MANAGEMENT CONTROL EN ETHIEK

Transcriptie

1 Corporate governance Naar een groter zelfsturend vermogen MANAGEMENT CONTROL EN ETHIEK In een bedrijf of organisatie vindt een voortdurende belangenafweging plaats. Soms staat het belang van het bedrijf, de eigenaren of de aandeelhouders voorop. Soms moeten andere belangen zwaarder wegen dan het financiële belang. Maar hoe is vast te stellen welk belang op welk moment het zwaarst moet wegen? De auteur bespreekt een aantal centrale vragen over hoe managers kunnen omgaan met ethische dilemma,s. Kennis van en vaardigheden op het gebied van ethiek vergroten het zelfsturend vermogen van een organisatie en vormen essentiële elementen van het managementcontrolsysteem. Dit leidt uiteindelijk tot verbetering van de bedrijfsresultaten. DOOR MENNO L. HOEKSEMA Bij dit artikel hoort de online cursus Management control en ethiek Met deze cursus kunt u punten behalen in het kader van uw permanente educatie (PE). Ter kennismaking kunt u de cursus Best in finance gratis volgen en uw eerste studiepunten behalen. Kijk voor meer informatie en een overzicht van alle cursussen op Vroeg of laat komen alle managers in ondernemingen en andere organisaties in aanraking met morele vraagstellingen en dilemma s. Daarom is een zekere basiskennis van ethiek onmisbaar. Wij onderscheiden het begrip ethiek van het begrip moraal. De moraal is het geheel aan opvattingen, denkbeelden en inzichten binnen een bepaalde gemeenschap of groep over wat aanvaardbaar gedrag en handelen is. In ons geval gaat het om de moraal binnen bedrijven en organisaties. Ethiek is redelijk denken over de moraal. Over de vraag hoe wij redelijk kunnen weten wat goed is bij morele vraagstukken en dilemma s die zich in bepaalde situaties of op bepaalde momenten voordoen. In dit geval dus vraagstukken en dilemma s die zich binnen bedrijven en in beslissingssituaties voordoen. Welke uitkomst van het proces of van de beslissing of welk proces zelf voldoet of voldoet het beste of voldoet zo goed mogelijk aan de geldende morele beginselen? Welke beslissing is zo veel mogelijk in overeenstemming met de geldende normen en waarden? Bij ethiek gaat het over de kwaliteit van handelen en beslissen Belang en doel In en om bedrijven doen zich veel vragen en problemen voor met een hoog ethisch/moreel gehalte. Dikwijls gaat het om complexe beslissingsvraagstukken met ingrijpende gevolgen en effecten. Soms voor zeer velen, bijvoorbeeld het verplaatsen van productiefaciliteiten naar zogenoemde lagelonenlanden. Het kunnen omgaan met ethische vragen en dilemma s is van groot belang voor een goed functionerende management control. Het kan zelfs een essentieel onderdeel van het managementcontrolsysteem zijn. Bij ethiek gaat het over de kwaliteit van handelen en beslissen. Over de mate waarin bij handelingen (daden) en beslissingen alles wat van belang is in voldoende mate in aanmerking wordt genomen. Wij passen dit toe op het handelen en beslissen van managers in bedrijven. 22 APRIL 2012

2 Het aantal constituenten (stakeholders) dat betrokken kan zijn bij een bedrijf is groot. Denk aan aandeelhouders en banken, commissarissen, management op de verschillende niveaus, werknemers en vakbonden, afnemers (debiteuren), leveranciers (crediteuren), de fiscus, overheden en overheidsorganisaties, toezichthouders, de lokale en regionale gemeenschap en daar aanwezige groeperingen, andere gebruikers van gemeenschappelijke hulpbronnen, mensen en dieren die de gevolgen kunnen ondervinden van gebruik of vervuiling van bodem, water en lucht door de bedrijfsactiviteiten. Deze opsomming maakt duidelijk dat ethische kwesties en dilemma s in veel gevallen de vorm aannemen van belangentegenstellingen. Dit geldt niet alleen voor ondernemingen (for profits). Ook non-profits en not-for-profits hebben te maken met ethische vraagstukken en dilemma s, veelal ook in de vorm van belangentegenstellingen. Denk hier als voorbeeld aan studenten en hun onderwijsinstellingen enerzijds en het overheidsdepartement (OCW) met bezuinigingstaakstellingen anderzijds. Bij non-profits en not-for-profits spelen ook vaak niet-eenduidige of tegenstrijdige doelen een rol, evenals de complexiteit van prioriteitsstellingen en belangenafwegingen. Algemene principes Iedereen binnen het bedrijf heeft te maken met de heersende moraal. Zij is een essentieel onderdeel van de cultuur. Dit geldt altijd. Ook en misschien zelfs juist in die bedrijfssituaties waarin morele zaken en standpunten niet expliciet aan de orde zijn. Voor de moraal geldt hetzelfde als voor de cultuur Ethische kwesties en dilemma s nemen in veel gevallen de vorm aan van belangentegenstellingen in het algemeen: niet bewust en niet expliciet geformuleerd is zij toch altijd aanwezig. Een welbewuste en goed onderhouden cultuur is een belangrijke voorwaarde voor succes. Ditzelfde geldt voor de moraal. Een goed ontwikkelde moraal bestaat uit (wellicht slechts enige maar wel essentieel geachte) opvattingen en richtlijnen. Deze gelden voor alle leden van de organisatie en zijn gemakkelijk toegankelijk. Ze worden duidelijk en regelmatig gecommuniceerd en worden met voorbeeldgedrag en andere voorhanden middelen ondersteund, bijvoorbeeld het inspringen voor afwezige of te zwaar belaste collega s, omgaan met eigendommen van het bedrijf, gebruik APRIL

3 Iedereen die iets te maken heeft met management control krijgt vroeg of laat te maken met ethische vraagstukken van internet en communicatiemiddelen van het bedrijf voor privédoeleinden of de balans tussen werk en privé. Iedereen die iets te maken heeft met management control krijgt vroeg of laat te maken met ethische vraagstukken, vaak in de vorm van belangentegenstellingen. Bijvoorbeeld kostenreductie tegenover werkgelegenheid of doorgroeimogelijkheden, efficiencyverbetering tegenover taakinhoud, bedrijfsverplaatsing tegenover de woonomgeving enzovoort. De ethiek omvat de kennis en vaardigheden om hier redelijk denkend mee om te gaan. Hiermee behoort de ethiek tot het managementcontrolinstrumentarium en tot het managementcontrolsysteem. Zij maakt deel uit van het vermogen de eigen activiteiten te beheersen en sturen en de eigen vakkennis en vaardigheden te onderhouden en verder te ontwikkelen. Daarnaast van het vermogen elkaars gedrag en handelen te beïnvloeden. Daarmee versterkt de ethiek het professioneel gehalte en het zelfsturend vermogen. Daarmee ook maakt zij mogelijk dat er minder regels en procedures (directe gedragsbeïnvloeding) nodig zijn. In zekere zin geldt dit ook voor het sturen op resultaten (indirecte gedragsbeïnvloeding). Die dingen waar managers en medewerkers uit zichzelf en onder invloed van elkaar goed mee omgaan, hebben geen doelstellingen, meetsystemen en beloningen nodig. Intussen is het bij de ethiek niet voldoende om de nadruk uitsluitend te leggen op het redelijk denkend omgaan met vraagstukken en dilemma s. Deze vaardigheid bewijst haar nut alleen als ze is gevuld met morele opvattingen en beginselen. Moraal en ethiek horen onlosmakelijk bij elkaar. Zonder moraal is de ethiek hersengymnastiek zonder inhoud. Zonder ethiek is de moraal een holle klank zonder betekenis voor de praktijk. In professionele beroepen, zoals accountants, advocaten, notarissen en managementconsultants is het omgaan met ethiek min of meer eigen aan het vak. Vanouds dient hier grote zorgvuldigheid te worden betracht in de uitoefening van het vak zelf en de daarvoor geldende standaarden en in het omgaan met de verschillende belangen. Dit met het oog op het waarborgen van onafhankelijkheid en kwaliteit, en daarmee op het algemeen belang. De ethiek is dikwijls vastgelegd in gedragscodes (protocollen). Toch zijn er situaties waarin deze ontoereikend bleken. Dit heeft onder andere te maken met schaalvergroting van bedrijven en zaken. Denk bijvoorbeeld aan de financiële belangen die op het spel komen te staan als een accountant zou weigeren een goedkeurende verklaring te verstrekken aan een grote cliënt. In het licht van actuele maatschappelijke vraagstukken gaan steeds meer grotere ondernemingen ertoe over om gebruik te maken van bedrijfs- en gedragscodes voor de eigen organisatie. Dikwijls publiceren zij deze ook. Het gaat om maatschappelijk ondernemerschap, duurzaamheid, verantwoord omgaan met het milieu en de natuurlijke omgeving, non-discriminatie, vermijden van kinderarbeid en onrechtvaardige arbeidsverhoudingen enzovoort. Deze gedragscodes zijn gewoonlijk sterk verbaal en weinig concreet. Bedrijven en hun medewerkers met dergelijke gedragscodes gedragen zich meestal niet merkbaar anders en nemen geen merkbaar andere beslissingen dan bedrijven en hun medewerkers zonder. Ethische concepten/modellen Er bestaat niet één methode, standaardbenadering of checklist om ethische dilemma s te definiëren, analyseren en op te lossen. Wel bestaan er benaderingen, lijnen van denken we spreken ook wel van concepten of modellen waarmee wij de Daarmee versterkt de ethiek het professioneel gehalte en het zelfsturend vermogen verschillende elementen van ethische dilemma s kunnen benoemen. Met behulp hiervan kunnen wij afwegingen maken. Hierna bespreken wij in het kort: ~ utilitarisme; ~ rechten en plichten; ~ rechtvaardigheid/billijkheid; ~ deugden. Utilitarisme (consequentionalisme) Letterlijk betekent utilitarisme denken en beslissen op basis van nut. Of op basis van de gevolgen (consequenties) voor elk van de betrokken partijen. Het komt erop neer dat de morele aanvaardbaarheid van de uitkomst van een beslissing of activiteit afhankelijk is van de gevolgen daarvan in termen van nut of schade voor de betrokken partijen. Deze gevolgen worden daarom zo volledig mogelijk bepaald, gewaardeerd en bij elkaar opgeteld. Is het saldo positief, dan is het oordeel over de (morele) aanvaardbaarheid van de beslissing of activiteit dat ook. Hetzelfde geldt in tegengestelde zin bij een negatief saldo. 24 APRIL 2012

4 Hoewel wij ons hiervan vaak niet bewust zijn, is utilitaristisch denken en beslissen diep geworteld in onze cultuur en in het dagelijks leven. Ons economisch denken, beslissen en handelen op elk niveau van het doen van boodschappen door een individuele persoon tot en met besluitvorming aan de top van multinationale ondernemingen en in supranationale organen berust op ditzelfde principe van afweging van nut en offers, baten en lasten, opbrengsten en kosten. Denk als voorbeelden aan kosten-batenanalyses. Vaak is het min of meer vanzelfsprekend om vraagstukken, ook wanneer deze een zware morele lading hebben, in ieder geval in eerste instantie zo te benaderen. Dit kan leiden tot discussies die sommigen gedurfd en anderen onvruchtbaar of zelfs onaanvaardbaar vinden. Zoals bij vragen op het terrein van de kosten van zorg en de kwaliteit van leven. Daarom is het belangrijk om u bewust te zijn van het ethische principe waarmee u een bepaald vraagstuk benadert. In bepaalde situaties kan of moet dat een andere zijn dan het utilitaire denken. Rechten en plichten Dit model berust op het uitgangspunt dat ieder mens drager is van bepaalde rechten die te allen tijde geëerbiedigd moeten worden. Dit geldt in alle situaties waarin ethische vraagstukken en dilemma s aan de orde zijn, dus ook in bedrijfssituaties. Het feit dat mensen rechten hebben, brengt noodzakelijk mee dat (andere) mensen plichten hebben tot het eerbiedigen of handhaven van deze rechten. Bijvoorbeeld wanneer het hogere management in een organisatie uit hoofde van zijn functie Utilitaristisch denken en beslissen is diep geworteld in onze cultuur en in het dagelijks leven het recht heeft tijdig en volledig geïnformeerd te zijn, betekent dit voor lagere managers en hun medewerkers de plicht om hiervoor zorg te dragen. Zo leiden universele rechten, rechten berustend op het mens-zijn, tot universele plichten. Alle mensen dragen bepaalde rechten en alle mensen hebben de plicht deze te eerbiedigen en zo nodig te handhaven. Universele rechten en plichten zijn geformuleerd in de Algemene Verklaring van de Rechten van de Mens van de Verenigde Naties. Het zijn de fundamentele mensenrechten als vrijheid van meningsuiting, van vereniging en vergadering enzovoort. Ook in de bedrijfspraktijk en beslissingssituaties bestaan dus plichten tot eerbiedigen van bepaalde universele of specifieke rechten. Rechtvaardigheid/billijkheid Dit houdt in dat zij die in gelijke positie verkeren, gelijk worden behandeld. En zij die niet in deze gelijke positie verkeren dus niet. In het algemeen vatten wij dit procesmatig op. Het proces moet dus voor alle gelijken gelijk zijn, maar de uitkomst ervan kan ongelijk zijn. Zo zal er over het algemeen geen moreel bezwaar tegen zijn dat een multimiljonair de jackpot wint in de Staatsloterij. Zolang er geen tijfel bestaat aan de voor iedere deelnemer geldende algemene voorwaarden en over de eerlijkheid van de trekking. Het model van rechtvaardigheid/billijkheid kan worden uitgewerkt in een viertal deelmodellen: ~Distributieve billijkheid: de verdeling van voor- en nadelen over verschillende groepen stakeholders of betrokken partijen bij utilitaire afwegingen. Denk hierbij bijvoorbeeld aan de verdeling van voor- en nadelen bij de aanleg van wegen en tunnels. ~ Retributieve billijkheid: evenredigheid tussen gebeurtenis en Professionaliteit en moraal grenzen aan elkaar en overlappen elkaar ten dele gevolg. Dit kan bijvoorbeeld betrekking hebben op evenredigheid tussen prestatie en beloning. Of tussen overtreding en straf. Zoals geen ontslag op staande voet voor de eerste keer te laat komen op het werk, maar wel voor werkweigering of diefstal van de werkgever. De maatschappelijke discussie rondom de betaling van dikwijls hoge bonussen aan managers appelleert eveneens aan dit beginsel. ~ Compensatorische billijkheid: degene die schade of nadeel aan een ander veroorzaakt, heeft de plicht deze schade te vergoeden of dit nadeel te compenseren. ~ Procedurele billijkheid: voor alle deelnemers aan een proces moeten dezelfde regels gelden. Dit beginsel wordt bijvoorbeeld geconcretiseerd in reglementen voor sportbeoefening en sportwedstrijden en in sollicitatieprocedures. Deugden Een deugd is een goed persoonlijkheidskenmerk; een goede karaktereigenschap. Naarmate de moraal een meer universeel (algemeen menselijk) karakter heeft, is er sprake van meer algemene of hogere deugden, zoals wijsheid, vredelievendheid, rechtvaardigheid, eerlijkheid enzovoort. Specifieke deugden sluiten aan bij de moraal van bepaalde volken, gemeenschappen of groepen. De deugd heeft dan een betekenis tegen de achtergrond van de betreffende morele opvattingen en over- APRIL

5 tuigingen. Dit geldt bijvoorbeeld voor een deugd als loyaliteit, maar tot op zekere hoogte ook voor integriteit. Naarmate de groep waarop de goede karaktereigenschap betrekking heeft specifieker wordt en bijvoorbeeld vakgenoten binnen een bepaalde professie gaat omvatten, krijgt de term goed steeds meer de betekenis van passend of professioneel. Professionaliteit en moraal grenzen aan elkaar en overlappen elkaar ten dele. De aanwezigheid van bepaalde deugden bij personen en binnen gemeenschappen of groepen verhoogt het zelfsturend vermogen. Als bij alle betrokken personen sprake zou zijn van bepaalde deugden, zou er ook sprake zijn van honderd procent zelfsturing. Omdat dit in de praktijk gewoonlijk niet het geval is, zijn ook andere instrumenten nodig voor het bereiken van voldoende control. Toepassingen Utilitarisme Veel toepassingen liggen bij complexe beslissingsvraagstukken, zoals grote investeringen, waarbij veel stakeholders zijn betrokken met veel verschillende en tegenstrijdige belangen. Het gaat om bedrijfsinvesteringen, maar ook om maatschappelijke programma s, zoals investeringen in weg- en spoorweginfrastructuur, grote bouwprojecten, aanleg en uitbreiding van luchthavens en behoud of aanleg van natuurgebieden. Rechten en plichten Als voorbeelden valt te denken aan: ~ samenstelling van een personeelsbestand om te voldoen aan wetten of richtlijnen, zoals voor het aantal of percentage vrouwen en mannen; ~ toegang tot voorzieningen, of grenzen die daaraan zijn te stellen, zoals onderwijs en gezondheidszorg; ~ afvloeiingsregelingen, ontslagen, sociale plannen enzovoort. Rechtvaardigheid/billijkheid ~ Distributief: discussie over de lastenverdeling bij bezuinigingen. Solidariteit tussen inkomensgroepen, generaties, bevolkingen en bevolkingsgroepen enzovoort. ~Retributief: evenredigheidsbeginsel in allerlei vormen. Een werknemer kan niet om een klein vergrijp, zoals de eerste keer te laat komen, ontslagen worden. ~ Compensatorisch: het in het Burgerlijk Wetboek vastgelegde rechtsbeginsel dat het veroorzaken van schade leidt tot de plicht tot vergoeden of compenseren. Allerlei vormen van aansprakelijkheid. ~ Procedureel: aanbestedingen, sollicitatieprocedures, allerlei vormen van protocollen en procedureel handelen. Deugden De juiste persoon op de juiste plaats. Wat voor een persoon, welke persoonlijkheid is passend voor respectievelijk nodig in een bepaalde functie? Samenvatting Ethische vraagstellingen en dilemma s doen zich dikwijls voor in de vorm van belangentegenstellingen tussen (groepen) stakeholders (constituenten). Daarvan heeft elke onderneming of organisatie er vele. De ethiek omvat de kennis en vaardigheden om hier redelijk denkend mee om te gaan. Hiermee behoort de ethiek tot het managementcontrolinstrumentarium en tot het managementcontrolsysteem. Zij maakt deel uit van het vermogen de eigen activiteiten te beheersen en sturen en de eigen vakkennis en vaardigheden te onderhouden en verder te ontwikkelen. Daarnaast van het vermogen elkaars gedrag en handelen te beïnvloeden. Daarmee versterkt de ethiek het professioneel gehalte en het zelfsturend vermogen. Onethisch (immoreel) gedrag binnen bedrijven en andere organisaties is vaak symptoom of voorbode van erger, zoals fraude. Managers met onvoldoende vaardigheden om ethische dilemma s te herkennen of ermee om te gaan, stellen regelmatig moreel verantwoord en legaal aan elkaar gelijk. Ook nemen zij dikwijls hun toevlucht tot te eenvoudige uitspraken en gedragsregels. In de ethiek bestaat niet één enkele lijn van denken, concept of model. In dit artikel hebben we de vier bekendste besproken en toegelicht met voorbeelden. Ze zijn ten dele complementair. Literatuur ~ J.C. Gaa en R.G. Ruland (eds.) (1997) Ethical Issues in Accounting, Sarasota, American Accounting Association. ~ Kenneth A. Merchant en Wim A. Van der Stede (2007) Management Control Systems, Harlow, Pearson Education, p Extra s in basisartikel in FinanceControl-base: ~ uitwerking van functie van ethiek bij verschillende modellen van corporate governance; ~ uitwerking en beoordeling van de werking van ethiek als element van het managementcontrolsysteem; ~ meer gedetailleerde behandeling van ethische concepten/modellen en hun toepassing, met voorbeelden. Drs. Menno L. Hoeksema is Partner Maatschap Iris Adviesgroep, Praktijk voor Strategie, Control en Managementontwikkeling. 26 APRIL 2012