Wegwijs in uw groepsverzekering, vandaag en morgen

Transcriptie

1 Uw groepsverzekering Wegwijs in uw groepsverzekering, vandaag en morgen Vanaf 23 oktober wordt uw groepsverzekering beheerd in een nieuw informaticasysteem. Het uitgelezen moment om alles voor u op een rijtje te zetten. 1. Wat is verzekerd? 2. De premie betalen. 3. Uw werknemers. 4. Hoe werkt de administratie? 5. Meer weten? VIVIUM Verzekeringen en uw bedrijf. Zeker van elkaar [matchingcode klantenbrief-adresetiket]

2 Beste klant, Sinds 23 oktober beheert VIVIUM uw groepsverzekering in een nieuw IT-systeem. Met dit nieuwe systeem kan uw groepsverzekering eenvoudiger beheerd worden. Dat komt de snelheid, correctheid en kwaliteit ten goede. Een goed moment om u een duidelijk overzicht te geven van de gevolgen van deze migratie. We wandelen door uw groepsverzekering in vijf stappen. Volgt u ons? 1. Wat is verzekerd? Uw algemene en bijzondere voorwaarden werden aangevuld met een addendum. pag. 3 Uw groepsverzekering in detail toegelicht 5. Meer weten? dé website voor alles wat u moet weten over de groepsverzekering van VIVIUM. pag De premie betalen De premieafrekening ziet er anders uit en de betalingen gebeuren op een nieuw bankrekeningnummer. pag De administratie We bekijken enkele belangrijke punten over de administratie van uw groepsverzekering. pag. 5 en 6 3. Uw werknemers Uw werknemers krijgen een benefit statement in plaats van een pensioenfiche. pag. 4 Hebt u vragen of wilt u meer info na het lezen van deze brochure? Het Service Centre Employee Benefits staat klaar om uw vragen over de migratie te beantwoorden. Aarzel niet om onze medewerkers te contacteren. U vindt alle contactgegevens op de achterzijde van dit document. Uiteraard houden wij ook uw makelaar op de hoogte van de migratie. Met vriendelijke groeten, Patrick Van Geystelen Directeur Employee Benefits VIVIUM N.V. P.S.: We informeerden u eind september over de migratie via een postpakket (met onder andere een addendum aan uw groepsverzekeringsreglement). Hebt u geen postpakket ontvangen? Contacteer dan het Service Centre op het nummer 02/ Wij bezorgen u graag nog deze informatie na.

3 1. Wat is verzekerd? 2-3 De waarborgen die u onderschreven hebt in uw groepsverzekering vindt u in detail terug in uw algemene en bijzondere voorwaarden. Daar verandert niets aan. Vorige maand ontving u een addendum. Dit document zorgt ervoor dat alle benamingen en begrippen die in het nieuwe systeem gebruikt worden, overeenstemmen met uw groepsverzekering. Het legt bovendien uit hoe de medische acceptatie in elkaar zit en wanneer ze wordt toegepast. Een handig document om op terug te vallen. Bewaar het dan ook samen met uw reglement. 2. De premie betalen 2.1. Een nieuw bankrekeningnummer: IBAN BE Belangrijk: De uitgiftedatum is hier van belang. Deze vindt u terug op uw financiële documenten. Alle financiële documenten uitgegeven vóór 24 oktober moet u betalen op het oude rekeningnummer: IBAN BE BIC BBRUBEBB. Alle financiële documenten uitgegeven vanaf 24 oktober moet u betalen op het nieuwe rekeningnummer: IBAN BE BIC BBRUBEBB. Het rekeningnummer waarop u de betaling moet uitvoeren, staat ook steeds vermeld op de premieafrekening Uw premieafrekening ziet er anders uit Bij de premieafrekening vindt u steeds een premieborderel en een rekeninguittreksel. In de kolom RW (= Reden tot Wijziging) op het premieborderel vindt u een code. Het overzicht van alle mogelijke codes wordt ook toegevoegd. Zo weet u steeds waarom de premie geboekt werd. U krijgt van VIVIUM maximaal 1x per maand een betalingsuitnodiging. Deze omvat dan alle bewegingen in uw groepsverzekering tussen dat moment en de vorige betaling: een nieuwe werknemer komt in dienst, een werknemer trouwt of krijgt kinderen, Betaalt u uw premie jaarlijks? Dan ontvangt u rond de 15 de van de maand een premieafrekening met de premieverrekening van de tussentijdse aanpassingen. Voor contracten met maandelijkse premiebetaling gebeurt dit samen met de maandelijkse premieafrekening. Voortaan ontvangt u uw premieafrekening per personeelscategorie (bijvoorbeeld alle bedienden, directie, IT, ) in plaats van per contract. Als u merkt dat de categoriebenaming niet optimaal is of zelfs foutief, dan kunt u dit melden via het Service Centre Employee Benefits. De contactgegevens vindt u op de achterzijde van deze folder. Een foutieve benaming heeft geen gevolgen voor de waarborgen en de premies. De premieafrekening ziet er ook anders uit. Wij raden u aan te surfen naar (lees verder meer over onze website). U kunt op de website een voorbeeld downloaden. Het nieuwe systeem kent een automatische procedure om de betaling op te volgen. Betaalt u uw premies maandelijks? Dan verschijnen de premies van november voor de eerste keer op de eerste nieuwe premieafrekening. Deze wordt verstuurd in de derde week van november. In november ontvangt u van ons meer concrete informatie over de premiebetaling. Dit gebeurt net voor we u de eerste premieafrekening in de nieuwe lay-out bezorgen.

4 3. Uw werknemers 3.1. Uw werknemers informeren Voortaan ontvangen uw werknemers een nieuw document, het benefit statement. Dit document vervangt een of meerdere pensioenfiches. Op zich verandert er weinig, maar het benefit statement maakt het mogelijk om alle verzekerde waarborgen te groeperen in één document Een woordje uitleg bij het benefit statement Het benefit statement geeft heel gedetailleerd de stand van zaken van het aanvullend pensioen van uw werknemers. We geven ook steeds wat extra informatie: via de samenvattingsbrief: Deze brief vat de essentie van het benefit statement samen. De werknemer leest er hoeveel u betaalt (werkgeversbijdragen) en hoeveel hijzelf betaalt (in geval van persoonlijke bijdragen) én welke waarborgen uw werknemer daarvoor in ruil krijgt. via de toelichting: Bij het eerste benefit statement krijgt uw werknemer een handige verklarende woordenlijst. Dat maakt het gemakkelijk om alle onderdelen haarfijn te analyseren. Het benefit statement vermeldt al de gegevens die nodig zijn voor het berekenen van de verzekerde waarborgen, dus ook het jaarloon zoals gedefinieerd in het reglement. Wanneer uw werknemer van meerdere waarborgen geniet in uw groepsverzekering, dan worden deze apart op eenzelfde document gebundeld. U vindt op de website een duidelijk voorbeeld van deze documenten. Dankzij de handige leeswijzer krijgt u bovendien wat meer inzicht in de cijfers en waarborgen die op het benefit statement getoond worden. Het benefit statement wordt opgemaakt bij indiensttreding, jaarlijks op de aanpassingsdatum en bij uitdiensttreding. U krijgt dus niet langer een nieuw document bij iedere wijziging. Heeft de wijziging die u aanvraagt een impact op uw premie, dan kunt u de verwerking hiervan opvolgen via de premieafrekening. Belangrijk: Meld elke wijziging in de personeelsgegevens van uw werknemers zo snel mogelijk via de website. Zo houdt u de benefit statements van uw werknemers up-to-date en blijft uw personeel verzekerd volgens de voorwaarden van het reglement. Ook de premieafrekening is op die manier altijd correct.

5 4. De administratie van uw groepsverzekering Een nieuw polisnummer voor uw betrokken contract(en) Uw nieuwe polisnummer begint met en wordt gevolgd door vier cijfers. Uw nieuwe polisnummer wordt: [530-01xxxx]. Dit nummer zal op alle communicatie in verband met uw groepsverzekering vermeld staan. Als u contact met ons opneemt, gebruikt u ook best deze referentie. Zo kunnen we u gemakkelijk verder helpen De personeelsnummers wijzigen De samenstelling van elk nummer wijzigt. Uw werknemers die aangesloten zijn bij de groepsverzekering krijgen een nieuw nummer. Dit nummer begint met het hierboven vermelde polisnummer en wordt gevolgd door vier cijfers. Een voorbeeld: [530-01xxxx] Op de benefit statements van uw werknemers staat dit nummer vermeld. Het premieborderel dat samen verstuurd wordt met uw premieafrekening geeft het nummer in verkorte versie: de drie eerste cijfers vallen weg, op het borderel staan bij elke aangesloten werknemer enkel de cijfers na 530- vermeld Personeelswijzigingen melden Verandert er iets in de personeelsgegevens? Meld dit dan via het online wijzigingsformulier, terug te vinden op Gebruik het formulier voor: wijzigingen in burgerlijke staat wijzigingen in gezinssamenstelling adreswijzigingen wijzigingen in tewerkstellingsgraad wijzigingen van categorie verdaging overlijden Ook als een werknemer uit dienst gaat, kunt u dat via dit formulier melden. Een nieuwe werknemer kunt u eenvoudig aansluiten via het online aansluitingsformulier Gebruik zeker de webformulieren. Want daarmee meldt u op een efficiënte manier wijzigingen in uw personeelsbestand. Zo blijft uw groepsverzekering up-to-date en correct.

6 Om een goede overgang te garanderen tussen het oude en het nieuwe systeem voeren we na 23 oktober talrijke controles en aanpassingen uit. Dit proces zal tijdelijk een impact hebben op het dagelijkse beheer van uw groepsverzekering en de gebruikelijke doorlooptijden. Wij gaan er desondanks van uit dat we van u de premiebetalingen tijdig mogen ontvangen. Uiteraard worden uitkeringen zonder vertraging verwerkt en gestort op de bankrekeningen van de begunstigden Salarisaanpassingen doorgeven U moet salarisaanpassingen maar één keer per jaar melden. En die datum hoeft u zelf niet te onthouden. Want we herinneren er u tijdig aan en sturen u alle vereiste documenten op. Dat gebeurt in vier stappen: 1. U krijgt een salarislijst van VIVIUM We sturen u een tabel op met de namen en de gegevens van al uw medewerkers zoals ze bij ons gekend zijn. Dat doen we anderhalve maand vóór de jaarlijkse aanpassingsdatum. Deze datum vindt u terug in uw pensioenreglement. 2. U bezorgt de nieuwe salarisgegevens aan VIVIUM U controleert de lijst op juistheid en volledigheid, en vult de nieuwe lonen in. Let erop dat u het parttime salaris invult voor uw deeltijdse medewerkers én dat u hun tewerkstellingsgraad vermeldt in de kolom Opmerkingen. 3. VIVIUM bezorgt de nieuwe benefit statements We verwerken alle wijzigingen en herberekenen de premies. Die gegevens vermelden we daarna op de benefit statements van uw werknemers. 4. U krijgt uw nieuwe premieafrekening van VIVIUM De administratieve verwerking van de wijzigingen vindt u op de eerstvolgende premieafrekening.

7 5. Meer weten? dé website voor uw groepsverzekering Omdat groepsverzekeringen en al wat er bij komt kijken soms wat extra uitleg vragen, heeft VIVIUM een speciale website ontwikkeld. U vindt op de website een antwoord op al uw vragen, u ontdekt hoe we optimaal samenwerken én u kunt snel en gemakkelijk uw personeelswijzigingen doorgeven! Specifieke informatie over de migratie is aangeduid met dit icoontje. Zo herkent u de info onmiddellijk. U komt het doorheen heel de website tegen. Neem dus zeker een kijkje op Zijn er minstens 20 aangesloten personeelsleden in uw groepsverzekering? Dan geeft de migratie de mogelijkheid tot het gebruik van onze internetapplicatie EB-Connect. Deze applicatie is toegankelijk vanop de website met behulp van een digipass. Vanaf midden volgend jaar bekijken we uw dossier en brengen u op dat moment op de hoogte van de mogelijkheden. U hoeft hiervoor dus zelf niets te ondernemen. Tip: zet in de favorieten van uw internetbrowser. Zo hebt u hem steeds bij de hand Het Service Centre Employee Benefits en uw beheerder staan voor u klaar Vindt u het antwoord niet op onze website? Hebt u een concrete vraag in verband met uw groepsverzekering? Of wilt u meer informatie? Aarzel niet om onze medewerkers te contacteren. Ze helpen u graag verder. De contactgegevens vindt u op de achterzijde van dit document. In het postpakket dat we u eind september bezorgden, zat een muismatje met de contactgegevens van het Service Centre. Bij deze brief vindt u een nieuwe insert voor uw muismatje. Schuif het onder het doorschijnende flapje van uw muismatje. Naast de gegevens van het Service Centre vindt u er de verwijzing naar de website. Surf naar dé website voor uw groepsverzekering Het Service Centre Employee Benefits staat voor u klaar. Service Centre Employee Benefits Brussel Koningsstraat 153, 1210 Brussel Tel.: +32 (0) sceb-brussels@vivium.be

8 Wij staan voor u klaar. U hebt vragen? U wilt meer informatie? Aarzel niet onze medewerkers te contacteren. Het Service Centre Employee Benefits staat voor u klaar. Onze medewerkers zijn perfect op de hoogte van de migratie en beantwoorden graag al uw vragen. Service Centre Employee Benefits Brussel Koningsstraat 153, 1210 Brussel Tel.: +32 (0) sceb-brussels@vivium.be Uw vertrouwde beheerder helpt u ook graag verder met vragen over uw contract. Maatschappelijke Zetel Koningsstraat Brussel Tel. +32 (0) Fax +32 (0) Zetel Antwerpen Desguinlei Antwerpen Tel. +32 (0) Fax +32 (0) ViviuM N.V. Lid van de P&V Groep Verzekeringsonderneming toegelaten door de CBFA onder code 0051 BTW BE RPR Brussel 10/10