Aesculap optiekcontainer en het Aesculap Instrumenten Organisatie Systeem =

Transcriptie

1 Aesculap optiekcontainer en het Aesculap Instrumenten Organisatie Systeem = Think 100% Sterile. Think Aesculap. de perfecte combinatie ter bescherming van uw kostbare optische systemen. Stoomsterilisatie: gefractioneerd vacuümproces Gasplasmasterilisatie: H 2 O 2 waterstofperoxidesterilisatie (Sterrad ) Multidisciplinaire inzetbaarheid Eenvoudige aseptische presentatie Bescherming van optieken en lichtkabels tijdens het reinigings- en desinfectieproces, in- en extern transport en opslag. 8 B. Braun Medical B.V. Postbus AR OSS Tel Fax

2 december 2012 Een uitgave van B. Braun Medical B.V. Continuïteit heeft alles te maken met betrouwbaarheid van processen...

3 EXPERTISE is een uitgave van: B. Braun Medical B.V. Divisie Aesculap Postbus AR OSS T: F: Samenstelling inhoud René Pulles SBA manager GSM Eindredactie Gemma Granaat-Verdonk Operational Marketing Manager Nederland & België Shalini Premchand Marketingsecretaresse B. Braun Aesculap Redactie teksten Friso Gosliga BREDA Grafische vormgeving Vrondaz SCHIEDAM George Laoutaris Drukwerk S & B print all in - OSS Voor meer informatie over de inhoud van deze uitgave kunt u contact opnemen met René Pulles. Niets in deze uitgave mag zonder toestemming van de uitgever worden overgenomen of vermenigvuldigd. Hoewel deze uitgave naar beste weten is samengesteld, kunnen uitgever en auteurs op geen enkele wijze instaan voor de juistheid. Zij aanvaarden dan ook geen aansprakelijkheid voor schade, van welke aard dan ook, die het gevolg is van handelingen en/of beslissingen die gebaseerd zijn op deze informatie. Voorwoord Beste Lezer, Veiligheid en continuïteit zijn begrippen die in de dagelijkse gang van zaken binnen het ziekenhuis niet zijn weg te denken. Deze twee Foto: Clemens van Hooft begrippen hebben alles te maken met de betrouwbaarheid van processen en daarmee ook met de belangrijkste taak van een ziekenhuis: de succesvolle behandeling van patiënten. Veel ziekenhuizen hebben systemen voor veiligheidsmanagement opgezet om de voorspelbaarheid van veiligheid te maximaliseren en te borgen. Toch lees je nog regelmatig over incidenten waarbij de veiligheid van patiënten in het geding kwam. Vanuit de Inspectie voor de Gezondheidszorg wordt bijzondere aandacht gegeven aan de borging van processen. In 2010 geeft men aan dat een laatste verbetering rondom optieken nodig is. In datzelfde rapport wordt ook gesproken over de noodzaak van een kwaliteitsborging van starre endoscopen. Ook B.Braun is als producent en leverancier al lange tijd vertrouwd met kwaliteitsborging en ontwikkelde meerdere systemen voor ziekenhuizen. Een voorbeeld hiervan is de datamatrix. Dit unieke puntjespatroon op het instrument maakt het in combinatie met de juiste hard- en software mogelijk om elk medisch hulpmiddel zoals bijvoorbeeld een optiek en lichtkabel te volgen. Waar en wanneer werd een instrument gebruikt, gesteriliseerd of gerepareerd? Met één druk op de knop is het duidelijk. We denken ook mee over de eis om een compleetheidsregistratie te voeren voor instrumentensets na een operatie. Naast de datamatrix is wegen een optie, maar wat dacht u van de indeling van een tray? Daarover leest u meer in deze uitgave van de Expertise. De gezondheidszorg en het bedrijfsleven streven allebei naar perfectie in processen en producten. Maar veiligheid is en blijft mensenwerk: de discipline van elke professional in het werkveld speelt een grote rol. Wij werken aan veiligheid, doet u met ons mee? Veel leesplezier! Clemens van Hooft Senior Manager Aesculap 2

4 Onderhoud en behoud van starre optieken Veel ziekenhuizen kampen tegenwoordig met hoge kosten voor reparaties van starre optieken. In een tijdperk waarin bezuinigingen en krappe budgetten de boventoon voeren is dit natuurlijk niet wenselijk. Daarbij komt nog dat deze kosten behoorlijk ondoorzichtig zijn: welk deel gaat op aan reparaties, wat kost de extra logistiek, levert een betere registratie of preventief onderhoud iets op? Om antwoorden op deze vragen te vinden moet het hele proces tegen het licht worden gehouden. De basis: goed onderhoud Behoud van optieken begint bij goed onderhoud. De CSA-medewerkers kunnen hier zelf veel problemen voorkomen. Zo is machinale reiniging voor de vervuiling op de lenzen bijvoorbeeld niet altijd afdoende. Gaat een vuile lens de autoclaaf in, dan kunnen de residuen inbranden en gaat de kwaliteit van de lens achteruit. Daarom is het verstandig om na de machinale reiniging en voor de sterilisatie de proximale en distale lenzen van een optiek of lichtkabel even af te nemen met 70% alcohol. Daarnaast is het belangrijk om demontabele delen ook werkelijk te demonteren. Voor het onderhoud van starre optieken en lichtkabels heeft Aesculap Service Systems een poster ontwikkeld die het onderhoud nog eens stap-voor-stap uitlegt. Een prima geheugensteun naast de scholing die ook door ons wordt verzorgd. Traceerbaarheid van optieken en lichtkabels door datamatrix Naast het onderhoud zelf moet er ook kritisch worden gekeken naar het onderhoudsproces. Traceerbaarheid is essentieel, omdat u dan precies weet waar het instrument zich bevindt. Met name voor optieken en lichtkabels is dit van belang, aangezien veelvuldige reparaties aan of vervanging van optieken vaak hoge kosten met zich meebrengen. Aesculap optieken en lichtkabels zijn daarom standaard voorzien van een datamatrix. Met de schat aan gegevens die dit oplevert houdt u de levensduur, reparatiekosten, omloopsnelheid en historie van elk instrument nauwkeurig bij. Daarmee wordt uw proces volkomen transparant en zijn kosten beheersbaar. Service Replacement Program (SRP) Speciaal voor optieken en lichtkabels ontwikkelde B. Braun Aesculap een Service Replacement Program. Dit kan flinke besparingen opleveren. Als deelnemer aan het programma kunt u een defect optiek aanmelden bij onze afdeling Aesculap Surgical Services. Het optiek wordt dan opgehaald en verstuurd naar Aesculap Fleximed in Denzlingen. Deze afdeling levert binnen 2 werkdagen een nieuw optiek. Pas daarna wordt het optiek onderzocht en wordt het probleem vastgesteld. Door het optiek direct te vervangen wordt er geen vertraging opgelopen. Hierdoor wordt de continuïteit van uw proces zo min mogelijk verstoord. Meer informatie Wilt u meer informatie over het onderhoud van optieken en lichtkabels, het Service Replacement Program of de fixatie en bescherming van uw kostbare optieken en lichtkabels? Neem dan contact op met de afdeling Aesculap Surgical Services. 3

5 Track & trace van optieken en lichtkabels in het Zoals in de meeste ziekenhuizen van Nederland is ook in het Sint Lucas Andreas ziekenhuis in Amsterdam het onderhoud en de track & trace van optieken een belangrijk thema. We vroegen begin dit jaar aan Mirjam Bakker, voormalig hoofd CSA, hoe het Sint Lucas Andreas ziekenhuis omgaat met de registratie van deze delicate instrumenten. Hoe is het logistieke proces van track & trace van optieken en lichtkabels geregeld? Op dit moment volgen we de optieken en lichtkabels op setniveau. We scannen de netten op drie plaatsen in het proces. Maar door het scannen op setniveau in plaats van op instrumentniveau is het proces niet honderd procent waterdicht. Om het bestaande systeem optimaal te gebruiken zouden er nog twee scanplaatsen moeten komen direct vóór en direct na de operatie. Het uitscannen na een operatie wordt momenteel niet gedaan. Welke aspecten zijn belangrijk als het gaat over de reparatie van optieken en lichtkabels? Vlotte doorlooptijd natuurlijk, en een hoge kwaliteit van de reparaties en vaardigheden van de reparateur. Als dat goed is geregeld zijn de sets minder vaak en korter uit de roulatie. Daardoor houden we de continuïteit in het proces en dat komt uiteindelijk de patiënt ten goede. Voor ons als gebruikers is een snelle levertijd en vakkennis van de leverancier noodzakelijk. We schuiven het product niet even om de hoek, maar verwachten van een leverancier dat hij meedenkt in het proces. Nakomen Foto: Mirjam Bakker, Organisatorisch manager Bedrijfseenheid Spoedzorg & Bedrijfseenheid Intensive care van afspraken is dan een vereiste. Verder is het belangrijk om gedurende het jaar verschillende evaluatiemomenten te plannen zodat je het proces steeds verder kunt optimaliseren. Is de registratie en het beheer van optieken en lichtkabels de laatste jaren verbeterd? Registreren is tegenwoordig een vereiste. Track & trace is niet alleen nodig om te achterhalen hoe vaak een optiek is ingezet, maar ook om inzicht in de kosten te krijgen. Bovendien helpt een goede registratie bij het voorraadbeheer in het ziekenhuis. Optieken worden steeds vaker ingezet. Zonder een goede registratie wordt het steeds moeilijker om ze te blijven volgen en historie op te bouwen. In het Sint Lucas Andreas ziekenhuis is in december 2011 een inventarisatie uitgevoerd. Is het onderhoud na deze kwalitatieve en kwantitatieve inventarisatie verbeterd? Het heeft vooral geleid tot bewustwording. Mensen zijn zich nu meer bewust van het omgaan met en reinigen van optieken en lichtkabels. Door de grote diversiteit aan instrumenten is het helaas niet te voorkomen dat bepaalde zaken aan de aandacht ontglippen. Welke verbeteracties zijn er na de inventarisatie doorgevoerd? We onderhouden optieken en lichtkabels nu ook preventief en dat verlengt de levensduur. Door een goede functiecontrole ontdekken we eventuele defecten ook eerder en daardoor zijn de kosten van reparaties lager. Door meer overleg tussen OK en CSA zijn we sneller op de hoogte van problemen. Daardoor is ook de onderlinge betrokkenheid tussen die afdelingen groter geworden. Wat verwachten jullie van de leverancier of reparateur als het gaat om begeleiding en scholing? Een goede instructie rond gebruik en onderhoud kan veel problemen voorkomen. Dat zorgt ook weer voor lagere kosten. Scholing op initiatief van de leverancier is welkom, om de continuïteit van het proces te kunnen waarborgen en duidelijkheid aan de gebruikers te verschaffen. Ook scholing en instructie van CSA-medewerkers is essentieel! Een goede geheugensteun is de onderhoudsposter voor optieken en lichtkabels van Aesculap Service Systems. Die poster laat stap voor stap zien hoe een CSA medewerker onderhoud en functiecontrole van een optiek of lichtkabel zelf kan uitvoeren. 4

6 Sint Lucas Andreas ziekenhuis 5

7 SMARTTRAY the complete count way! De afgelopen 5 jaar zijn er gemiddeld 10 claims per jaar binnengekomen bij Medirisk over achterblijven van specifiek operatiemateriaal. In 19% van deze claims gaat het om achterblijven van instrumenten 1. In samenwerking met B. Braun Aesculap hebben Illse Bimmel en Marja Versantvoort, twee operatieassistenten uit het St. Anna Ziekenhuis in Geldrop, een innovatieve manier gevonden om in één oogopslag te kunnen zien of al het instrumentarium compleet is. Het Smarttray-systeem is goedgekeurd en geaccrediteerd door de NIAZ (Nederlands Instituut bij Accreditatie in de Zorg). Het idee voor de Smarttray is in het St. Anna Ziekenhuis ontstaan. Op de operatieafdeling is een projectgroep samengesteld met als opdracht een proces te ontwikkelen waarbij de compleetheid van het instrumentarium kan worden gegarandeerd. Met het Smarttray-systeem dat goedgekeurd is door de Inspectie voor de Gezond heidszorg - fixeer je de instrumenten op vaste plekken in de tray waarbij iedere opening wordt benut, zodat het missen van een instrument direct opvalt door een lege opening in de fixatie. Zo hoef je niet ieder instrument in een net te tellen maar kun je in één oogopslag zien of de set compleet is. Simpel en doeltreffend. Het duurzame AIOS-fixatiemateriaal van B. Braun Aesculap is hiervoor uitermate geschikt gebleken. Naast het beschermen van het instrumentarium door fixatie, biedt de siliconenfixatie ook een mogelijkheid tot compleetheidscontrole. Het fixatiemateriaal fungeert hierbij als een soort flexibele ministeck waardoor de veiligheid voor medewerkers en patiënten gegarandeerd kan worden. Meer informatie? Het Smarttray-systeem komt uitgebreid aan bod in de december editie 2012 van het magazine OK operationeel. 1 Medirisk Schadeanalyse oktober 2009 Medirisk in 2009 met cijfers heeft bijgedragen aan de LVO richtlijn Onbedoeld achtergebleven operatiemateriaal 6

8 Preventief onderhoud uitbesteden Door het preventief onderhoud van apparatuur bij B. Braun Aesculap onder te brengen, worden kosten beter inzichtelijk en beheersbaar. Preventief onderhoud is bovendien goed planbaar, zodat kernprocessen niet in gevaar komen. In de bedrijfsvoering van een ziekenhuis spelen continuïteit en veiligheid een zeer voorname rol. Maar het uitbesteden van diensten die de kernprocessen ondersteunen is ook een trend. Wij zien dan ook een toenemende belangstelling voor het extern uitvoeren van preventief onderhoud. B. Braun Aesculap verzorgt voor haar klanten preventief onderhoud aan Aesculap booren zaagapparatuur en endoscopietorens. De voordelen van preventief onderhoud zijn legio. Het grootste voordeel is dat preventief onderhoud zorgt voor een langere levensduur van de apparatuur. Ook wordt de veiligheid voor gebruiker en patiënt tot het maximale niveau verhoogd. Tijdens de uitvoering van het preventief onderhoud stellen wij gratis apparatuur in bruikleen beschikbaar, zodat de continuïteit in het proces gewaarborgd is. Alle met het stroomnet verbonden apparatuur wordt op locatie onderhouden. Klanten kunnen de planning en uitvoering van het onderhoud volledig overlaten aan B. Braun Aesculap. Op basis van ruim twintig jaar ervaring weten we dat een jaarlijkse onderhoudsbeurt een goede gemiddelde frequentie is. Het onderhoudsschema en overige condities worden uiteraard schriftelijk vastgelegd in een overeenkomst op maat. Wilt u meer weten over de voordelen van preventief onderhoud voor uw ziekenhuis, neem dan gerust contact met ons op! Afscheid Gerard Rutten als columnist Foto: Gerard Rutten, voormalig hoofd CSA van het Elisabeth ziekenhuis In deze laatste editie van de Expertise in 2012 willen wij graag onze vaste columnist Gerard Rutten bedanken voor zijn inzet bij het verzorgen van de column in de Expertises van de afgelopen 3 jaar. Gerard Rutten mag als voormalig hoofd CSA van het St. Elisabeth Ziekenhuis in Tilburg sinds juni van dit jaar van zijn pensioen gaan genieten. Met veel plezier hebben wij samengewerkt met Gerard bij de totstandkoming van interessante en boeiende uitgaven van de Expertise. Zijn expertise, kennis en nuchtere kijk die hij in zijn columns tot uiting liet komen, hebben hieraan zeker bijgedragen! Wij wensen Gerard veel plezier toe! De redactie van de Expertise René Pulles, Gemma Granaat en Shalini Premchand 7