Voor intern geoormerkte middelen (themabudgetten) geldt de procedure Memo nadere inrichtingsvereisten WBS-en aanvulling d.d. 24 mei 2011.

Transcriptie

1 Notitie externe baten UvA Paul Franssen AC Verslaggeving UvA HvA 1 juli 2011 Bij het opstellen van de jaarrekening is gebleken, dat externe baten niet altijd op de juiste wijze in SAP worden vastgelegd. Dit geldt met name voor baten in de 1 e geldstroom. Bij de geoormerkte gelden zijn we verschillende varianten tegengekomen, die niet voldoen aan de richtlijnen. Het doel van deze notitie is om voor controllers en financiële administratie de regels nog eens op een rijtje te zetten, conform de RJ en de richtlijnen OC&W. Aanvullend hebben we in overleg met Concern Control een aantal wijzigingen in de structuur voor balans en V&W in SAP FI: UVA1 aangebracht. Deze wijzigingen zullen na de afsluiting van periode 6 doorgevoerd worden. We onderscheiden in de financiële administratie: 3.1. Rijksbijdrage 3.3. Collegegelden, cursus- les en examengelden 3.4. Baten werk in opdracht van derden 3.5. Overige baten 3.1. De Rijksbijdrage (lumpsum financiering) en andere subsidiegelden (via de Rijksbijdrage toegekend). Deze worden in het Concernbedrijf geboekt op rek Rijksbijdrage exploitatierekening, 50/50 gesplitst op profitcenter Onderwijs 1110 en Onderzoek De verantwoording over deze middelen geschiedt via de jaarrekening. Deze middelen dienen volledig als baten genomen te worden in het jaar van toekenning (OC&W richtlijn). Overige bijdragen OC&W (niet geoormerkt). Dit zijn middelen die los van de Rijksbijdrage worden toegekend. Deze worden in de eenheden geboekt op rek Overige bijdragen OC&W. De verantwoording over deze middelen geschiedt via de jaarrekening, tenzij anders aangegeven. Deze middelen dienen volledig als baten genomen te worden in het jaar van toekenning. (OC&W richtlijn). Doelsubsidies OC&W (geoormerkt). Dit zijn middelen die los van de Rijksbijdrage worden toegekend en waarover in de jaarrekening separaat verantwoording dient te worden afgelegd (Model G). Daarnaast kunnen er nog aanvullende rapportage eisen zijn; dit staat vermeld in de toekenningsbrief. De controller van de betreffende eenheid is verantwoordelijk voor het verzorgen van deze rapportage. De ontvangst van de middelen wordt in de eenheden geboekt op rek Vooruitontvangen baten OC&W op de balans. De registratie van baten en lasten dient plaats te vinden op een separaat WBS-element (geen projectsoort 20, 21, 22 of 23 OHW). De subsidie dient op de balans te blijven staan totdat besteding heeft plaatsgevonden. De controller dient (periodiek) zorg te dragen voor de overheveling van de subsidie van de balans (19320) naar de baten (81250), voor een bedrag ter grootte van de besteding in datzelfde jaar (OC&W richtlijn). Voor intern geoormerkte middelen (themabudgetten) geldt de procedure Memo nadere inrichtingsvereisten WBS-en aanvulling d.d. 24 mei Collegegelden worden geboekt op de rekeningen: Collegegelden in het Concernbedrijf op profitcenter Onderwijs Deze middelen worden als baten genomen, toegerekend aan het betreffende studiejaar. (OC&W richtlijn) Baten werk in opdracht van derden. Dit zijn de baten in de 84xxx groep. Baten voor contractonderwijs worden als baten genomen, toegerekend aan het betreffende studiejaar. Baten voor contractonderzoek 2 e en 3 e geldstroom worden verantwoord op projecten in het Onderhanden Werk. (OC&W richtlijn). Gedurende de looptijd van het project worden deze projecten op de balans verantwoord. 1

2 De batensoort is voor: - de systeemtechnische maandelijkse Onderhanden Werk boeking van de saldi op C-WBS elementen in het OHW naar de balans - het boeken van resultaten van afgesloten OHW projecten. Wenselijk is om het boeken van resultaten van afgesloten OHW projecten te boeken op een separate batensoort Dit zou (in het verleden) om technische redenen niet mogelijk zijn, maar zal opnieuw nader onderzocht worden of dit toch mogelijk is. Batensoort is voor: - uitvoeren van handmatige OHW correcties - de boeking van de Voorziening Verlieslatende projecten; de tegenhanger in de balans is dan rek Overige baten. Dit zijn baten voor activiteiten, die niet bestaan uit het verstrekken van onderwijs of verrichten van onderzoek. Zij kunnen er nog wel "betrekking" op hebben (in de zin van de fiscale definitie).dit zijn de baten in de 85xxx groep. Deze middelen worden als baten genomen conform de Richtlijnen Jaarrekening Schenking en sponsoring. (rek 85400) Middelen waarvoor door de verstrekker geen andere tegenprestatie wordt verlangd dan eventueel naamsbekendheid Sponsoring. Subsidies van de partijen genoemd in waarvoor de universiteit wel een tegenprestatie levert maar niet één die kwalificeert als contractonderzoek, en die dus niet in de OHW-routine komt. Dus in tegenstelling tot rubriek De naam van groep Sponsoring dient in SAP gewijzigd te worden in Overige bijdragen, wat meer recht doet aan de batensoorten en wat beter het onderscheid met laat zien. 2

3 Wijzigen in rekeningschema in FI en CO Bijgaand overzichten van de batensoorten in SAP FI (structuur UVA1) en UvA data. In overleg met Concern Control is besloten de volgende wijzigingen daarin aan te brengen in FI UvA1. Hierdoor sluit e.e.a. ook beter aan op UvA data. Batensoort Overdracht contractsommen u.h.v. penvoering en overige baten inzake cursussen worden in SAP en Uva data op verschillende wijze gerubriceerd. Dit geldt ook voor detacheringen en overige dienstverlening. Niet handig dat dit in SAP en UvA data niet eenduidig wordt gepresenteerd. We volgen de indeling in UvA data. Batensoorten Rijksbijdrage rentevergoeding kasschuif, en collegegelden niet EER en instellingstarief worden niet gebruikt. Besloten is deze batensoorten te blokkeren. Voor rapportages over collegegelden niet EER en instellingstarief kan gebruik worden gemaakt van UvA data, onderdeel Onderwijs Vooruitontvangen baten op projecten: Blokkeren, immers baten op projecten moeten te herleiden zijn naar soort/herkomst. Uit te voeren acties na sluiting periode 6: Rijksbijdrage rentevergoeding Kasschuifoperatie BLOKKEREN Collegeleden instellingstarief BLOKKEREN Collegegelden niet EER-tarief BLOKKEREN Vooruitontvangen op projecten BLOKKEREN Overige baten inzake cursussen BLOKKEREN Posten vooraf hieraan overboeken naar rek Cursusgelden geaccrediteerd niet bekostigd onderwijs Dienstverlening aan Derden OMHANGEN Dit gezien de aard van de boekingen op deze kostensoort. Omhangen naar subgroep De naam van deze groep Detachering Personeel aanvullen met en dienstverlening Derden Bijzondere baten vrijval voorzieningen BLOKKEREN Naam subgroep Overige vervangen door: Overdracht contractsommen u.h.v. penv. 3

4 Bijlage: overzicht batensoorten conform huidige indeling Jaarrekening (en SAP FI) Rijksbijdrage exploitatierekening Rijksbijdrage AMC Rijksbijdrage rentevergoeding kasschuifoperatie (81120 wordt niet op gebruikt) Rijksbijdrage sector WO Rijksbijdrage OCW/LNV Mutatie doelsubsidies OCenW Geoormerkte OCW subsidies Overige bijdragen OCenW Niet-geoormerkte OCW-subsidies Overige subsidies OCW Rijksbijdrage AMC Rijksbijdrage academische ziekenhuizen Af: inkomensoverdrachten 3.1 Rijksbijdrage Collegegelden Collegegelden instellingstarief (wordt niet op gebruikt) Collegegelden niet-eer-tarief (wordt niet op gebruikt) Collegegelden sector WO 3.3 College-, cursus-, les en examengelden Cursusgelden geaccrediteerd niet bekostigd onderwijs Cursusgelden niet-geaccrediteerd onderwijs Contractonderwijs Contractonderzoek - internationale organisaties Internationale organisaties Contractonderzoek - nationale overheden Contractonderzoek - lagere overheden Nationale overheden Contractonderzoek - NWO/STW/FOM NWO Contractonderzoek - KNAW KNAW Contractonderzoek - overige non-profit org. Overige niet naar winst strevende organisatie Contractonderzoek - overige bedr. / partic. Bedrijven Mutatie O.H.W projecten Mutatie O.H.W projecten (afrek. C-projecten) Mutatie OHW Contractonderzoek 4

5 Overdracht contractsommen u.h.v. penv Overige baten inzake cursussen Posten overboeken naar rek Overige 3.4 Baten werk in opdracht van derden Verhuur panden Verhuur ruimten en accommodaties Parkeervoorzieningen Verhuur Detachering personeel Dienstverlening aan derden Detachering personeel en dienstverlening Derden Schenking en sponsoring Schenking en sponsoring Overige bijdragen intern. org Overige bijdragen nat. overheden Overige bijdragen NWO/STW/FOM Overige bijdragen KNAW Overige bijdragen lagere overheden Overige bijdragen non profit Overige bijdragen bedrijven/part Overige bijdragen participatie onderz.sch Sponsoring Opbrengsten onbekend Afrondingsverschillen Verkoop syllabi Interbibliothecair leenverkeer Dienstverlening aan derden (omhangen naar ) Levering aan derden Entreegelden congressen Opbrengsten octrooien en auteursrechten Opbrengsten ziekenfonds / consulten Bijzondere baten verkoop gebouwen Eenmalige baten verk.app Bijzondere baten overig Overige 3.5 Overige baten 5

6 Bijlage: overzicht batensoorten conform indeling UvA data Kosten-/batensoort Kosten-/batensoort Rubriek in JR en SAP + Externe baten Externe baten + Rijksbijdrage en col Rijksbijdrage en col + Rijksbijdrage Rijksbijdrage Rijksbijdrage exploitatierekening Rijksbijdrage OCW/LNV Rijksbijdrage AMC Rijksbijdrage OCW/LNV Overige bijdragen OCenW Overige subsidies OCW Mutatie doelsubsidies OCenW Overige subsidies OCW + Over te dragen Rijks Over te dragen Rijks Rijksbijdrage AMC Af: inkomensoverdrachten + Collegegelden Collegegelden Collegegelden Collegegelden sector WO + Baten uit contractac Baten uit contractac + Contractonderwijs Contractonderwijs Cursusgelden geaccrediteerd niet-bekos Contractonderwijs Cursusgelden niet-geaccrediteerd onderwi Contractonderwijs + Contractonderzoek Contractonderzoek Contractonderzoek - internationale organ Contractonderzoek Contractonderzoek - nationale overheden Contractonderzoek Contractonderzoek - lagere overheden Contractonderzoek Contractonderzoek - NWO/STW/FOM Contractonderzoek Contractonderzoek - KNAW Contractonderzoek Contractonderzoek - overige non-profit o Contractonderzoek Contractonderzoek - overige bedr/partic Contractonderzoek + Over te dragen inkom Over te dragen inkom Overdracht contractsommen u.h.v. penv Overige + Mutatie ivm onderhan Mutatie ivm onderhan Mutatie O.H.W projecten Contractonderzoek Mutatie OHW Contractonderzoek Vooruitontvangen op projecten Contractonderzoek? + Overige baten Overige baten + Bijdragen van derden Bijdragen van derden [B] Bijdragen van derden Geblokkeerd Overige Baten inzake cursussen Overige Overige Bijdragen intern. org Sponsoring Overige bijdragen Nat. Overheden Sponsoring Overige bijdragen bedrijven / part Sponsoring Overige bijdragen KNAW Sponsoring Overige bijdragen lagere overheden Sponsoring Overige bijdragen non profit Sponsoring Overige bijdragen bedrijven / part Sponsoring + Verkoop syllabi en f Verkoop syllabi en f Verkoop drukwerk, syllabi en fotokopiëen Overige + Detachering en diens Detachering en diens 6

7 85300 Detachering personeel Detachering personeel Dienstverlening aan derden Overige + Congressen en entree Congressen en entree Entreegelden congressen Overige + Kantineopbrengsten Kantineopbrengsten [B] Opbrengsten kantines Geblokkeerd + Levering goederen aa Levering goederen aa [B] Verkoop overige goederen Geblokkeerd Levering aan derden Overige + Opbrengsten medische Opbrengsten medische Opbrengsten zorgverzekeraars / consulten Overige + Opbrengsten uit inte Opbrengsten uit inte Opbrengsten octrooien en auteursrechten Overige + Verhuur Verhuur Verhuur panden Verhuur Verhuur ruimten en accommodaties Verhuur + Schenking en sponsor Schenking en sponsor Schenking en sponsoring Schenking en sponsoring + Overige inkomsten Overige inkomsten Opbrengsten onbekend Overige Interbibliothecaire leenverkeer Overige Overge baten uit participatie onderzoeks Sponsoring [B] Opbrengsten overig Geblokkeerd Bijzondere baten vrijval voorzieningen In 2009 op begroot + Financiële baten Financiële baten + Rentebaten Rentebaten Rente RC banken Rente deposito's Rente leningen u/g Rente opbrengsten overig + Resultaat deelneming Resultaat deelneming Dividend deelnemingen < 50% Waardeverandering deelnemingen > 50% + Bijzondere baten Bijzondere baten Bijzondere baten verkoop gebouwen Overige Bijzondere baten overig Overige 7