2e Pauwenlandstraat 31, 7413 ZB, Deventer, Nederland Beleid

Transcriptie

1 6.2 GROEPSREGELS MSC Deze regels zijn van toepassing voor alle groepsleden die aangesloten zijn bij het MSC groepscertificaat van De & D Consult en zijn geldig vanaf 1 januari Alle eerdere versies van groepsregels komen hiermee te vervallen. Alle regels uit de vigerende standaard MSC CERTIFICATION REQUIREMENTS zijn van toepassing en worden in- en aangevuld met deze onderstaande groepsregels. MSC-vertegenwoordiger: Bert de Jong, De & D Consult 2e Pauwenlandstraat 31, 7413 ZB, Deventer, Nederland Beleid Het beleid van de groepsmanager is om aan bedrijven in de visdetailhandel de mogelijkheid te bieden om op eenvoudige, snelle, controleerbare en betaalbare wijze aan de regels van de vigerende MSC-traceerbaarheidsstandaard en certificeringeisen te kunnen voldoen, teneinde bij het MSC groepscertificaat (IO) aangesloten te kunnen worden en blijven. Door het ondertekenen van het document 2.1 Instemmingformulier verbindt het groepslid zich tot het naleven van het beleid van de groep, de MSC-certificeringseisen en de eisen voor het gebruik van het MSC-keurmerk en zal het deze groepsregels in acht nemen voor 3 jaar, de gehele duur van deelname aan het groepscertificaat Toetredingsregels Artikel 1. Artikel 2. Artikel 3. Artikel 4. Potentiële groepsleden worden door de groepsmanager van alle benodigde informatie voorzien om vooraf een juiste beoordeling te maken van de haalbaarheid van implementatie van de Chain of Custody binnen het betreffende bedrijf. Toetredende groepsleden dienen op de hoogte te zijn van de Chain of Custody regels van MSC, alle relevante informatie hierover is te vinden op Toetredende (en bestaande) groepsleden moeten aan minimaal één van de volgende voorwaarden voldoen: (a) actief zijn binnen de visdetailhandel, hieronder worden visspeciaalzaken en restaurants verstaan; (b) actief zijn binnen de (horeca-) groothandel met nevenactiviteiten zoals bij a omschreven; Deze voorwaarden kunnen door MSC en de groepsmanager worden herzien. Ieder toetredend groepslid krijgt een opleiding tijdens het eerste bezoek ( intake ). Na deze opleiding vindt een initiële interne audit plaats. Deze initiële interne audit houdt in dat het toetredend groepslid het volgende moet aantonen middels bewijsstukken: (a) Kennis genomen te hebben van de Chain of Custody regels van MSC en de werkwijze te zullen hanteren welke samen met De & D Consult is afgesproken; (b) Het personeel hun taken en verantwoordelijkheden hebben geïnstrueerd door middel van een training; Versie 1, dd Pagina 1

2 Artikel 5. Artikel 6. Artikel 7. Artikel 8. (c) Een correct verkoopdocument kan opstellen van een MSC gecertificeerd product. Deze initiële audit moet met goed gevolg worden doorlopen en er mogen geen grote of kritieke afwijkingen openstaan om toe te kunnen treden tot de groep. De beoordeling van de initiële interne audit gebeurt door één van de medewerkers van De & D Consult. Indien tijdens de initiële interne audit blijkt dat niet aan alle eisen van de Chain of Custody, zoals voorgeschreven door MSC, is voldaan, zal er samen met het toetredend groepslid een actieplan worden opgesteld om alsnog aan de gestelde eisen te kunnen voldoen. Pas nadat uit een interne desk audit blijkt dat aan alle eisen is voldaan zal het groepslid toe kunnen treden tot de groep. Indien het toetredend groepslid niet binnen 1 maand na de initiële interne audit aan de gestelde eisen tot toetreding voldoet, behoudt De & D Consult zich het recht voor om deze uit te sluiten van deelname aan de groep of om een extra interne audit uit te voeren waarvoor een bedrag van 250,00 EURO exclusief BTW en brandstofvergoeding á 0,35 EURO/km zal worden gerekend. Ieder groepslid dat toetreedt tot de groep ontvangt een bewijs van deelname aan de groep. Op dit attest staat het groepscertificaatnummer met daarachter een voor het toetredende bedrijf unieke subcode vermeld. Samen vormt dit het COC nummer van het groepslid. Indien de initiële interne audit met goed gevolg is doorlopen wordt het COC nummer dat op het attest vermeldt staat binnen 24 uur aangemeld bij de certificeerinstelling. De certificeerinstelling kan een extra bezoek aan het bedrijf brengen ten einde te controleren of aan de regels van de MSC-traceerbaarheidstandaard is voldaan. Na akkoord door de certificeerinstelling zorgt deze ervoor dat het toetredend groepslid aan de lijst met bestaande groepsleden wordt toegevoegd aan het groepscertificaat en de database van MSC op Het groepslid is pas in de gelegenheid om MSC gecertificeerde vis te verkopen wanneer zij op de database terug te vinden zijn. Alle groepsleden kunnen een kopie van het groepscertificaat downloaden via de website Bevoegdheden, verantwoordelijkheden en verplichtingen van de groepsmanager Artikel 9. Artikel 10. Artikel 11. De groepsmanager verbindt zich ertoe dat alle MSC-eisen alsmede de interne regels die betrekking hebben op de uitvoering van het groepscertificeringsprogramma nageleefd worden. De groepsmanager verbindt zich ertoe dat alle benodigde personele, financiële, juridische en fysieke middelen voor het invullen van de verplichtingen als groepsentiteit te allen tijde beschikbaar worden gesteld. Training van de interne auditoren wordt verzorgd door een maandelijkse webinar en een halfjaarlijkse bijeenkomst. De relatie tussen de groepsmanager en het groepslid is juridisch vastgelegd door middel van een ondertekend inschrijvingsformulier en instemmingformulier. Versie 1, dd Pagina 2

3 Artikel 12. De groepsmanager informeert de groepsleden over wijzigingen en veranderingen in eisen van MSC of de certificeerinstelling via . Deze worden zo nodig toegelicht en/of geïmplementeerd tijdens de interne audits die jaarlijks worden uitgevoerd. Artikel 13. De MSC-vertegenwoordiger is verantwoordelijk voor het functioneren van de groepsentiteit en de naleving van de MSC-certificeringseisen. De beslisser is verantwoordelijk voor en bevoegd om beslissingen over toetreding, schorsing en uittreding van groepsleden te nemen. Interne auditoren zijn verantwoordelijk voor het uitvoeren van interne audits en het verzamelen van de bewijslast van opvolging van corrigerende maatregelen en zijn bevoegd om conclusies te trekken uit interne audits bij groepsleden en deze voor te leggen bij de beslisser ter beoordeling. Artikel 14. De groepsmanager meldt nieuwe leveranciers van MSC gecertificeerde vis inclusief hun certificaatnummer aan de certificeerinstelling binnen 10 dagen na ontvangst van de eerste levering bij groepsleden. Artikel 15. De groepsmanager brengt de certificeerinstelling binnen 10 dagen de hoogte van groepsleden die zich terugtrekken nadat het betreffende groepslid hiervan een ondertekende bevestiging aan de groepsmanager heeft doen toekomen. De groepsmanager verwijdert het terugtredende groepslid uit het locatieregister als deelnemer aan het groepscertificaat. Artikel 16. De groepsmanager informeert de certificeerinstelling over schorsingen binnen 10 dagen na schorsing van het groepslid. Artikel 17. De groepsmanager informeert de certificeerinstelling over bevindingen van initiële interne audits bij groepsleden middels het initiële interne auditrapport. Artikel 18. De groepsmanager houdt het register van groepsleden tot uiterlijk 10 dagen in het verleden actueel en levert de volgende gegevens aan de certificeerinstelling: (a) Het postadres en fysieke adres van de groepsleden; (b) De contactgegevens van de primaire contactpersonen van de groepsleden; (c) De telefoon-, fax- en gegevens van de groepsleden; (d) Het toepassingsgebied van de groepsleden; (e) De status van de groepsleden; (f) De datum van toetreding tot het groepscertificaat; (g) De eventuele reden van uittreding uit de groep. Artikel 19. De groepsmanager voert minimaal eenmaal per jaar een interne audit uit bij elk groepslid om te verzekeren de regels van de MSC-traceerbaarheidstandaard en de groepsregels worden nageleefd. Artikel 20. De groepsmanager verzorgt de groepsadministratie. Hieronder vallen de volgende gegevens: (a) Auditrapporten opgesteld door de certificeerinstelling; (b) Interne auditrapporten; (c) Bewijslast van het opvolgen van Corrective Action Requests (CAR s); (d) Bedrijfs- en contactgegevens van de groepsleden; (e) Schriftelijke communicatie tussen de groepsleden en de groepsmanager. Artikel 21. De groepsmanager is verantwoordelijk voor coördinatie met betrekking tot de licentie voor het gebruik van het MSC-keurmerk. De groepsmanager vraagt goedkeuring in naam van de groepsleden aan voor ieder gebruik van het MSC-keurmerk zoals Versie 1, dd Pagina 3

4 Artikel 22. Artikel 23. Artikel 24. voorgeschreven in de keurmerklicentieovereenkomst en informeert het groepslid over de uitkomst hiervan. De groepsmanager int de jaarlijkse bijdrage van de groepsleden inclusief de vaste kosten voor de logolicentie. De groepsmanager informeert de MSCI over de omzetcijfers van MSC gecertificeerde producten per groepslid. De volume royalty s á 0,5% van de totale inkoop aan MSC gecertificeerde producten zullen door de MSCI zelf worden gefactureerd aan de groepsleden; De groepsmanager is verantwoordelijk voor de communicatie tussen groepsleden en de certificeerinstelling en betaalt de jaarlijkse kosten voor het groepscertificaat aan de certificeerinstelling en de vaste kosten voor de logolicentie aan MSCI Bevoegdheden, verantwoordelijkheden en verplichtingen van de groepsleden Artikel 25. Artikel 26. Artikel 27. Artikel 28. Artikel 29. Artikel 30. Artikel 31. Artikel 32. Alle (potentiële) groepsleden stellen hun bedrijfsgegevens zoals o.a. vestigingsadres, contactgegevens en BTW nummer beschikbaar. Bij verandering van deze gegevens brengt het groepslid de groepsmanager hiervan binnen 10 dagen op de hoogte. Daarnaast levert het bedrijf zijn omzetgegevens aan van MSC gecertificeerde vis. Groepsleden hanteren een systeem om de traceerbaarheid van gecertificeerde producten te kunnen waarborgen volgens de eisen van een Chain of Custody zoals MSC dat voorschrijft. Dit systeem is in overleg met de groepsmanager vastgesteld en staat beschreven in document 2.2 Procedure COC systeem van het handboek. Groepsleden melden nieuwe MSC gecertificeerde leveranciers inclusief hun certificaatnummer, nieuwe MSC gecertificeerde visproducten, nieuwe wijze van verpakking of presentatie van MSC gecertificeerde vis welke buiten de scope van het groepscertificaat vallen aan de groepsmanager, voorafgaand aan de eerste aankoop. Groepsleden verplichten zich ertoe de jaarlijkse (interne en externe) audits binnen de gestelde termijnen in te plannen. Groepsleden volgen de tijdens audits uitgeschreven CAR s binnen de gestelde termijn op (zie ook en 6.2.6) met schriftelijke bewijsvoering, en aanvaarden eventuele sancties zoals bij Groepsleden vragen via de groepsmanager aan de certificeerinstelling om toestemming voor de toepassing van het MSC-keurmerk voorafgaand aan het gebruik ervan via msckeurmerk@groepsmanager.com. Het gebruik van het MSC-keurmerk moet voldoen aan de regels zoals die omschreven staan in de vigerende MSC Ecolabel User Guide. Groepsleden maken geen gebruik van onderaannemers bij transport, behandeling of verwerking van MSC gecertificeerde vis. Groepsleden betalen een jaarlijkse bijdrage voor deelname aan het groepscertificaat en een bijdrage aan de brandstofkosten. Deze bijdragen zijn gebaseerd op één bezoek per jaar door de groepsmanager ofwel de certificeerinstelling en wordt geïnd aan het begin van de maand + n jaar waarin het groepslid is toegetreden tot de groep. De bijdragen staan los van het feit of de interne audit reeds wel of niet heeft plaatsgevonden. Versie 1, dd Pagina 4

5 Artikel 33. Artikel 34. Artikel 35. De hoogte van de jaarlijkse bijdrage voor deelname aan het groepscertificaat bedraagt 600,00 EURO exclusief BTW (19%), zegge: zeshonderd euro exclusief BTW 19%. De hoogte van de brandstofvergoeding bedraagt 0,35 EURO per kilometer exclusief BTW (19%), zegge: vijfendertig eurocent per kilometer exclusief BTW 19%. De afstand wordt berekend vanaf Deventer naar het bezoekadres van het groepslid en terug naar Deventer. Groepsleden betalen bij gebruik van het Ecolabel ook een volume royalty aan MSCI. De hoogte van deze bijdrage is 0,5% van de omzet in MSC gecertificeerde vis en zal door MSCI gefactureerd worden. Groepsleden verplichten zich ertoe alle informatie (met uitzondering van financiële gegevens) over in- en verkoop van MSC gecertificeerde vis te verstrekken bij verzoek door MSC hiervan voor het uitvoeren van een traceback. Deze informatie dient bij voorkeur in het Engels te worden aangeleverd Controle door de certificeerinstelling Artikel 36. Artikel 37. Artikel 38. Artikel 39. Artikel 40. Artikel 41. De certificeerinstelling controleert de groepsmanager door een jaarlijkse audit van het groepscertificaat. De certificeerinstelling controleert op steekproefbasis groepsleden die deelnemen aan het groepscertificaat. De grootte van de steekproef wordt bepaald op basis van de vigerende MSC regels en vastgesteld door de certificeerinstelling in overleg met de groepsmanager. Groepsleden die via de steekproef zijn uitgekozen voor een audit door de certificeerinstelling worden door de groepsmanager hiervan op de hoogte gebracht. De kosten van de controle door de certificeerinstelling zijn inbegrepen in de bijdragen aan het groepscertificaat (zie artikel 30). Eventuele tekortkomingen (NON-Confomities) met de gestelde eisen welke tijdens de audit door de certificeerinstelling zijn geconstateerd, kunnen leiden tot CAR s. Deze CAR s worden door de certificeerinstelling via een auditrapport aan de groepsmanager medegedeeld. CAR s welke geconstateerd zijn bij groepsleden tijdens de controle door de certificeerinstelling worden door de groepsmanager aan de groepsleden doorgegeven en dienen binnen de gestelde termijn afdoende opgevolgd te worden Interne controle door de groepsmanager Artikel 42. Artikel 43. Artikel 44. De interne auditor van de groepsmanager controleert de groepsleden door een jaarlijkse interne audit. Deze jaarlijkse interne audit vindt plaats tussen een periode van 11 tot 13 maanden na de datum van toetreding + n jaar. De auditor schrijft een intern auditrapport naar aanleiding van de interne audit waarin alle Aanbevelingen en Tekortkomingen resulterend in CAR s zijn opgenomen. Er zijn drie categorieën tekortkomingen, te weten; een kleine, een grote en een kritieke afwijking. Elke categorie kent andere sancties, te weten: (a) Voor een kleine afwijking geldt een uiterlijke CAR opvolgingstermijn van 2 tot 6 weken. Versie 1, dd Pagina 5

6 Artikel 45. Artikel 46. (b) Voor een grote afwijking geldt een uiterlijke CAR opvolgingstermijn van 1 tot 2 weken. (c) Bij constatering van een kritieke afwijking wordt het groepslid per direct voor een periode van minimaal 6 maanden geschorst. De exacte opvolgingstermijn wordt door de interne auditor vastgesteld en kan per situatie verschillen. Bij afwijking van bovenstaande termijnen zal in die periode geen claim op MSC gecertificeerde vis gemaakt kunnen worden. Van elke uitgeschreven CAR zal bewijslast van opvolging geleverd moeten worden. De interne auditor van de groepsmanager beoordeelt de correctheid en volledigheid van deze bewijslast. De bewijslast wordt bewaard in het digitale dossier van het desbetreffende groepslid. Aanbevelingen welke tijdens een interne audit worden gedaan dienen ter verbetering van het gehanteerde COC systeem, maar zijn niet verplicht opgevolgd te worden Uitsluiting van deelname aan het groepscertificaat Artikel 47. Artikel 48. Artikel 49. Artikel 50. Artikel 51. Het niet tijdig opvolgen van CAR s naar aanleiding van (interne) audits kan leiden tot het tijdelijk schorsen van het groepslid door de auditor. Intrekking van deelname aan het groepscertificaat zal plaatsvinden na beslissing van de MSC vertegenwoordiger. Deze beslissing zal alleen genomen worden na uitvoerig onderzoek en overleg met de betrokken partijen. De volgende situaties kunnen leiden tot (tijdelijk) schorsen van het groepslid: (a) Het (intern) auditrapport bevat 1 of meerdere kritieke afwijkingen; (b) De termijn van de tijdens de (interne) audit uitgeschreven CAR s is verstreken zonder schriftelijke bewijsvoering van opvolging door het betreffende groepslid; (c) Het groepslid weigert de bijdragen zoals omschreven in artikel 28 binnen de betalingstermijn te betalen; (d) Het groepslid voldoet niet meer aan de gestelde eisen van toetreding tot de groep zoals genoemd in artikel 3. Schorsing van een groepslid is voor een periode van 6 maanden of langer als dit nodig is om de oorzaken afdoende aan te pakken. Tijdens deze periode zijn claims ten aanzien van MSC gecertificeerde vis niet toegestaan. Het groepslid krijgt in deze periode de kans om de afwijkingen en oorzaken ervan afdoende aan te pakken en kan het na minimaal 6 maanden na schorsing en een nieuwe interne audit eventueel weer toetreden tot de groep. Hiervoor zullen extra kosten in rekening gebracht worden. Als het groepslid de CAR s niet opvolgt binnen deze termijn volgt een intrekking van deelname aan het groepscertificaat en kan het betreffende groepslid voor een periode van minimaal 24 maanden niet opnieuw toetreden tot de groep. De groepsmanager heeft het recht om bij gerede twijfel aan de juiste intenties van een groepslid deze uit te sluiten van deelname aan het groepscertificaat. In die gevallen heeft het groepslid na bevestiging hiervan vier weken tijd om zich te kunnen verdedigen en zal in geval van discussie het oordeel van de certificeerinstelling gevraagd worden. Versie 1, dd Pagina 6

7 Artikel 52. Artikel 53. Artikel 54. Artikel 55. Artikel 56. Artikel 57. Deelname aan de groep is contractueel voor 3 jaar na toetreding en 3 jaar vanaf iedere verlenging. Tussentijdse uittreding uit de groep is niet mogelijk. Bij het niet nakomen van de contractuele verplichtingen van een groepslid geldt een boete van 600,00 EURO exclusief BTW (zegge zeshonderd euro) en directe uitsluiting uit de groep. Na de contractuele (3 jaar na toetreding en 3 jaar na iedere verlening) deelname aan de groep is het groepslid vrij om te beslissen of zijn deelname verlengd wordt. Hiertoe zal de groepsmanager contact met het groepslid opnemen voorafgaand aan de contractuele einddatum. Een groepslid dat niet langer deel uitmaakt van de groep mag op geen enkele wijze meer het Ecolabel gebruiken. Daarnaast mag op geen enkele wijze het COC nummer of groepscertificaatnummer gebruikt worden. Misbruik hiervan zal aan MSC gemeld worden. De afmelding van een groepslid ontslaat dit groepslid niet van het toelaten van de nodige audits zolang nog geen schriftelijke bevestiging van de intrekking van groepsdeelname door groepsmanager is afgegeven. Een (voormalig) groepslid kan na beëindiging van het contract niet overstappen naar een ander certificaat zolang er nog CAR s bij het groepscertificaat van De & D Consult open staan. De gegevens van een (voormalig) groepslid blijven minimaal 3 jaar na toetreding tot de groep bewaard. De unieke subcode achter het COC nummer zal binnen die periode niet opnieuw worden gebruikt Wijzigingen groepsregels Artikel 58. Artikel 59. Artikel 60. De groepsmanager behoudt zich het recht voor om wijzigingen in de groepsregels door te voeren. Mochten veranderende regels van MSC betrekking hebben op deze groepsregels dan zullen alle veranderingen doorgevoerd worden om aan de gestelde vigerende eisen te voldoen. De groepsmanager brengt de groepsleden op de hoogte van veranderingen in deze groepsregels. De laatste versie van de groepsregels zoals die aan de groepsleden zijn verstrekt, zijn de actuele en contractuele groepsregels en zijn van toepassing op alle groepsleden. Versie 1, dd Pagina 7