Draaiboek Onderzoeksevaluatie Lectoraten Hogeschool Van Hall Larenstein (VHL)

Transcriptie

1 Draaiboek Onderzoeksevaluatie Lectoraten Hogeschool Van Hall Larenstein (VHL) Draaiboek Onderzoeksevaluatie Lectoraten VHL

2 Inhoudsopgave _Toc Inleiding De taken van betrokkenen bij de onderzoeksevaluatie... 4 Betrokkenen binnen de hogeschool... 4 Externe betrokkenen Kosten van de onderzoeksevaluatie... 8 De kosten van commissie... 8 De kosten van de organisatie van de onderzoeksevaluatie Communicatie in- en extern... 9 Communicatie bij een onderzoeksevaluatie... 9 Communicatie bij afgelasten onderzoeksevaluatie Planning en werkzaamheden...10 Samenvatting planning Planning Samenstelling onafhankelijke commissie De opdracht Zelfevaluatie incl. kritische zelfreflectie Redactie, opmaak en druk Bijlagen bij de zelfevaluatie Het niet doorzetten van een onderzoeksevaluatie Bezoek commissie Het Beoordelingsrapport van de commissie De zelfevaluatie (inclusief kritische reflectie)...17 Het beheermodel van VHL Inhoudsopgave Beoordelingskader VHL lectoraat De vervolgstappen...21 Bijlage I. Beoordelingskader onderzoeksevaluatie lectoraat Bijlage II. Koppeling van inhoudsopgave met Branche-protocol en Beoordelingskader Bijlage III. Vragenlijsten Interviews Bijlage IV. Concept Programma Bijlage V. Werkzaamheden medewerker organisatie bezoek onderzoekscommissie lectoraat VHL Bijlage VI. Format Verbeterplan Lectoraat Bijlage VII. Concept aanbiedingsformulier CvB inzake def evaluatierapport Draaiboek Onderzoeksevaluatie Lectoraten VHL

3 Inleiding Hogeschool Van Hall Larenstein (VHL) heeft in de periode gekozen voor beoordeling van de volgende lectoraten: 2012: Groene Leefomgeving van Steden; Welzijn van Dieren 2013: Melkveehouderij; Watertechnology; Marine Policy; Geïntegreerd Natuur- en Landschapsbeheer 2014: Biobased Economy; Duurzame Visserij en Aquacultuur 2015: Marine Ecosystems Management; Food, Health and Safety; Food Physics De lectoren Groene Leefomgeving en Welzijn van Dieren hebben in 2012 de spits afgebeten. De lectoren hebben vanuit de richtlijnen van het Brancheprotocol Kwaliteitszorg Onderzoek een zelfevaluatie geschreven, die als input diende voor de onafhankelijke onderzoeksevaluatie per lectoraat. Op het moment van schrijven van de zelfevaluaties kende de hogeschool nog geen eenduidige richtlijnen inzake de opzet en inhoud van een zelfevaluatie met als gevolg dat elk van beide zelfevaluaties zijn gebaseerd op een eigen indeling, met accenten die soms net anders liggen en met uiteenlopende bijlagen. De leden van de externe onafhankelijke commissie hebben als hulpmiddel een eoordelingskader ontvangen, dat was gebaseerd op vergelijkbare kaders van collega-instellingen. De betrokken lectoren hebben het Beoordelingskader eerst na het schrijven van de zelfevaluatie ontvangen. VHL streeft naar eenduidigheid, transparantie en zo veel mogelijk uniformiteit in de opzet van zelfevaluaties. Het gaat dan om de organisatie van de uit te voeren onderzoeksevaluatie, de opzet van de zelfevaluatie (inclusie zelfreflectie), de opdracht aan de onafhankelijke commissie, het door de onafhankelijke commissie te hanteren beoordelingskader en het schrijven en implementeren van verbeterplannen. Het doel van deze notitie is het beschrijven van de te volgen procedure bij een onderzoeksevaluatie per lectoraat. Deze algemeen geldende opzet draagt bij aan een efficiënte en effectieve werkwijze bij het organiseren, schrijven, beoordelen en vaststellen van een zelfevaluatie intern en zorgt voor aansluiting op het beleid inzake onderzoek van VHL. Het Brancheprotocol Kwaliteitszorg Onderzoek vormt het kader voor een uit te voeren onafhankelijke onderzoeksevaluatie. In het Brancheprotocol vastgelegd dat elke hogeschool zorg draagt voor een intern kwaliteitszorgbeleid dat in ieder geval elke zes jaar leidt tot evaluatie van zelf te kiezen lectoraten. De beoordeling van de gekozen eenheid vindt plaats door een commissie bestaande uit onafhankelijke deskundigen. De samenstelling is representatief voor de beroepspraktijk, onderwijs, onderzoek en kennis en samenleving. De beoordeling van de commissie vindt plaats op basis van een zelfevaluatie van het lectoraat ). In het Brancheprotocol wordt gesproken over een onafhankelijke onderzoeksevaluatie. Andere aanduidingen voor het begrip onderzoeksevaluatie zijn: audit, visitatie of onderzoeksvisitatie, extern onderzoek of onafhankelijke evaluatie van het onderzoek. In deze notitie wordt, gelijk het Brancheprotocol, de term onafhankelijke onderzoeksevaluatie gehanteerd. Na elke onderzoeksevaluatie wordt bekeken of het draaiboek aanpassing behoeft. Het Stafbureau is daarvoor verantwoordelijk. De aanpassingen in deze versie zijn gebaseerd op de in 2013 uitgevoerde onderzoeksevaluaties bij de lectoraten Geïntegreerd Natuur- en Landschapsbeheer en Melkveehouderij. Ook zijn de ervaringen met de afgelaste onafhankelijke onderzoeksevaluatie Watertechnologie waar nodig verwerkt. 3 Draaiboek Onderzoeksevaluatie Lectoraten VHL

4 2. De taken van betrokkenen bij de onderzoeksevaluatie Betrokkenen binnen de hogeschool CvB keurt de offerte van het externe onderzoeksbureau 1 inzake de uitvoering van de evaluatie goed, inclusief inzet van een onafhankelijke voorzitter en een externe secretaris, op basis van een voorstel van het Stafbureau benoemt de leden van de onafhankelijke onderzoekscommissie stelt de opdracht van de externe commissie vast stelt het zelfevaluatierapport vast stelt de feedback vanuit VHL vast op het beoordelingsrapport van de externe commissie NB. De externe commissie stelt het beoordelingsrapport vast na hoor en wederhoor. verleent décharge aan de externe commissie stelt het verbeterplan voor de komende vier jaar vast (indien van toepassing) Lector De lector is verantwoordelijk voor een goede en efficiënte organisatie van de onderzoeksevaluatie i.s.m. de opleidingsdirecteur. De lector: draagt zorg voor een lijstje kandidaat-deskundigen voor de onafhankelijke commissie NB. De samenstelling van de commissie; de kandidaat-deskundigen hebben tezamen voldoende domeinspecifieke kennis om het onderzoeksprogramma in zijn geheel te dekken adviseert i.s.m. de opleidingsdirecteur het CvB over de vast te stellen opdracht voor de onderzoekscommissie draagt zorg voor een lijst te interviewen personen (docenten, studenten + alumni, stakeholders uit het werkveld) levert conform de afgesproken planning de zelfevaluatie aan bij medewerker Stafbureau (met de onderliggende info en evt. aanvullende informatie die wordt opgevraagd) draagt zorg voor de samenstelling van het dossier t.b.v. de onderzoekscommissie draagt zorg voor financiële overzichten in overleg met F&C draagt i.s.m. de opleidingsdirecteur zorg voor de inhoud en organisatie van het programma op de afgesproken datum (bezoek onderzoekscommissie) verspreidt na de gehouden onderzoeksevaluatie het rapport zelfevaluatie onder lectoren en opleidingsdirecteuren binnen de hogeschool controleert feitelijke gegevens in het beoordelingsrapport en geeft feedback (in het kader van hoor en wederhoor) van de commissie schrijft een verbeterplan i.s.m. de opleidingsdirecteur, conform de met het CvB afgesproken deadlines draagt zorg voor implementatie van het verbeterplan o.a. door vertaling in het jaarplan. is verantwoordelijk voor de communicatie over de onderzoeksevaluatie intern en extern. Opleidingsdirecteur De opleidingsdirecteur draagt de verantwoordelijkheid voor de inhoud (van innovatie en kwaliteit van opleidingen, lectoraten, 2 e en 3 e geldstroomactiviteiten), een efficiënte en rechtmatige inzet van middelen en de aansturing van medewerkers. De opleidingsdirecteur: 1 Voor de eerste serie onderzoeksevaluaties heeft extern adviesbureau Hobeon de commissie voor de onderzoeksevaluaties georganiseerd. 4 Draaiboek Onderzoeksevaluatie Lectoraten VHL

5 - draagt samen met de lector zorg voor het realiseren van de afgesproken planning onderzoeksevaluatie - draagt zorg voor ondersteuning bij het schrijven van de zelfevaluatie, de aan te leveren bijlagen, de organisatie van het bezoek van commissie en ondersteuning op de dag zelf - leest en denkt mee en stuurt bij waar nodig, rekening houdende met beleid VHL en beleid opleiding - adviseert het CvB inzake de vast te stellen zelfevaluatie - geeft feedback op het concept beoordelingsrapport - adviseert het CvB inzake de vast te stellen feedback op het concept beoordelingsrapport en evt vervolgacties - draagt samen met de lector de zorg voor het opstellen van een verbeterplan, conform de met het CvB afgesproken deadlines. Indien van toepassing: inclusief een aangepaste lectoraatsopdracht - monitort de afgesproken verbeteracties in plannings- en voortgangsgesprekken en informeert het CvB over de jaarlijkse ontwikkelingen t.b.v. halfjaarlijkse managementgesprek en het beoordelingsgesprek - is samen met de lector verantwoordelijk voor de interne en externe communicatie - draagt zorg voor de communicatie in afstemming met CvB en M&C indien een ondezoeksevealuatie niet wordt doorgezet Medewerker(s) lectoraat of opleiding, ter ondersteuning lector De opleidingsdirecteur stelt i.o.m. de lector een medewerker aan, die de lector ondersteunt bij het schrijven van de zelfevaluatie, het verzamelen en (indien nodig) het bewerken van informatie. De opleidingsdirecteur stelt een medewerker aan, die de lector ondersteunt bij de organisatie van het bezoek van de onderzoekscommissie. Dit kan dezelfde medewerker zijn, die is ingezet bij het schrijven. Op de dag zelf is deze persoon als gastheer/-vrouw aanwezig om het bezoek te ontvangen, koffie/thee/lunch te bewaken en bij te springen waar nodig. Medewerker Stafbureau Het Stafbureau ondersteunt het lectoraat inzake de uit te voeren onderzoeksevaluatie en heeft daartoe regelmatig contact met lector en medewerker, opleidingsdirecteur en CvB. Hij bewaakt de planning en de kwaliteit van de onderzoeksevaluatie in relatie tot het Brancheprotocol en het Draaiboek Onderzoeksevaluatie. De medewerker: start het proces door afspraken te maken over de planning van de onderzoeksevaluatie, conform de afgesproken planning in het Onderzoeksbeleid (pg. 40) levert het draaiboek aan en evt verdere relevante informatie ondersteunt waar nodig lector en opleidingsdirecteur bij het nemen van beslissingen inzake planning en organisatie is het aanspreekpunt voor vragen in- en extern inzake de onderzoeksinhoudelijke beoordeling screent de zelfevaluatie op aansluiting het beleid van en draagt zorg voor uniformiteit in de formulering van het beleid van de hogeschool adviseert het CvB inzake samenstelling commissie, opdracht en beoordelingskader NB. Hij is verantwoordelijk voor een zorgvuldige toetsing van de bezetting van de commissie: de domeindeskundige kennis dient het onderzoeksgebied van het lectoraat voldoende te dekken. adviseert het CvB inzake de vast te stellen tekst zelfevaluatie (aanbiedingsformulier) organiseert de planning en de wijze van feedback geven op het beoordelingsrapport van de commissie adviseert het CvB inzake het vast te stellen feedback op het beoordelingsrapport (hoor en wederhoor) van de onderzoekscommissie (aanbiedingsformulier) 5 Draaiboek Onderzoeksevaluatie Lectoraten VHL

6 draagt zorg voor plaatsing van het beoordelingsrapport op de site van de Vereniging Hogescholen ondersteunt waar nodig lector en opleidingsdirecteur bij het op te stellen verbeterplan monitort de afgesproken verbeteracties. F&C - levert financiële overzichten (1 e, 2 e en 3 e geldstroom) voor de zelfevaluatie Docenten Leden van de Kenniskring en docenten die op eigen wijze samenwerken met het lectoraat worden geïnterviewd aan de hand van een te voren toegestuurde vragenlijst. De samenvatting van de interviews is onderdeel van de zelfevaluatie. Leden van de Kenniskring en docenten die samenwerken met het lectoraat nemen deel aan het programma/het bezoek van de commissie. Dit kunnen dezelfde personen zijn als geïnterviewd; de voorkeur heeft een mix van geïnterviewden en andere personen. Studenten en alumni Studenten en alumni worden geïnterviewd aan de hand van een te voren toegestuurde vragenlijst. De samenvatting van de interviews is onderdeel van de zelfevaluatie. Studenten en alumni nemen deel aan het programma/bezoek van de commissie. Dit kunnen dezelfde personen zijn als geïnterviewd; de voorkeur heeft een mix van geïnterviewden en andere personen. Externe betrokkenen VHL laat de functies Voorzitter Onderzoekscommissie respectievelijk Secretaris Onderzoekscommissie vervullen door een externe partij, een gerenommeerd onderzoeksevaluatiebureau zoals Hobéon. Voorafgaand elke onderzoek evaluatie wordt door de medewerker Stafbureau een offerte opgevraagd voor de inzet per lectoraat en adviseert het CvB ter zake. Het CvB is verantwoordelijk voor de besluitvorming inzake de inzet financiële middelen. De hogeschool zoekt de inzet van één onafhankelijke voorzitter voor twee of meer onderzoekscommissie. Doel: 1. het tot stand brengen van uniformiteit; 2. het formuleren van een meta-analyse op basis van twee of meer onderzoeksvisitaties t.b.v. het CvB. Voorzitter Onderzoekscommissie - stemt met lector en de commissieleden de aanpak af en het te doorlopen proces - bereidt visitatie voor en bestudeert de aangeleverde documentatie - denkt mee over de invulling van het programma (bezoek onderzoekscommissie) - zit de vergaderingen voor - stemt met secretaris en commissieleden concept en definitieve rapportage af - draagt desgevraagd zorg voor een jaarlijkse meta-analyse Secretaris Onderzoekscommissie werkt nauw samen met de medewerker Stafbureau werkt nauw samen met de lector en ondersteuner inzake de aan te leveren stukken (incl. zelfevaluatie) en het programma voor het bezoek is verantwoordelijk voor de planning van de afspraken met de hogeschool en de onderzoekscommissie draagt zorg voor de verslaglegging van de audit levert het concept adviesrapport aan medewerker Stafbureau die zorgt voor de besluitvorming binnen de hogeschool 6 Draaiboek Onderzoeksevaluatie Lectoraten VHL

7 levert het definitieve rapport aan (hardcopy en digitaal) aan secretaris CvB, lector en opleidingsdirecteur Leden van de onderzoekscommissie De onderzoekscommissie bestaat uit minimaal drie leden en een secretaris. De leden: - voeren een analyse uit van de ontvangen informatie aan de hand van het Beoordelingskader - voeren gesprekken op de dag van het bezoek met de uitgenodigde deelnemers - formuleren samen met de voorzitter een eerste, mondelinge, terugkoppeling op de dag zelf - formuleren schriftelijk hun bevindingen t.b.v. het eindrapport. Stakeholders werkveld Opdrachtgevers van het lectoraat of vertegenwoordigers van andere kennisinstellingen die nauw samenwerken met het lectoraat worden geïnterviewd aan de hand van een te voren toegestuurde vragenlijst. De samenvatting van de interviews is onderdeel van de zelfevaluatie. Opdrachtgevers van het lectoraat of vertegenwoordigers van andere kennisinstellingen die nauw samenwerken met het lectoraat nemen deel aan het programma/het bezoek van de commissie. Dit kunnen dezelfde personen zijn als geïnterviewd; de voorkeur heeft een mix van geïnterviewden en nieuwe personen. 7 Draaiboek Onderzoeksevaluatie Lectoraten VHL

8 3. Kosten van de onderzoeksevaluatie De kosten van commissie Aan het begin van de traject vraagt de medewerker Stafbureau een offerte aan bij een extern onderzoeksbureau voor de inzet van de commissieleden. De offerte wordt gecontroleerd door de medewerker Stafbureau, waarna het CvB de offerte tekent. Op basis van de betalingsregeling ontvangen facturen worden door betrokken lector en medewerker Stafbureau gecontroleerd en voor accoord geparafeerd. Het CvB tekent voor betaalbaarstelling. De kosten voor de onderzoekscommissie komen ten laste van VHL als instelling. De kosten van de organisatie van de onderzoeksevaluatie De kosten van de organisatie van de voorbereiding en de dag zelf komen ten laste van het lectoraat. De organisatie kan worden belegd bij een medewerker van het betreffende lectoraat en/of de opleiding, waaraan het lectoraat is gekoppeld. De organisatie kan ook worden belegd bij een medewerker van bijvoorbeeld T&C. De factuur voor de inzet wordt dan verstuurd aan de betrokken OD. Voor de onderzoek evaluatie kunnen kosten gemaakt, zoals (geen limitatieve opsomming): het schrijven van de zelfevaluatie (inzet van extern redactie, opmaak en drukwerk van de zelfevaluatie te maken foto s t.b.v. de zelfevaluatie opmaak van de samenvatting t.b.v. de deelnemers aanschaf USB-sticks aangetekend verzending naar extern onderzoeksbureau (zelfevaluatie + bijlagen) koffie/thee/lunch/frisdrank afsluitende borrel. Alle kosten komen ten laste van het lectoraat. NB. Het is niet gebruikelijk een cadeau aan de leden van de onderzoekscommissie aan te bieden (zoals boekenbonnen en wijn). Wat zou kunnen: een boek dat vaker door VHL of lectoraat wordt weggegeven/waar we trots op zijn. NB. Externe deelnemers mogen reiskosten declareren: 1. Als individu via het algemene declaratieformulier VHL (intranet); 2. Als medewerker externe organisatie d.m.v. een aan VHL/lectoraatgerichte factuur. 8 Draaiboek Onderzoeksevaluatie Lectoraten VHL

9 4. Communicatie in- en extern Communicatie bij een onderzoeksevaluatie In Tabel 1 is de planning verwoord van communicatiemomenten. Wanneer Wat Wie Waar in dit rapport < 2 weken voor Aankondiging op Intranet Lector Bijlage VII Dag zelf Voorlopige conclusies onderzoek evaluatie in een openbare bijeenkomst Voorzitter commissie Hfd 4 >1 week Impressie van het bezoek + eerste bevindingen van de commissie via Intranet Verspreiding rapport Zelfevaluatie binnen VHL Plaatsing rapport Zelfevaluatie op Intranet + Beoordelingskader Lector i.s.m. OD Bijlage VII Lector Hfd 5 Secretariaat Stafbureau Hfd 5 >8 weken Plaatsing Beoordelingsrapport op site Vereniging Hogescholen Medewerker Stafbureau Hfd 5 >20 weken Korte beschrijving voortgang beoordeling Lector i.s.m. OD Hfd 5 onderzoek op basis van verbeterplan en/of vernieuwde lectoraatsopsdracht >20 weken Presentatie Lectorenoverleg (maandelijks) Lector Tabel 1. De communicatiemomenten tijdens een onderzoeksevaluatie. Communicatie bij afgelasten onderzoeksevaluatie Na het besluit van het CvB om een onderzoeksevaluatie niet door te laten gaan maken het CvB, opleidingsdirecteur en M&C afspraken over de communicatie in- en extern. De opleidingsdirecteur stelt in overleg met M&C teksten op voor in- en extern en legt deze ter accordering voor aan het CvB. De opleidingsdirecteur informeert betrokken lector en verdere in- en externe betrokkenen op basis van de gemaakte afspraken. Medewerker Stafbureau informeert het externe onderzoeksbureau, die voor zover nodig, de deskundigen in de commissie op de hoogte stellen. Medewerker Stafbureau maakt afspraken over de afhandeling van de gemaakte kosten door het externe onderzoeksbureau en houdt in de gaten of de financiële afspraken juist worden afgehandeld. 9 Draaiboek Onderzoeksevaluatie Lectoraten VHL

10 5. Planning en werkzaamheden Samenvatting planning Wanneer Wat Wie < 24 weken voor Start onderzoek evaluatie - toesturen Draaiboek VHL onderzoek evaluatie - opvragen offerte (bij Hobéon e/o andere bureaus) Start onderzoeksevaluatie, - vaststellen datum bezoek commissie - verzamelen namen leden commissie - kandidaten bespreken met ingehuurd bureau - verzamelen namen te interviewen stakeholders - evt aanvullen opdracht commissie (uitgewerkt in Brancheprotocol) met eigen (=VHL) aandachtspunt(en) - aanstellen medewerker(s) opleiding ter ondersteuning schrijven zelfevaluatie + te houden interviews Medewerker Stafbureau Lector + OD Lector + OD - start verzamelen (financiële) gegevens Lector (+F&C) - - start schrijven zelfevaluatie Lector + medewerker(s) OD Ca 15 weken voor Besluitvorming CvB inzake - offerte - samenstelling commissie - opdracht - Beoordelingskader Vastleggen def versie CvB op W-schijf Medewerker Stafbureau Secretariaat < 11 weken voor - voorleggen teksten Zelfevaluatie aan medewerker Stafbureau - opstellen advies tbv CvB Lector i.s.m. OD Medewerker Stafbureau <9 weken voor Besluitvorming CvB def zelfevaluatie Medewerker Stafbureau Vastleggen def versie CvB op W-schijf Verwerken commentaar CvB Secetariaat Lector <7 weken voor Redigeren rapport door (externe) redacteur Lector Opmaak rapport volgens richtlijnen VHL <6 weken voor - laten drukken zelfevaluatie (> 50 exemplaren) = Repro Velp = 1 dag - (aangetekend) verzending zelfevaluatie met bijlagen naar onderzoekscommissie (hardcopy)/digitale versie + bijlagen mailen aan secretaris Registratie ontvangst Zelfevaluatie gericht aan CvB in Decos (5 exemplaren + bijlage/usb) Lector Lector Secretariaat 10 Draaiboek Onderzoeksevaluatie Lectoraten VHL

11 6 weken voor of eerder - start organisatie bezoek onderzoekscommissie - check op programma + betrokkenen Lector + OD Medewerker Stafbureau 2 weken voor Toesturen programma aan secretaris + evt bijlagen Lector Datum X Bezoek onderzoekscommissie Lector + OD 8 weken na bezoek 12 weken na bezoek - digitale conceptrapport bevindingen door VHL ontvangen - op basis van hoor en wederhoor becommentariëren betrokkenen VHL rapport a.d.h.v. leidraad (figuur 3) Besluitvorming CvB op basis advies medewerker Stafbureau (bijlage VII) - def eindrapport (hardcopy en digitaal) ontvangen bij VHL (> 25 exemplaren) - registratie in Decos - publicatie op intranet (+ Beoordelingskader/Opdracht) Medewerker Stafbureau Medewerker Stafbureau Medewerker Stafbureau Tabel 2. Samenvatting planning onderzoeksevaluatie. Planning Cruciaal in de planning is de datum waarop de Onderzoekscommissie op bezoek komt bij het lectoraat. De gekozen datum is gebaseerd op en vastgelegd in de agenda s van de voorzitter van het CvB, de betrokken lector en opleidingsdirecteur. De lector neemt het initiatief tot het vaststellen van een datum en stemt dit af met de medewerker Stafbureau. Na vaststelling datum bezoek stelt de medewerker Stafbureau een detailplanning op. In figuur 1 een voorbeeld van een planning, waarin zijn verwerkt: * de eis dat de zelfevaluatie 6 weken voorafgaand het bezoek van de commissie aan de commissie wordt toegestuurd; * de tijd nodig voor opmaak/vormgeving + drukken van het rapport; * de tijd nodig voor agendering in het CvB op basis van een advies van de medewerker Stafbureau Deadline Actie Verantwoordelijke Opmerkingen 3 april 2013 Commissie op bezoek 20 februari Def zelfevaluatierapport + bijlagen geprint/ klaar voor verzending naar Hobeon Lectoren/medewerker opleiding Zes weken voorafgaand de peerreview. Ervaring heeft geleerd dat hier ruimte zit van ca een week (i.o.m. Hobéon of extern onderzoeksbureau) 19 februari Aanbieden opgemaakte versie aan Repro Velp 12 februari Aanbieden definitieve teksten aan vormgever/opmaak Lectoren/medewerker opleiding Kan via M&C (Jitske Benedictus) Lectoren/medewerker opleiding 11 Draaiboek Onderzoeksevaluatie Lectoraten VHL Van te voren overleg met Repro Velp Conform VHL standaard; kan bij VHL huisvormgever = vraagt tijdige aankondiging Tijdsbeslag kan bij goede

12 4 februari Definitief besluit in overleg CvB Beleidsmedewerker stelt advies op t.b.v. bespreking in het CvB 25 januari Voorleggen teksten aan OD + beleidsmedewerker Lectoren/medewerker opleiding Tabel 3. Een voorbeeld van de planning van een onderzoeksevaluatie. afspraken tot 2 á 3 dagen zijn Incl. opdracht commissie + beoordelingskader Aanleverdatum: wo voorafgaande voor uur bij directiesecretaris Aandachtspunten: - afstemming met het beleid VHL, - toon (pos. kritisch) - volledigheid Samenstelling onafhankelijke commissie De onderzoekscommissie bestaat uit minimaal drie leden en een secretaris. Indien gewenst kan de commissie worden uitgebreid tot vier leden en een secretaris. Eén reden zou kunnen zijn: de diversiteit in het werkveld. Deze keuze moet door lector i.s.m. opleidingsdirecteur worden onderbouwd. In het Brancheprotocol worden geen eisen aan de leden van de commissie gesteld. Dit i.t.t. een opleidingsvisitatie, waarbij strikte eisen worden gesteld aan de leden van de visitatiecommissie. Algemeen geldende eisen: Tussen leden en het lectoraat bestaan geen samenwerkingsrelaties; Tussen leden en het lectoraat is geen sprake van opdrachtgever opdrachtnemer relatie; Een informele eis: een lid moet in staat zijn tot een onafhankelijk oordeel. Daarnaast stelt VHL eisen aan de externe deskundigen: de panelleden representeren zowel de beroepspraktijk als de gerelateerde onderzoeksinstellingen en het onderwijs, zoals weergegeven in Tabel 4. De lector en opleidingsdirecteur stellen een lijst beoogde kandidaten op en bespreken dit met de medewerker Stafbureau. De medewerker Stafbureau toetst de expertise en onafhankelijkheid van de externe panelleden in samenspraak met extern onderzoeksbureau. Het CvB neemt het besluit tot benoeming. Het aanzoeken, instrueren en begeleiding van de leden is belegd bij extern onderzoeksbureau. Dit is verwerkt in de uit te brengen offerte door extern onderzoeksbureau, incl. inzet onafhankelijke voorzitter en secretaris. Het CvB neemt een besluit inzake de offerte. Extern onderzoeksbureau is verantwoordelijk voor het ondertekenen van een onafhankelijkheidsverklaring door de aangestelde leden. Panelleden Domein (inhoud en werkveld) Onderzoek Onderwijs Kwaliteitsmanagement Voorzitter X X X Panellid A X X X Panellid B X X X Panellid C X X (optioneel) Tabel 4. Deskundigheid panelleden bij externe onderzoeksevaluatie conform criteria VHL. De opdracht Het CvB stelt de opdracht vast op basis waarvan de onderzoekscommissie haar taken uitvoert. Uitgaande van het Brancheprotocol luidt de opdracht op hoofdlijnen: 12 Draaiboek Onderzoeksevaluatie Lectoraten VHL

13 I. Is er (v.w.b. het lectoraat) voldoende relevante productiviteit, impact, waardering en erkenning op het gebied van: a. kennisontwikkeling binnen het onderzoeksdomein; b. valorisatie naar beroepspraktijk en maatschappij; c. de betekenis voor onderwijs (aan studenten) en scholing (van docenten)? II. Vindt een en ander plaats vanuit een relevante en uitdagende missie en een helder onderzoeksprofiel? III. Worden de missie en het onderzoeksprofiel geborgd door het portfolio en de wijze waarop het lectoraat is georganiseerd? IV. Is de inzet van mensen en middelen daarbij toereikend in kwalitatief en kwantitatief opzicht? V. Zijn de interne en externe samenwerkingsverbanden, netwerken en relaties daarbij voldoende relevant, intensief en duurzaam? Daarnaast speelt de specifieke situatie bij het te beoordelen lectoraat een rol. Bijvoorbeeld: zijn er plannen om het lectoraat te verlengen of juist te beëindigen? Hoe ziet de toekomst van deze lector eruit: kan /wil VHL verlengen? Wat is de rol / inbreng in een CoE of ander samenwerkingsverband? Op basis van deze omstandigheden kunnen aanvullende vragen aan de onderzoekscommissie worden voorgelegd. Doel: betere onderbouwing van de invulling van het onderzoeksprogramma de jaren na de evaluatie, betere onderbouwing van de besluitvorming inzake de toekomst van het lectoraat en/of de invulling van de functie lector. NB. Eén of meer aanvullende vragen moeten aansluiten bij het karakter van de vijf vragen uit het Brancheprotocol: hier wordt een oordeel gevraagd. Een voorbeeld van een aanvullende vraag: VI. Het lectoraat heeft de ambitie trekker te worden van het te ontwikkelen CoE Natuur en Landschap. Wat zijn de adviezen van de commissie inzake de plannen voor de toekomst? De aanvullende vraag stelt duidelijke eisen aan de inhoud van hoofdstuk 5. Aanvullende vragen zijn eerst definitief na overleg met de voorzitter van de commissie én vaststelling door het CvB. Zelfevaluatie incl. kritische zelfreflectie In hoofdstuk 4 wordt beschreven aan welke eisen de door de lector te schrijven Zelfevaluatie incl. kritische zelfreflectie moet voldoen. Een concept inhoudsopgave wordt uitgewerkt, op basis waarvan een Beoordelingskader VHL is ontwikkeld. Lector en opleidingsdirecteur maken afspraken over de ondersteuning bij het schrijven van de zelfevaluatie en het verzamelen van de benodigde gegevens t.b.v. de bijlagen. Redactie, opmaak en druk Na vaststelling van de Zelfevaluatie door het CvB en het doorvoeren van evt gewenste wijzigingen, legt de lector de Zelfevaluatie voor aan een (externe) redacteur. De lector kan deze taak beleggen via M&C (Jitske Benedictus), mits tijdig benaderd. VHL heeft een standaard voor opmaak en uiterlijk van de Zelfevaluatie. Jitske Benedictus (M&C) is contactpersoon voor de opmaak van de cover. De lector levert hiervoor foto s aan. Voorbeelden: Zelfevaluatie Lectoraat Welzijn van Dieren/Geïntegreerd Natuur- en Landschapsbeheer (GNLB)/Melkveehouderij. Voor de opmaak van de binnenkant zoekt de lector een vormgever. M&C kan hierbij helpen, mits op tijd benaderd. VHL stelt eisen aan de vormgeving van de binnenkant, zoals verwoord in Tabel 5. De lector stuurt de definitieve tekst naar M&C, die aanspreekpunt is voor de vormgever. 13 Draaiboek Onderzoeksevaluatie Lectoraten VHL

14 o o o o o o o o o o o Lettertype Calibri voor bodytekst, hoofdstukken en paragrafen Aansluiten bij hoofdstuk-opbouw van eerdere zelfevaluaties Opmaak begin elk hoofdstuk: foto + balk in de voorgeschreven steunkleur hoofdstukken laten beginnen op een oneven rechterpagina Op elke pagina in de buitenhoek een klein logootje van VHL in de header Onderaan in de footer: Rapportage zelfevaluatie lectoraat xxxx, maand + jaartal, paginanummer Opdat bij het losnemen van een enkele pagina duidelijk is waar het vandaan komt Footer en header spiegelen i.v.m. dubbelzijdig afdrukken A4-formaat, opdat het bij de andere zelfreflecties past Omslag wordt extern vormgegeven via M&C Colofon op pagina 3; voor details zie Welzijn van Dieren/Melkveehouderij/GNLB Op pg 1 (derde bladzijde na voorkant + achterkant voorkant): balk in voorgeschreven steunkleur. Balk kan worden gebruikt voor titel Zelfevaluatie (niet verplicht) Voor de indeling van deze pagina: zie Welzijn van Dieren/Melkveehouderij/GNLB. Tabel 5. Eisen aan opmaak en layout Zelfevaluatie lectoraat VHL. De zelfevaluatie wordt gedrukt bij de Repro in Velp. De lector bepaalt het aantal te drukken exemplaren: > 50. NB. 7 van de min 50 exemplaren worden ter beschikking gesteld aan het Stafbureau als input voor het volgende bezoek van de VKO. De lector draagt zorg voor verzending aan het CvB, directiesecretaris, medewerkers Stafbureau (2x incl. bijlagen), directiesecretariaat (1x incl. bijlagen t.b.v. archief) en het externe onderzoeksbureau (5x incl. bijlagen). Na het bezoek van de commissie draagt de lector zorg voor verspreiding onder de lectoren en opleidingsdirecteuren hogeschool. Daarnaast kan de lector besluiten het rapport Zelfevaluatie te verspreiden onder verdere (interne of externe) collega s. De kosten van redactie, opmaak/vormgeving, drukwerk en verspreiding komen ten laste van het lectoraat. Bijlagen bij de zelfevaluatie Naast de kritische zelfevaluatie is het aanleveren van een beperkt aantal bij voorkeur authentieke documenten wenselijk: denk aan (lectoraats)(meerjaren)plannen, jaarverslagen en een of meer factsheets. Op instellingsniveau: het Onderzoeksbeleid (incl. Lectorenplan), het Kwaliteitszorgplan en van toepassing zijnde draaiboeken. De zelfevaluatie bevat een overzicht van de publicaties van de lectoren. Een aantal lectoren werkt bij verschillende kennisinstituten waardoor niet alle publicaties rechtstreeks verbonden zijn met het onderzoek dat vanuit het lectoraat/vhl is verricht. De commissie ontvangt graag een lijst met publicaties die rechtstreeks voortkomen uit het lectoraatsonderzoek. De lector/ondersteuner draagt zorg voor de aanlevering van de bijlagen middels een USBstick. De commissie ontvangt in totaal 5 USBsticks (gelijk het aantal rapporten/indien separaat verzonden aangetekend). De USBsticks worden ook aangeleverd aan het Stafbureau (3 exemplaren). Het niet doorzetten van een onderzoeksevaluatie Op basis van de Zelfevaluatie kunnen opleidingsdirecteur en medewerker Stafbureau het CvB adviseren de onderzoek evaluatie niet te laten doorgaan. Redenen kunnen zijn: inhoudelijk zwakke resultaten en/of onvoldoende invulling van de kwaliteitszorg. Besluit het CvB de onderzoeksevaluatie niet door te laten gaan, dan maken het CvB, 14 Draaiboek Onderzoeksevaluatie Lectoraten VHL

15 opleidingsdirecteur en M&C afspraken over de communicatie in- en extern. De opleidingsdirecteur informeert in- en externe betrokkenen op basis van de gemaakte afspraken. Medewerker Stafbureau informeert het externe onderzoeksbureau, die voor zover nodig, de deskundigen in de commissie op de hoogte stellen. Medewerker Stafbureau maakt afspraken over de afhandeling van de gemaakte kosten door het externe onderzoeksbureau en houdt inde gaten of de financiële afspraken juist worden afgehandeld. Bezoek commissie De lector stelt i.s.m. de opleidingsdirecteur het programma op voor het bezoek. Het conceptprogramma wordt besproken met de medewerker Stafbureau en zo nodig doorgesproken met de voorzitter commissie. Een conceptprogramma is te vinden in bijlage V. Op basis van het conceptprogramma stelt lector de lijst van uit te nodigen gesprekspartners vast en bespreekt deze met medewerker Stafbureau. Deze borgt de samenstelling en het niveau van de uit te nodigen gesprekspartners. Na vaststelling mailt de lector het definitieve programma aan secretaris van de commissie, vergezeld van eventuele bijlagen. Lector/ondersteuner nodigt de voorgestelde gesprekspartners uit en legt dit vast aan de hand van de vastgestelde dagindeling. Lector/ondersteuner stuurt gesprekspartners een bevestiging via mail of brief (incl. tijd en locatie), vergezeld van de samenvatting van de zelfevaluatie. Dit om beïnvloeding van genodigden zo veel mogelijk te beperken. Lector/Ondersteuner draagt zorg voor een nette versie van de samenvatting (in dezelfde opmaak als de zelfevaluatie). De ondersteuner is aanspreekpunt voor vragen of degene waar betrokkene zich kan afmelden bij onvoorziene gebeurtenissen. De opleidingsdirecteur draagt zorg voor één of twee personen, die op de dag van het bezoek de gasten ontvangen, begeleiden, bedanken aan het eind en bijspringen waar nodig. Dit kan dezelfde persoon zijn als degene die de dag heeft helpen organiseren. In bijlage VI is een checklist te vinden van de uit te voeren werkzaamheden. NB. Externe deelnemers mogen reiskosten declareren: 1. Als individu via het algemene declaratieformulier VHL (intranet); 2. Als medewerker externe organisatie d.m.v. een aan VHL/lectoraatgerichte factuur. NB. Het is niet gebruikelijk een cadeau aan de leden van de onderzoekscommissie aan te bieden (zoals boekenbonnen en wijn). Wat zou kunnen: een boek dat vaker door VHL of lectoraat wordt weggegeven/waar we trots op zijn. De kosten van (organisatie van) deze dag komen ten laste van het lectoraat. Het Beoordelingsrapport van de commissie Ca acht weken na het bezoek van de onderzoekscommissie levert de secretaris een digitale versie van de concept Beoordelingsrapport aan bij de medewerker Stafbureau. Medewerker Stafbureau en secretaris maken afspraken over de deadlines inzake het aan te leveren def Beoordelingsrapport rapport. Medewerker Stafbureau draagt zorg voor een snelle en tijdige leesronde door lector, de opleidingsdirecteur, een collega binnen het Stafbureau en hemzelf. Leidraad zijn de vragen in Tabel 6. Aanvullingen/wijzigingen/adviezen worden middels Track Changes in het concept verwerkt. VHL streeft naar het retour sturen van één concept naar evaluatiecommissie met daarin verwerkt alle gemaakte opmerkingen/aanvullingen/adviezen. 15 Draaiboek Onderzoeksevaluatie Lectoraten VHL

16 feitelijke onjuistheden (incl. terminologie)? wat ontbreekt er volgens lector/opleidingsdirecteur/stafbureau? tekstueel goed/begrijpelijk leesbaar? wordt de trits: wat zijn de bevindingen, wat is het oordeel daarover en wat zijn daarop de aanbevelingen, goed en herkenbaar doorgevoerd? is het beeld over het lectoraat juist en herkenbaar? wordt het lectoraat en de organisatie recht gedaan? Tabel 6. Een leidraad voor het doornemen van het concept Beoordelingsrapport De feedback VHL op het concept Beoordelingsrapport kan zodanig zijn, dat de medewerker Stafbureau besluit de secretaris te vragen een aangepaste versie aan te leveren alvorens een besluit van het CvB te vragen. Is dit het geval, dat legt de medewerker Stafbureau de aangepaste versie voor aan lector, opleidingsdirecteur, de eerder genoemde collega Stafbureau. Betrokkenen worden gevraagd de vragen in figuur 4 te beantwoorden. In welke mate komen de aanpassingen tegemoet aan de door jou gemaakte opmerkingen/aanvullingen/adviezen op het eerste concept? Wat ontbreekt er volgens jou nog? Tabel 7. Vragen m.b.t. lezing versie aangepast concept Beoordelingsrapport De feedback op het concept Beoordelingsrapport wordt ter besluitvorming aangeboden aan het CvB, vergezeld van een advies van medewerker Stafbureau (bijlage VII), waarin de adviezen opleidingsdirecteur en portefeuillehouder Onderzoek zijn verwerkt. Medewerker Stafbureau informeert de secretaris over het genomen besluit inzake de feedback VHL. Onderzoekscommissie verstuurt 25 exemplaren van het eindrapport naar secretariaat CvB en mailt een digitale versie naar lector, opleidingsdirecteur, directiesecretaris en medewerker Stafbureau. Medewerker Stafbureau draagt zorg voor plaatsing op de site Vereniging Hogescholen middels een mail aan het betreffende secretariaat (mw. Tanja Sontosoemarto@hbo-raad.nl) Medewerker secretariaat CvB zorgt voor plaatsing van beoordelingsrapport, Zelfevaluatie, Beoordelingskader op Intranet VHL. De doorlooptijd tussen ontvangst eerste conceptversie en besluitvorming CvB inzake feedback is ca 8 weken. Desgewenst (bijvoorbeeld rond vakanties) maken secretaris en medewerkers Stafbureau afspraken over de planning afhandeling. Medewerker Stafbureau zorgt voor archivering van hardcopy en digitale versie, opdat deze beschikbaar zijn voor het komende VKO-bezoek.. 16 Draaiboek Onderzoeksevaluatie Lectoraten VHL

17 6. De zelfevaluatie (inclusief kritische reflectie) In het Brancheprotocol Kwaliteitszorg Onderzoek is vastgelegd dat een zelfevaluatie centraal staat bij de één keer in de zes jaar te organiseren onderzoeksevaluatie per lectoraat. In het Brancheprotocol Kwaliteitszorg Onderzoek is vastgelegd dat een zelfevaluatie startend vanuit het zelfbeeld en de missie gekeken wordt naar strategie, beleid, resultaten over de te evalueren periode. Dit mondt uit in een reflectie op de prestaties en de te realiseren doelstellingen en missie. Er worden perspectieven en verwachtingen voor de toekomst geformuleerd. De zelfevaluatie vindt zijn neerslag in een rapportage. In deze rapportage wordt de gekozen wijze van analyse geëxpliciteerd. Het proces van evaluatie, de analyse, de eventuele bijstelling missie, doelen en strategie en de toekomstperspectieven worden transparant beschreven. De gebruikte gegeven en data worden als bijlage bijgevoegd. Bij elke zelfevaluatie wordt in ieder geval aandacht besteed aan de volgende elementen: 1. De inbedding van het onderzoek binnen de instelling, zowel op organisatorisch, strategisch als op HRM-gebied en de missie van de onderzoekseenheid in relatie tot de instellingsmissie; 2. Doorwerking van de activiteiten in curricula van bachelor en masteropleidingen of verandering van opleidingsstructuren; 3. De doorwerking van het onderzoek op het gebied van professionalisering van de docenten/staf aan de instelling zowel op het gebied van onderwijs als op het gebied van de kennisfunctie; 4. Samenwerkingsverbanden en inhoudelijke relatie met instellingen van hoger onderwijs en onderzoek in Nederland en over de landsgrens; 5. Samenwerkingsverbanden en inhoudelijke relatie met bedrijven of instellingen in de regio of daarbuiten; 6. Evaluatie van het onderzoeksprofiel van de onderzoekseenheid op het gebied van wetenschappelijke standaarden en methoden en technieken; 7. Resultaten op het gebied van kennisoverdracht en praktijkgericht onderzoek gericht op het (georganiseerde) bedrijfsleven en/of de publieke sector, inclusief publikaties en produkten; 8. Financiële resultaten. In dit hoofdstuk wordt beschreven aan welke eisen de opbouw en inhoud de te schrijven zelfevaluatie moet voldoen. De uitgewerkte inhoudsopgave is gebaseerd op het door VHL gekozen beheermodel. Het beheermodel van VHL De kwaliteitszorg van het onderzoek moet aansluiten bij de kwaliteitszorg die binnen de hogeschool gebruikelijk is en aansluiten op de kwaliteitszorg die in het onderwijs wordt gehanteerd. Resultaten van onderwijsenquetes worden betrokken het schrijven van een te houden onderzoeksevaluatie. Voor het onderwijs vormt het NVAO-accreditatiekader en de PDCA-cyclus de kern van de kwaliteitszorg. Voor het onderzoek is houvast voor de indeling van onderwerpen nuttig. Bij de ontwikkeling van het NVAO-accreditatiekader vormde het EFQM(European Foundation for Quality Management)-model een inspiratiebron voor de indeling in beheers-aspecten en voor een indeling op kwaliteitsniveau. Ook nu biedt het model van de EFQM een inspiratiebron en een indeling, die dienst kan doen als inhoudsopgave voor de zelfreflectie van een onderzoeksevaluatie. 17 Draaiboek Onderzoeksevaluatie Lectoraten VHL

18 Inhoudsopgave De hoofdstukindeling (hoofdstuk 2 t/m 5) volgt de onderwerpen (Nummer) van het beheermodel, voorafgegaan door een beschrijving van het lectoraat en inbedding in de organisatie, en gevolgd door een vooruitblik. In de detaillering wordt concreet gemaakt welke elementen aan bod komen. De insteek van de zelfevaluatie is een positief-kritische. Windowdressing is niet gewenst en ook niet productief. Zelfreflectie is een belangrijk element in de zelfevaluatie. Uitsluitend een feitenrelaas of opsomming van output en impact is niet toereikend. Gesprekken met stakeholders (werkveld, docenten, studenten en alumni) zijn een belangrijke vorm van input in hoofdstuk 4. Conceptvragenlijsten zijn te vinden in de bijlage III t/m V. Inhoud Onderwerpen Detaillering Samenvatting 1. Inleiding Huidige situatie lectoraat + korte terugblik op de afgelopen jaren In de audit te beantwoorden vragen - Gekozen beheermodel + de elementen uit Brancheprotocol (zie inleiding) en de koppeling met beoordelingskader Leeswijzer/inhoud hoofdstukken 2. Input Missie en visie (1) - Relatie met de missie van VHL - Missie: kwaliteit en bereik - Uitwerking visie - Afstemming van missie op de omgeving - Onderzoeksprofielen Inbedding binnen de organisatie - Koppeling met opleidingen VHL (verbijzondering naar majoren) - organisatorisch, strategisch en HRMgebied - werkwijze lectoraat 18 Draaiboek Onderzoeksevaluatie Lectoraten VHL

19 - verantwoordelijkheden Mensen en middelen (2) - overzicht met inzet medewerkers binnen het lectoraat (incl. uren/fte) - kenniskringen incl betrokkenheid externen - overzicht instroom en inzet van middelen uit Rijksbijdrage, 2 e en 3 e geldstroom (tabel en/of grafiek ) Thema s (3) - de leidende thema s op basis van missie en onderzoeksprofiel Samenwerkingsverbanden, Netwerken en relaties (4) - instellingen van hoger onderwijs en onderzoek in en buiten Nederland - bedrijven of instellingen in de regio of daarbuiten Processen en methoden (5) - beschrijving gangbare wetenschappelijk methoden en technieken - werkwijze en verantwoordelijkheden uitgevoerd onderzoek 3. Output Onderwijs en scholing (6) Kerntaken Onderzoeksbeleid - Resultaten onderwijsontwikkeling incl resultaten professionalisering docenten Kennisontwikkeling (8) Kerntaken Onderzoeksbeleid Kennisontwikkeling Onderwijs en scholing (6) Kerntaken Onderzoeksbeleid - Resultaten onderwijsontwikkeling incl resultaten professionalisering docenten Beroepspraktijk en samenleving (7) Kerntaken Onderzoeksbeleid - Resultaten Kenniscirculatie incl professionalisering van het werkveld - Impact (9) - Overzicht/inzicht in belangrijkste producten - In welke mate wordt gebruik gemaakt in het werkveld/door kennisinstellingen van de ontwikkelde producten? - 4. Kwaliteitszorg (10) Kwaliteitszorg intern - PDCA-cyclus - Projectdocumentatie - Programmering en voorgangsrapportages - Voortgang projecten Koppeling met VHL kwaliteitszorg - PDCA-cyclus Wetenschappelijke borging Analyse samenvatting interviews +reflectie lector op de samenvatting De wijze waarop dit is vormgegeven en hoe dit wordt gemonitord Interviews: Minimaal 5 uit het werkveld Minimaal 5 docenten VHL Minimaal 5 studenten en alumni Zo mogelijk gebruik van bestaande onderwijsevaluaties 5 Toekomst Ontwikkelstrategie komende vier Kern: verbeteren en waar nodig 19 Draaiboek Onderzoeksevaluatie Lectoraten VHL

20 jaar vernieuwen - in relatie tot het vigerende VHLbeleid - beoogde resultaten: ^kennisontwikkeling ^onderwijsvernieuwing ^kenniscirculatie - uitbouw/vernieuwing samenwerkingsrelaties, met oa aandacht voor bedrijfsleven - inzet mensen en middelen - noodzakelijke randvoorwaarden Bijlagen Bijlage 1. Bijlage 2. Bijlage 3. Bijlage 4. Bijlage 5 Bijlage 6. Bijlage 7 t/m 9 Bijlage 10 ev Kennisontwikkeling: interne projecten vanuit het lectoraat Kennisontwikkeling: externe projecten voor opdrachtgevers Kennisontwikkeling/- ontsluiting: Publikatielijst vakbladen Kennisontsluiting: met samenwerkende partners Kennisontsluiting: lezingen vanuit het lectoraat Specificatie 2 e en 3 e geldstroommiddelen Samenvattingen interviews Meerjarenplan Jaarplannen + werkplannen Tabel 8. De inhoudsopgave van een zelfevaluatie lectoraat Hogeschool VHL. Beoordelingskader VHL lectoraat De onderzoekscommissie ontvangt naast de zelfevaluatie van het lectoraat een beoordelingskader, een hulpmiddel bij het lezen van het rapport en het analyseren van alle ontvangen informatie (bijlage I). VHL legt in het beoordelingskader de prioriteiten vast m.b.t. de onderzoeksevaluatie. De onafhankelijke commissie baseert de indeling van het evaluatierapport mede op de opbouw van het beoordelingskader. Het Beoordelingskader is gebaseerd op de inhoudsopgave Zelfreflectie en de elementen uit het Brancheprotocol. In bijlage II is weergegeven de koppeling tussen inhoudsopgave, Beoordelingskader en de elementen van Branche-protocol. 20 Draaiboek Onderzoeksevaluatie Lectoraten VHL

21 7. De vervolgstappen De verdere stappen na een onderzoeksevaluatie hangen af van de besluitvorming inzake voortgang lectoraat. N.B. Uitzondering hierop is het lectoraat Welzijn van Dieren; de lector is persoonlijk lector. Na het besluit van het CvB inzake beëindiging van een lectoraat vormt het Beoordelingsrapport van het lectoraat input voor de jaarlijkse meta-analyse éen vormt het input voor de zesjaarlijkse visitatie van de VKO. Het CvB kan besluiten een nieuw lectoraat te starten, als een opvolger van het beëindigde lectoraat. De opleidingsdirecteur schrijft een nieuwe lectoraatsopdracht i.sm. de stakeholders in- en extern, draagt zorg voor het verwerken van de aanbevelingen uit het Beoordelingsrapport en stelt in overleg met F&C een financieel overzicht op voor de aanstellingsperiode. Uitgangspunten: De opdracht omschrijft een duidelijke opdracht voor het nieuwe lectoraat, bij voorkeur aangevuld met keuze voor onderzoeksthema s In de opdracht wordt beschreven op welke wijze de vier kerntaken van een lectoraat worden ingevuld In de opdracht wordt beschreven op welke wijze de drie rollen van een lector worden ingevuld In de opdracht wordt beschreven op welke wijze het werkveld betrokken is geweest bij het tot stand komen van de opdracht, de begeleiding van het lectoraat tijdens de aanstellingsperiode en op welke wijze zij financieel een bijdrage leveren In de opdracht wordt beschreven op welke wijze de samenwerking binnen de hogeschool vorm krijgt: tussen onderzoek en onderwijs en tussen de lectoraten onderling In de opdracht wordt beschreven op welke wijze de kenniskring wordt ingericht en op welke wijze docenten en studenten worden gemotiveerd en ondersteund tot deelname In de opdracht wordt afspraken gemaakt over de bedragen die extern moeten worden binnengehaald (subsidies van overheid of bedrijfsleven, onderzoeksgelden, in kind bijdragen)/een expliciet vast te stellen deel van de jaarlijkse begroting. Het CvB kan besluiten de opleidingsdirecteur i.s.m. de betrokken lector(en) te vragen een vernieuwde lectoraatsopdracht te formuleren met als inzet een verlenging van vier jaar. De bevindingen van het Beoordelingsrapport worden verwerkt in het de vernieuwde lectoraatsopdracht. De hiervoor benoemde uitgangspunten worden betrokken bij de ontwikkeling van de nieuwe opdracht. Het lectoraat kan nog een aantal jaren actief zijn na de onderzoeksevaluatie. Lector is.m. de OD stelt dan een verbeterplan op, op basis van het Beoordelingsrapport. De bevindingen uit het Beoordelingsrapport, de voorhanden meta-analyses en ontwikkelingen in het Onderzoeksbeleid worden betrokken bij het uitwerken van één van beide opdrachten en zo geformuleerd dat knelpunten worden aangepakt/opgelost. Medewerker Stafbureau mailt het format Verbeterplan Lectoraat aan lector en opleidingsdirecteur en ondersteunt waar nodig. Lector en opleidingsdirecteur maken afspraken met het CvB over de termijn waarop of een nieuwe lectoraatsopdracht of een verbeterplan aan het CvB wordt gepresenteerd. Medewerker Stafbureau draagt zorg voor agendering in het overleg CvB middels een ingevuld aanbiedingsformulier. Vragen van het CvB worden nader uitgewerkt en feedback van het CvB worden door lector en opleidingsdirecteur doorgevoerd. Medewerker Stafbureau monitort de afgesproken verbeteracties. 21 Draaiboek Onderzoeksevaluatie Lectoraten VHL

22 Wanneer Wat Wie 8-12 weken na bezoek Of: starten opstellen vernieuwde lectoraatsopdracht Of: lectoraatsopdracht vernieuwd lectoraat Of: het schrijven van een verbeterplan OD i.s.m. lector OD Lector + OD weken Invullen aanbiedingsformulier CvB Medewerker Stafbureau i.o.m. OD (en lector) weken na bezoek Of: presenteren verbeterplan aan CvB Of: vaststellen nieuwe lectoraatsopdracht OD (+ lector) CvB >24 weken Implementeren verbeterplan Monitoren afgesproken acties >24 weken Presentatie Lectorenoverleg (maandelijks): - verbeterplan - nieuwe lectoraatsopdracht Lector + OD Medewerker Stafbureau Managementgesprek OD/CvB OD (+ lector) >24 weken Starten vacaturestelling OD HRM Def besluit aanstellen lector na 2 e ronde gesprekken tussen CvB, OD en lector i.a.v. HRM Na indiensttreding lector aanpassen overzichten/internet CvB HRM M&C Stafbureau 22 Draaiboek Onderzoeksevaluatie Lectoraten VHL