PRAKTISCHE GIDS VOOR DE MODULA POLIS Voor een vlot beheer van uw kredietverzekeringspolis

Transcriptie

1 PRAKTISCHE GIDS VOOR DE MODULA POLIS Voor een vlot beheer van uw kredietverzekeringspolis 1.

2 Welkom bij Atradius Beste Klant, Welkom bij Atradius! Wij danken u voor het vertrouwen dat u ons schenkt door het ondertekenen van een Modula polis. Deze praktische gids bevat nuttige informatie over: het aanvragen van een kredietlimiet de omzetopgave de betaling van de premies het risicobeheer het incasso van een vordering de schadevergoeding Wij hopen dat deze praktische richtlijnen u helpen het maximum uit uw polis te halen en het beheer van uw polis makkelijk maken. Deze handleiding heeft niet de pretentie volledig te zijn, ze is informatief en vervangt in geen enkel geval de polis. Als u vragen heeft, aarzel dan zeker niet contact op te nemen met uw contactpersoon binnen het Customer Service Center. Uw tevredenheid is onze belangrijkste uitdaging. Het Atradius team.

3 Samenvatting 1. Enkele definities 4 2. Algemene werking van uw polis 5 3. Risico-analyse 6 De debiteur correct identificeren en uw contractuele documenten valideren 6 Het bedrag van de kredietlimiet bepalen 6 Een kredietlimiet kiezen 7 Opvolgen van de risico s 9 4. Omzetopgave 10 Wanneer dient u een omzetopgave in te dienen 10 Inhoud van uw omzetopgave 10 Overschrijding van de kredietlimiet Betaling van de premie Uitstel en aanmaningsprocedure van de debiteuren 12 Preventieve maatregelen 12 Uitstel van vervaldag 12 Negatieve informatie over de solvabiliteit van uw debiteur 12 Stopzetten van de leveringen Overdracht van een incassodossier 13 Overdracht van een dossier 13 Beheer van een niet gedekt dossier Incasso van een vordering 14 Opvolgen van een dossier 14 De diverse stappen in het incasso Schadevergoeding 15 Berekening van een schadevergoeding 15 Interventiedrempel 15 Incassokosten 15 Toewijzing van de recuperaties Tijdslijn Algemene werking van de polis Bijlagen 19 Inboeking van incassokosten 19 Lijst van identificatienummers 20 3.

4 1. Enkele definities Debiteur Uw klant. Verzekerde U. Atradius Credit Insurance Uw kredietverzekeringsmaatschappij. Zij betaalt de schadevergoeding voor onbetaalde, gedekte vorderingen en factureert de verzekeringspremies. Atradius Information Services Onderneming die belast is door Atradius Credit Insurance met de inwinning van gegevens, de studie van en het toezicht op het risico. Zij factureert de kredietlimietaanvraag- en toezichtskosten. Atradius Collections Onderneming die verantwoordelijk is voor het innen van de onbetaalde vorderingen die werden ingediend ter incasso. Zij factureert de incassokosten. Vordering Totaal ter incasso ingediend bedrag (vervallen en niet vervallen facturen). Toetsing Online kredietlimiet via de toetsingsgrens (het maximale bedrag per toetsing) wordt vermeld in het polisoverzicht. Customer Service Center (CSC) Het contactpunt voor alle vragen met betrekking tot het dagelijkse beheer van uw kredietverzekeringspolis. Schadedatum: Datum van de vaststaande insolventie. In geval van vermoedelijke insolventie, datum waarop de wachttermijn verstrijkt. Omzetopgave Periodieke opgave van het verzekerde omzetcijfer, gerealiseerd tijdens de opgaveperiode voorzien in het polisoverzicht. Schadeaangifte Aanvraag van uw schadevergoeding: uiterlijk 30 dagen na het verstrijken van de achterstalligheidstermijn. Openstaand saldo Totaal bedrag van de onbetaalde facturen (vervallen en/of niet vervallen). Wachttermijn De termijn die de datum van vermoedelijke insolventie bepaalt, vanaf dan hebt u mogelijk recht op een schadevergoeding; deze termijn begint te lopen de dag na de oorspronkelijke vervaldag van de oudste onbetaalde factuur. Achterstalligheidstermijn (MEP) Periode tijdens dewelke u over de mogelijkheid beschikt, zonder ons te raadplegen, één of meerdere uitstellen van de overeengekomen vervaldag toe te staan. Een dergelijk uitstel mag echter de duur van de achterstalligheidstermijn, bepaald in het polisoverzicht,w niet overschrijden. Vervaldag Op de factuur vermelde vervaldag. Toezichtskosten Kosten aangerekend voor het toezicht van een toegestane kredietlimiet/toetsing. Trimestriële facturatie. Schadevergoeding (schade) Bedrag dat berekend wordt door toepassing van het gedekte percentage, vastgelegd in het polisoverzicht en vervolgens betaald bij de insolvabiliteit van een verzekerde debiteur, binnen de limiet van de toegestane dekking. Insolventie (vaststaande) Juridisch erkende situatie, die leidt tot de insolvabiliteit van een debiteur (faillissement, gerechtelijke reorganisatie,...). 4. Vermoedelijke insolventie De niet-betaling, al dan niet gedeeltelijk, van een vordering, na het verstrijken van de wachttermijn (zoals bepaald in het polisoverzicht). Kredietlimiet Het gedekte bedrag, mits naleving van de polisvoorwaarden, door een case by case beslissing van de maatschappij (kredietlimiet of toetsing) of binnen de limiet van de onbeoordeelde debiteur. Onbeoordeelde kredietlimiet Een gedekte debiteur, zonder ons voorafgaandelijk akkoord, volgens de in de polis voorziene voorwaarden (onbeoordeelde debiteur op basis van zelfbeoordeling (betalingservaring of een kredietrapport) of onbeoordeelde debiteur (zonder specifieke voorwaarden). Polis Het verzekeringscontract met de modules en de polisvoorwaarden evenals de confidentiële vragenlijst, de lijst met kredietlimietkosten, de landenlijst, de getekende overeenkomst en het incassocontract. Gedekt percentage Het in het polisoverzicht bepaalde percentage, dat toegepast wordt op de vordering of op de kredietlimiet, ter berekening van de aan u te betalen schadevergoeding. Uitstel van de vervaldag Uitstel van de oorspronkelijk overeengekomen vervaldag van een factuur, binnen de in het polisoverzicht toegestane en vastgelegde achterstalligheidstermijn (MEP). Serv@Net Online systeem voor het beheer van uw polis (kredietlimieten, opgave omzetcijfer, schadeaangifte en opvolgen van incasso Collect@net).

5 2. Werking van uw polis 1. Risico-analyse en gebruik van de kredietlimieten (p.6 tot 9) Aanvang van de polis Dekking van uw debiteuren Risicoselectie Onbeoordeelde debiteur of zelfbeoordeling Kredietlimietbeslissing of toetsing Wijziging Beslissing van de afdeling risicoanalyse (Risk Services) 2. Opgave van omzetcijfer en premiebetaling (p.10 en 11) Omzetopgave 3. Risicobeheer (p.12) Uitstel van betaling Onbetaalde factuur 4. Incasso-overdracht en schadeaangifte (p.13 tot 16) Incasso-overdracht en schadeaangifte Schadevergoeding Incasso

6 3. Risico-analyse De verschillende stappen voor de aanvraag van een kredietlimiet Wij raden u aan bij de ondertekening van uw polis alle debiteuren met wie u een commerciële relatie heeft en met wie u bijgevolg zal werken te identificeren en hierop vervolgens een kredietlimietaanvraag in te dienen. De debiteur correct identificeren en uw contractuele documenten valideren De identificatie Alvorens een eerste bestelling te aanvaarden, verzoeken wij u na te kijken of uw debiteur bestaat op basis van een document van de onderneming : papier met hoofding bestelbon waarop minstens volgende vermeld staat: de naam van de onderneming de juridische vorm het BTW nummer of gelijkaardig uniek nummer. De meest preciese manier om een debiteur te identificeren is op basis van het Nationaal Nummer : sommige landen gebruiken een identificatienummer. Voor België is dit het BTWnummer. Voor Luxemburg is dit het Handels en Ondernemingsregister (RCS). In bijlage treft u een lijst met de verschillende identificatienummers te gebruiken in Serv@net. Wij benadrukken het belang van dit nummer. Dit nummer laat een correcte identificatie van de debiteur toe en vermijdt misverstanden. Anderzijds, indien u niet beschikt over een identificatienummer, kunt u de debiteur identificeren op basis van de naam van de debiteur. Voor een vennootschap: Noter de naam van uw debiteur. De afgekorte naam en/of handelsnaam/ logo en/of de postbus zijn onvoldoende om uw debiteur correct te identificeren. Voor een natuurlijke persoon: Noteer de naam en de voornaam van de titularis. De vaststelling van de kredietlimiet op de correcte identiteit van uw debiteur blijft uw verantwoordelijkheid. Aarzel niet ons Customer Service Center te contacteren in geval van twijfel over de correcte indentiteit van uw debiteur. De bestelbon Het is belangrijk dat u de bestelbon nauwgezet onderzoekt alvorens ontvangst ervan te bevestigen. Het ontvangstbewijs van een bestelbon geldt als aanvaarding en veroorzaakt op juridisch gebied de overdracht van verantwoordelijkheid. Dit verplicht de leverancier het contract uit te voeren volgens de in de bestelbon vastgelegde voorwaarden: hoeveelheid prijs levertermijn en plaats van levering betaaltermijn en betaalwijze de toepassing van de clausule met betrekking tot het eigendomsvoorbehoud. Alle geschillen moeten zo vlug mogelijk gemeld worden ( , brief) en dit geldt ook voor het verkregen antwoord. Alle voor de rechtbank aangebrachte betwistingen moeten steeds gebaseerd zijn op bewijsstukken. 6. De factuur Wees ook voorzichtig met betrekking tot de verwerking van uw factuur Zij moet: verwerkt worden van zodra de goederen verstuurd zijn of van zodra de diensten verleend werden en ten laatste binnen de termijn voorzien in uw polisoverzicht gecontroleerd worden om betwistingen te vermijden onmiddellijk op de rekening van de debiteur geregistreerd worden. De vervaldag moet berekend worden vanaf de dag van de uitgifte van de factuur en moet op de factuur vermeld worden. Het bedrag van de kredietlimiet bepalen Een kredietlimiet is het bedrag van het maximum uitstaand saldo. Het gaat om het totaal van de onbetaalde facturen (vervallen en niet vervallen) vermeerderd met het bedrag van de bestellingen in portefeuille. Als uw polis een dekking onder het voorleveringsrisico toestaat, moet hiermee rekening worden gehouden voor de berekening van de kredietlimiet. Verschillende evaluatiemethodes zijn mogelijk:

7 De kredietlimiet kan worden vastgesteld door de proportionaliteitsregel (Jaarlijkse verwachte omzet X gemiddelde toegestane krediettermijn) / 365 dagen Regel van het werkelijk openstaand saldo De vereiste kredietlimiet hangt af van het bestaande of verwachte maximale openstaand saldo van uw debiteur. Het is ook wenselijk een veiligheidsmarge te voorzien. In onderstaand voorbeeld volstaat een kredietlimiet van Tips : Rond het aan te vragen bedrag naar boven af Vraag geen overdreven hoog bedrag aan. Dit zou bijkomstig onderzoek nodig kunnen maken en is mogelijk niet in overeenkomst met de financiële draagwijdte van uw debiteur. Het is belangrijk te noteren dat het totale bedrag van de u toegestane kredietlimieten (Toetsing + Kredietlimieten) een bepaald bedrag van uw verzekerd omzetcijfer niet mag overschrijden (zie uw polisoverzicht). Deze parameter, in Serv@Net ingebouwd, bestaat om erop toe te zien dat uw aanvragen in verhouding zijn met uw reële behoeftes. Indien uw debiteur een seizoensactiviteit uitoefent, moet de dekking gevraagd worden op basis van het hoogst te verwachten openstaand saldo. De door Atradius afgeleverde kredietlimiet is geïndividualiseerd per debiteur, met andere woorden gedefinieerd per juridische eenheid door een BTW nummer of gelijkaardig uniek nummer. Een kredietlimiet kiezen Uw polis voorziet in verschillende types kredietlimiet. De Toetsing Uw vraagt Toetsingen aan via Serv@Net. Bij toetsing krijgt u onmiddellijk een antwoord: op duidelijk geïdentificieerde debiteuren voor een bedrag bepaald in uw polisoverzicht aan een lagere kost dan een kredietlimiet. Datum Omschrijving Bedrag* Vervaldag Openstaand* 02/01 Factuur / /01 Factuur / /02 Factuur / /03 Betaling /03 Factuur / /03 Betaling /03 Factuur / * (in euro) 7. Meerdere antwoorden zijn mogelijk bij de aanvraag van een kredietlimiet via toetsing. In de meeste gevallen krijgt u onmiddellijk een online antwoord. Dit kan een aanvaarding of een weigering zijn. In sommige gevallen, zullen wij u echter verzoeken een kredietlimiet aan te vragen. Er wordt geen extra schriftelijke bevestiging gestuurd. De kredietlimiet Voor aanvragen hoger dan het bedrag van de toetsing, moet u een kredietlimiet aanvragen via Serv@Net. Wij kunnen een volledige of gedeeltelijke dekking toestaan of een weigering afgeven. Sommige beslissingen kunnen vergezeld zijn van voorwaaarden die verdere uitleg verschaffen. Aarzel niet om bij uw aanvraag de betalingservaring met de debiteur te vermelden. Deze inlichtingen zijn zeer belangrijk. Indien deze rubriek niet is ingevuld veronderstellen wij dat de debiteur steeds stipt betaalt. De kredietlimiet op basis van zelfbeoordeling De zelfbeoordeling geeft u de mogelijkheid een kredietlimiet toe te staan voor een bedrag vastgelegd in het polisoverzicht en voor de landen voorzien in de landenlijst. U hebt de mogelijkheid zelf een kredietlimiet te bepalen op basis van reeds bestaande betalingservaring. U beschikt niet over enige negatieve ervaring/informatie met betrekking tot de financiële situatie, de reputatie of de

8 betalingscapaciteit van uw debiteur. Het gedekte percentage van de zelfbeoordeling is terug te vinden in het polisoverzicht. De zelfbeoordeling met positieve betalingservaring is mogelijk voorzien in uw polisoverzicht en is in dit geval van toepassing indien u in de 12 maanden voorafgaand aan de datum van de aanvang van de dekking, minstens twee leveringen op krediet heeft uitgevoerd aan uw debiteur die telkens betaald werden binnen de termijn voorzien voor de achterstalligheidstermijn (MEP). Het overeenkomstige bedrag wordt vermeld in het polisoverzicht. Het gedekte percentage is hetzelfde percentage als voor debiteuren gedekt door een kredietlimiet. De vraag tot dekking onder zelfbeoordeling met betalingservaring moet gerechtvaardigd worden op het moment van de incasso-overdracht. De zelfbeoordeling (onbeoordeeld of niet) mag niet worden toegepast: 1. op debiteuren waarvoor u een bericht van aanvaarding of weigering van kredietlimietbeslissing of toetsing heeft gekregen, of na intrekking van de kredietlimietbeslissing of toetsing. Met andere woorden, zodra u een kredietlimietaanvraag heeft gedaan en een beslissing heeft ontvangen (aanvaarding of weigering) van onze maatschappij, kan u niet meer genieten van de dekking op basis van zelfbeoordeling voor deze debiteur. Echter, 12 maanden na intrekking of een weigering van een kredietlimiet, heeft de verzekerde de mogelijkheid opnieuw dekking door middel van de zelfbeoordeling toe te passen, wanneer een specifieke module in uw polis opgenomen werd. Wanneer kredietlimietbeslissingen of toetsingen op uw initiatief werden ingetrokken, kan u opnieuw dekking via zelfbeoordeling voorzien indien u dit wenst en mits u aan de voorwaarden voldoet. 2. op debiteuren gevestigd in een land waarop in de landenlijst de zelfbeoordeling niet van toepassing is; 3. indien u beschikt over ongunstige informatie betreffende de financiële situatie, de financiële reputatie of de betalingscapaciteiten van uw debiteur. 8.

9 Opvolgen van de risico s Onze analysten bestuderen permanent de risico s en onze risico-analysten, gespecialiseerd per activiteitensector, bepalen de kredietlimieten. Het is belangrijk dat uw kredietlimieten zo goed mogelijk overeenstemmen met uw werkelijk openstaand saldo. Daarvoor dient u: in geval van verhoging van uw werkelijk openstaand saldo een verhoging van uw kredietlimiet aan te vragen. Verzoeken tot verhogingen zijn volledig gratis; in geval van stopzetting van de handelsactiviteit met de debiteur, de kredietlimiet in te trekken. Dit zal eveneens uw toezichtskosten verminderen; Uw kredietlimieten aan te passen in geval een grote vermindering van uw werkelijk openstaand saldo. Indien de solvabiliteit van de debiteur verslechtert kan Atradius op elk moment: de kredietlimiet verminderen alle dekking op de debiteur intrekken. Anderszijds, wanneer de solvabiliteit van uw debiteur verbetert, proberen wij in de mate van het mogelijke contact met u op te nemen om een nieuwe of hogere dekking voor te stellen. Het is belangrijk te verduidelijken dat alle verminderingen of intrekkingen op ons initiatief pas ingaan 30 dagen na de datum waarop u van deze actie op de hoogte werd gebracht, behalve anders vermeld. Onze beslissing tot intrekking of vermindering van de kredietlimiet betekent dat uitgevoerde leveringen gedekt zijn ten belope van de voordien toegestane kredietlimiet. In het geval van intrekking zijn volgende leveringen niet meer gedekt. In geval van vermindering moet u erop toezien dat de nieuwe leveringen het bedrag van uw openstaand saldo niet boven de nieuwe kredietlimiet zal brengen. 9. Indien de beslissing tot intrekking of vermindering plaatsvindt wanneer u nog uit te voeren bestellingen in portefeuille heeft, of indien u regelmatige transacties kan aantonen, kunnen wij, na onderzoek van de situatie van de debiteur, alsnog dekking verlenen. U dient ons de details te geven van de geaccepteerde bestellingen, hun bedrag, de leveringsdata, de krediettermijnen, de betalingsvoorwaarden, dit alles vergezeld van een rekeningoverzicht tot op de datum van de intrekking of de vermindering. Wij verbinden ons ertoe het dossier van de debiteur te herzien, van zodra we informatie over de solvabilitieit van deze laatste ontvangen. Wij raden u dus aan, van zodra u een negatief advies krijgt van ons, contact te nemen met uw debiteur om de verschillende mogelijkheden af te wegen.

10 4. Omzetopgave Wanneer dient u uw omzetopgave in te dienen? Uw contract voorziet, in het polisoverzicht, de periodiciteit van uw omzetopgave. Binnen de 20 dagen na afloop van elke periode, dient u uw omzetopgave per gedekt land in te dienen, met bepaling van de specifieke risico s indien de polisvoorwaarden dit voorzien. De opgave van de omzetopgave verloopt via Serv@Net. Inhoud van uw omzetopgave De basis van de opgave is de totale gerealiseerde omzet exlusief BTW met uitzondering van: voorschotten ontvangen voor de levering/prestatie van de dienst; verkopen betaald in cash bij de levering of de afhaling van de goederen; facturen die betrekking hebben op geweigerde debiteuren en die niet gedekt zijn op basis van zelfbeoordeling/onbenoemde debiteuren; facturen met betrekking tot verkopen uitgevoerd na de datum van de intrekking van een kredietlimiet door de Maatschappij; verkopen aan debiteuren van dewelke u niet volledig onafhankelijk bent op juridisch of financieel vlak of waarover u directe controle heeft, door deelname aan hun directie, of hun beheer en de debiteuren die deel uitmaken van dezelfde groep als u; verkopen aan staatsbedrijven (met uitzondering van landen gedekt onder het politieke risico). Onder staatsbedrijven verstaan we debiteuren zoals de staat, de regering, overheidsinstellingen of bedrijven die niet failliet verklaard kunnen worden, behalve indien uw polis dekking op deze debiteuren voorziet. Vergeet niet het volgende op te geven : verkopen aan onbeoordeelde debiteuren. Vergeet niet dat u opnieuw recht heeft op dekking onder zelfbeoordeling 12 maanden na een weigering of een intrekking. verkopen die voor de omzetopgave betaald zijn; facturen die de kredietlimiet overschrijden daar deze onder dekking zullen vallen van zodra een oudere factuur betaald wordt en dit tot aan de schadedatum. facturen voor een bedrag lager dan de interventiedrempel voorzien in het polisoverzicht. verkopen gerealiseerd voor de intrekking van de kredietlimiet. betwiste facturen. Overschrijding van de kredietlimiet Een overschrijding van de kredietlimiet is een openstaand bedrag in uw boekhouding dat het bedrag van de u toegestane kredietlimiet overschrijdt. In dit geval raden wij u aan een verhoging van de bestaande kredietlimiet aan te vragen via Serv@net. Een vraag? Aarzel niet uw contactpersoon van ons Customer Service Center te contacteren. 10.

11 5. Betaling van de premie Van zodra wij uw omzetopgave ontvangen, berekenen wij de premie en sturen wij u een factuur voor het premiebedrag op. Deze berekening gebeurt in functie van de opgegeven bedragen en de premievoet zoals voorzien in het polisoverzicht. Op de premie wordt een verzekeringstaks berekend. Voor onze Belgische verzekerden is deze taks opgeschort sinds april 2009, in het kader van de anti-crisis maatregelen. Voor onze Luxemburgse verzekerden bedraagt deze taks 4%. Anderzijds bent u per verzekeringsjaar een minimum jaarpremie verschuldigd, waarvan het bedrag voorzien is in het polisoverzicht. Indien de minimum jaarpremie niet werd bereikt, zullen wij u een premiefactuur sturen voor het verschuldigde saldo. Alle premiefacturen zijn betaalbaar binnen de 10 dagen na ontvangst van de factuur. 11.

12 6. Uitstel en aanmaningsprocedure van de debiteuren Preventieve maatregelen Vergeet niet het eigensdomsvoorbehoud in uw algemene verkoopsvoorwaarden en in de orderbevestigingen op te nemen. Het eigendomsvoorbehoud geeft u een bijkomende juridische bescherming, die u onder bepaalde voorwaarden toelaat bij buitenlandse debiteuren (in het bijzonder bij Duitse en Britse debiteuren) de onbetaalde vordering te recupereren, in het geval van vaststaande insolventie. Factureer binnen de in het polisoverzicht vermelde termijn Controleer de vervaldagen en maan uw debiteur geregeld aan. Uitstel van vervaldag Indien een factuur op vervaldag onbetaald blijft, beschikt u over de mogelijkheid, alvorens een procedure op te starten en zonder Atradius te raadplegen, om één of meerdere malen uitstel van betaling toe te staan. De totale duur mag echter de achterstalligheidstermijn (MEP) zoals voorzien in de polis niet overschrijden. De achterstalligheidstermijn wordt vermeld in het polisoverzicht en wordt berekend vanaf de originele vervaldag van uw factuur. Deze optie kan niet gebruikt worden indien de betalingsvoorwaarden voor de debiteur de volgende zijn: documenten tegen betaling, wissels, documenten tegen acceptatie of een kredietbrief. Negatieve informatie over de solvabiliteit van uw debiteur Informeer onze afdeling Customer Service Center over elke negatieve informatie zoals bijvoorbeeld : 1. verzoek om uitstel van betaling tot na de achterstalligheidstermijn. 2. in het geval van documenten tegen betaling : geen opname van de goederen of de documenten bij een eerste aanbieding. 3. uw overtuiging dat de debiteur zijn contractuele verplichtingen niet zal kunnen nakomen. 4. de niet-betaling van een wissel of een cheque. 5. een procedure voor niet-betaling van een vordering bestaat tegen de debiteur. Zonder tegenbericht worden de dekkingsvoorwaarden behouden behalve in het geval van dekking onder zelfbeoordeling. 12. Zelfs in bovenvermelde gevallen, behoudt u uw dekking tot op het moment dat onze afdeling risico-analyse beslist u te verzoeken uw dossier ter incasso over te dragen of tot het verstrijken van de achterstalligheidstermijn van de onbetaalde factuur. Stopzetten van de leveringen U moet het verzenden van goederen of prestatie van diensten stopzetten : bij niet-betaling van een vordering na het verstrijken van de achterstalligheidstermijn (MEP) (tenzij u ons schriftelijk akkoord verkrijgt) of; bij intrekking van een kredietlimiet of de dekking op een land of; bij de overdracht ter incasso van het door de debiteur verschuldigd saldo of; bij de vaststaande insolventie van de debiteur. Dit houdt in dat de verliezen die u lijdt ten gevolge van de verzending van goederen of van de prestatie van diensten of werken na de datum van één van bovenvermelde omstandigheden, van de dekking zijn uitgesloten. Opmerking: Indien de achterstallige betalingen die de achterstalligheidstermijn overschrijden betrekking hebben op vorderingen van voor de startdatum van de polis, is de leveringsstop van toepassing, zelfs indien deze facturen niet gedekt zijn. Voor vragen met betrekking tot verlengen van vervaldagen of aanmaning van debiteuren, raden wij u aan ons Customer Service Center te contacteren.

13 7. Overdracht van een incassodossier Overdracht van een dossier U beschikt over een periode van 30 dagen na het verstrijken van de achterstalligheidstermijn (MEP) om de volledige vordering bij ons ter incasso in te dienen. Dit betreft de vervallen en niet-vervallen facturen. Wanneer meerdere facturen niet betaald zijn, dient u rekening te houden met de vervaldag van de oudste factuur. De indieningsdatum wordt dus berekend vanaf de vervaldag van de oudste onbetaalde factuur. Al uw dossiers dienen ingediend te worden bij onze incasso-afdeling hetzij via Serv@Net om de behandeling van uw dossier te versnellen of via het formulier : «Incasso-overdracht en schadeaangifte». Indien u ons een dossier ten bewarende titel overmaakt, verzoeken wij u dit uitsluitend via het formulier : «Incassooverdracht en schadeaangifte» en niet via Serv@net te doen. Beheer van een niet gedekt dossier bepalen of de betwisting gegrond is en om zo tot de gepaste acties over te gaan. Atradius Collections blijft ter beschikking om samen met u alle mogelijkheden voor het beheer van uw niet gedekte vorderingen (vóór de aanvang van de polis, bedrag onder de interventiedrempel en/of een vordering op een bedrijf dat deel uitmaakt van dezelfde groep als uw onderneming) te bestuderen. De basis van een goed incasso blijft de snelheid van de tussenkomst. U moet dus niet twijfelen om uw dossier vroeger over te maken indien u merkt dat uw eigen acties geen resultaten opleveren. Wacht dus niet het einde van de termijn af vooraleer te reageren. In het geval van een vaststaande insolventie verzoeken wij u ons het volledig dossier onmiddellijk over te dragen. De schadevergoeding wordt u dan binnen de 30 dagen gestort. In het ander geval, dient u alle bewarende maatregelen te nemen. Ter informatie; uw polis voorziet dat evenementen zoals de wet op de continuiteit van ondernemingen (Belgische wetgeving) of het redressement judiciaire (Franse wetgeving) beschouwd worden als vaststaande insolventie en dat de schadevergoeding dus binnen de 30 dagen uitbetaald wordt. U hebt eveneens de mogelijkheid om al uw dossiers die niet onder dekking van uw polis vallen ter incasso over te maken, aan hetzelfde tarief als gedekte vorderingen, met uitzondering van die vorderingen: die onder de interventiedrempel vallen; waarin een vonnis werd bekomen; betwiste vorderingen, waar een technisch gegronde betwisting, die niet door onze afdeling incasso kan worden beheerd, werd opgeworpen door de debiteur. Dit soort dossiers waarin u uw recht op een schadevergoeding wenst te vrijwaren moeten via het formulier Incasso-overdracht en schadeaangifte worden ingediend, met de vermelding dat het gaat om een dossier ten bewarende titel. Elke betwisting die wordt opgeworpen na de indiening van het dossier zal uitgebreid onderzocht worden om te 13.

14 8. Incasso van een vordering Opvolgen van een dossier Van zodra u ons een incassodossier doorstuurt, wordt het onmiddellijk doorgestuurd naar Atradius Collections, onze incasso-afdeling. U krijgt een ontvangstbewijs van de afdeling bij het in behandeling nemen van uw dossier, met vermelding van het referentienummer. Atradius Collections beschikt over 20 incasso-locaties en over verschillende samenwerkingsakkoorden met externe incasso-agenten. Dit laat een lokaal beheer van de dossiers toe. Elk toevertrouwd dossier wordt beheerd in uw naam, dankzij het incassomandaat/volmacht die u ons toestuurt bij de indiening van het dossier. U wordt regelmatig ingelicht over de evolutie van onze acties, via notities in een scherm in Serv@Net (tab Collect@net). De verschillende stappen in incasso We onderscheiden twee fases in het incasso: de minnelijke en de gerechtelijke. Tijdens de eerste fase proberen we een akkoord te bereiken met uw debiteur om de vordering te betalen. De tweede fase wordt gebruikt wanneer de eerste fase geen resultaat gaf. 1. Minnelijke fase De minnelijke fase vangt aan van zodra de incasso-overdracht plaatsvindt. Atradius Collections neemt contact op met uw debiteur om een oplossing te vinden voor de betaling van uw vordering. Er wordt nog geen gerechtelijke actie ondernomen. Het succes van deze fase hangt af van twee elementen : de snelheid en de gebruikte technieken. Voor elk dossier wordt de meest geschikte procedure toegepast (brieven, telefoongesprekken, bezoeken, verzoeningen ). 2. Gerechtelijke fase Indien de minnelijke fase geen resultaat geeft, maakt Atradius Collections een rapport op van de ondernomen acties en de resultaten. Ze maken ook aanbevelingen voor het verdere verloop van de procedure. In functie van de kwaliteit van het dossier (bedrag van de vordering, kans op succes, kost van de gerechtelijke procedure, ), wordt u een gerechtelijke procedure voorgesteld. Het incasso kan enkel uitgevoerd worden op onbetaalde vorderingen toe te schrijven aan de debiteur. Elke onbetaalde vordering die betwist wordt moet voorafgaand en zo vlug mogelijk door u afgehandeld worden. 14.

15 9. Schadevergoeding De schadevergoeding wordt betaald binnen de maand die volgt op het verstrijken van de wachttermijn in het geval van vermoedelijke insolventie of binnen de maand na de schadedatum in het geval van vaststaande insolventie. Berekening van een schadevergoeding De schadevergoeding wordt berekend op basis van het bedrag van uw vordering, op het moment van de schadedatum, beperkt tot de toegestane kredietlimiet en na toepassing van het gedekte percentage zoals voorzien in het polisoverzicht. Uw vordering omvat: de facturen exclusief BTW (tenzij de polisvoorwaarden eveneens de dekking van de BTW voorzien) de transportkosten, verpakkingskosten en verzekeringskosten voor zover ze deel uitmaken van de originele factuur. Incassokosten Voor zover de recuperaties plaatsvinden voor gedekte vorderingen, worden u geen kosten aangerekend. Dit is van toepassing op recuperaties voor en na de schadedatum. De incassokosten worden u enkel aangerekend voor recuperaties met betrekking tot niet gedekte of slechts gedeeltelijk gedekte vorderingen. De kosten en honoraria worden dan aangerekend volgens het in voege zijnde barema dat u terugvindt in bijlage van uw polis. In bijlage treft u een voorbeeld van incassokosten, evenals een toelichting over hun boekhoudkundige verwerking. Toewijzing van de recuperaties 1. Recuperaties vóór schadevergoeding Vóór de schadedatum worden de recuperaties in chronologische volgorde toegerekend aan alle op dezelfde debiteur uitstaande vorderingen (beginnend met de oudste openstaande vordering). Door dit revolvingsysteem kunnen delen van de originele ongedekte vordering nadien toch nog onder de dekking vallen (zie voorbeeld hierna). 2. Recuperaties Na de schadedatum worden alle recuperaties tussen u en ons a rato van ieders aandeel in het verlies verdeeld. Interventiedrempel Elke vordering gelijk aan of kleiner dan het bedrag van de interventiedrempel voorzien in het polisoverzicht kan niet ter incasso worden ingediend noch in aanmerking komen voor een schadevergoeding. 15.

16 Voorbeeld: Oorspronkelijke situatie Toegestane dekking: Totaal openstaand bedrag: Percentage van de dekking in de polis: % Gedekte facturen: Niet gedekte facturen: FACTUUR FACTUUR FACTUUR FACTUUR FACTUUR FACTUUR FACTUUR Incasso-actie Recuperatie van 6500 vóór schadevergoeding. Dit bedrag van 6500 euro wordt u doorgestort. FACTUUR FACTUUR FACTUUR Gedekte facturen: FACTUUR FACTUUR FACTUUR FACTUUR FACTUUR Niet gedekte facturen: 0 Schadevergoeding in het geval geen enkele nieuwe recuperatie plaatsvindt, bedraagt het bedrag van uw schadevergoeding 7.225, wanneer het percentage van de schadevergoeding 85% is. Door de recuperaties zijn de oorspronkelijk niet gedekte 5000 nu toch wel gedekt. 16.

17 10. Tijdslijn U vindt hieronder een tijdslijn die het beheer van uw kredietverzekeringspolis samenvat. Wij blijven uiteraard ter beschikking voor alle vragen betreffende uw polis. We hebben als voorbeeld betalingsvoorwaarden op 30 dagen genomen. Uw betalingsvoorwaarden kunnen 60 of 90 dagen, of meer zijn, maar mogen de maximale krediettermijn voorzien in uw polisoverzicht niet overschrijden. 04/01 04/02 04/04 04/05 04/08 04/09 BETALINGS- VOORWAARDEN (vb.30 dagen) ACHTERSTAL- LIGHEIDSTERMIJN (MEP) INDIENINGS- TERMIJN INCASSO DOOR ATRADIUS WACHTTERMIJN: 6 MAANDEN Levering Vervaldag Dekkingsstop Schadevergoeding betaald binnen de 30 dagen Incasso-overdracht + schadeaangifte Schadedatum 17.

18 11. Algemene werking van de polis 1. Risico-analyse en gebruik van de kredietlimieten (p.6 tot 9) Aanvang van de polis Dekking van uw debiteuren Risicoselectie 10 tips. 1. uw debiteur correct identificeren 2. een gepast limietbedrag aanvragen Onbeoordeelde debiteur of zelfbeoordeling Kredietlimietbeslissing of toetsing 3. de factuur opmaken en versturen 4. nakijken of de toegestane betalingstermijnen in het polisoverzicht gerespecteerd zijn Wijziging Beslissing van de afdeling risicoanalyse (Risk Services) 2. Opgave van omzetcijfer en premiebetaling (p.10 en 11) Omzetopgave 5. de totale gerealiseerde omzet opgeven 6. de premie ten laatste op de vervaldag betalen 3. Risicobeheer (p.12) Onbetaalde factuur Uitstel van betaling 7. niet vergeten aanmaningen te sturen 8. de leveringen/diensten stopzetten ten laatste aan het einde van de achterstalligheidstermijn 4. Incasso-overdracht en schadeaangifte (p.13 tot 16) Incasso-overdracht en schadeaangifte 9. het dossier ten laatste één maand na het einde van de achterstalligheidstermijn indienen Schadevergoeding Incasso 10. Voor alle eventuele vragen uw contactpersoon bij het Customer Service Center contacteren 18.

19 12. Bijlagen Inboeken van incassokosten De facturatie van de kosten met betrekking tot het beheer van een dossier vindt plaats op het moment van de schadevergoeding en/of op het moment van het afsluiten van het dossier. Om onnodige geldtransferts te vermijden, betaalt Atradius Credit Insurance de factuur aan Atradius Collections. U krijgt dus twee documenten: een rekeningoverzicht met het verzoek uw aandeel in de kosten aan Atradius Credit Insurance te betalen; de kostenfactuur van Atradius Collections. Hierna vindt u de methodologie voor het inboeken van de financiële transacties. Imputatie van boekhoudkundige bewegingen 1. Factuur ac Winst & verlies Kosten Blad van de balans BTW (1) 1000 (1) 210 (4) 210 (3) 210 (1) 1210 (3) Schadevergoeding Diverse inkomsten (betaling Schadevergoeding Atradius Credit Insurance) (2) 1000 Te innen facturen ATRADIUS CREDIT INSURANCE (2) 1000 (3) Betaling Bank (4) 210 (3) U registreert de factuur van Atradius Collections als een normale factuur voor het volledige bedrag (te crediteren op uw leveranciersrekening Atradius Collections). 2. Op basis van de afrekening die u van Atradius Collections ontvangt, boekt u het deel ten laste van Atradius (vermeld op de afrekening) als debit op de leveranciersrekening Atradius Credit Insurance 3. U betaalt ons het saldo (het verschil tussen de factuur van Atradius Collections en het deel ten laste van de kredietverzekeraar). Voor dossiers die volledig onder de dekking van de polis vallen stemt dit overeen met het bedrag van de BTW, terug te vinden op de factuur van Atradius Collections. Zo worden de saldo s die u op beide leveranciersrekeningen hebt in uw boeken gecompenseerd. 4. De BTW administratie stort u vervolgens de BTW terug (de factuur van Atradius Collections kan hiervoor gebruikt worden). Zo wordt de BTW rekening afgeboekt. 19.

20 Lijst van identificatienummers (te gebruiken in LAND IDENTITEIT FORMAAT AANTAL KARAKTERS VOORBEELD Duitsland Handelsregister 5 cijfers + 1 alfanumeriek gegeven + Nationaal nr B55492 Oostenrijk Firmenbuchnummer 6 cijfers + 1 letter (A tot Z) Y Australië Australian Company Number 9 cijfers België BTW-nummer 10 cijfers Canada Registration and Number 10 cijfers Cyprus Trade Registration Number 7 cijfers Denemarken CVR nummer 8 cijfers Spanje BTW-nummer 1 alfanumeriek gegeven + 8 cijfers (of omgekeerd) 9 A Estland Intracommunautaire BTW-nummer EE + 9 cijfers 11 EE Finland Registration Number 6 cijfers Frankrijk Siren nummer 9 cijfers Griekenland Tax Registration Number 9 cijfers Hongarije Registration Number 10 cijfers Ierland Company number 6 cijfers Italië Codice Fiscale 7 cijfers + 2 letters MI Japan Teikoku Company Code 9 cijfers Letland Intracommunautaire BTW-nummer LV + 11 cijfers 13 LV Litouwen Intracommunautaire BTW-nummer LT + 9 of 12 cijfers 11 tot 14 LT Luxemburg Nee Register van Koophandel en Bedrijven B + max 6 cijfers 7 B Malta Intracommunautaire BTW-nummer 1 alfanumeriek gegeven + 1 nationale identificator Niet gelimiteerd C6217 Noorwegen Company Number 9 cijfers Nederland Kamer van Koophandelnummer 8 cijfers + 4 nullen Portugal BTW-nummer 10 cijfers Verenigd Koninkrijk Registration Number 8 alfanumerieke gegevens 8 SC Slovenië Intracommunautaire BTW-nummer SI + 8 cijfers 10 SI Zweden Registration Number 10 cijfers Zwitserland Firmennummer CH + cijfers Niet gelimiteerd CH USA Registration Number 9 cijfers

21 Atradius Credit Insurance NV Jan van Gentstraat 1, bus Antwerpen Tel: 070/ Av. Prince de Liège, Namur Tel: 070/ Route d Arlon, 270 L Strassen Tel: GP/Modula/B-NL/