Bespaar tijd, geld en resources door uw papieren documenten te digitaliseren. Oplossing in een oogopslag

Transcriptie

1 Datasheet HP Digital Sending Software 5.0 Bespaar tijd, geld en resources door uw papieren documenten te digitaliseren Oplossing in een oogopslag Als u de manier waarop uw bedrijf documenten en informatie verwerkt stroomlijnt, kunt u geld besparen en de productiviteit verbeteren. HP Digital Sending Software (DSS) 5.0 is een server-gebaseerde oplossing die extra functionaliteit biedt voor digitale verzending vanaf HP LaserJet 's, HP Digital Senders en HP Scanjet-netwerkapparaten. U kunt nu eenvoudig papieren documenten integreren in elektronische processen. Digitaliseer en verzend informatie snel en veilig naar , netwerkmappen, printers, faxdiensten, Microsoft SharePoint en nog veel meer. En met een algemene administratieve applicatie en interface voor eindgebruikers, kunt u het voor meerdere verschillende apparaten en apparaattypen gebruiken. Verbeter uw bedrijfsprestaties door uw documenten te transformeren HP DSS is een server-gebaseerd documentbeheersysteem dat gebruikmaakt van capture-process-route. Het koppelt uw HP digitale zendapparaten aan uw elektronische distributie- en opslagsystemen. De software maakt ook gebruik van uw bestaande processen zoals netwerkverificatie, adressen en fax-diensten wat het beheer eenvoudiger en kostenbesparend maakt. Adresboeken Met HP DSS is het heel eenvoudig om documenten direct vanaf apparaten te versturen. Zo kunnen gebruikers via de Persoonlijke Adresboek-functie direct vanaf het bedieningspaneel van het HP digitale zendapparaat hun Microsoft Exchange-contacten opzoeken. Ze kunnen ook hun privéadresboeken openen die op elk gewenst apparaat opgeslagen en beheerd kunnen worden dat met de digitale zendserver verbonden is. 1

2 HP DSS kan ook helpen om drukte op het netwerk te verminderen. In plaats van honderden of zelfs duizenden multifunctionele apparaten die uw LDAP-servers benaderen, kunnen die apparaten dankzij de LDAP-replicatie functie in plaats daarvan met de HP DSS-server communiceren. Dit resulteert ook in een snellere gebruikerservaring aan het bedieningspaneel van het apparaat. Aangepaste sleutels Beheerders kunnen zeker zijn van accurate indexering door herbruikbare jobs te definiëren die het verzamelen van metadata via prompts makkelijker maken. Deze jobs worden geactiveerd door aangepaste sleutels, waarmee gebruikers moeiteloos documenten naar workflow-doelen zoals netwerkmappen kunnen sturen. HP DSS kan ook geïntegreerd worden met content management applicaties van derden. Documenttypes Papieren documenten omzetten naar elektronische tekst is eenvoudig. HP DSS gebruikt hoogwaardige I.R.I.S. optische tekenherkenning (Optical Character Recognition, OCR) om documenten te converteren van afbeeldingsbestanden naar populaire bestandsformaten, zoals doorzoekbare PDF, PDF/A 1, Hoge compressie PDF 2, RTF, Microsoft Word,.TXT-bestanden en HTML. Documenten kunnen bovendien worden geconverteerd naar XML voor eenvoudige integratie in contentbeheersystemen van andere partijen. Papieren documenten efficiënt verzenden en archiveren Bespaar op uw bedrijfskosten Digitaal verzenden helpt niet alleen om handmatige processen te verminderen en de toegang tot uw content eenvoudiger te maken, maar het kan ook uw uitgaven dramatisch verminderen en u helpen op hulpbronnen zoals printersupplies en papier te besparen, en daarmee ook het milieu. Bovendien kunt u de kosten van fysieke opslag en de distributie van papieren kopieën, zoals analoog faxen, post en koeriersdiensten, minimaliseren of zelfs helemaal wegwerken. HP DSS beschikt over een gebruiksvriendelijke interface waarmee u digitaal verzenden eenvoudig kunt beheren en een hele groep apparaten in één keer kunt configureren. Het systeem biedt bovendien uitgebreide logboeken met transactiegegevens en foutmeldingen (inclusief meldingen per ) zodat de IT-afdeling snel problemen kan oplossen. U kunt zelfs apparaten groeperen, zodat u ze als één apparaat kunt beheren. U kunt bijvoorbeeld met configuratiesjablonen instellingen in één keer voor meerdere apparaten definiëren en toepassen. 1 PDF/A-bestanden voldoen aan de PDF/A1b ISO :2005 Standaard voor archivering van elektronische documenten op de lange termijn. 2 HP DSS gebruikt een compressiealgoritme om PDF-bestanden zowel in kleur als in grijsschaal te creëren in bijzonder kleine bestandsgrootten, zonder dat dit ten koste gaat van de kwaliteit wat op de kosten van de digitale opslag bespaart. PDF's met een hoge compressie is momenteel beschikbaar voor de opties Zenden naar map, Zenden naar en Zenden naar workflow. 3 Voor FIPS-140 ondersteuning zijn FutureSmart-apparaten nodig of pre- FutureSmart-apparaten met Jetdirect EIO kaarten die FIPS-140 ondersteunen. Geniet van flexibele opties voor het verzenden van documenten HP DSS is de link tussen uw HP multifunctionele en digitale zendapparaten en elektronische distributie en opslag die u nodig heeft. De software integreert papieren kopieën in uw bestaande elektronische workflows, wat er voor zorgt dat documenten sneller worden verwerkt, eenvoudiger bewerkt kunnen worden en makkelijker toegankelijk zijn. U kunt naar gedeelde mappen scannen, documenten in een keer naar meerdere doelmappen tegelijk sturen en direct naar Microsoft SharePoint scannen. HP DSS kan ook integreren met Adobe LiveCycle Enterprise Suite 4 via één enkele PDF rechtenmanagementpolicy. Bescherm vertrouwelijke informatie HP DSS biedt meerdere manieren om uw gegevens te beschermen. De communicatie met externe servers kan worden beveiligd met behulp van SSL/TSL-protocollen waarbij wordt aangegeven dat berichten moeten worden gecodeerd. Omdat deze gegevens gecodeerd zijn voordat ze het apparaat verlaten, zijn ze beschermd tegen externe toegang. DSS 5.02 werkt nu als het FIPS-140 Windows-beveiligingsbeleid, dat gebruikmaakt van de FIPS-140 gevalideerde cryptografiemodules, ingeschakeld is. 3 U kunt bovendien uw bestaande LDAPof Microsoft Windows -verificatiemethoden gebruiken om de identiteit van gebruikers te controleren, beperken waar documenten heen worden gestuurd en het gebruik van elk apparaat beheren en controleren.

3 Persoonlijke map Fax Meerdere mappen Document scannen Selecteer de applicatie op het bedieningspaneel, kies of voer een doel in en scan het document. HP Digital Sending Software Server Printer/ Netwerk/watched-map Een ander systeem kan documenten uit deze map ophalen voor verdere verwerking. Het stroomlijnen van workflows is een topprioriteit America First Credit Union verwerkt continu documenten leningsaanvragen, hypotheekformulieren, onkostenvouchers, boekhoudkundige informatie en meer. De organisatie vertrouwt al bijna een decennium op HP multifunctionele printers () vanwege hun goede kwaliteit, de kostenbesparingen en de betrouwbare workflowfunctionaliteit. Als deel van een voortdurende optimalisatiestrategie, heeft America First HP DSS over hun volledige HP apparatenpark geïmplementeerd. Deze oplossing heeft de financiële instelling geholpen om hun papieren documenten eenvoudig en veilig in haar elektronische bedrijfsprocessen te integreren. Identiteitsgebaseerde verificatie-services hebben geholpen om aan de wettelijke vereisten te voldoen. We willen dat het elektronisch documentbeheer het verbruik beperkt en processen vereenvoudigt, zegt Randy Hunter, Senior hoofd IT, America First. Hierdoor hoeven medewerkers niet meer naar het faxapparaat te lopen en uit te zoeken welk document van hen is of documenten te printen om ze vervolgens weer de machine in te stoppen. Het is ook veiliger als er geen documenten meer rondslingeren. Klik hier voor meer informatie over de ervaring van America First Credit Union met de producten en oplossingen van HP.

4 Ondersteunde apparaten De volgende HP print - en imagingapparaten worden volledig ondersteund door HP Digital Sending software: HP LaserJet s M525 / flow M525 M M4345 M4555 M5035 M630 M725 M /9050 M9040 / M9050 HP Color LaserJet s M575 / flow M575 CM3530 CM / CM4730 CM6030 CM6040 M680 M775 M HP Officejet Enterprise s X585 HP Document Capture workstations Scanjet Enterprise 7000n/nx Document Capture workstation Scanjet Enterprise 8500 fn1 Document Capture workstation HP Digital Senders 9200c Digital Sender 9250c Digital Sender Digital Sender Flow 8500 fn1 Document Capture workstation

5 Productspecificaties Overzicht van functies Ondersteunde LAN fax/internet fax-providers Metadata Ondersteunde Tekst indexbestanden Aantal index-tags Typen adresboeken Ondersteunde bestandsformaten Afbeeldingscompressie Ondersteunde doelbestandtypes: , Netwerkmap, FTP, Printer, Thuis-map, Metadata capture via klanten keys/workflows, Direct sturen naar OCR; IPv6-ondersteuning; Verificatie: Microsoft Windows, LDAP; LAN Fax, Internet Fax, Back-up/herstellen instellingen Anny Way, AccPac, Biscom, Captaris, Castelle, Cycos-mrs, Esker, FAXSys, Object, Intercope, Fenestrae, Interstar, Omtool, RedRock, RTEFax, Tobit, Topcall, Zetafax, NET SatisFAXtion XML, HPS, FNA Tot 20 (bestandsnaam kan gekozen worden op het bedieningspaneel); Voorbeelden van velden: Datum, Tijd, Gebruikers-ID, Scan bestandsnaam, OCR-bestandsnaam Exchange Global-adresboek, Persoonlijk adresboek (Microsoft Exchange contacten), Privé en openbare adresboeken, LDAP-replicatie Alle bestandsformaten: PDF (standaard, compressie, AES-128 versleuteling), TIFF, JPEG, MTIFF (meer formaten bij gebruik van OCR outputtypes [doorzoekbaar]: PDF, PDF/A, XPS, RTF, TXT, HTML, XML, CSV) JPEG, PDF met hoge compressie Serververeisten Besturingssystemen Windows 7 Microsoft Windows 2008 Server 32 en 64 bit (Service Pack 2) Microsoft Windows 2008 Server R2 Microsoft Windows 2012 Server Microsoft Windows 2012 Server R2 Windows Clustering Services VMware ESX 3.5 of hoger Microsoft HyperV Opmerking software draait als 32-bits applicatie op alle 64-bits hosts Minimale hardwarevereisten 2 GHz processor, 2 GB RAM, harde schijf met 1 GB vrije ruimte Opmerking: als het aantal DSS-opdrachten en/of de hoeveelheid OCR-verwerking groeit, dienen de verwerkingsprestaties van de hardware verhoogd te worden naar 2 of 4 processorkernen. Bestelinformatie Product e-delivery Fysieke PTO (Print to Order) D8G45AAE 1 Device e-ltu D8G45A 1 Device LTU D8G46AAE 5 Device e-ltu D8G46A 5 Device LTU D8G47AAE 10 Device e-ltu D8G47A 10 Device LTU D8G48AAE 50 Device e-ltu D8G48A 50 Device LTU D8G49AAE 250 Device e-ltu D8G49A 250 Device LTU Opmerking: alle license packs moeten op dezelfde DSS-server geregistreerd zijn. License packs kunnen niet over meerdere servers worden verdeeld. Ondersteuning en onderhoud HP Care Pack voor een jaar: 1 apparaat (U0QT4E), 5 apparaten (U0QT6E), 10 apparaten (U0QT8E), 50 apparaten (U0QU0E), 250 apparaten (U0QU2E) HP Care Pack voor drie jaar: 1 apparaat (U0QT5E), 5 apparaten (U0QT7E), 10 apparaten (U0QT9E), 50 apparaten (U0QU1E), 250 apparaten (U0QU3E)

6 Waarom HP? HP is een wereldwijd toonaangevend bedrijf in imaging- en printoplossingen en biedt naast technische expertise betrouwbare producten en krachtige, combineerbare oplossingen. Reduceer uw kosten en verbeter uw imaging- en print-infrastructuur. Als u kiest voor een andere manier van printen, zult u op een andere manier zakendoen. Bespaar op uw totale printkosten door in tijd- en geldbesparende oplossingen te investeren. Zorg dat u uw zakelijke IT-doelstellingen haalt. Breid de waarde van uw imaging- en printhardware uit met maatwerkoplossingen die aan uw specifieke vereisten voldoen. Vertrouw op HP en partnertechnologie om zelfs de meest complexe beveiligings-, workflowen documentbeheerproblemen aan te pakken. Kies uit een brede selectie hoogwaardige oplossingen. Onze oplossingen zijn ontworpen om vlekkeloos samen te werken met beheertools. Ga vandaag nog aan de slag Neem contact op met uw plaatselijke HP vertegenwoordiger voor verdere informatie over HP Digital Sending Software en andere imaging- en printapplicaties die zorgen dat uw zaken soepel lopen. Ga voor meer informatie naar hp.com/go/dss HP's drievoudige aanpak HP en onze partners werken met u samen om een imaging- en printomgeving te beoordelen, uit te rollen en te beheren. Deze imaging- en printomgeving is afgestemd op uw wensen zodat u kosten en resources kunt besparen en document-intensieve processen kunt vereenvoudigen. Infrastructuur optimaliseren Omgeving beheren Workflow verbeteren Wij kunnen u helpen om een balans te vinden in uw totale printkosten en in uw vereisten voor gebruikersgemak en productiviteit. Door samen te werken, kunnen wij u helpen uw geoptimaliseerde infrastructuur in stand te houden terwijl de bedrijfsefficiency en beveiliging worden vergroot. Door uw documentprocessen te stroomlijnen, kunnen we u helpen om een efficiëntere omgeving te creëren voor het maken, beheren en delen van informatie. Meld u aan voor updates hp.com/go/getupdated Copyright 2014 Hewlett-Packard Development Company, L.P. De informatie in dit document kan zonder voorafgaande kennisgeving worden gewijzigd. De van toepassing zijnde garanties voor HP producten en diensten zijn vastgelegd in de uitdrukkelijke garantiebepalingen die bij dergelijke producten en diensten op fysieke en/of elektronische wijze worden meegeleverd of gepubliceerd op website(s) van HP. Niets in dit document mag als een aanvullende garantie worden opgevat. HP is niet aansprakelijk voor technische en/of redactionele fouten c.q. weglatingen in dit document. Microsoft, Windows en SharePoint zijn gedeponeerde handelsmerken van Microsoft Corporation in de Verenigde Staten en andere landen. Adobe LiveCycle Adobe is een geregistreerd handelsmerk van Adobe Systems Incorporated. 4AA4-9118NLE, december 2014, Rev.1