Mamut Business Software. Introductie. CRM, verkoopondersteuning en e-commerce

Transcriptie

1 Mamut Business Software Introductie CRM, verkoopondersteuning en e-commerce

2 Introductie van Mamut Business Software CRM, verkoopondersteuning en e-commerce Versie: 12. Partnr.: MBS.MAN.CRM.12.NL 002

3 Producent en distributeur: Mamut Software B.V. Postbus CB Amsterdam Zuid-Oost Tel: (gratis) Fax: Internet: Mamut Supportcenter: Openingstijden: maandag-vrijdag 09: Tel: (lokaal tarief) Fax: Internet: Verkoop Tel: (gratis) Fax: Internet: Copyright Alle rechten en eventuele drukfouten voorbehouden. Mamut en het Mamut- logo zijn geregistreerde merken van Mamut Sofware B.V. Alle overige merken zijn geregistreerde merken van de desbetreffende bedrijven. II

4 COPYRIGHT WELKOM BIJ MAMUT De handleidingen die u bij het programma ontvangt geven een introductie tot de mogelijkheden die Mamut Business Software u biedt. Alle klanten ontvangen de handleiding "Installeren, instellingen, rapporten en selectie". Afhankelijk van welk Mamut-systeem u heeft aangeschaft, ontvangt u eveneens één of twee andere introductiehandleidingen: "CRM, verkoopondersteuning en e-commerce" en "Administratie, logistiek en personeel". De documentatie bevat informatie over functies van de hele programmaserie. Functies niet toegangelijk in uw programmaversie kunnen vernoemd zijn. U kunt uitbreidingen evalueren in de voorbeelddatabase en een upgrade bestellen om de functies te benutten. Indien u meer informatie over grotere versies wilt ontvangen, kunt u contact met ons opnemen via of via e-post: info@mamut.nl. U krijgt een snelle en eenvoudige inleiding in het gebruik van het systeem, hoe u het moet installeren en een overzicht van de contractuele voorwaarden die van toepassing zijn tussen u als klant en ons als leverancier. Het is belangrijk zowel de licentie- als de Mamut Serviceovereenkomst door te lezen voordat u het systeem installeert. Wij willen u ook attenderen op onze websitepagina waarop u antwoorden kunt vinden op vragen die betrekking hebben op de Mamut-systemen. U kunt hier op een eenvoudige manier oplossingen vinden voor uw problemen 24 uur per dag. Wij zijn ervan overtuigd dat uw onderneming veel plezier zal beleven van het ontvangen programma. Wij wensen u veel succes met Mamut Business Software! III

5 CRM, VERKOOPONDERSTEUNING EN E-COMMERCE Inhoud Welkom bij Mamut...III HOOFDSTUK 1: RELATIEBEHEER... 1 Relatiebeheer...4 Hoe een nieuwe relatie aanmaken?...4 Relatiebeheerregister...5 Gebruikersinstellingen voor Relatiebeheer Bedrijfsinstellingen voor Relatiebeheer Het opzetten en onderhouden van relaties Contactpersonen Over en vanuit het programma De editor van het programma Starten met sjablonen Hoe naar een bijlage afdrukken? Hoe documenten per verzenden? Outlook-integratie Activiteiten en agenda Activiteiten Agenda Documenten Documentenoverzicht Hoe een nieuw document aanmaken? Wizard voor het koppelen van relaties aan een document Wizard voor het koppelen van medewerkers aan een document Gebruikersinstellingen voor Document Over het scannen van documenten Hoe naar PDF-formaat kopiëren? Hoe een document per fax verzenden? Documentsjablonen Documenttypen Import van documenten Skype-integratie Starten met Skype Skype-activiteiten Hoe met Skype bellen? Project Over de projectmodule Hoe een nieuw project aanmaken? Gebruikersinstellingen voor Project Projectregister Facturering van projecten HOOFDSTUK 2: ARTIKEL Artikelmodule Hoe een nieuw artikel aanmaken? Artikelregister IV

6 INHOUD Instellingen voor artikel Gebruikersinstellingen voor Artikel Bedrijfsinstellingen voor Artikel Over het opzetten en onderhouden van artikelen Een selectie artikelen bijwerken Hoe een artikel dupliceren? Kan ik de artikelcode wijzigen? Artikelgegevens importeren Toeslagen Toeslagen (milieutoeslagen) Aan de slag met toeslagen Hoe toeslagen invoeren? Artikelvarianten Varianteigenschappen Instellingen voor varianten Hoe varianten van een artikel aanmaken? Hoe alle varianten/variant links voor een artikel aanmaken en bewerken? Hoe de voorraad overbrengen tussen de verschillende artikelvarianten? Varianten in de webshop HOOFDSTUK 3: VERKOOPONDERSTEUNING Offerte Offertemodule Offertesjabloon Gebruikersinstellingen voor Offerte Offerteregister Werken met offerte Order/Factuur Hoe een nieuwe order aanmaken? Order/Factuurregister Instellingen voor Order/Factuur Facturering en creditering Over kredietlimiet en kredietstop Afdrukken en rapporten Valuta Inkoop en magazijn in Order/Factuur Prijzen en kortingen Over prijzen van de artikelen De prijs van een selectie artikelen wijzigen - Prijsaanpassing Hoe de prijs van een artikel wijzigen? Kortingsinstellingen opslaan - Kortingenregister Over leverings- en betalingsvoorwaarden Abonnementsfacturering Aan de slag met abonnementsfacturering Abonnementsregister Klantabonnementen Abonnementsfactureringen Programmaversies zonder administratiefunctionaliteit Follow-up van facturen Verkoopbudget V

7 CRM, VERKOOPONDERSTEUNING EN E-COMMERCE HOOFDSTUK 4: E-COMMERCE Over e-commerce Over e-commerce in Mamut Business Software Tips - waar moet u aan denken voordat u begint Ontwerptips voor uw website Aan de slag met uw eigen website Over de inhoud op uw website Update website Over webshop Aan de slag met webshop Hoe een artikel te koop aanbieden in de webshop? Hoe een koppeling naar andere websites aanmaken? Hoe de voorraadstatus van de artikelen in de webshop tonen? Betalingsservice voor betaling in de webshop Website bewerken Kies een website Menu Informatie over het bedrijf Inhoud Hulpmiddelen Ontwerp Webshop Klantstatusbestanden/e-Klanten Klantstatusbestanden verzenden Instellingen voor klantstatusbestanden Sitegegevens ophalen Bedrijfsgegevens Overzicht over nieuwe orders/activiteiten Website-instellingen Actieve website Beschrijvende teksten Meta tags Script Instellingen Web Instellingen Webshop Betalingsservice Beheer Wachtwoordinstellingen Additionele producten - E-commerce Klant- en Partner Web Docdata Web Design MEER INFORMATIE Service en support Mamut Academy Mamut Serviceovereenkomst INDEX VI

8 Hoofdstuk 1: Relatiebeheer In dit hoofdstuk: RELATIEBEHEER... 4 Hoe een nieuwe relatie aanmaken?... 4 Relatiebeheerregister... 5 Tabbladen in relatiebeheer... 7 Contactpersonen... 7 Activiteiten... 8 Documenten... 8 Order/Factuur... 9 Offerte... 9 Boekstukken... 9 Inkoop Urenregistratie Artikel Project Overige info Instellingen Relatie-instellingen voor e-commerce Gebruikersinstellingen voor Relatiebeheer Bedrijfsinstellingen voor Relatiebeheer Het opzetten en onderhouden van relaties Kaart en reisroute voor relaties bekijken Waarden van een selectie relaties wijzigen Aangepast veld Groepen Hoofd-/bijkantoor Contactpersonen Gebruikersinstellingen voor Contactpersoon Over en vanuit het programma De editor van het programma Starten met sjablonen Hoe naar een bijlage afdrukken? Hoe documenten per verzenden? Outlook-integratie Over de Microsoft Outlook -integratie De menubalk in Microsoft Outlook Gebruikersinstellingen voor Outlook ACTIVITEITEN EN AGENDA Activiteiten Het activiteitsvenster Aan de slag met activiteiten

9 Nieuwe activiteit aanmaken De activiteitenlijst Relaties/Medewerkers/Resources koppelen Tijdsplan Waarden van een selectie activiteiten wijzigen Hoe activiteiten verdelen? Hoe een activiteit dupliceren/kopiëren? Groepsactiviteiten aanmaken Instellingen voor activiteiten Gebruikersinstellingen voor Activiteiten Bedrijfsinstellingen voor Activiteiten Activiteitstypen Instellingen voor activiteitstypen (Standaardregister) Activiteitssjablonen Activiteitssjabloon bewerken Follow-up activiteiten aanmaken Agenda Kleine agenda Agenda medewerkers/resources Gemeenschappelijke agenda Agenda - datum kiezen DOCUMENTEN Documentenoverzicht De filters in het documentenoverzicht Hoe een nieuw document aanmaken? Wizard voor het koppelen van relaties aan een document Wizard voor het koppelen van medewerkers aan een document Gebruikersinstellingen voor Document Over het scannen van documenten Hoe naar PDF-formaat kopiëren? Hoe een document per fax verzenden? Documentsjablonen Venster Documentsjablonen Hoe een nieuwe documentsjabloon aanmaken? Hoe een documentsjabloon bewerken? Eigenschappen voor documentsjablonen Documenttypen Hoe een nieuw documenttype aanmaken? Import van documenten Hoe (een) document(en) importeren? SKYPE-INTEGRATIE Starten met Skype Skype-activiteiten Hoe met Skype bellen? PROJECT Over de projectmodule Hoe een nieuw project aanmaken? Gebruikersinstellingen voor Project Projectregister Projectenlijst Tabbladen in projectregister Relaties Order/Factuur Offerte... 94

10 Inkoop Activiteiten Documenten Urenregistratie Artikelen Medewerkers Gantt-diagram Subproject Administratie Facturering van projecten Facturering van een project gebaseerd op inkoop en urenregistratie Facturering van een project gebaseerd op vaste prijs

11 RELATIEBEHEER RELATIEBEHEER In de module Relatiebeheer houdt u de informatie van uw relaties bij. Hier vindt u zowel uw klanten, leveranciers als eventuele partners en privérelaties. Een relatie kan zowel als klant en als leverancier worden weergegeven door dit af te vinken. De relaties kunnen gekoppeld worden aan contactpersonen. Het registreren van contactpersonen maakt het eenvoudiger om de persoon te vinden waarmee u wenst te spreken/die uw referentie is in verschillende situaties. De contactpersoonmodule opent u als een eigen module door te gaan naar Beeld, Relatie en Contactpersoon of door dubbel te klikken op een contactpersoon die gekoppeld is aan een relatie. Hoe een nieuwe relatie aanmaken? Bij het registreren van een nieuwe relatie vinkt u aan welk type uw relatie is. Zodoende kan een relatie zowel klant als leverancier zijn, zonder dat u deze twee maal hoeft in te voeren. Om een overzicht te krijgen van alleen klanten of leveranciers, kunt u een filter gebruiken om deze twee groepen te onderscheiden. Dan kunt u bijvoorbeeld de Relatielijst uit de Rapportmodule afdrukken, die respectievelijk een overzicht geeft van klanten of leveranciers (of beide) afhankelijk van de gebruikte filter. Enkel de naam van de relatie is verplicht. De onderstaande procedure beschrijft een gewone registratie van een nieuwe relatie. U kunt verder meer lezen over het gebruik van de verschillende velden in relatiebeheer. Zo registreert u een nieuwe relatie 1. Klik op Nieuw. 2. Schrijf de relatienaam in het bovenste veld. 3. Registreer het relatieadres in het veld voor adres of klik op Adres en schrijf de verschillende onderdelen van het adres in het geopend venster. Indien u meer dan één adres wilt registreren voor dezelfde relatie, doet u dat door middel van de pijlknop. In dit geopend venster kunt u nieuwe adressen invoeren, bestaande adressen aanpassen/verwijderen en gewenste alternatieven kiezen. 4. Voer het Telefoon- en Faxnummer in. Gebruik de pijlknop indien u meer dan één nummer wilt registreren. 5. Registreer een adres. 4

12 RELATIEBEHEER 6. Kies een werknemer uit uw bedrijf bij Onze ref. Deze persoon zal verantwoordelijk zijn voor het contact met deze relatie. Om een werknemer te vinden in de afrollijst, dient u eerst deze persoon geregistreerd te hebben in het Medewerkersregister. 7. Vink het juiste relatietype aan: Klant, Leverancier, Partner of Privé. Het programma zal uw relatie een klantennummer toewijzen (ook als deze niet een klant is). Indien de relatie tevens een leverancier is, zal de relatie ook een leveranciersnummer toegewezen krijgen. U kunt meer lezen over het opzetten en onderhouden van relaties in de paragraaf "Over het opzetten en onderhouden van relaties". Relatiebeheerregister De relatiekaart bevat twee delen. In de bovenste helft voert u algemene gegevens in van uw relatie en bepaalt u tot welke categorieën uw relatie behoort. Met behulp van de categorieën kunt u uw relaties onderscheiden, zodat u bijvoorbeeld doelgericht materiaal kan toezenden. Het onderste deel van de relatiekaart bestaat uit verschillende velden waar u andere relevante informatie over uw relatie aangeeft, bijv. contactpersoon, activiteiten, documenten, orders en facturen, boekingen en projecten. Adres: Met behulp van de knop Adres... voert u het adres van de relatie in. Aangepast veld: Met behulp van aangepaste velden kunt u uw relaties classificeren naar eigen wens. Groep: Met behulp van Groep kunt u een classificatie maken die het gemakkelijker maakt om later relaties te filteren. Notitie-veld is een veld voor vrije tekst. 5

13 RELATIEBEHEER Hoofdkantoor: Het kan doelmatig zijn om de functie hoofdkantoor te gebruiken indien u een artikellevering en een facturatie wenst die gebeurt voor verschillende klanten. Nieuw. Maakt een nieuwe relatie aan. Relatieoverzichtsvenster: U kunt ervoor kiezen dat de relatiebeheerlijst automatisch verschijnt wanneer u de relatiemodule opent. Dit is een handige functie wanneer u vaak naar verschillende relaties zoekt. Registreert u vaak nieuwe relaties, dan is het handiger deze functie uit te zetten. Contactpersonenoverzicht: Opent overzicht over contactpersonen (alle). Wissen: U kunt relaties wissen waar geen boekingen op zijn gevoerd. Of u kunt de relaties op non-actief zetten op het tabblad Overige info. Klik op de knop Gebruikerinstellingen in de werkbalk en kies het tabblad Relatiekaart. Onder Overig kiest u of voor de automatische opening van het relatieoverzicht bij opening van de relatiekaart. De knop Status relatie geeft een overzicht van alle inkoop- en verkooptransacties tussen uw bedrijf en de relatie, naast andere belangrijke kerngetallen. Dit overzicht geeft u snel toegang tot de verkoophistorie van de relatie en kan bijvoorbeeld van pas komen wanneer u telefonisch contact hebt met de relatie. Via de knop Standaarddocument in de werkbalk bovenaan in de relatiekaart heeft u toegang tot een reeks standaarddocumentsjablonen die gebruikt kunnen worden bij oprichting van standaarddocumenten voor een relatie. De TAPI-knop: (Additioneel product) Wanneer u op de TAPI-knop klikt, draait het programma automatisch het betreffende telefoonnummer. Let op! Deze knop is alleen zichtbaar als u het relevant materiaal hebt geïnstalleerd. Het is vereist dat de drives TAPI 3.0 of hoger steunen, terwijl er ook een telefoon aangesloten moet zijn op de PC. Met Skype kunt u uw relaties opbellen vanuit hun relatiekaart of contactpersoonkaart. U kunt ook gesprekken ontvangen. Als voor de relatie een Skype-naam of Skype-nummer geregistreerd is in het adresboek of het contactpersonenoverzicht, worden de gegevens van de relatie geopend. Gesprekken met bestaande relaties worden gelogd als activiteiten, zodat u de gesprekkenhistorie voor de relatie later eenvoudig kunt opvragen. Toon kaart: U kunt op een kaart aangeduid krijgen waar een relatie of contactpersoon gelokaliseerd is. De kaart opent zich in een eigen venster. Verlangt internetaansluiting. Toon reisroute: Geeft de reisroute voor een relatie aan. De reisroute neemt uw adres als uitgangspunt. Verlangt internetaansluiting. Tip! U kunt in de gebruikerinstellingen voor relatiebeheer de kaartleverancier voor zowel kaart als reisroute kiezen. U heeft de keuze tussen Yahoo en Google. Met behulp van de knop Sorteren kunt u uw relaties sorteren op verschillende manieren, naar Naam relatie, Relatienr. of Leverancier. Kies het gewenste sorteringscriterium met behulp van de pijl rechts van de sorteringsknop. Door te klikken op het pijltje aan de rechterkant van de knop Activiteiten aanmaken kunt u een gedetailleerde activiteit aanmaken. U bepaalt zelf de inhoud en in welke modules de activiteitsjablonen toegankelijk zijn. 6

14 RELATIEBEHEER Tabbladen in relatiebeheer Verschillende manieren om tabbladen en modules te gebruiken Mamut geeft u de flexibiliteit te bepalen hoe u de tabbladen in Relatiebeheer wenst te gebruiken. Er is niet één correcte manier om deze tabbladen te gebruiken. U kunt zelf bepalen wat het beste is voor u. Hier zijn twee verschillende manieren waarop u de tabbladen kunt gebruiken. Nieuwe gegevens invoeren binnen de tabbladen in Relatiebeheer De knop Nieuw binnen een tabblad kan fungeren als een snelkoppeling naar de overeenkomstige module. Wanneer u bijvoorbeeld op Nieuw klikt binnen het tabblad Order/Factuur dan opent automatisch de Order/Factuur module en de contactinformatie op de order is direct uit het relatieregister opgehaald. Op deze manier maakt u nieuwe orders aan vanuit de Relatiebeheer module, via het tabblad Order/Factuur. Nieuwe gegevens invoeren vanuit andere modules De andere manier waarop u gegevens kunt invoeren is door direct naar de modules te gaan en de gegevens daar in te voeren, in plaats van deze in te voeren via de Relatiebeheer tabbladen. Wanneer u op deze manier zou werken, dan zou u bijvoorbeeld een nieuwe order registreren via de module Order/Factuur (onder Beeld /Offerte/Order/Factuur en dan Order/Factuur). Dit zou bijvoorbeeld het geval zijn wanneer u voornamelijk orders registreert en niet zozeer vanuit de gegevens van een bepaalde relatie werkt. U kunt de tabbladen binnen de relatiekaart dan gebruiken voor een overzicht van de activiteiten, documenten en orders die gekoppeld zijn aan deze relatie. De uitzonderingen op deze manier van werken vormen de tabbladen Contactpersonen, Overige info en Instellingen, aangezien deze tabbladen direct gerelateerd zijn aan de Relatiebeheer module en niet toegankelijk zijn via andere modules. Contactpersonen Op het tabblad Contactpersonen registreert u gegevens van de personen waarmee u contact hebt, of de persoon die u kent in het betreffende bedrijf. Dit geeft u een overzicht waardoor het eenvoudiger is om de juiste persoon waarmee u wilt spreken of naar wie u wilt verwijzen te vinden. De personen die u heeft aangevinkt als Standaard worden vetgedrukt bovenaan de lijst weergegeven. De contactpersonen die als Non-actief aangevinkt zijn, verschijnen in het grijs onderaan de lijst. De personen die niet Standaard of Non-actief zijn, worden in de volgorde van registratie in de lijst geplaatst. 7

15 RELATIEBEHEER Door op Nieuw te klikken kunt u nieuwe contactpersonen aanmaken en door op Bewerken te klikken kunt u bestaande contactpersonen wijzigen. Tevens kunt u een versturen naar de contactpersoon door op verzenden te klikken. Tip! Wenst u de kolom voor tussenvoegsel zichtbaar te hebben, kies dan voor deze optie in de gebruikersinstellingen voor contactpersoon. Meer over contactpersonen in eigen paragraaf. Activiteiten Op het tabblad Activiteiten worden activiteiten geregistreerd die verbonden zijn aan de betreffende relatie. Hier registreert u alle informatie die met de activiteit te maken heeft, zoals contactpersoon, project, duur/type, verantwoordelijke persoon in uw bedrijf, enz. De activiteiten die geregistreerd worden kunnen bijvoorbeeld vergaderingen, demonstraties, telefoongesprekken, , leveringsvoorwaarden en prijsoffertes zijn. In de afrollijst Type kunt u het type activiteit filteren die u op het tabblad wenst te lezen. U kunt ook kiezen voor Alle, Voltooid en Niet voltooid. Indien na verloop van tijd veel activiteiten geregistreerd zijn bij een relatie, kunt u de lijst filteren door een keuze te maken in de afrollijst Type. Meer over activiteiten in eigen paragraaf. Documenten Het tabblad Documenten geeft u een overzicht over alle documenten die verbonden zijn aan de relatie. Deze documenten kunnen o.a. een brief, vergaderingsverslagen, contracten en faxen zijn. Via het tabblad kunt u nieuwe documenten of eigenschappen van bestaande documenten veranderen. Alle documenten die u creëert in dit tabblad zijn ook toegankelijk in de documentmodule. Met behulp van de knop Koppel kunt u documenten koppelen aan uw relaties. Door met de rechter muisknop op een document in de lijst te klikken, kunt u het document openen, afdrukken, versturen per of fax of een document invoegen. Tip! Wanneer u een samen te voegen document aanmaakt en dit document probeert te verwijderen bij een hieraan gekoppelde relatie, dan krijgt u een waarschuwing dat u het document bij alle gelinkte relaties verwijdert. Hiermee krijgt u de mogelijkheid het proces te onderbreken, indien dit niet uw bedoeling was. Meer over documenten in eigen paragraaf. 8

16 RELATIEBEHEER Order/Factuur Het tabblad Order/Factuur in het relatieoverzicht is alleen toegankelijk voor de relaties die als klanten geregistreerd zijn. Op de tab wordt een overzicht getoond van orders en facturen die geregistreerd zijn bij de relaties. Het is mogelijk een nieuwe Order aan te maken door op Nieuw te klikken of een bestaande order aan te passen door op Bewerken te klikken. Het tabblad Order/Factuur toont een overzicht van nieuwe orders en facturen die voor een relatie geregistreerd zijn. U kunt de Nieuw-knop gebruiken als een snelkoppeling naar de Order/Factuur-module: door op Nieuw te klikken wordt de Order/Factuur-module automatisch geopend, met de relatiegegevens geregistreerd bij de order. U kunt met andere woorden een order aanmaken vanuit het tabblad Order/Factuur in de Relatiemodule. Let op! De afrollijst Status op de tab Order/Factuur werkt als een filter. De keuze die u hier maakt, bepaalt wat getoond zal worden op de tab. Selecteert u bijvoorbeeld Factuur, dan zal de tab slechts de facturen weergeven, die geregistreerd zijn bij de relatie en niet de andere verkooptransacties zoals niet-verwerkte orders en creditnota. Offerte Het tabblad Offerte is toegankelijk voor de relaties die als klanten geregistreerd zijn. Het tabblad biedt u een overzicht van offertes die geregistreerd zijn bij uw relaties. In het tabblad Offerte kunt u zowel nieuwe offertes als vaste offertes invoeren. Dit doet u door met het pijltje naast de knop Nieuw het type offerte te kiezen. Status: De afrollijst Status in het tabblad Offerte werkt als een filter. De keuze die u hier maakt, bepaalt wat getoond zal worden in het tabblad. Selecteert u bijvoorbeeld Vaste offerte, dan zal het tabblad slechts de offertes met deze status weergeven. Tip! De offertelijst is standaard geordend op chronologische volgorde, met de meeste recente bovenaan. U kunt de lijst sorteren door op de kolomtitels te klikken. Meer over offerte in eigen paragraaf. Boekstukken Het tabblad Boekstukken laat alle in het Grootboek geboekte transacties van alle klanten en leveranciers zien. Indien de relatie een klant is, worden alle tegoeden weergegeven; bij crediteuren uw schulden. Wanneer de relatie zowel klant als leverancier is, kunt u kiezen welk overzicht u wilt bekijken. Het tabblad kan als een beknopt rekeningoverzicht beschouwd worden, aangezien u overzicht krijgt over alle boekstukken, net het totaalbedrag van alle openstaande posten, vervallen posten en niet vervallen posten. In het tabblad kunt u creditnota s registreren, als ook openstaande posten vereffenen. U kunt ook nieuwe facturen boeken. Let u op dat alle transacties die u hier registreert direct in het grootboek geboekt worden. 9

17 RELATIEBEHEER Tip! Voor een overzicht van alle openstaande bedragen, raden wij aan de Debiteuren- en Crediteurenadministratie te gebruiken, een register waarin alle klanten en leveranciers zijn opgenomen. U kunt bovendien vanuit deze module herinneringen, incassoberichten en renteberekeningen aanmaken. Registreren van een betaling via het tabblad Boekstukken 1. Kies uit het overzicht de transactie(s) die gecrediteerd moeten worden. 2. Klik op Betalen. 3. Controleer of de Datum betaling klopt.. 4. Kies bij Rekening de batalingsvorm die is gebruikt. Elke keuze wordt verbonden met een specifiek boekstuk en grootboekaccount dat wordt belast. Deze alternatieven kunt u aangeven onder administratieve instellingen. 5. Voer het Bedrag in indien het niet overeenkomt met de factuur. 6. Vul eventueel een Boete in de speciale kolom. Dit bedrag wordt geregistreerd bij de individuele rekening en niet bij Vorderingen 7. Klik op OK. Het boekstuk wordt geregistreerd in het grootboek. 10

18 RELATIEBEHEER Inkoop Het tabblad Inkoop wordt geactiveerd voor relaties die als leverancier zijn geregistreerd. Hier kunt u uw inkopen bij deze leverancier bekijken. Het geeft een overzicht van de inkopen die geregistreerd zijn bij de betreffende relatie. De nummers van de bestelopdracht, referentie van de leverancier, totaal, valuta, status, leveringsdatum, besteldatum, als ook Onze Ref. worden hier aangegeven. U kunt de inkopen met verschillende statussen filteren. Dit geeft u een snel en eenvoudig overzicht over alle inkopen die u hebt gedaan bij deze leverancier. U kunt ook nieuwe inkopen aanmaken vanuit dit tabblad door op Nieuw te klikken. Dan wordt de inkoopmodule geopend met een nieuwe inkoopkaart die automatisch ingevuld is met de gegevens van de leverancier uit het relatieregister. U kunt ook een bestaande bestelopdracht bewerken door deze te selecteren en op Bewerken te klikken. De betreffende bestelopdracht wordt dan geopend en u kunt de gewenste wijzigingen aanbrengen. De afrollijst Status fungeert als een filter. Uw keuze bepaalt wat getoond zal worden in het venster. Als u bijvoorbeeld Ontvangen kiest, worden alleen de orders die deze status hebben getoond. De inkoopmodule wordt uitvoeriger beschreven in de introductiehandleiding "Administratie, logistiek en personeel". Urenregistratie Het tabblad Urenregistratie is toegankelijk voor de relaties die als klanten geregistreerd zijn. Het tabblad biedt u een overzicht van de urenstaten die geregistreerd zijn bij uw relaties. Het is mogelijk de urenregels te bewerken via het tabblad, maar nieuwe urenregels moeten worden aangemaakt in de module Urenregistratie. De afrollijst Status werkt als een filter. De keuze die u hier maakt, bepaalt wat getoond zal worden op de tab. Urenregistratie wordt uitvoeriger beschreven in de introductiehandleiding "Administratie, logistiek en personeel". Artikel Het tabblad Artikel is actief voor de relaties die geregistreerd zijn als leverancier. Hier heeft u een overzicht van alle artikelen die door de leverancier geleverd worden. U kunt makkelijk o.a. prijs en beschikbaarheid van eigen voorraad controleren, en u kunt artikelen toevoegen, wijzigen of verwijderen. In de kolommen kunt u uw artikelcode en -naam zien, het artikelcode en -naam van de leverancier, de inkoopsprijs, valuta en de beschikbaarheid van eigen voorraad. U kunt ook bepaalde artikelgroepen uitfilteren. 11

19 RELATIEBEHEER Deze opent een artikellijst zodat u een artikel voor de leverancier kunt toevoegen. Als u een artikel geselecteerd heeft en op OK klikt, krijgt u een venster te zien waar u meer details over het artikel kunt invoeren, zoals het artikelcode van de leverancier en de inkoopsprijs. Door een artikel te markeren en op Bewerken te klikken krijgt u het venster met gedetailleerde informatie te zien en kunt u bijvoorbeeld het artikelcode en de inkoopsprijs bewerken. Klik hier om de leverancierkoppeling voor het gemarkeerde artikel te verwijderen. Als u hier een artikel markeert en aanklikt, opent de artikelkaart voor het gemarkeerde artikel. Artikelgroep: U kunt selecteren om een artikelgroep per keer te tonen of alle artikelgroepen tegelijk. Het keuzeoverzicht werkt als een filter zodat u makkelijker het gezochte artikel kunt vinden. Lees meer over Artikel in het aparte hoofdstuk. Project Op het tabblad Project worden alle projecten getoond waar de relatie aan deel neemt. Als u bijvoorbeeld een informatiebrief zult versturen met een project, dan kunt u een gerelateerde brief creëren en de filter instellen op alle relaties die verbonden zijn aan het actuele project. Let op: U hebt slechts toegang tot actieve projecten binnen deze tab. Een project is in principe actief, maar kan als non-actief worden aangevinkt in de afrollijst Non-actief in de projectkaart. Tip! Indien een relatie verbonden is aan verschillende projecten, kunt u een standaard project kiezen van de afrollijst Standaard project op dezelfde tab Project. Dit project zal dan voorstellen om alle activiteiten en documenten te verbinden aan de relatie. Lees meer over project in eigen paragraaf. 12

20 RELATIEBEHEER Overige info Op het tabblad Overige info kunt u vaststellen welke afdeling en welke medewerker (referentie) het meeste contact heeft met de relaties. Ook al kunt u niet een relatie verwijderen die nog actief is in andere delen van het programma, toch kunt u de relatie op non-actief stellen wanneer deze niet meer relevant is. Kies in dat geval Ja in de afrollijst Non-actief. Wanneer u dit heeft gedaan krijgt u de vraag of u de contactpersoon ook op non-actief wilt stellen. U kunt er dus voor kiezen de contactpersoon actief te houden, ook al heeft u geen contact meer met de relatie. Wanneer u wilt dat de relatie actief is, dan kiest u Nee in de afrollijst Non-actief. Wenst uw relatie geen informatie (bvb. aanbiedingen en reclame van u) te ontvangen, vink dan af bij geen verzendingen. Wanneer u werkt met selectie in verband met een geplande verzending, laat u de klanten die geen verzendingen wensen te ontvangen weg door dit te definiëren in de selectieinstellingen. Andere informatie over de relatie die u hier kunt invoeren: website, taal, type relatie, KvK-nr., Btw-nr. en rekeningnummer. U komt direct naar het Internetadres door op de knop Ga naar webpagina te klikken. Als u op deze knop klikt dan wordt de browser geopend op de betreffende website. v.a. modules: Kies de methode voor keuze van v.a. modules op de inkoop- en verkoopsdocumenten die per verstuurd worden. Dit heeft de overhand op keuzes die gemaakt zijn onder bedrijfsinstellingen voor relatiebeheer. Onderaan in het tabblad ziet u wanneer u de relatie heeft aangemaakt en voor het laatst heeft aangepast. Instellingen Op het tabblad Instellingen kunt u de instellingen voor Klant, Leverancier en Debiteuren/Crediteuren invoeren. U kunt de instellingen op maat maken voor iedere relatie. De informatie die u hier registreert is belangrijk, daar deze naar de module Order/factuur wordt ingevoerd wanneer u een nieuwe order bij een relatie creëert. Welke instellingen toegankelijk zijn, is afhankelijk van of de relatie een klant of een leverancier is. 13

21 RELATIEBEHEER Instellingen Klant Door de Klant-knop specificeert u de instellingen voor de relaties die afgevinkt zijn als klant in de relatiekaart. Selecteer Betalingsvoorwaarden, Leveringsvoorwaarden, Leveringswijzen en BTW met betrekking tot deze klanten. De alternatieven die u selecteert, zullen dan standaard verschijnen, iedere keer dat u een order voor de klant creëert. 14 Selecteer op welke wijze de relatie de order/factuur zal ontvangen, in de afrollijst Afdrukmedium voor order/factuur. Wenst u orders en facturen per te versturen, dan dient u Microsoft Outlook als standaard programma te gebruiken en het adres van de relatie daar ingevoerd hebben. Geeft u de relatie een vaste korting op alle orders, dan typt u het percentage in het veld Orderkorting in %. De procenten die u hier registreert, zullen daardoor berekend worden in de prijs van de order. Selecteer de gewenste valuta voor de factuur in de afrollijst Valuta. De valuta die u aanvankelijk ziet in de afrollijst is de valuta die u gekozen heeft voor uw bedrijfsdatabase. De valuta die u hier selecteert wordt automatisch doorgevoerd naar de module Order/Factuur. Onthoudt dat u de valuta kunt overschrijven bij het aanmaken van nieuwe orders. Selecteer Ja in de afrollijst Verzamelfactuur als u deze optie wil benutten. Orders die u creëert in de module order/ factuur zullen de status van Niet-verwerkte verzamelorder krijgen. Selecteert u Nee, dan zal de nieuwe order in de module verkoop/ facturering de status van Niet-verwerkte order worden. Onthoudt dat u dit ten alle tijden kunt toepassen op elke afzonderlijke order. In de afrollijst Automatisch statusbestand wordt u aangeraden om Ja te kiezen. Deze functie helpt u om de klanten op de hoogte te houden van de status van de orders, die zij via de webshop hebben geplaatst. Elke keer als u de status van een order geïmporteerd uit uw webshop, verandert - bijv. door van een niet-verwerkte order over te gaan naar factuur, zal er automatisch een statusbestand aangemaakt worden met informatie over de veranderingen. De volgende keer dat u de orders van uw webshop importeert met de snelkoppeling Sitegegevens ophalen, worden er automatisch statusbestanden gestuurd naar de betreffende relaties. Hierdoor blijven uw klanten op de hoogte van de ontwikkelingen van hun orders. Kies Ja of Nee m.b.t. of de klant wel dan niet Toeslagen betaalt. Indien meerdere van uw klanten onderdeel zijn van dezelfde keten, kan het gewenst zijn om het hoofdkantoor te factureren voor alle verkopen. Indien de relatie zelf een dergelijk

22 RELATIEBEHEER Hoofdkantoor is, selecteert u Ja in deze afrollijst. Dan zullen andere relaties geregistreerd kunnen worden met deze relatie als hoofdkantoor. Instellingen Leverancier Indien de relatie als leverancier geregistreerd is, zal de Leveranciers-knop actief worden. Daarmee kunt u de inkoopvoorwaarden bij deze leveranciers vaststellen. Registreer de regels die u wenst voor de Betalingsvoorwaarden, Leveringsvoorwaarden, Leveringswijzen, Valuta voor inkopen, alsook welke Btw-voorwaarden gelden. Alle inkopen die u doet vanuit deze relatie, zal dan geregistreerd worden met deze voorwaarden, maar de inlichtingen kunnen in ieder geval overschreven worden. Heeft u een afspraak over vaste kortingen met leveranciers, dan vult u het veld Kortingovk % in. Deze zal zo automatisch berekend worden bij nieuwe inkoop. Selecteer ook hoe de totalen afgerond gaan worden in de afrollijst Afronden. Indien u twee leveranciers heeft van hetzelfde product, wilt u uiteraard gebruik maken van degene die de meest gunstige prijs vraagt. In het veld Classificatie Leverancier kunt u een classificering meegeven van de hoogste, 1 AAA, tot de laagste, 5C. De waardering die u geeft zal toegankelijk zijn in de inkoopmodule indien u meerdere leveranciers heeft om uit te kiezen. U kunt de classificeringswaarden veranderen door met de rechtermuisknop in het veld van Classificatie Leverancier te klikken en Standaardregister te kiezen. Typ het eigen klantennummer in bij de leverancier in het veld Ons klantnr. als een eenvoudige referentie voor de leverancier. In het veld Tegenrekening Inboeking kunt u een standaard rekening instellen die altijd gebruikt zal worden bij het inboeken van inkomende facturen van de leverancier. Debiteur/Crediteur In de instellingen voor Debiteur/Crediteur past u onder andere klant- en leverancierskrediet aan, en geeft u eventuele aanmaningskosten aan. Stel een grens in voor het Krediet klant en Leverancierskrediet in de respectievelijke velden. U zult dan een bericht ontvangen dat de grens overschreden wordt wanneer u tracht een order/factuur te registreren/ factureren nadat de grens bereikt is. U kunt ook een Geen krediet instellen op een klant of leverancier. Deze fungeert op dezelfde wijze als de ingestelde grens voor het klanten-/ leverancierskrediet. De relatiekaart zal ook gemarkeerd worden met een symbool voor het niet verleende krediet. 15

23 RELATIEBEHEER Geef aan of de klant een herinnering toegestuurd dient te krijgen en tot welke groep deze behoort. Kies Factoring in het veld Herinnering indien de vorderingen bij deze klant naar factoring gestuurd moet worden. Wilt u zelf de herinnering versturen dan kiest u Herinnering. Als u de functie Rentefacturatie wilt benutten geeft u daarvoor de instellingen aan. Internet bankieren en betaling gebeurt normaliter naar rekening 1300 voor Klantenvorderingen en 1600 voor Leveranciersschulden. U kunt dit wijzigen door een andere rekening te kiezen. Tip! In meerdere afrollijsten kunt u met de rechtermuisknop klikken en Standaardregister wijzigen. 16 Relatie-instellingen voor e-commerce Met behulp van dit venster beheert u voor iedere relatie de toegang tot de met wachtwoord beschermde websites. Aangemelde gebruikers worden over het algemeen reeds goedgekeurd tijdens de routine Sitegegevens ophalen, maar u kunt hier desgewenst de goedkeuring of afwijzing aanpassen. Let op! De functionaliteit is enkel toegankelijk indien u een licentie heeft voor het additioneel product Mamut Enterprise Klant- en Partner Web. Zo verleent u toegang 1. Zoek de relatie op waarvan u de status wilt wijzigen. 2. Klik op Website op het tabblad Instellingen. U krijgt nu een overzicht over alle toegangen, die de relatie heeft tot de websites van de bedrijfsdatabase. 3. Selecteer de toegangsoptie, die u wilt wijzigen en klik op Bewerken. U beschikt nu over de volgende instellingen: 4. Selecteer website: Wanneer u zelf de toegang aanmaakt, kunt u een keuze maken uit alle websites, die in de bedrijfsdatabase zijn geregistreerd. 5. (Gebruikersnaam): Laat het adres zien dat de gebruiker als gebruikersnaam heeft opgegeven. Indien de gebruiker een fout heeft gemaakt, kunt u dat hier corrigeren.

24 RELATIEBEHEER 6. Wachtwoord: Het wachtwoord kan door de gebruiker zelf op uw website worden gewijzigd. Indien de gebruiker het wachtwoord is vergeten, dan kan hij/zij dit zelf via de website opvragen. Voor alle zekerheid is het wachtwoord eveneens in dit venster weergegeven. 7. Accountstatus: Afhankelijk van de eisen, die u stelt aan de goedkeuring van nieuwe klanten, krijgen de klanten automatisch de volgende status: o Automatische goedkeuring: Alle bezoekers krijgen automatisch de status 'Goedgekeurd'. o o 8. Klik op OK. Handmatige goedkeuring: Alle bezoekers krijgen automatisch de status 'In behandeling, behalve wanneer u ze goedkeurt bij de bewerking Sitegegevens ophalen. U kunt ook meteen de status rechtstreeks in dit venster wijzigen naar Goedgekeurd. U kunt - indien u daar reden toe zou hebben - eveneens de status wijzigen naar Geweigerd voor eerder goedgekeurde klanten. 9. U kunt nu de wijzigingen Bijwerken op de server van Mamut. De relaties waarvan u de status heeft gewijzigd, zullen nu automatisch een hierover ontvangen. U kunt de tekst van deze bewerken aan de hand van de Website-instellingen. Gebruikersinstellingen voor Relatiebeheer Met behulp van het icoon Gebruikersinstellingen in de werkbalk kunt u naar uw behoeftes aanpassingen doen in het venster relatiebeheer. U komt tevens bij gebruikersinstellingen via Beeld - Instellingen - Gebruiker - Module-instellingen - Relatiebeheer. Hier vindt u de kolommen en tabbladen die u kunt gebruiken binnen relatiebeheer. Tevens kunt u standaardinstellingen kiezen voor nieuwe relaties. U kunt standaardwaarden invoeren in de velden Onze ref., Status, Branche en Categorie. Voor een nieuwe relatie kunt u ook aangeven of deze automatisch als Klant, Leverancier, Partner of Privé aangemaakt moet worden. Een voorbeeld van een andere instelling is het automatisch kopiëren van het postadres naar lege adresvelden. Het venster bevat vier tabbladen: Standaardinstelling, Relatiekaart, Tabblad en Relatielijst. Standaardinstelling In dit tabblad kunt u de module aanpassen naar uw gebruik. U kunt een keuze maken uit drie van tevoren gedefinieerde instellingen betreffende welke velden en kolommen getoond moeten worden. Eenvoudig: Vereenvoudigt de schermbeelden zo veel mogelijk en er worden slechts enkele velden weergegeven. Standaard: Toont de meest gangbare velden en biedt toegang tot de standaard functionaliteit. Uitgebreid: Toont alle beschikbare velden en maakt meer functies toegankelijk. Klik op de knop van het gewenste alternatief. U kunt in de volgende tabbladen zien welke velden en functionaliteiten toegankelijk worden. Wilt u het venster zelf aanpassen, kunt u dat in Tabblad doen. 17

25 RELATIEBEHEER Relatiekaart Hier voert u de richtlijnen en standaardwaarden in voor nieuwe relaties. Standaardwaarden: Deze waarden worden automatisch ingevoerd als u een nieuwe relatie aanmaakt, waarmee u veel tijd bespaart. Deze waarden kunnen overschreven worden bij iedere relatie, zodat u niet gebonden bent aan de standaardwaarden. U kunt aangeven of de relatie Klant, Leverancier, Partner of Privé is. Tevens kunt u de standaardwaarden voor Onze ref., Status, Branche en Categorie aangeven. Let op! Door met de rechtermuisknop op de afrollijst van Status, Branche of Categorie te klikken kunt u de waarden in het Standaardregister aanpassen. Overig: Hier kunt u kiezen: of het relatieoverzicht automatisch wordt geopend als u de relatiekaart opent. of informatie over gebruiker en tijdstip wordt geregistreerd wanneer een Notitie wordt ingevoerd. of automatisch een detailvenster weergegeven wordt bij het registreren van adressen. Bij nieuw postadres: Kies hoe het programma moet handelen wanneer een nieuw postadres wordt toegevoegd aan de relatie. De drie mogelijkheden zijn: automatisch kopiëren naar lege adresvelden, zelf aangeven welke adresvelden met een nieuw adres overschreven moeten worden of nooit kopiëren naar andere adresvelden. Bij wijziging van postadres: U heeft dezelfde drie mogelijkheden als bij een nieuw postadres. Online kaartdienst: Kies een leverancier voor de kaartdienst. De dienst geldt voor de functies Toon kaart en Toon reisroute van relatie/contactpersoon. U vindt een eigen vergelijkbare instelling onder gebruiksinstellingen voor contactpersoon. 18

26 RELATIEBEHEER Tabblad Hier kunt u aangeven welke tabbladen bij de relatiebeheerkaart zichtbaar zullen zijn door te klikken op de afvinkvelden voor de verschillende tabbladen. Wij raden u aan om diegene weg te klikken die u niet wenst te gebruiken om een zo overzichtelijk mogelijk venster te bekomen. Indien u klikt op één van de knoppen in het tabblad Standaardinstelling, dan zal de inhoud zich hier vergelijkbaar hebben veranderd. Onder Overig geeft u aan of de sommen van Offerte, Order/Factuur, Artikel of Inkoop inclusief Btw moet worden weergegeven. Relatielijst Kies welke kolommen in de relatielijst moeten worden getoond en kies de instellingen voor de relatielijst. Merk op dat indien u vijf of meer kolommen kiest, er niet genoeg ruimte is in het venster om alle kolommen te tonen. Sorteer bij het openen van de relatielijst: Standaard ingestelde sortering wanneer de relatielijst wordt geopend. In de relatielijst zelf kunt u de sortering kiezen door te klikken op de kolomrubrieken. Merk op dat indien u in de hier boven vermelde afvinkvelden kolommen wegklikt die geïncludeerd zijn in de sortering, de sorteringscriteria automatisch worden ingesteld tot een eerder gemaakte keuze. Standaard selectie in relatielijst: Standaard ingestelde selectie wanneer de relatielijst wordt geopend. Wordt bijvoorbeeld gebruikt indien u ook inactieve relaties wenst te tonen. U kan de instelling opheffen wanneer de relatielijst open is. Tip! De systeembeheerder kan met behulp van de gebruikerrechten de gebruikerstoegang tot het aanpassen van gebruikersinstellingen beperken of openen. 19

27 RELATIEBEHEER Bedrijfsinstellingen voor Relatiebeheer.In de bedrijfsinstellingen, module-instellingen voor Relatiebeheer kiest u de instellingen die gelden voor nieuwe relaties die worden aangemaakt in het relatieregister. De nieuw gekozen instellingen hebben geen invloed op reeds bestaande relaties. Tip! In de instelling Adresinstellingen definieert u hoe de lay-out van adressen, contactnamen en contactpersonen op alle rapporten getoond moeten worden. De instelling vindt u onder Beeld - Instellingen - Rapporten - Adresinstellingen. U kunt meer lezen in de paragraaf over rapporten in de introductiehandleiding "Installeren, instellingen, rapporten en selectie". Activiteiten/Onze ref. Vink Alleen onze ref. kan een relatie als non-actief classificeren aan als alleen degene die aan de relatie gekoppeld is, de relatie op non-actief kan stellen. Vink Automatisch controleren of relatie bestaat bij aanmaken van nieuwe relatie aan om te voorkomen dat u meerdere malen dezelfde relatie invoert. Dit is zeer nuttig, vooral wanneer er meerdere personen nieuwe relaties aanmaken. Veldomschrijvingen Indien u een andere benaming wilt invoeren voor de velden Status, Branche, Categorie, Partner, Privé en Aangepast veld in het relatieregister, dan kunt u deze overschrijven en eigen tekst invoeren. Standaardwaarden voor nieuwe relaties Hier beslist u welke voorwaarden gelden voor nieuwe relaties. Deze voorwaarden kunnen later indien wenselijk in de relatiekaart aangepast worden voor de individuele relatie. Indien u wilt Afronden tot bijv. op de eurocent of 50 eurocent in de relatiekaart voor nieuwe relaties kiest u dat hier. 20

28 RELATIEBEHEER v.a. modules: Dit betreft Order/Factuur, Inkoop en Offerte. Kies welke methode gebruikt dient te worden om een standaard adres te kiezen bij het versturen per van aankoopen verkoopdocumenten. U kunt kiezen uit: adres van relatie, Uw ref. en lijst. In de lijst kunt u vóór verzending kiezen uit de adressen geregistreerd voor uw relaties en contactpersonen. Uw ref. betreft de referentie van uw relatie bij offerte/order/factuur. De keuze kan worden overschreven voor elke relatie in de relatiekaart. Uitgebreid Wanneer u op Uitgebreid klikt, wordt er een nieuw venster geopend. Hier kunt u de volgende functies selecteren en wijzigen: Toeslagen kan gebruikt worden in een order om te specificeren dat er een extra toeslag of extra belasting is die deel uitmaakt van de verkoopprijs. Lees meer over Toeslagen (milieutoeslagen) in de introductiehandleiding "CRM, verkoopondersteuning en e-commerce". Groepsactiviteiten en groepsoffertes worden getoond in de relatiekaart. Als u activiteiten of offertes maakt voor meer dan één relatie per keer, kunt u hier aanvinken dat die weergegeven worden in de relatiekaart voor ieder van deze relaties. Instellingen voor projectkaart: Geef een naam voor het veld waar u de URL invoert in het projectregister. Statusbestand: Hier wordt een nieuw venster geopend waar u de instellingen voor bestand klantenstatus kunt invoeren. Lees meer over Bestand klantenstatus/eklantenin het hoofdstuk "Ecommerce" in de introductiehandleiding "CRM, verkoopondersteuning en e-commerce". Het opzetten en onderhouden van relaties In het programma zit een vooraf gedefinieerde, zeer eenvoudige indeling van relaties, die u kunt gebruiken via de aanvinkvakjes voor klant, leverancier, partner en privé op de relatiekaart. Als een relatie zowel klant als leverancier is, vinkt u gewoon beide vakjes aan. Hiermee kunt u de relatiegegevens bewerken voor zowel de relatie, als leverancier en als klant. Met behulp van Groepen kunt u uw relaties indelen, zodat deze in een later stadium makkelijker gefilterd kunnen worden. U kunt elke gewenste groep gebruiken om uw relaties nog grondiger te categoriseren om deze te kunnen filteren als u informatie op maat naar een specifieke groep klanten wilt sturen. U kunt relaties kiezen vanuit bepaalde groepen via de functie Filter. Deze vindt u op de werkbalk bovenaan op de relatiekaart en in de Rapportmodule. Status, Branche en Categorie onderscheiden de relaties voor rapporten, zoekacties en filterinstellingen. Ze maken allemaal deel uit van het standaardregister, d.w.z. dat u nieuwe opties 21

29 RELATIEBEHEER kunt toevoegen door met de rechtermuisknop te klikken in de afrollijst en te kiezen voor Standaardregister wijzigen. Op de relatiekaart kunt u relaties koppelen aan een hoofdkantoor door op de zoekknop naast het veld Hoofdkantoor te klikken. Om een relatie aan een hoofdkantoor te kunnen verbinden, moet de relatie die het hoofdkantoor vormt als zodanig zijn aangevinkt. Het gebruik van de hoofdkantoorfunctie kan handig zijn als u goederen wilt leveren aan één relatie en aan een andere wilt factureren. Via Aangepast veld kunt u uw relaties indelen op basis van uw eigen criteria, door relaties onder te verdelen in groepen die u zelf hebt gedefinieerd. Voor het aanmaken van een nieuwe groep in de afrollijst gaat u naar Instellingen - Bedrijf - Standaardregister en kiest u voor Aangepast veld. Onderhouden van het register Veel gebruikers bedenken, nadat ze een tijdje met het relatieregister hebben gewerkt of als ze nieuwe mogelijkheden nodig hebben, nieuwe manieren om hun relaties onder te verdelen. De wizard voor het wijzigen van waarden voor een selectie relaties (zie onderstaand) is het ideale hulpmiddel voor het bijwerken en onderhouden van het relatieregister. U kunt er tegelijkertijd waarden mee wijzigen voor een selectie relaties. Zo kunt u bijvoorbeeld groepsvelden en aangepaste velden toevoegen of verwijderen, gemeenschappelijke waarden (zoals "Onze ref." of "Branche") aanpassen of de instellingen voor klanten en leveranciers wijzigen, zoals betalingsvoorwaarden, leveringsvoorwaarden, valuta en taal. Aan de hand van de wizard voor relatieselectie kunt u vaste selecties voor uw relaties instellen en opslaan. Deze kunt u later opnieuw gebruiken voor verschillende handelingen, zoals bijvoorbeeld het aanmaken van activiteiten of documenten voor de relaties of het versturen van s. Zo kunt u veel tijd besparen. U kunt meer over de wizard lezen in de introductiehandleiding "Installeren, instellingen, rapporten en selectie". Integratie met Microsoft Outlook Met behulp van de Microsoft Outlook-integratie kunt u uw relatieregister up to date houden zowel in Outlook als in het programma. U kunt de adressen van uw relaties in Outlook koppelen aan de relaties en contactpersonen in het programma. De nieuwe contacten die u aanmaakt, kunnen in beide "richtingen"gesynchroniseerd worden. Non-actief Relaties die worden gebruikt in een ander deel van het programma, kunnen niet worden verwijderd. Als u niet wilt dat een bepaalde relatie nog langer beschikbaar is, kunt u die relatie op non-actief zetten. Hiervoor selecteert u Ja in de afrollijst Non-actief op het tabblad Overige info. Geen verzendingen Sommige relaties willen geen bulkmail ontvangen, zoals informatie over speciale aanbiedingen per . Op het tabblad Overige info kunt u het vakje Geen verzendingen aanvinken. De relatie wordt dan niet meegenomen bij dit type marketingactiviteiten. 22

30 RELATIEBEHEER Kaart en reisroute voor relaties bekijken Kijk op de kaart waar de relatie zich bevindt U kunt op een kaart zien waar een relatie of een contactpersoon zich bevindt. De kaart wordt in een apart venster geopend. Open de relatie of contactpersoon en kies Toon kaart. Let erop dat de functie verwijst naar de adressen die zichtbaar zijn. Toon reisroute van uw adres naar relatie U kunt de routebeschrijving voor uw relatie bekijken. Open relatie of contactpersoon en klik op Toon reisroute. Voor het berekenen van de route wordt uw adres als beginpunt gebruikt. De route wordt weergegeven in de webbrowser. U kunt deze afdrukken en onderweg meenemen. Om te zorgen dat het systeem de reisroute kan tonen moet u het afleveradres instellen bij Beeld Instellingen Bedrijf. Dit is het adres dat als beginpunt voor het berekenen van de route gebruikt wordt. Omdat veel bedrijven een postbus als postadres gebruiken, wordt het afleveradres gebruikt. Deze automatische instelling kan alleen de routebeschrijving vanaf uw adres weergeven. Bij de functies kaart en reisroute wordt ervan uitgegaan dat u een internetaansluiting heeft. Tip! U kunt in de gebruikersinstellingen van relatie en contactpersoon een kaartleverancier kiezen voor de kaart en de routebeschrijving. Waarden van een selectie relaties wijzigen U kunt de waarden voor een selectie relaties gelijktijdig wijzigen. U kunt bijvoorbeeld een groepsveld of een aangepast veld toevoegen of verwijderen, gemeenschappelijke waarden wijzigen (zoals Onze ref. of Branche) of de instellingen voor klanten en leveranciers wijzigen zoals betalingsvoorwaarden, leveringsvoorwaarden, valuta en taal. De wizard kan u veel tijd besparen bij het doorvoeren van zulke wijzigingen, u hoeft dan niet voor iedere relatiekaart individueel de waarden te wijzigen. U kunt ook vaste selecties, die u regelmatig uitvoert, instellen en opslaan. De laatste stap in de wizard laat u trouwens toe om te kiezen tussen verschillende routines voor gebruik van selectie: aanmaken van een document, versturen van enz. Start de wizard vanuit het hoofdmenu Beeld - Relatie - Bijwerken selectie relaties. Tip! In de helpbestanden (druk op F1) vindt u meer informatie over hoe de wizard voor het wijzigen van waarden van een selectie relaties fungeert. Aangepast veld Middels aangepast veld kunt u uw relaties naar eigen wens classificeren 1. Klik op de knop links van het Aangepast veld -of- Klik op de knop met de drie stippen rechts onder het veld. 2. Selecteer welk Veldtype u wenst uit de afrollijst en typ de Waarde van dit type in het veld eronder. Het veldtype kan bijvoorbeeld zijn 'District' met de waarde 'Noord', of 'Aant. werknemers' met de waarde '40'. 23

31 RELATIEBEHEER 3. Klik op OK. Tip! Nieuwe Aangepaste velden maakt u aan in het Standaardregister. U komt in het standaardregister door Beeld - Instellingen - Bedrijf - Standaardregister te kiezen. Hier kunt u ook de verschillende alternatieven aanpassen in de afrollijst Type waarde. Groepen Met behulp van Groep kunt u een classificatie instellen, welke het filteren van de relaties later eenvoudiger maakt. Hier kunt u de groepen gebruiken die u wilt, voor het nog beter categoriseren van de relaties, zodat u later de gewenste relaties kunt uitfilteren en hen op maat gemaakt materiaal kunt toesturen. Met behulp van de Filter-functie kunt u uit relaties kiezen die in een enkele groep staan. U vindt deze functie in de werkbalk bovenaan de relatiekaart en in de Rapportmodule. 1. Klik op de icoon links van het woord Groep om de raelatie in één groep te registreren. -of- Klik op de drie puntjes rechts onder aan het veld. 2. U vindt een overzicht van alle Beschikbare groepen links in het venster Groep. Klik op de gewenste groep en zet deze over naar het veld Geselecteerd met behulp van de pijltoetsen tussen de twee velden. Tip! Nieuwe groepen maakt u aan in het standaardregister dat u vindt onder Beeld - Instellingen - Bedrijf - Standaardregister. 24

32 RELATIEBEHEER Hoofd-/bijkantoor In de relatiekaart kunt u nieuwe relaties aanmaken voor het hoofdkantoor door op de zoekknop bij Hoofdkantoor te klikken. Om een relatie aan het hoofdkantoor te koppelen, moet de relatie hoofdkantoor hiervoor gemarkeerd zijn. Het kan nuttig zijn de functionaliteit voor hoofdkantoor te gebruiken wanneer u aan verschillende klanten artikelen wil leveren en facturen versturen. Een hoofdkantoor aanmaken 1. Kies Beeld - Relatie en klik op Relatiebeheer. 2. Vindt de klant die hoofdkantoor zal zijn. 3. Ga naar het tabblad Instellingen. 4. Klik op Klant. 5. Kies Ja in de afrollijst voor Hoofdkantoor. Zo koppelt u een klant aan het hoofdkantoor 1. Kies Beeld - Relatie en klik op Relatiebeheer. 2. Vindt de klant die u aan het hoofdkantoor wenst te koppelen. 3. Klik op en selecteer het gewenste hoofdkantoor. 4. Klik op OK. 5. Antwoordt Ja indien de betalingsvoorwaarden, leveringsvoorwaarden, leveringswijze en kortingen van het hoofdkantoor ook gelden voor deze relatie. Antwoordt Nee als u voor het bijkantoor eigen voorwaarden wil invoeren. 25

33 RELATIEBEHEER Voor klanten die geregistreerd zijn als hoofd- of bijkantoor krijgt u een overzicht van de relaties als u op de icoon voor hoofdkantoor en bijkantoor klikt. In het overzicht Hoofd- /Bijkantoor kunt u een kantoor selecteren en klikken op Ga naar. Instellingen voor Bijkantoor In het tabblad Instellingen onder de knop Klant kunt u aangeven of facturen verstuurd moeten worden naar het factuuradres van de relatie of die van het hoofdkantoor. Debiteuren/Crediteurentransacties worden dan overgebracht naar de relatie of het hoofdkantoor, afhankelijk van welke keuze u maakt. Het is mogelijk een factuuradres handmatig over te schrijven bij het aanmaken van een nieuwe order, maar wees erop bedacht dat overige Debiteuren/Crediteurentransacties nog steeds naar het hoofdkantoor verstuurd worden wanneer u dit bij instellingen hebt aangegeven. Voor artikelenlevering kunt u ook aangeven of dit gedaan wordt op het leveringsadres van de relatie of op het leveringsadres van het hoofdkantoor. Let op! Alleen hoofdkantoor selecteren bij een relatie die hoofdkantoor is, niet bijkantoren die aan een hoofdkantoor gekoppeld zijn. 26

34 RELATIEBEHEER Contactpersonen In de module Contactpersoon kunt u de personen registreren met wie u contact hebt bij uw klanten en leveranciers. Registreert u een contactpersoon hier, dan wordt het eenvoudiger om de persoon waarmee u zult spreken/naar wie u zult verwijzen te vinden in verschillende situaties. De module Contactpersoon wordt geopend als een zelfstandige module door Beeld te kiezen, naar Relatie te gaan en op Contactpersoon te klikken, maar het is ook mogelijk dubbel te klikken op een contactpersoon die verbonden is aan een relatie. In het bovenste gedeelte van het venster vult u de Voornaam, Tussenvoegsels en Achternaam van de contactpersoon in. Indien u bij de gebruikersinstellingen voor contactpersoon heeft gekozen om het adres van de relatie tevens te gebruiken voor de contactpersoon, zal het adres automatisch worden weergegeven. Als u een ander adres wilt registreren voor de contactpersoon, dan doet u dit direct in het adresveld of door op de knop Adres te klikken. Gebruikersinstellingen: Op het tabblad Contactpersonen onder Overig kunt u afvinken bij Veld tussenvoegsel weergeven. In de velden Telefoon, Fax, Mobiele tel. en voert u het directe telefoonnummer en e- mailadres van de contactpersoon in. U kunt ook een foto van de contactpersoon invoeren. Dit doet u door op de knop Afbeelding invoegen te klikken. De foto moet een JPG of BMP-formaat zijn. Overige informatie die ingevuld kan worden voor de contactpersoon is Initialen, Functie, Titel met Titel2 en Aanhef. 27

35 RELATIEBEHEER Tip! U definieert onder Adresinstellingen hoe de lay-out van adressen, contactnamen en contactpersonen op alle rapporten getoond wordt. Deze instellingen vindt u onder Beeld - Instellingen - Rapporten - Adresinstellingen. Aangepast veld, Groep en Notitie fungeren op dezelfde wijze als in de relatiekaart. U kunt doelgerichte activiteiten aanmaken door op de pijlknop rechts van Activiteiten aanmaken te klikken. U beslist zelf over de inhoud van de activiteiten en met behulp van de activiteitensjablonen in welke modules de activiteitensjablonen toegankelijk dienen te zijn. Toon kaart: U kan op een kaart getoond krijgen waar een relatie of contactpersoon gelokaliseerd is. De kaart opent zich in een eigen venster. Verlangt een internetaansluiting. Toon reisroute: De reisroute voor de relatie wordt getoond. De reisroute neemt uw adres als uitgangspunt. Verlangt een internetaansluiting. Tip! U kunt de kaartleverancier voor kaart en reisroute kiezen in de gebruikersinstellingen voor contactpersoon. De contactpersoon is gekoppeld aan een hoofdrelatie in het relatieregister. Welke tabbladen zichtbaar zijn in de contactpersoonmodule hangt af van de status van de contactpersoon als klant en/of leverancier als ook van de tabbladen die u in de gebruikersinstellingen aangevinkt heeft. De tabbladen zijn dezelfde als beschreven onder relatieregister, met uitzondering van het tabblad Overige info. Gebruikersinstellingen voor Contactpersoon Met behulp van het icoon Gebruikersinstellingen in de werkbalk kunt u naar uw behoeftes aanpassingen doen in het venster contactpersoon. U komt tevens bij gebruikersinstellingen via Beeld - Instellingen - Gebruiker - Module-instellingen - Contactpersoon. Het venster bevat drie tabbladen Standaardinstelling, Contactpersonen en Tabblad. Standaardinstelling In dit tabblad kunt u de module aanpassen naar uw gebruik. U kunt een keuze maken uit drie van tevoren gedefinieerde instellingen betreffende welke velden en kolommen getoond moeten worden. Eenvoudig: Vereenvoudigt de schermbeelden zo veel mogelijk en er worden slechts enkele velden weergegeven. Standaard: Toont de meest gangbare velden en biedt toegang tot de standaard functionaliteit. Uitgebreid: Toont alle beschikbare velden en maakt meer functies toegankelijk. Klik op de knop van het gewenste alternatief. U kunt in de volgende tabbladen zien welke velden en functionaliteiten toegankelijk worden. Wilt u het venster zelf aanpassen, kunt u dat in Tabblad doen. Contactpersonen Hier voert u de standaardwaarden in voor nieuwe contactpersonen. U kunt aanvinken of de contactpersoon het adres zal krijgen van de relatie en hoe adreswijzigingen van de relatie de status van de contactpersoon beïnvloedt. U kunt ook aangeven of u de aangepaste velden en groepsvelden van uw relatie wilt kopiëren en bepalen hoe veranderingen in deze relatievelden de contactpersoon beïnvloeden. 28

36 RELATIEBEHEER Ook Onze ref. kan automatisch gekopieerd worden van de relatie. Bij de overige module-instellingen kunt u aanvinken of u de tussenvoegsels wil weergeven in de kolommen, de lijst met contactpersonen automatisch wil openen bij het openen van de contactpersoonkaart, en informatie over gebruiker en tijdstip wilt registreren bij het invoeren van een notitie. Online kaartdienst: Kies een leverancier voor de kaartdienst. De dienst geldt voor de functies Toon kaart en Toon reisroute van de contactpersoon. U vindt een eigen vergelijkbare instelling onder gebruikersinstellingen voor relatie. Tabbladen Hier kunt u aangeven welke tabbladen in het venster van contactpersonen zichtbaar zullen zijn, door ze aan te vinken. Wij raden u aan om diegene weg te klikken die u niet wenst te gebruiken om een zo overzichtelijk mogelijk venster te bekomen. Indien u klikt op één van de knoppen in het tabblad Standaardinstelling, dan zal de inhoud zich hier vergelijkbaar hebben veranderd. Onder Overig geeft u aan of de sommen van Offerte, Order/Factuur, Artikel en Inkoop inclusief Btw moet worden weergegeven. 29

37 RELATIEBEHEER Over en vanuit het programma Het programma bevat functionaliteit voor het verzenden van s naar uw relaties. Zo kunt u offertes, orders en facturen of een betalingsherinnering per aan uw relaties zenden. Rapporten die u in het programma aanmaakt, kunnen eveneens per worden verzonden. Als u gebruik maakt van de programmafuncties voor het maken en opslaan van s naar en - indien gewenst - van uw relaties, heeft u het meeste profijt van de klantenservice-functionaliteit van het programma. De s zijn gekoppeld aan de relaties en u kunt de correspondentie met uw relaties later eenvoudig terugvinden. Lees in de afzonderlijke paragraaf meer informatie over het starten met het gebruik van de e- mailfunctie. Systeembeheerder: De instellingen worden op het niveau van de individuele gebruiker bepaald. Het programma verzendt s via Microsoft Outlook Om s rechtstreeks vanuit het programma te kunnen verzenden moet Microsoft Outlook of Outlook Express op uw computer geïnstalleerd zijn. U kunt zelf kiezen of u Mamut wilt gebruiken als editor voor het aanmaken en wijzigen van uw uitgaande , of dat u hiervoor waar mogelijk liever gebruik maakt van de editor van Outlook. Let op! Als u de Outlook-integratie voor meer taken wilt gebruiken dan alleen het verzenden van s, kunt u Outlook Express niet gebruiken. Hieronder vindt u meer informatie over de integratie met Outlook. s aanmaken waar u ook bent De functionaliteit is geïntegreerd met de meeste andere onderdelen van het systeem. Zo kunt u offertes, orderbevestigingen en facturen rechtstreeks vanuit het systeem per verzenden. Ook kunt u een nieuwe rechtstreeks aanmaken vanuit bijvoorbeeld de relatiekaart, het projectenregister of het medewerkersregister. Ook kunt u desgewenst een rapport naar afdrukken als ook andere documenten verzenden. Rapporten naar afdrukken (.pdf-bijlage) U kunt ervoor kiezen af te drukken naar . Als u bijvoorbeeld een factuur naar wilt afdrukken, converteert het programma de afdruk automatisch naar een.pdf-bestand, dat als bijlage bij een naar de ontvanger wordt gevoegd. De meeste ontvangers zullen een.pdf-bijlage kunnen lezen, en het wordt algemeen beschouwd als een veilig bestandstype. Zie voor meer hierover de aparte paragraaf hieronder. Kies de methode voor standaard ontvanger In de bedrijfsinstellingen voor relatiebeheer kunt u de methode kiezen voor welk(e) e- mailadres(sen) standaard gebruikt dient/dienen te worden bij het verzenden van inkoop- en verkoopdocumenten per . U heeft de keuze tussen adres van relatie, het veld Uw ref. en lijst. De lijst laat u vóór verzending kiezen tussen de adressen 30

38 geregistreerd op de relatie en de contactpersonen. Uw ref. geldt de referentie van de relatie van offerte/order/factuur. Microsoft Outlook -integratie U kunt er ook voor kiezen het systeem met Outlook te integreren. De Outlook-integratie kan worden gebruikt ongeacht of u voor het schrijven van uitgaande mails de editor van Outlook gebruikt of de interne editor van het programma. De integratie biedt u onder meer de mogelijkheid om inkomende en uitgaande s automatisch of handmatig aan uw relaties te koppelen. U kunt s, de agenda en de takenlijst integreren en u kunt bovendien rechtstreeks vanuit Outlook nieuwe relaties aanmaken. Let op! Om deze integratie te kunnen activeren moet u Microsoft Outlook op uw computer geïnstalleerd hebben. De integratie is compatibel met Outlook 2003, Outlook XP en Outlook 2002 (XP) met SP3. (Maar niet compatibel met Outlook Express.) De instellingen voor de Outlook-integratie vindt u onder Beeld - Instellingen - Gebruiker. Selecteer het tabblad Module-instellingen en klik op het Outlook-icoon. Meer informatie over de integratie met Outlook vindt u hieronder. Groepsmail U kunt de wizard gebruiken voor het selecteren van een groep relaties waaraan u tegelijk een groepsmail wilt sturen. In de wizard kunt u vaste selecties opgeven en opslaan, die u dan later kunt gebruiken. U kunt uw selectie laten afhangen van een aantal criteria, zodat u op ieder moment precies de juiste relaties kunt aanschrijven. sjablonen Met behulp van de interne editor van het programma kunt u sjablonen aanmaken. Met deze sjablonen kunt u tekstgedeelten vooraf invoeren en opmaken, zodat u dat niet telkens opnieuw hoeft te doen bij het versturen van soortgelijke s aan uw relaties. U kunt zo veel sjablonen aanmaken als u nodig heeft. Ook als u het systeem bij de gebruikersinstellingen voor Outlook zodanig heeft ingesteld dat Outlook wordt gebruikt als editor, zullen de registers waarvoor het gebruik van sjablonen zinvol is, nog steeds gebruik maken van de interne e- maileditor van het programma. De editor van het programma Het programma beschikt over een interne editor voor het aanmaken en wijzigen van uitgaande s en is standaard ingesteld voor het schrijven van s. Tip! U kunt de editor wijzigen naar Microsoft Outlook via de Gebruikersinstellingen voor Outlook. Zo kunt u s rechtstreeks vanuit de relatiekaart versturen door op verzenden te klikken. U kunt ook naar Beeld- - Eén relatie gaan om de editor te openen en vervolgens te selecteren aan welk bedrijfsrelatie de moet worden verzonden. Als u ervoor kiest de rechtstreeks vanuit de relatiekaart te verzenden wordt het adres automatisch ingevoerd. 31

39 RELATIEBEHEER Hoe schrijft u een met de interne editor van het programma 1. Klik op de knop Aan.. en selecteer een ontvanger voor de . Hiertoe selecteer u het gewenste contact aan de linkerkant van het venster dat nu verschijnt. U kunt vervolgens een of meer bedrijfsrelatie selecteren, die de zullen ontvangen. Breng de relatie met behulp van de pijlen over naar het ontvangersscherm en klik op OK. 2. Klik op Bijlage als u een document wilt bijvoegen. 3. Voer een Onderwerp in voor de Selecteer een sjabloon uit de keuzelijst Selecteer sjabloon als u voor de tekst van de mail gebruik wilt maken van een sjabloon. 5. Selecteer Project als de aan een bepaald project gekoppeld moet worden. 6. Voer vervolgens de tekst van de in. Met de standaard opmaakknoppen bovenin de editor kunt u de opmaak van de tekst bepalen: lettertype, kleur, grootte enz. 7. Klik op verzenden om de te verzenden. De wordt nu via Outlook verzonden. Meer over de verschillende alternatieven voor het instellen van vanuit het programma vindt u onder ' '. 32

40 Starten met Hoe begint u met het gebruik van binnen het programma 1. Geef uw adres op: Allereerst moet u in uw gebruikersprofiel een adres opgeven. Dit kunt u doen onder Beeld - Instellingen - Gebruiker. Geef uw adres op in het veld . U kunt uw adres vanuit Microsoft Outlook importeren door op de zoekknop te klikken. Systeembeheerder: Als u de systeembeheerder bent, kunt u adressen opgeven voor alle gebruikers. Dit kunt u doen onder Beeld - Instellingen - Beveiliging - Gebruikersadministratie. 2. Selecteer uw editor: U moet kiezen welke editor u wilt gebruiken voor het aanmaken en wijzigen van s vanuit het programma. Als u kiest voor Outlook als editor, wordt Outlook geopend telkens wanneer u een nieuwe wilt schrijven of een bestaande wilt wijzigen. Let op! Deze instellingen gelden uitsluitend voor vanuit relatie/contactpersoon en vanuit het Medewerkers- en Activiteitenregister. s die vanuit de Productmodule worden aangemaakt gebruiken functies van de interne editor van het programma en zullen dus in alle gevallen deze editor gebruiken. s die rechtstreeks vanuit rapporten worden aangemaakt zullen altijd Outlook als de editor gebruiken. U kunt uw editor kiezen onder Beeld - Instellingen - Gebruiker - Module-instellingen - Outlook, vanuit de keuzelijst bovenaan. 3. Bepaal of u al dan niet gebruik wilt maken van de Outlook-integratie: Als u geen gebruik wilt maken van de integratie met Outlook, bent u nu klaar om s te gaan verzenden vanuit het programma. 33

41 RELATIEBEHEER Als u wel gebruik gaat maken van de Outlook-integratie kunt u deze optie selecteren onder Beeld - Instellingen - Gebruiker - Module-instellingen - Outlook. Wanneer de integratie geactiveerd is, kunt u in detail opgeven hoe u wilt dat de integratie verloopt. Meer over de gebruikersinstellingen voor Outlook vindt u hier beneden. Start nu Outlook opnieuw op. Als u gebruik maakt van de integratie ziet u nu in Outlook een menubalk voor het programma. U kunt het programma nu gaan gebruiken voor het sturen van s aan uw relaties. Microsoft Outlook Heeft u gekozen voor de Outlook-integratie, zullen alle nieuwe elementen in Outlook automatisch gesynchroniseerd worden in uw Mamut-systeem. Inkomende s, verstuurde e- mails en elementen in de agenda en takenlijst die zijn ontvangen/geregistreerd voor u de integratie activeerde, worden niet automatisch gesynchroniseerd. Deze kunt u handmatig overdragen door de actuele elementen in Outlook te merken en te klikken op Overdracht. sjablonen Als u steeds terugkerende s aan een aantal van uw contacten moet sturen, kunt u tijd besparen door een sjabloon aan te maken. De tekst wordt slechts eenmaal opgemaakt in plaats van telkens wanneer een gelijksoortige aan een ander contact wordt gestuurd. U kunt zo veel sjablonen aanmaken als u wilt; ook kunt u de met het programma meegeleverde standaardsjablonen wijzigen Een nieuw sjabloon aanmaken 1. Ga naar Beeld - en sjablonen. 2. Klik op Nieuw. 3. Voer een Sjabloonnaam en een Onderwerp in. 34 Als u een document wilt bijvoegen, klik dan op Bijlage en voeg het bestand toe.

42 4. Voer uw tekst in. 5. Maak de tekst op in het gewenste lettertype en kleur. 6. Klik op Opslaan. Het sjabloon kan nu worden geselecteerd in de keuzelijst Selecteer sjabloon van de interne e- maileditor van het programma. U kunt het sjabloon altijd later nog bewerken. Ook kunt u de sjablonen bewerken die standaard met het programma meegeleverd worden. Hoe naar een bijlage afdrukken? U kunt ervoor kiezen af te drukken naar . Als u bijvoorbeeld een factuur naar wilt afdrukken, converteert het programma de afdruk automatisch naar een.pdf-bestand, dat als bijlage bij een naar de ontvanger wordt gevoegd. De meeste ontvangers zullen wel een.pdf-bijlage kunnen lezen, en het wordt algemeen beschouwd als een veilig bestandstype. In het onderstaande voorbeeld drukt u een offerte af. Zo drukt u een offerte naar een bijlage af 1. Maak een nieuwe offerte aan of open een bestaande offerte. 2. Klik op Afdrukken (Ctrl + P). 3. Selecteer offerte en klik op Volgende. 4. Selecteer en klik op Voltooien. Nu wordt een aangemaakt met het offertedocument in een.pdf-bestand als bijlage. Controleer dat het adres van de ontvanger juist is. Misschien wilt u ook op het document dubbelklikken (Quotation.PDF attachment) om de kwaliteit van het document te controleren voordat u de verzendt. 5. Klik op Verzenden in Outlook om de te verzenden. De wordt nu vanuit MS Outlook verstuurd met de offerte als bijlage. Let op! Het systeem behandelt de offerte als een rapport. Voor rapporten wordt altijd MS Outlook als editor gebruikt, ook als in de gebruikersinstellingen voor Outlook heeft opgegeven dat de interne editor van het programma moet worden gebruikt. Meer over dit onderwerp leest u onder 'Starten met '. Hoe documenten per verzenden? Documenten die gekoppeld zijn aan één of meer contacten kunnen per aan deze contact(en) worden verzonden. Om een document per te kunnen verzenden moet in de contactenkaart een adres worden opgegeven voor het desbetreffende contact en moet het document reeds aangemaakt of geïmporteerd zijn. U kunt documenten per verzenden vanuit de documentenlijst en via het tabblad Document in alle modules die dit tabblad hebben. 35

43 RELATIEBEHEER Let op! Het is niet mogelijk documenten per aan medewerkers te sturen. Om documenten per te kunnen verzenden moet Microsoft Office 2000 of nieuwer op uw computer geïnstalleerd zijn. Zo verzendt u een document per 1. Selecteer het document dat u per wilt verzenden. 2. Klik op verzenden (of rechtsklik op het document en kies verzenden). Nu wordt een aangemaakt en geopend in het programma dat u in de gebruikersinstellingen heeft geselecteerd. Het ontvangersveld wordt automatisch ingevuld en het document wordt als bestand bijgevoegd. 3. Vul alle eventuele extra gegevens in. 4. Klik op Verzenden. Het document wordt verzonden met behulp van Microsoft Outlook. 36

44 Outlook-integratie Over de Microsoft Outlook -integratie Het programma verzendt s via Outlook. U kunt er daarnaast voor kiezen het systeem met Outlook te integreren, zodat bijvoorbeeld inkomende s in Outlook als activiteit aan het programma worden doorgegeven of afspraken uit de Outlook-agenda worden gekopieerd naar de agenda in uw Mamut Business Software. De integratie kan worden gebruikt ongeacht of u voor uitgaande mails de editor van Outlook gebruikt of de interne editor van het programma. Om de integratie te activeren gaat u naar Beeld - Instellingen - Gebruiker. Selecteer het tabblad Module-instellingen en klik op het Outlook-icoon. Er kan worden ingesteld dat bij ontvangst van een in Outlook automatisch een activiteit in het programma wordt aangemaakt voor het desbetreffende contact, mits het programma het adres van de afzender kan vinden in een van uw contactkaarten; u kunt een dergelijke activiteit echter ook handmatig aanmaken. U kunt ook de taaklijst en de agenda synchroniseren - zowel in één richting als in beide richtingen. Let op! Overal in deze beschrijving van de Outlook-integratie wordt de Mamut Business Software aangeduid als 'het programma'. Om deze integratie te kunnen activeren moet u Microsoft Outlook op uw computer geïnstalleerd hebben. De integratie is compatibel met Outlook 2003, Outlook XP en Outlook 2002 met SP3. (Maar niet compatibel met Outlook Express.) Instellen van de synchronisatieparameters Activiteiten kopiëren van het programma naar de agenda en taaklijst in Outlook: Activiteiten die u in het programma aanmaakt kunnen automatisch worden gekopieerd naar de agenda en de taaklijst van Outlook. Kies tussen automatische synchronisatie en handmatig kopiëren: Automatische synchronisatie betekent dat in het programma automatisch activiteiten worden aangemaakt op basis van de keuzen die u in de gebruikersinstellingen voor Outlook heeft gemaakt. Handmatig kopiëren betekent u ervoor kunt kiezen om in het programma een activiteit aan te maken op basis van de keuzen die u in de gebruikersinstellingen voor Outlook heeft gemaakt. Selecteer welke typen bijlagen gesynchroniseerd moeten worden: U kunt kiezen of een bijlage bij een inkomende moet worden gekopieerd naar de document-module van het programma, en zo ja welke typen bijlagen u wilt toestaan. Kopiëren van activiteiten vanuit Outlook en instellen van de standaardwaarden daarvoor: Activiteiten in de taaklijst en de agenda kunnen worden gekopieerd naar de agenda of de taaklijst in het programma. Bovendien kunt u activiteiten laten aanmaken op basis van zowel inkomende als uitgaande s. Speciale menubalk in Outlook U krijgt in Outlook een afzonderlijke menubalk waarmee u de integratie rechtstreeks kunt regelen. In Outlook aanmaken van nieuwe s aan contacten uit het adresboek van het programma: In de menubalk is er een afzonderlijke knop voor een Nieuwe , waarmee u de contacten in het adresboek van het programma kunt doorzoeken voordat u een aanmaakt. Rechtstreeks in Outlook aanmaken van contacten en deze synchroniseren met het programma: U kunt een contact of bedrijfscontact rechtstreeks in Outlook aanmaken en onmiddellijk synchroniseren, ook wanneer het contact niet reeds aanwezig is in het programma. 37

45 RELATIEBEHEER 38 Open de contactenkaart en activiteiten rechtstreeks vanuit Outlook: U kunt de contactenkaart en de activiteit die er in het programma bij past, openen vanuit een gesynchroniseerd element in Outlook. Controleer de synchronisatiestatus van een element: U kunt controleren of een element gesynchroniseerd en zo ja met welk contact, met of zonder bijlagen enz. Hiermee heeft u volledige controle over de elementen in beide programma's. Belangrijke opmerkingen Systeembeheerder: De instellingen worden op het niveau van de individuele gebruiker bepaald. Terugkerende items: In Outlook kan worden ingesteld dat bepaalde items in de agenda met geregelde tussenpozen terugkeren en in de agenda worden herhaald. Deze items kunnen uitsluitend als één element in het programma gesynchroniseerd worden, d.w.z. alleen het hoofditem wordt gesynchroniseerd. Meer gebruikers: De functionaliteit ondersteunt uitsluitend integratie met uw eigen Outlookprogramma. Er kunnen in het programma geen activiteiten worden aangemaakt die gesynchroniseerd worden met de Outlook-programma's van andere gebruikers. Meer contacten: s die vanuit Outlook aan een aantal in het programma geregistreerde contacten/contactpersonen worden verzonden, worden uitsluitend gesynchroniseerd met het eerste contact van de lijst. Meer bedrijfsdatabases: De Outlook-integratie kan slechts op één bedrijfsdatabase worden toegepast. Als u meer bedrijfsdatabases heeft, moet u een keuze maken met welke database u wilt integreren. U kunt de doeldatabase echter wel wijzigen, door de integratie - indien actief - uit te schakelen en vervolgens aan een andere bedrijfsdatabase te koppelen. Elementen verwijderen in Outlook: Wanneer u in Outlook een element verwijdert, verschijnt er een meldingsscherm, waarin u gevraagd wordt of u ook de bijbehorende activiteit uit het programma wilt verwijderen. Dit bericht verschijnt uitsluitend als u gebruik maakt van de functie Verwijderen (het X-symbool in de Outlook-werkbalk). U moet het element niet 'rechtstreeks' door middel van het commando 'Shift + Enter' verwijderen, omdat hiermee het element permanent wordt verwijderd, waarna het niet meer mogelijk is om ook het corresponderende element in het programma te verwijderen. De menubalk in Microsoft Outlook U krijgt in Microsoft Outlook een afzonderlijke menubalk voor de integratie, waarmee u de synchronisatie met het programma eenvoudig kunt regelen. De menubalk wordt weergegeven in het hoofdvenster van Outlook, maar niet in deelvensters zoals voor het aanmaken van s. Door op het programma-icoon te klikken wordt Mamut geopend. Nieuwe Van hieruit kunt u in het adresboek van het programma naar contacten zoeken voordat u een aanmaakt. Overbrenging: Als u één of meer elementen in Outlook selecteert en op het icoon klikt, wordt er een venster geopend waarin aangegeven wordt of deze elementen al dan niet gesynchroniseerd kunnen worden. Als de relatie niet bestaat, kunt u deze hier eenvoudig aanmaken zodat het element kan worden overgebracht. U kunt het element en de eventuele bijlagen ook openen voordat u beslist of u het al dan niet wilt overbrengen. Alles overbrengen: Als u op dit icoon klikt, worden alle elementen overgebracht, die voldoen aan de door u in de gebruikersinstellingen voor Outlook ingevoerde criteria. Vervolgens wordt een

46 venster geopend, waar u kunt kiezen welke elementen u wilt overbrengen en eventueel verwijderen of de bijlagen controleren voordat u toestemming geeft voor het overberengen. Relatiekaart openen: Markeer een in Outlook en klik op het icoon om de relatiekaart te openen. Deze mogelijkheid is uitsluitend actief wanneer de met het programma gesynchroniseerd is. Open activiteit: Opent de activiteit die aangemaakt was op basis van het gesynchroniseerde element. Synchronisatiestatus: Wanneer u op dit icoon klikt wordt een venster geopend met synchronisatiegegevens voor het geselecteerde element in Outlook. Als u bijvoorbeeld een heeft gemarkeerd en op dit icon klikt, zult u zien of het element al dan niet gesynchroniseerd is, welk contact aan het element gekoppeld is en welke activiteit is aangemaakt als onderdeel van de synchronisatie. Instellingen: Opent de gebruikersinstellingen voor de Outlook-integratie. Dit is hetzelfde venster als het venster dat geopend wordt wanneer u in het programma naar de gebruikersinstellingen voor Outlook gaat. Gebruikersinstellingen voor Outlook In de gebruikersinstellingen voor Outlook stelt u onder andere in welke editor u wenst te gebruiken. Integratie editor voor uitgaande mail: Hier kunt u kiezen of u voor het schrijven en bewerken van uitgaande s gebruik wilt maken van de interne editor van het programma of de editor van Outlook. Let op! Ongeacht de keuze die u hier maakt, gebruikt het programma Outlook voor het daadwerkelijke verzenden van de door u aangemaakte s. Gebruik wel/geen Outlook-integratie: Hier kiest u of u het systeem wilt synchroniseren met Outlook. Als u kiest voor integratie, worden de overige instellingen op het tabblad geactiveerd. 39

47 RELATIEBEHEER Verplaats vanuit het programma naar MS Outlook Activiteiten die u in het programma aanmaakt kunnen worden gekopieerd naar de agenda en de taaklijst van Outlook. U kiest zelf of u al dan niet gebruik wilt maken van deze mogelijkheid. Verplaats vanuit MS Outlook naar het programma Automatische synchronisatie betekent dat in het programma automatisch activiteiten worden aangemaakt op basis van de keuzen die u in de gebruikersinstellingen voor Outlook heeft gemaakt. Activiteiten kunnen automatisch worden aangemaakt op basis van uitgaande of inkomende s of elementen op de taaklijst of agenda. Om activiteiten te kunnen aanmaken voor uitgaande en inkomende s moet de ontvanger/afzender met zijn adres in het programma geregistreerd zijn als contact of bedrijfscontact. Handmatig kopiëren betekent u ervoor kunt kiezen om in het programma een activiteit aan te maken op basis van de keuzen die u in de gebruikersinstellingen voor Outlook heeft gemaakt. U kunt activiteiten aanmaken voor uitgaande en inkomende s en voor elementen op de taaklijst of de agenda, door op de knop Kopiëren of Alle kopiëren te klikken. Activiteiten worden aangemaakt op basis van het desbetreffende adres. Dit moet in het programma geregistreerd zijn voor een bepaald contact of bedrijfscontact, zodat Outlook weet voor welk contact de activiteit moet worden aangemaakt. Importeren bijlage: U kunt kiezen of bijlagen bij door u ontvangen s moeten worden gekopieerd naar de Document-module van het programma, en zo ja welke typen bijlagen. Let op! Standaard worden alle typen bijlagen gekopieerd als u kiest voor het importeren van bijlagen. U kunt bepaalde bestandstypen uitsluiten of opgeven welke bestandstypen moeten worden geïmporteerd. Dat doet u door op de knop Bestandstypen te klikken. 40

48 adres en bedrijfsdatabase Onderaan het scherm ziet u aan welk adres de integratie gekoppeld is. Dit adres wordt gehaald uit het veld van de hoofdkaart in de gebruikersinstellingen. Standaardwaarden Het tabblad Standaardwaarden is uitsluitend actief als u in het tabblad Integratie heeft gekozen voor Gebruik Outlook-integratie. Wanneer u s vanuit Outlook wilt kopiëren moet u enkele standaardwaarden opgeven voor de aan te maken activiteiten. Het programma stelt meestal een bepaald Activiteitstype voor, een Status voor de activiteit (Voltooid) en een Verantwoordelijke voor de activiteit (de ingelogde gebruiker). U kunt desgewenst ook een Project opgeven als standaardwaarde. In de keuzelijst Type kunt u desgewenst opgeven dat het standaard activiteitstype moet zijn Overnemen uit gebruikersinstellingen voor activiteit. Met deze mogelijkheid wordt het standaard activiteitstype uit deze instellingen op de activiteiten in Outlook toegepast. 41

49 RELATIEBEHEER ACTIVITEITEN EN AGENDA Activiteiten Door middel van registratie van activiteiten kunt u volledige controle krijgen over uw activiteiten en die van uw medewerkers met betrekking tot o.a. klanten en projecten. U kunt vergaderingen, klantenbezoek, vervolgtaken, telefoongesprekken etc. plannen. Vervolgens kunt u deze activiteiten bijhouden via de agenda, de gemeenschappelijke agenda, de activiteitenlijst, direct via de relatiekaart of via bijvoorbeeld een project in het projectregister. De activiteiten worden getoond in de agenda of in het takenoverzicht Activiteiten kunnen worden getoond en aangepast in de activiteitenlijst. De agenda toont de activiteiten waar u verantwoordelijk voor bent of waaraan u als medewerker aan gekoppeld bent. U kunt zelf kiezen of een activiteit in de agenda of in het takenoverzicht wordt getoond. Dit wordt mede bepaald door het type activiteit. Activiteiten zoals bezoek, demonstratie en vergadering worden in de agenda getoond, terwijl activiteiten zoals brief, fax en telefoon in het takenoverzicht thuishoren. U kunt op basis van het type activiteit of rechtstreeks aan een individuele activiteit een kleur kiezen voor weergave in de agenda. Raadpleeg de paragraaf "Instellingen voor activiteitstypen" voor meer informatie met betrekking tot het instellen van agendaweergave en kleurencodes. Het koppelen van contacten Indien u een activiteit aanmaakt kunt u via de knop Koppel, activiteiten koppelen aan contactpersonen, medewerkers en resources, zodat u of andere gebruikers toegang hebben tot de informatie die u registreert bij de activiteit. Het aanmaken van groepsactiviteiten Een groepsactiviteit is voor meer dan één relatie bedoeld. Door middel van het aanmaken van groepsactiviteiten definieert u een aantal relaties voor wie de activiteit bedoeld is en geeft u vervolgens de variabelen aan die van toepassing zijn voor de activiteit. Het bijhouden van veel activiteiten met behulp van de wizard Met behulp van de wizard Bijwerken selectie activiteiten definieert u welke activiteiten zullen worden gewijzigd door middel van een selectie. Het verdelen van activiteiten U kunt de activiteiten willekeurig verdelen onder meerdere consultants door het aanmaken van meerdere groepsactiviteiten, of door de waarden van een selectie activiteiten te wijzigen. 42 Gebruik follow-up activiteiten om klanten en andere processen te volgen De modules relatie, verkoop, inkoop, logistiek, administratie en loon bevatten een aantal processen die geactiveerd kunnen worden en waarbij dan automatisch follow-up activiteiten worden aangemaakt.

50 ACTIVITEITEN EN AGENDA Vereenvoudig het gebruik met behulp van activiteitssjablonen Met behulp van makkelijk op te vragen activiteitssjablonen in de diverse modules kunt u het aanmaken van activiteiten aanzienlijk vereenvoudigen. U kunt definiëren en aanpassen welke activiteiten u vanuit iedere module snel en eenvoudig wilt kunnen instellen. Het integreren van de activiteiten met Microsoft Outlook De activiteiten in het takenoverzicht en de agenda kunnen worden gekopieerd naar het takenoverzicht of de agenda in het programma. Activiteiten die u in het programma aanmaakt, kunnen automatisch worden gekopieerd naar de agenda en het takenoverzicht van Outlook. Gebruik Skype voor telefoongesprekken, deze gesprekken worden automatisch als activiteiten gelogd bij uw relaties Met Skype kun u uw contacten bellen vanuit hun relatiekaart of bedrijfscontactkaart. U kunt ook gesprekken ontvangen. Als voor het contact een Skype-naam en Skype-nummer geregistreerd is in het adresboek of het bedrijfsadresboek, worden de gegevens van dat contact geopend. Gesprekken met bestaande contactpersonen worden gelogd als activiteiten, zodat u de gesprekkenhistorie met deze contactpersonen later eenvoudig kunt opvragen. Systeemactiviteiten Systeemactiviteiten zijn activiteiten die automatisch worden aangemaakt als bepaalde gebeurtenissen of processen zich voordoen in het programma. Voorbeelden van gebeurtenissen die het automatisch aanmaken van een activiteit triggeren zijn onder andere: veranderingen in de instellingen voor de bedrijfsdatabase, inventarisatie, diverse wizards die de waarden wijzigen van een groep relaties, artikelen enz., periodeafsluiting. Meer informatie in de handleiding "Installeren, instellingen, rapporten en selectie". Analyse van activiteiten (additioneel product) U kunt een overzicht van alle activiteiten opvragen en deze direct in een pivot-tabel invoeren Het activiteitsvenster Werkbalk Vanaf de werkbalk kunt u nieuwe posten maken, opslaan, verwijderen. Nieuwe activiteit. Check beschikbaarheid. Hier kunt u een agenda van werknemers en resources zien die aan een activiteit gekoppeld zijn. Dupliceer een activiteit. Met behulp van de functionaliteit om activiteiten te dupliceren kunt u een activiteit één of meerdere keren dupliceren. Open de relateerde elementen in MS Outlook. Als u de Outlook-integratie gebruiken. Daarnaast kunt u met behulp van de Gebruikersinstellingen ook de standaardwaarden van bepaalde velden aangeven. Onderstaand vindt u beschrijvingen van ieder veld. Indien niet alle velden in het venster worden weergegeven is het mogelijk dat het tabblad/notitieveld op volle grootte wordt weergegeven. Door te klikken op rechtsonder in het venster, zullen meerdere velden toegankelijk worden. 43

51 RELATIEBEHEER 44 Tip! Het programma kiest standaard een interval voor data van en tot wanneer de activiteiten in het activiteitenoverzicht worden getoond. Indien u een activiteit niet kunt vinden, kan het zijn dat de datum van de activiteit buiten het interval valt. Veldbeschrijvingen van de activiteiten Onderwerp: Een korte omschrijving van de bedoeling met de activiteit. Begintijd: Stel datum en tijdstip in wanneer de activiteit moet aanvangen. Het tijdstip is niet van belang voor activiteiten in het takenoverzicht. Eindtijd: Wordt automatisch aangepast aan de hand van de instellingen van begintijd in instellingen voor activiteiten, waar u een standaard tijdsduur voor nieuwe activiteiten kunt aangeven. De tijdsduur kan eventueel anders ingesteld worden door de voorgestelde eindtijd te wijzigen. Herinnering: Selecteer of de activiteiten ingesteld moeten worden met herinnering en hoeveel tijd van tevoren deze geïnitieerd moet worden. NB! Indien u heeft aangegeven dat de activiteiten naar Microsoft Outlook moeten worden overgebracht, kunt u geen tijdstip voor de herinnering instellen. Die zal dan geïnitieerd worden aan de hand van de instellingen in Microsoft Outlook. Type: De type activiteit is een belangrijke vorm van categorisering om statistieken te kunnen maken. Het helpt u ook filters toe te passen op de lijst van activiteiten. De type activiteit bepaalt ook of de activiteiten beschikbaar zijn in de lijst voor de Klantenservice, Artikelservice en Telemarketing (additioneel product). U kunt de activiteiten bekijken in de grafische kalender, of in de kalender of in het taakoverzicht. Deze instelling past u toe in de activiteiten onder het tabblad Diversen. Status: Maak een keuze uit voor-gedefiniëerde statussen voor het opvolgen van het verloop van de activiteiten. U kunt in het Standaardregister ook eigen statussen aanmaken. Wanneer u een activiteit markeert als 'Uitgevoerd' in het activiteitenoverzicht, wordt de status automatisch op 'Uitgevoerd' gezet. Indien u wilt dat er in deze gevallen een andere status moet worden aangegeven, kunt u dit instellen bij Activiteiteninstellingen. Verantwoordelijke: Allen die geregistreerd zijn in het medewerkersregister kunnen als verantwoordelijke voor een activiteit worden ingesteld. Met behulp van Toegangsbeheer kunt u bovendien de optie blokkeren dat medewerkers, behalve de eigen activiteiten, ook de activiteiten van anderen kunnen bewerken. Koppelen: Hier kunt u zowel relaties, medewerkers als resources die onderdeel uitmaken van de activiteiten aan elkaar koppelen. Project: Indien een activiteit gekoppeld moet worden aan één van uw projecten, kunt u dat hier aangeven. Indien de activiteit is aangemaakt vanuit de projectmodule, zal dit veld reeds gevuld zijn. Tip! Heeft u een project gekozen, kunt u met de rechter muisknop in het veld klikken en Ga naar project kiezen. Prioriteit: U kunt kiezen uit 'Hoog', 'Gemiddeld', 'Laag'. Kies 'Geen', indien u er de voorkeur aan geeft om geen prioriteit aan de activiteit toe te kennen. Tijd weergeven als: Geef aan hoe de activiteiten in de kalender moeten worden weergegeven: 'Beschikbaar', 'Bezet' of 'Niet aanwezig'. Dit is speciaal van belang als informatie bij het koppelen van medewerkers aan andere activiteiten. Privé: U kunt privé activiteiten gebruiken om de toegang tot de inhoud van deze activiteiten te beperken. Is het hier afgevinkt kan slechts de gebruiker, die de rechten heeft om de activiteiten te tonen, de details van de activiteiten bekijken. Let op: de activiteit zal evenwel zichtbaar zijn in de

52 ACTIVITEITEN EN AGENDA kalender, zodat overige gebruikers kunnen zien dat u bezet bent. De supergebruiker kan altijd de inhoud bekijken. Kleurencode: In de afrollijst naast 'Privé' kunt u een kleurencode voor de activiteit kiezen, indien de activiteit getoond dient te worden in de agenda. Met behulp van activiteitstypen, kunt u in het standaardregister de standaard kleur voor elke afzonderlijke activiteitstype bepalen, zodat u niet bij elke activiteit een kleur hoeft toe te voegen. De tabbladen Notitie: U kunt notities maken met betrekking op de activiteiten. Met behulp van Gebruikersinstellingen voor Activiteiten kunt u aangeven of datum en naam van de gebruiker op iedere notitie moet worden vermeld. Artikel: Hier kunt u artikelen die gekoppeld zijn aan de activiteit, invoeren. Deze kaart wordt ook gebruikt in verband met Artikelservice, waar u aangeeft welke producten voor onderhoud zijn ontvangen, als ook eventuele resources en arbeidsuren die gebruikt zijn bij het onderhoud. Deze kunnen vervolgens direct naar een factuur worden overgebracht. Indien u een gewone factuur wilt aanmaken, raden wij u aan dit te doen in het tabblad Order/Factuur. Offerte: U kunt een offerte direct vanuit de activiteit aanmaken. Dit veronderstelt wel dat de activiteit gekoppeld is met een of meerdere contracten. De lijst van offertes die al vanuit een activiteit zijn gemaakt kan volgens status gefilterd worden. Door de knop Koppelen te gebruiken krijgt u een lijst op het scherm met bestaande offertes die aan de activiteit gekoppeld kunnen worden. Tip! U kunt Nieuwe offerte en Vaste offerte direct vanuit de activiteit aanmaken. Deze worden dan gekoppeld aan de activiteit. Order/Factuur: Maak bestellingen direct vanuit de activiteit. De lijst van bestellingen die al vanuit een activiteit zijn gemaakt kan volgens status gefilterd worden. Door de knop Koppelen te gebruiken krijgt u een lijst op het scherm met bestaande bestellingen die aan de activiteit gekoppeld kunnen worden. Boekingen: in het tabblad Boekingen kunt u nieuwe boekingen of een bestaande boeking koppelen aan activiteiten. Urenregistratie: Hier kunt u nieuwe urenregels of bestaande urenregels koppelen aan activiteiten. Documenten: U kunt documenten aanmaken, of bestaande documenten die er betrekking op hebben, koppelen aan de activiteit. Het overzicht van documenten die aangemaakt zijn vanuit de activiteit kan opgevraagd worden aan de hand van de status. U kunt een document importeren met behulp van een daarvoor aangemaakte knop. Lees meer over het "Importeren van documenten" in een eigen alinea. 45

53 RELATIEBEHEER Diversen: Hier treft u uw eigen gedefinieerde velden aan. Deze kunt u activeren en bewerken bij Activiteiteninstellingen. Bovendien kunt u de standaard instelling wijzigen of de activiteit in het takenoverzicht moet worden weergegeven of in de Agenda. Verwijderen van een link: Wilt u een link naar een bestaande offerte, order/factuur of inkoop, verwijderen, dan kunt u dit doen door op de knop link verwijderen in de desbetreffende activiteit te klikken. De link wordt verwijderd naar de map wordt verwijderd, zodat u deze niet meer vanuit de activiteit kunt openen. NB! De offerte, order of inkoop zelf wordt niet verwijderd! Aan de slag met activiteiten Nieuwe activiteit aanmaken Tijdens de dagelijkse werkzaamheden is het gemakkelijkst om activiteiten die gekoppeld zijn aan een bepaalde module vanuit deze module aan te maken. U kunt activiteiten aanmaken via de activiteitenlijst, relatiebeheer, contactpersoonregister, projectregister, of via de menukeuze Beeld - Activiteit - Nieuwe activiteit. Er zijn geen verplichte velden in de activiteiten. Een gedeelte van de velden zijn vooraf ingevuld. Welke velden dit zijn is afhankelijk van de module waarin u de activiteit aanmaakt. 46 In de gebruikersinstellingen kunt u onder andere de standaardwaarden bepalen bij het aanmaken van nieuwe activiteiten. Tip! Het programma kiest als standaard een interval voor de datum vanaf en tot activiteiten getoond worden in de activiteitenlijst. Indien u een activiteit niet in de activiteitenlijst vindt, kan het zijn dat de datum voor de activiteit buiten dit interval valt.

54 ACTIVITEITEN EN AGENDA De activiteitenlijst De activiteitenlijst geeft u een overzicht over alle activiteiten die in het programma zijn geregistreerd. Via verschillende additionele producten kunt u eigen activiteitenlijsten voor Klantenservice, Telemarketing en Productservice creëren. Hier kunt u nieuwe activiteiten aanmaken en bestaande bewerken. Als u een activiteit registreert kunt u relatiegegevens invoeren en de activiteiten eventueel aan een project koppelen. Vanuit het activiteitenregister hebt u ook de mogelijkheid een activiteit uit te stellen of als Voltooid te registreren. Tip! Wanneer u een activiteit aanmaakt vanuit het tabblad Activiteit in het Relatieregister zullen de relatiegegevens automatisch ingevoerd worden. Als u een activiteit aanmaakt vanuit het tabblad Activiteit in het Projectregister, dal zullen de projectgegevens automatisch ingevuld worden. De wijzigingen van deze filters worden pas getoond als u op Bijwerken klikt of de functietoets [F5] gebruikt. U kunt een activiteit als Voltooid aangeven door te selecteren deze in de lijst en op de knop Voltooid te klikken. De beschikbare filters zijn Periode: Van datum en tot datum instellen om de geregistreerde activiteiten in deze periode weer te geven. Tip! Het programma maakt gebruik van een standaard tijdsinterval voor het tonen van activiteiten in de activiteitenlijst. Indien bepaalde activiteiten niet worden getoon probeer dan het interval aan te passen. Status: Geef de status aan van de activiteiten die in het venster weergegeven moeten worden. U kunt ook Alle' kiezen en dat zal de filter uitschakelen. Door de status niet verwerkt en daarna Bewerken te kiezen, worden alle activiteiten die niet zijn uitgevoerd weergegeven. Type: Geef het type activiteit aan van de activiteiten die in het venster weergegeven moeten worden. U kunt ook het filter uitschakelen door r;alle te kiezen of u kunt (Geen) selecteren dat dan alle activiteiten zonder Activiteitensoort zal weergeven. De activiteitenoverzichten voor Klantenservice, Telemarketing en Productservice (additionele producten) laten uitsluitend gespecificeerde Activiteitensoorten zien. Deze soorten kunnen worden ingesteld met behulp van Instellingen van soort activiteit. Verantwoordelijke: Selecteer de verantwoordelijke voor de in het venster weer te geven activiteiten. U kunt ook het filter uitschakelen door r;alle te kiezen of u kunt (Geen) selecteren zodat dan alle activiteiten zonder r;verantwoordelijke weergegeven worden. U kunt ook Filter aan/uit in de werkbalk gebruiken voor de activiteitenlijst. Dit zal dan de hierboven beschreven filterinstellingen opheffen. 47

55 RELATIEBEHEER Activiteiten uitstellen: U kunt activiteiten uitstellen door op de knop Waarde van een selectie activiteiten wijzigen. Dan start de wizard hiervoor. Deze functie is het meest relevant wanneer u meerdere activiteiten wilt bewerken. Als u bijvoorbeeld alleen de tijd van één activiteit wilt veranderen, is het beter om deze te selecteren en op de knop Bewerken te klikken. Open de relateerde elementen in MS Outlook: Als u de Outlook-integratie gebruiken. Voor een effectief beheer van meerdere activiteiten tegelijkertijd, raden wij u aan gebruik te maken van de hulpmiddelen Groepsactiviteiten en Waarden wijzigen van meerdere activiteiten. Relaties/Medewerkers/Resources koppelen Wanneer u een nieuwe activiteit aanmaakt kunt u met behulp van de knop Koppelen de activiteit koppelen aan Relaties, Medewerkers en Resources, waardoor u of andere gebruikers later gemakkelijker toegang hebben tot de gegevens die bij de activiteit geregistreerd zijn. Relaties: U selecteert de relaties vanuit een overzicht met namen van relaties (bedrijfsnamen) of een overzicht van alle geregistreerde contactpersonen. U kunt zoveel relaties als u wilt toevoegen, maar wanneer de activiteit niet in één bewerking kan worden uitgevoerd, raden wij u aan een aparte activiteit aan te maken voor elke relatie met behulp van de wizard voor Groepsactiviteiten. Medewerkers: Dit zijn de medewerkers die, naast de verantwoordelijke persoon, betrokken zijn bij de activiteit. U kunt een keuze maken uit alle medewerkers die geregistreerd zijn in het Medewerkersregister. Resources: Vergaderkamers, projectors, of demonstratiemodellen en dergelijke kunnen als resources in het Artikelregister worden geregistreerd. Deze resources kunnen dan via dit venster gereserveerd worden, voor het juiste tijdsbestek van de activiteit. 48

56 ACTIVITEITEN EN AGENDA Zo koppelt u relaties/medewerkers/resources aan activiteiten 1. Selecteer relaties in het rolmenu Selectie weergeven van. 2. Klik op de relaties die u wilt opnemen in de overeenkomst. Indien u ze niet in het overzicht kunt vinden, kunt u de eerste letters van de naam intikken bij Snelzoeken. 3. Maak een keuze uit de Contactpersonen indien er een bepaalde persoon bij de relatie is die bij de overeenkomst betrokken is. Indien u Contactpersonen selecteert bij Selectie weergeven van, kunt u de contactpersonen ook meteen invoeren. De desbetreffende relatie zal nu automatisch meegenomen worden in de overeenkomst. 4. Breng de relatie en contactpersoon met de pijltoetsen over naar links - relaties. U kunt ook meteen dubbelklikken op een relatie of contactpersoon om deze te verplaatsen. 5. Selecteer Medewerkers of Resources uit de afrollijst Selectie weergeven van en herhaal de bewerking. 6. Klik Beschikbaarheid... Indien een medewerker of resources is/zijn gereserveerd via een andere activiteit, zal dat tijdvak met blauwe strepen worden weergegeven in het overzicht. U kunt ook direct in de kalender klikken om de begin-en eindtijd van de activiteit aan te passen naar een tijdstip waarop alle medewerkers en resources beschikbaar zijn. 49

57 RELATIEBEHEER 7. Klik op OK. Alle relaties, resources en medewerkers zijn nu aan de activiteit gekoppeld. Tijdsplan Bij activiteiten kunt u op Beschikbaarheid klikken om een Tijdsplan tevoorschijn te krijgen met medewerkers en/of resources gekoppeld aan de activiteit. Indien een medewerker of een resource gereserveerd is vanwege andere activiteiten zullen blauwe strepen in het overzicht getoond worden tijdens deze gereserveerde periode. U kunt direct in de kalender klikken om de starttijd en de eindtijd voor de activiteiten aan te passen tot een tijd waarbij alle medewerkers en resources beschikbaar zijn. Waarden van een selectie activiteiten wijzigen Met behulp van een wizard geeft u aan welke activiteiten gewijzigd moeten worden met behulp van een selectie. U kunt vervolgens één of meerdere variabelen selecteren die gewijzigd moeten worden en nieuwe waarden aangeven voor deze velden. Dit kan nuttig zijn wanneer u de verantwoording van activiteiten wilt verschuiven. Bijvoorbeeld wanneer een medewerker niet langer in dienst is of als u de tijd van een project wilt verschuiven. Start de wizard vanuit het menu Beeld- Activiteit - Bijwerken selectie activiteiten. Tip! In de helpbestanden (druk op F1) vindt u meer informatie over hoe de wizard voor het bijwerken van een selectie activiteiten fungeert. Lees meer over selectie in het hoofdstuk "Zoeken en selectie" in de introductiehandleiding "Installeren, instellingen, rapporten en selectie". 50

58 ACTIVITEITEN EN AGENDA Hoe activiteiten verdelen? Bij het aanmaken van meerdere groepsactiviteiten of wanneer u kiest om de waarden van een selectie activiteiten te wijzigen, kunt u de activiteiten willekeurig verdelen over meerdere consultanten. Door te klikken op Verantwoordelijken (verdelen ) in één van de deze wizards krijgt u een overzicht van allen, die geregistreerd zijn als consultanten in het medewerkersregister. Zo verdeelt u activiteiten 1. Ga naar Beeld - Activiteit - Aanmaken groepsactiviteit of Beeld - Activiteit - Bijwerken selectie activiteiten. 2. Bepaal de selectie en voltooi de inleidende stappen in de wizard. Klik vervolgens op Verantwoordelijken (verdelen). 3. Selecteer de consultanten onder wie de activiteiten verdeeld moeten worden. 4. Geef aan hoeveel van de activiteiten aan de desbetreffende persoon zullen worden toegedeeld. Onder in het venster wordt doorlopend geteld hoeveel activiteiten er zijn verdeeld. 5. Klik op OK wanneer alle activiteiten zijn verdeeld. Ga door met de wizard om deze te voltooien. 51

59 RELATIEBEHEER Hoe een activiteit dupliceren/kopiëren? Met behulp van de functie voor het kopiëren van activiteiten kunt u een activiteit één of meerdere malen kopiëren. U kunt bijvoorbeeld een activiteit op elke vierde maandag herhalen. Het voordeel is dan dat u dan gegevens zoals activiteitentypen, verantwoordelijke, relatie en contactpersoon maar één maal hoeft in te vullen. De geavanceerde functionaliteit van het kopiëren zorgt ervoor dat uw relaties regelmatig worden opgevolgd zonder dat u iedere individuele activiteit hoeft te registreren. Tip: Er zijn twee verschillende manieren om een eindtijd aan te geven: De activiteit kan een bepaald aantal malen herhaald worden, of u kunt zelf een bepaalde einddatum aangeven. Zo maakt u een duplicaat van een activiteit 1. Klik op Beeld, ga naar Activiteit en klik op Nieuwe activiteit. 2. Bewerk de activiteit en klik in de werkbalk op Duplicaat maken. 3. Geef aan of u de activiteit één of meerdere malen wilt kopiëren. Wanneer u Meerdere activiteiten markeert worden de onderstaande velden geactiveerd: Bij Iedere X week herhalen op kunt u bijvoorbeeld 4 aangeven indien u wilt dat de activiteit om de 4 weken herhaald wordt. Markeer één of meerdere dagen om aan te geven op welke weekdagen de activiteit herhaald moet worden. Geef de begin- en einddatum aan waarop de activiteiten moeten beginnen en eindigen. U kunt ook de einddatum instellen na een bepaald aantal herhalingen. 4. Klik op OK. Groepsactiviteiten aanmaken Een groepsactiviteit is bedoeld voor meer dan één relatie. Door middel van het aanmaken van groepsactiviteiten definieert u een aantal relaties voor wie de activiteit bedoeld is en geeft u vervolgens de variabelen aan die van toepassing zijn voor de activiteit. U bepaalt ook of er slechts één activiteit voor alle relaties, of meerdere activiteiten - één voor elke relatie aangemaakt moeten worden. De wizard om een groepsactiviteit aan te maken wordt gestart via Beeld in het hoofdmenu, waar u Activiteit en Aanmaken Groepsactiviteit kiest. Tip! In de helpbestanden (druk op F1) vindt u meer informatie over hoe de wizard voor het aanmaken van een groepsactiviteit fungeert. 52

60 ACTIVITEITEN EN AGENDA Lees meer over selectie in het hoofdstuk "Zoeken en selectie" in de introductiehandleiding "Installeren, instellingen, rapporten en selectie". Instellingen voor activiteiten Gebruikersinstellingen voor Activiteiten Met behulp van de tabbladen in de gebruikersinstellingen kunt u bepalen hoe de vensters van het activiteitenbeheer er uit moeten zien. Standaardinstelling U kunt een keuze maken uit 3 van tevoren gedefinieerde instellingen. Eenvoudig: Een vereenvoudigd scherm dat slechts enkele velden weergeeft. Normaal: Geeft de standaard velden en functionaliteit weer. Uitgebreid: Toont alle beschikbare velden en geeft toegang tot meer functies. Klik op de desbetreffende knop om één van de gedefinieerde instellingen te selecteren. Activiteitenlijst Hier bepaalt u welke velden van iedere activiteit weergegeven moeten worden in het activiteitenoverzicht. Let op dat te veel kolommen het overzicht enigszins onoverzichtelijk maken en zullen ook van invloed zijn op de snelheid van de module. Indien u op een van de knoppen op het tabblad Standaardinstelling klikt, zal de inhoud vergelijkend veranderen op het tabblad Activiteitenlijst. Activiteitenkaart Hier kunt u definiëren welke regels die moeten gelden voor het aanmaken van een activiteit. Standaardwaarden: Tijdens het aanmaken van een nieuwe activiteit zullen de velden automatisch gevuld worden met de waarden die u hier aangeeft. Indien u bijvoorbeeld veelal activiteiten aanmaakt van het soort 'Verkooptelefoon (uit),kunt u veel werk besparen met de reeds ingevulde velden. Tabblad: Hier kunt u kiezen welk tabblad u wilt gebruiken bij het aanmaken van activiteiten. Voor een gebruiker die bijvoorbeeld uitsluitend werkt met Artikelservice, kan het handig zijn om het tabblad Artikel weer te geven. Overig: Het standaard formaat van het notitieveld kan hier ingesteld worden. Het formaat kan doorgevoerd worden in elke activiteit. U kunt er ook voor kiezen of de gebruikersnaam en datum automatisch moeten worden ingevuld in de notitie. Daarnaast kunt u instellen of u details van uw activiteiten in andere agenda's zichtbaar wil maken, of automatisch een contactpersoon/project wil koppelen bij het aanmaken van activiteiten. Wenst u eenvoudig een duplicaat te maken van nieuwe activiteiten, dan vinkt u Dupliceren: Altijd, naar één nieuwe activiteit aan. U hoeft dan niet de wizard hiervoor te gebruiken. Het programma sluit alle activiteiten waarvan gedupliceerd wordt automatisch af. Wilt u dat de activiteit open blijft staan, kunt u het vinkje voor Dupliceren: Sluit de activiteit die wordt gedupliceerd verwijderen. 53

61 RELATIEBEHEER Bedrijfsinstellingen voor Activiteiten Hier vindt u, naast de instellingen voor activiteitensoort, de meeste instellingen voor de activiteitenmodule. Standaard tijdsduur van nieuwe activiteiten Bij het aanmaken van een activiteit wordt de eindtijd altijd aangepast aan de begintijd. Hier kunt u de tijdsduur aangeven van een standaardactiviteit. U kunt natuurlijk de tijdsduur van elke activiteit aanpassen door de eindtijd te wijzigen. 54

62 ACTIVITEITEN EN AGENDA Waarde van de eindtijd wanneer activiteit als 'Voltooid' wordt gemarkeerd Activiteiten kunnen in alle modules, waarin een overzicht van activiteiten beschikbaar is, als 'Voltooid' ingesteld worden. Hier kunt u aangeven of de eindtijd gewijzigd moet worden of de geplande tijd tijdens het aanmaken van de activiteit behouden moet worden. Eindtijd van activiteiten uitsluitend in het takenoverzicht bijwerken: Dit is de meest vanzelfsprekende keuze omdat de activiteiten in het takenoverzicht niet noodzakelijkerwijs op een specifiek tijdstip zijn ingesteld. Activiteiten die in de kalender worden weergegeven, zullen dan hun eindtijd behouden, zelfs wanneer deze - bijvoorbeeld - de volgende dag als 'Voltooid' gemarkeerd worden. De eindtijd van alle activiteiten altijd bijwerken: Dit houdt in dat ook de activiteiten in de kalender (zoals vergaderingen, demonstraties, enz.) als 'Voltooid' worden gemarkeerd nadat bijvoorbeeld de vergadering is beëindigd. Eindtijd van activiteiten nooit bijwerken: De eindtijd die bij aanmaak wordt ingesteld, wordt niet bijgewerkt wanneer de activiteit als 'Voltooid' wordt gemarkeerd. Statuscontrole van het afvinken voltooide taken: Wanneer een activiteit als 'Voltooid' wordt gemarkeerd, wordt de activiteitenstatus gewijzigd. Hier kunt u kiezen welke status moet worden ingesteld. U kunt uitsluitend activiteitstatussen selecteren die de eigenschap 'Voltooid' hebben en zoals deze in het Standardregister kunnen worden ingesteld. Weergeven van velden en veldomschrijvingen Indien u behoefte heeft aan meerdere indelingen of meerdere velden voor informatie betreffende de activiteiten, kunt u gebruik maken van de 2 eigen gedefinieerde velden. De velden zijn beschikbaar in het tabblad Diversen van iedere activiteit, door de velden af te vinken en een beschrijvende naam te geven. 55

63 RELATIEBEHEER De velden kunnen daarna gebruikt worden bij de selectie van activiteiten in het activiteitenoverzicht of de afdruk van rapporten. Aangepast veld 1: Gebruik van dit veld vereist dat u ook vaste categorieën aanmaakt in het Standaardregister. Let u er op dat de nieuwe veldnaam pas in het standaardregister zichtbaar is nadat u het programma afgesloten en opnieuw gestart heeft. Tot dan zal de naam Aangepast veld 1 gebruikt worden. Aangepast veld 2: Het veld kan gebruikt worden voor het invoeren van een vrije tekst. Beschikbare activiteitenoverzichten en -soorten Aparte activiteitenoverzichten voor klantenservice, telemarketing en productservice zorgen ervoor dat u doelgericht met één taak kunt werken. Het is bijvoorbeeld mogelijk om de gebruikerstoegang zo in te stellen dat uitsluitend een specifiek soort activiteit toegankelijk is. De functies zijn beschikbaar als addtioneel product. Activiteitstypen Activiteitstypen die toegewezen zijn aan een aparte activiteit bepalen o.a. hoe een activiteit wordt weergegeven: in de agenda of in het takenoverzicht. Het systeem is ontworpen met een reeks vooraf gedefinieerde activiteitstypen. De agenda toont de activiteiten waar u verantwoordelijk voor bent, of waar u als medewerker aan gekoppeld bent. Activiteiten van het type Bezoek, Demonstratie en Vergadering worden in de Agenda weergegeven, terwijl activiteiten als Brief, Fax en Telefoon in het takenoverzicht weergegeven worden. Of een activiteit in het takenoverzicht weergegeven wordt kunt u ook per activiteit instellen. Er kan een alarm voor de activiteiten ingesteld worden. Ook kan er worden aangegeven hoe lang van tevoren dit alarm af moet gaan. Onder Activiteitstypen kan ook ingesteld worden of een activiteit in de agenda weergegeven moet worden als Vrij, Bezet of Buiten. Dit is belangrijke informatie voor het koppelen van medewerkers aan andere activiteiten. U kunt instellen dat er gevraagd wordt om aan alle activiteiten van een bepaald activiteitstype een Verantwoordelijke toe te wijzen. Ook kan er gekozen worden om een activiteitstype als Inactief te markeren, zodat deze niet langer in de afrollijst geselecteerd kan worden. U kunt activiteitstypen bewerken door met de rechter muisknop te klikken in het veld activiteitstypen en te kiezen voor Wijzigen in het Standaardregister, of via het menu Beeld - Instellingen - Bedrijf - Standaardregister. 56

64 ACTIVITEITEN EN AGENDA Tip! In de gebruikersinstellingen voor activiteiten kunt u standaardwaarden voor nieuw aangemaakte activiteiten instellen, bijv. welk activiteitstype aan een nieuwe activiteit toegewezen zal worden. Instellingen voor activiteitstypen (Standaardregister) Het venster voor het bewerken van activiteitstypen wordt geopend door met de rechter muisknop in het veld Type te klikken en vervolgens door Standaardregister wijzigen te kiezen. U kunt dit ook doen via Beeld-Instellingen- Bedrijf- Standaardregister. De instellingen die u in dit venster aangeeft, worden overgenomen in alle activiteiten die worden aangemaakt met dit type activiteit. Beschrijving Voer een passende beschrijving in voor de activiteit. Toon activiteit in takenoverzicht: In de kalender worden de activiteiten of in tijd of als een taak in het takenoverzicht getoond. Indien u Toon activiteit in takenoverzicht aanvinkt zullen alle activiteiten van dit type in het takenoverzicht worden geplaatst. Let u op dat dit voor iedere activiteit anders ingesteld kan worden in het tabblad Diversen. Kleuren in de agenda: Hier kunt u de standaard kleur bepalen voor elke activiteitstype, zodat u niet elke keer een kleur aan een activiteit hoeft toe te voegen. Dit geldt alleen voor activiteitstypen die niet overgevoerd worden naar het takenoverzicht. Tip! Indien u de kleuren bij reeds aangemaakte activiteitstypen wilt veranderen, kunt u de wizard Bijwerken selectie activiteiten gebruiken. Herinnering en beschikbaarheid Alarm: Selecteer of u een alarm wilt instellen en hoe lang voor de geplande starttijd het alarm dient af te gaan. Indien u heeft gekozen dat de activiteiten gesynchroniseerd zullen worden in Microsoft Outlook, kunt u niet kiezen wanneer het alarm zal afgaan. Dit alarm zal conform de instellingen in Microsoft Outlook afgaan. Tijd weergeven als: Selecteer hoe de activiteit in de kalender zal worden getoond,: als vrij, bezet, voorlopig of niet aanwezig. Dit is bijvoorbeeld relevant als andere medewerkers aan de activiteiten gekoppeld zijn. 57

65 RELATIEBEHEER Geef aan hoe het type activiteit gebruikt kan worden Indien een activiteitstype gebruikt kan worden voor een klantenservice, productservice of telemarketing (additionele producten) kunt u dat hier aangeven. Wanneer u een nieuwe activiteit aanmaakt in het activiteitenoverzicht voor klantenservice, kunt u hier uitsluitend een keuze maken uit de voor de klantenservice aangevinkte typen activiteiten. Overig Personeelsactiviteit: Door middel van een eigen toegangsbeheer voor personeelsactiviteiten kunt u gebruikers blokkeren die normaal toegang hebben tot alle overige activiteiten, maar geen toegang hebben tot de personeelsactiviteiten. Verantwoordelijke vereist: Deze instelling zorgt ervoor dat het niet mogelijk is om een activiteit van dit soort aan te maken zonder dat er een verantwoordelijke voor de activiteit wordt toegekend. Non-actief: Activiteitstypen die gebruikt zijn voor oude activiteiten kunnen niet gewist worden. Wanneer u in de toekomst geen gebruik wilt maken van een type activiteit, kunt u deze echter markeren als non-actief. Het activiteitstype zal dan verwijderd worden uit alle afrollijsten en zal dan niet gebruikt kunnen worden voor nieuwe activiteiten. Activiteitssjablonen Met behulp van makkelijk op te vragen activiteitssjablonen in de diverse modules kunt u het aanmaken van activiteiten aanzienlijk vereenvoudigen. U kunt definiëren en aanpassen welke activiteiten u vanuit iedere module snel en eenvoudig wilt kunnen instellen. 58

66 ACTIVITEITEN EN AGENDA In modules van waaruit u rechtstreeks activiteiten kunt aanmaken, zal de knop Activiteiten aanmaken beschikbaar zijn op de werkbalk. Daarnaast vindt u een kleine pijlknop. Door erop te klikken, opent u een lijst met activiteiten die u kunt aanmaken vanuit de module waarin u zich bevindt. U bepaalt welke activiteiten er vanuit de diverse modules kunnen worden aangemaakt. Door op Nieuw te klikken in het venster Activiteitssjabloon kunt u nieuwe activiteitssjablonen aanmaken. Voor het bewerken van een bestaand activiteitssjabloon klikt u gewoon op Bewerken. U kunt standaardwaarden invoeren voor ieder activiteitssjabloon. Deze worden automatisch voorgesteld als u een activiteit aanmaakt op basis van het sjabloon. Let op: de standaardwaarden voor follow-up activiteiten zullen uw gebruikersinstellingen voor de activiteit opheffen. Activiteitssjabloon bewerken In het bewerkingsscherm voor activiteitssjablonen bepaalt u in welke modules de activiteitssjablonen beschikbaar moeten zijn via de pijlknoppen. In het veld Naam voert u een beschrijving in van het type activiteit dat moet worden aangemaakt met behulp van het sjabloon. Dit is de naam die wordt weergegeven als u op de pijlknop rechts naast Activiteiten aanmaken klikt in de modules waarin het activiteitssjabloon beschikbaar is. 59

67 RELATIEBEHEER Onder de kop Standaardwaarden voor nieuwe activiteiten kunt u het onderwerp invoeren en de starttijd voor de activiteit, de/het prioriteit,type en status en wie de verantwoordelijke is voor de uitvoering van de activiteit. In het veld Notitie kunt u aanvullende informatie vastleggen als u het doel of nut van de activiteit nader wilt uitwerken. De waarden die u vastlegt, worden automatisch voorgesteld bij het aanmaken van een activiteit op basis van het sjabloon. Ze kunnen indien nodig echter overschreven worden. Follow-up activiteiten aanmaken De modules Relatie, Verkoop, Inkoop, Logistiek en Administratie bevatten een aantal processen die kunnen worden geactiveerd en dan automatisch follow-up activiteiten genereren. U bepaalt zelf voor welke processen u het genereren van follow-up activiteiten wilt oproepen. Het overzicht van de follow-up activiteiten die u kunt activeren, vindt u via Beeld - Activiteit - Follow-up activiteiten. In het hele programma komt u dialoogvensters tegen nadat u een oproepproces voor een follow-up activiteit hebt uitgevoerd. Daarin wordt u gevraagd of u een follow-up activiteit wilt aanmaken. Als u dit venster niet meer wilt laten weergeven, vinkt u het vakje Deze melding niet meer weergeven aan. Deze instelling kan ook worden aangepast bij het bewerken van follow-up activiteiten. Denk goed na voordat u bepaalt welke processen het genereren van een follow-up activiteit in uw bedrijf mogen triggeren. Probeer na te gaan welke functie u regelmatig gebruikt in het programma en in welke mate hiervoor follow-up nodig is. Als u te veel follow-up activiteiten activeert, kan uw activiteitenlijst al snel overvol raken, waardoor deze onoverzichtelijk wordt in plaats van handig. Een voorbeeld van een situatie waarin een follow-up activiteit handig kan zijn, is de facturering. U stelt de follow-up activiteiten dan zo in dat ze beginnen op de vervaldatum van de factuur of op een andere geschikte startdatum. De activiteit kan u er bijvoorbeeld aan herinneren dat u moet controleren of de factuur al is betaald. 60

68 ACTIVITEITEN EN AGENDA Door een proces te markeren en vervolgens te klikken op Bewerken kunt u follow-up activiteiten activeren of deactiveren. Ook kunt u standaardwaarden invoeren voor nieuwe activiteiten die automatisch moeten worden aangemaakt. Als u Deze melding niet meer weergeven selecteert, krijgt u geen meldingen meer waarin u wordt gevraagd of u een follow-up activiteit voor dit proces wilt aanmaken. In het venster Follow-up activiteit voor ieder proces kunt u de starttijd bewerken waarop een activiteit moet beginnen, de/het prioriteit, type en status en wie de verantwoordelijke is. In het veld Notitie kunt u meer gedetailleerde informatie vastleggen en u kunt desgewenst kiezen voor Activiteit openen bij aanmaken. Dit biedt de mogelijkheid om direct na het aanmaken meer informatie over iedere activiteit vast te leggen. Let op! De instellingen voor hoe en wanneer follow-up activiteiten worden aangemaakt, gelden per bedrijfsdatabase. Vergeet ook niet dat de standaardwaarden voor een follow-up activiteit de gebruikersinstellingen voor de activiteit zullen opheffen. Agenda De agenda laat de activiteiten zien waarvoor u verantwoordelijk bent of als medewerker aan gekoppeld bent. U kunt de Agenda openen vanuit: Menubalk Beeld - Activiteit - Agenda. De knop in de werkbalk op het bureaublad. De knop in het activiteitenoverzicht. 61

69 RELATIEBEHEER Activiteiten worden weergegeven in de agenda of het takenoverzicht U kunt kiezen of een activiteit in de agenda of in het takenoverzicht weergegeven moet worden. Dit wordt bepaald door het type waartoe de verschillende activiteiten behoren. Activiteiten van het type 'Bezoek', Demonstratie en 'Vergadering' worden in de agenda weergegeven, terwijl activiteiten zoals 'Brief', 'Telefax' en 'Telefoon' in het takenoverzicht behoren te staan. Zie "Instellingen activiteitstypen" voor informatie over hoe u dit kunt instellen. Deze kunnen ook eventueel anders ingesteld worden voor iedere activiteit in het tabblad Diversen, waar u dit met een vinkje bij Toon activiteit in takenoverzicht aan en uit kunt zetten. Agenda van een andere medewerker/resources U kunt de agenda van één andere werknemer of resources bekijken. Gemeenschappelijke agenda U hebt ook de mogelijkheid de agenda van meerdere werknemers of resources tegelijk te bekijken in de gemeenschappelijke agenda. Weergave agenda In de agenda ziet u zowel de activiteiten waarvoor u verantwoordelijk bent als die waaraan u als medewerker gekoppeld bent. U kunt de agenda weergeven per dag, 5 dagen (werkweek), 7 dagen (kalenderweek) of 31 dagen (maand). U kunt nieuwe activiteiten direct in de agenda aanmaken door te dubbelklikken op een beschikbaar tijdvak. Op dezelfde manier - door te dubbelklikken- opent u de aangemaakte activiteiten. Door rechtsboven in het agendaoverzicht te klikken, kunt vooruit of terug in de tijd bladeren. 62

70 ACTIVITEITEN EN AGENDA Kleurencodes van de activiteiten die weergegeven worden in de agenda Bij Activiteiten kunt u een kleur kiezen voor de activiteit die in de agenda wordt getoond. Bij de instellingen voor activiteitstypes kunt u een standaard kleur voor ieder activiteitstype kiezen, zodat u niet bij elke activiteit een kleur hoeft toe te voegen. Takenoverzicht Het takenoverzicht geeft uitsluitend de taken weer waarvoor u zelf verantwoordelijk bent. Voltooide taken kunnen links van de taak met één klik afgevinkt worden. Nieuwe taken worden aangemaakt doordat u het onderwerp invoert in het veld Nieuw. Reeds aangemaakte taken worden geopend door er op te dubbelklikken, zoals in de agenda. Kleine agenda De kleine agenda geeft u een overzicht van de activiteiten van vandaag waarvoor u verantwoordelijk bent of als medewerker aan gekoppeld bent. U kunt ook naar een andere dag bladeren met de knop rechts van de agenda. Verder fungeert de agenda zoals de grote agenda, die echter uitgebreidere functionaliteit biedt. Agenda medewerkers/resources In het programma kunt u de agenda's van andere medewerkers of resources inzien. Dat kan het overzicht over de medewerkers en resources van het bedrijf vereenvoudigen. U kunt bijvoorbeeld het activiteitsniveau van de verschillende medewerkers van de afdeling opvolgen door de agenda van andere medewerkers of resources onder opzicht te houden. U kunt ook de agenda gebruiken wanneer u activiteiten voor andere medewerkers of resources wilt aanmaken of wijzigen. Tip! U kunt kiezen om de details van uw eigen activiteiten niet in de agenda van anderen weer te geven. U vinkt voor deze functie af in de gebruikerinstellingen voor activiteit. U kunt ook opgeven dat de activiteit Privé is. Details worden dan enkel getoond aan gebruikers die hiervoor gebruikerrechten hebben. Agenda van een andere medewerker/resources weergeven 1. Ga naar Activiteit in het menu Beeld, klik op Agenda medewerkers/resources. 2. Geef aan of u de agenda wilt bekijken van een medewerker of resources. 3. Kies vervolgens een specifieke medewerker of resources. 4. Klik op OK. De agenda van de gekozen medewerker of resources wordt nu weergegeven en u kunt nieuwe activiteiten aanmaken of bestaande activiteiten bewerken. 63

71 RELATIEBEHEER Gemeenschappelijke agenda In de gemeenschappelijke agenda kunt u maximaal zeven kalenders van medewerkers en/of resources gelijktijdig bekijken. U kunt met de knop Instellingen gemeenschappelijke agenda in de werkbalk aangeven welke resources en/of medewerkers er weergegeven moeten worden. In elke kolom geeft u eerst aan of u een medewerker of resources wilt selecteren. Vervolgens selecteert u de gewenste medewerker of resources. De gemeenschappelijke agenda wordt automatisch geopend op de desbetreffende dag. Indien u een andere datum in de agenda wilt inzien, klikt u op Kies datum in de werkbalk. Let u er op dat de gemeenschappelijke kalender niet alle activiteiten weergeeft die iedere persoon in zijn of haar takenoverzicht heeft. Een medewerker is niet noodzakelijkerwijs ook een gebruiker van het programma. Om de activiteiten van een gebruiker van het programma te kunnen bekijken, moet de gebruiker eerst in het Medewerkersregister geregistreerd worden. Voorbeelden van resources kunnen ruimtes of vergaderkamers zijn. Om resources aan te maken moet u een nieuw artikel aanmaken in het artikelregister en Resources markeren in het tabblad Instellingen. U kunt een nieuwe activiteit aanmaken door te dubbelklikken in één van de kolommen in de gemeenschappelijke agenda. De medewerker die boven aan de gekozen kolom staat, wordt gemarkeerd als verantwoordelijke voor de activiteit. U kunt ook een bestaande activiteit openen door hierop te dubbelklikken. De gemeenschappelijke agenda kan in combinatie met de resources aangepast worden aan de specifieke wensen van uw bedrijf. U kunt de agenda bijvoorbeeld gebruiken om een bespreking met meerdere medewerkers te plannen. U kunt dan tegelijkertijd zien of de vergaderruimte beschikbaar is en deze reserveren. 64

72 ACTIVITEITEN EN AGENDA Een medewerker/resources registreren in de gemeenschappelijke agenda 1. Klik op Beeld, ga naar Activiteit en klik op Gemeenschappelijke agenda. 2. Klik op Kies datum om de datum die u wilt bekijken aan te geven. 3. Klik op Instellingen gemeenschappelijke agenda. In het veld aan de linkerzijde geeft u aan of u de agenda van een medewerker of resources wilt inzien door op de pijlknop te klikken. In het veld rechts selecteert u de medewerker of resources waarvan u de kalender wilt bekijken. 4. Klik op OK. De agenda van de gekozen medewerker of resources wordt dan weergegeven en kunt u nieuwe activiteiten aanmaken of bestaande activiteiten bewerken. Agenda - datum kiezen In een aantal datumvelden kunt u op het bestand rechts van het datumveld klikken om een datum van de agenda te kiezen. U kunt een datum toevoegen door op de gewenste datum dubbel te klikken of door de datum te selecteren en op OK te klikken. Datum vandaag: Zet de cursor op de datum van vandaag, die wordt opgehaald van de machinedatum van uw computer. Lees meer over de machinedatum/systeemdatum in de introductiehandleiding "Installeren, instellingen, rapporten en selectie". Feestdagen: Toont de feestdagen in de actieve maand. Tip! U kunt op de naam van de maand bovenaan in het venster klikken om snel de maand te selecteren. U kunt eveneens op het jaartal klikken om het jaar te selecteren. Pijltoetsen: U kunt ook de pijltoetsen op het toetsenbord gebruiken om in de agenda te werken. 65

73 RELATIEBEHEER DOCUMENTEN In de geïntegreerde documentmodule is het eenvoudig om een overzicht te krijgen over alle documenten onafhankelijk of ze zijn aangemaakt in de relatiemodule, activiteitmodule, in het projectregister of medewerkersregister. Nieuwe documenten kunnen rechtstreeks van de documentenlijst aangemaakt worden en ook via het tabblad Documenten in bovengenoemde modulen. Documenten aangemaakt los van het programma kunnen geïmporteerd worden en gekoppeld worden aan de relevante relatie/klant/leverancier. Wat bijdraagt tot een beter overzicht over alle documenten. Door te kiezen voor een synchronisatie met Microsoft Outlook, kunt u ook beslissen dat bijlagen ontvangen per geïmporteerd worden naar het documentregister. Bij het programma horen een reeks documentsjablonen die u kunt bewerken en aanpassen naar wens, maar u kunt ook uw eigen sjablonen aanmaken. Met behulp van de documentsjablonen kunt u gemakkelijk documenten samenvoegen bij gekozen relaties of medewerkers. In de Gebruikersinstellingen voor document kunt u kolommen aanpassen en beslissen welke kolommen getoond worden in de documentlijst, alsook het uitzicht en de functie van de documentkaart bij aanmaak van nieuwe documenten bepalen. Het is mogelijk om documenten per of fax te versturen zowel via de documentlijst als de documentkaart voor ieder document. U kunt eveneens van een document een PDF-duplicaat maken indien wenselijk Wat is het verschil tussen een document en een rapport? In het programma wordt de term Document aangewend bij aangemaakte documenten in bijv. Word, Excel of Powerpoint en die bewerkt en aangepast kunnen worden rechtstreeks in het document. Een Rapport toont informatie op basis van geregistreerde gegevens in het programma en op basis van een opgegeven selectie. De inhoud van een gegenereerd rapport kan verstuurd worden naar afdrukvoorbeeld. Veranderingen maken in de inhoud rechtstreeks in het rapport is niet mogelijk. Rapporten kunt u genereren via verschillende programmamodules, bijv. Order/Factuur of Inkoop, maar ook via Rapport. Toegang tot, opslaan van en reservekopie van documenten Met behulp van verschillende documenttypen kunt u definiëren waar de verschillende documenttypen opgeslagen dienen te worden, alsook beslissen welke gebruikerrechten dienen te gelden voor de documenttypen. U kunt meer lezen over documenttypen, opslagzones en gebruikertoegang in eigen paragraaf. Bij reservekopieën kunt u beslissen of u de documenten wenst in te sluiten of niet, maar wees erop bedacht dat het enkel de documenten zijn die opgeslagen liggen in gemeenschappelijke gegevensmappen die ingesloten worden wanneer u afvinkt voor de documenten bij de reservekopieën. Van documenten die lokaal op elke computer opgeslagen zijn bijv. in de map Mijn documenten, moeten handmatig door elke gebruiker reservekopieën vervaardigd worden. 66

74 DOCUMENTEN Mamut Online Backup/Mamut Teamwork helpt u bij het maken van veilige en effectieve reservekopieën, en bij een veilige en gebruiksvriendelijke distributie van uw bestanden. Met Mamut Open Services biedt Mamut gratis Online Backup voor alle bedrijven en particulieren. Mamut Online Backup/Mamut Teamwork is eenvoudig te gebruiken en biedt optimale beveiliging op basis van encryptie. Bij verbinding met Internet worden bestanden doorlopend bijgewerkt. Deze dienst vervangt niet het aanmaken van uw reservekopie van uw data, maar het kan u helpen bij het opslaan van de reservekopie die u maakt met behulp van de eigen functie van het programma. Hier kunt u meer lezen: Let op! Het programma ondersteunt niet revisiebehandeling van documenten. Elk document moet opgeslagen worden met een nieuwe bestandsnaam indien u verschillende versies van hetzelfde document wenst op te slaan. Documentenoverzicht Het documentenoverzicht geeft u een overzicht over alle of enkele geselecteerde documenten die u en andere gebruikers van het programma hebben aangemaakt. Het programma heeft verschillende functies die u helpen selecties te maken zodat het eenvoudiger is om de documenten te zoeken. Het programma heeft ook zoekfuncties die van pas kunnen komen bij het zoeken tussen een groot aantal documenten. U kunt nieuwe documenten aanmaken en bestaande documenten bewerken vanuit het Documentenoverzicht. U kunt een uitgebreidere selectie maken met behulp van de Filterinstellingen in de werkbalk. Deze zullen in dit geval de eenvoudige filterinstellingen boven in het venster overschrijven (zie hieronder). 67

75 RELATIEBEHEER Importeer document(-en): Documenten die aangemaakt werden voordat u Mamut in gebruik nam of documenten die omwille van andere redenen zijn aangemaakt buitenom het programma, kunnen geïmporteerd worden in de documentenlijst. Documenten die u aanmaakt per relatie worden automatisch in het Documentenoverzicht opgeslagen, terwijl binnenkomende documenten van relaties handmatig geïmporteerd moeten worden. Documentsjablonen: Een documentsjabloon (template) is een speciaal type document dat vooraf gedefinieerde informatie bevat zoals bijv. lettertype en lettergrootte, logo, marge, kop- en voettekst en vaste tekst. Documentsjablonen worden gebruikt om het werken met documenten die een identiek of vrijwel gelijk uiterlijk moeten hebben, te vergemakkelijken. Naar PDF-formaat kopiëren: Maakt een kopie van het document aan in PDF-formaat. verzenden: U kunt documenten per verzenden vanuit de documentenlijst en via het tabblad Documenten in alle modules waar dit tabblad beschikbaar is. Tip! Door met de rechter muisknop op het document te klikken, kunt u het document openen, afdrukken of per of telefax versturen. Activiteiten aanmaken: Door te klikken op het pijltje aan de rechterzijde van Activiteiten aanmaken kunt u een gedetailleerde activiteit aanmaken. Met behulp van de activiteitssjablonen kunt u zelf bepalen in welke modules de activiteitstypes toegankelijk dienen te zijn. In de Gebruikersinstellingen voor document kunt u de kolommen aanpassen en bepalen welke kolommen getoond moeten worden in de documentenlijst als ook beslissen over de opmaak van de documentenkaart en hoe de documentenkaart dient te fungeren. De filters in het documentenoverzicht Bovenaan in het venster vindt u meerdere filters die begrenzen welke documenten getoond worden. De doorgevoerde wijzigingen in de filters worden getoond nadat u op Bijwerken of op de functieknop [F5] klikt. Documenttype: U kunt een bepaald soort documenten in het venster weergeven, bijvoorbeeld interne documenten, documenten aan medewerkers of relaties, projectdocumenten of privé documenten. Auteur: Geeft alle documenten weer die aangemaakt zijn door een bepaalde gebruiker. Project: Toont alle documenten die tot een bepaald project behoren. Status: Toont alle documenten met een bepaalde status. Wanneer u Alle kiest, worden er geen filters gebruikt. Vergeet niet op Bijwerken te klikken nadat u de filter heeft gewijzigd. 68

76 DOCUMENTEN Hoe een nieuw document aanmaken? Zo maakt u een nieuw document aan 1. Kies Beeld - Document - Nieuw document. 2. Klik op Nieuw. 3. Voer een Kop voor het document in. 4. Kies Datum, Auteur, Onze referentie en eventueel Project van het document. 5. Kies Type document, Programma en Documentsjabloon in en verander eventueel de Status. 6. Voer desgewenst een tekst in op het tabblad Hoofdtekst en Notitie. 7. Voer relaties of medewerkers in op het tabblad. (U kunt dit punt ook overslaan en een selectie maken met behulp van de wizard die geopend wordt wanneer u klikt op Aanmaken/samenvoegen). 8. Klik op Aanmaken/samenvoegen om het document aan te maken. U heeft nu een nieuw document aangemaakt. Het document is nu beschikbaar in de documentenlijst en in het tabblad Document bij de geselecteerde relatie(s). In de documentkaart die zich opent bij het aanmaken van een nieuw document, vult u de eigenschappen voor het document in. Nieuwe documenten maakt u aan via Documentenlijst of in het tabblad Document in de modules Relatie, Project, Medewerkersregister, Contactpersoon of Activiteit. 69

77 RELATIEBEHEER Let op! U kunt het document koppelen aan één of meerdere medewerkers of relaties/contactpersonen. Dit kunt u op twee verschillende manieren doen: u voert de gegevens van medewerkers of relaties in in de respectievelijke tabbladen voordat u op Aanmaken/samenvoegen klikt, of u voert de medewerkers of relaties in met behulp van een selectievenster dat wordt weergegeven wanneer u op Aanmaken/samenvoegen heeft geklikt. U kunt niet tegelijkertijd gegevens van zowel medewerkers als relaties in hetzelfde document samenvoegen. De velden in de documentenkaart Titel: Typ een toepasselijke titel in voor het aan te maken document. De titel verschijnt in de Documentenlijst en als titel in het aan te maken document. Datum: De systeemdatum wordt automatisch ingevuld. Deze kan eventueel overschreven worden. Auteur: De aangemelde gebruiker (u) wordt automatisch als auteur aangegeven, maar dit kan eveneens overschreven worden. De naam die wordt weergegeven, wordt automatisch uit het medewerkersregister opgehaald. Onze Ref: Selecteer via de afrollijst de persoon uit het medewerkersregister die u wenst als "Onze referentie" of typ de gewenste naam rechtstreeks in in de lijst. Project: Geef aan of het document aan een project gekoppeld moet worden. Type: Selecteer via de afrollijst een passend documenttype - bijvoorbeeld Medewerker, Relatie of Project. U kunt meerdere documentsoorten aanmaken door met de rechter muisknop in de lijst te klikken en te kiezen voor Standaardregister wijzigen. Status: Status geeft een indicatie over hoe ver in het proces u geraakt bent met het document en kan een hulp zijn om uw documenten later gemakkelijker te filteren. Bij Gebruikersinstellingen voor Document kunt u aangeven of de status automatisch gewijzigd moet worden naar Uitgevoerd op het moment dat het document is aangemaakt. Programma: De programma s die u kunt gebruiken zijn Microsoft Word, Microsoft Excel, Microsoft PowerPoint en Microsoft Project. Documentsjablonen: De beschikbare documentsjablonen in de afrollijst zijn afhankelijk van de gekozen documentsoort en programma voor het document. Documentnaam: Bij Gebruikersinstellingen kunt u aangeven of het programma automatisch een documentnaam moet voorstellen. De naam kan te allen tijde overschreven worden. Gegevensmap: De standaard opslagruimte voor het gekozen documenttype wordt automatisch aangegeven, maar ook deze kan veranderd worden met behulp van de bladerknop - de knop met de drie puntjes [ ]. Windows Verkenner wordt dan gestart en u kunt een geschikte gegevensmap aangeven waarin u uw documenten kunt opslaan. Aanmaken/samenvoegen: Klik hier om de wizard te starten die u verder helpt met het aanmaken of samenvoegen van een document voor relaties. Het document wordt rechtstreeks aangemaakt na het klikken op Aanmaken/samenvoegen indien u relaties of medewerkers heeft toegevoegd in de tabbladen. De wizard verschijnt dan niet. Let op! De wizard opent zich niet bij handmatige koppeling van Relaties/Contactpersonen of Medewerkers aan een document. 70

78 DOCUMENTEN De tabbladen in de documentenkaart Hoofdtekst: De tekst die u hier intypt, wordt als samenvoegveld gebruikt bij de overeenkomstige documentsjablonen. Notitie: Hier kunt u eventuele notities invoeren. Het is ook mogelijk om de gegevens van de gebruiker en tijdstip waarop deze de notitie heeft aangemaakt automatisch in te voeren. De instellingen daarvoor worden aangegeven bij Gebruikersinstellingen in het tabblad Documentenkaart. Relaties: Wordt gebruikt om relaties en contactpersonen handmatig aan het document te koppelen. Een andere mogelijkheid is om relaties/contactpersonen aan het document te koppelen door in de wizard op Aanmaken/samenvoegen te klikken. Het is mogelijk om relaties en contactpersonen te koppelen nadat het document is aangemaakt, maar u zult dan de melding krijgen dat het document reeds is aangemaakt en daarom de nieuwe relatiegegevens niet in het document kunnen worden opgenomen. Medewerkers: Wordt op dezelfde manier gebruikt als het tabblad Relaties om medewerkers handmatig te koppelen voordat het document wordt aangemaakt. Een andere mogelijkheid om medewerkers aan het document te koppelen is door de wizard te starten en op Aanmaken/samenvoegen te klikken. Wanneer u een medewerker wilt verbinden met een document nadat het is aangemaakt, krijgt ook hier de mededeling dat de gegevens niet in het document kunnen worden opgenomen. Diverse: In het veld Referentie schrijft u de referentie voor de ontvanger in (Uw ref.). U vinkt Privé Document aan wanneer u wilt dat een document niet toegankelijk moet zijn voor andere gebruikers. Let u vooral er op dat er geen reservekopie van het document zal worden gemaakt wanneer u een reservekopie maakt zonder systeembestanden. Met een markering hier zal de gegevensmap ook als gebruikersmap worden ingesteld. Wizard voor het koppelen van relaties aan een document Bij aangemaakte documenten kunt u één of meerdere relaties ofwel handmatig toevoegen in het tabblad Relaties in de documentkaart ofwel ze toevoegen met behulp van de wizard. Indien het document slechts met een beperkt aantal relaties samengevoegd moet worden, is het het eenvoudigst om deze relaties/contactpersonen handmatig toe te voegen. Wanneer het document daarentegen naar een groter aantal relaties verzonden moet worden, is het doelmatig om de wizard te gebruiken. Let op! De wizard start enkel indien er geen relaties/contactpersonen handmatig zijn toegevoegd in het tabblad Relaties. 71

79 RELATIEBEHEER De wizard start u vanuit de documentkaart door te klikken op Aanmaken/samenvoegen. Het programma controleert eerst of er handmatig relaties zijn toegevoegd in het tabblad Relaties, indien niet start de wizard. Hier moet u eerst kiezen of het document moet worden gekoppeld aan één of meerdere relaties. Kiest u voor Een relatie wordt het document aangemaakt en de contactgegevens van de relatie worden samengevoegd op voorwaarde dat de documentsjabloon zulke samenvoegingsvelden bevat. Kiest u voor Meerdere relaties (samenvoegdocument) opent een selectievenster zich waar u een aantal relaties definieert waarbij documenten aangemaakt en samengevoegd worden. U kan bijv. kiezen dat alle relaties binnen een bepaalde branche of categorie het document ontvangen. Wanneer het document is aangemaakt, is het toegankelijk in het tabblad Documenten van iedere relatie die aan het document zijn gekoppeld. Let op! Het is mogelijk om relaties en contactpersonen te koppelen nadat het document is aangemaakt, maar u zult dan de melding krijgen dat het document reeds is aangemaakt en daarom de nieuwe relatiegegevens niet in het document kunnen worden samengevoegd. Meerdere relaties koppelen via de wizard 1. Vink Meerdere relaties (samenvoegdocument) af in de eerste stap in de wizard en klik Volgende. 2. Maak de gewenste selectie. 3. Klik OK. 4. Maak eventueel handmatig aanpassingen aan de selectie om individuele relaties toe te voegen of te verwijderen. 5. Klik Voltooien. 6. Bewerk het document dat zich opent indien u veranderingen wenst door te voeren. 7. Klik Opslaan en sluit het document. Het document is nu samengevoegd met de relaties van de selectie en het tabblad Relaties in de documentkaart is bijgewerkt met de gekozen relaties en contactpersonen. Tip! Wenst u alle relaties die samengevoegd zijn te tonen, klikt u op de knop ABC (View Merged Data). U kunt door de relaties bladeren door te klikken op de pijlknoppen in de werkbalk. 72

80 DOCUMENTEN Wizard voor het koppelen van medewerkers aan een document Bij aangemaakte documenten kunt u één of meerdere medewerkers ofwel handmatig toevoegen in het tabblad Medewerkers in de documentkaart ofwel ze toevoegen met behulp van de wizard. Indien het document slechts met een beperkt aantal medewerkers samengevoegd moet worden, is het het eenvoudigst om deze medewerkers handmatig toe te voegen. Daarentegen wanneer het document naar een groter aantal medewerkers verzonden moet worden, is het doelmatig om de wizard te gebruiken. Let op! De wizard start enkel indien er geen medewerkers handmatig zijn toegevoegd in het tabblad Medewerkers en er is een documentsjabloon gekozen die samenvoegvelden voor medewerkers bevat. De wizard start u vanuit de documentkaart door te klikken op Aanmaken/samenvoegen. Het programma controleert eerst of er handmatig medewerkers zijn toegevoegd in het tabblad Medewerkers, indien niet, start de wizard. Tip! In de helpbestanden (druk op F1) vindt u meer informatie over hoe de wizard voor het samenvoegen van medewerkers en documenten fungeert. Gebruikersinstellingen voor Document In de Gebruikersinstellingen voor het document kunt u de kolommen aanpassen en beslissen welke kolommen getoond moeten worden in de documentenlijst alsook hoe de documentkaart eruit moet zien en fungeren. De instellingen geven u de gelegenheid om het programma aan te passen aan iedere gebruiker en hun persoonlijke voorkeuren. Het gebruik van de documentenmodule wordt meer efficiënt wanneer u standaardwaarden kunt aangeven die moeten gelden bij het aanmaken van nieuwe documenten. Bovendien kunt u kiezen voor het invoegen van bijvoorbeeld gegevens van gebruiker en tijdstip bij het maken van notities of dat er een standaard contactpersoon aan een document gekoppeld wordt dat vanuit het relatieregister wordt aangemaakt. Standaardinstelling U kunt in dit tabblad het register aanpassen naar uw gebruik. U kunt een keuze maken uit 3 van tevoren gedefinieerde instellingen betreffende welke velden en kolommen er getoond worden. Eenvoudig: Vereenvoudigt de schermbeelden zo veel mogelijk en er worden slechts de verplichte velden weergegeven. Standaard: Toont de meest gangbare velden en biedt toegang tot de standaard functionaliteit. Uitgebreid: Toont alle beschikbare velden en maakt meer functies toegankelijk. Kiest u één van deze instellingen kunt u in de volgende tabbladen zien welke velden en welke functionaliteit toegangelijk is. Documentenlijst Hier bepaalt u welke velden van de documenten zichtbaar zullen zijn in de documenten-lijst. Let op dat er niet te veel kolommen in het overzicht opgenomen dienen te worden. Dit zal de overzichtelijkheid en werksnelheid van de module ten goede komen. Indien u op één van de knoppen in het tabblad Standaardtekst klikt, verandert de inhoud zich hier dienovereenkomstig. 73

81 RELATIEBEHEER Documentkaart Hier kunt u definiëren welke regels moeten gelden bij het aanmaken van een document. Standaardwaarde: De waarden die u hier aangeeft worden automatisch gekozen wanneer u een nieuw document aanmaakt. Indien u over het algemeen een document van hetzelfde soort aanmaakt, kunt u veel tijd besparen doordat velden die herhaald worden reeds ingevuld zijn. Tabbladen: Hier kunt u aangeven welke tabbladen bij de documentenkaart weergegeven moet worden. Overig: Hier kunt u o.a. de functie activeren die de gebruikersnaam en het tijdstip invoert wanneer er een notitie wordt aangemaakt, als ook dat status op 'Voltooid' moet staan op het moment dat het document is aangemaakt. Markeer de afvinkhokjes bij de opties die u wilt gebruiken. Over het scannen van documenten Facturen, boekstukken en declaraties kunnen gescand en opgeslagen worden. Daarna kunt u ze elektronisch bewerken. Indien u een scanner heeft, kunt u zelf documenten scannen en als bijlage opslaan bij bijvoorbeeld een boekstuk in het programma. U kunt hierover meer lezen in het hoofdstuk Inboeken. Sommige softwareleveranciers leveren programma's voor het scannen en het verder elektronisch behandelen van verschillende soorten documenten. Een deel van deze documenten kunnen in uw administratiesysteem ingevoerd worden. Vooral de facturen van uw leveranciers zijn hier speciaal geschikt voor. Als aanvulling op de software voor scannen worden ook vaak OCR softwareprogramma's gebruikt. OCR staat voor Optical Character Recognition, en zijn programma's die teksten "leest" en "interpreteert" in een elektronisch document. U als gebruiker kunt het programma "leren" hoe het teksten, die u vaak scant, dient te interpreteren. Let op! Het begrip OCR wordt vaak in verband gebracht met bestanden van banken die betalingsinformatie van uw klanten bevatten. We noemen deze functie OCR/bank in Mamut. Dit dient niet te worden verward met de functie waarmee u zelf documenten scant. 74

82 DOCUMENTEN Hoe naar PDF-formaat kopiëren? Het kan voorkomen dat u Word-documenten wilt converteren naar een PDF-bestand (=Portable Document Format) zodat deze met Acrobat Reader gelezen kunnen worden. Een dergelijk bestand kan niet door de ontvanger bewerkt/aangepast worden en kan daarom gebruikt worden bij bijvoorbeeld offertes. Ook kunnen bedrijven beperkingen hebben met betrekking tot het toestaan van het openen van bestanden of er voor zorgen dat de geadresseerde het document kan lezen ongeacht welk besturingssysteem gebruikt wordt. De knop Naar PDF-formaat kopiëren is toegankelijk vanuit zowel het documentenoverzicht als via Beeld - Document - Documentenoverzicht - Document bewerken. Zo kunt u een document naar PDF-formaat kopiëren De knop Naar PDF-formaat kopiëren is toegankelijk wanneer een document is aangemaakt. 1. Markeer in het documentenoverzicht het document dat u wilt kopiëren. 2. Klik op Naar PDF-formaat kopiëren. 3. Het document wordt gekopieerd en het nieuwe document krijgt een nieuwe naam met de bestandsextensie.pdf. In het veld Programma staat er dan Acrobat. Let op! De knop Naar PDF-formaat kopiëren is alleen toegankelijk als het document al is aangemaakt. Tip! U kunt verschillende items van het systeem naar uw afdrukken, bijv. een offerte of een factuur. Het programma zal automatisch een bijlage in pdf-formaat aan de toevoegen. 75

83 RELATIEBEHEER Hoe een document per fax verzenden? Documenten die gekoppeld zijn aan één of meerdere relaties kunnen per telefax aan de relatie(s) verzonden worden. Om een document per telefax te kunnen versturen moet het telefaxnummer in de relatiekaart van de relatie zijn ingevoerd en het document moet zijn aangemaakt of geïmporteerd. U kunt documenten per telefax verzenden vanuit het documentenoverzicht door op Fax verzenden te klikken, en via het tabblad Document in alle modules waar dit beschikbaar is. Indien u het document vanuit het tabblad Document wilt versturen, moet u dubbelklikken op het document en vervolgens op Fax verzenden. Om documenten per telefax te kunnen versturen vanuit Mamut, moet u Winfax hebben geïnstalleerd. Documentsjablonen Een documentsjabloon (template) is een speciaal type document dat vooraf gedefinieerde informatie zoals bijv. lettertype en -grootte, logo, marge, kop-en voettekst en vaste tekst bevat. Bovendien is het mogelijk met behulp van samenvoegvelden om contactinformatie van medewerkers of relaties/contactpersonen die geregistreerd zijn in het programma samen te voegen. Sjablonen worden gebruikt voor het creëren van eenheidsdocumenten die een gelijklopend uitzicht moeten hebben. Alle documenten aangemaakt op basis van een gekozen sjabloon bevatten informatie die vooraf gedefinieerd is voor de sjabloon. U bespaart hierdoor veel tijd bij het aanmaken van documenten omdat u weinig tijd besteedt aan het uitwerken en aanpassen van de documentsjablonen voor vaak gebruikte documenten. Het programma bevat een aantal documentsjablonen die ofwel gebruikt kunnen worden zoals ze zijn ofwel aangepast kunnen worden aan uw firma's behoefte. U kunt ook nieuwe documentsjablonen aanmaken indien wenselijk. Samenvoegvelden in Word In de Wordsjablonen is het mogelijk om samenvoegvelden in te voegen die contactinformatie over medewerkers of relaties/contactpersonen samenvoegt. Samenvoegvelden plaatst u door in Word op de knop Voeg samenvoegvelden in (Insert Merge Fields) te klikken. U krijgt dan een lijst over mogelijke velden die u kunt opgeven als samenvoegvelden in de documentsjabloon. Deze velden worden later automatisch ingevuld wanneer u een document aanmaakt op basis van een documentsjabloon. Onthoud dat de opmaak van samenvoegvelden gewijzigd kan worden naar wens en dat de samenvoegvelden verplaatst kunnen worden naar wens. Venster Documentsjablonen In het overzichtsvenster Documentsjablonen heeft u toegang tot alle documentsjablonen die behoren tot de actieve bedrijfsdatabase. In de afrollijst Module kunt u kiezen welke sjabloontypes u wenst te tonen in de lijst. De documentsjablonen zijn opgedeeld in de volgende groepen: documentenmodule, relatiemodule, sjoablonen en offertesjablonen. In het veld Pad sjablonen kunt u zien waar de documentsjablonen opgeslagen liggen. 76

84 DOCUMENTEN Vanuit de lijst kunt u nieuwe documentsjablonen aanmaken, de beschrijving, samenvoegbasis en andere informatie betreffende een sjabloon bewerken, alsook bestaande sjablonen openen en bewerken. Let op! Sjablonen zijn uniek voor elke bedrijfsdatabase. Hoe een nieuwe documentsjabloon aanmaken? Zo maakt u een nieuwe documentsjabloon aan 1. Kies Beeld - Document - Documentsjabloon 2. Klik op Nieuw. 3. Kies aan de hand van de afrollijst in welk programma de sjabloon aangemaakt dient te worden. Onthoud dat het enkel mogelijk is om samenvoegvelden in te schrijven in Wordsjablonen. 4. Tik de Naam van de sjabloon en een korte Omschrijving waarvoor de sjabloon gebruikt zal worden in. 5. Kies of de Samenvoegbasis relaties of medewerkers dient te zijn. 6. Kies gewenst type adresinformatie in de afrollijsten Adres 1 en Adres Schrijf in Notities over de documentsjabloon indien wenselijk 8. Klik op OK. 9. Schrijf de samenvoegvelden, logo, teksten en overige elementen in die u wenst te includeren in de sjabloon. 10. Klik op Opslaan wanneer u klaar bent met het aanpassen van de sjabloon. 11. Klik op Afsluiten. De documentsjabloon is nu klaar voor gebruik. Tip in Word 2003: Indien u niet de werkbalk voor het samenvoegen ziet in Word, kunt u deze activeren door Beeld - Werkbalken - Samenvoegen (View - Toolbars - Mail Merge) te kiezen in Word. 77

85 RELATIEBEHEER Tip in Word 2007: Indien u niet de werkbalk voor het samenvoegen ziet in Word, kunt u deze activeren door de bladtab Brief en massaverzendingen - Samenvoegafdruk (Mailings - Start Mail Merge) te kiezen in Word. Hoe een documentsjabloon bewerken? Wees erop attent dat door te klikken op Bewerken u de eigenschappen voor een documentsjabloon kunt bewerken en door te klikken op Documentsjabloon openen u veranderingen kunt doorvoeren in de sjabloon op zich. Tip! U kunt de documentsjabloontypen die u wenst te zien in de lijst kiezen door de actuele module in de afrollijst hiervoor te selecteren. Zo bewerkt u eigenschappen voor een documentsjabloon 1. Klik op Beeld, ga naar Document en klik op Documentsjablonen. 2. Selecteer de actuele sjabloon en klik op Bewerken. 3. Doe de gewenste veranderingen. 4. Klik op OK. De eigenschappen voor de documentsjabloon zijn nu bijgewerkt met uw gemaakte veranderingen. Zo opent en bewerkt u een documentsjabloon 1. Klik op Beeld, ga naar Document en klik op Documentsjablonen. 2. Selecteer in de lijst de sjabloon die u wenst te bewerken en klik op Documentsjabloon openen in de werkbalk. 3. Doe de gewenste veranderingen onder de vorm van formateringen, velden verplaatsen, logo invoegen, nieuwe samenvoegvelden, teksten, enz. 4. Klik op Opslaan wanneer u klaar bent met het bewerken. 5. Klik op Afsluiten. De documentsjabloon bevat nu uw gemaakte veranderingen en wordt volgende keer dat u documenten aanmaakt op basis van deze sjabloon getoond. Eigenschappen voor documentsjablonen Het venster Documentsjablonen opent zich zowel bij het aanmaken van een nieuwe documentsjabloon als wanneer u informatie bewerkt van een bestaande documentsjabloon. In het venster kunt u o.a. beslissen over de samenvoegbasis en welke adressen gehaald moeten worden in de samenvoegvelden in de documentsjabloon. 78 Omschrijving van de velden Programma: Standaard is Microsoft Word het standaard ingesteld programma in de afrolrijst, maar u kunt ook sjablonen aanmaken in Excel, PowerPoint en Project indien u deze programma's heeft geïnstalleerd. Sjabloonnaam: Geef zelf een passende naam aan in het veld Sjabloonnaam. De naam kan niet gewijzigd worden voor bestaande documentsjablonen.

86 DOCUMENTEN Let op! Het bestandeinde [.DOT] staat voor Document Template in Word. Omschrijving: Hier kunt u een nadere omschrijving van de documentsjabloon ingeven. Deze zal niet weergegeven worden in het document. Samenvoegbasis: Wanneer u een sjabloon heeft gekozen voor het programma Word, kunt u kiezen of u wel of niet documenten wilt samenvoegen voor relaties of medewerkers. Afhankelijk van uw keuze, worden de gegevens van de relaties dan wel medewerkers met het document samengevoegd. U kunt niet tegelijkertijd gegevens van zowel relaties als medewerkers met dezelfde documentsjabloon samenvoegen. Adres 1: Dit veld is uitsluitend actief bij de documentsjablonen in Word. Selecteer de adresgegevens die u wenst te gebruiken in de samenvoegvelden voor adres in de documentsjabloon. Indien u Relatie' heeft gekozen, kunt u een keuze maken uit verschillende adrestypen voor de relaties en contactpersonen; heeft u gekozen voor Medewerker kunt u kiezen uit meerdere postadressen. Adres 2: Het veld fungeert op dezelfde manier als adres 1. U hebt dus de mogelijkheid om twee adressen in de sjabloon op te nemen; bijvoorbeeld het Postadres en het Afleveradres. Notitie: Indien nodig kunt u hier notities over de documentsjabloon schrijven. Merk op dat de notities niet op het document worden afgedrukt. De sjabloon moet toegankelijk zijn voor alle documenttypen: Deze markering is standaard. Omdat u kunt aangeven welke sjablonen toegankelijk moeten zijn voor de verschillende documenttypen, raden wij u aan om nieuwe sjablonen toegankelijk te maken voor alle documenttypen. NB! U kunt de Omschrijving, Samenvoegbasis, Adres 1, Adres 2 en Notitie veranderen nadat de sjabloon is aangemaakt of in gebruik genomen, maar het is in de regel doelmatiger om een nieuwe documentsjabloon aan te maken in plaats van de samenvoegbasis te veranderen. 79

87 RELATIEBEHEER Documenttypen Het programma bevat een reeks standaard documenttypen zoals "Relatie", "Medewerker", "Intern" en "Particulier". Wanneer u naast de standaardtypen meerdere documenttypen nodig heeft, dan kunt u deze opstellen in het Standaardregister. Nieuwe documenttypen zullen zowel in de documentenlijst als in de documentenkaart beschikbaar zijn, nadat de lijst of documentenkaart opnieuw is geopend. Voordeel van het werken met verschillende documenttypen is dat u gemakkelijker kunt filteren, een overzicht over de documenten in de documentenlijst kunt krijgen en aan kunt geven welke documentsjablonen er voor welk documenttype beschikbaar zullen zijn. Standaard opslagruimte Standaard zal de opslagruimte al worden aangegeven, zoals Bedrijfsdatabase voor documenttypen die vanzelfsprekend behoren tot de bedrijfsdatabase. Documenttypen die als privé zijn gemarkeerd worden opgeslagen in de gebruikerscatalogus. Documenten van medewerkers die niet voor alle gebruikers van het programma beschikbaar zijn, worden in een aparte medewerkersmap opgeslagen, zodat niet iedereen toegang heeft. In het veld in de Standaard opslagruimte kunt u het pad zien naar de locatie waarin het document wordt opgeslagen. Gebruikersmap: Wanneer de Gebruikersmap wordt geselecteerd als opslaglocatie, zullen de documenten, bij het maken van een reservekopie zonder systeembestanden, niet ingevoegd worden. Mijn documenten: Van documenten die in Mijn documenten zijn opgeslagen moet iedere gebruiker zelf een reservekopie maken omdat deze documenten niet meegenomen worden bij het maken van een reservekopie. Bedrijfsdatabasemap: Voor de meeste documenten zal deze map automatisch geselecteerd worden. Documenten die hierin opgeslagen zijn, kunnen gelezen worden door alle gebruikers die toegang tot deze documenten hebben. Systeemmap: Documenten die in de Systeemmap opgeslagen zijn, zullen bij het maken van een reservekopie zonder systeembestanden, niet toegevoegd worden. Medewerkersmap: Documenten van het type Medewerker zullen opgeslagen worden in een aparte medewerkersmap. Let erop dat u Personeel aanvinkt wanneer u de toegang tot inzage in deze documenten voor gebruikers wilt beperken. 80

88 DOCUMENTEN Aangepast: Bij het selecteren van Aangepast worden de onderste velden actief, zodat u hier het pad kan aangeven voor het opslaan van bepaalde typen documenten. Van de aangepaste opslagruimte moet door iedere gebruiker handmatig een reservekopie gemaakt worden. Tip! Mamut biedt gratis Online Backup voor alle bedrijven en particulieren. Kijk op voor meer informatie. Documentsjablonen gekoppeld aan documenttypen Voor alle documenttypen kunt u aangeven welke documentsjablonen er beschikbaar zijn. Een documentsjabloon kan gekoppeld worden aan zoveel documenttypen als gewenst is. Gebruikerstoegang voor documenttypen Wanneer u wilt dat een bepaald type document niet voor alle gebruikers toegankelijk is, dan kunt u de gebruikerstoegang voor documenttypen aanpassen zodat alleen gebruikers met toestemming om de aangegeven documenten te lezen, toegang hebben. Personeel: Documenten van dit type zullen alleen beschikbaar zijn voor gebruikers die toegang hebben tot de personeelsdocumenten. Vertrouwelijk: Documenten van dit type zijn alleen beschikbaar voor gebruikers die toestemming hebben om de vertrouwelijke documenten in te zien. Inactief: Een inactief documenttype zal niet langer in de filter van de documentenlijst of in de afrollijst Type op de documentenkaart getoond worden. Het documenttype zal niet langer gebruikt kunnen worden bij het opstellen van nieuwe documenten. Het inactief maken zal geen gevolgen hebben voor de documenten van dit type die al zijn opgemaakt. Hoe een nieuw documenttype aanmaken? Zo maakt u een nieuw documenttype aan 1. Kies Beeld en klik op Instellingen, Bedrijfsdatabase en Standaardregister. 2. Markeer Documenttype en klik op Bewerken. 3. Klik op Nieuw. 4. In het veld Omschrijving documenttype tikt u een toepasselijke naam in. 5. In Standaard opslagruimte geeft u aan waar de sjablonen moet worden opgeslagen via de afrollijst. 6. Geef aan welke documentsjablonen aan het documenttype gekoppeld moeten worden in de velden Geen sjablonen gekoppeld aan documenttypen en verplaats de documentsjablonen naar het veld Sjablonen gekoppeld aan documenttype met behulp van de pijlknoppen. 7. Geef eventuele beperkingen in de gebruikerstoegang aan door de afvinkhokjes Personeel, Vertrouwelijk en Non-actief te selecteren. 8. Klik op OK. 9. Bevestig dat u de veranderingen wenst op te slaan door op Ja te klikken. 10. Klik op OK. Het nieuw documenttype is nu klaar voor gebruik. 81

89 RELATIEBEHEER Let op! Indien u een nieuw documenttype heeft aangemaakt door op de rechter muisknop te drukken in de afrollijst voor Type in de Documentenkaart en gekozen heeft voor Standaardregister wijzigen, moet u de documentenkaart sluiten en een nieuwe openen zodat het nieuw documenttype toegankelijk wordt in de lijst. Import van documenten Documenten die opgemaakt zijn voordat Mamut in gebruik is genomen, of documenten die om een andere reden buiten het programma gemaakt zijn, kunnen via het documentregister geïmporteerd worden om een beter overzicht te hebben. De geïmporteerde documenten kunt u koppelen aan een relatie, een medewerker of een project. Let op! Het programma ondersteunt de import van documenten in alle bestandsformaten, maar let erop dat u de recente versies van de programma s op uw pc heeft staan om de documenten te kunnen openen. Bij het importeren van een document wordt de documentenkaart geopend, waarop u de informatie over het document dat u importeert kunt invoeren. Sommige informatie wordt automatisch ingevuld. Dit is afhankelijk van de instellingen die u heeft ingevoerd in de Gebruikersinstellingen voor het Document. Importeert u meerdere bestanden tegelijk, dan zal u gevraagd worden of u de gemeenschappelijke informatie voor de documenten in wilt voeren, in een leeg document welke geopend wordt bij het importeren van de documenten. Let op! U kunt meerdere documenten tegelijk selecteren door [Ctrl] ingedrukt te houden en tegelijkertijd de gewenste bestanden aan te klikken die u wilt importeren. Bij het importeren wordt er gecontroleerd of een documentnaam voor de geselecteerde bestanden al in het programma voorkomt. In dat geval zal u hiervan een waarschuwing krijgen en een melding krijgen van welke bestanden er niet geïmporteerd worden. Wanneer u een document, waarvan de naam al bestaat toch wilt importeren, dan kunt u dit document opnieuw importeren en een andere naam toewijzen. Hoe (een) document(en) importeren? Zo importeert u (een) document(en) 1. Kies Beeld, ga naar Document en klik op Import van document(en). 2. Blader door de lijst en selecteer één of meerdere documenten die geïmporteerd moeten worden. 3. Klik op Openen. 4. Vul eventueel informatie over het document in in de geopende documentkaart. 5. Klik op Opslaan en sluit de documentkaart. Het geselecteerde document/de geselecteerde documenten wordt/worden naar de aangegeven opslagruimte gekopieerd en de documentenlijst wordt met de geïmporteerde documenten bijgewerkt. Tip! Daarnaast kunt u ook documenten importen met behulp van de knop Importeer document(en) op het tabblad Documenten in de module Relatiebeheer, Contactpersoon, Activiteit, Project en Medewerkers, alsook bovenaan in de documentenlijst. 82

90 DOCUMENTEN Importeren met Drag & Drop U kunt ook documenten importeren met behulp van de 'drag & drop' functie. U moet tegelijkertijd Windows Verkenner open hebben om het bestand dat u wenst te importeren naar Mamut Business Software te vinden en te selecteren, als de documentenlijst in Mamut Business Software open hebben. Houd vervolgens de linker muisknop ingedrukt en sleep het document naar de documentenlijst in het programma. Onthoud dat u meerdere documenten gelijktijdig kunt selecteren door de [CTRL]-toets ingedrukt te houden en daarna op de bestanden te klikken die u wenst te importeren. Tip! U kunt ook documenten importeren met behulp van Bestand - Importeren - Document - Import van document(en). 83

91 RELATIEBEHEER SKYPE-INTEGRATIE Met Skype kunt u uw contacten opbellen vanuit hun contactenkaart of bedrijfscontactenkaart. U kunt ook gesprekken ontvangen. Als voor het contact een Skype-naam en Skype-nummer geregistreerd is in het adresboek of het bedrijfsadresboek, worden de gegevens van dat contact geopend. Gesprekken met bestaande contacten worden gelogd als activiteiten, zodat u de gesprekkenhistorie voor dat contact later eenvoudig kunt opvragen. Wat is Skype? Skype is gratis software en kan worden gedownload van Met Skype kunt u gratis bellen met andere Skype-gebruikers en rechtstreekse berichten sturen naar andere gebruikers. U kunt ook naar gewone vaste en mobiele aansluitingen bellen, maar daarvoor moet u een tegoed aanschaffen. Het programma wordt op uw PC geïnstalleerd en u heeft audio-apparatuur op uw computer nodig om uitgaande en inkomende gesprekken te kunnen voeren. Er zijn zelfs speciale telefoons verkrijgbaar waarop de Skype-software geïnstalleerd is. Skype-naam De Skype-naam is de naam die een gebruiker krijgt wanneer hij zich bij Skype registreert. De naam is de gebruikersnaam die wordt gebruikt wanneer Skype-gebruikers elkaar bellen. U kunt deze Skype-naam voor uw contacten registeren in de contactenkaart en de contactpersonenkaart. Skype-nummer/SkypeIn Bij Skype kunt u ook de dienst SkypeIn bestellen. SkypeIn geeft u een normaal telefoonnummer, zodat anderen u kunnen bereiken via een 'normaal' telefoonnummer en met elke willekeurige telefoon. U ontvangt uw Skype-oproepen ongeacht de plaats waar u zich bevindt. SkypeOut Als u tegoed aanschaft voor SkypeOut kunt u via Skype bellen naar gewone vaste en mobiele aansluitingen in binnen- en buitenland. Overige diensten U kunt diensten bestellen waarmee u gewone vaste en mobiele aansluitingen in binnen- en buitenland kunt bellen. U kunt ook een telefoonnummer bestellen - een Skypenummer - zodat u gesprekken van andere dan Skype-telefoons kunt ontvangen. Meer gedetailleerde informatie over Skype vindt u op de Skype-website op 84

92 SKYPE-INTEGRATIE Starten met Skype Wat heeft u nodig om te beginnen? Installatie van Skype: U moet Skype installeren op dezelfde computer als uw Mamut Business Software en u moet zichzelf registreren als Skype-gebruiker. Als u ook gewone vaste of mobiele aansluitingen wilt kunnen bellen en niet alleen andere Skype-gebruikers, moet u een Skypetegoed/SkypeOut aanschaffen. Als u ook wilt dat anderen dan Skype-gebruikers u met een vaste of mobiele aansluiting kunnen bellen, moet u een SkypeIn-nummer aanvragen. Meer over Skype vindt u op de Skype-homepage op Netwerk: Skype moet worden geïnstalleerd op de computers van alle gebruikers die van deze functie gebruik gaan maken. Eerste stappen 1. Selecteer Skype als de TAPI in de Mamut Business Software onder Instellingen - Andere instellingen - Andere programma's. Vink het veld TAPI aan en stel Skype in als TAPI. Mocht u een melding krijgen dat het programma Skype wil gebruiken, geef hiervoor dan toestemming. 2. Voer de Skype-naam in voor al uw relaties die ook gebruik maken van Skype. U vindt het registratieveld bij de gewone telefoonnummers op de relatieskaart. U kunt ook een Skype-naam toevoegen aan een contactpersoon. Het programma is nu klaar voor uitgaande en inkomende Skype-gesprekken. Uw relaties en contactpersonen hebben nu in het veld Telefoon nieuwe velden gekregen voor Skype-nummer en Skype-naam. Ook ziet u rechts naast dit veld het telefoonsymbool. NB! De Skype-naam wordt gebruikt om andere Skype-gebruikers te bellen. Het Skype-nummer (SkypeIn) is nodig om een Skype-gebruiker te bellen van een gewone vaste of mobiele aansluiting. U heeft dit nummer niet nodig als u uw relaties belt via Skype op zich. 85

93 RELATIEBEHEER Wanneer u Skype activeert, ontvangt u een melding van het programma waarin gevraagd wordt of Mamut toestemming moet krijgen om te bellen. Als u hier ooit met Nee heeft geantwoord, kunt u dit in Skype ongedaan maken via Gereedschappen - Opties - Geavanceerd - API toegangscontrole. Zie voor meer gedetailleerde informatie op de Skype-homepage Skype-activiteiten Telefoongesprekken die door Skype worden afgehandeld genereren een activiteit in de activiteitenlijst. U vindt de activiteiten in de activiteitenlijst en onder het tabblad Activiteiten van de contactenkaart of bedrijfscontactenkaart van het betrokken contact, als het Skype-nummer of de Skype-naam daar is geregistreerd. De activiteiten worden geregistreerd met de begin- en eindtijd van het gesprek. Uitgaande oproepen Alle uitgaande oproepen genereren een activiteit, ongeacht of ze al dan niet worden beantwoord. Inkomende oproepen Voor een inkomende oproep wordt alleen een activiteit aangemaakt als de oproep beantwoord wordt. Let op! Skype houdt zelf ook een logboek bij van de oproepen, maar dit logboek is niet gekoppeld aan de contacten in het programma. 86

94 SKYPE-INTEGRATIE Hoe met Skype bellen? Zo belt u een andere Skype-gebruiker op vanuit de relatiekaart of contactpersonenkaart 1. Zoek de relatie of contactpersoon op die u wilt bellen. 2. Selecteer in het veld Telefoon het telefoonnummer, bv. het Skype-nummer. 3. Klik op het telefoonsymbool. 4. Geef desgevraagd toestemming voor het bellen door de gebruiker 'Mamut'. Er wordt nu een uitgaand gesprek tot stand gebracht. U kunt de status van het gesprek bijhouden in het venster Skype-oproepen. Let op! Om via Skype te kunnen bellen naar een vaste telefoonlijn of een mobiele telefoon moet het telefoonnummer geregistreerd zijn met de landcode +31 of 0031 vóór het nummer. (Bij buitenlandse nummers wordt de overeenkomstige landcode gebruikt voor het land). U moet ook Skype-krediet/SkypeOut kopen om via Skype te kunnen bellen naar een vaste telefoonlijn of een mobiele telefoon in binnen- en buitenland. U kunt meer lezen over SkypeOut op Opnemen van een Skype-oproep Wanneer u gebeld wordt, wordt het venster Skype-oproepen geopend, evenals een apart Skypevenster. Opnemen/openen: U neemt de telefoon op. Als het nummer van de beller geregistreerd is in een relatie, wordt de bijbehorende relatiekaart geopend. Openen: Opent de relatiekaart voor de betrokken relatie, maar beantwoordt het gesprek nog niet. Annuleren/ophangen: Beëindigt het gesprek. Mamut zoekt naar de betrokken relatie op Skype-nummer /Skype-naam. Initialisatie: Standaard wordt Skype opgestart tegelijk met Windows. Als alternatief kan Skype worden opgestart wanneer u uw Mamut-programma opstart. Wanneer u Skype tijdelijk heeft afgesloten, kunt u geen Skype-gesprek beginnen vanuit Mamut, maar moet u eerst Skype weer opstarten. 87

95 RELATIEBEHEER PROJECT Over de projectmodule De projectmodule is georganiseerd met projectwerk in gedachten. Hier kunt u nieuwe relaties, orders, activiteiten etc. invoegen in de verschillende tabbladen van het artikelregister. Deze module is nauw verweven met de andere modules in het programma, waardoor u zelf kunt bepalen of u projectgericht wilt werken of niet. Het projectregister opent u via Beeld - Project - Projectregister. U kunt kiezen of u het projectoverzicht automatisch wilt openen, wanneer u de projectmodule opent, via Instellingen - Gebruiker - Instellingen. U kunt de projecten indelen in Interne en Externe projecten. Enkel externe projecten kunnen gefactureerd worden. U kunt het project definiëren, een project tijdelijk of voor altijd op Nonactief stellen, aan een afdeling koppelen als ook de duur plannen en vergelijken met de werkelijke duur voor de voltooiing. U kunt een eenvoudig Budget invoeren. Als u Microsoft Project hebt geïnstalleerd kunt u via Projectregister een Gantt-diagram tonen, met de visualisatie van de duur en ontwikkeling van het project. Een project kan een deel zijn van een ander project en wordt daardoor Subproject. Integratie met andere modules Een project kan aan meerdere relaties en contactpersonen gekoppeld worden. Dit doet u in het tabblad Relaties in het projectregister. U kunt een relatie als Standaardrelatie markeren, om eenvoudiger het overzicht te behouden. Let op! U kunt nieuwe projecten aanmaken in het tabblad Project in de relatiemodule. U kunt ook bestaande projecten bewerken met behulp van de Bewerken-knop in dit tabblad. In het tabblad Order/Factuur in het projectregister registreert u nieuwe orders die aan een project gerelateerd zijn, terwijl u in het tabblad Inkoop kunt zien welke inkopen gerelateerd zijn aan het project. U kunt activiteiten en documenten koppelen aan een project, uren registreren, en artikelen koppelen aan het project. U kunt ook een eigen medewerker aan het project koppelen. Factureren U kunt het project factureren gebaseerd op verschillende factureringsmethoden: Inkoop en urenregistratie of Vaste prijs. 88

96 PROJECT Hoe een nieuw project aanmaken? Zo maakt u een nieuw project aan 1. Klik op Beeld, ga naar Project en klik op Projectregister. 2. Klik op Nieuw. 3. Vul Nr./Projectklasse, Naam in evenals een meer gedetailleerde beschrijving in het veld Omschrijving. 4. Vul Geplande begin- en einddatum in, en het programma genereert automatisch de Geplande Duur. Vul de werkelijke data in na het afsluiten van het project. 5. Kies in de afrollijst Type of het project intern of extern is. Als u de facturen wilt doorvoeren voor inkoop, uren en vaste prijzen kiest u Extern. 6. Verander de voltooiingsgraad als deze niet 0 is. U kunt zelf procenten in vullen voor de voltooiingsgraad door met de rechter muisknop te klikken in dit veld en vervolgens op Standaardregister wijzigen. 7. Kies Afdeling als het project gekoppeld is aan een afdeling. 8. Kies de Prioriteit van het project in de afrollijst, afhankelijk van hoe belangrijk het is. 9. Vul in welke medewerker verantwoordelijk is voor het project. 10. Schrijf eventueel Notities. 11. Beschikbaar in financiële administratie is standaard aangevinkt. Verander dit als u niet wilt dat het project toegankelijk is in de financiële administratie-modules in het programma. 12. Klik op de knop Budget om eigen budgetgegevens in te vullen voor het project. 13. Klik op om een URL in te voeren in het project als deze eigen websites heeft. 14. In de onderste helft van de projectkaart wordt verschillende projectinformatie geregistreerd op de tabs: 15. Sla het project op. Het project is nu aangemaakt. Gebruikersinstellingen voor Project Met de behulp van het icoon Gebruikersinstellingen in de werkbalk kunt u aanpassingen doen in de projectmodule. U komt tevens bij gebruikersinstellingen via Beeld - Instellingen - Gebruiker - Module-instellingen - Project. Het venster bevat drie tabbladen: Standaardinstelling, Projectkaart en Tabblad. Standaardinstelling U kunt een keuze maken uit 3 van tevoren gedefinieerde instellingen. Eenvoudig: Vereenvoudigt de schermbeelden zo veel mogelijk en er worden slechts enkele velden weergegeven. Standaard: Toont de meest gangbare velden en biedt toegang tot de standaard functionaliteit. Uitgebreid: Toont alle beschikbare velden en maakt meer functies toegankelijk. 89

97 RELATIEBEHEER Klik op de knop van het gewenste alternatief. Wilt u het venster zelf aanpassen, kunt u dat in de tabbladen doen. Projectkaarten In dit tabblad kunt u standaardwaarden invoeren die zullen gelden bij het aanmaken van nieuwe projecten. U kunt de Geplande begindatum en de werkelijke Begindatum invoeren en een Systeemdatum aanvinken als u gebruik wilt maken van de systeemdatum van uw PC. In de afrollijst Type kunt u kiezen of nieuwe projecten gemarkeerd worden als Intern of Extern. De voltooiingsgraad is standaard ingesteld op nul, maar kan veranderd worden in de afrollijst. Als u Afdeling, Prioriteit en Verantwoordelijk automatisch wilt laten invullen bij nieuwe projecten vult u hier de gewenste waarden in. Beschikbaar in financële administratie is standaard aangevinkt, maar u kunt dit verwijderen als u niet wilt dat de nieuwe projecten toegankelijk zijn in de boeklhoudmodule. Onder Overig kunt u aanvinken of de projectlijst automatisch geopend wordt bij het openen van de projectkaart. Dit is aan te bevelen als u met meerdere projecten werkt. Bij het maken van notities wordt standaard informatie over de gebruiker en het tijdstip opgeslagen, maar u kunt deze instelling verwijderen. Tabbladen Hier kunt u aangeven welke tabbladen zichtbaar zullen zijn in de projectmodule door de tabbladen aan te vinken. We adviseren de tabbladen die u niet nodig heeft te verwijderen om een overzichtelijk venster te krijgen. Onder Overig kunt u aangeven of de bedragen van Offerte, Order/Factuur en Inkoop Incl. Btw. weergegeven worden. 90

98 PROJECT Projectregister In het Projectregister registreert u alle projecten en houdt u volledig overzicht over relaties, orders, facturen, offertes, inkoop, activiteiten, documenten, uren, artikelen, medewerkers en eventuele subprojecten die verbonden zijn aan het betreffende project. Het kan nuttig zijn het projectregister te gebruiken om de kosten en inkomsten van een project te kunnen volgen en te zien of een project winstgevend is. In Gebruikersinstellingen voor project kunt u standaardwaarden voor meerdere velden in het bovenste gedeelte van de projectkaart definiëren. Door standaardwaarden in te voeren, hoeft u niet herhaaldelijk informatie in te voeren die gelijk is voor alle projecten. NB! Een project kan niet gewist worden als ernaar verwezen wordt in andere modules. Indien het project niet meer relevant is, kunt u het op non-actief zetten door Ja te kiezen in de respectievelijke afrollijst. De knop Projectstatus geeft u een overzicht over het getoonde project. Hier kunt u al de geregistreerde uren, als ook orders en inkopen die gedaan zijn i.v.m. het project zien. 91

99 RELATIEBEHEER Met de knop Status veranderen kunt u de projectstatus wijzigen en de datum van de statusverandering registreren. De knop Overzicht van projectstatus geeft u een overzicht over de statusveranderingen die u heeft voorgenomen via de knop Status veranderen. U ziet de datum, status en duur die elke status die het project heeft gehad. Projectenlijst In het Projectregister kunt u uw projecten registreren en houdt u een volledig overzicht bij over relaties, orders, facturen, offertes, inkoop, activiteiten, documenten, uren, artikelen, medewerkers en eventuele subprojecten die verbonden zijn aan het betreffende project. De projectenlijst toont een overzicht over alle geregistreerde projecten. In het uitklapbaar keuzemenu bovenaan rechts in het venster kunt u de Status van de projecten filteren. U kunt de projectenlijst van de projectkaart openen door te klikken op het icoon Lijst. De projectenlijst opent zich ook van geïntegreerde modules wanneer u de projecten linkt. In de gebruikerinstellingen voor Project kunt u Automatisch projectlijst openen bij opening van projectregister afvinken. Tabbladen in projectregister Relaties Op het tabblad Relaties kunt u relaties verbinden aan een project, verbindingen tussen projecten en relaties verwijderen en bestaande relatie-informatie bewerken. U kunt ook direct s versturen naar relaties vanaf deze tab. U kunt contactpersonen aanmaken of bewerken door op een relatie te klikken, die gekoppeld is aan een project. Tip! Indien u met de muis een rechterklik op de relatie doet, krijgt u direct toegang tot Ga naar Relatie, Ga naar Contactpersoon of Relatiebeheer. 92

100 PROJECT Zo koppelt u een relatie aan een project 1. Klik op Koppel om een koppeling te maken tussen een relatie (inclusief contactpersoon) en een project. 2. In het venster dat nu verschijnt, kiest u welke relatie en contactpersoon u aan het project wilt koppelen. Telefoon- en Faxnummer worden automatisch ingevoerd. De relatie is nu gekoppeld aan het project en u kunt nu de relatiekaart direct vanuit het project openen. U kunt de koppeling wissen met behulp van de Wissen-knop. Hiermee wist u de koppeling en niet de relatie. Selectie: Om snel overzicht te krijgen van welke klanten en leveranciers betrokken zijn bij een project, kiest u Klanten of Leveranciers in de afrollijst Selectie. Deze afrollijst fungeert als een filter en geeft u de gewenste informatie. Standaardrelatie:U kunt een standaardrelatie selecteren voor het project in de afrollijst rechts in het tabblad. De relatie die u hier kiest zal dikgedrukt verschijnen bovenin het tabblad. Tip! Klik op de knop verzenden om een aan de geselecteerde relatie te verzenden. Order/Factuur Op het tabblad Order/Factuur wordt een overzicht getoond over offerte, orders en facturen die gekoppeld zijn aan een project. De twee kolommen aan de rechterzijde, Som excl. BTW en Som project excl. BTW kunnen twee verschillende waarden geven: Door Project aan te vinken onder Gebruikersinstellingen in Order/Factuur, is de kolom Project zichtbaar in het tabblad Artikelregels. In deze kolom kunt u aangeven aan welk project elk product in de order gekoppeld is. De order kan geclassificeerd worden als project in de afrollijst rechtsboven in het venster, terwijl de afzonderlijke producten van de order bij andere projecten kunnen worden geregistreerd. Op grond hiervan zijn er twee kolommen in het tabblad Order/Factuur. De kolom Som excl. BTW geeft het totaal van alle producten in de order, terwijl de kolom Som project excl. BTW het totaal is van de producten in het betreffende project. De afrollijst Selectie op de tab Order/Factuur werkt als een filter en levert een overzicht van de verschillende categorieën. Zo maakt u een order aan, gekoppeld aan een project 1. Klik op Nieuw om een nieuwe order aan te maken voor het project. 2. In het venster dat nu verschijnt, selecteert u een relatie en contactpersoon. De Order/Factuurmodule wordt nu geopend, waar automatisch de relatiegegevens in de nieuwe order zijn ingevoerd. 3. Zie het hoofdstuk over Order/Factuur voor gedetailleerde uitleg over het registreren van gegevens. Wanneer u de order hebt ingevoerd sluit u de module en komt u terug in het tabblad Order/Factuur in het Projectregister. 4. Klik op Bewerken om een bestaande order te wijzigen. De Order/Factuur-module wordt nu geopend en u kunt de gewenste veranderingen aanbrengen. 93

101 RELATIEBEHEER In de afrollijst Aangemaakt van ziet waar de order is aangemaakt. Hier kunt u Alle kiezen. Het is ook mogelijk om orders te filteren die zijn aangemaakt in de module Order/Factuur-module. Kiest u Order/factuur in deze afrollijst, dan zullen orders van het betreffende project zichtbaar zijn op de lijst in het tabblad. U kunt ook Projectregister kiezen en daarmee de orders filteren die zijn aangemaakt in het tabblad Order/Factuur van het projectregister. 94 Offerte Op het tabblad Offerte kunt u offertes invoeren die aan een project gekoppeld zijn. Om een vaste offerte aan te maken klikt u op de pijlknop naast de icoon Nieuw en kiest u Vaste offerte. In de afrollijst Status kunt u filters kiezen en voor elke status de offertes bekijken. Klik op Bijwerken nadat u de status veranderd hebt. Inkoop Het doel van het tabblad Inkoop is om u een overzicht te geven van de inkopen in verband met een project. U kunt hier desgewenst ook wijzigingen aanbrengen en nieuwe inkooporders aanmaken. U kunt een nieuwe inkoop aanmaken vanuit het tabblad door op Nieuw te klikken. Dan wordt de inkoopmodule geopend met een nieuwe inkoopkaart die automatisch ingevuld is met de relatiegegevens van de leverancier. Als een inkoop al aan een project gekoppeld is dan kunt u dit veranderen door op de Bewerken-knop te klikken. U kunt de afrollijst Selectie gebruiken voor een overzicht van inkopen, gekoppeld aan het project, gebaseerd op status. Deze afrollijst fungeert als een filter en helpt u de gewenste informatie te vinden. Activiteiten Op het tabblad Activiteiten kunt u activiteiten invoeren die aan een project gekoppeld zijn, bestaande activiteiten bewerken of verwijderen. Als u wijzigingen heeft aangebracht, dient u op Bijwerken te klikken om de zichtbare activiteitenlijst bij te werken. In de afrollijst Type geeft u aan welke filter u wilt gebruiken bij het weergeven van de verschillende activiteiten in het tabblad. Dit kan handig zijn indien u na verloop van tijd een deel activiteiten aan een project heeft gekoppeld. U kunt ook aangeven of u Alle activiteiten, de Voltooide of de Non-actieve activiteiten wilt weergeven. Zo koppelt u een activiteit aan een project 1. Klik op Nieuw. Het venster Nieuwe activiteit verschijnt nu. 2. Kies welke relatie bij de activiteit hoort in het volgende venster. Kies ook de contactpersoon uit de afrollijst. 3. Voer de overige gegevens in het venster Nieuwe activiteit in. Lees meer hierover in de paragraaf over Activiteiten. 4. Klik op OK en de lijst in het tabblad Activiteiten wordt bijgewerkt. 5. Selecteer de activiteit en klik op Bewerken-knop om eventueel veranderingen aan te brengen.

102 PROJECT Het venster Activiteiten bewerken verschijnt, waarin u de gewenste wijzigingen kunt aanbrengen. Documenten Op het tabblad Documenten kunt u documenten creëren welke met het project te maken hebben. Er kan vaak behoefte zijn voor het zenden van hetzelfde document naar verscheidene relaties, welke betrokken zijn bij hetzelfde project. Klik in een dergelijk geval op de knop Document samenvoegen in het venster Nieuw document. Selectie! In de afrollijst Selectie kunt u selecteren van welk type Microsoft-document u een overzicht in de lijst wilt hebben. Dit filter geeft u de mogelijkheid om alle documenten te zien (Alle) of documenten die aangemaakt zijn in Microsoft Excel, Powerpoint, Project of Word. Met behulp van deze knop kunt u documenten importeren. Lees meer over documenten importeren in eigen paragraaf. Lees meer over hoe u een document aanmaakt vanuit dit tabblad in de paragraaf over het tabblad Documenten in Relatiebeheer. Urenregistratie Het tabblad Urenregistratie geeft u een overzicht van de uren die geregistreerd staan bij het project. U kunt geen nieuwe uren registreren, maar u kunt wel bestaande bewerken. Indien u nieuwe uren wilt registreren, klikt u op Beeld - Urenregistratie - Urenregistratie. NB! Om een overzicht te verkrijgen van de uren van ieder afzonderlijke project in verhouding tot de status, kunt u een selectie maken met behulp van de afrollijst Selectie. Deze afrollijst fungeert als een filter en zorgt ervoor dat de lijst de informatie toont waar u naar op zoek bent. Artikelen Op het tabblad Artikelen kunt u artikelen aan het project verbinden, artikelinformatie veranderen en verbindingen tussen projecten en artikelen wissen. Let op! U kunt hier geen nieuwe artikelen aanmaken. Het artikelregister wordt besproken in het hoofdstuk "Artikel". Medewerkers Op het tabblad Medewerkers kunt u medewerkers binnen het bedrijf verbinden aan het project door op Koppelen te klikken. Om informatie over een medewerker te bewerken, selecteert u deze in de lijst en klikt u op Bewerken. Dan wordt het Medewerkersregister geopend, met de medewerkerskaart van de gekozen persoon. Hier kunt u de gewenste veranderingen maken. Indien een medewerker niet langer verbonden is aan het project dan selecteert u deze in de lijst en klikt u op Wissen. Let op! De medewerker moet eerst geregistreerd zijn in het medewerkersregister. 95

103 RELATIEBEHEER Gantt-diagram U moet Microsoft Project geïnstalleerd hebben om dit tabblad te kunnen activeren. Microsoft Project helpt u met het plannen en op orde houden van al uw activiteiten. Op de tab Gantt-diagram kunt u een tijdslijn voor het project creëren, om een visuele voorstelling van de duur en ontwikkeling te verkrijgen. Wanneer u ervoor gekozen heeft om het document te creëren en het een titel gegeven heeft, zal Microsoft Project automatisch geopend worden. Daar kunt u de duur van het project plannen en het opdelen in verschillende delen. Op deze manier wordt het eenvoudig om de tijd van het project te berekenen en om uiteindelijk te bezien hoeveel tijd het project werkelijk in beslag nam. Klik op de Nieuw knop om een nieuw gantt-diagram te creëren. Dan wordt het venster Nieuw document geopend, waar u de informatie vast legt over het document. Let op! Het is bijzonder belangrijk dat u het veld Omschrijven invult. Klik op Bijwerken document. Dan wordt Microsoft Project geopend. Voer de plannen voor het project in in het gantt-diagram. Het kan nodig zijn om het project in meerdere delen op te delen. Dit definitieve gantt-diagram zal de totale duur van het project tonen, inclusief alle subdelen ervan. Tip! Via Beeld - Instellingen - Andere instellingen - Andere programma's kunt u zien welke programma's Mamut heeft gevonden op uw PC. Klik op Zoeken op de lijst bij te werken. Subproject Het tabblad Subproject toont alle subprojecten die deel uitmaken van het betreffende project (en eventueel andere projecten waar het project deel van uitmaakt). De Juli-aanbieding kan bijv. deel uitmaken van de Zomeraanbieding. Wanneer u kijkt in het tabblad Subproject in de projectkaart Zomeraanbieding, dan wordt daar het subproject Juliaanbieding getoond. Klik op Nieuw om een verbinding te creëren tussen een project en het actuele project. Selecteer uit het venster dat opent en klik op OK. Dan zal de lijst van het tabblad Subproject worden bijgewerkt. Klik op de zoekknop rechts op het tabblad om een actueel project (welke getoond wordt in het bovenste deel van de projectkaart) aan een groter project te verbinden. Selecteer het hoofdproject uit de lijst die verschijnt en klik op OK. Subproject en hoofdproject De Nieuw-knop (links in het tabblad) en de Zoek-knop (rechts) hebben tegenovergestelde functies: U klikt op Nieuw om een nieuwe koppeling te maken naar een subproject zodat het betreffende project (dat getoond wordt in het bovenste gedeelte van de projectkaart) het hoofdproject wordt. Als u op de Zoek-knop klikt dan wordt het betreffende project aan een ander hoofdproject gekoppeld. Het kan soms voorkomen dat u beide knoppen kunt gebruiken. Als u bijv. in het bovenste gedeelte van de projectkaart het project 'Januari' hebt, dan kunt u dit koppelen aan de subprojecten 'Week 1', 'Week 2', 'Week 3' en 'Week 4' door op de Nieuw-knop te klikken. Tevens kunt u 'Januari' koppelen aan het hoofdproject 'Winter' met behulp van de Zoek-knop rechts van het tabblad. 96

104 PROJECT Administratie Het tabblad Administratie geeft u een overzicht van alle boekstukregels in Grootboek en/of Boekstukregister die zijn gekoppeld aan het huidige project. U kunt kiezen of u de gegevens wilt weergeven per boekjaar, bron, boekstuktype en/of type rekening. Dit doet u met behulp van de vervolgkeuzelijst links bovenaan. Door op de knop Ga naar factuur (F9) te drukken, opent u de gemarkeerde factuur. U kunt alleen op de knop klikken als de geselecteerde post een factuur is. Als de post is gekoppeld aan een inkoop, kunt u klikken op de knop Ga naar inkoop (F7) voor meer gedetailleerde informatie over de inkoop in de inkoopmodule. Met de knop Ga naar boekstuk (Ctrl+Shift+G) gaat u naar het Grootboek, waar u de inboeking van een post nader kunt bekijken. De knop is alleen beschikbaar voor inboekingen die zijn overgeboekt naar het grootboek. Tip! In de gebruikersinstellingen kunt u kiezen welke tabbladen u wilt laten weergeven. De systeembeheerder bepaalt via de gebruikerrechten of een gebruiker dit tabblad al dan niet kan bekijken. Facturering van projecten De knop Facturering is zichtbaar in de projectkaart wanneer u in de afrollijst Type Extern hebt geselecteerd. Via deze knop specificeert u de factureringsmethode met twee mogelijkheden. Let op! U kunt voor elk project slechts een keer de factureringsmethode kiezen. Nadat u deze keuze heeft gemaakt, kan deze niet meer gewijzigd worden. De twee mogelijkheden zijn: Facturering gebaseerd op inkoop en urenregistratie en Facturering gebaseerd op vaste prijs. Facturering van een project gebaseerd op inkoop en urenregistratie Factureren gebaseerd op inkoop en urenregistratie vereist de noodzakelijke gegevens in de modules voor inkoop en urenregistratie. Zo factureert u gebaseerd op inkoop en urenregistratie 1. Klik op de knop Facturering om de factureringsmethode aan te geven. Kies Facturering gebaseerd op inkoop en urenregistratie in de afrollijst. 2. Vul een rekeningnummer in voor het project in het veld Rekeningnr. op factuur. Wanneer er geen eigen rekening is voor het project, kiest u dat nummer dat geregistreerd is bij bedrijfsinstellingen. 97

105 RELATIEBEHEER 3. Schrijf een Vaste tekst factuur wanneer u wilt dat alle facturen voor dit project een standaard tekst krijgen. 4. Klik op Nieuw om een regel aan te maken in het veld Factuurplanning. Er wordt nu een nieuwe regel ingevoegd waarvoor u Status, Bedrag en ook Commentaar kunt invullen. 5. Klik op de knop Factuur om de factureerwizard te starten. 6. U zult een vijf stappen wizard doorlopen die u helpt bij het factureringsproces. In dit proces registreert u relaties, inkoopregels, urenlijsten, statusrapporten en standaardgegevens gekoppeld aan het project. 7. Klik op de zoek-knop in het eerste venster van de wizard en kies een relatie (en evt. contactpersoon) waarvoor u een order wilt aanmaken. Klik op Volgende. 98

106 PROJECT 8. De artikelen die u kunt factureren voor het project ziet u in het veld Niet inbegrepen. Selecteer de artikelen die u wilt factureren en klik op de pijlknop die naar rechts wijst. De artikelen zullen nu op de factuur geregistreerd worden. Klik op Volgende. 9. Kies welke regels voor urenregistratie gefactureerd moeten worden in de volgende stap van de wizard. De procedure is dezelfde als voor de selectie van artikelen. 10. Klik op Volgende. 11. Klik op Voltooien om een order aan te maken. Factuurplanning! Het veld Factuurplanning geeft u een overzicht van facturen, gekoppeld aan het project. Dit is slechts een veld voor uw eigen informatie en u kiest zelf of u iets wilt invullen of niet. Vanuit dit veld wordt geen informatie overgebracht naar andere modules. Facturering van een project gebaseerd op vaste prijs De getallen die u registreert in Facturering gebaseerd op vaste prijs, zullen de getallen in order/factuur- en projectmodule overschrijven. Zo factureert u een project gebaseerd op vaste prijs 1. Klik op de knop Facturering om de factureringsmethode aan te geven. Kies Facturering gebaseerd op vaste prijs in de afrollijst. 2. Vul een rekeningnummer in voor het project in het veld Rekeningnr. op factuur. 3. Wanneer er geen eigen rekening is voor het project, kiest u dat nummer dat geregistreerd is bij bedrijfsinstellingen. 99

107 RELATIEBEHEER 4. Schrijf een Vaste tekst op de factuur wanneer u wilt dat alle facturen voor dit project een standaard tekst krijgen. 5. Klik op Nieuw om een regel aan te maken in het veld Factuurplanning. Er wordt nu een nieuwe regel ingevoegd waarvoor u Status, Bedrag en ook Commentaar kunt invullen. 6. Klik op de knop Factuur om de factureerwizard te starten. 7. U zult een vijf stappen wizard doorlopen die u helpt bij het factureringsproces. 8. Klik op de Zoek-knop in het eerste venster van de wizard en kies de relatie (en evt. contactpersoon) waarvoor u een order wilt aanmaken. Klik op Volgende. 9. De regels die u registreerde in het veld Orderontwerp ziet u in het veld Niet inbegrepen. Selecteer de regel(s) die u wilt factureren en klik op de pijlknop die naar rechts wijst. Klik op Volgende. 10. Klik op Voltooien om een order aan te maken. Factureerbaar bedrag! Het veld Factureerbaar bedrag geeft de totaalsom weer van wat mogelijk is te factureren. Hiermee krijgt u een snel overzicht van de verschillende sommen. Daarnaast voorkomt u dat de som die u registreert in het veld Factureerbaar bedrag wordt overschreden. Het programma geeft u een waarschuwing als u een hoger bedrag probeert te factureren dan mogelijk. 100

108 Hoofdstuk 2: Artikel In dit hoofdstuk: ARTIKELMODULE Hoe een nieuw artikel aanmaken? Artikelregister Artikellijst Tabbladen in het artikelregister Tabblad Prijs Tabblad Korting Tabblad Magazijn Tabblad Leverancier Tabblad Stuklijst Tabblad Variant Tabblad Artikelgegevens Tabblad Webshop Website-instellingen voor artikel Tabblad Instellingen Tabblad Diversen Artikelstatus INSTELLINGEN VOOR ARTIKEL Gebruikersinstellingen voor Artikel Bedrijfsinstellingen voor Artikel OVER HET OPZETTEN EN ONDERHOUDEN VAN ARTIKELEN Een selectie artikelen bijwerken Hoe een artikel dupliceren? Kan ik de artikelcode wijzigen? Artikelgegevens importeren Instellingen voor import van artikelgegevens Ingelezen artikelen TOESLAGEN Toeslagen (milieutoeslagen) Aan de slag met toeslagen Hoe toeslagen invoeren? ARTIKELVARIANTEN Varianteigenschappen Instellingen voor varianten Hoe varianten van een artikel aanmaken? Hoe alle varianten/variant links voor een artikel aanmaken en bewerken? Hoe de voorraad overbrengen tussen de verschillende artikelvarianten? Varianten in de webshop

109 ARTIKEL ARTIKELMODULE Voor een bedrijf met duizenden producten, honderden leveranciers en talloze magazijnen, is het van zeer groot belang om controle te hebben over alle aspecten van artikelen: prijs, leverancier, aanbiedingen, magazijnlocatie- en onderhoud zijn slechts een paar voorbeelden. In het werkgebied Logistiek houdt u volledig overzicht. In het artikelregister registreert u alle gegevens van het bedrijf. Dit geeft efficiëntie voor alle registratie van orders en inkoop, wanneer de artikelinformatie uit deze module wordt gehaald. Vanuit het artikelregister controleert u de meeste gegevens van elk artikel. Gebruik en functies die vanuit het artikelregister worden gestuurd Prijs/Korting: Een artikel kan een prijs of meerdere gespecificeerde prijzen hebben, gekoppeld aan de datum. Met behulp van de prijscalculator kunt u de prijzen van uw artikelen instellen. U kunt kosten vaststellen in factor en procent, en berekenen hoe de prijs wordt beïnvloed door inkoopprijs, kosten en verkoopprijs. Magazijn: U kunt magazijnvoorraden invoeren als u een licentie hiervoor heeft. Het programma heeft geavanceerde voorraadfuncties zoals voorraad tellen, verschillende magazijn locaties, serienummergebruik, houdbaarheidsdatum, partijen en reserveringen van artikelen. Leverancier/inkoop: De leverancier heeft vaak eigen voorwaarden, prijzen en codes voor de artikelen die u bij hem bestelt. Het artikelregister heeft functies waarmee u overzicht houdt over prijzen en voorwaarden van verschillende leveranciers, betreffende hetzelfde product. Stuklijsten: Wanneer uw bedrijf samengestelde artikelen, bestaande uit meerdere delen, aanbiedt dan kunt u dit aanduiden met Stuklijst. U kunt bijvoorbeeld bij een meubelset die bestaat uit twee boekenplanken, een stoel en een bureau als componenten definiëren. 102

110 ARTIKELMODULE Artikelvarianten: Als een bedrijf een artikel verkoopt in verschillende varianten, met bijvoorbeeld verschillende kleuren en maten, dan kunt u deze invoeren als varianten van een artikel. Elke variant heeft een eigen prijs, voorraad, artikelgegevens enz. Dit wordt gestuurd vanuit variantinstellingen. Het is belangrijk dat u de instellingen van varianten aangeeft, voordat u ze begint in te voeren in het artikelregister. Wanneer een artikel varianten heeft, zal het artikel zelf Hoofdartikel heten. U kunt dan niet meer transacties boeken voor het hoofdartikel. E-commerce: Als u een licentie voor e-commerce heeft, dan kunt u uw artikelen op Internet verkopen en de orders vanuit daar verder sturen naar het Order/Factuur-venster. De webshop zal direct verbonden zijn met het Artikelregister door middel van het tabblad Webshop. Hier kiest u of een artikel te koop is in de webshop en welke informatie over het artikel te zien zal zijn. Afdrukken: De artikelgegevens kunnen afgedrukt worden rechtstreeks in het artikelregister, o.a. als artikeletiketten, en worden verstuurd naar printer, , fax en Microsoft Office Word. U kunt ook een afdrukvoorbeeld op het scherm kiezen. Als u een PDF-printer heeft ingesteld, dan kunt u de artikelgegevens ook in PDF-formaat overbrengen. Artikelnaam in meerdere talen: Een artikel kan bij het afdrukken in verschillende talen worden weergegeven. Andere functies van een artikel Voor een bedrijf dat vele artikelen verkoopt, kan het tijdrovend zijn om het artikelregister bij te houden. Hoe meer velden u gebruikt, des te meer tijd kost het om dit bij te houden. Met behulp van de wizard voor wijziging selectie artikelen kunt u de meeste velden voor meerdere artikelen tegelijkertijd wijzigen. Hiermee kunt u veel tijd besparen. Voor degene die de voorraad bijhoudt, bestaat er de functionaliteit Inventarisatie in Magazijn. Instellingen per artikel Naast de instellingen per functie die hierboven werden genoemd, bestaan er ook standaardinstellingen voor elk artikel. Hier kiest u hoe het artikel wordt behandeld in relatie tot integratie, koop, verkoop en magazijn. Dit doet u in het tabblad Instellingen in de artikelmodule. In de gebruikersinstellingen voor artikel kiest u wat zichtbaar zal zijn voor de gebruiker. Hier kunt u ook keuzes maken om het registratieproces te vereenvoudigen. In Module-instellingen kunt u de functionaliteit van de artikelmodule aanpassen. Hier kiest u ook standaardwaarden die steeds gelden bij het aanmaken van een artikel. Hoe een nieuw artikel aanmaken? Tip! In de bedrijfsinstellingen voor artikel kunt u o.a. de standaardwaarden instellen die dienen te gelden voor nieuwe artikelen. Dit vereenvoudigt het proces bij het aanmaken van nieuwe artikelen en zorgt ervoor dat u de juiste waarden krijgt. Zo maakt u een nieuw artikel aan 1. Kies Beeld - Artikel - Artikelregister. 2. Klik op Nieuw om een nieuw artikel te registreren, of klik op de pijl naast Nieuw. 3. Kies eventueel in het speciale venster welk soort artikel u wilt registreren. 103

111 ARTIKEL Let op! Het venster zal niet meer weergegeven worden indien u eerder heeft aangegeven dat het niet meer weergegeven moet worden. Dan kunt u een nieuw artikel aanmaken met één van de gekozen sjablonen uit de lijst, die verschijnt door op de pijl naast de Nieuw-knop te klikken. 4. Voer een ander artikelcode in indien u het voorgestelde nummer niet wilt gebruiken. De wijziging moet gemaakt worden voordat het artikel wordt opgeslagen. 5. Typ de artikelnaam in in het daarvoor bedoelde veld. 6. Vul de overige velden in die van toepassing zijn voor het artikel. 7. Vul de gegevens in die relevant zijn voor het artikel in de tabbladen in het onderste gedeelte van het artikelregister. 8. Klik op Opslaan in de werkbalk wanneer u de gewenste informatie van het artikel heeft geregistreerd. Een nieuw artikel is aangemaakt. Tip! Alle artikelen worden automatisch genummerd in logische nummerreeksen. Deze nummers kunnen overschreven worden en kunnen alfanumerieke waarden (zowel letters als cijfers) bevatten. Artikelregister Het Artikelregister is in tweeën gedeeld op dezelfde manier als bijvoorbeeld het relatieregister. Het bovenste gedeelte bevat algemene gegevens over het artikel. Het onderste gedeelte is ingedeeld in tabbladen met meer gedetailleerde gegevens over het desbetreffende artikel zoals prijzen, kortingen, leveranciers en logistiekwaarden. Indien er velden of tabbladen zijn waarvan u wilt dat die wel of niet weergegeven moeten worden, dan kunt u dit aangeven bij de Gebruikersinstellingen voor artikel. U kunt bepalen welke functionaliteit in het artikelregister beschikbaar moet zijn bij de Bedrijfsinstellingen voor artikel. Bovendien vindt u instellingen voor o.a. integratie met de webshop. De eerste keer dat u het artikelregister opent, zal er een venster verschijnen voor Functionaliteit. Het is belangrijk hier aan te vinken welke functionaliteit uw bedrijf gebruikt zodat het artikelregister aan uw behoeften wordt aangepast. Deze aanpassingen kunt u ook instellen bij Bedrijfsinstellingen, die u vindt via Beeld - Instellingen - Bedrijf - Module-instellingen - Artikel. 104

112 ARTIKELMODULE Veldbeschrijvingen Artikelcode: Alle artikelen worden automatisch genummerd in logische nummerreeksen. Deze nummers kunnen overschreven worden bij het aanmaken van het artikel en kunnen alfanumerieke waarden (zowel letters als cijfers) bevatten. Het is niet mogelijk om de artikelcode te veranderen voor artikelen die reeds zijn aangemaakt en in gebruik genomen. De meeste andere velden voor artikelen kunnen gewijzigd worden na het aanmaken. U kunt ook de wizard Bijwerken van selectie van artikelen benutten voor snel en effectief de waarden van verschillende artikelen tegelijk te veranderen. Naam artikel: Hier schrijft u een toepasselijke naam voor het artikel. Door te klikken op de zoekknop rechts van het veld, kunt u ook de naam van het artikel in een andere taal invoeren, indien u artikelen verkoopt aan of koopt van buitenlandse relaties. Levertijd: Hier kan de geschatte levertijd (dagen) geregistreerd worden. Gewicht: Hier voert u het gewicht in. U heeft de keuze tussen gram, kilo of ton in de afrollijst. Volume: Hier voert u het volume van het artikel in. U kunt kiezen tussen mm3, cm3, dm3 of m3. Artikelcategorie: Kies de gewenste categorie in de afrollijst. De artikelcategorie kan dienen als zoekcriterium. U kunt categorieën verwijderen, veranderen of toevoegen in het Standaardregister. Eenheid: Hier kunt u de gewenste eenheid kiezen. Nieuwe waarden voor de eenheid worden geregistreerd in het Standaardregister. Aantal per eenheid: Hier voert u het aantal per eenheid in. Artikelgroep: Hier kiest u tot welke artikelgroep het artikel behoort. Nieuwe artikelgroepen worden aangemaakt in het Standaardregister. Subgroep: Hier beslist u over de subgroep voor het artikel. Aantal niveaus voor artikelgroepen gaat tot vier en het aantal getoonde in het artikelvenster hangt af van de gekozen instellingen bij Bedrijfsinstellingen voor Artikel in het tabblad Standaardwaarden. Verkoop Btw: Hier geeft u voor het artikel de Btw-waarde aan voor verkoop. Inkoop Btw: Hier geeft u voor het artikel de Btw-waarde aan voor inkoop. Informatie bewerken of toevoegen in het Standaardregister U kunt categorieën, eenheden, artikelcategorieën, artikelgroepen en subgroepen verwijderen, wijzigen of toevoegen in het Standaardregister. In het veld dat de keuzealternatieven voor standaardregister bevat, kunt u op de rechter muisknop klikken en kiezen voor Standaardregister wijzigen. Nu opent het standaardregister zich zodat u wijzigingen kunt doorvoeren of nieuwe alternatieven rechtstreeks kunt toevoegen. U belandt ook bij het Standaardregister door te kiezen voor Beeld - Instellingen - Bedrijf - Standaardregister. 105

113 ARTIKEL Artikellijst De Artikellijst is een overzicht dat alle of een geselecteerd aantal artikelen uit het Artikelregister laat zien. Het artikeloverzicht wordt gebruikt om aan te geven welk artikel men nader wil bekijken of bij de keuze van artikelen die men in een offerte, verkooporder of inkoop wil gebruiken. U kunt het artikeloverzicht voor uw eigen gebruik aanpassen bij Gebruikersinstellingen voor artikelen. Hoe kunt u de sortering in het artikeloverzicht veranderen? Standaard is het artikeloverzicht gesorteerd op artikelcode. U kunt op eenvoudige wijze de sortering van het overzicht veranderen door op de titel van iedere kolom te klikken. Het overzicht zal dan gesorteerd worden op de gekozen titel. De gekozen kolom zal in dikgedrukt lettertype worden weergegeven. Hoe kunt u de weer te geven artikelen in het overzicht wijzigen? Als standaard zullen Alle artikelen (niet non-actieve) worden weergegeven wanneer het artikeloverzicht wordt geopend. In de afrollijst rechtsboven kunt u aangeven welke artikelen u wilt dat er in het artikeloverzicht weergegeven moeten worden en op die manier het aantal weer te geven artikelen te begrenzen. U kunt voorbeeld aangeven dat u uitsluitend campagneartikelen, voorraadartikelen, stuklijsten, non-actieve of een bepaalde groep artikelen wilt bekijken. Bij de Gebruikersinstellingen voor Inkoop kunt u aanvinken dat het artikeloverzicht alleen artikelen toont die gekoppeld zijn aan de leverancier die bij de inkoop is gekozen, wanneer de inkoopmodule geopend wordt. Tip! U kunt een reeks lijsten en tabellen naar Excel exporteren met behulp van het menu dat verschijnt na het klikken op de rechtermuisknop. U kunt de criteria in de lijst aangeven - op de rechtermuisknop klikken - en de criteria worden in het rapport weergegeven. Het rapport wordt direct in Excel geopend. Let op dat dit een tijdelijk document is. U moet het document opslaan, wilt u dit bewaren. 106

114 ARTIKELMODULE Tabbladen in het artikelregister Tabblad Prijs Een artikel kan een prijs of meerdere gespecificeerde prijzen hebben, gekoppeld aan de datum. Met behulp van een prijscalculator kunt u de prijzen van uw artikelen aangeven. U kunt kosten in factor en procenten invoeren en uitrekenen hoe de prijs beïnvloedt wordt wanneer bijvoorbeeld inkoopprijs, kosten of verkoopprijs veranderen. Indien u een overzicht wenst van de historische prijsontwikkeling van uw artikelen, dan kiest u voor Bedrijf wenst prijshistorie voor artikelen te zien bij de Bedrijfsinstellingen voor artikel. Tip! In de bedrijfsinstellingen voor artikel, het tabblad Standaardwaarden kunt u de standaardwaarden voor nieuwe artikelen instellen. Deze worden automatisch ingevoerd bij het aanmaken van nieuwe artikelen. Artikelen die reeds zijn aangemaakt, kunt u aanpassen met behulp van de prijsaanpassing. Instellingen voor het gebruik van prijzen in andere delen van het programma Op externe prijslijst weergeven: Vinkt u aan als u wilt dat het artikel zichtbaar is in een externe prijslijst. Deze lijst kunt u afdrukken voor speciale klanten met specifieke kortinggegevens. Kostprijs in verkoopmodule overschrijven: Vinkt u aan als u de mogelijkheid wilt hebben om de kostprijs in de artikelregel van de order te wijzigen. Toeslagen: Als er een toeslag aangegeven moet worden op uw facturen, dan kiest u welke groep gebruikt dient te worden voor het betreffende artikel in de afrollijst Toeslag. 107

115 ARTIKEL Tabblad Korting U kunt elk artikel met een korting aanbieden, gebaseerd op verschillende criteria: Volgens Categorie (bv. korting alleen voor partners). Volgens Relatiebeheer: voor een bepaalde relatie, of volgens een bepaald Aantal (het aantal dat de klant koopt). Volumekorting kan worden vastgesteld naar Stap of Vanaf 1e nummer. U kunt de verschillende kortingsoorten activeren in de bedrijfsinstellingen voor Artikel. Als u kiest voor Stap, kunt u bijvoorbeeld aangeven dat de eerste 500 artikelen met 5% korting worden verkocht, terwijl de volgende artikelen tot 1000 met een 7,5% korting worden verkocht. Als u voor een korting kiest Vanaf 1e nummer, dan zal de hele voorraad met een 7,5% korting verkocht worden. Klik op Nieuw in het tabblad Categorie als u een nieuwe korting wenst aan te maken. Het venster Korting verschijnt nu. Korting in %: Procentuele vermindering in prijs. Vaste prijs: Voer de prijs in die hier voor het artikel moet gelden. Deze overstuurt de standaard verkoopprijs. Let op! Maakt u gebruik van een Vaste prijs, zal het systeem standaard de laagste prijs van de Vaste prijs in het kortingenregister en van de Verkoopprijs in de prijscalculator selecteren. U kunt dit oversturen in de bedrijfsinstellingen voor Artikel, zodat de vaste prijs ook kan optreden als toeslag. U volgt dezelfde procedure als u een korting wilt invoeren voor Relatiebeheer of Aantal. 108 Kortingsoorten Kortingen kunt u op verschillende niveaus registreren. Deze kortingsoorten worden in een hiërarchisch systeem gerangschikt en kunnen elkaar overschrijven. Slechts één van de kortingen zal uiteindelijk nog gelden. Korting met de combinatie van artikel en klant (Voert u in in dit tabblad). Standaard korting in % van het orderaantal van de klant (Voert u in bij het Relatieregister). Korting met de combinatie van artikel en relatiecategorie (dit tabblad). Korting met de combinatie van klantencategorie en artikelgroep (Voert u in bij het Kortingenregister). Volumekorting voor elk artikel (Voert u in in dit tabblad). U moet het gebruik van volumekorting activeren in de bedrijfsinstellingen voor Artikel. In de bedrijfsinstellingen voor Offerte/Order/Factuur kunt u bovendien ervoor kiezen dat de volumekorting bovenop andere kortingen komt. Het kortingenregister opent u in de werkbalk van het artikelregister.

116 ARTIKELMODULE NB! Indien u een vaste prijs heeft ingevoerd op een artikel voor een klant, zal een korting toch gelden wanneer de klant voldoet aan andere kortingsregelingen voor het artikel. Tabblad Magazijn Magazijn is gekoppeld aan de Verkoopmodule. Daarmee zal de voorraad groeien/krimpen op basis van inkoop en verkoop. Het tabblad Magazijn is enkel zichtbaar wanneer de functie artikelvoorraad is geactiveerd in de bedrijfsinstellingen. Nieuw: Maakt een magazijnkoppeling aan. Dit zorgt ervoor dat het artikel verkocht kan worden van het gekozen magazijn. U kunt ook magazijnkoppelingen aanmaken in het magazijnregister in de magazijnmodule. Wissen: Verwijdert de koppeling naar het magazijn. Ga naar magazijn: Opent het venster magazijninformatie voor het magazijn dat geselecteerd is in de lijst. Het enige dat u rechtstreeks in de kolommen kunt aangeven is Max en Min voor de voorraad in het magazijn, alsmede het Bestelniveau en Inkoopaantal. Voorraad bijwerken: Indien het artikel een voorraadartikel is, dient dit afvinkhokje geselecteerd te zijn. Std. magazijn: Standaard geselecteerd/ingesteld magazijn voor het artikel. Tip! In de gebruikersinstellingen voor artikel kan iedere gebruiker het standaard magazijn voor de eigen gebruiker kiezen. Tabblad Leverancier Leveranciers werken vaak met eigen voorwaarden, prijzen en codes voor de artikelen die u bij hen inkoopt. Door een artikel te koppelen aan één of meerdere leveranciers kunt u deze gegevens opslaan samen met de aanvullende informatie over het artikel. Let u er op dat de inkoopprijs van de standaardleverancier de inkoopprijs die u in het tabblad Prijs invoert kan beïnvloeden. Wanneer u de inkoopprijs van de standaard leverancier bijwerkt, moet u ook aangeven of u de overeenkomstige prijs in de prijscalculator wilt bijwerken. De gegevens die in het tabblad Leverancier zijn ingevoerd kunnen bij inkopen bij de desbetreffende leverancier gebruikt worden. 109

117 ARTIKEL U kunt meer lezen over leverancierkoppeling in het hoofdstuk inkoopmodule in het introductieboek "Administratie, logistiek en personeel". Tabblad Stuklijst Wanneer het bedrijf samengestelde artikelen die uit meerdere onderdelen zijn opgebouwd levert, kan dit artikel als een Stuklijst worden gedefinieerd. Men kan zich bijvoorbeeld een bedrijf voorstellen dat een oplossing voor een kantoor levert bestaande uit twee boekenplanken, een bureaustoel en een bureau. Dan kan het gehele product als één stuklijst worden gedefinieerd. De boekenplanken, stoel en bureau worden als componenten gedefinieerd. Op dit tabblad geeft u aan of het artikel op zich de stuklijst is of dat er componenten zijn die onderdeel uitmaken van de stuklijst. Let u er op dat diensten ook onderdeel kunnen zijn van een stuklijst. 110 Zo maakt u een stuklijst aan Voordat u een stuklijst kunt aanmaken moet u de artikelen registreren die een onderdeel zijn van de stuklijst. 1. Maak een nieuw artikel aan of blader naar een artikel dat onderdeel moet uitmaken van de stuklijst. 2. Selecteer het tabblad Stuklijst. 3. Vink aan bij Onderdeel van een stuklijst. Herhaal de punt en 1-3 voor alle artikelen die een onderdeel van de stuklijst zijn. 4. Klik op Nieuw om de stuklijst als een nieuw artikel te registreren. 5. Selecteer het tabblad Stuklijst. 6. Vink aan bij Stuklijsten met onderdelen. 7. Geef de instellingen aan hoe de stuklijst weergegeven moet worden op offerte/order, factuur en bij inkopen. Eenvoudig overzicht: Geeft de artikelcode en - naam weer van zowel de stuklijst als het onderdeel, maar uitsluitend aantal, prijs en totaal van de artikelregel van het onderdeel. Uitgebreid overzicht: Geeft aantal, prijs en totaal weer, ook voor onderdelen. Onderdelen niet weergeven: Kies voor deze optie indien u wilt dat uitsluitend de stuklijst wordt weergegeven in offertes, orders, facturen of bij inkopen. 8. Geef aan op welke wijze de voorraad moet worden bijgewerkt (Bijwerken voorraad) bij de n- en verkoop van de stuklijst. Onderdelen bijwerken: De voorraad wordt bijgewerkt bij voorraadtransacties van onderdelen in

118 ARTIKELMODULE de stuklijst. Hoofdartikel bijwerken: U kiest deze optie indien u wilt dat de voorraadtransacties invloed moeten hebben op de stuklijst (hoofdartikel). Dan moet u een stuklijst samenstellen voordat u deze kunt verkopen. 9. Kies hoe de Prijsaanpassing zal fungeren. Kostprijs bijwerken reguleert de kostprijs van de stuklijst gebaseerd op de veranderingen van de prijs van de onderdelen. Kostprijs en verkoopprijs bijwerken stelt de verkoopprijs van de stuklijst bij, gebaseerd op de verandering van de prijs van de onderdelen. 10. Klik op Nieuw in het tabblad om een onderdeel aan de stuklijst te koppelen. 11. Selecteer één van de onderdelen die u onder punt 1 heeft aangemaakt. 12. Klik op OK. 13. Voer het Aantal eenheden in die onderdeel moeten zijn van de stuklijst. 14. Klik op OK. Herhaal de punten tot alle onderdelen die deel uit maken van de stuklijst, zijn toegevoegd. Een stuklijst is aangemaakt. Tip! Om de stuklijst te kunnen opsplitsen, zet u Bijwerken voorraad bij inkoop op 'Onderdeel bijwerken' en Bijwerken voorraad bij verkoop op 'Hoofdartikel bijwerken'. Tabblad Variant Wanneer het bedrijf artikelen levert in meerdere uitvoeringen, bijvoorbeeld met verschillende kleur of grootte, kunnen deze als variant van een artikel geregistreerd worden. Voor iedere variant kan desgewenst een aparte prijs, voorraadbeheer en artikelgegevens van toepassing zijn. Dit wordt bepaald bij de Instellingen voor varianten. Het is belangrijk dat u de instellingen voor de varianten aangeeft voordat u varianten in het artikelregister gaat aanmaken. Iedere variant krijgt een eigen artikelcode en u kunt kiezen of u de artikelcode van het hoofdartikel of de variant wilt weergeven bij het factureren of inkopen. 111

119 ARTIKEL Het artikel heeft varianten: U vinkt hier af indien het artikel verkocht dient te worden met verschillende varianten. Na het afvinken opent zich het venster met de variantinstellingen waar u o.a. de informatie aangeeft die moet variëren voor elke variant van het artikel. NB! Wanneer een artikel meerdere varianten heeft, dan kunt u niet langer transacties uitvoeren voor het hoofdartikel zelf. Standaard variant: Hier kunt u eventueel kiezen welke variant standaard verschijnt wanneer een klant in de webshop kiest voor het tonen van gedetailleerde informatie over het artikel. Nieuw: Maakt een variant van het artikel aan. Bewerken. Dit opent de variantkaart, die een overzicht geeft over alle artikelgegevens van de betreffende variant van het hoofdartikel. De velden die kunnen variëren, zoals bij de Instellingen voor varianten aangegeven, zijn bewerkbaar. Dienen de velden niet te variëren, dan worden deze lichtgrijs weergegeven. Dit geeft aan dat ze niet bewerkbaar zijn. Variant kopiëren: Maakt een nieuwe variant aan op basis van de geselecteerde variant in de lijst. Variantmatrix: Deze functie is enkel beschikbaar wanneer het hoofdartikel is gekoppeld aan minstens één varianteigenschap en indien de instelling Identieke eigenschappen toestaan in de Instellingen voor varianten niet is geactiveerd voor het hoofdartikel. Lees meer hierover in de paragraaf over artikelvarianten. Tip! Er bestaat geen veld voor 'Artikelcode leverancier' voor varianten. Als uw leverancier ook met varianten en unieke artikelcodes per variant werkt, dan dient u erop te letten dat u de artikelcode van de leverancier als artikelcode voor de varianten gebruikt, wanneer de varianten aangemaakt worden. Tabblad Artikelgegevens Op het tabblad Artikelgegevens kunt u Artikelgegevens, Verkoopgegevens, Technische gegevens, gegevens over Support, Productie en Overige registreren voor elk artikel. Het tabblad bestaat uit twee gegevensvelden waarin u in de afrollijsten kiest welke categorie u wilt invoeren. U kunt meerdere gegevens invoeren voor een artikel, maar u zult slecht twee teksten tegelijkertijd zien. Om tekst uit Artikelgegevens automatisch over te brengen naar artikelen, die bij orders worden ingevoerd, vinkt u Automatisch overbrengen van artikelinformatie naar artikelregels in artikelorder aan. 112

120 ARTIKELMODULE Tabblad Webshop Uw webshop is volledig geïntegreerd met het Artikelregister door middel van het tabblad Webshop. Hier geeft u aan of een artikel in het verkoopassortiment van uw webshop moet worden opgenomen en welke gegevens van het artikel moeten worden weergeven. Lees meer over hoe u een artikel te koop aanbiedt in uw webshop in het hoofdstuk "E-commerce" in de introductiehandleiding "CRM, verkoopondersteuning en e-commerce". Artikelinformatie in de webshop Moet verkocht worden op één of meerdere webshops: Wenst u het artikel te verkopen in uw webshop, dan moet u hier afvinken om het artikel beschikbaar te maken in de lijst Artikelen in uw webshop onder Selectie van artikelen. Magazijngegevens: In de afrollijst Magazijngegevens kunt u aangeven of u de bezoekers van uw webshop wilt laten zien hoeveel artikelen nog in voorraad zijn in de webshop of u kunt andere magazijngegevens weergeven. Eigen omschrijving: Kiest u 'Eigen omschrijving' in de afrollijst bij Magazijngegevens (bovenstaand), dan kunt u uw eigen tekst betreffende de magazijngegevens van het artikel in het getoonde veld intikken. Grafisch: Toont de symbolen in de webshop voor de verschillende magazijnstatussen In voorraad, In bestelling, Niet in voorraad. U kunt in de Website-instellingen, in het tabblad Instellingen webshop, Overig kiezen welke symbolen u wenst te gebruiken. Tip! In de bedrijfsinstellingen voor artikel, in het tabblad Standaardwaarden kunt u aanvinken bij Grafisch zodat dit een standaardwaarde is voor alle nieuwe artikelen. Lijst over websites Standaardinformatie: De Standaardinformatie wordt bovenaan in de lijst van websites getoond. Standaardinformatie is niet een eigen website, maar geeft u de mogelijkheid om standaardwebsiteinstellingen voor het artikel te registeren. Met behulp van de knop Dupliceer de websiteinstellingen voor artikel kunt u achteraf de website-instellingen kopiëren naar andere websites. Deze functie kan actueel zijn indien u uw artikelen wilt voorbereiden voor verkoop in de webshop voordat u de website aanmaakt en bewerkt. Website-instellingen voor artikel: Deze functie opent de Website-instellingen voor artikel voor de gekozen website. Hier kunt u o.a. een artikelafbeelding en artikelomschrijving invoegen. Lees meer in het hoofdstuk "E-commerce" in de introductiehandleiding "CRM, verkoopondersteuning en e-commerce". 113

121 ARTIKEL Let op! Indien u een licentie heeft voor meerdere websites, kunt u de website-instellingen voor het artikel variëren op de websites, die u beheert via het programma - indien dit wenselijk is. Dupliceer de website-instellingen voor artikel: Deze knop geeft u de mogelijkheid om de website-instellingen, die u heeft geregistreerd voor een artikel, te dupliceren van één website naar eventuele andere websites, die u beheert via het programma. Actief: In de kolom Actief kunt u afvinken op welke websites het artikel verkocht dient te worden. U kunt hier aanvinken wanneer uw website aangemaakt is. Wenst u een artikel te verwijderen van de webshop, verwijdert u de selectie in de kolom Actief op de overeenkomstige website waar het artikel dient te verdwijnen. Na het bijwerken van uw website is het artikel niet meer beschikbaar in uw webshop. Laatst bijgewerkt: Hier vindt u de datum waarop het artikel als laatste werd bijgewerkt in de webshop. Website-instellingen voor artikel In het venster Website-instellingen voor artikel voert u de instellingen in voor het tonen van het artikel in de webshop. Het instellingsvenster kan geopend worden via het tabblad Selectie van artikelen onder Website bewerken - Inhoud of via het tabblad Webshop in het artikelregister. Standaard Artikelafbeelding: Hier kunt u in de afrollijst ofwel kiezen voor Afbeelding invoegen en klikken op Nieuw om een afbeelding van het artikel dat u op uw pc liggen heeft toe te voegen, of u kan kiezen voor Koppeling naar afbeelding indien de afbeelding van het artikel gepubliceerd is op het internet en u schrijft/plakt het webadres voor de afbeelding in het URL-veld. De Nieuw-knop opent een venster waar u op uw pc kunt doorbladeren tot het afbeeldingsbestand dat u wenst toe te voegen. Wist afbeeldingen van de website-instellingen voor het artikel (niet van de computer). Heeft u gekozen voor Koppeling naar afbeelding en het webadres naar de afbeelding ingeschreven, dan kunt u klikken op Ga naar webpagina en u krijgt de artikelafbeelding getoond in de browser. Artikelomschrijving: U kunt per artikel twee verschillende artikelomschrijvingen toevoegen. Een korte omschrijving die getoond wordt in de artikellijst rechtstreeks onder het artikeloverzicht en een uitgebreide omschrijving die getoond wordt door te klikken op de Meer info-link, de artikelafbeelding of de artikelnaam. Bewerken of leg een artikelomschrijving toe. Kies korte of uitgebreide omschrijving in de afrollijst voor u klikt op Bewerken. Herstelt de artikelomschrijving tot wat de omschrijving was voor de laatste bewerking. Meer info vervolgpagina: In de afrollijst kunt u kiezen tussen de vervolgpagina's die u aangemaakt heeft voor uw website. Uitgebreid Verkoop van minder dan een volledige eenheid toestaan: Wenst u artikels die minder zijn dan een volledige eenheid te verkopen via uw webshop, moet u afvinken voor Verkoop van minder dan een volledige eenheid toestaan. De instelling is toegankelijk wanneer u voor het artikel afgevinkt heeft bij Moet verkocht worden op één of meerdere webshops en daarenboven heeft aangegeven dat u één of meerdere decimalen wilt gebruiken voor de voorraadeenheid in de 114

122 ARTIKELMODULE bedrijfsinstellingen voor artikel. De instellingen vindt u onder Beeld - Instellingen - Bedrijf - Module-Instellingen - Artikel en het tabblad Voorraad. Let op! U moet uw website opnieuw publiceren nadat u de instelling voor de artikelen waarvoor het mogelijk moet zijn om minder dan een volledige eenheid te bestellen in uw webshop, heeft ingevoerd. Tabblad Instellingen Per artikel kunnen er aparte instellingen aangegeven worden voor hoe het artikel behandeld moet worden ten opzichte van de integratie, in- en verkoop en voorraad. U kunt bijvoorbeeld bepalen dat het artikel voorraad heeft, een resource of een dienst is of aangeven hoe het artikel in het grootboek geboekt moet worden en welke grootboekrekeningen er gebruikt moeten worden voor voorraadwaarde, inkoopwaarde en omzet. Bij het traceren van artikelen worden de instellingen daarvoor hier aangegeven. Instellingen voor behandeling van het artikel in andere modules Beschikbaar voorraadartikel: Voorraadtransacties bij in- en verkoop worden uitsluitend geregistreerd voor artikelen met een voorraad. Dit kan eveneens aangegeven worden in het tabblad Magazijn. Resource: Resources kunnen gekoppeld worden aan een activiteit, zoals ook een vergaderkamer, projector e.d. Arbeid/Dienst: U kunt deze optie kiezen indien u artikelen heeft van de soort arbeidsuren of diensten. Deze instellingen kunt u gebruiken bij bijvoorbeeld statistieken. Campagne-artikel: Campagne-artikelen kunnen hier gemarkeerd worden. Het veld wordt uitsluitend als intern informatieveld gebruikt. Instellingen voor tracering van artikelen Deze instellingen hebben invloed op de voorraadtransacties die in het systeem gegenereerd worden. Serienummer: Moet gemarkeerd worden indien u wilt dat het verplicht is om serienummers in te voeren bij alle in- en uitgaande voorraadtransacties. Partijnummer: Moet gemarkeerd worden indien het partijnummer verplicht moet zijn bij in- en uitgaande voorraadtransacties. Uiterste houdbaarheidsdatum: Moet gemarkeerd worden indien de uiterste houdbaarheidsdatum voor Voorraadtransacties moet worden aangegeven. Instellingen voor verwerking in administratie Hier kunt u aangeven op welke manier de inkoopkosten geboekt moeten worden. U kunt bepalen of u de kosten wilt boeken bij het inboeken van de inkoop of bij de verkoop aan de klant. Indien u bij de bedrijfsinstellingen voor artikel in het tabblad prijzen heeft aangevinkt over hoe de voorraadwaarde van elk product bijgewerkt dient te worden, kunt u uit twee verschillende tijdstippen/ methodes kiezen om dit te boeken. Dit geldt alleen voor artikelen die bijgewerkt worden in de voorrraad. In de afrollijsten Balansrekening voor voorraadwaarde en Balansrekening voor Inkoopwaarde kunt u de grootboekrekening aangeven die voor het desbetreffende artikel gebruikt moeten worden. 115

123 ARTIKEL Hier kunt u ook de Verkooprekeningen voor de artikelen aangeven. Indien er in de velden geen rekeningen aangegeven zijn, worden de standaard rekeningen gebruikt. Tip! In het standaardregister kunt u de verkooprekening per artikelgroep aanpassen. Dit maakt het eenvoudiger de verkooprekening voor de gehele artikelgroep bij te werken. Heeft u ondertussen de verkooprekening direct in de artikelkaart aangegeven, dan overschrijft dit alle instellingen. Tabblad Diversen Hier in artikel, tabblad Diversen registreert u gegevens zoals de EAN-code, Artikelcode douane, eventueel Project en Afdeling die belangrijke kostenplaatsen zijn in de financiële administratie bij de verkoop van een artikel. Branchespecifiek artikelnummer: Het veld kan gebruikt worden daar waar er een artikelnummer voorkomt dat gemeenschappelijk is binnen een branche. Het veld vervangt niet eigen artikelnummers, maar bij het intoetsen of inlezen op Offerte/Order/Factuur en Inkoop kunt u het nummer invoeren in plaats van het gebruikelijke artikelnummer. U kunt tot 20 tekens invoeren. U kunt meerdere gelijke branchespecifieke artikelnummers hebben. U krijgt dan een lijst op bij het intoetsen van het nummer in Offerte/Order/Factuur. U kunt een filter instellen op het branchespecifiek artikelnummer in de selectievensters voor Artikellijst en Inventarisatie, als ook bij Selectie - Uitgebreid. WWW: Voor extra informatie kunt u zich richten tot een website van bijvoorbeeld de producent voor gegevens over het artikel. Het websiteadres vult u in in het WWW-veld en met de knop rechts van dit veld opent u de browser en komt u op de betreffende website. Afbeelding: U kunt links naar afbeeldingen van het artikel leggen. Door op de knop met de drie puntjes te klikken, kunt u naar het gewenst afbeeldingbestand bladeren. Afbeelding 2: Link naar een alternatieve afbeelding, bijv. indien u één afbeelding lokaal en één op de netwerkbron heeft. Document: U kunt ook links naar documenten leggen voor het artikel. Door op de knop met de drie puntjes te klikken, kunt u naar het gewenst documentbestand bladeren. 116 Tip! Indien u in een omgeving met meerdere gebruikers werkt, dient u de afbeeldingen en documenten te posten op een bestandpad in het netwerk dat toegankelijk is voor allen als u wilt dat alle gebruikers deze moeten kunnen gebruiken. Project: Wanneer u eerst een project kiest voor een verkooporder voordat u de artikelen aanmaakt, dan wordt dit project gekoppeld aan alle artikelregels. Non-actief: U kunt ook aangeven of een artikel Non-actief dient te zijn door Ja of Nee te kiezen in de afrollijst hiervoor. Non-actief betekent dat het artikel niet langer in gebruik is.

124 ARTIKELMODULE Let op! Het is niet mogelijk om een artikel te verwijderen dat in een ander deel van het programma gebruikt wordt (bv. wanneer deze is gefactureerd). Het artikel moet dan op non-actief worden gesteld. Artikelstatus Artikelstatus geeft u een overzicht over de verkopen en de inkopen van het afgelopen jaar, getoond in aantal, evenals het bedrag voor de totale omzet. Dit venster opent u door te klikken op de knop Artikelstatus. Alle getallen worden getoond in verhouding tot het budget (Verkoopbudget) aanvullend op de voorraad in aantal en waarde van de voorraad. U heeft ook toegang tot alle factuurregels en orders die zijn gecreëerd voor dit artikel, evenals een lijst over alle klanten en leveranciers die onderdeel hebben uitgemaakt van de transacties. Deze lijsten opent u via de knoppen onderin het venster. 117

125 ARTIKEL INSTELLINGEN VOOR ARTIKEL Gebruikersinstellingen voor Artikel Iedere gebruiker kan door middel van de gebruikersinstellingen het artikelregister aanpassen aan haar/zijn gebruik. Deze instellingen zijn uitsluitend op de desbetreffende gebruiker van toepassing. Standaardinstelling In dit tabblad kunt u het artikelregister aanpassen aan uw eigen gebruik. U kunt een keuze maken uit drie van tevoren gedefinieerde instellingen betreffende welke velden en kolommen weergegeven moeten worden. Eenvoudig: Een zeer vereenvoudigd scherm dat slechts enkele noodzakelijke velden weergeeft. Standaard: Geeft de standaard velden en functionaliteit weer. Uitgebreid: Toont alle beschikbare velden en maakt meer functies toegankelijk. Door op de overeenkomstige knop te klikken, kiest u voor de instelling. Het venster in de volgende tabbladen geeft dan een overzicht van de beschikbare velden en functies weer en u kunt het resultaat van uw keuze bekijken. Artikelkaart In dit tabblad kunt u in detail handmatig aangeven welke velden en tabbladen er in het artikelregister weergegeven moeten worden. Let erop dat de standaardinstellingen deze instellingen veranderen. 118 Artikellijst In het Artikelregister, Order/Factuur en de Inkoopmodule heeft u toegang tot de Artikellijst. Hier kunt u de gewenste instellingen aangeven voor de sortering en selectie bij het openen van de artikellijst. De instellingen zullen gelden voor alle modules waar het artikeloverzicht toegankelijk is.

126 INSTELLINGEN VOOR ARTIKEL Sortering bij het openen van artikeloverzicht: Hier geeft u aan of het artikeloverzicht gesorteerd moet zijn op artikelcode of -naam. Standaard selectie in het artikeloverzicht: Hier geeft u de artikel selectie aan die standaard weergegeven moet worden bij het openen van de artikellijst. Uitgebreid artikeloverzicht: Indien u informatie wilt over de prijs van het artikel, voorraadniveau, bruto marge in bedrag of procent, enz. vinkt u deze optie af. Standaard artikelcode van leverancier in het artikeloverzicht weergeven: Vinkt u af indien u naast de artikelcode van de standaard leverancier uw eigen artikelcode in het artikeloverzicht wilt zien. Varianten in het artikeloverzicht weergeven: Deze keuze toont alle varianten van het artikel en niet slechts het hoofdartikel in de artikellijst. Wanneer u de variantmatrix activeert (zie hieronder), dient u ook deze functie te activeren zodat u de keuze heeft uit verschillende varianten bij inkoop/offerte en verkooporders. Variantmatrix voor hoofdartikelen weergeven zonder identieke eigenschappen: Deze functie zorgt ervoor dat er een eigen venster getoond wordt wanneer u een artikel met varianten invoert. De variantmatrix geeft u een overzicht van de toegankelijke varianten van het artikel, de voorraadstatus, de inkoopstatus enz. Magazijn Dit tabblad is enkel toegankelijk indien Het bedrijf heeft een artikelvoorraad geactiveerd is bij de bedrijfsinstellingen voor artikel. Standaard magazijn: Indien u gebruik maakt van meerdere magazijnen, kunt u hier kiezen welk magazijn het standaard magazijn moet zijn voor uw gebruiker. Bij het aanmaken van nieuwe voorraadartikelen zal dit magazijn standaard geselecteerd zijn. Wanneer u een artikel invoert bij een offerte, order of inkoop, zal het programma controleren of het artikel is gekoppeld aan uw standaard magazijn. Indien dit niet het geval is, krijgt u de vraag of u toch dit artikel wilt invoeren. Tip! In het bericht dat verschijnt wanneer een artikel niet gekoppeld is aan het standaard magazijn, kunt u ervoor kiezen dat de waarschuwing niet langer verschijnt terwijl u bezig bent met het actuele proces. Dit geldt dan enkel totdat u het actieve venster - offerte, order/factuur of inkoop gesloten hebt. 119

127 ARTIKEL Standaard magazijnlocatie: Is enkel toegankelijk indien Het bedrijf gebruikt voorraadlocatie afgevinkt is bij de bedrijfsinstellingen voor artikel. Kies tussen de toegankelijke locaties voor het magazijn geselecteerd bij Standaard magazijn. Let op! Indien u kiest voor een Standaard magazijnlocatie die niet bestaat voor het artikel, wordt deze niet gekozen. Bedrijfsinstellingen voor Artikel Hier kunt u de instellingen aangeven van de functionaliteit die uw bedrijf wilt gebruiken en bovendien hoe u de prijzen en voorraad wilt aansturen. Het aanpassen van de functionaliteit Hier geeft u aan van welke functionaliteit u gebruik wilt maken voor uw bedrijf. Aanpassingen dragen er aan bij dat het artikelregister overzichtelijker wordt en geheel voor uw gebruik op maat gemaakt kan worden. Het bedrijf heeft een artikelvoorraad: Deze optie aanvinken indien u gebruik wilt maken van de voorraadfunctionaliteit in het artikelregister. Het bedrijf verkoopt samengestelde artikelen (stuklijst): Vinkt u aan indien u gebruik wilt maken van stuklijsten. Het bedrijf wenst prijshistorie voor artikelen te zien: Aan de hand van deze functie wordt de prijshistorie weergegeven in het tabblad Prijs in het artikelregister. Hierdoor kunt u prijzen voor uw artikelen registreren die gelden vanaf een bepaald tijdstip, bijvoorbeeld een campagneprijs. 120

128 INSTELLINGEN VOOR ARTIKEL Het bedrijf biedt korting op artikelen voor individuele klanten: U moet deze optie aanvinken om individuele klanten kortingen te kunnen geven op bepaalde artikelen. Heeft u dit aangevinkt, dan wordt het tabblad Relatiebeheer onder het tabblad Korting in het artikelregister actief. U kunt de keuze bij elk artikel overschrijven door Geen individuele kortingen voor het artikel aan te vinken. Het bedrijf biedt volumekorting op artikelen: U moet dit aanvinken om gebruik te kunnen maken van volumekortingen op uw artikelen. Heeft u dit aangevinkt, dan wordt het tabblad Aantal onder het tabblad Korting in het artikelregister actief. Het bedrijf biedt korting op artikelen voor groepen klanten: U markeert dit alternatief indien u kortingen wilt geven op bepaalde artikelen aan bepaalde groepen klanten. Heeft u hier aangevinkt, wordt het tabblad Categorie onder het tabblad Korting in het artikelregister actief. Het bedrijf doet inkopen gebaseerd op verkooporders: Om de mogelijkheid te hebben om inkopen met artikelen van de verkooporder aan te maken, moet u deze optie aanvinken. Het bedrijf verkoopt artikelen via het Internet: Vink deze optie aan indien u gebruik wilt maken van de mogelijkheid om uw artikelen via het Internet te verkopen. Het bedrijf werkt met varianten gebaseerd op bijvoorbeeld kleur, maat, eenheid: Aanvinken indien u artikelen heeft die in een aantal verschillende uitvoeringen geleverd kunnen worden. Het bedrijf registreert het volume en gewicht van artikelen: Aanvinken indien u deze waarden bij uw artikelen wilt registreren. Het bedrijf verkoopt artikelen met milieuheffingen of andere speciale heffingen: Vink deze optie aan wanneer u artikelen verkoopt die belast zijn met een milieuheffing of andere heffingen. Prijzen Basis voor kostprijs: Hier geeft u aan of wat de basis vormt voor de berekening van de kostprijs bij offerte en order/factuur. 121

129 ARTIKEL Artikelregister: Betekent dat het systeem het veld Kostprijs in het artikelregister gebruikt als basis voor de kostprijs bij offerte en order/factuur. Inkoopprijs: Betekent dat het systeem werkelijke, geregistreerde voorraadtransacties gebruikt als basis voor de kostprijs bij offerte en order/factuur. Indien er geen voorraadtransacties zijn, worden de waarden gehaald van inkopen die niet ontvangen zijn. Zijn er geen niet-ontvangen inkopen, worden de waarden gehaald van het veld Inkoopprijs in het artikelregister, in het tabblad Prijs. Indien u kiest voor Inkoopprijs, wordt het veld Kostprijs is gelijk aan 'Kosten' uit artikelkaart plus inkoopprijs actief bij de bedrijfsinstellingen voor Offerte/Order/Factuur, in het tabblad Prijs/Korting. Hier kunt u kiezen of de berekende kostprijs het veld Kosten in de artikelkaart dient te includeren. Aantal decimalen: Hier geeft u aan of u de artikelprijzen met 2 of 4 decimalen uitgedrukt moeten worden. Deze keuze zal van invloed zijn op de artikelkaart, de prijscalculator, het tabblad korting en het tabblad Leverancier in het artikelregister. Korting op artikelen in de webshop: Indien u een algemene korting wilt geven op de artikelen bij bestelling in de webshop, kunt u hier het percentage aangeven. Vaste kortingsprijs kan ook toeslag zijn: Geldt indien u een Vaste prijs gebruikt voor de artikelen in het tabblad Korting in het artikelregister. Standaard kiest het systeem de laagste prijs van de Vaste prijs die geregistreerd is als korting, en van de Verkoopprijs in de prijscalculator. Vinkt u dit aan, dan wordt de Vaste prijs gebruikt ook indien de vaste prijs hoger is dan de Verkoopprijs en daardoor als een toeslag fungeert. Kosten: Kostprijs inkoop moet inclusief vracht- en andere kosten van leverancier zijn: Hier geeft u aan of vrachtkosten en afhandeling bij de inkoopprijs moeten worden inbegrepen. Kostprijs inkoop moet inclusief transportkosten, accijnzen en heffingen zijn: Geef aan of accijnzen en expeditiekosten bij de inkoopprijs moeten worden gerekend. Bijwerken: Inkoop- en kostprijs op de artikelkaart bijwerken bij het boeken van de inkoop: Deze zal dan meteen worden bijgewerkt wanneer de prijzen op de artikelregels in het venster Artikelontvangst worden gewijzigd. Artikelen bijwerken als de leverancier bij inkoop de standaardleverancier is: Aanvinken indien u wilt dat de instelling betreffende bijwerken van inkoopprijs in de artikelkaart niet van toepassing moet zijn op andere dan de standaard leverancier. Bijwerken voorraadwaarde magazijn Kostprijs ingekochte artikelen boeken bij inkoop (geen boeking van voorraadwaarde): Dit zorgt ervoor dat er niet automatisch boekstukken worden geboekt bij veranderingen in de voorraad. De artikelkosten worden geboekt wanneer u de leveranciersfactuur van de inkoop boekt. Kostprijs ingekochte artikelen boeken bij verkoop (boeking van voorraadwaarde): De kosten worden in rekening gebracht op het punt van verkoop voor alle artikelen. Andere voorraadtransacties worden zo ingeboekt zodat de voorraad wordt gewijzigd. Per artikel instellen, kostprijs boeken bij inkoop of verkoop: Als u deze optie kiest, krijgt u een instelling in het Artikelregister, in het tabblad Instellingen, waar u voor elk artikel kunt kiezen of de voorraadwaarden worden bijgewerkt in de boekhouding of dat de kosten bij het inboeken van de leveranciersfactuur worden ingevoerd. Voorraadwaarde op de balansrekening is inclusief kosten bovenop de inkoopprijs: U vinkt deze optie aan indien u wilt dat bij de inkoopwaarde van de verkoopregels de inkoopkosten 122

130 INSTELLINGEN VOOR ARTIKEL inbegrepen moeten zijn bovenop de inkoopprijs bij de voorraadwaarde voor de artikelen die op de balansrekening geboekt wordt. Dit zal tot uitdrukking komen in de rapporten betreffende de voorraadwaarde en in de Magazijnmodule. Voorraadwaarde aanpassingen boeken op rekeningen: U kunt kiezen of voorraadwaarde aanpassingen gelezen kunnen worden op de rekeningen. Er worden dan 2 extra boekstukregels geboekt bij artikelontvangst en artikellevering. Toeslagen: Lees meer over toeslagen in het hoofdstuk "Artikel" in de introductiehandleiding "CRM, verkoopondersteuning en e-commerce". Voorraad Voorraad bijwerken: Hier geeft u aan of de voorraad moet worden bijgewerkt op het moment dat de factuur, pakbon of inzamellijst wordt afgedrukt. Principes voor bijwerken van magazijnen: Hier geeft u aan of gebruik wilt maken van FIFO (First In - First Out) of LIFO (Last In - First Out). Let erop dat artikelen met een houdbaarheidsdatum ingezameld worden volgens de datum. De artikelen met de vroegste datum worden eerst ingezameld, onafhankelijk van het principe voor bijwerken van magazijn. Aantal decimalen voor voorraadeenheid: U kunt desgewenst de voorraad met tot drie decimalen aangeven. Selecteert u één of meerdere decimalen, dan kunt u artikelen die kleiner zijn dan een hele eenheid ook verkopen via de webshop. U moet hiervoor aanvinken voor de desbetreffende artikelen in het tabblad Webshop, in de artikelkaart. Het bedrijf gebruikt voorraadlocatie: Indien u voorraden heeft op meerdere locaties en u deze deel wilt laten uitmaken van de voorraadadministratie, moet u dit veld aanvinken. Vink ook eventueel aan Het bedrijf slaat hetzelfde artikel op in dezelfde voorraad op verschillende locaties. Het bedrijf verkoopt goederenpartijen: Moet aangevinkt worden indien u de mogelijkheid wilt hebben om een verplicht partijnummer te kunnen gebruiken bij artikeltransacties. Deze instelling zal dan beschikbaar zijn in het tabblad Instellingen van het artikel. 123

131 ARTIKEL Het bedrijf verkoopt artikelen met een houdbaarheidsdatum: Moet aangevinkt worden indien u de mogelijkheid wilt hebben om een verplichte houdbaarheidsdatum te kunnen gebruiken bij artikeltransacties. Deze instelling zal dan beschikbaar zijn in het tabblad Instellingen van het artikel. Het bedrijf verkoopt artikelen met een serienummer: Moet aangevinkt worden indien u de mogelijkheid wilt hebben om een verplicht serienummer te kunnen gebruiken bij artikeltransacties. Deze instelling zal dan beschikbaar zijn in het tabblad Instellingen van het artikel. Nummers worden handmatig ingezameld: Moet aangevinkt worden wanneer bij verkooptransacties het serienummer handmatig moet worden ingegeven. Een inzamellijst afdrukken bij levering van artikelen: Aanvinken indien u wilt dat er een inzamellijst wordt afgedrukt bij de levering van artikelen. U kunt ook het aantal exemplaren van de afdruk aangeven. Een pakbon afdrukken bij levering van artikelen: Aanvinken indien u wilt dat er een pakbon wordt afgedrukt bij de levering van artikelen. U kunt ook het aantal exemplaren van de afdruk aangeven. Een ontvangsbewijs afdrukken bij goederenontvangst: Aanvinken indien u wilt dat er een ontvangstbewijs wordt afgedrukt bij de ontvangst van artikelen. U kunt ook het aantal exemplaren van de afdruk aangeven. Bij een negatieve goederenontvangst/bij negatief crediteren van de inkoop wordt er een retourbon afgedrukt. Standaardwaarden Hier kunt u de gewenste standaardwaarden aangeven die automatisch ingevoerd moeten worden wanneer u nieuwe artikelen registreert. U kunt hier ook de naam van een aantal velden in het artikelregister wijzigen. Standaard artikelsjabloon: Hier kunt u kiezen welk soort artikel als standaard aangemaakt moet worden bij de registratie van nieuwe artikelen in het artikelregister. 124

132 INSTELLINGEN VOOR ARTIKEL Verkoop Btw en Inkoop Btw: Hier bepaalt u het standaard BTW-tarief voor nieuw te registreren artikelen. Dit kan op de artikelkaart overschreven worden. Artikelgroep: Kies een groep in de afrollijst indien u wenst dat alle nieuwe artikelen standaard tot een bepaalde artikelgroep dienen te horen. Taal bij ontbrekende omschrijving: Wanneer u een artikelnaam in verschillende talen wilt invoeren, kunt u aangeven welke taal standaard moet zijn bij ontbrekende omschrijving van nieuwe artikelen. Prijscalculator: Wordt gebruikt wanneer u de verkoopprijs van een artikel berekent. De standaardwaarden bepalen hoe de calculator de verschillende prijsvelden moet bijwerken. Standaardinstellingen voor artikelen met varianten: Deze instellingen gelden als standaard voor alle artikelvarianten. Dit vergemakkelijkt wezenlijk het proces bij het aanmaken van nieuwe hoofdartikelen met varianten, vooral indien u vele verschillende artikelen heeft die verkocht worden met dezelfde varianteigenschappen. De standaardinstellingen kunnen overschreven worden voor elk hoofdartikel in het tabblad Variant, onder Instellingen voor varianten. Lees meer over artikelvarianten in het hoofdstuk "Artikel" in de introductiehandleiding "Administratie, logistiek en personeel". Veldomschrijvingen: Veldomschrijvingen kunnen aangepast worden aan de artikelen die u verkoopt en zijn gemeenschappelijk voor het gehele artikelregister. U kunt de benaming van de velden Eenheid, Aantal per eenheid, Volume en Gewicht wijzigen. Aantal artikelgroep niveaus: Hier definieert u het aantal niveaus in de artikelgroepen dat u wilt gebruiken. Hier kunt u van 1 tot 4 aangeven. Voorraad in webshop weergeven: De voorraad kan in de webshop weergegeven worden volgens verschillende principes. U kunt ook kiezen voor Grafisch om de voorraad grafisch te symboliseren. Lees meer hierover in het hoofdstuk "E-commerce" in de introductiehandleiding "CRM, verkoopondersteuning en e-commerce". 125

133 ARTIKEL OVER HET OPZETTEN EN ONDERHOUDEN VAN ARTIKELEN Over het algemeen kan het handig zijn om artikelen onder te verdelen met de indeling die het systeem nodig heeft m.b.t. informatie over de vraag of het artikel een voorraadartikel, een stuklijst, een arbeid/dienst of geen van deze mogelijkheden is. De gebruikte onderverdeling varieert vaak enorm van bedrijf tot bedrijf. Voor het onderverdelen van artikelen kunt u de artikelcategorie, de productgroep en eventueel gekoppelde subgroepen gebruiken. De artikelcategorie en de artikelgroep worden ingesteld en bewerkt in het standaardregister. U vindt dit register via Beeld - Instellingen - Bedrijf - Standaardregister. Standaardregister wijzigen! U kunt met de rechtermuisknop klikken in het veld met de alternatieven voor selecties vanuit het standaardregister. Hiermee geeft u de optie Standaardregister wijzigen weer en opent u het standaardregister, zodat u alternatieven rechtstreeks in het register kunt bewerken of toevoegen. Voorbeeld: In het venster Order/Factuur op het tabblad Tekst. Klik met de rechtermuisknop op het veld naast Tekst selecteren en klik op Standaardregister wijzigen. Artikelcategorie U kunt een artikelcategorie selecteren uit de vervolgkeuzelijst in het bovenste deel van de artikelkaart. De artikelcategorie wordt vaak gebruikt om een eenvoudige onderverdeling aan te brengen. Een loodgietersbedrijf zal bijvoorbeeld categorieën aanmaken voor uren, materialen, reistijd, onderaannemers enz. De onderverdeling in artikelcategorieën heeft geen gevolgen voor de administratiemodule. Bij het afdrukken van een rapport kunt u indien nodig een filter voor de artikelcategorie toepassen. U kunt geen kortingen per artikelcategorie toekennen, maar u kunt wel tegelijkertijd prijzen aanpassen voor een hele categorie, eventueel in combinatie met andere criteria. Dit doet u met behulp van de functie Prijsaanpassing. Artikelcategorieën worden ingesteld en bewerkt in het standaardregister. U opent dit via Beeld - Instellingen - Bedrijf - Standaardregister. Artikelgroep U kunt een artikelgroep voor het artikel selecteren uit de vervolgkeuzelijst rechtsboven in het bovenste deel van de artikelkaart. Artikelgroepen kunnen worden gebruikt als het bedrijf een meer gedetailleerde onderverdeling voor zijn artikelen nodig heeft. Een loodgietersbedrijf zal bijvoorbeeld de artikelcategorie "uren" verder onder willen verdelen in planning, afgeronde werkzaamheden, reistijden enz. Het onderverdelen van artikelen in artikelgroepen kan, als u dat wilt, gevolgen hebben voor de administratiemodule. Een artikelgroep kan bijvoorbeeld naar een specifieke verkooprekening in het grootboek worden geleid. Bij het afdrukken van een rapport kunt u indien nodig een filter op artikelgroep toepassen en u kunt het filter ook met andere criteria combineren. Het is mogelijk om uw klanten verschillende kortingen te bieden op basis van de verschillende artikelgroepen. Ook kunt u de prijzen voor een hele artikelgroep in één keer aanpassen, eventueel in combinatie met andere criteria. Dit doet u met behulp van de functie Prijsaanpassing. 126

134 OVER HET OPZETTEN EN ONDERHOUDEN VAN ARTIKELEN Bij de module-instellingen voor Artikel kunt u, als u dat handig vindt, aangeven welke artikelgroep er bij het aanmaken van een nieuw artikel standaard moet worden weergegeven op de artikelkaart. Subgroep Een artikelgroep kan verschillende subgroepen bevatten. Ook deze kunt u instellen in het standaardregister. Elke artikelgroep kan zodanig worden bewerkt dat u er subgroepen aan toe kunt voegen. Bij de module-instellingen voor Artikel kunt u bepalen hoeveel artikelgroepniveaus u wilt gebruiken. Het maximaal beschikbare aantal niveaus is 4. Als u het maximum selecteert, bevat de artikelkaart een veld voor artikelgroep plus drie subgroepvelden. Subgroepen hebben geen gevolgen voor administratieprocessen. Alleen voor het hoogste niveau (artikelgroep) kunt u de verkooprekeningen voor artikelgroepen toekennen. U kunt ook geen kortingen per subgroep toekennen. U kunt echter wel een filter voor de subgroep toepassen, zodat u bijvoorbeeld de prijs voor alle artikelen in een bepaalde subgroep kunt wijzigen met behulp van de functie Prijsaanpassing. Een subgroep instellen 1. Open het standaardregister, bijvoorbeeld door met de rechtermuisknop te klikken in het veld Artikelgroep op de artikelkaart en te kiezen voor Standaardregister wijzigen. 2. Markeer de artikelgroep waarvoor u een subgroep wilt aanmaken. 3. Klik op Bewerken. 4. Activeer (klik in) het grote veld in het venster en klik op Bewerken. 5. Voer een naam in voor de subgroep in het kleinere tekstvak bovenaan. 6. Klik op Vorige. Controleer of de subgroep is toegevoegd aan het grotere venster onderaan. 7. Klik op Vorigeen vervolgens op OK. De subgroep kan nu worden geselecteerd. Als u meer subgroepen wilt toevoegen, kunt u dit direct na stap 6 in de bovenstaande instructies doen. 127

135 ARTIKEL U kunt in de module-instellingen voor Artikel aangeven hoeveel artikelgroepniveaus u wilt toepassen. U kunt maximaal 4 niveaus selecteren. Als u het maximum selecteert, bevat de artikelkaart een veld voor artikelgroep plus drie subgroepvelden. Onderhoud De procedure voor Bijwerken van selectie artikelen is een tool waarmee het wijzigen van dezelfde waarden voor meerdere artikelen tegelijk in het artikelregister een stuk eenvoudiger wordt. Met deze tool doet u dit veel sneller, zonder dat u handmatig het volledige artikelregister hoeft door te lopen. Als u een artikel wilt dupliceren/kopiëren, kunt u dit eenvoudig doen door op de knop Dupliceren op de werkbalk te klikken. Om er zeker van te zijn dat uw artikelen met de meest actuele prijs worden weergegeven, kunt u gebruik maken van de procedure Prijsaanpassing voor het aanpassen van de verkoopprijs, inkoopprijs, kosten en brutowinst voor meerdere artikelen tegelijk. Eerst past u een filter toe en vervolgens selecteert u welke prijzen moeten worden aangepast voor de filterresultaten. Een artikel dat niet meer in gebruik is, kan niet worden verwijderd als het is opgenomen in één of meer transacties. U kunt het echter wel de status non-actief geven, zodat verdere activiteiten met dat artikel niet meer mogelijk zijn. Een selectie artikelen bijwerken De wizard voor Bijwerken selectie artikelen is een hulpmiddel om het werk met het gelijktijdig wijzigen van waarden in het artikelregister te vereenvoudigen. Met de wizard als hulpmiddel kunt u het werk sneller uitvoeren en zonder dat u het gehele artikelregister handmatig behoeft door te nemen. Met behulp van deze wizard kunt u aangeven welke artikelen gewijzigd moeten worden en welke nieuwe waarden de artikelen moeten krijgen. U start de wizard via het menu Beeld - Artikel - Bijwerken selectie artikelen. Tip! In de helpbestanden (druk op F1) vindt u meer informatie over hoe de wizard voor het bijwerken van waarden van een selectie artikelen fungeert. Hoe een artikel dupliceren? Wanneer u een artikel wilt dupliceren/kopiëren, dan kunt u dit doen door te klikken op de knop Artikel Dupliceren. Er verschijnt een nieuw venster met een nieuw voorgesteld artikelnummer. U kunt dit nieuwe nummer overschrijven. Wanneer u een nummer kiest dat reeds in gebruik is, dan verschijnt er een bericht dat zegt dat u een ander nummer dient te kiezen. Let op! Wanneer er een Filter actief is tijdens het dupliceren, dan zal het filter op non-actief worden gesteld. 128

136 OVER HET OPZETTEN EN ONDERHOUDEN VAN ARTIKELEN Kan ik de artikelcode wijzigen? Het is niet mogelijk een artikelcode te veranderen die al is aangemaakt en in gebruik genomen is in Mamut. Terwijl u nieuwe artikelen aanmaakt kunt u de artikelcode, die wordt voorgesteld, overschrijven. De overige velden kunt u nog veranderen nadat het artikel is aangemaakt. U kunt ook de wizard voor Bijwerken van selectie artikelen gebruiken voor een snelle effectieve manier om waarden van verschillende artikelen tegelijkertijd te wijzigen. Artikelgegevens importeren In Mamut kunt u artikelen importeren en prijzen van bestaande artikelen bijwerken met behulp van de functie voor Importeren van Artikelgegevens. U kunt een artikel- of prijslijst van uw leveranciers importeren of een eigen lijst aanmaken in Microsoft Excel die u importeert. Import van artikelen is tijdbesparend in vergelijking met het handmatig invoeren van artikelen in het artikelregister. Om artikelgegevens te kunnen importeren klikt u op Nieuw en maakt u een nieuwe import aan. Bij Importinstellingen definieert u o.a. hoe een bestand is opgebouwd, wat bijgewerkt wordt en regels voor het nieuwe artikel. Wanneer u de gewenste instellingen voor de import hebt gekozen, klikt u op Import starten om het inlezen van de artikelen/prijzen uit het geselecteerde bestand. Hierna krijgt u een overzicht van Ingelezen artikelen die u kunt importeren. Vergeet niet dat het bestand dat u wilt importeren gesloten moet zijn. Het importeren mislukt als dit niet het geval is. Tip! Maak altijd een reservekopie voordat u gegevens importeert. Wanneer de import niet naar verwachting verloopt, dan kunt altijd terugkeren naar het aanvankelijke uitgangspunt. Instellingen voor import van artikelgegevens Voordat u artikelgegevens kunt importeren moet u de instellingen kiezen voor de importroutine. Begin met een Omschrijving van de import. Daarna kiest u de Leverancier waarvan u de artikelen importeert, wat u doet door op de zoek-knop te klikken rechts van het veld. Vul ook de bestandlocatie in voor de import van de artikellijst door op de zoek-knop bij Bestand te klikken. Door op Kortingsgroepen te klikken en daarna op Nieuw kunt u verschillende kortingsgroepen aanmaken die de inkoopprijs van de geïmporteerde artikelen veranderen. Let op, de kortingbedragen zelf worden niet ingevoerd in het artikelregister na de voltooide import. Deze kortingsgroepen zijn slechts bedoeld voor het bijstellen van de prijs tijdens de import en om eventueel een code in te voegen vóór de artikelcode voor de artikelen met een korting. Het is ook mogelijk de inkoopprijzen te bewerken in het importbestand of in het venster Ingelezen artikelen. BELANGRIJK: Wanneer u een prijsbestand importeert in een vreemde valuta, dan is het belangrijk de juiste valuta voor de leverancier in te voeren in de relatiekaart. Kies daarna de instellingen voor de verschillende tabbladen: 129

137 ARTIKEL Algemeen In het tabblad Algemeen geeft u o.a. aan hoe de basis voor de Inkoopprijs, Kosten en Brutowinst wordt berekent tijdens de import. Basis voor inkoopprijs: Geef aan of de basis voor de inkoopprijs de ingelezen prijs van het importbestand is of de ingelezen prijs minus de korting van de Kortingsgroepen is. Basis voor kosten: Hier bepaalt u wat de basis is voor de kosten. U kunt ervoor kiezen de kosten niet te wijzigen, maar de kosten van het bestaande artikel op te halen. Of u kiest om de kosten als % van de inkoopprijs in te stellen of de kosten op nul in te stellen. Basis voor brutowinst: Hier kiest u wat de basis van de brutowinst is. U kunt kiezen voor een vaste brutowinst als % van de kostprijs, de bestaande brutowinst te behouden of een brutowinst als % in te stellen, dat de brutowinst de verkoopprijs onveranderd laat, of dat u de regel in prijsberekening gebruikt. Als u de verkoopprijs importeert, dan zal u de Brutowinst niet kunnen veranderen. Let op! De Verkoopprijs is altijd = Inkoopprijs + Kosten + Brutowinst. Maak een nieuwe prijsregel aan voor elke import waarvoor de prijzen zijn gewijzigd: Door deze functie aan te vinken, krijgt u een prijsregel in de artikelkaart per prijswijziging en zo kunt u de prijshistorie voor het artikel bijhouden. Informatie over bestaande artikelen bijwerken: U kunt kiezen welke informatie van bestaande artikelen u wilt bijwerken. U kunt alle informatie bijwerken, alle informatie behalve de artikelnaam bijwerken, alleen de prijzen of leveranciersprijzen bijwerken. Artikelcode optellen met: Hier kunt u een combinatie van tekens aangeven die voor de artikelcode geplaatst worden. Bijvoorbeeld: Twee artikelcodes 4444 en Schrijft u bijvoorbeeld R5T in het veld Artikelcode optellen met wordt deze tekst voor alle artikelcodes geplaatst. Bijvoorbeeld R5T4444 en R5T Achtervoegsel artikelcode aan leveranciersnummer toevoegen: Hier kunt u aangeven of ook de artikelcode van de leverancier een extra artikelcode krijgt als achtervoegsel. Als u deze instelling gebruikt samen met Artikelcode optellen met (hierboven), wordt bij het importeren het Artikelcode optellen met + artikelcode in het bestand vergeleken met het Productnummer leverancier in het programma. Regels voor nieuwe artikelen Brutowinst als % van kostprijs voor nieuwe artikelen: Hier kiest u welk percentage van de kostprijs de brutowinst zal vormen voor de nieuwe artikelen. Artikelgroep en Subgroep 1: Hier kiest u tot welke Artikelgroep en Subgroep de geïmporteerde artikelen behoren. De instellingen gelden alleen voor artikelen in het importbestand wanneer u geen andere artikelgroepen/ subgroepen heeft gedefinieerd. Dezelfde artikelcode als leverancier: Door deze functie aan te vinken, zult u de artikelcode van de leverancier importeren. Als u niet voor deze functie kiest, dan zullen de artikelen die u importeert codes krijgen uit uw artikelcodeserie. Behoort tot gedefinieerde artikelcode kortingsgroep: De informatie in de kolom waar de kortingsgroep staat, zal voor de huidige artikelcode verschijnen. Bijv.: De artikelcode is 100. De kortingsgroep ligt in kolom 7. In kolom 7 en op artikelcode 100 staat xx. De nieuwe artikelcode is dan xx100. Nieuwe artikelen moeten worden gemarkeerd met 'Voorraad bijwerken': Door deze functie aan te vinken zullen nieuw geïmporteerde artikelen automatisch geselecteerd worden voor Voorraad bijwerken in het tabblad Voorraad in het artikelregister. 130

138 OVER HET OPZETTEN EN ONDERHOUDEN VAN ARTIKELEN Bestand importeren Bestandstype: Hier kiest u welk bestandstype u wilt importeren. Scheiding: Wanneer de velden in het bestand gescheiden worden door scheidingstekens, dan geeft u dat hier aan. Bijvoorbeeld "Schroeven, 200". Hier kost het artikel Schroeven, 200 Euro. De twee velden zijn gescheiden door een komma, met andere woorden een komma-gescheiden bestand. Wanneer de velden met een tab zijn gescheiden, geeft u dat in het volgende veld hieronder aan. Tab: Vinkt u aan als het bestand is gescheiden met tabs. MS-DOS-bestand: Vinkt u aan als het bestand dat u wilt importeren in DOS-formaat is. Niet inclusief artikelcode = 0: Artikelen die geen artikelcode hebben in het bestand, zullen niet geïmporteerd worden indien u dit heeft aangevinkt. Ongewenste tekens verwijderen: Het importbestand kan tekens bevatten die u niet wilt importeren. Het meest voorkomende voorbeeld hiervan is het teken. Vaak kan een artikelcode in een bestand op de volgende manier zijn aangegeven xxxxxx. Door in het veld aan te geven, wordt het teken verwijderd tijdens het importeren. Aantal startregels genegeerd: Als u regels bovenin de lijst heeft die u niet wilt importeren, kunt u het aantal regels selecteren en verwijderen. Bestandstructuur Hier geeft u de plaatsing van de kolommen aan voor de verschillende kolommen van het importbestand. U geeft kolommen aan voor Artikelcode, Artikelomschrijving, Inkoopprijs (Netto), Kortingsgroep, Verkoopprijs (Netto), Artikelgroep en EAN/code. De plaatsing van de kolommen geeft u aan bij de import van formaten die nummering bevatten (bijv. een import van een Excelbestand). Het is dan niet mogelijk iets in te voeren in de kolommen 'Van' en 'Tot'. In sommige gevallen (bijv. bij ASCII, vaste kolombreedte) is het kolomnummer afgesloten voor registratie. In dat geval geeft u de plaatsing van de beginkolom 'Van' en de eindkolom 'Tot' aan. Ingelezen artikelen Nadat u op Import Starten in het venster Artikelimport hebt geklikt, krijgt u een overzicht van alle ingelezen bestanden. Door op Filter te klikken kunt u artikelen filteren en alleen die artikelen importeren die relevant zijn. Wanneer u heeft besloten welke artikelen u wilt importeren, dan klikt u op Import starten. 131

139 ARTIKEL TOESLAGEN Toeslagen (milieutoeslagen) Met behulp van Toeslagen kunt u vaste toeslagen invoeren welke verplicht zijn bij de verkoop van bepaalde artikelen. Toeslagen kunnen in het programma op verschillende manieren berekend worden, bijv. per stuk, per gewichtseenheid of als percentage van verschillende prijzen. De instellingen hiervoor vindt u bij de bedrijfsinstellingen van het artikel. De toeslagen zullen op een aparte rekening geboekt worden. De prijzen worden als deel van de prijs van het artikel berekend. Wanneer u bijvoorbeeld een vaste toeslag van 10,- per artikel rekent, wordt deze opgenomen in de verkoopprijs. Let op! Enkele speciale toeslagen worden bovenop de prijs van het artikel berekend. Voor dit soort toeslagen kunt u een apart artikel aanmaken en deze toeslag op de bijbehorende order verrekenen. Let op de juiste verkooprekening voor het artikel. U kunt eventueel ook een toeslag instellen welke gelijk is aan 100% van de verkoopprijs van het artikel, zodat de functionaliteit voor het inboeken op eenzelfde manier uitgevoerd wordt als hieronder beschreven staat. Factuur Toeslagen worden bij het totaalbedrag op de factuur aangegeven. Voor het toevoegen van een toeslag op een bestaande order, kunt u op het tabblad Diversen kiezen voor Toeslag op dezelfde facturen. Boekingen Bij het factureren worden toeslagen geboekt in het grootboek. Naar welke rekening deze boeking gemaakt wordt is afhankelijk van wat er in de administratieve instellingen is aangegeven. Beeld - Instellingen - Bedrijf - Module-instellingen - Administratie - Administratieve instellingen - Systeemrekening. In de rekeninggroep Factuur kunt u zien op welke rekening toeslagen geboekt worden. U kunt dit hier aanpassen. Rapport Het rapport Omzet per artikel toont de omzet over een bepaalde periode voor artikelen met speciale toeslagen. U kiest het tabblad Geavanceerd in de Rapport Wizard en klikt op Nieuw. Schakel Artikel uit, selecteer Toeslagen en klik op Volgende. In de afrollijst Waarde kunt u de toeslaggroep selecteren. Klik hierna op OK. In het selectievenster, in het tabblad Order en Datum/Bedrag kunt u eventueel ook de factuurdata instellen, zodat u de rapporten van een bepaalde periode verkrijgt. 132

140 TOESLAGEN Aan de slag met toeslagen Zo gaat u aan de slag met toeslagen 1. Activeer toeslagen in het menu Beeld- Instellingen Module-instellingen - Artikel Functionaliteit door Het bedrijf verkoopt artikelen met milieuheffingen of andere speciale heffingen aan te vinken. 2. Geef aan of er voor nieuwe klanten standaard toeslagen berekend kunnen worden. Dit doet u bij de bedrijfsinstellingen voor relatiebeheer met behulp van de knop Geavanceerd. 3. Het aanmaken van groepen of het bewerken van toeslag groepen. Dit doet u bij de bedrijfsinstellingen van het artikel, in het tabblad Prijzen en de knop Toeslagen. 4. Het activeren van toeslagen voor bestaande klanten. Dit doet u in de relatiekaart, in het tabblad Instellingen en de knop Klant. Kies Ja in de afrollijst Toeslagen. U kunt eventueel de functie Veranderen van waarden voor een selectie relaties gebruiken voor het activeren van alle relaties of een selectie van bestaande relaties. Vergeet niet eerst een reservekopie te maken. 5. Het selecteren van toeslagen per artikel. Dit doet u op de artikelkaart, in het tabblad Prijs en in de afrollijst Toeslagen. De toeslagen worden nu gespecificeerd op de factuuruitdraaien van facturen van klanten voor wie aangegeven is dat er een toeslag berekend zal worden en wanneer de factuur artikelen bevat die aan toeslagen gekoppeld zijn. Hoe toeslagen invoeren? Zo voert u toeslagen in 1. Kies Beeld Instellingen Bedrijf Module-instellingen Artikel Prijzen Toeslagen. 2. Klik op Nieuw. U kunt ook op Bewerken klikken wanneer u de instellingen voor reeds bestaande toeslagen wilt wijzigen. 3. Voer de BTW-code in het veld Groep in. 4. Voer desgewenst een Omschrijving van de BTW-code in. 5. Bepaal welke code er geldt voor de toeslag in de afrollijst Bewerking. 6. Voer de waarde in die gekoppeld zal worden met de bewerkingstatus. Wanneer u bijvoorbeeld heeft gekozen voor een % van de kostprijs als bewerkingstatus, kiest u bijv. 0,10 als Waarde om aan te geven dat de toeslag 10 procent zal zijn. 7. Klik op OK. De ingestelde toeslagen kunnen nu gebruikt worden. Wanneer de toeslagen gebaseerd zijn op een gewichtseenheid, is de standaardgewichtseenheid 1,000 kg. Dit gebruikt u als uitgangspunt, zodat wanneer de toeslag bijv. 1,- per 100g is, u 10,- voor deze toeslag in kan voeren. 133

141 ARTIKEL ARTIKELVARIANTEN Een bedrijf kan artikelen in verschillende varianten verkopen, bijvoorbeeld verschillende kleuren en maten. Om de registratie hiervan te vereenvoudigen kunt u een hoofdartikel invoeren en de artikelvarianten daaraan koppelen. Dit maakt inkopen bij de leveranciers gemakkelijker. U kunt de gegevens per variant invoeren, artikelnamen automatisch aanmaken, orders plaatsen met een reeks verschillende varianten van één artikel enz. Het is ook mogelijk artikelen met varianten in de webshop aan te bieden. NB! De functionaliteit betreffende artikelvarianten vereist een licentie voor een additioneel product in bepaalde programmaversies. Aan de slag met varianten Om het gebruik van artikelvarianten te activeren heeft u een programmaversie nodig met een licentie hiervoor en moet u Het bedrijf werkt met varianten gebaseerd op bijvoorbeeld kleur, maat, eenheid aanvinken in de bedrijfsinstellingen voor Artikel, in het tabblad Functionaliteit. Hier kunt u ook Standaardinstellingen voor artikelen met varianten kiezen onder Standaardwaarden, om het aanmaken van nieuwe artikelen met varianten te vereenvoudigen. Een variant kan tot twee varianteigenschappen hebben. Varianteigenschappen zijn bijvoorbeeld kleur en maat. De varianteigenschappen worden in het standaardregister gedefinieerd. Elk van de eigenschappen kan verschillende variantwaarden hebben. Deze definieert u ook zelf op deze plek. Voorbeeld van varianteigenschappen en -waarden Varianteigenschap: Kleur Kleur Kleur Kleur Kleur Variantwaarde: Blauw Rood Groen Geel Wit Als u dit heeft gedaan, kunt u voor het hoofdartikel Artikel heeft varianten aanvinken. Dit doet u in het tabblad Variant in het Artikelregister. NB! Het hoofdartikel kan niet meer als artikel fungeren als het varianten heeft. Op dezelfde plek kunt u via de knop Instellingen voor varianten bepalen welke waarden variëren voor het artikel. Kies bijvoorbeeld Voorraad of EAN-code. Hier geeft u ook aan hoe de artikelnamen worden gevormd, zodat u eenvoudig nieuwe varianten kunt aanmaken, en een eenduidig artikelregister krijgt. Via de knop Instellingen voor varianten geeft u ook aan welke eigenschap(pen) het hoofdartikel heeft. Tip! U kunt al bestaande artikelen bewerken met de functie Bijwerken van selectie artikelen. In het tabblad Variant kunt u de varianteigenschappen bewerken en aangeven hoe de artikelnaam wordt gevormd. U kunt ook de voorraad en plaats voor de variantartikelen bewerken die variëren op voorraad. 134

142 ARTIKELVARIANTEN Varianten bij verkooporders, offerte en inkoop In de Gebruikersinstellingen voor het artikeloverzicht kunt u kiezen om een variantmatrix weergegeven te krijgen met een volledig overzicht van o.a. beschikbare varianten, voorraadstatus en inkoopverhoudingen voor de verschillende varianten wanneer u offertes, orders of inkopen registreert. Andere instellingen U kunt kiezen of u in het Artikeloverzicht de varianten toont als zelfstandige artikelen in dit overzicht. Dit doet u vanuit de Gebruikersinstellingen in Artikelregister of in het artikeloverzicht zelf door Varianten in het artikeloverzicht weergeven te kiezen. Dit brengt wel met zich mee dat de artikellijst vaak erg lang wordt. Deze instelling is dan ook standaard non-actief. U kunt de varianten beneden in de artikellijst zien, waar u een afrollijst vindt met alle gekoppelde varianten. Varianteigenschappen De verschillende varianteigenschappen kunt u aangeven in het Standaardregister. Eigenschappen van varianten kunnen bijvoorbeeld kleur en maat zijn. Elke eigenschap kan verschillende variantwaarden hebben, die u ook zelf aangeeft. U maakt een nieuwe varianteigenschap aan door op Nieuw te klikken. Schrijf de naam van de eigenschap in het bovenste veld. Gelijktijdig kunt u de variantwaarden invullen die deze varianteigenschap zal kunnen hebben. Dit doet u door op Nieuw te klikken en vervolgens op Variant bewerken te klikken. Vul de naam in van de variantwaarde en klik op OK. Herhaal dit voor elke nieuwe waarde die u wilt aanmaken voor deze varianteigenschap. Als u later variantwaarden wenst aan te maken, dan kunt u de varianteigenschap openen in het standaardregister en op Bewerken klikken. Let op! Merk op dat u met de pijltoetsen bij Volgorde wijzigen in het venster Variant bewerken de volgorde aangeeft waarmee de variantwaarden vertoond worden voor het artikel in de webshop. Op deze manier kunt u een logische volgorde aangeven zoals XS - S - M - L - XL - XXL, en niet alfabetisch of in de volgorde waarin de variantwaarden werden aangemaakt. 135

143 ARTIKEL Instellingen voor varianten Varianten kunnen op verschillende manieren afwijken van het hoofdartikel. In het Artikelregister, op het tabblad Variant kunt u via de knop Instellingen voor varianten bepalen welke instellingen dienen te kunnen variëren. De gegevens die niet variëren, worden opgehaald uit de artikelkaart van het hoofdartikel. Tip! In de bedrijfsinstellingen voor artikel kunt u op het tabblad Standaardwaarden de Standaardinstellingen voor artikelen met varianten aangeven. Deze instellingen zullen standaard gelden voor alle nieuwe artikelen. Dit zal het aanmaken van nieuwe hoofdartikelen met varianten eenvoudiger maken, vooral als u veel artikelen heeft met dezelfde varianteigenschappen. De standaardinstellingen kunnen worden overgeschreven voor elk afzonderlijk hoofdartikel, op het tabblad Variant, bij Instellingen voor varianten. Standaardinstellingen: Haalt de standaardinstellingen van de bedrijfsinstellingen. Gebruik deze knop indien u de standaardinstellingen heeft gewijzigd nadat u het artikel aanmaakte en indien u wenst dat voor het artikel de standaardinstellingen moeten gelden. Gegevens die per variant verschillen Vink die gegevens aan die moeten variëren per variant. Vaak zijn dit slechts de magazijngegevens zoals voorraad en EAN-code, maar het is bijvoorbeeld ook mogelijk om een individuele prijs te kiezen voor elke variant. U bewerkt de gegevens op het tabblad Variant in het artikelregister of in de variantmatrix. Prijzen: Vinkt u aan als de prijzen van de varianten verschillen van die van het hoofdartikel. Let op! Het rapport Voorraadwaardelijst kan niet de waarde voor het artikel tonen indien het artikel moet variëren op prijs, maar niet op voorraad. U kunt echter de voorraadwaarde zien op het rapport Voorraadwaardelijst (transacties) of op de Voorraadlijsten-rapporten. Voorraad: Vinkt u aan als de voorraad individueel is voor de varianten. Eenheid: Vinkt u aan als de eenheid van de varianten verschillen van die van het hoofdartikel. Aant. per eenheid: Vinkt u aan om het aantal per eenheid te kunnen wijzigen voor de varianten. EAN-code: Vinkt u aan als de EAN-code van de variant verschilt van die van het hoofdartikel. Artikelcode douane: Vinkt u aan om een ander nummer te registreren dan die van het hoofdartikel. Gewicht: Vinkt u aan om een ander gewicht te kunnen invoeren voor de varianten, verschillend van het hoofdartikel. Volume: Vinkt u aan om een ander volume te kunnen aangeven voor de varianten, verschillend van het hoofdartikel. 136

144 ARTIKELVARIANTEN Instellingen variant Toon artikelcode hoofdartikel bij afdrukken in verkoopmodule: Om de artikelcode van het hoofdartikel te kunnen gebruiken voor het afdrukken bij verkoop en inkoop van het artikel. Als u deze optie niet aanvinkt, dan zal de artikelcode van de variant afgedrukt worden. Variantnamen automatisch aangemaakt Wanneer u variantkoppelingen bij een hoofdartikel aanmaakt, zal een aantal varianten worden aangemaakt die behandeld worden als bijproducten. Voor uw klanten kunnen deze artikelen echter als onafhankelijke artikelen verschijnen. Afhankelijk van de eigenschappen die u invoert voor de variant, kunt u behoefte hebben aan verschillende manieren voor het geven van namen aan de varianten. De instellingen hier vereenvoudigen dit proces, zodat u niet zelf een gedetailleerde artikelnaam hoeft in te voeren voor elke variant. Dit proces wordt geautomatiseerd volgens deze instelling. Kies in de afrollijst Structuur hoe u de naam wilt opbouwen. Varianteigenschap is de eigenschap zoals die gedefinieerd is in het Standaardregister, zoals bijvoorbeeld Kleur, terwijl de variantwaarde de waarde is van de eigenschap, zoals bijvoorbeeld Groen. U krijgt in het onderstaande veld een voorbeeld, waarin gedemonstreerd is hoe de naam van de artikelnaam weergegeven wordt. Varianteigenschappen U kiest in de afrollijst welke varianteigenschappen het hoofdartikel kan hebben. De eigenschappen (bijvoorbeeld Kleur) en de verschillende waarden, die elke eigenschap kan krijgen (bijvoorbeeld Rood, Groen of Geel), geeft u aan in het Standaardregister. Identieke eigenschappen toestaan: Vinkt u aan als u wilt dat meerdere varianten van het artikel identieke combinaties van eigenschappen kunnen hebben. Dit hokje zal aangevinkt zijn als u al varianten met identieke eigenschappen hebt aangemaakt en is niet verwijderbaar zolang dit geldt. 137

145 ARTIKEL Hoe varianten van een artikel aanmaken? U kunt deze procedure volgen voor het aanmaken van één enkele variant. Om vele varianten voor een artikel aan te maken en te bewerken, kunt u onder bepaalde voorwaarden de knop Variantmatrix gebruiken. Vóor het aanmaken van varianten moet u in de bedrijfsinstellingen voor het artikel, in het tabblad Standaardwaarden Standaardinstellingen voor artikel met varianten opzetten. Zo maakt u een variant aan 1. Selecteer het tabblad Variant bij de artikelkaart. 2. Markeer Het artikel heeft varianten. 3. Verander eventueel de instellingen voor varianten en klik op OK. Voorgestelde instellingen worden van de bedrijfsinstellingen gehaald. 4. Klik op Nieuw. 5. Geef de Artikelnaam aan van de variant. 6. Tik de informatie in die van toepassing is op de variant in de instellingen voor varianten. U kunt o.a. de voorgestelde artikelcode overschrijven, markeren of de variant onderdeel kan zijn van een stuklijst, dan wel aanvinken dat de variant als non-actief gemarkeerd moet worden. Welke eigenschappen er gewijzigd kunnen worden is afhankelijk van de instellingen die u heeft aangegeven bij Varianteninstellingen. 7. Informatie die specifiek is voor de variant kunt u invoeren in de tabbladen Prijs, Magazijn en Artikelgegevens. 8. Klik op OK. 9. Herhaal de werkwijze voor het aanmaken van varianten totdat u alle varianten van het product heeft geregistreerd. U kunt meer lezen over het tabblad Variant in de paragraaf over artikelregister. Tip! Als een alternatief, kunt u varianten kopiëren door een variant te selecteren in de lijst en met behulp van de knop Variant kopiëren. Hoe alle varianten/variant links voor een artikel aanmaken en bewerken? 138 Als een artikel in verschillende varianten verkocht wordt, heeft u een koppeling nodig van het hoofdartikel naar de verschillende varianten van het artikel. Let op! Deze procedure veronderstelt dat u eerder varianten heeft aangemaakt voor het hoofdartikel en dat er niet is aangevinkt voor het toestaan van duplicate varianteigenschappen bij de instellingen voor het hoofdartikel. Een alternatief is het aanmaken van varianten door te klikken op Nieuw in het tabblad Variant van het hoofdartikel. Zo doet u het 1. Open het hoofdartikel in het artikelregister. 2. Klik op de Variantmatrix-knop in het tabblad Variant.

146 ARTIKELVARIANTEN 3. In het tabblad Variant links selecteert u een cel met een combinatie van eigenschappen, en klikt u op Maak link aan voor variant voor elke combinatie die u kiest. Er verschijnt een kruisje in de cel voor elke combinatie van varianteigenschappen die u aanmaakt. 4. Aangezien de verkoopprijs kan variëren, kunt u de verkoopprijs bewerken in dit venster door Verkoopprijs te selecteren in de afrollijst Weer te geven informatie. 5. Druk op Sluiten wanneer u klaar bent. U krijgt nu de nieuwe variant links te zien in de lijst in het tabblad Variant. Controleer of de artikelvarianten de juiste namen hebben gekregen. U kunt elke variant bewerken door er dubbel op te klikken. Unieke variaties zoals prijs en voorraadstatus moeten handmatig per variant geregistreerd worden. Let op! Welke velden moeten kunnen variëren per variant geeft u aan bij Variantinstellingen van het hoofdartikel. Hoe de voorraad overbrengen tussen de verschillende artikelvarianten? Om artikelen te kunnen overbrengen tussen varianten, moet u bij Instellingen voor varianten in het tabblad Variant in het Artikelregister hebben aangegeven dat het voorraadniveau per variant verschillend kan zijn. Zo brengt u de voorraad over tussen verschillende varianten 1. Ga naar Beeld - Magazijn - Magazijn - Voorraad. 2. Selecteer de variant waarvan u de voorraad wilt overbrengen. 139

147 ARTIKEL 3. Klik op Varianttransfer (naar andere variant overbrengen). 4. Typ het aantal in dat uit de voorraad opgenomen moet worden van de variant waarvan u de voorraad overbrengt. 5. Typ het aantal voor de variant in dat in de voorraad moet worden bijgeboekt. Gewoonlijk zal dit aantal gelijk zijn aan het aantal dat uit de voorraad wordt opgenomen, maar dit kan afwijken indien de varianten uit verschillende eenheden bestaan. 6. Typ de artikelcode in of blader naar de artikelcode van de variant waarnaar u wilt overbrengen. 7. Kies naar welk magazijn u de voorraad wilt overbrengen. Indien het magazijn waarnaar u wilt overbrengen niet aan het artikel gekoppeld is, wordt u gevraagd of u een koppeling wilt aanmaken. 8. Kies naar welke locatie in het magazijn u wilt overbrengen. Deze keuze wordt uitsluitend weergegeven indien u bij de bedrijfsinstellingen heeft aangegeven dat Het bedrijf slaat hetzelfde artikel op in dezelfde voorraad op verschillende locaties. De voorraad wordt overgebracht. Varianten in de webshop 140 NB! De functionaliteit betreffende artikelvarianten vereist een licentie voor een additioneel product in bepaalde programmaversies. Heeft u een webshop, dan kunt u ook hier uw varianten verkopen. Zo maakt u een variant toegankelijk voor verkoop in uw webshop: 1. Kies Beeld - Artikel - Artikelregister en vind de hoofdvariant die u wenst te verkopen in uw webshop. 2. Kies het tabblad Variant, selecteer de variant die u wenst te verkopen in uw webshop en klik op Bewerken. 3. Vink af voor Moet verkocht worden op één of meerdere webshops. 4. Klik op OK om het venster te sluiten. 5. Herhaal de bovenstaande stappen voor andere varianten van de hoofdartikelen die verkocht worden in de webshop. 6. Klik op Opslaan in de artikelkaart van het hoofdartikel. De varianten kunnen nu overgemaakt worden naar uw webshop.

148 ARTIKELVARIANTEN Zo brengt u varianten over naar uw webshop: 1. Kies Beeld - E-commerce - Website bewerken en kies Artikelen in uw webshop. 2. Controleer dat het hoofdartikel, het artikel waarvan u varianten wenst te verkopen, zich bevindt in de lijst over artikelen die verkocht kunnen worden in de webshop. 3. Klik op Sluiten om uit het venster te gaan. 4. Kies Beeld - E-commerce - Update website voor het opladen van de veranderingen naar uw webshop. De klant kan nu in uw webshop uit de varianten kiezen wanneer hij op Kopen klikt. Tip! Wenst u te tonen dat een artikel varianten heeft in de artikellijst in de webshop, dan kiest u voor Beeld - E-commerce - Website-instellingen. Kies vervolgens het tabblad Instellingen Webshop en het tabblad Overig. Vink af bij Voor artikelen met varianten: Geef de link weer voor de geselecteerde variant in het artikeloverzicht. Voorbeeld: 'Kies eigenschappen'. Beperkingen in het aantal varianteigenschappen De verschillende varianttypen worden gesorteerd volgens de opzet in het Standaardregister. Artikelen die in de webshop worden verkocht, kunnen niet meer dan twee eigenschappen hebben. Wilt u meerdere varianteigenschappen toekennen, bijv. maat, kleur en model, dan moet u een eigen artikel voor één van deze aanmaken. Bijvoorbeeld: T-shirt Het T-shirt heeft de varianten model (dames/heren), maat en kleur. U kunt nu twee artikelen aanmaken: T-shirt dames en T-shirt heren, elk met de varianteigenschappen maat en kleur. In het tabblad Variant in het artikelregister kiest u een Standaardvariant die zal verschijnen wanneer een klant in de webshop gedetailleerde artikelinformatie opvraagt. 141

149

150 Hoofdstuk 3: Verkoopondersteuning In dit hoofdstuk: OFFERTE Offertemodule Offertesjabloon Gebruikersinstellingen voor Offerte Offerteregister Offerteregister Tabbladen in offerteregister Artikelregels Vracht Tekst Diversen Werken met offerte Hoe een offerte aanmaken? Hoe een offerte verwerken/order aanmaken? Hoe een offerte afdrukken? Hoe een groepsofferte aanmaken? Hoe een individuele offerte vanuit een groepsofferte aanmaken? Hoe een vaste offerte aanmaken? Orderregels regenereren Omschrijving van orderregel bewerken ORDER/FACTUUR Hoe een nieuwe order aanmaken? Order/Factuurregister Order/Factuur Tabbladen in order/factuur Artikelregels Vracht Tekst Diversen Instellingen voor Order/Factuur Gebruikersinstellingen voor Order/Factuur Bedrijfsinstellingen voor Offerte/Order/Factuur Facturering en creditering Facturering Hoe factureren/facturen afdrukken? Hoe een kopiefactuur afdrukken? Hoe een contantfactuur aanmaken? Hoe een factuur crediteren? Hoe een onafhankelijke creditnota aanmaken? Wizard voor het dupliceren van offerte/order/factuur Verzamelfacturering van order

151 Over kredietlimiet en kredietstop Afdrukken en rapporten Order- en voorraadrapporten afdrukken Hoe een vaste tekst invoeren bij Order/Factuur? Een factuur afdrukken in een vreemde taal Meerdere kopieën van facturen afdrukken Valuta Gebruik van valuta op een Order/Factuur Hoe factureren in de valuta van de klant? Inkoop en magazijn in Order/Factuur Hoe artikelen leveren? Nalevering Artikelstroomvenster Inkoopplanning Hoe een inkooporder op basis van een verkooporder aanmaken? PRIJZEN EN KORTINGEN Over prijzen van de artikelen De prijs van een selectie artikelen wijzigen - Prijsaanpassing Hoe de prijs van een artikel wijzigen? Kortingsinstellingen opslaan - Kortingenregister Over leverings- en betalingsvoorwaarden Hoe een nieuwe betalingsvoorwaarde aanmaken? Betalingsvoorwaarden ABONNEMENTSFACTURERING Aan de slag met abonnementsfacturering Abonnementsregister Hoe een nieuw abonnement aanmaken? Klantabonnementen Hoe een nieuw klantabonnement aanmaken? Abonnementsfactureringen Wizard voor aanmaken van orders op basis van klantabonnement 1: Wizard voor aanmaken van orders op basis van klantabonnement 2: Hoe aangemaakte orders op basis van abonnementen factureren? Hoe kan ik abonnementsfacturering gebruiken met een jaarlijkse facturering? PROGRAMMAVERSIES ZONDER ADMINISTRATIEFUNCTIONALITEIT Follow-up van facturen Betalingsoverzicht, facturen Registreren van betaling Herinneringen Verder betalingsbeheer Factoring Incassobericht Incasso Verkoopbudget Afrollen - Verkoopbudget

152 OFFERTE OFFERTE Offertemodule Offerte is een effectieve module om offertes aan te maken voor individuele klanten of om grotere offertes aan te maken zoals bij campagnes, die automatisch naar een selectie van uw klanten worden gestuurd. Indien offertes verkoop met zich meebrengen, dan kunt u de offertes gemakkelijk overbrengen naar de Order/Factuur-module en deze verder opvolgen met factureren en levering. Enkele of vaste offerte U kunt een offerte aanmaken voor een relatie, een Vaste offerte aanmaken voor een relatie, of een enkele of vaste offerte aanmaken voor een selectie van relaties (groepsofferte). Tevens kunt u een offertesjabloon aanmaken, dat standaard gebruikt kan worden voor het gemeenschappelijk versturen van offertes. Flexibel afdrukken en offerte per De offerte kunt u afdrukken op drie verschillende formulieren en kan verstuurd worden naar printer, , fax, Microsoft Office Word of een afdrukvoorbeeld op het scherm. Indien u een pdf-printer heeft geïnstalleerd, dan kan de offerte ook naar een bestand met pdf-formaat geschreven worden. Activiteiten aanmaken die u of uw collega's hebben uitgevoerd om een offerte op te volgen Door te klikken op het pijltje rechts van de knop Activiteiten aanmaken kunt u gedetailleerde activiteiten aanmaken. U bepaalt zelf de inhoud en in welke modules de activiteitsjablonen toegankelijk zijn. Geavanceerde offerte-uitdraaien aanmaken met behulp van Microsoft Word De offertes kunt u afdrukken in Microsoft Word en deze kunt u later bewerken door te klikken op Geavanceerde offerte-uitdraaien. Deze knop geeft u toegang tot de documenten die gekoppeld zijn aan een offerte. Dit geeft u gemakkelijk en snel beschikking over de documentenlijst, gekoppeld aan een specifieke offerte. Offerte snel en gemakkelijk verwerken Wanneer een offerte wordt geaccepteerd, dan kunt u deze gemakkelijk verwerken. Het systeem maakt voor u een order aan, zodat u niet weer alle informatie hoeft in te voeren. In de bedrijfsinstellingen kunt u kiezen om een PDF-kopie aan te maken van offertedocumenten, gekoppeld aan de aangemaakte order en die in de module order geopend kunnen worden. Status De offerte wordt overgebracht naar een onderregister, afhankelijk van de verdere behandeling. U kunt de verschillende onderregisters zien in de afrollijst bij Status rechtsboven in het venster. De 145

153 VERKOOPONDERSTEUNING keuzes in de afrollijst zijn Offerte geannuleerd, Gemiste verkoop, Offerte, Vaste Offerte, Offertesjabloon en Groepsofferte. Integratie met andere modules De module Offerte is zo geïntegreerd in andere modules zodat een offerte kan worden geselecteerd, aangemaakt of verwerkt als een natuurlijk deel van de werkzaamheden. U vindt tabbladen voor offerte bij Relatie, Contactpersoon, Project en Activiteit. Lees meer hierover onderstaand. Instellingen voor offerte Bij de gebruikersinstellingen voor offerte kiest u wat voor de gebruiker zichtbaar zal zijn in het venster. Hier kunt u ook een aantal keuzes maken om het registratieproces te vereenvoudigen. Vaste offertes en groepsoffertes worden overgebracht naar een offerte met behulp van de wizard. In de gebruikersinstellingen, in het tabblad Offerte kunt u aangeven waar het systeem u heen voert nadat u klaar bent met een wizard. Dit maakt werk met routinehandelingen veel efficiënter. In de bedrijfsinstellingen voor offerte/order/factuur worden alle instellingen bepaald voor alle gebruikers. Merk op dat deze instellingen gelijk zijn voor Offerte, Order en Factuur. Offertesjabloon Offertesjablonen maakt u aan in het offerteregister, op dezelfde wijze waarop u een normale offerte aanmaakt. U kiest in de afrollijst Status rechtsbovenin Offertesjabloon. Later kunt u vele offertes aanmaken vanuit dit sjabloon door deze over te brengen naar groepsofferte. Als u een eenmalige offerte wilt aanmaken, dan kunt u een bestaande offerte Dupliceren met de knop in de werkbalk. Gebruikersinstellingen voor Offerte 146 Met behulp van de tabbladen bij de Gebruikersinstellingen kunt u het aanzien en de functionaliteit bepalen van het offertevenster. Op deze manier kunt u het venster van de offertemodule geheel naar wens aanpassen. Deze gebruikersinstellingen gelden uitsluitend voor u als gebruiker en hebben geen invloed op de instellingen van andere gebruikers. U kunt de gebruikersinstellingen openen met behulp van de menubalk Beeld - Instellingen - Gebruiker - Module-instellingen - Offerte of direct vanuit de module door op het icoon Gebruikersinstellingen in de werkbalk te klikken. Tip! Er zijn ook bedrijfsinstellingen voor Offerte. Deze vindt u onder Bedrijfsinstellingen voor Offerte/Order/Factuur. Standaardinstelling In dit tabblad kunt u het register aan uw gebruik aanpassen. U kunt een keuze maken uit drie vooraf gedefinieerde instellingen betreffende welke velden en kolommen getoond dienen te worden. Eenvoudig: Vereenvoudigt de vensters zo veel mogelijk en er worden slechts de verplichte velden weergegeven. Standaard: Toont de meest gangbare velden en biedt toegang tot de standaardfunctionaliteit.

154 OFFERTE Uitgebreid: Toont alle beschikbare velden en maakt meer functies toegankelijk. De keuze van één van deze instellingen bepaalt welke velden en functies toegankelijk zijn in de volgende tabbladen. Offerte Hier kunt u aangeven wat en welke functies er in het hoofdvenster en als voettekst bij de offerte worden weergegeven. De functie Artikellijst bij nieuwe offerte zorgt ervoor dat het artikeloverzicht automatisch geopend wordt bij het aanmaken van een nieuwe offerte. Groepsofferte, offertesjablonen en vaste offertes worden overgebracht naar afzonderlijke offertes met behulp van de verwerkingsknop in de werkbalk. Met behulp van de aanvinkhokjes kunt u dit efficiënt doen, doordat u kunt aangeven waar de wizard u naartoe leidt na het afsluiten van de volgende acties: Start wizard voor offerte naar order nadat wizard voor groepsofferte klaar is: De wizard om groepsoffertes over te brengen naar afzonderlijke offertes voor elke klant wordt gestart met de verwerkingsknop in de groepsofferte. Als u de bovenstaande instelling aanvinkt, dan zal het systeem u automatisch naar de wizard leiden om orders aan te maken voor de afzonderlijke offertes wanneer het vorige proces voltooid is. Start wizard voor offerte naar order nadat wizard voor vaste offerte klaar is: Vaste offertes worden overgebracht naar afzonderlijke offertes voor elke klant en/of naar dezelfde klant met verschillende intervallen via een wizard, die gestart wordt met de verwerkingsknop. Als u de bovenstaande instelling aanvinkt, dan zal het systeem u direct naar de wizard leiden om offertes over te brengen naar orders wanneer het vorige proces voltooid is. Start wizard voor groepsofferte naar offerte nadat wizard voor offertesjabloon klaar is: De wizard voor offertesjablonen kan groepsoffertes aanmaken. Als u de bovenstaande instelling aanvinkt, dan wordt u na het aanmaken van groepsoffertes met offertesjablonen direct naar de wizard geleid die groepsoffertes overbrengt naar afzonderlijke offertes. Hoofdtekst orders Hier geeft u de kolommeninstellingen van de offertekaart aan en de gewenste voettekst. 147

155 VERKOOPONDERSTEUNING Offerteregister Offerteregister Lees meer over Werkbalken op schermniveau in de introductiehandleiding "Installeren, instellingen, rapporten en selectie" voor informatie over de overige knoppen in de werkbalk. Dupliceren: Start de wizard voor dupliceren van offerte/order/factuur. Orderhiërarchie: De knop Orderhiërarchie geeft een hiërarchisch overzicht over order/offerte met factuurnummer/creditnotanummer. Verwerken: Brengt de offerte over door een order aan te maken (verwerkt offerte tot order). Activiteiten aanmaken: Selecteer in de afrollijst of u verzenden naar relatie of Relatie bellen wenst. Een activiteit wordt hiervoor aangemaakt, gekoppeld aan de offerte. Geavanceerde offerte-uitdraaien: De offerte kunt u afdrukken in Microsoft Word en deze kunt u later hier bewerken. Deze knop geeft u toegang tot de documenten die gekoppeld zijn aan de offerte. Dit geeft u gemakkelijk en snel beschikking over de documentenlijst, gekoppeld aan deze specifieke offerte. Gebruikersinstellingen: Opent de gebruikersinstellingen voor offerte. Gebruik de pijltoets om de Bedrijfsinstellingen voor Offerte/Order/Factuur te openen. Afdrukken: De offerte kunt u afdrukken op drie verschillende formulieren en kan verstuurd worden naar printer, , fax, Microsoft Office Word of een afdrukvoorbeeld op het scherm. Indien u een pdf-printer heeft geïnstalleerd, dan kan de offerte ook naar een bestand met pdfformaat geschreven worden. 148

156 OFFERTE Status: De offerte wordt overgebracht naar een onderregister, afhankelijk van de verdere behandeling. U kunt de verschillende onderregisters zien in de afrollijst bij Status rechtsboven in het venster. De keuzes in de afrollijst zijn Offerte geannuleerd, Gemiste verkoop, Offerte, Vaste Offerte, Offertesjabloon en Groepsofferte. Tabbladen in offerteregister Artikelregels Wanneer u de artikelen uit de artikellijst heeft gekozen, zal de benodigde informatie zoals prijs en kortingen worden opgehaald uit het artikel- en relatieregister. Klik op [ENTER] of [TAB] op het toetsenbord om de cursor van kolom naar kolom te verplaatsen. Zo voegt u artikelregels toe aan de offerte 1. Voer alle te verkopen artikelen in. Dit kunt u op twee manieren doen: Klik op Nieuw en tik het artikelcode in op de nieuwe regel. Het desbetreffende artikel wordt met alle gegevens van de artikelkaart geregistreerd. Indien u wilt, kunt u de gegevens in iedere kolom van de artikelregel aanpassen. Klik op Artikellijst weergeven voor een overzicht van de artikelen. De afrollijst die rechts boven in het venster verschijnt, fungeert als een filter bij het selecteren van artikelsoort. Dan zullen uitsluitend artikelen van de gekozen artikelsoort in het overzicht worden weergegeven. Markeer het gewenste artikel en klik op Invoegen. 149

157 VERKOOPONDERSTEUNING 2. Geef het aantal aan en pas eventueel de prijzen en kortingen aan. 3. Klik op Omschrijving artikelregel bewerken in het tabblad Artikelregels indien u een eigen beschrijvende tekst voor de artikelregel wilt aangeven. 4. Klik eventueel op Orderregels regenereren en vink af welke gegevens u wilt regenereren. U kunt meer lezen over orderregels bijwerken/regenereren in de eigen paragraaf. Klik op OK. 5. Ga naar artikelkaart indien u de gegevens van het artikel wilt controleren of aanpassen. Herhaal deze procedure totdat u alle artikelen van de offerte heeft geregistreerd. Wanneer u een artikelregel wilt invoegen tussen bestaande artikelregels, dan kunt u dit doen met behulp van de knop Artikelregel invoegen. Er wordt nu een regel ingevoegd boven de geselecteerde regel. Vracht Op het tabblad Vracht kunt u details over de verzending aangeven. De informatie die u hier registreert, zal worden overgeplaatst naar een eventuele order; het zijn deze inlichtingen die geldig zijn voor het afdrukken van bijvoorbeeld de vrachtbrief. 150

158 OFFERTE Vul de verschillende velden voor de informatie over vracht en verzendingskosten in. U kunt later meer vrachtinformatie voor de offerte invoeren. Inlichtingen over Brutogewicht en Totaal volume worden automatisch van de artikelkaart verkregen. In de velden, het meest rechts van Brutogewicht en Totaal volume, kunt u een toegevoegd gewicht invullen in de bewerkbare velden. NB! Het gewicht van de producten zullen als standaard Brutogewicht en Totaal volume verschijnen, maar u kunt zelf aan het totaal toevoegingen doen in de bewerkbare velden aan de kanten. Dit kan nuttig zijn wanneer u bijvoorbeeld een palet heeft dat 10 kilo weegt, bovenop het gewicht van hetzelfde product. Tekst Op het tabblad Tekst kunt u een tekst invoeren, die op uw afdrukken getoond zal worden. U kunt ofwel een tekst direct in het tekstveld invoeren of kiezen uit de verschillende tekstsoorten in de afrollijst. Het is mogelijk om meerdere verschillende teksten te hebben, die op de verschillende rapporten afgedrukt worden..indien u kiest voor een Vaste tekst, kunt u op de zoekknop klikken aan de rechterzijde en kunt u kiezen tussen vooraf gedefinieerde teksten uit het standaardregister. De vaste tekst zal getoond worden op de order- en factuurrapporten. Tip! U kunt de vaste teksten bewerken in het standaardregister, bij Vaste tekst offerte/order. U gaat rechtstreeks naar het standaardregister vanuit dit venster door te rechterklikken in het veld bij Tekst selecteren en te kiezen voor Standaardregister wijzigen. Gewone tekst gebruikt u om een tekst in te voegen, die op uw order- en factuurafdrukken verschijnt. Tekst inzamellijst kiest u als u een eigen tekst wilt afdrukken op de inzamellijsten. Tekst voor pakbon zal afgedrukt worden op de afdrukken van de pakbon. Als u voor Serviceorder tekst kiest, dan kunt u in het linkerveld een tekst invoeren, die zichtbaar is op de afdrukken van werkorders. De tekst in het rechterveld zal zichtbaar zijn op de afdrukken van serviceorders. Met behulp van de pijltoets kunt u tekst van links naar rechts verplaatsen. 151

159 VERKOOPONDERSTEUNING Diversen Op het tabblad Diversen kunt u bijvoorbeeld respons type, afronding en factoring voor deze enkele offerte of eventuele order instellen. Markeer uw eventuele keuze van de afrollijst Respons type, Afronden, Formulier, Afdeling en Verzamelorder. Markeer of laat de aankruisvakjes leeg onder de afrollijsten, zoals dat past bij de actuele offerte. Klik op de knop Rapporten om de afdruktaal in te stellen en om te bepalen of de stuklijst (artikelgroep) getoond dient te worden in de rapporten. Klik op Ordergegevens voor het registreren van details over het verkoopproces. Onderaan het tabblad Diversen ziet u onder andere de naam van diegene die de offerte aangemaakt heeft, evenals de datum waarop de offerte het laatst veranderd werd. Werken met offerte Hoe een offerte aanmaken? Wanneer u op de knop Nieuw klikt, opent een venster zich waar u kunt kiezen tussen Offerte, Vaste offerte en Offertesjabloon. Indien u dit dialoogvenster niet meer wenst te gebruiken, dan kunt u onderaan in het venster deze selectie aanvinken. U kunt later in de plaats van het dialoogvenster het offertetype kiezen met behulp van de kleine zwarte pijl naast de knop Nieuw. In de onderstaande omschrijving wordt deze laatste methode gebruikt. 152

160 OFFERTE Zo maakt u een offerte aan 1. Ga naar Beeld - Order/Factuur - Offerte. 2. Klik op de pijl naast de knop Nieuw en kies het offertetype, dat u wenst aan te maken. Na de keuze van het offertetype krijgt u een venster weergegeven met een overzicht van de relaties, die u als klant heeft geregistreerd. Standaard worden de actieve klanten getoond. 3. Selecteer de naam van de Klant en klik op OK. Alle velden in het bovenste deel van het venster zullen automatisch worden ingevuld met die adressen, leverings- en betalingsvoorwaarden, die bij de relatie horen. U kunt al deze informatie overschrijven. Daarnaast kunt u specificeren aan welk project de offerte gekoppeld is en wie de daadwerkelijke referentie in uw eigen bedrijf is. Nu kunt u artikelinformatie onder het tabblad Artikelregels in de onderste helft van het venster registreren. 4. Klik op Artikellijst weergeven in het tabblad Artikelregels in de onderste helft van het venster om de artikellijst te openen en het artikel uit de lijst te kiezen dat toegevoegd moet worden aan de offerte. U kunt het aantal, de prijs, de korting en meer bewerken in de artikelkolommen. U kunt ook klikken op Nieuw in het tabblad Artikelregels. Herinnert u zich de artikelcode, dan kunt u deze rechtstreeks in het veld invullen. U kunt tevens dubbelklikken op een lege artikelregel of klikken op '+' van het toetsenbord. 5. Herhaal de bovenstaande stap om meerdere artikelregels in te voegen. Wanneer u alle artikelen heeft geregistreerd, is de offerte klaar en kan deze verstuurd worden naar de klant. U kunt het offertetype (status) wijzigen met behulp van de afrollijst bovenaan rechts. Vervolgens selecteert u de naam van de klant waarvoor u een offerte wenst aan te maken en klikt u op OK. De offerte zal niet gekoppeld worden aan een relatie indien u een Offertesjabloon heeft gekozen in de afrollijst. Het koppelen aan een relatie doet u in dit geval door de offerte over te brengen naar een Groepsofferte nadat de sjabloon is aangemaakt. Indien u een Vaste offerte kiest in de afrollijst, dan kunt u herhaald offertes sturen naar een relatie zonder dat u steeds een nieuwe offerte hoeft aan te maken. U kunt kiezen hoe vaak u een offerte wil versturen met behulp van de knop Frequentie in het tabblad Diversen. Tip! In de velden met keuzemogelijkheden uit het standaardregister kunt op de rechtermuisknop klikken. U krijgt dan de keuze Standaardregister wijzigen en u opent het standaardregister zodat u daar direct wijzigingen kunt aanbrengen of nieuwe alternatieven kunt invoegen. Bijvoorbeeld: In Offerte, in het tabblad Tekst. Klik met de rechtermuisknop in het veld naast Tekst selecteren en klik op Standaardregister wijzigen. 153

161 VERKOOPONDERSTEUNING Hoe een offerte verwerken/order aanmaken? Indien een gewone Offerte geaccepteerd wordt, wordt deze overgezet naar de Ordermodule voor verdere behandeling. Let op, dit betekent dat de offerte dan niet langer zal bestaan in de Offertemodule. Het overbrengen gebeurt met behulp van een wizard. Zo maakt u een order aan vanuit een offerte 1. Kies Beeld - Order/Factuur - Offerte 2. Markeer Offerte in de afrollijst voor Status rechts bovenin op de offertekaart en klik op de knop Offerte in de werkbalk. De wizard start zich die u door alle benodigde instellingen en selecties heen loodst. 3. Markeer eerst welke offerte u over wilt plaatsen, ofwel die offertes die op het moment Actief zijn, Alle of een Selectie. Indien u Selectie markeert, verschijnt er een venster waar u de criteria voor deze selectie opstelt. 4. Klik op Volgende wanneer u de inhoud in het welkomstvenster gelezen heeft en het juiste alternatief gemarkeerd heeft. Volg de aanwijzingen van de wizard verder. De order wordt aangemaakt en u kunt deze terugvinden in Order/Factuur. Tip! U kunt afvinken dat het systeem een PDF-kopie aanmaakt van de offerte zoals die eruit ziet bij het verwerken tot order. Dit doet u in Bedrijfsinstellingen voor Offerte/Order/Factuur. De kopie is toegankelijk direct via de order, en via de relatie. Hoe een offerte afdrukken? Afhankelijk van de wijze waarop u offertes aanmaakt (groepsoffertes, terugkerende offertes, enz.) kunnen deze ofwel individueel worden afgedrukt ofwel als een selectie van alle in de module aangemaakte offertes. De offerte kan naar printer, of fax worden gestuurd, geopend worden in Microsoft Word of in het venster Afdrukvoorbeeld. Als u een PDF-printer geïnstalleerd heeft, kan de offerte worden omgezet in een bestand in PDF-opmaak. Zo drukt u een offerte af 1. Klik op Afdrukken (Ctrl + P) in de werkbalk om een offerte af te drukken. 2. Kies tussen een individuele Offerte of een Geavanceerde offerte en klik dan op Volgende om de offerte af te drukken die u in de module Offerte heeft geopend. 154

162 OFFERTE 3. Als u meer dan één offerte wilt afdrukken kunt u onder de lijst Selectie selecteren en op Volgende klikken. Meer over selectie vindt u in de introductiehandleiding "Installeren, instellingen, rapporten en selectie". 4. Geef de gewenste eigenschappen op voor de offertes die u wilt afdrukken en klik op Volgende. 5. Kies welk medium u wilt gebruiken voor het afdrukken van de offertes. Tot de mogelijkheden voor het afdrukken behoort ook het afdrukken naar . Het programma zal dan de afdruk automatisch converteren naar.pdf-opmaak en deze als bijlage bij een aan de ontvanger voegen. Tip! In de bedrijfsinstellingen voor relatiebeheer en bij de relatie/contactpersoon kunt u bepalen welke methode gebruikt dient te worden om een Standaard adres te kiezen. Microsoft Office Word: Wanneer u bij het afdrukken Microsoft Office Word selecteert, wordt een document aangemaakt op basis van de in het programma aanwezige sjablonen. De documentsjablonen kunnen worden bewerkt via het menu Beeld - Document - Documentsjablonen, selecteer in de keuzelijst de module Offertesjabloon. Meer over documenten vindt u in een afzonderlijk hoofdstuk. 155

163 VERKOOPONDERSTEUNING Hoe een groepsofferte aanmaken? Een Groepsofferte is een offerte naar vele klanten. Deze komt tot stand door een offerte uit de groepsofferte aan te maken of door de groepsofferte stapsgewijs over te brengen naar individuele offertes. Dezelfde relatie kan enkel één offerte aanmaken vanuit de groepsofferte. Op deze manier kunt u bijvoorbeeld een groepsofferte aanmaken, en de offertes daarna over de individuele offertes verdelen als u zich in het verkoopproces wilt concentreren op elke klant. Wanneer alle klanten in de groepsofferte een individuele offerte hebben verkregen, kunt u niet meer individuele offertes genereren uit de groepsofferte. Tip! U kunt ook een enkele offerte aanmaken voor vele klanten, direct vanuit de offertesjabloon met behulp van deze wizard. Offertesjablonen worden aangemaakt in het offerteregister zonder dat u de klant aangeeft. U kiest de status Offertesjabloon in de afrollijst bovenaan rechts in het scherm. Later kunt u vele offertes aanmaken vanuit deze sjabloon door over te brengen naar een groepsofferte. Indien u een individuele offerte opricht, is het aanbevolen om een bestaande offerte te Dupliceren met behulp van het overeenkomstige icoon in de werkbalk. Zo maakt u een groepsofferte aan 1. Maak eerst een offertesjabloon aan of open een bestaande offertesjabloon. 2. Klik op Offerte-knop in de werkbalk. Nu wordt de wizard gestart voor het overbrengen van offertesjablonen. 156

164 OFFERTE 3. Selecteer Naar groepsofferte. 4. Na de gemaakte selectie, klik op Volgende. In het volgende venster krijgt u een overzicht van de klanten die u selecteerde. Hier kunt u individuele klanten redigeren door de pijltoetsen te gebruiken, als u bijvoorbeeld iets wilt verwijderen of wijzigen. 5. Klik op Volgende en u krijgt een rapport van de klanten die zijn inbegrepen in de groepsofferte. Kies of u de lijst op het scherm wilt zien of ook wilt afdrukken. Als u kiest voor de schermversie, dan kunt u het afdrukvoorbeeld sluiten en verder gaan. 6. Klik Voltooien voor het aanmaken van de groepsofferte. Hier kunt u ook Start de wizard voor groepsofferte selecteren. Dit leidt u direct naar de wizard die individuele offertes opricht vanuit de groepsofferte die u net heeft aangemaakt. Zie ook gebruikersinstellingen, waar deze keuze automatisch ingesteld kan worden. U kunt kiezen of u een offertesjabloon wilt aanmaken voor Alle klanten, of dat u een Selectie maakt van de klanten die een offerte zullen moeten krijgen. Indien u voor Alle kiest, krijgt u de volledige lijst met alle klanten waar u de klanten kunt selecteren. Als u Selectie kiest, dan krijgt u een eenvoudig selectievenster waar u het klantennummer of de naam van de relatie van invoeren. Wilt u gebruik maken van een meer geavanceerd selectieoverzicht voor een meer specifieke selectie, dan kunt u Selectie aanvinken in dit venster. U kunt bijvoorbeeld een bepaalde Groep gebruiken voor het versturen van de offerte. Hoe een individuele offerte vanuit een groepsofferte aanmaken? Een groepsofferte is een offerte die wordt aangemaakt voor vele klanten tegelijkertijd. Een groepsofferte kan aangemaakt worden met een offertesjabloon met behulp van een wizard. Wanneer u een offerte voor individuele klanten uit een groepsofferte haalt, dan wordt die offerte geleegd, opdat u niet twee maal een offerte verstuurt naar dezelfde klant. 157

165 VERKOOPONDERSTEUNING Zo maakt u een individuele offerte vanuit een groepsofferte aan 1. Klik op de knop Offerte in de werkbalk. Dan wordt het eerste venster in de wizard geopend. 2. De wizard leidt u door alle benodigde instellingen en selecties. Markeer eerst aan welke relaties van de groepsofferte u een offerte wens te sturen, ofwel Alle ofwel een Selectie. 3. Klik op Volgende wanneer u de inhoud van het welkomstvenster gelezen heeft en het juiste alternatief heeft gemarkeerd. Volg verder de aanwijzingen van de wizard. Er zal nu een eigen offerte worden gecreëerd voor elk van de klanten die u koos in de wizard. Deze offerte wordt verder behandeld zoals beschreven in het vorige hoofdstuk. Met behulp van de knop Orderhiërarchie in de werkbalk kunt u zien welke facturen gekoppeld zijn aan de offertesjabloon. Hoe een vaste offerte aanmaken? Een vaste offerte is verbonden aan een relatie en kan meerdere keren gegenereerd worden. Deze vaste offerte behoudt zijn status, onafhankelijk van het aantal gegenereerde offertes. Vaste offertes worden op dezelfde manier aangemaakt als een normale offerte met de status Vaste offerte in de afrollijst rechtsboven in het venster. Nadat een vaste offerte is aangemaakt, dient u de individuele offertes te genereren. Zo maakt u een vaste offerte en hieruit een individuele offerte aan 1. Ga naar Beeld - Order/Factuur - Offerte. 2. Kies Vaste offerte in de afrollijst, rechts bovenin de offertekaart. 3. Selecteer het tabblad Diversen en klik op de knop Frequentie. Dan wordt het venster Frequentie geopend. 4. Kies hoe vaak de offerte herhaald dient te worden met behulp van de afrollijst Frequentie. U voert tevens de Startdatum in, alsmede ofwel de Einddatum of het Aantal Herhalingen. Het veld Aantal wordt actief wanneer het Aantal Herhalingen geselecteerd is. U heeft ook de mogelijkheid om de offerte te stoppen door het aanvinkvakje Stop te markeren. 5. Klik vervolgens op de knop Offerte in de werkbalk. Dan opent het eerste venster in de wizard. 6. Dit is een wizard, die u door alle benodigde instellingen en selecties zal leiden. Markeer eerst welke vaste offerte u wenst over te plaatsen naar offerte: ofwel de offertes, die op het moment Actief zijn, een Selectie of volgens Frequentie. 158

166 OFFERTE 7. Klik op Volgende wanneer u de inhoud in het welkomstvenster gelezen heeft en het juiste alternatief geselecteerd heeft. Volg hierna de aanwijzingen van de wizard. Frequentie: Vaste categorieën voor Frequentie voert u in onder Standaardregister, Instellingen en Bedrijf. Orderregels regenereren In het venster Orderregels regenereren heeft u de mogelijkheid om de gewenste standaardwaarden te regenereren voor de gehele offerte/order of voor een actieve regel. U kunt deze functie gebruiken als er bijvoorbeeld prijsveranderingen zijn in de prijslijsten, als er kostenveranderingen zijn, veranderingen in de grootboekrekening enz. Merk op dat de functie een Actieve regel kan regenereren, d.w.z. artikelregels die geselecteerd zijn, of Alle regels in de betreffende order/offerte die geopend is. Om artikelregels van een offerte of order te regenereren, opent u de order en klikt u op de icoon Orderregels regenereren in het tabblad Artikelregels. Kies welke elementen u wilt bijwerken en klik op OK. 159

167 VERKOOPONDERSTEUNING Omschrijving van orderregel bewerken Met behulp van de knop Omschrijving orderregel bewerken in de werkbalk van het tabblad Artikelregels in Offerte en Order/Factuur, kunt u een eigen omschrijving invoeren voor elk artikel. Met de knop wordt het venster Tekst Orderregel geopend. Indien u informatie over het artikel heeft ingevoegd in het Artikelregister in het tabblad Artikelgegevens, kunt u kiezen om deze tekst in te voeren met behulp van de afrollijst. 160

168 ORDER/FACTUUR ORDER/FACTUUR Een order die wordt aangemaakt, vormt de basis voor de factuur van die order. Alle gegevens van de klant en artikelen worden uit de relevante registers naar de order gehaald, en daarna van order naar factuur overgebracht. Dit vereenvoudigt de registratie. Order status De order zelf kan verschillende status aannemen, afhankelijk van waar deze zich bevindt in het programma. U kunt zien welke status een order heeft in de afrollijst rechts bovenin het scherm. De status geeft de verschillende stadia aan van het verkoopproces. Een order wordt normaalgezien eerst aangemaakt als Niet verwerkte order. In een normaal verkoopproces wordt de order geactiveerd wanneer u op het Factuur-icoon klikt in de werkbalk. De activering zelf gebeurt met het aanmaken van een factuurafdruk. De order verandert naar de status Factuur, of eventueel Factuur (niet geleverd). Een factuur kan ook een contantfactuur zijn. Dit wil zeggen een factuur die betaald dient te zijn wanneer deze wordt verstuurd. Het factureringsproces kan plaats hebben nadat, maar ook voordat, de artikelen geleverd zijn. Of factureren toegestaan is voor de leveringsdatum kunt u instellen bij de bedrijfsinstellingen, in de module-instellingen. Als alternatief kunt u ook kiezen dat de order gefactureerd mag worden als u zelf Gereed voor factureren heeft aangekruist in het tabblad Diversen bij Order/Factuur. Nalevering Een order kan de status Nalevering hebben. Dit betekent dat delen van de order werden geleverd en gefactureerd. Er wordt een nalevering gegenereerd wanneer u ervoor kiest om het aantal te leveren artikelen te veranderen, en vervolgens een order factureert. De nalevering wordt behandeld als een nieuwe order in het systeem. Bij afdruk van de nalevering, krijgt u het oorspronkelijk ordernummer mee op de afdruk. U kunt ook een factuur crediteren vanuit dit venster door te klikken op de knop Wissen. Afdrukken U kunt orders afdrukken in een aantal verschillende formaten en deze versturen naar een printer, , fax, of een afdrukvoorbeeld op het scherm. Wanneer u een PDF-printer hebt geïnstalleerd dan kunt u ook de order als bestand overbrengen naar een PDF-formaat. Verschillende talen, eigen logo en eigen tekst U kunt een order afdrukken in verschillende talen, u kunt een eigen logo op uw afdrukken printen en u kunt uw eigen vaste teksten invoeren. Lees meer over hoe u een logo op de afdrukken print in de paragraaf over rapporten in de introductiehandleiding "Installeren, instellingen, rapporten en selectie". Verzamelfacturering U kunt een order aanmaken met de status Niet verwerkte verzamelorder zodat u voor de orders een verzamelfactuur krijgt. 161

169 VERKOOPONDERSTEUNING Kredietlimiet en kredietstop U kunt ook kredietlimiet en kredietstop aanmaken voor een order. Dit verhindert dat voor klanten met een kredietstop of -limiet orders worden aangemaakt.. Integratie met andere modules Wanneer u een offerte voor een klant heeft aangemaakt, dan zal u normaliter de noodzakelijke gegevens geregistreerd hebben om een order aan te maken voor die klant. Daarom kunt u vanuit de offerte met een paar drukken op de knop een order aanmaken vanuit de offerte. Indien u de artikelen in uw magazijn heeft, zal de levering van de artikelen gebeuren in de Magazijnmodule. De module is nauw verbonden met orders door middel van een aantal knoppen en functies zoals die bijvoorbeeld orders openen vanuit het overzichtsvenster in de magazijnmodule, dat gegevens weergeeft van bijvoorbeeld Niet-geleverde orders en Voorraadniveau. In het orderregister krijgt u een overzicht van de voorraadstatus van de verschillende artikelen. Als u artikelen wilt inkopen, dan kunt u een inkooporder gebaseerd op een verkooporder direct vanuit het orderregister aanmaken. Misschien hebt u al artikelen besteld. In dat geval kunt u deze bestelling reserveren voor een bepaalde order. U krijgt ook een Inkoopplanning weergegeven die de artikelen in inkoop toont die nog niet zijn ontvangen. Activiteiten aanmaken: Door te klikken op het pijltje aan de rechterkant van de knop Activiteiten aanmaken kunt u doelgerichte activiteiten aanmaken. Met behulp van de Activiteitssjablonen kunt u zelf bepalen welke activiteitstypes toegankelijk moeten zijn in iedere module. Order/Factuur is zo met andere modules geïntegreerd, zodat offertes eenvoudig opgehaald, aangemaakt en bewerkt kunnen worden. U vindt tabbladen voor offertes bij Relatiebeheer, Contactpersoon, Project en Activiteit. Bij Urenregistratie bestaat de functie Gewerkte uren overbrengen naar Order/Project om uren door te factureren.. Factureert u regelmatig dezelfde artikelen/diensten aan dezelfde klanten kan het gemakkelijk zijn om de module voor Abonnementsfacturering te gebruiken. In deze module heeft u het volledige overzicht over afspraken en abonnementen die aan welke klanten gefactureerd dienen te worden en hoe vaak de facturering plaats dient te vinden. Instellingen voor Order/Factuur Bij Gebruikersinstellingen voor Order/Factuur geeft u aan wat voor u als gebruiker zichtbaar zal zijn in de vensters. Hier kunt u ook een aantal keuzes maken die het registratieproces zullen vereenvoudigen. Bij Bedrijfsinstellingen stelt u de gebruikswijze in voor alle gebruikers. Let op dat deze instellingen zowel gelden voor Offerte, Order als Factuur. 162

170 ORDER/FACTUUR Hoe een nieuwe order aanmaken? Zo maakt u een order aan 1. Kies Beeld Order/Factuur Order/Factuur. 2. Klik Nieuw en kies de huidige klant. 3. Geef in het afrolmenu bovenin aan of u een Niet verwerkte order, een Niet verwerkte verzamelorder of een Niet verwerkte creditnota wilt aanmaken. 4. Klik op OK. Er wordt nu een order aangemaakt. In alle velden in het bovenste gedeelte van het venster worden de adresgegevens ingevuld, als ook de leverings- en betalingsvoorwaarden zoals geregistreerd in het relatieregister, maar u kunt deze gegevens ook overschrijven. 5. Klik op Nieuw in het tabblad Artikelregels om een artikel toe te voegen. Herhaal dit voor ieder artikel. U kunt meer lezen over Artikelregels onderstaand. 6. Blader door de overige tabbladen en registreer de informatie die verband houd met deze order. 7. Klik op Opslaan. De order is aangemaakt en krijgt de status Niet verwerkte order. Wanneer u een order, orderbevestiging, vrachtbrief etc. wilt afdrukken, kunt u klikken op de knop Afdrukken. Wanneer u orders wilt verwerken en factureren, kunt u klikken op de knop Factureren en vervolgens de wizard volgen. Let erop dat u geen relatie kan veranderen of verwijderen vanaf de order wanneer deze reeds is ingevoerd. Wanneer u een verkeerde relatie heeft toegevoegd, moet u klikken op Verwijderen en kiezen voor Geannuleerd of Gemiste verkoop. 163

171 VERKOOPONDERSTEUNING Order/Factuurregister Order/Factuur De module Order/Factuur heeft dezelfde indeling als de meeste andere modules in Mamut Business Software; namelijk één hoofdkaart met meerdere onderliggende tabbladen waar informatie kan worden geregistreerd. Lees meer over Werkbalken op schermniveau in de introductiehandleiding "Installeren, instellingen, rapporten en selectie" voor informatie over de overige knoppen in de werkbalk. Nieuw: Maakt een nieuwe order, verzamelorder of niet verwerkte creditnota aan. Lijst: Geeft de lijst over geregistreerde orders weer. In de gebruikersinstellingen kunt u standaard sortering selecteren voor dit venster. U kunt een selectie bepalen in het venster om de gewenste posten te vinden. Lees meer over Selectie in de introductiehandleiding "Installeren, instellingen, rapporten en selectie". Wissen: De knop Wissen heeft verschillende functies afhankelijk van in welke status de order zich bevindt. De posten verdwijnen niet uit het systeem; een niet verwerkte order kan bijvoorbeeld de status Geannuleerd of Gemiste verkoop krijgen. De posten zijn daardoor beschikbaar voor bepaalde orderrapporten. Klikt u op Wissen bij een factuur, wordt er een creditnota aangemaakt. Dupliceren: Start de wizard voor dupliceren (kopiëren) van offerte/order/factuur. Orderhiërarchie: De knop Orderhiërarchie geeft een hiërarchisch overzicht over order/offerte met factuurnummer/creditnotanummer. 164

172 ORDER/FACTUUR Toon boekstuk in debiteurenadministratie: Opent debiteurenadministratie en geeft het boekstuk weer, zodat u snel de status in boekingen kan zien. Factuur (Verwerken): De order wordt verwerkt door te klikken op de Factuur-icoon in de werkbalk. De verwerking houdt in dat er een factuurafdruk wordt aangemaakt. De order wisselt naar status Factuur, of eventueel Factuur (niet geleverd). Activiteiten aanmaken: Door te klikken op de pijlknop rechts van Activiteiten aanmaken, kunt u doelgerichte activiteiten aanmaken. Met behulp van de Activiteitssjablonen kunt u zelf kiezen welke activiteitstypes in iedere module beschikbaar moeten zijn. Open lijst met verkoopdocumenten: Hier vindt u gekoppelde documenten. In de bedrijfsinstellingen voor order/factuur, in het tabblad Export kunt u bijvoorbeeld kiezen om PDFkopieën aan te maken van offerte en factuur. Gebruikersinstellingen voor Order/Factuur: Opent de gebruikersinstellingen voor Order/Factuur. Gebruik de pijltoets om deze te openen of eventueel de Bedrijfsinstellingen. Afdrukken: De orders kunt u afdrukken op een reeks verschillende formulieren en kunnen verstuurd worden naar printer, , fax of een afdrukvoorbeeld op het scherm. Status: De status vertegenwoordigt verschillende stadia in het verkoopproces. Een order wordt normaalgezien aangemaakt eerst als een Niet verwerkte order. Hier selecteert u welke status getoond dient te worden. Tabbladen in order/factuur Artikelregels Wanneer u de artikelen uit het Artikelregister heeft gekozen, zal de benodigde informatie zoals prijs en kortingen worden opgehaald uit het Artikel- en Relatieregister. Klik op [ENTER] of [TAB] op het toetsenbord om de cursor van kolom naar kolom te verplaatsen. Hier registreert u de te verkopen artikelen in een order. Dat kunt u op twee manieren doen: Klik op Nieuw in het tabblad Artikelregels en voer de artikelcode in op de nieuwe regel. Het desbetreffende artikel wordt met alle gegevens van de artikelkaart geregistreerd. Indien u wilt kunt u de gegevens in iedere kolom van de artikelregel aanpassen. 165

173 VERKOOPONDERSTEUNING of Klik op Artikellijst weergeven voor een overzicht van de artikelen. De afrollijst die rechts boven in het venster verschijnt, fungeert als een filter voor het selecteren van artikelsoort. Uitsluitend artikelen van de gekozen artikelsoort zullen dan in het overzicht worden weergegeven. Selecteer het gewenste artikel en klik op Invoegen. Tip! Wanneer u Besteld aantal wijzigt in de verkooporder, dan zal de kostprijs bijgewerkt worden in de Artikelkaart. Als u een Order op basis van een inkoop heeft aangemaakt, moet u daarom de inkoop opnieuw invoeren wanneer de kostprijs afwijkt van die in de artikelkaart. Indien u een extra artikelregel wenst in te voeren tussen bestaande artikelregels, dan kunt u dit doen aan de hand van de knop Artikelregel invoegen. Een nieuwe regel wordt aangemaakt en ingevoegd boven de geselecteerde artikelregel. Klik op Omschrijving artikelregel bewerken indien u een eigen beschrijvende tekst voor de artikelregel wilt aangeven. Hier kunt u ook een tekst invoeren vanuit bijvoorbeeld het Artikelregister dat u selecteert uit de afrollijst. Wissen: Verwijdert de geselecteerde artikelregel in de lijst. U kunt geen artikelregels verwijderen die reeds gefactureerd werden. Let op! Indien u gebruik maakt van een magazijn, zal het verwijderen van artikelregels aanleiding geven tot het registreren van transacties gekoppeld aan uw magazijn. De artikelen worden terug in het magazijn gezet. Indien u in uw systeem ervoor koos dat er artikelkosten worden gevoerd wanneer de artikelen uit het magazijn genomen worden, zullen er ook boekstukken geboekt worden. Dit gebeurt "op de achtergrond". U kunt de transacties gekoppeld aan een order zien in het venster Artikelstroom (zie onderstaand). Klik op Orderregels regenereren om de gewenste standaardwaarden voor de gehele offerte/order of voor de geselecteerde regel bij te werken/te regenereren. Ga naar artikelkaart: Opent de artikelkaart voor de gekozen artikelregel. Klik op de pijl rechts van de knop om één van de volgende functies te kiezen: De knop heeft verschillende namen afhankelijk van welke functies er geactiveerd zijn. Inkooporder aanmaken op basis van de verkooporder: Wanneer u een order ontvangt van een klant en de artikelen moet bestellen, kunt u een Inkooporder aanmaken op basis van de verkooporder. De functie moet geactiveerd worden bij de bedrijfsinstellingen voor artikel. Koppeling/Reservering naar inkoop: U kunt de artikelen in een order koppelen aan een bepaalde inkoop door te klikken op Van inkoop reserveren. De keuze moet geactiveerd worden bij de bedrijfsinstellingen voor order/factuur. Van voorraad reserveren: U kunt ook bij een order Van voorraad reserveren zodat de artikelen die in voorraad of in bestelling zijn voor deze bepaalde order gereserveerd kunnen worden. De keuze moet geactiveerd worden bij de bedrijfsinstellingen voor order/factuur. Artikelstroom: Het venster van artikelstroom geeft u een volledige traceerbaarheid voor alle voorraadtransacties. Vanuit het venster kunt u opzoeken welke posten aan de basis lagen voor de transactie en u kunt het boekstuk in het grootboek vinden indien deze werd aangemaakt. Inkoopplanning: De planning geeft een overzicht over verwachte leveringsdatum voor de inkoop die uw gekozen artikelen bevat. De selectie is enkel actief voor een order/factuur waar de levering nog moet gebeuren. Geldt voor artikelen bij inkoop die besteld en nog niet ontvangen zijn. 166

174 ORDER/FACTUUR Vracht Op het tabblad Vracht kunt u details aangeven over de verzending. De informatie die u hier registreert, zal over gebracht worden naar een eventuele order, en het zijn deze inlichtingen die geldig zijn bij het afdrukken van bijvoorbeeld vrachtbrieven. Vul de verschillende velden voor informatie over vracht en verzendingskosten in. Het is ook handig om het Leveringsnr. in te typen, welke het vervoersbedrijf opgeeft. Dat zal van grote hulp zijn, bij het latere traceren van het goed, bij vertraging, verlies enzovoort. Inlichtingen over Brutogewicht en Totaal volume worden automatisch van de artikelkaart gehaald. In de velden, het meest rechts van Brutogewicht en Totaal volume, kunt u een aanvullend gewicht toevoegen in de bewerkbare velden. NB! Het gewicht van de artikelen zal verschijnen als standaard Brutogewicht en Totaal Volume, maar u kunt zelf iets toevoegen aan het totaal in de velden aan de zijkant. Dit kan nuttig zijn wanneer u bijvoorbeeld een palet heeft dat 10 kilo weegt, bovenop het gewicht van datzelfde product. Tekst Op het tabblad Tekst kunt u een tekst invoeren, die op uw afdrukken getoond zal worden. U kunt ofwel een tekst direct in het tekstveld invoeren of kiezen uit de verschillende tekstsoorten in de afrollijst. Het is mogelijk om meerdere verschillende teksten te hebben, die op de verschillende rapporten afgedrukt worden. Indien u kiest voor een Vaste tekst, kunt u op de zoekknop klikken aan de rechterzijde en kunt u kiezen tussen vooraf gedefinieerde teksten uit het standaardregister. De vaste tekst zal getoond worden op de order- en factuurrapporten. Tip! U kunt de vaste teksten bewerken in het standaardregister, bij Vaste tekst offerte/order. U gaat rechtstreeks naar het standaardregister vanuit dit venster door te rechterklikken in het veld bij Tekst selecteren en te kiezen voor Standaardregister wijzigen. Gewone tekst gebruikt u om een tekst in te voegen, die op uw order- en factuurafdrukken verschijnt. 167

175 VERKOOPONDERSTEUNING Tekst inzamellijst kiest u als u een eigen tekst wilt afdrukken op de inzamellijsten. Tekst op pakbon zal afgedrukt worden op de afdrukken van de pakbon. Als u voor Serviceorder tekst kiest, dan kunt u in het linkerveld een tekst invoeren, die zichtbaar is op de afdrukken van werkorders. De tekst in het rechterveld zal zichtbaar zijn op de afdrukken van serviceorders. Met behulp van de pijltoets kunt u tekst van links naar rechts verplaatsen. Diversen Op dit tabblad kunt u bijvoorbeeld het respons type, de afronding en factoring bepalen voor enkele orders. U kiest ook Formulier voor de order hier. De order kan ook verbonden worden aan een Afdeling, en de keuze die u voorneemt in de afrollijst Verzamelorder bepaalt of de order een niet verwerkte order of een niet verwerkte verzamelorder is. U kunt tegelijkertijd aangeven hoever de order is klaargemaakt voor facturering. Selecteer uw eventuele keuzes in de afrollijsten bij Respons type, Afronden, Formulier, Afdeling en Verzamelorder. Vink aan of laat de aankruisvakjes onder de afrollijsten leeg, zoals het de actuele order past. Enige van deze aankruisvakjes zijn het meest actueel voor systemen met meerdere gebruikers, zodat alle gebruikers weten hoe ver de order gevorderd is. Verwerking voltooid: Door dit aankruisvakje aan te vinken, vertelt u de andere gebruikers dat u de benodigde informatie al geregistreerd heeft. Indien er een deel is van de order, zoals informatie over prijzen, kortingen, vracht etc. welke niet is ingevoerd, laat u dit vakje leeg om te tonen dat de order nog niet gereed is. Milieuheffing: Dit is een inlichting welke afkomstig is van de relatiekaart, maar u kunt het ook hier registreren. Vergeet echter niet dat de milieuheffing artikel-afhankelijk is. Dit dient eventueel ook op de artikelkaart geregistreerd te worden. 168

176 ORDER/FACTUUR Gereed voor factureren: Dit aankruisvakje is alleen actueel als één gebruiker een niet-verwerkte order registreert en een andere gebruiker deze factureert. Indien u dit vakje aanvinkt, toont u de andere gebruiker dat de order gereed is voor facturering. Ingezameld: Indien u dit aankruisvakje aanvinkt, vertelt u de andere gebruikers van het programma dat de bestelde producten ingezameld zijn uit het magazijn. Dit betekent niet noodzakelijkerwijs dat het betreffende magazijn al is bijgewerkt. Factoring: Dit aankruisvakje is slechts relevant indien u gebruik maakt van een externe onderneming voor de factoring. Automatische incasso: Hier kunt u kiezen of voor de order een automatische incasso verstuurd moet worden. Rapporten: Klik op de Rapporten-knop om de taal bij het afdrukken in te stellen en om te bepalen hoe de stuklijsten (artikelgroep) getoond moet worden in rapporten. Ordergegevens: Klik op Ordergegevens om eventuele details over het verkoopproces te registreren, zoals Startdatum, Verwachte afsluitdatum, Verkoopkans, evenals Status en Notitie. Verkoopkans: Indien u de Verkoopkans inschat, en het veld hiervoor bijwerkt, dan kunt u na iedere afdruk rapporten uitnemen om aan te geven voor hoeveel verkopen u in de toekomst opdracht kunt geven. Onderaan op het tabblad Diversen ziet u de naam van diegene die de order heeft gecreëerd. Keten verwerken: Indien de relatie verbonden is aan een Hoofdkantoor, dan zal de knop Keten verwerken toegankelijk zijn. Hier kunt u instellingen toepassen voor waar de factuur heen gestuurd moet worden, waar de artikelen geleverd moeten worden en welke kortingsinstellingen moeten gelden. Instellingen voor Order/Factuur Gebruikersinstellingen voor Order/Factuur Met behulp van de tabbladen bij de Gebruikersinstellingen kunt u het aanzien en de functionaliteit bepalen van het venster order/factuur. Op deze manier kunt u het venster geheel naar wens aanpassen. Let op! Deze gebruikersinstellingen gelden uitsluitend voor u als gebruiker en hebben geen invloed op de instellingen van andere gebruikers. 169

177 VERKOOPONDERSTEUNING U kunt de gebruikersinstellingen openen met behulp van de menubalk Beeld - Instellingen - Gebruiker - Module-instellingen - Order/Factuur of direct vanuit de module door op het icoon in de werkbalk te klikken. Offerte! Let erop dat de bedrijfsinstellingen voor offerte gegroepeerd zijn samen met order/factuur, maar dat offerte daarentegen eigen gebruikersinstellingen heeft. Tabblad Standaardinstelling Op dit tabblad kunt u het register aanpassen aan uw gebruik. De standaarinstelling geeft u drie vooraf gedefinieerde keuzes betreffende welke velden en kolommen u wilt weergeven. Eenvoudig: Vereenvoudigt de vensters zo veel mogelijk en er worden slechts de verplichte velden weergegeven. Standaard: Toont de meest gangbare velden en biedt toegang tot de standaardfunctionaliteit. Uitgebreid: Toont alle beschikbare velden en maakt meer functies toegankelijk. De keuze van één van deze instellingen bepaalt welke velden en functies toegankelijk zijn in de volgende tabbladen. Tip! In de overige tabbladen kunt u handmatig de instellingen kiezen, in plaats van de vooraf gedefinieerde standaardinstellingen te gebruiken. Tabblad Order Hier kunt u aangeven wat en welke functies er in het hoofdvenster en als voettekst bij de order moet worden weergegeven. Hoofdtekst (details) zijn de details in het bovenste gedeelte van het hoofdvenster die altijd zichtbaar zijn, ongeacht welk tabblad men gebruikt. Wanneer u het vinkje verwijdert, dan zal de gebruiker geen toegang hebben tot de gegevens uit het hoofdvenster, behalve Ordernummers en relatienamen en -nummers. 170

178 ORDER/FACTUUR Netto/Bruto modus: Rechtsboven in het ordervenster vindt u een afrollijst waar u kunt kiezen tussen netto en bruto. Wanneer u het vinkje bij de gebruikersinstellingen verwijdert, dan zal deze keuze niet meer zichtbaar zijn in het ordervenster. (De nettomodus is standaard). Status na facturering: Een order krijgt standaard de status Factuur na facturering. Hier kunt u kiezen welke status getoond moet worden na facturering in het venster Order (of in het overzicht). Standaard gaat de status over naar Factuur, zodat u de factuur terug kunt vinden. Dit kunt u echter hier wijzigen naar Order, zodat u verder kunt werken in het orderregister ook nadat een order gefactureerd werd. Met de functie Artikellijst weergeven tijdens maken nieuwe order wordt de artikellijst automatisch geopend wanneer u een nieuwe order aanmaakt. Tabblad Hoofdtekst orders Hier kiest u welke kolominstellingen getoond worden in Order/Factuur. Vink de kolommen aan die u wilt tonen in het venster. Let op dat er weinig plaats is wanneer u alle keuzes aanvinkt. De meeste gebruikers gebruiken maar een kleine selectie van de kolommen en de keuzes hier kunnen uw venster aanmerkelijk overzichtelijker maken. Zo ziet u alleen die kolommen die relevant zijn voor u. Voettekst artikel: Kies hier welke velden zichtbaar zijn in het tabblad Artikelregels. De voettekst geldt voor elk afzonderlijk artikel. De order toont echter wel DB en DG voor de hele order onderin het venster. 171

179 VERKOOPONDERSTEUNING Bedrijfsinstellingen voor Offerte/Order/Factuur De routines bij het factureren verschillen nogal vaak van bedrijf tot bedrijf. Men heeft daarom ruime mogelijkheden om aanpassingen te maken aan de routines die uitgevoerd moeten worden in de module Order/Factuur. Vooral de overgang van order naar factuur en bijbehorende routines voor goedkeuring en afdruk staan centraal. Algemeen Op het tabblad Algemeen treft u afvinkhokjes aan die betrekking hebben op de orderstatus. Deze zijn vooral van belang indien er meerdere gebruikers van het programma zijn en waarbij bijvoorbeeld de ene orders registreert en de andere facturen genereert. 172

180 ORDER/FACTUUR Een order kan niet worden afgedrukt voordat de verwerking is voltooid: Hiermee geeft u aan of het wel of niet mogelijk is de order af te drukken voordat de verwerking voltooid is. Geen verwerking vooraleer 'Gereed voor overbrengen' (offerte) of 'Gereed voor factureren' (order): Vinkt u hier aan, is het niet mogelijk om offerte naar order of order naar factuur over te brengen/verwerken indien er niet aangevinkt is voor 'Gereed voor overbrengen' (offerte) of 'Gereed voor factureren' (order). Gereed voor facturen is afhankelijk van hoe u de functie 'Gereed voor factureren' wordt bijgewerkt bij het afdrukken van... is ingesteld in het tabblad Afdrukken. Een order kan niet worden gefactureerd voordat de artikelen zijn uitgeleverd: Hiermee geeft u aan dat u wel of niet kan factureren als er artikelen van de order niet geleverd zijn. Deze functie kan gebruikt worden indien u afspraken met uw klanten heeft om te factureren vooraleer de order compleet geleverd is, of indien u geen gebruik wilt maken van deelleveringen. U heeft de mogelijkheid om artikelen van een bepaalde inkooporder te reserveren door Het bedrijf reserveert inkopen voor klanten en Het bedrijf reserveert voorraadartikelen voor klanten af te vinken. Indien Het bedrijf servicekosten factureert, heeft u de mogelijkheid om een werkbeschrijving in verband met een order en een servicefactuur af te drukken, met of zonder artikelregels. Het bedrijf maakt gebruik van abonnementsfacturering: Activeert de functionaliteit voor abonnementsfacturering. Is een additioneel product in sommige programmaversies. Eventuele beperkingen wanneer artikelen niet in voorraad zijn: Hier kunt u beslissen in hoe verre u toelaat om een grotere hoeveelheid artikelen te registreren dan de beschikbare in de voorraad, of eventueel een waarschuwing weer te geven zodat diegene die de order registreert hierop attent gemaakt wordt dat het artikel niet meer in voorraad is. 173

181 VERKOOPONDERSTEUNING Afdrukken Hier geeft u de instellingen aan die bepalen hoe uw omzetrapporten er uit moeten zien. Aantal exemplaren: Geeft het aantal exemplaren aan die afgedrukt zullen worden additioneel aan de originele factuur. De exemplaren worden afgedrukt bij facturering. Kopiefactuur bij facturering: Kies welk rapport dat gebruikt moet worden bij het afdrukken van kopiefactuur bij facturering. Wordt gebruikt voor kopieën van facturen die afgedrukt worden bij facturering. De inzamellijst wordt bijgewerkt bij het afdrukken van: De instelling geldt het veld Ingezameld in order. Kies tussen Pakbon en inzamellijst, afhankelijk voor wat het beste bij uw bedrijf past. 'Gereed voor factureren' wordt bijgewerkt bij het afdrukken van: Kies Pakbon of Inzamellijst, afhankelijk voor wat het beste bij uw bedrijf past. Indien uw direct wilt factureren nadat uw pakbon is afgedrukt, raden wij u aan pakbon te kiezen. Taal in Offerte/Order/Factuur: Kunt u gebruiken indien u uw facturen in een andere taal wilt afdrukken. De taal wordt toegankelijk als keuze in de module Order/Factuur en Offerte in het tabblad Diversen indien u op knop Rapporten klikt. Sortering bij het afdrukken van meerdere orders: Bij het afdrukken van meerdere orders kan het handig zijn om een bepaalde sorteringsvolgorde aan te brengen. U kunt bijvoorbeeld sorteren op klantennummer, in plaats van op offertenummer wat standaard is. Maakt u gebruik van abonnementsfacturering kunt u op contractnummer sorteren. Sortering van artikelregels op de inzamellijst: U kunt een inzamellijst op twee manieren afdrukken. Ofwel Gesorteerd op dezelfde volgorde als het artikel in de order werd geregistreerd of Gesorteerd op voorraad en plaats in het magazijn. Deze laatste optie kan bijzonder nuttig zijn voor een efficiënte inzameling van de order in het magazijn. Testafdruk naar scherm bij factuering: U krijgt een afdrukvoorbeeld/testafdruk op het scherm bij facturering/afdruk van factuur. 174

182 ORDER/FACTUUR Toon Btw in Offerte, Order en Factuurafdrukken: Wanneer u hier niet aanvinkt, zal de Btw niet worden weergegeven op deze afdrukken. Let op! Wees erop attent dat het volgens de wet en/of regelgeving verplicht kan zijn om de Btw voor uw bedrijf weer te geven. Hoor met uw boekhouder/revisor vóór u eventueel hier niet aanvinkt. Prijs/Korting Hier geeft u de regels aan die van toepassing zijn bij de registratie van prijzen en kortingen op een verkooporder. Kiest u voor Prijs excl. Btw registreren op orderregels (netto gefactureerd), worden de prijzen zonder BTW weergegeven op de artikelregels. Prijzen op basis van leverdatum i.p.v. systeemdatum: De prijs wordt standaard gezet op systeemdatum de dag waarop de post wordt aangemaakt. Indien u prijzen aanmaakt die moeten gelden voor in de toekomst, kunt u met behulp van deze functie het systeem deze prijzen automatisch laten gebruiken op basis van leverdatum op de order in plaats van systeemdatum. Dit geldt wanneer u het veld Leverdatum invult bij het aanmaken van de order. Leverdatum treedt dan op als een "geplande levering". Verandert u later de leverdatum, krijgt u toch de vraag of u de orderregels wenst bij te werken. Wilt u de kortinghiërarchie anders instellen, moet u Hoogste korting overschrijft kortinghiërarchie aanvinken. Het is veelal voldoende met één korting op een order, maar u kunt daarnaast ook gebruik maken van een volumekorting door Volumekorting bovenop andere korting af te vinken. Kostprijs is gelijk aan "Kosten" uit artikelkaart plus inkoopprijs: Wordt weergegeven indien u heeft gekozen voor Inkoopprijs bij Basis voor kostprijs in de bedrijfsinstellingen voor artikel, tabblad Prijzen. Vinkt u hier aan, zal de kostprijs op offerte en order/factuur berekend worden op basis van de inkoopprijs, plus de kosten in het veld Kosten in de artikelkaart, het tabblad Prijs. 175

183 VERKOOPONDERSTEUNING Export U kunt automatisch gegevensbestanden exporteren vanuit het programma en hier zijn de instellingen hiervoor. Indien u orders wilt exporteren vanuit het programma, moet u Export gebruiken van bestand afvinken en het Exportformaat aangeven. U kunt aangeven dat de export uitgevoerd moet worden door middel van het afdrukken van een Inzamellijst, Pakbon, of bij Facturering. In het veld Map geeft u aan waar het bestand opgeslagen moet worden. Maak een PDF-kopie aan van de offerte bij verwerking tot order: De offerte die verwerkt is, wordt opgeslagen als een PDF-kopie. De offertekopie kan geopend worden vanuit Order/Factuur. Maak een PDF-kopie aan van de factuur bij facturering: Maakt een PDF-kopie aan van de originele factuur bij facturering. Indien u hier afvinkt, kunt u PDF-kopieën openen vanuit Order/Factuur, en vanuit Relatiebeheer. 176

184 ORDER/FACTUUR Overig Het tabblad voor overige instellingen: Leveringsperiode op artikelregel: Kies of u in rapporten levering in week of leveringsdatum wilt weergeven. U kunt ook een Vaste tekst offerte/ order toevoegen. De tekst hiervoor wordt uit het Standaardregister opgehaald. Deze tekst zal op de facturen worden afgedrukt. In de afrollijst Onze ref. kunt u kiezen hoe de referentie standaard gekozen wordt bij het aanmaken van een nieuwe order. Artikel dat in alle nieuwe orders wordt toegevoegd: U kunt bij aanmaak automatisch een artikel aan alle orders toevoegen door de artikelcode aan te geven in het veld. Dit kunt u bijvoorbeeld gebruiken indien u altijd gebruik wilt maken van administratiekosten. Het project uit de artikelkaart overnemen: Het project dat eventueel gebruikt is in het tabblad Diversen bij Artikel wordt overgebracht naar Offerte/Order/Factuur. Factoring: Enkel zichtbaar indien u aangevinkt heeft bij factoring in de instellingen debiteur/crediteur: Beeld - Instellingen - Administratie - Debiteur/Crediteur. Onder de knop Factoring kunt u informatie over het factoringbedrijf invoeren. Facturering en creditering Facturering Normale facturering wordt gedaan vanuit de statussen Niet verwerkte Order, Niet verwerkte creditnota of Nalevering. Het is belangrijk om erop te letten dat de factuur geregistreerd is als Gefactureerd of als Verwerkt, voordat de desbetreffende factuur wordt afgedrukt. U kunt echter een Testafdruk verkrijgen om de factuur te controleren voordat u hem uitvoert. 177

185 VERKOOPONDERSTEUNING In het venster over rapporten kiest u wat voor soort afdruk u wenst en klikt u op OK. Indien u Ja antwoord op de vraag of de order gefactureerd dient te worden, wordt deze naar het Grootboek overgeboekt en wordt Debiteuren/Crediteuren bijgewerkt. De originele factuur wordt afgedrukt en u wordt gevraagd deze goed te keuren. Let erop dat de order over gaat op de status Factuur, ongeacht of u de afdruk goedkeurt of niet. Indien u een programmalicentie heeft die een magazijn includeert en een voorraad van artikelen gebruikt, moeten standaard de artikelen geleverd zijn opdat u kunt factureren. Deze vereiste kan echter overstuurd worden in de Bedrijfsinstellingen voor Offerte/Order/Factuur. Hoe factureren/facturen afdrukken? Tip! U kunt meerdere orders tegelijk factureren door te kiezen voor Selectie links in het schermbeeld van facturering - zie onderstaand punt 3. Zo factureert u 1. Kies Beeld - Order/Factuur - Order/Factuur of open Order/Factuur via de sneltoets op uw bureaublad. 2. Klik op de knop Factuur in de werkbalk om het venster Facturering te openen. 3. Markeer wat voor soort afdruk u wenst en klik op OK. 4. Als u Ja antwoordt op de vraag of de order gefactureerd moet worden, zal het Grootboek en Debiteuren/Crediteuren worden bijgewerkt met de wijzigingen. 178 De originele factuur wordt nu afgedrukt, en u zult de vraag ontvangen of u de afdruk wilt goedkeuren. Merk op dat de order over zal gaan op de status Factuur ongeacht u de afdruk heeft goed gekeurd of niet.

186 ORDER/FACTUUR Tip! In de bedrijfsinstellingen voor Offerte/Order/Factuur kunt u onder andere kiezen voor Testafdruk naar scherm bij facturering. Hoe een kopiefactuur afdrukken? Het wordt aangeraden dat u het systeem zo instelt dat er bij iedere facturering automatisch een kopiefactuur voor u afgedrukt wordt. Dit kunt u instellen bij de bedrijfsinstellingen voor Order/Factuur. U kunt ook later een kopiefactuur afdrukken. Het systeem bewaart informatie over welk rapport en welk rapportgebied er is gebruikt bij het originele rapport. Zo drukt u een kopiefactuur af 1. Zoek de factuur in de orderregistratie. 2. Klik op Factureren. Het systeem stelt een Kopiefactuur voor en het rapportgebied welke geselecteerd is bij de originele factuur. 3. Klik op OK. De kopie wordt nu afgedrukt. Let op! Wanneer u kopiefactuur, keuzevrij rapport selecteert, zal de afdruk niet identiek zijn aan de oorspronkelijke factuur. Dit geldt ook wanneer u het rapport gewijzigd heeft nadat de factuur is afgedrukt. PDF-kopie Om het mogelijk te maken om op een later tijdstip een nieuwe kopie af te drukken, kunt u een PDF-kopie van de factuur bij facturering aanmaken. In bedrijfsinstellingen voor Offerte/Order/Factuur, tabblad Export, kunt u aanvinken dat er een PDF-kopie van de factuur bij facturering wordt aangemaakt. Wanneer u hiervoor kiest, kan de PDF-kopie direct opgehaald worden in zowel Order/Factuur, knop Open lijst met verkoopdocumenten, of vanuit Relatiebeheer, tabblad Documenten. De PDF-kopie kan geprint worden als kopiefactuur door deze te openen en vervolgens afdrukken te selecteren. Hoe een contantfactuur aanmaken? Het rapport voor Toekomstige factuurabonnementen laat zien welke orders u in de toekomst kunt aanmaken en factureren op basis van uw bestaande klantabonnementen. U bepaalt tot hoe ver in de toekomst u facturen wilt weergeven door de datum in het selectievenster in te voeren. Ook bepaalt u of u toekomstige facturen wilt bekijken voor één klant of voor alle klanten en of alle abonnementen moeten worden weergegeven of slechts één. U kunt het rapport printen door op de knop Print op de werkbalk bovenin de vensters Klantabonnementen of Abonnementsregister te klikken. U kunt het rapport ook vanuit de Rapportmodule printen. 179

187 VERKOOPONDERSTEUNING Zo maakt u een contantfactuur aan 1. Kies Beeld en ga naar Order/Factuur en klik op Order/Factuur. 2. Klik op Nieuw. 3. Kies de gewenste relatie en klik op OK. 4. Kies Contantfactuur in de afrollijst Betalingsvoorwaarden. 5. Vul de rest van de order in en voer de artikelen in. 6. Klik op de knop Factuur in de werkbalk (Activeren). 7. Kies Contantfactuur in de lijst en klik op OK. 8. Controleer of de testafdruk op het scherm juist is, wanneer deze wordt weergegeven. Klik op Close Preview. 9. Antwoordt Ja op de vraag of de order gefactureerd moet worden. 10. Verder antwoordt u Ja wanneer u de factuur wilt goedkeuren. Let op! De contantfactuur wordt automatisch naar debiteuren/crediteuren overgebracht als u geen andere instellingen hebt gekozen. Om te controleren welke instellingen gelden als betalingsinstellingen voor Contantfactuur, dan gaat u in het menu naar Beeld - Instellingen - Bedrijf. Open daarna het standaardregister en kies Betalingsvoorwaarden. Selecteer Contantfactuur en klik op Bewerken. Klik op Uitgebreid om de details te zien. Hoe een factuur crediteren? Zo crediteert u een bestaande factuur 1. Kies Beeld en ga naar Order/Factuur en klik op Order/Factuur. 2. Kies de status Factuur in de afrollijst. 3. Blader of zoek de factuur die u wilt crediteren. 4. Klik op Wissen. 180

188 ORDER/FACTUUR 5. Antwoordt JA op de vraag of u een creditnota wilt krijgen. 6. Er zal nu een onbewerkte creditnota aangemaakt worden, die u naar wens kunt bewerken. 7. Klik op de knop Factuur in de werkbalk om de creditnota te activeren. (Wanneer u het bericht krijgt dat de order niet verwerkt is, dient u naar het tabblad Diversen te gaan en het hokje Verwerking voltooid aan te vinken). 8. Klik op Creditnota en verstuur naar printer. 9. Klik op OK. 181

189 VERKOOPONDERSTEUNING 10. Controleer de testafdruk en sluit het afdrukvoorbeeld door op Close Preview te klikken. 11. Creditnota, Voorraad bijwerken verschijnt nu. Wanneer u alle artikelen wilt bijwerken in de voorraad dan klikt u op Sluiten. 12. Antwoord Ja om de order te factureren. De creditnota zal nu worden geboekt. 13. Antwoord Ja om de afdruk goed te keuren als deze juist is. U kunt een on verwerkte order niet verwijderen. Als u op verwijderen klikt krijgt u een venster waar u kunt kiezen voor een Verloren verkoop of Geannuleerd, of de behandeling afbreken. 182 Hoe een onafhankelijke creditnota aanmaken? Normaal heeft een creditnota een referentie naar een eerder verzonden factuur, maar in sommige situaties heeft u behoefte aan een onafhankelijke creditnota. Zo maakt u een onafhankelijke creditnota aan 1. Kies Beeld, ga naar Order/Factuur en klik op Order/Factuur. 2. Kies de status Niet verwerkte creditnota in de afrollijst. 3. Klik op Nieuw. 4. Kies de gewenste relatie in de lijst en klik op OK. 5. In het venster krijgt u de mogelijkheid om een koppeling te maken naar een factuur, door deze te selecteren in de lijst of zelf het nummer in te voeren. Als een creditnota onafhankelijk moet zijn, dan dient u hier geen link te maken naar een factuur. 6. Klik op OK. 7. Kies het tabblad Artikelregels. 8. Klik op Artikellijst weergeven. 9. Kies het artikel dat u wilt crediteren en klik op Invoegen. 10. In het veld Aantal vult u in hoeveel u wilt crediteren. Let op dat u het aantal met een min-teken invult. 11. Klik op de knop Factuur.

190 ORDER/FACTUUR 12. Kies Creditnota en verzendt naar printer. 13. Klik op OK. 14. Controleer of de testafdruk en sluit het afdrukvoorbeeld door op Close Preview te klikken. 15. Het venster Creditnota, magazijn bijwerken verschijnt nu. Wanneer alle artikelen in voorraad bijgewerkt moeten worden dan kiest u hier Sluiten. 16. Antwoord Ja als u de order wilt factureren. De creditnota wordt nu geboekt. 17. Antwoord Ja om de afdruk goed te keuren. De creditnota heeft geen referentie naar een eerder gemaakte factuur, en kan later aan een open post gekoppeld worden. Wizard voor het dupliceren van offerte/order/factuur Met behulp van een wizard kunt u eenvoudig een offerte, order of factuur dupliceren voor een of meerdere klanten. De duplicatiewizard start u via de knop Dupliceren in de Offerte- of Order/Factuur-module. Zo gaat u te werk 1. Kies Beeld, ga naar Order/Factuur of klik op Offerte of Order/Factuur. 2. Ga naar de Offerte/Order/Factuur die u wilt dupliceren. 3. Klik op de knop Dupliceren in de werkbalk boven in het venster. 4. De wizard wordt gestart en u kunt kiezen welke klanten u wilt dupliceren. Actief: Offerte/Order zal worden gedupliceerd naar dezelfde klant waarvan u kopieert. Alle: Offerte/Order zal gedupliceerd worden naar alle klanten in het relatieregister. U kunt echter later in de wizard nog wel een selectie maken hieruit. Selectie: hier kunt u een selectie maken van de relaties waarnaar u wilt kopiëren. U kunt Direct naar het overzicht met geselecteerde klanten gaan selecteren, maar dit wordt alleen aanbevolen als u het proces eerder heeft uitgevoerd. Statusoverzichten weergeven is standaard afgevinkt. In de wizard zult u een rapport kunnen afdrukken met een overzicht van de klanten waarvoor orders/facturen worden aangemaakt. U kunt de markering verwijderen als u geen statusrapporten wilt zien in verband met de duplicatie. 5. Klik op Volgende en volg de wizard. 6. Klik op Voltooid in de laatste stap van de wizard om het generen van offertes/orders te starten. Als u op Voltooid hebt geklikt kan de procedure niet meer worden stopgezet. Nadat de offertes/orders zijn gegenereerd kunt u ermee werken in de betreffende modules en ze op het gewenste moment versturen. 183

191 VERKOOPONDERSTEUNING Verzamelfacturering van order Een verzamelfacturering instellen met enkele Niet verwerkte verzamelorders als basis. Relaties kunnen ook worden opgezet met een standaard verzamelfactuur via Bedrifsinstellingen, het Relatieregister. Een wizard wordt geactiveerd met een druk op de knop Factuur. U kunt zo één of meerdere klanten kiezen en de order eruit nemen, die in de batchfactuur gestopt dient te worden. Markeer de actuele order en plaats deze over naar het venster Inclusief met de pijlknoppen. U krijgt nu een rapport over alle facturen, die in de verzamelfactuur geplaatst gaan worden. Na deze goed te keuren, wordt er één niet verwerkte order gegenereerd voor elke gekozen Klant en Valuta. Deze zal nu de basis vormen voor verdere facturering. De Niet verwerkte verzamelorder die er bij is, verandert van status naar Basisorder Verzamelfacturering, en kan niet worden bewerkt of behandeld. Dezelfde facturering gebeurt nu via de status Niet verwerkte Order. 184

192 ORDER/FACTUUR Over kredietlimiet en kredietstop Wenst u regels in te stellen voor hoeveel krediet u bepaalde klanten wilt geven, dan kunt u kredietlimieten en kredietstops gebruiken. Een kredietlimiet is een bedraglimiet waarmee u aangeeft hoeveel krediet een bepaalde klant kan krijgen bij debiteuren. Met een Kredietstop geeft u aan dat de klant niet meer krediet krijgt in debiteuren. Het limietniveau geeft u aan in het tabblad Instellingen. Vink het Klant-hokje aan, en klik op de knop Debiteur/Crediteur in het tabblad Instellingen. In het veld Krediet klant kiest u het bedrag voor de betreffende klant. En kunt ook limieten en stops instellen voor leveranciers. Tip! Wanneer u Kredietstop aanvinkt, wordt het bedrag bij Krediet klant irrelevant. Een stop betekent dat de klant geen krediet krijgt. Kredietlimiet/Kredietstop werkt als volgt voor gewone gebruikers, die niet supergebruikers zijn: De kredietlimiet die u aangeeft, wordt gecontroleerd tegen het openstaande bedrag in debiteuren. Niet verwerkte orders die al verwerkt zijn, worden niet meegerekend. Bij het aanmaken van nieuwe verkooporders, facturering van verkooporders of levering zal de gebruiker een bericht krijgen dat de klant een kredietlimiet of een kredietstop heeft. De gebruiker zal de actie nu niet kunnen voltooien. Gebruikersrechten voor kredietlimieten en kredietstops Er bestaan gebruikersrechten voor deze functies, zodat de systeembeheerder met behulp van een toegangsprofiel aan kan geven welke gebruikers de kredietlimieten kunnen aanpassen. Bij Offerte/Order/Factuur in Administratie toegangsprofiel vindt u de volgende gebruikersrechten: Verkooporder aanmaken voor klant met kredietstop of overschreden kredietlimiet Met dit gebruikersrecht kan een gebruiker verkooporders aanmaken voor een klant ook al heeft deze een kredietlimiet of kredietstop. De gebruiker krijgt dan een waarschuwing dat de klant de kredietlimiet overschreden heeft, of een kredietstop heeft, maar kan toch kiezen om een order aan te maken. 185

193 VERKOOPONDERSTEUNING Let op! Toch is het niet mogelijk artikelen te leveren, of de order te factureren. Om te leveren/factureren moet het openstaande bedrag voor de klant lager zijn dan de overschreden kredietlimiet. U moet dus de kredietlimiet/stop opheffen/wijzigen, of debiteuren reduceren om de artikelen te leveren en de order te factureren. Speciaal voor één-gebruiker/supergebruikers Let op! Als u aangeduid bent als Supergebruiker in Gebruikersprofiel, dan zal de functie om nieuwe verkooporders aan te maken toegankelijk zijn voor u. Dit kunt u doen, afgezien van het feit dat een klant een kredietlimiet/kredietstop heeft. Bij een één-gebruiker-installatie zal die ene gebruiker normaliter supergebruiker zijn. De functies kredietlimiet en kredietstop werken daarom op een andere manier voor één-gebruikers. Wanneer u wilt voorkomen dat voor u, als één-gebruiker/supergebruiker, de bovenstaande procedure geldt voor het aanmaken van orders, dan kunt u een nieuwe gebruiker aanmaken die u aan een toegangsjabloon koppelt. Tip! U kunt klanten met een kredietstop zoeken: in relatiebeheer klikt u op het icoon Zoeken in de werkbalk. Klik op Verfijnen en vink Klanten met kredietstop aan in het tabblad Uitgebreid. U kunt ook een Relatieoverzicht afdrukken. In het keuzevenster voor Rapporten kunt u bijvoorbeeld Relatieoverzicht afdrukken. In het keuzevenster voor rapporten kunt u Klanten met kredietstop weergeven aanvinken in he tabblad Uitgebreid. Afdrukken en rapporten Order- en voorraadrapporten afdrukken Vanuit het ordervenster kunt u op het icoon Afdrukken klikken om verschillende rapporten van de order af te drukken. Het venster geeft u een aantal rapporten waaruit u kunt kiezen, die u geheel naar de behoefte van uw bedrijf gebruikt. U kunt bijvoorbeeld een Orderbevestiging, een Pakbon of een Inzamellijst kiezen. Let op! U kunt niet twee rapporten tegelijk kiezen. Filter Standaard wordt de order als Actief aangegeven, d.w.z. de order waarin u op Afdrukken klikte. U kunt een Selectie gebruiken om meerdere orders tegelijkertijd af te drukken. Een apart venster wordt geopend waarin u de criteria selecteert, voor de keuze van de orders die u wilt afdrukken. Let op! U kunt ook Onze ref. als basis kiezen. Hierdoor kunt u orders afdrukken die u zelf hebt aangemaakt. U kunt ook de Filter-knop gebruiken in dit venster om naar het normale keuzevenster te komen, waar u nog meer criteria kunt aangeven. Kies Alle als u wilt dat alle posten afgedrukt worden. NB: Het afdrukken van alle posten kan veel tijd innemen. 186

194 ORDER/FACTUUR Afdrukken Het programma stuurt een de afdruk naar een Printer. Hier wordt de standaardprinter gekozen. U kunt overigens wel het hokje Printer selecteren aanvinken. U zult dan een venster krijgen waarin u kunt aangeven welke van de geïnstalleerde printers u wilt gebruiken. Wanneer u een afdrukvoorbeeld kiest, krijgt u eerst een venster met een weergave van de afdruk op het scherm. U kunt ook een afdruk per (Microsoft Outlook) of fax (U dient een fax geïnstalleerd te hebben) versturen. U kunt Aantal kopieën kiezen. 1 betekent dat in totaal 1 document wordt afgedrukt. Hoe een vaste tekst invoeren bij Order/Factuur? Vaste tekst voor facturen stelt u in bij Standaardregister. Daarna kiest u deze tekst wanneer u een order aanmaakt. Zo haalt u vaste tekst op wanneer u een order aanmaakt 1. Maak de order aan. 2. Kies het tabblad Tekst voordat u de order activeert. 3. Klik op de zoek-knop rechts van het veld Tekst selecteren. 4. Kies de gewenste vaste tekst. 5. Klik op Invoegen. Let op! Wanneer u wilt dat de teksten op meerdere, al bestaande orders verschijnen, dan moet u deze orders elk afzonderlijk weer openen en alles vanaf stap 2 herhalen. Als u wilt dat de tekst altijd op alle nieuwe orders verschijnt dan kunt u ook dit doen. Zo kiest u een vaste tekst voor alle nieuwe orders 1. Kies Beeld - Instellingen - Bedrijf - Module-instellingen en klik op Offerte/Order/Factuur. 2. In de afrollijst bij Vaste tekst offerte/order, in het tabblad Overig, kunt u een tekst invoeren. De tekst verschijnt automatisch in nieuwe orders. Een factuur afdrukken in een vreemde taal Een relatie kan met een andere taal dan de taal van uw bedrijf geregistreerd zijn en elk artikel kan een andere naam in verschillende talen hebben, zodat u documenten kan afdrukken in de taal van de klant. Dit gebeurt automatisch wanneer een klant met een eigen taal geregistreerd staat. 187

195 VERKOOPONDERSTEUNING Zo selecteert u een taal voor een relatie 1. Open de relatie. 2. Kies het tabblad Overige info. 3. Kies de desbetreffende Taal in de afrollijst. Deze taal wordt vanaf nu toegepast voor nieuwe orders. Let op! Indien de order of offerte is aangemaakt voordat de taal van de klant werd ingevoerd in de relatiekaart, dan wordt de order toch standaard in de taal van de bedrijfsdatabase afgedrukt. Indien een klant niet met een taal is ingevoerd of de taal van de relatie werd veranderd nadat de offerte/order werd aangemaakt, kunt u toch documenten afdrukken in een taal die u zelf kiest. Zo gaat u te werk wanneer u een factuur afdrukt in een andere taal 1. Kies Beeld in de menubalk, ga naar Order/Factuur en klik op Order/Factuur. 2. Maak een nieuwe order aan of selecteer een bestaande niet-verwerkte order. 3. Kies het tabblad Diversen. 4. Klik op Rapporten en kies de gewenste taal, bv. Duits. 5. Klik op OK. Wanneer u de order factureert dan zal de factuur in de geselecteerde taal verschijnen. Als u een artikelnaam heeft ingevoerd in deze taal, dan zal ook de artikelnaam veranderd zijn in de juiste taal. Tip! U kunt de taal bij verschillende relaties in één handeling bijwerken met behulp van de functie Bijwerken selectie relaties. Hier kunt u bijvoorbeeld het Land kiezen bij de selectie en de taal bij allen voor een bepaald land instellen. Tip! U kunt in de bedrijfsinstellingen voor Offerte/Order/Factuur, in het tabblad Afdrukken bepalen welke taal beschikbaar moet zijn. 188

196 ORDER/FACTUUR Meerdere kopieën van facturen afdrukken Bij Bedrijfsinstellingen kunt u aangeven hoeveel kopieën van facturen u wilt maken bij facturering. Zo gaat u te werk om het aantal kopieën van facturen te bepalen 1. Kies Beeld, klik op Instellingen. 2. Klik op Bedrijf. 3. Open het tabblad Module-instellingen en klik op de knop Offerte/Order/Factuur. 4. Kies het tabblad Afdrukken. 5. In het veld Aantal exemplaren kunt u aangeven hoeveel kopieën u wenst. 6. Klik op OK. De volgende keer dat u een factuur afdrukt, krijgt u het aantal kopieën dat u hier heeft ingesteld. Valuta Gebruik van valuta op een Order/Factuur De valuta die u invoert voor een bepaalde relatie, is de valuta die wordt gebruikt tijdens het aanmaken van een order voor deze relatie. Gebruikt een relatie USD, dan wordt de order in USD weergegeven. Kiest u voor een andere valuta voor de order, dan de valuta die ingevoerd is in de bedrijfsdatabase (die u kunt instellen via Beeld - Instellingen - Bedrijf - Bedrijfsinstellingen - Bedrijfsgegevens en wat tevens de valuta is voor de prijs van het artikel), dient u eerst de koers van de valuta aan te passen. Als dat gebeurd is, kunt u de artikelen toevoegen onder de tab artikelregels van de orderkaart. Het programma past automatisch de prijzen van het artikel aan, aan de hand van de valutakoers die u in het valuatregister heeft ingevoerd. Het is belangrijk dat u eerst de valutakoers aanpast, voordat u artikelen aan de order toevoegt. Verandert u de valuatkoers achteraf, wordt de prijs niet automatisch aangepast. Als u bijvoorbeeld een artikel toevoegt aan een order, de order later opent om een nieuw artikel toe te voegen en de prijs van het artikel dat u eerder invoerde aanpassen aan de nieuwe valutakoers, dan dient u de valutakoers in het valutaregister aan te passen en het artikel opnieuw aan de order toe te voegen. Alleen op deze manier is de berekening van de valuta gebaseerd op de nieuwste ingevoerde koers. Klik op de zoekknop, rechts van de afrollijst Valuta in het bovenste gedeelte van de orderkaart. Er wordt een scherm geopend met alle ingevoerde valuta. 189

197 VERKOOPONDERSTEUNING Klik direct in de kolom Koers om de koers aan te passen die reeds ingevoerd is. Doe de wijzigingen die u wenst. Hoe factureren in de valuta van de klant? Soms is het gewenst een klant in zijn eigen valuta te factureren. Wanneer een klant altijd in zijn eigen valuta gefactureerd wordt, kunt u de betreffende valuta in de relatiekaart instellen. In sommige gevallen kan het effectiever zijn om de valuta direct in de order te overschrijven. De volgende instellingen kunt u kiezen wanneer de klant altijd in zijn/haar eigen valuta gefactureerd moet worden 1. Kies Beeld, ga naar Relatie en klik op Relatiebeheer. 2. Selecteer de gewenste klant. 3. Kies het tabblad Instellingen. 4. Klik op de knop Klant en kies de valuta in het veld Valuta. Alle nieuwe orders voor de klant zullen de gekozen valuta hebben. 190

198 ORDER/FACTUUR Zo gaat u te werk als u de valuta wilt overschrijven in een welbepaald geval 1. Kies Beeld, ga naar Order/Factuur en klik op Order/Factuur. 2. Klik op Nieuw om een order aan te maken. 3. Kies de gewenste Valuta in het betreffende veld. De gekozen valuta wordt gebruikt op deze welbepaalde order. Inkoop en magazijn in Order/Factuur Hoe artikelen leveren? U kunt artikelen snel leveren, door op Levering van artikelen in het aandachtsgebied Artikel & Magazijn te klikken. Indien u voor deze methode kiest, maakt u een keuze uit een lijst waarin het Ordernummer en de Naam van de klant wordt getoond. U kunt ook artikelen leveren vanuit het venster Niet-geleverde orders in de Voorraadmodule. Hier kunt u meer informatie vinden over o.a. de bijbehorende orderregels en kunt u de sneltoetsen naar reserveringen inkoop en de Inkoop-Wizard vinden. Zo gaat u te werk om artikelen te leveren van Niet-geleverde orders: 1. Kies Beeld - Magazijn - Magazijn - Niet-geleverde orders. 2. Selecteer een verkooporder in het bovenste gedeelte van het venster waarvoor u één of meerdere artikelen uit voorraad wilt opnemen om aan de klant te leveren. 3. Klik op Levering van artikelen 4. Verander het aantal Te leveren indien u niet de gehele hoeveelheid van het artikel uit voorraad levert. Indien alle beschikbare artikelen geleverd moeten worden, klikt u op Wordt geleverd voor alle beschikbare artikelen bijwerken om de hoeveelheid in de kolom Te leveren automatisch aan te passen. Indien niet alle artikelen van de order geleverd worden, zal er een nalevering worden aangemaakt op het moment dat de order gefactureerd wordt. 5. Markeer de optie om eventueel één of meerdere inzamellijsten of pakbonnen af te drukken. Pas de datums van Ingezameld, Verpakt en Verzonden aan indien deze niet dezelfde als de systeemdatum zijn. 6. Klik op Afdrukken en voorraad bijwerken De beschikbare voorraad (en voor klanten ) worden automatisch gereduceerd. Indien u een artikel levert waarbij Serienummer verplicht bij invoer en opname van voorraad gemarkeerd is in het tabblad Instellingen in het artikelregister en u bij de bedrijfsinstellingen, module-instellingen voor artikel/voorraad heeft aangegeven dat artikelen met Serienummer handmatig ingezameld moeten worden, dan krijgt u een venster op het scherm waarin u een eenheid (serienummer) moet selecteren van het te leveren artikel. Tip! U kunt bij de levering van artikelen van een verkooporder de rapporten Inzamellijst en/of Pakbon afdrukken. Dit is een alternatief voor het bijwerken van de voorraad en het afdrukken van de rapporten vanuit de module Order/Factuur. Tip! Als de klant de kredietlimiet overschreden heeft, dan zult u geen artikelen kunnen leveren. Het openstaande bedrag zal eerst gereduceerd moeten worden, of de kredietlimiet van de klantenkaart moet worden bijgesteld. 191

199 VERKOOPONDERSTEUNING Nalevering Een order kan de status Nalevering hebben. Dit betekent dat delen van de order werden geleverd en gefactureerd. Er wordt een nalevering gegenereerd wanneer u ervoor kiest om het aantal te leveren artikelen te veranderen, en vervolgens een order factureert. De nalevering wordt behandeld als een nieuwe order in het systeem. Bij afdruk van de nalevering, krijgt u het oorspronkelijk ordernummer mee op de afdruk. U verandert het aantal te leveren artikelen in het veld Te leveren in Order/Factuur. De nalevering die aangemaakt wordt wanneer u de order factureert, vindt u in Order/Factuur door te kiezen voor Nalevering in de afrollijst bij Status. Prijs en korting Prijzen en kortingen worden overgebracht van de order naar de nalevering. Indien u gebruik maakt van volumekortingen, wordt ook deze overgebracht zodat de nalevering dezelfde kortingen behoudt als die van de oorspronkelijke order. Let op! Let op dat de volumekorting nu niet herberekend wordt overeenkomstig het volume. Wenst u dat de volumekorting toch herberekend wordt, kunt u klikken op Orderregels regenereren, en kiezen om de kortingen te includeren. Dit zorgt ervoor dat de volumekorting berekend wordt overeenkomstig het aantal op de nalevering, en niet overeenkomstig het aantal op de oorspronkelijke order. Artikelstroomvenster Het venster artikelstroom geeft u de mogelijkheid om naar alle voorraadtransacties te zoeken. Vanuit het venster kunt u opzoeken welke posten er aan de basis van een transactie liggen en het boekstuk in het grootboek vinden, als deze is aangemaakt. Het venster is te vinden in de magazijnmodule, Voorraadtransacties en Reserveringen. U kunt het voorraadtransactie-venster ook openen vanuit Order/Factuur en Inkoop, in het tabblad Artikelregels. Vanuit het venster kunt u opzoeken welke posten er aan de basis van een transactie liggen en het boekstuk in het grootboek terugvinden, indien deze is aangemaakt. Werkbalk U kunt de twee scrollmenu s linksboven gebruiken, deze filteren de transactie(s) die u wilt zien. In de eerste lijst kiest u het type transactienummer waarnaar u wilt zoeken en in de andere lijst het nummer. Wanneer u kiest voor boekstuknummer, krijgt u ook de mogelijkheid om het boekjaar te kiezen. Lijst: Opent de lijst over Order of Inkoop. Toon dagboeken: Geeft alle boekstukken weer die gekoppeld zijn aan alle transacties die getoond worden. Wanneer er transacties gevonden zijn, kunt u ook een boekstuk openen voor een bepaalde transactie door deze te markeren in de lijst en te klikken op het bijbehorende icoon rechts onderin het venster. 192

200 ORDER/FACTUUR Linkergedeelte In het linkergedeelte van het venster worden de transacties weergegeven in een boomdiagram. Dit geeft de mogelijkheid om vanaf twee "richtingen" te zoeken. U kunt een transactie markeren in het boomdiagram, zodat u de bijgewerkte informatie over iedere transactie terug kunt zien in het rechtergedeelte van het venster. Rechtergedeelte In het rechtergedeelte van het venster kunt u gedetailleerde informatie vinden over de transactie die in het linkergedeelte geselecteerd is. De knop is alleen toegankelijk wanneer er gerelateerde posten gevonden zijn. Opent het artikel. Opent voorraadinformatie. Opent order/factuur. Opent relatie. Opent gedetailleerde informatie over kosten gekoppeld aan transacties. Opent inkopen die aan de transactie gerelateerd zijn. Opent dagboeken met alle boekstukken gekoppeld aan transacties. Inkoopplanning Bij de registratie van orders kunt u de inkoop- en leveringinformatie voor de artikelen in de order zien. Het overzicht wordt weergegeven in het venster Inkoopplanning en geeft de artikelen in inkoop weer die nog niet ontvangen zijn. U opent de inkoopplanning in het venster Order/Factuur, het tabblad Artikelregels. U klikt op de pijl rechts van de knop en kiest voor Inkoopplanning in de lijst om het venster te openen. Deze knop kan verschillende namen hebben, afhankelijk van welke functies er geactiveerd zijn. Bovenin het venster vindt u Ordernummer, Relatie en Orderdatum. Artikelregels In het bovenste gedeelte van het venster vindt u de artikelregels van de order en de details van de levering. Lijst van niet ontvangen inkoop In het onderste deel van het venster wordt een lijst weergegeven van de niet ontvangen artikelen welke in de lijst, in het bovenste gedeelte van het venster, geselecteerd zijn. U kunt in het onderste gedeelte van het venster naar inkooporder gaan. Met het icoon opent u de geselecteerde inkoop. U kunt ook dubbelklikken in de lijst om de inkooporder te openen. 193

201 VERKOOPONDERSTEUNING Hoe een inkooporder op basis van een verkooporder aanmaken? Wanneer een klant artikelen bestelt, kunt u een inkooporder aanmaken op basis van een verkooporder. Een wizard leidt u door het proces heen: Start de wizard vanuit het tabblad Artikelregels op verkooporder. Klik op de pijl helemaal rechts en klik dan op Inkooporder aanmaken op basis van verkooporder. Tip! Kunt u deze optie niet vinden, dan moet u eerst in de bedrijfsinstellingen voor het artikel selecteren dat u deze functionaliteit wilt gebruiken. De wizard bestaat uit 3 stappen: Stap 1 Geef aan of u de producten koopt van uw standaardleverancier of een andere leverancier. Klik op volgende. Stap 2 In dit venster kiest u welke informatie u wilt meenemen vanuit de verkooporder naar inkooporder. Welke gegevens moeten van verkoop- naar inkooporder worden overgebracht? Markeer of de inkoopprijs voor de inkoop gelijk gesteld wordt aan de kostprijs van de verkooporder, of van de artikelkaart gehaald wordt. Geef aan in het afvinkvakje welke informatie u wilt overschrijven van verkooporder naar inkooporder. Wanneer u kiest voor het samenvoegen van meerdere productengroepen van de 194

202 ORDER/FACTUUR verkooporder met eenzelfde product, is het niet mogelijk om informatie over te nemen van een enkele productgroep. Geef aan welke artikelen moeten worden ingekocht Vink het vakje aan voor het selecteren welke producten bij welke productgroepen ingekocht worden. U kunt kiezen of een product door magazijn of dienst wordt ingekocht,evenals of het bestelde aantal na het overschrijven op nul moet komen te staan. Stap 3 U heeft nu uw keuzes ingevuld en alle instellingen doorgevoerd voor de concept-inkooporder. Vink het veld Alle producten uit de selectie automatisch toevoegen aan concept-inkooporder aan als u de productlijnen automatisch wilt toevoegen aan de concept-inkooporder. Als u dit veld leeg laat, is de selectie om te beginnen leeg en kunt u handmatig de gewenste productlijnen invoeren. De oorspronkelijke verkooporder blijft op de achtergrond zichtbaar. Wanneer u klaar bent, klikt u op Voltooien om de keuzes /instellingen door te voeren en verder te gaan met het scherm Artikelen die ingekocht moeten worden. Let op! Wanneer u op Annuleren klikt zullen de instellingen niet opgeslagen worden. Het venster Artikelen die ingekocht moeten worden blijft inactief op de achtergrond totdat u de wizard heeft afgesloten en alle noodzakelijke instellingen heeft ingevoerd. 195

203 VERKOOPONDERSTEUNING PRIJZEN EN KORTINGEN Over prijzen van de artikelen Prijsbeheer geeft een grote vrijheid voor het vaststellen van verkoopprijzen en het bijhouden van in- en verkoopprijzen in het artikelregister. Verkoopprijs De verkoopprijs van een artikel kunt u invoeren in het tabblad Prijs in het artikelregister de kolom voor Verkoopprijs. U kunt het bedrag of in de kolom Exl. Btw of Incl. Btw invoeren. Het systeem berekent het Btw-bedrag en vult het bedrag in de andere kolom. U kunt verschillende prijzen gebruiken in verschillende periodes. Dit geeft u bijvoorbeeld de mogelijkheid tot een tijdsbeperkte campagneperiode. Wanneer u zulke periodes gebruikt, dan dient u het tonen van tijdsbepaalde prijzen in te stellen bij Module-instellingen voor artikel. Daarnaast kunt u het rapport Externe prijslijst benutten om de aangepaste prijzen voor een bepaalde klant of een selectie klanten te tonen. Kortingen U kunt verschillende kortingen aanbieden aan bepaalde klanten of een selectie van klanten. De kortingen kunt u invoeren voor aantallen, in % of in nominale waarden. De korting zelf kunt u registreren in het tabblad Korting in het artikelregister. U activeert het gebruik van kortingen voor individuele klanten voor losse artikelen, kwantumkortingen en kortingen voor klantencategorieën in Module-instellingen voor artikel. Om het bijhouden van kortingen te vereenvoudigen kunt u prijzen en kortingen vooraf instellen, voor verschillende combinaties van klantencategorieën en artikelgroepen in het Kortingenregister. Toeslagen Naast de gewone prijzen kunt u een vaste toeslag invoeren. In Nederland dient er milieuheffing betaald te worden voor bepaalde artikelen. U kunt deze functionaliteit activeren in Moduleinstellingen voor artikel. De toeslagen zelf registreert u in het Standaardregister bij toeslagen. Deze kunt u berekenen door de prijs per stuk, prijs per gewicht, prijs per volume, of in % van de kost- verkoopprijs. Kostprijs Wanneer u de dekkingsbijdrage wilt berekenen, dan dient u de Inkoopprijs te registreren. Deze kunt u direct invoeren, of berekenen op basis van de inkoopprijzen in het tabblad Leverancier. Naast de inkoopprijs kunnen er extra kosten zijn zoals kosten bij de koop, vracht, accijns enz. Dit kunt u invoeren in het veld Kosten. De kostprijs wordt gevormd door de som van de inkoopprijs en de kosten van het artikel. Het veld Kostprijs wordt automatisch berekend als de som van inkoopprijs en kosten. Omdat er twee manieren zijn om extra kosten te registreren bij een inkoop, d.w.z. het invoeren van transportkosten, accijnzen en heffingen, of het invoeren van vracht en transportkosten direct naar de leverancierfactuur, kunt u aangeven in hoeverre de twee typen kosten inclusief de kostprijs zijn. De keuzes hiervoor vindt u in Module-instellingen voor artikel. 196

204 PRIJZEN EN KORTINGEN Prijsaanpassing De verkoopprijs kunt u direct in de artikelkaart wijzigen. Als u de verkoopprijs handmatig verandert dan kunt u aangeven of u de kostprijs wilt bijwerken, berekend in % of als vaste brutoprijs. Hier is de voorkeuze dat een verandering van verkoopprijs niet de kostprijs verandert, maar alleen de brutoprijs. De wizard voor Prijsaanpassing maakt het mogelijk prijsveranderingen aan te brengen voor hele sets van artikelen tegelijkertijd. U kunt kiezen of inkoopprijzen voortdurend de verkoopprijzen beïnvloeden, en hoe die wordt bijgewerkt. Wilt u handmatig de brutoprijs berekenen dan kunt u dit doen met de prijscalculator. Daarnaast kunt u de verkoopprijs automatisch bijwerken op de volgende manieren: Kostprijsveranderingen beïnvloeden de verkooprijs met een vaste brutoprijs in % Kostprijsveranderingen beïnvloeden de verkooprijs met een vaste brutoprijs Als u wenst dat de kostprijsveranderingen niet de verkoopprijs zullen beïnvloeden dan kunt u de kostprijsverandering de brutoprijs laten beïnvloeden, en de verkoopprijs onveranderd laten. U kunt ervoor kiezen dat de inkoopprijzen de inkoopprijzen - en kosten in de artikelkaart bijwerken, wanneer u de inkopen inboekt. Deze keuze kunt u activeren bij Module-instellingen voor artikel. Let op! Wanneer u de kostprijs bijwerkt bij het inboeken, en de kostprijsveranderingen de verkoopprijs laat beïnvloeden, dan zal ook de verkoopprijs automatisch veranderd worden wanneer u een inkoop boekt. Instellingen Bij Gebruikersinstellingen voor artikel bepaalt u wat in de vensters zichtbaar zal zijn voor u als gebruiker. Hier kunt u ook een aantal keuzes maken die het registratieproces vereenvoudigen. Bij Module-instellingen worden de gebruikersinstellingen voor alle gebruikers ingesteld. De prijs van een selectie artikelen wijzigen - Prijsaanpassing Hier kunt u de Verkoopprijs, Inkoopprijs, Kosten en Brutomarge aanpassen voor meerdere artikelen tegelijkertijd. Eerst zet u een selectie op, daarna kiest u welke prijzen in deze selectie aangepast gaan worden. 197

205 VERKOOPONDERSTEUNING Zo wijzigt u de prijzen voor meerdere artikels gelijktijdig 1. Selecteer de artikelen die aangepast worden en klik op OK. 2. Kies het tabblad Standaard. 3. Bepaal welke Prijs aangepast wordt, alsook of de aanpassingsfactor in Procenten of in de Valuta van het bedrijf zal zijn. 4. Bepaal of de aanpassing geldt voor de Kostprijs of de Brutomarge. 5. Selecteer de Datum van ingang van de aanpassing. 6. Bepaal de Afronding bij prijswijzigingen. 7. Kies het tabblad Aanbevolen verkoopprijs. 8. Selecteer of u de verkoopprijs wilt aanpassen door middel van een directe toeslag voor de verkoopprijs in Procenten of In bedrijfsvaluta. 9. Klik op OK. Vergelijk het resultaat van de aanpassing met de oorspronkelijke prijs en corrigeer eventueel individuele artikelen in de selectie. Bestaande prijsinformatie voor het gemarkeerde product wordt onderaan in het venster weergegeven, zodat u een overzicht heeft van de gevolgen van de aanpassing. 10. Klik op Nieuw criterium om het resultaat af te wijzen en ga terug naar het instellingen venster. 11. Klik op Voltooien om de aanpassingen toe te passen. Deze keuze kan niet ongedaan gemaakt worden. 198

206 PRIJZEN EN KORTINGEN Hoe de prijs van een artikel wijzigen? De Prijscalculator helpt u bij het berekenen van de verkoopprijs van een artikel. De Prijscalculator is ingedeeld in twee tabbladen en helpt u bij het berekenen van de kostprijs, brutowinst en verkoopprijs. Hier kunt u meerdere prijzen en brutowinsten gebruiken om de samenstelling van de prijs te optimaliseren. Als u bij de bedrijfsinstellingen voor artikel de functie Het bedrijf wenst prijshistorie voor artikelen te zien kiest, dan zal de Prijscalculator automatisch worden geopend als u op Nieuw of Bewerken klikt in het tabblad Prijs in het Artikelregister. Tip! In de bedrijfsinstellingen voor artikel, bij het tabblad Standaardwaarden, kunt u standaardwaarden instellen voor nieuwe artikelen. Deze zullen automatisch toegevoegd worden bij nieuwe artikelen die u aanmaakt. Reeds aangemaakte artikelen kunt u aanpassen met behulp van Prijsaanpassing. Zo kunt u de prijs van een artikel wijzigen 1. Klik op Prijscalculator om de verkoopprijs te berekenen/bewerken. 2. Vul de datum en tijd in bij Prijzen gelden vanaf. 3. Geef een omschrijving zoals bijvoorbeeld 'Herfstaanbieding'. Het is niet vereist dit veld in te vullen. 4. In het tabblad Eenvoudig kunt u de meest gebruikte prijsveranderingen aanbrengen, terwijl in het tabblad Uitgebreid, u meer geavanceerde berekeningen kunt uitvoeren. Voer de inkoopprijs in, de lopende kosten zoals arbeid, magazijnuitgaven, transport en dergelijke. Het veld Kostprijs toont de som van de inkoopprijs en de kosten. Brutowinst kan ingevuld worden als factor, bedrag of percentage. Wanneer u hier een bedrag invoert, wordt het percentage automatisch berekend. Wanneer u een percentage of een factor invoert, wordt het bedrag automatisch berekend. NB! Wanneer u veranderingen invoert voor Kostprijs en Brutowinst, dan kiest u in de velden rechts daarvan of dit de prijsberekening zal beïnvloeden. 5. Klik op OK om op te slaan. De wijzigingen worden opgeslagen. 199

207 VERKOOPONDERSTEUNING Kortingsinstellingen opslaan - Kortingenregister Het Kortingenregister is een kortingenmatrix waar u prijzen en kortingen kunt definiëren voor combinaties van klantencategorieën en artikelgroepen. Hier selecteert u een klantencategorie en een artikelgroep en voert het geldende kortingspercentage in. Om bij het kortingenregister te komen klikt u op Beeld - Artikel - Kortingenregister. Over leverings- en betalingsvoorwaarden Leverings- en betalingsvoorwaarden worden aangemaakt en bewerkt in het Standaardregister. Het programma wordt standaard geleverd met een set op voorhand gedefinieerde leverings- en betalingsvoorwaarden. De vervaldatum op een factuur wordt gestuurd door de betalingsvoorwaarden. De vervaldatum kan normaalgezien niet gewijzigd worden na de facturering, maar indien u dit toch wenst, kunt u bij de betalingsvoorwaarden aangeven dat dit toegelaten dient te zijn. Tip! Wanneer u een order aanmaakt, kunt u in het veld Te leveren specificeren hoeveel er gefactureerd dient te worden. Op die manier kunt u deelfacturen afdrukken indien enkel delen van een order betaald moeten worden. Wijziging van voorwaarden Leverings- en betalingsvoorwaarden kunnen voor de gehele bedrijfsdatabase bepaald worden, zodat u een standaard voorwaarde voor alle contacten kunt instellen. De voorwaarden worden in de bedrijfsinstellingen voor relatiebeheer ingesteld. Wees er op attent dat deze instellingen alleen zullen gelden voor nieuwe relaties die u aanmaakt nadat deze instellingen zijn gemaakt. Daarnaast zal het voor de meeste instellingen mogelijk zijn om de bedrijfsinstellingen te overschrijven voor elke individuele relatie en voor elke individuele order/factuur. Indien u de voorwaarden voor veel relaties wilt veranderen, dient u allereerst de bedrijfsinstellingen te veranderen zodat alle nieuwe aangemaakte relaties de correcte instelling krijgen. Daarna kunt u de functionaliteit Bijwerken selectie relaties gebruiken om de relaties die u al aangemaakt heeft, bij te werken. 200

208 PRIJZEN EN KORTINGEN Voorbeeld: Bepalen van afronding A: Instelling voor alle nieuwe relaties 1. Kies Beeld - Instellingen - Bedrijf - Module-instellingen - Relatiebeheer. 2. Kies de gewenste afronding in de afrollijst Afronden Alle nieuwe relaties zullen de gekozen afronding krijgen. B: Bijwerken van bestaande relaties die klanten zijn 1. Kies Beeld - Relatie - Bijwerken selectie relaties. 2. Kies Eenvoudige selectie en klik op Volgende. Indien u bijvoorbeeld alleen de waarden voor de relaties die een bepaalde Afronding hebben, wilt veranderen kunt u dit met behulp van Uitgebreide selectie doen. Zie eventueel meer over Uitgebreide selectie in het afzonderlijke gedeelte over dit onderwerp. 3. Kies het tabblad Standaard en vink Klant aan. Let op! Hier kunt u Klanten, Leveranciers, Partners, Privé en Hoofdkantoor elk voor zich of gezamenlijk bijwerken. De bedrijfsinstellingen gelden inmiddels voor alle nieuwe relaties. 4. Klik op Volgende. 5. Kies Statusvelden/andere relatiegegevens wijzigen en klik op Volgende. 6. Kies het tabblad Instellingen voor klanten en kies de gewenste afronding in het veld Afronden. 7. Klik op Volgende. 8. Kies of u een rapport wilt hebben van de gemaakte veranderingen voordat ze doorgevoerd worden. Het rapport kunt u afdrukken of alleen op uw scherm lezen. Indien u gekozen heeft voor rapport, komt u automatisch terug in de wizard wanneer u het rapport weer sluit. 9. Klik op Voltooien. De veranderingen zullen worden doorgevoerd en kunnen niet herroepen worden. C: Overschrijven bij Orders Indien u orders heeft die zijn aangemaakt voordat u de veranderingen voor afronding heeft doorgevoerd, kunt u er voor kiezen om dit alsnog direct te wijzigen bij de order. Deze methode kunt u ook gebruiken indien u voor bepaalde orders de instellingen wilt overschrijven. 1. Kies Beeld - Order/Factuur - Order/Factuur en zoek de actuele order. 2. Kies tabblad Diversen. 3. Verander de afronding in de afrollijst Afronden. 4. Sla de gemaakt veranderingen op. De veranderingen worden doorgevoerd en overschrijven de bedrijfsinstellingen voor deze ene order. D: Overschrijven bij Relatie U kunt ook bij bepaalde relaties de bedrijfsinstellingen overschrijven. 1. Kies Beeld - Relatie - Relatiebeheer en zoek de relatie die u wilt veranderen. 2. Kies het tabblad Instellingen en klik op Klant of Leverancier. 3. Kies de gewenste afronding in de afrollijst Afronden en klik op OK. 201

209 VERKOOPONDERSTEUNING 4. Sla de gemaakt veranderingen op. Indien u nieuwe posten maakt bij deze relatie zal de gekozen afronding de bedrijfsinstellingen overschrijven voor deze relatie. Hoe een nieuwe betalingsvoorwaarde aanmaken? In het standaardregister kunt u betalingsvoorwaarden aanpassen en aanmaken naar eigen behoefte. Zo gaat u te werk om een nieuwe betalingsvoorwaarde aan te maken 1. Kies Beeld - Instellingen - Bedrijf - Standaardregister. 2. Selecteer Betalingsvoorwaarden. 3. Klik op Bewerken. 4. Klik op Nieuw. 5. Kies welke instellingen moeten gelden voor de betalingsvoorwaarde. Lees meer over de velden hieronder. 6. Klik op OK. De betalingsvoorwaarden zijn aangemaakt en kunnen gebruikt worden. Betalingsvoorwaarden 202 Veldomschrijvingen Betalingswijze: Mogelijke betalingswijzen zijn vooraf gedefinieerd in het programma. Bij gebruik van de betalingsvoorwaarde Contantfactuur wordt zowel de factuur als de betaling geboekt op hetzelfde boekstuknummer. Extra kosten: Hier kunt u een artikel invoegen, dat u aanmaakt in het artikelregister. Omschrijving: Vrije tekst. Betalingstermijn dagen: Geldt enkel voor de betalingswijze Factuur. Voer het aantal dagen in.

210 PRIJZEN EN KORTINGEN Gratis leveringsmaand: Geldt enkel voor de betalingswijze Factuur. Creditdagen worden berekend van de maandwissel. Betalingskorting: Geldt enkel voor de betalingswijze Factuur. Voer het aantal dagen en de betalingskorting in. Beschikbaar in de webshop: Indien u gebruik maakt van de webshop in het programma, kunt u hier controleren of de betalingsvoorwaarden voor uw klanten in de webshop moeten gelden. Internationale aankopen: Wordt enkel getoond indien u heeft aangevinkt bij Beschikbaar in de webshop. Controleert of de betalingsvoorwaarden kunnen gebruikt worden door klanten in het buitenland. Uitgebreid Factuurrapporten: Koppelt de betalingsvoorwaarden aan het gekozen factuurrapport. Deze wordt dan standaard geselecteerd bij het aanmaken van een factuur, maar kan overschreven worden. Betalingstermijn dagen: Geef het aantal dagen op dat getoond dient te worden op de factuurrapporten. Gratis leveringsmaand: Voer eventueel een gratis leveringsmaand in die getoond dient te worden op de factuurrapporten. Dagboek: Koppelt de betalingsvoorwaarde aan het dagboek voor het boekstuk. Naar debiteuren/crediteuren administratie boeken: Betalingen worden normaalgezien geboekt in de debiteuren/crediteuren administratie van de relatie. Controleer met uw revisor indien u de behoefte heeft om buitenom de debiteuren/crediteuren administratie te boeken. Betalingsvoorwaarden (wijzigbaar): Maakt het mogelijk om de betalingsvoorwaarde te bewerken nadat de transactie is gefactureerd. Contant: Betekent dat de factuur beschouwd wordt als betaald bij het aanmaken van de factuur. De rekening moet opgegeven worden in een eigen veld. Rekeningnummer voor betaling: Het veld wordt getoond wanneer er aangevinkt is bij Contant. Kies de rekening van het rekeningschema voor het crediteren. Geeft u hier niets aan, dan wordt de betaling van deze facturen geboekt op de standaard rekening voor betaling van contantfacturen van de administratieve instellingen. 203

211 VERKOOPONDERSTEUNING ABONNEMENTSFACTURERING 204 Mamut Enterprise Abonnementsfacturering is een middel om klanten volgens vaste afspraken en/of abonnementen te factureren. Deze oplossing zit inbegrepen in Mamut Enterprise E5. Indien u regelmatig dezelfde klanten voor dezelfde producten en/of diensten factureert, kunt u dit eenvoudig in één handeling doen, ook voor toekomstige perioden. De inkomsten worden dan automatisch met de juiste data in de juiste periode geboekt. U kunt overeenkomsten met daaraan de betreffende klanten gekoppeld in een eigen abonnementsregister aanmaken. Het abonnement kan opgemaakt worden met artikelen en diensten met vastgestelde prijzen en kortingen, en instellingen over hoe het abonnement in het systeem verwerkt zal worden, kunnen worden gedefinieerd; o.a. de frequentie voor wanneer en hoe vaak verkooporders aangemaakt zullen worden. Met de module heeft u op een overzichtelijke manier de volledige controle over welke klanten voor welke abonnementen/overeenkomsten moeten worden gefactureerd en hoe vaak. Belangrijk! Voor het activeren van de module Abonnementsfacturering dient u te kiezen voor Het bedrijf maakt gebruik van abonnementsfacturering door naar Beeld - Instellingen - Bedrijf - Module-instellingen - Offerte/Order/Factuur te gaan en te kiezen voor het tabblad Algemeen. Vervolgens moet u zich afmelden en het programma opnieuw starten om met de module te kunnen werken. Let op! Deze functionaliteit is alleen toegankelijk als additioneel product in enkele programmaversies. Neem contact op met uw softwareleverancier om te onderzoeken of de functie beschikbaar is in uw programmaversie. Abonnementsregister De module bestaat uit een Abonnementsregister, waarin u diverse soorten abonnementen/overeenkomsten aanmaakt waarvoor uw klanten zich kunnen inschrijven. Het abonnement kan worden ingesteld met artikelen en diensten met speciale prijzen en kortingen en u kunt de instellingen selecteren voor de manier waarop het systeem met het abonnement moet omgaan. Het abonnement krijgt een frequentie die bepaalt wanneer/hoe vaak een order, op basis van de daaraan gekoppelde klantabonnementen, wordt aangemaakt. Ook kunt u bestaande abonnementen in het register bewerken en abonnementen indien nodig de status 'gestopt' geven. Als een abonnement non-actief wordt gemaakt, worden de daaraan gekoppelde klantabonnementen niet meer weergegeven in het klantabonnementenregister en worden er geen orders meer aangemaakt die zijn gebaseerd op deze klantabonnementen. Klantabonnementen Een Klantabonnement is een overeenkomst/abonnement met iedere individuele klant. Deze wordt gekoppeld aan het abonnementsregister. Alle klanten die gefactureerd dienen te worden op basis van een klantabonnement, moeten aan het abonnement worden gekoppeld met behulp van het klantabonnementenregister. Het Klantabonnementsregister laat zien aan welke abonnementen klanten zijn gekoppeld. Vanaf dit venster kunt u klanten koppelen aan abonnementen en kunt u bestaande klantabonnementen bewerken. Ook kunt u een einddatum voor een abonnement instellen/wijzigen, het abonnement van een klant pauzeren of volledig beëindigen. U kunt een begin- en desgewenst een einddatum instellen voor ieder afzonderlijk klantabonnement en u kunt de frequentie aangeven die bepaalt hoe vaak/wanneer het klantabonnement kan worden 'verwerkt', waarbij dan een verkooporder wordt aangemaakt op basis waarvan u kunt factureren. U kunt een klantabonnement beëindigen

212 ABONNEMENTSFACTURERING door de status ervan te wijzigen in 'Gestopt' of u kunt het 'pauzeren' als de klant bijv. even geen leveringen/facturen wil ontvangen. Onderbroken/gepauzeerde of gestopte klantabonnementen kunnen altijd weer gereactiveerd worden indien gewenst. Verkooporders aanmaken en vervolgens factureren vanuit de order- /factuurmodule U kunt kiezen welke abonnementen en klanten de basis moeten vormen voor het aanmaken van verkopen in de functiespecifieke wizard voor het aanmaken van verkooporders voor actieve klantabonnementen. In uw selectie kunt u ook aangeven tot welk punt in de toekomst er orders moeten worden aangemaakt. Als u uw selectie hebt ingevoerd, krijgt u een lijst met alle klantabonnementen die worden meegenomen in de orderverwerking. U kunt nu alle eventuele klantabonnementen die u deze keer niet wilt meenemen uit de lijst verwijderen. Deze verwijderde abonnementen worden bij de volgende verwerking opnieuw meegenomen. U kunt de selectiedatum ook in het verleden plaatsen als u eerst verkooporders wilt aanmaken voor klantabonnementen die al eerder hadden moeten worden uitgevoerd. Hierna kunt u een andere verwerking starten op basis van een nieuwe datum. Frequentie Elk abonnement kan worden gekoppeld aan een frequentie die bepaalt wanneer/hoe vaak het abonnement kan worden 'verwerkt', d.w.z. hoe vaak ieder klantabonnement de basis kan vormen voor het aanmaken van een verkooporder. De frequentie wordt geregeld in het Standaardregister, dat u kunt openen door te klikken op de knop Frequentieregister in de werkbalk bovenaan in het venster Abonnementsregister of door naar Beeld- Instellingen - Bedrijf - Standaardregister te gaan. U kunt nieuwe frequenties aanmaken voor respectievelijk een vaste datum in iedere maand of om de zoveel dagen. Rapport U kunt het rapport Toekomstige factuurabonnementen afdrukken, met daarin de orders die u in de toekomst kunt aanmaken en factureren op basis van de bestaande, actieve klantabonnementen. Aan de slag met abonnementsfacturering Deze functionaliteit is alleen toegankelijk als additioneel product in enkele programmaversies. Neem contact op met uw software leverancier voor meer informatie omtrent of de functie toegankelijk is in uw programmaversie. Zo gaat u aan de slag 1. Activeer de functie. Kies Beeld - Instellingen - Bedrijf - Module-instellingen - Offerte/Order/Factuur. Selecteer het tabblad Algemeen en vink aan bij Het bedrijf maakt gebruik van abonnementsfacturering. Start vervolgens het programma opnieuw. 2. Definieer de frequentie in het Standaardregister. De frequentie bepaalt wanneer/hoe vaak er een verkooporder moet aangemaakt worden op basis van de klantabonnementen die gekoppeld zijn aan het abonnement. Kies Beeld - Instellingen - Bedrijf - Bedrijfsinstellingen -Standaardregister en blader tot Frequentie. 3. Maak nu abonnementen aan. 4. Maak nu klantabonnementen aan. U kunt nu verkooporders op basis van klantabonnementen aanmaken. 205

213 VERKOOPONDERSTEUNING Abonnementsregister Het abonnementsregister is een venster met daarin de verschillende abonnementen die u hebt ingesteld. Rechtsboven in het venster selecteert u of u alleen actieve of alleen non-actieve abonnementen wilt bekijken of dat u alle abonnementen wilt zien, ongeacht hun status. Het overzicht toont u de abonnementsnaam, de status, de frequentie, het frequentietype en wanneer de volgende 'verwerking' van het abonnement zal plaatsvinden. Bij een 'verwerking' gaat het om het aanmaken van orders op basis van aan een abonnement gekoppelde klantabonnementen. 206 In het abonnementsregister kunt u nieuwe abonnementen instellen, bestaande abonnementen bewerken en abonnementen non-actief maken door te klikken op de knop Verwijderen. Let op: klantabonnementen die zijn gekoppeld aan een non-actief abonnement worden niet meer weergegeven in het overzicht van klantabonnementen en vormen niet langer de basis voor het aanmaken van orders. Een abonnement is een sjabloon dat identiek is voor alle klanten aan wie worden gefactureerd voor hetzelfde abonnement. Dat wil zeggen dat aan ieder abonnement meerdere klantabonnementen zijn gekoppeld. Bij een abonnement kan het gaan om een abonnement op een tijdschrift, krant of alertdienst, maar ook om huur- of serviceovereenkomsten. Maak een abonnement aan voor ieder(e) abonnement of regelmatige dienst die u aanbiedt en die de basis vormt voor facturen. U voegt de producten en/of diensten aan uw abonnement toe die moeten worden meegenomen op de abonnementsfactuur en u voert de instellingen in die moeten gelden voor de orders die voor het abonnement worden aangemaakt. Met behulp van een speciale wizard kunt u eenvoudig orders aanmaken op basis van uw abonnementen. U kunt de wizard starten door op de knop Order/Factuur op de werkbalk van het abonnementsregister te klikken. In de wizard kiest u voor welke abonnementen orders moeten worden aangemaakt en of deze alleen voor een bepaalde klant moeten worden aangemaakt of voor alle klanten. Als u op de knop Abonnement weergeven klikt, opent u een venster met alle gegevens over het abonnement. U kunt de informatie van hieruit echter niet bewerken. De knop geeft informatie voor

214 ABONNEMENTSFACTURERING gebruikers die meer willen weten over een abonnement, maar die geen toegangsrechten hebben waarmee ze wijzigingen kunnen aanbrengen. Met de knop Frequentieregister gaat u rechtstreeks naar het standaardregister, waar u frequenties kunt aanmaken en beheren. Frequenties bepalen wanneer/hoe vaak verkooporders worden aangemaakt op basis van de diverse klantabonnementen die aan het abonnement zijn gekoppeld. Er zijn twee soorten frequenties: "Aantal dagen interval" en "Vaste datum per maand". Als u kiest voor "Aantal dagen interval" kunt u om de x dagen na de laatste orderaanmaak orders genereren. Met "Vaste datum per maand" kunt u aangeven dat u orders wilt aanmaken op dag X om de Y maand(en), bijv. om de twee maanden op de 3e dag, op de 15e van elke maand, om de drie maanden op de 1e van de maand enz. Door te klikken op de knop Print kunt u het rapport voor Toekomstige factuurabonnementen afdrukken. Hoe een nieuw abonnement aanmaken? 207

215 VERKOOPONDERSTEUNING U kunt als volgt een nieuw abonnementstype aanmaken: 1. Ga naar Beeld - Order/Factuur - Abonnementsfacturering. 2. Klik op Nieuw. 3. Voer de titel van het abonnement in. Desgewenst kunt u ook een omschrijving geven van waar het abonnement voor bedoeld is. 4. Voer uw instellingen in m.b.t. Frequentie, Betalingsvoorwaarden, Onze ref. en Referentie. 5. De hieraan gerelateerde informatie registreert u in de tabbladen 6. Klik op Opslaan als u klaar bent met het registreren van uw abonnementsinformatie. 7. Klik op de knop Afsluiten om het abonnementsvenster te sluiten. U heeft nu een nieuw abonnement aangemaakt, en u kunt deze gebruiken voor uw klantabonnementen. Klantabonnementen Het venster Klantabonnementen geeft u een volledig overzicht van alle klantabonnementen die u hebt ingesteld, d.w.z. alle overeenkomsten tussen klanten in uw klantenregister en abonnementen in uw Abonnementenregister. U kunt een bepaald abonnement zoeken op klantnummer in het klantabonnement of u kunt op de zoekknop klikken om een klant op te zoeken in de geopende klantenlijst. Met behulp van de vervolgkeuzelijsten Abonnement en Status kunt u een selectie maken, zodat alleen bepaalde abonnementen of abonnementen met een bepaalde status worden weergegeven. Als u de sorteerwijze van de abonnementen wilt wijzigen, kunt u klikken op de kop voor de kolom waarop u wilt sorteren. 208

216 ABONNEMENTSFACTURERING Vanaf het venster Klantabonnementen kunt u nieuwe klantabonnementen instellen door een klant te combineren met een geregistreerd abonnementstype en kunt u bestaande klantabonnementen bewerken. U kunt einddata voor abonnementen invoeren/bewerken, klantabonnementen pauzeren of volledig stopzetten. Aan ieder klantabonnement kunnen een begin- en einddatum (als deze vaststaat) worden toegekend. Klantabonnementen kunnen ook handmatig worden stopgezet en gepauzeerd, als de klant bijv. even geen leveringen/facturen wil ontvangen. Gestopte of gepauzeerde klantabonnementen kunnen altijd weer gereactiveerd worden. Als u klanten hebt aan wie voor meerdere abonnementen gefactureerd moet worden, moet u voor elk abonnement een apart klantabonnement aanmaken. Met behulp van een wizard kunt u eenvoudig orders aanmaken op basis van klantabonnementen. De wizard wordt gestart door op de knop Order/Factuur op de werkbalk van het abonnementsregister te klikken. In de wizard bepaalt u voor welke abonnementen u orders wilt genereren en of de orders voor alle klanten of slechts voor één klant gegenereerd moeten worden. Door op de knop Abonnement weergeven te klikken, kunt u de gegevens van een abonnement bekijken. U kunt de informatie echter niet bewerken. Deze knop kan handig zijn voor gebruikers die meer willen weten over een abonnement maar geen toegangsrechten hebben voor het bewerken van abonnementen. Door op de knop Print te drukken, print u een rapport met daarin de toekomstige factuurabonnementen. Hoe een nieuw klantabonnement aanmaken? Zo maakt u een nieuw klantabonnement aan 1. Ga naar Beeld - Order/Factuur - Abonnementsfacturering. 2. Klik op de knop Klantabonnementen. 3. Klik op Nieuw. 4. Selecteer de betreffende klant uit de klantenlijst en klik op OK. 5. Selecteer het abonnement waaraan u de klant wilt koppelen uit de Abonnement-afrollijst. 6. Voer ook een Status in als het abonnement later Actief moet worden gemaakt en niet meteen. 209

217 VERKOOPONDERSTEUNING 7. Voer de Startdatum in als deze afwijkt van de huidige datum en voer eventueel een Einddatum in als deze al is overeengekomen. 8. Klik op OK. Het klantabonnement is aangemaakt. Abonnementsfactureringen Wizard voor aanmaken van orders op basis van klantabonnement 1:2 De wizard voor het aanmaken van orders op basis van klantabonnementen start u vanaf de vensters Abonnementsregister of Klantabonnementen. Bij de eerste stap van de wizard selecteert u de abonnementen of klanten waarvoor u orders wilt aanmaken. Aanmaken van orders 1. Klik op de knop Order/Factuur op de werkbalk om de wizard te starten. 2. Selecteer of u alle abonnementen wilt meenemen of een selectie wilt maken voor slechts een abonnement. Als u kiest voor het laatste, kunt u op de bladerknop klikken om het betreffende abonnement te selecteren in de lijst met beschikbare abonnementen. 3. Selecteer of alle klanten in de selectie moeten worden meegenomen of slechts een klant. Als u ervoor kiest om één enkele klant mee te nemen, klikt u op de bladerknop om die klant te zoeken. 4. Voer in tot welke datum abonnementen in de selectie moeten worden meegenomen. 5. Vink het vakje voor Statusoverzichten weergeven aan als u deze wilt bekijken. 6. Klik op OK. In stap 2 van de wizard selecteert u voor welke klantabonnementen u orders wilt aanmaken. 210

218 ABONNEMENTSFACTURERING Wizard voor aanmaken van orders op basis van klantabonnement 2:2 In stap 2 van de wizard krijgt u een overzicht van de klantabonnementen waarvoor een order kan worden aangemaakt op basis van de uw selecties in de voorgaande stap. Klantabonnementen waarvoor een order kan worden aangemaakt, worden standaard geselecteerd. U kunt echter het selectievinkje verwijderen voor abonnementen die u deze keer niet wilt meenemen. Als u alle benodigde wijzigingen in de selectie hebt aangebracht, klikt u op Voltooien om de orders aan te maken. Als u ervoor heeft gekozen om een statusrapport van alle aangemaakte orders via de wizard te bekijken, wordt dit nu weergegeven. De aangemaakte orders vindt u in de gewone module voor Order/Factuur, die bereikbaar is via Beeld - Order/Factuur - Order/Factuur. De orders krijgen de status 'Niet verwerkte order'. Hoe aangemaakte orders op basis van abonnementen factureren? Orders, die zijn aangemaakt via de wizard voor het aanmaken van orders op basis van klantabonnement, worden overgebracht naar de ordermodule met de status 'Niet verwerkte order'. Van daaruit kunnen zij op de gebruikelijke manier gefactureerd worden. Zo factureert u overgebrachte abonnementsorders 1. Kies Beeld - Order/Factuur - Order/Factuur of open Order/Factuur via de snelkoppeling op het bureaublad. 2. Klik op de knop Factuur in de Order/Factuur-module om het factureringsproces te starten. 3. Selecteer bij Filter links in het venster Selectie. 4. Selecteer het gewenste afdruktype en pas de instellingen daarvoor aan. 5. Klik op OK. 6. Maak een selectie op basis van het abonnement dat u wilt factureren door het actueel abonnement te selecteren in de afrollijst hiervoor. 211

219 VERKOOPONDERSTEUNING 7. Klik op OK. 8. Pas de selectie aan met behulp van de pijlknoppen als er orders zijn die u niet wilt factureren. 9. Klik op OK. De order is nu gefactureerd. Het rapport Toekomstige factuurabonnementen toont de orders die u in de toekomst kunt aanmaken en factureren op basis van de bestaande, actieve klantabonnementen. In het selectievenster kunt u zelf beslissen voor welke tijdsperiode u de toekomstige facturen wilt zien, of het voor een selectie van klanten of voor alle dient te zijn, en of het voor een bepaald abonnement of voor alle geldt. Het rapport kan afgedrukt worden door te klikken op Afdrukken in de werkbalk bovenaan in het venster Klantabonnementen of Abonnementsregister. U kunt eveneens het rapport afdrukken vanuit de rapportmodule. Hoe kan ik abonnementsfacturering gebruiken met een jaarlijkse facturering? Opdat een abonnement jaarlijks gefactureerd kan worden, moet het abonnement gekoppeld zijn aan een abonnementsduur van één jaar. Wanneer u jaarlijks factureert, zal de registratiedatum op het abonnement waaraan het klantabonnement gekoppeld is, bepalen wanneer in het jaar het abonnement gefactureerd wordt. 212 Zo maakt u een abonnementsduur van één jaar aan 1. Open Frequentie in het standaardregister via Beeld - Instellingen - Bedrijf - Standaardregister. 2. Klik op Nieuw. 3. Voer bovenaan een naam voor de frequentie in, bijvoorbeeld "Jaarlijkse facturering". 4. Kies Type, bijvoorbeeld: "Aantal dagen interval". 5. Voer in Iedere 356ste dag herhalen. 6. Klik op OK.

220 ABONNEMENTSFACTURERING Deze frequentie kan nu gekozen worden in het abonnementsregister. Dit betekent dat indien u een abonnement met een jaarlijkse facturering aanmaakt, alle hieraan gekoppelde klantabonnementen meegenomen worden in het factureren op basis van dezelfde datum/maand elk jaar. Tot de eerste verval moet u echter wel handmatig factureren in de order/factuur-module. Wenst u dat het abonnement in plaats hiervan gefactureerd wordt bijvoorbeeld één maand na het aanmaken van het abonnement en dit voor één jaar en vervolgens op hetzelfde tijdstip elk jaar, dan maakt u 12 abonnementen aan, één voor elke maand in het jaar. Vermits het de registratiedatum voor het abonnement is die bepaalt wanneer het abonnement voor het eerst opgenomen wordt in de basis voor het factureren, dient u deze te manipuleren door eerst de systeemdatum te wijzigen voordat u het abonnement aanmaakt. U wijzigt de systeemdatum via het menu Beeld - Systeemdatum. Lees meer over hoe u dit doet in de introductiehandleiding "Installeren, instellingen, rapporten en selectie". U kunt nu een abonnement aanmaken dat een zelfde registratiedatum als systeemdatum heeft. Herhaalt u de procedure en voegt u een abonnement toe voor de 1.ste van elke maand, dan kunt u later bij het aanmaken van klantabonnementen deze koppelen aan het abonnement voor de actuele maand. Hierdoor kunnen klantabonnementen gefactureerd worden in dezelfde maand elk jaar. U kunt ook vermijden te factureren voor de resterende maanden totdat u eventueel een vaste maand voor het factureren heeft. 213

221 E-COMMERCE PROGRAMMAVERSIES ZONDER ADMINISTRATIEFUNCTIONALITEIT Follow-up van facturen Betalingsoverzicht, facturen NB! De functionaliteit in het venster Betalingsoverzicht, Facturen geldt enkel voor de programmaversies zonder de module administratie. Zie het hoofdstuk Debiteuren- /crediteurenadministratie in de introductiehandleiding "Administratie, logistiek en personeel" voor de andere programmaversies. Via het Betalingsoverzicht, facturen kunt u een goed overzicht houden over alle uitstaande vorderingen. Door alle betalingen te registreren, heeft u alle benodigde informatie beschikbaar om klanten op te volgen na de uiteindelijke verkoop. U opent het venster Betalingsoverzicht, facturen door op de knop Toon post in betalingsoverzicht te klikken in de werkbalk in het venster Order/Factuur of door Beeld - Order/Factuur - Betalingsoverzicht, facturen te selecteren. Voor een beter overzicht kunt u de filter zo instellen dat u alleen de facturen ziet die aangemaand dienen te worden (Herinnering sturen), die Vervallen of Betaald zijn. Na het instellen van een selectie, dient u op de knop Bijwerken te klikken om de inhoud in het overzichtsvenster bij te werken. Selecteer een factuur en klik op Bewerken om de informatie over Betaling, Herinnering of Factoring te wijzigen. De knop Betaling registreren geeft u de mogelijkheid om de geselecteerde factuur te registreren als betaald. Herinneringen en Incassoberichten kunnen gegenereerd worden via een eigen wizard, die u start vanuit dit venster. U kunt ook een lijst met facturen afdrukken, die verzonden moeten worden naar Factoring of Incasso. De knop Instellingen voor herinneringen en incasso opent een instellingsvenster waar u het aantal herinneringen vóór incassobericht, de herinneringskosten, de limiet voor bedrag per factuur, de betalingsvoorwaarden incassofactuur en hoeveel dagen er moeten verstrijken na de vervaldatum voordat een herinnering voorgesteld wordt, kunt bepalen. De knop Afdrukken geeft u een afdrukvoorbeeld van de inhoud in het venster. Het rapport kan vervolgens afgedrukt worden vanuit het afdrukvoorbeeldvenster. Let op! De producten met administratiefunctionaliteit hebben uitgebreidere functies voor de debiteuren-/crediteurenadministratie. Dit maakt het eenvoudiger voor u om een overzicht te houden over Herinnering, Incasso en Factoring. 214

222 PROGRAMMAVERSIES ZONDER ADMINISTRATIEFUNCTIONALITEIT Let op! Let erop dat de posten in een eenvoudig betalingsoverzicht niet zichtbaar zullen zijn in de debiteuren-/crediteurenadministratie na een upgrade naar een uitgebreider programma met debiteuren-/crediteurenadministratie wegens gebrek aan verwijzingen in het rekeningschema. Registreren van betaling Let op! Dit geldt enkel voor de programmaversies zonder de module administratie. Nadat een factuur betaald is, dient u de betaling te registreren. Betaalde facturen worden niet voorgesteld bij herinneringen, factoring of incasso. Het bedrag dat de klant betaalt, is niet altijd precies gelijk aan het bedrag dat op de factuur staat. Daarom kunt u het bedrag hier aanpassen. De factuurpost wordt dan bijgewerkt met de uitgevoerde betaling en de volgende keer dat u de betaling voor de factuur registreert, wordt het openstaande bedrag getoond. Selecteer de factuur waarvoor u de betaling heeft ontvangen en klik op Betaling registreren in de werkbalk. Het venster stelt automatisch het bedrag voor dat getoond wordt op de factuur en stelt de datum van vandaag voor als Betalingsdatum. Klik op OK wanneer alle informatie in dit venster overeenstemt met de betaling, die u op dit moment registreert. Pas eventueel het veld Ontvangsten aan indien het betaalde bedrag verschilt van het te factureren bedrag en verander eventueel de Betalingsdatum indien u de betaling op een andere dag registreert dan de dag waarop u de betaling ontving. Wanneer de betaling werd voldaan in een andere Valuta, dan kunt u de valuta selecteren uit de afrollijst rechts en het bedrag in die valuta bewerken. Tip! Om de registratie van meerdere betalingen eenvoudiger te maken, kunt u op het plusteken [+] naast de getallen op uw toetsenbord drukken om de factuur als betaald te registreren. Vervolgens tikt u het factuurnummer in en drukt u op Enter om de volgende factuur op te halen. Nadat de facturen als betaald zijn geregistreerd, wordt de factuurlijst bijgewerkt met het betaalde bedrag. Wanneer de gehele factuur is betaald, dan wordt deze overgebracht naar Betaald. Indien u de filter geactiveerd heeft in de factuurlijst, dan dient u de factuur als Betaald te selecteren in de afrollijst rechts om de factuur te kunnen zien. Herinneringen Let op! Dit geldt enkel voor de programmaversies zonder de module administratie. Via deze procedure behoudt u voortdurend overzicht over de facturen waarvoor een herinnering dient afgedrukt te worden. Zo maakt u herinneringen aan voor uw facturen 1. Klik op de knop Herinnering in de werkbalk. 2. Selecteer de functies, die u wilt uitvoeren en klik op Volgende. U kiest zelf of u alle vier stappen tegelijkertijd wilt uitvoeren. Wanneer u bijvoorbeeld enkel Factoring wilt gebruiken, zult u vanzelfsprekend niet de overige stappen doorlopen. 215

223 E-COMMERCE Let op! U geeft zelf in de instellingen aan hoeveel tijd er mag verstrijken na de vervaldatum voordat de herinnering verstuurd wordt. Alle facturen, die aan deze criteria voldoen, worden hier getoond. Wanneer u de herinnering voor enkele klanten of facturen wilt uitstellen, dan verwijdert u deze simpelweg uit de lijst. 3. Stel de filter in om alleen de facturen te tonen, die Vervallen zijn op een bepaalde datum. 4. Verwijder de aanvinkvakjes voor de klanten waarvoor u geen herinnering wenst te verzenden, indien u bijv. een speciale overeenkomst heeft. U kunt dit ook doen voor een individuele factuur. 5. Selecteer de regel van de klant waarvan u de factuur wenst te zien en klik op de pijlknop Facturen weergeven. Hiermee vergroot u het venster en verschijnt er een lijst met facturen van deze klant die vervallen zijn. 6. Klik op Volgende wanneer u klaar bent met deze selectie. U kunt ervoor kiezen een herinnering per klant te versturen of een herinnering per factuur. Wanneer u meerdere herinneringen heeft voor dezelfde klant, dan kunt u ze op deze manier samenvoegen op één afdruk. De procedure gaat nu verder met het voorstellen van facturen voor Factoring en Incasso indien u deze opties selecteerde in het eerste venster. De factoringlijst wordt afgedrukt nadat u alle selecties heeft ingesteld. 7. Klik op Volgende om de herinneringen af te drukken. Er verschijnt eerst een afdrukvoorbeeld van de facturen op het scherm. 8. Druk de herinneringen af en controleer de afdrukken voordat u deze goedkeurt. 9. Klik op Voltooien voor goedkeuring. De factuurlijst wordt nu bijgewerkt met het Aantal herinneringen en de datum van de laatste herinnering. Verder betalingsbeheer Let op! Dit geldt enkel voor de programmaversies zonder de module administratie. Bij het genereren van Herinneringen drukt u automatisch nieuwe facturen met berekende herinneringskosten af. De factuurlijst wordt bijgewerkt met het aantal verstuurde herinneringen en de datum voor de laatste herinnering. Instellingen U zet zelf de instellingen voor hoeveel herinneringen verstuurd moeten worden vooraleer de factuur naar incasso gaat. Nadat de laatste herinnering is verstuurd, worden de geldende facturen voorgesteld als incassobericht en later als incasso. Zet de instellingen voor uw routines door te klikken op Instellingen herinnering/incasso in de werkbalk. Alle informatie betreffende herinneringen wordt hier ingesteld. Indien een factuur het Aantal herinneringen vóór incassobericht overtreft, wordt er geen herinnering meer aangemaakt. De factuur belandt dan onder de routine voor het generen van een incassobericht. De Herinneringskosten die u hier aangeeft, worden bij elke herinnering automatisch toegevoegd aan de som van de factuur. Bij een andermaal herinnering wordt deze tweemaal toegevoegd enz. Zet ook een Limiet voor bedrag per factuur. De kosten bij het navragen van kleine bedragen kan snel de winst bij betaling overschrijden. 216

224 PROGRAMMAVERSIES ZONDER ADMINISTRATIEFUNCTIONALITEIT U kunt ook eigen Betalingsvoorwaarden incassofactuur instellen, indien u een andere vervalsdatum voor herinnering wenst dan voor gewone facturen. Zet ook Interval tussen verstrijken vervaldatum en herinnering. Het is gebruikelijk bij bedrijven om de rekeningen te betalen op de vervaldatum, en het neemt graag een beetje tijd vooraleer de betaling bij u geregistreerd wordt. Factoring Let op! Dit geldt enkel voor de programmaversies zonder de module administratie. Indien u niet wenst in te staan voor het beheer van uw eigen facturen, kunt u een afspraak maken met een Factoringbedrijf en stuurt u rechtstreeks alle factuurinformatie over naar hen. Welke facturen naar Factoring gestuurd moeten worden, kiest u in het instellingsvenster in de factuurlijst vooraleer u met de procedure start. Indien u de hele procedure met herinneringen, factoring, incassobericht en incasso doorloopt, worden de facturen als factoring voorgesteld na de herinneringen. Tip! Factoring kan ingesteld worden als standaard voor uw hele bedrijfsdatabase, voor iedere klant en overschreven worden op iedere order. Zo drukt u een lijst over facturen af die naar Factoring gestuurd moeten worden 1. Verwijder de markering indien u niet alle facturen in de lijst wenst te versturen naar factoring. De procedure wordt nu voortgezet met voorstel tot Incassobericht en Incasso, indien u hiervoor koos in het eerste venster. Het afdrukken van de factoringlijst gebeurt dan nadat alle selecties ingesteld zijn. 2. Klik op Volgende om de factoringlijst af te drukken. U krijgt nu eerst de lijst op uw scherm als afdrukvoorbeeld te zien. 3. Druk de factoringlijst af, en controleer de afdruk vooraleer u goedkeurt. 4. Klik op Voltooien om goed te keuren. De facturen worden nu van de factuurlijst verwijderd vermits verder beheer vanaf nu niet meer uw verantwoordelijkheid is. Incassobericht Let op! Dit geldt enkel voor de programmaversies zonder de module administratie. In de instellingen voor herinneringen/incasso voert u het aantal herinneringen in dat verzonden moet worden voordat er een incassobericht verzonden wordt. Facturen die zo vaak zijn aangemaand, worden dan niet langer aangemaand, maar worden voorgelegd als incassobericht. Wanneer de factuur vervolgens nog steeds niet betaald is, dan wordt de factuur aan Incasso voorgelegd. 217

225 E-COMMERCE Zo drukt u een incassobericht af 1. Maak de aanvinkvakjes bij de facturen waarvoor u geen incassobericht wilt sturen, leeg en klik op Volgende. De wizard wordt nu voortgezet met een voorstel tot Incasso wanneer u deze optie selecteerde in het eerste venster. Nadat u de selectie voor de incassolijst heeft gezet, zal een incassobericht afgedrukt worden. 2. Klik op Volgende om het Incassobericht af te drukken. Er verschijnt eerst een afdrukvoorbeeld van het incassobericht op het scherm. 3. Druk alle incassoberichten af en controleer de afdrukken voordat u deze goedkeurt. 4. Klik op Voltooien voor de goedkeuring van de afdrukken. De facturen worden bijgewerkt in de kolom Aantal herinneringen en zullen de volgende keer naar Incasso worden gestuurd. Incasso Opgelet! Dit geldt enkel voor de programmaversies zonder de module administratie. Facturen die niet betaald worden nadat u een incassobericht heeft verstuurd, worden nu voorgesteld als incasso. Deze facturen worden op een incassolijst met al de noodzakelijke informatie over de klant en de eis afgedrukt, zodat het incassobedrijf de schuld kan opeisen. Zo drukt u de incassolijst voor het incassobedrijf af 1. Verwijder de markering van de facturen die u niet wenst te versturen naar incasso en klik op Volgende. 2. Klik op Volgende om de lijst met facturen die naar Incasso moeten en eventueel andere afdrukken die u heeft gekozen in vorige vensters, af te drukken. U krijgt eerst alle afdrukken op uw scherm te zien als afdrukvoorbeeld. 3. Druk alle rapporten af, en controleer de afdrukken vooraleer u ze goedkeurt. 4. Klik op Voltooien om de incassolijst goed te keuren. De facturen worden nu van de factuurlijst verwijderd vermits verder beheer vanaf nu niet meer uw verantwoordelijkheid is. Tip! Onthoud dat de afdruk van alle herinneringen, factoringlijst, incassobericht en incassolijst zich voordoet vooraleer u ze goedkeurt. Vindt u fouten of ontbreekt er informatie bij de afdrukken, moet u de procedure onderbreken, teruggaan om de fouten te verbeteren, om dan de selecties opnieuw in te stellen. 218

226 PROGRAMMAVERSIES ZONDER ADMINISTRATIEFUNCTIONALITEIT Verkoopbudget Let op! De functie van het verkoopbudget is alleen geldig binnen programmaversies zonder administratieve functies. Heeft u een licentie voor een programma met administratieve functies vindt u alle budgetten onder Beeld - Administratie - Budget. Het budget in deze programma's wordt besproken in het introductieboek Administratie, logistiek en Personeel. Wanneer u de waarden wilt zien, die ten grondslag liggen aan de budgetgetallen die ingevoerd zijn voor een Het verkoopbudget is geschikt voor eenvoudige en effectieve verkoopbudgettering voor verkopers en verkoopchefs. Aanvullend op de budgetgenerering geeft de module een eenvoudig overzicht van de inkomsten voor de onderneming beide op managementniveau, alsook op klant-, verkoper-, project- of productniveau. Om het verkoopniveau te openen kiest u Beeld in het hoofdmenu. Kies daarna Offerte/Order/Factuur en Verkoopbudget. U krijgt nu het instellingenvenster voor Verkoopbudget. In het bovenste deel van het venster wordt er gespecialiseerd waarmee het budget verbonden is met klanten, producten, verkopers en projecten. Daarna leiden de budgetgetallen periodegewijs (op maanden) tot matrices onderaan. Voordat u getallen in de budgetvelden kunt invoeren, dient u te specificeren voor welke combinatie van klant, product, verkoper en project het budget zal gelden. Kies eerst de gewenste combinatie van klant, product, verkoper en/ of project waar het budget voor zal gelden. Alle categorieën dienen te worden ingevuld. Merk op dat u de mogelijkheid heeft om te kiezen voor Diversen in één enkele afrollijst. Klik op de zoek-knop om te kiezen uit een lijst met alternatieven. De velden voor budget zal inactief blijven, totdat u uw criteria heeft vast gesteld. Kies voor welk jaar het budget dient te gelden, het betreffende budget zal automatisch worden bijgewerkt middels Automatisch bijwerken en bij Werkelijk bijwerken zullen de getallen doorlopend worden bijgewerkt. U kunt ook kiezen om de afwijking in % of reële getallen te zien. Typ de budgetgetallen in voor alle combinaties van klant, product, verkoper en project waar u het budget voor maakt. U heeft dan de mogelijkheid om er in te gaan en de budgetgetallen te checken voor de combinaties in iedere periode. De budgetgetallen worden specifiek geregistreerd voor iedere periode, en s zomers de bovenste reeks getallen met het totaal voor het hele jaar. Indien u later behoefte heeft om het budget veranderen, stelt u de nieuwe filter in de combinatie van klant, product, verkoper en project waarin u veranderingen wenst te maken. Afrollen - Verkoopbudget Let op! De functie van het verkoopbudget is alleen geldig binnen programmaversies zonder administratieve functies. Heeft u een licentie voor een programma met administratieve functies vindt u alle budgetten onder Beeld - Administratie - Budget. Het budget in deze programma's wordt besproken in het introductieboek Administratie, logistiek en Personeel. Wanneer u de waarden wilt zien, die ten grondslag liggen aan de budgetgetallen die ingevoerd zijn voor een bepaalde periode, dan kunt u op deze periode klikken waar u meer van wilt zien. U krijgt nu de onderliggende budgetwaarden getoond, welke gekomen zijn van de verschillende combinaties van klanten, producten, verkopers en projecten in die periode. 219

227 E-COMMERCE Door de gewenste periode te markeren en de linker muisknop in te drukken, zullen de tabellen voor de onderliggende budgetwaarden te zien zijn. De getallen in de tabel specificeren de budgetgetallen voor de gekozen periode en selectie. Op deze manier heeft u volledig overzicht over welke waarden gebudgetteerd zijn voor iedere verkoper tot op het product-, relatie- en projectniveau. Tip! Klik buiten het venster om terug te keren naar het budget. 220

228 Hoofdstuk 4: E-commerce In dit hoofdstuk: OVER E-COMMERCE Over e-commerce in Mamut Business Software Tips - waar moet u aan denken voordat u begint Ontwerptips voor uw website Aan de slag met uw eigen website Over de inhoud op uw website Update website OVER WEBSHOP Aan de slag met webshop Hoe een artikel te koop aanbieden in de webshop? Hoe een koppeling naar andere websites aanmaken? Hoe de voorraadstatus van de artikelen in de webshop tonen? Betalingsservice voor betaling in de webshop Docdata Aan de slag met Docdata Hoe verloopt het betalingsproces met Docdata? Worldpay Stap voor stap beschrijving om WorldPay te installeren Hoe kunt u zich aanmelden bij WorldPay? WEBSITE BEWERKEN Kies een website Menu Informatie over het bedrijf Bedrijfsgegevens Omschrijving bedrijf Koptekst Inhoud Startpagina Campagne Selectie van artikelen Artikellijst Website-instellingen voor artikel Nieuws Vervolgpagina s Contactpagina's Hulpmiddelen Hulpmiddelen voor de tekstuele inhoud van een website Hyperlink

229 E-COMMERCE Hyperlink invoegen Bijlage invoegen Afbeelding invoegen Tabel invoegen HTML-bestand openen Ontwerp Nieuwe kleurencombinatie aanmaken Ontwerpsjabloon Eigenschappen van gekozen sjabloon Ontwerpsjabloon Website Ontwerpsjabloon Webshop Webshop Artikelgroepen Bedrijfsgegevens Winkelvoorwaarden Klantgegevens Factuuradres Leveringswijze Betalingswijze KLANTSTATUSBESTANDEN/E-KLANTEN Klantstatusbestanden verzenden Instellingen voor klantstatusbestanden SITEGEGEVENS OPHALEN Bedrijfsgegevens Overzicht over nieuwe orders/activiteiten WEBSITE-INSTELLINGEN Actieve website Beschrijvende teksten Meta tags Script Instellingen Web Instellingen Webshop Betalingsservice Beheer Wachtwoordinstellingen ADDITIONELE PRODUCTEN - E-COMMERCE Klant- en Partner Web Docdata Web Design

230 OVER WEBSHOP OVER E-COMMERCE In een wereld waarin r;iedereen informatie over artikelen en diensten op Internet opzoekt voor men deze aanschaft, is het belangrijk voor bedrijven dat de aangeboden artikelen en diensten op Internet terug te vinden zijn. Door gebruik te maken van de verschillende mogelijkheden in uw Mamut programma kunt u op eenvoudige wijze uw eigen website en webshop maken en zo dagen nacht bereikbaar zijn voor zowel bestaande als potentiële nieuwe klanten. Wat is een website? Een website is een gebied op Internet waar u een verzameling van pagina s met informatie over bijv. de voorraad van uw bedrijf kunt tonen. Een website bestaat uit een startpagina met koppelingen naar onderliggende pagina s over het bedrijf, de diensten die aangeboden worden, informatie over de beschikbare artikelen, contactgegevens van het bedrijf en informatie over medewerkers. Een website kan ook een webshop bevatten, waar klanten de artikelen die de firma verkoopt online kunnen aankopen. Waarom zou ik een website moeten hebben? Wanneer u nog geen website heeft, heeft u misschien al wel overwogen om er een te maken? Het hebben van een webshop biedt veel voordelen: klanten kunnen op ieder moment van de dag informatie opzoeken over uw bedrijf, de medewerkers, over de artikelen en diensten die aangeboden worden, openingstijden, adresgegevens en evt. een plattegrond vinden waarop de locatie van uw bedrijf is aangegeven. Meer en meer mensen zijn bekend met Internet en geleidelijk aan gebruiken zij de mogelijkheid om aankopen ook via Internet te doen. Wanneer u uw artikelen als aanvulling op uw gewone winkel ook in uw eigen webshop aanbiedt, is dit een uitstekende mogelijkheid om uw omzet te verhogen. Voorwaarden Wanneer u beschikt over een programma in de serie Mamut Business Software of over de gratis versie Mamut Web Free, dan heeft u alles wat u nodig heeft tot uw beschikking om snel en eenvoudig een professionele website met webshop te maken. Vereiste kennis Voor het opzetten van een website met behulp van uw Mamut programma heeft u geen kennis of eerdere ervaring met het publiceren van websites nodig. Het besturen vindt plaats in de module E- commerce; deze bevat een gebruiksvriendelijke publicatiemogelijkheid. Hierdoor is het niet nodig is om met HTML-codering te werken en via een ftp-server een upload te maken. Wanneer u bekend bent met tekstverwerking in bijvoorbeeld Microsoft Word, zult u veel van de besturingsmogelijkheden die in de module Website bewerken gebruikt worden, herkennen. 223

231 E-COMMERCE Over e-commerce in Mamut Business Software Onder het aandachtsgebied E-commerce of via Beeld - E-commerce kunt u een eigen website en webshop aanmaken. Website met ontwerpsjablonen Ontwerp uw eigen website door middel van een zeer gebruiksvriendelijke geïntegreerde module die geen voorkennis vereist. Maak een keuze uit een ruim aanbod van flexibele ontwerpsjablonen ontworpen door professionele webdesigners. Pas de informatie zo vaak aan als u wilt. Gebruik bijvoorbeeld nieuwspagina s, informatiepagina s, marketingpagina s, gebruikersondersteuning, contactpagina s en een webshop op uw website. Focuseer op marketingcampagnes bij het opzetten van eigen marketingpagina's, die gegarandeerd door alle bezoekers worden bezocht. U krijgt uw eigen webadres en de plaats op de server is geïncludeerd. U kunt ook gebruik maken van een eigen domeinnaam. Het overbrengen van uw website van uw pc naar de server gebeurt automatisch met één druk op de knop. Webshop met winkelwagentje Een geavanceerde webshop met winkelwagenfunctionaliteit zorgt ervoor dat uw klanten veilig en eenvoudig kunnen winkelen. De integratie met de artikellijst verzekert een snelle opstart en weinig onderhoud. Alle orders worden automatisch naar de ordermodule overgebracht en de orderbevestigingen wordt automatisch per aan de klant toegezonden. Bij het plaatsen van een bestelling wordt de order en klantenkaart automatisch in het programma aangemaakt. Geef aan welke leverings- en betalingsvoorwaarden u wilt aanbieden. Volledige ondersteuning van creditcards door middel van het gebruik van beveiligingscodes en SSL (Secure Sockets Layer) verzekeren een veilige webshop. eklant U kunt statusdocumenten van klanten aanmaken en bewerken per . Bij bestelling via de webshop krijgt de klant zijn persoonlijke bestellingspagina op het Internet, met een statusoverzicht over zijn huidige en eerdere bestellingen. Er is een volledige integratie tussen de order-/artikel- /contactmodule en de webshop. Vragen via het Internet Indien een potentiële klant via de website contact opneemt, wordt er automatisch een klantenkaart met alle noodzakelijke informatie voor verdere opvolging aangemaakt. Is de klant reeds geregistreerd wordt er een activiteit in zijn klantenkaart aangemaakt. Afhankelijk van de vraag wordt deze automatisch gecategoriseerd in het contactregister. Bij aankoop via de webshop wordt er automatisch een order aangemaakt. Websitestatistieken Volledige toegang tot de bezoekstatistieken van uw internetsite geeft u de juiste informatie om de strategie en ontwikkeling van uw website te bepalen. U krijgt een snel overzicht over het aantal bezoekers in een bepaalde periode, een overzicht van de totale statistieken en het bezoekersrecord. Meer gedetailleerde statistieken kunnen naar Microsoft Excel geëxporteerd worden en geven een gedetailleerd overzicht over de bezoekers per dag. Het is mogelijk om een eigen of een gezamenlijke statistiek voor de website en de webshop te maken. De bewerkingshistorie geeft u een middel om op te volgen hoe vaak de website wordt bijgewerkt. U vindt de statistieken in de Mamut Information Desk. 224

232 OVER WEBSHOP Website bewerken In het aandachtsgebied E-commerce zult u de meeste tijd gebruiken in de module Website Bewerken. Deze module heeft 5 tabbladen, waarin u de inhoud van de website en webshop aangeeft. Voorbeeld van uw website Hier kunt u beklijken hoe uw website er op het Internet uitziet. De winkelwagenfunctionaliteit is niet zichtbaar in dit voorbeeld. Deze functie kunt u bekijken als de website is gepubliceerd op het internet. Update website Zorg er altijd voor dat u de nieuwste versie van uw website naar de server upload, zodra u de website bewerkt heeft. Hiervoor gebruikt u de functie Update Website. Tijdens deze update wordt er automatisch gecontroleerd of er programma updates zijn, die geïnstalleerd dienen te worden, om de laatste functionaliteit te verkrijgen. Sitegegevens ophalen Deze snelkoppeling zorgt ervoor dat u de nieuwe orders van de server kunt ophalen. Heeft de website een contactpagina kunt u hiermee ook de activiteiten ophalen. Een website die gebruik maakt van aanmeldingen voor wachtwoordbeveiligde pagina s kunnen door middel van deze snelkoppeling nieuwe aanmeldingen ophalen. Bent u in het bezit van de volledige versie, dan kunt u door middel van deze functie ook status en documenten terughalen naar de server. Website-instellingen Hier past u de instellingen voor de website aan. Hierbij kunt u denken aan BTW weergave, prijsafrondingen, formaat voor tijd en datum, wachtwoordbeveiliging en creditcard/betalingsdiensten. Zo komt u er. Kies Beeld - E-commerce en kies de functie die u wilt gebruiken, of kies voor het aandachtsgebied E-commerce in het menu aan de linkerzijde van het bureaublad. Dan krijgt u direct toegang tot de snelkoppelingen die tot de modulen behoren. Let op! Het begrip Website duidt in dit boek en het programma uw hele website aan. De website kan ook een Webshop bevatten, wat het deel van de website is waar u artikelen te koop kunt aanbieden. Additionele producten en Mamut Enterprise-uitbreidingen Indien u nood heeft aan een meer geavanceerde functionaliteit dan wat standaard volgt bij uw Mamut-programma, dan kunt u additionele producten en programmauitbreidingen kopen. U kunt meer lezen over additionele producten en diensten op onze website: 225

233 E-COMMERCE Tips - waar moet u aan denken voordat u begint 226 Voordat u uw eigen website aanmaakt, kan het een voordeel zijn om na te denken over wat u precies wilt met de website. Denk na over de boodschap die u wilt overbrengen aan de bezoekers op uw website en zorg er voor dat uw website netjes, overzichtelijk en gemakkelijk te gebruiken is. Veel van de hedendaagse internetbezoekers zijn ongeduldig en komen niet terug naar een website waar ze niet met een paar klikken de gewenste informatie kunnen vinden. Eerste indruk Het is belangrijk om een goede eerste indruk achter te laten indien u wilt dat uw bezoekers tijd en geld zullen gebruiken op uw website. Zorg er voor dat de teksten op uw site geen spelfouten bevatten, deze fouten kunnen de bezoekers een slechte indruk geven. Uw website dient voorkomend, gebruiksvriendelijk en overzichtelijk te zijn. Gebruik daarom tijd om andere websites te bezoeken en zo te kijken hoe deze websites gestructureerd en georganiseerd zijn. Structureer de inhoud Voordat u begint met het bewerken van de inhoud op uw website dient u na te denken welke informatie u wenst te presenteren. U kunt een ruwe schets maken van alle pagina s die u dient aan te maken om de gewenste informatie op een eenvoudige manier te presenteren. U kunt bijvoorbeeld noteren welke informatie u op welke pagina wilt hebben. Bedrijfsinformatie Om geloofwaardigheid te creëren en om de bezoekers van uw website van bedrijfsinformatie te voorzien kunt u uw bedrijf introduceren op uw website. U kunt bijvoorbeeld uw bezoekers informeren over de bedrijfsvisie, werknemers, historie etc. Indien u artikelen op uw website verkoopt dient u uw bezoekers te informeren over de voorwaarden die in uw webshop gelden. Contactinformatie Het is belangrijk om duidelijk te maken op welke verschillende wijzen contact met u op kan worden genomen. Registreer uw postadres, bezoekadres, telefoonnummer, fax nummer en uw e- mailadres. Veel mensen vinden het nuttig om informatie te hebben over openingstijden/kantoortijden en werknemers. Daarnaast kunt u contactschema s aanmaken die bezoekers kunnen gebruiken om contact met u op te nemen. Maak aanpassingen voor uw bedrijf Indien u artikelen in uw webshop wilt verkopen, dient u vooraf te denken over in welke groepen en subgroepen u uw artikelen wilt indelen. Indien u reeds gebruik maakt van het artikelregister in Mamut, heeft u misschien al de benodigde artikelgroepen aangemaakt. Indien dit niet het geval is, kunt u de artikelgroepen en subgroepen aanpassen in het standaardregister. Follow-up en routines Nadat u uw website aangemaakt heeft en op het internet gepubliceerd heeft, dient u er een routine van te maken om bij voorkeur elke dag uw websitegegevens te downloaden. Volg aanvragen nauwkeurig op en zorg er voor dat u binnen een redelijke tijd antwoord geeft of krijgt. Daarnaast is het belangrijk om orders snel te verwerken en te versturen naar uw klanten.

234 OVER WEBSHOP Kwaliteitscontrole van de inhoud en links Nadat u uw website gepubliceerd heeft is het belangrijk om goede routines te hebben voor het controleren van de kwaliteit van de inhoud op uw website. U dient regelmatig te controleren of de links werken, foto s op de juiste wijze getoond worden en dat de tekst en overige inhoud bijgewerkt is met de juiste informatie. Een website die niet wordt onderhouden en bijgewerkt wordt zal niet serieus of geloofwaardig worden gevonden. Ontwerptips voor uw website Wanneer u een website opricht, dient u na te denken over de keuze van kleuren en ontwerp. De gemaakte keuzes voor uw website moeten in overeenstemming zijn met uw bedrijf en het bedrijfsprofiel. Lettertypes, grootte en kleuren Bij het maken van uw keuze betreffende het lettertype voor uw website, moet u eerst en vooral bedenken dat deze leesvriendelijk moet zijn. Verdana en Arial zijn twee lettertypes die veel gebruikt worden op het internet en deze worden beschouwd als gemakkelijk te lezen op een scherm. De gekozen grootte van uw lettertype mag niet te groot zijn, maar ook niet te klein. De grootte 8-10 is in vele gevallen een passende grootte. Let er ook op dat u een zelfde lettertype gebruikt op al uw pagina's zodat u een gelijkmatig uitzicht bekomt voor uw website. Onderstreepte tekst op websites moet u vermijden omdat de meeste mensen een onderstreepte tekst aanzien als een link. Iets anders waarover u moet nadenken is de keuze van kleuren voor uw website. De kleur van de tekst moet gemakkelijk te lezen zijn tegen de gekozen achtergrondkleur. Let er ook op dat u niet teveel verschillende kleuren gebruikt voor de teksten. Dit geeft een verwarrende en onprofessionele indruk. Gebruik van logo, afbeeldingen en grafiek Wanneer uw bedrijf een eigen logo heeft, kunt u deze downloaden en gebruiken op uw website. Een bedrijfslogo is een goede vorm van marketing en draagt bij tot herkenning en geloofwaardigheid bij de klanten. Gebruik graag relevante afbeeldingen en grafiek op uw website om uw pagina's levendiger en attractiever om te lezen te maken. Websites met enkel tekst kunnen saai overkomen, maar let erop om niet te overdrijven met het gebruik van afbeeldingen en grafiek. Het is tevens mogelijk om achtergrondafbeeldingen te benutten op uw website, maar wees zeer voorzichtig met het gebruik ervan. Een achtergrondafbeelding leidt gemakkelijk de focus weg van de tekst en kan verwarring strooien. Gebruik van tabellen voor een grotere flexibiliteit bij het bewerken Om de inhoud van een website te structureren, is het een voordeel om een combinatie van tabellen, afbeeldingen en tekst te benutten. Aan de hand van tabellen kunt u voor de verschillende elementen nauwkeuriger een plaats aangeven. Zonder gebruik van tabellen is het moeilijk om de plaatsing van de elementen ten opzichte van elkaar te controleren. Wenst u bijvoorbeeld een tekst te plaatsen naast een afbeelding, is dit gecompliceerd zonder gebruik van tabellen. Daarenboven maken tabellen het mogelijk om een minimumshoogte en -breedte voor de inhoud vast te leggen. U kunt de tips betreffende een website bewerken en het gebruik van tabellen lezen op 227

235 E-COMMERCE Aan de slag met uw eigen website U heeft niet meer dan een halfuur nodig om uw eigen website op Internet te plaatsen. Wanneer u er wat meer tijd aan besteedt, kunt u een mooie en professionele website ontwerpen, desgewenst met een eigen webshop. Hieronder vindt u een eenvoudige procedure waarin beschreven wordt welke stappen u minimaal moet doorlopen om een website te maken en deze te registreren. Let op! In het programma wordt met het begrip website uw gehele website bedoeld. Een website kan gedeeltelijk ook uit een Webshop bestaan: een onderdeel van uw website waar u artikelen aan relaties te koop aan kunt bieden. Zo registreert u uw website en plaatst u deze op Internet 1. Kies Beeld - E-commerce Website bewerken. 2. Klik op Nieuw voor het maken van een eigen website en kies een naam voor de website. 3. Registreer uw website en volg de wizard die helpt bij het aanmaken van een website-adres voor en bij het registreren op de server bij Mamut. U kunt nu uw browser, Internet Explorer bijv., openen en naar het adres gaan dat u zojuist geregistreerd heeft. Bewerken van de inhoud van de website Wanneer u uw website heeft geregistreerd, kunt u beginnen met het aanpassen en bewerken van de inhoud zoals u deze op uw website wilt presenteren. Het bewerken vindt plaats in de module Website bewerken, deze vindt u door te klikken op Beeld - E-commerce Website bewerken. De module is opgezet als wizard waar u, door in ieder venster op Volgende te klikken, door alle tabbladen wordt geleid waarop u informatie kunt invoeren. U kunt er ook voor kiezen om direct naar de tabbladen Werkzaamheden, Webshop en Ontwerp te gaan welke onder de tabbladen liggen en de gegevens invoeren. 228

236 OVER WEBSHOP U kunt meer lezen over het bewerken van de inhoud van de website in het aparte hoofdstuk. Wanneer u de gewenste informatie op uw website heeft ingevoerd moet u deze updaten voordat het op uw website op Internet zichtbaar wordt. Dit doet u door te klikken op Beeld E-commerce Update. U kunt meer lezen over het bijwerken van een website in het aparte hoofdstuk. Tip! Wanneer u geen veranderingen ziet nadat u uw website bijgewerkt heeft, dan kunt u [CTRL] + [F5] enkele keren indrukken zodat de inhoud van uw beeldscherm vernieuwd wordt. Informatie over het werken met de Webshop module vindt u in het aparte hoofdstuk. Over de inhoud op uw website Een goed uitgewerkte website wordt vlug één van de belangrijkste informatiekanalen voor uw klanten. Niet enkel als verstrekker van informatie over uw artikelen, maar ook over uw bedrijf, campagnes en andere nuttige informatie voor zowel klanten als samenwerkingspartners. Inhoud Een website bestaat uit verschillende webpagina's waarvan één de startpagina is waarop de bezoekers belanden wanneer ze uw website openen. Daarenboven kunt u uw website naar behoefte structureren met het gewenste aantal vervolgpagina's en nieuwspagina's. U kunt ook contactpagina's aanmaken waardoor de bezoekers u op een eenvoudige manier kunnen bereiken. U moet de gewenste inhoud voor uw website invoeren onder het tabblad Inhoud en de onderliggende tabbladen: Wenst u uw artikelen te verkopen op uw website, moet u de functionaliteit voor webshop in gebruik nemen. U kunt zelf kiezen of u enkel een website wenst of een website met een webshop. Lees meer over webshop in eigen paragraaf. 229

237 E-COMMERCE Let op! Het begrip website wordt normalerwijze in het programma gebruikt voor uw gehele website. De website kan ook een onderdeel bevatten die webshop wordt genoemd. De webshop is dat gedeelte van de website waar u uw artikelen te koop kunt aanbieden aan uw relaties. Inhoud bewerken Er zijn een reeks hulpmiddelen die u kunt gebruiken voor het bewerken en formatteren van de inhoud op uw website. U kunt bijv. afbeeldingen, links naar andere websites, tabellen of gehele HTML-bestanden die u heeft aangemaakt in een ander programma, toevoegen. Een volledig overzicht over de toegankelijke hulpmiddelen vindt u in eigen paragraaf. Let op! U kunt wanneer u wilt en zo vaak u wilt teruggaan en bewerkingen en aanpassingen doorvoeren om vervolgens de inhoud opnieuw te publiceren op het internet. Instellingen en aanpassingen Onder Website-instellingen kunt u de instellingen bepalen die moeten gelden voor uw website en webshop. U kunt ook de beschrijvende teksten (koppen) die getoond worden op uw website aanpassen en zoekwoorden registreren. Lees meer over website-instellingen, beschrijvende teksten en zoekwoorden in eigen paragraaf. Update/publicatie van uw website Wanneer u de gewenste inhoud voor uw website heeft ingevoerd, kiest u voor Update website om uw website te publiceren op het internet. Hetzelfde geldt wanneer u de inhoud heeft bewerkt. U kunt meer lezen over update website in eigen paragraaf. Sitegegevens ophalen De functie Sitegegevens ophalen controleert of er nieuwe activiteiten zijn geregistreerd op uw website, en downloadt in dat geval de opgerichte orders in uw webshop en de geregistreerde aanvragen via uw contactpagina's. U kunt meer lezen over import van sitegegevens in eigen paragraaf. LET OP! De module E-commerce kan enkel aangewend worden door één gebruiker tegelijk, dit geldt ook zelfs indien u een versie voor meerdere gebruikers van het programma heeft. Update website Nadat u de inhoud van de website heeft bewerkt bij Website bewerken of de toegangsrechten voor gebruikers heeft aangepast bij wachtwoordinstellingen, moet u de website op de server van Mamut bijwerken of uploaden naar de server van Mamut. De wijzigingen zullen pas van kracht op het Internet zijn doorgevoerd wanneer u deze procedure heeft uitgevoerd. Een normale update zal uitsluitend de wijzigingen aan uw website naar de server overbrengen. Maar omdat u beperkte opslagruimte heeft, raden wij u aan om regelmatig een volledige update uit te voeren (zie punt 3). Dat zorgt ervoor dat al uw gegevens op de server worden gewist en uitsluitend de gegevens die van belang zijn voor uw website worden overgenomen. 230

238 OVER WEBSHOP Update van de website 1. Start Update website. 2. Klik vervolgens op Volgende om na te gaan of er nieuwe versies van het programma zijn. Indien er nieuwe versies beschikbaar zijn op de server, kunt u die downloaden zoals hierna beschreven. 3. Markeer de website(s) die u wilt bijwerken. Indien u grote wijzigingen heeft aangebracht, raden wij u aan om ook Volledige bijwerking te markeren om hetgeen er op de server ligt te overschrijven. 4. Klik op Bijwerken. Het programma zal nu de bijgewerkte website genereren, de gegevens comprimeren en overbrengen naar uw opslagruimte op de server. 5. Klik op Ga naar website of klik op de link van de website zoals aangegeven in de ontvangen e- mail 6. Controleer dat de inhoud is zoals u dat wenst. Indien u niet tevreden bent, doorloop ga dan de routine Beheer website of Website-instellingen om de fouten te corrigeren en voer de update nogmaals uit. Uw website is nu geüpdatet met de doorgevoerde wijzigingen. Tip! Indien u geen veranderingen ziet nadat u de website heeft ge-update, dan kunt u [CTRL] ingetoetst houden + [F5] eneige maloen intoetsen om het venster te updaten. 231

239 E-COMMERCE Bijwerken van het programma Regelmatig kunnen wij u bijgewerkte ontwerpsjablonen aanbieden. Deze worden aangeboden door middel van de update-routine en kunnen in het programma opgenomen worden, indien u van deze sjablonen gebruik wilt maken. 1. Vink de gewenste ontwerpsjablonen af. 2. Klik op Volgende en de door u gekozen ontwerpsjablonen zullen gedownload worden. 3. Het programma wordt automatisch afgesloten en moet opnieuw gestart worden. De nieuwe ontwerpsjablonen zullen nu beschikbaar zijn op het tabblad Ontwerp bij Website bewerken. 232

240 OVER WEBSHOP OVER WEBSHOP Wanneer u uw artikelen op Internet wilt aanbieden, kunt u deze met behulp van de toepassing voor webshops in Mamut Business Softwareeenvoudig aan uw eigen webshop toevoegen. De artikelen die u wilt verkopen moeten eerst geregistreerd worden in het Artikelbestand in Mamut Business Software. Hierna kunt u deze artikelen te koop aanbieden in de webshop. Het grote voordeel van een webshop is dat deze 24 uur per dag geopend is, zodat klanten deze kunnen bezoeken op een voor hen geschikt moment. Lees meer over het werken met de webshop in het aparte hoofdstuk. Aan de slag met webshop Om uw artikelen te kunnen verkopen in uw webshop, moeten de te verkopen artikelen aangemaakt zijn in het artikelregister van uw programma. U kunt nieuwe artikelen aanmaken door te kiezen voor Beeld - Artikel - Artikelregister of door op Nieuw te klikken in het tabblad Bestel artikelen in de module Website bewerken. Daarenboven moet u minstens één leveringswijze en één betalingswijze hebben aangemaakt, zodat het mogelijk is om een inkoop uit te voeren op uw webshop. U kunt natuurlijk zoveel leveringwijzes als betalingswijzes aanmaken als u nodig acht. Zo gaat u aan de slag met uw webshop 1. Kies Beeld - E-commerce - Website bewerken, het tabblad Inhoud en vervolgens het tabblad Selectie van artikelen/bestel artikelen. 2. Voeg de artikelen toe die u wenst te verkopen in uw webshop door te klikken op de knop Artikelen in uw webshop. 3. Kies het tabblad Webshop en het onderliggende tabblad Bedrijfsgegevens, vink af voor welke informatie er over uw bedrijf moet getoond worden op uw webshop. 4. Ga naar het tabblad Winkelvoorwaarden en maak de voorwaarden aan die moeten gelden voor het winkelen in uw webshop. 5. Kies het tabblad Klantgegevens en vink af bij de informatie die u wenst te tonen en die ingevuld moet worden door de koper op uw webshop. 6. Kies het tabblad Leveringswijze en maak de leveringswijze(s) aan die beschikbaar moeten zijn in uw webshop. 7. Kies het tabblad Betalingswijze en voeg de betalingswijze(s) toe die beschikbaar moeten zijn in uw webshop. 8. Ga ten slotte naar het tabblad Ontwerpsjabloon en beslis welke sjabloon u wenst te gebruiken in uw webshop. 9. Kies Beeld - E-commerce - Update website om de inhoud op het internet te publiceren. Uw webshop is nu klaar voor gebruik en het is mogelijk voor bezoekers om artikelen te bestellen. 233

241 E-COMMERCE Hoe een artikel te koop aanbieden in de webshop? Zo biedt u een artikel te koop aan in de webshop 1. Kies Beeld - Artikel - Artikelregister en het tabblad Webshop. 2. Vink aan bij Moet verkocht worden op één of meerdere webshops. 3. Vink aan in de kolom Actief voor de website waarop u het artikel wilt verkopen. 4. Klik op Opslaan. Na de volgende update van de website is het mogelijk om het artikel te verkopen in de webshop. Zo biedt u een selectie artikelen te koop aan in de webshop 1. Kies Beeld - Artikel - Bijwerken selectie artikelen. 2. Klik op Volgende in de wizard die zich opent. 3. Specificeer een selectie bijv. voor artikelgroep of dergelijk of laat de velden leeg indien u al uw artikelen wenst te verkopen via uw webshop. 4. Klik op Volgende. 234

242 OVER WEBSHOP 5. Kies het tabblad Webshop. 6. Vink aan bij Moet verkocht worden op één of meerdere webshops en kies of de artikelen beschikbaar moeten zijn op alle websites of selecteer de gewenste website in de afrollijst. 7. Klik op Volgende. 8. Klik op Voltooien om de artikelen in de lijst te koop aan te bieden in de webshop. 9. Klik op Sluiten om de wizard te beëindigen. Na de volgende update van de website is het mogelijk om de artikelen te verkopen in de webshop. Tip! U kunt ook artikelen te koop aanbieden in de webshop via de functie Artikelen in uw webshop in het tabblad Selectie van artikelen bij Website bewerken. Deze methode vereist dat er bij het artikel aangevinkt is voor Moet verkocht worden op één of meerdere webshops in het tabblad Webshop in het artikelregister. Artikelafbeelding en artikelomschrijving: In het venster Webshopinstellingen voor artikel kunt u voor ieder artikel een artikelafbeelding en artikelomschrijving invoegen. De afbeelding en omschrijving worden weergegeven in de webshop na update van de website. U komt terecht bij de Webshopinstellingen voor artikel zowel via het tabblad Webshop in het artikelregister als via het tabblad Selectie van Artikelen bij Website bewerken. Hoe een koppeling naar andere websites aanmaken? Indien u binnen dezelfde bedrijfsdatabase meerdere websites heeft aangemaakt, kunt u één of meerdere koppelingen (links) leggen tussen de websites. Koppelingen worden aangemaakt op de startpagina of de ampagnepaginacampagnepagina indien u deze heeft aangemaakt. Voordat u de koppeling aanmaakt, moet u de pagina aanmaken waar u de koppeling wenst te maken. 235

243 E-COMMERCE Zo maakt u een koppeling naar een andere website aan 1. Open de website waarin u de koppeling wilt aanbrengen. 2. Kies Koppeling naar andere websites in het tabblad Menu. 3. Klik op Nieuw om een koppeling aan te maken. 4. Kies naar welke Website u de koppeling wilt leggen. 5. Kies vanaf waar u de Koppeling (vanaf) wilt aanmaken: de startpagina of de Campagnepagina. Indien u een koppeling wilt leggen vanaf beide, moet u twee verschillende koppelingen aanmaken. 6. Vul de Naam in van de koppeling. Dit is de naam die bij de link zal worden weergegeven en kan bijvoorbeeld een beschrijvende tekst zijn zoals bijvoorbeeld Indien u reseller bent, klik hier! 7. Klik op OK. Het overzicht wordt nu bijgewerkt met de nieuwe koppeling. U kunt vervolgens uw website bijwerken. Let op! In sommige ontwerpsjablonen wordt de koppeling op de startpagina in een afrollijst aangegeven en zal de koppeling niet meteen weergegeven worden. Hoe de voorraadstatus van de artikelen in de webshop tonen? In de webshop kunt u een voorraadstatus vinden voor alle magazijn gevoerde artikelen die beschikbaar zijn op de site. De voorraadstatus is de voorraad minus het aantal bestelde of gereserveerde artikelen. De voorraadstatus is toegankelijk in alle ontwerpsjablonen die artikelen op de startpagina hebben. De voorraadstatus kan ook per variant getoond worden (additioneel product), wanneer een artikel in verschillende varianten verkocht wordt. Let op! De magazijnvoorraad die getoond wordt in de webshop, wordt gedefinieerd als voorraadstatus die beschikbaar is voor verkoop. Artikelen die al de status hebben van 'Naar klant' worden niet meegeteld. In het artikelregister in het tabblad Webshop kunt u in de afrollijst Voorraadstatus kiezen of er voor een artikel een voorraadstatus gegeven wordt op de website. Wenst u de voorraadstatus niet weer te geven, dan laat u in de afrollijst de keuze staan op Voorraad niet weergeven. De voorraadstatus kan op verschillende manieren getoond worden: Exacte voorraad: Toont het exacte aantal in voorraad, beschikbaar voor verkoop. Voorbeeld: Beschikbaarheid: 29 stk. in voorraad. 236

244 OVER WEBSHOP Voorraad weergegeven in intervallen, exact indien lager dan 10: Toont de voorraadstatus in intervallen, maar een exact aantal indien er minder dan 10 stk. in voorraad zijn. Voorbeeld bij 26 stk in voorraad: Beschikbaarheid stk. in voorraad. Voorraad weergegeven in intervallen: Toont de voorraadstatus in intervallen. Voorbeeld bij 26 stk in voorraad: Beschikbaarheid stk. in voorraad. U kunt de beschrijvende tekst veranderen die gebruikt wordt om het aantal in voorraad te tonen. De standaard beschrijvende tekst is Beschikbaarheid, zodat de klanten in de webshop bijv. de volgende informatie zullen lezen: Beschikbaarheid, 29 stk. in voorraad. Zie meer over beschrijvende teksten in eigen paragraaf. Tekst: Toont een vaste tekst voor elke status: Op voorraad In bestelling Niet op voorraad Let op! Dit zijn standaardingestelde teksten. Het veld onderstaand Eigen omschrijving kunt u benutten samen met de keuze Eigen omschrijving. Wilt u deze teksten veranderen, dan kunt u de beschrijvende teksten veranderen. Symbool/Grafische afbeelding: Toont enkel symbolen voor Op voorraad, In bestelling en Niet op voorraad. U kunt zelf, onder Webinstellingen in het tabblad Instellingen Webshop, aangeven welke symbolen u wenst te gebruiken. Eigen omschrijving: U kunt uw eigen omschrijvende tekst in plaats van het 'aantal op voorraad' tonen in uw webshop. Uw eigen omschrijving kunt u opgeven in het veld Eigen omschrijving. Ook dient u bij magazijngegevens de optie Eigen omschrijving in de afrollijst te selecteren. Voorbeeld: Uitverkoop: Alles moet weg! Artikelcategorie: In plaats van de voorraadstatus wordt de artikelcategorie getoond, die in het veld Artikelcategorie in het Artikelregister is aangegeven. U kunt zelf artikelcategorieën aanmaken in het Standaardregister. Tip! U kunt de standaardwaarden selecteren in het tabblad Standaardwaarden in Bedrijfsinstellingen voor artikel, zodat u die niet steeds opnieuw hoeft in te voeren bij het aanmaken van een nieuw artikel. Om meerdere artikelen te registreren of bij het opstarten van de functionaliteit kunt u met de wizard Bijwerken van selectie artikelen het tonen van de voorraad voor een selectie artikelen tegelijk bewerken. Let op! De voorraadstatus laat de status zien sinds de laatste update van de website. De status zal daardoor alleen exact zijn na de update, totdat de volgende order geregistreerd wordt ofwel in de webshop of direct in het programma. Het is daarom aan te bevelen dat weborders routinematig worden opgevolgd door het updaten van de webshop, zodat de grootst mogelijke nauwkeurigheid ontstaat in de voorraadstatus. Het kan ook een voordeel zijn om de voorraadstatus onder voorbehoud te hebben in de webshop, zodat deze niet verplicht getoond wordt. 237

245 E-COMMERCE Betalingsservice voor betaling in de webshop Als u een veilige automatische creditcardbetaling wilt aanbieden op uw website, moet u een versie van het Mamut Business Software programma hebben die de functie voor winkelwagen ondersteunt en heeft u een overeenkomst nodig met een leverancier van financiële diensten. Deze financiële instelling fungeert als een op het Internet gebaseerde betalingscentrale, die zorgt voor de betalingstransacties van klanten die in uw webshop met creditcard betalen. De betreffende instelling zorgt er voor dat de veiligheid gewaarborgd is en dat misbruik vermeden kan worden. De volgende betaaloplossingen zijn beschikbaar: Docdata: U dient het additioneel product Mamut Docdata te kopen indien u creditcardbetaling wilt aanbieden met Docdata. Middels deze koppeling is het mogelijk om naast betalingen met creditcard ook betalingen met ideal op uw webshop aan te bieden. Additionele producten stellen als voorwaarde dat u een geldige licentie heeft voor Mamut Enterprise E3, E4 of E5. Houd rekening met een implementeringtijd van ca dagen van het moment dat u het proces start tot het moment dat u klaar bent voor creditcardbetalingen in uw Webshop. Wanneer de overeenkomst is goedgekeurd en alles gereed is voor u om de betalingsservice in dienst te nemen, ontvangt u een Merchant ID van Docdata die u dient te registreren in het tabblad Betalingsservice in Mamut. U kunt meer lezen over het additioneel product op of contact opnemen met uw contactpersoon bij Mamut Verkoop voor informatie en bestelling. Worldpay: U moet zelf contact opnemen met Worldpay om een overeenkomst af te sluiten indien u creditcardbetaling wilt aanbieden met Worldpay. Wanneer de overeenkomst is goedgekeurd en alles gereed is voor u om de betalingsservice in dienst te nemen, ontvangt u een InstallatieID van Worldpay die u dient te registreren in het tabblad Betalingsservice in Mamut. U kunt meer lezen over Worldpay op Nadat u een overeenkomst heeft afgesloten met een betalingsservice, kunt u deze selecteren in de afrollijst bij Selecteer betalingsservice. Vervolgens registreert u een ID die u ontving van de betalingsservice. 238

246 OVER WEBSHOP Om betalingen in uw webshop af te handelen met creditcard, maakt u één of meerdere betalingswijzes van het type creditcard aan. Let op! U moet opnieuw uw website updaten nadat u de instellingen voor de betalingsservice heeft ingevoerd en de betalingswijzes heeft aangemaakt opdat de betaaloplossing beschikbaar is op uw website. Docdata U dient het additioneel product Mamut Enterprise Docdata te kopen indien u creditcardbetaling wilt aanbieden met Docdata. Additionele producten stellen als voorwaarde dat u een geldige licentie heeft voor Mamut Enterprise E3, E4 of E5. In de e-commerce module heeft u de mogelijkheid om te kiezen voor het afhandelen van de internetbetalingen via Docdata, een toonaangevende Nederlandse betalingsservice. Met Mamut Enterprise Docdata wordt de webwinkelier doorgeleid naar Docdata nadat hij/zij het bestellingsproces in de webshop heeft doorlopen. Creditcardinformatie wordt alleen aan Docdata doorgegeven. Met Docdata is het mogelijk om naast betalingen met creditcard ook betalingen met ideal op uw webshop aan te bieden. Met behulp van Mamut Enterprise Docdata krijgt u een betaaloplossing die zorgt voor een veilige manier van betalen voor de klant en een veilige manier van geldontvangst voor u. Tevens is de barrière voor uw klanten om te winkelen op het internet verlaagt. U kunt meer lezen over het additioneel product op de website of contact opnemen met uw contactpersoon bij Mamut Verkoop voor informatie en bestelling. U kunt meer lezen over Docdata op de website Aan de slag met Docdata Voordat u additionele producten kunt gebruiken, dient u het ontvangen licentienummer te registreren. Daarnaast dient u te registreren welke gebruiker of welke bedrijfsdatabase toegang dient te hebben. Daarna kunt u het additioneel product gaan gebruiken. U kunt meer lezen over het licentienummer in het hoofdstuk "Beheerder" in de introductiehandleiding "Installeren, instellingen, rapporten en selectie" en u vindt meer informatie over het beheer van additionele producten in de bovenstaande paragraaf "Toegang tot additionele producten". U dient met uw bank afspraken gemaakt te hebben over internetbetalingen en u dient zich aan te melden bij Docdata. Houd rekening met een implementeringtijd van ca dagen van het moment dat u het proces start tot het moment dat u klaar bent voor creditcardbetalingen met Docdata in uw Webshop. Wanneer de overeenkomst is goedgekeurd en alles gereed is voor u om de betalingsservice in dienst te nemen, ontvangt u een Merchant ID van Docdata die u dient te registreren in Mamut nadat u in het programma Docdata hebt geselecteerd als betalingsservice. Zo stelt u Docdata in als betalingsservice en registreert u de Merchant ID 1. Ga naar Beeld - E-commerce - Website-instellingen. 2. Kies het tabblad Betalingsservice. 3. Selecteer Docdata in de afrollijst. Let op! U moet eerst uw licentie updaten. Lees meer over het licentiebestand downloaden in het hoofdstuk "Beheerder" in de introductiehandleiding "Installeren, instellingen, rapporten en selectie". 239

247 E-COMMERCE 4. Voer uw Merchant ID en Wachtwoord in. Dit is de code die u kreeg van Docdata nadat u het Docdata Payment Services-registratieformulier heeft ingevuld en uw aanvraag werd goedgekeurd. 5. Klik op OK. Vervolgens dient u de betalingsvoorwaarden voor uw webshop in te stellen. Zo maakt u een betalingswijze aan voor uw webshop 1. Ga naar Beeld - E-commerce - Website bewerken. 2. Kies het tabblad Webshop. 3. Kies het tabblad Betalingswijze. 4. Klik op Nieuw om een nieuwe betalingswijze aan te maken. 5. Kies Creditcard in de afrollijst bij Betalingswijze. 6. Selecteer de gewenste creditcard in de afrollijst bij Standaard creditcard (Std. creditcard). Let op! U moet één betalingswijze per creditcard aanmaken. 7. Voer een Omschrijving in, bijvoorbeeld Visa. 8. Vink aan bij Beschikbaar in de webshop. 9. Klik op OK. U dient nu uw website bij te werken zodat de nieuwe betalingswijze toegankelijk is in uw webshop. Hoe verloopt het betalingsproces met Docdata? Mamut Enterprise Docdata is klaar voor gebruik nadat u de nodige instellingen in uw programma hebt gemaakt om Docdata als betalingsservice te gebruiken en nadat uw aanmelding bij Docdata is goedgekeurd. Lees meer hierover in bovenstaande paragraaf. Docdata neemt het betalingsproces van u over en biedt u al de betaalfunctionaliteiten aan op één transactieplatform waarop het online betalen kan afgehandeld worden. Het ondersteunt de volgende betalingswijzes in uw webshop: Visa, Mastercard en ideal. Omdat Docdata als intermediair werkt, wordt het dilemma van het eerst betalen door de koper of eerst verzenden van de goederen door de verkoper geëlimineerd. Via een real-time koppeling met uw eigen ordersysteem, weet u steeds wat de status van de betalingen is. Mamut en Docdata hebben gekozen voor het servicemodel WebDirect. Voor meer informatie, ga naar de website van Docdata Van online-betaling in de webshop tot de bijschrijving van het bedrag op uw bankrekening De klant (koper) voltooit een aankoop, bepaalt zelf de betalingswijze in de webshop en vult de betaalgegevens in op de website van de verkoper. De betaling, inclusief alle financiële gegevens van de klant, wordt vervolgens real-time doorgeleid naar Docdata payments. Hier wordt de betaling direct geautoriseerd. Docdata informeert u, als eigenaar van de webshop (verkoper), of de betaling is gelukt. 240

248 OVER WEBSHOP Worldpay Wie/wat is WorldPay? WorldPay is een van de meest toonaangevende bedrijven ter wereld op het gebied van e-commerce oplossingen en levert 1-stop service om bedrijven in staat te stellen om zaken te doen via internet. WorldPay beheert het gehele transactieproces wanneer een klant met credit/debetcard wenst te betalen in uw webshop. WorldPay verzekert optimale veiligheid en preventie van fraude. Daarnaast is het mogelijk voor u, als ondernemer en uw klant om in te loggen op de WorldPaywebsite om de transactie te controleren en te traceren. U kunt meer lezen over WorldPay op de website via Hoe werkt het voor de eigenaar van de webshop? Alle orders die geplaatst worden in uw webshop, inclusief de orders waarbij de gekozen betaalmethode credit/debetcard is, worden in Mamut Business Software gedownload. Het enige verschil is dat de orders die betaald worden met credit/debetcard een transactie-id bevatten. Via deze transactie-id bent u in staat de order/transactie te traceren via een online administratiesysteem, CMS (Customer Management System), waar u via WorldPay toegang toe heeft. Zie onderstaand voor meer informatie over CMS. Zodra u de goederen aan de klant verstuurd heeft, logt u in op het CMS-administratiesysteem zodat het benodigde bedrag gedebiteerd kan worden van de rekening van de klant. Dit bedrag zal dan overgemaakt worden naar uw handelsrekening bij WorldPay. Elke week, wordt het totale bedrag op uw rekening bij WorldPay overgemaakt naar uw bankrekening. Hoe werkt het voor de klant? Nadat de klant de geselecteerde goederen in uw webshop in het winkelwagentje geplaatst heeft, klikt hij/zij op de knop om de order te plaatsen. Op dit moment geeft de klant de gewenste vorm van bezorging en de betalingsmethode aan. Daarnaast vult hij/zij een formulier met persoonlijke informatie in. Nadat dit is voltooid, zal een orderbevestiging op het scherm komen. Op het moment dat de klant de order bevestigd heeft, zal hij/zij automatisch naar de WorldPay-website worden gedirigeerd. Hier dient de klant zijn/haar credit/debitcardgegevens te registreren. WorldPay zal dan verifiëren of deze informatie correct is. Nadat deze informatie is geverifieerd, zal de aankoop worden gereserveerd, maar nog niet worden gedebiteerd van de rekening van de klant. De klant ontvangt een bevestiging op het scherm en via . Deze bevestiging bevat een klantreferentie, een uniek ID-referentienummer voor de order, en een transactie-id. De klant kan deze nummers gebruiken om zijn order te volgen via een online administratiesysteem, waar de klant via WorldPay toegang toe heeft. De klant ontvangt ook een orderbevestiging van de Mamut - website via wanneer de eigenaar van de webshop een goedkeuring van WorldPay over de credit/debetcard heeft ontvangen. BELANGRIJK: Onthoud dat in eerste instantie, het aankoopbedrag alleen gereserveerd wordt op de rekening van de koper. Het totale bedrag zal pas gedebiteerd worden van de rekening van de koper en overgemaakt worden naar uw rekening nadat de goederen verstuurd zijn. Als eigenaar van de webshop dient u in te loggen op het CMS, het online administratiesysteem, en aan te geven dat u geld dient te ontvangen voor de geleverde goederen. Alle credit/debetcardinformatie is opgeslagen in de zogenoemde "Secure Server", waar alle informatie is gecodeerd om fraude te voorkomen. 241

249 E-COMMERCE Stap voor stap beschrijving om WorldPay te installeren Stap 1 - Installeer de laatste versie van Mamut Achterhaal of u een Standard, Pro of Enterprise programma heeft en zorg er voor dat u de laatste versie van deze software gebruikt. Lees meer over het downloaden en installeren van Mamut op Stap 2 - Vul het aanmeldingsformulier in Ga naar de website van WorldPay ( en vul het formulier in. Dit is uw aanmeldingsformulier om WorldPay te gebruiken voor veilige credit/debetcardtransacties. Stap 3 - Stuur de vereiste informatie naar WorldPay Indien u het WorldPay aanmeldingsformulier volledig heeft ingevuld, zult u gevraagd worden een aantal documenten naar WorldPay te sturen om uw handelsrekening bij WorldPay te kunnen openen. Gedetailleerde informatie over deze documenten kunt u lezen op de website van WorldPay Stap 4 - Registreer uw Handelsrekening en installatie ID Zodra WorldPay uw aanmelding heeft goedgekeurd, wordt uw Handelsrekening geopend en ontvangt u een installatie ID. Deze installatie ID moet geregistreerd worden in uw Mamut programma. Registratie van uw WorldPay installatie ID in Mamut 1. Start Mamut. 2. Ga naar Beeld - E-Commerce - Website-instellingen - Betalingsservice. 3. Selecteer WorldPay in de afrollijst. 4. Toets de Installatie ID in in het relevante veld. 5. Vink Alleen voor testdoeleinden (WorldPay) aan en selecteer een test mode type: Test mode (100) - altijd succes (WorldPay parameter). Indien deze optie is geselecteerd, zal de testtransactie altijd voltooid en "goedgekeurd" worden. Test mode (101) - altijd annuleren (WorldPay parameter). Indien deze optie is geselecteerd, zal de testtransactie nooit voltooid en "goedgekeurd" worden. 6. Activeer uw website. De debet/creditcardbetaling via WorldPay is nu klaar om getest te worden door een order te plaatsen in uw webshop. Stap 5 - Test de transactieoplossing Het is belangrijk om de transactiefunctie goed te controleren. Om dit te doen kunt u een testorder plaatsen in de testmode, zodat u kunt zien hoe de transactieoplossing werkt voordat u echte orders gaat ontvangen. Uw testtransactie zou moeten worden behandeld conform de testmode-instellingen die u in het Betalingsservice tabblad in Website-instellingen heeft gemaakt (zie bovenstaand). 242

250 OVER WEBSHOP Testen van credit/debetcardtransacties in uw webshop 1. Selecteer de artikelen in de webshop door te klikken op de In winkelwagentje-knop. 2. Indien gereed, klik op Naar kassa. 3. Selecteer een debet of creditcard als Betalingsmethode. 4. Klik op Volgende. 5. Vul de Klanteninformatie in. 6. Check of alle orders correct zijn en klik dan op Bevestig Order. U wordt nu naar de beveiligde betalingsite van WorldPay gedirigeerd om de financiële transactie te voltooien. NB! Het is handig om een aantal testen met credit/debetcardorders in uw webshop te doen, om te checken of alles werkt zoals het zou moeten werken. Stap 6 - Voltooi het activeerrapport Zodra u de transactieoplossing meerdere keren succesvol heeft getest, dient u het Activeerrapport te voltooien. Hiermee kunt u uw echte rekening bij WorldPay activeren en u dus in staat stellen om echte transacties te voltooien. WorldPay zal u een link naar het Activeerrapport sturen. Nadat u het activeerrapport heeft ingevuld, start u Mamut en dient u het vinkje bij de testmodestatus te verwijderen bij Beeld - E-Commerce - Website-instellingen - Betalingsservice. Klik op OK en re-activeer uw website. Stap 7 - Goedkeuring van uw website Voordat u kunt starten met het ontvangen van credit/debetorders, dient WorldPay uw website goed te keuren. Het goedkeuringsproces begint zodra u het Activeerrapport heeft ingevuld en heeft teruggestuurd naar WorldPay. Zodra de website is goedgekeurd, kunnen er credit/debetcardtransacties plaatsvinden in uw webshop. BELANGRIJK: Wanneer u uw wachtwoord/gebruikergegevens heeft ontvangen van WorldPay, dient u een aantal noodzakelijke instellingen in CMS te maken. Refereer naar WorldPay's website en documenten voor gedetailleerde informatie. Hoe kunt u zich aanmelden bij WorldPay? In het onderstaande gedeelte treft u een overzicht aan van alle stappen die u dient te nemen om met WorldPay aan de slag te kunnen gaan als betalingsmethode voor uw webshop in Mamut. U krijgt eerst een korte samenvatting over de procedure, gevolgd door een gedetailleerde stap voor stapbeschrijving om WorldPay te installeren. Overzicht - Installatie van WorldPay voor uw webshop 1. Installeer de laatste versie van Mamut Business Software. 2. Vul het aanmeldingsformulier voor WorldPay in. 3. Stuur de vereiste documentatie naar WorldPay. 4. Zodra uw aanmelding is goedgekeurd, zal WorldPay een "(handels)" rekening voor u openen. Daarnaast ontvangt u een installatie-id. 5. Vul de installatie-id in bij Website-instellingen onder het tabblad Betalingsservice. Let op: u dient het vakje Alleen voor testdoeleinden aan te vinken. 243

251 E-COMMERCE 6. Activeer uw website. 7. Test uw webshop door zelf een artikel te bestellen, waarbij u een credit/debetcard gebruikt als betalingsmethode. Indien de order verwerkt wordt zoals deze verwerkt zou moeten worden en de testtransactie werkt, kunt u een Activeerrapport bij WorldPay invullen om uw echte "rekening" te activeren. 8. Start Mamut en verwijder het vinkje bij de test ptie in de Website-instellingen onder het tabblad Betalingsservice. 9. Re-activeer uw website. WorldPay zal uw website afkeuren/goedkeuren. Indien uw website goedgekeurd is, kunt u beginnen met het aannemen van met creditcard betaalde bestellingen. 244

252 WEBSITE BEWERKEN WEBSITE BEWERKEN Kies een website Indien u meer dan één website heeft geregistreerd op uw bedrijfsdatabase die u in gebruik heeft, moet u aangeven welke u wilt openen. Deze keuze moet u maken zowel voor het bewerken van de website als voor het wijzigen van de website-instellingen. U kunt met behulp van dit venster ook nieuwe websites aanmaken, namen wijzigen of bestaande websites wissen. Het overzicht geeft u informatie over: Website: Werknaam van de websites Registratie: De internetadressen waarop de websites geregistreerd zijn. Laatst bijgewerkt: Datum en tijdstip waarop de website de laatste maal op de server van Mamut werd bijgewerkt.. Zo selecteert u een website 1. Markeer de website die u wilt bijwerken. 2. Klik op OK. U krijgt nu toegang tot de Instellingen of het Ontwerp van de gekozen website. Een nieuwe website aanmaken 1. Klik op Nieuw. Indien u geen licentie beschikbaar heeft om meerdere websites aan te maken, is deze keuze niet mogelijk. Het beheer van licenties vindt u onder Admin/beheer van websites. 2. Voer de naam in van de nieuwe website. Dit zal de werknaam zijn van de website. 3. Doorloop met behulp van de wizard stap voor stap de Registratie van de website. U kunt nu beginnen met het bewerken van uw website. 245

253 E-COMMERCE Een kopie van de website maken 1. Markeer de website waarvan u een kopie wilt maken. 2. Klik op Dupliceer. Indien u geen licentie beschikbaar heeft om meerdere websites aan te maken, is deze keuze niet mogelijk. Het beheer van licenties vindt u onder Admin/beheer van websites. 3. Voer de naam in van de nieuwe website. Dit zal de werknaam zijn van de website. 4. Doorloop met behulp van de wizard stap voor stap de Registratie van de website. Indien u voor de nieuwe website de naam wilt gebruiken van de oude website, dient u eerst de registratie van de eerste website te verwijderen onder Admin/beheer van websites. U kunt nu de gegevens van de oude website bewerken met behulp van het menu onder Website bewerken. Een website wissen 1. Markeer de website die u wilt wissen. 2. Klik op Wissen. Indien de website geregistreerd is, wordt er een verbinding gemaakt met het Internet en zal de registratie verwijderd worden. Dit zal alle gegevens wissen van de website die op de server van Mamut opgeslagen zijn. De licentie van de website zal nog steeds gereserveerd zijn voor deze website. Deze licentie moet daarom vrijgegeven worden onder Admin/beheer licentiegegevens. Naam van een website wijzigen 1. Markeer de website waarvan u de naam wilt wijzigen. 2. Klik op Bewerken. 3. Geef de website een andere naam. Dit zal de nieuwe werknaam zijn van de website. 4. Klik op OK. Het overzicht zal worden bijgewerkt met de nieuwe naam. U kunt de naam van de website ook veranderen onder Website-instellingen - Actieve website. Menu Op het tabblad Menu liggen koppelingen naar de belangrijkste onderdelen van deze module. Bij het bewerken van een website kunt u de hele module doorlopen, stap voor stap, door op Volgende te klikken. U kunt ook de linken naar de tabbladen kiezen om direct naar de tabbladen te gaan: Informatie over het bedrijf, Inhoud, Webshop en Ontwerpsjabloon. 246

254 WEBSITE BEWERKEN Informatie over het bedrijf Bedrijfsgegevens Op het tabblad Bedrijfsgegevens voert u naam, adres en overige contactinformatie in die u toegankelijk wenst te hebben voor de klanten die uw website bezoeken. Door op Uit instellingen ophalen te klikken, worden de gegevens die geregistreerd zijn in bedrijfsinstellingen, opgehaald. De link/knop aan de zijkant met bedrijfsinformatie heet standaard Over ons en wordt zowel op de website, in de webshop als aan de kassa getoond. Wenst u de tekst "Over ons" te wijzigen, kunt u de omschrijving wijzigen door te klikken op de knop Tekst bewerken links van Over ons in het tabblad Bedrijfsgegevens. Omschrijving bedrijf Op het tabblad Omschrijving bedrijf kunt u algemene informatie over uw bedrijf en andere relevante informatie zoals bijv. bedrijfsvisie, businessplan, doel en bedrijfsfeiten en overige informatie voor uw bezoekers van de website invoeren. U kunt de tekst formatteren en beelden, tabellen en links invoegen indien wenselijk. 247

255 E-COMMERCE Door te klikken op de knop Voeg bedrijfsinformatie toe wordt de contactinformatie geregistreerd in het tabblad Bedrijfsgegevens, getoond. Koptekst Op het tabblad Koptekst kunt u kiezen of u Eenvoudige kop met bedrijfslogo of Uitgebreide kop met inhoud wenst te gebruiken Bij de keuze Eenvoudige kop met bedrijfslogo voegt u het bedrijfslogo toe door te klikken op de knop Selecteer logo. U kunt bladeren naar de gegevensmap waar u uw logo heeft opgeslagen. Aanbevolen afmeting is 120 x 70 pixels en in GIF of JPG-formaat. Het is mogelijk om een breder logo te gebruiken in verschillende ontwerpsjablonen. Bij de keuze Uitgebreide kop met inhoud kunt u uw eigen koptekst die getoond kan worden op alle pagina's van uw website, in de webshop en bij betaling aan de kassa aanpassen. Kopteksten kunnen indien wenselijk zowel tekst, logo als eventueel andere beeldbestanden bevatten. De inhoud kan op dezelfde manier bewerkt worden zoals op andere pagina's van de website. Let op! Niet alle programmaversies en/of ontwerpsjablonen bevatten de functie Koptekst. Dit geldt voor de ontwerpsjablonen waar het gebied bestemd voor header geplaatst is naast het inhoudsgedeelte, en dus niet over/erop. Hier is een klein bedrijfslogo enkel toepasselijk. Tip! Momenteel is binnen het websiteontwerp het gebruik van een bedrijfslogo (onder de GIFvorm met een transparante achtergrondskleur), graag geplaatst op een achtergrondsbeeld gerelateerd aan uw bedrijf/branche veelvuldig benut. Met behulp van zulke eenvoudige methodes is het mogelijk om op eigen houtje een professionele en unieke stempel voor uw website te bekomen. U kunt natuurlijk ook links intern op uw website of externe links toevoegen. Gebruik graag tabellen om de inhoud te structureren en de gewenste plaats af te bakenen. 248

256 WEBSITE BEWERKEN Inhoud Startpagina Op het tabblad voor Startpagina kunt u informatie invoeren die op de startpagina van de website zal worden weergegeven. Wanneer u de gewenste informatie heeft ingevoerd kunt u met de knoppen in de webalk de tekst aanpassen. Tip! Onthoud dat de eerste pagina van uw website de eerste indruk is van de klant. Het is goed om wat te vertellen over het doel van uw website en wat de klant aan informatie zal kunnen vinden. Klik op Volgende als u klaar bent om naar het volgende tabblad te gaan. 249

257 E-COMMERCE Campagne Op het tabblad Campagne kunt u speciale aanbiedingen voor uw bezoekers van uw website presenteren. Een campagnepagina verschijnt als eerste wanneer uw klanten uw website bezoeken. De pagina verdwijnt automatisch en de klant wordt doorgestuurd naar uw startpagina na de door u gekozen tijdsvertraging in seconden. Klik op Volgende om in het volgende tabblad te komen. Selectie van artikelen Op het tabblad Selectie van artikelen beslist u over welke artikelen u wenst te verkopen in uw webshop. Door op Nieuw te klikken voegt u nieuwe artikelen toe aan het artikelregister. Selecteer een artikel in de lijst en klik op Bewerken om het artikel te bewerken. Door op Artikelen in uw webshop te klikken opent zich een venster waar u eenvoudig kunt beheren welke artikelen u wilt aanbieden op uw webshop. Zie eigen paragraaf voor meer informatie. Let op! Om uw artikelen te kunnen overbrengen, moet u bij het tabblad Webshop in het artikelregister Moet verkocht worden op één of meerdere webshops hebben aangevinkt. Wanneer u wijzigingen heeft aangebracht aan het artikelregister die van invloed zijn op de artikelen die u in uw webshop heeft of wenst aan te bieden, kunt u voor Bijwerken kiezen. De gemaakte wijzigingen zullen dan weergegeven worden. De knop Website-instellingen voor artikel opent het venster met website-instellingen voor het geselecteerde artikel. 250

258 WEBSITE BEWERKEN Eigen gedefinieerd veld voor artikelen: Hierin kunt u een korte boodschap/tekst invoeren, zoals bijv. "Alle opgegeven prijzen zijn incl. BTW". Deze tekst zal dan in de webshop voor alle artikelen worden weergegeven. Standaard artikelgroep: Hier kunt u zelf bepalen welke artikelgroepen standaard weergegeven moeten worden wanneer bezoekers aan de website de webshop openen. Artikellijst Als u op Artikelen in uw webshop klikt, verschijnt een venster waarin u eenvoudig kunt aangeven welke artikelen er beschikbaar moeten zijn in uw webshop. Dit doet u door de artikelen in de bovenstaande lijst te markeren en te verplaatsen naar het onderste venster door op de pijlknoppen te klikken. De beschikbare artikelen in uw webshop zijn de artikelen die worden weergegeven in het onderste venster. 251

259 E-COMMERCE Website-instellingen voor artikel In het venster Website-instellingen voor artikel voert u de instellingen in voor het tonen van het artikel in de webshop. Het instellingsvenster kan geopend worden via het tabblad Selectie van artikelen onder Website bewerken - Inhoud of via het tabblad Webshop in het artikelregister. Standaard Artikelafbeelding: Hier kunt u in de afrollijst ofwel kiezen voor Afbeelding invoegen en klikken op Nieuw om een afbeelding van het artikel dat u op uw pc liggen heeft toe te voegen, of u kan kiezen voor Koppeling naar afbeelding indien de afbeelding van het artikel gepubliceerd is op het internet en u schrijft/plakt het webadres voor de afbeelding in het URL-veld. De Nieuw-knop opent een venster waar u op uw pc kunt doorbladeren tot het afbeeldingsbestand dat u wenst toe te voegen. Wist afbeeldingen van de website-instellingen voor het artikel (niet van de computer). Heeft u gekozen voor Koppeling naar afbeelding en het webadres naar de afbeelding ingeschreven, dan kunt u klikken op Ga naar webpagina en u krijgt de artikelafbeelding getoond in de browser. Artikelomschrijving: U kunt per artikel twee verschillende artikelomschrijvingen toevoegen. Een korte omschrijving die getoond wordt in de artikellijst rechtstreeks onder het artikeloverzicht en een uitgebreide omschrijving die getoond wordt door te klikken op de Meer info-link, de artikelafbeelding of de artikelnaam. Bewerken of leg een artikelomschrijving toe. Kies korte of uitgebreide omschrijving in de afrollijst voor u klikt op Bewerken. Herstelt de artikelomschrijving tot wat de omschrijving was voor de laatste bewerking. 252

260 WEBSITE BEWERKEN Meer info vervolgpagina: In de afrollijst kunt u kiezen tussen de vervolgpagina's die u aangemaakt heeft voor uw website. Uitgebreid Verkoop van minder dan een volledige eenheid toestaan: Wenst u artikels die minder zijn dan een volledige eenheid te verkopen via uw webshop, moet u afvinken voor Verkoop van minder dan een volledige eenheid toestaan. De instelling is toegankelijk wanneer u voor het artikel afgevinkt heeft bij Moet verkocht worden op één of meerdere webshops en daarenboven heeft aangegeven dat u één of meerdere decimalen wilt gebruiken voor de voorraadeenheid in de bedrijfsinstellingen voor artikel. De instellingen vindt u onder Beeld - Instellingen - Bedrijf - Module-Instellingen - Artikel en het tabblad Voorraad. Let op! U moet uw website opnieuw publiceren nadat u de instelling voor de artikelen waarvoor het mogelijk moet zijn om minder dan een volledige eenheid te bestellen in uw webshop, heeft ingevoerd. Nieuws Op het tabblad Nieuws kunt u nieuws en artikelen invoeren die u op de website wilt zien. Als u wilt dat nieuws/artikelen op de startpagina komen, dan klikt u op Toon op startpagina. Hoe maak ik een nieuw artikel aan 1. Klik op Nieuw om een nieuw artikel aan te maken. 2. Voer een Titel, Inleiding en Tekst in. 3. Bewerk te tekst naar wens, zoals deze op de website getoond moet worden. 4. Klik op OK. 253

261 E-COMMERCE Het nieuws/de artikelen zijn toegankelijk op uw website nadat u uw website heeft bijgewerkt. Hoe bepaal ik de volgorde van de artikelen? Met behulp van de knoppen en kunt u artikelen in de gewenste volgorde zetten. Vervolgpagina s Vervolgpagina s zijn aparte pagina s op uw website waar u aanvullende informatie aan uw klanten kunt geven. U kunt voor elk artikel een vervolgpagina aanmaken met gedetailleerde informatie en misschien een grote foto van het artikel. Om een vervolgpagina te koppelen aan een product moet u eerst een vervolgpagina aanmaken. Daarna gaat u naar de tab Webinstellingen in het Productregister en kiest u de vervolgpagina in de afrollijst Meer info (subpagina). Zo maakt u een vervolgpagina aan 1. Klik op Nieuw om een nieuwe vervolgpagina (subpagina) te creëren. 2. Voer de Titel, Inleiding en Tekst voor het artikel in. Gebruik de knoppen in de werkbalk om de tekst aan te passen aan uw wensen. Deze knoppen herkent u van Microsoft Office. 3. Selecteer het aankruisvakje Toon in menu wanneer u wilt dat de vervolgpagina getoond zal worden in het menu op de startpagina. 4. Klik op OK. U heeft nu een nieuwe vervolgpagina aangemaakt. Hoe bepaal ik de volgorde van de vervolgpagina's? Met behulp van de knoppen en kunt u vervolgpagina's in de gewenste volgorde zetten. TIP: U heeft ook de mogelijkheid om bijlagen te koppelen aan vervolgpagina s. Contactpagina's Met behulp van Contactpagina's kunnen klanten contact met uw bedrijf opnemen. Wanneer u een contactpagina heeft aanmaakt, maakt u in feite een formulier aan dat de klant op de website kan invullen. Contactpagina's kunnen worden aangemaakt voor algemeen contact, aanmelding voor nieuwsbrief, gratis catalogus enz.. U kunt de informatie die uw klant invoert op de contactpagina downloaden van uw website door te klikken op de snelkoppeling Sitegegevens ophalen. De geïmporteerde informatie wordt dan gedownload als activiteit en de activiteiten worden automatisch overgebracht naar het activiteitenregister. Door op Nieuw te klikken kunt u een nieuwe contactpagina aanmaken. In het venster vult u de Titel en Omschrijving in. De titel die u invoert is zichtbaar op de website. 254

262 WEBSITE BEWERKEN Standaard Op het tabblad Standaard vinkt u bij Tonen aan welke velden getoond worden op de contactpagina en in de kolom Verplicht de informatie die de klant moet invullen. Tip! Als u het hokje aanvinkt in de kolom Verplicht, houdt dit in dat de klant het veld moet invullen om verder te gaan. Als u Weergeven kiest, is dit veld zichtbaar, maar niet verplicht. In het lege veld rechts onderin kunt u een eigen tekst invoegen in Aangepast veld, zoals "Voer hier een bericht in:". Vul het gewenste adres voor antwoord in. Indien u Ontvangen via aanvinkt ontvangt u een met informatie over de klant, naast de websitegegevens die u kunt downloaden. Uitgebreid Op het tabblad Uitgebreid kunt u Meer informatie over de klant invoeren. In de afrollijst kiest u uit de opties uit Aangepast veld. U kunt de alternatieven bewerken in Standardregister door met de rechter muisknop in het veld te klikken en "Standaardregister wijzigen" te kiezen. Geef aan welke velden zichtbaar moeten zijn in het contactschema en welke verplicht ingevuld moeten worden door de klant. Door Relatie bijwerken wanneer u wilt dat de geregistreerde informatie automatisch wordt bijgewerkt in het relatiebestand. Selecteer welke statusgegevens de klant moet invullen bij Statusvelden. U kunt de alternatieven bewerken via Beeld -Instellingen - Bedrijfsdatabase - Module-instellingen - Relatiebeheer en Veldomschrijvingen. 255

263 E-COMMERCE Tip! Onderaan kunt u invullen wie informatie verstuurt via de contactpagina s naar een groep. De relatiekaart wordt hierbij bijgewerkt. Hierdoor wordt later het contact vereenvoudigd, zoals bij het versturen van een groep

264 WEBSITE BEWERKEN Hulpmiddelen Hulpmiddelen voor de tekstuele inhoud van een website Icoon Beschrijving Met behulp van de functie HTML-bestand openen kunt u HTML-bestanden die aangemaakt zijn in andere programma's importeren. Op deze wijze kunt u zelf meer geavanceerde HTML toevoegen dan wat mogelijk is in de editor. BELANGRIJK: Wanneer u een HTML-pagina importeert die u heeft aangemaakt in een ander programma, is het belangrijk om zich te realiseren dat het bestand geen eventuele afbeeldingen en andere objecten die u heeft ingevoegd, bevat, wel relatieve referenties naar de afbeeldingen. Er wordt plaats vrijgehouden voor de afbeeldingen, maar u moet ze later handmatig toevoegen in Mamut met behulp van de functie Afbeelding invoegen. Deze knoppen gebruikt u om het lettertype te veranderen. Gebruik de linkerknop voor het automatisch nummeren en de rechterknop voor het automatische toevoegen van een lijst met opsommingstekens. Deze knoppen heten Inspringing verkleinen en Inspringing vergroten. Gebruik de linkerknop voor het verwijderen/verkleinen van de inspringing in de tekst, en de rechterknop voor het invoegen/vergroten van de inspringing. Met behulp van deze drie knoppen kunt u respectievelijk links uitlijnen, centreren of rechts uitlijnen. U knipt met behulp van de linkerknop, u kopieert met de knop in het midden en u plakt met behulp van de rechterknop. U kunt ook met de rechtermuisknop klikken en één van deze alternatieven kiezen in de geopende lijst. Met deze twee knoppen kunt u respectievelijk bewerkingen Ongedaan maken of Herhalen. Met de knop links, Tabel invoegen, kunt u tabellen met een gespecificeerd aantal rijen en kolommen invoegen. In het midden vindt u Rasterlijnen weergeven/verbergen, die de weergave van rasterlijnen op "onzichtbare" tabellen afzet. Met de knop Hyperlink invoegen, die u helemaal rechts vindt, kunt u een link naar een andere website invoegen. Eerst markeert u de tekst/afbeelding die als een link moet optreden, vervolgens drukt u op Hyperlink invoegen en schrijft u het adres (Url) waarnaar u wenst te linken. Meer hierover vindt u onderstaand. Klik op deze knop om een afbeelding toe te voegen. Een informatievenster opent zich vanwaar u een afbeelding haalt, waar u tekst toevoegt aan "tooltip", de positie en hoogte/breedte van de afbeelding kiest. Meer hierover vindt u onderstaand. Klik op de kleine pijl rechts van de knop om eventueel een achtergrondsafbeelding/kleur voor de tekst te kiezen. Kiest u voor kleur, dan opent zich een venster waar u een gewenst kleurenalternatief kiest en u daarna op OK klikt. Kiest u voor afbeelding, dan opent zich een venster vanwaar u een afbeelding haalt, waar u de positie kiest en een eventuele herhaling op de achtergrond. 257

265 E-COMMERCE Alle tekstuele inhoud van een website kan zoals in een normaal tekstverwerkingsprogramma worden aangemaakt. Tip! Door op [Enter] te drukken krijgt u een nieuwe paragraaf. Drukt u op [Shift]+[Enter] daarentegen, dan krijgt u een nieuwe regel. Hyperlink In Mamut kunt u eenvoudig links maken naar o.a. andere websites, interne artikelpagina's, nieuwspagina's, vervolgpagina's, contactpagina's enz. met behulp van de knop Hyperlink invoegen die toegankelijk is in de werkbalk op alle inhoudpagina's onder Website bewerken. 258 Om een link toe te voegen, markeert u eerst de tekst/afbeelding u wenst te koppelen en vervolgens klikt u op de knop Hyperlink invoegen. Het venster Hyperlink opent zich, u kiest het type link en vervolgens naar wat u wenst te koppelen in het rechterveld. In het veld Tekst tooltip kunt u een korte verklarende tekst (tooltip) schrijven die getoond wordt wanneer de muis zich beweegt over de link of de afbeelding waartoe u gekoppeld heeft. Onder de knop Uitgebreid kunt u Een standaard aangeven voor linken (Doelkader/Target), zodat deze geopend worden in Standaard, een Nieuw venster, een Hoofd-kader (Parent frame), een Zelfde kader of een Top-kader. Dit geeft u als beheerder betere mogelijkheden om uw website naar eigen behoeften in te stellen. Tip! U kunt eveneens een link direct in de tekst schrijven, bijv. De tektst wordt dan automatisch omgezet tot een link. Alternatieven voor type hyperlink URL: Hier kunt u de URL intikken waarnaar u de website wenst te koppelen. staat er reeds zodat u enkel bijv. hoeft te schrijven. Artikel: Kiest u voor een koppeling naar een artikelpagina, dan klikt u op de zoekknop om te bladeren naar het actueel artikel. Wenst u dat het artikel in de winkelwagen belandt door te klikken op de link, dan dient u Leg meteen in winkelwagen af te vinken. Let op! Bij keuze van het hoofdartikel zal deze functie niet op dezelfde manier fungeren voor artikels die verkocht worden in verschillende varianten. De gebruiker belandt in plaats hiervan op de pagina voor keuze van variant. Nieuws: Hier kunt u kiezen tussen de nieuwsberichten/-artikels die u aangemaakt heeft. Vervolgpagina's: Hier kunt u kiezen tussen de vervolgpagina's die u aangemaakt heeft. Contactpagina's: Hier kunt u kiezen tussen de contactpagina's die u aangemaakt heeft. Artikelgroep: Klik op de zoekknop en blader naar de actuele artikelgroep in het overzicht over alle artikel- en subgroepen.

266 WEBSITE BEWERKEN Bijlage: Om een koppeling naar een bijlage in te voegen, kunt u in de afrollijst kiezen tussen bestaande bijlagen op de website. Wenst u een nieuwe bijlage toe te voegen, dan klikt u op de zoekknop en vervolgens Nieuw. Nu kunt u bladeren naar het actuele document op uw pc. Website: Deze keuze biedt u de mogelijkheid om direct te koppelen naar Startpagina, Over ons, Nieuwslijst, Campagne, Aanmelden, Nieuwe gebruiker, Tip een vriend of Sitemap. Let op! De alternatieven kunnen verschillen afhankelijk van welk programma en welke additionele producten u heeft. Hyperlink invoegen Zo voegt u een hyperlink in 1. Selecteer de tekst of afbeelding die u wilt koppelen. 2. Klik op Hyperlink invoegen. 3. Kies Type in de overeenkomstige afrollijst. 4. Voer de URL in of kies naar wat u wilt koppelen in de afrollijst rechts. 5. Klik op Uitgebreid en specifeer hoe u wenst dat de link zich opent indien anders dan de standaardinstelling. 6. Klik op OK. Nadat u uw website heeft bijgewerkt, is het mogelijk om op de tekst/afbeelding die u heeft gekoppeld te klikken en u belandt rechtstreeks op de pagina waarnaar u gekoppeld heeft. Bijlage invoegen Het kan vaak wenselijk zijn om documenten met veel informatie toegankelijk te maken als bijlage voor download in plaats van de hele tekst staan te hebben op de website zelf. Voorbeelden van bijlagen kunnen volledige prijslijsten in Excel, grotere documenten in Word-formaat*, informatiebrochures of catalogi in PDF-formaat zijn. De functie om bijlagen op uw website in te voegen vindt u onder Hyperlink invoegen. Zo voegt u een nieuwe bijlage in 1. Selecteer de tekst die u aan een bijlage wenst te koppelen. 2. Klik op Hyperlink invoegen. 3. Kies Bijlage in de afrollijst Type. 4. Klik op de zoekknop. 5. Klik op Nieuw. 6. Blader om het document dat u als bijlage op uw website wenst, te vinden. 7. Klik op OK. 8. Selecteer het document in de lijst over bijlagen. 9. Klik op OK. 259

267 E-COMMERCE Bezoekers van uw website krijgen toegang tot de bijlage nadat u uw website opnieuw heeft gepubliceerd. * Microsoft Excel, Microsoft Word. Tip! Geef graag informatie over in welk bestandformaat de bijlage is zodat de bezoekers weten welk programma nodig is om de bijlage te kunnen lezen. Dit kunt u doen in de tekst die gekoppeld wordt aan de bijlage. Bijv. "Klik hier om de catalogus in PDF-formaat te downloaden". Afbeelding invoegen Met behulp van de knop Afbeelding invoegen kunt u afbeeldingen aan uw website toevoegen. Mamut ondersteunt de formaten JPEG, GIF en BMP voor de afbeeldingen. JPEG wordt meestal gebruikt voor afbeeldingen van hoge kwaliteit en met veel kleuren, terwijl GIF vaak gebruikt wordt voor afbeeldingen met minder kleuren. Hiermee moet u rekening houden wanneer u een beperkte opslagruimte hebt op uw internetserver of als u te maken hebt met klanten met een slechte verbinding of modem. Voordat u een afbeelding invoegt, moet u ervoor zorgen dat het bestand locaal op uw PC is opgeslagen, dat de bestandnaam slechts alfanumerieke tekens bevat en geen spaties. Zo voegt u een afbeelding in 1. Klik op Afbeelding Invoegen. Het venster Eigenschappen afbeelding verschijnt. 2. In het veld Bron afbeelding kunt u aangeven waar de afbeelding zich bevindt op uw harde schijf. U kunt het bestand ook zoeken door te klikken op de zoekknop rechts van het veld. 3. In het veld Tekst tooltip kunt u een zogeheten werkbalktip aan de afbeelding toevoegen. Dit is een korte verklarende tekst (als een geel etiket) dat op het scherm getoond wordt wanneer u de muis over de afbeelding beweegt. 4. In het veld Positie kunt u in de afrollijst aangeven waar u wenst dat de afbeelding geplaatst wordt indien anders dan standaard. 5. In de velden Breedte en Hoogte kunt u de grootte van de afbeelding aanpassen. LET OP! De kwaliteit van de afbeelding kan worden gereduceerd wanneer u gebruik maakt van deze functie. Voor een optimale kwaliteit van de afbeelding dient u de grootte van de afbeelding aan te passen in een programma voor het bewerken van afbeeldingen. 6. Klik op OK. De afbeelding die u toegevoegd heeft, verschijnt op uw website nadat u de website heeft bijgewerkt. 260

268 WEBSITE BEWERKEN Tabel invoegen Het is vaak praktisch om tabellen te gebruiken die informatie beter structureren. Tabellen helpen u om tekst en afbeeldingen ten opzichte precies daar te plaatsen waar u ze wenst. Zonder het gebruik van tabellen is het moeilijk de plaatsing van verschillende elementen onder controle te houden. Wenst u bijvoorbeeld tekst naast een afbeelding, dan wordt dat moeilijk zonder een tabel te gebruiken. In Mamut maakt u eenvoudig een tabel door op de knop Tabel invoegen te klikken. Zo maakt u een tabel aan 1. Klik op Tabel invoegen. 2. Geef het aantal rijen aan. 3. Geef het aantal kolommen aan. 4. Geef aan welke Positie de tabel heeft op de website. U kunt kiezen tussen Links, Rechts e Centreren. 5. Vul eventueel een Bijschrift in. 6. Vink Toon frames aan als u wilt dat de tabel zichtbaar moet zijn met frames op Internet. Dit is standaard niet aangevinkt, want het geeft een beter resultaat als de tabel zonder frames zichtbaar is. 7. Klik op OK. U heeft nu een tabel aangemaakt en u kunt tekst en afbeeldingen aan de tabel toevoegen. Rasterlijnen weergeven/verbergen Als u ervoor heeft gekozen dat de rasterlijnen niet weergegeven zullen worden, kan het lastig zijn om informatie in de tabel in te voeren. Om dit probleem te verhelpen klikt u op de knop Rasterlijnen weergeven/verbergen. U zult de lijnen dan alleen zien wanneer u informatie invoert, maar wanneer u deze uitprint zullen de rasterlijnen niet weergeven worden. Om de rasterlijnen te verbergen klikt u nogmaals op dezelfde knop. HTML-bestand openen De functie HTML-bestand openen geeft u de mogelijkheid tot het importeren van uw eigen HTML-bestanden/documenten. Hiermee is het mogelijk om geavanceerde HTML in uw website op te nemen. 261

269 E-COMMERCE Zo voegt u een HTML-bestand toe 1. Klik op de knop HTML-bestand openen. 2. Een waarschuwing verschijnt dat bij het openen van HTML-bestand, deze alle inhoud overschrijft op de betreffende pagina. Klik op OK. 3. Blader om het gewenste bestand te vinden, selecteer het bestand en klik op OK. De inhoud van het HTML-bestand verschijnt nu op de pagina waarop u het bestand heeft geïmporteerd. BELANGRIJK: Merk op dat, wanneer u een eigen HTML-pagina wilt importeren in Mamut, het bestand geen afbeeldingen of andere objecten kan bevatten. De reden hiervoor is deze niet samen worden ge-upload met het HTML-bestand, en daarmee niet worden getoond op het Internet. Wanneer u afbeeldingen en andere objecten wenst in te voeren in het HTML-bestand, dan dient u eerst het HTML-bestand (met de gewone HTML codes en de tekst) in Mamut te importeren, om daarna via de gewone Mamut functies afbeeldingen aan de pagina toe te voegen, via bijv. Afbeelding invoegen. Ontwerp Nieuwe kleurencombinatie aanmaken Door gebruik te maken van eigen kleurencombinaties kunt u uw website een eigen karakter geven die past bij de huisstijl van het bedrijf. U kunt dit doen met behulp van een wizard waarmee u eigen kleurencombinaties kunt ontwerpen en bestaande stijlen kan gebruiken en aanpassen. Stap 1 Hier tikt u de naam in van de nieuwe kleurencombinatie en bepaalt u of u een geheel nieuwe kleurencombinatie wilt aanmaken of één gebaseerd op een reeds bestaande kleurencombinatie. 1. Klik op Nieuwe kleurencombinatie aanmaken. 2. Vul de Naam van nieuwe kleurencombinatie in. U kunt de naam selecteren uit een overzicht van kleurencombinaties nadat de wizard voltooid is. 3. Vink Kleuren van bestaande kleurencombinatie overnemen aan. Selecteer de naam van de kleurencombinatie waarvan u de kleuren wilt overnemen. 4. Klik op Volgende. Stap 2 Ieder kleurenveld is gesorteerd in een aantal tabbladen nadat deze op de website zijn geplaatst. Wanneer u een kleurenveld selecteert, krijgt u extra informatie over waar op de website de kleur gebruikt is en de kleurencode van de gekozen kleur. 262

270 WEBSITE BEWERKEN 1. Selecteer het gewenste kleurenveld. 2. Klik op De waarde van de gekozen kleur wijzigen. 3. Selecteer op de kleurenkaart de kleur die u wilt gebruiken. Indien u uw eigen kleur wilt definiëren kunt u op Define custom colors klikken. 4. Herhaal de hierboven genoemde stappen voor alle velden die u wilt veranderen. 5. Klik op Voltooien. U kunt weer de standaard kleuren instellen door in een kleurencombinatie op Herstellen te klikken. 263

271 E-COMMERCE Ontwerpsjabloon Op het tabblad Ontwerpsjabloon bepaalt u de kleuren en het ontwerp van uw website. De ontwerpsjablonen zijn ingedeeld in de tabbladen Website en Webshop. Eigenschappen van gekozen sjabloon In Eigenschappen van gekozen sjabloon kiest u of in het sjabloon kaders (frames) wilt gebruiken en welk lettertype u wilt gebruiken in de menu's en teksten op de website. Ontwerpsjablonen met frames zijn standaard ingesteld, maar in de meeste gevallen is het mogelijk dit handmatig aan te passen. Dit geldt tevens voor ontwerpsjablonen die geen kaders bevatten. De standaardinstelling is datgene dat het beste in het sjabloon past, maar dit kan altijd naar wens aangepast worden. U kunt uit een selectie lettertypen kiezen (fonts) die geschikt zijn voor een website. Lettertypen worden gebruikt in het menu en inhoud van een website. Arial (Web safe t/m IE 3) Verdana (Web safe t/m 3) Times New Roman (Web safe t/m Windows 3.1) Tahoma (Web safe t/m IE 4) Trebuchet MS (Web safe t/m IE 3) Georgia (Web safe t/m IE 4) Let op! Aanpassingen van het lettertype zijn alleen van invloed op de Website en niet de Webshop. Hier geeft u de eerste keus aan voor tekst van de browser, bij een bezoek aan de website. Een tweede en derde keuze zijn standaard ingesteld voor het sjabloon. Let op! Sommige browsers zullen uw eerste keuze negeren en selecteren eventueel de tweede/derde keuze. Ontwerpsjabloon Website Door gebruik te maken van ontwerpsjablonen kunt u uw website een algemeen ontwerp gebaseerd op een bepaald thema of vorm geven. Zo bepaalt u het aanzien van uw website Kies eerst Ontwerpsjablonen in het venster aan de linkerzijde. Als u kaders/frames wilt gebruiken, kunt u dit selecteren bij Eigenschappen van gekozen sjabloon. Daarna kiest u de gewenste Kleurencombinatie. U kunt ook kleurencombinaties aanmaken of bestaande aanpassen, of weer standaard kleurencombinaties instellen. 264

272 WEBSITE BEWERKEN Controleer het afdrukvoorbeeld van de ontwerpsjabloon en de gekozen kleurencombinatie. Het afdrukvoorbeeld zal automatisch worden bijgewerkt zolang Automatisch bijwerken geactiveerd is. Indien deze optie niet geactiveerd is, moet u op Bijwerken klikken om de veranderingen te kunnen bekijken. Let op! Dit is enkel een voorbeeld van de voorbeeldsjabloon en niet een reëel voorbeeld van uw website. Wanneer u het ontwerp voor uw website heeft gekozen, kunt u hier uw website bijwerken door op de betreffende icoon te klikken. Tip! Gebruikt u een ontwerpsjabloon van de categorie Old (Expires 2008) moet u naar de andere ontwerpsjablonen kijken en naar één van deze wisselen. Oude sjablonen zullen nog steeds beschikbaar zijn in deze versie, maar niet meer in de volgende. Let op! Websites gebaseerd op een oude sjabloon die verdwijnt, zullen een standaard ontwerpsjabloon toebedeeld krijgen. Ontwerpsjabloon Webshop Door gebruik te maken van ontwerpsjablonen kunt u uw website een algemeen ontwerp geven gebaseerd op een bepaald thema of stijl. 265

273 E-COMMERCE Zo bepaalt u het aanzien van uw website 1. Selecteer een ontwerpsjabloon door te klikken op één van de namen van de ontwerpsjablonen. 2. Geef de kleuren aan voor de diverse kleurenvelden en teksten. In alle ontwerpsjablonen zijn er vooraf gedefinieerde de kleurencombinaties, maar u kunt zelf uw eigen kleuren bepalen. Zie hieronder. 3. Controleer het afdrukvoorbeeld van uw webshop in het veld geheel rechts. U kunt de grootte van het afdrukvoorbeeld bepalen door in- en uit te zoomen met behulp van de Zoom-functie. Nadat u het aanzien van uw webshop heeft veranderd, dient u een volledige update van uw website door te voeren opdat de wijzigingen op het internet getoond zullen worden. Tip! U kunt een voorbeeld van de webshop in een browser bekijken door te klikken op In webbrowser weergeven. Zo verandert u de kleuren in uw webshop 1. Klik in het overzicht op de tekst van de kleurenstijl die u wilt aanpassen. 2. Klik op de knop Bewerken. 3. Selecteer op de kleurenkaart de kleur die u wilt gebruiken. Indien u uw eigen kleur wilt definiëren kunt u op Define custom colors klikken. 4. Herhaal de hierboven genoemde stappen voor alle velden die u wilt veranderen. 5. Klik op Herstellen wanneer u de kleur wilt terugzetten naar de oorspronkelijke kleur. Nadat u de kleuren in uw webshop verandert heeft, dient u een volledige update van uw website door te voeren opdat de wijzigingen op het internet getoond zullen worden. 266

274 WEBSITE BEWERKEN Webshop Artikelgroepen Op het tabblad Artikelgroepen kunt u de instellingen ingeven die beslissen over wat er gebeurt wanneer men op een artikel- of subgroep in uw webshop klikt. Voor iedere artikel- en subgroep kunt u eigen inhoudspagina's met relevante informatie aangepast aan elke artikel- en/of subgroep tonen. De pagina die getoond wordt in de webshop door een klik op een artikel- of subgroep is opgebouwd uit meerdere verschillende elementen. De elementen bestaan uit kop, linkermenu en artikellijst en u kunt daarenboven kiezen om een inhoudspagina weer te geven over en/of onder de artikellijst. Een inhoudspagina kan bijvoorbeeld een presentatie van campagneartikelen, nieuwe of gerelateerde artikelen met afbeeldingen, als ook koppelingen naar Leg meteen in de winkelwagen of algemene informatie over artikel- of subgroepen zijn. Wenst u een inhoudspagina bovenaan te tonen, vink af voor Geef inhoud bovenaan weer en klik op Nieuw om een nieuwe inhoudspagina met informatie aan te maken. Wenst u een inhoudspagina te bewerken of te verwijderen, kiest u de actuele pagina in de afrollijst en klikt u op de knop voor de overeenkomstige handeling. De functionaliteit voor Geef inhoud onderaan weer fungeert op dezelfde manier, het enigste verschil is de plaatsing van de inhoudspagina in dit geval onder de artikellijst. U kunt nieuwe inhoudspagina's aanmaken voor ieder artikel en iedere artikelgroep, maar u kunt ook ervoor kiezen om dezelfde inhoudspagina te benutten voor meerdere groepen. Bij de selectie van een artikelgroep kunt u kiezen voor Toon artikellijst voor de volgende subgroepen en daarna de gewenste subgroep in de afrollijst kiezen. De artikellijst voor de gekozen subgroep komt dan op bij het klikken op de artikelgroep in de webshop. Het is ook mogelijk om andere subgroepen te openen vanuit deze weergave. Let op! Artikelen die niet behoren tot een subgroep zullen altijd getoond worden bij het klikken op de hoofdartikelgroep, anders niet. 267

275 E-COMMERCE De knop Toon standaard grafische weergave geeft een voorbeeldweergave van hoe de inhoud op deze pagina opgebouwd is. Wanneer u gekozen heeft voor Toon standaard grafische weergave, verandert de naam van de knop zich naar Toon artikelgroepen en u wordt terug meegenomen naar de artikelgroepweergave door op deze knop te drukken. Tip! Wanneer u een webshopsjabloon gebruikt die alle artikelen in alle subgroepen toont bij het klikken op de artikelgroep, kunt u voor (Geen) subgroep kiezen en in plaats hiervan een eigen inhoudspagina met de gewenste artikelselectie aanmaken, graag in combinatie met de functie Leg meteen in de winkelwagen. Dit reduceert de downloadtijd, maar behoudt alle navigatiemogelijkheden in de webshop. Bedrijfsgegevens Hier bepaalt u welke bedrijfsinformatie u wilt tonen in uw webshop door de verschillende afvinkhokjes te selecteren. De informatie wordt gehaald van het tab Bedrijfsgegevens. Winkelvoorwaarden Hier stelt u de voorwaarden vast voor aankopen, betaling, levering etc, waarover u uw klanten graag informeert in uw webshop. Voorwaarden maakt u aan door op Nieuw te klikken. In het venster dat nu geopend wordt, vult u de Titel, Inleiding en Tekst in. 268

276 WEBSITE BEWERKEN Overeenkomstig de EU regelgeving en wetgeving welke van toepassing zijn voor verkopen via een webshop, dienen de voorwaarden van de verkoop gepresenteerd te worden, voordat de koper zijn/haar personalia invult. Dit wordt verzorgd door middel van de functie: De klant moet akkoord gaan met de voorwaarden om te kunnen winkelen in de webwinkel. Tegelijkertijd wordt het duidelijk dat de voorwaarden, indien mogelijk, getoond moeten worden op de orderbevestiging. Dit wordt gekozen bij De voorwaarden tonen op de orderbevestiging in de webshop/ dat naar de klant wordt verzonden. Klik op de knop bovenin het venster om naar instellingen van de website te gaan. Het venster Instellingen verschijnt en hier kunt u uw eigen beschrijvende teksten voor uw website invoeren. Klantgegevens Op het tabblad Klantgegevens registreert u het type informatie die de koper dient in te voeren in de webshop. Onder de drie tabs bepaalt u welke informatie getoond zal worden en welke daarvan vereist zijn voor uw klanten. Wanneer u een aankruisvakje onder Tonen selecteert, dan zal het tekstveld verschijnen wanneer een klant wil bestellen in uw webshop. Wanneer u een aankruisvakje selecteert onder Verplicht, dan wordt aanvullend het tekstveld van een rood sterretje voorzien. Dit betekent dat de klant niet kan bestellen zonder dat die velden ingevuld zijn. Met behulp van de twee categorieën Binnenlandse aankopen en Internationale aankopen kunt u onderscheid maken tussen de informatie die vereist is van binnenlandse en buitenlandse klanten. Het kan zijn dat u binnenlandse klanten wenst te bellen, maar buitenlandse klanten niet. Onderin het venster kunt u de tekst die bovenin en onderin uw webshop verschijnt wijzigen. Dit doet u in de velden Koptekst en Voettekst. 269

277 E-COMMERCE Klik op de knop bovenin het venster om naar instellingen van de website te gaan. Het venster Instellingen verschijnt en hier kunt u uw eigen beschrijvende teksten voor uw website invoeren. 270 Factuuradres Vaak wenst de klant gefactureerd te worden op een ander adres dan het leveringsadres. Daarom heeft u de beschikking over eigen velden die de klant kan invoeren als factuuradres. Hier kunt u ook onderscheid maken tussen Binnenlandse aankopen en Internationale aankopen. Leveringswijze Op het tabblad Leveringswijze kunt u de verschillende leveringswijzen en leveringsmethodes bepalen, die u aanbiedt in uw webshop. Opdat een klant een inkoop in uw webshop kan uitvoeren, is het verreist om minstens één leveringswijze toegankelijk op het internet aan te bieden. Klik op Nieuw om een nieuwe leveringswijze te registreren of klik op Bewerken om een bestaande leveringswijze aan te passen. Tip! In de helpbestanden (druk op F1) kunt u meer informatie vinden over hoe u leveringswijzen aanmaakt en bewerkt. Betalingswijze Op het tabblad Betalingwijze bepaalt u welke betalingswijzen u accepteert in uw webshop. Naar aanleiding daarvan dient u te na te gaan welke wijze het eenvoudigst en veiligst is zowel voor uw klanten als voor uw eigen bedrijf. Indien u creditcardbetaling aanbiedt aan uw klanten, dan kunt u ook eisen dat uw klanten een Beveiligingscode (CVV2 (Card Verification Code)) invoeren. Deze code wordt alleen op de

278 WEBSITE BEWERKEN betreffende creditcard getoond en maakt het voor andere onmogelijk om aankopen te doen zonder de betreffende creditcard in bezit te hebben. Klik op Nieuw om een betalingswijze in te voeren of klik op Bewerken om een bestaande betalingswijze aan te passen. Tip! In de helpbestanden (druk op F1) kunt u meer informatie vinden over hoe u betalingswijzen aanmaakt en bewerkt. 271

279 E-COMMERCE KLANTSTATUSBESTANDEN/E- KLANTEN U kunt klantstatusbestanden per aanmaken en bewerken. Bij het bestellen in de webshop krijgt de klant een persoonlijke bestelpagina op het internet met de orderstatus voor actuele en voorgaande orders. Dat betekent dat de webshop volledig geïntegreerd is met de order-, artikel- en relatiemodules. De instellingen voor klantstatusbestanden vindt u onder de module-instellingen voor relatiebeheer. U kunt de instellingen ook bereiken via de snelkoppeling Website bewerken - Menu. Beginnen met een klantstatusbestand 1. Ga naar Beeld - Instellingen - Bedrijf - Module-instellingen - Relatiebeheer, klik vervolgens op de knop Uitgebreid en dan op de knop Statusbestand. Selecteer welke informatie moet worden opgenomen in de klantstatusbestanden. 2. Let erop dat u een afzenderadres heeft ingevoerd. Het afzenderadres is vereist. Dit adres vindt u onder adres, onder Beeld - Instellingen - Bedrijf. 3. Selecteer welke klanten u klantstatusbestanden wilt laten ontvangen. De instellingen hiervoor staan op de relatiekaart op het tabblad Instellingen. Klik op de knop Klant en selecteer Ja of Nee in de vervolgkeuzelijst Automatisch statusbestand. Let op! De standaardinstelling voor dit veld is Ja voor alle klanten. 4. Vul het onderwerp van de naar de klanten in. Dit doet u onder Beeld - E-commerce - Site gegevens ophalen door op te klikken en het onderwerp in te voeren. Het onderwerp is verplicht om bestanden te kunnen versturen. De informatie die u invoert, wordt bewaard voor de volgende keer dat u de wizard start. U heeft nu de basis gelegd voor het versturen van klantstatusbestanden. Deze kunnen manueel verstuurd worden of als een onderdeel van de routines van Sitegegevens ophalen. 272

280 KLANTSTATUSBESTANDEN/EKLANTEN Klantstatusbestanden verzenden Handmatig een klantstatusbestand verzenden Als u een klantstatusbestand verzendt, wordt er een naar de klant verzonden. Deze bevat een link naar een HTML-site, die de klant kan openen door op de link te klikken. De pagina geeft de informatie weer die u hebt gespecificeerd bij de instellingen voor klantstatusbestand en de tekst uit het Sjabloon status . Het klantstatusbestand kan naar uw klant worden verzonden door te klikken op de knop E- mail verzenden in het relatieregister. Hiermee wordt de -editor op de normale manier geopend. U selecteert nu Status als sjabloon voor deze . Door dit sjabloon te selecteren, worden de klantstatusbestanden als bijlage bijgevoegd. De inhoud van het klantstatusbestand is afhankelijk van de hierboven beschreven selecties. Geautomatiseerde klantstatusbestanden Geautomatiseerde klantstatusbestanden bieden de mogelijkheid om uw internetklanten op de hoogte te houden van de voortgang van de order met informatie over de datum van facturering en levering enz. Het systeem biedt een zekere mate van flexibiliteit, zodat u de functionaliteit aan uw eigen behoeften kunt aanpassen. Als de status van een weborder wordt gewijzigd, wordt er automatisch een nieuw klantstatusbestand gegenereerd. Dit gebeurt bijvoorbeeld als u een weborder factureert of klikt op Websitegegevens ophalen. Hiermee wordt het verzenden van informatie naar de server getriggerd om deze te laten weten dat de status van de order gewijzigd is van 'order' naar 'factuur' en er wordt hiervoor een aparte locatie aangemaakt op de Mamut-server. Voor geautomatiseerde klantstatusbestanden wordt het statusbestand als naar de klant gestuurd met een unieke link naar de 'status' van de order van de klant. In deze gevallen staan de gegevens op de server van Mamut. De overige inhoud van de kan worden bewerkt met een sjabloon dat is opgeslagen onder Websitegegevens ophalen - . In het venster dat hiermee wordt geopend, kunt u relevante informatie toevoegen, zoals bijvoorbeeld: 'Uw weborder is verwerkt. Al onze internetklanten ontvangen een geautomatiseerd bericht om aan te geven dat uw orderartikelen zijn verzonden. Volg de ingevoegde link om uw huidige orderstatus te bekijken. Bedankt voor uw bestelling.' Wanneer worden klantstatusbestanden automatisch gegenereerd? De eerste vereiste voor het geautomatiseerd genereren van een klantstatusbestand is dat u de status van een weborder hebt gewijzigd en de websitegegevens hebt gedownload. Ook moet de relatie zijn ingesteld voor het ontvangen van klantstatusbestanden. De meest voorkomende situatie waarin geautomatiseerde klantstatusbestanden worden gegenereerd, is als u na het factureren van een weborder klikt op Websitegegevens ophalen. Het klantstatusbestand wordt ook gegenereerd/verzonden na het crediteren van een factuur, het annuleren van een order, gedeeltelijke levering van een order of bij het genereren van een creditnota. Het is belangrijk om te onthouden dat klantstatusbestanden pas worden gegenereerd als u klikt op Websitegegevens ophalen na het aanbrengen van wijzigingen in een weborder. 273

281 E-COMMERCE Instellingen voor klantstatusbestanden Gebaseerd op de instellingen in dit venster kiest u welke informatie toegankelijk zal zijn voor de klant. U vindt de instellingen via Beeld - Instellingen - Bedrijf - Module-instellingen - Relatiebeheer - Uitgebreid - Statusbestand - Instellingen voor klantstatusbestanden. Tekst bovenaan klantstatusbestanden wordt bovenaan in het statusdocument ingelegd. Bijvoorbeeld kan dit het volgende zijn: "Bijgaand volgt de status van uw aankopen bij ons. Bij eventuele vragen, neemt u contact op met..." Let erop dat dit de inhoud van de website is. U kunt tevens de inhoud van de , die de klanten ontvangen, bewerken. Dit doet u in de wizard voor Sitegegevens ophalen. In Type relaties waarvoor statusbestanden worden gemaakt kunt u kiezen tussen: "Alles", "Geen", "Alleen particulieren " of "Alleen bedrijven". Het relatietype stelt u in op het tabblad Overige Info in de relatiekaart. Op het tabblad Instellingen onder Klant in de relatiekaart kunt u ook sturen dat de relatie een Automatisch statusbestand ontvangt. Deze instelling zal de instellingen voor klantstatusbestanden oversturen. Aantal maanden waarvan de gegevens moeten worden inbegrepen: Met behulp van dit veld kunt u reguleren hoe oud de informatie maximaal kan zijn die u in het statusbestand opneemt. Verder kiest u ook welke informatie zal ingevoegd worden in het klantstatusbestand met behulp van de verschillende aankruisvakjes in het onderste deel van het venster. 274

282 SITEGEGEVENS OPHALEN SITEGEGEVENS OPHALEN Sitegegevens ophalen wordt gebruikt om de aanvragen en orders, die uw klanten op uw website hebben geplaatst, te downloaden. De berichten worden bewerkt door een opschoon-routine, waarin gegevens van uw website worden vergeleken met gegevens in het relatieregister. U kunt nu zelf de bezoekers, die zich hebben geregistreerd, goedkeuren zodat u dubbele registratie en vervuiling van de database kunt voorkomen. U vindt de functie via het menu Beeld - E-commerce - Sitegegevens ophalen. Het venster biedt u de volgende opties: Opent een venster waarin u de tekst invoert voor het bericht betreffende het klantstatusbestand. Lees meer over klantstatusbestanden in eigen paragraaf. Orderoverzicht weergeven: Opent een overzicht van alle eerder ontvangen activiteiten, die u nader kunt bekijken. Start: Importeren van nieuwe orders en activiteiten van de website. Import van gegevens 1. Klik op Start om de ontvangst van gegevens te starten. Het programma zal nu een verbinding maken met het internet, eventuele nieuwe orders en activiteiten lokaliseren en deze in uw database plaatsen. Een link naar het klantstatusbestand zal naar de klant, die dit heeft aangevinkt, verstuurd worden. 2. U zult doorlopend het resultaat kunnen volgen in een overzichtsvenster. Als er geen gegevens op te halen zijn, kan het venster worden afgesloten door op Voltooien te klikken. 3. Klik op Volgende. 4. Controleer alle berichten en importeer ze of wijs ze af in het overzicht over nieuwe orders/activiteiten. Indien u niet alle berichten meteen wilt behandelen, zullen ze de volgende keer dat u sitegegevens ophaalt nog steeds toegankelijk zijn. Indien u orders en activiteiten heeft gedownload zullen deze beschikbaar zijn in respectievelijk de Order/Factuur- en de Activiteitenmodule. 275

283 E-COMMERCE Tip! Aangemelde gebruikers krijgen een eigen Websiterekening. Deze kunt u bewerken via de Relatiekaart, op het tabblad Instellingen, onder E-commerce. Bedrijfsgegevens In dit venster ziet u de gedetailleerde gegevens van Sitegegevens ophalen vergeleken met een bestaande of mogelijke klant in het relatieregister. Ieder veld laat zien wat er geregistreerd is in het relatieregister bij Relatieoverzicht in het overeenkomstige veld Ontvangen gegevens die worden geïmporteerd onder Resultaat. De berichten kunnen op één van de volgende manieren behandeld worden: Klik op Afwijzen wanneer u het bericht wilt negeren, en die vervolgens uit de database te verwijderen. Klik op Relatieoverzicht om de import aan een andere relatie te koppelen. Klik op Nieuw om een nieuwe relatie aan te maken in het relatieregister op basis van de import. Klik op Importeren om het relatieregister met de nieuwe gegevens uit het bericht bij te werken. Lees onderstaand meer over de opties. Import aanpassen 1. Vergelijk de gegevens van het Relatieoverzicht met Ontvangen gegevens. 2. Bepaal welke teksten moeten worden bijgewerkt in et relatieregister bij Resultaat. Indien geen van de voorstellen gebruikt kunnen worden, kunt u de gegevens ook direct in het veld invoeren. 3. Herhaal de bewerking in alle tabbladen: Bedrijfsgegevens, Adressen en Nadere informatie (uitsluitend voor activiteiten). 4. Klik op Importeren om het relatieregister bij te werken met de gegevens van de berichten. Het relatieregister is bijgewerkt met de infromatie van het bericht. Import koppelen aan een andere relatie 1. Klik op Relatieoverzicht. 2. Selecteer de relatie waaraan u het bericht wenst te koppelen. 3. Klik op OK. 4. Neem alle velden door en pas de import aan zoals hierboven beschreven. Het bericht is gekoppeld aan de opgegeven relatie. 276

284 SITEGEGEVENS OPHALEN Klant als nieuwe relatie aanmaken 1. Klik op Nieuw. 2. Neem alle velden door en pas de import aan zoals hierboven beschreven. De klant werd aan uw relatieregister toegevoegd. Overzicht over nieuwe orders/activiteiten Na de import van de website-gegevens krijgt u een gesorteerd overzicht van alle berichten. Geheel links in het overzicht is aangegeven of het bericht een activiteit, order, een nieuwe registratie of een wijziging van een eerdere registratie betreft. Ieder bericht wordt gecontroleerd met de gegevens in het relatieregister. Indien de relatie niet eerder is geregistreerd, zal er een nieuwe relatie worden aangemaakt. Indien het een bestaande relatie is, zal onder Relatieoverzicht de gegevens uit het relatieregister worden weergegeven. Zo behandelt u websitegegevens, die u heeft gedownload 1. Controleer alle berichten, afhankelijk van de Status die zij hebben: Nieuwe klant: Er zijn in het relatieregister geen relatiegegevens gevonden die overeenkomen met één of meerdere velden in het bericht. Mogelijke klant: Er is een bestaande relatie gevonden met overeenkomstig adres, postadres, contactpersoon of telefoonnummer. In dit geval moet u nagaan welke gegevens in het relatieregister eventueel zullen worden overschreven. Bestaande klant: Het bericht bevat een bedrijfsnaam of Registratienummer Kamer van Koophandel dat overeenkomt met dat van een relatie in het relatieregister.het is zeer waarschijnlijk dat het bericht van deze relatie afkomstig is. 2. Klik Bewerken of dubbelklik op de berichten waarvan u onzeker bent en om te controleren welke Bedrijfsgegevens zullen worden geïmporteerd. 3. Klik Alle importeren wanneer u de gegevens heeft doorgenomen. Nieuwe klanten zullen nu in het relatieregister worden aangemaakt. Bestaande klanten en mogelijke klanten zullen hun gegevens in het relatieregister behouden, tenzij u wilt dat deze overschreven moeten worden. Tip! Onderaan het venster staat aangeven of u na het voltooien meteen naar het bijwerken van uw website gaat. Dit is een herinnering zodat u uw website bijwerkt, aangezien er verschillen tussen de reële voorraad en de voorraad op uw webshop kunnen zijn. 277

285 E-COMMERCE WEBSITE-INSTELLINGEN Onder Website-instellingen selecteert u welke instellingen actief zullen zijn op uw website en in uw webshop. Welke tabbladen beschikbaar zullen zijn, is afhankelijk van het programma dat u heeft en van welke additionele producten waarvoor u een licentie heeft. U belandt bij de website-instellingen via het menu Beeld - E-commerce - Website-instellingen. Actieve website Op het tabblad Actieve website kunt u behalve de naam van uw website bewerken ook de Omschrijving wijzigen, Meta tags en eventueel Script invoegen. Naam van een website wijzigen 1. Selecteer Beeld - E-commerce - Website-instellingen - Actieve website. 2. Klik op Bewerken. 3. Geef de website een andere naam. 4. Klik op OK. Uw website heeft nu een nieuwe naam gekregen. Let op! Verandering van de naam van uw website zal alleen zichtbaar zijn op de interne pagina in het programma, en zal geen invloed hebben op uw webadres. Als u uw webadres wilt veranderen, dient u uw website op te heffen en vervolgens opnieuw te registreren met het gewenste adres. U kunt uw website opheffen onder Website-instellingen - Admin. 278

286 WEBSITE-INSTELLINGEN Beschrijvende teksten U kunt titels en teksten op uw website aanpassen aan uw wensen. U kunt o.a. teksten die velden, links, afrollijsten etc. beschrijven, wijzigen. Zo bewerkt u beschrijvende teksten 1. Selecteer Beeld - E-commerce - Website-instellingen - Actieve website, en klik op de knop Omschrijving. 2. Markeer de tekst die u wenst te wijzigen in de kolom Standaardwaarden. 3. Klik in het veld Door de gebruiker gedefinieerde tekst. 4. Voer de gewenste tekst in die de standaardwaarde dient te vervangen. Als u geen tekst wilt tonen vult u * in in het veld. 5. Klik daarna op de standaardtekst in de kolom Standaardwaarden. 6. De nieuwe waarde (tekst) die u heeft ingevoerd, wordt nu geregistreerd in de kolom Door u gedefinieerde tekst. 7. Update uw website om de voorgenomen veranderingen te publiceren. De gemaakte veranderingen zullen op uw website verschijnen. Tip! Wanneer u de overschreven tekst wilt verwijderen en wilt teruggaan naar de standaardwaarde, dan klikt u simpelweg op de standaardtekst en vervolgens op de knop Gebruik standaard. Wanneer u alle overschreven teksten wenst te wijzigen naar standaard waarden, dan klikt u op de knop Alles standaard. 279

287 E-COMMERCE Meta tags Op het tabblad Meta tags kunt u informatie over uw website registreren zoals bijv. zoekwoorden, beschrijving, titel enz. Een deel zoekmachines lezen Meta tag-informatie en sorteren de treffers hiernaar, andere zoekmachines daarentegen houden geen rekening met de geregistreerde Meta tags. In het veld voor Naam schrijft u de naam van de Meta tag die u wenst te gebruiken, bijv. KEYWORDS, DESCRIPTION, AUTHOR, TITLE, CONTENTS of een andere Meta tag en in het veld voor Inhoud schrijft u de waarde, bijv. zoekwoorden. Let op! Gebruik komma's om de verschillende zoekwoorden van elkaar te scheiden. Let op! Wees erop bedacht dat niet alle zoekmachines zoeken op geregistreerde Meta tags. Tip! Gebruik zowel zoekwoorden in het Engels als in het Nederlands indien u klanten dwars van de landsgrenzen wenst te bereiken. Registratie in zoekmachines U moet uw website registreren opdat deze toegankelijk zou zijn bij het zoeken in zoekmachines. Registratie van een website in zoekmachines is gratis. Het is hierbij belangrijk dat u de opgegeven instructies tijdens de registratie aandachtig leest. Hier onderstaand vindt u links en een selectie van zoekmachines

288 WEBSITE-INSTELLINGEN Script Onder de knop Script kunt u een eigen ontwikkeld script of een script van een derde partij leverancier invoegen. Met behulp van script kunt u bijv. bezoekerstracering bij leveranciers zoals Microsoft adcenter Analytics of Google Analytics instellen. Zo kunt u o.a. het inkomend verkeer van Google AdWords advertenties als ook al het normale verkeer op uw website traceren en analyseren. Om deze voorbeelden te kunnen benutten, moet u een script van de betreffende operator invoegen. Positie van script HTML <Head> tag: Standaard positie voor script. Het script wordt geplaatst voor </head> tag in de HTML-code. Boven in HTML <Body> tag: Het script wordt geplaatst na <Body> tag in de HTML-code. Onder in HTML <Body> tag: Het script wordt geplaatst voor </Body> tag in de HTML-code. Deze positie wordt o.a. door Google analytics gebruikt. Opgelet: Mamut biedt geen support aan voor de ontwikkeling of foutopsporing van een script van een derde partij. 281

289 E-COMMERCE Instellingen Web Op het tabblad Instellingen Web kiest u de volgende instellingen voor uw website: Het Valutasymbool is gelijk aan die valuta u heeft aangegeven in de instellingen onder Bedrijfsinstellingen - Financiële Instellingen. De Tijdsaanduiding kan volgens het 24-uur systeem (13.00, 14.00, enz.) of het 12-uren systeem ( 1 PM, 2 PM, enz.) worden ingesteld. Het Datum formaat kiest u in de afrollijst. Vink de optie Passieve overbrenging af indien uw netwerk- of Internetinstellingen dat vereisen. Sommige instellingen in netwerken en bij ADSL-leveranciers vereisen in FTP-communicatie een passieve modus en zorgen ervoor dat er problemen kunnen ontstaan met de verbinding wanneer websites naar het Internet worden overgebracht. Gebruik de website/webshop vinkt u aan als u niet de website wilt gebruiken, maar alleen de webshop. In de afrollijst kunt u kiezen of uw geregistreerde domein gelinkt wordt naar uw Mamut webshop of dat u naar een extern domein wilt linken. Instellingen Webshop Op dit tabblad geeft u aan hoe de prijzen in uw webshop moeten worden weergegeven. Onderin het venster bij Voorbeeld ziet hoe de verschillende weergegeven. Prijzen Benoeming vóór prijs: Hier wordt de valutacode uit de bedrijfsinstellingen (Economie - Land) voorgesteld. Dit kunt u naar eigen wens veranderen in "Euro", en dergelijke. Indien u de valutacode als achtervoegsel wenst, kunt u dat aangeven in het veld Benoeming na prijs. 282

290 WEBSITE-INSTELLINGEN Incl. BTW / excl. BTW: Bepaal of de prijzen als bruto- of nettobedragen moeten worden getoond. Indien u aan het bedrijfsleven verkoopt, is het normaal om de prijzen zonder BTW te noteren, omdat zij de BTW kunnen terugvorderen. Voor consumenten wordt verwacht dat de prijzen inclusief BTW zijn. Soort afronding: Indien u de prijzen hele bedragen wilt weergeven, zullen ook orders uit de webwinkel worden afgerond. Dit kunt u geheel onafhankelijk van de instellingen in de Order/Factuurmodule instellen. Decimaalteken: Kies welke u op de website wilt gebruiken. Het meest gangbaar is de punt (.) of de komma (,). Het Scheidingsteken: Kies welke u op uw website wilt gebruiken. Het meest gebruikelijke is een punt (.) of een komma (,). Aantal decimalen: Geef aan met hoeveel decimalen de prijzen moeten worden weergegeven. Naarmate de prijzen per stuk hoger worden, is het gebruikelijk om prijzen zonder decimalen weer te geven. De afgeronde prijzen zullen ook naar de order worden overgebracht. Benoeming na prijs: Dit kunt u naar eigen wens veranderen in "Euro", en dergelijke en als een achtervoegsel vermelden. Indien u voor een prijs zonder decimalen kiest, zou het logisch zijn om ",-" aan de prijs toe te voegen. Indien u de valutacode ook als een voorvoegsel (Benoeming voor prijs) wenst, kunt u beide gebruiken. Toon prijslijst: Vink aan of u een prijslijst wilt tonen in de webshop. Overig Grafische magazijnstatus: Voor het tonen van de voorraadstatus in de webshop kunt u uit drie iconen kiezen. Om de voorraadstatus te tonen, dient u dit ook aan te geven in het tabblad Website-instellingen in het artikelregister. Formaat voor automatisch gegenereerde s: In sommige gevallen kan het voorkomen dat s die verstuurd worden vanuit de webshop worden opgevangen door een spam-filter, of dat de ontvanger vanwege bepaalde redenen geen HTML in toestaat. Hier kunt u aangeven of u een PDF-bijlage, een HTML-bijlage of een HTML direct als de inhoud wilt versturen. U kunt er ook voor kiezen om uw bedrijfslogo in deze berichten weer te geven. Een voorbeeld van deze 283

291 E-COMMERCE berichten kunnen orderbevestigingen zijn. Om deze functie te activeren kiest u voor logo onder Beeld - E-commerce - Website bewerken - Informatie over het bedrijf. Voor artikelen met varianten: Vink aan of u een link wilt tonen naar varianten van artikelen in de artikellijst. Betalingsservice Als u een veilige automatische creditcardbetaling wilt aanbieden op uw website, moet u een versie van het Mamut Business Software programma hebben die de functie voor winkelwagen ondersteunt en heeft u een overeenkomst nodig met een leverancier van financiële diensten. Deze financiële instelling fungeert als een op het Internet gebaseerde betalingscentrale, die zorgt voor de betalingstransacties van klanten die in uw webshop met creditcard betalen. De betreffende instelling zorgt er voor dat de veiligheid gewaarborgd is en dat misbruik vermeden kan worden. Lees meer over welke betalingsservices - Payment Service Providers (PSP) er beschikbaar zijn in de paragraaf "Betalingsservice voor betaling in de webshop". Selecteer betalingsservice: Nadat u een overeenkomst heeft afgesloten met een betalingsservice, kunt u deze selecteren in de afrollijst. Vervolgens registreert u een ID die u ontving van de betalingsservice. Om betalingen in uw webshop af te handelen met creditcard, maakt u één of meerdere betalingswijzes van het type creditcard aan. Let op! U moet opnieuw uw website updaten nadat u de instellingen voor de betalingsservice heeft ingevoerd en de betalingswijzes heeft aangemaakt opdat de betaaloplossing beschikbaar is op uw website. Beheer Op het tabblad Beheer, onder website-instellingen, bevinden zich de functies voor het registreren en afmelden van uw website. Daarnaast kunt u de functie "Tip een vriend" over uw webiste activeren. Website registreren: Via de wizard voert u bedrijfs- en contactgegevens in en bepaalt u hoe uw website zal heten. Registratie opheffen: U klikt hier om uw eerder geregistreerde website af te melden. Let erop dat uw website van de server wordt verwijderd en dat uw statistiek, klantstatusbestanden en orders verloren zullen gaan. Maak Tip een vriend functionaliteit mogelijk vinkt u aan wanneer u deze functionaliteit beschikbaar wilt hebben op uw website. Wanneer u deze functie activeert, is het eenvoudiger voor uw bezoekers om uw website aan te bevelen aan anderen. Dit is gratis reclame voor u. 284

292 WEBSITE-INSTELLINGEN Wachtwoordinstellingen Let op! Dit tabblad is enkel zichtbaar indien u het additioneel product Mamut Enterprise Klant- en Partner Web heeft. U kunt uw gebruikers de mogelijkheid bieden om een eigen account met gebruikernaam en wachtwoord op uw website aan te maken. Geregistreerde klanten kunnen prijzen en kortingen bekijken die voor hen van toepassing zijn en hoeven zich ook niet iedere keer opnieuw te registreren wanneer zij zich aanmelden. In dit venster bepaalt u voor welke onderdelen van uw website de toegang met een wachtwoord moet worden beschermd en of de klant de gelegenheid heeft om zelf een account aan te maken. Geen wachtwoordbeveiliging: Alle bezoekers krijgen toegang tot uw gehele website zonder zich als gebruiker te registreren. Wachtwoordbeveiliging van de gehele website: Wanneer de gebruiker uw website bezoekt met de browser, wordt deze gevraagd om naam en wachtwoord in te geven of zich als gebruiker te registreren. Wachtwoordbeveiliging van uitsluitend de webwinkel: Alle bezoekers krijgen toegang tot de website met hun browser. De bezoeker wordt echter gevraagd om zich te registreren met een gebruikernaam en wachtwoord voordat men toegang krijgt tot de webwinkel. Alle prijzen in de webwinkel zullen dan weergegeven worden inclusief eventuele kortingen die voor deze klant van toepassing zijn. Bij de kassa aanmelden: Alle bezoekers krijgen toegang tot zowel de website als de webwinkel, maar men moet zich registreren als klant voordat een order geplaatst kan worden. De klant zal dan gevraagd worden om gebruikersnaam en wachtwoord in te geven of zich als gebruiker te registreren. 285