Green Direct Marketing Code

Transcriptie

1 Green Direct Marketing Code I N T E R A C T W I T H R E S P E C T

2 Green Direct Marketing Code De bdma heeft voor u een Green Code opgesteld met de DO s and DONT s op vlak van direct. Rekeninghoudend met deze richtlijnen kan u een efficiënte direct campagne opstellen die zowel rekening houdt met de efficiëntie van uw campagne als met de steeds belangrijker wordende ecologische factoren. Hoe aan Green direct doen? De manier waarop een direct actie al dan niet als green beschouwd wordt, wordt in grote mate beïnvloed door de verschillende ecologische aspecten die van toepassing zijn op die specifieke actie. Hieronder volgen enkele aandachtspunten waarmee men rekening kan houden en enkele tips hoe men hiermee ecologisch kan omspringen. Wat is de Green Direct Marketing Code? De Green Direct Marketing Code is een code opgesteld door de bdma met als doelstelling de bedrijven te sensibiliseren en te activeren om doelgericht en bewust om te springen met het milieu. Deze code geeft aan welke de aangewezen richting is die bedrijven kunnen volgen bij het hanteren van direct tools en dit op een ecologische manier. Waarom green direct? Er zijn 2 redenen waarom een bedrijf aan green direct zou moeten doen. Corporate & Social Responsibility Tegenwoordig zijn er ontzettend veel raakvlakken tussen Green en de verschillende aspecten van de bedrijfsvoering. Daarnaast wordt het als maar belangrijker dat bedrijven hun producten op een ecologisch verantwoorde manier promoten zodanig dat het merk niet beschadigd wordt. Economisch verantwoord Het concept van green direct heeft als doel om er voor te zorgen dat er minder afval is aan het begin van het proces en dat de productie aan het einde van het proces op een zo efficiënt en ecologisch mogelijk manier gebeurt. Aan het begin van het proces willen DM gebruikers eerst en vooral hun kanalen optimaliseren aan de hand van analyses en inzichten. Deze optimalisering, die zowel voor online als offline communicatie van kracht is, zal zorgen voor een vermindering van overtollige communicatie doordat de meest relevante boodschap wordt geleverd aan het meest relevante individu, op het meest relevante moment via het meest relevante kanaal. De productie aan het einde van dit proces moet zorgen voor een efficiënte levering van deze communicatie over een hele reeks van kanalen. De output van deze communicatie moet op een efficiënte manier gebeuren en volgens bepaalde green direct principes waardoor men kosten kan besparen. We kunnen dus stellen dat green direct bijdraagt aan 2 belangrijke strategische -doelstellingen. Enerzijds zal het bijdragen aan de kostenbesparing door minder afval en anderzijds zal het zorgen voor een verhoogde ROI door een betere targeting. Green direct als multi-channelstrategie Wanneer we spreken over green direct, hebben we het niet enkel over direct mail. We spreken hier over alle verschillende kanalen van direct, hun ecologische voetafdruk en de manier waarop we deze kunnen minimaliseren. Green moet dan ook worden opgenomen in de totale strategie en toegepast worden op alle gebruikte kanalen voordat we kunnen spreken over een green direct strategie. De verschillende direct tools en de ecologische aspecten die hiermee gepaard gaan waarmee uw bedrijf rekening kan houden zijn te vinden in de ecological checklist op p Focus op de doelgroep! Tegenwoordig zijn er ontzettend veel raakvlakken tussen Green en de verschillende aspecten van de bedrijfsvoering. Daarnaast wordt het als maar belangrijker dat bedrijven hun producten op een ecologisch verantwoorde manier promoten zodanig dat het merk niet beschadigd wordt. Targeting Informeer & biedt keuzes aan - Wijs bestaande en mogelijke klanten erop dat ze toekomstige contacten kunnen wijzigen of verwijderen, telkens u hen aanschrijft. - Informeer prospecten regelmatig dat ze zich kunnen in- of uitschrijven om materiaal al dan niet te ontvangen. - Biedt klanten incentives aan (zoals kortingen op hun volgende aankoop) wanneer ze u informeren over dubbele mailings en onjuiste adressen. Test aanbiedingen uit - Test een staal van een lijst vooraleer u de mailing naar de volledige lijst stuurt, want een sterkere targeting zorgt voor minder waste. - Test via de post en media verschillende versies van adverteer- en aanbiedingen uit om deze aanbieding en mediacombinatie te kiezen die voor de beste respons zorgt. Suppression Leg wegduwlijsten aan (lijst van klanten die aan het bedrijf hebben aangegeven niet meer te willen gecontacteerd te worden) - Leg wegduw-lijsten aan voor prospecten en klanten die in de toekomst niet langer door uw bedrijf wensen gecontacteerd te worden. - Leg een meer gedetailleerd wegduwbestand aan waardoor klanten en prospecten zich selectief uit de lijst van uw bedrijf kunnen uitschrijven, op basis van frequentie of categorie bijvoorbeeld. - Gebruik de Robinson PHONE en MAIL lijsten voor al uw direct acties. Meer info op Unsubscribe - Zorg altijd voor een duidelijk zichtbare unsubscribe in uw , zodanig dat je bericht niet als spam wordt gerapporteerd! Quality Zorg voor een cleane mailing list - Gebruik de databases met verhuizers en adreswijzigingen om uw mailinglist te zuiveren. - Gebruik gespecialiseerde diensten voor adrescorrectie. - Schrap tijdig namen van overleden personen uit uw databases. Gebruik hiervoor eventueel een wegduwbestand. Bundel data en ontdubbel - Stem externe lijsten op mekaar af om dubbels te vermijden. - Gebruik de meest efficiënte matching criteria om dubbels te minimaliseren. - Stem waar nodig externe lijsten af op andere in de handel verkrijgbare suppression bestanden. 2 3

3 2. Bezint eer ge print! Design, verpakking en papiergebruik in direct zijn een uitgelezen kans om milieubewust denken in de praktijk om te zetten. Minimaliseer dus het gebruik van milieuonvriendelijke elementen in enveloppen en postpakketten, en vergeet nooit dat papiergebruik een indicatie is over hoe milieubewust u bent. Recyclability Tracht zoveel mogelijk gerecycleerd en recycleerbaar materiaal te gebruiken zowel voor papiergebruik als voor verpakking - Gebruik zo veel mogelijk gerecycleerd papier. Het goede nieuws is dat gerecycleerd papier kwalitatief en qua prestaties evenwaardig is aan niet gerecycleerd papier en bovendien hoeft gerecycleerd papier niet duurder te zijn. - Algemeen wordt papier als gerecycleerd beschouwd wanneer het gerecycleerde vezelstof uit consumentenafval bestaat. Internationaal kent het FSC (Forest Stewardship Council) een FSC Recycled keurmerk toe aan papiersoorten vervaardigd met gerecycleerde pulp. Meer informatie vindt u op of - Zorg er indien mogelijk voor dat alle verpakkingmateriaal uit recycleerbaar, gerecycleerd, hergebruikt of herbruikbaar materiaal is vervaardigd. - Polywrap en vensterenveloppen zijn niet makkelijk te recycleren, beperk dus zoveel mogelijk het gebruik ervan. - Gebruik herbruikbare verpakkingen waardoor klanten voorwerpen in dezelfde verpakking kunnen terugsturen waardoor het terugstuurproces vlotter verloopt. Product use Neem de milieuaspecten mee op in uw keuze van product - U zult merken dat er een breed gamma aan duurzaam papier beschikbaar is, afkomstig uit bossen die verantwoord worden beheerd of waarvan een belangrijk deel van de grondstof bestaat uit gerecycleerde pulp, waardoor milieubewuste en tegelijk commercieel gerechtvaardigde keuzes mogelijk zijn. - Vermijd nodeloos verpakkingsmateriaal dat de goederen niet beschermt of de presentatie ervan niet verbetert. - Maak regelmatig een doorlichting van uw direct mail pakketten en test uit waar en wanneer het allemaal iets kleiner kan. - Test en gebruik indien mogelijk lichter papier. Gebruik lichtere of efficiëntere verpakkingsmaterialen die met minder gewicht toch dezelfde bescherming bieden. - Pas de zetspiegel van publicaties aan om afval te beperken. - Test en gebruik productiemethodes die overtollige print orders, materiaalverlies en afval dat inherent is aan het proces beperken. - Gebruik ink-jet, open adres vensters of andere milieuvriendelijke adresseertechnieken om uw behoefte aan vensterenveloppen en -pakketten te beperken. Drukwerkproductie Beperk de toxiciteit van printmateriaal - Vraag informatie over de samenstelling van de inkten, met name voor wat betreft de aanwezigheid van zware metalen. - Vraag bij offsetdruk naar inkt op basis van vegetale olie. Vegetale olie is afkomstig uit hernieuwbare bronnen en dergelijke inkt vermindert bovendien de hoeveelheid vluchtige organische stoffen die vrijkomen bij het drukken. Deze inkt is even makkelijk te verwijderen van papier bij recyclage. - Denk er echter aan dat inkt op basis van vegetale olie voorlopig niet beschikbaar is voor digitale of screen-printing. - Vermijd zo veel mogelijk het gebruik van schadelijke of belastende drukwerkveredeling die soms ook de recyclage kan bemoeilijken. Kies ecologische druktechnieken - Selecteer een drukkerij die de nieuwe technieken snel opneemt (zoals digitale en computer-to-plate (CTP) printing, pdf of virtuele proofing) die chemisch- en papierafval, maar ook emissies helpen beperken. - Kies voor drukkerijen die een erkend milieuzorgsysteem hanteren (EMAS of ISO 14001) en die duidelijke milieudoelstellingen hanteren (vb. reductie van CO 2 - voetafdruk) Meet de voetafdruk van je direct mail - Er bestaan steeds meer middelen om de CO 2 voetafdruk van je direct mail te meten. - Vraag je drukkerij of productiebedrijf of ze kunnen helpen met het meten van de carbon footprint van je direct mail. Steeds meer bedrijven hebben hiervoor uitgewerkte hulpmiddelen om de CO 2 -voetafdruk te verminderen. - Enkele recente voorbeelden: De carbon meter van bpost, Go Green van DHL of klimaatneutraal drukken van Artoos. Wat kan je in je kantooromgeving doen? Denk goed na voor je een hardcopy maakt! - Print geen onnodige dingen af die later toch maar in de prullenmand verdwijnen. - Zorg er voor dat hardcopy s van s enkel gemaakt worden indien dit echt nodig is! - Plaats onderaan uw een opmerking zodanig dat je de ontvanger eraan herinnert om goed te overwegen of een hardcopy nodig is. Vergeet eveneens niet dat ook het doormailen van een een impact heeft op het milieu. Hieronder enkele voorbeelden: Please help us save paper before printing & forwarding this , ask yourself whether you need a hard copy Please consider the environment before printing & forwarding this mail. - Vermijd hardcopy s van een fax, maak een scan zodanig dat je geen papier verspilt. Refill i.p.v. replace - Tracht uw inktpatronen te hergebruiken door ze te vullen in plaats van een nieuw inktpatroon te plaatsen. 4 5

4 3. Weet wie je date! Als direct marketeer is het heel belangrijk om uw relaties te onderhouden. Het is dus belangrijk dat je weet met wie je samenwerkt en weet wat de visie is van uw partners in de productieketen. Vergeet niet dat het ecologische beeld van uw bedrijf afhankelijk is van uw partners. Partners Tracht samen te werken met de juiste partners die zich reeds bewezen hebben op ecologisch vlak. Volgende labels helpen u hierbij: Het FSC-label, een afkorting voor Forest Stewardship Council, staat vermeld op hout- en papierproducten. Het label garandeert dat het hout en papier afkomstig is uit verantwoord beheerde bossen, waarbij het beheer rekening houdt met het milieu, de sociale dimensie en de economie. Dit label wordt als enige door NGO s erkend. Op onderstaande website vindt u naast uitleg over het FSC-label tevens een link naar een online leveranciergids voor FSC-gelabelde producten in België. PEFC staat voor Programme for the Endorsement of Forest Certification Schemes. Dit is een internationaal overkoepelend organisme, opgericht op initiatief van boseigenaars uit verschillende Europese landen. PEFC is gebaseerd op wederzijdse erkenning van verschillende nationale boscertificeringssystemen. Dit label stelt algemeen genomen minder strenge eisen dan FSC en heeft niet dezelfde bekendheid bij consumenten. Meer informatie over het label vindt u op de website Het Europees Ecolabel kan vrijwillig worden aangevraagd door producenten en invoerders van bepaalde (categorieën van) producten, op voorwaarde dat deze producten voldoen aan vastgestelde eisen. Voor diverse productgroepen zijn criteria opgesteld waaronder papierproducten, (vaat)wasmachines, bodemverbeteraars, matrassen, verf en vernis. Voor een actueel overzicht van de productgroepen verwijzen wij u graag naar de website Overtuig uw klanten! Soms staan klanten heel sceptisch tegenover milieubewuste keuzes van bedrijven. Om anderen van uw goede bedoelingen te overtuigen is het daarom belangrijk uw standpunt op een duidelijke en rechtlijnige manier te communiceren. Communication Maak gebruik van correcte labels - Zorg er voor dat je toestemming hebt om bepaalde labels te gebruiken. - Gebruik de correcte recyclage symbolen. - De zogenaamde Moebius loop wordt gebruikt om aan te duiden dat een bepaald product vervaardigd is van (een bepaalde hoeveelheid) gerycleerd materiaal, maar ook om aan te geven dat het recycleerbaar is (en dus om de ontvanger aan te moedigen om het te recycleren) - Zorg ervoor dat alle milieulabels duidelijk, eerlijk en specifiek zijn. Zo komt het veel overtuigender over te vermelden dat uw materiaal is gedrukt op gerecycleerd papier dat 20% afval na consumptie bevat, dan dat het Op gerecycleerd papier is gedrukt. Communiceer met je klanten - Moedig klanten aan om ecologisch te werk te gaan, vraag klanten om indien nodig materialen te hergebruiken, terug te sturen of te recycleren. - Overdrijf niet: maak duidelijk dat u enkel uw steentje probeert bij te dragen en niet de planeet probeert te redden. - Nodig anderen uit uw voorbeeld te volgen. Verschillende domeinen van green direct We hebben voor de eenvoud 2 verschillende domeinen gespecificeerd zodanig dat het voor u gemakkelijker is als we het hebben over direct. Elk domein heeft zijn eigen specifieke kenmerken en ecologische aandachtspunten. Enerzijds hebben we de digitale direct en anderzijds de direct mail. Beide domeinen moeten voor de juiste redenen gebruikt worden om de ecologische impact te verminderen. Afhankelijk van uw bedrijf en de strategische keuzes die u gemaakt heeft zal er een evenwicht tussen beide domeinen moeten worden gezocht om zo de juiste combinatie te vinden. In de ecological checklist op deze pagina vindt u beide domeinen terug elk met de mogelijke tools en de ecologische factoren die hierop van toepassing zijn. De International Standards Organisation heeft onder meer de ISO norm vastgelegd. Een bedrijf dat de conformiteit met die norm kan voorleggen heeft een gedocumenteerd milieuzorgsysteem en een bijbehorend plan voor de reductie van grondstoffen, energie en afvalstromen. Het Europese Eco-Management and Audit Scheme wordt als iets strenger beschouwd dan ISO Het is eigenlijk een vergelijkbare norm maar voegt nog een rapporteringsplicht toe. Ecological Checklist PRINT DIGITAL Marketing channels Ecological aspects Direct mail Doorto-door mailings Publications inserts Field Customer magazines Mobile Tele-/Fax DRTV/iDTV 1 Targeting 2 Suppression 3 Quality 4 Recyclability NM NM NM NM NM 5 Product use NM NM NM NM NM 6 Ink and finishes NVT NVT NVT NVT NVT 7 Printing NVT NVT 8 Partners 11 Communication Social Media Legende: NVT: Niet Van Toepassing. NM: Niet Meetbaar 6 7

5 Referenties FEDMA: Federation of European Direct and Interactive Marketing DMA: Direct Marketing Assoiciation IDMA: Irish direct association Green DM Ovam Paper Chain Forum Hoofdopdracht van Paper Chain Forum is de verspreiding van informatie over de relatie tussen het papier en het milieu, in de meest ruime zin. Labelinfo Fostplus Meewerken aan de Green Direct Marketing Code Wenst u zelf mee te werken aan de Green Direct Marketing Code van de bdma of heeft u zelf enkele tips voor dit ecologische initiatief? Aarzel niet om met ons contact op te nemen! Belgian Direct Marketing Associations (bdma) Noordkustlaan 1 BE-1702 Groot-Bijgaarden Tel : info@bdma.be