Deelnemerscontract Buitenlandse Excursie 2015

Transcriptie

1 Deelnemerscontract Buitenlandse Excursie 2015 De ondergetekenden: 1. De Stichting Protagoras (hierna te noemen: StiP) en (hierna te noemen: deelnemer) komen het volgende overeen: Artikel 1: De commissie De Buitenlandse Excursiecommissie 2015, door het bestuur van StiP aangesteld (hierna te noemen: commissie) zal een Buitenlandse Excursie (hierna te noemen: BuEx) naar Krakau en Boedapest organiseren in de periode van 14 februari 2015 tot en met 22 februari De commissieleden dienen aan dezelfde voorwaarden en bepalingen als de deelnemers te voldoen, met uitzondering van het in artikel 3, lid 4 en artikel 4, lid 1 gestelde. Artikel 2: De deelnemer 1. Hij/zij kan slechts als deelnemer worden aangemerkt als hij/zij voldoet aan de deelnemersvoorwaarden genoemd in artikel De deelnemer dient de uit dit contract voortvloeiende verplichtingen na te komen. Wanneer de deelnemer zijn/haar verplichtingen niet nakomt, zullen de commissie en het bestuur van StiP, na onderling overleg, besluiten welke consequenties dit voor de deelnemer heeft. Een mogelijkheid is: het uitsluiten van deelname aan de BuEx, zonder de mogelijkheid van restitutie van reeds betaalde gelden. 3. De deelnemer heeft na het ondertekenen van dit contract recht op deelname aan het gehele programma van de BuEx, behoudens het in artikel 3, lid 4, artikel 9, lid 2 en artikel 12, lid 3 bepaalde. 4. De deelnemer is op de hoogte van het feit dat hij/zij zelf verantwoordelijk wordt geacht voor het al dan niet afsluiten van een annuleringsverzekering. Artikel 3: Deelnemersvoorwaarden 1. De deelnemer dient op het moment van inschrijving en gedurende het gehele programma van de BuEx te zijn ingeschreven als student aan de,

2 Faculteit Biomedische Technologie en lid te zijn van de Studievereniging der BioMedische Technologie Protagoras (hierna te noemen: vereniging). 2. De deelnemer dient langer dan één jaar de studie Biomedische Technologie of Medische Wetenschappen en Technologie te volgen. 3. De deelnemer dient op 9 december 2015 zijn/haar propedeuse te hebben. In voorkomende gevallen kan anders worden beslist door de commissie in overleg met StiP. 4. Wanneer het maximum aantal inschrijvingen wordt overschreden zal d.m.v. loting de deelnemerslijst vastgesteld worden. Mensen die nog niet eerder hebben deelgenomen aan een BuEx of studiereis hebben voorrang bij de loting. Deze loting zal plaatsvinden op 10 december 2015 en zal geschieden door een derde partij. In het geval van uitloting van de deelnemer is het contract van rechtswegen ontbonden en worden de reeds betaalde reissommen binnen een maand terugbetaald aan de deelnemer. Artikel 4: Verplichtingen van de deelnemer 1. De deelnemer dient aan alle door de commissie in het kader van de studiereis georganiseerde onderdelen van het programma van de BuEx deel te nemen, tenzij de commissie in voorkomende gevallen anders beslist. 2. De deelnemer is verplicht op tijd te voldoen aan de betalingsvoorwaarden als genoemd in artikel 5. Het niet nakomen van deze voorwaarden kan uitsluiting van deelname aan de reis - zonder restitutie van het reeds betaalde - tot gevolg hebben. 3. De commissie behoudt zich het recht voor nadere verplichtingen aan de deelnemers op te leggen, indien zulks naar haar oordeel ten goede komt aan de aan het programma van de studiereis verbonden belangen. 4. De deelnemer is verplicht om zo snel als redelijkerwijs mogelijk is aan de commissie te melden dat hij/zij na ondertekening van het contract afziet van deelname aan het programma van de BuEx. Indien de deelnemer afziet van deelname dan geldt het in artikel 13 bepaalde. Artikel 5: Betalingsvoorwaarden 1. De reissom geldt per persoon en bedraagt 400,- (voluit geschreven: vierhonderd euro). 2. De reissom is gebaseerd op de meest actuele en bekende prijzen, premies, koersen en belastingen. Indien hier wijzigingen in optreden, is aanpassing van de reissom achteraf mogelijk. 3. De definitieve reissom wordt vastgesteld na afloop van de reis. 4. De reissom heeft betrekking op het programma van de studiereis, zoals vastgesteld door de commissie. In deze reissom zijn tenminste de kosten inbegrepen van: a. Het vervoer van en naar Krakau en Boedapest, evenals het vervoer in Krakau en Boedapest;

3 b. Dagelijks ontbijt, lunch en avondmaal in Krakau en Boedapest c. Overnachtingen in Krakau en Boedapest; d. Bedrijfsexcursies in Krakau en Boedapest; e. Overige door de commissie georganiseerde excursies en activiteiten. 5. Het betalingsschema is als volgt: Termijn 1: Uiterlijk 7 december ,- (voluit geschreven: vijftig euro). Termijn 2: Uiterlijk 17 december ,- (voluit geschreven: driehonderdvijftig euro). Cumulatief is dit 400,- (voluit geschreven: vierhonderd euro) Termijn 3: Uiterlijk 15 juni 2015 (eventueel resterende gelden nadat de definitieve reissom is vastgesteld). 6. Alle betalingen dienen per bank dan wel per giro te geschieden. De in lid 5 genoemde bedragen dienen te worden overgemaakt op de bankrekening van de commissie: NL47ABNA , t.n.v. Stichting Protagoras en o.v.v. aanbetaling BuEx, dan wel restbetaling BuEx, gevolgd door de voorletters en achternaam van de betreffende deelnemer. Artikel 6: Documenten 1. De deelnemer dient er zelf voor te zorgen dat hij/zij bij vertrek en gedurende de reis steeds in het bezit is van de benodigde, geldige documenten. 2. Indien de deelnemer de reis niet, of niet geheel, kan maken wegens een gemis van een geldig document, zijn de daaraan verbonden consequenties voor zijn/haar eigen rekening. 3. De deelnemer dient in het bezit te zijn van een geldig paspoort of identiteitsbewijs dat tot 3 maanden na de reis geldig is. Hiervan dient uiterlijk 17 december 2014 een kopie bij de commissie ingeleverd te zijn via mail (). Artikel 7: Het excursieprogramma en de studiereis 1. Onder het programma van de BuEx worden in dit contract de reis als in Krakau en Boedapest en de afhandeling van de reis verstaan. Indien in dit contract de reis wordt genoemd, wordt alleen de reis als zodanig van en naar Krakau en Boedapest bedoeld, alsmede het door de commissie vastgestelde programma in Krakau en Boedapest. 2. De reis zal negen dagen duren, behoudens het gestelde in artikel 8 en artikel De reisduur is vermeld in gehele dagen, inclusief de dagen van vertrek en terugkeer in Nederland. De data van vertrek en terugkeer, alsmede de exacte reisduur worden bepaald door de commissie. 4. De commissie is niet aansprakelijk voor kennelijke fouten en vergissingen in het reisprogramma. De commissie behoudt zich het recht voor en tijdens de reis wijzigingen aan te brengen met betrekking tot route, vervoersmiddelen en accommodaties, indien

4 (reistechnische) omstandigheden dit noodzakelijk maken. Zij is echter verplicht eventuele nadelige gevolgen voor de deelnemers, zoveel als redelijkerwijs mogelijk is, te beperken. 5. Indien de deelnemer beeldmateriaal van de BuEx aan de commissie schenkt geeft hij/zij het recht aan StiP om dit beeldmateriaal te publiceren. Artikel 8: Onvoorziene problemen voor aanvang van de reis 1. Indien er voor de reis problemen zijn (bijvoorbeeld een tekort in de begroting) waardoor het excursieprogramma als bedoeld in artikel 7 wijzigingen behoeft, kunnen de volgende maatregelen worden genomen: a. de reis kan maximaal vijf maanden worden uitgesteld; b. de reisduur kan worden beperkt; c. andere maatregelen, afhankelijk van de aard van het probleem, kunnen genomen worden. De commissie dient de deelnemers zo snel mogelijk op de hoogte te stellen van alle wijzigingen in het reisprogramma. 2. De in het eerste lid van dit artikel genoemde maatregelen mogen alleen genomen worden na zorgvuldige afweging van alle voor- en nadelen, waarbij de nadelen voor de deelnemer zoveel mogelijk beperkt worden. 3. De in het eerste lid genoemde maatregelen kunnen alleen genomen worden na genoegzaam overleg tussen de commissie en StiP. 4. Indien iemand nadeel ondervindt van de genomen maatregelen als genoemd in lid 1 van dit artikel, kan restitutie van een gedeelte van de reissom plaatsvinden; dit ter beoordeling van de commissie en het bestuur van StiP. 5. Bij een begrotingstekort zal als volgt worden beslist: a. De reisduur wordt beperkt tenzij minimaal 2/3 deel van de deelnemers bereid is het extra benodigde bedrag te voldoen. Zij die niet met deze beslissing akkoord gaan, kunnen reeds betaalde gelden terugvorderen. b. De reisduur kan maximaal met twee dagen beperkt worden. Zij die niet met deze beperking akkoord gaan, kunnen reeds betaalde gelden terugvorderen. c. Resteert daarna nog een begrotingstekort, dan zal de BuEx worden afgelast. Dit besluit dient uiterlijk vier weken voor aanvang van de reis te worden genomen. De reeds betaalde reissommen worden binnen een maand terugbetaald aan de deelnemers. Artikel 9: Niet doorgaan van de BuEx 1. Indien door de commissie wordt besloten dat de reis niet door zal gaan, wegens onvoldoende begeleiders of om andere redenen, of dat daarin wijzigingen worden

5 aangebracht, is de commissie verplicht de deelnemers en begeleiders onverwijld op de hoogte te stellen. 2. De beslissing van de commissie tot het niet laten doorgaan van de reis wordt genomen na overleg met StiP. 3. Indien wegens onvoorziene omstandigheden besloten wordt dat de reis niet doorgaat, is het contract van rechtswegen ontbonden en worden de reeds betaalde reissommen binnen een maand terugbetaald aan de deelnemers. Artikel 10: Financiële verantwoording 1. De commissie stelt een begroting op, welke op aanvraag door de deelnemer is in te zien. 2. De commissie is verplicht binnen twee maanden na presentatie van het eindverslag de eindafrekening met betrekking tot het vaststellen van de definitieve reissom te overleggen, zo nodig te voorzien van een toelichting. Over de datum van de presentatie van het eindverslag beslist de commissie na afloop van de reis. Deze presentatie zal zo snel mogelijk na afloop van de reis plaatsvinden. 3. Indien na afloop van de BuEx blijkt dat de kosten hoger zijn dan de baten houdt de commissie zich het recht voor de deelnemersbijdrage te verhogen met een maximum van 50,- (voluit geschreven: vijftig euro) en de in artikel 5 genoemde bedragen dienovereenkomstig te wijzigen. De deelnemer is verplicht de eventuele extra kosten te betalen binnen betalingstermijn 3. Artikel 11: Klachten of onenigheid Indien de deelnemer, StiP dan wel de vereniging een klacht of onenigheid heeft over de gang van zaken omtrent de BuEx, dient deze binnen twee maanden na afloop van de reis de gelegenheid te krijgen om deze te laten onderwerpen aan een arbitragecommissie. De arbitragecommissie bestaat uit drie personen van wie één wordt aangewezen door de vereniging, een door StiP en de derde persoon wordt aangewezen door de deelnemer(s). Indien het om een klacht van de vereniging of van StiP gaat, zal de derde persoon worden gekozen door de reeds aangestelde personen. De arbitragecommissie brengt binnen twee weken na samenstelling advies uit aan de deelnemer, StiP en de vereniging. Dit advies is bindend. Artikel 12: Aansprakelijkheid en uitsluiting 1. Deelname aan de BuEx is op eigen risico. De commissie aanvaardt op geen enkele wijze aansprakelijkheid voor eventuele schade die de deelnemer als gevolg van deelname aan de BuEx mocht ondervinden, tenzij deze schade voortvloeit uit opzet of grove schuld aan de zijde van de commissie. 2. De deelnemer is verplicht tot naleving van alle aanwijzingen van de commissie ter bevordering van een goede uitvoering van de reisovereenkomst en is aansprakelijk voor alle

6 schade veroorzaakt door zijn/haar eigen gedragingen, zulks gerekend naar de maatstaf van de in het verblijvende land geldende wetgeving. 3. De deelnemer die overlast oplevert (of kan opleveren), zodanig dat een goede uitvoering van de reisovereenkomst daardoor in sterke mate wordt (of kan worden) bemoeilijkt, kan door de commissie van (voortzetting van) de studiereis worden uitgesloten. Alle daaruit voortvloeiende kosten komen voor rekening van de deelnemer. Artikel 13: Afzien van deelname 1. Indien een deelnemer afziet van deelname aan het programma van de BuEx na ondertekening van het contract dan heeft hij/zij geen recht op restitutie van reeds betaalde bedragen van de reissom, behoudens in geval van overmacht. Onder overmacht wordt hier verstaan alle van buiten komende storingen, ziekte en sterfgeval daaronder begrepen en andere vergelijkbare niet voorziene feiten en omstandigheden. Uitdrukkelijk gelden niet als overmacht: studieredenen en financiële redenen. Alle gevallen zullen zoveel mogelijk beoordeeld worden naar de regelen van het Nederlandse recht. 2. In geval van overmacht heeft de deelnemer recht op restitutie van gelden. Het precieze bedrag dat gerestitueerd zal worden, zal door de commissie worden bepaald na de afrekening van de studiereis. Dit bedrag is gebaseerd op het in artikel 13, lid 3 bepaalde. 3. De reeds gemaakte kosten door de commissie voor de deelnemer, voordat de deelnemer aan de commissie heeft aangegeven af te zien van deelname, worden niet gerestitueerd door de commissie of StiP. De deelnemer kan deze kosten terugvorderen door gebruik te maken van de annuleringsverzekering die de deelnemer eventueel heeft afgesloten. Artikel 14: Wijzigingen contract Afwijkingen van dit contract zijn niet toegestaan, tenzij de belangen van de deelnemer daardoor redelijkerwijs niet worden geschaad. In alle gevallen vindt overleg plaats tussen de commissie en de deelnemer en tussen de commissie en StiP. Artikel 15: Overig In alle gevallen waarin dit contract niet voorziet, heeft de commissie het recht, in overleg met de begeleiders en StiP, en gedurende de reis zonder overleg met StiP, de nodige beslissingen te nemen.

7 Aldus in tweevoud opgemaakt op d.d...te Eindhoven Handtekening deelnemer Handtekening bestuurslid StiP Handtekening bestuurslid StiP Naam deelnemer Naam bestuurslid StiP Naam bestuurslid StiP......