07UIT

Transcriptie

1 gemeente Schiedam Aan de Gemeenteraad van de gemeente Schiedam M. Siljee Wethouder voor Financiën, Binnenstad, Cultuur Postbus EA SCHIEDAM Stadskantoor Stadserf DZ SCHIEDAM T F W UW KENMERK UW BRIEF VAN ONDERWERP ONS KENMERK 07UIT06627 DOORKIESNUMMER Voortgang uitvoering Wet waardering onroerende zaken DATUM 9 oktober r.veldhuis@schiedam.nl Geachte leden van de Gemeenteraad, Bij de uitvoering van de Wet waardering onroerende zaken wordt toezicht uitgeoefend door de Waarderingskamer. Ter informatie treft u bijgaand de Voortgangsrapportage uitvoering Wet WOZ van de Waarderingskamer aan van 19 juli Aanvullend kan nog het volgende dienen. Van project naar proces Vanaf 2007 dienen alle onroerende zaken in Nederland jaarlijks gewaardeerd te worden. Het eerste tijdvak vanaf 2007 heeft een waardepeildatum welke twee jaren voor het tijdvak ligt (1 januari 2005). Vanaf 2008 ligt de waardepeildatum één jaar voor het WOZ-tijdvak. Bij de jaarlijkse herwaardering is het belang van een meer procesmatige uitvoering van de Wet waardering onroerende zaken cruciaal. Om de implementatie van een procesmatige uitvoering soepel te laten verlopen heeft de gemeente Schiedam in April 2006 een plan van aanpak vastgesteld. Dit Plan van Aanpak is destijds met enthousiasme door de Waarderingskamer ontvangen en is inmiddels door verschillende gemeenten opgevraagd. Het Plan van Aanpak is als bijlage bijgevoegd. In het Plan van Aanpak staat beschreven hoe de diverse permanente processen, zoals het bijhouden van bouwmutaties en de permanente marktanalyse, continu kunnen worden uitgevoerd. Het plan van aanpak sluit nauw aan op de waarderingsinstructie van de Waarderingskamer. Uitgangspunt bij de procesmatige aanpak is dat de processen vanaf 2007 steeds meer in eigen beheer worden uitgevoerd, met inzet van eigen taxateurs en een specifiek daartoe aangekocht taxatiesysteem (TOG-Waarderingshuis). Voor wat de niet-woningen betreft worden de taxaties momenteel nog grotendeels door gespecialiseerde externe taxateurs uitgevoerd.

2 Toezicht Waarderingskamer Door de Waarderingskamer wordt toezicht uitgeoefend via periodieke controles. Deze controles hebben tct doe! de voortgang van de werkzaamheden te monitoren en de kwaliteit van de WOZ-administratie te toetsen. Via Voortgangsrapportages rapporteert de Waarderingskamer haar bevindingen. Hieronder worden in het kort de resultaten van het laatste onderzoek weergegeven. Resultaten onderzoek voortgang uitvoering van de Wet WQZ In het algemeen is de Waarderingskamer tevreden over de uitvoering. Op een aantal punten moet de gemeente verbeteren. De aandachtspunten zijn de verzending van de WOZ-beschikkingen naar waardepeildatum 1 januari 2003, de voortgang van de marktanalyse en de verwerking van de bouwmutaties. Daarnaast heeft de Waarderingskamer de activiteiten met betrekking tot waardepeildatum 1 januari 2005 en 1 januari 2007 geïnventariseerd. Aandachtspunten WOZ-beschikkingen naar waardepeildatum 1 januari 2003 Met betrekking tot de belastingjaren 2005 en 2006 moet nog een aantal beschikkingen worden verzonden. Deze zijn met dagtekening 31 augustus 2007 verzonden. De voortgang van de marktanalyse De achterstand werd veroorzaakt door problemen met het taxatiesysteem en de vertraagde aanlevering van de kadastrale gegevens. Inmiddels is de achterstand ingelopen en is de gemeente begonnen met de analyse van de verkoopcijfers. De hieruit voortvloeiende marktinformatie dient als basis voor de aanstaande waardering van onroerende zaken. De verwerking van de bouwmutaties De achterstand wordt veroorzaakt door de weinig consistente aanlevering van de bouwvergunningen. Dit is inmiddels verbeterd. Bouwvergunningen zijn beschikbaar en worden verwerkt. Activiteiten met betrekking tot waardepeildatum 1 januari 2005 Met dagtekening 31 maart 2007 zijn de beschikkingen met betrekking tot het belastingjaar 2007 verzonden. Met dagtekening 31 augustus 2007 zijn nog enkele beschikkingen verzonden van nietwoningen met woondelen (uitvoering amendement De Pater) en nieuwbouwobjecten. Het aantal ontvangen bezwaarschriften tegen de vastgestelde WOZ-waarde is 763. Dit is beduidend minder dan de landelijke gemiddelde en de vorige waardepeildata. Er wordt naar gestreefd om vóór 15oktober 2007 alle bezwaarschriften afgehandeld te hebben. De hiervoor door de Waarderingskamer gehanteerde norm is 31 december Activiteiten met betrekking tot waardepeildatum 1 januari 2007 Momenteel is de gemeente bezig met de waardebepaling naar waardepeildatum 1 januari 2007 ten behoeve van het belastingjaar De Waarderingskamer heeft de planning van de gemeente goedgekeurd. Op basis van het Plan van Aanpak zal de herwaardering sneller afgerond zijn dan vorige jaren. Naar verwachting zullen de eindcontroles in december 2007 worden afgerond.

3 Ik vertrouw er op u met het vorenstaande voldoende te hebben geïnformeerd. Hoogachtend, M. Siljee Wethouder

4 WAARDERINGSKAMER Aan het college van burgemeester en wethouders van Schiedam Postbus EA SCHIEDAM ons kenmerk bijlage(n) datum IL 1 20 juli 2007 betreft: Voortgang uitvoering Wet WOZ Geacht college, Onlangs hebben wij onderzoek gedaan naar de uitvoering van de Wet waardering onroerende zaken (Wet WOZ) in uw gemeente. Van het onderzoek is een conceptrapport met toelichting opgemaakt dat om commentaar is voorgelegd aan de betrokken medewerker van uw gemeente. De gemaakte opmerkingen hebben wij in het definitieve rapport verwerkt, waarvan u bijgaand de managementsamenvatting ontvangt. Uit ons onderzoek blijkt dat de uitvoering van de Wet WOZ in uw gemeente op onderdelen verbeterd moet worden. Het verzenden van beschikkingen naar waardepeildatum 1 januari 2003, de voortgang van de marktanalyse en de verwerking van de bouwmutaties zijn daarbij aandachtspunten. Met vriendelijke groet, mr. J.G.E. Gieskes secretaris De Waarderingskamer bevordert het vertrouwen in een adequate uitvoering van de Wet WOZ Postbus AE DEN HAAG Bank BNG Telefoon Telefax (070) (070) info@waarderingskamer.nl Muzenstraat WB DEN HAAG

5 WAARDERINGSKAMER RAPPORT VAN BEVINDINGEN Gemeente: ie uitgevoerd door: Datum: Datum rapport: Schiedam I. Lechner 19 juni juli 2007 Gesprek gevoerd met: Naam: R. Veldhuis Functie: WOZ-coördinator Inleiding Dit rapport van bevindingen is de weergave van de inspectie ter plaatse die de Waarderingskamer heeft gehouden in het kader van het toezicht op de uitvoering van de Wet waardering onroerende zaken (Wet WOZ). Bij de inspectie ter plaatse wordt zoveel mogelijk aangesloten bij de informatie die de gemeente beschikbaar heeft vanuit de eigen interne controle (IC). Bij deze inspectie ter plaatse is verder uitgegaan van de informatie die de Waarderingskamer reeds beschikbaar heeft over de te onderzoeken gemeente. De gemeente heeft tijdens de inspectie de gelegenheid gekregen om deze gegevens te actualiseren en aan te vullen. Bij de beoordeling van alle onderwerpen wordt steeds gerefereerd aan de normen en criteria die zijn vastgelegd in onder andere de Waarderingsinstructie jaarlijkse waardebepaling, in de normatiek die op de site te raadplegen is en in de daaraan ten grondslag liggende wet- en regelgeving. Versie 19.1

6 GEMEENTE SCHIEDAM 19 JUNI Managementsamenvatting en afspraken De huidige stand van zaken met betrekking tot de uitvoering van de Wet WOZ is kort samengevat in onderstaand overzicht. Uit ons onderzoek blijkt dat de uitvoering van de Wet WOZ in uw gemeente op onderdelen verbeterd moet worden. Het verzenden van beschikkingen naar waardepeildatum 1 januari 2003, de voortgang van de marktanalyse en de verwerking van de bouwmutaties zijn daarbij aandachtspunten. Algemeen Resultaten Interne controle volledigheid WOZ-admlnistratie Kwaliteitsbewaking (IC) volledigheid WOZ- Achterstand administratie Oordeel kadastrale oppervlakte WOZ- Vo edj Voldaan aan criteria administratie Juistheid typering uitgezonderde objecten Juist Voldaan aan criteria Volledigheid WOZ-administratie Volledig Voldaan aan criteria De gemeente heeft de volledigheid van de WOZ- administratie langer dan een jaar geleden onderzocht. De volledigheid van de WOZadministratie onderzocht hebben voor de volgende inspectie Verbeterpunten geconstateerd tijdens de inspectie Gemaakte afspraken

7 GEMEENTE SCHIEDAM 19 JUNI 2007 Voortgang WOZ-processen Voortgang marktanalyse Inhoudelijke volledigheid marktanalyse Consistentie kengetallen PMA Verwerking bouwmutaties Verwerking gebruikersmutaties Verwerking kadastrale mutaties Opvoeren bouwkosten niet-woningen in WDC Verbeterpunten geconstateerd tijdens de inspectie Gemaakte afspraken Geanalyseerd t/m december 2006 Achterstand* Volledig Consistent Verwerkt t/m december 2006 Verwerkt t/m mei 2007 Verwerkt t/m april 2007 De gemeente heeft een achterstand in de voortgang van de marktanalyse en de verwerking van de bouwmutaties Geen Voldaan aan criteria Voldaan aan criteria* Achterstand*** Voldaan aan criteria Voldaan aan criteria Voldaan aan criteria * de gemeente dient de verkoopcijfers die buiten de bandbreedte vallen nog te onderzoeken en kwantificeren ** uit onderzoek is gebleken dat de rapportage uit het TWH niet overeenkomt met de werkelijkheid. De rapportage geeft aan dat voor 2006 nog 72 verkoopcijfers geanalyseerd moeten worden, terwijl dit er in werkelijkheid nog 241 zijn. *** dit onderdeel wordt nu opgepakt zodat de uitvoering hiervan een procesmatiger karakter krijgt. De achterstanden in het verleden zijn ontstaan door een gebrekkige aanlevering van de bouwvergunningen. Activiteiten met betrekking tot waardepeildatum 1 januari 2003 Waardevaststelling Voortgang verzenden beschikkingen: Verbeterpunten geconstateerd tijdens de inspectie Gemaakte afspraken De gemeente moet nog voor 178 woningen en 34 niet-woningen een beschikking verzenden De gemeente heeft een achterstand in het verzenden van de beschikkingen De objecten worden beschikt met dagtekening Achterstand Bezwaarafhandeling en beroepen Oordeel tijdigheid afhandeling bezwaarschriften uit 2005 en 2006 Verbeterpunten geconstateerd tijdens de inspectie Gemaakte afspraken Nog voor 14 woningen en 6 nietwoningen een bezwaar af te handelen Geen Geen Voldaan aan criteria

8 GEMEENTE SCHIEDAM 19 JUNI 2007 Activiteiten met betrekking tot waardepeildatum 1 januari 2005 Waardevaststelling Het grootste gedeelte van alle Voortgang verzenden beschikkingen: beschikkingen is verzonden met Lichte achterstand dagtekening: Percentage geblokkeerd tijdens de inspectie n o0/ l8/o Lichte achterstand Verbeterpunten geconstateerd tijdens de inspectie üeen Gemaakte afspraken Geen Bezwaarafhandeling en beroepen Totaal aantal beschikte WOZ-objecten binnen de gemeente Aantal objecten waartegen bezwaar is gemaakt Totaal aantal verzonden beschikkingen Aantal ontvangen bezwaarschriften Percentage bezwaarschriften Oordeel planning afhandeling bezwaarschriften Oordeel voortgang afhandeling bezwaarschriften Verbeterpunten geconstateerd tijdens de inspectie Gemaakte afspraken Woningen: Niet-woningen: 2683 Totaal: Woningen: 841 Niet-woningen: 304 Totaal: ,5% De gemeente heeft volgens planning alle bezwaren afgehandeld in september 2007 De gemeente heeft al voor 1 object het bezwaar afgehandeld Geen Geen Voldaan aan criteria Geen oordeel Gegevenslevering afnemers Tijdige gegevenslevering aart afnemers Oordeel volledigheid gegevenslevering aan afnemers: Oordeel volledigheid gegevenslevering aan het CBS: Gebruik "signaleringslijst" Verwerking terugkoppeling van afnemers Verbeterpunten geconstateerd tijdens de inspectie Gemaakte afspraken Geen gegevens Geen gegevens Juist gebruik Juist gebruik Geen Geen Voldaan aan criteria Geen oordeel Geen oordeel Voldaan aan criteria Voldaan aan criteria

9 GEMEENTE SCHIEDAM 19 JUNI 2007 Waardebepaling waardepeildatum 1 januari 2007 Resultaten interne controle kwaliteit taxaties woningen Voortgang taxaties woningen Oordeel aansluiting taxaties verkochte woningen op marktniveau Oordeel voortgang kwaliteitscontroles taxaties woningen Verbeterpunten geconstateerd tijdens de inspectie Gemaakte afspraken Op het moment van inspectie is de gemeente bezig met optimaliseren model Nog geen taxaties De gemeente voert controles uit tussen oktober 2007 en februari 2008 Geen Geen Planning loopt achter t.o.v. WOZ-tijdlijn Geen oordeel Planning loopt achter t.o.v. WOZ-tijdlijn Resultaten interne controle kwaliteit taxaties niet-woningen Voortgang taxaties niet-woningen Oordeel huidige aansluiting taxaties niet-woningen op marktniveau Oordeel voortgang kwaliteitscontroles taxaties niet-woningen Toepassing driedeling bij incourante nietwoningen Verbeterpunten geconstateerd tijdens de inspectie Gemaakte afspraken Nog niet gestart Nog geen taxaties De gemeente voert controles uit tussen mei 2007 en februari 2008 Driedeling toegepast Geen Geen Volgens planning WOZtijdlijn Geen oordeel Planning loopt achter t.o.v. WOZ-tijdlijn Voldaan aan criteria

10 gemeente Schiedam Plan van Aanpak 9 t Uitvoering Wet waardering onroerende zaken van project naar proces Door Mr. Gino Groenewegen (Groenewegen & Van der Burg) Mr. Robert Veldhuis (coördinator WOZ en Heffingen) Afdeling Financiën Team Heffingen en Debiteurenbeheer April 2006

11 Inhoudsopgave 1 Inleiding 2 2 Terugblik WOZ-herwaardering Werkwijze bij niet-ontvankelijke bezwaarschriften Beroep in twee instanties Proceskostenvergoeding Amendement De Pater 4 3 Van project naar proces Jaarlijkse waardering een feit Discipline vereist Meer zelf taxeren Veranderingsproces Organisatie Accountmanagement 7 4 Eisen Waarderingskamer Deelproces BEHEER OBJECTAFBAKENING Deelproces BIJHOUDING OBJECTKENMERKEN Deelproces PERMANENTE MARKTANALYSE Deelproces MODELMATIGE WAARDEBEPALING Deelproces KWALITEITSBEWAKING Deelproces WAARDERING OBJECTEN IN AANBOUW 12 5 Varia Toezicht Waarderingskamer Enkele overwegingen 14 6 Bijlage 1: Actiepunten in één oogopslag 16 7 Bijlage 2: Procesbeschrijvingen 18

12 GEMEENTE SCHIEDAM - PLAN VAN AANPAK UITVOERING WET WOZ 1 Inleiding Op 18 januari 2006 is het wetsvoorstel aangenomen wat zich richt op jaarlijkse herwaardering van onroerende zaken in het kader van de Wet waardering onroerende zaken. Dit besluit heeft gevolg voor werkprocessen binnen het Team Heffingen en Debiteurenbeheer en daarmee op de organisatie. Dit Plan van Aanpak vormt de basis en het vertrekpunt voor beide. Voorafgaand aan de samenstelling van dit Plan zijn interviews gehouden met alle medewerkers die betrokken zijn bij de uitvoering van de Wet waardering onroerende zaken. PAGINA 2 VAN 18

13 GEMEENTE SCHIEDAM - PLAN VAN AANPAK UITVOERING WET WOZ 2 Terugblik 2.1 WOZ-herwaarderinq 2005 De herwaardering voor het jaar 2005 naar waardepeildatum 1 januari 2003 is tijdig afgerond. Met betrekking tot 2005 zijn ruim beschikkingen verzonden met dagtekening 28 februari Dit betroffen woningen, courante niet-woningen en overige objecten. Als gevolg van lopende bezwaarschriften met betrekking tot de vorige waardepeildatum, zijn ongeveer 400 objecten later beschikt. De beschikkingen zijn in 2005 voor het eerst samengevoegd met de aanslag onroerende-zaakbelastingen over Naar aanleiding van de verzonden beschikkingen zijn ongeveer taxatieverslagen aangevraagd. Deze aanvragen zijn binnen 14 dagen afgehandeld. In verreweg de meeste verzoeken is voorzien via het WOZ-portaal. Op 12 april 2005 is de bezwaartermijn verstreken. Er zijn in totaal bezwaarschriften ontvangen. Dit is 5,15% van het totale objectenbestand. Het percentage ligt 0,36% lager dan de vorige herwaarderingsronde en ruim 2% lager dan het landelijk gemiddelde. Mogelijke redenen kunnen zijn: tariefdaling in verhouding tot waardestijging, beschikking gecombineerd met de aanslag onroerende-zaakbelastingen, hogere kwaliteit taxaties. Er zijn 376 bezwaarschriften ontvangen tegen de vastgestelde waarde van niet-woningen, de overige bezwaarschriften hebben betrekking op woningen. Het bezwaartraject is inmiddels afgerond, waarbij bezwaarschriften binnen de daarvoor gestelde wettelijke termijnen zijn afgehandeld. Er zijn 17 beroepschriften tegen de uitspraak op bezwaarschrift ingediend. 2.2 Werkwijze bij niet-ontvankeliike bezwaarschriften Niet ontvankelijke bezwaarschriften kunnen op basis van vigerende regelgeving niet ambtshalve worden behandeld c.q. kan de waarde niet worden verminderd. De hardheidsclausule ex artikel 65 van de Algemene wet rijksbelastingen is niet van overeenkomstige toepassing verklaard en het Besluit Wet WOZ geldt vanaf 2005 slechts voor beschikkingen met een waardepeildatum van voor Hiervoor in de plaats is artikel 29a van de Wet waardering onroerende zaken in de plaats gekomen. Deze bepaling ziet slechts op de eventuele terugwerkende kracht van een in 2006 herziene waarde over Overigens heeft de Waarderingskamer een (model)beleidsregel gepubliceerd - vergelijkbaar aan die van het Besluit Wet WOZ - waardoor wel ambtshalve in behandeling zou kunnen worden genomen c.q. de waarde kan worden verminderd. Deze (model)beleidsregei is contra legem maar bedacht dient te worden - afgezien van het belang van de afnemers - dat belanghebbenden geen probleem hebben bij toepassing van een dergelijke beleidsregel. Door de gemeente Schiedam worden niet-ontvankelijke bezwaarschriften ambtshalve behandeld en kunnen tot een vermindering leiden indien de waardevermindering minstens 20% bedraagt. Deze werkwijze is voor belanghebbenden het minst bezwarend. 2.3 Beroep in twee instanties Per 1 januari 2005 is de behandeling van een beroepschrift in twee feitelijke instanties ingevoerd. Het is nog niet duidelijk of en in hoeverre dit zal leiden tot een toename aan beroepsprocedures. 2.4 Proceskostenverqoedinq Het is voor de indiener van een bezwaarschrift mogelijk om een verzoek tot proceskostenkostenvergoeding in te dienen, uiterlijk tot op het moment dat op het bezwaarschrift is beslist. Een dergelijk verzoek dient te worden PAGINA 3 VAN 18

14 GEMEENTE SCHIEDAM - PLAN VAN AANPAK UITVOERING WET WOZ gehonoreerd (forfaitaire regeling) indien de oorspronkelijke beschikking wordt herroepen vanwege een onrechtmatigheid die aan de gemeente Schiedam is te wijten. Bij vermindering van de waarde wordt snel aan dat criterium voldaan. Vervolgens geldt bij de afdoening van bezwaren per 1 januari 2005 een drempel of taxatiemarge. Indien de waarde te hoog is vastgesteld maar de drempel wordt niet overstegen, dan dient de waarde niet te worden verminderd. Juridisch is niet duidelijk of in dat geval wel tot proceskostenvergoeding dient te worden overgegaan. Het feit dat in de parlementaire toelichting op deze regeling wordt gesproken van een taxatiemarge suggereert dat indien binnen die marge wordt gebleven dat geen sprake is van een onrechtmatigheid die te wijten zou zijn aan de gemeente. Het aantal verzoeken om proceskostenvergoeding is beperkt gebleven Met dagtekening 28 februari 2006 zijn aanslagbiljetten onroerende-zaakbelastingen/beschikkingen verzonden. Ook op de aanslag onroerende-zaakbelastingen 2006 is de waardebeschikking vermeld. Hiertegen staat wederom bezwaar open. Aangezien het dezelfde waarde betreft als in 2005 is het aantal bezwaren in 2006 beduidend lager: 265. Inmiddels is hiervan reeds 50% afgehandeld. Een eventueel gehonoreerd bezwaar in 2006 werkt niet terug over 2005, tenzij de drempel van 20% met een minimum van wordt overstegen (artikel 29a van de Wet WOZ). 2.6 Amendement De Pater Bijzonder in 2006 is de uitvoering van het zogenaamde amendement De Pater. Met ingang van 1 januari 2006 kunnen gebruikers van woningen niet meer in de heffing van onroerende-zaakbelastingen worden betrokken. Garageboxen of andere objecten die volledig dienstbaar zijn aan woondoeleinden, vallen eveneens onder het begrip woning. Als deze objecten voor andere doeleinden worden gebruikt, dan zijn het niet-woningen. De omstandigheden van het geval zijn derhalve doorslaggevend. Indien de waarde van de woondelen van een object minder dan 70% uitmaakt van de totale waarde van die onroerende zaak, is sprake van een niet-woning voor de onroerende-zaakbelastingen. Deze onroerende zaken, zoals boerderijen en verzorgingstehuizen, worden dus naar het tarief voor niet-woningen aangeslagen en zouden zonder nadere regeling niet profiteren van de afschaffing van het gebruikersdeel van de onroerendezaakbelastingen op woningen. Door aanvaarding van amendement De Pater-Van der Meer is een regeling getroffen voor deze objecten: het woondeel is vrijgesteld van gebruikersbelasting. De regeling is definitief in Voor 2006 geldt de overgangsregeling dat de belastingaanslag kan worden verminderd met het percentage van de waarde van het woondeel in de totale waarde van de onroerende zaak. In 2006 gebeurt dit op aanvraag. De aanvraag moet worden ingediend binnen zes weken na dagtekening van het aanslagbiljet/de beschikking. Tegen de beslissing op de aanvraag kan bezwaar worden gemaakt. Inmiddels zijn 23 van dergelijke aanvragen ontvangen. Vanaf 2007 wordt de waarde van het woondeel definitief en vooraf buiten de heffingsmaatstaf voor de gebruikersbelasting niet-woningen gelaten. PAGINA 4 VAN 18

15 GEMEENTE SCHIEDAM - PLAN VAN AANPAK UITVOERING WET WOZ 3 Van project naar proces 3.1 Jaarlijkse waardering een feit Het invoeren van een jaarlijkse herwaardering was afhankelijk gesteld van een door de Vereniging van Nederlandse Gemeenten georganiseerde pilot bij een aantal gemeenten. De resultaten hiervan zijn positief gebleken, in het verlengde waarvan is besloten tot jaarlijkse herwaardering over te gaan (besluit van 18 januari 2006). Het eerste tijdvak vanaf 2007 heeft een waardepeildatum welke (nog) twee jaren voor het tijdvak ligt (i.c. 1 januari 2005). Naar verwachting wordt die periode op termijn verkort naar één jaar. Besluitvorming hieromtrent moet nog plaatsvinden. Bij jaarlijkse herwaardering is het belang van een meer procesmatige uitvoering van de Wet waardering onroerende zaken cruciaal. 3.2 Discipline vereist De uitvoering van de Wet waardering onroerende zaken wordt een permanent proces. Het bijhouden van de objectafbakening, de subjectmutaties, de objectkenmerken, de marktanalyse en de voortgang van bouwmutaties moeten doorlopende processen zijn. Tot op heden is de aanpak in Schiedam veelal projectmatig geweest. Via een procesmatige aanpak wordt de werkvoorraad over het jaar verdeeld en worden piekwerkzaamheden meer en meer voorkomen. Daar waar onvermijdelijke piekwerkzaamheden zich voordoen - bijvoorbeeld in het bezwaartraject - wordt dit opgevangen met de inhuur van externen. De werkwijze verandert en dat vereist discipline. Cruciaal is dat de diverse processen continu worden uitgevoerd. Dat wil zeggen dat bepaalde werkzaamheden maandelijks en op vaste dagen worden uitgevoerd. Grofweg kunnen de volgende deelprocessen worden onderscheiden: Beheer objectafbakening *» Bijhouding objectkenmerken Marktanalyse Modelmatige waardebepaling Kwaliteitsbewaking (modelmatige) waardebepaling Waardering objecten in aanbouw Deze deelprocessen zijn door Hans Over de Vest beschreven en onder Bijlage 2 toegevoegd. Binnen de deelprocessen kan een onderscheid worden gemaakt tussen woningen en niet-woningen en kan de laatste worden onderverdeeld in courante niet-woningen (zogenaamde CNWs) en overige. Uitgangspunt bij de procesmatige aanpak is dat de processen met betrekking tot woningen (individuele en niet-individuele bouw) vanaf 2007 volledig door de gemeente Schiedam en in eigen beheer worden uitgevoerd. 3.3 Meer zelf taxeren Anticiperend op de hier beschreven ontwikkelingen hebben twee medewerkers van het Team (Nynke Bolkestein en Carola Triel) zich de afgelopen jaren verder ontwikkelt op het gebied van WOZ-taxaties. Met gebruikmaking van een specifiek daarvoor aangekocht informatiesysteem (Tog Waarderingshuis) en onder begeleiding en controle van ervaren externe taxateurs worden de woningtaxaties in 2006 al meer zelfstandig uitgevoerd. Voor wat de niet-woningen betreft wordt de categorie "overige" uitbesteed aan gespecialiseerde externe taxateurs. Dit betreft circa 163 objecten, bestaande uit onder meer tankstations, schoolgebouwen, sportvelden, verpleegtehuizen, zwembaden, agrarische objecten en bijzondere objecten. PAGINA 5 VAN 18

16 GEMEENTE SCHIEDAM - PLAN VAN AANPAK UITVOERING WET WOZ Voor wat de taxaties van courante niet-woningen betreft (winkels en kantoren) is de keuze gemaakt deze in ieder geval tot en met de beschikkingenronde van 2007 uit te laten voeren door externe taxateurs. Voor de periode daarna zal in een later stadium nog een keuze worden gemaakt tussen zelfstandig taxeren of uitbesteden. 3.4 Veranderingsproces Er dient een veranderingsproces te worden doorgevoerd, met behoud van de kwaliteit van taxaties. Om dit te kunnen garanderen en het Team niet te zwaar te belasten is gekozen voor een geleidelijke ontwikkeling naar het meer zelfstandig uitvoeren van WOZ-taxaties: eerst de woningen in eigen beheer en in een later stadium eventueel ook de courante niet-woningen. Bedacht dient te worden dat door het Team voor de courante niet-woningen reeds de deelprocessen Beheer objectafbakening en Bijhouden objectkenmerken worden uitgevoerd, evenals het deelproces Marktanalyse nietwoningen (het verzamelen van marktgegevens en beperkte analyse van gegevens). De stap naar het uiteindelijk zelfstandig taxeren van deze objecten is dan niet zo groot meer. Dit gevoel leeft ook binnen het Team. Vooralsnog wordt dus gestart met het zelfstandig uitvoeren van de waardebepaling van woningen. Indien blijkt dat de werkprocessen met betrekking tot woningen adequaat worden uitgevoerd zullen alle werkprocessen terzake van de courante niet-woningen uiteindelijk eveneens door de medewerkers zelf worden uitgevoerd. De financiële risico's voor zowel de gemeente Schiedam als de afnemers van de uiteindelijk getaxeerde waarde, Belastingdienst en Hoogheemraadschap van Delfland, zijn immers groot. De keuze zal naar aanleiding van de resultaten uit de beschikkingenronde van 2007 worden gemaakt. 3.5 Organisatie Op dit moment worden medewerkers via trainingen wegwijs gemaakt in het werken met het Tog Waarderingshuis. De trainingen zijn afgestemd op de taken van de verschillende medewerkers. Met name voor de WOZtaxateurs is na de trainingen periodieke begeleiding gedurende een langere periode noodzakelijk. Op dit moment is 3,6 fte beschikbaar voor het uitvoeren van het volledige WOZ-proces. Of deze capaciteit afdoende is voor de veranderde taak, zal de toekomst uitwijzen. In deze overgangsperiode is externe inhuur (1 fte) noodzakelijk om de overgang naar de procesmatige aanpak goed mogelijk te maken. Daarnaast zal een beperkte organisatorische wijziging worden doorgevoerd, waarbij twee secties worden samengesmolten tot de nieuwe sectie WOZ en Heffingen. Dit maakt het mogelijk binnen het Team beschikbare capaciteit breder en meer flexibel op het taakveld in te zetten. Ter ondersteuning van WOZ-processen (taxaties en workflowmanagement) maakt het Team inmiddels gebruik van het Tog Waarderingshuis. Daarnaast wordt voor de aanslagregeling gebruik gemaakt van een in eigen beheer ontwikkelt informatiesysteem. Tussen beide informatiesystemen wordt via zogenaamde standaard uitwisselingsformaten (STUF-TAX) data uitgewisseld. Op recordniveau moet worden vastgesteld welk informatiesysteem leidend is. Ten behoeve van de Begroting 2007 is een prioriteit aangeleverd die moet voorzien in de vervanging van het in eigen beheer ontwikkelde informatiesysteem. PAGINA 6 VAN 18

17 GEMEENTE SCHIEDAM - PLAN VAN AANPAK UITVOERING WET WOZ 3.6 Accountmanagement Er dienen goede contacten te worden onderhouden met grote cliënten, zoals bijvoorbeeld Woonplus en de Glasfabriek. Hierin staat informatie-uitwisseling centraal. Belangrijk is deze cliënten transparantie te bieden ten aanzien van het WOZ-proces (uitwisseling objectkenmerken, vooroverleg over beschikkingen of eventuele bezwaarschriften) en op deze wijze het vertrouwen te winnen. Het accountmanagement is een belangrijke taak van de Coördinator WOZ en Heffingen. Taxaties zijn vanzelfsprekend niet onderhandelbaar. ACTIEPUNTEN ALGEMEEN 1. Implementatie Plan van Aanpak (Robert). 2. Vastleggen externe taxateurs t.b.v. courante niet-woningen, niet-woningen en bijzondere objecten (Robert); 3. Gebruikerstrainingen en training on the job gebruikers Tog Waarderingshuis (Robert); 4. Operationaliseren Tog Waarderingshuis (Robert/Hans); 5. Afstemming gebruik informatiesystemen en vaststellen (documenteren) welk systeem op welke onderdelen leidend zal zijn (Robert/Hans); 6. Invullen accountmanagement "grote" cliënten (Robert). 7. Beschrijven en vaststellen WOZ-processen (Robert/Hans). PAGINA 7 VAN 18

18 GEMEENTE SCHIEDAM - PLAN VAN AANPAK UITVOERING WET WOZ 4 Eisen Waarderingskamer Hieronder worden de eisen die de Waarderingskamer aan afzonderlijke deelprocessen stelt kort beschreven, alsmede de mogelijke invulling hiervan. Deze processen zijn door Hans Over de Vest beschreven en onder Bijlage 2 toegevoegd. 4.1 Deelproces BEHEER OBJECTAFBAKENING Dit proces omvat de afbakening van belastbare objecten alsmede de volledigheid en juistheid daarvan. De eis die de Waarderingskamer aan dit deelproces stelt is dat maandelijkse door het Kadaster de mutaties worden geleverd. De ontvangen mutaties moeten binnen 8 weken in de WOZ-administratie zijn verwerkt (hoeft nog geen nieuwe waarde te worden toegekend). Daarnaast dient gecontroleerd te worden of waarderingsuitzonderingen dan wel de gemeentelijke efficiencyuitzondering van toepassing is. Gebruikersmutaties dienen binnen 8 weken na constatering in de WOZ-administratie zijn verwerkt. Daarnaast dient 1 x per jaar een volledigheidscontrole te worden uitgevoerd waarbij dient te worden gecontroleerd of alle WOZ-objecten correct zijn opgenomen, of alle kadastrale grond in alle WOZ-objecten zit verwerkt en of al dan niet terecht een waarderingsuitzondering is toegepast. Herstel van fouten naar aanleiding van constatering dienen in de WOZ-administratie te worden verwerkt. De uitkomsten van dergelijke controles, alsmede de opvolgende acties dienen te worden gedocumenteerd en zijn beschikbaar. Bij de uitvoering van dit proces bestaan momenteel geen noemenswaardige knelpunten. Sinds 1 januari 2006 worden kadastrale mutaties maandelijks verwerkt. GBA-mutaties (burgers) worden wekelijks verwerkt. Mutaties in het Handelsregister van de Kamer van Koophandel worden op dit moment twee maal per jaar verwerkt. Ten aanzien van de mutaties van het energiebedrijf (N.V. ONS Energie) is nog geen sprake van procesmatige verwerking. Bij de verwerking van mutaties zijn alle medewerkers betrokken. In het eerste kwartaal van 2004 heeft een kadastrale volledigheidscontrole plaatsgevonden waarbij binnen de door de Waarderingskamer toegestane bandbreedte werd gebleven. Meer ad hoc wordt gereageerd op signalen van het Hoogheemraadschap en Belastingdienst naar aanleiding van periodieke gegevensleveringen. Van procesmatige volledigheidscontroles (zijn alle WOZ-objecten terecht opgenomen of waarderingsuitzonderingen terecht toegepast) is nog onvoldoende sprake. Bij het adequaat bijhouden van wijzigingen van de objectafbakening zullen dergelijke controles niet tot noemenswaardige problemen leiden. Nadat vanaf 2008 de waardepeildatum slechts één jaar voor het tijdvak ligt is het continu bijhouden van objectafbakening/subjectwisselingen nog belangrijker. ACTIEPUNTEN OBJECTAFBAKENING 8. Het wegwerken van achterstanden (Robert); 9. Het bepalen van de frequentie van werkzaamheden en het toewijzen van taken (verantwoordelijkheden) aan medewerkers (Ben/Robert); 10. Het structureel opzetten van volledigheidscontroles via het Tog Waarderingshuis (Robert/Hans). PAGINA 8 VAN 18

19 GEMEENTE SCHIEDAM - PLAN VAN AANPAK UITVOERING WET WOZ 4.2 Deelproces BIJHOUDING OBJECTKENMERKEN Dit proces omvat het verzamelen van bouwvergunningen (bouw en verbouw), vergunningvrije en illegale bouw alsmede de hiermee verband houdende controles op juistheid en volledigheid. De eisen die de Waarderingskamer aan het deelproces bijhouding objectkenmerken (zonder waardetoekenning) stelt zijn: s* Wijzigingen in objectkenmerken ontstaan ten gevolge van een wijziging in de objectafbakening via kadastrale mutatie na maandelijkse levering door het Kadaster moeten binnen 8 weken in de WOZ-administratie zijn verwerkt. > Wijzigingen in objectkenmerken van ieder nieuw object of ontstaan ten gevolge van gebruikersmutaties moeten binnen 8 weken na constatering in de WOZ-administratie verwerkt.» Wijzigingen in objectkenmerken ontstaan ten gevolge van bouw met vergunning zijn: binnen 8 weken na gereedkomen verwerkt in de WOZ-administratie. gedurende de bouw binnen 8 weken na 1 januari verwerkt in de WOZ-administratie. &» Wijzigingen in objectkenmerken ontstaan ten gevolge van bouw zonder vergunning (vergunningvrije en illegale bouw) moeten binnen 8 weken na constatering verwerkt zijn in de WOZ-administratie. & Geconstateerde fouten in objectkenmerken moeten binnen 8 weken na constatering verwerkt zijn in de WOZadministratie. Bij de uitvoering van dit proces bestaan nu verschillende knelpunten. In Schiedam heeft eind 2004 éénmalig een algehele (fysieke) inventarisatie van objectkenmerken plaatsgevonden van alle objecten binnen de gemeente. Deze aanpak staat haaks op een procesmatige aanpak en dient in de toekomst niet meer plaats te vinden. Procesmatige en adequate bijhouding, gecombineerd met periodieke controles op juistheid en volledigheid, moet een goede kwaliteit van objectkenmerken in de WOZ-administratie opleveren. De aanlevering van bouwvergunningen is geen vaste routine. Er moeten op dit punt goede afspraken worden gemaakt met de afdeling Bouwen en Milieu, bouwvergunningen worden weliswaar verzameld en ingevoerd, echter vervolgens wordt daarmee nog niets gedaan. Pas in januari/februari van ieder jaar worden de objecten corresponderende met de opgespaarde bouwvergunningen bezocht. Ook dit staat haaks op een procesmatige aanpak. Aangezien WOZ-objectinformatie ter beschikking wordt gesteld aan het intergemeentelijke vastgoedinformatiesysteem is de actualiteit van de WOZ-administratie van belang. Objecten in aanbouw dienen in de eerste 8 weken na 1 januari te worden bezocht. Er dient een structureel proces bijhouding objectkenmerken te worden opgezet. De objectkenmerken dienen op vaste dagen in de maand te worden bijgehouden op basis van bouwvergunningen, gereedmeldingen, verkoopbrochures (type object, grootte, bouwjaar, bijgebouwen, etc), verkooptransacties Kadaster, bezwaarschriften, e.d. Eventueel nadat een opname ter plaatse (OTP) heeft plaatsgevonden. Gelijktijdig met een OTP dient de directe omgeving te worden bezien of geconstateerde objectkenmerken in overeenstemming zijn met geregistreerde objectkenmerken. Van deze controle dient in het Tog Waarderingshuis te worden vastgelegd: juistheid of onjuistheid met registratie van de controledatum. Vervolgens dienen de WOZ-taxateurs op vaste dagen te onderzoeken of de gewijzigde objectkenmerken van invloed zijn op de waarde en of in 2006 een mutatiebeschikking dient te worden genomen. Daarnaast dienen bovenstaande werkzaamheden (bijhouden objectkenmerken) in het kader van vergunningvrije en illegale bouw te worden gedaan. Hier komt bij dat deze moeten worden opgespoord. Dit recherchewerk kan door (bureau)vergelijking van geconstateerde objectkenmerken en geregistreerde objectkenmerken via PAGINA 9 VAN 18

20 GEMEENTE SCHIEDAM - PLAN VAN AANPAK UITVOERING WET WOZ via een opname ter plaatse waarbij tevens weer de directe omgeving op gewijzigde objectkenmerken wordt gecontroleerd, luchtfoto's, verkoopbrochures, etc. De bureauvergelijking dient op vaste dagen te worden uitgevoerd. De eventuele opname ter plaatse, alsmede de beoordeling van de invloed op de waarde en de toets of een mutatiebeschikking dan wel een herzieningsbeschikking moet worden genomen, is voorbehouden aan de WOZ-taxateurs. In het verlengde hiervan zijn in Schiedam gedetailleerde luchtfoto's beschikbaar. Deze kunnen worden gebruikt om objectkenmerken op te sporen. Controle op objectkenmerken met luchtfoto's is op digitale wijze mogelijk. Vervolgens moet er voor wat de objectkenmerken betreft jaarlijks een juistheid- en volledigheidscontrole worden uitgevoerd. Hierbij zal het Tog Waarderingshuis ondersteuning moeten bieden. Bij het adequaat bijhouden van objectkenmerken zal een dergelijke controle niet tot problemen leiden. Nadat vanaf 2008 de waardepeildatum slechts één jaar voor het tijdvak ligt is het continu uitvoeren van het bijhouden van objectkenmerken nog belangrijker. ACTIEPUNTEN BIJHOUDING OBJECTKENMERKEN 11. Optimalisering informatievoorziening m.b.t. bouwvergunningen door de afdeling Bouwen en Milieu (Ben); 12. Het wegwerken van achterstanden (Robert); 13. Het bepalen van de frequentie van werkzaamheden en het toewijzen van taken (verantwoordelijkheden) aan medewerkers (Ben/Robert); 14. Het structureel opzetten van juistheid- en volledigheidscontroles via het Tog Waarderingshuis (Robert); 15. Het onderzoeken van de mogelijkheid luchtfoto's in te zetten bij het (digitaal) controleren van objectkenmerken (Robert/Hans); 16. Het nemen van mutatie- of herzieningsbeschikkingen (Robert). 4.3 Deelproces PERMANENTE MARKTANALYSE De permanente marktanalyse heeft tot doel het vergaren van zoveel mogelijk gegevens omtrent de marktwaarde van objecten binnen de gemeente Schiedam. Deze gegevens bestaan uit vraagprijzen, transactiecijfers, huurinlichtingen, stichtingskosten en grondprijzen. Verzamelde gegevens worden geanalyseerd en geregistreerd in het Tog Waarderingshuis. Voor Schiedam zijn de stichtingskosten en grondprijzen slechts van belang voor de uiteindelijke waardebepaling van objecten in aanbouw. Voor het overige worden deze gegevens gebruikt bij de waardebepaling op basis van de gecorrigeerde vervangingswaarde. Deze methode wordt veelal toegepast bij de incourante niet-woningen waarvan de waardebepaling door Schiedam wordt uitbesteed. Overige gegevens ten behoeve van gecorrigeerde vervangingswaarde, de discounted-cashflowmethode, bedrijfswaarde en benuttingswaarde zoals bijvoorbeeld omzetgegevens, worden niet verzameld (voornamelijk ten behoeve van bijvoorbeeld horeca en benzinestations). De waardering van deze categorie objecten wordt uitbesteed aan externe taxateurs. Alle gegevens dienen in het Tog Waarderingshuis te worden ingevoerd. Maandelijks (sommige gegevens zelfs wekelijks) op vaste dagen moeten de gegevens worden verzameld (Kadasterleveringen, 'Zoekhuis', verkoopbrochures, huurinlichtingenformulieren, bouw- en sloopvergunningen, etc). Vervolgens dienen de verzamelde PAGINA 10 VAN 18

21 GEMEENTE SCHIEDAM - PLAN VAN AANPAK UITVOERING WET WOZ marktgegevens door WOZ-taxateurs maandelijks op vaste dagen te worden geanalyseerd. Met de analyse moet worden vastgesteld of de voor het object betaalde prijs op marktniveau ligt en, indien dat niet het geval is, wat daar de achtergrond voor is. Maandelijks worden er inlichtingenformulieren verzonden aan kopers en/of verkopers met vragen die de analyse ondersteunen. Door de WOZ-taxateurs dient te worden onderzocht of het transacties betreffen met een WOZ-conforme afbakening en dient te worden onderzocht of de transacties voldoen aan de waarderingsficties (bijvoorbeeld erfpacht, verhuurd object, etc). Vervolgens dient in het kader van de huurwaardekapitalisatie - terzake van de courante niet-woningen - periodiek huurinlichtingenformulieren te worden verzonden. In het kader van de procesmatige aanpak moet dit naar aanleiding van subjectwisselingen (KvK) maandelijks worden gedaan. Indien omstandigheden daartoe aanleiding geven - bureaugegevens zijn onvoldoende om de analyse uit te kunnen voeren of waardeverschillen kunnen niet worden verklaard - dient een opname ter plaatse plaats te vinden. Gelijktijdig met de opname ter plaatse dient de naaste omgeving te worden bezien of geconstateerde objectkenmerken in overeenstemming zijn met geregistreerde objectkenmerken en dient e.e.a. te worden vastgelegd in het Tog Waarderingshuis (juistheid of onjuistheid met datum van controle). Nadat vanaf 2008 de waardepeildatum slechts één jaar voor het tijdvak ligt is het continu uitvoeren van de marktanalyse nog belangrijker. Begeleiding door externe taxateurs voor een langere periode is waarschijnlijk noodzakelijk. ACTIEPUNTEN PERMANENTE MARKTANALYSE ~~~~~ 17. Het wegwerken van achterstanden (Robert). 18. Het wekelijks op vaste dagen verzamelen van marktgegevens en de analyse daarvan (Robert). 19. Het maandelijks op vaste dagen verzenden van inlichtingenformulier naar aanleiding van kadastrale overdrachten (Robert). 20. Het maandelijks verzenden van inlichtingenformulieren naar aanleiding van subjectmutaties van de Kamer van Koophandel (Robert). 4.4 Deelproces MODELMATIGE WAARDEBEPALING Dit proces vindt plaats via het Tog Waarderingshuis. De bouwstroomindeling is geoptimaliseerd. Nadat het Tog Waarderingshuis volledig operationeel is dienen de medewerkers te worden getraind in de werking hiervan. Daarnaast zal begeleiding on the job door externe taxateurs noodzakelijk zijn. De taxatie van courante nietwoningen wordt in ieder geval tot en met de waardebepaling van 2007 uitbesteed aan externe taxateurs. Afhankelijk van de resultaten van de waardebepaling van woningen zal de keuze worden gemaakt ook courante nietwoningen zelf te taxeren. Er kan grotendeels worden gewaardeerd aan de hand van (huur)inlichtingenformulieren en kadastrale transacties (eventueel van buiten Schiedam), aangezien deze categorie objecten veelal via de huurwaardekapitalisatiemethode wordt gewaardeerd. Voor de incourante niet-woningen speelt dit proces niet. Taxatie hiervan is voorbehouden aan externe taxateurs. PAGINA 11 VAN 18

22 GEMEENTE SCHIEDAM - PLAN VAN AANPAK UITVOERING WET WOZ ACTIEPUNTEN MODELMATIGE WAARDEBEPALING 21. Bepalen van welke incourante objecten en courante niet-woningen de taxatie wordt uitbesteed en het maken van afspraken met externe taxateurs (Robert). 22. Afspraken maken over de ondersteuning en begeleiding van medewerkers bij modelmatige waardebepaling door taxatiebureau (Robert). 4.5 Deelproces KWALITEITSBEWAKING De kwaliteitsbewaking vindt plaats gelijktijdig met de modelmatige waardebepaling en omvat voor de categorie woningen controles op de volgende aspecten:» De aansluiting op marktniveau. De onderlinge waardeverhoudingen. > De onderbouwing van de vastgestelde waarde. Indien uit de controles volgt dat de taxaties niet juist zijn en/of dat de onderbouwing niet overtuigend is dienen de werkprocessen 2, 3 en 4 te worden nagelopen. Bij de kwaliteitsbeoordeling inzake het marktniveau worden ratio's gehanteerd. De kwaliteitsbeoordeling inzake de onderlinge waardeverhoudingen en de onderbouwing van de vastgestelde waarde wordt via steekproeven uitgevoerd. Zie hiervoor het beoordelingsprotocol in de Waarderingsinstructie, bladzijde Voor wat de kwaliteitsbewaking van de categorie courante niet-woningen betreft wordt gebruik gemaakt van steekproeven en bestaat uit een controle van de volledigheid van het taxatieverslag, de taxatieopbouw per deelobject of het gehele object alsmede uit de waardeverhoudingen en aansluiting op marktniveau. Zie hiervoor het beoordelingsprotocol voor courante niet-woningen in de Waarderingsinstructie, bladzijde en voor incourante objecten het beoordelingsprotocol in de Waarderingsinstructie, bladzijde ACTIEPUNTEN KWALITEITSBEWAKING 23. Het met WOZ-taxateurs ontwikkelen en vaststellen van een controleprotocol (Robert). 4.6 Deelproces WAARDERING OBJECTEN IN AANBOUW Voor wat het deelproces waardering objecten in aanbouw betreft dienen de objecten die het betreft als zodanig te worden aangeduid. Aan de hand van de beschrijving van het bouwproject in de bouwvergunning dient maandelijks te worden beoordeeld wat de verwachte objectafbakening en de kavelgrootte zal zijn. Hierbij dient het object (toekomstig adres) en de subjectgegevens te worden geregistreerd. Vervolgens dienen de grondwaarde en de stichtingskosten te worden geschat (aan de hand van objectken merken uit de bouwvergunning) al dan niet op basis van taxatiewijzers of kengetallen. Jaarlijks dient in december het voortgangspercentage van de bouw te worden bepaald. Hierbij geldt voor woningen een standaard termijnregeling (bron: Waarderingsinstructie) en voor niet-woningen dient het voortgangspercentage op basis van investeringen te worden ingeschat. De Schiedamse praktijk is dat jaarlijks in januari/februari een opname ter plaatse wordt gedaan. Hierbij wordt het voortgangspercentage en de waarde bepaald. Aan de hand hiervan wordt wel of geen mutatiebeschikking genomen. Deze werkwijze kan worden gecontinueerd. Gelijktijdig met de opname ter plaatse dient de naaste omgeving te worden bezien of geconstateerde objectkenmerken in overeenstemming zijn met geregistreerde object- PAGINA 12 VAN 18

23 GEMEENTE SCHIEDAM - PLAN VAN AANPAK UITVOERING WET WOZ kenmerken en dient e.e.a. te worden vastgelegd in het Tog Waarderingshuis (juistheid of onjuistheid met datum van controle). ACTIEPUNTEN WAARDERING OBJECTEN IN AANBOUW ~ = = 24. Maandelijkse registratie van objecten in aanbouw (Robert). PAGINA 13 VAN 18

24 GEMEENTE SCHIEDAM - PLAN VAN AANPAK UITVOERING WET WOZ Varia 5.1 Toezicht Waarderinqskamer Door de Waarderingskamer wordt toezicht uitgeoefend via voortgangsrapportages en periodieke audits. Dit toezicht heeft tot doel de voortgang van werkzaamheden te monitoren en de kwaliteit van de WOZ-administratie te toetsten. Indien bij het toezicht door de Waarderingskamer naar voren komt dat de gemeente haar taken op grond van de Wet WOZ niet naar behoren heeft uitgevoerd, dan voorziet de Wet WOZ in enkele sanctiemogelijkheden. De Waarderingskamer zal pas naar het middel van de sancties grijpen indien andere acties, zoals overleg met de desbetreffende gemeente, niet tot het gewenste resultaat hebben geleid. Artikel 15, eerste lid, van de Wet WOZ de Minister van Financiën de mogelijkheid om het college van burgemeester en wethouders een aanwijzing te geven omtrent de uitvoering van de wet. Een aanwijzing kan met name aan de orde zijn indien de gemeente een aanbeveling van de Waarderingskamer niet opvolgt. Indien het college van burgemeester en wethouders ook de aanwijzing niet binnen de gestelde termijn opvolgt geeft het derde lid van artikel 15 de Waarderingskamer de bevoegdheid tot het doen uitvoeren van de aanwijzing van de minister op kosten van de nalatige gemeente. Voor wat betreft het door de Waarderingskamer uitgeoefende toezicht is Robert Veldhuis aanspreekpunt, waar nodig ondersteund door Hans Over de Vest. 5.2 Enkele overwegingen Vanaf 2007 zal jaarlijks gewaardeerd moeten worden en vanaf 2008 ligt de waardepeildatum nog maar één jaar voor het tijdvak van één jaar. Jaarlijks herwaarderen betekent ook jaarlijks een bezwarenronde. Wanneer processen op orde zijn, kan de waardering daaruit volgen. Het is essentieel als gemeente transparant en zorgvuldig te opereren. Kwaliteit en vertrouwen van de cliënt zal zich vertalen in beperking van het aantal ingediende bezwaarschriften. Het is in dit verband een overweging taxatieverslagen gelijktijdig met de beschikking mee te zenden. Naast de geboden transparantie, heeft dit als voordeel dat de verwerking van verzoeken om taxatieverslagen aan het begin van het jaar voorkomen wordt. De vraag rijst echter of het meezenden van taxatieverslagen juist niet leidt tot een toename van het aantal bezwaarschriften. De verwachting is dat indien werkprocessen op orde zijn, dit niet tot een wezenlijke toename leiden. Daarnaast kan worden overwogen om de mogelijkheid van het digitaal indienen van bezwaarschriften te introduceren (Wet elektronisch bestuurlijk verkeer). Weliswaar zou dit het indienen van bezwaarschriften kunnen vergemakkelijken waardoor de aantallen toenemen, maar dit zou eveneens de afhandeling kunnen vereenvoudigen. Via het zogenaamde WOZ-portaal heeft Schiedam haar cliënten in 2005 de mogelijkheid geboden tijdens de herwaardering te reageren op geregistreerde objectkenmerken. Daarnaast konden taxatieverslagen van woningen via dit WOZ-portaal worden gedownload. Ook in 2006 zal deze dienstverlening worden gecontinueerd. Om de op basis van het per 2005 ingevoerde artikel 32a van de Wet waardering onroerende zaken verplichte uitwisseling van gegevens met de andere gemeentes mogelijk te maken heeft de Waarderingskamer een WOZdatacenter ingericht. In samenspraak met het taxatiebureau dienen taxatiegegevens aan het WOZ-datacenter te worden geleverd. Een voordeel is dat na aanlevering van de gegevens de gemeente Schiedam beschikt over landelijk goedgekeurde taxatiewijzers. Nog niet duidelijk is of de voeding van het WOZ-datacenter met gegevens PAGINA 14 VAN 18

25 GEMEENTE SCHIEDAM - PLAN VAN AANPAK UITVOERING WET WOZ van Schiedam onder de verplichting valt of gaat vallen. Het ligt voor de hand dat dit gaat gebeuren. Zo ja, dan dienen gegevens te worden verstrekt ongeacht of Schiedam van het WOZ-datacenter gebruik maakt. Het ligt voor de hand dat dit de gegevens betreft van de categorie niet-woningen. De waardebepaling van deze categorie objecten wordt door het taxatiebureau gedaan. ACTIEPUNTEN VARIA ~~~" ~ = = 25. In beeld brengen van de consequenties en mogelijkheden van digitaal bestuurlijk verkeer (Robert). 26. In overleg met taxatiebureau vaststellen of het gebruik van het WOZ-Datacenter ten behoeve van de waardering van courante niet-woningen in de toekomst noodzakelijk is (Robert). 27. Nagaan of WOZ-datacenter onder de verplichting van artikel 32a van de Wet WOZ valt of gaat vallen en gevolgen (w.o. taken taxatiebureau) voor Schiedam in kaart brengen (Robert). PAGINA 15 VAN 18

26 GEMEENTE SCHIEDAM - PLAN VAN AANPAK UITVOERING WET WOZ 6 Bijlage 1: Actiepunten in één oogopslag Nr. [ Omschrijving ALGEMEEN 1 [ Implementatie Plan van Aanpak. 2 Vastleggen externe taxateurs t.b.v. courante niet-woningen en bijzondere objecten. 3 i Gebruikerstrainingen en begeleiding on the job gebruikers Tog Waarderingshuis. 4 I Operationaliseren Tog Waarderingshuis. Afstemming gebruik informatiesystemen en vaststellen (documenteren) welke systeem op welke onderdelen leidinggevend zal zijn. Invullen accountmanagement "grote" cliënten. J 7 Beschrijven en vaststellen WOZ-processen. OBJECTAFBAKENING 8 Het wegwerken van achterstanden m.b.t. objectafbakening. ï 0 Het bepalen van de frequentie van werkzaamheden en het toewijzen van taken (verantwoordelijkheden) : aan medewerkers, Het structureel opzetten van voliedigheidscontroies via het Tog Waarderingshuis. BIJHOUDING OBJECTKENMERKEN 11 Optimalisering informatievoorziening m.b.t. bouwvergunningen door de afdeling Bouwen en Milieu. 12 Het wegwerken van achterstanden. I ó Het bepalen van de frequentie van werkzaamheden en het toewijzen van taken (verantwoordelijkheden) aan medewerkers. 14 Het structureel opzetten van juistheid- en voliedigheidscontroies via het Tog Waarderingshuis., Het onderzoeken van de mogelijkheid luchtfoto's in te zetten bij het digitaal controleren van objectken- I merken. 16 i Het nemen van mutatie- en herzieningsbeschikkingen. PERMANENTE MARKTANALYSE 17 Het wegwerken van achterstanden Het wekelijks op vaste dagen verzamelen van marktgegevens en de analyse daarvan. Het maandelijks op vaste dagen verzenden van inlichtingenformuïieren n.a.v. kadastrale overdrachten. I Het maandelijks op vaste dagen verzenden van inlichtingenformulieren n.a.v. subjectmutaties via de I Kamer van Koophandel. _^^_-_^ I Bepalen van welke incourante objecten en courante niet-woningen de taxatie wordt uitbesteed en het I maken van afspraken met externe taxateurs. Afspraken maken over de ondersteuning en de begeleiding van medewerkers bij modelmatige waarde- bepaling door taxatiebureau. 23 Het met WOZ-taxateurs ontwikkelen en vaststellen van een controleprotocol. I WAARDERING OBJECTEN IN AANBOUW 24 Maandelijkse registratie van objecten in aanbouw. PAGINA 16 VAN 18