Vrije vergoedingen en verstrekkingen WERKKOSTENREGELING. CapsNobel loongroep - loonadministratie & advies

Transcriptie

1 WERKKOSTENREGELING Vrije vergoedingen en verstrekkingen CapsNobel loongroep - loonadministratie & advies Bennekom - Bergen op Zoom - Breda - Goes - Halsteren

2 Notitie Vrije vergoedingen en verstrekkingen Apparatuur, gereedschap en instrumenten (Pag. 1) Arbo-vergoedingen en verstrekkingen 2 (Pag. 2) Bedrijfsfi tness (Pag. 3) Bewassing, energie en water (Pag. 4) Computers (Pag. 5) Consumpties tijdens werktijd (Pag. 6) Contributie personeelsverenigingen, lief- en leedpotjes en dergelijke en vakbond (Pag. 7) Cursussen, vakliteratuur en dergelijke (Pag. 7) Diensttijduitkeringen (Pag. 8) (Eenmalige) uitkering bij overlijden of invaliditeit (Pag. 9) Geschenk in natura, ideële waarde (Pag. 10) Geschenken en verstrekkingen aan anderen dan uw werknemers (Pag. 11) Geldboeten (Pag. 12) Huisvesting buiten de woonplaats (Pag. 13) Telefoon- en internetaansluitingen (Pag. 14) Inwoning (Pag. 17) Maaltijden (Pag. 17) Outplacement (Pag. 18) Personeelsreizen, personeelsfestiviteiten en dergelijke incidentele personeelsvoorzieningen (Pag. 19) Personeelsleningen (Pag. 19) Persoonlijke verzorging, kleding (Pag. 20) Premies ongevallenverzekering (Pag. 20) Producten uit eigen bedrijf (Pag. 21) Representatiekosten, relatiegeschenken (Pag. 22) Schade aan of verlies van persoonlijke zaken (Pag. 22) Studiekosten (Pag. 23) Uitkeringen uit fondsen (Pag. 24) Verhuiskosten (Pag. 25) (Werk)kleding en uniformen (Pag. 25) Werkplek voor de werkkostenregeling (Pag. 27) Werkruimte (inrichting) (Pag. 29) Woning (Pag. 31) 12

3 1 Apparatuur, gereedschap en instrumenten Vergoedingen en verstrekkingen van apparatuur, muziekinstrumenten en gereedschappen behoren niet tot het loon, voor zover het zakelijk gebruik betreft. Onder apparatuur vallen onder meer beeld- en geluidsapparatuur en rekenmachines. Apparatuur die langer dan een jaar gebruikt kan worden bij de behoorlijke vervulling van de dienstbetrekking met een kostprijs van 450 of minder kunnen ineens vergoed worden. Als de kostprijs hoger is, komt slechts de afschrijving voor onbelaste vergoeding in aanmerking. Het bedrag van 450 is inclusief omzetbelasting. Als de kostprijs hoger is, kan de apparatuur wel in een keer onbelast worden vergoed of verstrekt als u met uw werknemer afspreekt dat hij verplicht is tot vergoeding van het privégebruik. Als de dienstbetrekking wordt beëindigd, zal de werknemer de waarde die de apparatuur op dat moment heeft aan u moeten vergoeden. Let op! In zijn brief van 3 juli 2014 heeft de staatssecretaris van Financiën aangekondigd dat het noodzakelijkheidscriterium zal worden ingevoerd voor gereedschappen, computers, mobiele communicatiemiddelen en dergelijke apparatuur. Als u het noodzakelijk acht dat uw werknemers gebruik maken van deze voorzieningen, kunt u deze onbelast aan uw werknemers verstrekken. Voorwaarde is dat u hierover beslist en de kosten volledig voor uw rekening neemt. U mag dus geen bijdrage van de werknemers vragen. hulpmiddelen moeten dan ook voor een deel op de werkplek ge- of verbruikt worden. Let op bij werkruimte thuis! Aandachtspunt hierbij is dat een werkruimte thuis niet als werkplek in de zin van de werkkostenregeling wordt gezien. Als een werknemer uitsluitend een werkruimte thuis heeft, gebruikt hij de hulpmiddelen dus niet gedeeltelijk op een werkplek. De nihilwaardering geldt dan niet. Dit geldt bijvoorbeeld ook voor een vaste telefoon of computer die ter beschikking wordt gesteld. Deze kunnen niet gedeeltelijk op de werkplek worden gebruikt. Zie ook paragraaf 30. Ook de waarde van het privégebruik (van ten hoogste 10%) van geheel of gedeeltelijk op de werkplek gebruikte draagbare computers, zoals notebooks en netbooks, die naar hun aard ook buiten de vaste werkplek bruikbaar zijn, wordt op nihil gesteld. Hier valt ook de situatie onder van bijvoorbeeld de timmerman die zijn gereedschapskist uit de ter beschikking gestelde bedrijfsauto thuis gebruikt. Ook vakliteratuur (al dan niet via internet) die op de werkplek verstrekt wordt, en vaak deels tijdens een treinreis of thuis gelezen wordt, is een vorm van gereedschap en valt in beginsel onder deze nihilwaardering. De waarde van voorzieningen, bijvoorbeeld apparatuur, instrumenten en gereedschappen, waarvan het gebruikelijk is om die op de werkplek te gebruiken, wordt op nihil gesteld. De waarde van ter beschikking gestelde hulpmiddelen, waaronder computers en dergelijke apparatuur, gereedschappen en toebehoren, die ten minste 90% zakelijk gebruikt worden, wordt op nihil gesteld. De 1

4 2 Arbo-vergoedingen en verstrekkingen Onder verstrekkingen of vergoedingen die niet als beloningsvoordeel worden ervaren, vallen onder meer vergoedingen of verstrekkingen die samenhangen met verplichtingen van de werkgever op grond van de Arbeidsomstandighedenwet. Een verstrekking is vrijgesteld als: - de werkgever een ARBO-plan heeft; - de verstrekking daar in redelijkheid deel van uitmaakt; - de verstrekking tijdens werktijd plaatsvindt; - de werknemer geen eigen bijdrage is verschuldigd; - de werknemer hierdoor geen aanmerkelijke privébesparing (meer dan 454) geniet. Cursus stoppen met roken U mag uw werknemers onbelast een cursus stoppen met roken laten volgen of vergoeden. Voorwaarde daarbij is ook dat de cursus onderdeel uitmaakt van het Arbo-plan van uw onderneming. Het kan zijn dat de Belastingdienst zich op het standpunt stelt dat geen eigen bijdrage van de werknemer mag worden gevraagd en dat daarom het cafetariasysteem niet mag worden toegepast. Dit is gebaseerd op artikel 44, Arbowet waarin bepaald dat kosten voor naleving van de Arbo-regels niet voor rekening van de werknemer mogen komen. Voorbeelden: - een veiligheidsbril met geslepen glazen voor een laborant of lasser; - een zonnebril voor een chauffeur of piloot; - naar onze mening dan ook een computerbril; - speciale isolerende of beschermende kleding; - een verplichte medische keuring; - een aanstellingskeuring; - een geneeskundig of arbeidsgezondheidskundig onderzoek, een second opinion of een griepprik in het kader van preventie- en verzuimbeleid; - een ehbo-cursus die in redelijkheid deel uitmaakt van uw Arbo-plan, als de werknemer geen eigen bijdrage verschuldigd is. Dit geldt ook voor herhalingscursussen en bijscholing in verband met het ehbo-diploma. Krijgt de werknemer met een ehbo-diploma hiervoor een toeslag, dan is deze toeslag wel belast. Stoelmassage Een stoelmassage is onder de volgende voorwaarden een vrije verstrekking: - U heeft als werkgever een Arbo-plan. - De stoelmassage maakt in redelijkheid deel uit van dat Arbo-plan. - De stoelmassage vindt tijdens werktijd plaats. - De werknemer is geen eigen bijdrage verschuldigd. - Er is geen sprake van een aanmerkelijke privébesparing voor de werknemer. Let op! In zijn brief van 3 juli 2014 heeft de staatssecretaris van Financiën aangekondigd dat er een nieuwe gerichte vrijstelling zal worden ingevoerd voor een aantal werkplek gerelateerde voorzieningen waarvoor nu een nihilwaardering geldt. Daaronder vallen dan de ter beschikking gestelde, de anderszins verstrekte en de vergoede voorzieningen. Hiervoor zullen dan wel bepaalde administratieve eisen gaan gelden. Welke dit zijn wordt bekendgemaakt in het Belastingplan De waarde van geheel of gedeeltelijk op de werkplek gebruikte of verbruikte voorzieningen die, in redelijkheid, rechtstreeks voortvloeien uit het arbeidsomstandighedenbeleid dat de werkgever voert op grond van de Arbeidsomstandighedenwet, wordt op nihil gesteld. Van voorzieningen in het kader van het arbeidsomstandighedenbeleid dat een werkgever voert is bijvoorbeeld sprake bij geneeskundige keuringen of bij inentingen in het kader van preventie- en verzuimbeleid. Een veiligheidsbril met geslepen glazen voor een laborant of lasser, een zonnebril voor een chauffeur of piloot, of een beeldschermbril kan tevens passen binnen het arbeidsomstandighedenbeleid dat een werkgever voert. 2

5 Dat geldt bijvoorbeeld ook voor een EHBO-cursus, speciale isolerende of beschermende kleding of een stoelmassage Voorwaarde is dat de inhoudingsplichtige de voorzieningen in het kader van arbeidsomstandighedenbeleid in redelijkheid doet. Daarbij spelen de feiten en omstandigheden van het geval een rol. Een beeldschermbril waarvan het montuur voorzien is van briljanten, is een voorbeeld van een voorziening die niet in redelijkheid op nihil gewaardeerd kan worden. In een dergelijk geval wordt de bril tegen de waarde in het economische verkeer tot het loon gerekend. Werkruimte thuis: In het kader van de ARBO-voorzieningen wordt een thuiswerkplek, gelegen in de eigen woning, als werkplek gezien. De Arbeidsomstandighedenwet kan van toepassing zijn op thuiswerkplek, waardoor de werkgever verantwoordelijk is voor deze werkplek. Van thuiswerk is sprake indien een werkgever een werknemer de arbeid in de woning van de werknemer doet verrichten. Het Arbeidsomstandighedenbesluit bevat voorschriften ter zake van een ergonomische inrichting van de werkplek, de beeldschermwerkplek en het dag- c.q. kunstlicht. 3 Bedrijfsfitness Onder bedrijfsfi tness wordt verstaan de conditie- of krachttraining van werknemers die georganiseerd of geïnitieerd wordt door de werkgever en die plaatsvindt onder deskundig toezicht. Bedrijfsfi tness kan zowel op het werk als ergens anders plaatsvinden. De verstrekking of vergoeding van bedrijfsfi tness is onbelast als voldaan is aan de volgende voorwaarden: - De deelname staat open voor 90% of meer van alle werknemers of 90% of meer van alle werknemers met dezelfde arbeidsplaats die niet is - gelegen in de woning van een van deze werknemers. - De bedrijfsfi tness vindt plaats op de werkplek of op een vaste locatie die u heeft aangewezen. De vaste locatie moet gelden voor alle werknemers met dezelfde arbeidsplaats en mag niet in de woning van één van deze werknemers zijn. Als de fi tness niet aan deze voorwaarden voldoet, dan moet een vergoeding of verstrekking daarvan volgens de algemene regels worden behandeld. Het beoefenen van bedrijfsfi tness kan ook voortvloeien uit de behoorlijke vervulling van de dienstbetrekking. In dat geval is er geen sprake van loon. Hierbij kan gedacht worden aan militairen, brandweer, politie, beveiliging en duikers. De regeling voor bedrijfsfi tness kent 3 mogelijkheden voor de plaats van de bedrijfsfi tness: a. in een vestiging van de werkgever. Het is niet vereist dat de werknemer in deze vestiging werkt. b. in een door de werkgever voor al zijn werknemers aangewezen fi tnesscentrum. c. bij een vestiging van een fi tnessbedrijf waarmee de werkgever een overeenkomst heeft. Als de werkgever meer dan één vestiging heeft, gelden deze mogelijkheden voor een fi tnesscentrum of één fi tnessbedrijf dat meer dan één vestiging heeft, per vestiging van de werkgever. Dit houdt verband met de omstandigheid dat het voor een werkgever vaak praktisch niet haalbaar is om voor alle werknemers eenzelfde bedrijfsfi tnessregeling te laten gelden. Dit kan met name afhankelijk zijn van de ligging van een vestiging. Het is ook toegestaan dat de werkgever voor de ene vestiging wel een bedrijfsfi tnessregeling heeft en voor de andere vestiging niet. Buiten de vestigingsplaats van de werkgever of het fi tnessbedrijf wonende werknemers kunnen van de regeling slechts gebruikmaken door aansluitend aan werktijd of in de pauzes te gaan fi tnessen. Thuiswerkers In dit kader wordt de arbeidsplaats van een thuiswerker niet als een vestiging van de werkgever aangemerkt, anders zou sprake kunnen zijn van individuele fi tness. Dat wil overigens niet zeggen dat thuiswerkende werknemers niet aan een bedrijfsfi tnessregeling kunnen deelnemen. Als sprake is van een voor het bedrijf kwalifi cerende 3

6 bedrijfsfi tnessregeling kunnen de thuiswerkers daaraan op dezelfde manier deelnemen als de werknemers die op het bedrijf werken. Is er voor de vestiging van de werkgever sprake van kwalifi cerende bedrijfsfi tness, dan kunnen daarvan naast de werknemers van andere vestigingen ook de thuiswerkers gebruikmaken. Directeur-grootaandeelhouder De vergoeding of verstrekking is belast, als alleen de grootaandeelhouder en zijn eventuele partner gebruikmaken van de bedrijfsfi tness. Een grootaandeelhouder is iemand die, al dan niet samen met zijn partner en zijn bloed- of aanverwanten in de rechte lijn, direct of indirect aandeelhouder is voor minstens eenderde gedeelte van het geplaatste aandelenkapitaal. Let op! In zijn brief van 3 juli 2014 heeft de staatssecretaris van Financiën aangekondigd dat er een nieuwe gerichte vrijstelling zal worden ingevoerd voor een aantal werkplek gerelateerde voorzieningen waarvoor nu een nihilwaardering geldt. Daaronder vallen dan de ter beschikking gestelde, de anderszins verstrekte en de vergoede voorzieningen. Hiervoor zullen dan wel bepaalde administratieve eisen gaan gelden. Welke dit zijn wordt bekendgemaakt in het Belastingplan Fitness op de werkplek: In de situatie dat de werkgever over een fi tnessruimte op de werkplek beschikt en deze, al dan niet inclusief begeleiding, ter beschikking stelt aan zijn werknemers, wordt dit voordeel op nihil gewaardeerd. Zie in dit verband ook paragraaf 30 over de werkplek voor de werkkostenregeling. Daarmee vallen dergelijke trainingen onder de gerichte vrijstelling voor cursussen, congressen, seminars, symposia, excursies, studiereizen en dergelijke, ongeacht of deze op de werkplek plaatsvindt. Een voorbeeld van een situatie dat de conditie- en krachttraining vereist is voor de vervulling van de dienstbetrekking is, een militair die op een stormbaan oefent, of een brandweerman, lid van het duikteam die om zijn duikvaardigheden en duikkennis op peil te houden moet voldoen aan een minimumaantal oefenduiken per jaar. 4 Bewassing, energie en water Een vergoeding voor bewassing, energie en water is onbelast voor zover de vergoeding hoger is dan een bepaald normbedrag. Dat geldt echter uitsluitend als de vergoeding wordt gegeven in verband met een behoorlijke vervulling van de dienstbetrekking. Overeenkomstige verstrekkingen zijn onbelast voor zover de waarde in het economische verkeer hoger is dan de normbedragen. Let op! In de waarde van kost en inwoning en in de waarde van huisvesting (anders dan het genot van een woning) is ook de waarde van bewassing, energie en water opgenomen. Hiervoor hoeft u dus niet afzonderlijk een bedrag bij het loon te tellen. Het moet wel gaan om vergoedingen of verstrekkingen ter behoorlijke vervulling van de dienstbetrekking. Hiervan is bijvoorbeeld sprake bij een dienstwoning. Als sprake is van huisvesting of inwoning op de werkplek wordt het voordeel van de verstrekking van energie, water en bewassing, geacht te zijn begrepen in het bedrag van 5,35 (2014) per dag. De regeling voor fi tness buiten de werkplek vervalt. Voor de conditie- en krachttraining die vereist is voor het vervullen van de dienstbetrekking is de hiervoor genoemde waarderingsregel niet van belang. Daarbij ligt het accent vooral op het onderhouden van de vereiste vaardigheden. 4

7 5 Computers U mag aan een werknemer een computer en dergelijke apparatuur (en bijbehorende apparatuur) alleen onbelast vergoeden, verstrekken of ter beschikking stellen, als de apparatuur voor 90% of meer zakelijk wordt gebruikt. De bewijslast van het zakelijk gebruik ligt bij de werkgever. Het zakelijk gebruik hangt sterk af van de aard van de functie en/of er thuis wordt gewerkt. Een verklaring van de werknemer over het gebruik kan een hulpmiddel zijn. Ook het feit dat de werknemer privé een vergelijkbare PC heeft, maakt het zakelijk gebruik meer aannemelijk. Als de apparatuur een meerjarig belang heeft, mag u maximaal het bedrag van de jaarlijkse afschrijving onbelast vergoeden of verstrekken. Als de kostprijs inclusief omzetbelasting minder is dan 450, dan mag u het hele bedrag ineens onbelast vergoeden of verstrekken. Met dergelijke apparatuur wordt bedoeld elektronische apparatuur die geheel of gedeeltelijk bedoeld is voor taken die ook met een computer kunnen worden verricht, zoals digitale agenda s, mini-notebooks en GPS-apparatuur. Een mobiele telefoon kan ook onder deze omschrijving vallen als de functie van telefoontoestel duidelijk ondergeschikt is aan andere functies, zoals telematica of dataverwerking. Een zogenoemde smartphone en een BlackBerry vallen niet onder dergelijke apparatuur. Deze apparaten hebben wel de uiterlijke kenmerken van een mobiele telefoon, maar het beeldscherm en de invoermogelijkheden zijn bij deze apparaten te beperkt voor langdurig gebruik als computer. Bijbehorende apparatuur is apparatuur die bestemd is om aan de computer te worden gekoppeld om informatie uit te wisselen. Voorbeelden hiervan zijn een modem, een printer, een fax en een docking station (een apparaat dat wordt geplaatst tussen een portable computer en een bureauset). Bij de aanschaf van een computer met bijbehorende apparatuur wordt het zakelijk gebruik van het geheel getoetst. U moet het zakelijk gebruik van de bijbehorende apparatuur wel toetsen als deze apparatuur geheel of gedeeltelijk zelfstandig kan worden gebruikt en niet snel kan worden aangenomen dat zij voor 90% of meer zakelijk gebruikt wordt. Dit betekent bijvoorbeeld dat u een digitale camera meestal niet belastingvrij kunt vergoeden, verstrekken of ter beschikking stellen. Wordt de computer voor meer dan 10% privé gebruikt, dan is sprake van loon. Een vergoeding moet u dan tot het loon rekenen. Bij een verstrekte computer (werknemer wordt eigenaar) rekent u de waarde in het economische verkeer tot het loon. Bij een terbeschikkinggestelde computer (werkgever blijft eigenaar) moet u in het eerste, tweede en derde jaar, 30% van de waarde in het economisch verkeer van de computer tot het loon rekenen. U moet daarbij uitgaan van de waarde op het moment van de eerste ingebruikneming. De bijtelling geldt alleen voor de eerste drie jaren na de eerste ingebruikneming van de computer. Vanaf het vierde jaar kunt u de computer zonder bijtelling ter beschikking stellen. Wij adviseren u een overeenkomst met de werknemer te sluiten waarin de afspraken met betrekking tot de computer worden vastgelegd. Het betreft dan bijvoorbeeld afspraken over het zakelijk gebruik, einde dienstverband, privacy en gebruik van (vreemde) software. Let op! In zijn brief van 3 juli 2014 heeft de staatssecretaris van Financiën aangekondigd dat het noodzakelijkheidscriterium zal worden ingevoerd voor gereedschappen, computers, mobiele communicatiemiddelen en dergelijke apparatuur. Als u het noodzakelijk acht dat uw werknemers gebruik maken van deze voorzieningen, kunt u deze onbelast aan uw werknemers verstrekken. Voorwaarde is dat u hierover beslist en de kosten volledig voor uw rekening neemt. U mag dus geen bijdrage van de werknemers vragen. De waarde van ter beschikking gestelde hulpmiddelen, waaronder computers en dergelijke apparatuur, gereedschappen en toebehoren, die 90% of meer zakelijk gebruikt worden, wordt op nihil gesteld. De hulpmiddelen 5

8 moeten dan wel geheel of gedeeltelijk op de werkplek gebruikt of verbruikt worden. Ook de waarde van het privégebruik (van ten hoogste 10%) van geheel of gedeeltelijk op de werkplek gebruikte draagbare computers, zoals notebooks en netbooks, die naar hun aard ook buiten de vaste werkplek bruikbaar zijn, wordt op nihil gesteld. Let op! Aandachtspunt hierbij is dat een werkruimte thuis niet als werkplek in de zin van de werkkostenregeling wordt gezien. Als een werknemer uitsluitend een werkruimte thuis heeft, gebruikt hij de hulpmiddelen dus niet gedeeltelijk op een werkplek. De nihilwaardering geldt dan niet. Dit geldt bijvoorbeeld ook voor een vaste telefoon of computer die ter beschikking wordt gesteld. Deze kunnen niet gedeeltelijk op de werkplek worden gebruikt. Zie voor het ruimere standpunt van de Belastingdienst de opmerkingen bij paragraaf Consumpties tijdens werktijd Een vergoeding of verstrekking van consumpties die tijdens werktijd worden genuttigd, behoort niet tot het loon. Het gaat hier bijvoorbeeld om koffi e, thee, gebak, een stuk fruit en andere tussendoortjes van weinig waarde. Maaltijden vallen hier niet onder. Voor de hier bedoelde consumpties kunt u zonder nader bewijs aan de werknemer een onbelaste vergoeding betalen van maximaal 2,75 (2014) per week of 0,55 (2014) per dag. Dit geldt niet als aan de werknemer tegelijk consumpties tijdens werktijd worden verstrekt. Als uw werknemer aan u voor een consumptie geen zakelijke prijs betaalt (maar bijvoorbeeld alleen de kostprijs) is ook sprake van een verstrekking. Ook in dat geval mag u geen onbelaste vergoeding meer geven. Meestal maakt de lunchtijd (evenals andere pauzes) geen deel uit van de (betaalde) werktijd. Toch kunt u ook consumpties tijdens de lunch of tijdens de koffi epauze van een werknemer vrij vergoeden of verstrekken. Dit geldt echter alleen als u deze consumpties ook tijdens werktijd vrij vergoedt of verstrekt. Als u de consumpties alleen tijdens de lunch of buiten de werktijd vergoedt of verstrekt, geldt deze vrijstelling dus niet. Als de consumpties samen met andere consumpties die u (gedeeltelijk) vergoedt of verstrekt, een maaltijd vormen, is daarop de regeling voor maaltijden van toepassing. Het verstrekken van frites en snacks tussen de werkzaamheden door, kan ook nog wel als een kleine consumptie doorgaan. Maar twee belegde broodjes met koffi e verstrekt rond het middaguur, worden wel als een koffi emaaltijd gezien. Let op! In zijn brief van 3 juli 2014 heeft de staatssecretaris van Financiën aangekondigd dat er een nieuwe gerichte vrijstelling zal worden ingevoerd voor een aantal werkplek gerelateerde voorzieningen waarvoor nu een nihilwaardering geldt. Daaronder vallen dan de ter beschikking gestelde, de anderszins verstrekte en de vergoede voorzieningen. Hiervoor zullen dan wel bepaalde administratieve eisen gaan gelden. Welke dit zijn wordt bekendgemaakt in het Belastingplan Consumpties op de werkplek: Consumpties die worden verstrekt en geheel of gedeeltelijk op de werkplek gebruikt of verbruikt worden en geen deel uitmaken van een maaltijd, worden gewaardeerd op nihil. Het maakt hierbij niet uit welke consumpties worden verstrekt. Koffie, thee, snacks, soep, een gebakje bij een verjaardag of een drankje aan het einde van de werkweek zijn voorbeelden van consumpties op de werkplek. Hetzelfde geldt voor consumpties tijdens de lunchtijd (of een koffi epauze) van de werknemer. Hierbij geldt als voorwaarde dat de werknemer dergelijke consumpties ook tijdens de werktijd kan nuttigen. Als de consumpties een maaltijd vormen samen met andere consumpties die de werkgever geheel of gedeeltelijk verstrekt, is daarop de regeling voor maaltijden van toepassing. 6

9 De voorwaarde dat een dergelijke verstrekking in redelijkheid gedaan wordt, geldt nog steeds. Een vergoeding voor consumpties op de werkplek is belast. Onder de werkkostenregeling vervallen bovenstaande vrijstellingen. De vrijstelling voor een personeelsfonds blijft wel bestaan (zie paragraaf 27). Consumpties bij extern gehouden personeelsfestiviteiten, zoals dat vaak bij recepties en de viering van jubilea gebeurt, vallen niet onder deze bepaling. De kosten voor dergelijke festiviteiten kunnen echter als eindheffi ngsbestanddeel worden aangewezen en vallen dan in beginsel in de vrije ruimte. 7 Contributie personeelsverenigingen, liefen leedpotjes en dergelijke en vakbond De contributies zijn vrijgesteld van loonheffi ngen als de volgende voorwaarden wordt voldaan: - de vereniging heeft als doel en feitelijke werkzaamheden het organiseren van incidentele activiteiten en zorgen voor ondergeschikte voorzieningen voor de werknemers. De activiteiten of voorzieningen moeten een gezamenlijk karakter hebben. - de deelname aan de vereniging moet openstaan voor minstens driekwart van uw werknemers of voor minstens driekwart van uw werknemers met dezelfde arbeidsplaats die niet in woning van een van deze werknemers is. Het kan bijvoorbeeld gaan om een sinterklaas- of kerstfeest maar ook om culturele en recreatieve activiteiten. Een theaterabonnement valt er echter niet onder omdat dit geen incidentele activiteit meer is. Door de personeelsvereniging bedongen kortingen vallen wel onder deze vrijstelling. Kleine bedragen die uit de lief- en leedpot worden vergoed, bijvoorbeeld voor verjaardagen van collega s zijn onbelast. 8 Cursussen, vakliteratuur en dergelijke Vergoedingen voor de volgende kosten zijn vrijgesteld voor zover er sprake is van beroepskosten: - kosten van excursies en studiereizen, inclusief de reis- en verblijfkosten; - studiekosten die de werknemer maakt om bij te blijven of om oude kennis weer op te frissen; - kosten van cursussen, congressen, seminars, symposia; - kosten van vakliteratuur. Let op! Voor autokosten in verband met cursussen, congressen, seminars, symposia, excursies en studiereizen kan volgens de Belastingdienst een vrijgestelde vergoeding worden verstrekt tot maximaal 0,19 per kilometer. Dit blijkt echter niet uit de wet. Dit zou betekenen dat de werkelijke kosten kunnen worden vergoed. Dagbladen Het vergoeden of verstrekken van (abonnementen op) dagbladen is belastingvrij, als het dagblad tot de vakliteratuur van de werknemer hoort. Is het dagblad geen vakliteratuur, dan kan het toch bijdragen aan een behoorlijke vervulling van de dienstbetrekking, bijvoorbeeld voor journalistieke werkzaamheden. In dat geval mag u onbelast een dagbladabonnement vergoeden of verstrekken als de werknemer zelf al een dagbladabonnement heeft. Net als bij bedrijfsfi tness geldt een beperking voor de DGA en zijn partner. Een vergoeding voor de contributie aan een vakbond behoort niet tot het loon. Vergoedingen en verstrekkingen in de vorm van cursussen, congressen, symposia excursies, studiereizen en dergelijke ter behoorlijke vervulling van de dienstbetrekking zijn gericht vrijgesteld. Hieronder vallen ook de reiskosten en het verblijf. Voor vakliteratuur geldt ook een gerichte vrijstelling. 7

10 9 Diensttijduitkeringen Een eenmalige uitkering of verstrekking na het bereiken van een diensttijd van de werknemer van ten minste 25 jaar of ten minste 40 jaar, is vrijgesteld tot maximaal het loon over een maand. Zo n uitkering of verstrekking mag worden gegeven na het bereiken van ten minste 25 dienstjaren en na het bereiken van ten minste 40 dienstjaren. Let op! In sommige branches zoals bijvoorbeeld de bouw, is er niet het hele jaar werk. Vaak geniet een werknemer in deze periodes een tijdelijke uitkering. Omdat er geen doorlopende dienstbetrekking is, tellen deze periodes volgens de Belastingdienst niet mee bij het vaststellen van de diensttijd. De Hoge Raad heeft echter uitgemaakt dat deze periodes wel meetellen, als de werknemers in de tussenliggende periode niet bij een andere werkgever hebben gewerkt. Let op! - Het is niet van belang of ooit gebruik is gemaakt van de jubileumvrijstelling die tot 1 januari 1994 van toepassing kon zijn. - Bij een diensttijd van ten minste 40 jaar kan ook gebruik worden gemaakt van de vrijstelling na het bereiken van een diensttijd van ten minste 25 jaar als deze vrijstelling nog niet eerder is gebruikt. Deze vrijstelling vervalt na het bereiken van een diensttijd van ten minste 40 jaar dus niet. Aan een werknemer die 41 jaar in dienst kunt u dan 2 maanden onbelast uitkeren. - De diensttijdvrijstelling heeft betrekking op loon dat eenmalig wordt toegekend. Dit betekent dat de vrijstelling niet van toepassing kan zijn op vakantiegeld en evenmin op andere loonbestanddelen met een min of meer periodiek karakter. Loon over een maand Voor diensttijduitkeringen geldt als loon over een maand het brutomaandloon, inclusief 1/12 van het vakantiegeld en 1/12 van het jaarbedrag van vaste gegarandeerde bijzondere beloningen, maar: - zonder aftrek van het werknemersaandeel in een pensioenpremie of in een regeling voor vervroegde uittreding en in premies voor aanspraken die overeenkomen met ww, zw en wao; - zonder aftrek van het werknemersaandeel in aanspraken op uitkeringen bij overlijden of invaliditeit als gevolg van een ongeval; - zonder aanspraken die tot het loon behoren zonder een werknemersbijdrage in een levensloopregeling; - zonder tantièmes; - zonder toevallige bijzondere beloningen. Deze regeling wijzigt niet. Tot het loon behoren niet arbeidsongeschiktheidsuitkeringen die de werknemer rechtstreeks van het UWV ontvangt. 8

11 10 (Eenmalige) uitkering bij overlijden of invaliditeit Er bestaan twee regelingen voor (aanspraken op) eenmalige uitkeringen bij overlijden of invaliditeit. Daarbij maakt het verschil of het overlijden of de invaliditeit het gevolg is van een ongeval of niet. Er wordt onderscheid gemaakt tussen de volgende uitkeringen (en verstrekkingen): - (eenmalige) uitkeringen bij overlijden of invaliditeit als gevolg van een ongeval (zie paragraaf 10.1); - eenmalige uitkeringen bij overlijden anders dan als gevolg van een ongeval (zie paragraaf 10.2) (Eenmalige) uitkering bij overlijden of invaliditeit als gevolg van een ongeval Aanspraken (dus niet de uitkering zelf!) op uitkeringen (en verstrekkingen) bij overlijden of invaliditeit als gevolg van een ongeval zijn vrijgesteld. Hierbij maakt het niet uit of het gaat om een eenmalige of een periodieke uitkering. Een eenmalige uitkering bij overlijden is tot maximaal driemaal het loon over een maand vrijgesteld. Het gedeelte boven driemaal het loon over een maand behoort tot het loon waarop de tabel bijzondere beloningen van toepassing is. De vrijstelling geldt als een van de volgende personen overlijdt: de werknemer; de echtgenoot van de werknemer; degene die in het (voorafgaande) kalenderjaar de fi scale partner is van de werknemer; de eigen kinderen of pleegkinderen. Het loon voor het bepalen van de hoogte van deze vrijstelling is het brutomaandloon, inclusief 1/12 deel van het jaarbedrag aan vaste gegarandeerde beloningen. Meer informatie over het loon over een maand vindt u in onderdeel 9. De uitkering bij invaliditeit behoort tot het loon, behalve als de uitkering als een vrijgestelde diensttijduitkering kan worden opgevat. Als de uitkering niet eenmalig is, maar uit periodieke uitkeringen bestaat, dan behoren deze in zijn geheel tot het loon voor de loonheffi ng. Een vrijstelling is dan niet van toepassing. Het maakt dan ook niet uit of de uitkeringen verstrekt worden in verband met invaliditeit of overlijden. Let op! Uitkeringen (eenmalige en periodieke) bij overlijden of invaliditeit als gevolg van een ongeval zijn geen loon voor de premies werknemersverzekeringen Eenmalige uitkering bij overlijden anders dan als gevolg van een ongeval Vrijgesteld zijn de aanspraken (dus niet de uitkering zelf) op een eenmalige uitkering of verstrekking voor zover de uitkering niet hoger is dan driemaal het loon over een maand bij het overlijden van: de werknemer; de echtgenoot van de werknemer; degene die in het (voorafgaande) kalenderjaar fi scale partner is van de werknemer; de eigen kinderen of pleegkinderen. Voor zover de aanspraak ziet op een hoger bedrag, is deze volgens de Belastingdienst belast. Echter volgens de staatssecretaris blijft het recht op toepassing van de wettelijke vrijstelling voor het gedeelte van drie maandlonen ook bestaan als er sprake is van een aanspraak op een uitkering ter grootte van meer dan drie maandlonen. Een dergelijke aanspraak kan op verzoek door de Minister van Financiën toch worden aangewezen als een vrijgestelde aanspraak. Deze aanwijzing zal alleen nog plaatsvinden als de waarde van de aanspraak in redelijkheid niet kan worden bepaald. Bestaande aanwijzingen van vrijgestelde aanspraken blijven geldig tot de cao afl oopt waarin deze aanspraak is opgenomen. Een uitkering bij overlijden waarop geen aanspraak bestond of waarvan de aanspraak was vrijgesteld, is vrijgesteld tot maximaal driemaal het loon over een maand. Als de uitkering hoger is, behoort het meerdere tot het 9

12 loon. Hierop is dan de tabel bijzondere beloningen van toepassing. Het loon voor het bepalen van de hoogte van deze vrijstelling is het bruto maandloon, inclusief 1/12 deel van het jaarbedrag aan vaste gegarandeerde beloningen. Meer informatie over het loon over een maand vindt u in paragraaf 9. Een uitkering bij overlijden op grond van een belaste aanspraak is altijd vrijgesteld. moet u de normale loonheffi ng toepassen. Als de waarde van de geschenken meer is dan 272 per jaar, maar de waarde van elk geschenk minder was dan 136, dan kan tot 272 de eindheffi ngsregeling worden toegepast. Voor bovenmatige vergoedingen en verstrekkingen van niet meer dan 200 per maand kan ook de eindheffi ngsregeling worden toegepast. Let op! Over uitkeringen bij overlijden van de werknemer zijn geen premies werknemersverrekeningen verschuldigd. De hier genoemde eindheffi ngsbestanddelen zijn geen loon voor de werknemersverzekeringen en de Zorgverzekeringswet. Deze regeling wijzigt niet. 11 Geschenk in natura, ideële waarde U mag 20% eindheffi ng toepassen over een geschenk in natura, voor zover de waarde in het economische verkeer van de geschenken in het kalenderjaar niet meer is dan 70. U kunt hierbij denken aan een pakket of een cadeaubon ter gelegenheid van Kerst. De gelegenheid doet niet meer ter zake en ook mag het gaan om meerdere geschenken voor meerdere gelegenheden. De waarde in het economische verkeer is gelijk aan de prijs die u betaalt in de winkel (inclusief BTW). Schenkt u een geldbedrag dan kan de eindheffi ng niet worden toegepast en is het bedrag gewoon belast. U kunt de loonheffi ng eventueel voor uw rekening nemen. In dat geval moet het bedrag worden gebruteerd. Cadeaubonnen vallen wel onder de eindheffi ngsregeling. Voor zover de waarde meer is dan 70 kunt u, net als voor andere verstrekkingen, gebruik maken van de regeling voor kleine verstrekkingen. In dat geval kunt u tegen het gebruteerde tabeltarief eindheffi ng toepassen als de waarde in het economische verkeer maximaal 136 per verstrekking is en de totale waarde van de geschenken maximaal 272 per jaar. Als de waarde van het geschenk hoger is dan 136, mag u deze laatste regeling niet toepassen. Uitsluitend over 70 mag u dan eindheffi ng toepassen. Over het meerdere Ideële waarde Verstrekkingen met een ideële waarde kunnen belastingvrij zijn. Als bij het beëindigen van de dienstbetrekking, ter gelegenheid van een dienstjubileum van een werknemer, een jubileum van de werkgever of ter gelegenheid van feestdagen zaken worden verstrekt die hoofdzakelijk een ideële waarde hebben, dan behoren deze niet tot het loon. Dit zijn bijvoorbeeld een portret of vulpen, gegeven aan de werknemer ter gelegenheid van een dienstjubileum. Artikelen met hoofdzakelijk gebruikswaarde of relatief waardevolle artikelen behoren wel tot het loon. Dat zijn bijvoorbeeld radio s, fietsen, televisietoestellen, foto- en fi lmapparatuur, een gouden horloge of antiek. Volgens de Belastingdienst heeft een (gouden) horloge met inscriptie geen ideële waarde maar hoofdzakelijke gebruikswaarde. In de rechtspraak is echter uitgemaakt dat een horloge met inscriptie wel degelijk ideële waarde heeft, mits in redelijkheid de waarde daarvan niet te hoog is. De hiervoor genoemde regelingen vervallen onder de werkkostenregeling De Belastingdienst neemt aan dat sprake is van loon bij verstrekkingen en betalingen die duidelijk gerelateerd zijn aan de dienstbetrekking, zoals bloemen ter gelegenheid van secretaressedag of een ambtsjubileum. Sommige 10

13 geschenken van de werkgever zijn geen loon uit dienstbetrekking. Zo wordt bijvoorbeeld de rouwkrans van de werkgever of de fruitmand aan een zieke werknemer eerder uit wellevendheid, sympathie of piëteit, op grond van een persoonlijke relatie verstrekt dan uit hoofde van het werkgeverschap. Er is dan hetzij geen op geld waardeerbaar voordeel, hetzij geen uit de dienstbetrekking genoten voordeel, zodat dergelijke verstrekkingen buiten het loon blijven. In de praktijk is het niet altijd eenvoudig om vast te stellen in hoeverre een geschenk niet zozeer een grond vindt in de dienstbetrekking dat geen sprake is van loon. De Belastingdienst neemt in elk geval aan dat geen sprake is van loon als een werkgever diens werknemer een persoonlijke attentie geeft in situaties waarin ook anderen dan de werkgever een dergelijke attentie plegen te geven bij de desbetreffende gelegenheid en: het geen geld of waardebonnen betreft; en de attentie niet een factuurwaarde (inclusief omzetbelasting) heeft die hoger is dan Geschenken en verstrekkingen aan anderen dan uw werknemers U mag de verschuldigde inkomstenbelasting/premie volksverzekeringen voor uw rekening nemen voor geschenken aan uw zakelijke relaties die u ook aan uw werknemers geeft. Dat kunt u doen door daarover eindheffi ng af te dragen. Uw relaties hoeven over de geschenken dan verder geen belasting meer te betalen. U past bij deze geschenken aan zakelijke relaties een tarief toe van 45% als de waarde van het geschenk of de verstrekking niet meer is dan 136. Als de waarde meer is dan 136, past u over de gehele waarde een tarief toe van 75%. De waarde in het economische verkeer van deze geschenken mag per persoon maximaal 272 per jaar zijn. U mag deze eindheffi ng ook toepassen over de waarde in het economische verkeer van goederen of diensten in de promotionele sfeer en over de waarde van bonussen in de vorm van spaarpunten (papier of elektronisch). De maximumwaarde van 272 per jaar geldt hierbij niet. De waarde van de spaarpunten is de gewogen gemiddelde waarde in het economische verkeer van de goederen of diensten die tegen inlevering van de spaarpunten worden verstrekt. Voor alle geschenken, spaarpunten en dergelijke geldt dat u aan de ontvanger van het geschenk of de verstrekking moet meedelen dat u eindheffi ng toepast. U kunt ook een bepaling in uw algemene voorwaarden opnemen dat u over deze geschenken en verstrekkingen eindheffi ng toepast. U moet daarnaast vastleggen wie de ontvanger van het geschenk of de verstrekking is. Let op! U mag de eindheffi ng ook toepassen als de ontvanger van het geschenk of de verstrekking geen natuurlijk persoon is, maar bijvoorbeeld een B.V. Let op! U moet deze regeling niet te snel toepassen! Er moet eerst worden vastgesteld dat het geschenk bij de ontvanger daarvan belastbaar inkomen zou hebben gevormd. De hiervoor genoemde regelingen blijven bestaan onder de werkkostenregeling maar de genoemde maximumbedragen vervallen. 11

14 13 Geldboeten Bepaalde geldboeten kunt u niet onbelast aan een werknemer vergoeden. Het gaat hier om de volgende boeten: - geldboeten opgelegd door een Nederlandse strafrechter; - geldsommen betaald aan de Staat ter voorkoming van strafvervolging in Nederland; - geldsommen betaald aan de Staat ter voldoening aan een voorwaarde verbonden aan een besluit tot gratieverlening; - bestuurlijke boeten; - geldboeten op basis van tuchtrecht dat wettelijk is geregeld; - kosten van een naheffi ngsaanslag parkeerbelasting; - kosten van het verwijderen van een wielklem. Een bestuurlijke boete wordt opgelegd door een Nederlands bestuursorgaan wanneer iemand handelt tegen een wettelijk voorschrift. Ook een administratieve sanctie op grond van de Wet administratiefrechtelijke handhaving verkeersvoorschriften is zo n bestuurlijke boete. In een naheffi ngsaanslag parkeerbelasting is een deel parkeerbelasting en een deel kosten opgenomen. De kosten van een naheffi ngsaanslag parkeerbelasting mag u niet onbelast vergoeden. De parkeerbelasting zelf mag u alleen onbelast vergoeden als u daarmee niet meer vergoedt dan 0,19 per kilometer. Als de werknemer een auto van de zaak heeft, wordt de boete opgelegd aan de kentekenhouder (werkgever of leasemaatschappij). De werkgever heeft een wettelijk recht om deze boete op de werknemer te verhalen. Als de werkgever de boete betaalt en niet verhaalt op de werknemer, voldoet hij daarmee een schuld van de werknemer. Er is dan ook sprake van loon. De hiervoor genoemde regelingen behoren onder de werkkostenregeling tot het loon. Maar als het gaat om geldboetes van buitenlandse autoriteiten, mag u dit loon wél als eindheffi ngsloon in uw vrije ruimte onderbrengen. Deze regels gelden voor transacties (afspraken met de offi cier van justitie) en voor geldboetes die een rechter geeft. Als aan u een geldboete is opgelegd terwijl de boete aan uw werknemer toe te rekenen valt, dan kunt u de boete vaak verhalen op uw werknemer. Als u de boete niet verhaalt, moet u dit voordeel tot het loon van de werknemer rekenen. Als u ook de loonheffi ng voor uw rekening neemt, moet u het voordeel nog bruteren. Over loon in de vorm van verkeersboeten die u als kentekenhouder betaalt, maar die u niet op uw werknemer verhaalt, mag u volgens de Belastingdienst eindheffi ng toepassen. Naar onze mening moet eerst worden vastgesteld dat sprake is van loon. 12

15 14 Huisvesting buiten de woonplaats Vergoedingen van huisvestingskosten of verstrekking van huisvesting buiten de woonplaats in verband met het vervullen van de dienstbetrekking, zijn gedurende maximaal twee jaar onbelast. Een werknemer woont bijvoorbeeld in Groningen en verblijft voor de uitvoering van een project in Maastricht. In binnenlandse verhoudingen kan de vergoeding voor dubbele huisvestingskosten voor maximaal een periode van twee jaar onbelast worden vergoed. Bij vanuit het buitenland aangetrokken werknemers kan de vergoeding van dubbele huisvesting maximaal 10 jaar plaats vinden. In voorkomende gevallen zal door u moeten worden aangetoond dat de woonplaats van werknemer niet is gewijzigd. Let op! Als de werknemer om persoonlijke redenen dubbele huisvestingskosten heeft gemaakt, kunt u geen vrijgestelde vergoeding voor huisvesting verstrekken. De vraag is of de 2-jaarstermijn geldt per opdracht of per dienstbetrekking. Hof Den Haag (ECLI:NL:GHDHA:2013:1562) oordeelt dat iemand die tijdens zijn dienstbetrekking verschillende keren kosten van dubbele huisvesting maakt, elk van die keren een onbelaste vergoeding kan krijgen voor een periode van maximaal twee jaar. Tip! Voor in het buitenland wonende werknemers geldt de 2-jaarstermijn niet. Voor hen zijn het extraterritoriale kosten. Ook onder de werkkostenregeling is hier een gerichte vrijstelling voor. huisvesting op een plaats waar de werknemer niet woont, maar in het kader van zijn werkzaamheden verblijft, zoals zich dat voor kan doen aan boord van een schip, op een boorplatform of in een kermiswagen. Er is een onderscheid gemaakt tussen huisvesting en inwoning. In geval van (zelfstandige) huisvesting is sprake van eigen faciliteiten die niet gemeenschappelijk worden gebruikt en bij inwoning van niet zelfstandige huisvesting waarbij faciliteiten zoals keuken of douche ontbreken of gemeenschappelijk gebruikt worden. Er is een forfaitaire waarde vastgesteld voor huisvesting en inwoning van 5,35 (2014) per dag. Ingeval de werkgever ervoor kiest de huisvesting als eindheffi ngsbestanddeel aan te wijzen is een werkwijze mogelijk geworden op basis van aantallen, vergelijkbaar met de maaltijden op de werkplek, zonder registratie op werknemersniveau. Het als eindheffi ngsbestanddeel in aanmerking te nemen loon kan vastgesteld worden op grond van bijvoorbeeld het werkrooster. Als ook energie, water en bewassing ter beschikking wordt gesteld, wordt het voordeel daarvan geacht te zijn begrepen in de genoemde bedragen. Onder de werkkostenregeling geldt een gerichte vrijstelling voor kosten van tijdelijk verblijf. Volgens de belastingdienst is er sprake van tijdelijk verblijf als - Het gaat om een ambulante werknemer - die heen en weer reist tussen een tijdelijke verblijfplaats en zijn werkplek, omdat er zakelijke redenen zijn om (nog) niet bij de plaats van zijn werk te gaan wonen. Dit is bijvoorbeeld het geval bij tijdelijke projecten. Huisvesting en inwoning op de werkplek: Het gaat hier om huisvesting onderscheidenlijk inwoning op de werkplek, anders dan het genot van de ter behoorlijke vervulling van de dienstbetrekking ter beschikking gestelde woning. Bij huisvesting op de werkplek gaat het uitsluitend om Aan een tijdelijk project wordt geen termijn gekoppeld, maar de werknemer moet wel ambulant zijn. Een werknemer is ambulant als hij doorgaans op ten minste één dag per week heen en weer reist tussen zijn woning en dezelfde arbeidsplaats en hij dat doet op maximaal 20 dagen. De vergoeding is loon van de werknemer vanaf het moment dat hij niet meer ambulant is. Dit loon kan de werkgever wel onderbrengen in zijn vrije ruimte. 13

16 De waarde van op de werkplek verstrekte maaltijden is niet in de waarde van huisvesting of inwoning inbegrepen. Zie hierna. Werknemer woont niet op de werkplek De waarde van huisvesting en inwoning, met inbegrip van de energie, water en bewassing, op de werkplek ter vervulling van de dienstbetrekking wordt op nihil gesteld als de werknemer niet op de werkplek woont en het voor hem redelijkerwijs niet mogelijk is zich aan deze voorziening te onttrekken. Daarbij kunt u denken aan het overnachten op de werkplek waarbij het, ook praktisch gezien, niet goed mogelijk is elders te overnachten, zoals dat het geval is aan boord van zeeschepen, op boorplatforms, bij parate diensten in een ziekenhuis of in een brandweerkazerne of bij slaapdiensten in de gehandicaptenzorg. 15 Telefoon- en internetaansluitingen Vergoedingen en verstrekkingen voor telefoon, internet en dergelijke communicatiemiddelen zijn vrijgesteld, mits sprake is van meer dan bijkomstig (10%) zakelijk gebruik. Het zakelijk gebruik moet structureel zijn en zal meestal uit de functie van de werknemer blijken. Let op! Het zakelijk gebruik van bijvoorbeeld een telefoon blijkt niet uitsluitend uit de kosten op de nota. Immers ook de inkomende gesprekken en de bereikbaarheid tellen mee als zakelijk gebruik. De regeling omvat alle vergoedingen en verstrekkingen die direct verband houden met telefoon, internet en dergelijke communicatiemiddelen, zoals de aankoopkosten van een telefoon, de aanleg- of aansluitkosten van een internet- of telefoonverbinding, de abonnementskosten en de gesprekskosten. Het verschil in behandeling van bijvoorbeeld een internetabonnement via de kabel of een ADSL-verbinding, tussen een ISDN-telefoonabonnement of een gewoon telefoonabonnement, enzovoorts, vervalt. Er is gekozen voor de term dergelijke communicatiemiddelen om de wetgeving bestand te maken tegen de snelle technologische ontwikkelingen op het gebied van de telecommunicatie. De regeling geldt niet voor computers en dergelijke en bijbehorende apparatuur, hoewel dit ook communicatiemiddelen kunnen zijn (zie onderdeel 5). Modems en faxen vallen onder bijbehorende apparatuur. Deze apparaten kunnen slechts onbelast worden vergoed of verstrekt als er sprake is voor meer dan 90% zakelijk gebruik. Onder het begrip communicatiemiddelen vallen ook bepaalde toestellen waarbij de communicatie (zoals telefonie, sms en ) een centrale rol speelt. Voorbeelden daarvan zijn zogenoemde smartphones (zoals een BlackBerry of een iphone).de Belastingdienst gaat er bij deze apparaten vanuit dat sprake is van een communicatiemiddel als het beeldscherm een diagonaal heeft van niet meer dan 7 inch (17,78 cm). Het beeldscherm en de invoermogelijkheden zijn bij deze apparaten te beperkt voor langdurig gebruik als computer. Wel staat het werkgevers vrij om aannemelijk te maken dat een specifi ek apparaat met een groter scherm toch een communicatiemiddel is. Zogenoemde Pocket-PC s, mininotebooks, netbooks, e-readers en navigatieapparatuur vallen niet onder het begrip communicatiemiddelen. Dergelijke apparatuur is hetzij geschikt voor algemeen gebruik, hetzij voor een specifi ek ander gebruik dan als communicatiemiddel. Deze apparatuur valt onder de regeling voor computers e.d. Afhankelijk van technische ontwikkelingen zal naar verwachting het onderscheid tussen computers en communicatiemiddelen (verder) vervagen. Nader wordt bezien in hoeverre dit onderscheid in de fi scale regelgeving aanpassing behoeft. Het kastje met elektronica dat bij het internetabonnement wordt geïnstalleerd (bijvoorbeeld een kabelmodem), is daaraan onmiddellijk en uitsluitend dienstbaar en kan dus onbelast worden vergoed of verstrekt bij meer dan 10% zakelijk gebruik. Een modem in een computer kan pas onbelast worden vergoed of verstrekt bij meer dan 90% 14

17 zakelijk gebruik. Maakt de werknemer gebruik van één product van een telecombedrijf met bijvoorbeeld telefoon en internet (een twee in één abonnement), dan moet het totale gebruik van dat product aan de voorwaarde van meer dan 10% zakelijk gebruik worden getoetst. Is er sprake van meerdere producten (bijvoorbeeld een abonnement voor de telefoon en een abonnement voor het internet) dan geldt de voorwaarde van meer dan 10% zakelijk gebruik per product. Dit betreft zowel de aanschafals de gebruikskosten daarvan. Bij een aanvullend product (de werkgever verstrekt bijvoorbeeld een volgend toestel) moet dat product afzonderlijk aan de voorwaarde van meer dan 10% zakelijk gebruik worden getoetst. Is het gebruik voor minder dan 10% zakelijk dan is de vergoeding, verstrekking of terbeschikkingstelling loon voor alle loonheffi ngen: - bij vergoeding is de hele vergoeding belast; - bij verstrekking is de waarde in het economische verkeer belast; - bij terbeschikkingstelling zijn de kosten die de werkgever heeft als loon belast. Wij adviseren bij gebruik van deze regeling een gebruikersovereenkomst met de werknemer te sluiten. Providers kennen vaak een totaalpakket voor internet, telefonie en tv. De huidige loonbelastingwetgeving kent daar geen regeling voor. De Belastingdienst heeft in juni 2009 haar mening kenbaar gemaakt. De onbelaste vergoeding of verstrekking moet volgens de Belastingdienst worden bepaald op basis van het totale gebruik van het combi-abonnement: - Bij een zakelijk gebruik van 10 procent of minder is de vergoeding of verstrekking volledig belast. - Bij een zakelijk gebruik van meer dan 10 procent en minder dan 90 procent is de vergoeding of verstrekking voor 50 procent onbelast. - Bij een zakelijk gebruik van 90 procent of meer is de vergoeding of verstrekking volledig onbelast. Over de bewijslast van de omvang van het zakelijke gebruik heeft de Belastingdienst nog opgemerkt dat de werkgever per werknemer het percentage van het zakelijk gebruik binnen het totale gebruik van het abonnement aannemelijk moet maken. Zoals gezegd is dit niet meer dan een mening van de Belastingdienst. Discussie is dus mogelijk, temeer daar de door de Belastingdienst aangehouden regeling, lijkt terug te keren naar een regeling die juist per 1 januari 2007 is afgeschaft. Let op! In zijn brief van 3 juli 2014 heeft de staatssecretaris van Financiën aangekondigd dat er een nieuwe gerichte vrijstelling zal worden ingevoerd voor een aantal werkplek gerelateerde voorzieningen waarvoor nu een nihilwaardering geldt. Daaronder vallen dan de ter beschikking gestelde, de anderszins verstrekte en de vergoede voorzieningen. Hiervoor zullen dan wel bepaalde administratieve eisen gaan gelden. Welke dit zijn wordt bekendgemaakt in het Belastingplan Voorzieningen die niet elders gebruikt of verbruikt worden: Het genot van geheel of gedeeltelijk op de werkplek gebruikte of verbruikte voorzieningen op de werkplek wordt op nihil gewaardeerd als het niet gebruikelijk is deze voorzieningen ergens anders te gebruiken of verbruiken. De voorzieningen die op de werkplek worden getroffen zijn veelal de keus van de werkgever, die dergelijke voorzieningen in het belang van het arbeidsproces of het bedrijfsproces noodzakelijk vindt en daarom bepaalde kosten wil maken of vanwege wettelijke verplichtingen moet maken. Voor zover in het gebruik van voorzieningen op de werkplek al een element van een voordeel te onderkennen valt zoals een paar kopieën van privéstukken, het (privé) gebruik van internet of de behandeling van privémail onder werktijd wordt een dergelijk voordeel buiten beschouwing te laten bij de bepaling van het loon. Het gaat om het genot van de inrichting van de werkplek in brede zin, zoals van de computer, van het kopieerapparaat en van de telefoon. Faciliteiten als de toiletruimten behoren 15

18 tot de werkplek, al is het evident dat zij geen loon vormen. Ook de fi etsenstalling of de parkeerplaats op het terrein van de werkgever vallen onder de voorzieningen op de werkplek waarvoor de nihilwaardering geldt. Ook zijn ter beschikking gestelde materialen, gereedschappen en hulpmiddelen die op de werkplek gebruikt worden - voor zover het gebruikelijk is deze daar na afl oop van de werktijd achter te laten - te rangschikken onder voorzieningen op de werkplek waarvan de waarde op nihil wordt gesteld. Te denken valt aan schrijfgerei, papier en dergelijke. Vaste telefoon en internet Aandachtspunt hierbij is dat een werkruimte thuis niet als werkplek in de zin van de werkkostenregeling wordt gezien (zie ook paragraaf 30). Als een werknemer uitsluitend een werkruimte thuis, gebruikt hij de hulpmiddelen dus niet gedeeltelijk op een werkplek. De nihilwaardering geldt dan niet. Dit geldt bijvoorbeeld ook voor een vaste telefoon of computer en internetaansluiting die ter beschikking wordt gesteld. Deze kunnen niet gedeeltelijk op de werkplek worden gebruikt. Mobiele telefoons: Let op! In zijn brief van 3 juli 2014 heeft de staatssecretaris van Financiën aangekondigd dat het noodzakelijkheidscriterium zal worden ingevoerd voor gereedschappen, computers, mobiele communicatiemiddelen en dergelijke apparatuur. Als u het noodzakelijk acht dat uw werknemers gebruik maken van deze voorzieningen, kunt u deze onbelast aan uw werknemers verstrekken. Voorwaarde is dat u hierover beslist en de kosten volledig voor uw rekening neemt. U mag dus geen bijdrage van de werknemers vragen De waarde van het genot van het gebruik van ter beschikking gestelde communicatiemiddelen niet zijnde computers en dergelijke apparatuur- die geheel of gedeeltelijk op de werkplek gebruikt worden, wordt onder voorwaarden op nihil gesteld. Daarbij wordt ervan uitgegaan dat deze communicatiemiddelen bij gewijzigde omstandigheden weer aan de werkgever teruggegeven moeten worden. Als voorwaarde geldt dat het zakelijk gebruik meer dan bijkomstig is. Dit betekent dat het zakelijk gebruik meer dan 10% moet bedragen. Wordt het ter beschikking gestelde communicatiemiddel, bijvoorbeeld een mobiele telefoon, daaronder begrepen de zogenoemde smartphones, voor 10% of minder zakelijk gebruikt, dan vindt waardering plaats via de hoofdregel (waarde in het economische verkeer of factuurwaarde). Let op! Het vergoeden of verstrekken van een mobiele telefoon is belast loon, maar kan in de vrije ruimte worden ondergebracht. Als de werknemer een eigen mobiele telefoon heeft, kan de werkgever wel onbelast een abonnement ter beschikking stellen bij een zakelijk gebruik van minstens 10%. Het volgende beleid is opgenomen in een besluit van de staatssecretaris van 25 november Onder het begrip communicatiemiddelen vallen ook bepaalde toestellen waarbij de communicatie (zoals telefonie, sms en ) een centrale rol speelt. Voorbeelden daarvan zijn zogenoemde smartphones (zoals een BlackBerry of een iphone).de Belastingdienst gaat er bij deze apparaten vanuit dat sprake is van een communicatiemiddel als het beeldscherm een diagonaal heeft van niet meer dan 7 inch (17,78 cm). Het beeldscherm en de invoermogelijkheden zijn bij deze apparaten te beperkt voor langdurig gebruik als computer. Wel staat het werkgevers vrij om aannemelijk te maken dat een specifi ek apparaat met een groter scherm toch een communicatiemiddel is. Zogenoemde Pocket-PC s, mininotebooks, netbooks, e-readers en navigatieapparatuur vallen niet onder het begrip communicatiemiddelen. Dergelijke apparatuur is hetzij geschikt voor algemeen gebruik, hetzij voor een specifi ek ander gebruik dan als communicatiemiddel. Deze apparatuur valt onder de regeling voor computers e.d. Afhankelijk van technische ontwikkelingen zal naar verwachting het onderscheid tussen computers en communicatiemiddelen (verder) vervagen. Nader wordt bezien in hoeverre dit onderscheid in de fi scale regelgeving aanpassing behoeft. 16

19 Het voorgaande staat overigens los van de vraag of bij een telefoontoestel sprake is van voldoende zakelijk gebruik voor een nihilwaardering van een terbeschikkingstelling. Als een telefoontoestel extra functies heeft (bijvoorbeeld toegang tot internet, fotografi e, muziek, video of GPS) kan toch sprake zijn van een communicatiemiddel (zie hiervoor). Door zulke extra functies kan evenwel eerder sprake zijn van ander dan zakelijk gebruik. De Belastingdienst kan in concrete gevallen vragen het zakelijke gebruik aannemelijk te maken. Dit geldt temeer als de werkgever het toestel aanbiedt via een zogenoemde cafetariaregeling. 16 Inwoning Een vergoeding voor inwoning is onbelast voor zover de vergoeding hoger is dan bepaalde normbedragen. Het moet wel gaan om inwoning voor een behoorlijke vervulling van de dienstbetrekking. Overeenkomstige verstrekkingen zijn onbelast voor zover de waarde in het economische verkeer hoger is dan de normbedragen. Als ook gezinsleden van de werknemer inwonen, worden de betreffende normbedragen uit de tabel als volgt verhoogd: voor elk gezinslid van 18 jaar of ouder met 80%; voor elk gezinslid van 12 tot 18 jaar met 50%; voor elk gezinslid jonger dan 12 jaar met 30%. Voor het bepalen van de leeftijd geldt de leeftijd bij het begin van het kalenderjaar. Bij inwoning kan ook gedacht worden aan het verblijf in een hotel of aan andere vormen van niet zelfstandige huisvesting. In die situatie kan echter in veel gevallen een vrije vergoeding of verstrekking worden aangenomen als de huisvesting niet langer dan twee jaar plaatsvindt buiten de woonplaats van de werknemer. Voor het geval dat de werknemer en zijn gezinsleden ook maaltijden krijgen, geldt de regeling bij maaltijden. Zie paragraaf Maaltijden Een vergoeding of verstrekking van maaltijden is onbelast, als de vergoeding of verstrekking een meer dan bijkomstig zakelijk karakter (meer dan 10%) heeft. Dit kan bijvoorbeeld zijn bij al dan niet verwacht overwerk of koopavonden of tijdens dienstreizen. Als een werknemer door zijn werk s avonds niet op een gewone tijd (tussen en uur) kan eten, is in elk geval sprake van een meer dan bijkomstig zakelijk karakter. Ook de reistijd van de werknemer kan hierbij een rol spelen. Een lunch op de vaste werkplek is een voorbeeld van een maaltijd waarbij het zakelijk karakter slechts van bijkomstig zakelijk belang is. Ambulante werknemers Ook voor ambulante werknemers geldt deze regeling. Voor de beantwoording van de vraag of iemand ambulant is, past u het 20-dagencriterium toe. De werknemer moet wel zijn aangewezen op een restaurant of dergelijke eetgelegenheid. Het 20-dagencriterium is van toepassing als hij doorgaans op ten minste één dag per week heen en weer reist tussen zijn woning en dezelfde arbeidsplaats en hij dat op meer dan 20 dagen doet. Ook bij incidentele onderbrekingen blijft het 20-dagencriterium van toepassing. Bij een langdurige onderbreking ligt dit anders. Van een langdurige onderbreking is sprake als niet naar dezelfde arbeidsplaats wordt gereisd tijdens: - 2 of meer aaneensluitende weken, anders dan wegens verlof en/of ziekte, in een periode van 26 weken of minder; - 3 of meer aaneensluitende weken, anders dan wegens verlof en/of ziekte, in een periode van meer dan 26 weken; - 6 of meer aaneensluitende weken wegens verlof en/of ziekte. Onbelaste vergoeding en verstrekking is niet mogelijk als het zakelijk karakter van bijkomend belang is. In dat geval moet de vergoeding of de waarde in het economische verkeer van de verstrekking tot het loon gerekend worden. 17

20 Maaltijden in bedrijfskantines Bij verstrekkingen in de vorm van maaltijden in bedrijfskantines of soortgelijke ruimten met een privékarakter wordt de waarde van een kantinemaaltijd vastgesteld op een forfaitair bedrag. De eventuele eigen bijdrage van de werknemer mag u daarop in mindering brengen. Een eigen bijdrage kan niet leiden tot een negatieve bijtelling. Als u de forfaitaire bedragen niet (geheel) aan de werknemer in rekening brengt, is het verschil tussen het forfaitaire bedrag en hetgeen u in rekening brengt belast. Hierover kan eindheffi ng plaatsvinden op basis van het tabeltarief. Voor de premies werknemersverzekeringen en de inkomensafhankelijk bijdrage Zvw gelden dezelfde bedragen. Let op! - De regeling geldt niet voor vergoedingen. Als u een vergoeding voor maaltijden in een bedrijfskantine verstrekt, is deze op de normale wijze als loon belast. - Een maaltijd in de kantine kan in geval van overwerk of een zakelijke bespreking wel van meer dan bijkomstig zakelijk belang zijn en dus vrijgesteld zijn. - De regeling voor maaltijden in bedrijfskantines kan niet samenlopen met de regeling voor producten uit eigen bedrijf. Praktische regeling Zie paragraaf 6 voor consumpties op de werkplek die geen deel uitmaken van een maaltijd Maaltijden op de werkplek: De waarde van maaltijden op de werkplek is forfaitair vastgesteld op 3,15 (2014) per maaltijd. De forfaitaire waardering geldt zowel voor maaltijden die worden genuttigd in bedrijfskantines of soortgelijke ruimtes op de plaats waar de arbeid wordt verricht als voor maaltijden van ambulante werknemers (zie paragraaf 17). Door de gerichte vrijstelling voor tijdelijke verblijfkosten, is dit voor maaltijden van ambulante werknemers echter pas relevant vanaf het moment dat sprake is -met toepassing van de thans gebruikelijke uitleg van het 20-dagencriterium- van een vaste arbeidsplaats. 18 Outplacement De kosten van outplacement kunt u onbelast vergoeden. Ook de verstrekking van outplacementfaciliteiten wordt niet tot het loon gerekend. Outplacement is het geheel van diensten en adviezen voor de werknemer om op zo kort mogelijke termijn een passende nieuwe werkkring te vinden. Hieronder vallen bijvoorbeeld ook sollicitatiekosten. Een prepensioencursus die vergelijkbaar is met outplacement, is vrijgesteld. Als de cursus een meer recreatief karakter heeft, kan deze wel belast zijn. De Belastingdienst kan op uw verzoek beoordelen in hoeverre de cursus onbelast vergoedt of verstrekt kan worden. Als u maaltijden vergoedt, kunt u de werkelijke kosten ervan vergoeden. U mag ook aansluiten bij de normbedragen voor maaltijden in bedrijfskantines (in ,40 per lunch en 4,60 per warme maaltijd). Het maakt daarbij niet uit waar de werknemer kosten voor de maaltijd heeft gemaakt. Bijvoorbeeld: - in een restaurant - bij een bakker voor bijvoorbeeld kant-en-klare (luxe) broodjes - in een supermarkt waar de werknemer inkopen doet voor een lunch die hij direct nuttigt of de volgende dag mee van huis neemt Kosten voor outplacement vallen onder een gerichte vrijstelling. 18