Docenthandleiding LESSENSERIE COMMUNICEREN

Transcriptie

1 Docenthandleiding LESSENSERIE COMMUNICEREN meer dan praten Opleiding Sociaal Maatschappelijk Dienstverlener (MBO) Auteur: Harry Hoefakker December 2010 NHL

2 2

3 Onderdeel Bladzijde: Inhoudsopgave : 3 Inleiding: 5 Les: het Werkoverleg : 7 Bronvermelding: 20 3

4 4

5 Inleiding docenthandleiding Deze docenthandleiding is de leidraad voor de lessenserie Communiceren, meer dan praten. In deze lessenserie worden de volgende les behandeld: Het: Werkoverleg De les bestaat uit een stuk theorie en opdrachten die in het portfolio gedaan kunnen worden. De docenthandleiding geeft inzicht in de doelen die met de les en opdrachten behaald dienen te worden en geeft tevens theoretische informatie over de opzet van de les. Daarnaast is in deze docentenhandleiding een lesformulieren toegevoegd waarin de opbouw en structuur van de les goed terug te halen is. Ik wens u veel plezier tijdens het geven van de les, het Werkoverleg uit de lessenserie Communiceren, meer dan praten. 5

6 6

7 Les 4: Docenthandleiding werkoverleg Doel van de les: 1.Introductie 5 minuten 2.Wat is een werkbespreking of werkoverleg.5 minuten 3.Samenwerken 5 minuten 4.Leerlingen begeleiden en coachen..75 minuten 5.Evalueren en opruimen 10 minuten Wat hebben jij en de leerlingen nodig? Pen en schrijfpapier PC of laptop kar en internet aansluiting en eventueel printer Vergadertafels (lestafels bij elkaar gezet) Opdrachten formulier Klaslokaal compleet met bord Waar moet ik rekening mee houden? Oneven aantal leerlingen (1 groepje krijgt misschien 5 leerlingen) Batterijen van de laptops vol? Papier aanwezig Eventueel checken of een site one Line is Word geïnstalleerd Lokaal gereserveerd en genoeg meubilair aanwezig Eventueel gebruikte formulieren gekopieerd (conciërge) Docentenhandleiding bestudeerd Alternatieve les? Bij gebruik smartboard of het werkt 2. Omgangskundige aspecten Let tijdens de werkbespreking of werkoverleg van de studenten op de omgangskundige vaardigheden hierbij moet je denken aan: 1.Respectvol met elkaar omgaan (elkaar niet uitlachen) 2.Naar elkaar luisteren (actief luisteren, samenvatten) 3. Open staan voor kritiek (feedback) 4.Taalgebruik aanpassen (schelden, schuttingtaal) 5.Open houding (overal over willen praten) 6. Non-verbaal gedrag (middelvinger omhoog) 7.Niet oordelen (interpreteren) 8. Roddelen (stoken) Bij iedere stap in de handleiding zijn didactische uitgangspunten toegevoegd. Deze zijn voorzien van een beknopt voorbeeld. 1 Aan het begin van de les presenteer je duidelijke leerdoelen aan de leerlingen. Aan het eind van deze les zijn jullie allemaal in staat om het verschil te vertellen van een werkbespreking en een werkoverleg. Jullie zijn ook in staat om de vragen te beantwoorden uit de opdracht. 7

8 Deze training is bedoeld om leerlingen bekend te maken en de verschillen te ervaren met een werkbespreking en het werkoverleg. probeer ze te laten inzien dat werkoverleg of een werkbespreking heel belangrijk zijn. Vertel dat ze dit niet alleen op school toepassen maar ook als ze op stage zijn bij instellingen en bedrijven. Introductie: Start met een voorbeeld dat aansluit bij hun belevingswereld. Bijvoorbeeld: een leerling wordt achttien en mag een groot feest geven van zijn haar ouders. Zij of hij zal met de ouders moeten overleggen over: hoeveel mensen, hoe laat, wel of geen drank? Tip: Laat de leerlingen een naambordje maken zodat de bijeenkomst een officieel tintje krijgt, dit sluit weer aan bij de werkelijkheid. 2 Aan het begin van een les vraag je de leerlingen om persoonlijke leerdoelen te stellen. (Deze moeten passen binnen de doelen die jij als leraar hebt gepresenteerd.) Laat de leerlingen hun persoonlijke leerdoelen opschrijven en nadenken over wat ze denken te kunnen leren van dit hoofdstuk. Dit kun je gebruiken bij punt 5 en 10 3 Jij stelt leerlingen vragen waardoor ze beseffen wat ze eventueel al weten van die leerstof, voordat nieuwe leerstof wordt aangeboden. Wat weten ze? Wat kunnen ze? Wat hebben ze al gedaan? Laat de leerlingen herinneren aan het overleg dat ze voeren als ze een feestje zouden organiseren, met wie moeten ze overleg voeren en wat moeten ze doen om het feest tot een goed einde te brengen? 4 Jij geeft de leerlingen systematisch concrete feedback over de mate waarin ze de leerdoelen bereiken. Door open vragen te stellen kan de leraar een beroep doen op het cognitief vermogen van de leerling. Dit kan hij doen door uitgestelde aandacht of te verwijzen naar de leergroep of het de tekst uit de opdracht. 5 Jij vraagt leerlingen om hun eigen vorderingen ten aanzien van de leerdoelen regelmatig bij te houden. Hou een logboek bij met je hierin ook aantekeningen, dit wil jij ontvangen bij het de eindopdracht die weer in hun POP komt. 6 Je geeft regelmatig erkenning aan leerlingen die zichtbaar vooruitgang boeken ten aanzien van de leerdoelen. Positief belonen. Als iets niet zo mooi is kun je zeggen als je dit erbij voegt zou het nog meer punten opleveren. Probeer te ontdekken of een leerling intrinsiek of extrinsiek is gemotiveerd 7 Je sluit de lessenseries over een onderwerp af door leerlingen duidelijke feedback te geven op het behalen van de gestelde leerdoelen. Klassikaal de opdrachtvragen doorlopen, gebruik ook hun aantekeningen 8 Jij sluit deze lessenserie over een onderwerp af door leerlingen te vragen zichzelf te beoordelen aan de hand van de leerdoelen. 8

9 Laat de leerling kort (1 minuut) vertellen wat hij of zij heeft gedaan en bereikt, staan voor de klas. 9 Je sluit de lessenseries over een onderwerp af door vooruitgang ten aanzien van de leerdoelen te benoemen en te prijzen. Geen cijfers of negatieve uitlatingen klassikaal presenteren. Jullie hebben allemaal keihard gewerkt en ik ben enorm ik heb hele mooie werkstukken gezien, mijn complimenten hiervoor. 10 Je vraagt leerlingen om hun aantekeningen na te kijken en fouten te verbeteren als een manier om de leerstof te herhalen en te herzien. Dit mag klassikaal en als een leerling het wil mag hij of zij antwoord geven. Controleer en bevestig jezelf en de leerlingen dat de gestelde leerdoelen zijn gehaald. Je kunt dit benadrukken door te zeggen dat ze nu allemaal in staat zijn een werkoverleg of bespreking te herkennen en te voeren. Dat het belangrijk is omdat ze het straks op hun stage moeten uitvoeren en meemaken. 3. Wat is een werkbespreking of werkoverleg? Om leerlingen handvaten te geven wat een werkoverleg is kun je hieronder informatie vinden wat je onder werkoverleg of werkbespreking verstaat. vertel ze niet teveel alles kunnen ze vinden in de opdracht voor de leerling. Het grote verschil tussen werkoverleg en werkbespreking is werkbespreking gebeurt of kan de hele dag door. Dit kan zijn een probleem met een printer of tekening en besproken met een collega. Een werkoverleg is een regelmatige, gestructureerde wederzijdse communicatie tussen de leiding en de medewerkers over het werk en de werksituatie WAAROM WERKOVERLEG? Werkoverleg is belangrijk om informatie te kunnen uitwisselen en besluiten te kunnen nemen. Werkoverleg is noodzakelijk voor een efficiënte manier van informatie-uitwisseling. Een vaste regelmaat in het werkoverleg heeft een aantal voordelen: Alle medewerkers zijn goed geïnformeerd. Er is tijd om uitgebreider stil te staan bij bepaalde onderwerpen die iedereen Aangaan Er kan rustig worden overlegd zonder daarbij te worden gestoord door bijvoorbeeld klanten of een leverancier die goederen komt afleveren. Medewerkers kunnen invloed uitoefenen op de werksituatie. Het inschakelen van mensen op de werkvloer, kan besluitvorming versnellen en verbeteren. Medewerkers krijgen de kans om kritiek op het juiste moment bij de juiste persoon terecht te laten komen. Er kan dan echt iets met de kritiek worden gedaan. Het motiveert medewerkers en leiding om met elkaar mee te denken en naar elkaar te luisteren. Er wordt optimaal gebruik gemaakt van de aanwezige deskundigheid. 9

10 3.2.. VOORBEREIDEN VAN WERKOVERLEG Een goede voorbereiding zorgt voor een efficiënt en vlot verloop van het overleg. Bovendien voorkomt het verrassingen tijdens het overleg. De leidinggevende dient bij de voorbereiding op de volgende dingen te letten: Datum en tijd Bespreek datum en tijd voortijdig met de afdeling. Bespreek bij de tijd zowel begin- als eindtijd. Maak tijdens het werkoverleg alvast een afspraak voor het volgende werkoverleg. Ruimte en bezetting Houd, als dat kan, het overleg niet op de werkvloer, maar in een aparte ruimte. Bespreek van tevoren wie de bereikbaarheid van de afdeling waarborgt (opnemen telefoon etc.). Dit zorgt voor duidelijkheid. Wissel deze taak elke keer af. Samenstelling Werkoverleg vindt plaats tussen de direct leidinggevende en de medewerkers van de afdeling. Werkoverleg is bedoeld voor iedereen. Dat betekent dat iedereen ook de gelegenheid moet krijgen om aan het werkoverleg deel te nemen. Regelmaat Zorg ervoor dat het werkoverleg één keer per maand plaats vindt. Extra werkoverleg is mogelijk, bijvoorbeeld bij belangrijke veranderingen. Agenda werkoverleg Werk met agendapunten, die zowel door medewerkers als de leidinggevende ingebracht kunnen worden en voor allen van belang zijn. Het verzamelen van de agendapunten kan via Outlook, via een whiteboard of een groot vel papier. Waak ervoor dat het aantal onderwerpen op de agenda beperkt is. Hierdoor kunnen tijdens het overleg deze onderwerpen uitvoeriger behandeld worden. Agendapunten die slechts voor een enkeling van belang zijn, horen niet thuis in het werkoverleg. Het is raadzaam deze punten in een individueel gesprek te behandelen. De leidinggevende zorgt ervoor dat de agenda enkele dagen voor het overleg bij alle deelnemers bekend is. Dit geeft medewerkers de kans al een mening over de onderwerpen te kunnen vormen. De leidinggevende zorgt ervoor dat de agenda enkele dagen voor het overleg bij alle deelnemers bekend is. Dit geeft medewerkers de kans al een mening over de onderwerpen te kunnen vormen. De leidinggevende zorgt ervoor dat de agenda enkele dagen voor het overleg bij alle deelnemers bekend is. Dit geeft medewerkers de kans al een mening over de onderwerpen te kunnen vormen. 10

11 3.3. ONDERWERPEN VAN WERKOVERLEG Een aantal onderwerpen staat standaard op de agenda, andere onderwerpen variëren per keer, afhankelijk van wat de deelnemers aandragen. Standaard onderwerpen: Notulen en actielijst vorige vergadering; Info uit managers meeting; Milieu- en arbozaken (afvalscheiding, hygiëne, veiligheid etc.); Personeelsaspecten (ziekteverzuim etc.); Stand van zaken werk op de afdeling (resultaten etc). Variabele onderwerpen kunnen zijn: Afdelingsrelevante onderwerpen; Lopende projecten; Gastspreker van een andere afdeling. Onderwerpen die niet aan bod kunnen komen tijdens het werkoverleg: Persoonlijke, individuele zaken; Functioneringszaken; Onenigheid tussen mensen onderling of tussen leidinggevende en medewerker TAAKVERDELING Binnen het werkoverleg is er een belangrijke rol weggelegd voor de voorzitter en de notulist. De leidinggevende neemt de rol van voorzitter op zich. De rol van notulist kan door iedereen worden ingevuld. Gewoonlijk is dit niet de voorzitter. Taken voorzitter Voorbereiding: Datum plannen; Iedereen uitnodigen; Agenda maken en distribueren; Tijdspanne maken; Ruimte reserveren; Stukken uitdelen die medewerkers voor het werkoverleg nodig hebben. Het werkoverleg zelf: Aanwijzen notulist Informatie verstrekken; Iedereen aan het woord laten komen; Discussie leiden; Als het te lang duurt, onderwerp afbreken. Samenvatten (in samenspraak met notulist). 11

12 Na afloop: Notulen controleren; Zorg dragen voor verspreiding notulen en actielijst. Volgend werkoverleg: Bedenk en verzamel alvast vergaderpunten voor het volgende overleg, zodat dit niet een week voor de volgende vergadering punten bedacht moet worden. Vlak na een Taken notulist overleg is het meer helder waar de behoefte ligt bij de medewerkers. Het werkoverleg zelf: De grote lijnen noteren; Om opheldering vragen als er onduidelijkheden zijn; Samenvattingen geven en opstellen; Actiepunten aan het eind van de vergadering herhalen. Na afloop: Het maken van de notulen; Het maken van een actielijst; Notulen en actielijst laten controleren door leidinggevende TIPS EN TRUCS VOOR HET LEIDEN VAN EEN WERKOVERLEG Het leiden van een werkoverleg loopt volgens een aantal spelregels: Vertel de medewerkers aan het begin van het overleg dat het de bedoeling is dat er naar elkaar geluisterd wordt en dat ze niet bang hoeven zijn hun mening te uiten, omdat dit verder geen gevolgen heeft. Bewaak de tijdsduur: zorg dat het werkoverleg niet langer dan 1½ uur duurt. Is er meer tijd nodig, plan dan een nieuw overleg op een ander tijdstip. Beperk je tot de agendapunten. Op het moment dat er een ander punt wordt ingebracht, grijp dan onmiddellijk in en neem dit punt mee naar het volgende overleg. De leidinggevende treedt op als gespreksleider. Probeer iedereen aan het woord te laten komen en geef daarbij ook de minder uitgesproken personen het woord. Kom terug op afspraken die in het laatste werkoverleg zijn gemaakt en bekijk of iedereen zich aan de afspraken heeft gehouden. Zet afspraken die tijdens het overleg zijn gemaakt gelijk op papier. Houd aan het einde van het overleg een rondvraag. Bij deze ronde kan iedereen op of Aanmerkingen maken, (korte) vragen stellen of onderwerpen opgeven voor het volgende werkoverleg. Bij de rondvraag kan iedereen afzonderlijk aangeven of hij nog punten heeft. 12

13 4. Samenwerken Samenwerken tijdens deze opdracht wordt gedefinieerd als: Het overleg voeren tijdens het werkoverleg Met elkaar een keuze kunnen maken voor het kiezen van een voorzitter en notulist Niemand uitsluiten Taken verdelen Iedereen is gelijkwaardig in de setting Observeer de leerlingen op bovenstaand gedrag en stel open vragen. Zoals hoe of op welke manier hebben jullie een voorzitter gekozen? Wie heeft de taken verdeeld en hoe hebben jullie dat gedaan? Motiveer de leerlingen en breng alleen de positieve punten naar voren. Laat de leerlingen met initiatief komen, geef het antwoord niet in de mond! 5.Begeleiden en coachen Laat de leerlingen met de groep werken aan de opdrachten. Werk met uitgestelde aandacht en verwijs de leerlingen bij vragen naar de tekst of werkgroep. Probeer vooral non-verbaal aanwezig te zijn, positief knikken, duim omhoog. 6. Evaluatie Laat leerlingen klassikaal en kort presenteren (1 minuut) wat ze hebben gedaan en hoe ze het proces aan hebben gepakt. De huiswerkopdracht is: Ze maken een werkverantwoording van 5 regels wat hun inbreng in het werkoverleg en de groep. Dit verwerken ze in een kort verslag waarin verder is opgenomen de aantekeningen, opdrachten en reflectie van maximaal 10 regels. 13

14 Vragen bij de opdrachten: Opdracht 1. Op vraag 1 kunnen leerlingen meerdere antwoorden geven, in ieder geval moet zijn vermeld: Afspraken maken, problemen bespreken en oplossen en werkomstandigheden. Opdracht 2: Alle werknemers zijn goed geïnformeerd Er is tijd om de zaken die iedereen aangaan goed uit te leggen Werknemers kunnen door dit overleg invloed hebben op hun werkomstandigheden Medewerkers en leiding, denken met elkaar mee en luisteren ze naar elkaar. Hierdoor begrijpen ze waardoor bepaalde dingen op een bepaalde manier worden uigevoerd. Men kan van elkaars kennis leren en gebruik maken Je wordt niet gestoord door klanten of mensen die halverwege binnenvallen. 3. A Zelf beoordelen Klopt de taakverdeling is die gelijkwaardig? Een duidelijke rol van voorzitter Een duidelijke rol van de notulist Netjes uitgewerkt op de PC (gestructureerd) datum- aanwezigheid vermelding. Taken verdeling 3. B. Zijn verschillen genoteerd en met elkaar vergeleken. Waar zit het grote verschil? 4. Werkoverleg analyseren Agenda: Aanwezig: Te laat (23.15) en belachelijk ver weg Stefanie bij de telefoon? 1. Opening: Te laat 2. Ziekte verzuim: Stefanie verboden (privé) 6. Salaris schoonmaker Privé 8. Ontruimingsplan: Mag op de agenda hoeft niet behandeld te worden (BHV training) 9. Einde: Kan niet bepaald zijn vooraf (23.30 uur) 14

15 Lesformulier les 4 werkoverleg Naam opleiding/niveau MBO Sociaal Maatschappelijke Dienstverlening niveau 4 Onderwerp van de les/training/ workshop: Werkoverleg / werkbespreking Aantal deelnemende studenten: 16 Datum: Beginsituatie: Derdejaars studenten van de opleiding Sociaal Maatschappelijke Dienstverlening; De studenten bezitten over enige kennis en ervaring wat betreft communicatieve vaardigheden vanuit hun opleiding en stage. Doelen voor de workshop Het verschil kunnen aangeven en herkennen tussen een werkoverleg en een werkbespreking. In een twee en viertallen een werkbespreking en werkoverleg voeren Tijd Werkvormen Inhoud Wat doe ik Denkactiviteiten Wat doet de deelnemer 5 min. Doceervorm Inleiding: Introductie. Leerdoelen opnoemen De docent vertelt de leerlingen wat de opzet van de les zal zijn. Hij legt dit in stappen uit; 1. Onderwerp: werkoverleg 2. Onderwerp: werkbespreking 3. Samenwerken 4. Leerlingen begeleiden en coachen Denk na over hoe je de lesopzet overbrengt. Denk aan enthousiasme en De deelnemer/student wordt nieuwsgierig gemaakt. Hij/zij wordt geactiveerd (de voorkennis) en denkt 15

16 5. Evalueren en afsluiten 6. Afsluiting. duidelijkheid. na over het onderwerp. Daarna legt de docent de doelen van de les uit en koppelt dit aan de activiteiten. De docent laat ruimte over voor vragen ter verduidelijking. De leerling begrijpt de lesopzet en de doelen. 5 min Doceren Korte uitleg over de opdracht van het werkoverleg en werkbespreking. De docent is de gesprekleider. De docent stel kritische vragen, die appelleren aan het inzicht van de leerlingen. De docent registreert reacties, weegt ze hardop denkend af, stelt nieuwe vragen of herformuleert zijn vraag. De docent moet voldoende achtergrond informatie over het onderwerp hebben, zodat hij de juiste vragen kan stellen. De deelnemer/student geeft antwoord op de vragen, stellen vragen aan docent en aan elkaar. De student raakt betrokken bij het onderwerp. De docent schrijft de samenvatting op het bord. 5 min Doceren Korte uitleg over het doel van samenwerken tijdens de werkgroep. De docent verteld kort wat het samenwerken inhoud en hoe groepjes worden mogen gevormd Proberen de leerling na te laten denken over samenwerken Nadenken over welke groepjes worden gevormd. Luisteren en aantekeningen maken. 70 min Coachen en begeleiden Studenten gaan aan het werk in groepjes. Gaan de reader lezen en de opdrachten maken. De docent coacht en begeleid. Observeren en werkt met uitgestelde aandacht. Hij/zij gebruikt het PGO methodiek en laat leerlingen met vragen de opdracht opnieuw lezen informatie van het internet halen. Of verwijst studenten dat De docent moet voldoende achtergrond informatie hebben van PGO onderwijs Studenten zijn aan het werk in twee of viertallen. Werken aan de opdrachten en overleggen met 16

17 ze een beroep moet(en) doen op studenten van de leergroep. en kunnen werken met uitgestelde aandacht. Die kan gevonden worden in de docentenhandleiding vanaf punt 3 elkaar in een zelf samengestelde setting. 15 min Doceren Evalueren, mondeling toetsen en presenteren. Opruimen en afsluiten materialen en PC. Stoelen en tafels terug zetten Laat de leerlingen per groep aan de klas in 1a2 minuten presenteren hoe er is gewerkt en wat de rol van elkaar was. Docent toetst mondeling en bespreekt kort de toets en welke problemen studenten tegen zijn gekomen. Leerlingen leveren de toets in en doen de opdracht in hun POP. Laat leerlingen nadenken, meedenken over wat goed en fout is gegaan De studenten luisteren naar elkaar, presenteren en verwerken de informatie 100 min 17

18 Leermiddelen en organisatie Wat hebben jij en de leerlingen nodig? Pen en schrijfpapier PC of laptop kar en internet aansluiting en eventueel printer Vergadertafels (lestafels bij elkaar gezet) Opdrachten formulier Klaslokaal compleet met bord Waar moet ik rekening mee houden? Oneven aantal leerlingen (1 groepje krijgt misschien 5 leerlingen) Batterijen van de laptops vol? Papier aanwezig Eventueel checken of een site one Line is Microsoft Word geïnstalleerd Lokaal gereserveerd en genoeg meubilair aanwezig Eventueel gebruikte formulieren gekopieerd (conciërge) Docentenhandleiding bestudeerd Alternatieve les? Bij gebruik smartboard of het werkt 18

19 Omgangskundige aspecten (observatie) Let tijdens de werkbespreking of werkoverleg van de studenten op de omgangskundige vaardigheden hierbij moet je denken aan: 1.Respectvol met elkaar omgaan (elkaar niet uitlachen) 2.Naar elkaar luisteren (actief luisteren, samenvatten) 3. Open staan voor kritiek (feedback) 4.Taalgebruik aanpassen (schelden, schuttingtaal) 5.Open houding (overal over willen praten) 6. Non-verbaal gedrag (middelvinger omhoog) 7.Niet oordelen (interpreteren) 8. Roddelen (stoken) 19

20 Bronvermelding: Gebruikte bronnen tijdens het maken van deze lessenserie en docenthandleiding: Internet: Boeken: Leren in 5 dimensies, Marzano, 3 e druk 2008, Uitgeverij van Gorcum Lesgeven en zelfstandig leren, Geerligs, 13 e druk 2009, Uitgeverij van Gorcum Leren Communiceren, Steehouder e.a. (1999) Zakelijke Communicatie, Janssen (red.)(1996) 20

21 21

22 22

23 23

24 24