Sturen op Cijfers in de voetverzorgingsbranche , versie 1.1

Transcriptie

1 Sturen p Cijfers in de vetverzrgingsbranche , versie Deelnemen Gefeliciteerd! U bent geregistreerd als deelnemer aan Sturen p Cijfers van PrVet. Uw bedrijfsadministratie is erp ingericht. Nu gaat het erm dat u het maximale resultaat haalt uit uw deelname. Zdat u daadwerkelijk kunt Sturen p Cijfers. Deze handleiding vl tips helpt u daarbij. Leeswijzer Deze handleiding Deelnemen is de vierde en laatste in de reeks. Hiervr heeft u kennis genmen van: 1. Ontdek heveel Sturen p Cijfers u plevert 2. Inrichten van uw bedrijfsadministratie 3. Registreren. Veel succes! In deze handleiding leest u -He u in vijf stappen het beste resultaat behaalt met Sturen p Cijfers -He u kwartaalcijfers invert en welke afwegingen u daarbij kunt maken. -He u uw gegevens kunt nderhuden en wijzigen. -He u de cijfers uit het prgramma kunt gebruiken. -Wat de belangrijkste rapprten vr u zijn. -Wat de kengetallen in de rapprten betekenen. -He u de cijfers vertaalt naar verbeteringen en cncrete acties. In vijf stappen behaalt u het beste resultaat Met Sturen p Cijfers heeft u het beste resultaat vr uw praktijk binnen handbereik. Alles draait nu m vijf stappen: 1. Kwartaalcijfers inveren 2. Uw gegevens up t date huden 3. Uw cijfers, verzichten, rapprtages en vergelijkingen met andere praktijken vertalen in cncrete verbeterplannen 4. Daadwerkelijk Sturen p Cijfers 5. Gede resultaten en succes beken met uw pedicurepraktijk! Kwartaalcijfers inveren z det u dat Veel werk is het niet: kwartaalcijfers inveren. Want de bendigde gegevens kmen uit uw bedrijfsadministratie, die u eventueel samen met uw accuntant f bekhuder - al heeft ingericht vr Sturen p Cijfers. Lg in in het internetprgramma Sturen p cijfers met uw gebruikersnaam en wachtwrd en kies de functie Cijfers inveren. Er zijn twee mgelijkheden vr gegevensinver A. U hebt in uw bedrijfsadministratie gekzen vr Melissa f PdFile, pedicuresftware die aansluit p Sturen p Cijfers. B. U gebruikt andere, bijvrbeeld financiële sftware f administratiesystemen. Pagina 1 van 10

2 Nu kunt u twee dingen den: 1. Met Melissa f PdFile exprteert u de gegevens elk kwartaal autmatisch naar Sturen p Cijfers. 2. U maakt geen gebruik van Melissa f PdFile en u vert alle f een deel van de gegevens handmatig in. Sturen p Cijfers vert bij het pslaan van de gegevens enkele cntrles uit. Eventueel krijgt u daarbij een futmelding. U kunt futen direct f achteraf crrigeren. De ingeverde gegevens wrden altijd pgeslagen. Een peride met futen krijgt de status ingeverd, een peride znder futen krijgt de status gedgekeurd. U kunt alleen rapprten pvragen ver perides die de status gedgekeurd hebben. Tip Zrg dat u de meest actuele versie van Melissa f PdFile gebruikt. He gaat u m met de kstengegevens? U hebt drie mgelijkheden. 1.U legt de kstengegevens vast in uw pedicuresftware en u neemt de werkelijke kstengegevens elk kwartaal mee bij de autmatische exprt. 2. U legt de kstengegevens vast in andere sftware en vert de werkelijke kstengegevens elk kwartaal handmatig in. U met de bedragen van Overige ksten ttaal en van de negen kstengrepen apart inveren. Het ttaal wrdt niet autmatisch berekend. Dat vrkmt rekenfuten. 3. U vert niet elk kwartaal de werkelijke kstengegevens in, maar u gebruikt u de vaste gegevens die u bij het registreren als deelnemer hebt ingeverd. Deze kunt u desgewenst verschrijven met een andere (werkelijke) waarde. Extra handig! Bent u eens vergeten m kwartaalcijfers in te veren? Geen prbleem. U krijgt autmatisch een herinnering via uw . Sturen p Cijfers vert elk kwartaal een autmatische cntrle uit van een aantal ingeverde gegevens. Als daarin futen wrden gevnden, krijgt u een . U kunt de gegevens van een peride altijd ng crrigeren. Tips vr het nderhud van uw gegevens Verandert uw adres? Dan met u het nieuwe adres als gebruikersnaam inveren in het prgramma Sturen p cijfers. De dat met de functie Gebruikersnaam en wachtwrd wijzigen. Exprteert u autmatisch gegevens vanuit uw pedicuresftware Melissa f PdFile? Dan met u de gebruikersnaam k daarin wijzigen. Het is veiliger m uw wachtwrd geregeld te veranderen. Bijvrbeeld elk kwartaal f ieder jaar. De dat met de functie Gebruikersnaam en wachtwrd wijzigen. Tarieven en vergedingen veranderen meestal jaarlijks. Pas dus aan het begin van elk jaar de vaste gegevens aan. De dat met de functie Vestigingsgegevens > Bewerken vestiging. Ver de begrte f gemiddelde gegevens per kwartaal in. U met de bedragen van Overige ksten ttaal en van de negen kstengrepen apart inveren. Het ttaal wrdt niet autmatisch berekend. Dit vrkmt rekenfuten. Het internetprgramma cntrleert de gegevens en geeft eventueel een futmelding. Cntrleer jaarlijks de keuzes die u heeft gemaakt bij de bedrijfskenmerken. De dat met de functie Bedrijfsgegevens > Bewerken. Cntrleer k jaarlijks de keuzes die u heeft gemaakt bij de vestigingskenmerken. De dat met de functie Vestigingsgegevens > Bewerken vestiging. Pagina 2 van 10

3 Gebruik van de cijfers in de rapprten uit het internetprgramma Sturen p cijfers Maak er een gewnte van m elk kwartaal minimaal één keer na uw gegevensinver de rapprten te bekijken en te bepalen f u cijfers ziet die uw aandacht vragen. Plan dit in als vast nderdeel van uw werkzaamheden. Kijk k naar pvallende kengetallen die te maken kunnen hebben met futen in de cijfers. Wat zijn de meest infrmatieve rapprten vr u? Peridevergelijking: hiermee vergelijkt u twee perides, bijvrbeeld twee kwartalen f een kwartaal met een cumulatieve peride. Vergelijking met gemiddelde: hiermee vergelijkt u de eigen kengetallen met de gemiddelde kengetallen van alle deelnemers (znder selectie van kenmerken) f van vergelijkbare deelnemers (u kunt selecteren p een f meer kenmerken). Mnitr: hiermee vergelijkt u de ntwikkeling van mzet, aantal behandelingen, enzvrts van uw praktijk met dezelfde peride vrig jaar met de gemiddelde ntwikkeling bij alle deelnemers (znder selectie van kenmerken) f van vergelijkbare deelnemers (u kunt selecteren p een f meer kenmerken). Benchmark: u ziet een grafiek met de waarde van een kengetal vr uw eigen praktijk en vr de vergelijkbare deelnemers (p basis van de geselecteerde kenmerken). Wat betekenen de kengetallen in de rapprten? Rubriek Omzet Omzetaandeel artikelen, behandelingen, behandelinggrepen, verige, nevenactiviteiten. Deze kengetallen geven weer he de (nett) mzet van de praktijk is samengesteld. Het grtste aandeel zal uit behandelingen kmen. Een behandelinggrep met een klein aandeel biedt in het algemeen de mgelijkheid tt vergrting. Rubriek Brutwinst Brutmarge artikelen, behandelingen, verige, nevenactiviteiten, ttaal. Deze kengetallen geven weer heveel prcent brutwinst u maakt in de verschillende mzetgrepen. De brutmarge artikelen (nett mzet minus inkpprijs) is het meest interessant. De brutmarge p behandelingen (nett mzet minus de ksten van verbruiksprducten) is in de pedicurebranche altijd hg. De brutmarge verige en nevenactiviteiten zullen vaak 100% zijn. Rubriek Ksten en Overige ksten per grep Lnksten ttaal t..v. nett mzet. Dit kengetal geeft weer heveel prcent van uw nett mzet u betaalt aan lnksten van medewerkers. Omdat de meeste praktijken in de branche (ng) geen medewerkers kennen, zal dit meestal 0% zijn. Overige ksten ttaal en per kstengrep t..v. nett mzet. Deze kengetallen geven weer heveel prcent van uw nett mzet u betaalt aan verige bedrijfsksten. Naarmate een percentage hger is, zijn de ksten hger en de mgelijkheden m ksten te besparen grter. In de branche zijn de ksten van huisvesting, bekhuder/accuntant en afschrijving vaak het hgst. Rubriek Nettwinst Nettwinst incl. ndernemersln t..v. nett mzet. Dit kengetal geeft aan wat het percentage nettwinst van de praktijk is. De nettwinst is de resultante van nett mzet minus inkpprijs van verkpartikelen en verbruiksprducten en alle ksten. Meer mzet en minder ksten betekenen dus een hgere nettwinst. In de branche wrdt de nettwinst meestal beschuwd als het (brut) inkmen vr de ndernemer. Het kengetal Resultaat ndernemer per gewerkt uur is hierbij interessant. Pagina 3 van 10

4 Rubriek Arbeidsprductiviteit Nett mzet en Brutwinst per gewerkt uur. Deze kengetallen geven aan he prductief u (en uw eventuele medewerkers) werken. Hierbij wrden alle gewerkte uren meegeteld, k de uren vr administratie, schling, schnmaken, etc. Een hgere mzet per gewerkt uur kan met name wrden bereikt dr efficiënter te werken (niet alleen bij de behandelingen, maar k bij de algemene werkzaamheden) f hgere tarieven vr behandelingen in rekening te brengen. Resultaat ndernemer per gewerkt uur. Dit kengetal geeft aan wat het (brut) inkmen van de ndernemer per gewerkt uur is. Hier wrden alle gewerkte uren van de ndernemer geteld. U met natuurlijk zelf bepalen wat u een redelijk bedrag vindt. Hudt wel rekening met de nrmale ksten van pensien, zrgverzekering, vakantieteslag, ziektedagen. Verhging is mgelijk dr de nettwinst te verhgen f dr efficiënter te werken. Percentage uren Dit kengetal geeft aan welk percentage van de gewerkte uren in de praktijk wrdt besteed aan De rest wrdt besteed aan de verige werkzaamheden. Dit wrdt k wel de effectiviteit genemd. Naarmate het ttaal aantal uren dat u werkt lager is (parttime werken), zal dit kengetal vaak lager zijn, mdat de verige werkzaamheden nu eenmaal een zekere heveelheid tijd vergen. Gemiddeld uurtarief behandelingen en nevenactiviteiten. Vral het uurtarief behandelingen is interessant. Dit kengetal duidt de (nett) mzet aan per gewerkt behandeluur. Het wrdt bepaald dr de efficiëntie van werken en de hgte van de tarieven. Rubriek Klanten, afspraken, behandelingen Gemiddeld bedrag per afspraak. Dit kengetal duidt de (nett) mzet (behandelingen + artikelen) per afspraak aan. Het hangt samen met het assrtiment behandelingen, de tarieven en de artikelverkp. Aantal artikelen per afspraak. Dit duidt het aantal artikelen aan dat u gemiddeld per afspraak verkpt. Dit hangt vral samen met de presentatie van het assrtiment en uw verkpvaardigheden. Aantal behandelingen per afspraak. Dit duidt het aantal behandelingen aan dat u gemiddeld bij een afspraak uitvert. U kunt dit beperkt beïnvleden. Afspraakfrequentie ttaal. Dit kengetal duidt aan met welke frequentie uw klanten een afspraak hebben. U kunt dit beperkt beïnvleden. Gemiddelde behandelingtijd. Dit kengetal duidt aan heveel minuten in uw praktijk gemiddeld vr een behandeling in de agenda wrden gereserveerd. Dit aantal kan wrden verlaagd dr efficiënter te werken. Verbruiksksten en Overige ksten per uitgeverde behandeling: Deze kengetallen geven de ksten per behandeling weer. Deze hangen nder meer samen met het assrtiment behandelingen en het aantal Net als vr Percentage uren behandelingen geldt vr Overige ksten per behandeling vaak dat naarmate het aantal uren dat u werkt lager is (parttime werken), dit kengetal hger zal zijn, mdat u een aantal ksten nu eenmaal altijd maakt. Tip: Als u kengetallen van uw praktijk vergelijkt met die van cllega s is van belang dat u cllega s met een vergelijkbare praktijk neemt. He vertaalt u de cijfers naar verbetermaatregelen? Meten is weten. En p basis van de cijfers in de rapprten kunt u verbeterdelstellingen bepalen. Een verbeterdelstelling is cncreet en bevat een getal f een percentage. U wilt bijvrbeeld meer nett mzet, meer artikelen verkpen per klant f meer behandelingen uitveren per maand f per klant. Pagina 4 van 10

5 Heeft u uw verbeterdelstelling bepaald? Bepaal dan acties en maatregelen m uw delstelling te bereiken en beschrijf k de praktische uitvering ervan. De haalbaarheid van uw verbeterdelstellingen wrdt vergrt als de verbeterdelstellingen specifiek en meetbaar zijn, verbeteracties acceptabel en realistisch zijn en er een tijdspad aan wrdt gekppeld. (SMARTdelstellingen) De tabel aan het eind van deze handleiding bevat de belangrijkste verbeterdelstellingen die u kunt uitveren.,de tabellen zijn gegrepeerd naar de rubrieken uit Sturen p cijfers en bevatten mgelijke verbeteracties en tips vr de uitvering ervan. Tip Dr er zelf een tijdspad te kppelen, veranderen uw verbeterdelstellingen in een SMART-plan. Vlg het effect van uw acties en maatregelen. Het effect met na een f enkele kwartalen in de rapprten zichtbaar wrden. Tt slt: PrVet staat vr u klaar Heeft u vragen ver Sturen p Cijfers, ver de gegevens die u in met veren f ver de interpretatie van de cijfers in de rapprten en de te nemen stuurmaatregelen? Neemt u dan gerust cntact p met de helpdesk van PrVet sturenpcijfers@prvet.nl Pagina 5 van 10

6 Rubriek Verbeterdelstelling Mgelijke maatregelen Uitvering en uitverbaarheid Planning Specifiek Omzet en brutwinst behandelingen Meetbaar Nett mzet behandelingen neemt te met?%. Acceptabel Werven van nieuwe klanten (+ behuden van huidige klanten) Realistisch Advertentie vergrt naamsbekendheid. Cntacten met drverwijzers (netwerken). Peilen van de tevredenheid van klanten. Peridieke nieuwsbrief vr de klanten (imag van actieve pedicure). Werktijden aanpassen aan de klanten. Website met allerlei infrmatie. Tijd Vergrten van de persnele capaciteit. Medewerker in dienst nemen (k ingeval van dreigende langdurige klantenstp). Vrkeur vr medewerker met VAR / Payrlling Aanbieden van nieuwe behandelingen (+ vergrten persnele capaciteit). Reclameacties vr bepaalde / nieuwe Behandelingen waar (nieuwe) klanten behefte aan hebben (bijv. csmetische behandelingen die inhaken p wensen van jngeren). (Extra) verhgen van tarieven van Verschillende tarieven, mede afhankelijk van de afspraakfrequentie van de klant. Opslag p tarief vr ambulante behandeling. Tarief baseren p kstprijscalculatie en marktriëntatie. Pagina 6 van 10

7 Rubriek Verbeterdelstelling Mgelijke maatregelen Uitvering en uitverbaarheid Planning Specifiek Meetbaar Gemiddeld uurtarief behandelingen neemt te tt?. Acceptabel (Extra) verhgen van tarieven van Efficiënter werken bij uitveren Realistisch Reclameacties vr bepaalde / nieuwe Behandelingen waar (nieuwe) klanten behefte aan hebben (bijv. csmetische behandelingen die inhaken p wensen van jngeren). Tijd Verschillende tarieven, mede afhankelijk van de afspraakfrequentie van de klant. Opslag p tarief vr ambulante behandeling. Tarief baseren p kstprijscalculatie en marktriëntatie. Omzet en brutwinst artikelen Verbruiksksten per behandeling nemen af tt?. Nett mzet artikelen neemt te met?%. Efficiënter inkpen van verbruiksprducten. Efficiënter gebruiken van verbruiksprducten. Starten met artikelverkp / Uitbreiden van het assrtiment artikelen. Verkrten van de standaard agendatijd. Kunnen pvullen van gaatje in agenda. Praktijkvrwaarden vr uren derving (breng ksten in rekening vr laat afgezegde f vergeten afspraken). Benut behandeltijd vr adviezen ver prducten en verzrging. Gebruik maken van acties van televeranciers. Berdelen van televerancier. Berdelen van televerancier Cmplete prductlijn aanbieden Cncept aanbieden: behandeling, incl. prducten Actiever verkpen van artikelen. Aantrekkelijk presentatie van assrtiment. Aanbieden van prefprduct/mnster. Advisering tijdens behandeling. Zelf achter het prduct staan. Pagina 7 van 10

8 Rubriek Verbeterdelstelling Mgelijke maatregelen Uitvering en uitverbaarheid Planning Specifiek Meetbaar Aantal artikelen per afspraak neemt te tt?. Acceptabel Uitbreiden van het assrtiment artikelen. Actiever verkpen van artikelen. Realistisch Berdelen van televerancier Cmplete prductlijn aanbieden Cncept aanbieden: behandeling, incl. prducten Tijd Brutmarge artikelen neemt te tt?%. Een gede marge bepalen. Aantrekkelijk presentatie van assrtiment. Aanbieden van prefprduct/mnster. Advisering tijdens behandeling. Zelf achter het prduct staan. Verhgen van prijzen van artikelen. Efficiënter inkpen van verkpartikelen. Gebruik maken van acties van televeranciers. Berdelen van televerancier. Omzet en brutwinst Omzet verige neemt te (Meer) verhuur van de praktijk. (Startende) cllega-pedicures / benaderen. verige met?%. Ruimte die u niet gebruikt verhuren. Praktijkruimte verhuren p tijden dat u deze zelf niet gebruikt. Lnksten Lnksten nemen af met?% VAR-afspraken / arbeidscntracten / cntracten Payrlling berdelen Overige ksten Overige persnele ksten Schlings- en reisksten in verhuding brengen. nemen af tt?% van de nett mzet. Huisvestingsksten nemen af tt?% van de nett mzet. Kantr-, inventaris- en machineksten nemen af tt?% van de nett mzet. Huisvestingsksten in verhuding brengen tt het aantal uren dat u werkt. Zuinig zijn met energie, registreren van energiegebruik. Andere bedrijfsruimte huren / kpen. Regelmatig nderhud inventaris en machines. Let p de garantiebepalingen bij aanschaf. Wees kritisch p kleine aanschaffingen en kantrartikelen. Pagina 8 van 10

9 Rubriek Verbeterdelstelling Mgelijke maatregelen Uitvering en uitverbaarheid Planning Specifiek Meetbaar Reclame-, verkp- en cmmunicatieksten nemen af tt?% van de nett mzet. Aut- en verversksten nemen af tt?% van de nett mzet. Accuntants-, advies- en beheerksten nemen af tt?% van de nett mzet. Diverse ksten nemen af tt?% van de nett mzet. Afschrijvingsksten nemen af tt?% van de nett mzet. Acceptabel Realistisch Zrg vr effectieve reclame/prmtie in geschikte media vr uw delstellingen, meet het effect van reclameacties. Vraag aan nieuwe klanten he ze u hebben gevnden. Beperk representatieksten en ga kritisch m met attenties vr klanten. Bespaar p verpakkings- en prtksten. Sluit gedkpere telefn- en/f internetabnnementen af (pintransacties). Berdeel nderhud, belasting, verzekering, brandstf van de zakelijke aut. Vraag ffertes p, verweeg aanschaf van een zuiniger aut. Besparen p accuntantsksten dr zelf de bekhuding te gaan den (in verleg met). Gebruik maken van cllectieve vrdelen PrVet Berdeel ndzaak cntributies, lidmaatschappen, abnnementen. Uitstellen van investering / vervanging. Nettwinst Nettwinst neemt te met?%. Meer mzet / brutwinst. Zie verbetervrstellen bij mzet en brutwinst. Tijd Arbeidsprductiviteit Nett mzet per gewerkt uur (prductiviteit) neemt te tt?. Kritisch berdelen van de werkzaamheden en tarieven. Efficiënter werken bij het uitveren van (Extra) verhgen van tarieven van Pagina 9 van 10

10 Rubriek Verbeterdelstelling Mgelijke maatregelen Uitvering en uitverbaarheid Planning Specifiek Meetbaar Resultaat ndernemer per gewerkt uur neemt te tt?. Acceptabel Kritisch berdelen van de gewerkte uren ndernemer. Realistisch Efficiënter werken bij het uitveren van behandelingen en algemene werkzaamheden (zie hiervr).minder ksten. Zie verbetervrstellen bij mzet en brutwinst. Tijd Klanten, afspraken, behandelingen Percentage uren behandelingen (effectiviteit) neemt te tt?%. Gemiddelde behandelingtijd neemt af tt? minuten. Het aantal afspraken neemt te met?%. Efficiënter uitveren van de algemene werkzaamheden. Efficiënter werken bij het uitveren van Werven van nieuwe klanten. Vergrten van de persnele capaciteit. Maken van urenbegrting van algemene werkzaamheden. Registreren van alle uren vr algemene werkzaamheden, k van partner/familie. Verkrten van de standaard agendatijd. Benut behandeltijd vr adviezen ver prducten en verzrging. Vrkm tijdsverspilling met privé gerelateerde gesprekken. Zie verbetervrstellen bij mzet en brutwinst. Tabellen: SMART-plan Pagina 10 van 10