Beknopte handleiding voor het gebruik van de Secure Download (en upload-) Facility

Transcriptie

1 Beknopte handleiding voor het gebruik van de Secure Download (en upload-) Facility Chantal te Marvelde Versie 1 Juli 2012

2 Inhoud Inhoud Waar vind je de Secure Download Facility (SDF)? Via de SDF/Dashboard- inlogpagina Ingelogd in ProMISe: Via het tabje Export Hoe werkt de SDF? Welke bestanden kunnen geüpload(/gedownload) worden? Uploaden van bestanden Betekenis en werking van de knoppen... 5 Handleiding Secure Download Facility - 2 -

3 1 Waar vind je de Secure Download Facility (SDF)? 1.1 Via de SDF/Dashboard- inlogpagina De SDF is te benaderen via haar eigen inlogpagina. De link naar deze inlogpagina vindt u op de gewone inlogpagina van uw project: Als u eenmaal bent geswitched naar deze inlogpagina, typt u (1) uw usernaam en password in. Daarna klikt u op de knop met het sleuteltje (2). Op dezelfde pagina verschijnt dan onder het inlog gedeelte een overzicht van de documenten die voor u beschikbaar zijn. Via deze weg kunt u alleen documenten downloaden. Wilt u ook documenten kunnen uploaden en beschikbaar stellen aan anderen, dan moet u de SDF benaderen vanuit ProMISe zelf, zie paragraaf 1.2. Wel kunt u hier de documenten zien die u in zelf geüpload heeft. Ook kunt u hier van die documenten de verblijfsduur verlengen. Nadere uitleg daarover vindt u in paragraaf 2.2. Handleiding Secure Download Facility - 3 -

4 1.2 Ingelogd in ProMISe: Via het tabje Export Als u reeds bent ingelogd in uw project, gaat u naar het tabje Export : Hier vindt u niet alleen een download facility, maar ook een upload facility. Bovenin de SDF ziet u de documenten die u zelf geüpload of geëxporteerd heeft, al dan niet ter beschikking gesteld aan anderen. Onderin (onder het onderste rode kader) ziet u documenten die door anderen voor u beschikbaar zijn gesteld. Handleiding Secure Download Facility - 4 -

5 2 Hoe werkt de SDF? 2.1 Welke bestanden kunnen geüpload/gedownload worden? Zoals de naam al zegt, betreft het een Secure Download Facility. De term secure slaat niet alleen op de verbinding waarlangs de bestanden worden geupload of gedownload maar ook op het feit dat een username en password nodig zijn om zulke bestanden te versturen of op te halen. Daarnaast slaat secure op het feit dat al deze acties in een audit-trail opgenomen worden zodat altijd is na te gaan wie welk bestand op welk moment heeft aangeleverd of opgehaald. Alle typen bestanden kunnen geüpload worden, indien verpakt als zip file. Ungezipt kunnen o.a..pdf,.gif,.jpg,.htm en.xls bestanden geüpload worden. De maximale grootte van een bestand is 10 Mb Downloaden van bestanden Als u in ProMISe een export runt, komt het product daarvan vanzelf gezipt in de SDF terecht. Als u de export wilt delen met andere ProMISe gebruikers, kunt u onderstaande knoppen gebruiken (2.4 betekenis van knoppen). 2.3 Uploaden van bestanden Om een bestand van uw pc (dat niet noodzakelijkerwijs iets met uw ProMISe database te maken heeft) via de SDF te uploaden en ter beschikking van een andere user te stellen, klikt u op Bladeren of Browse (afhankelijk van de taalinstelling van uw browser), selecteert het bestand en drukt op Upload. Daarna kunt u, zoals hieronder beschreven, een andere persoon bevoegd maken om het document te downloaden. 2.4 Betekenis en werking van de knoppen Klik hierop als u een bestand wilt openen of saven. 1 Deze grens kan per project ingesteld worden, de standaard instelling is 10 Mb Handleiding Secure Download Facility - 5 -

6 Is dit icoontje zichtbaar, dan is het betreffende document gezipt of in ieder geval is ProMISe niet in staat een preview te laten zien. Drukt u erop, dan zie u hetzelfde icoontje als waarmee u het document kunt openen of saven. Is dit icoontje zichtbaar in plaats van het icoontje hierboven, dan krijgt u een preview van het beschikbare document te zien als u erop klikt. Ieder bestand dat in de SDF terecht komt, krijgt een volgnummer. In dit voorbeeld zijn er dus al 33 bestanden voor dit bestand de SDF gepasseerd. Hiermee verwijdert u het bestand uit de SDF Hoe lang een document beschikbaar blijft, kan variëren. Elke klik op dit symbooltje verlengt de verblijfsduur met 24 uur. Een bestand kan echter nooit langer beschikbaar blijven dan 100 dagen 2. Worden er meer bestanden geüpload dan de SDF kan bergen, dan wordt het oudste bestand verwijderd, ook als de verblijfstermijn nog niet verstreken was. Hiermee kunt u aan de weergave van het bestand een notitie toevoegen. Standaard komt hier alvast de naam van het bestand in. Dit symbooltje kunt u gebruiken om het document beschikbaar te maken voor anderen. Indien uw project zo ingesteld staat dat de SDF ook toegankelijk kan zijn voor personen die geen ProMISe account hebben, dan kunt u een adres of mobiel telefoonnummer intypen in het daarvoor bestemde invoerveld (1) en op de knop (2) drukken. Er wordt dan automatisch een account aangemaakt waarmee men alleen bevoegd is om dit document te downloaden. De accountgegevens worden naar het betreffende adres of mobiele nummer gestuurd. Ook kunt u met behulp van dit symbooltje een andere ProMISe gebruiker uit uw project bevoegd maken voor het downloaden van uw bestand. U kunt deze user uit de beschikbare lijst selecteren en op de knop (2) drukken. Uit privacy overwegingen zijn de usergegevens in onderstaand plaatje afgeschermd. In de lijst met beschikbare usernamen ziet u alleen de users die horen bij de CIC waar u zelf op dat moment op bent ingelogd (of naartoe geswitched indien u voor meerdere CIC s bevoegd bent). U kunt echter iedere andere valide usernaam intypen 2 De maximale opslagtermijn kan per project ingesteld worden en kan in uw project lager zijn dan hier aangegeven. Het absolute maximum is 100 dagen. Handleiding Secure Download Facility - 6 -

7 in invoerveld 1. Voor een bestaande user zal geen account gemaakt worden, maar deze user zal wel een ontvangen om hem/haar erop te attenderen dat er een document beschikbaar is. U kunt te allen tijde de bevoegdheid weer ongedaan maken door nogmaals op te klikken. De bevoegde user staat dan weergegeven met een rood kruisje voor de usernaam. Door op dit rode kruisje te drukken (zie plaatje hieronder) kunt u de bevoegdheid van deze user weer ongedaan maken. Door op deze knop te klikken, krijgt u van alle documenten een overzicht van de users die de/het document(en) daadwerkelijk gedownload hebben. Idem, maar dan alleen voor het betreffende document Een klik op dit icoontje geeft de source code weer van een export job. Heeft dus geen rol als het betreffende document dmv upload in ProMISe terecht is gekomen. Een klik op dit icoontje toont wat SQL server heeft gelogd bij de uitvoer van een job. Heeft dus eveneens geen rol als het betreffende document d.m.v. een upload in ProMISe terecht is gekomen. Handleiding Secure Download Facility - 7 -

8 Als u met uw muis over dit icoontje gaat, laat het zien wie dit document voor u beschikbaar heeft gesteld. Als u met uw muis over dit icoontje gaat, ziet u de notitie die was toegevoegd door degene die het document ter beschikking stelde. Als u de SDF heeft benaderd via haar eigen inlogpagina en er is een document beschikbaar waarvan een preview beschikbaar is ( icoontje), dan kunt u met deze knopjes in deze preview in- en uitzoomen. Handleiding Secure Download Facility - 8 -