Docspro en UNIT4 hebben iets met elkaar

Transcriptie

1 Pagina 8 De medewerkers: In twintig jaar goed geslaagd in opbouwen langdurige relaties Pagina 14 De partner: Docspro en UNIT4 hebben iets met elkaar Pagina 24 De wethouder: Alphen heeft ambassadeurs als Docspro nodig

2 Making the First Mile of Business Smarter Businesses today face enormous challenges: avalanches of information of all types from thousands of sources complex and untamed business processes high customer service expectations in a connected real-time world increased competition and tight budgets to name a few. The First Mile represents the information-intensive first interactions customers have with an organization for a particular need. These interactions are often manual, resource intensive, complex and error-prone and shape customers perception. Kofax dramatically transforms and simplifies the business critical First Mile for better responsiveness, a higher level of service, competitive advantage and growth. Kofax combines market-leading capture, process management, analytics and mobile capabilities to provide smart process applications which enable organizations to realize these benefits in a timely and cost effective manner while minimizing the need to modify existing enterprise applications and repositories. Learn more at: Kofax. All rights reserved. Kofax and the Kofax logo are registered trademarks, and The First Mile is a trademark of Kofax in the U.S. and other countries.

3 WORLD CLASS PARTNERSHIPS Docspro and OnBase, building customer partnerships and creating real business solutions. Over the past 21 years, OnBase has helped more than 12,000 lifetime customers achieve real-world results by delivering tailored enterprise content management (ECM) solutions. Learn More at OnBase.com and Docspro.nl» 2014 Hyland Software, Inc. All rights reserved ANG

4 Inhoud Pagina 4 Pagina 5 Pagina 6 Pagina 8 Pagina 13 Inhoudsopgave en colofon Voorwoord Leo Schippers De directie: De markt heeft gespecialiseerde kennis nodig De medewerkers: In twintig jaar zijn we er bijzonder goed in geslaagd om langdurige relaties op te bouwen De controller: ISO en HR staan bij Docspro hoog in het vaandel Pagina 14 Pagina 16 Pagina 17 Pagina 19 De partner: Docspro en UNIT4 hebben iets met elkaar Column Thomas S. Senger (Kofax): Kofax feliciteert Docspro met het 20-jarig jubileum De accountant: Docspro heeft de afgelopen twintig jaar echt een ontwikkeling doorgemaakt De toekomst: Information in motion: Concurrentie wacht niet, laat staan de klant Pagina 21 Pagina 22 Pagina 23 Pagina 24 De business consultant: Docspro Business Consultancy analyseert en optimaliseert bedrijfsprocessen Column Ed McQuiston: OnBase by Hyland feliciteert Docspro met het 20-jarig jubileum De analist: Denk niet alleen aan input, maar vooral ook aan output Strategy Partners: Klanttevredenheid kan je bedrijf maken of breken De wethouder: Alphen heeft ambassadeurs als Docspro nodig Colofon Uitgever: Ten Brink Media Publishing in opdracht van Docspro B.V. Projectcoördinator: Merle van der Weijden Hoofdredacteur: Judith Kloppenburg Redactie: Leo Schippers, Dennis Zwanenburg, Rogier Schippers, Martin Schippers, Lianne Burgerhout, Elles van der Werff, Esmeralda van der Burgh, Merle van der Weijden, Judith Kloppenburg Gastartikelen: Thomas S. Senger, Ed McQuiston Eindredactie: Leo Schippers, Merle van der Weijden, Judith Kloppenburg, Angela van der Meer, André ten Brink Fotografie: Michel ter Wolbeek en Marco de Swart Vormgeving & lay-out: Erik Straver Vertaling: DBF Communicatie Drukkerij: DecaPrint 4

5 Voorwoord Toen ik 40 jaar geleden aan mijn IT loopbaan begon, was de kartonnen ponskaart het invoermedium voor de computer. Als programmeur leverde je aan een balie van het rekencentrum een stapel kaarten in. Die ponskaarten bevatten het programma en de te verwerken gegevens. De uitvoer werd meestal met een grote kettingdrukker afgedrukt. De verwerkingstijd (oftewel processor capaciteit) vanaf het inleveren van de ponskaarten tot aan het ontvangen van de uitvoer, kon wel eens 24 uur bedragen. Als programmeur zorgde je er dus voor je kaarten wel 10 x op syntaxfouten te controleren alvorens je ze ter verwerking aanbood. Ik vermoed dat ik daar mijn gevoel heb ontwikkeld om niets aan het toeval over te willen laten. De fascinatie voor automatisering en de enorme waardering voor het innovatieve vermogen van de mensen die in onze sector werkzaam zijn, is ook in die periode ontstaan en tot op de dag van vandaag gebleven. Toen IBM aan het begin van de jaren 90 met de eerste oplossing voor het scannen en digitaal archiveren van documenten op de markt kwam, had dit direct mijn aandacht. In die jaren lag ieder bureaublad nog verborgen onder enorme stapels papieren en dossiers. De toegevoegde waarde om die stapels te scannen en digitaal te maken was voor mij evident! IBM zocht business partners om dit product te verkopen en zo werd op Docspro opgericht. Al snel bleek dat hetgeen voor mij volstrekt vanzelfsprekend was voor velen in die tijd nog niet zo klip en klaar was. Mensen waren volledig vertrouwd met en gehecht aan hun papieren dossier. Het evangelie van het digitale tijdperk moest nog worden verspreid. Met groot enthousiasme trok ik tegen de papiermolens ten strijde! En gelukkig vond ik tussen de vele cynische en conservatieve papieren tijgers waar ik in die tijd mee sprak zo nu en dan een gelijkgestemde. Een nieuwe klant die de stap naar het digitale tijdperk wilde maken! Een behoorlijk aantal van hen is nog altijd klant van Docspro! Inmiddels mogen wij honderden zeer gewaardeerde relaties tot onze klantenkring rekenen. Een dwarsdoorsnede van het Nederlandse bedrijfsleven. Uit iedere sector en bij de overheid. Het heeft ons de unieke gelegenheid gegeven om bij al deze organisaties een kijkje in de keuken te nemen. De kennis Leo Schippers en ervaring die we daar opdoen, nemen we mee in onze eigen receptuur en die verfijnen we steeds verder. Docspro is daardoor inmiddels te vergelijken met een sterrenrestaurant dat de beste gerechten uit diverse keukens op de kaart heeft staan. We bereiden deze razendsnel maar serveren ze uit met oog voor detail! Uiteraard kunt u ook voor het dessert rekenen op onze support! En goed advies over de bij ieder gerecht meest geschikte wijn mag uiteraard niet ontbreken. Met de groei van het aantal klanten zette ook de groei van het bedrijf door. Consultants, sales mensen, helpdeskmedewerkers en administratieve krachten, ze werden allen onderdeel van Team Docspro. Veel van de medewerkers van het eerste uur werken nog altijd voor Docspro. Dit maakt dat we op ons vakgebied de meest ervaren en kundige partij in de Nederlandse markt zijn. De afgelopen jaren kregen we ook internationaal de nodige lof toegezwaaid. Zo behoren we tot de wereldwijde top 10 van partners bij Amerikaanse softwarereuzen als Kofax en Hyland. De innige relatie die we met onze business partners en leveranciers onderhouden heeft ons sowieso ontzettend veel gebracht. Op zakelijk gebied maar ook op persoonlijk vlak zijn de banden met hen uitstekend. Dat is iets om te koesteren! Ik ben uiteraard ontzettend trots op al onze medewerkers die iedere dag opnieuw doen wat onze klanten van ons verwachten. En dat is het leveren van de allerbeste oplossingen en dienstverlening op het gebied van information management. Ze doen dit met dezelfde geestdrift en bezieling die me 20 jaar terug deden besluiten om dit mooie bedrijf te starten. Het enthousiasme en de passie van onze medewerkers voor hun vak werken aanstekelijk. Dankzij hen kon Docspro de afgelopen 20 jaar groeien tot de gezonde en stabiele onderneming die het nu is. En door hun aanwezigheid ben ik ervan overtuigd dat u de komende 20 jaar nog veel van Docspro zult horen. Laten we daarom afspreken dat ik u in 2034 nog eens een ponskaartje stuur! Leo Schippers, Algemeen Directeur 5

6 De directie De markt heeft gespecialiseerde kennis nodig De directie van Docspro bestaat uit oprichter en algemeen directeur Leo Schippers, commercieel directeur Dennis Zwanenburg en technisch directeur Rogier Schippers. Na twintig jaar ondernemen zijn zij klaar voor de toekomst. Omdat we de tijd hebben genomen om onze organisatie goed neer te zetten, kunnen we nieuwe stappen zetten en de toegevoegde waarde bieden waar de markt nu om vraagt: information in motion. Toen Leo Schippers Docspro in 1994 startte, begon hij met een vooruitstrevend softwareproduct voor data capture en digitale archivering. Er waren nog nauwelijks Nederlandse IT-dienstverleners geïnteresseerd in een partnership en Leo zag kansen. Dat Docspro in twintig jaar tijd is uitgegroeid tot autoriteit op dit vakgebied schrijft de directeur toe aan een duidelijke scheiding van sales en techniek en een volledige focus. Het hebben van een vakspecialisme op één onderdeel in de automatiseringswereld is onze kracht. Door het vasthouden aan een specialisatie en het uitvoeren van schaalbare, maar belangrijke projecten, zijn wij een sterke speler binnen deze productoplossingen. Toenemende belangstelling voor digitalisering Na eerst jaren alleen te hebben gewerkt, implementatiespecialisten huurde Leo in, werden er steeds meer mensen aangenomen. Na een aantal jaar van groei breidde de directeur begin dit decennium de directie uit. De functie van commercieel directeur wordt sindsdien ingevuld door Dennis, eerder verbonden aan Docspro als consultant en operations manager. Rogier Schippers, reeds actief bij het bedrijf met het ontwikkelen van software en implementaties, trad aan als technisch directeur. Dennis zag het bedrijf uitgroeien van vijf naar dertig man. Best een prestatie in een tijd waarin de economie onstabiel is, vertelt de commercieel directeur onder de indruk. De softwareontwikkeling voor klanten groeide als het ware vanzelf, onderschrijft Rogier. De toenemende belangstelling voor digitalisering in het bedrijfsleven was voor Docspro een goede reden om de groeiambities in de data capture- en document management-markt waar te maken. Doorgroeien Docspro staat daarom niet stil, maar kijkt altijd naar innovaties en nieuwe mogelijkheden, vertelt Leo. We willen doorgroeien en dat moet ook. De omgeving verandert, bedrijven worden veeleisender en groeien naar vestigingen in meerdere landen. Daar moet je in mee gaan. Zowel voor bestaande klanten als nieuwe. Onze bestaande klanten zijn inmiddels namelijk ook toe aan een nieuw systeem. Dat willen we ze kunnen bieden. Omdat Docspro de tijd heeft genomen om haar oplossingen goed neer te zetten, kán het bedrijf ook een volgende stap maken, vult Dennis aan. De laatste jaren heeft Docspro duidelijk een professioneringsslag doorgemaakt en daarom zijn we inmiddels een volwaardig en solide IT-bedrijf. Inderdaad, vult Rogier aan. Docspro begon ooit met data capture & archive. Inmiddels is de oplossing verder geautomatiseerd en veel breder geworden dan sec opslaan en terugvinden. Nu is het tijd voor een volgende stap: information in motion. Integratie met mobiele oplossingen Docspro heeft alles in huis om ook de grotere bedrijven volledig te ondersteunen en te ontzorgen, vertelt Dennis. In feite zijn onze oplossingen een primaire bedrijfsapplicatie geworden. En onze manier van automatiseren gaat steeds meer doordringen bij bedrijven. 6

7 Leo Schippers Directeur eigenaar Rogier Schippers Technisch directeur Dennis Zwanenburg Commercieel directeur De visie van Docspro wordt gestaafd door marktontwikkelingen, legt de commercieel directeur uit. Marktanalisten verwachten de komende jaren dat capture software uitgebreid wordt met analytische functionaliteiten en mobiele oplossingen en dat het nog beter geïntegreerd wordt met enterprise content management systemen. Het is onze doelstelling om de vraag van de markt in te vullen. En om hierin mee te groeien. Docspro blijft in deze ambitie bij haar leest, maar wel met oplossingen van meerdere marktleidende leveranciers, benadrukt Leo. We zijn ooit met één product en één leverancier begonnen, maar dit werkt tegenwoordig niet meer. Als je je als bedrijf op één leverancier blijft focussen, verlies je een stuk afzetmarkt. Met een grote productrange kun je als bedrijf de keuze neerleggen bij de klant. En dat is belangrijk voor Docspro, want bij ons staat de klant altijd voorop. Meer dan alleen capture De wereld van capturing is snel aan het veranderen, vertelt Rogier. Nu is er nog veel pure scanning van papier, bijvoorbeeld facturen, maar straks -of eigenlijk nu al- gaat het naar complete oplossingen voor de mailroom; alle inkomende informatie, via welk kanaal ook, moet kunnen worden herkend, verwerkt en in de workflow worden afgeleverd waar die informatie nodig is. Dat vergt wel iets meer dan een goede scanner en solide herkenningssoftware. We gaan naar integraties met complexe applicaties. Dit maakt de materie ingewikkelder, maar dat is wel waar de klant behoefte aan heeft. Het hebben van een vakspecialisme op één onderdeel in de automatiseringswereld is onze kracht Het Nieuwe Werken Bedrijven zijn onderheven aan trends, legt Dennis uit. Zoals bijvoorbeeld Het Nieuwe Werken. De generatie die nu opgroeit, wil zo digitaal mogelijk werken. Het liefst met apps. Men wil op afstand kunnen werken, mobiel zijn en de eigen apparatuur kunnen gebruiken. Om als bedrijf goede mensen aan te trekken, moet je hierin meegaan. Maar, het moet wel functioneel zijn. Je moet het als werkgever kunnen monitoren. Docspro biedt daarom oplossingen die functioneel, efficiënt én toekomstbestendig zijn. Het gebruik van papier neemt inderdaad fors af en dat gaat gevolgen voor ons hebben, vult Rogier aan. Want, digitale informatie zoals , moet ook altijd opgeslagen en teruggevonden kunnen worden. Het gaat nu ineens heel hard en om snel, functioneel en klantgericht te kunnen werken, gaan we met de techniek van meerdere stappen steeds meer naar één proces. Deze technologische ontwikkeling is de toekomst en waar de markt om vraagt, vertelt Leo tot besluit. Daar is gespecialiseerde kennis voor nodig. En ervaring. En dat is nu exact wat Docspro biedt. 7

8 De medewerkers In twintig jaar zijn we er bijzonder goed in geslaagd langdurige relaties op te bouwen Wanneer u als klant met Docspro te maken krijgt, zijn daar verschillende afdelingen en personen bij betrokken. Van sales, tot consultancy, tot planning. Deze lopen naadloos in elkaar over en zorgen ervoor dat de klant oplossingen op maat ontvangt. Een aantal Docspro medewerkers vertellen over hun werkzaamheden. Sales Een traject bij Docspro begint vaak bij sales, waar de eerste contacten gelegd worden via of telefoon, bij binnendienstmedewerkers Melvin Tukker of Lianne Burgerhout. Een dergelijk traject kan ook starten via marketing, waar Merle van der Weijden, onder andere leads genereert voor de salesmedewerkers. Eén van de salesmedewerkers die vervolgens met de (potentiële) klant om de tafel gaat is Elles van der Werff. Als salesmanager is zij voornamelijk actief met new business en gaat ze intensief met de klant in gesprek. We hebben echt een relatie met de klant, vertelt Elles. Als we het adviestraject in gaan, zijn we to the point, zodat meteen duidelijk wordt, welke meerwaarde we kunnen bieden. Niche-oplossingen Docspro onderscheidt zich door de niche-oplossingen die we aanbieden, legt Niels Willemsen, één van onze verkopers uit. Juist die specialisatie van een segment in de ICT, maakt het voor hem interessant om als verkoper voor Docspro aan de slag te gaan. Als Diamond-partner van Kofax bijvoorbeeld, behoren we tot een select gezelschap van slechts twaalf Diamond partners ter wereld. Hiermee bieden we onze klanten specialistische kennis en expertise aan. Daarom willen we altijd de vraag van onze klant, de kern, eerst echt goed begrijpen. De oplossingen komen pas later. Dat pragmatisch aanvliegen van projecten onderscheidt Docspro meteen van collegabedrijven. Elles vult aan: We werken heel gericht aan een oplossing, die echt past bij de klant. Bovendien zijn we, omdat we een relatief klein bedrijf zijn, doorgaans flexibeler dan onze concullega s, waardoor we effectief en snel met een oplossing komen. Onze klanten ervaren de aanpak van Docspro duidelijk als toegevoegde waarde. Elles vander Werff Maarten Wehmeijer Niels Willemsen Sales als matchmaker Elles werkt nauw samen met accountmanagers Rogier Nuijten en Maarten Wehmeijer, die zich onder meer intensief bezighouden met het onderhouden van contacten met de bestaande klanten van Docspro. In ons twintigjarig bestaan zijn we er niet voor niets bijzonder goed in geslaagd om langdurige en goede relaties op te bouwen, legt Maarten uit. Ik zie het daarom als een waardevolle taak om juist de bestaande 8

9 Deze collega s waren helaas niet aanwezig voor onze groepsfoto. klanten voldoende aandacht te blijven geven. In het onderhouden van relaties met klanten streeft de accountmanager naar de vier p s. Binnen het bedrijf grappen we weleens dat we pragmatisch, persoonlijk, professioneel en positief zijn, maar eigenlijk klopt dat ook gewoon. Ik zie de rol van sales een beetje als die van een matchmaker; het goed doorgronden van welke ICT-ondersteuning de klant nodig heeft en die koppelen aan de juiste oplossing. Om echt goed te kunnen begrijpen wat een klant wil, is het om de tafel zitten met elkaar erg belangrijk, onderschrijft Elles de woorden van Maarten. Voor zover dat mogelijk is, probeer ik offertes een persoonlijke touch te geven. Door een goed voorstel te schrijven dat aansluit op de specifieke wensen van de klant, met heldere en voor de prospect relevante praktijkbeelden, vervolgt Maarten, we verkopen namelijk niet alleen de software, maar ook de service en de implementatie eromheen. One-stop shopping We verkopen niet alleen de software, maar ook de service en de implementatie eromheen. is waar het bij Docspro om draait. Consultancy De implementatie van de door sales verkochte oplossingen wordt uitgevoerd Laurens van der Vaart Toon van Houts door consultants. Iedere consultant binnen Docspro heeft zo zijn eigen specialisme. Als vakspecialisten zijn zij volledig verantwoordelijk voor de oplevering van het project. Wij voeren een project van A tot Z uit, vertelt Toon van Houts, één van de consultants. Omdat we intensief samenwerken met de klant zijn we in staat om projecten snel en op gedetailleerd niveau uit te voeren. De werkzaamheden van de consultants bij de klant zijn essentieel, benadrukt projectleider Matthijs de Heij. Niet alleen omdat zij als vakmensen de oplossingen van Docspro optimaal implementeren, maar ook omdat zij rechtstreeks het gesprek aangaan met de mensen op de werkvloer. Dit geeft ons extra inzicht en de mogelijkheid om de klant nog beter te ondersteunen. Het draait bij Docspro echt om teamwork, beaamt Laurens van der Vaart. De kracht van ons, als consultants, is dat we allround zijn. Hierdoor kunnen we de klant goed adviseren over de mogelijkheden van onze oplossingen. Integratie van de software Een belangrijke taak van de consultants is ervoor zorgen dat er een naadloze integratie van de Docspro oplossingen met de bestaande bedrijfs- 9

10 applicaties plaatsvindt. Hierin speelt onder andere Roderick de Jong een belangrijke rol. Als het aankomt op integraties met andere softwarepakketten, kom ik om de hoek kijken, vat de systeemontwikkelaar zijn functie samen. Ik overleg dan zowel met de consultants als de klant om in kaart te Roderick de Jong brengen waar behoefte aan is. Ook in dit proces is het belangrijk veel vragen te stellen, grijpt Roderick terug op de werkwijze van sales. Docspro denkt namelijk op alle levels mee met de klant. Rodericks werk bestaat voor vijftig procent uit software ontwikkeling. De rest van het traject komt neer op ontwerpen, testen, updaten en het begeleiden van de consultants die de oplossing bij de klant implementeren. Dit is wat het proces zo boeiend maakt, vertelt hij. I love it when a plan comes together! En dit kan bij Docspro. Wij zijn een zeer goed geoliede machine! Bij Docspro draait het om one stop-shopping. Operations & Facility Management De consultants zijn, zoals ze het zelf zeggen, niets zonder Kim Both en Esmeralda van der Burgh. Zij werken op de afdeling, Operations & Facility Management, die onder andere de planning verzorgt. Als zij mijn overvolle agenda niet zouden beheren, zou het finaal mislopen! vertelt Laurens. De afdeling Operations & Facility Management is veelomvattend. In de eerste plaats, zorgen zij ervoor dat de consultants bij de klant aan de slag gaan. Dat houdt in dat er afstemming moet plaatsvinden met de klant, zodat er iemand vanuit de organisatie beschikbaar is, om de consultant wegwijs te maken. Daarnaast zorgen ze ervoor dat de benodigde soft- en hardware aanwezig is. Als het gaat om het inplannen van afspraken met consultants, krijgen klanten bijna altijd één van ons aan de lijn. Dat is prettig en vertrouwd, ze weten dat ze op ons kunnen rekenen. vertelt Kim. De vele projecten die Docspro uitvoert bij verschillende klanten, maken het werk leuk en enerverend, voegt Esmeralda toe. Maar het werk van de planning kan daarom soms ook chaotisch zijn! Gelukkig zijn beide planners extreem georganiseerd en weten ze het positieve van zaken in Esmeralda van der Burgh Kim Both te zien. Tenderdesk Proactief werken is voor Docpro van groot belang. Het bedrijf schrijft zich daarom actief in op tenders en aanbestedingen. De speciaal hiervoor ingerichte Tenderdesk beoordeelt of een tender interessant genoeg is om op in te schrijven en gaat dan proactief achter de opdracht aan. Nauwkeurig wordt bekeken welke oplossingen Docspro in huis heeft, om bij de potentiële opdrachtgever toe te passen. We zien duidelijk dat er steeds meer wordt aanbesteed, vertelt Patrick, die recentelijk de nieuwe functie van Bid Manager bekleed. Docspro wil hier in mee gaan. Bovendien past het inschrijven op tenders perfect bij de visie van ons bedrijf. Als de opdracht aan Docspro is gegund leidt dat namelijk tot langlopende verbindingen en Docspro wil graag duurzame relaties aangaan met haar klanten. Service en support Wanneer de oplossingen van Docspro geïmplementeerd zijn, is het natuurlijk zaak Vincent Devilee dat deze naar behoren blijven functioneren. Na de oplevering van een project is Service en Support dan ook essentieel in het contact naar de klant. Om dit zo goed mogelijk te stroomlijnen, heeft Docspro een actieve en goed bereikbare helpdesk, bemand door onder andere Vincent Devilee. Zoals bij alle soft- en hardware zijn er ook bij de oplossingen van Docspro weleens incidenten, 10

11 vertelt de supportcoördinator. Bovendien werken we ook met maatwerkoplossingen. Het allerbelangrijkste in dergelijke situaties, is dan de snelheid en de manier waarop je als bedrijf zaken oplost. Wij geven daarom altijd een tijdsindicatie en besteden veel aandacht aan de communicatie. Docspro vindt dat klanten serieus genomen moeten worden, vertelt Vincent. Wij werken met professionele helpdesksoftware, waarmee we onze klanten optimale dienstverlening bieden. Bovendien zijn we in staat om op afstand computers over te nemen. Zo kunnen we sneller een conclusie trekken en het incident adequaat oplossen. Service Level Agreement Support bieden wij aan op basis van standaard (bel) helpdeskcontracten of door middel van een zogeheten SLAovereenkomst; een Patrick van Vulpen Service Level Agreement, welke maatwerk levert in de vorm van support. Patrick van Vulpen, verantwoordelijk voor het opstellen van SLA overeenkomsten, signaleert dat klanten steeds meer waarde hechten aan dit soort ondersteuning. Ook groeit de behoefte aan aanvullend advies, want het draait tenslotte om geavanceerde ICT oplossingen ter ondersteuning van complexe bedrijfsprocessen. Hierdoor hangen er automatisch ook meer eisen aan vast. In overleg met de klant, stellen we daarom een dienstbeschrijving op, die past bij de behoefte. Een Service Level Agreement gaat daarin behoorlijk ver, vertelt Patrick. We zijn zelfs zo ver, dat we de klanten toegang geven tot een portal, waarmee ze zelf calls kunnen aanmelden en de status hiervan kunnen volgen. De vraag naar ondersteuning op afstand die wij ook bieden, neemt steeds verder toe. Ondersteuning op afstand zorgt voor meer snelheid en efficiëntie wat perfect past bij de digitaliseringsslag die onze maatschappij momenteel doormaakt. Bedrijfsuitjes Karin Devilee Docspro kenmerkt zich door een goede onderlinge werksfeer. Deze wordt niet in de laatste plaats bevorderd door bedrijfsuitjes. Karin Devilee organiseert deze uitstapjes al jaren. Het ene jaar mét en het andere jaar zónder partners van de medewerkers. Inmiddels zijn we, als alle partners van het personeel ook meegaan, met zo n zestig personen, vertelt zij enthousiast. In de loop der jaren heeft het bedrijf al heel wat steden gezien. Londen, Rome, Berlijn en Oslo zijn voorbeelden van reeds bezochte bestemmingen. We hechten er veel waarde aan, hiermee het personeel te bedanken voor hun inzet en betrokkenheid, legt Karin uit. Ook hebben we een personeelsvereniging die actieve teambuildingsuitjes organiseert, zoals: als raften, klimmen en paintballen. Voor Karin is het enthousiasme van de medewerkers de belangrijkste motivatie. De vraag waar het uitje in 2014 naartoe gaat bijvoorbeeld, houdt de medewerkers enorm bezig. Dit blijft echter tot december een groot geheim. Net als de overige evenementen die Docspro dit jaar in het kader van het jubileum organiseert. Wat dat betreft ben ik net een oester! voegt Karin lachend toe. 11

12 Kodak Alaris feliciteert Docspro met haar 20 jarig jubileum. i3450 Scanner For Free 3-Year warranty SNELLE KODAK i3450-scanner: de alles-in-een kantooroplossing. Verbeter uw productiviteit en efficiency dankzij de unieke kenmerken van de uitgebreide i3450: - Document- & flatbedscanner in één - Compact formaat (43x37cm) - 90 p.p.m. (200/300 dpi), p.p.d. - ADF voor 250 documenten - Smart Touch: slimme snelkoppelingen - Perfect Page: automatische beeldkwaliteitsaanpassing - Intelligent Document Protection: stopt bij geniet papier - Verkrijgbaar met: post-scan imprinter - Capture Pro Limited Edition imaging software voor eenvoudige batchscan, OCR, full text-ocr en een directe verbinding met Microsoft SharePoint Compatible met TWAIN en ISIS-based scantoepassingen - Ondersteunt o.a. Windows XP, Vista, Windows 7, 8 (32/64 bit), Ubuntu (Linux) - Kofax VRS-gecertificeerd Meer informatie over de nieuwe i3000 Series-scanners is te vinden op: kodakalaris.com/go/i3250 5/2014 Kodak Alaris Inc. Kodak Alaris will be the Company s trade name for its global business. The Kodak trademark and trade dress are used under license from Eastman Kodak Company. Specifications are subject to change without notice. DM-50-14

13 De controller: Martin Schippers ISO en HR staan bij Docspro hoog in het vaandel Hij is niet altijd even zichtbaar, maar wel een belangrijk onderdeel van Docspro: controller Martin Schippers. Als ik één ding van Leo heb geleerd, is het wel dat je met azijn weinig vliegen vangt. Als controller heeft Martin de, zoals hij het zelf gekscherend zegt, toch wel een beetje ondankbare taak om zijn Docspro-collega s achter de broek aan te zitten. Om de doelen op het gebied van ISO-certificering te behalen en om de financiën binnen de perken te houden. Gelukkig houdt hij zich ook bezig met HR-gerelateerde zaken als het plaatsen van een pooltafel en het realiseren van een heuse bedrijfsbar. ISO Bij Docspro hechten we veel waarde aan duurzaam ondernemen, vertelt Martin. Het behalen van het ISO certificaat is voor ons dan ook een uitstekende manier om te laten zien dat wij ons bewust zijn van onze maatschappelijke verantwoordelijkheid en dat we structureel aandacht besteden aan het onderwerp milieu in onze bedrijfsvoering. IMR Advies uit Alphen aan den Rijn heeft voor ons een managementsysteem opgezet dat we op peil houden en door ontwikkelen. We kijken altijd naar manieren om (nog) milieubewuster te ondernemen. Een belangrijk onderdeel van het managementsysteem is het wagenparkbeheer. Onze medewerkers hebben de keuze uit een auto met een energielabel van A- of B, zodat de uren die we op de weg zitten zoveel mogelijk energiezuinig zijn. De medewerkers hebben desondanks relatieve autovrijheid, benadrukt de controller. Het werken bij Docspro moet natuurlijk wel aangenaam blijven. Management rapportage Andere belangrijke onderdelen waar Martin zich, naast boekhouden, personeelsadministratie, inkopen, verzekerings-, wagenpark- en pandbeheer en het faciliteren van bedrijfszakenreizen, mee bezig houdt zijn management rapportage en human resource management. Een belangrijke ondersteunende functie, vindt commercieel directeur Dennis Zwanenburg. We vinden het belangrijk dat mensen zich hier goed voelen, reageert Martin zelf op de focus op human resource. We onderscheiden ons dan ook door niet extreem targetgericht te zijn. Want, medewerkers blij, wij blij. Uiteraard is het niet de bedoeling dat er achterover wordt geleund, maar een stabiele werksfeer en een bepaalde mate van eigen verantwoordelijkheid staan hier wel hoog in het vaandel. We kijken altijd naar manieren om (nog) milieubewuster te ondernemen Martin Schippers De gezellige vrijdagmiddagborrels en de goede secundaire arbeidsvoorwaarden zoals onder andere het faciliteren van een thuiswerkplek en een fietsenplan voor collega s uit de buurt maken het werken bij Docspro aantrekkelijk, vertelt de controller. Martin is dan ook altijd subtiel in uitingen naar het personeel of het meedelen van minder leuk nieuws. Het gaat er om hoe je het brengt en dat je mensen in hun waarde laat. Als ik iets van Leo heb geleerd is het dat je vliegen vangt met stroop en niet met azijn. 13

14 De partner Docspro en UNIT4 hebben iets met elkaar Eén van de langstlopende relaties van Docspro is die met softwareontwikkelaar UNIT4. Samen met UNIT4-accountmanager Tjaard Boersma en salesconsultant Maarten Neggers blikken Docspro s technisch directeur Rogier Schippers en salesmanager Elles van der Werff terug op een langdurige samenwerking. UNIT4 ontwikkelt unieke bedrijfssoftware voor het MKB en groter. Het internationaal opererende bedrijf heeft in Docspro een partner gevonden in het leveren van totaaloplossingen voor het intelligent verwerken van (inkoop)facturen en daaraan gerelateerde documentstromen, in combinatie met de UNIT4-producten als FIS2000, FMS, Coda en Agresso. De samenwerking gaat al zo n twee decennia terug. Wanneer is eigenlijk de eerste koppeling ontwikkeld tussen de software van Docspro en UNIT4?, vraagt Rogier zich af. Daar moet accountmanager Tjaard even over nadenken. De relaties lagen er al, vanuit het verleden. Ik vermoed dat het eind jaren negentig is geweest. Klanten werden hiermee in staat gesteld een factuur in te scannen en deze te koppelen aan een boeking. Met één druk op de knop werd de factuur op het scherm vertoond, vult Maarten aan. Men vond dat in die tijd heel verrassend. Noodzaak En, ging de oplossing meteen als warme broodjes over de toonbank?, luidt Rogiers volgende vraag. Nou er was wel opvallend veel behoefte aan, antwoordt Tjaard. Het was voor die tijd een zeer innovatieve oplossing. Je kunt je vandaag de dag niet meer voorstellen dat bedrijven duizenden facturen ooit handmatig verwerkten, reageert Elles. Toch was het best moeilijk om klanten ervan te overtuigen dat het digitaliseren van informatie de toekomst was, vertelt Maarten. Mensen die alleen naar kosten keken, vonden onze oplossing niet interessant. Het besef dat het efficiënt was moest groeien. Tegenwoordig is digitaliseren een noodzaak. OCR-technologie trok zeer veel interesse. Volgens mij is Leen Bakker destijds het eerste project geweest waar elektronische goedkeuring en herkenning een rol speelden, De toekomst UNIT4 en Docspro delen hun visie over de toekomst, vertelt Maarten. De oplossingen omvatten intussen veel meer dan alleen de automatische factuurverwerking. We werken via smartphone, tablet, social media, de cloud. Als je als bedrijf met je tijd mee wil gaan, moet je daarin investeren. Zowel UNIT4 als Docspro loopt voorop als het aankomt op Het Nieuwe Werken. Ook hierin zijn wij daarom de aangewezen partij om mee in gesprek te gaan. De volgende stap Wanneer is de volgende stap gemaakt?, vraagt Rogier. Tjaard: Na een aantal jaar, toen er vervolgvragen kwamen. Hoe kan ik deze factuur digitaal laten goedkeuren? Hoe krijgen we het vanuit de administratie de organisatie in? UNIT4, toen IBS Consist, is hier op ingesprongen met de ontwikkeling van een applicatie waarin facturen digitaal konden worden goedgekeurd. Deze uitbreiding zorgde voor een aanzienlijke besparing voor de organisatie, waardoor de kosten-batenanalyse nog gunstiger uitviel. Opende dit de deur voor geautomatiseerde factuurherkenning?, vraagt Elles. Jazeker, reageert Tjaard. Met name de grotere organisaties waren op zoek naar meer besparingen en de opkomende Tjaard Boersma 14

15 toch?, denkt Rogier hardop. Inderdaad, reageert Tjaard. De samenwerking werd toen steeds intensiever en de koppeling geavanceerder. Steeds meer organisaties kregen behoefte aan onze gezamenlijke oplossingen. Maarten: De oplossingen werden ook breder inzetbaar. Dat sprak veel klanten aan. De innovatie Op een gegeven moment kwam de overstap naar OnBase, blikt Rogier terug. Heeft dat veel voor jullie veranderd? Het breder inzetten van het digitaal archiveren van informatie biedt perspectieven, antwoordt Maarten. Maar zorgt tegelijkertijd ook voor een toename van complexiteit; OnBase biedt heel veel en er zijn nog legio mogelijkheden. Daarom is het fijn dat UNIT4 en Docspro in die ontwikkeling nauw samenwerken. Waarop Elles vraagt: Wat heeft die verandering dan voor de klanten van UNIT4 gebracht? De financiële afdeling heeft niet alleen te maken met een inkomende factuur, reageert Tjaard. Met OnBase hebben onze klanten de mogelijkheid om alle financiële documenten netjes geordend op te slaan. Vanuit het overzicht van een leverancier in het financiële systeem kunnen daarmee niet alleen de facturen teruggevonden worden, maar ook aanverwante documenten, zoals correspondentie, inkooporders en contracten. Ik zie de ambitie van beide bedrijven als grote kracht, vertelt Maarten tot slot. Onze lat ligt even hoog. Ik zeg altijd; Je partnert niet met iedereen, je managed verwachtingen en die moet je waar kunnen maken. Dat kunnen wij met Docspro. Onze bedrijfsculturen sluiten goed op elkaar aan, reageert Elles. Het gaat om het bieden van oplossingen. De toegevoegde waarde van onze samenwerking is dat je samen de oplossing verder ontwikkelt, vult Tjaard aan. En als je als één partij optreedt naar de klant, geeft dat slagkracht en efficiëntie. We kennen elkaars producten van haver tot gort, beaamt Rogier. Docspro en UNIT4 hebben iets met elkaar en dat stralen we naar buiten toe uit. Testimonial Tweets De langdurige relatie tussen #Docspro en #CopacoNederland is gebaseerd op #openheid en #vertrouwen. Bij beiden is de klant altijd nummer 1! Frenk Schoenmakers, Accountmanager, IBM Software, Copaco #Tarvos ervaart #Docspro als een goede partner omdat communicatie altijd prettig en effectief verloopt en de expertise van de staff hoog is. Paul Schokker, Technisch Manager, Tarvos Information Management VDB Met #Docspro als partner ben je zeker van #ICT ondersteuning door experts, zowel voor, tijdens en na ieder #ECM project Vincent van den Berg, Consultant, VDB-IT Services COMPAREX Fijn en eenvoudig om samen te werken #expert #specialist #kennis #partner #Kofax #informatiemanagement Richard van der Hulst, sales manager, staat voor een zorgeloze #implementatie van #Kofax bij onze gemeenten! Victor van den Hazelkamp, Productmanager, PinkRoccade Tweet Elles van der Werff Maarten Neggers Rogier Schippers 15

16 Kofax feliciteert Docspro met 20-jarig jubileum Twaalf jaar na het begin is Docspro opnieuw EMEA-partner van het jaar van Kofax Toen Docspro en Kofax in augustus 2002 voor het eerst kennismaakten, konden ze nog niet vermoeden dat Docspro twaalf jaar later zou behoren tot de wereldwijde elitegroep van twaalf Diamondpartners van Kofax, en dat het voor maar liefst de vierde keer door Kofax zou worden uitgeroepen tot EMEA Partner of the Year. Docspro heeft zich ontwikkeld tot een van de belangrijkste business partners voor Kofaxproducten in de EMEA-regio, vertelt Thomas S. Senger, Senior Vice President van Kofax voor Software & Solutions in de EMEA-regio (Europa, Midden-Oosten en Afrika). De kracht van Docspro is hun nimmer aflatende streven om de beste oplossing te vinden op basis van de specifieke en unieke behoeften van iedere klant. Docspro levert al sinds 1994 oplossingen voor data capture en digitale archivering, waardoor het perfect gepositioneerd is om te profiteren van het uitgebreide softwareportfolio van Kofax. Dit omvat niet alleen bedrijfsbrede data capture-oplossingen, maar ook geavanceerde mogelijkheden voor mobile capture en Business Process Management (BPM). Wij beschouwen Docspro als een van onze meest gewaardeerde partners in de EMEA-regio Tata Steel is een prima voorbeeld van de wijze van implementatie die Docspro kan verzorgen op basis van het Kofax- portfolio. Bij Tata is een oplossing voor factuurverwerking geïnstalleerd die jaarlijks meer dan een kwart miljoen facturen verwerkt. De Docspro-oplossing is volledig geïntegreerd in de - en SAP ERP-systemen van Tata, en werd op de Kofax Transform Conference 2012 in San Diego bekroond met de Best Process Integration Award. Naarmate de technologie voor documentbeheer zich ontwikkelt, is Docspro dankzij de intensieve samenwerking met Kofax in staat gebleken de markt en de concurrentie! voor te blijven. Met de recente behoefte om mobiele apparatuur in eindgebruikergerichte oplossingen te integreren, kon Docspro bijvoorbeeld de Smart Process App -filosofie van Kofax omarmen en First Mile -mogelijkheden voor mobiel scannen leveren. Hierdoor kunnen de klanten van (Docspro-klant) DSW Zorgverzekeraar nu documenten zoals declaraties direct indienen bij het back-office workflowproces van DSW, waardoor de vertragingen en kosten die bij fysiek postverkeer komen kijken, worden vermeden. Voor deze innovatieve Docspro-oplossing werd DSW tijdens de Kofax Transform Conference 2014 genomineerd in de categorie Best Mobile Capture Initiative. Ons succes is het resultaat van vele jaren nauwe samenwerking met Kofax en de toepassing van het hoogwaardige en uitgebreide softwareportfolio van Kofax, dat we voortdurend aanpassen aan de behoeften van onze klanten, aldus Docspro-directeur Rogier Schippers. Juist vanwege deze nauwe samenwerking zijn we in staat om data capture-oplossingen te bieden die onze klanten aanzienlijke besparingen in kosten en tijd opleveren. Gedurende de vele jaren dat we nu samenwerken, heeft Docspro bewezen dat het een partner is die klanten van een uitstekend advies voorziet en de best mogelijke resultaten levert. Of het nu gaat om de traditionele data capture-oplossingen van Kofax of om onze nieuwere producten als Mobile Capture en Total Agility, de uitgebreide kennis en expertise van Docspro omvat het hele softwareaanbod van Kofax. Daarom beschouwen we Docspro als een van onze meest gewaardeerde partners in de EMEA-regio, vertelt Thomas S. Senger. We zien er dan ook naar uit om ons samenwerkingsverband met Docspro voort te zetten nu ze op weg gaan naar de volgende twintig succesvolle jaren! 16

17 De accountant Docspro heeft de afgelopen twintig jaar echt een ontwikkeling doorgemaakt Een Docspro-relatie vanaf het eerste uur is die met accountants- en belastingadvieskantoor BDO in Alphen aan den Rijn. Al sinds het begin zit Leo Schippers om de tafel met adviseur en partner Leo van der Hoorn, die het bedrijf succesvol heeft zien groeien. De relatie met de klant staat bij onze beide organisaties hoog in het vaandel. Dat schept een band. Leo werd me opgedrongen, vertelt Schippers gekscherend. Nee hoor, aangeraden. Ik had behoefte aan een serieuze accountant, niet de boekhouder op de hoek, en kwam zo bij BDO terecht. Je had zelf al veel kennis in huis van bedrijfsvoering, reageert Van der Hoorn begrijpend op de behoefte aan een serieuze financieel adviseur. Je was met name op zoek naar een adviserende partij waarmee je kon sparren. De kennismaking tussen Leo en Leo berust op puur toeval, maar de klik was er meteen. Anders hadden we niet ook al twintig jaar contact met elkaar, vertelt Van der Hoorn. We zijn samen grijs geworden. Ik denk dat de klik voor een groot deel ook te maken heeft met de overeenkomsten die BDO en Docspro hebben ten opzichte van de dienstverlening. We zijn beide no-nonsense organisaties die het contact met de klant heel hoog in het vaandel hebben staan. We spreken dezelfde taal. In de twintig jaar dat Schippers bij Van der Hoorn aanschuift voor financieel advies is er veel veranderd, signaleert de accountant. Docspro heeft een enorme ontwikkeling doorgemaakt. Als financieel adviseur ben je betrokken bij heel veel levensfases van een bedrijf en ik heb ze bij Docspro allemaal meegemaakt. De geboorte, de groei, soms moest er even iets gesnoeid en nu zijn we aangekomen bij de fase toekomst/overdracht. De kernactiviteiten waren in het begin het verkopen van software. Nu is het feitelijk het leveren van toegevoegde waarde. Je hebt een prachtige onderneming opgebouwd in de afgelopen twintig jaar, complimenteert Van der Hoorn. Ik ben er van overtuigd dat dit toe te schrijven is aan Leo Schippers, Docspro (l) en Leo van der Hoorn, BDO. jouw visie. De onderneming is destijds ingestapt in de juiste nichemarkt en heeft zich op de juiste manier bewogen. Het is je niet overkomen. De oplossingen die Docspro toentertijd bood waren inderdaad nieuw in Nederland, reageert Schippers. Niemand durfde het echt aan. Maar jij wel, en je had er geloof in. Daarom werk je nu ook toe naar de toekomst, zegt Van der Hoorn. Leo is een ondernemer die eerst nadenkt voor hij handelt, vertelt Van er Hoorn. Daardoor ben je in staat geweest om een onderneming neer te zetten die niet meer afhankelijk van je is. Ze maken nog graag gebruik van je senioriteit, maar je kunt het loslaten als je zou willen. Je moet wel, legt Schippers zijn visie op overdracht uit. Anders kun je nooit stoppen. Dat klopt, reageert Van der Hoorn. Maar niet iedereen kan dat. Je bent al in een vroeg stadium begonnen met het binden van medewerkers die belangrijk zijn voor het bedrijf. Die visie zie ik lang niet altijd bij ondernemers. Strategie is de onderneming niet vreemd. Dat is ook precies waardoor Docspro als bedrijf staat waar het nu staat. De combinatie jonge mensen en senioriteit is bij Docspro heel sterk. Zo maak je een organisatie klaar voor de toekomst. 17

18

19 De toekomst: Information in motion Concurrentie wacht niet, laat staan de klant Organisaties worden vandaag de dag voortdurend geconfronteerd met veranderingen. Om hierin mee te gaan, moet er snel kunnen worden geschakeld. Want, de concurrentie wacht niet, laat staan de klant. Docspro biedt daarom oplossingen die verder gaan dan het digitaliseren van een document. Vroeger draaide het vooral om capture & archive; het inscannen van een document voor opslag in het archief. Tegenwoordig is er behoefte aan meer. Van scan to process, het automatisch herkennen van gegevens op documenten, zijn we naar scan and process gegaan. Daarnaast hebben we te maken met een enorm aanbod van informatiekanalen. Portals waar de klant op in kan loggen, interactie via de sociale media, contactformulieren, . Van uitsluitend inputmanagement zijn we terechtgekomen bij interactie; de klant verwacht een terugkoppeling. Van Capture & Archive naar Information in Motion; het statische verdwijnt. Klantenservice op hoog niveau Binnenkomende informatie in een organisatie, via welk kanaal ook, is vaak de aanzet om een bedrijfsproces te starten, of om een bestaand proces van nieuwe impulsen te voorzien. Veel bedrijven hebben dit al voor een deel gestroomlijnd. Een informatieaanvraag wordt gedigitaliseerd en komt direct in de werkbak van de medewerker. Een factuur of order komt meteen bij de juiste persoon terecht. In veel gevallen is er zelfs een link met bedrijfsapplicaties om het proces sneller en beter te laten verlopen. Het vangnet van de binnenkomende informatie, de digitale postkamer, is met een opmars bezig. Niet alleen omdat klanten via meerdere kanalen willen communiceren maar ook omdat de technologie er nu is. Met de softwareproducten van Docspro, Kofax en OnBase kunnen Rogier Schippers de continu aan verandering onderhevige bedrijfsprocessen eenvoudig worden aangepast. Hierdoor kunnen we de concurrentie voor blijven, kosten beheersen en klantenservice bieden op hoog niveau. En dat laatste is namelijk waar het om draait. Toekomstproof Een groot aantal organisaties heeft inmiddels geïnvesteerd in het automatiseren van hun primaire processen. De volgende stap is het automatiseren van de overige processen. Essentieel voor de ondersteunende software hierin is flexibiliteit. Op veranderingen binnen een organisatie moet snel kunnen worden ingespeeld. Docspro biedt daarom oplossingen aan die klaar zijn voor de toekomst, met tools die medewerkers de informatie geven die ze nodig hebben, soms nog voordat ze het zelf beseffen. Geen logge, veel omvattende softwaresystemen met een lange implementatietijd, maar een tool die organisaties in staat stelt complexe processen flexibel te benaderen. Bovendien moet het moeiteloos kunnen integreren met andere systemen en bijvoorbeeld sociale media. Mobile De komst van met name de SmartPhones en tablets hebben de wereld om ons heen blijvend veranderd. Het is veel meer dan een alleen een speeltje voor de consument. De opkomst van apps hebben van dergelijke apparaten een platform gemaakt voor bedrijven om met klanten te communiceren en zich te onderscheiden. De oplossingen van Docspro zijn klaar voor deze revolutie. Bedrijven kunnen eenvoudig apps maken die integreren met hun achterliggende processen. Denk aan een verzekeraar met een app voor het afhandelen van zorgnota s. De klant maakt een foto met de app en stuurt deze meteen door naar zijn verzekeraar. Vervolgens ontvangt de klant via de app vrijwel direct een terugkoppeling. Omdat consumenten steeds sneller terugkoppeling verwachten en doordat organisaties die optimale en accurate klantenservice willen bieden, gaan dit soort oplossingen een enorme vlucht nemen. Met toonaangevende marktleiders als Kofax en OnBase kan Docspro met behulp van ICT ondersteuning het contact met de klant verbeteren. Met flexibele applicaties, die volledig op maat en passend bij de organisatie kunnen worden ingericht, zodat bedrijven de concurrentiekracht kunnen vergroten of de klanttevredenheid kan vergroten. Making the first mile of business smarter. 19

20 VOOR ALLES OP HET GEBIED VAN DIGITALISERING! Alle medewerkers van Dicom Spigraph Group feliciteren Docspro met het 20 jarig jubileum. Al 20 jaar partner van Docspro voor documentscanners en bijbehorende diensten. SCANNERS SOFTWARE SERVICES SOLUTIONS DICOM NETHERLANDS B.V. (SPIGRAPH GROUP) Pelmolen XX Houten The Netherlands phone : +31(0) fax : +31 (0) sales.nl@dicom.com Document capture