Bestellingen & Reservaties beheren met de ApoSite Desktop App

Transcriptie

1 Bestellingen & Reservaties beheren met de ApoSite Desktop App 1

2 Beste apotheker, Onze meer dan 10 jaar ervaring op vlak van apotheekwebsites leerde ons dat het niet altijd even gemakkelijk is om reservaties en bestellingen via uw website te beheren vanuit je mailbox. Enerzijds komen de mails niet altijd aan en anderzijds heeft u niet altijd de mogelijkheid om de mailbox te controleren. Bovendien komen meestal ook andere mails op dit adres toe, wat de mails herkennen nog bemoeilijkt! Dit is de reden dat wij de Desktop App hebben ontwikkeld, een systeem dat de garantie biedt dat alle bestellingen doorgestuurd worden en dat u visueel, via een pop-up, op de hoogte wordt gesteld wordt van elke bestelling. Elke bestelling wordt geëncrypteerd zodanig deze onleesbaar zijn voor derden. Binnen de desktopapplicatie heeft u de mogelijkheid om de bestellingen te beheren, mail of SMS te sturen dat een bestelling klaar staat, Hierbij vindt u stap per stap hoe u deze applicatie dient te installeren en te gebruiken. Indien op basis van deze handleiding de installatie van de applicatie niet lukt, aarzel dan niet ons te contacteren: kristof@aposite.be of telefonisch op 02/ Met vriendelijke groet, Kristof Puttemans, Product Manager ApoSite 2

3 1. WAAR VIND IK DEZE DESKTOP APP? U surft naar en rechts bovenaan ziet u de groene knop login. Als u daarop klikt, verschijnt een pop-up waar u uw DocCheck code ingeeft. De website is wel in de eerste plaats gelinkt aan de DocCheck van de titularis. Na identificatie, wordt u naar het dashboard van uw website geleid. Op het Dashboard van uw ApoSite vindt u rechts onder Settings de link naar de Desktop App. Als u hierop klikt zit volgende items: 1. De link voor de app te downloaden. 2. De Licentie sleutel: deze zal u na installatie gevraagd worden. De overige 2 items kunnen na installatie handig zijn: 3. Security geen enkel systeem is onfeilbaar en daarom hebben een extra veiligheid ingebouwd. Mocht het systeem de bestelling/reservering niet kunnen doorsturen naar uw applicatie, wordt u per mail een melding gestuurd van de bestelling/ reservering. Dit adres wordt ook gebruikt om u een identificatiecode door te mailen, mocht u uw paswoord vergeten zijn. 4. Tot slot kan u uw Paswoord wijzigen of resetten (als u dit selecteert, dient u eerst ter controle een code aan te vragen; de knop hiervoor verschijnt als u deze optie selecteert). 3

4 2. INSTALLEREN VAN DE DESKTOP APP 1. U klikt op de link om de applicatie te downloaden. 2. Eenmaal gedownload zal u waarschijnlijk van uw antivirus de melding krijgen dat deze applicatie geblokkeerd wordt. U dient hier afhankelijk van uw antivirus op toch uitvoeren of vertrouwen te klikken, zodanig dat de installatie start. Het is mogelijk dat u eerst op meer informatie dient te klikken en dus niet op OK. Hieronder vindt u het wat dit geeft bij Windows 8 en Norton: 3. De installatiewizard zal u doorheen verschillende schermen leiden tot u de knop voltooien ziet. 4

5 4. U opent dan de applicatie of indien u heeft aangevinkt dat de applicatie na installatie geopend moet worden en krijgt volgend scherm: 5. U vult uw APB-nummer in. 6. U kiest en een paswoord en herhaalt dit om het te bevestigen. 7. U kopieert hier de licentiesleutel die u in de beheersmodule van uw ApoSite vindt. 8. U klikt op registreren. 9. Op het volgend scherm ziet u dit: 10. U ziet bovenaan in de groene balk dat u geen berichten kan ontvangen en dat u daar dient te klikken. 11. Eenmaal geklikt, verschijnt een pop-up met de encryptiesleutels waarmee de bestellingen/reservaties versleuteld worden. 12. Indien u de melding krijgt dat er een fout is met deze sleutels, kan u deze verwijderen en dient ze opnieuw te generen. 13. Vanaf dan kan u met de Desktop App werken. 5

6 3. WERKEN MET DE DESKTOP APP In de Desktop Applicatie ziet u rechts de menubalk: 1. U ziet bovenaan of uw applicatie online is, mocht er een probleem zijn kan u altijd even controleren of u niet offline bent. 2. Onder Overzicht vindt u de laatste 10 bestellingen die op de Desktop Applicatie zijn toegekomen: De laatste 10 Onepharma-bestellingen (dit zijn bestellingen via de iphone applicatie die kortelings gelanceerd wordt) en de laatste 10 ApoSite bestellingen. 3. OnePharma-bestellingen geeft u alle bestellingen via de iphone-applicatie. 4. ApoSite-bestellingen geeft u alle bestellingen via uw ApoSite. 5. Onder Instellingen vind u: a. Algemene informatie over de applicatie en welke gegevens bekend zijn. U kan uw applicatie ook in het Frans zetten door op dat tabblad te klikken. b. De mogelijkheid om de sleutels opnieuw te configureren, mocht dit nodig zijn. c. De mogelijkheid ons te contacteren mocht er iets niet lukken. d. Een overzichtje van hoe de Desktop App werkt. 4. IN DE PRAKTIJK 1. Een patiënt gaat naar uw website en selecteert een product dat hij wenst te reserveren. 2. Hij voegt deze aan het bestelmandje toe en klikt op bestellen. 3. Op het volgend scherm vult hij zijn gegevens in. 4. Hierbij dient hij ook zijn contactvoorkeur mee te geven: per sms, per mail of per telefoon. 5. Hierna krijgt de patiënt een overzicht van alle gegevens te zien en kan hij zijn reservatie doorsturen. 6. Hij ontvangt per mail of per SMS dat de reservatie is doorgestuurd naar de apotheek, indien één van beide opties geselecteerd werd. 7. U krijgt op uw scherm rechts bovenaan de melding dat er een nieuwe reservatie is (of het aantal nog niet verwerkte reservaties). U kan bij de Instellingen ook aankruisen dat er een geluidje wordt afgespeeld wanneer een bestelling binnenkomt. 6

7 8. U klikt op het groene kadertje en de Desktop App opent zich. 9. Onder Overzicht of ApoSite-bestellingen klikt u op de recentste bestelling en krijgt u een detail van de bestelling te zien: 10. Via Status aanpassen kan u uw patiënt op de hoogte houden van de status van zijn bestelling. U heeft hiervoor de keuze uit: 11. De patiënt wordt hiervan op de hoogte gesteld via mail of SMS volgens zijn voorkeur. Indien hij natuurlijk opgebeld wenst te worden, dient dit enkel als een controlemiddeltje. 12. De knop Geschiedenis tonen geeft dan weer een volledig overzicht van wanneer de bestelling welke status had. Zo dat zou u al aardig op weg moeten helpen in het beheer van de reservaties / bestellingen via de website. Mocht u het antwoord op uw vragen niet vinden, aarzel dan niet ons te contacteren: kristof@aposite.be of telefonisch op 02/