Grote dag voor kleine kinderopvangorganisaties

Transcriptie

1 Financiële bedrijfsvoering, managementinformatie en kengetallen Grote dag voor kleine kinderopvangorganisaties 3 oktober 2012 Tony Weggemans & Nand de Galan

2 Even voorstellen AYIT Consultancy, Tilburg Al ca. 20 jaar werkzaam in de branche Opdrachtgevers: talloze kinderopvangorganisaties, ministerie SZW, brancheorganisatie Domein: bedrijfsvoering, kengetallen, managementinformatie Coördinator van het Netwerk Professionals Kinderopvang ( ontmoetingsplek voor controllers, facilitair managers en marketing medewerkers (ca. 120 deelnemers) Benchmarkproject voor grote KO-organisaties Managementinformatiesysteem voor kleine KO-organisaties

3 Maar hoe gaat het eigenlijk met U? Heeft u de crisis (tot nu toe) overleefd? Wat heeft u veranderd in de bedrijfsvoering? Hoe wist u (van tevoren) dat dat zou helpen? En, heeft het (achteraf gezien) geholpen? Heeft u de beschikking over adequate managementinformatie om dat vast te kunnen stellen? Heeft u de doelen voor 2013 inmiddels aangepast?

4 Overzicht presentatie 1. Vraagontwikkeling 2. Bezuinigingsmaatregelen 3. Managementinformatie

5 Vraagontwikkeling Ministerie: 1 e halfjaar % minder kinderen (met name hogere inkomens) 5% in aantal uren (met name lagere inkomens) Ervaringen binnen NPKOV: 5 tot 15% omzetverlies verschillend voor KDV en BSO grote verschillen tussen regio s met name in juli en januari Nog verdere vraaguitval voor 2013 verwacht

6 Oorzaken vraaguitval demografische ontwikkelingen (minder baby s -> minder instroom) kritischer inkoop van ouder -> afname van aantal uren -> concurrentie van informele circuit aanpassing werktijden ouders uitval door baanverlies ouders overstap naar concurrent

7 Consequenties voor bedrijfsvoering Verdwijnen wachtlijsten -> plannen lastiger Lagere bezetting -> minder inkomsten Minder omzet per kind -> hogere administratiekosten Hogere marketingkosten

8 Lagere bezetting en rendement 40,00 Exploitatiesaldo bij variërende bezettingspercentages (dagopvang) 30,00 20,00 10,00 0,00 10,00- groepsgrootte 14 groepsgrootte 12 groepsgrootte 8 20,00-30,00-40,00- OK 10% 25% 50% 75% 100%

9 Lagere bezetting en rendement Exploitatiesaldo bij variërende bezettingspercentages (BSO) 60,00 BSO 40,00 20,00 0,00 BSO 20,00-40,00-60,00- OK 10% 20% 30% 40% 50% 60% 70% 80% 90% 100%

10 Maatregelen 1: Personeel Minder personeel: Flexibele schil personeel afbouwen Vast personeelsbestand flexibiliseren Uitstroom bevorderen (oudere werknemers?) Overhead inkrimpen? Of juist niet? Functies overhead opheffen Gedwongen ontslagen?

11 Maatregelen 2: Niet-personele kosten Niet-personeel Luxe uitgaven uitstellen opleidingen, studiedagen congresbezoek externe adviseurs HKZ-hercertificering Inkoopcontracten herzien accountant, arbodienst, verzekeringen schoonmaak inkoop voeding en verzorging energie, huur

12 Maatregelen 3: Processen Efficiency Stroomlijnen van processen Bijv. vanuit filosofie van Lean Management: Wat heeft waarde voor de klant? Risico s verminderen (bijv. debiteuren) Automatisering Meer werk binnen halen en uitvoeren met dezelfde mensen Andere organisaties overnemen

13 Maatregelen 4: Opbrengsten Tarieven aanpassen Doorberekenen kostenstijgingen CAO salarissen Periodieken Inflatie (2%) Index kinderopvangtoeslag overheid volgen (1,55%) Tarieven verlagen Tarieven differentiëren

14 Maatregelen 5: Marktpositie Capaciteit aanpassen Groepsopbouw verticaliseren Openingsuren beperken (bezetting optimaliseren) Groepen dagdelen sluiten Nee zeggen als er een extra leidster bij moet Capaciteit afstoten locaties sluiten locaties verkopen Nieuwe producten of productvarianten

15 Maatregelen 6: Organisatie Organisatie aanpassen Taken centraliseren Of juist: taken decentraliseren Taken uitbesteden Of juist: taken naar binnen halen (bijv. schoonmaak) Scherper sturen op kosten & opbrengsten

16 Scherper sturen Wie? Directie Aanpassen strategische doelen Financiële staf Bewaking budgetten Planning Planningsroutines kritisch bekijken Locatiemanagers Inzet PM-ers bewaken

17 Aanpassen doelen Markt Capaciteit (uitbreiden, inkrimpen, verplaatsen) Productie Bezettingsgraad Resultaten Omzet & kosten <> begroting Personeel Efficiënte inzet personeel (PM-ers en overhead) Financiën Liquiditeit Debiteurenstand Solvabiliteit

18 Adequate managementrapportage Maandelijks inzicht in stand van zaken Op hoofdlijnen Trends zichtbaar maken Bewustwording stand van zaken stimuleren Focus op mogelijke knelpunten / risico s Kengetallen berekenen om analyse te vergemakkelijken

19 Informatiebronnen Boekhouding automatische verwerking mogelijk Kindplanningssysteem automatische verwerking mogelijk, maar duur Salarisadministratie automatische verwerking mogelijk Externe bronnen automatische verwerking niet mogelijk

20 Aanpassing administratie Inrichting boekhouding Adequaat, op de kinderopvang afgestemd rekeningschema Boeken met kostenplaatsen / kostendragers Maandelijkse rapportages op hoofdlijnen Journaalposten om zinvolle analyses mogelijk te maken afschrijvingen toedelen aan producten overhead toedelen aan producten personeelslasten splitsen in productie en overhead beloning DGA en ondernemersbeloning bij overhead onder brengen Inrichting salarisadministratie Uren boeken op kostenplaatsen / kostendragers

21 Relevante kengetallen Markt Marktaandeel Productie Trend aantal verkochte kinduren Bezettingsgraad + prognose Resultaten Omzet & kosten <> begroting Personeel Aantal verkochte kinduren per pedagogisch formatie-uur Financiën Liquiditeit Debiteurenstand / omzet

22 Managementinformatiesysteem voor kinderopvangorganisaties Wensen: Gegevens inlezen uit bronbestanden: boekhouding, kindplanning, salarisadministratie Standaard rapportagemodellen Analyse mogelijkheid Benchmarkgegevens Haalbaar voor kleine organisaties?

23

24

25 Aanbod voor kleine KO-organisaties Vaststaand informatiemodel met de belangrijkste indicatoren voor de bedrijfsvoering Vaste koppeling aan boekhouding Grootboek moet specificeren naar kostenplaatsen Vast rapportagemodel Overige gegevens via invulsheet Laagdrempelig; geen kennis van rapportagesoftware nodig

26 Maandrapportage Maandelijks dashboard met kerncijfers Benchmarkgegevens van vergelijkbare organisaties Toegankelijk via internet Signalen bij opvallende cijfers Dashboards voor dagopvang BSO organisatie algemeen exploitatie balans

27 En als aanvulling daarop: Maandelijkse tips & signalen over trends Naar behoefte: administratieve begeleiding strategische advisering (telefonisch of live) uitwisseling met collega-organisaties

28 Stand van zaken Koppeling met boekhouding gereed Inlezen overige gegevens via invulsheet Rapportagemodellen bijna gereed Benchmarkprocedure ontwikkeld Pilots bij drie kleine KO-organisaties Testen techniek Testen rapportagemodellen Beschikbaar vanaf januari 2013 Prijsindicatie: 200 per maand (excl. btw)

29 Financiële bedrijfsvoering, managementinformatie en kengetallen Dank voor uw aandacht. Tony Weggemans & Nand de Galan AYIT Consultancy