d) Leiderschap / Actief netwerken onderhouden en sturen op samenwerking (sbf 10) Structureel overleg met schoolbesturen in (regio) Lochem, intensieve gesprekken met VCBO en Quo Vadis (loopt door). In stand houden van scholen in de kernen op het gebied van onderwijsaanbod, onderwijskwaliteit, buitenschoolse voorzieningen, brede school en onderhoud. 2014/2015 AD Status: gerealiseerd Er zijn met de betrokken schoolbesturen diverse gesprekken gevoerd over het in stand houden van vitale scholen. Didactische vaardigheden zoals beschreven door 'Marzano' worden ingezet en ontwikkeld. Tevens wordt er focus gelegd op het werken met leerlijnen. Werkgroep heeft voorstellen uitgewerkt, loopt door. Elke school heeft de didactische vaardigheden van de leerkrachten in beeld gebracht en een adequaat ontwikkelplan geformuleerd. 2014/2015 directeuren Status: gerealiseerd. Het onderwerp is op alle scholen onder de aandacht geweest. Het thema was ook onderwerp van de Poolster studiedag. 8

11 Bestuurs jaarverslag 2014 Stichting Poolsterscholen 3c) Management van medewerkers / Organiseren kennisuitwikkeling(s bf4) 3e) Management van medewerkers / Scholing leerkrachten ICT(sbf7) kennisgroepen formeren voor ICT, IB, onderbouw, bovenbouw, taal- en rekencoördinatoren op Poolsterdag 27 oktober De werkgroepen ICT en IB werken al. Actie loopt door. Voorstellen uitwerking ICT werkgroep uitvoeren. Actie loopt door. Toegevoegd: Oriëntatie op Office 365 en e- learning. door elke groep worden structureel bijeenkomsten georganiseerd om kennis te delen. Een coördinator verzorgt de voortgang. Noodzakelijke facilitering wordt/ is in beeld gebracht. Plan van aanpak opstellen en uitvoeringsplan. De benodigde middelen zijn beschikbaar gesteld. 2014/2015 projectdirecteur, directeuren Status: gerealiseerd. Personeel is voor een groot deel ingedeeld in kenniskringen. In 2015 wordt dit thema verder vormgegeven. 2014/2015 werkgroep ICT Status: gerealiseerd. Elke school heeft een ICTbeleidsplan. De bovenschoolse ICT-visie is geüpdatet en wordt in actieplannen uitgezet. Office 365 wordt verder ingevoerd 2c) Strategie en beleid / Onwikkelen MD programma (sbf1) Opzetten van een systeem om ervoor te zorgen dat de (algemeen) directeur(en) zich adequaat kunnen ontwikkelen. Actie loopt door. Organiseren van interne en externe audits. Loopt door. directeuren zijn lid van en voldoen aan de criteria van het schoolleidersregister en nemen actief deel aan activiteiten. Directeuren participeren structureel in werkgroepen intern en/of extern. In POP's zijn ontwikkelpunten beschreven. Samen met stichting Roos is er een Auditsysteem ontwikkeld. Directeuren en AD van beide organisaties participeren hierin. Per jaar vinden minimaal 2 audits plaats 2014/2015 AD en directeuren vanaf 2014 AD en 2 projectdirecteur en Status: gerealiseerd. De directeuren hebben actief deelgenomen in de werkgroepen en hebben hun opdrachten gerealiseerd. Per directeur zijn ontwikkelafspraken gemaakt. Status: gerealiseerd. Een auditcommissie heeft twee scholen gevisiteerd. In 2015 worden nog vier scholen door een auditcommissie bezocht. 2d) Strategie en beleid / Opstellen pva groeien met krimp (sbf2) Iedere school geeft een presentatie van zijn ideeën over ontwikkeling (aantal leerlingen) en onderwijsopbrengsten tijdens studiedag presenteert elke directeur de school op basis van vastgesteld format. eind 2014 AD en projectdirecteur Status: De directeuren hebben tijdens een aantal directeuren overleggen de school gepresenteerd en de lijn voor de toekomst aangegeven. 2e) Strategie en beleid / Pilot(s) nieuwe onderwijssystemen (sbf2) 4a) Management van middelen/ inzet leerkrachten voor ICT- beleid (sbf7) 5c) Management van processen/ documenten mbt. IPB zijn actueel (sbf4) Bezoek aan andere scholen ter oriëntatie op mogelijkheden. Directeuren schrijven een pva over hoe zij toe willen groeien naar vernieuwend onderwijs. Toevoeging: Julianaschool, Barchschole en Nettelhorst hebben een PvA twee leerkrachten (ICTspecialisten) worden komende twee leerjaren 1 dag per week vrijgeroosterd om ictbeleid te ontwikkelen en te implementeren. Actualiseren van documenten op intranet plaatsen. Hier wordt externe ondersteuning van OBT gevraagd. Uiterlijk 2015 geeft iedere school een presentatie, met onderbouwing termijn, kosten, gevolgen voor personeel school en personeel Poolster. Scholen bepalen met bestuur en GMR hoe Poolster met alle scholen het meeste profijt behaalt de realisatie van de beschikbare budgetten worden per half jaar in beeld gebracht. er is een uitgebalanceerd personeelsbeleid met bijbehorende documenten. Via intranet beschikbaar voor medewerkers directeuren/ Bestuur 2014/2015 beleidsmedewe rker financiën 2014/2015 beleidsmedewe rker personeel Status: Actie 2d en 2e zijn gecombineerd. En tijdens diverse bijeenkomsten besproken. In 2015 blijft dit onderwerp op de agenda staan. Status: gerealiseerd. Op schoolniveau en op bovenschools niveau zijn plannen uitgewerkt. Waar mogelijk zijn hieraan investeringsbudgetten gekoppeld. Status: gerealiseerd. Een medewerker van het bestuurskantoor heeft deze taak op zich genomen. In 2015 wordt gewerkt met sharepoint van office 365. Bij inrichting hiervan wordt nogmaals naar de status en de actualiteit van alle documenten gekeken. 9

12 Bestuurs jaarverslag 2014 Stichting Poolsterscholen Via een medewerker van Leeuwendaal wordt een check op alle beleidsdocumenten en de samenhang hiervan toegepast. overzicht van alle documenten en een waardeoordeel over de samenhang en de te ondernemen acties is beschikbaar AD De aanbevelingen uit het rapport van Leeuwendaal zijn overgenomen. 5d) Management van processen/ updaten van personeelsdossiers (sbf4) alle personeelsdossiers worden centraal digitaal bij OBT opgeslagen, getoetst op volledigheid. de dossiers zijn volledig (digitaal) en webbased bereikbaar. 2014/2015 beleidsmedewe rker personeel Status: gerealiseerd Het digitaal personeelsdossier is in gebruik genomen en de dossiers zijn actueel Voorgenomen beleid In 2014 is er voor gekozen om het strategisch beleidsplan met twee jaar te verlengen tot Hiervoor wordt een nieuw koersplan uitgewerkt. Er wordt een instrument; de Koersplanmonitor van Cadenza ingezet. Van hieruit genereren de scholen hun schoolplannen. Het bestuurs jaarplan voor 2015 is als bijlage toegevoegd. Exploitatie Financiële verantwoording 2014 Realisatie 2014 Begroting 2014 Realisatie 2013 Begroting 2013 Realisatie 2012 Baten Rijksbijdragen OC&W Overige overheidsbijdragen Overige baten Totaal baten Lasten Personele lasten Afschrijvingen Huisvestingslasten Overige instellingslasten Totaal lasten Saldo baten en lasten Financiële baten en lasten Exploitatieresultaat Onttrekking bestemmingsreserves Exploitatieresultaat t.l.v. / t.g.v. algemene reserve

13 Bestuurs jaarverslag 2014 Stichting Poolsterscholen Exploitatie 2014 versus exploitatie 2013 Ten opzichte van het vorige kalenderjaar zijn de volgende opvallende verschillen te benoemen: 3.1* Rijksbijdragen OC&W De normatieve rijksbijdragen OCW zijn lager dan in Dit verschil wordt met name veroorzaakt door de baten, ca , die Poolster eind 2013 heeft ontvangen n.a.v. het herfstakkoord. Door de leerlingendaling is er ca minder ontvangen. Dit bedrag is inclusief de subsidie voor professionalisering voor schoolleiders en inclusief de herziening n.a.v. de diverse akkoorden (herfstakkoord, bestuursakkoord en lenteakkoord) en de nieuwe CAO. De subsidie professionalisering schoolleiders is met ingang van 2014 opgenomen onder de subsidie personele bekostiging. In januari 2015 zijn de subsidies Personele bekostiging en P&A over het schooljaar bijgesteld n.a.v. het CAOakkoord in juli Hiervan heeft ca betrekking op het jaar Daarnaast zijn er meer gelden ontvangen inzake de fusie tussen Exel en Toermalijn. In 2013 heeft deze fusie plaatsgevonden en is er voor 5 maanden een vergoeding in het kader van de fusie verstrekt. In 2014 is hiervoor over het gehele jaar een vergoeding ontvangen waardoor de baten in zijn. Verder zijn er een aantal relatief kleine verschillen op de subsidies voor lerarenbeurs, rugzakgelden en prestatiebox. *Deze nummers verwijzen naar de toelichting op pagina 18,19,20 en 21 van de jaarrekening Overige overheidsbijdragen De gemeentelijke baten (overige overheidsbijdragen) waren in lager. Dit wordt met name veroorzaakt door de bruidschatgelden. Deze heeft de Stichting Poolster ontvangen in verband met de verzelfstandiging per 1 januari In 2013 werd het laatste deel van de bruidschat ontvangen van Verder was de vergoeding voor de het huiskamerproject/schakelklas bij de Toermalijn ca lager en is er een afboeking geweest op de leegstandsgelden over 2012 en Begin 2014 was de verwachting dat Poolster zou ontvangen over 2012 en 2013, dit is uiteindelijk na overleg met de gemeente geworden. 3.5 Overige baten De overige baten zijn nagenoeg gelijk gebleven. Hieronder vallen o.a. baten verhuur, baten detachering, baten project CMK van de Propschool en baten van het samenwerkingsverband. 4.1 Personele lasten De personele lasten bestaan uit de lonen en salarissen (incl. uitkeringen vervangingsfonds) en de overige personele lasten. De personele lasten zijn hoger uitgevallen. Dit wordt veroorzaakt door lagere loonkosten en hogere overige personele lasten. Lonen en salarissen De loonkosten zijn lager uitgevallen dan in Eind 2013 waren er gemiddeld (excl. ziektevervanging en excl. detacheringen) ca. 125 fte in dienst bij Poolster tegenover 116 fte in Ondanks de stijgingen van de premies van vervangingsfonds, participatiefonds, WGA en de salarisverhoging van 1,2% voortvloeiend uit de nieuwe CAO zijn de loonkosten ca lager uitgevallen. In 2014 heeft Poolster flankerend beleid gevoerd. Dit heeft geleid tot het vertrek van ca. 4 fte en heeft de stichting ca gekost. Het flankerend beleid leidt tot een vertekening van de gemiddeldes, een aantal personeelsleden stond nl. nog op de loonlijst terwijl de vervangers ook al waren aangesteld. Per 31 december 2014 staan er 113,7 fte op de loonlijst en wordt er 6 fte ingehuurd via detachering. 11

14 Bestuurs jaarverslag 2014 Stichting Poolsterscholen Overige personele lasten Met betrekking tot de kosten personeel niet in loondienst, P&A, nascholing en Arbokosten is ca meer uitgegeven dan in Dit wordt o.a. veroorzaakt door meer uitgaven voor loonkosten derden ca Door het voeren van flankerend beleid is ruimte vrijgekomen om nieuw personeel aan te stellen. Poolster heeft ervoor gekozen om deze personeelsleden via detachering in te huren. Verder is er ca meer uitgegeven aan nascholing. Dit betreft o.a. scholing in het kader van onderwijsvernieuwing, een aantal individuele opleidingen van personeelsleden en een traject bij Cadenza voor alle scholen. De kosten voor personeels- en arbeidsmarktbeleid zijn ca lager dan in Dit komt met name doordat er in 2013 twee interim-directeuren werden ingehuurd. Aan Arbokosten is ca minder uitgegeven. Dit komt met name doordat er minder langdurige ziekte en dus minder trajecten waren. Daarnaast zijn er in 2014 een aantal meevallers geweest. Er is ca van de belastingdienst ontvangen over de jaren 2011 en Over het schooljaar hoefde Stichting Poolster door een wijziging in de voorschriften van het vervangingsfonds een verwachte malus van ca niet te betalen. Over het schooljaar wordt er geen bonus of malus verwacht van het vervangingsfonds. 4.2 Afschrijvingen De afschrijvingen over 2014 vallen lager uit dan in Dit komt met name doordat in 2013 een check op de activa is geweest en dat activa die niet meer aanwezig waren in de scholen versneld afgeschreven zijn. 4.3 Huisvestingslasten De huisvestingslasten zijn in lager dan in De oorzaak hiervan ligt met name aan de contractherziening die in 2013 heeft plaatsgevonden. In deze herziening waren een aantal incidentele kostenposten opgenomen en de afrekeningen over 2011 en 2012 m.b.t. energie Financiële baten en lasten De rentebaten zijn ongeveer gelijk gebleven t.o.v In 2014 was het rentepercentage 1,2% en in ,9%. Op de rekening-courant ontvangt Stichting Poolster 1,0% rente. Balans Activa Passiva Materiële vaste Eigen vermogen activa Vorderingen Voorzieningen Liquide Kortlopende schulden middelen Totaal activa Totaal passiva Vermogenspositie van het schoolbestuur (en risico s) De vermogenspositie van Poolster is gezond te noemen. Bureau Leeuwendaal heeft een financiële analyse gemaakt. Hieruit is gebleken dat er voldoende financiële ruimte is. Dit blijkt ook uit de kengetallen, zie bijv. de kapitalisatiefactor. In 2015 wordt deze ruimte nader geanalyseerd en worden beleidsvoorstellen geformuleerd voor mogelijke invulling van deze ruimte. 12

15 Bestuurs jaarverslag 2014 Stichting Poolsterscholen Financiën Exploitatie versus begroting De begroting over 2014 laat een negatief resultaat zien van Het resultaat valt hoger uit en komt uit op negatief. Dit tekort wordt gedekt uit de bestemmingsreserves zoals het bestuur ten tijde van het opstellen van de begroting 2014 heeft vastgesteld. Hiermee wordt de doelstelling, in ieder geval begroten op nihil, voor 2014 behaald. De verwachting was dat in 2014 duidelijk zou worden wat de uitwerkingen van het herfstakkoord en bestuursakkoord zouden zijn en op basis daarvan zouden eventuele bezuinigingen doorgevoerd moeten worden. Uiteindelijk is pas in januari 2015 duidelijk geworden hoeveel extra baten uit de diverse akkoorden ontvangen gaan worden. Onderstaand worden de belangrijkste verschillen tussen begroting en realisatie toegelicht. 3.1 Rijksbijdragen OC&W De rijksbaten zijn hoger dan begroot. Dit komt o.a. door de extra gelden die door het rijk zijn met terugwerkende kracht zijn toegekend aan Er is ca extra subsidie personele bekostiging ontvangen en extra subsidie P&A. Daarnaast is er ca bijzondere bekostiging ontvangen om de loonkostenstijging n.a.v. de CAO op te vangen. Verder worden met ingang van augustus 2014 de gelden inzake arrangementen anders gerubriceerd. Tot en met juli 2014 stonden deze baten onder de overige baten, vanaf augustus 2014 worden deze geboekt onder de rijksbijdragen. 3.2 Overige overheidsbijdragen De gemeentelijke baten (overige overheidsbijdragen) vallen iets hoger uit dan begroot. Dit is voornamelijk veroorzaakt door de vergoeding van de gemeente Lochem inzake het huiskamerproject/schakelklas. Deze was te laag begroot. 3.5 Overige baten De overige baten zijn hoger uitgevallen dan begroot. O.a detacheringsbaten waren niet begroot, baten Loyalis betreffende diverse subsidies m.b.t. Arbokosten en subsidie m.b.t. strategische personeelsplanning. 4.1 Personele lasten De personele lasten zijn lager uitgevallen dan begroot. Dit wordt veroorzaakt door lagere loonkosten en hogere overige personele lasten. Lonen en salarissen De loonkosten zijn lager dan begroot. In 2014 is er flankerend beleid gevoerd door Poolster. Ten tijde van het opstellen van de begroting was dit nog niet bekend. Dit had het vertrek van ca. 4 fte van het vaste personeel tot gevolg en het daarvoor gedeeltelijk in de plaats komen van tijdelijke aanstellingen dan wel detacheringen zijn de loonkosten uiteindelijk lager uitgekomen. Ondanks het voeren van flankerend beleid zijn de loonkosten lager dan begroot. Dit geeft een vertekend beeld doordat de kosten personeel niet in loondienst zijn gestegen. In juli 2014 is er overeenstemming gekomen over de CAO, dit heeft o.a. geleid tot een salarisverhoging van 1,2%. Overige personele lasten De overige personele lasten zijn ca hoger dan begroot. De loonkosten derden zijn hoger uitgevallen doordat ten tijde van het opstellen van de begroting het uitgangspunt was om te bezuinigen op personeel. Door het flankerend beleid heeft Stichting Poolster alsnog een aantal detacheringen gecontinueerd. 13

16 Bestuurs jaarverslag 2014 Stichting Poolsterscholen De kosten voor nascholing zijn lager dan begroot, de kosten voor onderwijsvernieuwing zijn lager dan begroot; is niet uitgegeven. Verder zijn er meevallers geweest, totaal m.b.t. teruggaves loonheffing over 2011 en 2012 en hoefde de verwachte malus niet betaald te worden. 4.2 Afschrijvingen De gerealiseerde afschrijvingen zijn ca lager dan begroot. Dit komt met name doordat de investeringen in leer- en hulpmiddelen lager zijn dan begroot. 4.3 Huisvestingslasten De huisvestingslasten zijn hoger uitgevallen dan begroot. In 2014 is nog ca nabetaald m.b.t. energielasten Overige lasten De rubriek overige lasten laat een onderschrijding zien van De overige beheerslasten zijn hoger dan begroot. Aan inventaris en apparatuur is meer uitgegeven dan begroot. De ICT-verbruikskosten zijn hoger dan begroot. Deze overschrijdingen worden deels gedekt door gelden van de prestatiebox. De realisatie op verbruiksmateriaal onderwijs is ca lager dan begroot. Het grote verschil t.a.v. verbruiksmaterialen komt voor ca door de prestatiebox. Bij het opstellen van de begroting was de besteding van de subsidie prestatiebox nog niet duidelijk en daarom met name begroot op verbruiksmaterialen. Deels is de subsidie prestatiebox aangewend voor investeringen, om in de volgende jaren in de kosten van de afschrijvingen te voorzien is een bestemmingsreserve gevormd. Meerjarige investeringen De investeringen zijn uitgevoerd conform begroting, uitzondering hierop zijn de investeringen in leer- en hulpmiddelen. Een aantal scholen heeft de aanschaf van methodes uitgesteld. Daar waar nodig zijn deze begroot voor Begroting 2015 (toekomstperspectief) Exploitatie 2015 Baten Rijksbijdragen OC&W Overige Begroting overheidsbijdragen Overige baten Totaal baten Lasten Personele lasten Afschrijvingen Huisvestingslasten Overige instellingslasten Totaal lasten Saldo baten en lasten

17 Bestuurs jaarverslag 2014 Stichting Poolsterscholen Financiële baten en lasten Exploitatieresultaat De begroting 2015 is in de bestuursvergadering van 14 december 2014 vastgesteld. Het begrote resultaat bedraagt negatief. Het bestuur heeft besloten dat het tekort over 2015 wordt geaccepteerd om de reden dat er nog extra gelden worden verwacht vanuit de diverse onderwijsakkoorden die gesloten zijn in Het resterende tekort wordt gedekt door meevallers uit 2014, verwachting was dat de bestemmingsreserve herfstakkoord volledig ingezet moest worden. Deze kan deels ( ) ingezet worden in De meerjarenbegroting kent tot en met 2018 een negatief resultaat. Hierbij is geen rekening gehouden met structurele inkomsten vanuit het herfstakkoord, bestuursakkoord en lenteakkoord. Inmiddels zijn de extra inkomsten op hoofdlijnen duidelijk. Voor het schooljaar wordt gemiddeld 134 per leerling extra ontvangen, oplopend naar 228 in Doelstelling is om de komende jaren tot een sluitende begroting te komen maar daarbij ook de financiële ruimte in de algemene reserve in te zetten. De diverse geledingen, bestuur, GMR en directeuren worden hierbij betrokken. Poolster zal de inzet van personeel daarbij wel laten samenhangen met de krimp. Treasury verslag De financiële administratie van Stichting Poolsterscholen wordt verzorgd door het Onderwijsbureau Twente te Borne. Poolster heeft haar liquide middelen volledig ondergebracht bij de Rabobank Almelo en maakt voor haar tijdelijke overtollige middelen gebruik van een internet spaarrekening. De rentevergoeding over het jaar 2014 bedraagt , hetgeen neerkomt op een rentepercentage van 1,2% (vorig jaar 1,9%) over het gemiddelde rekeningcourantsaldo. Begin 2014 is een nieuw treasurystatuut vastgesteld, hierin is opgenomen dat er jaarlijks een treasuryplan opgesteld zal worden waarover in het jaarverslag verantwoording zal worden afgelegd. Poolster heeft ook een treasurycommissie ingesteld. Hiervoor is begin 2015 een externe treasurer geworven, de heer F. Steenhuisen. Prestatiebox Primair Onderwijs De middelen van de Prestatiebox zijn ingezet voor: Opbrengstgericht werken Een deel van de scholen heeft de gelden besteed aan taal- en leesmethodes en ontwikkelingsmaterialen. Er is vooral ingezet op taal-lezen omdat dit onderdeel binnen heel Poolster een aandachtspunt is. Professionalisering van leraren en schoolleiders Een aantal scholen heeft de gelden besteed aan scholing m.b.t. nieuwe onderwijsconcepten. Versterking en samenhang binnen en kwaliteit van cultuureducatie Een deel van de middelen is besteed aan culturele activiteiten en aanschaf van boeken voor de schoolbibliotheek. Uitwerken van muziekproject/methode voor Poolsterscholen. De scholen hebben in de jaarplannen doelen geformuleerd. De realisatie van deze doelen, waarvoor ook de middelen van de prestatiebox worden ingezet, worden zichtbaar in de opbrengstrapportages. Deze worden twee keer per jaar besproken. 15

18 Bestuurs jaarverslag 2014 Stichting Poolsterscholen Continuiteïtsparagraaf De stichting kent een toezichthoudend bestuur dat bestuurt op hoofdlijnen. De algemene directie voert voor het bestuur de bestuurlijke taken uit. In het managementstatuut zijn deze mandaten beschreven. Het bestuur heeft de Code Goed Bestuur in het Primair onderwijs integraal overgenomen en de code is daarmee de leidraad voor het handelen. Continuïteit In 2014 heeft Poolster een risicomanagement systeem opgezet. Wij hebben de tool van de PO-raad inzake risicomanagement ingevuld en wij hebben de risico s voortvloeiend uit de begroting benoemd. Deze risico s zijn besproken met het toezichthoudende bestuur. Het bestuur gaat jaarlijks de risico s bespreken en daar waar nodig beheersmaatregelen (laten) instellen. Een aantal van de genoemde risico s met betrekking tot de begroting zijn: Wet Werk en Zekerheid; ontoereikende middelen voor integraal onderhoud gebouwen; gevolgen van het niet voldoen aan de eisen van de functiemix; stijgende premies sociale lasten en het wel of niet indexeren van de bekostiging etc.. Deze risico s van Poolster kunnen in voldoende mate worden afgedekt door de ruim aanwezige reserves. Daarnaast ondervangen wij daar waar mogelijk de risico s met beleidsmaatregelen. Het risicomanagement is opgenomen in de planning & control cyclus van Stichting Poolster en deze is opgenomen in het financieel beleidsplan. Periodiek komen de onderwerpen van de planning & Controlcyclus aan de orde in de rapportagegesprekken tussen het bestuur, algemeen directeur en schooldirecteuren. Kengetallen * 2016 * 2017 * Personele bezetting - Directie 9,32 9,32 9,32 9,32 - OP 101,48 95,00 93,50 93,00 - OOP 9,26 9,00 9,00 9,00 Leerlingentelling per 1 oktober Huisvesting aantal m * Prognoses Volgens de prognose 2013 van de gemeente Lochem daalt het leerlingenaantal van 2014 in de gemeente Lochem tot en met 2020 van 2700 naar 2150 leerlingen. In de gemeente Lochem heeft Poolster een marktaandeel van ca. 65%. Na 2020 is de verwachting dat het leerlingenaantal stabiliseert. De leerlingenaantallen in de meerjarenbegroting zijn gebaseerd op de prognose van de directeuren. Ten aanzien van personele bezetting is Stichting Poolster zich bewust van de krimp in het leerlingenaantal en zal het personeelsbestand ook moeten krimpen. In bovenstaande fte s is alleen rekening gehouden met het natuurlijk verloop. Momenteel heeft Stichting Poolster ca vrije ruimte in de reserves (rapport Leeuwendaal) en zijn de diverse geledingen (bestuur, GMR, directeuren) zich aan het beraden hoe deze in te zetten. Aan de hand van de uitkomsten van dit overleg zal de Stichting zich beraden over verdere stappen om de daling in opbrengsten door de leerlingenkrimp gelijk 16

19 Bestuurs jaarverslag 2014 Stichting Poolsterscholen op te laten gaan met een daling van de personeelslasten. Stichting Poolster probeert vacatures zoveel mogelijk in te vullen via detachering (personeel niet in loondienst). Als de begroting door andere kosten wordt belast zal dit ook gevolgen hebben voor het aantal in te zetten fte s. Meerjarenbegroting Balans Activa Vaste activa Materiële vaste activa Vlottende activa Totaal activa Passiva Eigen vermogen - Algemene reserve Bestemmingsreserve Totaal eigen vermogen Voorzieningen Kortlopende schulden Totaal passiva

20 Bestuurs jaarverslag 2014 Stichting Poolsterscholen Raming van baten en lasten Baten Rijksbijdragen Overige overheidsbijdragen en subsidies Overige baten Totale baten Lasten Personeelslasten Afschrijvingen Huisvestingslasten Overige lasten Totaal lasten Saldo baten en lasten Saldo fin. baten en lasten Totaal resultaat Bovenstaande cijfers zijn bijgesteld t.o.v. van de meerjarenbegroting zoals vastgesteld in de bestuursvergadering van 14 december Naar aanleiding van de bijstelling van de subsidiebeschikkingen voor 2014/2015 met betrekking tot de diverse akkoorden (Herfstakkoord, Bestuursakkoord, Lenteakkoord) en de behoorlijke impact op de meerjarenbegroting is een nieuwe meerjarenbegroting opgesteld. Ondanks de extra gelden zien we nog steeds een negatief resultaat. Grotendeels wordt dit gedekt door de bestemmingsreserves. Stichting Poolster wil eerst afwachten wat de effecten zijn van de nieuwe gelden en op basis daarvan beslissingen gaan nemen m.b.t. inzet formatie. Financieringsstructuur Stichting Poolster heeft voldoende liquide middelen. De liquiditeitsratio per is 3,92; de streefwaarde is groter of gelijk aan 1,5. Huisvestingsbeleid Stichting Poolster heeft het reguliere onderhoud sinds oktober 2011 uitbesteed aan Paul Hardonk Bouw te Deventer. Dit bedrijf verricht alle werkzaamheden m.b.t. huisvesting en heeft ook de nutsvoorzieningen, schoonmaak en heffingen in haar beheer. Ook over het buitenonderhoud zijn afspraken gemaakt. Met de gemeente Lochem is er voortdurend overleg over de leegstand. Er is geïnvesteerd om de leegstand in de Beatrixschool (150 m2 afgebroken) en de Julianaschool ( langjarig huurcontract en afsplitsing van een deel van de school) op te heffen. De leegstand in de Toermalijn is gedeeltelijk opgevangen door inwoning van een groep van de Propschool en stichting Vluchtelingenwerk. Over het opvangen van de leegstand in Vullerschool zijn gesprekken gaande met een kinderopvangorganisatie. Poolster ontvangt van de gemeente Lochem een vergoeding van 12,50 per m2 leegstand. 18

21 Bestuurs jaarverslag 2014 Stichting Poolsterscholen Reserves en voorzieningen In de afgelopen jaren heeft Poolster een aantal bestemmingsreserves opgebouwd. Deze zijn deels ingezet in 2014 (o.a. reserve flankerend beleid) en de verwachting is dat deze bestemmingsreserves in 2015 en 2016 verder uitgeput zullen worden. 19

22 Bestuurs jaarverslag 2014 Stichting Poolsterscholen Bijlage Verklarende woordenlijst: AD BAPO FTE GMR IB ICT LGF MR MI OC&W P & A POP SBO WMO WSNS WTF Algemene directie Bevordering Arbeids Participatie Ouderen Regeling waarbij senioren van 52 t/m 55 en 56 en ouder 4 respectievelijk 8 uur verlof krijgen in ruil voor een beperkte eigen bijdrage. FullTime Equivalent Volledige arbeidsplaats. Gemeenschappelijke Medezeggenschaps Raad Centrale MR die ingesteld kan worden als een bestuur meerdere scholen beheert. Interne Begeleiding. Coördinator in het onderwijs voor de leerlingenzorg. Informatie - en communicatie Technologie Het geheel van hard- en software dat voor het onderwijs wordt ingezet. Leerling Gebonden Financiering (ook wel rugzakje genoemd) Voorziening voor kinderen met een handicap die een indicatie hebben voor het speciaal onderwijs. Medezeggenschaps Raad Bij de WMO ingesteld inspraak orgaan basisonderwijs voor ouders en personeelsleden. Materiele Instandhouding. De bekostiging vanuit het ministerie voor alle materiële voorzieningen. Ministerie van Onderwijs Cultuur & Wetenschappen. Personeel en Arbeidsmarktbeleid. Een lineair budget ter bekostiging van alle personele lasten die niet onder het lumpsumbudget vallen. Persoonlijk Ontwikkelings Plan. Speciale School voor Basisonderwijs Wet Medezeggenschap Onderwijs Regelt de inspraak van ouders en personeel. Weer Samen Naar School Wettelijk verplicht samenwerkingsverband van basisscholen en speciale basisscholen ten behoeve van gerichte zorg aan leerlingen die dat nodig hebben. Werktijdfactor Benoemingsfactor die aangeeft in welke mate personeel in deeltijd werkt. 20

23 Bestuurs jaarverslag 2014 Stichting Poolsterscholen Verslag toezichthouder Stichting Poolsterscholen Het bestuur van Stichting Poolsterscholen heeft toezicht gehouden op de uitvoering van de bestuurstaken. Het bestuur heeft de taken en bevoegdheden uitgeoefend conform de statuten van de Stichting en zoals die zijn uitgewerkt in het managementstatuut. De uitgangspunten van de Code Goed Bestuur zijn richtlijn voor het toezicht houden. Het bestuur heeft in 2014 totaal 11 keer vergaderd, acht keer met de algemene directie, één keer met het directieteam en twee keer intern. Er heeft een afstemmingsgesprek plaatsgevonden met de GMR. De tweejaarlijkse studiebijeenkomst met alle leerkrachten is door een delegatie van het bestuur bijgewoond. Er is een overleg geweest met de gemeenteraad over de begroting en jaarrekening, en de ontwikkelingen binnen Poolster. Op basis van de portefeuilleverdeling hebben bestuursleden meerdere keren deelgenomen aan bijeenkomsten die ten doel hadden de uitgangspunten van beleid te formuleren of te toetsen. Op deze wijze was het bestuur vroegtijdig op de hoogte van het uit te werken beleid en kon het bestuur dit toetsen aan de uitgangspunten van het strategisch beleid. Het bestuur heeft kennis genomen van de adviezen van de GMR en beoordeeld of deze voldoende zijn gewogen en meegenomen in het voorgestelde beleid. Het betrof het opstellen van: De begroting 2015; Jaarverslag en jaarrekening 2013; Evaluatie bestuursbeleid Jaarplan 2013; Financieel beleidsplan Treasurystatuut. Vernieuwde procuratieregeling. Opstellen bestuursjaarplan vanuit het strategisch beleidsplan ; Bestuursformatieplan en bezuinigingen op personele kosten; Beleidsplannen op gebied van personeel (meerjaren-personeelsbeleid,) en kwaliteitszorg (ICT beleidsplan, medewerker kwaliteitszorg); Over de voortgang van de volgende onderwerpen is in 2014 tijdens de bestuursvergaderingen gerapporteerd: Communicatiestromen binnen Poolster, invulling management structuur met projectgroepen, beleidsplannen rond huisvesting, nieuwbouw Propschool in de kern Lochem, het overleg met de gemeente. Na vaststelling van de begroting heeft het bestuur toezicht gehouden op de exploitatie middels de kwartaaloverzichten. De financiële en administratieve organisatie is vastgelegd in een planning- en controlecyclus. De administratieve organisatie van Poolster is doorgelicht door een extern bureau en de aanbevelingen zijn overgenomen. De kwaliteit van het onderwijs en de organisatie heeft het bestuur mede beoordeeld aan de hand van de bestuurskaart (als bijlage toegevoegd). Daarnaast heeft het bestuur zich laten informeren over de bevindingen en de resultaten van de inspectiebezoeken. Het bestuur is geïnformeerd over Parnassys en Vensters PO, instrumenten ter monitoring van de kwaliteit van het onderwijs. 21