Architecten en digitaal documentbeheer: Enkele richtlijnen

Transcriptie

1 Architecten en digitaal documentbeheer: Enkele richtlijnen Inhoud 1. Waarom zorg dragen voor uw digitaal archief?... 3 a) Digitale documenten kunnen later hergebruikt worden... 3 b) Digitale documenten bevatten meer mogelijkheden dan analoge documenten... 3 c) Het archief is een neerslag van je (digitale) werking Een goed beheerd digitaal archief: 7 voorwaarden Ken de problematiek van digitale bewaring... 6 a) Digitale opslagmedia hebben geen lange levensduur... 6 b) Opslagmedia verouderen snel... 6 c) Software veroudert snel... 6 d) De digitale realiteit is vluchtig Neem maatregelen tijdens je dagelijkse werking Zorg voor een goede opslag + backup Registreer de hard- en software in je organisatie Zorg ervoor dat alle digitale informatie terug te vinden is a) Maak gebruik van een eenduidige mappenstructuur en gebruik die consequent wordt toegepast b) Zorg voor een systeem in de benaming van bestanden c) Afspraken over het werken met CAD-bestanden Hou je (belangrijke) documenten intact en raadpleegbaar a) Maatregelen tegen bitrot b) Obsolete software: de uitdaging c) Maatregelen tegen obsolete software Verwijder onnodige documenten a) Dubbels verwijderen b) Gecomprimeerde bestanden c) Onbelangrijke versies... 23

2 Titel Architecten en digitaal documentbeheer: Enkele richtlijnen Versie 0.2 Auteur Wim Lowet Datum Organisatie Centrum Vlaamse Architectuurarchieven, Dit werk valt onder een Creative Commons Naamsvermelding-GelijkDelen 4.0 Internationaal-licentie.

3 Het CVAa voerde onderzoek naar digitaal archiefbeheer bij architectenbureaus en naar best practices voor de langetermijnbewaring van documenten. Lees de onderzoeksresultaten na in het rapport Het Geheugen van de Architect (2011) van Henk Vanstappen. Hieronder zetten we een aantal basistips bij elkaar 1. Waarom zorg dragen voor uw digitaal archief? Idealiter worden er zo snel mogelijk stappen gezet voor de archivering van je digitale documenten, indien mogelijk vanaf de creatie. Maar waarom is dit eigenlijk nodig? Is het papieren, fysieke archief niet voldoende? Of kunnen er niet gewoon printjes gemaakt worden van de belangrijke documenten? Toch is het belangrijk dat aan digitaal archief dezelfde, zo niet meer, aandacht besteed wordt als aan analoog archief, en wel om volgende redenen: a) Digitale documenten kunnen later hergebruikt worden De reden waarom ontwerpers archief bewaren is omdat deze informatie in een latere periode van nut kan zijn. In eerste instantie wordt archief bewaard om administratieve en wettelijke redenen. Voor architecten geldt er bijvoorbeeld een bewaartermijn van 10 jaar op de projectdossiers. Verder bevat het archief essentiële bewijsstukken die van pas kunnen komen tijdens mogelijke discussies rond het auteurschap van een ontwerp. In tweede instantie dient het archief als geheugen van de organisatie. In de documentatie van eerdere projecten zit vaak interessante know-how die van nut kan zijn voor een nieuw project. Tot slot kan het archief interessant materiaal bevatten voor promotie (bv. publicatie op een website) of bevat het stukken van grote artistieke, historische of emotionele waarde. Indien dit gebruik van toepassing is voor papieren archief, is er geen enkele reden om te veronderstellen dat dit niet zo zou zijn voor je digitaal archief. Integendeel, in een wereld die steeds meer digitaal werkt en communiceert, wordt je digitaal materiaal een steeds belangrijker onderdeel van het kenniskapitaal van je organisatie. b) Digitale documenten bevatten meer mogelijkheden dan analoge documenten Ten opzicht van papieren archief hebben digitale documenten een aantal voordelen: Digitaal archief neemt minder plaats in dan papieren archief Digitaal archief is eenvoudiger doorzoekbaar dan papieren archief Digitale documenten kunnen eenvoudiger worden gedeeld, gekopieerd en gepubliceerd op een website. De inhoud van digitale documenten kan relatief eenvoudig worden overgenomen in een nieuw digitaal document, via copy-paste of importfuncties.

4 c) Het archief is een neerslag van je (digitale) werking Tot slot moet archief beschouwd worden als de neerslag van je werking. Al je activiteiten laten sporen na in de vorm van documenten. Aangezien je werking steeds meer digitaal wordt, zal een veronachtzaming van het digitaal archief een erg onvolledig beeld opleveren. Dit is problematisch met betrekking tot de bewijs- en geheugenfunctie van het archief.

5 2. Een goed beheerd digitaal archief: 7 voorwaarden Het bewaren van je digitaal archief heeft vele voordelen, maar de bewaring ervan behelst meer dan louter bewaren van je digitale documenten. Naarmate hard- en software veranderen en de hoeveelheid documenten die je creëert gestaag aangroeit, groeit de nood aan maatregelen die de leesbaarheid, de vindbaarheid en de authenticiteit van je digitaal archief veilig kunnen stellen. Dit kan worden bereikt door aan de 7 volgende voorwaarden te voldoen: 1. Ken de problematiek van digitale bewaring 2. Neem maatregelen tijdens je dagelijkse werking 3. Zorg voor een goede opslag van de digitale gegevens + backup 4. Registreer de hard- en software in je organisatie 5. Zorg ervoor dat alle digitale informatie terug te vinden is 6. Hou je belangrijke documenten intact en raadpleegbaar 7. Verwijder onnodige documenten

6 1. Ken de problematiek van digitale bewaring Digitaal archief is kwetsbaar en verdient de nodige aandacht. In tegenstelling tot fysiek archief, waar vrijwaring van de informatie wordt bekomen door een goede ordening van de informatie en bewaring van het materiaal, gelden voor digitaal archief extra risico s waarmee rekening dient te worden gehouden. a) Digitale opslagmedia hebben geen lange levensduur of gaan kapot Digitale gegevens worden opgeslagen op digitale opslagmedia, zoals de harde schijf van een PC, een externe harde schijf, een USB-stick of een cd-rom. Ook wanneer je clouddiensten gebruikt, staan je data gewoon op een server, beheerd door het bedrijf dat de dienst aanbiedt. Indien er iets stukgaat aan het opslagmedium, komen de digitale gegevens in gevaar. Hetzelfde geldt voor analoog archief. Een blad papier dat scheurt leidt tot informatieverlies. Het verschil is echter dat het verlies veel definitiever wordt. Een gescheurd of vergeeld blad kun je nog lezen, maar de gegevens op een kapot opslagmedium zijn meestal helemaal niet meer leesbaar. Bovendien is de levensduur van digitale opslagmedia niet zo groot. Voor CD s wordt bijvoorbeeld rekening gehouden met een levenstermijn van 10 jaar. 1 Na die termijn verhoogt het risico dat de CD niet meer leesbaar is. b) Opslagmedia verouderen snel De beperkte levensduur van opslagmedia is niet het enige probleem. Wie kent nog de Floppy disk, de Zip disk of de ponskaart? Het probleem met deze opslagmedia is niet zozeer dat de gegevens die ze bevatten niet meer intact zouden zijn, maar wel dat ze niet meer ingelezen kunnen worden. Die media zijn zo verouderd dat er geen hardware meer wordt ontwikkeld of verkocht die ze nog kunnen inlezen. Een goed voorbeeld van een dergelijk probleem kun je lezen op blz van het CVAarapport Opname en verwerking van born digital objecten uit een architectuurarchief. c) Software veroudert snel Om digitale data in te lezen heb je niet enkel de digitale data zelf nodig, maar ook de software die de bits omzet tot beelden op een scherm of geluid uit de boxen. Hier is bovendien altijd een samenwerking van software nodig. Een DWG-bestand wordt bijvoorbeeld ingelezen door AutoCAD-software, maar vooraleer AutoCAD kan draaien op een computer heeft het de hulp van besturingssoftware als Windows of Mac OS nodig. 1 blz. 13.

7 Net als bij opslagmedia gaat de ontwikkeling van besturingssystemen en applicaties razendsnel. Software die nu up-to-date is, is na 5 jaar alweer helemaal verouderd en wordt niet meer verkocht. Indien de benodigde software niet meer gedraaid kan worden, dreigt het probleem dat de digitale bestanden niet meer correct kunnen worden ingelezen. Een goed voorbeeld van een probleem waarbij digitale bestanden niet meer kunnen worden geopend door een gebrek aan ondersteunende programma s kun je lezen op blz van het CVAa-rapport Opname en verwerking van born digital objecten uit een architectuurarchief. d) De digitale realiteit is vluchtig Deze eigenschap is niet zozeer een probleem voor de bewaring en leesbaarheid, als wel voor de vindbaarheid en authenticiteit van je digitale data. Met deze vluchtigheid wordt bedoeld dat digitale documenten eenvoudig gekopieerd en veranderd kunnen worden. Dit leidt tot volgende problemen: Een Word-document kan in tegenstelling tot een papieren document eenvoudiger worden vervalst door de tekst te wijzigen. M.a.w. de echtheid van een document is in gevaar, een probleem wanneer een document wordt gebruikt als juridisch bewijs. Digitale teksten en tekeningen kunnen veel eenvoudiger dan hun fysieke tegenhangers worden gekopieerd en gedeeld tussen interne of externe medewerkers. Zo verlies je makkelijker je greep op de verspreiding en omvang van het archief. Eenzelfde document kan zich bevinden op de C-schijf van je computer, een back-up map op je computer, als bijlage in je mailprogramma, op de dropbox enz. Ondertussen ontstaat er een wildgroei aan versies. Wat is nog het originele document? Welk document is definitief? Een speciaal geval zijn de gegevens die in databanken worden opgeslagen. Dit geldt voor de meest geavanceerde tekensoftware zoals Revit of ArchiCAD, maar ook voor websites die draaien op Content Management Systemen. Eigen aan databanken is dat deze constant worden geüpdatet en aangepast. Een website kan bijvoorbeeld elke dag veranderen. Om de zoveel tijd zullen de gegevens bovendien worden ingeladen in een nieuw websitesysteem. Zonder maatregelen is de website van een jaar geleden informatie die onherroepelijk verloren is gegaan.

8 2. Neem maatregelen tijdens je dagelijkse werking De raadpleegbaarheid en bruikbaarheid verzekeren van je digitaal archief gaat niet zozeer om technische kwesties. Veel belangrijker zijn het beleid en de procedures die binnen je organisatie in voege zijn over digitaal archief. Enkel wanneer er een duidelijk engagement is over het archief, kunnen de maatregelen slagen. Het uitgangspunt van de procedures moet zijn dat er zo snel mogelijk ingegrepen wordt, indien mogelijk vanaf de creatie. Net zoals je papieren tekeningen al snel een duidelijke ordening krijgen in een projectdossier, dient dit ook zo snel mogelijk te gebeuren voor je digitale tekeningen. Hoe minder materiaal je naderhand moet bijeenscharrelen en opruimen, hoe beter. Duidelijke afspraken maken rond het digitaal en algemeen archiefbeheer is de voornaamste voorwaarde voor een goed beheerd archief. Ook verdient het de voorkeur dat de verantwoordelijkheden binnen de organisatie hieromtrent goed zijn afgebakend. Documenteer ook je archiefbeheer. Enkel wanneer je informatiebeheer goed is gedocumenteerd, kan het ook daadwerkelijk effectief worden. Deze documentatie kan inhouden: Afspraken voor mappenstructuren en bestandsnamen Richtlijnen over welke informatie analoog of digitaal wordt bewaard Welke programma s die voor een bepaald proces worden gebruikt Conventies over het gebruik van CAD (lagen, Xrefs, kleuren enz.) De verantwoordelijken voor het informatiebeheer Afspraken m.b.t. informatiebeheersing worden hierdoor duidelijker en beter afdwingbaar, wat de kwaliteit van het informatiebeheer ten goede komt. Nieuwe werknemers kunnen bovendien sneller worden geïnformeerd over de heersende regels. Het is ook belangrijk om het oude informatiebeleid te documenteren, aangezien deze nuttige informatie bevat over de ontwikkeling van je archief. Verder is het nuttig om na te denken over wat er met het archief moet gebeuren eens de organisatie stopgezet wordt. Een goed voorbeeld hiervan vormt de regeling met het archief van Maarten Van Severen, waarvoor een foundation werd opgericht. Indien je werkingsmiddelen ontvangt vanuit het Kunstendecreet, ben je verplicht om je visie op het archief (analoog en digitaal) te omschrijven.

9 3. Zorg voor een goede opslag + backup Zoals hierboven al uiteengezet zijn de voornaamste problemen met opslagmedia: De beperkte levensduur De snelle veroudering (in de markt), m.a.w. een opslagmedium wordt obsoleet. Om deze problemen het hoofd te bieden is er nood aan: Monitoring: werken de opslagmedia nog? Staan alle gegevens er nog op? Dit dient op gezette tijdstippen te worden gecontroleerd. Technology Watch: Hoe lang zullen de opslagmedia nog ondersteuning vinden in de markt? (De tijd van de klassieke USB-poort loopt bijvoorbeeld op zijn einde. 2 ) Back-ups: Bij verlies van informatie kan men terugvallen op een back-up om alle informatie te herstellen. Indien je slijtage merkt bij opslagmedia of dat deze riskeren obsoleet te worden, dienen de gegevens te worden overgezet naar nieuwe opslagmedia. In digitale archieven kan men vaak verschillende opslagmedia of dragers terugvinden, zoals hard-disks, CD s, floppy-disks, USB-sticks enz. Deze variatie aan opslagmedia kan tot enkele problemen leiden: Opslagmedia raken verloren. (Een CD blijft ergens rondslingeren) Het is onduidelijk welke informatie de opslagmedia bevatten. (Een CD wordt niet goed gelabeld) Het is onduidelijk op welk opslagmedium de gezochte digitale data zich bevinden. (Stond het nu op de Dropbox, een USB of op een CD?) Hoe groter het aantal opslagmedia, hoe meer tijdrovend en complexer de monitoring, technology watch en overzettingen. Veel opslagmedia (CD s, externe harde schijven ) kunnen slechts door één gebruiker tegelijkertijd ingelezen worden. Om deze problemen tegen te gaan verdient het de voorkeur om: Alle digitale bestanden in de mate van het mogelijke op één centraal opslagmedium op te slaan. (En dus niet verspreid over een CD-collectie, harde schijven of clouddiensten) Ervoor te zorgen dat het opslagmedium via een netwerk kan benaderd worden. Een dergelijke opslagwijze kan worden gerealiseerd via een centraal beheerde server of harde schijf die via een netwerk kan worden benaderd (zoals een NAS). De voordelen van deze methode zijn: Het is duidelijk waar alle informatie zich bevindt. Het risico op onvolledige informatie wordt bovendien aanzienlijk verminderd html

10 De informatie wordt overzichtelijker. Zo is het bijvoorbeeld veel gemakkelijker om de omvang van het geheel van de bestanden te berekenen. De informatie wordt veiliger bewaard. Het is eenvoudiger om verschillende back-ups te nemen van één server dan van verschillende aparte dragers. Bij veroudering van de hardware kunnen de centraal bewaarde bestanden in één keer op een nieuw medium worden overgezet. Door toegang via een netwerk wordt de informatie toegankelijker voor meerdere personen en wordt het opslagmedium minder met de hand gemanipuleerd, waardoor het risico op slijtage vermindert. Wanneer meerdere opslagmedia in gebruikt zijn, is het van het grootste belang dat er een overzicht is van de dragers, hun inhoud en waar ze zich bevinden. Hier dient trouwens ook aandacht te zijn voor online opslagmiddelen, zoals Dropbox en Googledrive, waar even goed informatie op verspreid kan staan. Zie voor meer info over een betrouwbaar opslagsysteem: Zie voor meer info over het creëren van een overzicht: Zie, voor meer info over back-ups

11 4. Registreer de hard- en software in je organisatie Net zoals opslagmedia raken de computers en opslagmedia snel verouderd door de snelle marktevoluties in de ICT. Dit jaar nog werd het populaire Windows XP ten grave gedragen. Bovendien vereist software steeds meer computercapaciteit zodat om de zoveel jaar het computerpark moet worden vernieuwd. Dergelijke operaties vormen steeds grote risico's voor het behoud van de digitale informatie. Worden alle gegevens wel mee overgezet? Zal de gebruikte CAD-software in de nieuwe computeromgeving nog wel kunnen draaien? Om ervoor te zorgen dat dergelijke problemen zoveel mogelijk uitblijven, is het belangrijk dat de IT-technici een goed overzicht van de hard- en software in het kantoor hebben. Op die manier kunnen mogelijke problemen beter ingeschat. Op de langere termijn zal een dergelijk overzicht essentiële informatie bieden om uw digitale documenten nog voor tientallen jaren leesbaar te houden. Uit onderzoek bleek echter dat de meeste architectenbureaus niet over een dergelijk overzicht beschikken. 3 Noteer voor de hardware: Merknaam en versienummer van de computer/laptop Besturingssysteem + versienummer (Windows 7; MAC OSX ) Datum in gebruikname + datum uit functie De gebruiker(s) Eventueel ook de beheerder (bv. in casu van externe webservers) Noteer voor de software: Naam + versienummer (AutoCAD LT 2007; VectorWorks 8.5; SketchUp pro 2013) Datum in gebruikname + datum uit functie Noteer ook de computers waarop de software in gebruik is en waarvoor de software wordt gebruikt. Doe dit van bij de aankoop van een computer/softwarepakket. 3 blz. 18.

12 6. Zorg ervoor dat alle digitale informatie terug te vinden is. Deze voorwaarde gaat over de ordening van de digitale documenten. Een goed geordend archief zorgt niet alleen dat alle digitale informatie terug te vinden is voor alle medewerkers, maar ook dat de documenten correct kunnen worden geïnterpreteerd. Een goede ordening kan worden verwezenlijkt door volgende maatregelen: a) Maak gebruik van een eenduidige mappenstructuur en gebruik die consequent wordt toegepast Wanneer je samenwerkt aan een project, is het belangrijk dat iedereen de bestanden kan terugvinden. Daarvoor dient er binnen het bureau gebruik gemaakt te worden van een gemeenschappelijke mappenstructuur. Wanneer alle documenten verzameld staan op een fileserver, spreekt het natuurlijk voor zich dat deze in een gemeenschappelijke mappenstructuur worden bewaard. Toch is het ook de moeite waard om zo'n mappenstructuur in gebruik te nemen wanneer iedereen op zijn eigen, aparte computer werkt. Informatie kan zo door derden veel gemakkelijker teruggevonden worden of, bij moment van archivering samengevoegd worden. Voor de ordening van documenten binnen ontwerpbureaus zijn in de loop der jaren enkele best practices ontwikkeld: 1. Maak op het hoogste niveau een onderscheid tussen bedrijfsarchief (facturen, personeelsdossiers...) en projectarchief. 2. Orden het projectarchief in projectdossiers, waarbij ieder project een uniek nummer krijgt. 3. Orden de documenten in projectdossiers aan de hand van de verschillende projectfases. De projectfases verschillen van bureau tot bureau en van project tot project. Voor architecten gaat het meestal om deze fases: Voorstudie Voorontwerp Definitief Ontwerp Vergunning Uitvoeringsdossier Aanbesteding Uitvoering As-Built 4. Binnen de projectfases kunnen de documenten worden ingedeeld per documenttype: Schetsen 2D-tekeningen 3D-modellen

13 Meetstaten Renders Foto s Verslagen Correspondentie Het verdient de aanbeveling dat de ordening van de papieren documenten eenzelfde stramien volgt als dat van de digitale documenten. De werkprocessen waaruit deze documenten ontstaan zijn immers dezelfde. Een stap verder dan een gemeenschappelijke mappenstructuur is een Document Management Systeem (DMS) dat voor jou de ordening doet. Deze systemen zijn echter vaak duur en niet flexibel. Voor meer algemene info over ordening van documenten, zie:

14 b) Zorg voor een systeem in de benaming van bestanden Wanneer bestanden een duidelijke bestandsnaam krijgen, vallen ze gemakkelijker te identificeren en terug te vinden: Door omgekeerde data in de bestandsnaam te gebruiken, kan men bijvoorbeeld verkrijgen dat de verkenner de bestanden in één map chronologisch ordent. Met semantische bestandsnamen (bv. gevel_west) weet de medewerker in één oogopslag waarover het gaat. Door versiecodes in de bestandsnaam op te nemen wordt de opeenvolging van verschillende versies duidelijk. Binnen een organisatie dienen afspraken te worden gemaakt om een eenduidig gebruik van bestandsnamen te verzekeren. In de meeste ontwerpbureaus is dit al het geval. Meestal wordt gebruik gemaakt van een combinatie van de projectcode, de projectfase, de datum, het onderwerp van het document of andere vrije tekst. Belangrijk is dat enkel volgende tekens gebruikt worden binnen de bestandsnaam: A-Z a-z 0-9 -_ (Geen spaties of andere leestekens) Met deze tekens kan best de volgende betekenisvolle structuur worden toegepast: <omgekeerdedatum>_<inhoudelijkebeschrijving>_<versienr>.<extensie> Elementen die onderdeel kunnen uitmaken van de inhoudelijke beschrijving in de bestandsnaam zijn: Documenttype (Tekening, Brief, Meetstaat ) De projectfase (Voorontwerp, Definitief Ontwerp, Constructie ) De discipline (Elektriciteit, waterleiding, structuur, architectuur ) De zone (Geheel gebouw, Fundamenten, Achtergevel ) De projectie (Bovenaanzicht, doorsnede, sectie ) Voor de aanduiding van versies zijn er verschillende systemen mogelijk: Versienummering: Bv. V1, V2, V3 Bv. V0_1, V0_2, V0_3, V1_0, V1_1, V2_0 Versiecodes: CONC (concept) DEF (definitief document)

15 COMM (commentaar van) Voorbeeld Neem een bestandsnaam met volgende elementen: Datum aanmaak bestand: 26 mei 2008 Projectcode: 002 Projectfase: Voorontwerp (VO) Documenttype: tekening Zone: 3e verdieping Versie van het bestand: 2 e versie Bestandsformaat: DWG De bestandsnaam kan er dan als volgt uitzien: _002_VO_tekening_Verdieping3_V0_2.dwg 4 Een ander mogelijk systeem kun je vinden in blz. 43. Zorg er wel altijd voor dat het systeem gebruiksvriendelijk blijft en dat het binnen de gehele organisatie wordt toegepast. Andere algemene best practices in verband met bestandsnamen vind je op 4 Let op: Soms wordt een extensie automatisch toegekend door het besturingssysteem. Dit wil echter niet zeggen dat de extensie ook in de bestandsnaam zit. Bij overstap naar een nieuw besturingssysteem zal de extensie dan verdwijnen.

16 c) Afspraken over het werken met CAD-bestanden Eén van de voordelen van CAD-systemen zijn het grote aantal opties waarover de gebruiker beschikt. Een keerzijde is echter dat een CAD-bestand algauw alleen begrijpelijk is voor de oorspronkelijke auteur. Wat wanneer een collega wilt verderwerken aan het bestand? Wat wanneer een extern studiebureau het bestand moet onderzoeken? En wat zullen de gevolgen zijn voor de interpreteerbaarheid van het bestand op langere termijn? Om ervoor te zorgen dat het CAD-bestand voor iedereen interpreteerbaar blijft, dient de opbouw ervan te voldoen aan binnen het bureau vastgestelde regels. Voor sommige zaken zijn daarvoor internationale standaarden en best practices voor handen. Het gaat hierbij vooral om volgende zaken: Tekeneenheid en schaal Naamgeving van lagen Kleurgebruik en pendiktes Tekststijlen Verwijzingen naar externe bestanden (XREFs) i. Tekeneenheid en schaal Het is aanbevolen de millimeter als tekeneenheid te gebruiken, omdat dit de uitwisseling bevorderd. Tekeningen worden best op schaal ware grootte ingetekend. Schaalwijzigingen kunnen ingesteld worden voor het plotten. ii. Naamgeving van lagen Het is mogelijk dat er in CAD-bestanden met verschillende lagen wordt gewerkt. In dat geval loont het de moeite om deze lagen, net zoals de bestanden zelf, gestructureerd te benoemen. Hiervoor kan men zich grotendeels baseren op de wijze van bestanden benoemen. Voor de benoeming van lagen is voor architecten een veelgebruikte internationale standaard voorhanden: ISO De naam van een laag bestaat volgens deze standaard uit volgende verplichte elementen, waarvan de invulling steeds gebeurt a.h.v. een voorgeschreven code: De auteur van de laag (de architect, de aannemer, de burgerlijk ingenieur...) Het bouwelement dat getekend wordt (Plafonds, funderingen, waterleiding, vloeren...): Hiervoor kan de BB/SfB-code gebruikt worden, in de praktijk idealiter gepaard met een stuk beschrijvende tekst. De presentatie (2D, 3D, constructielijnen, teksten...) Daarnaast zijn er nog een aantal optionele elementen, zoals niveau van het gebouw (verdieping), het perspectief (zijaanzicht, bovenaanzicht) enz. Belangrijk is in ieder geval dat geweten is: door wie de laag is aangemaakt wat de laag voorstelt.

17 Bekijk als inspiratie voor een praktische toepassing zeker eens de LayerStandard zoals die is voorgesteld door C3A. iii. Kleurgebruik en pendiktes Maak afspraken over de relaties tussen kleuren en de overeenkomende lijndiktes bij het plotten! Doe hetzelfde in geval van 3d-modellen, waarbij de kleuren in geval van renderings overeenkomen met materiaaltexturen. Documenteer deze afspraken! iv. Tekststijlen Gebruik zoveel mogelijk standaardlettertypes en limiteer het aantal tekststijlen. Zo kunt u voorkomen dat in andere computeromgevingen de tekststijl niet juist weergegeven wordt. v. Verwijzingen naar externe bestanden (XREFs) Een CAD-document verwijst vaak naar externe bestanden, zoals blocks, jpeg-bestanden of andere CAD-bestanden. XREFs behelzen het gevaar dat bij een verplaatsing van het externe bestand, dit niet meer teruggevonden kan worden. Leg duidelijk vast in welke gevallen van dergelijke XREFs gebruik kan worden gemaakt. Definieer vervolgens bij voorkeur de externe bestanden met relatieve pathnames (i.p.v. absolute). Tot slot, om verlies van informatie te vermijden, kan gebruik gemaakt worden van de consolidatie- of merging-functie (etransmit-functie in AutoCAD). Deze functie plaatst alle gerelateerde bestanden samen in één map. Indien de map wordt gecomprimeerd, decomprimeer hem dan. (Gecomprimeerde mappen vormen een risico op informatieverlies). Bewaar de map nooit als een uitvoerbaar bestand (bv..exe)!!

18 6. Hou je (belangrijke) documenten intact en raadpleegbaar De raadpleegbaarheid van de documenten worden bedreigd door twee verschijnselen: Bitrot: De bits waaruit een bestand bestaat desintegreren. (0 tjes worden 1 tjes) De software waarmee je een bestand kunt inlezen en bewerken wordt obsoleet. a) Maatregelen tegen bitrot Bitrot tegengaan is relatief eenvoudig, wanneer je backups hebt genomen. In dat geval volstaat het om gewoon het gebackupte bestand terug te plaatsen. Met checksums kun je achterhalen of een bestand al dan niet te leiden heeft gehad van bitrot. Checksums zijn de digitale vingerafdrukken van digitale bestanden. Een checksum wordt gecreëerd door een algoritme dat alle bits waaruit het bestand bestaat omrekent tot een code met cijfers en letters. Indien ook maar 1 bit verandert resulteert dit in een andere checksum en weet je dus dat het bestand niet meer exact gelijk is. Neem checksums van de bestanden zodra je ze begint te archiveren. Dit kan vrij eenvoudig met een aantal eenvoudige programma s. ( Controleer daarna de checksums op regelmatige tijdstippen, zeker bij de overzetting van bestanden, waarbij snel iets kan mislopen. Checksums hebben daarnaast ook een aantal andere voordelen. Bestanden die dubbel op je schijf staan hebben logischerwijze eenzelfde checksum en kunnen dus op die manier worden herkend, handig wanneer je je archief wilt schonen. (Zie onder) Daarnaast kunnen de checksums een bewijs zijn voor de echtheid van een document. Ze garanderen dat een document niet meer veranderd is vanaf het moment waarop de checksum is gecreëerd. Bestanden met checksums

19 b) Obsolete software: de uitdaging Het raadpleegbaar houden van bestanden is één van de lastigste problemen inzake digitale duurzaamheid. Van alle mogelijke oplossingen is migratie, het overzetten van het ene bestandsformaat naar het andere, de meest beproefde en meest praktische oplossing. Bestanden migreren kost echter tijd, vooral omdat de resultaten zorgvuldig gecontroleerd moeten worden. Daarom is het belangrijk dat je een selectie maakt van de belangrijkste documenten die je zeker wilt bewaren. De volgende hoofdstukken gaan dieper in op de problematiek van de migratie. Wil je meteen een overzicht van de mogelijke maatregelen, ga dan verder naar pagina 21. i. De meest toegepaste oplossing: Migreren Ieder computerprogramma slaat de data die het genereert volgens een eigen structuur op in een bestandsformaat. AutoCAD doet dat in het DWG-formaat, Word doet dat in het DOCXformaat. Het komt voor dat andere programma s het bestandsformaat van een ander programma kunnen inlezen, maar meestal gaat dit gepaard met een omzetting van het bestandsformaat. Dit noemt men migratie. Vooraleer Photoshop een JPEG-bestand kan inlezen, wordt dit bv. eerst gemigreerd naar het formaat van Photoshop, namelijk PSD. Na de bewerkingen kun je Photoshop het bestand weer laten omzetten naar JPEG. Algemeen geldt dat een computerbestand het best kan worden weergegeven in zijn oorspronkelijke applicatie. Maar wat wanneer die applicatie niet meer wordt ondersteund door de markt? In dat geval dringen migraties zich toch op, zodat de oude bestanden kunnen ingelezen worden door de nieuwe applicaties. ii. De nadelen van migraties Migraties zijn zelden foutloos en gaan altijd met verlies gepaard. In feite verandert je bestand. Ook als je een JPEG-afbeelding importeert in Photoshop, er niets aan verandert en vervolgens weer exporteert naar JPEG, zul je na de vergelijking van de checksums merken dat je eigenlijk met een ander bestand te doen hebt. De omzetting van JPEG naar PSD en de omzetting van PSD naar JPEG heeft onvermijdelijk voor veranderingen gezorgd. Dat de bestanden op bitniveau gewijzigd zijn hoeft echter niet zo erg te zijn, zolang het bestand zijn oorspronkelijke eigenschappen behoudt. De twee JPEG s, van voor en na opname in Photoshop, geven exact hetzelfde weer op het scherm en dat is waar het om draait. Naast veranderingen op bitniveau, brengen migraties echter meestal ook veranderingen teweeg in de eigenschappen (het logische niveau). Migratie van een DOCX-bestand naar een

20 PDF behoudt bijvoorbeeld het oorspronkelijke uitzicht van het document, maar de mogelijkheid van het bewerken ben je kwijt. En als je de migratie verkeerd uitvoert, verlies je ook de mogelijkheid om te zoeken binnen de tekst. (Bv. via Ctrl + F) Voor CAD-bestanden, bestandstypes die vaak voorkomen binnen ontwerpersarchieven, is dit informatieverlies vaak heel extreem, zeker wanneer met 3d-modellen gewerkt wordt. Ondermeer omwille van de bikkelharde concurrentie tussen CAD-software vendors en de complexiteit van de bestanden, wordt de uitwisseling tussen de verschillende pakketten niet goed ondersteund. Zie bijvoorbeeld verschillende migraties met een Google SketchUpbestand in het CVAa-rapport Opname en verwerking van born digital objecten uit een architectuurarchief, pagina iii. De keuze van een bestandsformaat en migratiemethode Aangezien migraties zo goed als altijd informatieverlies inhouden is het belangrijk om goed na te denken over: 1. Het bestandsformaat waarnaar wordt gemigreerd 2. De wijze waarop de migratie zal worden gerealiseerd De keuze van het bestandsformaat hangt af van volgende afwegingen: De duurzaamheid van het formaat: Beter is uiteraard te migreren naar een formaat dat nog voor een lange tijd door programma s zal kunnen worden ingelezen. Sommige formaten hebben een hoger risico om sneller in onbruik te raken dan anderen. Dit is afhankelijk van een aantal criteria, zoals de marktverspreiding of de open documentatie, die je kan nalezen op Algemeen geldt dat de bestandformaten van CAD-programma s, niet zo duurzaam zijn, gezien de snelle evoluties op de markt. De essentiële eigenschappen van het oorspronkelijke document: Wat zijn de eigenschappen die je zeker niet wilt verliezen? Voor tussentijdse ontwerpversies in Rhino kan het bijvoorbeeld volstaan om de bestanden over te zetten naar PDF/A-2. Dit leidt ertoe dat je de tekeningen niet meer zult kunnen bewerken. Deze aanpak volstaat dus niet voor as-built-tekeningen die steeds weer moeten worden aangepast wanneer een gebouw wijzigt. Hier dienen bewerkfunctionaliteiten dus behouden te blijven. De essentiële eigenschappen hangen m.a.w. samen aan toekomstige gebruik dat je voor het bestand voorziet. De keuze van de migratiemethode hangt af van volgende afwegingen:

21 De eenvoud van de migratie: Migraties waarbij slechts één softwaretool nodig is, hebben de voorkeur op complexere migraties, waarbij meerdere tools van pas komen. Hoe minder stappen, hoe minder tijdrovend en hoe kleiner de kans op fouten. Algemeen kan gesteld worden dat bestanden best gemigreerd worden met de native application. Bv. Een SKP-bestand van Google SketchUp pro omzetten naar Collada, doe je best met Google SketchUp pro zelf. De kostprijs van de migratie: Hoeveel kost de benodigde software om de migraties uit te voeren en de nieuwe bestanden in te lezen? Maar vooral: hoeveel werkuren zijn nodig om de bestanden over te zetten en de bestanden te controleren? c) Maatregelen tegen obsolete software Met de uitdagingen in het achterhoofd die worden gesteld door de snelle evolutie van softwarepakketten, kunnen onderstaande maatregelen worden genomen. Het belangrijkst is dat je de toestand monitort, zodat je weet wanneer een probleem zich kan voordoen en ingrepen noodzakelijk worden. 1. Een eerste maatregel kun al genomen worden tijdens de dagelijkse werking. Door zoveel mogelijk de variatie aan softwarepakketten binnen de organisatie te beperken, beperk je ook het aantal verschillende bestandsformaten. Dit vereenvoudigt het beheer. 2. De belangrijkste maatregel is een goed overzicht van de verschillende softwarepakketten in je bureau, zie hiervoor pagina 11. Ook dit maak je aan tijdens de dagelijkse werking. Zo heb je steeds een overzicht van het type bestanden die worden gecreëerd en kan sneller worden vastgesteld wanneer een programma in onbruik dreigt te raken. 3. Duid de mijlpaaldocumenten in je organisatie aan, d.w.z. de documenten die het best jouw werking weergeven of juridisch/administratief belangrijk zijn. Zeker voor CADdocumenten is het onbegonnen werk om deze allemaal te migreren van zodra het bestandsformaat onleesbaar wordt, dus moet je de belangrijke documenten van de minder belangrijke selecteren. Dit kan door deze in een aparte plaats op de mappenstructuur te zetten, of door een code in de bestandsnaam op te nemen. Dit kan gebeuren tijdens de loop van het project, na het afsluiten van een projectfase of een project, maar best niet later. 4. Migreer de mijlpaaldocumenten: a. Bewaar steeds het bestand in zijn oorspronkelijke bestandsformaat b. Test de resultaten uitvoerig

22 c. Behoud steeds de link met het oorspronkelijke bestand, o.a. door deze dezelfde bestandsnaam te geven (met uitzondering van de extensie) en in dezelfde map te plaatsen d. Meer info over duurzame bestandsformaten voor CAD, vind je op e. Info over duurzame bestandsformaten voor andere bestandstypes, vind je op

23 7. Verwijder onnodige documenten Het is niet noodzakelijk dat alle bestanden worden bewaard. Vele bestanden zijn onbelangrijk en nemen enkel ruimte in. Ze vergroten onnodig de omvang van je digitaal archief en maken het minder gemakkelijk door te bladeren. Het gaat hier vooral om: Dubbels en lege mappen Gecomprimeerde bestanden (Zipbestanden) Onbelangrijke versies Dergelijke schoningsacties gebeuren best zo snel mogelijk, na de afsluiting van een projectfase of project. Een andere mogelijkheid is de organisatie van een jaarlijkse trash day. a) Dubbels verwijderen In een digitale omgeving die los beheerd wordt komen vaak zeer veel dubbels voor. Ze kunnen vaak zelfs de helft of meer van alle opslagruimte innemen. Na afsluiten van een projectfase of project kan het daarom interessant zijn om dubbels te identificeren en te verwijderen. Voor de automatische opsporing van dubbels zijn een aantal gratis programma s voorhanden. Deze programma s identificeren dubbels aan de hand van eenzelfde checksum. Dit wil zeggen dat semi-dubbels (d.w.z. bestanden met dezelfde inhoud maar in een ander bestandsformaat) moeilijker automatisch op te sporen zijn. Lege mappen zijn ook eenvoudig automatisch te identificeren. Meer informatie en een aantal programma s vind je op Let op! Soms kun je door dubbels en lege mappen te verwijderen de context van je archief verstoren. Doe dit dus niet blindelings. Denk in geval van CAD-bestanden ook aan Xrefs, waarmee bestanden worden opgebouwd met elementen uit andere bestanden. b) Gecomprimeerde bestanden Zipbestanden worden gebruikt om grote hoeveelheden bestanden op eenvoudige wijze te delen. Eenmaal de zipbestanden zijn uitgepakt, is er geen enkele reden om deze nog te bewaren. c) Onbelangrijke versies In een digitaal archief blijven vaak verschillende versies bewaard. Dit is zeker niet altijd nodig. Let op! Versies zijn niet altijd zonder waarde. In de archieven van ontwerpers bieden

24 de verschillende versies van ontwerptekeningen of schetsen interessante historische of juridische informatie. Ze tonen met name de evolutie van een ontwerp aan. De verschillende versies voor meetstaten, bestekteksten of brieven zijn echter minder interessant en kunnen probleemloos worden verwijderd. Hier primeert de definitieve versie.