Dit werkprogramma dient ter ondersteuning van de projectadministrateur en valt uiteen in 2 onderdelen:

Transcriptie

1 WERKPROGRAMMA PROJECTCONTROLE(S) Versie 2 november Inleiding Dit werkprogramma dient ter ondersteuning van de projectadministrateur en valt uiteen in 2 onderdelen: 1. Vooraf: voordat het project officieel start het invullen van de algemene gegevens inclusief het doorlopen van de (bijlage 1) Checklist Financieel Projectplanning, (bijlage 2) Checklist Risicomanagement en doorsturen naar (hierna te noemen CoA). 2. Eind: de inhoudelijke verantwoordelijkheid van de projectleider voor de uitvoering van het project te expliciteren naast de verantwoordelijkheid van de/het leiding/management voor het bewust zijn van haar (wettelijke) verantwoordelijkheden bij het opstellen (van een onderbouwing) van de financiële (eind)verantwoording van 2 e en 3 e geldstroomprojecten. Een goede uitvoering van de stappen in dit werkprogramma waarborgt een deugdelijke onderbouwing en maakt een efficiënte controle (voorlopig tot dat de vacature projectcontrol bij het SSC HR&F is ingevuld) door CoA en de externe accountant, mogelijk. Voor de opbouw van het projectdossier is een standaard dossierindeling (A t/m F) ontwikkeld die is bijgevoegd bij dit werkprogramma. Gebruik van dit werkprogramma en de standaard dossierindeling is verplicht voor alle projecten waarvoor een accountantsverklaring dient te worden afgegeven. Gebruik voor overige projecten wordt sterk aanbevolen. Projecten zullen niet door CoA in behandeling worden genomen in geval van niet (volledig) afgewerkte werkprogramma s en/of een onvolledig dossier. Deze dossiers zullen daardoor niet aan de externe accountant (PwC) worden voorgelegd. Indien er onduidelijkheden zijn over (delen van) dit werkprogramma, kan (voorlopig) contact worden opgenomen met John van Barneveld (tsl ) of Tanja de Voogd- Zwarteveen (tsl ). Het werkprogramma bestaat uit de volgende secties: 2 Algemene projectgegevens inclusief checklijsten (bijlage 1 en 2) 3 Bevestiging door de projectleider en leiding/management (bijlage 3 en 4). 4 Uitgevoerde werkzaamheden 5 Bevindingen en bijzonderheden projectleider 6 Bevindingen en aanbevelingen CoA Werkprogramma projectcontrole(s) 1

2 2 Algemene projectgegevens + checklisten Projectnaam Projectnummer / internordernummer Extern: SAP FiCo: Subsidiegever Looptijd (begindatum einddatum) Datum en referentie toekenningsbrief* Eventuele andere deelnemers Is EUR penvoerder? Ja/nee/n.v.t. Projectvoorstel/subsidieaanvraag (op papier of digitaal) Subsidieregeling/-voorwaarden (op papier of digitaal) Financiële Specifieke Rijkssubsidieverantwoording (FSR) Maximaal subsidiebedrag Ja/nee/n.v.t. Faculteit /org. onderdeel / B.V. Projectleider Projectadministrateur BTW-plicht of vrijgesteld of 0% tarief * of Consortium Agreement bij KP projecten indien de EUR geen penvoerder is. Bijlage 1: Checklist Financieel Projectplan(ning) Bijlage 2: Checklist Risicomanagement Projectleider: Datum: Controller: Datum: Werkprogramma projectcontrole(s) 2

3 3 Bevestiging door de projectleider en leiding. Gekozen is om de inhoudelijke verantwoordelijkheid van de projectleider voor de uitvoering van het project te expliciteren naast de verantwoordelijkheid van de/het leiding/management voor het bewust zijn van haar (wettelijke) verantwoordelijkheden. Dit laatste is een verzoek van de externe accountant aan CoA om dit (middels bijlagen algemene uitleg en bevestiging bij de financiële verantwoording) bij het werkprogramma te voegen. Hieronder wordt als eerste aan de projectleider gevraagd de inhoudelijke verantwoordelijkheid voor de financiële eindverantwoording in te vullen. Als tweede wordt van de/het leiding/management gevraagd de algemene uitleg bij de bevestiging op bijlage 3 door te nemen en daarna bijlage 4 na doorlezing te ondertekenen. De projectleider erkent zijn/haar verantwoordelijkheid voor de financiële eindverantwoording van het onderhavige project en bevestigt naar beste weten het volgende: Alle verantwoorde uren zijn daadwerkelijk gemaakt, betaald en besteed aan het project. Alle verantwoorde kosten zijn gemaakt, betaald en besteed aan het project. Alle opbrengsten, die specifiek zijn ontvangen voor dit project van andere subsidieverstrekkers dan voor welke deze verantwoording op grond van eerder vermelde subsidieregeling wordt opgesteld, zijn volledig verantwoord. Alle bijzonderheden die volgens de projectleider relevant kunnen zijn voor de oordeelsvorming van de extern accountant zijn gerapporteerd bij sectie 5. Projectleider: Datum: Bijlage 3: Uitleg door de externe accountant Bijlage 4: Bevestiging bij de financiële verantwoording Werkprogramma projectcontrole(s) 3

4 4 Uitgevoerde werkzaamheden Ref. Omschrijving Uitgevoerd door Review afd. CoA A Eindverantwoording en regeling A.1 Voeg de toekenningsbrief van de subsidiegever in het projectdossier, inclusief brieven in verband met wijzigingen/verlengingen etc. A.2 Voeg de begroting toe in het dossier en geef een analyse van afwijkingen met de realisatie. A.3 Ga na of de subsidieregeling een format voorschrijft voor het opstellen van de eindverantwoording en pas deze toe (licht eventuele afwijkingen toe). A.4 Indien geen format wordt voorgeschreven, beoordeel of de mate van detaillering toereikend/passend is in de situatie (zoek bijvoorbeeld aansluiting bij het format van de begroting). A.5 Ga na of de definitieve eindverantwoording: volledig is ingevuld; rekenkundig juist is. A.6 Ga na of in de eindverantwoording tenminste de volgende elementen zijn opgenomen: volledige omschrijving van de projectnaam; extern projectnummer; datum; naam van de uitvoerende entiteit (bv. EUR of B.V.); looptijd van het project. A.7 Laat de verantwoording dateren en ondertekenen door de projectleider. Werkprogramma projectcontrole(s) 4

5 Ref. Omschrijving Uitgevoerd door Review afd. CoA B Personeelskosten B.1 Ga na of de subsidieregeling eisen stelt aan de urenregistratie (bijvoorbeeld een sluitende urenregistratie). Vermeld het betreffende artikelnummer uit de subsidieregeling. Vermeld afwijkingen van de gestelde norm onder Bevindingen en bijzonderheden en licht toe hoe hiermee is omgegaan in de eindverantwoording. B.2 Ga na en stel vast dat gedurende de looptijd van het project voldoende beheersingsmaatregelen zijn getroffen die de betrouwbaarheid van de urenregistratie waarborgen. Stel ten minste het volgende vast: De urenbriefjes zijn periodiek (ten minste maandelijks) door de projectmedewerkers ingevuld, ondertekend, gedateerd en ingeleverd. De urenbriefjes zijn door de projectleider tijdig (5 werkdagen na afloop v/d maand) geaccordeerd. B.3 Stel vast dat de berekeningssystematiek van de personeelstarieven overeenkomstig de bepalingen van de subsidieregeling is (vermeld het artikelnummer). B.4 Indien personeelstarieven niet zijn berekend overeenkomstig de door de subsidieregeling voorgeschreven systematiek, licht onder Bevindingen en bijzonderheden het gekozen alternatief toe en vermeld waarom deze alternatieve methode in deze situatie is toegestaan. B.5 Stel een specificatie op van de personeelskosten op een dusdanig gedetailleerd niveau, dat de details zijn terug te leiden naar de brondocumenten (urenregistratie; tariefberekeningen) en dat de totalen zijn aan te sluiten op de eindverantwoording. B.6 Stel een berekening op van de uurtarieven per medewerker per jaar en voeg de relevante documentatie hierbij (bv. inschalingsbrieven, salarisoverzichten e.d.) of verwijs naar de relevante tabel uit het Full Cost model: real indirect costs. B.7 Voeg kopieën van de urenregistratie bij het dossier en maak een samenvattend overzicht van de uren om de details uit de urenregistratie eenvoudig te herleiden naar de specificatie van de personeelskosten. B.8 Indien de subsidiegever voorschrijft dat bepaalde medewerkers specifiek voor het betreffende project zijn aangesteld, neem documentatie op in het dossier waaruit deze specifieke aanstelling blijkt (kopie aanstellingsformulier/mutatieformulier). Werkprogramma projectcontrole(s) 5

6 Ref. Omschrijving Uitgevoerd door Review afd. CoA C Materiële kosten (niet zijnde afschrijvingen) C.1 Stel een specificatie op van de materiële kosten op een dusdanig gedetailleerd niveau, dat de details zijn terug te leiden naar de brondocumenten (facturen e.d.) en de totaalbedragen naar de eindverantwoording. C.2 Voeg kopieën van de facturen/overige brondocumenten bij in het dossier. C.3 Stel vast dat de tekenbevoegde/projectleider de facturen/overige brondocumenten heeft goedgekeurd. C.4 Voeg een uitdraai uit SAP FiCo toe en verklaar eventuele verschillen tussen de materiële kosten volgens SAP FiCo en de specificatie genoemd onder C.1. C.5 Stel een specificatie op van de opgevoerde bedragen voor eventuele voorzieningen en stelposten. Geef een onderbouwing van de afzonderlijke componenten. D Afschrijvingen (voor zover van toepassing) D.1 Stel een specificatie op van de afschrijvingen, met daarin opgenomen per afgeschreven item: aanschafwaarde activa; afschrijvingspercentage; afschrijvingsperiode; eventuele correctiefactor (bv. i.v.m. tijdsevenredig verbruik). D.2 Voeg een onderbouwing van de aanschafwaarde toe in het dossier (bv. factuur, informatie uit subadministratie vaste activa) D.3 Vermeld het artikelnummer op grond waarvan het afschrijvingspercentage is gebaseerd. D.4 Geef een toelichting bij de afschrijvingsperiode en de eventuele correctiefactor. Werkprogramma projectcontrole(s) 6

7 Ref. Omschrijving Uitgevoerd door Review afd. CoA E BTW E.1 Geef aan of het project BTW-plichtig is, onder het 0% tarief valt of BTW-vrijgesteld (geef de overwegingen weer voor de beslissing). Stel vast dat de BTW-code in SAP FiCo juist is opgenomen. F Overige onderwerpen F.1 Stel een specificatie op van de verzonden voorschotnota s en voeg de betreffende nota s bij. F.2 Stel een specificatie op van eventuele andere specifiek voor dit project ontvangen subsidies of bevestig dat deze er niet zijn. Voeg relevante documentatie (bv. toekenningbrieven) toe. F.3 Indien het project heeft geleid tot wetenschappelijke output voeg dan tenminste het voorblad en de samenvatting in het dossier toe. Werkprogramma projectcontrole(s) 7

8 5 Bijzonderheden en bevindingen projectleider Vermeld specifieke bevindingen en bijzonderheden naar aanleiding van de uitgevoerde werkzaamheden. Vermeld in de kolom Ref. de betreffende stap uit het werkprogramma. Ref. Omschrijving Werkprogramma projectcontrole(s) 8

9 6 Bevindingen en aanbevelingen CoA Specifieke bevindingen en aanbevelingen naar aanleiding van de uitgevoerde review werkzaamheden door CoA. Vermeld in de kolom Ref. de betreffende stap uit het werkprogramma. Ref. Omschrijving Voor akkoord : Datum: Werkprogramma projectcontrole(s) 9

10 Bijlage 1:CHECKLIST FINANCIEEL PROJECTPLAN(NING) Uitgev. door Review afd. CoA Financieel Projectplan Ja / Nee / Nvt Toelichting: - BTW Implicaties Ja / Nee Zie btw beslistabel of instelling in SAP juist is. Mogen kosten incl. btw gedeclareerd worden Ja / Nee / nvt - Begroting Is er sprake van matching bij de interne begroting om de gewenste subsidiebedrag te krijgen (bijdrage van faculteit en/of CvB) Ja / Nee INDIEN JA: Alle integrale kosten (indien dit in de subsidievoorwaarden wordt vereist) worden op het project geboekt incl eigenbijdrage. van toepassing Ja / Nee jaarlijks per kwartaal maandelijks 1e datum Toelichting - Mijlpalen Wetenschappelijke (eind) rapportage Tijdsverantwoording verplicht?, Zo ja, bij welke rapport of declaratie meenemen? Verklaring van tijdbesteding of uurverantwoording Cost Statement in te dienen per:. Auditcerificate verplicht?, Zo ja, bij welke rapport of declaratie meenemen Externe factuur op basis van factureringsplan? (voorcalculatorisch) Externe factuur op basis van factureringsplan? (nacalculatorisch) Interne factuur indien collectieve ontvangst subsidie (bij samwerking tussen faculteiten) Interne doorbelasting ivm toegezegde bijdrage Matching - Interne rapportage Toelichting Geplande periodieke rapportage momenten, financiele- of/en projectvoortgang In te plannen; staat los van de verplichtte rapportage momenten van de subsidiegever / d ht - Overige / Bijzondere projectacties / Opmerkingen Werkprogramma projectcontrole(s) 10

11 Bijlage 2: CHECKLIST RISICOMANAGEMENT Projectnummer. Risico management - Start en einddatum Project start later dan gepland bij vaststaande einddatum Tussentijdse Go/No Go momenten in project Aanstelling speicifiek voor project aangenomen personeel duurt langer dan project Ja / Nee / Nvt Mogelijk gevolg risico Risico beheersingsmaatreglenen Onderzoek komt niet op tijd af Geen dekking gemaakte kosten / personele verplichtingen Geen dekking gemaakte kosten na afloop contract van project i.o. opdrachtgever: Vastleggen herziene nieuwe startdatum en eventuele nieuwe einddatum. Eventuele kosten of derving subsidie afdekken door opdrachtgever of eigen organisatie. i.o. opdrachtgever: Vastleggen momenten en eventuele dekking van kosten; anders dekking garanderen eigen organisatie Dekking garanderen uit of project of via opdrachtgever of via eigen organisatie of vervolg (ander) project. Uitgevoerd Review door afd. CoA - Personeel Personeel kost meer dan externe begroting toelaat Specifieke kennis/vaardigheden huidig personeel is zeer schaars Subsidient moet vooraf goedkeuring geven aan personeelsaanstellingen Bij wegvallen projectpersoneel is geen vervanging mogelijk. Verlies op project Continuïteit van project in gevaar Continuïteit van project in gevaar Dekking garanderen uit of project of via opdrachtgever of via eigen organisatie of vervolg (ander) project. Gevolgen tijdig i.o. opdrachtgever en vastleggen van oplossing. Project niet starten voordat juiste personeel is gevonden of eisen project aanpassen Gevolgen tijdig i.o. opdrachtgever en vastleggen van oplossing. Project niet starten voordat juiste personeel is gevonden of eisen project aanpassen - Financieel Verplichte tijdsverantwoording disicipline bij project personeel is laag Deadline indiening coststatement te snel na afloop declaratie periode... Complexe subsidie regels vereisen heldere teksten bij journalisatie van kosten Ontvangst declaratiegelden is moeilijk in te plannen Economische levensduur duurzame activia langer dan projectduur Acceptabele onderbouwing doorbelasting uren e.d. aan project. Capaciteit van Projectadministratie gering bij declaratie / rapportagemomenten Projectbegroting niet dekkend opgesteld Coststatement onvolledig declaratie niet gehonoreerd Niet alle kosten kunnen opnemen Geen acceptatie van kosten Geen control op ontvangsten Geen volledige dekkingkosten Geen acceptatie van kosten Druk op verwerking declaratie / rapportage proces Onvoldoende dekking van integrale projectkosten; minder subsidie als gewenst Minder subsidie / lagere tussentijdse voorschotten Interne richtlijnen en Interne Controle aanhalen de kosten sneller boeken in FA, werken met te verwachten kosten. i.o. opdrachtgever deadline aanpassen / uitstel bij laatste CS, bij tussentijds de kosten opnemen in volgende periode. Onderbouwing van kosten verbeteren Declaratiegelden boeken als te ontvangen; gelden komen in de juiste periode en is niet afhankelijk van tijdstip. Opnemen van te betalen termijnen in overeenkomst met opdrachtgever. Duurzame activa volledig bekostigen door opdrachtgever, in projectbegroting meenemen. Afschrijvingstermijn = projectduur. Uur / tijdregistratie per project Planning van taken en prioriteiten. Tijdig signaleren van dreigende hiaten. Organisatorisch aanpassing. Planning van Project rapportage en afrekenmomenten 6 maanden vooruit op basis van lopende en startende projecten Partners blijven in gebreke: administratief / Rapportage Geen goedkeurende ACV of met beperking - korting op de kosten - minder subsidie Werkprogramma projectcontrole(s) 11

12 Bijlage 3: Algemene uitleg externe accountant bij de bevestiging bij de financiële verantwoording Algemene Uitleg door externe accountant Wat houdt de bevestiging bij de financiële verantwoording met betrekking tot een ontvangen subsidie/projectbate in? 1. In de bevestiging bij de financiële verantwoording met betrekking tot een ontvangen subsidie/projectbate bevestigt de leiding van de organisatie expliciet dat zij zich bewust is van haar (wettelijke) verantwoordelijkheden. Deze verantwoordelijkheid houdt in: haar verantwoordelijkheid voor de financiële verantwoording met betrekking tot een ontvangen subsidie/projectbate; haar verantwoordelijkheid inzake de inperking van het fraude-risico; dat de financiële verantwoording met betrekking tot een ontvangen subsidie/projectbate volgens de leiding van de organisatie geen fouten van materiële aard bevat; dat de leiding van de organisatie de accountant alles heeft laten zien wat noodzakelijk is voor zijn/haar oordeel. 2. In de bevestiging bij de financiële verantwoording met betrekking tot een ontvangen subsidie/projectbate bevestigt de leiding van de organisatie expliciet de door haar mondeling verstrekte informatie. De bevestiging bij de financiële verantwoording met betrekking tot een ontvangen subsidie/projectbate dient verder om schriftelijke mededelingen vast te leggen over feiten en omstandigheden die voor de financiële verantwoording met betrekking tot een ontvangen subsidie/projectbate van materieel belang zijn en die mogelijk nog geen sporen in de administratie hebben achtergelaten, en waarvan bovendien in redelijkheid niet kan worden verwacht dat hieromtrent andere toereikende controle-informatie beschikbaar is. De kans op misverstanden tussen de accountant en de leiding van de organisatie wordt verkleind indien mondeling verkregen informatie schriftelijk wordt bevestigd. Voorbeelden van dergelijke bevestigingen zijn bevestigingen die verband houden met naleven alle aspecten uit de ter zake gesloten overeenkomsten en de BTW status van het project. Onze beroepsregels die onderdeel zijn van de wet, zijn duidelijk. Alle accountants dienen van hun cliënten bij een controleopdracht een bevestiging bij de financiële verantwoording te krijgen. Het is een vast onderdeel van onze werkzaamheden die wij in de opdrachtbevestiging zijn overeengekomen: Management bevestiging Tijdens ons onderzoek en bij de afronding daarvan zullen wij bepaalde aspecten van de financiële verantwoording met betrekking tot een ontvangen subsidie/projectbate en van de interne beheersing bespreken met leden van het management. Met name Werkprogramma projectcontrole(s) 12

13 zullen wij informeren naar hun oordeel omtrent inschattingen en subjectieve posten, alsmede de toereikendheid van de interne beheersingsmaatregelen. Op grond van onze beroepsregels zijn wij gehouden u te verzoeken het voorgaande schriftelijk aan ons te bevestigen, in de vorm van een management bevestiging, voorafgaand aan het afgeven van onze accountantsverklaring. (Bron: opdrachtbevestiging) Wat is de inhoud van de gehanteerde begrippen in de bevestiging bij de financiële verantwoording met betrekking tot een ontvangen subsidie/projectbate? 1. Getrouw beeld De verantwoording is opgesteld in overeenstemming met de eisen die daartoe gesteld zijn die overeenkomen met subsidieverstrekker/opdrachtgever. 2. Fraude Onder de term fraude wordt in dit verband verstaan: een opzettelijke handeling door één of meer personen uit de kring van het bestuur, de organen belast met governance, het personeel of derden, waarbij misleiding wordt gebruikt om een onrechtmatig of onwettig voordeel te behalen. Hoewel fraude een breed wettelijk scala omvat, is de accountant attent op frauduleuze handelingen die een afwijking van materieel belang in de financiële verantwoording met betrekking tot een ontvangen subsidie/projectbate veroorzaken. Sommige fraudes kunnen worden gepleegd met een ander oogmerk dan het aanbrengen van afwijkingen in de financiële verantwoording met betrekking tot een ontvangen subsidie/projectbate. Accountants stellen in juridische zin niet vast of er werkelijk fraude heeft plaatsgevonden. Fraude waarbij een of meer directieleden of leden van de organen belast met governance zijn betrokken wordt directiefraude genoemd; fraude die uitsluitend personeelsleden van de organisatie betreft, wordt werknemersfraude genoemd. In alle gevallen is samenspanning met derden buiten de organisatie mogelijk. Frauduleuze financiële verslaggeving omvat opzettelijke afwijkingen of het weglaten van bedragen of toelichtingen in de financiële verantwoording met betrekking tot een ontvangen subsidie/projectbate om gebruikers te misleiden. Frauduleuze financiële verslaggeving kan voorkomen in de vorm van: Misleiding, zoals manipulatie, vervalsing of wijziging van administratieve gegevens of basisdocumenten waaruit de financiële verantwoording met betrekking tot een ontvangen subsidie/projectbate is opgesteld. Het in de financiële verantwoording met betrekking tot een ontvangen subsidie/projectbate bewust onjuist weergeven of opzettelijk weglaten van gebeurtenissen, transacties of andere belangrijke informatie. In het kader van fraude speelt het begrip materieel belang niet. Een geconstateerde fraude, hoe klein ook, zal altijd met de accountant moeten worden gecommuniceerd. 3. Materieel belang Bepaalde bevestigingen zijn beperkt tot zaken die materieel zijn voor het getrouwe beeld van de financiële verantwoording met betrekking tot een ontvangen subsidie/projectbate namelijk die bevestigingen waarin het begrip materieel of materieel belang expliciet wordt genoemd. Werkprogramma projectcontrole(s) 13

14 Informatie is materieel indien het weglaten of het onjuist weergeven daarvan de economische beslissingen die gebruikers op basis van de financiële verantwoording met betrekking tot een ontvangen subsidie/projectbate nemen, zou kunnen beïnvloeden. De materialiteit van de post of fout is afhankelijk van de omvang daarvan, beoordeeld onder de specifieke omstandigheden waaronder het weglaten of onjuist weergeven plaatsvindt. Het begrip materialiteit verschaft dus meer een drempel of kritische grens, dan dat het een primair kwalitatief kenmerk is dat informatie moet bezitten om nuttig te zijn. (Bron: Richtlijnen voor de jaarverslaggeving) Subsidievoorwaarden vereisen in het algemeen dat de accountantscontrole zodanig wordt ingericht dat fouten >1% worden ontdekt. 4. Wie mag de bevestiging van de externe accountant ondertekenen? De bevestiging wordt voor projecten met een totale kostenbegroting van meer dan ,00 per jaar of een looptijd groter dan 4 jaar getekend door College van Bestuur en daarbinnen door de decaan en voor zover passend binnen de mandaatregeling de Faculteitsdirecteur. Voor projecten met een kleinere omvang mag de bevestiging worden getekend door de Faculteitsdirecteuren de controller. Werkprogramma projectcontrole(s) 14

15 Bijlage 4: PricewaterhouseCoopers Accountants N.V. t.a.v. mevrouw M.A. Spaans-den Heijer RA Prinses Margrietplantsoen BR DEN HAAG Plaats, 2009 Betreft: Bevestiging bij de financiële verantwoording van het project [ naam project]. Geachte mevrouw Spaans-den Heijer, Deze bevestiging wordt afgegeven in samenhang met uw controle van de financiële verantwoording van het project [naam project] van [ naam van de instelling] over de periode [aanvangsdatum ] tot en met [einddatum], die gericht is op het afgeven van een accountantsverklaring dat de kosten en opbrengsten over de periode [aanvangsdatum] tot en met [einddatum] juist en rechtmatig, dat wil zeggen in overeenstemming met het door de [naam subsidieverstrekker] vastgestelde controleprotocol versie [identificatie controleprotocol] worden verantwoord. Dit project is uitgevoerd in het kader van [subsidieregeling die van toepassing is] Wij hebben een door ons getekend exemplaar van deze financiële verantwoording als bijlage bij deze brief gevoegd. Wij erkennen onze verantwoordelijkheid voor de juiste en rechtmatige verantwoording van de in de financiële verantwoording opgenomen bedragen. Sommige bevestigingen in deze brief zijn beperkt tot zaken die materieel zijn. Zaken worden geacht materieel te zijn, ongeacht hun grootte, als zij een omissie of onjuistheid bevatten die in het licht van de omstandigheden waarschijnlijk het oordeel zou beïnvloeden van een redelijke persoon die op deze informatie steunt. Wij bevestigen naar ons beste weten en na afdoende navraag te hebben gedaan bij medewerkers van de instelling [en de betrokken projectpartners] zoals genoemd in de overeenkomst met nr.[ nummer overeenkomst], de volgende mededelingen die wij tijdens uw controle aan u hebben gedaan: 1. Leidinggevende functionarissen en functionarissen die een sleutelpositie bekleden aangaande de administratieve organisatie en interne beheersing van het project zijn niet betrokken geweest bij onregelmatigheden. Er hebben zich geen onregelmatigheden voorgedaan die een effect van materieel belang zouden kunnen hebben op de verantwoording. 2. De hierboven genoemde verantwoording geeft een getrouw beeld in overeenstemming met de overeenkomst met de [subsidieverstrekker] met nummer [overeenkomstnummer] en het controleprotocol van de [subsidieverstrekker] versie [identificatie controleprotocol] en bevat alle informatie die nodig is voor dat getrouwe beeld en voor de wet- en regelgeving die op deze verantwoording van toepassing is. Werkprogramma projectcontrole(s) 15

16 3. Wij zijn verantwoordelijk voor het voeren van een deugdelijke administratie die op ieder moment met een hoge mate van nauwkeurigheid de baten en lasten van het project weergeeft en die ons in staat stelt om te waarborgen dat de verantwoording voldoet aan de wet- en regelgeving die op deze verantwoording van toepassing is. 4. Wij hebben u de financiële administratie, de daaraan ten grondslag liggende gegevens en alle overige daaraan gerelateerde gegevens voor zover noodzakelijk in het kader van de controle van de verantwoording van het project te uwer beschikking gesteld. 5. Er zijn geen materiële transacties, overeenkomsten of posten met betrekking tot het genoemde project die niet afdoende zijn vastgelegd in de financiële administratie die als basis heeft gediend voor de hierboven genoemde verantwoording. 6. De verantwoording bevat geen onjuistheden of onvolledigheden van materieel belang. Wij hebben geen kennis van ongecorrigeerde afwijkingen die, afzonderlijk of tezamen van materieel belang zijn voor de verantwoording als geheel. 7. Wij hebben alle feiten van betekenis in verband met fraudes en vermoede fraudes, waarvan ons bekend is dat ze het project beïnvloed kunnen hebben, gemeld. 8. De organisatie heeft voldaan aan alle aspecten van overeenkomsten die, wanneer zij niet zouden worden nageleefd, een materieel effect zouden kunnen hebben op de verantwoording. Er is geen sprake van het niet voldoen aan voorschriften van regelgevende instanties die, bij niet nakoming, van materieel belang zouden kunnen zijn voor de verantwoording. 9. Wij bevestigen dat de verstrekte informatie over het al dan niet in aftrek kunnen brengen van BTW juist is; 10. Wij erkennen dat de verstrekte informatie omtrent de door andere bestuursorganen of door de Commissie van de Europese Gemeenschappen verstrekte subsidie ter zake van de kosten van de gesubsidieerde activiteiten juist en volledig zijn weergegeven. (naam), directie/ tekeningbevoegde functionaris [naam kenniseenheid] Bijlage: - Financiële verantwoording van het project [naam project] Werkprogramma projectcontrole(s) 16