GPS Werken met de Glimlach

Transcriptie

1 GPS Werken met de Glimlach Een tool voor motivatie & werknemerstevredenheid De GPS Werken met de Glimlach bestaat uit 5 onderdelen: 1. Handleiding voor het bedrijf In deze handleiding krijgt u een overzicht van de verschillende stappen die u moet nemen om de workshop voor te bereiden, goed te laten verlopen en af te ronden. Er worden ook enkele voorbeelden uit de praktijk uitgewerkt ter inspiratie. 4. GPS-hulpje Dit documentje dient als geheugensteuntje voor de trainer tijdens de workshop. Het zit hier als bijlage bij de handleiding voor de trainer. 5. Pakket bijlagen Alle nodige documenten voor de workshop in pdf-, excel-, powerpointen word-bestanden. Zij zijn ook verkrijgbaar samen op een cd-rom op het contactadres achteraan in deze tool. 2. Handleiding voor de trainer Deze handleiding is voor de begeleider van de workshop. Het verloop van de workshop wordt stap voor stap besproken. Deze toolkit werd ontwikkeld op basis van de GPS voor Ondernemingen van Flanders District of Creativity. Website: 3. Het GPS-bord De kern van het spel. Dit bord is nodig om de workshop uit voeren. Op de website kan u gratis exemplaren van het GPS-bord aanvragen. (checken!) 1

2 Handleiding voor het bedrijf Voorwoord 4 Wat vonden zij ervan? 5 Met de glimlach naar het werk 9 En nu aan de slag 11 Stap 1: Schriftelijke en online enquêtepersoonlijke ontwikkeling A. Schriftelijke enquête 11 Neem de enquête a 12 Verwerk de enquête Bepaal de thems 27 B. Online enquête 33 Neem de enquête af 36 Bepaal de thema s 39 Stap 2: Workshop Werken met de glimlach A. Bereid de sessie voor 50 Benodigdheden 56 Bepaal de deelnemers 57 Kies de trainer 59 B. De sessie 20 GPS-bord 63 Opwarming Ronde 1: ideeën genereren 67 Ronde 2: ideeën selecteren 77 Ronde 3: ideeën uitwerken 78 Ronde 4: Feedback 79 STAP 3: Verwerking van de ideeën Verslag werkgever 3 - uitgewerkte ideeën (Case Samsonite-Europe NV) 4 - uitgewerkt projectvoorstel (Case Samsonite-Europe NV) 5 Verslag werknemers 7 Template 1: Themakaartjes 28 Template 3: Projectvoorstel 29 Template 4: Verslag werkgevers 30 Template 5: Verslag werknemers 32 STAP 4: Werken aan een draagvlak Opstarten van een bedrijfsinterne werkgroep Wellness@Work 33 Werken met de Glimlach: een strategische keuze! 33 Mini-stappenplan 35 Case Labo Nuytinck 36 Literatuurlijst 38 Nawoord 2

3 VOORWOORD Het ESF-project ontwikkelde de toolkit Werken met de Glimlach. Het is een interactief spel dat polst naar de tevredenheid van de werknemers in de onderneming. Deze toolkit werd zo ontwikkeld dat ondernemingen zelfstandig de werknemerstevredenheid kunnen meten en verbeteren. We benadrukken hierbij dat deze toolkit een middel is om het proces rond medewerkerstevredenheid op een originele manier te starten. Het is en kan geen doel op zich zijn. 8 bedrijven en 80 medewerkers Acht deelnemende bedrijven aan het project Wellness@Work waren bereid om samen met ons een stap in het onbekende te zetten: ARGO Reclame, Bond Moyson Oost-Vlaanderen diensten CVO en Thuiszorg, Bayer Bioscience, De Vos Energie, Labo M. Nuytinck, Rio Tinto Minerals en Samsonite Europe. De methodiek werd succesvol uitgetest bij tachtig van hun enthousiaste medewerkers : arbeiders, bedienden, leadoperators, sectorverantwoordelijken, laboranten, koeriers, leerkrachten, chauffeurs, onderhoudspersoneel, al dan niet in aanwezigheid van het management of een vertrouwenspersoon. Bedrijfsinterne werkgroep Wellness@Work De resultaten van de toolkit Werken met de Glimlach hebben het licht op groen gezet voor de start van bedrijfsinterne werkgroepen. Die hebben tot doel een breed draagvlak voor acties in de onderneming te creëren en de betrokkenheid van de werknemers te maximaliseren. De bedrijfsinterne werkgroepen werken elk op hun eigen tempo en bepalen hun eigen acties, rekening houdend met de bedrijfsbehoeften en de bedrijfscultuur. (Kader)GPS voor ondernemingen De GPS Werken met de Glimlach is gebaseerd op de GPS voor ondernemingen van Flanders District of Creativity. De GPS voor ondernemingen is een eenvoudige effectieve brainstormmethode waarmee u nieuwe ideeën kunt genereren met betrekking tot trends en ontwikkelingen. U gaat met deze methode de mogelijkheden na om nieuwe producten of diensten op de markt te brengen, de marketingaanpak te verbeteren, nieuwe processen in te voeren, het personeelsbeleid te veranderen of een nieuw bedrijfsmodel te ontwikkelen, Ook deze kit is gratis te verkrijgen bij We hopen dat deze toolkit een aanzet kan zijn tot een duurzaam beleid rond medewerkerstevredenheid in uw onderneming. Veel leesplezier! Karel Uyttersprot Gedelegeerd bestuurder Anne Konings Projectcoördinator Wellness@Work Wat vonden zij ervan? De bedrijven.. Mario Grobben, Financial & Administrative Manager, Rio Tinto Minerals Bij Rio Tinto Minerals werrken we met standaarden op het vlak van veiligheid, gezondheid en milieu. Dit jaar staat onder andere gezondheid op het lijstje (stof, geluid, fitness@work). We hebben de workshop Werken met de Glimlach voorgesteld tijdens een personeelsvergadering en tegen het einde hiervan was de deelnemerslijst al ingevuld. De resultaten waren zeer concreet. De arbeiders vroegen bijvoorbeeld om een objectief beoordelingssysteem. Uiteindelijk bleek dat we dat eigenlijk al hadden, maar dat het in de vergeethoek geraakt was. Ook de kloof tussen arbeiders en bedienden kwam ter sprake. Het werd snel duidelijk dat de werknemers niet goed weten wie nu juist wat wel of niet heeft. Het is aan ons om daarin duidelijkheid te brengen. We overwegen om binnenkort de frisdrankautomaat ter beschikking te stellen voor de arbeiders. Betrokkenheid en respect voor elkaar staan ook bovenaan het verlanglijstje. Heel concreet organiseren we in september een Safety Day samen met het personeel. Hilde Nuytinck, HR-Manager Labo Nuytinck Het was niet zo eenvoudig om 10 mensen vrij te maken voor een halve dag. En we konden ook niet goed uitleggen hoe de workshop zou verlopen, waardoor er wat weerstand was. Maar na de workshop kwam iedereen stralend en razend enthousiast naar buiten. We zijn van start gegaan met een werkgroep Wellness@Work. De verjaardag van de zaakvoerder is het ideale moment voor de kick-off van ons actieplan. Gezondheid staat centraal en een start-to-run, zwemmen, dansinitiaties en yogalessen staan reeds op het programma. Maar we willen ook de nodige aandacht besteden aan het loonbeleid en we besloten om een externe consultant te betrekken via Voka-Kamer van Koophandel Oost-Vlaanderen. Ann Van Der Meulen, HR Supervisor, Samsonite Europe NV Onze eerste lijnsverantwoordelijken hebben al een aantal theoretische opleidingen gekregen maar nu wouden wij het eens over een andere boeg gooien. Op regelmatige tijdstippen wordt al overleg met lead operators en vakbonden gepleegd, maar meestal gaat dit over de dagdagelijkse problemen. Aan de workshop hebben we onze lead operators, meestergasten en kwaliteitssupervisor laten deelnemen. Deze mensen werken dagelijks samen, maar hebben nog nooit de kans gekregen om samen te participeren aan een workshop. De workshop werd georganiseerd op een verlofdag tijdens de dalperiode. Daar ik zelf niet wist hoe de workshop ging verlopen was het geen gemakkelijke taak om de mensen te overtuigen een halve dag verlof op te offeren. Het feit dat de medewerkers om 12u met een brede glimlach naar buiten kwamen en zeer enthousiast waren, gaf mij ook een grote voldoening. Persoonlijk was ik wel verwonderd over de projectfiches. Het waren heel concrete vragen waarop we als bedrijf snel konden ingaan: betere computers, frisse lucht en de vraag naar meer betrokkenheid. Ik heb de resultaten onmiddellijk doorgegeven aan de VP Customer Services Europe and Global Supply Hardside en de Plant Manager. In het kader van Wellness@work was ik ook op eigen houtje van alles aan het uitpluizen om de ergonomische problemen aan te pakken. Maar zonder mijn weten, is ook de kwaliteitssupervisor al dagdagelijks bezig om ergonomische problemen op de vloer aan te pakken. Praten met elkaar is dus de boodschap! Annik Olivier, HR-medewerker Bayer Bioscience De workshop was een mooie aanvulling op het lerend netwerk Wellness@Work. Ook de preventieadviseur vond het een tof idee. Het HR-management ging er onmiddellijk mee akkoord en via het internet en een communicatiefolder meldden zich spontaan 10 medewerkers aan. We maakten ook onze afdeling in Astene warm om zeker deel te nemen. De personeelsleden gaven bijvoorbeeld aan dat ze elkaar beter willen leren kennen en hebben een voorstel opgesteld met de werktitel Dat is een collega van mij. Het heeft ons wel verwonderd dat de medewerkers niet goed op de hoogte waren van de waaier aan extralegale voordelen. We hebben dan ook besloten om deze informatie duidelijk op onze website te vermelden. 1

4 Nadja Willems, HR-medewerker De Vos Energie Nu en dan hoorde ik in de wandelgangen opmerkingen die konden duiden op een sluimerend gevoel van ontevredenheid. Expliciet waren deze opmerkingen niet, maar ze negeren zou, volgens mij, in de toekomst het gevoel alleen maar aanwakkeren. De workshop was een leuk kanaal om het probleem duidelijk te situeren en we grepen deze kans met beide handen. We zijn een kleine organisatie en zorgden ervoor dat we een diverse groep (oudere en jongere werknemers, bedienden en arbeiders, gehuwden en alleenstaanden) hadden om een zo goed mogelijk beeld te krijgen van wat er nu echt leeft bij het personeel. Tot onze verbazing bleek dat we toch nog duidelijk moeten sleutelen aan de interne communicatie. Ook kwaliteit, orde en netheid staan bovenaan het lijstje. Het enthousiasme van de medewerkers vertaalde zich concreet in de opstart van een communicatie- en evenemententeam. Marc Botteldoorne, Directeur Bond Moyson Oost-Vlaanderen Centrum Voor Volwassenenonderwijs Bij de verhuis naar het nieuwe gebouw in de Tramstraat, werd naast een secretariaat ook een zevental leslokalen voorzien.het merendeel van de leerkrachten geeft nu zowel hier les als op de andere plaatsen. De resultaten van de workshop tonen aan dat er nu, in tegenstelling tot het verleden, wel een duidelijk groepsgevoel is. Concreet gaan we met de vakgroepen werken rond duidelijke afspraken bij aanwervingen en een checklist opstellen. Onderwijzen trekt tal van (voormalige) zelfstandigen aan, maar ze vergeten vaak dat er nog heel wat pedagogische taken, vakvergaderingen en evaluaties bijkomen die bijvoorbeeld op een vrijdagnamiddag vallen. De infrastructuurproblemen gaan we nu ook systematisch aanpakken. En niet onbelangrijk: We willen nagaan hoe we een mini-coachingstraject kunnen uitstippelen voor elke beginnende leerkracht, ervaren of niet. De vakgroepen worden dan betrokken om het peter-of meterschap op zich te nemen. Sabine Temmerman, HR-directeur Bond Moyson Oost-Vlaanderen Voor ons waren de resultaten een hermeting van de individuele gesprekken die we vorig schooljaar gevoerd hebben. Ze bevestigen opnieuw een aantal aandachtspunten waarmee we toch ernstig rekening moeten houden. Het is een goede oefening om dit in de toekomst eventueel in elke afdeling te doen. En hun medewerkers Bedrijf Voordelen Beperkingen Uniek Techniekers, ADRchauffeurs, medewerkers verkoop, administratie en personeelsdienst, management assistente, verantwoordelijke logistiek De Vos Energie. Leerkrachten en instructeurs Bond Moyson Oost-Vlaanderen CVO Leadoperators, meestergasten en kwaliteitssupervisor Samsonite Europe NV. Het brengt problemen aan het licht. Iedereen deelt in dezelfde problemen. Open en eerlijke sfeer. Het zal beter worden. Bespreking gevoelige punten. We kunnen onze mening zeggen. Er is een losse sfeer, dus we kunnen meer aankaarten. Het is een toffe groep. Het is tof om met Komt er wel iets van? Schrik om iets te zeggen. Komt er wel iets van in huis? Krijgen onze ideeën gehoor? Het moet ook gedaan worden met de collega s met wie we anders niet mee Het heeft deugd gedaan. Beste ochtend in tijden. We durven spreken. Echte problemen door iedereen besproken. Verrassingontbijt. Het GPS-spel zelf. De sfeer was ontspannen, het ging niet letterlijk over het werk. Je mag alles Mill & Plant operators, Loader, Quality & Warehouse Controller, HSE Engineer, Cleaning Lady, Secretary Rio Tinto Minerals Senior en Junior Techniekers, Researchers, Receptioniste, Senior Secretary, preventieadviseur, projectleiders, verantwoordelijke en assistent aankoop, HR Assistant Bayer Bioscience collega s van andere afdelingen samen te werken. Het is leuk dat anderen ook hun mening delen. We zijn met goesting gekomen. Het is goed geleid. Er is geen directie bij, nu enkel collega s van hetzelfde niveau. De hele groep heeft samengewerkt. De pijnpunten zijn verzameld. De belangrijkste punten kwamen naar voor. Veel punten waren dezelfde waren dezelfde, ondanks de kloof tussen bedienden en arbeiders. Het ging op een losse en speelse manier. Er waren geen discussies. Je kan verder bouwen op de ideeën van anderen. Je mag niet oordelen. Geen management aanwezig (wel de preventieadviseur). in contact komen. Ook de bedienden bij de GPS betrekken. Er was geen soep of frisdrank. Misschien heeft iemand zich ingehouden door de groep. Met het doorschuiven, lees je al wat er op staat. De tijd is beperkt. Moeilijk om los te komen. Spontane ideeën. Interactief. Vrij snel. Efficiënt. Eenvoudig. Vertegenwoordiging van de verschillende departementen. Zeer veel ideeën. Per thema nadenken. Het personeel wordt de drijvende factor. De betrokkenheid stijgt. Het is interessanter dan de ideeënbus. De groep is nogal klein. Je zou een ruimer beeld krijgen bij toepassing op meerdere groepen. Met andere mensen zal je waarschijnlijk een ander beeld krijgen. We missen het midden- en het hoger management: maar misschien komen de ideeën dan minder los? Ze missen nu wel de groepssfeer. Het zijn vooral voordelen voor jezelf, wat met de voordelen voor het bedrijf? Je kan niet alle 130 ideeën uitwerken, je moet concretiseren. zeggen. Aangename start van de maandag. Er is een kans dat de bazen er naar zullen luisteren en dat er een kans op slagen is. Deze manier van werken hebben we nog nooit meegemaakt. 130 ideeën. Open en inventief. Samenwerking met andere collega s. Er was een ontbijt voorzien. Op een speelse, losse en ontspannen manier. Plezant. 2

5 Laboranten, koeriers, administratief medewerkers en priksters Labo M. Nuytinck Iedereen heeft een inbreng. Je durft meer. Anoniem. Inspirerend. Externe begeleiding. Ontspannend. Ludiek en met een glimlach. Alles mag. HUMOR. Hoe kunnen we ervoor zorgen dat introverte personen tot hun recht komen? Hoe kunnen we ook het management betrekken? Hoe kunnen we ervoor zorgen dat de post-its beter begrijpbaar zijn? Hoe kunnen we ervoor zorgen dat er een overzicht is? Soms zijn er heel veel ideeën door elkaar. Hoe kunnen we ervoor zorgen dat de timing beter verloopt? Hoe kunnen we beter over afspraken communiceren? Hoe kunnen we ervoor zorgen dat er geen overleg/discussie heerst tussen de subgroepen? We zijn eens naar Labo Nuytinck gekomen (werknemers Brugge). We hebben eens gesproken met de werknemers van Brugge (werknemers Evergem). De manier van werken. De grote luisterbereidheid. Zonder directie. Utopie die op tafel gegooid mag worden. Externe begeleiding. Met de glimlach naar het werk Gelukkig op het werk, goed voor het bedrijf! Mensen vinden het steeds belangrijker om zich goed te voelen op het werk. Een werknemer wil kwaliteit in zijn job én zijn privéleven, het bedrijf wil zijn doelstellingen behalen. Een goed evenwicht vinden tussen die,soms tegenstrijdige, belangen is de uitdaging waar we vandaag voor staan. En het wordt de volgende jaren zeker een topprioriteit op de economische en maatschappelijke agenda. 1 We pleiten dan ook voor een geïntegreerd HRbeleid dat een duurzaam welzijnsbeleid voor personeel koppelt aan de bedrijfsstrategie. Medewerkers die zich goed voelen op het werk, zijn gemotiveerd en zullen ook beter presteren!, aldus Francis Vermeulen (Manager International Projects, Katoen Natie). Gemotiveerd personeel is creatief en innovatief en is een belangrijke meerwaarde voor de verdere ontwikkeling van het bedrijf. Door het Generatiepact moeten mensen langer werken. De uitdaging bestaat er in, voor zowel de werknemer als de werkgever, om uit te zoeken hoe we dit op een zo aangenaam en efficiënt mogelijke manier kunnen doorvoeren, zodat ervaren werknemers hun kennis na verloop van tijd kunnen doorgeven aan de jongere generatie. En dat dit een win-winsituatie zal zijn, hoeven we de lezer niet duidelijk te maken. Het totale kostenplaatje van ziekteverzuim, stress, arbeidsongevallen, moeilijk in te vullen vacatures of verloop.. spreekt voor zich! Wat zijn de factoren die bepalen of je met de glimlach naar het werk komt? Tevredenheid of motivatie wordt bepaald door twee belangrijke pijlers, namelijk interne en externe factoren. De interne factoren kunt u zelf als medewerker bijsturen, terwijl de externe factoren deels of geheel afhankelijk zijn van de bedrijfscontext. We vertrekken hierbij vanuit de eenvoudige tweefactorentheorie van Herzberg en de behoeftepiramide van Maslow. Het is van belang om de opbouw als een dynamisch gegeven te zien, steeds onderhevig aan verandering. Zo kunnen noden en behoeften plotseling grondig veranderen door een belangrijke gebeurtenis in het leven van de medewerker (een geboorte, overlijden, ziekte, een nieuwe job, samenwonen of huwelijk). Zie figuren tweefactorentheorie van Herzberg en de behoeftepiramide van Maslow. De fundamenten: Externe factoren Het bedrijf en zijn omgeving Externe factoren worden voornamelijk bepaald door de omgeving waarin de medewerker werkt: de organisatieen bedrijfscultuur. Hij of zij heeft hier soms maar deels een invloed op. Een aangename chef, coaching, duidelijke en transparante communicatie, professionele organisatie, een goed salaris, een aantrekkelijke werkomgeving, gezonde stress, een goede balans tussen werk en privéleven en toffe collega s zijn fundamenteel voor het werkplezier van uw medewerker. Dit alles creëert een gevoel van veiligheid en rust. En uw medewerkers vinden dat ook niet meer dan normaal. Maar indien hier het schoentje knelt doordat het bedrijf er onvoldoende aandacht aan besteedt, brengt dit onrust in de organisatie. Medewerkers krijgen een gevoel van ontevredenheid. En ontevreden werknemers zijn veel moeilijker te motiveren dan werknemers die zich naar eigen zeggen in een normale situatie bevinden. Dé bron van motivatie: Interne factoren Betrokkenheid en eigen verantwoordelijkheid van de werknemer Elke job staat of valt met de overtuiging van diegene die hem uitvoert. Doet u uw job graag, kan u zelf uw werk bepalen, zijn er voldoende groeimogelijkheden (functiewijzigingen, verantwoordelijkheden), interne opleidingen om uw job beter uit te voeren? Wordt u voldoende gewaardeerd voor de inspanningen die u levert? Indien u die vragen positief beantwoordt, voelt u zich gemotiveerd en betrokken. U zult het een uitdaging vinden om net dat ietsje meer te presteren tijdens de uitoefening van uw werk. En u zult zeker op zoek gaan naar creatieve en innovatieve ideeën om efficiënter te werken. Maar respect hebben voor uw werk betekent ook dat u grenzen 3 1 Het Volk, 25/04/07, Gelukkig op het werk, Corelio, pagina 14

6 afbakent om de kwaliteit van het werk niet in het gedrang te laten komen. En het is net dat ietsje meer dat een belangrijke meerwaarde kan zijn voor uw onderneming. 2 De lijm: interne communicatie en betrokkenheid Er bestaat een voortdurende dynamiek tussen de interne en externe factoren. Afhankelijk van het moment in iemands privé-leven kan de balans zodanig veranderen dat het loon en de toffe job opeens niet meer doorwegen. Vragen rond flexibiliteit, meer verantwoordelijkheid, nieuwe uitdagingen, werkomgeving... spelen dag op dag mee. Een luisterend oor, een open communicatie en betrokkenheid zijn essentieel voor zowel de tevredenheid van uw medewerker als het geheel van de bedrijfsvoering. Zelfontplooiing Waardering Aanvaarding/sociaal Veiligheid/zekerheid Motivatoren Interne factoren Neutraal of ontevreden gevoel Externe factoren Exit: beter voorkomen dan genezen. Mensen hechten belang aan persoonlijke groei en ontwikkeling in welke vorm dan ook. Ze vragen waardering en respect voor hun werk. Als bijvoorbeeld aan veiligheid of werkzekerheid niet voldaan wordt, heeft sociale aanvaarding of waardering weinig of geen effect op de tevredenheid of motivatie van de medewerker. Uw medewerker mag dan nog zoveel verantwoordelijkheid hebben of zijn job graag doen. Hij gaat dan op zoek naar andere oorden of beperkt zich tot de essentie van zijn job, niet minder, maar ook niet meer. Externe factoren Figuur: Herzberg en Maslow En nu aan de slag Fysiologische behoeften Figuur 2: tweefactorentheorie van Herzberg Salaris Organisatiere Interne factoren of gels Motivatoren Privé Verantwoordelijkheid Waardering Erkenning Werkomg Veiligheid Functieinhoud Succes eving Beloning Groei Status Ontwikkeling Persoonlijke prestaties Supervisie Carrière mogelijkheden Bedrijfsbeleid Werkzekerheid Relatie met de collega s Stap 1: Schriftelijke en online enquête De eerste stap is een schriftelijke of online enquête om de tevredenheid van de werknemers te meten. De resultaten van deze enquête leiden immers tot 5 thema s waarvan de workshop gebruik maakt. Het zesde thema is het droomthema Zou het niet fijn zijn als? Stap 2: Workshop Werken met de Glimlach Een interne of externe trainer begeleidt de workshop. Vooraleer we definitief starten, doen we enkele eenvoudige oefeningen. De workshop zelf bestaat uit vier rondes. Tijdens de eerste ronde bedenken de deelnemers tot 190 ideeën bij de vijf thema s bepaald aan de hand van de enquête en het droomthema: Zou het niet fijn zijn als. Een selectie van ideeën leidt tot 3 topideeën tijdens de tweede ronde. Die topideeën worden in ronde drie uitgewerkt in haalbare projectvoorstellen. De vierde ronde is een kort, maar belangrijk feedbackmoment tijdens de workshop. En dit alles in amper drie uur tijd! Thema s Labo Nuytinck: Waardering & Beloning, Interne Communicatie, Veiligheid Gezondheid, Werkdruk & Stress, Balans werk-privé. 4 2 Het Laatste Nieuws, 27/04/07, P11, Gelukkig op het werk, een kwestie van mentaliteit. Stap 3: Verwerken van de gegevens Om de vele en waardevolle ideeën niet verloren te laten gaan, is een systematische verwerking vereist. Al snel zal u zien dat er over de thema s heen rode draden te voorschijn komen soms verrassend, soms confronterend

7 Stap 4: De rode draad: Werken aan een draagvlak De opstart van een bedrijfsinterne werkgroep is zeer belangrijk. Wanneer u dit doet, bepaalt u zelf. Maar zonder actieplan en betrokkenheid van de werknemers zullen de inspanningen en de waardevolle ideeën immers verloren gaan, aldus Hilde Nuytinck, HR-manager, Labo Nuytinck. Wat vindt u terug in de toolkit? In de tool Werken met de glimlach vindt u naast twee handleidingen (één voor u en één voor de trainer) ook het GPS bord, het GPS hulpje en een pakket praktische bijlagen terug, zowel voor de trainer als voor uzelf voor de verwerking van de workshop. De toolkit legt ook een link naar de Praktische Gids Co-efficiënt, die ook als tool is opgenomen in de hr-toolkit van het ESF-agentschap. Deze gids is een vlot toegankelijke leidraad die het management kan bijstaan wanneer het vragen heeft over de volgende onderwerpen: werving&selectie, doorstroming, vorming & training, evenwicht werk-privéleven. De gids bevat bovendien vele praktische tips voor de kmo die wil werken aan een genderbewust personeelsbeleid en aandacht heeft voor het evenwicht werk-privéleven. Stap 1: De enquête U kan de enquête op twee manieren laten invullen door uw werknemers: schriftelijk of online. De schriftelijke enquête vindt u terug op de cd-rom. Voor de online enquête surft u naar In dit hoofdstuk vindt u tevens terug hoe u beide enquêtes moet verwerken. Volgende thema s komen aan bod: - Mijn job. - Mijn bedrijf en ik. - Samenwerking in mijn bedrijf. - De leiding van mijn bedrijf. - Kwaliteit in mijn bedrijf. - Veiligheid en gezondheid. - Balans werk-privé. Schriftelijke enquête De schriftelijke enquête is ideaal wanneer niet al uw werknemers toegang hebben tot een computer met internetverbinding. Het is de bedoeling dat u alle werknemers betrekt bij de enquête. Wanneer dit elektronisch niet mogelijk blijkt, verkies dan de schriftelijke enquête boven de online enquête. Neem de enquête af Zorg ervoor dat alle werknemers de kans krijgen om de enquête in te vullen. Leg hen duidelijk uit wat het doel is van de enquête, namelijk de thema s van de workshop bepalen. Daarom moeten ze de enquête correct en met de nodige aandacht invullen, zodat de juiste thema s aan bod komen in de workshop. De werknemers moeten de mogelijkheid krijgen om de enquête af te geven op een neutraal punt, dus niet aan één bepaalde persoon, maar bijvoorbeeld in een brievenbus. Op die manier zijn de werknemers zeker van de anonimiteit. Verwerk de enquête Op de toolkit cd-rom vindt u het Excelbestand Verwerking schriftelijke enquête dat u voor de verwerking dient te gebruiken. 1. Sla het Excelbestand eerst op uw harde schijf op. 2. Open het bestand. 3. Klik op de knop MACRO S INSCHAKELEN (zie figuur 3.1). Wanneer u een foutmelding krijgt en u de macro niet kan inschakelen, wil dit zeggen dat uw beveiligingsniveau voor macro s te hoog is ingesteld. Dit lost u op door in het menu Extra te kiezen voor Macro en dan voor Beveiliging. Hier stelt u het beveiligingsniveau in op gemiddeld. Figuur 3.1: Macro s inschakelen 5

8 4. TEL ZORGVULDIG het aantal enquêtes Typ daarna in het roodomkaderde vakje, naast Aantal enquêtes, het definitieve aantal ingevulde enquêtes in en druk op de knop Voeg kolommen in. Het juiste aantal kolommen wordt nu ingevoegd (dit kan even duren). Naast de knop Voeg de kolommen in, ziet u nu staan Uitgevoerd. U heeft dus slechts ÉÉNMAAL de mogelijkheid om het aantal enquêtes in te geven. Als u daarna merkt dat er meer of minder zijn, moet u volledig opnieuw beginnen. LET DUS GOED OP! Wanneer u zich toch vergist heeft, sluit u het Excelbestand ZONDER de gegevens op te slaan. U opent dan opnieuw het blanco Excelbestand dat u op de cd-rom vindt. U kiest opnieuw voor de optie Macro s inschakelen, en vult daarna in het roodomkaderde vakje het juiste aantal enquêtes in. Elke kolom staat voor één enquête. U kan eventueel zelf in de oranje balk bovenaan de enquêtes nummeren, zoals u ziet in figuur U geeft nu de resultaten in per enquête. Dit doet u op deze manier: Heel ontevreden = 0 Ontevreden = 1 Eerder ontevreden = 2 Eerder tevreden = 3 Tevreden = 4 Heel tevreden = 5 Online enquête Neem de enquête af Ga naar de website en registreer uw bedrijf door te klikken op de link Mijn bedrijf registreren.. Kies uit de lijst met enquêtes Werken met de glimlach. Na registratie ontvangt u een log-innummer dat u aan al uw werknemers geeft. Ze moeten zich namelijk inloggen op de homepage om de enquête te kunnen invullen. Zorg dat de werknemers hier VOLDOENDE TIJD voor krijgen. Laat hen deze enquête dus niet invullen tijdens een korte pauze. COMMUNICEER hen ook DUIDELIJK wat HET DOEL is van deze enquête. Geef hen ook een tijdslimiet op, bijvoorbeeld één week om de enquête in te vullen. Na het verstrijken van de tijdslimiet, logt u in op de website om de resultaten te bekijken. U kan het rapport met de resultaten van alle vragen en thema s ook opvragen. Bepaal de thema s Kies de vijf thema s met de laagste score als thema s voor uw workshop. U bent natuurlijk vrij om één van de thema s te vervangen door een bedrijfsspecifiek thema, zoals eerder vermeld in Wij raden u wel aan om zich te houden aan de vijf thema s die naar voor komen uit de resultaten van de enquête. Figuur 3.2: Verwerking schriftelijke enquête Bepaal de thema s Op het tweede werkblad Workshopthema s, vindt u de scores per workshopthema. Kies de vijf thema s met de laagste scores als thema s voor uw workshop. Wanneer u te kampen heeft met een bedrijfsspecifiek probleem, kan u één van de thema s vervangen door dit bedrijfsspecifiek thema. Voorbeeld: Uw bedrijf heeft voornamelijk oudere werknemers in dienst. U kan dan zelf een thema aanmaken zoals 50+, maar niet out. Wij raden u wel aan om zich te houden aan de thema s die naar voor komen uit de resultaten van de enquête. Deze geven immers een getrouw beeld weer van wat er op de werkvloer leeft. 6

9 Stap 2: Workshop Werken met de glimlach Om het geheel praktisch toe te lichten werken we in dit hoofdstuk de case van Samsonite-Europe NV uit. Bereid de sessie voor Benodigdheden Het bedrijf voorziet in de volgende benodigdheden: Een aangename ruimte (indien mogelijk met ramen) die voldoende groot is, zodat de deelnemers rond de tafel kunnen wandelen. Een grote tafel waar al de deelnemers omheen kunnen zitten en waarop het GPS-bord kan liggen Flip-over Alcoholstiften voor alle deelnemers Minimum 200 post-its Beamer en PC Plakband Rode en groene stickers Timer Naamkaartjes Toolkit Werken met de Glimlach 6 themakaartjes om op het GPS-bord te kleven* GPS-hulpje* 5 templates van de Projectvoorstellen * * Deze documenten staan op de cd-rom. Het GPS hulpje vindt u terug in de toolkit. Bepaal de deelnemers Voorbeeld: Leadoperators, meestergasten en kwaliteitssupervisor bij Samsonite Europe NV. Per GPS-bord zijn er minimum 8 en maximum 18 deelnemers aanwezig. Bepaal de deelnemers die de sessie zullen bijwonen. Selecteer uw deelnemers niet te eng! Betrek de verschillende departementen en functies binnen uw organisatie. Zorg voor deelnemers uit de marketing, het magazijn, de administratie, Zorg ook voor diversiteit tussen de deelnemers wat leeftijd en geslacht betreft. De verschillende inzichten leiden vaak tot verrassende, uiteenlopende ideeën. Vraag de werknemers of ze wel willen meewerken. Chinese vrijwilligers hebben immers vaak een negatieve invloed op de workshop. Communiceer hen ook duidelijk het doel van de workshop. Via onderstaande links kan uw bedrijf een externe trainer aanvragen. Het leiden van brainstormsessies zit in hun vingers en ze kunnen moeiteloos omgaan zowel introverte als extraverte deelnemers. Eenmaal de resultaten van de workshop in kaart gebracht, is een follow-up met de externe trainers noodzakelijk. Contact: Athena Dienst Vorming & Opleiding van Voka - Kamer van Koophandel Oost-Vlaanderen Contact: Caroline Blockeel Mail: caroline.blockeel@voka.be Tel: 052/ FDC, Flanders District of Creativity Mail: info@flandersdc.be Tel: 016/ De sessie In de tool vindt u een volledige handleiding voor de trainer terug en het GPS hulpje,dat de trainer tijdens de sessie zal ondersteunen. Deze documenten beschrijven duidelijk welke stappen de trainer moet doorlopen tijdens het spel. Het verloop van de workshop komt uitgebreid aan bod in de Handleiding voor de trainer. Om u toch een beeld te geven van het verloop van een workshop, vindt u hieronder een korte beschrijving van de verschillende onderdelen van de workshop. GPS-bord De trainer start de sessie door het GPS-bord op tafel te leggen of in 6 delen te knippen en die op te hangen. De trainer kleeft in het grijze centrale deel van het GPS-bord de themakaartjes, zie figuur 4.1. De centrale vraag schrijft hij/zij neer op een flip-over: Hoe kunnen we ervoor zorgen dat u met de komt werken en met de terug naar huis gaat? Figuur 4.1: GPS-bord Voorbeeld thema s Samsonite: Zelfontplooing,Jobinhoud, Balans werk-privé, Interne Communicatie, Veiligheid & Gezondheid. Denk er ook goed over na of u leidinggevenden al dan niet laat deelnemen aan de workshop. Hun aanwezigheid kan immers een grote invloed hebben op de workshop. Het gevaar bestaat namelijk dat de werknemers niet alle ideeën durven opschrijven, waardoor de eigenlijke knelpunten niet naar voor komen. Kies de trainer De leidende trainer heeft een belangrijke taak tijdens de workshop. De trainer moet een objectief persoon zijn die de deelnemers als neutraal beschouwen. De trainer mag dus onder geen beding zijn/haar mening formuleren over thema s en/of ideeën van de deelnemers. Hier raden wij dan ook aan om de workshop te laten leiden door een neutraal persoon binnen het bedrijf, bijvoorbeeld de preventieadviseur of een vertrouwenspersoon. Het management leidt best niet de workshop. Dan bestaat immers de kans dat de deelnemers enkel veilige ideeën neerschrijven. Dit zou de hele opzet van toolkit Werken met de glimlach teniet doen. Om te voorkomen dat de deelnemers niet alle ideeën durven formuleren, kan u kiezen voor een externe trainer. 7

10 1.1.1 Opwarming Duur: 30 minuten De trainer legt kort de doelstelling en het belang van de workshop uit. Om een losse sfeer te creëren start de trainer de workshop met 3 opwarmingsoefeningen. Deze oefeningen overtuigen de deelnemers van hun eigen creativiteit en van het belang van het ontspannen zijn om probleemstellingen of moeilijkheden op te lossen. We besteden ook aandacht aan het verschil tussen taakblindheid en taakfocus. Ronde 1: ideeën genereren Duur: 60 minuten. Tijdens de eerste ronde van het spel legt de trainer de spelregels en de thema s uit aan de deelnemers. De ingevulde enquêtes bepaalden reeds de vijf thema s. Het zesde thema is het droomvakje Zou het niet fijn zijn als?, Dit is een vrij thema waar de werknemers ideeën kunnen formuleren die ze niet onmiddellijk kunnen plaatsen bij de andere 5 thema s. De deelnemers worden opgedeeld in groepjes. De groepjes krijgen per thema een aantal minuten de tijd om creatieve ideeën te bedenken en stappen dan door naar het volgend thema. Ze noteren deze op een post-it en plakken de post-its vervolgens op het GPS-bord. Tijdens deze ronde bedenken de deelnemers tot 190 losse, maar waardevolle ideeën. Elke groepje clustert op het einde van deze ronde per thema de ideeën die samenhoren. Ronde 2: ideeën selecteren Duur: 30 minuten Elk groepje krijgt gele en oranje stickers. Elke deelnemer kleeft een oranje sticker op de ideeën die hij/zij realiseerbaar vindt op lange termijn (>6maanden) en een gele sticker op de ideeën die realiseerbaar zijn op korte termijn (< 6 maanden). De trainer somt op een flip-over per thema de ideeën met 3/4/5 stickers op. Elke deelnemer duidt zijn/haar eigen top 3 aan op de flip-over. De trainer brengt op het einde van deze ronde de 3 topideeën in kaart. Ronde 3: ideeën uitwerken Duur: 45 minuten De 3 topideeën worden verder uitgewerkt in een projectvoorstel. Er werken 2 of 3 deelnemers aan één projectvoorstel. De deelnemers krijgen 30 minuten om het projectvoorstel uit te werken. Hierna stelt elk groepje gedurende drie minuten zijn projectfiche voor. De andere deelnemers geven hun reacties. Ronde 4: Feedback Duur: 10 minuten Na de workshop volgt er nog een kort feedbackmoment: de zogenaamde VBU, waarbij de trainer polst naar de voordelen (V), de belemmeringen (B) en de unieke aspecten (U) van de workshop. Deze ronde is een belangrijk afsluitmoment. collega s van andere afdelingen samen te werken. Het is leuk dat anderen ook hun mening delen. We zijn met goesting gekomen. Het is goed geleid. Er is geen directie bij, nu enkel collega s van hetzelfde niveau. de GPS betrekken. Er was geen soep of frisdrank. Leadoperators, meestergasten en kwaliteitssupervisor Samsonite Europe NV. We kunnen onze mening zeggen. Er is een losse sfeer, dus we kunnen meer aankaarten. Het is een toffe groep. Het is tof om met Komt er wel iets van in huis? Krijgen onze ideeën gehoor? Het moet ook gedaan worden met de collega s met wie we anders niet mee in contact komen. Ook de bedienden bij Verrassingontbijt. Het GPS-spel zelf. De sfeer was ontspannen, het ging niet letterlijk over het werk. Je mag alles zeggen. 8

11 Stap 3: Verwerking van de ideeën De ideeën die tijdens de workshop naar voor komen, worden verwerkt in twee rapporten: een verslag voor de werkgever en een verslag voor de werknemers. Op de cd-rom en als bijlage vindt u de templates van beide rapporten. Deze rapporten worden opgesteld door de trainer of een deelnemer aan de workshop. Om de verslagen uit te schrijven, is het immers noodzakelijk om kennis te hebben van de workshop. Belangrijk is wel dat de rapporten afgetoetst worden met het management. Op deze manier wordt er aan het draagvlak gewerkt en worden de adviezen op een pragmatische manier geformuleerd. De trainer bezorgt u alle ideeën, flip-overs en projectvoorstellen, die u nodig heeft om deze verslagen uit te schrijven. Verslag werkgever Het verslag werkgever is voor het management bestemd. In de eerste plaats bevat het een korte uitleg van de workshop, zodat de lezers van het rapport weten hoe de methode in elkaar zit. Tevens worden alle ideeën, topideeën, projectvoorstellen, adviezen en aandachtspunten in het rapport vermeld. 9 Workshop Wanneer het verslag voor de werkgever ook bestemd is voor niet-deelnemers, is het aangeraden om het verloop van de workshop kort uit te schrijven in het rapport. U doet dit op een chronologische wijze. U legt eerst kort de opwarming uit, daarna geeft u een korte uitleg over het verloop van de 4 rondes. Tenslotte kan u ook uw eigen observaties vermelden die u tijdens het verloop van de workshop zijn opgevallen. Bijvoorbeeld een goede/slechte sfeer, zijn zaken introverte/extraverte deelnemers, Tabellen per thema Om alle ideeën die tijdens de workshop naar voor kwamen overzichtelijk bij te houden, stelden wij een template op van een verslag voor de werkgever. Eerst en vooral moet u alle ideeën ingeven, per thema, in de daartoe voorziene tabellen (tabel 4.1.). U geeft eerst de ideeën in met stickers. U typt deze uit in de eerste kolom (1), daarna telt u het aantal kortetermijnstickers en langetermijnstickers die op de post-it kleven. Dat aantal noteert u in de tweede (2) en derde (3) kolom. Het kan zijn dat er op één idee zowel lange- als kortetermijnstickers kleven. Of een idee op korte of lange termijn realiseerbaar is, is immers vaak persoonsgebonden. De ideeën waarop geen stickers kleven, schrijft u neer onderaan in de tabel (4). Dit doet u voor de 6 thema s. Tabel 4.1: Tabellen per thema s <THEMA > IDEEEN MET KORTE TERMIJN LANGE TERMIJN (1) (2) (3) (5) (4) IDEEEN ZONDER De uitgewerkte thema s van de workshop bij Samsonite Europe NV: IDEEEN MET BALANS WERK/PRIVÉ KORTE TERMIJN LANGE TERMIJN OP KORTE TERMIJN Meer vrije dagen naar keuze 1 Hospitalisatieverzekering 4 1 Plezier hebben in je job 1 1 OP LANGE TERMIJN Thuiswerk 1 IDEEEN ZONDER OP KORTE TERMIJN Korte onderbreking op het werk voor privé (begrafenis) Goede uurregeling (schooluren) Halve dagen verlof kunnen nemen Integreren van voedingswinkel in bedrijf OP LANGE TERMIJN Kinderopvang tijdens verlof tot 13 jaar Kinderdagverblijf (dan kan mijn vrouw met mij mee, ze is kinderverzorgster) Strijkdienst gratis, of mits vergoeding IDEEEN MET FUNCTIE-INHOUD KORTE TERMIJN LANGE TERMIJN OP KORTE TERMIJN Goede samenwerking met iedereen 1 Altijd eerlijk blijven 1 Luisterend oor 1 Erkenning 1 Begeleiding op het werk Uitdaging 1 OP LANGE TERMIJN Geen jaloezie 2 Pesterijen 1 Roddels 1 Geen jaloezie 2 Meer maandelijkse vergaderingen 2 De juiste man op de juiste plaats zetten 1 Meer ondersteuning van hogerhand 2 IDEEEN ZONDER OP KORTE TERMIJN Durven uitkomen voor uw mening, ook als het moeilijk ligt Respect Controle Goeie groep Meer communicatie Luisterend oor Meer met elkaar praten Nemen van beslissingen Verantwoordelijkheid opnemen Merk opvolgen Voorbeeld zijn (geven) Financiële verdienste Sociaal contact Continuïteit van werk (organisatie) Technische ondersteuning OP LANGE TERMIJN Meer inspraak hebben bij het gebeuren

12 10 Zorgen dat iedereen tevreden is en goed kan functioneren Uitleg geven Voldoen aan de verwachtingen Meer verantwoordelijkheid voor minderen in rang Leiding geven, specifiek Voorbereiding Taken realiseren Stress Meer voldoening IDEEEN MET INTERNE COMMUNICATIE KORTE TERMIJN OP KORTE TERMIJN Meer inspraak! 1 LANGE TERMIJN Ideeënbus 2 2 Maandelijks infomagazine over bedrijf 1 Meer tijd om onze problemen te bekijken 1 OP LANGE TERMIJN Positieve kritiek 2 IDEEEN ZONDER OP KORTE TERMIJN Meer inspraak bij planning Meer (korte) meetings Om de 14 dagen meeting organiseren met meerdere afdelingen samen, dit om problemen tussen afdelingen bespreekbaar te maken Meer mondeling contact i.p.v. en dergelijke Samen zitten voor ideeën Telefoongesprekken zijn niet altijd duidelijk (storing) Duidelijke afspraken maken (op papier) Na ondernemingsraad vlugger informatie doorspelen, voorkomt roddels OP LANGE TERMIJN Op de hoogte blijven houden Tijd maken om te communiceren Minder geruchten, meer feiten Te veel s, meer praten met elkaar De ene afdeling weet vaak niet hoe de andere werkt Van boven naar onder en omgekeerd Afdelingen naar elkaar toe Meer openheid van beleid Niet altijd uitstellen, op tijd verwittigd worden Kat en muisspel Hiërarchische lijn respecteren IDEEEN MET OP KORTE TERMIJN Betere computers op assemblylijn + ander materiaal VEILIGHEID EN GEZONDHEID KORTE TERMIJN Verlichting in het algemeen, nooduitgang 1 Goede kleding (schoenen enz.) 1 Meer hygiëne in de toiletten 1 OP LANGE TERMIJN Meer frisse lucht 1 LANGE TERMIJN Airconditioning in het bedrijf 1 Bezoek aan andere bedrijven 2 Alle koepels weg, deze geven een omgekeerd effect Ergonomie aan de werkposten (verstelbare werktafels) Gezonder eten 1 IDEEEN ZONDER OP KORTE TERMIJN Respect voor het materiaal + regels Orde en netheid in de fabriek Te hoge snelheid van het rollend materiaal (heftrucks) Vermoeidheid door het vele werk op PC (rustgevende schermen) OP LANGE TERMIJN IDEEEN MET OP LANGE TERMIJN Opleiding algemeen (talen, excel word, lotus notes) Inspraak in voeding (refter) Meer jaarlijkse controle (longen) Bij zeer warm weer meer pauzes inlassen Regelmatig brandweeroefening (ontruiming) Goede werking van machines in stand houden Gevaar met boormachine (moeilijk te beveiligen) 1 1 Minder druk op het werk Temperatuur in de werkomgeving (te warm, tocht) ZELFONTPLOOIING KORTE TERMIJN 2 LANGE TERMIJN Bezoek aan andere bedrijven 2 Opwerken tot bediende 1 IDEEEN ZONDER OP KORTE TERMIJN Computerles Minder tijd besteden aan het verhandelen van materialen Meer tijd om dingen te kunnen organiseren OP LANGE TERMIJN Rekening houden met de ideeën van iedereen (mensen op de werkvloer) Rotatie binnen verschillende jobs of verschillende afdelingen Andere taken doen of meehelpen 2

13 IDEEEN MET ZOU HET NIET FIJN ZIJN ALS KORTE TERMIJN LANGE TERMIJN OP KORTE TERMIJN Beveiligde fietsstalling 2 Frisdrank gratis 1 Geschenk op het einde van het jaar 2 Dagelijkse fietsvergoeding i.p.v. na 6 maanden 2 Een goed team vormen 1 De juiste informatie krijgen, vergaderingen 1 1 Plezier hebben in je job 1 1 Beter eten 1 OP LANGE TERMIJN Goede computers kregen, bv. Laptops 1 2 Geen vaste uren 1 Ziektebonus 2 Maaltijdcheques krijgen 1 1 Bedrijfswagen hebben 2 Sport op het werk: voetbalveld, fietszaal enz 1 Fitnessruimte 2 Terug rookpauzes inlassen 2 Toekomstzekerheid, je job zeker blijven 1 behouden Meer bedrijven bezoeken (reizen) 2 Gelijkheid van bedienden en arbeiders 1 1 IDEEEN ZONDER OP KORTE TERMIJN Wat meer ontspannen zijn Er geen vriendjespolitiek zou zijn! Goed overeenkomen, geen groepjes Ik al op pensioen kon gaan Eens een schouderklopje, minder roddelen, minder veroordelen OP LANGE TERMIJN Middagmaal restaurant ALL IN Hospitalisatieverzekering voor arbeiders Ontspanning NA de middagpauze Sportzaal Leeszaal Ik meer kon verdienen Meer verdienste Dat ieder zijn eigen werk doet Topideeën Neem de flip-over met de topideeën bij de hand. De ideeën met de meeste stemmen die vooraan op de flipover hangen, schrijft u op in de linkerkolom (5). In de rechterkolom noteert u het aantal stemmen (6), zie tabel 4.2. Voor de ideeën die later werden uitgewerkt in de projectvoorstellen gebruikt u een andere kleur zodat deze zeker opvallen. Tabel 4.2: Tabel topideeën TOPIDEEËN IDEEËN (5) (6) Projectvoorstellen STEMMEN Blanco projectvoorstellen vindt u terug op de cd-rom. Het is de bedoeling dat u de projectvoorstellen van de deelnemers overneemt. Dat wil zeggen dat u elke zin letterlijk overtypt. U laat geen informatie weg, voegt geen nieuwe informatie toe en wijzigt ook niets. Voorbeeld: Betere computers Titel idee: goede computers, kregen b.v. laptop; betere computers op assemblylijn + andere materiaal Thema: Zou het niet fijn zijn als...; zelfontplooiing Omschrijving idee: (beschrijf hier wat het idee precies inhoudt) De bestaande oude (trage) computers vervangen door nieuwe. Ook de printers en schermen zijn aan vervanging toe. Voordelen Wat zijn de voordelen voor de werknemer? Meer vertrouwen krijgen als de pc goed werkt Geen werkverlet door breuk Minder frustraties Vlugger gegevens kunnen raadplegen + juiste gegevens Laptop thuis kunnen raadplegen Meer werkvreugde + erkenning! Wat zijn de voordelen voor de werkgever? Vlugger werken; vlugger gegevens kunnen raadplegen Juiste gegevens Laptop thuis werk kunnen raadplegen Nadelen, valkuilen, belemmeringen Binnenbrengen van virussen Misbruik (spelletjes) Bezigheidstherapie Kostprijs Oplossingen Goede antivirus Goede overeenkomst sluiten Enkel de nodige programma s Impact: (beschrijf wat er op het eerste zicht zou veranderen voor u, uw collega s en het bedrijf) Vlottere werking Juister werken Steeds de juiste info 11

14 Actieplan Welke acties moeten ondernomen worden? Geld vrijmaken Goede opleiding aan de mensen geven Tijd geven aan MIS om de installatie goed te kunnen doen Door wie moeten deze acties ondernomen worden? En waarom door deze personen? Directie bevoegdheid MIS (IT afdeling) kennis Wanneer moeten deze acties ondernomen worden? Zo vlug mogelijk Adviezen U formuleert in de eerste plaats adviezen voor de projectvoorstellen. Die omschrijven immers de ideeën die de meeste stemmen kregen van de deelnemers. U omschrijft eerst kort het idee, daarna omschrijft u de voordelen van het idee, zoals deze in de projectvoorstellen door de deelnemers werden opgeschreven. Ook de nadelen van het idee leidt u af uit de projectvoorstellen. Nadien volgen uw adviezen. Voor de adviezen delen wij u graag enkele nuttige sites mee: - werkboek Co-efficiënt: "Praktische tips voor de kmo die wil werken aan een genderbewust personeelsbeleid." Wil je werken aan een genderbewust personeelsbeleid? Bereiken je vacatures wel alle m/v- talenten op de arbeidsmarkt?ben je er zeker van dat iedereen dezelfde doorstromingskansen krijgt in het bedrijf? Wil je een strijkdienst opstarten of het eeuwige probleem van de kinderopvang oplossen?hoe betrek je het personeel hierbij? Is je bedrijf een aantrekkelijke werkgever? Ben je wel degelijk op de hoogte van de noden en behoeften van het personeel? Deze gids is opgevat als een vlot toegankelijke leidraad die de HR-manager kan openslaan afhankelijk van de vraag over een bepaald onderwerp: werving&selectie, doorstroom, vorming & training, evenwicht werkprivéleven. Via inspirerende tips en creatieve ideeën van de deelnemende bedrijven van Co-efficiënt kan je met onze praktische gids onmiddellijk aan de slag! In deze databank vindt u een reeks gendervriendelijke maatregelen die reeds gebruikt worden in Vlaamse ondernemingen en organisaties. Elke maatregel wordt omschreven aan de hand van concrete tips en extra informatie. Klik op de link Overzicht maatregelen en er verschijnt een hele lijst met maatregelen (onder andere over onderwerpen als werktijden, flexibele uren, extralegale voordelen en comfortdiensten). en Onder Carrière-info en Carièretips vindt u een overzicht terug van de wettelijke rechten en plichten van en voor de werkgever en de werknemer over onderwerpen als arbeidsduur, alternatieve verloning, bedrijfswagens, brugpensioen Accor services biedt een ruim pakket van diensten aan, zoals kinderopvang, dienstencheques, opleidingscheques en andere. Ook vindt u er leuke filmpjes die de dienst uitleggen, samen met de voordelen voor de werkgever en de werknemers. Zoekmachines Overigens kan u ook steeds gebruik maken van zoekmachines op het internet. Zo vindt u al vlug allerhande artikelen en wetgevingen die u tijdens u advisering kunnen ondersteunen. Aandachtspunten Voor de formulering van de aandachtspunten keert u terug naar de tabellen met de ideeën. U ziet dat er aan de rechterkant een kolom is, die nog niet besproken werd (7). Daarin kent u een kleurencode toe aan ideeën die samenhoren. Om een kleurencode toe te kennen aan een cel in de tabel gaat u als volgt te werk: u selecteert de cel, vervolgens gaat u naar Opmaak en kiest u voor Randen en arceringen. Hier gaat u naar het tabblad Arcering en u kiest de gepaste kleur. Hieronder vindt u een tabel met de kleurencode voor elk aandachtspunt: Tabel 4.3: Tabel kleurencode Aandachtspunt Kleur Comfortdiensten ROOD Samenwerken BLAUW Uurregeling OUDROZE Flexibiliteit GOUD Verloning HELDERGROEN Waardering en beloning TURKOOIS Extralegale voordelen PASTELBLAUW Veiligheid ZWART Rekrutering ORANJE Interne communicatie DONKERGEEL Werkdruk en stress GROEN Maatschappelijke activiteiten, teambuilding GRIJS -50% Opleiding en zelfontplooiing MINT Jobvariatie LAVENDEL Inspraak ROZE Balans werk-privé GROENBLAUW Gezondheid GEEL Werkomgeving VIOLET Aan alle ideeën die bijvoorbeeld onder de noemer flexibiliteit passen, kent u de kleurencode goud toe. Aan ideeën die niet vaak genoeg voorkomen om een cluster te vormen, kent u geen kleurencode toe. Wanneer een aantal ideeën een aandachtspunt vormen dat niet voorkomt in bovenstaande lijst, dan kent u dit aandachtspunt zelf een benaming en een kleurcode toe. Ook aan de projectvoorstellen kan u een code toekennen. Op deze manier krijgt u een duidelijk overzicht van de thematisch gebonden ideeën en de themaoverschrijdende aandachtspunten die tevoorschijn komen. Voorbeeld 1: Projectvoorstellen Balans werk-privé (kleurencode: roze) Infrastructuur (kleurencode: roze) Kleine groepen, zelfde groepen (kleurencode: roze) Vakbekwaamheid (kleurencode: roze) Vervolgens vermeldt u ook per aandachtspunt adviezen. De lijst van nuttige sites kan ook hier van pas komen. Op deze manier komt u tot een verslag voor de werkgevers. Uiteraard is het niet de bedoeling dat dit rapport aan de kant blijft liggen. We weten nu wat er op de werkvloer leeft, dus laten we er ook werkelijk iets aan doen! Voor inspiratie verwijzen we je door naar de volgende stap Werken aan een draagvlak: Opstarten van een bedrijfsinterne werkgroep Wellness@Work. 12

15 Verslag werknemers Vervolgens schrijft u een verslag voor de werknemers. Zo weten deze ook welke ideeën uit de workshop komen. Hier formuleert u geen adviezen, om te voorkomen dat er valse verwachtingen gecreëerd worden. Het verslag vormt de basis om eventueel een bedrijfsinterne werkgroep op te starten. Inleiding In de template vindt u reeds een korte inleiding op het rapport. U dient hier enkel de datum van de workshop in te vullen. Tabellen per thema Hiervoor verwijzen we naar de tabellen in het verslag voor de werknemers. U kan deze tabellen gewoon kopiëren. Het is niet nodig om de kleurencode toe te kennen aan de ideeën. Topideeën Ook voor de topideeën verwijzen we naar het verslag voor de werkgevers. In de template wordt uitgelegd hoe deze topideeën bepaald werden. U hoeft hier enkel het aantal uitgewerkte ideeën in te vullen. Projectvoorstellen Voor de projectvoorstellen verwijzen we eveneens naar het verslag voor de werkgevers. De projectvoorstellen worden ook hier op dezelfde manier ingevuld. Dat betekent dat u geen informatie wijzigt, bijvoegt of verwijdert. Templates Al de templates zijn terug te vinden op de cd-rom Template 1: Themakaartjes THEMA 1 THEMA 2 THEMA 4 THEMA 5 THEMA 3 ZOU HET NIET FIJN ZIJN ALS... 13

16 Template 2: Projectvoorstel Titel idee: Omschrijving knelpunt: (beschrijf hier wat opgelost of verbeterd moet worden) Template 3: Verslag werkgevers Workshop <bedrijf> 1 Verloop workshop <Schrijf hier het verloop van de workshop aan de hand van de verschillende rondes> 2 Resultaten Omschrijving oplossing: (beschrijf hier wat de oplossing/verbetering precies inhoudt) Voordelen Wat zijn de voordelen voor de werknemer? Wat zijn de voordelen voor de werkgever? 2.1 Ideeën per thema IDEEEN MET <THEMA 1 TOT 5> KORTE TERMIJN LANGE TERMIJN Nadelen, valkuilen, belemmeringen Oplossingen IDEEEN ZONDER Impact: Beschrijf wat er op het eerste zicht zou veranderen voor u, uw collega s en het bedrijf Actieplan Welke acties moeten ondernomen worden? Door wie moeten deze acties ondernomen worden? En waarom door deze personen? IDEEEN MET ZOU HET NIET FIJN ZIJN ALS KORTE TERMIJN LANGE TERMIJN Wanneer moeten deze acties ondernomen worden? IDEEEN ZONDER 2.2 Topideeën TOPIDEEËN 14 IDEEËN STEMMEN

17 2.3 Projectvoorstel Projectvoorstel (te gebruiken tijdens ronde 3) Titel idee: 3.1 <Titel projectvoorstel 1> (kleurencode ) <Korte omschrijving van het idee> Voordelen <Voordelen van het idee zoals door de deelnemers geformuleerd in het projectvoorstel> Nadelen <Nadelen van het idee zoals door de deelnemers geformuleerd in het projectvoorstel> Adviezen <Formuleer uw advies> 4 Aandachtspunten <Aandachtspunt 1> (kleurencode ) Omschrijving knelpunt: (beschrijf hier wat opgelost of verbeterd moet worden) Omschrijving oplossing: (beschrijf hier wat de oplossing/verbetering precies inhoudt) Voordelen Wat zijn de voordelen voor de werknemer? Wat zijn de voordelen voor de werkgever? Nadelen, valkuilen, belemmeringen Oplossingen Impact: Beschrijf wat er op het eerste zicht zou veranderen voor u, uw collega s en het bedrijf. Actieplan Welke acties moeten ondernomen worden? Door wie moeten deze acties ondernomen worden? En waarom door deze personen? Wanneer moeten deze acties ondernomen worden? 3 Adviezen 3.1 <Titel projectvoorstel 1> (kleurencode ) <Korte omschrijving van het idee> Voordelen <Voordelen van het idee zoals door de deelnemers geformuleerd in het projectvoorstel> Nadelen <Nadelen van het idee zoals door de deelnemers geformuleerd in het projectvoorstel> Adviezen <Formuleer uw advies> 4 Aandachtspunten 15

18 Template 4: Verslag werknemers De workshop Werken met de glimlach Geachte werknemers Een aantal van jullie nam deel op <datum> deel aan de workshop Werken met de glimlach. Jullie vinden in dit document alle ideeën die naar voor gekomen zijn tijdens de workshop en de topideeën zoals ze uitgewerkt zijn in de projectvoorstellen. Zo weten jullie ook wat tijdens workshop aan bod is gekomen. Bij deze willen wij jullie bedanken voor jullie inzet! Voor het verslag voor de werknemers worden enkel de ideeën per thema, de topideeën als de projectvoorstellen in kaart gebracht. De templates vindt u terug op de cd-rom. Stap 4: Werken aan een draagvlak Opstarten van een bedrijfsinterne werkgroep Wellness@Work Werken met de Glimlach: een strategische keuze! De resultaten van de workshop Werken met de glimlach worden best gekaderd in het geheel van de bedrijfsstrategie. Ons uitgangspunt is dat motivatie en tevredenheid van het personeel deel uitmaken van een geïntegreerd personeelsbeleid. Daarmee bedoelen we een personeelsbeleid dat aansluit bij de visie en missie van het bedrijf en dat ook de nodige aandacht besteedt aan moderne technieken en ervaringen over personeelsbeleid en organisatie. We schetsen hier een beknopt overzicht en enkele schema s die u in één oogopslag het belang van een weloverwogen reflectie aantonen. Bespreek de strategie, visie, missie en waarden van de organisatie met het managementteam en ontwikkel op basis hiervan een visie op personeelsbeleid. Koppel hieraan telkens de resultaten van de workshop. Enkele vragen als leidraad: Externe uitdagingen Interne uitdagingen Onze visie, missie en waarden Ons personeelsbeleid Personeelsdomeinen Wat zijn de toekomstige trends met een impact op onze business? Wat zijn de externe uitdagingen en bedreigingen voor onze markt, onze producten, onze dienstverlening? Wat zijn niet alleen vandaag maar ook in de toekomst de verwachtingen van onze klanten, financiers, leveranciers en stakeholders (bv. overheid, belangengroepen, werknemersorganisaties)? Wat zijn de huidige en toekomstige interne ontwikkelingen met een impact op onze wijze van werken, aansturen, beheren, communiceren? Wat zijn de vereiste competenties nu en in de toekomst verbonden aan onze werkprocessen? Rekening houdend met de antwoorden op voorgaande vragen, formuleer wat de strategische ambitie is en welke waarden aan de basis liggen van het succes van de organisatie? Welk personeelsbeleid sluit hierop aan, rekening houdend met de visie, missie en waarden? Welke competenties zoeken we? Hoe willen we mensen aansturen en motiveren? Welke stijl van leiding geven wensen we te versterken? Hoe organiseren we inspraak en overleg? Hoe gaan we mensen belonen? Wat willen we hen aanbieden? Hoe kunnen ze doorgroeien? Hoe zorgen we voor work-life balance?. Hoe gaan we nu deze ambitie concreet realiseren in de diverse personeelsdomeinen: Personeelsplanning: bepalen van de vereiste competenties Werving & Selectie: aantrekken en binden van talent Introductie en Integratie: inwerken in de job en in het team Opleiding: verzekeren van de blijvende inzetbaarheid Evaluatie: geven van feedback, motiveren en coachen Beloning: waarderen van bereikte resultaten en inzet Interne mobiliteit: zorgen voor doorgroei en nieuwe uitdagingen 16

19 FUNCTIES Mini-stappenplan Personeelsplanning Werving & Selectie Introductie, Intgratie Opleiding Evaluatie & Coaching Beloning Interne mobiliteit Voor meer inspiratie om aan het draagvlak te werken verwijzen we naar Co-efficiënt. Stap 1: Stel de werkgroep samen Competenties Stap 2: Bepaal het juiste tijdstip om de werkgroep op te starten. Stap 3: Breng doelstellingen, strategieën en acties in kaart. Concept van Marleen Limbourg Stap 4: Betrokkenheid van het management en de werknemers is de sleutel tot slagen. Stap 5: De eerste bijeenkomst: bespreek de resultaten van de workshop. Stap 6: De tweede bijeenkomst: stel een actieplan op. Stap 7: Voer het actieplan uit en houd de werkgroep draaiend. Aandachtspunten: * Een werkgroep heeft een trekker nodig: meestal is dat iemand van de personeelsafdeling. * Zorg voor een veilige omgeving waar de werknemers open kunnen communiceren. * Overleg regelmatig met het management * Laat het management een budget vrijmaken voor de werkgroep. Het mini-stappenplan geeft u een leidraad die u met de nodige flexibiliteit kan toepassen. 17

20 Case Labo Nuytinck Hilde Nuytinck, HR-Manager Labo Nuytinck Het was niet zo eenvoudig om 10 mensen vrij te maken voor een halve dag. En we konden ook niet goed uitleggen hoe de workshop zou verlopen, waardoor er wat weerstand was. Maar na de workshop kwam iedereen stralend en razend enthousiast naar buiten. We zijn van start gegaan met een werkgroep De verjaardag van de zaakvoerder is het ideale moment voor de kick-off van ons actieplan. Gezondheid staat centraal en een start-to-run, zwemmen, dansinitiaties en yogalessen staan reeds op het programma. Maar we willen ook de nodige aandacht besteden aan het loonbeleid en we besloten om een externe consultant te betrekken via Voka-Kamer van Koophandel Oost-Vlaanderen. Stap 1 : Stel de werkgroep samen De medewerkers die deelnamen aan de workshop van 2 maart 2007 Werken met de glimlach worden uitgenodigd. Deze groep bestond uit één medewerker van elke afdeling van Evergem en 2 medewerkers van Brugge. Opmerking: Stel duo s samen voor het geval de betrokken personen niet aanwezig kunnen zijn op de werkgroepvergadering. Stap 2: Breng doelstellingen, strategieën en acties in kaart. Het opstarten van de werkgroep kadert binnen: 1. De strategie van leeftijdsbewust personeelsbeleid : - Het ontwikkelen, benutten en behouden van capaciteiten, kennis en ervaring van medewerkers. - Medewerkers uit alle leeftijdsgroepen vitaal, gemotiveerd en inzetbaar houden gedurende de hele loopbaan. 2. De verhoging van de betrokkenheid van de medewerkers: We hielden een enquête over de betrokkenheid van de medewerkers in We scoorden laag op volgende stellingen: - waardering en beloning op het werk - kansen om bij te leren - zelfontplooiing. 3. Een evolutie naar een strategie van Totale Verloning: Het in kaart brengen van alle elementen van de verloning: financiële, niet-financiële, tijd 4. De beleving van de bedrijfswaarden (oog, hand, hart) door de medewerkers : Onze Waarden vóór en na- teamspirit en gezondheid Stap 3: Betrokkenheid van het management en de werknemers is de sleutel tot slagen Het management stelt het project voor op de stafvergadering en op de afdelingshoofdenvergadering. Stap 4: Eerste vergadering De HR-manager geeft een uiteenzetting omtrent het begrip Totale Verloning. Ze geeft ook een toelichting bij de doelstellingen van dit project. We kaderen het geheel in het model van de theorie van Herzberg. De resultaten van de workshop van 2 maart worden besproken met de groep. Welke thema s zullen aan bod komen?: - op korte termijn - op (middel)lange termijn Afspraken rond de projectgroep : - in welke projectgroep willen jullie stappen? - naam van het project? - zoek een duo in uw afdeling - ritme van de vergaderingen : om de 6 weken Samenstelling van een kerngroep ( 3 personen ) Stap 4: Eerste vergadering De HR-manager geeft een uiteenzetting omtrent het begrip Totale Verloning. Ze geeft ook een toelichting bij de doelstellingen van dit project. We kaderen het geheel in het model van de theorie van Herzberg. De resultaten van de workshop van 2 maart worden besproken met de groep. Welke thema s zullen aan bod komen?: - op korte termijn - op (middel)lange termijn Afspraken rond de projectgroep : - in welke projectgroep willen jullie stappen? - naam van het project? - zoek een duo in uw afdeling - ritme van de vergaderingen : om de 6 weken Samenstelling van een kerngroep ( 3 personen ) Stap 5: Tweede vergadering Hoewel uitwisseling van ideeën en openheid belangrijke bedrijfswaarden zijn, vonden de werknemers de eerste vergadering toch niet zo eenvoudig. Deze vergadering werken we verder aan het creëren van een veilige en open sfeer. Door de aanwezigheid van duo s die de workshop niet hebben meegemaakt, is de doelstelling van de vergadering niet duidelijk. We veronderstelden dat de collega s elkaar hebben ingelicht. Dit is dus niet het geval, wat voor ons een belangrijk aandachtspunt is. Aanpak: - Een medewerker geeft een beknopte samenvatting van de vorige vergadering en het verloop van de workshop. - We houden een korte brainstorm volgens het GPS-model: o Waarom werk je hier graag? Wat maakt dat je hier blijft werken? o Wat is er nodig opdat je hier tot je 65 ste zou blijven werken? o Wat zijn voor jou de voor- en nadelen om hier te werken t.o.v. werken in ziekenhuizen of in grote farmaceutische labo s? - De resultaten van deze minibrainstorm worden kenbaar gemaakt in elke afdeling. Op deze manier kunnen de collega s de ideeën aanvullen - De volgende vergadering wordt een doe -vergadering. Stap 6: Derde vergadering: opstellen van een actieplan Het opstellen van een actieplan vertrekt vanuit de medewerkers zelf. We besluiten ons te focussen op Gezondheid op het werk. We willen graag acties ondernemen om op een leuke, interactieve manier tegemoet te komen aan de werkdruk, over de afdelingen heen. Vanuit de vraag wat doen jullie om te ontspannen? wordt een actieplan opgesteld met een aantal duidelijke data als kapstok. Actieplan Kick off 23/09/07 Aanleiding De verjaardag van de zaakvoerder is het ideale moment voor de kick-off van ons actieplan. En we willen de vier start-to-runners van het bedrijf in de bloemetjes zetten. Ze lopen immers na maanden trainen hun 5 km rond de Watersportbaan te Gent zonder stoppen. Wat? Alle medewerkers worden uitgenodigd om die dag met hun gezinsleden deel te nemen aan één van de 4 volgende sporten: lopen, fietsen, zwemmen en wandelen. Nadien volgt een receptie. De werkgroep zoek medewerkers om het startsein te geven, officials om de tijden te noteren, fietsende coaches en fotografen. Doelstelling: Het Wellness-programma voorstellen en de medewerkers warm maken om zich in te schrijven voor het jaarprogramma. Gezondheid en teambuilding staan centraal en wij starten met een jaarprogramma waarin medewerkers de kans krijgen om zich verder te bekwamen in lopen, fietsen, zwemmen en Nordic Walking onder begeleiding van de sportcoaches van Move@Work. Op 6 data in het jaar worden tijdens de middag Clinics georganiseerd rond het thema Gezondheid en Sport. Afsluitmoment Wellness@Work 2008: 11/07 BBQ van de Vlaamse Gemeenschap. Stap 7: Uitwerken van het actieplan. Stap 5: Tweede vergadering 18