Communicatieplan IKV Ondernemend Vlaardingen. Inleiding communicatie nieuwe stijl

Transcriptie

1 Communicatieplan IKV Ondernemend Vlaardingen Inleiding communicatie nieuwe stijl In hoog tempo verandert de rol van IKV Ondernemend Vlaardingen. IKV Ondernemend Vlaardingen heeft het laatste jaar een sterke ambitie neergezet, die inmiddels gedeeltelijk is ingelost. Maar er is meer veranderd. Zoals een nieuwe samenstelling van het bestuur. IKV Ondernemend Vlaardingen is een serieuze gesprekspartner aan de vergadertafels in de stad. Een nieuwe huisstijl. En nieuwe communicatiemiddelen. Maar communicatie is meer. Communicatie betreft alle uitingen die IKV Ondernemend Vlaardingen naar de buitenwereld doet. Communicatie gaat over de taal die IKV Ondernemend Vlaardingen gebruikt, over de manier waarop de organisatie zich profileert. Hoe IKV Ondernemend Vlaardingen overkomt bij strategische samenwerkingspartners, bij leden en andere ondernemers in de stad, bepaalt het imago. Communicatie zorgt niet alleen voor een positief imago, maar ook voor impact. 1. Communicatieboodschap Om ervoor te zorgen dat de ambitie van IKV Ondernemend Vlaardingen op juiste wijze vertaald wordt in taal, beeldgebruik en communicatiemiddelen, is dit communicatieplan opgesteld. Zodat voor iedereen duidelijk is op welke manier IKV Ondernemend Vlaardingen communiceert. De communicatieboodschap van IKV Ondernemend Vlaardingen wordt opgesplitst in drie delen: de positionering (wat is de positie van IKV Ondernemend Vlaardingen in de stad en waarin onderscheidt IKV Ondernemend Vlaardingen zich?), de propositie (wat is de boodschap die IKV Ondernemend Vlaardingen wil overbrengen?) en een pay-off (wat is in een paar woorden wat je moet onthouden over IKV Ondernemend Vlaardingen?) Kernwaarden De kernwaarden vertellen niet wat IKV Ondernemend Vlaardingen doet, maar hoe we het doen. Welke overtuiging we hebben bij alles wat we doen. De kernwaarden stralen we uit naar de buitenwereld, die erop kan vertrouwen dat we het altijd op deze manier doen. Het is ons ethisch kompas. 1. IKV Ondernemend Vlaardingen verbindt 2. IKV Ondernemend Vlaardingen stuurt 3. IKV Ondernemend Vlaardingen werkt De kernwaarden staan voor netwerken, een brede blik op het publieke domein, ons belang in de stad en coöperatief ondernemerschap. In de communicatie en bij evenementen van IKV Ondernemend Vlaardingen worden deze kernkwaliteiten als toetsstenen gebruikt. Wij vragen ons elke keer af: hoe en waarom vertellen we dit? Voorbeeld: IKV Ondernemend Vlaardingen plaatst op Facebook een nieuwsbericht over de haringparty. In het nieuwsbericht leggen we uit dat we verbinding maken tussen ondernemers, dat de haringparty plaatsvindt in plaats van de soos en dat we de aanwezigen hebben geïnformeerd over nieuwe initiatieven (korte terugblik speech Chris Oerlemans, met daarin aandacht voor de kernkwaliteiten). Communicatieplan IKV Ondernemend Vlaardingen Pagina 1

2 Daarbij plaatsen we enkele foto s Positionering IKV Ondernemend Vlaardingen positioneert zich als HET ondernemersplatform in de stad. Er zijn wel andere netwerkorganisaties (Lions, Rotary, Open Coffee, NVJB,...), maar IKV Ondernemend Vlaardingen is de enige die meestuurt aan de vergadertafels. Of dit nu over infrastructuur gaat, de ontwikkeling van de Rivierzone of over het ondernemersklimaat in de stad. Zo neemt IKV Ondernemend Vlaardingen deel aan overleg met: Detailhandels Platform Vlaardingen Economische Adviesraad Economische Zaken Gemeente Vlaardingen Platform Bedrijven Platform Duurzaamheid Platform Mobiliteit Stichting Ondernemersfonds Vlaardingen 1.3. Propositie De boodschap die IKV aan haar doelgroepen wil overbrengen, is: IKV Ondernemend Vlaardingen is HET ondernemersplatform Als we deze propositie verder uitwerken: IKV Ondernemend Vlaardingen is HET ondernemersplatform voor ondernemers die mee willen sturen in de stad. Voor ondernemers die het belangrijk vinden om kennis en expertise met elkaar te delen en beschikbaar te stellen. IKV Ondernemend Vlaardingen behartigt de belangen van haar leden. Dit doet zij door actief mee te sturen en bij te dragen aan een positief ondernemersklimaat in de stad. Daarbij stimuleert IKV Ondernemend Vlaardingen het collectief / coöperatief ondernemerschap Pay-off In alle communicatie-uitingen wordt gebruik gemaakt van een pay-off. Dit is een soort slogan, die meteen duidelijk maakt waar IKV Ondernemend Vlaardingen voor staat. Daarbij kiezen we uit de vier mogelijkheden: IKV Ondernemend Vlaardingen, meer dan winst IKV Ondernemend Vlaardingen verbindt IKV Ondernemend Vlaardingen stuurt IKV Ondernemend Vlaardingen werkt Communicatieplan IKV Ondernemend Vlaardingen Pagina 2

3 2. Huisstijl 2.1. Bedrijfsnaam In alle uitingen wordt de volledige bedrijfsnaam gebruikt: IKV Ondernemend Vlaardingen. De IKV is spreektaal en geen officieel taalgebruik. De IKV wordt niet meer gebruikt in teksten. 2.2 Logogebruik Alle uitingen van IKV Ondernemend Vlaardingen worden opgemaakt door een professionele ontwerper, conform de voorgeschreven huisstijl. Het logo wordt uitsluitend in de kleur oranje gebruikt, ook door dochterverenigingen. Gebruik van een andere kleur is niet toegestaan. In augustus aan de dochterverenigingen voorleggen. Dit geldt voor alle uitingen: briefpapier, mailberichten persberichten website, nieuwsbrief visitekaartjes, vlaggen en ander promotiemateriaal 2.3. Fotografie Al het beeldmateriaal dat in communicatie-uitingen gebruikt wordt, moet gemaakt zijn door een (semi-) professionele fotograaf. Foto s die door enthousiaste leden of vrijwilligers gemaakt worden, zijn uitsluitend voor leden bestemd en voor intern gebruik. Zoveel mogelijk kanalen te gebruiken die door professionele andere partijen worden onderhouden zoals Facebook, LinkedIn, Pinterest. De kwaliteit van het beeldmateriaal dat naar buiten gaat, wordt bewaakt door een eindredacteur Fotografie op social media In het gebruik van social media komen we daarmee voor een uitdaging te staan. Want na een haringparty of soos zien mensen zichzelf graag snel terug. Bij snelle publicatie is de kwaliteit van het fotomateriaal echter niet beheersbaar. We maken een hoogwaardige selectie van aangeleverd beeldmateriaal, dat pas de volgende dag (of zelfs dagen) breed gepubliceerd wordt. De grote hoeveelheid beeldmateriaal wordt slechts in beperkte kring verspreid: via de digitale nieuwsbrief aan leden en via de beperkt toegankelijke FB-pagina Tone of voice Alle uitingen van IKV Ondernemend Vlaardingen zijn serieus en professioneel. Wij laten zien dat we kennis van zaken hebben, verantwoordelijkheid nemen en dat we handelen met hart voor de stad en onze leden. We zijn politiek neutraal, helder in afspraken en consequent in het nakomen van beloftes. Communicatieplan IKV Ondernemend Vlaardingen Pagina 3

4 3. Content / gouden spelregels van communiceren Wat vertel je aan je doelgroepen? Hiervoor zijn korte maar ondubbelzinnige communicatiespelregels nodig, die strikt nageleefd en gecontroleerd worden door een (eind)redacteur. Gouden spelregels Alle uitingen worden getoetst aan de kernkwaliteiten. De content is relevant en waardevol voor de doelgroepen. De content dient een doel, bijvoorbeeld het op de hoogte stellen van leden van een komend event. Goede content heeft altijd een doel voor de organisatie; van het bevorderen van kennis en houding, tot het stimuleren van gewenst gedrag. De content draagt bij aan de merkbeleving van IKV Ondernemend Vlaardingen. Bij onderhandelingen met gemeente of andere strategische samenwerkingspartners communiceren wel snel over het proces, maar niet over de inhoud. We geven onze samenwerkingspartners eerst de ruimte om te reageren op onze visie. Dus: we zijn in gesprek over..., we denken na over... en niet we vinden dat.... Dit doen we totdat de inhoud akkoord is bevonden door alle partijen. IKV Ondernemend Vlaardingen is strikt politiek neutraal. Er worden geen politiek gevoelige nieuwsberichten verstuurd of van derden geretweet. De visie of mening van IKV Ondernemend Vlaardingen wordt uitsluitend gepubliceerd als deze door het bestuur is aangeleverd of goedgekeurd. Het delen van informatie op Facebook is altijd imagobepalend. Daarom moet elk bericht voldoen aan de volgende richtlijnen: inhoudelijke boodschap + waarom nieuwsbericht, waarom evenement, waarom organiseren we iets + beperkte hoeveelheid beeldmateriaal van hoge kwaliteit + eventueel doorverwijzen naar de plek waar meer informatie/beeldmateriaal te halen is. Content moet toegankelijk en meetbaar zijn, anders gaan alle voorgaande spelregels aan hun doel voorbij. Bij toegankelijkheid spelen zaken als vindbaarheid, laadtijd van pagina s en begrijpelijk taalgebruik een rol Nieuws van leden Informatie over of een persbericht van aangesloten leden, wordt altijd (eventueel met een redactieslag) gedeeld op de nieuwspagina en via de digitale nieuwsbrief. Maar altijd pas na akkoord van het bestuur en/of de eindredacteur Nieuws van de gemeente of overheid Informatie vanuit de gemeente Vlaardingen wordt actief gedeeld zodra het een thema betreft waar IKV Ondernemend Vlaardingen nauw bij betrokken is (bijvoorbeeld Ondernemersfonds). Bij elk nieuwsbericht de vraag stellen waarom reageren we hierop, wat is het belang voor onze leden? en de gouden spelregels volgen. Het nieuws wordt kort toegelicht vanuit IKV Ondernemend Vlaardingen: kort visie toevoegen + uitnodigen tot het maken van verbinding (uitnodigen om met ons in gesprek te gaan, of melden dat wij graag ons steentje bijdragen). Alle overige informatie vanuit de gemeente wordt niet actief gedeeld. Communicatieplan IKV Ondernemend Vlaardingen Pagina 4

5 4. Doelgroepen IKV Ondernemend Vlaardingen richt zich op de volgende doelgroepen: 1. Leden 2. Toekomstige leden (actieve benadering) 3. Strategische samenwerkingspartners (Economische Zaken, Economische Adviesraad, Detailhandelsplatform Vlaardingen, Stichting Ondernemersfonds, Platform Mobiliteit, Platform Bedrijven, Platform Duurzaamheid, Technet Kring, KvK, NJBV, Open Coffee, ) 4. Overheid/semi-overheid 5. Overige stakeholders (overige bedrijven, banken, koepelorganisaties) 6. Pers Communicatieplan IKV Ondernemend Vlaardingen Pagina 5

6 5. Communicatiemiddelen 5.1. Online communicatiemiddelen Website Door de combinatie te maken tussen Social Media en de digitale nieuwsbrieven is de traffic op de website al behoorlijk toegenomen. De website wordt beter bezocht. Social media loopt steeds beter en is duidelijk een mooie interactieve manier om in beeld te blijven met onze leden en externe partijen zoals gemeente en andere geïnteresseerden. De synergie tussen website en social media kan beter. Een urgent actiepunt is het ontwikkelen van een nieuwe website. Als de website een heldere en toegankelijke indeling krijgt, kunnen leden en geïnteresseerden veel sneller vinden wat ze zoeken. De homepage zou duidelijk de communicatieboodschap/propositie moeten bevatten. Het aantal tabs moet minder. Op de homepage moet duidelijk naar voren komen welke evenementen IKV Ondernemend Vlaardingen organiseert en voor wie. Ook moet duidelijk zijn wat een nieuw lid krijgt bij een lidmaatschap ( what s in it for me ). Digitale nieuwsbrief Twee varianten: de aankondiging van een evenement en een inhoudelijke nieuwsbrief met artikelen. De inhoudelijke digitale nieuwsbrief verschijnt elke 6-8 weken. Directe aansturing vanuit het bestuur, nu uitgevoerd door Cor Huis in t Veld (gedeeltelijk betaald). De eindredacteur stelt samen met het bestuur een nieuwe bladformule op. Doelgroepen uitsplitsen: - Aankondiging evenement: alleen voor leden - Nieuwsbrief met terugblik op evenement en link naar fotoserie: alleen voor leden - Inhoudelijke nieuwsbrief met artikelen: voor gehele doelgroep Leden kunnen voortaan meerdere contactpersonen opgeven die de nieuwsbrief en uitnodiging voor evenementen willen ontvangen. Social media Social media wordt ingezet om snel informatie te delen met leden en andere geïnteresseerden. Alle uitingen via social media moeten voldoen aan de richtlijnen voor content, zoals omschreven onder hoofdstuk 4. Nu op vrijwillige basis uitgevoerd door Ben Smit. Facebook Op Facebook kan gewerkt worden met verschillende groepen: IKV-leden, IKV-leden plus gemeente, en overige personen. De snelheid en actualiteit is de kracht van Facebook. Als er een artikel over of door IKV Ondernemend Vlaardingen in de krant verschijnt, moet dit zo snel mogelijk doorgepubliceerd worden. Nu op vrijwillige basis beheerd door Ben Smit Offline communicatiemiddelen Advertenties In advertenties wordt altijd de propositie van IKV Ondernemend Vlaardingen genoemd, gevolgd door de boodschap van de advertentie (nieuwe leden gezocht, doe mee aan...). Communicatieplan IKV Ondernemend Vlaardingen Pagina 6

7 Evenementen Soos, haringparty, nieuwjaarsparty, Open Bedrijvendag, golftoernooien. IKV Ondernemend Vlaardingenevenementen zijn geweldige momenten om in contact te komen met alle doelgroepen. Deze evenementen kunnen strategischer worden ingezet, met aandacht voor de kernkwaliteiten. Meer publiciteit ervoor genereren en in overleg met de commissie Activiteiten meer erover melden aan leden en de externe doelgroepen. IKV Magazine Na jaren trouwe dienst, is in 2014 besloten de productie van IKV Magazine vooralsnog on hold te zetten. Aanleiding hiervoor is het ontbreken van voldoende financiering om het blad mogelijk te maken. De voorkeur van het bestuur gaat uit naar een verhoogde inzet van online middelen, zoals de digitale nieuwsbrief. Free publicity Bijvoorbeeld beter of meer gebruik maken van de gemeentepagina, het geven van interviews en het versturen van persberichten. Als er meer en vaker via officiële kanalen gecommuniceerd wordt door IKV Ondernemend Vlaardingen, neemt de free publicity toe. Nieuwe leden Alhoewel ledenwerving onder een andere commissie valt, hier toch een aantal tips over hoe communicatiemiddelen ingezet kunnen worden bij nieuwe leden. Als er een nieuw lid aangemeld wordt, wordt er een aantal dingen direct in gang gezet: a. Het nieuwe lid ontvangt een warme welkomstmail. b. Het nieuwe lid wordt hetzij per mail, hetzij telefonisch uitgenodigd om op de komende soos (of ander evenement) aanwezig te zijn. Hij krijgt de naam door van het bestuurslid dat op hem wacht. c. Het nieuwe lid wordt ontvangen door het bestuur (dat vooraf op de hoogte is). d. Na een introductie, wordt het nieuwe lid overgedragen aan een van de bestaande leden, die het nieuwe lid als een soort buddy wegwijs maakt en aan wat mensen voorstelt. e. De beloning voor een lid aanbrengen wordt in ere hersteld en duidelijk gecommuniceerd. f. Het nieuwe lid ontvangt een telefoontje waarin hem wordt uitgelegd welke mogelijkheden er zijn om het bedrijf te profileren. Dit wordt per mail bevestigd. Hierbij kun je denken aan: A. Lid krijgt in het eerste jaar 10% korting op de advertentietarieven. B. Lid mag zich presenteren op the Brand Stage. C. Korte profielschets in de komende digitale nieuwsbrief (lid levert zelf x aantal woorden aan, of krijgt telefonisch interview: - Wat is het verhaal achter jouw bedrijf (waarom doe je wat je doet, waar geloof je in = de whyvraag van Simon Sinek)? - Wat is je product? - Wat kunnen we van jou leren? (eventueel vooraf steeds hetzelfde rijtje geven waaruit ondernemers een onderwerp mogen kiezen) - Wie is jouw inspirator (beroemdheid, managementgoeroe, )? - Wat is jouw grote passie (privé of in je werk) Privacy van leden Leden die nieuws willen delen met andere leden, kunnen dit doen via de bestaande communicatiekanalen van IKV Ondernemend Vlaardingen. Er zijn voldoende kwalitatieve platforms waarop leden hun nieuwsberichten kwijt kunnen. De redactie bepaalt of een persbericht wordt gedeeld. Als een lid extra aandacht wil, kan er betaald gebruik gemaakt worden van de advertentieruimte op de Communicatieplan IKV Ondernemend Vlaardingen Pagina 7

8 website en in de digitale nieuwsbrief. Leden kunnen adresgegevens van andere leden opzoeken in de database die op de website staat. Overlegstructuren Vaste overlegstructuren met strategische samenwerkingspartners. Andere netwerken en contactmomenten. Pers Het voeren van een actief persbeleid, het onderhouden van een actuele perslijst en het persoonlijk benaderen van journalisten, is een taak voor de eindredacteur. Deze verwijst persvragen ook door naar de bestuursvoorzitter. Communicatieplan IKV Ondernemend Vlaardingen Pagina 8

9 6. Doelgroepen/middelenmatrix dit is slechts een voorstel, nader creatief in te vullen door communicatiemanager of bureau DOELGROEPEN Toekomstige Strategische (Semi-) Overige MIDDELEN Leden leden partners overheid stakeholders Pers Online Digitale nieuwsbrief X X X X Social media X X X X X X Website X X X X X X Offline Evenementen: - Maandelijkse soos X X - Haringparty X - Nieuwsjaarsparty X - Open Bedrijvendag X X X - Golftoernooi X X Free publicity X Overlegstructuren X X Persberichten X X X Communicatieplan IKV Ondernemend Vlaardingen Pagina 9

10 7. Begroting Overzicht communicatiemiddelen (dit zijn slechts voorbeelden, naar eigen keuze in te vullen) Website - ontwerp nieuwe website + CMS Domeinnaamregistraties Maandelijks onderhoud website Digitale nieuwsbrief opmaak en verzending Digitale nieuwsbrief redactie en fotografie Fotografie (soos, evenementen) Advertenties (ontwerp en plaatsing) Tafelvlaggen ontwerp + productie Naambadges bestuursleden Visitekaartjes bestuursleden Rolbanners fotografie, ontwerp en productie Jaarbericht (terugblik en ambitie volgend jaar) Vlaggen productie Vlaggen ontwerp Inkomsten Advertentieverkoop Sponsoring...? Randvoorwaarden IKV Ondernemend Vlaardingen is - in welke constructie dan ook - baas in eigen huis door heldere contracten m.b.t. het eigendomsrecht van alle media(kanalen). Domeinnamen zijn eigendom van IKV Ondernemend Vlaardingen. 8. Tijdspad Het oorspronkelijke tijdspad van het communicatieplan is inmiddels achterhaald. De nieuwe communicatiemanager zorgt voor een nieuwe planning en begroting. Communicatieplan IKV Ondernemend Vlaardingen Pagina 10