Handleiding voor examenombudsen over gebruik van voorleessoftware (examenlaptops en Windows 8 ToGo USB sticks)

Transcriptie

1 STUDENTENVOORZIENING CEL STUDEREN MET EEN FUNCTIEBEPERKING NAAMSESTRAAT 80 BUS LEUVEN, BELGIË Handleiding voor examenombudsen over gebruik van voorleessoftware (examenlaptops en Windows 8 ToGo USB sticks) 1. Toelichting Voor studenten die als examenfaciliteit voorleessoftware (Kurzweil en Sprint) mogen gebruiken, kunnen examenlaptops aangevraagd worden. Op de examenlaptops staan zowel Kurzweil als Sprint. Studenten kunnen daarnaast ook gebruik maken van hun eigen laptop met een Windows 8 ToGo USB stick. Wanneer de Windows 8 ToGo USB stick in een laptop (of pc) ingeplugd wordt, start de laptop op op het besturingssysteem van de stick. Alle inhoud van de laptop is dan afgeschermd. Op die manier kan de student examen afleggen op zijn eigen laptop, zonder aan zijn eigen documenten te kunnen. Op de Windows 8 ToGo USB stick staat Kurzweil geprogrammeerd. Sprint kan via een extra stick gebruikt worden. De dienstverlening voor het uitlenen van laptops en Windows 8 ToGo USB sticks en de ondersteuning ervan gebeurt door ICTS. 2. Praktische aspecten 1 Plaats de student aan een aparte tafel en stoel in de buurt van een stopcontact (bij voorkeur: zodat de student met zijn/haar zijkant gericht is naar de rest van de aula of ergens achteraan in de aula), op een voldoende rustige plek (ook op voldoende afstand van de plaats waar de studenten hun spullen leggen en nadien komen ophalen of van de plaats waar studenten hun examenkopij dienen in te leveren). 2 Voorzie een verlengkabel indien nodig. Er zijn 2 mogelijkheden: bij de aanvraag van het examenlokaal geef je aan dat je verlengkabels wilt mee reserveren; als het lokaal al gereserveerd is, kan je verlengkabels aanvragen via een mail naar evenementen@tech.kuleuven.be. 3 Student neemt zelf oortjes/hoofdtelefoon mee. 4 Indien er met de student afgesproken is dat hij zijn eigen laptop zal gebruiken, moet de student bijkomend het volgende meebrengen: De checklist examen setup BYOD (Bring your own device) De laptop, zoals vermeld op de checklist Indien vermeld op de checklist een USB Hub (verdeeldoos van USB-poorten) Indien de student met eigen laptop op het examen Sprint wilt gebruiken, wordt een extra Sprint stick voorzien. De voorziene stick heeft een kleurmarkering aan de buitenkant, zodat deze te onderscheiden is van de stick van de student zelf. 5 Geef student steeds ook een papieren examenkopij (voor het geval bepaalde opmaak, bv. van tabellen of figuren, verloren gaat door de elektronische omzetting). 6 Opstarten: Examenlaptop opstarten: als Student aanmelden (geen wachtwoord). Valt de computer in CEL STUDEREN MET EEN FUNCTIEBEPERKING Laatste update : 27 november 2014

2 standby, druk dan op de powerknop ( ). Eigen laptop van de student opstarten: Eerst USB hub (indien nodig) en Windows 8 ToGo stick insteken en dan computer opstarten. Het bureaublad zal er als volgt uitzien: De computernaam zal anders zijn van usb-stick tot usb-stick. Items die aanwijzen dat er van de USB stick opgestart is (en altijd dezelfde zouden moeten zijn): User Name: KUL_dyslexie Machine domain: KUL_Dyslexie Volume C:\ 29,47 GB NTFS Belangrijk: Onder IP address zou alles op (none) moeten staan (zie gele markering). Dit wijst er op dat de computer geen verbinding heeft met internet. Indien hier wel een of meerdere ip-addressen staan (onder de vorm van ) is er iets mis. (Hoeveel keer er none staat is onbelangrijk, het speelt ook geen rol hoeveel Network Cards er in de lijst staan). 2

3 De Windows 8 ToGo stick mag tijdens het hele examen niet verwijderd worden. 7 Controleer dat er geen CD of DVD in de laptop zitten. 3. Gebruik van de software Examenvragen vóór het examen in.rtf,.doc of.docx naar bureaublad op de laptop opslaan en de software uittesten op het examen (bijvoorbeeld figuren, opsommingen, zie hiervoor het puntje beperkingen van de software). Als de student werkt met Kurzweil: - Kurzweil 3000 (het blauwe icoon ) op bureaublad openen. - Linksboven op open klikken. Bij Bestandstypen All files (*.*) selecteren. - Bestand met examenvragen opzoeken en openen. - Het bestand opent zich in Kurzweil. - De student kan beginnen met het examen. Als de student werkt met Sprint: - Indien de student met zijn eigen laptop werkt, steek de gemarkeerde Sprint USB stick in een vrije USBpoort. - OFWEL eerst het programma Sprint openen: klik op Sprint starten, open dan het bestand met examenvragen (het bestand moet dan wel in.rtf opgeslagen zijn!). - OFWEL Word-bestand met examenvragen openen in Word, en dan in Word gebruik maken van de Sprint-werkbalk (Als de werkbalk niet automatisch verschijnt, kan je ze weergegeven door... -> te checken op examenlaptop). - OFWEL de Sprinterknop gebruiken: start de Sprint-tekstverwerker. Kies Beeld in de menubalk en vervolgens Sprinter. De Sprinter-leesknop verschijnt op het scherm. 4. Belangrijke functies KURZWEIL Groene knop lees / pauze. Voor multiple choice examenvragen best leesmodus Gesplitst laten voorlezen (andere opties: Onafgebroken of Woord voor woord ). Keuze leeseenheid Regel, Woord, Zin, Alinea... te kiezen door student. Keuze leessnelheid hoger en lager te kiezen door student. 3

4 5. Belangrijke functies SPRINT Lees de tekst volledig. Lees vorige, huidige of volgende. Leeseenheid instellen: woorden, zinnen, alinea s; te kiezen door student. Snelheid van het voorlezen: traag lezen, normaal lezen, snel lezen, zeer snel lezen; te kiezen door student. 6. Beperkingen Figuren worden meestal niet correct overgenomen in de programma s (daarom belangrijk dat de student ook een papieren versie krijgt). Tekens voor opsommingen verdwijnen soms (daarom belangrijk dat de student optie gesplitst kiest bij opsommingen of multiple choice examenvragen, in dat geval wordt een regel voorgelezen en daarna gestopt, student kiest zelf om naar de volgende regel te gaan). 7. Na afloop van het examen Indien de student het examen in een bestand op de pc beantwoord heeft: bestand kopiëren naar USB-stick voor prof of voorlopig op examenlaptop laten staan en de examenlaptop naar prof brengen. Controle van opgeslagen bestand! (bv. markeringen, zoals bij multiple choice in kleur aanduiden wat juiste antwoord is, worden in Kurzweil niet mee opgeslagen nog overbrengen naar papieren examenkopij of op andere manier aanduiden in elektronisch bestand). Nadien: examenvragen of ingevuld examen (als dit met zekerheid elders bewaard is!) wissen (+ ook uit prullenbak!). Indien de student zijn eigen laptop gebruikt, eerst de laptop uitzetten en dan pas de Windows 8 ToGo stick verwijderen. 8 Technische ondersteuning 1. Indien er te weinig USB poorten aanwezig zijn op de laptop van de student: a. Steek de USB stick met Windows 8 ToGO in de laptop en start de computer. Wanneer de computer volledig is opgestart (U ziet het Windows 8 bureaublad), steekt u de USB stick met examen vragen. b. Open de Windows verkenner en kopieer de vragen naar het bureaublad. 4

5 c. Nadat de vragen zijn gekopieerd mag de USB-stick met de vragen verwijderd worden. d. Vervolgens kan de USB stick met sprint OF de USB-hoofdtelefoon ingestoken worden. e. Het gebruik van een USB-hoofdtelefoon en van de USB stick met Sprint is niet mogelijk indien er maar 2 USB poorten beschikbaar zijn. De USB stick met Windows 8 ToGO moet ALTIJD aangesloten blijven. 2. Indien de Windows 8 ToGo stick tijdens het examen verwijderd wordt, moet men alle sticks verwijderen en de computer afzetten. Daarna kan men de USB hub (indien nodig) en de windows 8 ToGo stick insteken en de computer terug opstarten. Het bureaublad zou er moeten uitzien zoals op p.2). 3. Indien de laptop van de student herstart moet worden (bv. na een stroompanne), moet men alle sticks verwijderen en de computer afzetten. Daarna kan men de USB hub (indien nodig) en de windows 8 ToGo stick insteken en de computer terug opstarten. Het bureaublad zou er moeten uitzien zoals op p.2). 4. Aanpassing van de BIOS om op te starten vanaf USB device. a. Onmiddellijk na het opstarten druk op de juist F-toest om de BIOS setup te openen. (Een gedetailleerde procedure is hier niet mogelijk daar elke pc leverancier en elke type anders kan zijn Wanneer het windows logo getoond wordt, is het reeds te laat en moet de pc opnieuw opgestart worden) b. In de BIOS setup (meestal onder Boot order of Bootable devices ) i. USB device als bootable aanduiden. ii. USB device als eerst device in boot volgorde aanpassen. iii. Andere instellingen mogen blijven staan c. BIOS afsluiten en de veranderingen opslaan (Hoe dit moet gebeuren staat meestal onderaan het scherm. Op veel systemen kan dit door op F10 te drukken en vervolgens met de cursor toetsen de juiste optie te selecteren) d. Het toestel opstarten en kijken of het normaal functioneert. e. Het toestel volledig afzetten. 5