Bewust inkopen van energie leidt tot structureel lagere kosten

Transcriptie

1 Bewust inkopen van energie leidt tot structureel lagere kosten 10 TIPS voor het succesvol inkopen van elektriciteit en gas 1

2 Voorwoord door Jeroen Setz Jammer, maar we hebben in ieder geval een leuke avond gehad en zelf kunnen bepalen waaraan we ons geld hebben verloren. Het zou veel minder leuk zijn als we iemand namens ons met het geld zouden hebben laten gokken of, erger nog, als we niet naar het casino zouden zijn gegaan, maar wel het geld aan Holland Casino zouden hebben overgemaakt met de vraag om achteraf te horen hoe we het ervan af hebben gebracht. En dan de mededeling krijgen dat ons budget een aantal keer is overschreden. Het lijkt me een vreselijk onprettig gevoel als je weet dat er met jouw geld wordt gespeeld, terwijl je er zelf geen invloed op hebt. Dat wil je liever niet! Het Energieprijscasino Het casino in uw organisatie Het is inmiddels een paar weken geleden dat ik voor de laatste keer bij Holland Casino was. Niet dat ik er vaak kom, maar een of twee keer per jaar waag ik er graag een gokje. Deze avonden zijn steevast voorzien van een lekker hapje en een drankje en vooral vanwege het laatste vindt mijn partner het verstandig om vooraf een budget af te spreken. Gewoon om de zaak wat onder controle te houden. Ook is het zo dat we bij de tafels als een hecht team opereren gewoonweg omdat zij beter de trucjes kan onthouden en beter kan rekenen. Tot nu toe is aan het eind van de avond het budget helaas in de pot van de staatskas verdwenen. 2 Vreemd genoeg speelt een dergelijke situatie zich dag in, dag uit, jaar in, jaar uit af bij de inkoop van elektriciteit en gas door instellingen en bedrijven, groot of klein, publiek of privaat, beursgenoteerd of niet. Waar je bij het gewone casino nog kunt besluiten om helemaal niet te gaan, ben je bij de inkoop van energie gedwongen om te spelen in het energieprijscasino. Een bedrijf heeft immers altijd elektriciteit en gas nodig en het leveringscontract zal eens in de zoveel tijd opnieuw moeten worden afgesloten. Weinig bedrijven zijn er zich daarbij van bewust dat de ontwikkeling van de leveringsprijs van elektriciteit en gas voor een belangrijk deel onvoorspelbaar is en dat daarbij grote risico s worden gelopen. Risico s die in veel gevallen direct effect hebben op de bedrijfsvoering en cash flow zonder dat hier bewuste keuzes in worden gemaakt of zelfs zicht op is.

3 Het komt er op neer dat de uiteindelijke leveringskosten van elektriciteit en gas voor een bepaald jaar in een soort van casino worden bepaald, waarbij veel bedrijven door vermeende complexiteit of desinteresse de inkoop van energie niet goed beleggen in de organisatie of overlaten aan een externe consultant. Vreemd, want je laat immers iemand anders spelen met je geld of komt achteraf voor verrassingen te staan bij het vaststellen van het budget. Dat is niet nodig, want onvoorspelbaarheid van de prijsontwikkeling wil in dit geval namelijk niet zeggen dat de kosten niet te beïnvloeden zijn. Sterker nog, de leveringsprijs voor elektriciteit en gas is bijna volledig door een bedrijf of organisatie zelf te bepalen. Croupier Op basis van ruim tien jaar ervaring in de energiemarkt heb ik in 2010 het bedrijf Wattanders opgericht. De missie van Wattanders is om een spraakmakende bijdrage te leveren aan de verandering van de energiemarkt. Op basis van jarenlange ervaring in de energiemarkt delen we onze kennis met onze klanten en prospects. We zorgen ervoor dat onze klant bewuste keuzes maken bij de inkoop van energie en stellen ze in staat om de energiekosten structureel te verlagen. Zie ons al de onafhankelijke croupier van het energiecasino, waarbij we niet in dienst zijn van het casino, maar alle spelers de spelregels uitleggen en ze in staat stellen om zelf hun energiebudget beheersbaar te maken. In deze whitepaper wordt uitleg gegeven over de prijsvorming in de energiemarkt en geven we bruikbare tips over hoe uw organisatie bewuster om kan gaan met het inkopen van energie. KORTOM: Rien ne va plus, maar watt doet u? Eindhoven, augustus 2013 Jeroen Setz Directeur Wattanders 3

4 Inhoud Inleiding 5 Van onbewust onbekwaam naar bewust (on)bekwaam 7 inkopen van energie in de praktijk 10 tips 14 voor succesvol inkopen van elektriciteit en gas Groene stroom: 19 het mysterie ontrafeld Wedden dat 21 Column Jan Willem Zwang Contact 4 23

5 Inleiding Sinds 2004 is de energiemarkt in Nederland volledig geliberaliseerd. In drie stappen hebben alle eindverbruikers (bedrijven, instellingen en consumenten) de keuzevrijheid gekregen om zelf te bepalen bij welke energieleverancier zijn hun elektriciteit en gas afnemen. In grote lijnen zijn er drie partijen actief bij het inkopen van energie en het afsluiten van een leveringscontract: Energieleveranciers Met het liberaliseren van de energiemarkt en de daaraan verbonden keuzevrijheid is ook een nieuwe tak binnen de energiemarkt ontstaan: de energieleverancier. De energieleverancier heeft een commerciële rol (marketing&sales) met de volgende kernactiviteiten: 1. P roductontwikkeling en het vermarkten daavan 2. I nkopen (traden) en verkopen van energie en daaraan verbonden risicomanagement 3. U itvoeren administratieve processen (o.a. facturatie, switch) De eerste tien jaar sinds de liberalisering van de energiemarkt kenmerken zich door veel operationele interne problemen bij alle afdelingen binnen een energieleverancier die met de liberalisering te maken hadden. Op zich niet vreemd als je kijkt naar de impact van de liberalisering (verandering van nutsbedrijf naar commercieel bedrijf) en de constant veranderende administratieve eisen als gevolg van het aanpassen van wet- en regelgeving. Het is wel vreemd dat er nu geen echte doorontwikkeling meer plaatsvindt, waarin de leveranciers meer naar hun klanten luisteren en producten en diensten ontwikkelen die echt aansluiten bij de klantbehoefte en de kernactiviteiten van de energieleverancier. Hoewel de naam anders doet vermoeden, vindt de fysieke levering van de kwh s en m³ s niet alleen plaats door de energieleverancier. De fysieke levering is een samenspel van meerdere partijen waaronder de regionale netbeheerders, de landelijke netbeheerder en zogenaamde programmaverantwoordelijke partijen. De achtergrond van de fysieke levering komt mogelijk aan bod in een toekomstige whitepaper. In dit whitepaper focussen we ons op 5 het energiebedrijf die het financiële framework (contract) levert waarbinnen fysieke levering plaats kan vinden. Consultants In het land der blinden is eenoog koning, is een spreekwoord dat gemaakt lijkt voor de energiemarkt. De onduidelijkheid in de energiemarkt, het gebrek aan transparantie over de prijsvorming en de interne focus van de energieleveranciers heeft ervoor gezorgd dat er een groeiend aantal consultants actief is in de energiemarkt. Zij zijn de schakel tussen de eindverbruikers en de energieleveranciers, waarbij zij in de meeste gevallen worden betaald (door eindverbruiker en/ of energieleverancier) voor hun diensten zoals het begeleiden van een aanbesteding of het adviseren over energie-inkoop. Eindverbruikers De verantwoordelijkheid voor het inkopen van energie is in de afgelopen jaren binnen een organisatie verschoven van de technische dienst naar de facilitaire afdeling / afdeling inkoop. Uit ervaring blijkt dat bij 10% van de eindverbruikers de financiële afdeling direct of indirect betrokken is bij het inkooptraject en men op een professionele manier bezig is met het inkopen van energie. Deze bedrijven zijn zich bewust van de mogelijkheden en de invloed die zij kunnen uitoefenen op de uiteindelijke leveringsprijs. Zij zijn in staat om de juiste vragen te stellen aan een energieleverancier. De overige 90% beschouwen het inkopen van energie als ingewikkeld en zijn zich niet bewust van de kansen die er zijn. In veel gevallen huren zij een consultant in. Daarmee wordt er geen kennis in de eigen organisatie opgebouwd. Veel eindverbruikers blijven hiermee hangen in de fase van onbewuste onbekwaamheid (theorie Maslow, zie kader).

6 Tijd voor Wattanders! Wattanders is opgericht om een spraakmakende bijdrage te leveren aan de verdere ontwikkeling van de energiemarkt. We willen de status quo doorbreken die in de afgelopen jaren is ontstaan tussen energieleveranciers, consultants en zakelijke eindverbruikers. We laten zakelijke eindverbruikers zien op welke manier de leveringsprijs van energie tot stand komt en op welke manier zij deze leveringsprijs op een eenvoudige manier zelf kunnen beïnvloeden. We stellen ze in staat om zich te ontwikkelen van onbewust onbekwaam naar bewust (on)bekwaam. Het team van Wattanders heeft gezamenlijk ruim 30 jaar ervaring in de energiemarkt. We hebben gewerkt bij energieleveranciers en weten hoe ze denken over prijsvorming en het beoordelen van offerteaanvragen. We willen deze kennis en deskundigheid graag delen met onze klanten en relaties. We maken de prijsvorming in de energiemarkt transparant en stellen klanten in staat om daarin bewuste keuzes te maken en zo hun energiekosten structureel te verlagen. Wattanders heeft o.a. de volgende klanten geholpen bij de inkoop van energie: ASR Verzekeringen, Rhenus Logistics, Universiteit van Amsterdam, Erasmus MC, Jeroen Bosch Ziekenhuis, Gemeente Apeldoorn, Provincie Limburg, Stichting Altra. 6 Het model van Maslow (1954) laat zien dat de lerende (organisatie) vier fasen doorloopt wanneer een nieuwe vaardigheid of competentie wordt aangeleerd. De eerste fase is onbewust onbekwaam, waarin de lerende (organisatie) zich niet bewust is van een hiaat in zijn kennis of vaardigheden. In de fase die daarop volgt, bewust onbekwaam, herkent de lerende(organisatie) het hiaat, maar heeft hij nog geen effectieve strategie om dit op te lossen. In de derde fase, bewust bekwaam, weet de lerende (organisatie) een bepaald probleem te benaderen of kan een bepaalde vaardigheid toepassen, maar dit vereist een grote mate van concentratie. In de laatste fase, onbewust bekwaam, heeft de lerende (organisatie) zich de vaardigheid zodanig eigen gemaakt dat het toepassen ervan als het ware een tweede natuur is geworden, zonder dat het veel concentratie vraagt.

7 be wust (bijvoeglijk naamwoord, bijwoord) 1 besproken, bekend: de bewuste zaak 2 besef van iets hebbend: ik ben (het) mij niet bewust weet (het) niet; bewust liegen met opzet BEINVLOEDBAAR Van onbewust onbekwaam naar bewust (on)bekwaam: inkopen van energie in de praktijk Groothandelprijs Leveringskosten 95% 60% TIMING NIET BEINVLOEDBAAR AANBESTEDING Opslag 5% Belastingen 20% Netwerkkosten 20% 7 model 1.

8 Stap 1: Inzicht in opbouw energiekosten De eerste stap in het proces van onbewust naar bewust is inzicht in de verschillende onderdelen die de totale kosten van de levering van energie bepalen. Dit inzicht is de basis om bij de inkoop van energie de leveringskosten structureel te verlagen en risico s te beheersen. Totale energiekosten De totale energiekosten zijn uit drie onderdelen opgebouwd (zie model 1): 1. Netwerkkosten (= ca. 20% totale energiekosten) Deze kosten betaalt u aan de regionale netbeheerder (bijv. Enexis, Liander, Stedin) voor het beheer en onderhoud van de kabels en leidingen en de aansluiting op het leidingnet. Ze worden bepaald op basis van de capaciteit van de aansluiting en in sommige gevallen het verbruik. De tarieven worden jaarlijks vastgesteld onder toezicht van de overheid en zijn niet beïnvloedbaar. 2. Energiebelasting (= ca. 20% totale energiekosten) De Energiebelasting wordt ieder jaar vastgesteld door de overheid en wordt in rekening gebracht door de energieleverancier. Zij dragen de energiebelasting af aan de Belastingdienst. De hoogte van de tarieven is niet beïnvloedbaar; alleen door minder te verbruiken, kan minder energiebelasting worden betaald. 3. Leveringskosten (= ca. 60% totale energiekosten) De leveringskosten worden betaald aan de energieleverancier (bijv. Essent, GDF Suez, Eneco). Iedere organisatie is vrij in zijn keuze van leverancier. De leveringskosten worden bepaald door de leveringsprijs en de verbruikte hoeveelheid energie. Leveringskosten Bij het inkopen van energie gaat om het bepalen van de leveringskosten in combinatie met de leveringsvoorwaarden. De leveringskosten maken 60% uit van de totale energiekosten en zijn het meest te beïnvloeden. De resterende 40% is nauwelijks te beïnvloeden. Als we verder inzoomen op de leveringskosten dan geldt een hele simpele formule: Leveringskosten (K) = P (Leveringsprijs) x Q (Hoeveelheid in kwh/ m³) 8 (Q)Hoeveelheid In dit whitepaper wordt geen aandacht besteed aan het verminderen van het energieverbruik. Hoe minder een organisatie verbruikt, des te groter de kans op lagere kosten. Houd hierbij echter wel rekening met het feit dat de leveringsprijs meer zou kunnen stijgen, dan de afname in volume, waardoor de leveringskosten uiteindelijk toch hoger uit kunnen pakken. Uiteraard is dit wel de factor die veel effect kan hebben, omdat het gerelateerd is aan de totale kosten van energie en het een bijdrage levert aan een duurzamere samenleving. Dit whitepaper focust zich echter alleen op de factor leveringsprijs. Het beter beheersen van beide factoren is een goede invulling van een economisch en ecologisch verantwoord energiemanagement. (P)Leveringprijs De leveringsprijs (P) bestaat uit twee delen (zie model 1): de groothandelsprijs (95%) en de opslag (5%). 1. Opslag van energieleverancier Iedere energieleverancier rekent een opslag voor zijn dienstverlening. Deze dienstverlening bestaat uit administratie (switch, facturatie, incasso) en risicoafhandeling (o.a. opvangen bandbreedte en afwijkingen voorspelde afnamepatroon klant). De opslag verschilt per energieleverancier. Ongeveer 5% van de uiteindelijke leveringsprijs wordt bepaald door de opslag. Deze opslag kan worden beïnvloed door het stellen van de juiste vragen en het verstrekken van zoveel mogelijk relevante informatie over de energieafname van een organisatie. Hoe meer dit is verwoord in een inkoopstrategie voor energie die is afgestemd met de financiële afdeling, des te meer aanknopingspunten ontstaan om de inkoopkosten voor energie structureel te verlagen. In tegenstelling tot bij veel andere producten en diensten leidt een groter inkoopvolume bij energie niet zonder meer tot een lagere opslag; voorspelbaarheid van afname en sturing hierop heeft veel meer effect. 2. Groothandelsprijs Het grootste gedeelte van de leveringsprijs komt tot stand op basis van de ontwikkelingen van de groothandelsprijs voor elektriciteit en gas. Een energieleverancier koopt elektriciteit of gas in op de groothandelsmarkt. Dit is een zogenaamde termijnmarkt; het gaat dus altijd over levering van elektriciteit en gas in de toekomst. Op dit moment wordt elektriciteit en gas verhandeld voor levering in 2014 tot en met De prijs hiervan wordt bepaald door economische, geopolitieke en geografische ontwikkelingen. De ontwikkeling van de termijnmarkt is onvoorspelbaar en de prijzen fluctueren iedere dag (zie kader, Ontwikkeling leveringsprijs 2014). Hier zit ook de verklaring waarom we

9 hier nooit volledige bekwaamheid -(on)bekwaam- in zouden bereiken, omdat dat namelijk zou betekenen dat je in staat bent om de toekomstige ontwikkeling van de energieprijzen te voorspellen. Aangezien 90% van de leveringsprijs bepaald wordt door de onvoorspelbaarheid van de groothandelsprijzen, betekent dit dus dat de leveringskosten van energie een RISICO betekenen voor iedere organisatie. Dit RISICO vraagt om een bewuste inkoopstrategie en betrokkenheid van de financiële afdeling. Met behulp van een klikstrategie kan het risico worden gespreid en wordt het risico beheersbaar. De beslissing over wanneer de groothandelsprijs wordt vastgelegd (= timing) is volledig te bepalen door de eigen organisatie. Ontwikkeling leveringsprijs leveringsjaar 2014 De ontwikkeling van de groothandelsprijs voor het leveringsjaar 2014 sinds de eerste notering (zie figuur 1) laat zien dat het verschil tussen het hoogste punt en het laagste punt ca. 50 Euro per MWh (1.000 kwh) is. In praktijk betekent dat een verschil in de leveringsprijs van 5 eurocent per kwh. Het effect van verkeerde timing op de leveringsprijs bij verschillende afnames is behoorlijk. Voor een klein kantoorgebouw met 10 medewerkers ( kwh): euro per jaar Voor een gemiddeld kantoorgebouw met 500 medewerkers ( kwh): euro per jaar Figuur 1: prijsontwikkeling

10 Stap 2: Inkoopstrategie De tweede stap in het proces van onbewust naar bewust is het opstellen van een inkoopstrategie. Deze inkoopstrategie omvat alle onderdelen die van invloed zijn op de leveringsprijs van energie. Uw organisatie kan op alle onderdelen invloed uitoefenen. In model 2 staan de meest relevante onderdelen van de inkoopstrategie voor energie weergegeven en wordt een vergelijking gemaakt tussen de invulling binnen een onbewust onbekwaam model of een bewust (on)bekwaam model. Hieronder wordt een toelichting gegeven op de belangrijkste verschillen tussen de twee modellen. meerjarig profiel met uurwaarden 1:1 met risicoprofiel aansluiting op processen leverancier Inkoopstrategie bewust onbekwaam: 1) Moment van inkopen: Het moment van inkopen, of het nadenken daarover, wordt bepaald door het moment waarop het huidige leveringscontract afloopt. Hierdoor worden de keuzemogelijkheden beperkt en zal het dan geldende prijsniveau bepalend zijn voor de leveringsprijs in het nieuwe contract. 2) Klikstrategie: De klikstrategie is hier willekeurig of ontbreekt. Klikken betekent het in stappen vastleggen van het contractvolume per leveringsjaar. Bij een onbewust onbekwame organisatie wordt het volledige volume op één moment ingekocht of wordt gevraagd om zoveel mogelijk varianten, waardoor er een lastig uit te voeren strategie ontstaat die vaak tot een onnodig hoge opslag van de leverancier leidt. 10 3) Duurzame energie: Duurzame energie wordt blind ingekocht bij de energieleverancier zonder expliciet over herkomst van deze energie na te denken (zie ook extra hoofdstuk verderop in dit whitepaper). 4) Meetdata: De organisatie heeft geen inzicht in haar aansluitingen en beschikt niet of nauwelijks over historische meetdata. Er is sprake van een gebrekkige adminstratie van aansluitingen en geen bewuste registratie van meetdata ten behoeve van het inkopen van energie. 5) Bandbreedte: Bandbreedte wordt in dit soort organisaties niet bewust gekozen en afgestemd op het gewenste risico dat de organisatie kan en wil lopen, ingegeven door een met de financiële afdeling opgesteld risicoprofiel.

11 6) Services: Services zoals het moment en de manier van voorschotten en jaarafrekening en de betalingstermijn worden vaak ingegeven door standaard inkoopvoorwaarden van de organisatie. Inkoopstrategie bewust (on)bekwaam: 1) Moment van inkopen: Direct na het afsluiten van een nieuw contract wordt gestart met het volgen van de ontwikkeling van de leveringsprijs en afgeleid van het risicoprofiel, gekeken naar het juiste moment van inkopen voor de volgende periode. De organisatie beschikt over de benodigde marktinformatie en tools om hierbij te ondersteunen. 2) Klikstrategie: De klikstrategie is eenvoudig, beheersbaar en afgestemd op de risicobereidheid van de organisatie. Hierdoor kunnen de operationele kosten voor de energieleverancier beperkt blijven, wat tot uiting kan komen in een lagere opslag. 3) Duurzame energie: Duurzame energie wordt hier los van het leveringscontract ingekocht met een expliciete keuze van herkomst, bijvoorbeeld: windenergie opgewekt in regio Rotterdam (zie extra hoofdstuk verderop in dit whitepaper). 4) Meetdata: De organisatie heeft volledig inzicht in haar historische afnamepatroon. Het actuele verbruik wordt continu gemeten en deze meetdata wordt bewust over meerdere jaren geregistreerd. De meetdata zijn gekoppeld aan een volledige adminstratie van aansluitingen. Deze informatie wordt ter beschikking gesteld aan een energieleverancier, waardoor de leverancier een veel betere inschatting kan maken van de voorspelbaarheid van afname en de risico s voor levering in de toekomst. 11 5) Bandbreedte: De bandbreedte is een bewuste keuze van de organisatie die is afgeleid van een met de financiële afdeling opgesteld risicoprofiel. De organisatie is vaak bereid om een krappere bandbreedte te accepteren, waardoor de opslag van de leverancier veel lager kan zijn. 6) Services: Services worden in dit model afgeleid van een optimale samenwerking tussen energieleverancier en de organisatie waarbij oog is voor de specifieke werking van de energiemarkt. Uit de vergelijking blijkt duidelijk dat een organisatie die op een bewust (on)bekwame manier omgaat met de inkoop van energie meer kans heeft om op het juiste moment de groothandelsprijs vast te leggen (onderdeel 1 t/m 3) en er meer mogelijkheden zijn om tot een lagere opslag te komen (onderdeel 4 t/m 6).

12 Stap 3: Plan van aanpak voor inkoop energie De laatste stap in het proces van onbewust naar bewust is het uitvoeren van de gekozen inkoopstrategie door middel van een plan van aanpak. Gebaseerd op het inzicht in de opbouw van de leveringskosten uit stap 1, de keuzes bij de inkoopstrategie van stap 2, zal de volgende aanpak leiden tot structureel lagere leveringskosten voor energie. A: Voorbereiding Zorg voor een actueel inzicht in het aantal aansluitingen en het energieverbruik (historisch en toekomstig). Het stellen van een duidelijke vraag aan een energieleverancier zorgt voor een duidelijk antwoord. Bovendien zorgt het inventariseren van de aansluitingen en lopende contracten bij organisaties met veel aansluitingen vaak al voor een directe kostenbesparing, omdat gestopt wordt met betalen voor aansluitingen die niet meer tot de organisatie behoren. Denk daarnaast na over de manier waarop de organisatie met het risico van fluctuerende groothandelsprijzen wil omgaan. Bepaal een risicoprofiel en klikstrategie en richt de organisatie daarop in. Dit is bepalend voor de vraag die aan de markt wordt gesteld. B: Offertetraject Op basis van voorgaande kan een offertetraject worden georganiseerd. De offerteaanvraag (aanbesteding) is gericht op onderdeel A van de leveringsprijs (P) (opslag energieleverancier). Met behulp van de opslag is uw organisatie in staat om de marktontwikkelingen te volgen en zelf te bepalen op welk moment volume wordt vastgelegd. Het offertetraject (aanbesteding) is ondergeschikt aan de inkoopstrategie en moet zo simpel mogelijk worden gehouden. 12 C: Marktmonitoring Om de gekozen klikstrategie optimaal te kunnen uitvoeren heeft uw organisatie behoefte aan informatie over prijs- en marktontwikkelingen. Deze informatie is via diverse kanalen te verkrijgen. Wattanders heeft hiervoor haar Energyportal ontwikkeld. Door de interne mandatering op een goede manier te regelen kan de gekozen inkoopstrategie ook worden uitgevoerd. Voorkom dat de tekeningsbevoegde op interessante koopmomenten afwezig is. Daardoor kunnen de leveringskosten onnodig hoog uitpakken. D: Contractbewaking Nadat het volume voor een bepaald kalenderjaar is ingekocht, moet het leveringscontract worden bewaakt. Aandachtspunten zijn de correctheid van de facturatie (worden door de energieleverancier de juiste leveringsprijzen gefactureerd?) en het nakomen van afspraken (houdt uw organisatie zich aan de contractuele afspraken?). Het bewaken van het energieverbruik en het bijhouden van mutaties binnen het energiecontract kan weer worden gebruikt als input voor een nieuw inkooptraject.

13 Conclusie: Iedere organisatie kan bij het inkopen van energie de stap maken van onbewust onbekwaam naar bewust (on) bekwaam. De prijs voor de levering van energie is namelijk bijna volledig zelf te bepalen. Het vraagt om een (eenvoudige) inkoopstrategie, een goede interne mandatering en eenvoudige tools om de inkoopstrategie uit te kunnen voeren. Het onvoorspelbare karakter van de ontwikkeling van de groothandelsprijzen is niet te beïnvloeden. Het is daarom de vraag of een organisatie ooit volledig bekwaam kan worden. Het is echter wel mogelijk om op een simpele manier bewust om te gaan met het risico en dit risico op een volwassen manier te beleggen in de organisatie. De leveringsprijs voor elektriciteit en gas is volledig te beïnvloeden door uw organisatie. De leveringsprijs voor een nieuw leveringscontract ontwikkelt zich gedurende het lopende contract. Een organisatie kan nu al elektriciteit en gas inkopen voor levering in 2014 tot en met 2018; Het moment (de dag/ dagen) waarop een organisatie energie inkoopt, is voor meer dan 90% bepalend voor de uiteindelijke leveringsprijs die betaald wordt aan de energieleverancier. Dit moment kan volledig door de organisatie zelf worden bepaald; 13 Het is belangrijk om op tijd te beginnen met het volgen van de ontwikkeling van de groothandelsprijs. Hoe eerder een organisatie begint met het volgen van de markt des te groter is de kans dat er een interessant moment voorbij komt. Het inkopen van energie vraagt om een structurele aanpak. Een aanpak die leidt tot het maken van bewuste keuzes en het structureel beheersen van de leveringskosten. Een organisatie zal moeten bepalen op welke manier wordt omgegaan met het inkooprisico. Het risico blijft namelijk steeds weer terugkomen. Het voordeel van een structurele aanpak is dat de hoogte van de leveringsprijs zo volledig door een organisatie zelf kan worden bepaald. De organisatie is daarbij niet afhankelijk van een energieleverancier. Voor het bepalen van de juiste inkoopstrategie en het beste inkoopmoment is er behoefte aan: marktinformatie, deskundigheid en (beperkte) tijdsinspanning;

14 Onderstaande tips zijn gebaseerd op onze jarenlange ervaring met het inkopen van elektriciteit en gas en zullen leiden tot een beter resultaat bij het inkopen van energie. T 10tips P 10 Tips voor succesvol inkopen van elektriciteit en gas Tip 11 Vraag in de offerteaanvraag niet om een vaste prijs voor elektriciteit en gas, maar om een opslag ten opzichte van de groothandelsprijs Het grootste gedeelte (90-95%) van de uiteindelijke leveringsprijs wordt bepaald door de ontwikkeling van de groot handelsprijs. Door in de offerteaanvraag te vragen om een vaste leveringsprijs wordt het resultaat van het offertetraject bijna volledig afhankelijk gemaakt van het niveau van de groothandelsprijs op het moment waarop de offertes moeten worden ingediend. Hierdoor wordt onbewust veel risico gelopen en de kans vergroot dat de leveringskosten veel te hoog uitvallen. Het is verstandig om de offerteaanvraag voor elektriciteit en gas alleen te richten op de opslag van de energieleverancier (onderdeel B Leveringsprijs (P)). Door deze opslag los te koppelen van de groothandelsprijs krijgt uw organisatie de mogelijkheid om het grootste gedeelte van de uiteindelijke leveringsprijs zelf te bepalen. Tip 2 Begin op tijd met het afsluiten van een nieuw leveringscontract Veel bedrijven wachten met het afsluiten van een nieuw energiecontract tot een paar maanden voor de einddatum van het lopende contract. Hierdoor wordt de kans vergroot dat de leveringskosten veel hoger worden en wordt onbewust veel risico gelopen. De leveringsprijs wordt immers volledig afhankelijk gemaakt van het moment waarop het offertetraject is afgerond. En daarmee wordt geen gebruik gemaakt van de mogelijkheden van een termijnmarkt. Door het afsluiten van een leveringscontract op basis van een opslag op de groothandelsprijs (zie Tip 1) wordt de flexibiliteit vergroot om te kunnen inspelen op de veranderende marktomstandigheden en kunnen de leveringskosten van elektriciteit en gas structureel worden verlaagd. 14

15 Tip 3 Koop elektriciteit en gas apart in Het aantal energieleveranciers dat voor de levering van elektriciteit en gas in aanmerking komt is beperkt. Niet alle leveranciers leveren zowel elektriciteit als gas. Gas en elektriciteit zijn andere producten met hun eigen prijsvorming en contractvoorwaarden. Het is daarom niet verstandig om ze samen aan te besteden. Het is niet zo dat het combineren van de twee producten in één offerteaanvraag leidt tot kostenvoordeel. Leveranciers geven geen korting, omdat ze beide producten kunnen leveren. Het bepalen van een opslag heeft veel meer te maken met het afnamepatroon voor elektriciteit en gas. Het combineren van beide producten lijkt voor uw organisatie wellicht interessant bij het beperken van de factuurstroom. In praktijk blijkt dat de meeste leveranciers elektriciteit en gas niet samen kunnen factureren. Dat betekent dat er nog steeds losse facturen worden ontvangen. Tip 4 Besteed veel aandacht aan een compleet overzicht van de aansluitingen De opslag die een energieleverancier in rekening brengt, wordt grotendeels bepaald door het afnamepatroon van uw energievraag. Hoe meer informatie u kunt geven over uw afnamepatroon, des te beter de energieleverancier in staat is om een zo optimaal mogelijke opslag te calculeren. Start daarom tijdig met de voorbereiding van een offertetraject. Investeer in het maken van een compleet aansluitingenoverzicht. Deze investering verdient zich een aantal keer terug: A. Beter resultaat van het offertetraject Een duidelijk en compleet overzicht van de aansluitingen zorgt voor een beter resultaat van het offertetraject. B. Inzicht is startpunt voor lager verbruik en lagere energiekosten Inzicht in de aansluitingen en het verbruik van de aansluitingen is het startpunt voor reductie van verbruik en het stoppen met betalen voor aansluitingen die niet meer in gebruik zijn. Het komt nog regelmatig voor dat er facturen worden betaald voor aansluitingen die al lang niet meer bestaan of niet meer het eigendom zijn. C. Basis voor factuurcontrole Met een complete aansluitlijst wordt het controleren van facturen van de energieleverancier en de regionale netbeheerder eenvoudiger. Het zorgt ervoor dat u in staat bent om op een pro-actieve manier de energiekosten te controleren. D. Lagere kosten voor opstarten nieuwe aanbesteding Het bijhouden van de lijst met aansluitingen gedurende een leveringsovereenkomst maakt het mogelijk om op een eenvoudige manier een nieuwe aanbesteding op te starten. 15

16 Tip 5 Voeg meetdata toe van alle telemetrieaansluitingen De opslag die een energieleverancier in rekening brengt, wordt grotendeels bepaald door het afnamepatroon van de afnemer. Hoe meer informatie er beschikbaar wordt gesteld over het verbruik, des te beter de energieleverancier in staat is om een zo optimaal mogelijke opslag te calculeren. Van alle aansluitingen die op afstand worden uitgelezen (zogenaamde telemetrieaansluitingen) door de regionale net beheerder (of het meetbedrijf) zijn meetdata beschikbaar. Deze meetdata geven de energieleverancier tot op 5-minuten basis (elektriciteit) of uurbasis (gas) inzicht in de historische afname van een aansluiting. Deze meetdata kunt u opvragen bij uw regionale netbeheerder of bij uw huidige energie leverancier. De regionale netbeheerder vraagt er meestal een vergoeding voor. Tip 6 Maak gebruik van een inkoopstrategie en de juiste interne mandatering Zoals eerder uitgelegd wordt het grootste gedeelte van de leveringsprijs voor elektriciteit en gas bepaald door de ontwikkeling van de groothandelsprijs. De groothandelsprijs is onvoorspelbaar en vormt daardoor een financieel risico voor uw organisatie. Weinig bedrijven zijn zich hier voldoende van bewust. De kosten zijn echter wel beïnvloedbaar. Door het opstellen van een inkoopstrategie en het spreiden van inkoopmomenten kan het risico worden gespreid en kunnen de uiteindelijke leveringskosten beheersbaar gemaakt worden en in praktijk ook structureel verlaagd worden. Bepaal daarom voorafgaand aan het offertetraject een inkoopstrategie. In deze inkoopstrategie wordt vastgelegd hoeveel risico uw organisatie wil lopen en op welke manier wordt omgegaan met de onvoorspelbaarheid van de ontwikkeling van de groothandelsprijs. De gekozen inkoopstrategie is van invloed op de inhoud van de offerteaanvraag en daarmee op de opslag die een energieleverancier zal offreren. Regel bovendien de juiste interne mandatering voor de uitvoering van de gekozen inkoopstrategie. De uitvoering van de inkoopstrategie betekent in praktijk dat er in een aantal stappen elektriciteit en gas wordt ingekocht. Het komt nog vaak voor dat de mandatering niet goed is geregeld en de tekenbevoegde persoon op interessante momenten niet aanwezig is. Daardoor kunnen de leveringskosten onnodig hoog uitpakken. 16

17 Tip 7 Maak gebruik van een wederzijdse optie tot verlenging tegen gelijkblijvende voorwaarden De meeste energieleveranciers zijn in staat om voor maximaal drie kalenderjaar vooruit (vanaf datum offerte) een opslag te berekenen. Dit heeft te maken met de onvoorspelbaarheid van de termijnmarkt en het effect daarvan op het calculeren van een opslag (hoe meer onzekerheid, des te hoger de opslag). Het is niet zinvol om verder dan drie kalenderjaren vooruit om een vaste opslag te vragen. Dit levert een te hoge opslag op, of het aantal offertes wordt beperkt. Om maximale flexibiliteit te behouden bij het uitvoeren van de inkoopstrategie is het raadzaam om te werken met optie jaren. In veel offerteaanvragen worden deze optiejaren echter enkelzijdig opgesteld, waarbij alleen de klant het recht heeft om de optie tegen dezelfde opslag (of erger nog: tegen dezelfde vaste prijs) te mogen lichten. Hierbij wordt geen recht gedaan aan de eerder beschreven kenmerken van de energiemarkt en wordt het aantal offertes beperkt. Om het aantal offertes zo groot mogelijk te krijgen en de kans op een goed resultaat te vergroten, verdient het aanbeveling om te werken met een wederzijdse optie tot verlenging tegen gelijkblijvende voorwaarden. Zo wordt het risico van veranderende marktomstandigheden gedeeld. Uw organisatie heeft de mogelijkheid om op ieder gewenst tijdstip de intentie tot het lichten van de optie kenbaar te maken en de energieleverancier kan bepalen of het mogelijk is om dit tegen dezelfde opslag (en voorwaarden) te doen. Mocht dit niet mogelijk zijn dan bent u in staat om tijdig een nieuw offertetraject te starten. Tip 88 Laat standaard inkoopvoorwaarden achterwege Veel organisaties staan erop dat hun eigen inkoopvoorwaarden van toepassing worden verklaard op de levering van elektriciteit en gas. In praktijk blijkt echter dat deze Inkoopvoorwaarden niets toevoegen. 90% van de artikelen in de inkoopvoorwaarden zijn niet van toepassing op de levering van elektriciteit of gas. Het toevoegen van de Inkoopvoorwaarden zorgt voor onnodig veel vragen en zorgt ervoor dat het aantal te ontvangen offertes kleiner wordt. Laat daarom uw inkoopvoorwaarden bij de inkoop van elektriciteit en gas achterwege. 17

18 Tip 99 Voeg geen concept leveringsovereenkomst toe Het verschil tussen de leveringsvoorwaarden van de verschillende energieleveranciers is niet zo groot. De meeste clausules in een leveringsovereenkomst zijn standaard of bij wet bepaald. Het toevoegen van een eigen concept leveringsovereenkomst leidt in veel gevallen tot onnodig veel vragen en beperkt het aantal Inschrijvers. Zorg ervoor dat de belangrijkste contractcondities worden omschreven in de Offerteaanvraag en neem een formulier op waarin de Inschrijver zich akkoord dient te verklaren met de bepalingen in de Offerteaanvraag. Laat de uiteindelijke Opdrachtnemer werken met zijn standaardcontract, waarin de volgende clausule dient te worden opgenomen: Deze leveringsovereenkomst is het resultaat van een Offerteaanvraag voor de inkoop van Elektriciteit/ Aardgas met kenmerk XXX. De Offerteaanvraag is als bijlage aan de deze leveringsovereenkomst toegevoegd, waarbij in geval van tegenstrijdigheden, deze documenten prevaleren boven de leveringsovereenkomst en Algemene Leveringsvoorwaarden van Opdrachtnemer. Onderstaande volgorde is van toepassing, waarbij het document met een lager nummer prevaleert boven het document met een hoger nummer: 1. Offerteaanvraag (Incl. Bijlagen en eventuele andere correspondentie m.b.t. de Offerteaanvraag) 2. Offerte Opdrachtnemer (nummer en datum) 3. Leveringsovereenkomst Opdrachtnemer 4. Algemene Leveringsvoorwaarden Opdrachtnemer 5. Inkoopvoorwaarden Opdrachtgever (optioneel) Tip 10 Koppel de levering van elektriciteit los van de levering van garanties van oorsprong Het inkopen van stroom en garanties van oorsprong in één offerteaanvraag leidt in veel gevallen tot een suboptimaal resultaat. Het zijn namelijk twee verschillende producten met een andere marktwerking, andere prijsontwikkeling en andere aanbieders (zie voor uitleg het volgende hoofdstuk). Door Garanties van Oorsprong in te kopen -los van een energieleverancier - heeft uw organisatie veel meer flexibiliteit om bewuste keuzes te maken in de herkomst van de elektriciteit. Bovendien is het goedkoper, omdat de energieleverancier een oneigenlijke tussenschakel is in het systeem die in veel gevallen kostprijsverhogend werkt. Het is zonde om teveel geld te betalen voor de benodigde Garanties van Oorsprong. Dat geld kan beter worden geïnvesteerd in het reduceren van energieverbruik of het zelf opwekken van energie. Door de inkoop van elektriciteit los te koppelen van de inkoop van Garanties van Oorsprong kan uw organisatie een actieve rol spelen bij het stimuleren van nationale en regionale duurzame energieprojecten. U geeft daarmee een voorbeeld aan uw omgeving en stakeholders. 18

19 Extra Het inkopen van groene stroom/ groen gas: het mysterie ontrafeld Groene stroom Aan elektriciteit die uit een stopcontact komt, kun je niet zien op welke manier die is geproduceerd; er zitten geen vlaggetjes aan. Daarom is er een certificatensysteem in het leven geroepen. Deze certificaten bewijzen dat elektriciteit op een duurzame manier is opgewekt. De certificaten worden ook wel Garanties van Oorsprong (GvO) genoemd. Zo zijn er GvO s voor de verschillende duurzame opwekmethodes (wind, waterkracht, biomassa en zon). Het certificatensysteem valt in Nederland onder de verantwoordelijkheid van CertiQ, een 100% dochterorganisatie van Tennet TSO BV. Indien een energieleverancier groene stroom levert, dan levert hij feitelijk elektriciteit plus Garanties van Oorsprong. Door GvO s te kopen en te koppelen aan de levering van elektriciteit wordt de elektriciteit als groene stroom gekenmerkt. Daardoor kan iedereen die dat wenst groene stroom kopen zonder fysiek verbonden te zijn met een producent van groene stroom om zo bijvoorbeeld de eigen duurzame energiedoelstellingen te realiseren. Bij een offerteaanvraag voor de levering van groene stroom koopt uw organisatie dus eigenlijk elektriciteit plus GvO s in. 19

20 Groen gas Voordelen los inkopen Bij de verbranding van gas komt CO2 vrij. De CO2-uitstoot van gasverbranding levert een grote bijdrage aan de CO2footprint van een bedrijf. Er bestaan drie manieren om de CO2-uitstoot te verlagen: Door Garanties van Oorsprong/ Emissiereductiecertificaten in te kopen - los van een energieleverancier - heeft uw organisatie veel meer flexibiliteit om bewuste keuzes te maken in de herkomst van de elektriciteit. Bovendien is het goedkoper, omdat de energieleverancier een oneigenlijke tussenschakel is in het systeem die in veel gevallen kostprijsverhogend werkt. Het is zonde om teveel geld te betalen voor de benodigde Garanties van Oorsprong/ Emissiereductiecertificaten. Dat geld kan beter worden geïnvesteerd in het reduceren van energieverbruik of het zelf opwekken van energie. Door de inkoop van elektriciteit en gas los te koppelen van de inkoop van Garanties van Oorsprong/ Emissiereductiecertificaten kan uw organisatie een actieve rol spelen bij het stimuleren van (inter-) nationale en regionale duurzame energieprojecten. U geeft daarmee een voorbeeld aan uw omgeving en stakeholders. Door de aankoop van groen gas certificaten (hernieuwbaar gas of groen gas) Door het compenseren van de CO2-uitstoot (klimaatcompensatie gas) Het gasverbruik reduceren Groen gas is een duurzaam alternatief voor aardgas. De eindverbruiker van gas merkt het verschil in functionaliteit bij de gasapparatuur niet. Groen gas kan aardgas vervangen in eigenlijk alle toepassingen waarvoor aardgas nu ook gebruikt wordt. Aan gas kun je echter niet zien, waar het vandaan komt. Daarom is er een certificatensysteem in het leven geroepen. Deze certificaten bewijzen dat het gas op een duurzame manier is opgewekt. De certificaten worden ook wel groengascertificaten genoemd. Dit certificaten systeem valt in Nederland onder de verantwoordelijkheid van Vertogas, een dochteronderneming van de Nederlandse Gasunie. Bij gebruik van klimaatcompensatie gas (ook wel gecompenseerd fossiel gas) komt CO2 vrij die echter via diverse initiatieven gecompenseerd kan worden. De eindige voorraad fossiele brandstof wordt ook bij gebruik van gecompenseerd fossiel gas nog steeds aangesproken, tenzij de CO2-compensatie bereikt wordt door duurzame energieprojecten elders in de wereld waardoor ook fossiele brandstoffen worden uitgespaard, maar dan buiten Europa. CO2-uitstoot kan worden gecompenseerd met zogenaamde emissiereductiecertificaten. Een emissiereductiecertificaat (ook wel CO2-credit genoemd) is een onafhankelijk gecontroleerde reductie van 1 ton CO2 in de atmosfeer. 20 Meer informatie over de werking van het systeem van Garanties van Oorsprong is terug te vinden op de website van CertiQ. CertiQ is de landelijke beheersinstantie die verantwoordelijk is voor het systeem van Garanties van Oorsprong. De website bevat een duidelijk filmpje met uitleg over Garanties van Oorsprong: Meer informatie over groen gas vindt u hier: