Jaardocument Maatschappelijke Verantwoording 2011

Transcriptie

1 Jaardocument Maatschappelijke Verantwoording 2011 Zonnedauw 7, 9202 PE Drachten Telefoon: E: I: KvK:

2 Inhoudsopgave Voorwoord Uitgangspunten van de verslaggeving Profiel van de organisatie Algemene identificatiegegevens Structuur van het concern Kerngegevens Samenwerkingsrelaties Bestuur, toezicht, bedrijfsvoering en medezeggenschap Normen voor goed bestuur Raad van Bestuur/Directie Raad van Commissarissen (Toezichthouders) Bedrijfsvoering Cliëntenraden Ondernemingsraad Beleid, inspanningen en prestaties Meerjarenbeleid Algemeen beleid verslagjaar Algemeen kwaliteitsbeleid Kwaliteitsbeleid ten aanzien van patiënten/cliënten Kwaliteit ten aanzien van medewerkers Samenleving en belanghebbenden Financieel beleid Jaarrekening Bijlage 1: Accountantsverklaring

3 VOORWOORD Het jaar 2011 was het jaar van de processen voor De Friese Wouden. Hiervoor was al in 2010 de basis gelegd met het herijken van de missie en visie. Alles wat De Friese Wouden doet moet meerwaarde hebben voor onze cliënten/bewoners. Ook indirect via onze medewerkers. Dit is continue de meetlat bij de besluitvorming. Zo zijn bij de ondersteunende diensten door het Shared Service Center van De Friese Wouden alle ondersteunende processen onderzocht. In de nasleep van de fusie tussen intramuraal en extramuraal en de latere dienstverlening aan Zorggarant werkten meerdere afdelingen met twee verschillende systemen voor dezelfde processen. Alle processen zijn samen met de betrokken afdelingen opnieuw beschreven. Daarmee is ook de herinrichting gestart van de betrokken afdelingen. Tegelijk met deze interne scan, zijn er stappen gezet voor een gezamenlijk Centrum voor de Gemeenschappelijke Diensten. Dit centrum zal aan alle bedrijven van de Kwadrantgroep ondersteunende diensten bieden. De focus ligt in eerste instantie op de zorgbedrijven Zorggarant, Palet, Isis Kraamzorg en De Friese Wouden. In de thuiszorgteams en de zorgcentra is in 2011 gewerkt aan de Gemeentelijke Ondernemings Plannen, kortom: de GOP s. In onze acht kerngemeenten, Dantumadiel, Achtkarspelen, Tytsjerksteradiel, Smallingerland, Opsterland, Ooststellingwerf, Weststellingwerf en Heerenveen hebben de wijkverpleegkundigen samen met de managers de doelstellingen vastgesteld voor de periode Per gemeente verschilt de samenstelling van cliënten, geografie, demografie en de ontwikkeling van het uitvoerende team. Ook het wel of niet aanwezig zijn van zorgcentra in de gemeenten binnen ons werkgebied, is van invloed op de aanpak per gemeente. Door specifieke plannen per gemeente op te stellen, is een belangrijke basis gelegd voor een toekomstbestendige organisatie die anticipeert op externe ontwikkelingen en besluitvorming. In onze zorgcentra is veel aandacht besteed aan de afstemming tussen de zorgzwaartepakketten, ZZP s, en de personele inzet. Zowel in de zorgverlening als in de horeca moesten er maatregelen genomen worden. In de tweede helft van 2011 waren de effecten van de maatregelen zichtbaar, waardoor ook hier een gezonde basis voor de komende jaren is gelegd. Met de komst van Roelof Jonkers, voorzitter Raad van Bestuur Kwadrantgroep, en de benoeming van Aukje Reinders van der Galiën als directeur De Friese Wouden, is een nieuwe organisatiestructuur binnen De Friese Wouden geïntroduceerd. Voorheen werd De Friese Wouden bestuurd door een directeur/bestuurder. In de nieuwe structuur zijn de functies gescheiden. In samenhang hiermee wordt meer inhoud gegeven aan De Kwadrantgroep, waar De Friese Wouden deel van uitmaakt. Tussen de tien bedrijven binnen dit concern wordt getracht zoveel als mogelijk synergie te creëren. Het concern De Kwadrantgroep bestaat uit Isis Kraamzorg, Huishoudelijke Hulp BV, Zorggarant Thuiszorg, Palet, De Friese Wouden, In Hoofdzaken/Zorgmaatwerk, MSN, HMC, Dantuma en Lammert de Vries. Met de heldere koers, de herijking van de processen in de dienstverlening, de nieuwe structuren, de samenwerking in De Kwadrantgroep en het lef en ondernemerschap van de medewerkers van De Friese Wouden, menen we in 2011 de basis voor een toekomstbestendige organisatie te hebben gelegd. De toekomst zien we dan ook vol vertrouwen tegemoet. Aukje Reinders-van der Galiën Directeur De Friese Wouden Jaardocument Maatschappelijke Verantwoording

4 1 Uitgangspunten van de verslaggeving Het jaardocument van de Stichting Zorgverlening De Friese Wouden (hierna: De Friese Wouden) is gebaseerd op de voorschriften Jaarverslaglegging Wet Toelating Zorginstellingen (WTZi). De Friese Wouden is voortgekomen uit een fusie en integratie van Stichting Thuiszorg De Friese Wouden en Stichting Zorgkwadrant Fryslân Oost in De Friese Wouden is naast Stichting Palet, Stichting Zorggarant en de Zorggroep Friesland BV één van de vier werkmaatschappijen van de Stichting Kwadrantgroep (de holding). De vier werkmaatschappijen staan dus onder één bestuur (de tweehoofdige Raad van Bestuur van de Kwadrantgroep) en één toezicht (de Raad van Commissarissen van de Kwadrantgroep). In overleg met het CBIG is afgesproken dat de drie organisaties binnen de Kwadrantgroep die zich maatschappelijk dienen te verantwoorden, Palet, De Friese Wouden en Zorggarant, dit afzonderlijk doen, omdat ze weliswaar onder één bestuur en toezicht staan maar grotendeels zelfstandig functioneren. In dit jaardocument 2011 wordt verslag gedaan van de resultaten van Stichting Zorgverlening De Friese Wouden. 2 Profiel van de organisatie 2.1 Algemene identificatiegegevens Naam verslagleggende rechtspersoon Stichting Zorgverlening De Friese Wouden Adres Zonnedauw 7, 9202 PE te Drachten Telefoonnummer Identificatienummer Kamer van Koophandel adres en internetpagina info@friesewouden.nl en Structuur van het concern Stichting Zorgverlening De Friese Wouden is onderdeel van de Stichting Kwadrantgroep, waaronder naast De Friese Wouden de volgende werkmaatschappijen zelfstandig werkzaam zijn: Stichting Palet (o.a. intra- en extramurale verzorging en verpleging in Leeuwarden en delen van Noordwest Friesland); Stichting Zorggarant (extramurale verzorging en verpleging in Noord en Midden Nederland); Zorggroep Friesland BV (activiteiten op onder meer het gebied van hulpmiddelen & verpleegartikelen, orthopedie, revalidatietechniek, huishoudelijke hulp en maaltijdservices). St. Kwadrantgroep Adm. Kantoor Zorggroep Friesland BV St. Zorgverlening De Friese Wouden St. Palet St. Zorggarant Zorggroep Friesland BV Thuiszorg Friesland (CARE) St. Eezicht (leeg) St. Zorggarant Almere Hulp in Huis MSN BV Vastgoed beheer BV Ontwikkeling en Beheer TZ Friesland Isis Kraamzorg Huishoudelijke Hulp (55%) St. Boshuizen Gasthuis In Hoofdzaken Zorgmaatwerk Afbeelding 1: Organogram Stichting Kwadrantroep 2011 Jaardocument Maatschappelijke Verantwoording

5 De Stichting Kwadrantgroep en dus ook De Friese Wouden wordt bestuurd op basis van een Raad van Bestuur Raad van Commissarissenmodel. De medezeggenschap van cliënten en medewerkers is per werkmaatschappij geregeld. De werkmaatschappijen beschikken over zelfstandige toelatingen voor de verschillende marktsegmenten. Binnen De Friese Wouden worden de volgende organisatorische eenheden onderscheiden: Thuiszorg, Berchhiem (verpleegd wonen) Burgum, Berchhiem (verzorgd wonen) Burgum, Brugchelencamp (verzorgd wonen) Zwaagwesteinde, Haersmahiem (verzorgd wonen) Buitenpost, t Suyderhuys (verzorgd wonen) Surhuisterveen, Specialistisch Centrum (specialistische zorg en behandeling), Service Center (ondersteunende diensten). Alle verzorging en verpleging (zowel de thuiszorg als de zorg in de zorgcentra) is ondergebracht in één organisatorische eenheid, Care, die tot 1 april 2011 werd geleid door drie managers. Per 1 april is door het vertrek van de interim-bestuurder en de omvangrijke portefeuilles van de bestuurder(s), een directeur ad interim aangesteld voor De Friese Wouden. Eind 2011 heeft de inmiddels weer voltallige Raad van Bestuur besloten de organisatie definitief onder directieaansturing te brengen en is na afwikkeling van een benoemingsprocedure mw. A. Reinders -van der Galiën (al interim directeur) in deze functie benoemd. De kraamzorg is ondergebracht in een apart bedrijf: Isis Kraamzorg BV. De huishoudelijke hulp is ondergebracht in De Friese Wouden Huishoudelijke Hulp BV, een joint venture met Vebego. De Friese Wouden omvat dus 3 bedrijven: Verzorging en verpleging, Huishoudelijke Hulp en Kraamzorg (de laatste twee bedrijven ressorteren onder St. Thuiszorg Friesland). De Friese Wouden kent een ondernemingsraad en een platform cliëntenraden. De laatste bestaat uit de vier cliëntenraden intramurale zorg (één per zorgcentrum) en de cliëntenraad extramurale zorg. De Friese Wouden heeft een erkenning voor het leveren van AWBZ zorg (extra- en intramuraal). Ondernemingsraad Directeur Platform cliëntenraden Manager Service Center Controller Bestuurssecretaris Directiesecretariaat Manager Stichting Thuiszorg Friesland Manager Care Directeur Isis Kraamzorg Directeur Huishoudelijke Hulp Specialistisch Centrum Afbeelding 2: Organogram Stichting Zorgverlening De Friese Wouden 2011 Jaardocument Maatschappelijke Verantwoording

6 2.3 Kerngegevens Kernactiviteiten en nadere typering De Friese Wouden is in het kader van de Algemene Wet Bijzondere Ziektekosten als Friese zorgaanbieder toegelaten voor intramurale en extramurale zorg- en dienstverlening. In beperkte mate is de organisatie ook buiten deze provincie actief. In het kader van de AWBZ voert zij de volgende functies uit: persoonlijke verzorging, verpleging, begeleiding, behandeling, verblijf, uitleen van hulpmiddelen en verpleegartikelen. Aanvullende gemaksdiensten worden geleverd onder het PluZ label. Daarnaast levert De Friese Wouden in een aantal gemeenten in Friesland en ook daarbuiten huishoudelijke hulp (in het kader van de WMO, vanuit DFW Huishoudelijke Hulp BV) en welzijnsactiviteiten. Isis Kraamzorg BV biedt kraamzorg uitgevoerd in het kader van de Zorgverzekeringswet en prenatale zorg in het kader van de Gemeentelijke Brede Doeluitkering. Kerngegevens Aantal/bedrag Cliënten Aantal cliënten met zorg en verblijf per einde verslagjaar 483 Aantal ZZP-cliënten met zorg en verblijf per einde 436 verslagjaar Aantal cliënten dagactiviteiten per einde verslagjaar 152 Aantal extramurale cliënten exclusief cliënten dagactiviteiten per einde verslagjaar Capaciteit Aantal beschikbare plaatsen met verblijfszorg per einde 486 verslagjaar Productie Aantal dagen met zorg en verblijf in verslagjaar Aantal ZZP-dagen met zorg en verblijf in verslagjaar Aantal dagdelen dagactiviteiten in verslagjaar Aantal uren extramurale productie in verslagjaar (exclusief dagactiviteiten) Personeel Aantal personeelsleden in loondienst per einde verslagjaar 2413 Aantal FTE personeelsleden in loondienst per einde verslagjaar Bedrijfsopbrengsten Totaal bedrijfsopbrengsten in verslagjaar Waarvan wettelijk budget voor aanvaardbare kosten Waarvan overige bedrijfsopbrengsten Isis Kraamzorg productie, personeel en opbrengsten Kerngegevens Productie Aantal/bedrag Aantal Aantal inschrijvingen in verslagjaar Aantal partusassistenties in verslagjaar 851 Aantal partusassistentie-uren in verslagjaar Aantal intakes aan huis in verslagjaar Aantal kraamverzorgingen in verslagjaar Aantal kraamverzorgingsuren in verslagjaar (excl Partusassistentie uren) Aantal telefonische intakes in verslagjaar Jaardocument Maatschappelijke Verantwoording

7 Personeel Aantal Aantal FTE personeelsleden in loondienst voor kraamzorg per einde verslagjaar Aantal personeelsleden in loondienst voor kraamzorg 251 per einde verslagjaar Aantal FTE kraamverzorgenden in loondienst per einde verslagjaar Aantal kraamverzorgenden in loondienst per einde 216 verslagjaar Aantal leerlingen Beroeps Begeleidende Leerweg (BBL) 0 kraamverzorgenden in opleiding in verslagjaar Aantal stagiaires kraamzorg in opleiding in verslagjaar 19 Ziekteverzuim (excl. Zwangerschap) kraamverzorgenden 8.9 in verslagjaar Instroom aantal kraamverzorgenden (totaal) in 21 verslagjaar Uitstroom aantal kraamverzorgenden (totaal) in 31 verslagjaar Aantal vacatures eind van het verslagjaar 4 Bedrijfsopbrengsten Bedrag in euro s Totaal bedrijfsopbrengsten voor kraamzorg (in euro s) in verslagjaar Vrijwilligers In 2011 hebben 497 vrijwilligers De Friese Wouden geholpen met bijvoorbeeld koffie schenken, maaltijden rondbrengen en ondersteunen bij activiteiten. Zij vormen een waardevolle en onmisbare kracht binnen het bedrijf. De grootste groep (82%) komt uit de leeftijdscategorie ouder dan 55 jaar. leeftijdsopbouw vrijwilligers Werkgebieden De Friese Wouden is voor haar AWBZ activiteiten toegelaten in de zorgkantoor regio s Friesland, Groningen, Drenthe en Zwolle. De activiteiten concentreren zich voornamelijk in de gemeenten: Dantumadiel Tytsjerksteradiel Opsterland Ooststellingwerf Achtkarspelen Smallingerland Heerenveen Weststellingwerf Dit gebied behoort tot de adherentiegebieden van de ziekenhuizen Talma Sionsberg in Dokkum, Nij Smellinghe in Drachten, Tjongerschans in Heerenveen, MCL in Leeuwarden, UMCG en Martini in Groningen en het Wilhelminaziekenhuis in Assen. Huishoudelijke hulp wordt geleverd in grote delen van Friesland en enkele gebieden buiten Friesland. Isis Kraamzorg levert zorg in Groningen, Friesland, Drenthe, Flevoland en een deel van Overijssel. Jaardocument Maatschappelijke Verantwoording

8 2.4 Samenwerkingsrelaties De Friese Wouden heeft een specifieke relatie met: - Zorgkantoren Friesland, Groningen, Drenthe en Zwolle - De Friesland Zorgverzekeraar - De Nederlandse Zorgautoriteit - De gemeenten in de regio De Friese Wouden - Hulpverleningsdienst Fryslân (GHOR, jeugdgezondheidszorg) - Stichting Zorggarant (voert nachtzorg uit voor de Friese Wouden) - Tinz (stichting ter bevordering ketenzorg dementie) - netwerken palliatieve zorg Zuid en Zuidoost Friesland - hospice Smelnehaven in Drachten - Ziekenhuis Nij Smellinghe (transferafspraken en ketenzorg) - Ziekenhuis Tjongerschans (ketenzorg) - GEEF (gezondheidseducatie- en expertise centrum) - Ventura Friesland - Hulpmiddelencentrum HMC (uitleen hulpmiddelen) - Maaltijd Service Noord (MSN, levering maaltijden) - Stichting Maatschappelijk Werk Fryslân (integrale gezinszorg) - In Hoofdzaken / Zorgmaatwerk (ambulante geestelijke gezondheidszorg en begeleiding) - Stichting Serviceflat Oranjewoud (dienstenovereenkomst) - Rendant (levering zorg in serviceflat Heerenhage) - Vebego Zorg Assist (huishoudelijke hulp en facilitaire dienstverlening) - Woningcorporatie Elkien en de NHL Leeuwarden (gezamenlijk innovatie/expertisecentrum: GEEF) - Bradford University Engeland (project Dementia Care Mapping) - Caparis (uitbesteding diensten) - ABN AMRO Bank - ING Bank. Jaardocument Maatschappelijke Verantwoording

9 3 Bestuur, toezicht, bedrijfsvoering en medezeggenschap 3.1 Normen voor goed bestuur Zorgbrede Governance Code De zorgbrede Governance Code wordt gehanteerd en is in de statuten en reglementen verwerkt. De taken zijn verdeeld tussen het presidium, de auditcommissie Financiën, de auditcommissie Kwaliteit en de remuneratiecommissie. Daarnaast kunnen er ad hoc commissies worden ingesteld voor diverse onderwerpen. Voor de commissies zijn reglementen ingesteld, die op 20 mei 2008 door de Raad van Commissarissen zijn vastgesteld. Wat betreft de dialoog met belanghebbenden wordt van de zorgbrede Governance Code afgeweken. Er is voor gekozen in de statuten en reglementen hierin een eigen beleid te formuleren. De werkmaatschappijen in de Kwadrantgroep zijn transparante organisaties. Het is goed mogelijk voor belanghebbenden om te reageren op voorgenomen besluiten. Indien nodig wordt voorafgaand aan een besluit de dialoog met de betreffende belanghebbenden aangegaan. In elk geval wordt achteraf verantwoording afgelegd over genomen besluiten. Enquêterecht Het enquêterecht (het recht om een verzoek in te dienen bij het Gerechtshof Amsterdam om onderzoek te doen naar de gang van zaken bij De Friese Wouden) is statutair toegekend onder goedkeuring aan één of meer door de Raad van Commissarissen aan te wijzen representatieve organen. Het onderzoek kan slechts worden uitgevoerd door een landelijk of regionaal werkende organisatie die door de betreffende cliëntenraad is aangewezen. Hiertoe is in april 2010 een overeenkomst tussen De Friese Wouden en de Cliëntenraden Intramurale zorg en Extramurale zorg ondertekend. Taken, beloning en vertrekregeling Op de taken, verantwoordelijkheden en werkzaamheden van de Raad van Bestuur is het Reglement Raad van Bestuur van toepassing. Belangrijke elementen van de regeling zijn bijvoorbeeld: organisatie van de vergaderingen en besluitvorming, waarneming en vacature, nevenfuncties en belangenverstrengeling, medezeggenschap, informatievoorziening, deskundigheid en functioneren. Er is een beleid voor de beloning van de leden van de Raad van Bestuur en Raad van Commissarissen. Met betrekking tot de honorering van de bestuurders van de Kwadrantgroep volgt de Raad van Commissarissen de Beloningscode Bestuurders in de Zorg zoals die in 2010 is vastgesteld door de NVTZ en NVZD. De BBZ is voor de leden van de NVTZ en NVZD bindend. Toelichting op dit beleid en de hoogte en samenstelling van de beloning zijn opgenomen in de jaarrekening. Daarnaast evalueert de Raad van Commissarissen periodiek het eigen functioneren en houdt de Raad van Commissarissen jaarlijks functioneringsgesprekken met de leden van de Raad van Bestuur. Jaardocument Maatschappelijke Verantwoording

10 3.2 Raad van Bestuur Samenstelling Raad van Bestuur Kwadrantgroep Naam Bestuursfunctie Nevenfuncties K.H. Koops MBA-H Bestuurder a.i. - Vicevoorzitter RvT Elker tot De Friese Wouden - Voorzitter RvT OOG drs. C. Marsman en Palet / lid RvB Bestuurder Zorggroep Friesland BV / lid RvB - Lid RvT St. Rendant, portefeuille Financiën - Vicevoorzitter St. Hulp & Welzijn Leeuwarden, portefeuille Financiën - Bestuurslid St. Thuiszorg Beheer Friesland - Secretaris St. Huurdersvereniging Gezondheidsboulevard Heerenveen - Voorzitter lid RvC St. Zorggarant - Voorzitter/secretaris St. SamenZorg Diensten drs. R. Jonkers vanaf Voorzitter Raad van Bestuur - Vicevoorzitter RvT Verslavingszorg Noord Nederland - Vicevoorzitter RvT Bislife - Lid Raad van Advies DCM Verslag Raad van Bestuur In 2011 is de samenstelling van de Raad van Bestuur enkele malen gewijzigd. Tot 1 april kende de Kwadrantgroep een tweehoofdig collegiaal bestuur, van 1 april tot 1 juni tijdelijk een eenhoofdig bestuur (gevolg van het geplande vertrek van de interim bestuurder) en sinds 1 juni weer een tweehoofdig bestuur met een voorzitter. Belangrijk besturingsthema in 2011 vormde de besturing van de groep en concernvorming. Dit heeft onder meer geleid tot een horizontale portefeuilleverdeling van de bestuurders, de aanstelling van directeuren voor De Friese Wouden en Palet, de vorming van een directieberaad (met de directeuren van de 10 bedrijven die deel uitmaken van de groep) en huisvesting van de Raad van Bestuur en een kleine concernstaf op één adres: Zonnedauw 7 in Drachten. De concernstaf bestaat uit een bestuurssecretariaat, bestuurssecretaris en controllers. De concernvorming zal in 2012 verder gestalte krijgen. In 2011 heeft de Raad van Bestuur van de Kwadrantgroep vrijwel wekelijks vergaderd. In de vergaderingen zijn onder meer de volgende onderwerpen behandeld: - Strategische samenwerking - Werving voorzitter RvB - Werkwijze RvB tijdelijke situatie - Tijdelijke managementstructuur De Friese Wouden en Palet - Risicomanagement - Innovatieve projecten (o.a. expertisecentrum GEEF, Tinz, Dementia Care Mapping, Zorg op Afstand, Bewegen & Dementie, Integrale Gezinszorg en de Buurtverpleegkundige) - De jaarrekeningen en jaardocumenten Nieuwbouw Maaltijd Service Noord (MSN) Jaardocument Maatschappelijke Verantwoording

11 - Problematiek regiobudget AWBZ en bovenproductie - Sociaal plan Kwadrantgroep - Beleidslijnen huisvesting lange- en middellange termijn - Kwartaalcijfers werkmaatschappijen - Wijziging organisatie nachtzorg - Rapportage Werkgroep Dementie - Project Ondersteunende Diensten - Auditplan zorgbedrijven Kwadrantgroep - Gemeentelijke Ondernemingsplannen (GOP s) De Friese Wouden - Wijk Ondernemingsplannen (WOP s) Palet - Portefeuilleverdeling RvB - Vastgoedbeleid en brandveiligheid zorgcentra - Positionering Inkoop en HR management - Innovatieve projecten - Masterplan De Friese Wouden - Strategische koers en besturing Kwadrantgroep - Overname Zorgmaatwerk - Ondernemingsplannen, jaarplannen en begrotingen Kredietfinanciering per bedrijfsonderdeel; financiële ratio s - Fiscale eenheid Kwadrantgroep - NMa onderzoek De Friese Wouden - Nieuwbouw/renovatie Berchhiem, Greunshiem, Parkhove en Dantuma - Contract Arbodienst - Medezeggenschapsstructuur Kwadrantgroep - Personeelsmigratie De Friese Wouden Huishoudelijke Hulp BV - Integratie In Hoofdzaken Zorgmaatwerk (ambulante GGZ en begeleiding) - Benoeming directeuren De Friese Wouden en Palet 3.3 Raad van Commissarissen (toezichthouders) De Raad van Commissarissen van de Kwadrantgroep bestaat uit vijf leden (zie tabel). De leden zijn benoemd voor een periode van vier jaar, met de mogelijkheid om deze termijn één keer te verlengen. (Her)benoeming gebeurt op basis van een profielschets die openbaar is. De Raad van Commissarissen is zo samengesteld dat een goede verdeling van deskundigheid en aandachtsgebieden binnen het commissariaat is gewaarborgd. Tenminste één commissaris beschikt over financiële kennis en tenminste één commissaris over kennis van zorg. Naar de mening van de Raad van Commissarissen is er in het verslagjaar op geen enkele wijze sprake geweest van belangenverstrengeling tussen leden van de Raad van Bestuur en de organisatie. Er zijn drie commissies: de remuneratiecommissie, de auditcommissie Financiën en de auditcommissie Kwaliteit. De remuneratiecommissie, bestaande uit mevrouw H.I. Paans-Wubbolts en de heer M.Geersing, kwam in 2011 zes keer bij elkaar, waarbij de volgende onderwerpen aan de orde kwamen: targetbesprekingen Raad van Bestuur, evaluatie interim-bestuurder, afspraken tijdelijk bestuursmodel met bestuurder, evaluatie tijdelijk bestuursmodel, arbeidsvoorwaarden nieuwe bestuurder (voorzitter Raad van Bestuur) en doelstellingen- en evaluatiebesprekingen met de nieuwe Raad van Bestuur. De auditcommissie Kwaliteit, bestaande uit mevrouw H. I. Paans-Wubbolts en mevrouw P. Roodbol, vergaderde in 2011 één keer met de voorzitter van de Raad van Bestuur en de bestuurssecretaris. Besproken werd onder meer de kwaliteitsrapportages van zorgorganisaties en bedrijven van de Kwadrantgroep (HKZ audits, meetresultaten in kader normen verantwoorde zorg, klanttevredenheid onderzoeken etc.). Geconcludeerd is dat het zinvol is deze uitkomsten te analyseren en benutten voor verbeteracties, maar dat ze niet alles zeggen over de kwaliteit van de zorg en diensten. Er is behoefte aan een overkoepelend kwaliteitskader voor de bedrijven van de groep, dit zal in 2012 worden ontwikkeld. Jaardocument Maatschappelijke Verantwoording

12 De auditcommissie financiën, bestaande uit de heren S. Jansen en E.D.T. Docter, kwam in 2011 vier keer bijeen. Besproken werden de jaarrekeningen 2010, de halfjaarcijfers 2011, de begrotingen 2012, voorgenomen investeringen en stroomlijning van financiële rapportages. Bedrijfsbezoeken maken deel uit van het toezicht. De Raad van Commissarissen heeft in 2011 bezoeken gebracht aan Petterhústerstate (kleinschalige woonvorm voor mensen met dementie in Stiens), Berchhiem (verpleeghuis in Burgum) en het Hulpmiddelencentrum (ook in Burgum). Het overleg met de externe accountant is als volgt ingericht. De Raad van Bestuur stelt het jaardocument vast, nadat de bestuurder het accountantsverslag met de accountant heeft besproken. Vervolgens beoordeelt de auditcommissie Financiën het jaardocument (incl. goedkeurende accountantsverklaring) en adviseert de commissie de Raad van Commissarissen inzake goedkeuring. De Raad van Commissarissen keurt, na een toelichting van de accountant, het jaardocument goed. Taken Op de taken, verantwoordelijkheden en werkzaamheden van de Raad van Commissarissen is het Reglement Raad van Commissarissen van toepassing. De Raad van Commissarissen: draagt zorg voor een goed functionerende Raad van Bestuur en een goed functionerend intern toezicht functioneert als adviseur en klankbord voor de Raad van Bestuur houdt integraal toezicht op het beleid van de Raad van Bestuur en op de algemene zaken binnen de stichting keurt strategische beslissingen van de Raad van Bestuur goed. Bij de uitoefening van zijn taken baseert de Raad van Commissarissen zich mede op informatie die verkregen is van de Raad van Bestuur. De Raad van Commissarissen heeft daarnaast het recht zelf informatie op te vragen. Functioneren en beloning De Raad van Commissarissen evalueert periodiek het eigen functioneren en houdt jaarlijks functioneringsgesprekken met de leden van de Raad van Bestuur. De leden zijn onafhankelijk en hebben op geen enkele wijze belangen in de stichting. Er is beleid voor de beloning van de leden van de Raad van Commissarissen. Toelichting op het beloningsbeleid en de hoogte en samenstelling zijn opgenomen in de jaarrekening. Samenstelling Raad van Commissarissen Kwadrantgroep Naam Aandachtsgebied (Neven)functies mw. drs. H.I. Paans - Wubbolts voorzitter RvC Remuneratiecommissie - Beleidsadviseur Zorgverzekeraars Nederland (betaald) - Voorzitter RvT Stichting Rendant - Voorzitter St. Thuiszorg Beheer Friesland - Voorzitter bestuur Julia Jan Wouters hospice te drs. S. Jansen Tot E.D.T. Docter Auditcommissie Financiën Auditcommissie Financiën Heerenveen - Directeur Investerings- en Ontwikkelings-maatschappij Noord-Nederland (betaald) - Voorzitter RvC Rabobank NO Friesland - Voorzitter stichting Kulturele Haadsted Voorzitter St. Sinneboatenrace Fryslân - Bestuurslid St. Schouwburg De Harmonie - Bestuurslid St. Thuiszorg Beheer Friesland - Bestuurslid St. SamenZorg Diensten - Voorzitter Rekenkamercommissie Smallingerland - Penningmeester St. Colin Archer Memorial Race - Penningmeester St. Tollien Schuurman, atletiekcentrum Jaardocument Maatschappelijke Verantwoording

13 mw. dr. P.F. Roodbol drs. ing. M.Geersing Auditcommissie Kwaliteit vicevoorzitter RvC Remuneratiecommissie - Hoofd Wenckebach Instituut, opleidingsinstituut van het UMCG (betaald) - Lector Verpleegkundige Innovatie en Positionering Hanzehogeschool Groningen - Ontwikkelen van vaardigheidsonderwijs en curriculum vernieuwing voor medici en verpleegkundigen in Tanzania - Voorzitter Ondersteuningsgroep Bestuurlijk Overleg Opleiding en Patiëntenzorg, Nederlandse Federatie van Universitair Medische Centra - Bestuurslid Verpleging & Verzorging Nederland - Past Chair Core Steering Group Nurse Practitioner/Advanced Practice Network, International Council of Nurses - Lid van de Nederlands-Vlaamse Accreditatieorganisatie (NVAO) - Contactpersoon Weekendschool Groningen, extra scholing voor kinderen uit sociale achterstandswijken - Lid Sigma Theta Tau, the Honor Society of Nursing - Voorzitter RvT Dementia Care Mapping Nederland - Redactielid vaktijdschrift Evidence Based Practice - Voorzitter RvC Gaswacht Friesland - Lid RvC Veluwse Afvalverwerking - Lid bestuur COVA Rotterdam - Penningmeester bestuur Beheer Provinciale Bibliotheek Friesland - Lid Curatorium Universiteit Stenden Berlijn - Lid bestuur St. Voorzieningen Gezinsverzorging De Friese Wouden - Lid Examencommissie Public Strategy Course van de Academische Opleidingen Groningen Jaardocument Maatschappelijke Verantwoording

14 Verslag Raad van Commissarissen Kwadrantgroep Een belangrijke taak in 2011 was voor de Raad van Commissarissen (RvC) de benoeming van een voorzitter Raad van Bestuur Kwadrantgroep. In nauw overleg met directies, management en medezeggenschapsorganen en aan de hand van het, onder leiding van de interim-bestuurder Klaas Koops ontwikkeld, strategisch plan voor de Kwadrantgroep is een profiel opgesteld. In het voorjaar leidde dit tot de benoeming van Roelof Jonkers, die samen met de zittende bestuurder Chris Marsman de nieuwe Raad van Bestuur vormt. In afwijking van hetgeen gebruikelijk was, is gekozen voor een horizontale portefeuilleverdeling binnen de Raad van Bestuur (de bestuurders zijn gezamenlijk integraal verantwoordelijk voor de besturing van de groep en de bedrijven) en huisvesting van de Raad van Bestuur op één locatie: Zonnedauw 7 in Drachten. De RvC heeft zich meermalen gebogen over de toekomst van de Kwadrantgroep, de strategische koers van het concern en de strategische opties en synergiekansen van de bedrijven die ertoe behoren. Hiertoe had de Raad van Bestuur de notities de parels en puzzels van de Kwadrantgroep opgesteld. De RvB en RvC hebben de ambitie om te bouwen aan concernvorming en de groep in de buitenwereld beter te profileren. De verschillende bedrijfsonderdelen zijn onder eigen merk bekend in de markt en hebben een gevestigde reputatie. De groep als geheel wordt minder herkend, daarin is voorheen weinig geïnvesteerd. Om zowel voor de groep als voor de bedrijven die er deel van uitmaken de juiste strategische keuzes te kunnen maken, worden door een extern bureau uitgebreide marktonderzoeken en concurrentieanalyses uitgevoerd. Medio 2012 zal het strategisch meerjarenbeleid van de Kwadrantgroep het licht zien. In 2011 heeft de Raad van Commissarissen acht keer vergaderd in aanwezigheid van de Raad van Bestuur. In deze vergaderingen kwamen verder- de volgende zaken aan de orde: Benoeming van Roelof Jonkers per 1 juni 2011 als voorzitter van de Raad van Bestuur van de Kwadrantgroep Invulling tijdelijke management- en communicatiestructuur voor De Friese Wouden en Palet Overname van Zorgmaatwerk, gespecialiseerd in ambulante begeleiding van mensen met psychische of psychiatrische problematiek Goedkeuring van de jaarrekening 2010 van de Kwadrantgroep en de onderliggende jaarrekeningen van De Friese Wouden, Palet, Zorggarant, Isis kraamzorg, De Friese Wouden Huishoudelijke Hulp BV en Zorggroep Friesland BV. Aan het bestuur en de directies is decharge verleend voor het gevoerde beleid Horizontale besturing van de bedrijven van de- groep door de beide leden van de Raad van Bestuur, de voorgestelde werkwijze, portefeuilleverdeling en huisvesting. Hieraan is goedkeuring verleend. Goedkeuring begrotingen De Friese Wouden, Palet, Zorggarant, Isis kraamzorg, De Friese Wouden Huishoudelijke Hulp en Zorggroep Friesland De brandveiligheid van de zorgcentra Nieuwbouw verpleeghuis Berchhiem (voorlopig ontwerp en businesscase) en andere nieuw- en verbouwplannen Goedkeuring grondruil met de gemeente Tytsjerksteradiel in verband met de ontwikkeling van nieuwbouw Berchhiem in Burgum Nieuwbouw MSN Het besluit tijdelijk (tot 1 mei 2012) te kiezen voor een kleinere samenstelling van de RvC in afwachting van mogelijk nieuwe samenwerkingsverbanden. De portefeuille Financiën van vertrekkend commissaris S. Jansen wordt waargenomen door vicevoorzitter M. Geersing. Rooster van aftreden RvC-leden eerste benoeming aftredend Mw. Paans-Wubbolts ultimo 2012 Dhr. Geersing ultimo 2013 Dhr. Docter ultimo 2014 Mw. Roodbol ultimo 2015 Dhr. Jansen afgetreden Jaardocument Maatschappelijke Verantwoording

15 3.4 Bedrijfsvoering Healthcare Governance De Friese Wouden spant zich in voor een goede verantwoording naar belanghebbenden in de samenleving. Op basis van interne audits wordt met betrekking tot de uitvoering van de AWBZ een directieverklaring afgegeven in het jaardocument Maatschappelijk Verantwoord Ondernemen: AWBZ productregistratie en verantwoording Verantwoordelijkheid De directie van De Friese Wouden is verantwoordelijk voor het opzetten en handhaven van een effectief systeem van interne beheersing ter verzekering van de betrouwbaarheid van de productregistratie en verantwoording en het voldoen aan de Regeling AO/IC AWBZ Zorgaanbieders. Het systeem van interne beheersing heeft betrekking op de bedrijfsvoering die het gehele traject omvat dat start met de intake van de cliënt en dat eindigt met de verantwoording aan Zorgkantoor Friesland en de Nederlandse Zorgautoriteit. Doel en reikwijdte van het systeem van interne beheersing De interne beheersing rond de AWBZ-bedrijfsvoering is ontworpen om een redelijke mate van zekerheid te bieden aan de directie, Zorgkantoor Friesland en de Nederlandse Zorgautoriteit aangaande een betrouwbare registratie en verantwoording van de geleverde AWBZ gefinancierde zorg. Het beheersysteem bevat onder meer zelfcorrigerende mechanismen, zodat maatregelen worden genomen om onvolkomenheden, als zij worden vastgesteld, te redresseren. Een intern beheerssysteem, hoe goed ook ontworpen, bevat inherente beperkingen en kan derhalve alleen een redelijke mate van zekerheid bieden met betrekking tot de voldoening aan de eisen, die kunnen worden gesteld aan een betrouwbare AWBZ bedrijfsvoering, zoals opgenomen in de Regeling AO/IC Zorgaanbieders. Daarnaast kan de effectiviteit van de interne beheersing gedurende de tijd verschillen vertonen, bijvoorbeeld tengevolge van (tijdelijke of permanente) veranderingen en omstandigheden. Directieverklaring Wij bevestigen onze verantwoordelijkheid voor het systeem als geheel zoals uiteengezet in de twee bovenstaande paragrafen. Wij hebben ons vergewist van de werking van dit systeem. Op grond hiervan verklaren wij voor zover wij dat redelijkerwijs hebben kunnen constateren dat De Friese Wouden met betrekking tot haar AWBZ bedrijfsvoering in 2011 voldoet aan de Regeling AO/IC AWBZ Zorgaanbieders Dit behelst onder meer het vastleggen van een risicoanalyse, het beschrijven van de AO/IC, het geïmplementeerd hebben van de interne controlemaatregelen in het proces, het laten uitvoeren van een vastgelegd interne controleprogramma door een onafhankelijke interne controle functionaris en het rapporteren hierover aan de controller en de directeur. Drachten, 14 mei 2012 De Friese Wouden A. Reinders-van der Galiën, directeur Planning en Control Binnen De Friese Wouden is sprake van een integrale aansturing van de operationele processen op het niveau van de zorgcentra, de wijk, plattelandsgemeente of bovenregionaal. Op dit niveau ligt de verantwoordelijkheid voor het realiseren van de jaarplannen en begroting. De financiële verantwoording vindt plaats in de periodieke rapportages en de jaarrekening. Over de voortgang van het jaarplan en de daaraan te verbinden (financiële) resultaten wordt door de manager per periode verslag uitgebracht aan de directie. Evaluatie en bijstelling van de plannen vindt plaats tijdens het periodiek overleg tussen directie en manager. Beheersing van processen Essentieel onderdeel in de planning en control is de scorecard. Via deze card wordt periodiek gerapporteerd aan de manager over de exploitatieontwikkelingen, met als belangrijk focuspunt de financiële resultaten. Jaardocument Maatschappelijke Verantwoording

16 Beheersing van risico s Bij de beheersing van de risico s wordt een onderscheid gemaakt in de strategische en tactische/operationele risico s. Strategische risico s De strategische risicoanalyse voor De Friese Wouden is met een jaar uitgesteld in verband met de herijking van de strategische koers van de Kwadrantgroep in het voorjaar De uitkomsten worden betrokken bij de ontwikkeling en de besluitvorming over het strategisch meerjaren kader van De Friese Wouden. Tactische /operationele risico s Hier worden ondermeer de volgende risico s onderkend: de incidentmeldingen, de klachten van cliënten en medewerkers, de infecties en besmettingen, de financiering en regelgeving en de veranderingen in de zorgmarkt. 3.5 Cliëntenraden Platform Het is de taak van het overkoepelende platform van de cliëntenraden intramurale en extramurale zorg om de gemeenschappelijke belangen te behartigen van alle cliënten van de instellingen waarvoor de vertegenwoordigde cliëntenraden zijn ingesteld. De cliëntenraden intramurale en extramurale zorg hebben elk drie leden afgevaardigd, zodat het platform bestaat uit 6 leden. Daarnaast benoemen de raden elk een reservelid. In het verslagjaar 2011 bestond het platform uit de volgende leden: Namens cliëntenraden intramuraal: dhr. G. Smit (voorzitter) dhr. W. van der Heide mw. J. Schippers -Posthumus (tot 1 juli 2011) dhr. W. Roemeling (vanaf 1 juli 2011) Namens cliëntenraad extramuraal: dhr. J. de Vries (vice-voorzitter) dhr. S. Visser mw. G. Willeboordse (vanaf mei 2010) Reserveleden: dhr C. Sijbesma (tot 1 juli 2011) dhr. W. Kaldeway (vanaf 1 juli 2011) dhr. N. Smits De Friese Wouden volgt voor het platform cliëntenraden het reglement zoals opgesteld in het Convenant platform cliëntenraden De Friese Wouden. In dit convenant staan de regels en procedures omschreven m.b.t. taak, samenstelling en status leden, duur van het convenant, kosten en ondersteuning, werkwijze, de overlegvergadering, de informatieverstrekking, bevoegdheden, adviesrecht, verzwaard adviesrecht, voordracht leden van de Raad van Commissarissen, geschillenregeling, toetreding en opzegging, onvoorziene omstandigheden. Platform cliëntenraden Het platform vergaderde in het verslagjaar 2011 vijf maal met de directie. De samenwerking is goed. Er bestaat een wederzijds vertrouwen. Het platform heeft in enkele situaties commissies uit eigen gelederen benoemd, om bepaalde beleidsvoorstellen nader te onderzoeken. Deze commissies hadden overleg met het management. De Raad van Bestuur heeft veel adviezen en opmerkingen van deze commissies ter harte genomen en geïmplementeerd. Jaardocument Maatschappelijke Verantwoording

17 Adviezen Het platform heeft positief geadviseerd op de volgende adviesaanvragen: Werving voorzitter RvB Kwadrantgroep Jaarrekening 2010 Stichting Zorgverlening De Friese Wouden Medezeggenschap cliëntenraden binnen De Friese Wouden, intentieverklaring Tijdelijke managementstructuur gevolgd door aanpassing besturingsmodel De Friese Wouden Jaarrekening 2010 Kaderbrief Begroting 2012 Plan van aanpak impulsgelden Aanstelling directeur De Friese Wouden Overige onderwerpen die aan de orde kwamen, zijn: Projectorganisatie 2 e halfjaar 2010 HKZ-toetsing Planning strategische activiteiten Jaarlijks overleg tussen RvC, RvB en cliëntenraden + evaluatie Klachtenanalyse Memo 1 e halfjaarcijfers Kwadrantgroep 2011 Evaluatie verbetertraject incidentele baten en lasten De voorzitter en vicevoorzitter hebben, naast een aantal representatieve taken, deelgenomen aan 2 bijeenkomsten van het Provinciale netwerk van Centrale Cliëntenraden, georganiseerd door het LOC. Overlegcommissie Cliëntenraden Intramuraal Binnen de Overlegcommissie Cliëntenraden Intramuraal vindt afstemming van de besluitvorming plaats tussen de vier lokale cliëntenraden (Berchhiem, Haersmahiem, Suyderhuys en Brugchelencamp). Het gaat hierbij om zaken met een bovenlokaal karakter. Onderdeel van de afstemming vormt de voorbereiding op de gezamenlijke inbreng bij het Platform Cliëntenraden De Friese Wouden. Vanuit elke lokale cliëntenraad hebben 2 personen zitting in de overlegcommissie. Omdat de cliëntenraad van de locatie Berchhiem zowel het verpleeghuis- als ook het verzorgingshuis vertegenwoordigt, nemen vanuit deze locatie 3 personen plaats in de overlegcommissie. In 2011 hadden de volgende leden zitting in de overlegcommissie: Namens locatie Berchhiem: dhr. G. Smit (voorzitter) dhr. L. Heaton dhr. H. Raap Namens locatie Haersmahiem: mw. J. Schippers-Posthumus (t/m augustus 2011) dhr. W. Kaldeway mw. E. Bos Namens locatie t Suyderhuys: dhr. J. de Vries dhr. W. van der Heide Namens locatie Brugchelencamp: dhr. W. Roemeling dhr. J. Wester Overlegcommissie cliëntenraden intramuraal De overlegcommissie vergaderde in het verslagjaar 2011 twaalf maal. Hierbij was de directie zes keer aanwezig. De samenwerking met de directie is goed en prettig. Er bestaat een wederzijds vertrouwen. De overlegcommissie heeft in enkele situaties commissies uit eigen gelederen benoemd, om bepaalde beleidsvoorstellen nader te onderzoeken. Deze commissies hadden overleg met het management. De Raad van Bestuur heeft veel adviezen en opmerkingen van deze commissies ter harte genomen en geïmplementeerd. Jaardocument Maatschappelijke Verantwoording

18 De overlegcommissie is vertegenwoordigd in het platform cliëntenraden intramuraal De Friese Wouden. Deze vertegenwoordiging is als volgt geregeld: - dhr. G. Smit - mw. J. Schippers-Posthumus (tot 1 juli 2011) - dhr. W. van der Heide - dhr. W. Roemeling (vanaf 1 juli 2011) Dhr. W. Kaldeway is hierbij per 1 juli benoemd als reserve-lid. Vanaf september heeft hij de vergaderingen van het platform bijgewoond, in verband met ziekte van dhr. W. Roemeling. Adviezen De overlegcommissie heeft positief geadviseerd op de volgende adviesaanvragen vanuit de organisatie: Huisorganen Welzijn (activiteiten, tarieven en jaarplan) Vrijwilligersbeleid Jaarrekening 2010 stichting Zorgverlening De Friese Wouden Plan van aanpak impulsgelden Beleid maaltijden + uitbrengmaaltijden Pilot nachtzorg Jaarplan 2012 Pilot aanpassen receptietijden Begroting 2012 Overige onderwerpen die aan de orde kwamen, zijn: Onderwerpen ingebracht door de cliëntenraden: Medicatiebeleid Onkostenvergoeding CR-leden van de lokale raden Beleid omtrent zorgplanoverleg en multidisciplinair overleg Onderwerpen ingebracht door de directie: Medezeggenschap cliënten Kwadrantgroep + conceptreglement CCR De Friese Wouden Resultaten klanttevredenheid onderzoeken Gastvrijheid met sterren 2011 Winkelconcept Passysteem Kwartaalrapportages medicatie- en valincidenten Ontwikkeling gemeentelijke ondernemingsplannen Financiële kwartaalrapportages Cliëntenraad Extramurale Zorg en Huishoudelijke Hulp De Cliëntenraad Extramurale Zorg van De Friese Wouden bestaat uit 7 leden. Naast deze cliëntenraad bestaat sinds 2010 ook een Cliëntenraad Huishoudelijke Hulp. Beide raden hebben dezelfde leden, hetzij met een andere voorzitter. De cliëntenraden houden zich met name bezig met onderwerpen op het gebied van thuiszorg en huishoudelijke hulp. De Cliëntenraden vergaderden twaalf maal in Binnen deze overleggen werd eens per twee maanden vergaderd met de (interim) directeur Verpleging en Verzorging en eens per twee maanden met de directeur van De Friese Wouden Huishoudelijke Hulp. Behandelde adviesaanvragen Nieuwe zorgmap Huishoudelijke Hulp Op deze adviesaanvraag is positief gereageerd. Overige adviesaanvragen zijn behandeld in het Platform Cliëntenraden De Friese Wouden. Daarnaast zijn in beide Cliëntenraden diverse onderwerpen besproken zoals: Jaardocument Maatschappelijke Verantwoording

19 Thuiszorg Kleinschalig werken (Project Achtkarspelen) Problematiek overproductie / herschikking budget Gemeentelijke ondernemingsplannen Invoering naambadges medewerkers Thuiszorg Anderhalve lijn centrum Verbeterpunten cliënttevredenheid onderzoek in het kader van de aanbesteding AWBZ 2012 (vergroten netwerk cliënten en cliënten doorlopend betrekken bij het zorgproces) Zelfregie Medicatieveiligheid Ervaringen van de Cliëntenraadsleden naar aanleiding van het meelopen met een medewerker van De Friese Wouden bij cliënten Rapportage geregistreerde klachten Vormgeving medezeggenschap Kwadrantgroep Herijking strategische koers Kwadrantgroep Werkplan Care Huishoudelijke Hulp Rapportage cliëntenraadpleging Huishoudelijke Hulp en naar aanleiding hiervan verbeterpunten Alpha constructie Pilot cross- selling Huishoudelijke Hulp en Thuiszorg Werkplan Huishoudelijke Hulp Cliëntbezoeken Huishoudelijke Hulp Nieuwsbrief cliënten Huishoudelijke Hulp Nieuwe modelverordening Wet Maatschappelijke Ondersteuning Ondersteuning van de Cliëntenraden vanuit De Friese Wouden Het platform cliëntenraden en de lokale cliëntenraden ontvangen financiële en personele ondersteuning vanuit De Friese Wouden. De personele ondersteuning is geregeld middels een ondersteuner cliëntenraden en notulist, beiden in dienst van De Friese Wouden. Er kan gebruik worden gemaakt van alle relevante faciliteiten, zoals vergaderruimte, intranet, werkplek en kantoorbenodigdheden. Alle cliëntenraden van De Friese Wouden zijn aangemeld bij de Stichting LOC, Zeggenschap in zorg en kunnen indien nodig een beroep doen op de LCV. In 2011 is geen beroep gedaan op de LCV. In 2011 hebben de raden weer gebruik gemaakt van de dienstverlening van de Stichting LOC, Zeggenschap in zorg (LOC). Vertegenwoordigers van alle cliëntenraden van De Friese Wouden hebben in 2011 deelgenomen aan de 2 overlegvergaderingen van de Regionale Organisatie Cliëntenraden Friesland. Reglementen De cliëntenraden werken op basis van de volgende reglementen: Besluit tot instelling van de cliëntenraad Convenant overlegcommissie cliëntenraden intramuraal De Friese Wouden Overeenkomst tussen cliëntenraad en zorgaanbieder Huishoudelijk reglement per cliëntenraad Convenant platform cliëntenraden De Friese Wouden. In het Convenant Overlegcommissie Cliëntenraden Intramuraal De Friese Wouden staan de regels en procedures omschreven wat betreft taak, samenstelling en status leden, duur van het convenant, kosten en ondersteuning, werkwijze, de overlegvergadering, de informatieverstrekking, bevoegdheden, adviesrecht, verzwaard adviesrecht, voordracht leden van de Raad van Commissarissen, geschillenregeling, toetreding en opzegging en onvoorziene omstandigheden. Jaardocument Maatschappelijke Verantwoording

20 Het besluit tot instelling van de cliëntenraad is opgesteld conform artikel 2 van de Wet Medezeggenschap Cliënten Zorginstellingen. Het besluit voorziet in regels en afspraken met betrekking tot het aantal leden per categorie cliënten, profiel van de leden, wijze van benoeming, duur en einde lidmaatschap, voorwaarden voor medezeggenschap. In de overeenkomst tussen cliëntenraad en zorgaanbieder worden zaken geregeld met betrekking tot de overlegvergadering, de informatieverstrekking en bevoegdheden van de cliëntenraad. In het huishoudelijk reglement staan de afspraken en procedures vermeldt met betrekking tot de functies, werkwijze en personele ondersteuning. 3.6 Ondernemingsraad Een Ondernemingsraad (OR) is een wettelijk verplicht medezeggenschapsorgaan voor iedere organisatie met meer dan 50 werknemers. Voor De Friese Wouden kan een OR uit maximaal 17 leden bestaan. De OR wordt in personele (ambtelijk secretaris) en financiële zin (uren, opleiding) gefaciliteerd door De Friese Wouden. In het verslagjaar heeft de OR regelmatig overleg gehad met de interim-bestuurder en na 1 april met de interim-directeur. Doelstellingen van de OR De OR heeft twee belangrijke functies binnen De Friese Wouden. Enerzijds vertegenwoordiging van medewerkers. Anderzijds is de OR overlegpartner voor de organisatie. De OR denkt mee bij besluitvorming. Hierbij worden de economische en sociale doelstellingen van De Friese Wouden in acht genomen, zoals continuïteit van de organisatie, werkgelegenheid, goede arbeidsomstandigheden en ontwikkelingsmogelijkheden voor medewerkers. Advies- en instemmingaanvragen De OR heeft geadviseerd over: leiding Berchhiem voorgenomen benoeming voorzitter Raad van Bestuur Kwadrantgroep pilot zorgrouteplanning vervallen functie manager Facilities procedure directeuren communicatie Isio (zorgadministratie) benoeming directeur De Friese Wouden De OR heeft ingestemd met: opheffen bureau plaatsing en mobiliteit opleidingsbeleid en opleidingsjaarplan handboek verzuim De Friese Wouden Huishoudelijke Hulp reglement klachtencommissie medewerkers beroepspraktijkvorming beleid herziene beleid en procedure Traumaopvang: één telefoonnummer beleid en procedure Traumaopvang bezwarencommissie Functie Waardering Gezondheidszorg personeelshandboek voor De Friese Wouden Huishoudelijke Hulp intramuraal zorg en facilitair afschaffen borderel De Friesland sociale veiligheid en ongewenst gedrag maandverloning RIE Opsterland/Gorredijk RIE s algemeen plan van aanpak boventallige medewerkers De Friese Wouden Huishoudelijke Hulp werktijden schoonmaak t Suyderhuys en Haersmahiem regeling dienstkleding overige diensten aanpassing accidenteel bloedcontact Jaardocument Maatschappelijke Verantwoording

21 De OR heeft een initiatiefvoorstel voorgelegd: initiatiefvoorstel flexibilisering werktijden De Friese Wouden Huishoudelijke Hulp Commissies binnen de OR De OR heeft een aantal vaste commissies aangesteld. Dit zijn de VGWM commissie, de Commissies Sociaal Beleid, Financieel Beleid en De Friese Wouden Huishoudelijke Hulp en op afroep de Verkiezingscommissie. Elke commissie heeft zijn specialisatie en behandelt onderwerpen in opdracht van de OR. VGWM commissie (commissie Veiligheid, Gezondheid, Welzijn en Milieu) De VGWM commissie houdt zich bezig met onderwerpen die over de arbeidsomstandigheden van de medewerkers gaan, zoals veiligheid, gezondheid, welzijn en milieu. Commissie Sociaal Beleid De Commissie Sociaal Beleid behandelt onderwerpen die gaan over sociaal beleid en personeelsbeleid. Commissie Financieel beleid De Commissie Financieel beleid heeft als doel om op basis van de financiële stukken van de organisatie inzicht te krijgen in het vastgestelde beleid en de keuzes die hierin zijn gemaakt. Commissie De Friese Wouden Huishoudelijke Hulp De OR heeft tijdelijk een commissie Huishoudelijke Hulp opgericht die alle belangen van de medewerkers van dit bedrijf behartigt. Met ingang van januari 2012 wordt de commissie opgeheven en zal het overleg met de directeur van De Friese Wouden Huishoudelijke Hulp plaatsvinden tijdens de OR-vergadering. In het verslagjaar 2011 bestond de OR uit de volgende leden (tussen haakjes staat vermeld in welke commissie men zitting heeft): Lydia Bootsma (Sociaal beleid) Grietje Bos (Huishoudelijke Hulp) Sytske Bosma (VGWM) Hillie Elzinga (Huishoudelijke Hulp) Martha Haanstra (VGWM, Huishoudelijke Hulp) Inge Holwerda (secretaris, Financieel beleid, Verkiezing) Yvonne Homan (VGWM) Marjolein Passchier (Sociaal beleid, Financieel beleid) Aaf van Putten (Sociaal beleid) Jelly Rosema (voorzitter, Huishoudelijke Hulp, Verkiezing) Nicky Schuil (Huishoudelijke Hulp) Yvonne Woudstra (VGWM) Marit van Zijl (Sociaal beleid, Financieel beleid) Liesbeth Dijkstra (ambtelijk secretaris) Jaardocument Maatschappelijke Verantwoording