HEFFING, INNING EN INVORDERING BELASTINGEN

Transcriptie

1 VOORONDERZOEK UITBESTEDING HEFFING, INNING EN INVORDERING BELASTINGEN Definitieve versie Inhoudsopgave: - Inleiding pag. 2 - Verantwoording en normenkader pag. 2 - Uitvoering onderzoek pag. 3 - Bevindingen pag. 4 - Conclusies pag. 8 - Aanbevelingen pag. 9 Rekenkamercommissie Landsmeer 18 januari 2012 Contactadres: De Rekenkamercommissie p/a de Griffie postbus AA Landsmeer Tel. nr

2 Inleiding In de rapportage over haar eerste onderzoek dit betrof de uitbesteding van taken op het gebied van Sociale Zaken, aan de raad aangeboden op 22 april 2007 heeft de rekenkamercommissie (verder RKC) aanbevelingen gedaan m.b.t. de wijze van en de zorgvuldigheid bij het uitbesteden van taken. De gemeente heeft destijds goede nota genomen van de aanbevelingen en o.a. enige tijd later een protocol opgesteld met Aanbevelingen opdrachtgeversrol en regierol uitbestede taken. Dit protocol wordt sinds begin 2010 gehanteerd en is inmiddels van toepassing op een aantal uitbestedingen (zie ook ons Onderzoek Opvolgen Adviezen RKC van 27 maart 2010). De RKC had zich voorgenomen om na een aantal jaren eens te kijken hoe nu zo n uitbesteding in de praktijk van alledag werkt. De RKC heeft gekozen om dit te doen aan de hand van de uitbesteding van belastingtaken, mede omdat ten aanzien van deze taken nog een tweetal andere vragen leefde: 1. Wat zijn de grondslagen voor en de wijze van waarderen van onroerend goed? 2. Hoe verloopt de afhandeling van klachten? Uit een eerste tweetal oriënterende gesprekken kreeg de RKC een eerste indruk, dat deze uitbesteding goed verloopt. Als gevolg hiervan heeft de RKC besloten slechts een klein onderzoek in te stellen om te kunnen vaststellen hoe de uitvoering verloopt en of dit overeenkomt met de contractafspraken. Mocht uit dit onderzoek blijken dat er mogelijk sprake is van grote of zwaarwegende onduidelijkheden, problemen of tekortkomingen, zou een vervolgonderzoek kunnen worden overwogen. Daarom heeft onderhavig onderzoek de titel van vooronderzoek meegekregen. Verantwoording en normenkader Voor een goede uitbesteding zijn op hoofdlijnen drie zaken van belang: 1. Een goede voorbereiding om tot een goed afgewogen beslissing over uitbesteden te komen. 2. Een goede keuze voor en afspraken maken over de uitvoering van de uitbesteding en vastlegging hiervan in een overeenkomst met de uitvoerende partij. 3. Een regelmatige monitoring en evaluatie t.b.v. een check op kwaliteit en kwantiteit. Omdat uit de eerste twee oriënterende gesprekken bleek, dat deze uitbesteding goed verloopt, is aangenomen dat de voorbereiding voor het gemeentebestuur voldoende volledig en zorgvuldig is geweest om te komen tot een juiste beslissing over wat, in welke mate, hoe en wanneer wordt uitbesteed en over het aanbesteden van de uit te besteden taken. Derhalve is de voorbereiding tot uitbesteding (die al van vele jaren terug dateert) niet in het onderzoek meegenomen. Wat betreft de vastlegging van afspraken over de uit te besteden taken is de overeenkomst bekeken op de volgende punten: - Doel van de uitbesteding, - Mate van volledigheid in relatie tot wat uitbesteed moest gaan worden, - Definitie van betrokken partijen en beschrijving van contactpersonen aan beide zijden, 2

3 - Regelen van de looptijd en mogelijkheden tot verlengen ervan, - Continuïteit van dienstverlening, - Vertrouwelijkheid gegevens, - Prijsafspraken en wijze van indexering, - Rapportages en communicatie, - Behandeling geconstateerde afwijkingen t.o.v. de overeenkomst en wijze van bijsturen. - Toelichtingen en richtlijnen uitvoering. - Afspraken over eventuele niet overeengekomen aanvullende werkzaamheden. - Wat te doen en hoe te handelen bij het niet nakomen van de verplichtingen door een van de beide partijen (kwaliteit van dienstverlening) en mogelijkheden tot contractontbinding. Wat betreft de monitoring en evaluatie is bekeken in welke mate de werkzaamheden, rapportages en contacten scoren op de kwalitatieve en kwantitatieve succesfactoren: Kwaliteit: 1. Wordt het proces gemanaged en wordt er beleid op gevoerd? 2. Is er sprake van wederzijds vertrouwen en is er sprake van een goede onderlinge sfeer? 3. Vindt er informatie-uitwisseling plaats en is er onderlinge communicatie? 4. Is er sprake van mogelijkheden de andere partij aan te spreken? Kwantiteit: 1. Hoe vaak en waarover wordt er gerapporteerd? 2. In welke mate is er sprake van evaluatie en wordt er getoetst aan externe referenties? 3. In welke mate zijn er afspraken over kwaliteit en innovatie? 4. In welke mate vindt er afstemming plaats over (gegevens-)bronnen en over middelen? Waar het de twee specifieke onderzoeksvragen betreft is vooral gekeken naar de logica en transparantie van de waarderingsmethode en de afhandelingstermijnen van de klachten. Voor wat betreft de waarderingsmethode is als referentiekader genomen de Waarderingsinstructie die voor de jaarlijkse waardebepaling in het kader van de uitvoering WOZ door de Waarderingskamer is uitgebracht op 5 november Als referentiekader voor de klachtenafhandeling geldt de AWB (Algemene Wet Bestuursrecht van 21 april 2010). Uitvoering onderzoek De uitvoering van het onderzoek heeft plaats gevonden in de periode tussen 1 juni 2011 en 21 oktober Begonnen is met twee oriënterende gesprekken. Deze zijn terug gekoppeld met de RKC waarna definitief besloten is het onderzoek door te laten gaan, maar te beperken tot een klein onderzoek. Dit is uitgevoerd door het houden van een aantal gesprekken met de concerncontroller van Landsmeer, de senior consulent financiën en de beide accountmanagers Externe Dienstverlening bij de Dienst Belastingen Gemeente Amsterdam (verder DBGA), door het bestuderen van de beschikbare rapportages en door schriftelijk en via internet onderzoek verkregen aanvullende informatie. 3

4 Bevindingen Uitvoering Belastingtaken: In eerste instantie is de lopende overeenkomst tussen Landsmeer en de DBGA bestudeerd. Er bestond een eerdere dienstverleningsovereenkomst. Deze is in 2007 in goed overleg opengebroken en omgezet naar een nieuwe overeenkomst voor een termijn van 5 jaar (2008 t/m 2012). De RKC vindt dit een helder en compleet stuk werk. Doel en aard der werkzaamheden zijn goed omschreven evenals de betrokken partijen en hun rol in deze. Alle uit te besteden onderdelen zijn goed aangegeven en alsmede de wijze waarop ze uitgevoerd dienen te worden. Beschrijving van de looptijd, continuïteit van dienstverlening, omgang met gegevens, prijsafspraken, voorlichting & communicatie en rapportages zijn allemaal aanwezig en duidelijk. Het enige dat niet is aangetroffen is een beschrijving van de wijze van werken, c.q. overleg bij onduidelijkheden of problemen en hoe hierop wordt bijgestuurd (in de praktijk is daar wel een modus voor gevonden; deze wordt hieronder beschreven. Daarnaast is er wel een geschillenregeling; ook staan er artikelen over tekortkomingen en ontbindende voorwaarden in het contract). Verder is met betrekking tot de ingediende bezwaren de rapportage tamelijk summier: gerapporteerd wordt het aantal bezwaarregels en het bedrag dat er mee is gemoeid. Wat betreft de klachtafhandeling is niet in de overeenkomst aangegeven hoe er in de voortgangs-, kwartaal- en jaarrapporten over moet worden gerapporteerd. In de rapportages komt dit onderwerp dan ook niet voor. Wel ontvangt Landsmeer een afschrift van elke individuele klacht en van de afdoening door de DBGA. Vervolgens zijn de gesprekken gevoerd en rapportages bestudeerd. Uit de gesprekken met de gemeente Landsmeer blijkt, dat de regie duidelijk bij de gemeente ligt. Vanuit de gemeente wordt er nauwlettend op toegezien, dat de productie van gegevens, beschikkingen en aanslagen gegarandeerd blijft, zodat de burger niet de dupe wordt. Prestatieafspraken worden gemaakt en er wordt door de DBGA over gerapporteerd, maar verder niet binnen de gemeente. Dat zou bij voorkeur bij de jaarrekening gedaan kunnen worden. Over klachten en bezwaren (wel over bedragen die met de bezwaren zijn gemoeid) wordt niet door de DBGA gerapporteerd. De gemeente ziet liever dat dit wel gebeurt. Verschillen van mening zijn er eigenlijk niet. Over het dagelijks verloop van de samenwerking bestaat een goede onderlinge communicatie, waardoor veel zaken snel en efficiënt worden opgepakt. De DBGA hanteert voor de waardering van de panden een modelmatig systeem Ortax, dat voldoet aan de landelijke regelgeving en toetsing door de Waarderingskamer. De gemeente Landsmeer staat daar geheel achter, maar is zich bewust van het feit de keuze van de referentiepanden daarbij van belang is. Gevolg van goede prestatieafspraken, een nauwlettend toezicht en een goede communicatie is dat er wederzijds tevredenheid bestaat over de samenwerking. Naast de nog wenselijke verbetering van de rapportages (op gebied van klachten en bezwaren) bestaat bij Landsmeer de wens de tarieven voor de burger nog verder omlaag te kunnen brengen. 4

5 Uit de gesprekken met de DBGA komt eenzelfde positief beeld naar voren als in de gesprekken met Landsmeer. Vanuit de DBGA wordt nauwlettend toezicht gehouden op de levering van gegevens en de voortgang van het proces, met name op het terrein van opbrengsten en handhaving termijnen en vanuit de gemeentelijke accountant. De samenwerking en het contact met Landsmeer verloopt soepel en adequaat. De klachtenregeling die wordt gehanteerd is die van de gemeente Amsterdam. Voor een goede werking van de WOZ, m.n. de waardering, is de levering van gegevens uitermate belangrijk. De DBGA krijgt regelmatig diverse gegevens vanuit Landsmeer conform de overeenkomst. De DBGA heeft hierbij echter twee zorgen. Ten eerste zou de aanlevering vanuit Landsmeer van nieuwe gegevens m.b.t. het onroerend goed van inwoners beter moeten lopen, c.q. eerder beschikbaar moeten komen om op tijd een adequate beschikking te kunnen produceren; nu moet er regelmatig achteraf worden gecorrigeerd. Verder constateert de DBGA dat er problemen zijn geweest t.a.v. de levering van de GBA gegevens (personen). De eerder ontwikkelde koppeling bleek opeens niet meer te werken. Momenteel is dit opgelost door naast het verwerken van de periodieke mutatiebestanden ook eens per 3 maanden een initiële levering te verwerken. Vooralsnog volstaat deze handelwijze. Teneinde een adequate gegevensstroom te kunnen garanderen is een goede samenwerking tussen de basisadministraties belangrijk. In dit kader zou het handig zijn als de DBGA door Landsmeer als beheerder van de basisadministratie WOZ zou worden aangewezen. Waardering onroerend goed: Teneinde een gerechtvaardigde WOZ-waarde kenbaar te kunnen maken en daarop volgend een terechte belastingaanslag OZB te kunnen opleggen, dient primair een juiste waardering van de onroerende zaak hebben plaats gevonden. DBGA maakt hiervoor gebruik van Ortax, een marktanalyse/waarderingsapplicatie van Ortec Finance. Deze WOZ-waarde komt globaal gezien als volgt tot stand. Bij het bepalen van de WOZ-waarde in 2011 wordt uitgegaan van het geschatte bedrag dat de onroerende zaak zou kunnen opbrengen per 1 januari 2010 indien object leeg en onbezwaard verkocht zou worden en het volle eigendom daarvan wordt overgedragen aan een eigenaar die het object voor zichzelf gaat gebruiken. Deze uitgangspunten zijn terug te vinden in artikel 17 van de Wet waardering onroerende zaken. De feitelijke taxatie van woningen gebeurt op modelmatige wijze. Als taxatiemethode geldt de vergelijkingmethode. De woningen worden vergeleken met soortgelijke woningen die rondom de waardepeildatum 1 januari 2010 zijn verkocht en die binnen de permanente marktanalyse (PMA) zijn beoordeeld en goedgekeurd. Een transactie wordt goedgekeurd indien deze voldoet aan de WOZ-uitgangspunten zoals geformuleerd in artikel 17 van de Wet waardering onroerende zaken. Met behulp van Ortax wordt voor alle woningen per woning een modelwaarde naar de waardepeildatum 1 januari 2010 bepaald. Dat geschiedt aan de hand van alle beschikbare en goedgekeurde verkoopprijzen. Vervolgens worden de modelwaarden gecontroleerd door een WOZ-taxateur. Indien de waarde bijgesteld moet worden past de WOZtaxateur de waarde aan. Indien dat niet nodig is blijft de modelwaarde van kracht. Na deze controle wordt de aangepaste waarde of de modelwaarde aangemerkt als de nieuwe WOZwaarde. 5

6 Vervolgens wordt de WOZ-waarde formeel vastgesteld, dat wil zeggen dat de WOZ-waarde bij beschikking kenbaar wordt gemaakt aan de belanghebbende. Op de taxatieverslagen (opvraagbaar voor particulieren met DigiD) staan de 3 meest vergelijkbare transacties vermeld. Een belanghebbende kan eventueel maximaal 9 vergelijkbare transacties opvragen. Indien de woning verkocht is wordt bovendien ook de eigen transactie vermeld. Uiteindelijk kunnen er dus 10 vergelijkbare transacties worden verstrekt. De maximaal 9 vergelijkbare (dus andere) objecten worden geleverd in het kader van de instructie gerechtvaardigd belang van de Waarderingskamer. De keuze voor de referentieobjecten gebeurt aan de hand van een toets op zo n 50 procescriteria en 30 objectcriteria. Daardoor komt het regelmatig voor dat op de beschikking een referentieobject staat dat niet in de directe omgeving van het pand van belanghebbende staat. Bezwaarschriften worden afgehandeld conform de wettelijke bepalingen hierover in de AWB, d.w.z. dat ze in ieder geval worden behandeld in het jaar dat ze zijn binnen gekomen. Indien een bezwaar de beschikking op de WOZ-waarde betreft en wordt toegekend, wordt de aangepaste waarde in het systeem verwerkt. Tot en met het 1 e kwartaal 2008 was er inzicht in het totale aantal binnengekomen bezwaarregels, het aantal afgehandelde, de eindvoorraad en een indicatie van de doorlooptijd. Vanaf het 2 e kwartaal 2008 ontvangt de gemeente Landsmeer per kwartaal alleen een overzicht van het aantal openstaande bezwaarregels; vanaf 2008 t/m heden is er dus geen inzicht in de absolute aantallen binnengekomen en afgehandelde bezwaarregels, noch in de doorlooptijd. De gemeente heeft in het overleg met de DBGA reeds kenbaar gemaakt deze omissie voor zowel de bezwaarschriften als de beroepszaken en klachten met ingang van 2012 opgelost te willen zien. Aan het eind van het 1 e kwartaal 2010 stonden er op gecombineerde aanslagen, waar de aanslag OZB deel van uitmaakt, 191 bezwaren open (een onderscheid naar het aantal bezwaren op de WOZ-beschikking is niet voor handen). Dit is 3,7% van het aantal aanslagregels (in totaal waren dat er 5098). Van deze bezwaarschriften staan er een jaar later (peildatum ) nog 37 open. Dat is 0,7% van het aantal aanslagregels. Begin 2011 stonden over de jaren voor 2010 nog zo n 5 bezwaren op gecombineerde aanslagen open; deze kunnen dus ook andere dan WOZ-zaken betreffen. Dit waren later binnen gekomen bezwaren over jaren voor Thans staan er geen WOZ-bezwaren van voor 2011 meer open. Het meerjarenbeeld is, dat het aantal aan het begin van het jaar in behandeling zijnde bezwaren sinds 2008 (het ingangsjaar van de nieuwe overeenkomst met de DBGA) geleidelijk is afgenomen van ruim 400 in 2008 tot zo n 160 in De kwaliteitsbewaking van de waardering van woningen geschiedt bij de DBGA parallel aan de modelmatige waardebepaling. Bij de kwaliteitsbewaking van de taxaties van woningen worden minimaal de volgende kwaliteitscontroles uitgevoerd: - controle aansluiting op marktniveau; - controle onderlinge waardeverhoudingen; - controle onderbouwing van de vastgestelde waarde. 6

7 Toezicht op de juistheid en volledigheid van de waarderingsgegevens, van de herwaardering van de onroerende zaken in Landsmeer en van de verzonden beschikkingen/aanslagen wordt uitgeoefend door twee organen: de Waarderingskamer en de accountant. Elk jaar vult DBGA een vragenformulier in van de Waarderingskamer. Aan de hand daarvan wordt door de Waarderingskamer een controle uitgevoerd, waarbij wordt gekeken naar de onderlinge waardeverhoudingen van de onroerende zaken en de verhoudingen tussen verkoopprijs van de verkochte woningen en hun WOZ-waarde. Deze moeten voldoen aan door de Waarderingskamer vastgestelde criteria. Vervolgens ontvangt de gemeente (raad) een brief, waarin staat of de kwaliteit goed/voldoende is. Is de kwaliteit goed, dan mag de gemeente beschikken. Indien dit niet zo is, dan zal de Waarderingskamer een aanbeveling doen of aanwijzing geven. De gemeente, i.c. DBGA, heeft dan nog de tijd om te corrigeren. Dit is nog nooit gebeurd. De accountant van de DBGA voert in opdracht van de gemeente Landsmeer controle uit op: de tarieventabel, de opzet, de werking en de effecten van de AO/IC (administratieve organisatie en interne controle), de juistheid en volledigheid van de verzonden aanslagen (door middel van een steekproef) en de aansluiting van de rapportages aan de gemeente bij het belastingpakket dat door DBGA wordt gehanteerd. Het rapport van de accountant van de DBGA maakt onderdeel van de accountantscontrole ten behoeve van de jaarrekening van Landsmeer. Afhandeling klachten: Klachten zijn onderworpen aan de klachtenregeling van de gemeente Amsterdam. Deze regeling voldoet aan de betreffende bepalingen van de AWB. Zoals eerder opgemerkt, wordt er niet afzonderlijk over klachtafhandeling gerapporteerd, anders dan de toezending van een afschrift van elke individuele klacht en van de afdoening door de DBGA. De DBGA houdt het aantal klachten zelf wel bij. Hieruit blijkt, dat het aantal klachten zeer beperkt is. Jaar Aantal klachten OZB Afhandeltermijn *) totaal 3.5 gemiddeld/jaar 22 *) in gemiddeld aantal dagen Een afhandeling binnen 42 dagen voldoet aan de daarop van toepassing zijnde wettelijke termijn. Een gemiddelde van 22 valt daar ruimschoots binnen. 7

8 Conclusies Uit de gesprekken en documenten komt een beeld naar voren van een goed georganiseerde uitbesteding en een goed verlopende uitvoering. Partijen zijn er zelf ook erg tevreden over. Kwalitatief gezien kan het volgende worden opgemerkt. Er is bij Landsmeer een visie op de uitbesteding, het proces wordt adequaat gemanaged (goede doelstellingen, afspraken, monitoring en terugkoppeling met de DBGA) en er vindt in goede verstandhouding onderlinge communicatie plaats. Er is duidelijk sprake van wederzijds vertrouwen en een goede werksfeer, waarin de ruimte bestaat om elkaar aan te spreken op wensen, problemen en verbetermogelijkheden. Kwantitatief bekeken wordt maandelijks, per kwartaal en jaarlijks gerapporteerd overeenkomstig de gemaakte afspraken, er worden incidenteel afspraken over verbeteringen gemaakt en er vindt afstemming plaats over de gegevensaanlevering, de problemen daarbij en over de behaalde en in het nieuwe jaar te behalen prestatieafspraken. Er wordt over uitbesteding en de resultaten daarvan niet gerapporteerd aan de raad. Er wordt niet tussentijds geëvalueerd; dat gebeurt alleen incidenteel in het kader van de verlenging, c.q. vernieuwing van de overeenkomst (recent heeft zo n evaluatiegesprek plaats gevonden i.v.m. de afloop van de overeenkomst per december 2012). Er wordt ook niet gebenchmarkt met andere gemeentes over de uitbesteding van de belastingtaken. Wel wordt in het voortgangsoverleg (4x per jaar) gesproken over de voortgang en periodiek ook over aanpassingen in de dienstverlening en de haalbaarheid hiervan. Van elk voortgangsoverleg wordt een verslag gemaakt met daarin opgenomen de afspraken die in een volgend voortgangsoverleg worden nagelopen of deze zijn nagekomen. Een aantal keren heeft dit geleid tot aanpassingen in de voortgangsrapportages. Bij een volgende herziening van de dienstverleningsovereenkomst worden deze verslagen nagelopen en worden de afspraken meegenomen in de nieuwe dienstverleningsovereenkomst. Met betrekking tot de waarderingsmethode kan worden gesteld dat het landelijk systeem er zeer uitgebalanceerd, doordacht en volledig uit ziet en is voorzien van vele beoordelingsmomenten en bewakingsaspecten. Ook al zijn er signalen dat sommige bewoners van Landsmeer zich niet kunnen vinden in de opgegeven referentiewaarden, is er geen twijfel dat het hier een eerlijke, goed geconstrueerde en objectieve methode gaat. Als in een individueel geval een privétaxatie zich niet verhoudt met de WOZ-waarde, zou moeten worden onderzocht of de afwijking te wijten is aan de individuele taxatie of aan de in het systeem gebruikte referentiepanden. Alleen wordt dit systeem van waardebepaling van de woning in de beschikking of elders (bv. website) niet op een voor ieder voldoende eenvoudige en begrijpelijke wijze toegelicht. Daarnaast bestaat er een dubbel toezicht (Waarderingskamer en accountant) op de correctheid van de wijze waarop het waarderingssysteem wordt uitgeoefend en op de uitkomsten ervan. Kortom, het geheel is goed opgezet, wordt nauwgezet uitgevoerd en er wordt zowel kwalitatief als kwantitatief goed toezicht op gehouden. 8

9 De klachtenafhandeling blijkt wel te worden gemonitord, maar alleen binnen de DBGA. Voor Landsmeer is het als aspect van de kwaliteitsbewaking nuttig hier meer inzage in te krijgen. Aanbevelingen Hoewel geconstateerd kan worden dat de uitbesteding van de Belastingen zeer goed verloopt, is er op een enkel onderdeel nog enige verbetering mogelijk. Punten die verbeterd zouden kunnen worden teneinde de kwaliteit van de uitbesteding en samenwerking te verhogen - en waaraan met name aan de kant van Landsmeer behoefte bestaat - zijn: 1. Organiseer een van de voortgangsoverleggen als een tussentijdse evaluatie, waarbij de kwaliteit van de dienstverlening als apart item aan de orde komt. Aanbevolen wordt dit minstens een maal per jaar te doen en vast te leggen, teneinde de voortgang van de behandelde punten beter te kunnen monitoren. 2. Spreek met de DBGA af om een (half-)jaarlijks overzichtje van de klachtafhandeling op te stellen, zodat enige inzicht ontstaat in de aantallen en aard van de klachten. 3. Neem naast de financiële cijfers m.b.t. de heffing, inning en invordering van de gemeentelijke belastingen ook in de jaarrekening een kleine rapportage aan de raad op over aantallen en doorlooptijden klachten, bezwaren, beroepsschriften, oninbare vorderingen en kwijtscheldingen. 4. Omschrijf de toelichting op de waardebepaling van de woning bij een beschikking in meer overzichtelijke en meer eenvoudige bewoordingen (voor de lezer die niet bekend is met de materie is de inhoud van en het verband tussen begrippen in de toelichting op de beschikking als modelmatige waardebepaling, objectkenmerken, taxatieverslag e.d. niet automatisch duidelijk). Neem deze toelichting ook op in de site van de gemeente, want de tekst aldaar is erg summier. 5. Neem deze punten ook op als addendum bij de bestaande overeenkomst en als onderdeel van de eventueel na 2012 te verlengen overeenkomst. 9

10 10

11 11

12 12

13 13

14 14

15 Nawoord bij het VOORONDERZOEK UITBESTEDING HEFFING, INNING EN INVORDERING BELASTINGEN Definitieve versie naar aanleiding van de reactie van het College van B & W, d.d. 13 januari 2012 (bijgesloten) 15

16 Rekenkamercommissie Landsmeer 18 januari 2012 Contactadres: De Rekenkamercommissie p/a de Griffie postbus AA Landsmeer Tel.nr Inleiding De RKC (rekenkamercommissie) heeft met genoegen kennis genomen van de reactie van het college op het onderzoeksrapport. Blijkbaar worden alle aanbevelingen overgenomen, c.q. in behandeling genomen. He college en de betrokken ambtenaren kunnen er trots op zijn, dat het proces goed is ingericht, daardoor ook beheersbaar verloopt en er voldoende garanties zijn voor signalering van zaken die mislopen en voor het opmerken van mogelijkheden tot verbetering. Per slot van rekening komt een goede uitbesteding ten goede aan de dienstverlening aan de burgers, werkt efficiëntie in de hand en voorkomt fouten en tegenvallers. Met betrekking tot de procedure Het college heeft geen opmerkingen m.b.t. de door de RKC gevolgde procedure. 16

17 De RKC constateert zelf, dat het onderzoek iets langer heeft geduurd dan in eerste instantie was verwacht. Dit komt vooral doordat de RKC tijdens de verificatieronde, mede op basis van de ambtelijke reactie, nog tweemaal aanvullende informatie heeft gezocht bij de DBGA (Dienst Belastingen Gemeente Amsterdam) en bij de concern-controller. Met name de vragen aan de DBGA waren dermate specifiek en inhoudelijk, dat de Dienst bij andere deskundigen te rade moest gaan, hetgeen extra tijd kostte. Met betrekking tot de inhoud Een enkele kanttekening: - De reactie op de opmerking vanuit de DBGA dat de aanlevering van nieuwe gegevens m.b.t. het onroerend goed vanuit Landsmeer beter kan en eerder beschikbaar moet komen, dat die niet eerder met de gemeente Landsmeer is gecommuniceerd moet met een nuance worden gelezen. Dit aspect is blijkbaar niet eerder door de DBGA met Landsmeer gecommuniceerd; het stond al wel inde eerste, ter verificatie aangeboden rapportage, maar daar is geen reactie op gekomen. - De RKC is verheugd, dat de gemeente vier van de vijf de aanbevelingen overneemt en dat deze onderdeel vormen van de contractonderhandelingen met de DBGA. - Met betrekking tot aanbeveling 3. deelt de RKC uw mening, dat de raad op hoofdlijnen stuurt. Echter, het past juist goed in het kader van inzicht, dat nodig is om op hoofdlijnen te kunnen sturen als de raad af en toe, bv. eenmaal per jaar, in geaggregeerde vorm te zien krijgt wat de aard is van de klachten, bezwaren, beroepen en kwijtscheldingen en hoe daarmee wordt omgegaan (niet alleen in cijfers, zoals kosten en termijnen, maar ook in aard van de beslissing). Hieruit valt nl. beleidsinformatie te distilleren. Daarvan is het niet zozeer van belang in welke vorm dit wordt gerapporteerd, maar wel op welk moment en in welke kader; d.w.z. op een moment dat beleid aan de orde is. Of de productrapportage daartoe het meest geëigende document is, laat de RKC graag over aan de wijsheid van het college en de instemming van de raad. 17

18 Slotconclusies en -aanbevelingen College van Burgemeester en Wethouders Een proces dat, een activiteit die goed gaat of besluit dat goed uitvalt kan worden gebruikt als een best pratice dat de toon kan zetten voor andere soortgelijke processen, activiteiten of beslissingen. De RKC hoopt, dat het college dit voorbeeld zo ook gebruikt bij andere uitbestedingen. De Raad Vervolgens is de vraag wat de reactie van de raad moet zijn op een uitbesteding die goed verloopt, waarvan het proces beheersbaar is en het in zich heeft om zichzelf te monitoren en bij te sturen. Om op hoofdlijnen kaders te stellen, te sturen en te controleren kan veelal worden volstaan met een beperkt aantal ter zake doende vragen of richtinggevende opmerkingen. In het geval van uitbesteding zijn drie zaken van primair belang: 4. Een goede voorbereiding om tot een goed afgewogen beslissing over uitbesteden te komen. 5. Een goede keuze voor en afspraken maken over de uitvoering van de uitbesteding en vastlegging hiervan in een overeenkomst met de uitvoerende partij. 6. Een regelmatige monitoring en evaluatie t.b.v. een check op kwaliteit en kwantiteit. Bij een besluit over (het toekennen van budget ten behoeve van) een uitbesteding is het voor de raad dus primair van belang zich ervan te vergewissen of deze hoofdlijnen worden of met succes zijn gevolgd. 18