1 VERANTWOORDELIJKE EXPLOITATIE EN

Transcriptie

1 Het IVA Vlaamse Belastingdienst werft aan in contractueel dienstverband: 1 VERANTWOORDELIJKE EXPLOITATIE EN DATABEHEER (M/V) Afdeling: Beleidsdomein: Niveau: Standplaats: Dienstencentrum Financiën en Begroting B121 Koning Albert II-laan 35, bus 62, 1030 Brussel Vacaturenummer: FB/VLABEL/DC/EXPLVERANT/ B121/ FUNCTIECONTEXT Het Intern Verzelfstandigd Agentschap (IVA) Vlaamse Belastingdienst maakt deel uit van het Vlaams ministerie van Financiën en Begroting. Dit ministerie maakt deel uit van de Vlaamse overheid. Het agentschap heeft als voornaamste opdracht het innen van de Vlaamse Gewestbelastingen. Momenteel int de Vlaamse Belastingdienst de onroerende voorheffing, de leegstandsheffing woningen en de leegstandsheffing bedrijfsgebouwen. Ook de gedwongen invordering van niet-fiscale schuldvorderingen is één van de kerntaken van het agentschap. Per 1 januari 2011 zal de Vlaamse Belastingdienst tevens instaan voor de inning in eigen beheer van de verkeersbelastingen. Het agentschap is momenteel onderverdeeld in een afdeling front office, een afdeling back office en een afdeling controle. Het agentschap heeft een vestiging te Aalst en Brussel. Voor het agentschap werd een geheel nieuw informaticaplatform uitgewerkt met name het Vlaams Fiscaal Platform of kortweg VFP. Dit VFP is een overkoepelend platform voor alle heffingen die zowel momenteel als in de toekomst door de Vlaamse Belastingdienst (zullen) worden geïnd. Dit platform zal op termijn de momenteel bestaande voor elke heffing afzonderlijke belastingapplicaties vervangen. Teneinde alle competenties, noodzakelijk voor het beheer en de verdere exploitatie van dit Vlaams Fiscaal Platform te verzamelen werd een dienstencentrum opgericht. Dit dienstencentrum bevat een aantal competentiecentra met elk eigen taken en verantwoordelijkheden. Het betreft meer in het bijzonder het competentiecentrum databeheer, het competentiecentrum rapportering, het functioneel en inhoudelijk competentiecentrum, het competentiecentrum helpdesk, het competentiecentrum contractbeheer en het technisch competentiecentrum. Jij rapporteert rechtstreeks aan de produktiemanager. 1

2 JE TAKENPAKKET Opstellen en bijwerken van exploitatiedossiers. Een exploitatiedossier bevat documentatie omtrent de administratieve processen die binnen het systeem uitgevoerd worden. De verschillende stappen binnen het proces worden grafisch voorgesteld en beschreven, er wordt gedocumenteerd wat er moet gebeuren indien een bepaalde stap binnen het proces foutief afloopt (wie er eventueel dient verwittigd te worden, of een volgend proces al dan niet mag gestart worden, ) enz. Deze documentatie dient zodanig gedetailleerd opgesteld te worden dat wanneer iemand nieuw de exploitatie overneemt hij/zij voldoende documentatie heeft om dit te kunnen doen. Verder moet degene die verantwoordelijk is voor de exploitatie in deze documentatie zijn/haar weg kunnen vinden om de juiste beslissing te kunnen nemen wanneer er iets fout loopt. Wanneer het proces gewijzigd wordt moet uiteraard ook de documentatie gewijzigd worden. Documenteren van het systeem voor het aanvragen van exploitatieopdrachten. Binnen het VFP kunnen gebruikers zelf aanvragen voor exploitatieopdrachten registreren met behulp van een toepassing. Per soort aanvraag dient er gebruikersdocumentatie opgesteld te worden zodanig dat de gebruikers zelfstandig deze aanvragen kunnen registreren. Coördineren en opstellen van jaarplanning, maandplanning, weekplanning en dagplanning. De exploitatieverantwoordelijke dient in overleg met de gebruikers een exploitatiekalender op te stellen per jaar, per maand en per week. Verder moet hij ook dagelijks evalueren of de aangevraagde exploitatieopdrachten kunnen ingepland worden. Wanneer dit om één of andere reden niet mogelijk zou zijn dient hij met de verantwoordelijken te overleggen welke aanvragen eventueel naar een volgende dag kunnen verschoven worden. Technische coördinatie van gegevensuitwisseling met externe partijen. Afspraken maken met externe partijen en onze ICT-dienstenleverancier omtrent gegevensuitwisseling: technische opzet, naamgeving van uit te wisselen bestanden, frequentie van uitwisseling, archivering Coördineren van het ter beschikking stellen van gegevens aan interne gebruikers. Afspraken maken met gebruikers en onze ICT-dienstenleverancier omtrent het beschikbaar stellen van gegevens: technische opzet, naamgeving van uit te wisselen bestanden, frequentie van uitwisseling, toegangsrechten, Coördinatie verzorgen rond archivering van documenten Binnen het VFP dienen verschillende types van documenten om wettelijke redenen (elektronisch) gearchiveerd te worden. De exploitatieverantwoordelijke dient met de gebruikers te overleggen welke documenten en op welke manier ze moeten gearchiveerd worden. Vervolgens moet dit in samenwerking met onze ICT-dienstenleverancier uitgewerkt worden. Archivering van bestanden Tijdens het uitvoeren van processen op het VFP worden in sommige jobs tijdelijke bestanden aangemaakt. De exploitatieverantwoordelijke dient voor het archiveren van deze bestanden een archiveringstrategie op te zetten alsook samen met onze ICT-dienstenleverancier deze archiveringstrategie te implementeren. 2

3 SLA-bewaking Naar de toekomst toe zullen er met onze ICT-dienstenleverancier SLA s (Service Level Agreements) moeten opgesteld worden. De exploitatieverantwoordelijke dient deze SLA s op te stellen en te bewaken. Aanmaken en onderhouden van templates en sturing van documenten Binnen het VFP worden tal van documenten aangemaakt: aanslagbiljetten, herinneringen, aangetekende herinneringen, kohieruittreksels. Deze documenten worden opgemaakt met behulp van een print software die o.a. toelaat om templates aan te maken voor de documenten, die de routing van de documenten verzorgt, die ervoor zorgt dat het document al dan niet gearchiveerd wordt enz. De exploitatieverantwoordelijke zal in de toekomst instaan voor het onderhoud ervan (aanpassingen aan templates of sturing). JE PROFIEL JE DIPLOMA Je beschikt over een bachelor diploma in informatica JE TECHNISCHE COMPETENTIES Je beschikt over een op ervaring gebaseerde (minimum 3 jaar) brede algemene kennis van informatica: toepassingen, databases, ICT-infrastructuur, JE PERSOONSGEBONDEN COMPETENTIES Voortdurend verbeteren: Je ontwikkelt je binnen de eigen functie, en werkt actief mee aan het verbeteren van de uitvoering van taken. Je maakt je vertrouwd met nieuwe materies die relevant zijn voor de eigen taak (bv. nieuwe regelgeving, informaticatoepassingen, werkmethoden ) Je informeert je over nieuwe ontwikkelingen met betrekking tot de eigen functie (je leest vakliteratuur, je neemt deel aan congressen ) Je past nieuwe richtlijnen, kennis, informatie en inzichten toe in de praktijk Je gaat na of en hoe nieuwe tendensen en ontwikkelingen in de eigen functie ingezet kunnen worden Je zoekt actief naar mogelijkheden om de uitvoering van het takenpakket te verbeteren en werkt die mogelijkheden verder uit tot concrete voorstellen Klantgerichtheid: Je onderneemt, binnen de mogelijkheden van de eigen functie, acties om de dienstverlening aan klanten te optimaliseren. Je gaat kritisch na op welke punten de eigen dienstverlening aan de klant kan worden verbeterd Je onderzoekt gericht (via systematisch onderzoek) de wensen, behoeften en verwachtingen van klanten (tevredenheidsenquêtes, mondelinge enquêtes ) Je formuleert concrete voorstellen om de eigen dienstverlening te verbeteren Je onderneemt concrete acties naar aanleiding van specifieke feedback van klanten Je zet nieuwe mogelijkheden op het vlak van dienstverlening meteen om in de praktijk Je onderneemt acties om de dienstverlening aan specifieke doelgroepen te optimaliseren, rekening houdend met hun beperkingen en behoeften (bv. handicap, allochtonen ) 3

4 Samenwerken: Je stimuleert de samenwerking binnen de eigen entiteit, werkgroepen of projectgroepen Je komt met ideeën om het gezamenlijke resultaat te verbeteren Je moedigt anderen aan om samen te werken, hun ideeën te uiten en onderling van gedachten te wisselen Je moedigt anderen aan om onderling te overleggen over zaken die het eigen werk overstijgen Je betrekt anderen bij het nemen van beslissingen die op hen een impact hebben Je bevordert de goede verstandhouding, de teamgeest en het respect voor de verscheidenheid van mensen Je geeft opbouwende kritiek en feedback Je moedigt anderen aan om gezamenlijke oplossingen te vinden Betrouwbaarheid: Je brengt sociale en ethische normen in de praktijk Je neemt de verantwoordelijkheid op je voor je eigen handelen (past geen paraplupolitiek toe) Je leeft de deontologie na die eigen is aan de functie of het functieniveau Je spreekt anderen erop aan als ze niet conform bestaande regels en afspraken handelen Je handelt consequent: je neemt in soortgelijke omstandigheden soortgelijke standpunten in of een soortgelijke houding aan. Je kan inschatten of informatie al dan niet verder kan of mag worden verspreid Je vertoont voorbeeldgedrag rond basisregels en afspraken Mondelinge uitdrukkingsvaardigheid: Je zorgt voor een heldere communicatie in twee richtingen. Je richt je tot jouw gesprekspartner Je gaat regelmatig na of de boodschap voor de andere duidelijk is Je biedt jouw gesprekspartner(s) de mogelijkheid om vragen te stellen Je geeft de gesprekspartner de ruimte om zich te uiten en onderbreekt hem niet Je past de communicatiewijze aan de mogelijkheden of eigenheden van de gesprekspartner aan Analytisch denken: Je maakt eenvoudige analyse van complexe dossiers Je analyseert complexe dossierproblemen en herformuleert die naar hanteerbare vragen Je houdt bij de analyse rekening met verschillende aanknopingspunten Je bent in staat inzicht te verwerven in een complexe problematiek Je ziet trends en patronen in ogenschijnlijk niet-gerelateerde feiten Je kan tegengestelde oordelen van anderen betrekken en integreren in de eigen analyse Synthetisch denken: Je neemt standpunten in en overziet de consequenties daarvan Je komt tot een gefundeerd oordeel, rekening houdend met consequenties Je betrekt mogelijke neveneffecten of consequenties van standpunten in jouw overwegingen Je motiveert en beargumenteert jouw eigen oordeel of de beslissing Je neemt bij problemen of situaties een persoonlijk standpunt in Je neemt standpunten in op basis van onvolledige maar voldoende informatie Voortgangscontrole: Je bewaakt de voortgang van het eigen werk Je controleert je eigen werk Je bewaakt de voortgang van werkzaamheden en processen in de tijd Je rapporteert spontaan over de voortgang van jouw werk Je legt vervolgafspraken en activiteiten vast 4

5 Je gaat regelmatig na welke zaken tegen wanneer beschikbaar moeten zijn en geeft er het juiste gevolg aan HOE SOLLICITEREN? Solliciteren kan tot en met zondag 12 september Om te solliciteren vul je het standaard-cv in dat je kunt vinden op link Jobs bij IVA Vlaamse Belastingdienst. Je stuurt het naar: Vlaamse overheid Agentschap Vlaamse Belastingdienst T.a.v. Els Vermeir, HR-verantwoordelijke Koning Albert II-laan 35, bus Brussel Je kunt het cv ook mailen naar Werk je reeds bij de Vlaamse overheid, dan stuur je samen met het ingevuld gestandaardiseerd cv ook een kopie van je meest recente aanstellingsbesluit of arbeidscontract mee. SELECTIEPROCEDURE - Screening van cv's: 14 september Interviews: 27 september 2010 ONS AANBOD Je krijgt een contract aangeboden van onbepaalde duur Je komt terecht in een dynamische organisatie die oog heeft voor innovatie en die een permanente verbetering van de dienstverlening nastreeft. Je krijgt ruime mogelijkheden wat vorming, bijscholing en ondersteuning met moderne ICTmiddelen betreft. Je werkdruk kan hoog zijn, maar er worden ernstige inspanningen geleverd om het werk zo optimaal mogelijk te combineren met de privé-situatie: zo bieden wij je 35 dagen vakantie per jaar en een systeem van glijdende werktijden. Tijdens de schoolvakanties is er in de hoofdkantoren (Brussel, Antwerpen, Hasselt, Gent en Brugge) een professionele opvang voor kinderen tussen 3 en 14 jaar. Je woon-werkverkeer met het openbaar vervoer en je hospitalisatieverzekering zijn gratis. Alle personeelsleden ontvangen maaltijdcheques (5 euro per gewerkte dag). Je wordt aangeworven in de graad van programmeur (rang B1) met de bijbehorende salarisschaal B121. Je kan je loon berekenen op Relevante ervaring uit de privésector kan tot 9 jaar (15 voor knelpuntfuncties) verloond worden. De eindbeslissing voor de toekenning hiervan ligt bij de lijnmanager. Je eerste 6 maanden vormen een proefperiode met een individueel vormingsprogramma. De Vlaamse overheid wil de samenleving waarvoor ze zich inzet zo goed mogelijk weerspiegelen. Kandidaten worden dan ook geselecteerd op basis van hun kwaliteiten en vaardigheden, ongeacht geslacht, afkomst of handicap. 5

6 MEER WETEN? - Voor extra informatie over de inhoud van de functie kun je contact opnemen met Marcel Geypen, productiemanager dienstencentrum (in verlof tot 30 augustus 2010) Koning Albert II-laan 35, 1030 Brussel marcel.geypen@fb.vlaanderen.be - Voor extra informatie over de arbeidsvoorwaarden of de selectieprocedure kun je contact opnemen met Els Vermeir, HR-verantwoordelijke Koning Albert II-laan 35, 1030 Brussel els.vermeir@fb.vlaanderen.be 6