PLAN VAN AANPAK VERKENNING

Transcriptie

1 PLAN VAN AANPAK VERKENNING INFORMATIEVOORZIENING SOCIALE DOMEIN (VISD) Organiseren en innoveren van de informatievoorziening sociaal domein 1

2 Versiebeheer Versie Datum Wijziging Distributie: oktober oktober e concept Uitgebreide Opdrachtbrief verwerkt Joost Broumels Cees Hamers Cees Hamers Begroting en projectkaarten stap 1 opgenomen Joost Broumels oktober 2012 Commentaar VNG verwerkt Governancestructuur toegevoegd Cees Hamers/Joost Broumels oktober 2012 Afronding tekst concept Cees Hamers/Joost Broumels Plan_van_aanpak_VISD_v0.4.docx 2

3 Inhoud Inleiding... 5 Achtergrond en vraagstelling... 5 Opdracht... 6 Doelstelling Verkenning... 8 Leeswijzer... 6 Op te leveren resultaten... 8 Stap 1: Voorbereiden en verkennen draagvlak;... 8 Stap 2: Inventarisatie en analyse bestaande ICT-voorzieningen en standaarden... 9 Stap 3: Uitwerken globaal functioneel ontwerp 1-klant 1-plan 1-informatievoorziening... 9 Stap 4: Kosten-baten analyse en advies over vervolg... 9 Beschrijving... 9 Uitgangspunten... 9 Interactieve en iteratieve aanpak Agile-benadering Projectorganisatie en participatie Werken in regio s Initiatiefgemeenten Klankbordgroepen Digitale samenwerkingsomgeving Rol KING/VNG Welke regio s Communicatie Aansturing en begeleiding Tijd & Resources Risicoanalyse Bijlage Projectkaarten Stap 1 Voorbereiden en verkennen draagvlak a. Uitgewerkt plan van aanpak b. Quick-scan informatiebehoefte en belemmeringen m.b.t. integrale intake en casemanagement c. Starting Gateway Informatievoorziening Sociaal Domein Stap 2 Inventarisatie en analyse van bestaande ICT voorzieningen en standaarden Plan_van_aanpak_VISD_v0.4.docx 3

4 Stap 3 Uitwerken globaal functioneel ontwerp 1 klant 1 plan 1 informatievoorziening Stap 4 Kosten-baten analyse en advies over vervolg Plan_van_aanpak_VISD_v0.4.docx 4

5 1. Inleiding De komende jaren krijgen de gemeenten forse nieuwe taken in het sociale domein. De voorbereiding voor de nieuwe Jeugdwet is in volle gang. De verwachting is dat het nieuwe kabinet zal doorgaan met de decentralisatie van de begeleiding naar de Wmo, en de bundeling van regelingen aan de onderkant van de arbeidsmarkt (werken naar vermogen). Daarbij staan de gemeenten voor de opdracht om te bezuinigen op de uitvoeringskosten en de administratieve lasten voor burgers én professionals te verlagen. 1 Als gevolg van de ontwikkelingen in het sociale domein worden gemeenten geconfronteerd met vragen op het terrein van ICT, informatiebeleid, standaardisatie van werkprocessen, privacy en gegevensbeveiliging. Het is van belang dat álle bij de decentralisaties betrokken partijen de gemeenten voorop zich een beeld vormen van hoe de informatievoorziening in het sociale domein vorm kan krijgen. De inzet van ICT is geen een doel op zich. Door ICT slim in te zetten kunnen gemeenten besparen op de uitvoeringskosten en administratieve lasten reduceren. Daarnaast helpt ICT innovaties door te voeren en nieuwe vormen van dienstverlening mogelijk te maken. 2. Achtergrond en vraagstelling Er kan en zal geen sprake zijn van een blauwdruk of grand-design voor de informatievoorziening in het sociale domein. Immers, de contouren van het sociale domein en de beoogde dienstverlening zijn nog niet uitgekristalliseerd. De benodigde en gewenste informatievoorziening zal vanuit de praktijk en vanuit de uitvoeringsvragen moeten ontstaan. We willen bovendien aansluiten bij wat er al is, maar er zullen ook nieuwe procesbeschrijvingen, berichtenstandaards en nieuwe ICT-voorzieningen nodig zijn. Bij de verschillende decentralisatieoperaties zijn al projecten over ICT en informatievoorziening in gang gezet. Mede hierom is het nodig om snel te starten met een verkenning naar hoe ICT de uitvoering in het sociale domein kan ondersteunen. Ten eerste, gemeenten beginnen nu met het ontwikkelen van nieuwe werkwijzen. Nu is er nog ruimte om gezamenlijke standaarden voor gegevens en werkprocessen te ontwikkelen en gemeenten hierop te laten aansluiten. Ten tweede, zolang de wetgeving nog niet is vastgesteld is er nog ruimte om gebruik van standaarden en gegevensuitwisselingen in de wet te borgen. De verkenning zal een beeld moeten geven van de mogelijkheden, maar ook (juist!) van de belemmeringen en risico s, zoals wettelijke beperkingen. Van gezamenlijke oriëntatie naar verkenning 1 De visie van de VNG op deze taken is beschreven in de notitie Bouwen op de kracht van burgers naar een krachtige en samenhangende aanpak op het sociale domein. Deze notitie is in de Bijzondere Algemene Ledenvergadering van de VNG op 12 oktober vastgesteld. Zie ook: Plan_van_aanpak_VISD_v0.4.docx 5

6 De afgelopen zomer is gestart met twee expertmeetings met medewerkers van de betrokken departementen, enkele gemeenten, VNG, KING en enkele ketenpartners (zoals Jeugdzorg Nederland). Vragen die hierbij zijn onderzocht zijn vragen als: Hoe hangen de reeds lopende projecten samen en hoe kunnen ze elkaar versterken? Wat is de rol van de burger? Hoe kunnen de administratieve lasten fors verlaagd worden? Welke werkende en herbruikbare oplossingen zijn voorhanden in de huidige uitvoeringspraktijk en geschikt voor de toekomst? Hoe sluit dit aan op de beweging naar een Compacte (rijks)overheid, de basisregistraties en het i-nup? Welk beleids- en verantwoordingsinformatie is straks nodig? En hoe kan de balans gevonden worden tussen een effectieve gegevensuitwisseling en het zorgvuldig gebruik van privacygevoelige gegevens en in de nieuwe wetgeving voldoende worden geborgd? Deze eerste gezamenlijke oriëntatie heeft geleid tot een samenwerking tussen departementen, VNG en gemeenten om een Verkenning te doen op de Informatievoorziening Sociaal Domein (VISD). Deze verkenning moet in juli 2013 afgerond zijn. De VNG heeft KING opgedragen de verkenning in samenwerking te doen met een tiental gemeenten. De opdracht is beschreven in het document Uitgebreide opdrachtbrief Verkenning Informatievoorziening Sociaal Domein van de VNG d.d. 16 oktober Volgens de opdracht heeft de verkenning de volgende kenmerken 2 : Het project loopt van oktober 2012 tot en met juli Meedoen aan de verkenning dient voor de deelnemende gemeenten zelf ook meerwaarde te hebben Ketenpartners en leveranciers worden nadrukkelijk mee betrokken bij de verkenning Er is een klankbord met vertegenwoordiging van gemeenten maar ook VIAG, IMG 100K+ en G4. De inhoud wordt ontleend aan reële casussen aan te leveren door de deelnemende gemeenten KING is verantwoordelijk voor de uitvoering en de kwaliteit van de op te leveren resultaten. 3. Leeswijzer Dit plan van aanpak is gebaseerd op de Uitgebreide Opdrachtbrief Verkenning Informatievoorziening Sociaal Domein van de VNG d.d. 16 oktober Het plan van aanpak volgt volledig de lijn van de opdracht, de achterliggende visie en voorziet in de levering van de gevraagde deelproducten. In paragraaf 4, 5 en 6 is respectievelijk de opdracht, doelstelling en op te leveren resultaten beschreven. Per op te leveren resultaat is in de bijlage een meer gedetailleerde projectkaart opgenomen die o.a. de nadere aanpak, betrokkenen, inzet en planning vastlegt. In de eerste versie van het plan van aanpak zijn voor stap 1 voorbereiden en verkennen draagvlak de eerste drie projectkaarten uitgewerkt. De overige projectkaarten worden voor de start van de tweede stap 2 Zie pagina 15 van het document Uitgebreide opdrachtbrief Verkenning Informatievoorziening Sociaal Domein voor een toelichting op deze kenmerken. Plan_van_aanpak_VISD_v0.4.docx 6

7 opgeleverd aan de stuurgroep VISD en gevoegd als bijlagen bij dit plan van aanpak. De realisatie van een deelproduct begint pas als vooraf de projectkaart door de stuurgroep VISD is goedgekeurd. Naast de overall uitgangspunten (7), beschrijven we ook de iteratieve en interactieve aanpak die past bij de aard van de verkenning (8). De projectorganisatie (9), de aansturing en relatie opdrachtgever-opdrachtnemer (10), de inzetraming en dekking (11). Een overzicht van risico s en beheersmaatregelen vormt het laatste deel van dit plan van de aanpak. 4. Opdracht De opdracht die is geformuleerd luidt: Voer, samen met een representatieve groep gemeenten, een verkenning uit naar de te organiseren en innoveren informatievoorziening in het sociale domein. De opdracht valt uiteen in de volgende deelopdrachten 3 : 1. Beschrijf het principe van 1-gezin 1-plan 1-informatievoorziening: Beschrijf welke gegevens nodig zijn om de uitvoering in het sociale domein volgens dit principe in te richten, verken uit welke bronnen deze gegevens betrokken kunnen worden en beschrijf hoe partijen (gemeenten, ketenpartners en burgers) met elkaar deze informatie kunnen uitwisselen. Verken in hoeverre het mogelijk, nodig en wenselijk is om deze uitvoering met behulp van ICT te ondersteunen en beschrijf welke functionele ICT-componenten dan aanvullend of vervangend nodig zijn om de dienstverlening mogelijk te maken. 2. Onderzoek haalbaarheid en draagvlak: onderzoek of het realiseren van de benodigde informatievoorziening en standaardisatie in de praktijk haalbaar zijn en of er bij de gemeenten, departementen, ketenpartners en ICT-leveranciers draagvlak is om een dergelijke ICT-voorziening breed in de gemeenten in te voeren. 3. Bepaal standaarden voor gegevens en werkprocessen: Stel voor het sociale domein een eerste versie op van een standaard gegevensset (eenheid van taal) en gestandaardiseerde werkprocessen. Inventariseer hoe de uitvoeringsprocessen nu verlopen en inventariseer welke systemen op dit moment gebruikt worden. Geef een advies hoe vanuit de huidige situatie het principe van 1 klant 1-plan 1-informatievoorziening breed in gemeenten ingevoerd kan worden. 4. Beschrijf de belemmeringen en mogelijkheden als gevolg van de beoogde informatievoorziening: deze kunnen inhoudelijk, technisch, bestuurlijk, of juridisch (privacy) zijn. Geef bij de geconstateerde belemmeringen een advies hoe ze weggenomen kunnen worden. 5. Geef een overzicht van de kosten en opbrengsten: geef een globale raming van de kosten en opbrengsten van de invoering van de voorgestelde informatievoorziening en standaarden (en eventueel van de voorgestelde ICT-voorzieningen). Beschrijf wat er nodig is (financieel, bestuurlijk, juridisch, technisch) om de nieuwe oplossingen voor het sociale domein te realiseren. De beschrijving moet als basis kunnen dienen voor besluitvorming over het vervolg (onder andere de vraag over het wel/niet realiseren van landelijke ICT-voorzieningen ter ondersteuning van het sociale domein). 3 Pagina 4 opdrachtbrief Plan_van_aanpak_VISD_v0.4.docx 7

8 6. Leg een relatie met het project (ROMA) KING heeft deze opdrachtformulering geaccepteerd. Onderliggend plan van aanpak is een gedetailleerde uitwerking van de manier waarop KING de opdracht zal operationaliseren. 5. Doelstelling van de verkenning Doelstelling van het uit te voeren project is: Doorbreek verkokerd werken van organisaties, langs de lijnen van de eigen organisaties, en binnen de kaders van de materiewetten. Schep samenhang. De huidige organisatie-inrichting en informatievoorziening zijn onvoldoende in staat een samenhangend beeld van de klant te vormen en in samenhang een passend dienstenaanbod te leveren. Zorg dat daar verbetering in komt. Zorg dat de gemeenten de regie kunnen voeren over de vele organisaties die in het sociale domein werkzaam. Breng samenhang en overzicht aan in het dienstenaanbod en in het veld van aanbieders. Faciliteer zelfredzaamheid van de klant en creëer (ICT-)voorzieningen waarmee de klant (waar dat kan) zijn/haar eigen ondersteuning kan organiseren. Geef de klant daarbij zelf voldoende inzicht in de mogelijkheden en het aanbod. Verlaag de administratieve lasten voor burgers én professionals. De verschillende lijnen van verantwoording, toezicht, inspectie, kwaliteitsbewaking en beleidsvorming stellen elk hun eigen (omvangrijke) eisen aan de informatievoorziening binnen de uitvoering. Verminder bureaucratisering van de uitvoering. 6. Op te leveren resultaten Conform de opdracht verloopt de verkenning in vier stappen die (gedeeltelijk) parallel afgewerkt zullen worden en elke stap heeft een concreet aantal te leveren producten/resultaten. Hieronder staan de resultaten samengevat. In de bijlagen (projectkaarten) staan de stappen uitgewerkt en is aangegeven hoe het resultaat bereikt gaat worden, welke inspanning geraamd wordt en van wie. Op te leveren deelproducten: Stap 1: Voorbereiden en verkennen draagvlak; 1. Uitgewerkt Plan van Aanpak, inclusief een lijst met deelnemende gemeenten, en een uitwerking van de deelprojecten in projectkaarten. 2. Quick-scan informatiebehoefte en belemmeringen m.b.t. integrale intake en casemanagement. Deze quick-scan dient uiterlijk 9 november 2012 afgerond te zijn. 3. Starting Gateway Informatievoorziening Sociaal Domein: Een advies over het (bestuurlijk) draagvlak bij gemeenten, rijk, ketenpartners en ICT-leveranciers om te komen tot een herziening van de informatievoorziening in het sociale domein. Plan_van_aanpak_VISD_v0.4.docx 8

9 Stap 2: Inventarisatie en analyse bestaande ICT-voorzieningen en standaarden 4. Inventarisatie van bestaande ICT-voorzieningen (en hun samenhang) in de drie domeinen, en analyse van herbruikbaarheid. 5. Inventarisatie van processen en informatiestromen (gegevensoverdracht) 6. Globaal procesmodel sociaal domein 7. Gegevensstandaard sociaal domein 8. Advies over de benodigde aanpassingen aan GEMMA en StUF Stap 3: Uitwerken globaal functioneel ontwerp 1-klant 1-plan 1- informatievoorziening 9. Een globaal functioneel ontwerp van hoe het principe van 1-klant 1-plan 1-informatievoorziening en een advies hoe dit in een ICT-oplossing kan worden vormgegeven 10. Een advies hoe met behulp van ICT de zelfredzaamheid van de klant kan worden versterkt 11. Een advies hoe de administratieve lasten voor burgers en professionals kunnen worden verlaagd 12. Een advies over de privacyaspecten van een samenhangende informatievoorziening in het sociale domein. 13. Een advies over verticale en horizontale verantwoording. Stap 4: Kosten-baten analyse en advies over vervolg Beschrijving 14. Kosten-baten analyse 15. Advies over het vervolg 7. Uitgangspunten Algemeen De verkenning bouwt zoveel mogelijk voort op al bestaande en bewezen oplossingen. Deze bestaande systemen kunnen zowel inhoudelijk zijn (zoals gegevenssets) als technisch (zoals infrastructuren); De verkenning sluit zoveel als mogelijk aan bij lopende ontwikkelingen en projecten. Een inventarisatie hiervan maakt onderdeel uit van dit plan van aanpak en is opgenomen in bijlage 1. Hierin wordt tevens een voorstel gedaan hoe de samenhang en betrokkenheid te organiseren. Het globaal functioneel ontwerp voor 1-klant 1-plan 1-informatievoorziening en de overige producten van de verkenning worden organisatie- en structuuronafhankelijk ontwikkeld. Zij dienen bruikbaar te zijn in verschillende domeinen en flexibel schaalbaar te zijn als de komende jaren nieuwe verschuivingen in taken in de AWBZ, de Zvw en/of de Wmo plaatsvinden. Zij worden onderdeel van de door te ontwikkelen GEMMA-portfolio (GEMMA 2.0) Investeringsbesluiten voor het vervolg kunnen alleen genomen worden op basis van een positieve kosten-baten-analyse. Plan_van_aanpak_VISD_v0.4.docx 9

10 Methodisch Ontwikkelen van ideeën en concepten vindt plaats vanuit de praktijk, gebaseerd op ervaringen in de praktijk, met betrokkenheid van professionals bij gemeenten, ketenpartners en ICTleveranciers en van klanten / burgers. Waar mogelijk werken we in de regio aan de verschillende projecten uit deze verkenning en gezamenlijk in de op te richten digitale community. We maken gebruik van relevante instrumenten en hulpmiddelen die ontwikkeld zijn bij de programma s LRKP, Operatie NUP en Operatie BRP, zoals impactanalyses, i-spiegel, monitoring, FAQ s, leveranciersmanagement en de Business Case methodieken. Voor de oplevering van deelproduct 13: Een advies over verticale en horizontale verantwoording gebruiken we de kennis en instrumenten van KING inzake benchmarking en Waarstaatjegemeente. 8. Interactieve en iteratieve aanpak De aanpak is interactief want de opdracht aan KING is gemeenten, huidige actoren binnen het veld én bestaande transitie-initiatieven te betrekken bij het uitvoeren van dit plan van aanpak. Betrekken betekent in dit geval dat de deskundigheid van deze gemeenten en professionals uitgangspunt is voor de inhoud van de te leveren resultaten. KING faciliteert de gedachtenvorming, analyseert verschillen in visies en/of procesbeschrijvingen, deelt de ideeën en is penvoerder. Dat alles volgens het principe: denken, delen en doen. Met de 10 gemeenten die deze verkenning ter hand nemen maakt KING door B en W bekrachtigde afspraken over hun bijdragen en de waarde die de verkenning voor deze gemeenten zelf moet hebben. Niet alle gemeenten zullen alle deelopdrachten verkennen, maar het is wel de bedoeling dat meer gemeenten gelijktijdig nadenken over dezelfde vragen zodat het mogelijk is om verschillen te constateren en te verwerken. Op basis hiervan kunnen we generieke aspecten onderscheiden van specifieke situaties. KING zorgt ervoor dat alle 15 op te leveren deelproducten ergens bij een of meer gemeenten belegd zijn. KING regisseert dus de inbreng van gemeenten bij de uitwerking van de deelproducten. De aanpak is ook iteratief, de opdrachtbrief geeft daartoe de argumentatie: De contouren van het sociale domein en de beoogde dienstverlening zijn nog niet uitgekristalliseerd. Er kan en zal daarom geen sprake zijn van een blauwdruk of grand-design voor de informatievoorziening in het sociale domein. De benodigde en gewenste informatievoorziening zal vanuit de praktijk en vanuit de uitvoeringsvragen moeten ontstaan 4. Dat betekent niet alleen dat inhoud vanuit de uitvoeringsvragen stap voor stap vorm krijgt maar dat het plan van aanpak ook werkende-weg nadere concretisering krijgt. Het plan van aanpak is een dynamisch plan dat KING in de eerste maanden van het project steeds verder concretiseert in projectkaarten voor alle 15 op te leveren deelproducten. Bij de start van de verkenning heeft KING van de deelproducten van stap 1: voorbereiding en verkenning draagvlak in projectkaarten per deelproduct uitgewerkt en voor de andere drie stappen een globalere projectbeschrijving per stap opgesteld. Voor de raming van de uitvoeringskosten, de sturing en verantwoording van de verkenning moet deze mate van concretisering toereikend zijn. Voor de acceptatie van de resultaten zijn voor alle op te leveren deelproducten projectkaarten nodig. De eerste drie kaarten zijn een voorbeeld voor de verder 4 Zie Uitgebreide Opdrachtbrief pagina 3. Plan_van_aanpak_VISD_v0.4.docx 10

11 concretisering van de overige. Binnen de uitvoering van stap 1 stelt KING deze resterende projectkaarten op. Agile-benadering Projecten kennen drie hoekstenen voor de besturing: tijd, geld en overeengekomen resultaat (scope). Bij projecten die nog veel onzekerheid kennen of over nieuw nog te doorgronden denkbeelden gaan zoals deze verkenning, moeten we zorgvuldig omgaan met het vastzetten van alle drie de hoekstenen. Ook omdat er een groot aantal partijen betrokken is en draagvlak belangrijk is. Daarom volgen we een zogenaamde agile-benadering. Dat betekent dat we in dit geval via de stuurgroep voortdurend moeten bekijken of het gelijktijdig vastzetten van zowel geld, tijd als scope tot het goede resultaat leidt. Misschien is er reden om scope, geld of tijd aan te passen. Bijvoorbeeld door time-boxing (verkleinen van scope) of budget verruiming. Het principe is dat er 15 deelprojecten binnen de begroting van.,- eind juli 2013 gereed zijn. Maar een transparante rapportage over de voortgang zal tot een discussie moeten kunnen leiden over de diepgang van de verkenning en of het allemaal haalbaar is. KING is verantwoordelijk voor deze regelmatige rapportage aan de stuurgroep VISD. 9. Projectorganisatie en participatie. Gemeenten hebben zich aangemeld om te participeren in de Verkenning. Om op korte termijn het gevraagde te kunnen leveren is het aantal gemeenten waar KING de workshops mee organiseert vastgesteld op 10. Deze gemeenten noemen we de initiatiefgemeenten, zij betrekken zelf de regiogemeenten en de professionele (uitvoerings-) organisaties bij de ideevorming. Alle initiatiefgemeenten hebben een vaste vertegenwoordiger in een te vormen klankbordgroep visie en realisatie. Werken in regio s Zwaartepunt in de werkwijze is en blijft liggen bij de regionale aanpak die gemeenten en/of samenwerkende gemeenten reeds in gang hebben gezet. Immers, deze actoren kennen elkaar en weten ook dat ze het met elkaar moeten doen. Als KING sluiten we aan bij regionale verbanden en initiatieven die er zijn of faciliteren we de regio bij het opzetten hiervan. Samenhang en integraliteit in de aanpak staan voorop. Dit geldt ook voor de regionale overleggen met professionele organisaties in de uitvoering. Voor selectie van deelnemende actoren zijn enkele zaken van belang: We zijn nadrukkelijk op zoek naar gemeenten/regio s die geloven in deze gezamenlijke aanpak en hieraan willen bijdragen. (formeel) commitment vanuit deze gemeenten/ regio s voor deze gezamenlijke aanpak is essentieel; Onder regio verstaan we een groep gemeenten die reeds regionaal georganiseerd zijn of samenwerking zoeken op dit thema decentralisaties en dit gezamenlijk oppakken. Bij voorkeur sluit het aan op de regiovorming die in het kader van de jeugdwet wordt voorgesteld dan wel de arbeidsmarktregio s die zijn aangewezen. Plan_van_aanpak_VISD_v0.4.docx 11

12 Kennis meenemen uit het sociaal domein (of een van de deeldomeinen) en de gerelateerde ketenpraktijk is een voorwaarde evenals de relatie kunnen leggen tussen inhoud en informatievoorziening (proces- en informatiearchitectuur, applicatielandschap, ketens); Waar nodig houden we bijeenkomsten centraal in het land en/of bij gemeenten. We richten ook een digitale samenwerkingsomgeving in. Per regio organiseren we een startup in de vorm van een regionale werksessie. Hierin besteden we (1) aandacht aan de inhoud (verdiepen van de inrichtingsprincipes 1 plan, 1 klant, 1 informatievoorziening en zelfredzaamheid ) en (2) maken we afspraken over de specifieke ondersteuningsbehoefte per regio. In onderstaand format is per thema en per deeldomein aangegeven wat de accenten kunnen zijn per regio (zie bijlage 2). Tenslotte stellen we ook een samenwerkingscontract (3) op waarin staat op welke ondersteuning de gemeenten vanuit de Verkenning kunnen rekenen, wat de waarde is die gemeenten terug willen zien voor hun inspanning en welke inspanning de gemeente aan de Verkenning levert in kennis en uren. KING verwacht dat het College van B en W van betrokken gemeente dit contract tekent. Initiatiefgemeenten Gemeenten hebben zich aangemeld om te participeren in de Verkenning. Om op korte termijn het gevraagde te kunnen leveren is het aantal gemeenten waar KING de workshops mee organiseert vastgesteld op 10. KING maakt een lijst van de gemeenten waar een succesvolle intake mee heeft plaatsgevonden. Deze lijst met initiatiefgemeenten, waar representativiteit voldoende geborgd is, wordt ter bekrachtiging voorgelegd aan de opdrachtgever VNG. De initiatiefgemeenten betrekken dus zelf de regiogemeenten en de professionele (uitvoerings-) organisaties bij de ideevorming. Door onderstaande tabel met de initiatiefgemeenten in te vullen zorgt KING ervoor dat alle aspecten van de informatievragen voldoende door de verschillende regio s afgedekt worden. ROMA gemeenten Nieuwegein, Veldhoven en Ede Regio.. Ervaring wordt vooral opgedaan op het gebied van Jeugd Begeleiding Werk en inkomen Onderwijs Inkijk en klantbeeld Processturing Verwijsindex en signalering Casusoverleg Social media en e-ondersteuning Toezicht, verantwoording en beleidsinformatie Ketensamenwerking Plan_van_aanpak_VISD_v0.4.docx 12

13 Regionale samenwerking Migratie en transitie Privacy en doelbinding Alle initiatiefgemeenten hebben een vaste vertegenwoordiger in de klankbordgroepen, zoals hieronder beschreven. Per regio is er voor KING een aanspreekpunt. Als onderligger stellen we per regio een compacte agenda op met daarop de activiteiten die we in dit kader gezamenlijk gaan uitvoeren. Klankbordgroepen Om de kennis van de individuele gemeenten te delen en te verrijken organiseert KING twee Klankbordgroepen. Een klankbord met vertegenwoordigers uit de deelnemende initiatiefgemeenten op de inhoudelijke aspecten van de decentralisatie (de business). Dit is de Klankbordgroep visie en realisatie. Met business bedoelen we hier nadrukkelijk de binnengemeentelijke dialoog tussen de professional (bv directeuren sociaal domein), de dienstverlening (bv de directeuren dienstverlening) en I&A (bv de hoofden I&A dan wel CIO s). Naast de betrokkenheid van de initiatiefgemeenten organiseert KING rond de uitvoering van de opdracht reviewgroepen waarin zitting hebben een vertegenwoordiging van andere gemeenten, de provincies en de koepelorganisaties. Als counterpart voor de klankbordgroep met de domeinkennis organiseert KING een Klankbordgroep Ondersteuning en Bedrijfsvoering voor het bespreken van de informatievragen. Deze klankbordgroep is samengesteld uit vertegenwoordigers van drie expertgroepen. Een expertgroep ICT bestaande uit informatiemanagers van de initiatiefgemeenten, de VIAG, de IMG 100K+ en de G4. Bovendien is met D!mpact/GovUnited afgesproken hierin te participeren namens samenwerkende gemeenten. De expertgroepen leveranciers, waaronder de huidige leveranciers aan gemeenten & de beheerders van de applicaties van organisaties waar de gemeenten intens mee moeten samenwerken en via een eigen expertgroep de zorginstellingen en aanbieders. Het begrip leveranciers heeft dus in de Verkenning een brede betekenis. Tenslotte een expertgroep vanuit de departementen die zich buigt over voorstellen rond privacy, beleidsverantwoording en relaties tussen de informatievraagstukken en de regelgeving. Deze expertgroep zal grotendeels bestaan uit een selectie van de deelnemers aan de expertmeetings van afgelopen zomer (zie paragraaf 2). De VNG heeft altijd toegang tot workshops en projectgroepen in de rol van opdrachtgever. De VNG en de Departementen hechten eraan dat burgers en belangengroepen op een of andere manier betrokken worden. In deze Verkenning is dat een vraag die KING aan de gemeenten zal stellen. KING ondersteunt desgevraagd daarbij. Voor het verdere verloop van de decentralisaties zal Plan_van_aanpak_VISD_v0.4.docx 13

14 op basis van de ervaringen opgedaan in de verkenning KING een voorstel doen. KING regelt ook dat de belangengroepen van burgers toegang krijgen tot de community. Digitale samenwerkingsomgeving KING zet een digitale samenwerkingsomgeving in, vergelijkbaar met die van Operatie NUP, om kennisuitwisseling te bevorderen. In de achterliggende projectkaarten is ook hiervoor een projectkaart meegenomen (bijlage 3). Plan_van_aanpak_VISD_v0.4.docx 14

15 Rol KING/VNG De rol van KING/VNG is niet alleen een faciliterende, maar ook een uitvoerende rol. Waar uit de regionale aanpakken vraagstukken m.b.t. privacy naar voren komen die nader onderzoek naar weten regelgeving vragen en/of advies richting de rijksdepartementen is de VNG aan zet. Waar de regionale agenda s overlappende vraagstukken laten zien op het terrein van bijvoorbeeld inzicht creëren in het netwerk van organisaties of een analyse van de bestaande (ICT-)voorzieningen, is KING aan zet. KING en VNG hebben dus, vergelijkbaar met de regionale agenda s, een deels hiervan afgeleide agenda met overkoepelende vraagstukken en activiteiten. Welke regio s De regio s waarmee nu al contact is zijn: 1. Ede (Foodvalley regio) 2. Eindhoven (Gesicht Oost Brabant) 3. Enschede 4. Rotterdam 5. Haaglanden 6. Leeuwarden 7. Zaanstad/ Purmerend 8. Amsterdam (regio van 16 omliggende gemeenten) Daarnaast heeft een aantal gemeenten gemeld zich bij de verkenning te willen aansluiten.: 9. Haarlem/Haarlemmermeer 10. Drenthe 11. Nieuwegein 12. Lopik 13. Lansingerland 14. Dordrecht 15. Oss Communicatie Voor gemeenten en andere belangstellenden richt KING bij de start van het project een (deel)website in, onder de KING website (link). Hier is te vinden: informatie over andere specifieke 3d activiteiten KING (aanbod en ervaringen), lessons learned van andere gemeenten, d.m.v. beschrijvingen van pilots, best&bad practices, namen van collega's (KING, gemeenten) om te weten wie wat doet en waarover aangesproken/bevraagd kan worden Plan_van_aanpak_VISD_v0.4.docx 15

16 links met VNG-website, transitiebureau s, project Samenhang, etc.. zodat ook de informatie over bijvoorbeeld het wetgevingstraject en de tijdsplanning actueel aangeboden worden links met het professionele veld maandelijks inspirerende columns/blogs De eerdergenoemde digitale samenwerkingsomgeving maakt onderdeel uit van deze website. 10. Aansturing en begeleiding De aansturing van het project is als volgt: Opdrachtgever is de VNG. Opdrachtnemer is KING. Voor de uitvoering van de opdracht sluit de VNG een contract met KING. De VNG organiseert de randvoorwaarden om het project uit te voeren (waaronder voldoende financiering en bestuurlijk draagvlak). KING voert de opdracht uit. Gedelegeerd opdrachtgever is de stuurgroep. In de stuurgroep zitten minimaal 2 vertegenwoordigers vanuit gemeenten (gemeentesecretarissen), de betrokken directeuren van de departementen (VWS, VenJ, SZW en BZK), vertegenwoordigers vanuit de VNG (Voorzitter stuurgroep en uitvoering namens VNG) en een vanuit KING. De projectleider (vanuit KING) neemt ook deel aan de stuurgroep, maar is daar geen lid van. Het secretariaat van de stuurgroep wordt gevoerd door KING. KING stelt een projectleider aan voor de uitvoering van het gehele project. Onder de projectleider (KING) vallen in elk geval de: o De klankbordgroepen en de expertgroepen (zie participatieschema pagina 14) o Het Relatiemanagement o De afstemming met / deelname in gerelateerde projecten Voor de kwaliteitsbewaking organiseert de VNG een doorlopende audit op de uitvoering van het project (kosten VNG). 11. Tijd & Resources Plan_van_aanpak_VISD_v0.4.docx 16

17 12. Risicoanalyse Risico Maatregel Verantwoordelijk De contouren van het sociale domein en de beoogde dienstverlening zijn nog niet uitgekristalliseerd. Dit leidt tot onbruikbare resultaten uit de verkenning. Committment van gemeenten via B&W vergt lange doorlooptijd In deze fase van de Verkenning zoeken gemeenten teveel details omdat het voor hen voorbereiding op de uitvoering is. Dit gaat ten koste van de tijd beschikbaar voor het onderzoek naar generieke aspecten. Professionele organisaties (zorginstellingen en dienstverleners) zijn of worden onvoldoende betrokken door de gemeenten in hun omgevingsverkenning. Agile aanpak leidt tot voortdurend bekijken of het vastzetten van zowel geld, tijd als scope tot het goede resultaat leidt. Terugkoppeling en discussie vindt plaats in de Stuurgroep VISD op basis van transparante rapportages Gemeenten zijn zelf verantwoordelijk voor het verkrijgen van bestuurlijk committment. Hiervoor stelt KING een korte projectbrief op die de verkenning en aanpak in hoofdlijnen toelicht Nadrukkelijk onderwerp van gesprek in de intake is wat de (informatie)behoefte is van de deelnemende gemeente (What s in it for me?). Op basis van deze behoeften gaan we, evt vooruitlopend op bestuurlijk commitment, aan de slag. In de intake duidelijk het doel van de Verkenning aangeven naast de ontwikkeling bij de gemeenten. KING professionals blijven gericht zoeken naar generieke aspecten. Via de expertgroepen Leveranciers toetst KING bij koepels of blijkt dat de organisaties betrokken zijn. KING Gemeenten en KING KING KING/VNG Plan_van_aanpak_VISD_v0.4.docx 17

18 Onvoldoende middelen om voldoende diepgang te verkrijgen. Rolverdeling opdrachtgever/opdrachtnemer is niet duidelijk bij betrokkenen bij Verkenning, dit leidt tot onrust. VNG heeft een rol als opdrachtgever en in de uitvoering. Individuele gemeente kan beoogde tempo en inzet niet waarmaken. Hierdoor lopen de 10 gemeenten niet gelijk op. Decentralisaties worden vertraagd doordat uitstel komt over nadere besluitvorming op landelijk niveau onderzocht moet worden. (Bijvoorbeeld rond de kabinetsformatie) Er is onvoldoende kennis bij KING aanwezig om het gevraagde te leveren. KING rapporteert via de stuurgroep over de te verwachten resultaten. De stuurgroep stuurt bij naar scope of extra middelen. Via de gemeentelijke vertegenwoordiging in de stuurgroep wordt aan de verwachtingen gewekt. VNG en KING houden rollen scherp en communiceren daar regelmatig over. Binnen VNG is de scheiding van rollen helder. Eigen inzet VNG en KING goed definiëren. Tijdig signaleren dat een bepaalde gemeente op achterstand loopt en de Verkenning dreigt op te houden. Met de andere gemeenten doorgaan en individuele afspraken maken. (Realisatie gaat in deze fase voor draagvlak) Verkenning realiseert de deelproducten ongeacht de politieke discussies. KING zorgt voor voldoende kennis door eigen en externe experts in te zetten en goed gebruik te maken van de aanwezige kennis in het veld en bij koepel- en brancheorganisaties. Stuurgroep VISD KING en VNG Stuurgroep VISD en KING VNG en KING KING Plan_van_aanpak_VISD_v0.4.docx 18

19 Plan_van_aanpak_VISD_v0.4.docx 19

20 Bijlage 1 Afstemming lopende projecten Om de afstemming met de gerelateerde projecten goed vorm te kunnen geven gelden de volgende uitgangspunten: Project Integrale Aanpak In de selectie van de deelnemende gemeenten wordt zoveel mogelijk aangesloten bij de al geselecteerde focusgemeenten in het project Integrale Aanpak. De projectleider Integrale Aanpak heeft toegang tot de klankbordgroepen van het project Verkenning Informatievoorziening Sociaal Domein. De geconstateerde belemmeringen in wet- en regelgeving worden tussen de beide projecten uitgewisseld. Op 15 november 2012 vindt er een gezamenlijke start-up plaats tussen KING en de accountmanagers van het project integrale samenhang. Project GuWA Het project GuWA formuleert vanuit haar eigen opdracht en stuurgroep de eisen en randvoorwaarden die zij stelt aan: De gegevens set Wmo Het globale procesmodel voor de (keten)uitvoering Wmo De wijze waarop gegevensuitwisseling in de Wmo-wet wordt verankerd Het project Verkenning Informatievoorziening Sociaal Domein dient binnen deze eisen en randvoorwaarden een voorstel te doen voor de standaard gegevens set voor het sociale domein en voor een globaal procesontwerp. In november vindt er een eerste gesprek plaats tussen KING en projectleider GuWa voor het maken van concrete afspraken. In de totstandkoming van deze onderdelen vindt nauwe afstemming plaats tussen de beide projecten. Een medewerker vanuit het project Verkenning Informatievoorziening Sociaal Domein neemt deel in de projectgroep van het project GuWA. Project Beleidsinformatie Jeugdwet Het project Beleidsinformatie Jeugdwet formuleert vanuit haar eigen opdracht de eisen en randvoorwaarden die zij stelt aan: De gegevensset Jeugd Het globale procesmodel voor de (keten)uitvoering Jeugd (zorgkader en gesloten kader voor JB/JR) De wijze waarop gegevensuitwisseling in de Jeugdwet wordt verankerd Plan_van_aanpak_VISD_v0.4.docx 20