PILOT INSTROOM TWEEDE KAMER

Maat: px
Weergave met pagina beginnen:

Download "PILOT INSTROOM TWEEDE KAMER"

Transcriptie

1 PILOT INSTROOM TWEEDE KAMER Eindrapport Document Distributie Naam Gert Jan Lodder Jacqueline Slats Tom de Smet Angelique Schalk Mette van Essen Daniel Mogendorff Functie Hoofd Dienst Informatievoorziening Tweede Kamer Hoofd Sector Informatie, Infrastructuur & Innovatie Nationaal Archief Hoofd Collecties Beeld en Geluid Projectleider Tweede Kamer Projectleider Nationaal Archief Projectleider Beeld en Geluid Versie 1.0 Pagina 1 van 63

2 Versiebeheer Versie Auteur Wijzigingen Datum V0-1 D. Mogendorff 17-nov-2013 V0.2 v.0-9 D. Mogendorff A. Schalk M. van Essen D. Mogendorff A. Schalk M. van Essen v D. Mogendorff Eerste review projectleiders Conceptversie verzonden aan stuurgroep ter bespreking in overleg op 5 december Twee Gaps op hoofdlijnen toegevoegd in 2.5 Nationaal Archief 19-nov nov dec-2013 v 0.99 A.Schalk M. van Essen D. Mogendorff Correcties doorgevoerd, met positief advies aangeboden aan stuurgroep 29-jan-2014 A. Schalk V1.0 M. van Essen Geaccordeerd door stuurgroep 5-mar-2014 D. Mogendorff Versie 1.0 Pagina 2 van 63

3 INHOUDSOPGAVE 1 Inleiding 5 2 Samenvatting & Conclusie Inhoud Pilot Proces van instroom Metadata analyse Beschikbaarsteling en uitlevering Gaps op hoofdlijnen Organisatie omvang Conclusie 9 3 Proces van instroom Creëren video bestanden door de Tweede Kamer Gaps - Creëren video bestanden door de Tweede Kamer Creëren metadata bestanden door de Tweede Kamer Gaps - Creëren metadata-bestanden Tweede Kamer Transfer naar Beeld en Geluid Gaps - Transfer naar Beeld en Geluid Instroom van Beeld en Metadata bij Beeld en GELUID Beschrijving flow instroom Gaps - Instroom bij Beeld en Geluid Instroom van Metadata in het e-depot van het Nationaal Archief 21 4 Eisen aan Essence (Beeldmateriaal) Gaps Eisen aan essence (Beeldmateriaal) 23 5 Metadata Analyse Inleiding Algemeen Metadata en de verschillende entiteiten die ze beschrijven Generiek metadatamodel voor het beheren van (digitale) informatie Metadata met betrekking tot identiteit Metadata met betrekking tot beschrijving Metadata met betrekking tot gebruik Metadata met betrekking tot het activiteitenplan Metadata met betrekking tot de geschiedenis van activiteiten. 37 Versie 1.0 Pagina 3 van 63

4 5.4.6 Metadata met betrekking tot relatie 39 6 Beschikbaarstelling en uitlevering Gaps Beschikbaarstelling en uitlevering 42 Bijlage A - Specificaties van Essence (Beeldmateriaal) 43 Bijlage B - Specificaties van naamgeving aangeleverde bestanden 45 Bijlage C - Mogelijkheden en standaarden duurzame opslag bij Beeld en Geluid 46 Bijlage D - Jargonmatrix 49 Bijlage E - VLOS metadata template gesegmenteerde debatdag 52 Bijlage F - VLOS Metadata template ongesegmenteerde debatdag 60 Versie 1.0 Pagina 4 van 63

5 1 INLEIDING Dit eindrapport is het eindproduct van de pilot Instroom audiovisueel materiaal Tweede Kamer, een opdracht van de Tweede Kamer aan Beeld en Geluid en het Nationaal Archief om de mogelijkheden en eventuele knelpunten te onderzoeken bij het instromen in een duurzame omgeving van audiovisuele files van plenaire Tweede Kamerdebatten, samen met de bijbehorende metadata. Hierbij is gekeken in welke mate de ingestroomde gegevens voldoen aan de normen van de archiefwettelijke regelgeving. In deze pilot treedt het Nederlands Instituut voor Beeld en Geluid (BenG) op als audiovisuele partner van het Nationaal Archief (NA). Het doel is om de beelden zodanig op te slaan dat uiteindelijk een formele overbrenging van materiaal naar het Nationaal Archief in de toekomst gerealiseerd kan worden. Dit document beschrijft de uitgevoerde stappen tijdens de pilot en is zoals aangekondigd bij project initiatie een GAP-analyse waarin wordt aangegeven welke stappen nog genomen moeten worden om tot een operationele stroom en tot volledige overdracht van materiaal te komen. Buiten de scope van dit project valt de voorgenomen samenwerkingsovereenkomst tussen Nationaal Archief en Beeld en Geluid en de juridische aspecten van overbrenging. Deze pilot heeft gebruikgemaakt van de bestaande infrastructuur van de drie partijen. De GAP-analyse beschrijft en analyseert het proces van instroom en splitst deze op in drie onderdelen: - Proces van instroom (hoofdstuk 3) - Eisen aan beeldmateriaal (hoofdstuk 4) - Metadata-analyse (hoofdstuk 5) Daarnaast wordt in hoofdstuk 6 kort ingegaan op de mogelijkheden rond beschikbaarstelling en uitlevering. Versie 1.0 Pagina 5 van 63

6 2 SAMENVATTING & CONCLUSIE 2.1 INHOUD PILOT De volgende vergaderdagen zijn onderdeel van de pilot, een totaal van ongeveer 50 uur beeldmateriaal. Hiervan zijn metadata en essence (beeldmateriaal) ingestroomd in de archieven van Beeld en Geluid. Daarnaast is de metadata van deze vergaderingen ingestroomd in het edepot van het Nationaal Archief. Debatjaar Gesegmenteerd gearchiveerd (met afzonderlijke catalogusbeschrijving per debat): 99 e vergadering - plenaire zitting - 25 juni e vergadering plenaire zitting - 26 juni 2013 Ongesegmenteerd gearchiveerd (met catalogusbeschrijving per gehele vergaderdag): 102 e vergadering plenaire zitting - 2 juli e vergadering plenaire zitting - 3 juli e vergadering plenaire zitting - 4 juli 2013 Ter indicatie: per jaar wordt in totaal ongeveer 1200 uur plenair vergaderd in de Tweede Kamer en 7000 uur in commissieverband. Tijdens de pilot was de omvang van één vergader-uur ongeveer 30 gigabyte. 2.2 PROCES VAN INSTROOM Tijdens de pilot zijn in totaal vijf vergaderdagen (plenaire zittingen Tweede Kamer) duurzaam gearchiveerd. Het gaat hier om het beeldmateriaal dat vanuit de regiekamer Tweede Kamer wordt geregistreerd en uitgezonden, dit is hetzelfde beeldmateriaal dat aan de omroepen wordt aangeboden. Het beeldmateriaal van deze vergaderdagen in totaal ongeveer 50uur is via de K2- server van de Tweede Kamer aangeboden aan Beeld en Geluid, samen met de bijbehorende metadata uit VLOS 2.0 ( Verslaglegging Ondersteunend Systeem ), wat onder andere gevoed wordt door de Dienst Verslag en Redactie (DVR). Deze metadata stromen ook naar het edepot van het Nationaal Archief. Na archivering zijn beeld en metadata direct opvraagbaar via de Beeld en Geluidcatalogus, vanwaar een directe link beschikbaar is naar de Handelingen op overheid.nl. Om ook de samenhang tussen archivering en ontsluiting van materiaal in kaart te brengen, is er in de pilot gekozen voor twee varianten: het archiveren en metadateren van een vergaderdag als geheel en het archiveren en metadateren van een vergaderdag in segmenten. In het eerste geval wordt een vergaderdag slechts op hoog niveau ontsloten (hele vergadering). In het geval van segmentatie wordt elk debat afzonderlijk beschreven en ontsloten tot op sprekerniveau. Om bovenstaande mogelijk te maken zijn de VLOS-metadata gemapt naar de standaarden van de Beeld en Geluidcatalogus en wordt het beeldmateriaal voor oplevering in logische segmenten geknipt. Versie 1.0 Pagina 6 van 63

7 Afbeelding 1: Basis informatiestroom 2.3 METADATA ANALYSE Doel van de pilot is een proof of concept van duurzame audiovisuele archivering conform standaarden van het Nationaal Archief. Om die reden moeten de te archiveren gegevens voldoen aan de in Nederland als norm gestelde eisen voor een volledige recordsmanagement-metadataset zoals beschreven in de NEN-ISO standaard voor Metadata. Deze is onder te verdelen in de volgende categorieën: 1. Beschrijvende metadata. Op dit vlak is er in de pilot een grote slag geslagen en stromen de gegevens grotendeels volgens de genoemde ISO-standaard van de Tweede Kamer naar het Nationaal Archief en naar Beeld en Geluid. 2. Preserveringsmetadata. Deze hebben betrekking op het gebruik, activiteitenplan rond beheersactiviteiten en de geschiedenis daarvan. Deze gegevens laten zich het best vangen in afspraken tussen de drie partijen bij het definitief opzetten van een operationele stroom. Dit eindrapport biedt een stevig handvat voor het maken van deze afspraken middels de uitgebreide metadata-analyse door het Nationaal Archief (hoofdstuk 5). Hier wordt een vergelijking gemaakt tussen de metadatarichtlijnen die reeds worden toegepast binnen de pilot en metadata die nog geïmplementeerd moeten worden. Ook in hoofdstuk 5 staan aanbevelingen hoe dit het best gedaan kan worden. Versie 1.0 Pagina 7 van 63

8 2.4 BESCHIKBAARSTELING EN UITLEVERING Middels de bestaande Beeld en Geluid-catalogus immix is materiaal direct na instroom beschikbaar voor uitlevering. Een vergadering kan als geheel worden opgevraagd, er kan echter ook een deel worden geselecteerd, bijvoorbeeld een enkele vraag of een enkele spreker, middels de "partial restore"-functionaliteit die de catalogus biedt. Dit kan zowel in het bronformaat als in formaten van andere resolutie. Er komen ook mogelijkheden beschikbaar om het beeldmateriaal via een streamingservice weer te geven. 2.5 GAPS OP HOOFDLIJNEN Om dit proces van duurzame archivering in de toekomst volledig te automatiseren en in te richten op een groter volume van dagelijkse instroom zijn in de kern de hieronder genoemde aanpassingen nodig. In de komende hoofdstukken wordt hier dieper op ingegaan. Waar doorlooptijd wordt genoemd wordt uiteraard uitgegaan van beschikbaarheid van de benodigde personen voor het uitvoeren van deze activiteiten. Beeld en Geluid: Indien gewenst, in samenwerking met de Tweede Kamer, het verfijnen van de metadatastructuur met het oog op ontsluiting en beschikbaarstelling (doorlooptijd 3 maanden) Kleine technische aanpassingen aan het instroomproces (doorlooptijd 3 maanden) Tweede Kamer: Automatiseren van de metadata-aanleveringen via bestaande CC-Connectkoppelingen (doorlooptijd 3 maanden) Automatiseren van aanleveren van audiovisuele bestanden (doorlooptijd afhankelijk van uitvoering vervolg Tweede Kamer-AV-programma) Nationaal Archief Volledige overdracht van audiovisueel materiaal kan niet los worden gezien van de afspraken rond overdracht van de Handelingen aan het Nationaal Archief. Ook op dit punt dienen afspraken meer in detail te worden vastgelegd Het automatiseren van de instroom van metadata in edepot Ten behoeve van beschikbaarstelling is het gewenst dat er een directe link mogelijk is naar het (lage resolutie) beeldmateriaal, in elk geval vanuit het Nationaal Archief Algemeen Afstemming en afspraken over preserveringsmetadata tussen Nationaal Archief, Beeld en Geluid en de Tweede Kamer, conform OAIS richtlijnen en de NEN-ISO standaard. 2.6 ORGANISATIE OMVANG Binnen de pilot zijn inhoudelijke specialisten betrokken uit de volgende organisatie onderdelen: Tweede Kamer AV Programma (valt onder Facilitaire Dienst) Bureau informatisering en Projecten (valt onder directie Informatiseringbeleid) VLOS team (Dienst Verslag en Redactie) Dienst Informatievoorziening / Centraal Archief Versie 1.0 Pagina 8 van 63

9 De volgende systemen zijn geraakt: VLOS, CC-Connect, AV Systemen. Nationaal Archief Product Specialist e-depot, Adviseur Recordsmanagement, de afdeling Advies & Acquisitie en de Preservation researcher. De volgende systemen zijn betrokken: SDB4 en edepot Beeld en Geluid Metadatabeheer (Unit Collecties en Beschrijvingen) Conservering & Digitalisering (Unit Infrastructuur, Beheer en ICT) Applicatiebeheer (Unit Infrastructuur, Beheer en ICT) De volgende systemen zijn betrokken: immix, DFI, GMI Naast de eerder genoemde projectleiders leverden de volgende personen een inhoudelijke bijdrage aan dit eindrapport: Naam Functie Roger Krom Martijn de Boer Daniel Steinmeier Vincent Huis in t Veld Tweede Kamer Specialist Informatiesystemen Tweede Kamer Engineering Architect AV-Programma Beeld en Geluid Specialist Instroom & Applicatiebeheer Beeld en Geluid Manager afdeling Metadatabeheer 2.7 CONCLUSIE De systemen van de drie partijen sluiten goed op elkaar aan. Tijdens de pilot zijn enkele handmatige ingrepen uitgevoerd die in een vervolgtraject geautomatiseerd moeten worden, vooral aan de kant van de Tweede Kamer. Daarnaast dienen er op het gebied van preserveringsmetadatering verdere afspraken gemaakt te worden tussen het Nationaal Archief, Beeld en Geluid en de Tweede Kamer, zoals in de metadata-analyse wordt aangegeven. Versie 1.0 Pagina 9 van 63

10 3 PROCES VAN INSTROOM In dit hoofdstuk wordt in detail het proces van instroom van materiaal beschreven, vanaf het moment van filmen van een vergadering in de plenaire zaal van de Tweede Kamer, tot en met het moment dat het in de Beeld en Geluid-catalogus beschikbaar is voor uitlevering en daarnaast de metadata beschikbaar zijn in het edepot van het Nationaal Archief. De beschrijving van dit proces is in dit hoofdstuk onderverdeeld in de volgende stappen Creëren videobestanden door de Tweede Kamer (3.1) Creëren metadatabestanden door de Tweede Kamer (3.2) Transfer naar Beeld en Geluid (3.3) Instroom van Beeld en Metadata bij Beeld en Geluid (3.4) Instroom van Metadata in het edepot van het Nationaal Archief (3.5) Afbeelding 2: Proces van instroom Versie 1.0 Pagina 10 van 63

11 3.1 CREËREN VIDEO BESTANDEN DOOR DE TWEEDE KAMER Keuze van een videoplatform voor de Pilot: Om kosten en doorlooptijd te reduceren is er gekozen om een van de bestaande video ingestsystemen in te zetten voor de pilot. Ten tijde van de pilot bestaan er bij de Tweede Kamer twee videosystemen die de plenaire vergaderingen in opgenomen vorm beschikbaar kunnen stellen. Bestaande Ingestsystemen: - Loggers van Arbor ten behoeve van de debatgemist-website ( K2 / Status systeem welke is ingericht als onderdeel van aanbesteding A06 Plenaire Vergelijking Ingest systemen K2 + Stratus Arbor Logger + Fetcher Resolutie 1920x1080 (native) 720x406 Video Codec XDCAM HD422 Long GoP H.264 Bitrate 50 [Mbit/sec] 100 [kbit/sec] Bestandstype (wrapper) MXF - SMPTE-377M [*.ts] MPEG Transport Stream Automatische export Mogelijk via integratie MAM Reeds uitgevoerd Alleen de specificaties van de K2-Server voldoet aan de archiefstandaarden van Beeld en Geluid. Oorspronkelijke functie van het systeem: Het systeem K2 + Stratus + FTP client wordt ingezet om fragmenten van plenaire vergaderingen op te vragen en te ontsluiten richting geaccrediteerde partijen van het samenwerkingsverband. Deze partijen zijn NOS, RTL, ROOS (Regionale omroepen) en de Tweede Kamer. Versie 1.0 Pagina 11 van 63

12 Afbeelding 3: Workflow creatie videobestanden Tweede Kamer Ingest. Alle vergaderingen in de plenaire zaal worden opgenomen. Hiertoe logt een gebruiker in op de K2 en wordt het opnamekanaal handmatig gestart. Ook de naamgeving van de opgenomen essence gebeurt handmatig. Vergadering wordt in zijn geheel opgenomen. - Naamgeving: <vergaderzaal> <datum dd-mm-yyyy> - Vergadering wordt als één volledige clip opgenomen. Segmentatie: Elke vergadering wordt gesegmenteerd per activiteit. Vanuit VLOS wordt een XML aangeleverd met ten minste de volgende informatie: - Per vergadering: o Vergaderzaal (bijvoorbeeld: Tweede Kamer Plenaire zaal) o Datum van aanvang van de vergadering o Vergaderjaar o Nummer vergaderdag (sequentieel per vergaderjaar) o Aanvangstijd o Sluiting (tijd van sluiting) - Per activiteit: o Activiteitsoort o Bestandsnaam van het te exporteren fragment behorende bij de activiteit (bijv: TKP TKP) o Aanvangstijd van het fragment o Eindtijd van het fragment Versie 1.0 Pagina 12 van 63

13 Aan de hand van deze data wordt de juiste clip opgezocht en worden de activiteiten als subclip geëxporteerd en aangeleverd aan de FTP Client, vanwaar transport naar Beeld en Geluid plaatsvindt Gaps - Creëren video bestanden door de Tweede Kamer Met de huidige inrichting en technieken is het niet mogelijk om bestanden automatisch te segmenteren, hiervoor is een Media Asset Management-systeem noodzakelijk. Het aan te schaffen Media Asset Management-systeem zal worden aanbesteed. Hieronder enkele algemene punten in dit kader: 1. Lokale (tijdelijke) opslag van beeldmateriaal (vóór verzending aan Beeld en Geluid) Bepalen van de capaciteit uitgedrukt in uren materiaal Redundantie opslag 2. Bepalen beleid voor het verwijderen van de essence uit de lokale, tijdelijke, opslag Verificatie archivering Duur lokaal bewaren (denk ook aan ontsluiting t.b.v. derden) 3. Automatische Ingest: Definiëren welke kanalen er opgenomen dienen te worden. Wijze van opname: continue, geagendeerd, of afhankelijk van status vergadering 4. Koppeling en integratie met het VLOS system, aanlevering van segmentatie data. Moment van aanlevering 5. Automatisering / segmentatie van bestaande opgenomen content aan de hand van de XML. 6. Bijzondere aandacht voor de situatie waarbij de vergadering doorgaat tot na middernacht. Daar waar de vergadering tot na middernacht doorgaat ontstaat de situatie dat de tijdcode van het IN-punt groter is dat de tijdcode van het UIT-punt. 3.2 CREËREN METADATA BESTANDEN DOOR DE TWEEDE KAMER Tijdens de pilot is het geregisseerde beeld gebruikt uit de regiekamer van de plenaire vergadering. Voor de bijbehorende metadata is de XML van het ongecorrigeerde verslag van VLOS gebruikt. Er is gekozen om het AV-materiaal (MXF) niet als een groot bestand aan te leveren aan de immix catalogus van BenG. Deze keuze is gemaakt vanwege: gebruiksvriendelijkheid, grootte van bestand en beperking aan immix-catalogus (beeld van een standaard-instroom is bij voorkeur niet langer dan 4 uur). Het AV-materiaal van een geheel debat dag moet geknipt (gesegmenteerd) worden. Van elk MXF-bestand moet er op basis van de bestandsbenaming een relatie zijn met een XMLmetadatabestand. Een XML-metadatabestand kan een relatie hebben met meerdere MXF-bestanden in geval een debat vanwege een schorsing (langdurig) is onderbroken. Segmentatie Om segmentatie op een logische plek te laten plaatsvinden, is gekozen om dit op VLOS-activiteiten te doen (in overeenstemming met de agenda van de vergadering). De eis die het NA stelt is dat een vergadering in zijn geheel te reconstrueren moet zijn, met behoud van de chronologie en context. Om het AV-materiaal te kunnen segmenteren wordt alleen niveau 1 (activiteiten), gebruikt. Aan de hand van de VLOS-XML kunnen deze activiteiten met een begin- en een eindtijd gebruikt worden voor Versie 1.0 Pagina 13 van 63

14 de daadwerkelijke segmentatie. Een verbijzondering hiervan is een (langdurige) schorsing binnen of gedurende een bepaalde activiteit. Vooralsnog is het niet gelukt hiervoor een risicoloze aanduiding te vinden waarmee een debat kan worden opgedeeld of tussenliggende schorsingsdelen kunnen worden uitgesloten in (?). Dit heeft te maken met het op willekeurig welk niveau, als draadelement in de XML, kunnen toevoegen van schorsingen. Een aanpassing van de markeringsmethodiek in VLOS lijkt hiervoor nodig om een passende en zekere oplossing te bieden. Relatie in XML met andere bronnen AV-metadata kunnen we niet los zien van de metadata uit andere bronnen. Een relatie tussen deze informatie en de specifieke AV-ontsluiting moet worden gewaarborgd. Voor nu is er een Debat-ID toegevoegd om daarmee de link te leggen tussen de verschillende informatiebronnen van de Tweede Kamer. Ook is de relatie tussen het officieel gepubliceerde geschreven verslag op overheid.nl onderzocht. Omdat daar ook een vertaalslag voor wordt gemaakt van de VLOS-XML lijkt het mogelijk deze verbintenis op te nemen.. Uitwerking XML Ten behoeve van het beschikbaar stellen en het terugvindbaar maken van de vergadering of het vergaderonderdeel op basis van o.a. datum, onderwerp en sprekers, wordt de XML verder uitgewerkt. Deze uitwerking dient tevens als navigatie binnen een bepaald AV-bestand en bevat aanvullende kenmerken en verwijzingen naar externe informatiebronnen. Dat gebeurt tot en met maximaal de hieronder genoemde niveaus en is afhankelijk van de activiteit-soort. 1: activiteit (BenG term: expressie) 2: activiteithoofd (BenG term: selectie) 3: activiteitdeel (BenG term: selectie, feitelijk een sub-selectie) Deze drie hebben een hiërarchische verhouding. Een plenair debat en een interpellatiedebat (expressie) bestaat uit een of meerdere termijnen (selecties) met daarbinnen spreekbeurten (subselecties). Tevens wordt er van elke activiteit een lijst met sprekers geleverd (ongeacht hun rol). Het komt voor dat de expressie geen selecties en/of sub-selecties heeft. Dit doet zich voor bij de nummers 1 t/m 11 (zie afbeelding 4). Zo bevat een activiteit-soort van het type mededeling alleen een begin en eindtijd, aangevuld met een lijst van sprekers. Vragenuur en debatten Bij een vragenuur is de expressie Vragenuur. Deze bestaat uit selecties op basis van activiteithoofd= vraag, de afzonderlijke vragen van een Kamerlid m.b.t. een bepaald onderwerp, maar binnen die vragen bestaan verschillende spreekbeurten (dit zijn sub-selecties). Daarnaast zijn ook hier de sprekers (ook de mensen die alleen interrupties hebben gedaan). Deze verdeling geldt ook voor plenaire debatten, inclusief de interpellatiedebatten, maar hier spreken we over termijnen in plaats van vragen als selectie. Expressie (vragenuur): - selectie (eerste vraag) - sub-selecties (spreekbeurten) - selectie (tweede vraag) - sub-selecties (spreekbeurten) - selectie (derde vraag) - sub-selecties (spreekbeurten) Versie 1.0 Pagina 14 van 63

15 - selectie (vierde vraag) - sub-selecties (spreekbeurten) enz. Stemmingen Voor stemmingen geldt een andere gelaagdheid van ontsluiting. Een activiteit van het soort Stemmingen heeft selecties op basis van activiteithoofd soort= stemming. Spreekbeurten hierbinnen, te herkennen als activiteitdeel soort= spreekbeurt worden genegeerd. Wel wordt er voor de gehele activiteit een lijst van sprekers bijgeleverd in de XML. Voorbeeld: de MXF van de activiteit stemmingen wordt aan de hand van een begin en eindtijd geknipt. De stemmingen starten om uur en eindigen om uur. Hiervan hebben we dan 1 MXF bestand en 1 XML bestand. In dit half uur zijn over 10 onderwerpen stemmingen geweest (activiteithoofden). De XML is dan verder uitgewerkt zodat de afzonderlijke stemmingsonderwerpen beter toegankelijk zijn in die 30 minuten. Handmatige mapping De XML van VLOS kan echter niet zomaar in de catalogus van BenG ingevoerd worden. Hiervoor moet eenmalig, handmatig een bewerking op de VLOS-XML plaatsvinden, zodat de VLOS-XML gemapt kan worden die van de immix-catalogus, en er aan de GMI.xsd gevalideerde XML ontstaat. Er moet beschreven worden tot en met niveau 3 hoe de VLOS-XML past in de immix-xml. Nu gaat dat handmatig, de bedoeling is dat al deze activiteiten door CC-Connect uitgevoerd kunnen worden. Om die reden worden de handmatige activiteiten nu al volgens de richtlijnen van CC-Connect uitgevoerd en zijn daarmee een logische voorbereiding op deze mogelijke, toekomstige automatiseringsslag. Met dit laatste als uitgangspunt is de VLOS-XML omgezet naar passende bestanden. Omwille van de voortgang van het project is er voor gekozen de gelaagdheid te beperken tot maximaal het 2 e niveau (selectie), indien van toepassing. Dat betekent dat de data van het geheel aan sub-selecties, zich in de pilot bevindt binnen één selectie. Er moet t.b.v. de immix-catalogus een aantal default-waardes meegegeven worden, zoals: een immix- ID, een waarde dat de XML van de TK afkomstig is, de tijdsduur, aanvangstijden en eindtijden. De tijdsmarkeringen moeten naar milliseconden omgerekend worden. In elke XML moeten de volgende onderdelen terugkomen: het betreft een plenaire vergadering van de TK, het vergaderjaar, vergadernummer en activiteitvolgnummer (dit laatste ten behoeve van de reconstructie, waarmee de chronologische volgorde van de daadwerkelijke vergaderdag in stand blijft). Versie 1.0 Pagina 15 van 63

16 Afbeelding 4 XMLsegmentatie niveaus In bovenstaand schema een weergave van de niveaus, waarvan afhankelijk van de activiteitsoort, de onderdelen in grijs niet worden gespecificeerd in de XML. In deze proef zijn de selecties beperkt tot 1 verzamelselectie voor de gehele activiteit. Templates ten behoeve van automatisering Tijdens de handmatige verwerking van de VLOS-XML zijn er templates opgesteld met de omschrijving voor het functionele, en deels technische, ontwerp van de CC-Connect-applicatie. In bijlage E een kopie van de betreffende templates voor een gesegmenteerde vergaderdag, bestaande uit een algemeen deel (expressie) en een specifiek deel voor de uitwerking van een selectie. Ongesegmenteerd Voor de pilot is tevens gekozen voor het aanleveren van ongesegmenteerde debatsdagen, waarbij de debatdag niet is opgedeeld in segmenten per activiteitsoort. In dit geval worden naast de gebruikelijk default-waardes, onderstaande uitgangspunten gehanteerd en alleen de volgende gegevens opgenomen: 1 xml en 1 mxf, met als begintijd de begintijd van de eerste activiteitsoort en als eindtijd de eindtijd van de laatste activiteitsoort; geen afzonderlijke segmenten (items) voor elke activiteitsoort; dus alleen een Expressie en geen Selecties; deze Expressie koppelen aan ID (het idee van de 'Reeks' met als werktitel 'hele debatdag'); in Annotatie op het niveau Expressie (conform aan opgeknipte debatdagen) de gegevens: o Kamer: Tweede Kamer o Vergadersoort: Plenair o Vergaderjaar: o Vergadernummer: bijvoorbeeld 099 Versie 1.0 Pagina 16 van 63

17 in het attribuut Context een ID van het gehele debat, bijv. TKP (dus met drie maal 0 i.p.v. het vervolgnummer van een activiteit van elke afzonderlijke activiteitsoort); Publicatie idem aan de Publicatie van een Expressie van een opgeknipt debat; Positie idem aan de Positie van een Expressie van een opgeknipt debat, met uitzondering uiteraard voor de begin- en eindtijd, die idem zijn aan de begin- en eindtijd van de gehele MXF. Een aan het gmi.xsd te valideren XML-bestand In bijlage F volgt de template voor een ongesegmenteerde debatsdag (Template-volledige vergadering.xml). Advies Beeld en Geluid Met het oog op ontsluiting en beschikbaarstelling adviseert Beeld en Geluid in een vervolgtraject de volgende aanpassingen op het gebied van aangeleverde metadata: 1. Aanmaken van de volgende Subselecties op basis van Activiteithoofdsoort : a. Vragenuur, Selectie per Vraag, Subselectie per Spreekbeurt b. Plenair debat: Selectie per Termijn en Subselectie per Spreekbeurt c. Interpellatiedebat: idem 2. Vermelding partijen in het veld Namen 3. Uitbreiding inhoudelijke metadata (bijv. vermelding departementen toevoegen, waarden uit de activiteiten-index zoals nu toegepast aan de VLOS-xml, gecorrigeerd verslag) 4. Optioneel kunnen de spreekteksten in de Beeld en Geluid-catalogus worden opgenomen. Bij het in de pilot ingestroomde materiaal is per subselectie een link opgenomen naar de bijbehorende Handelingen op overheid.nl. Daar zijn deze spreekteksten ook terug te vinden Gaps - Creëren metadata-bestanden Tweede Kamer 1. Uiteindelijk zal het gecorrigeerde verslag gebruikt worden. Dit kan mogelijk gevolgen hebben voor het creëren van de metadata. 2. Het omrekenen van de seconden naar milliseconden ten behoeve van de immix-catalogus is in de pilot handmatig aangepast. Vaststellen op welke plek deze translatie gemaakt moet worden. 3.3 TRANSFER NAAR BEELD EN GELUID Nadat zowel de te archiveren videobestanden (zie 3.1) als de bijbehorende metadata (zie 3.2) gecreëerd zijn, worden de bestanden overgedragen aan Beeld en Geluid. Tijdens de pilot zijn de MXF-bestanden aangeleverd op een harde schijf, bij één vergadering is de overdracht met een FTP-verbinding gerealiseerd. Echter, de bestaande FTP-faciliteiten van de Tweede Kamer bieden niet voldoende bandbreedte om het beeld te transporteren. De FTP Client heeft zogenaamde watchfolders aangemaakt. Wanneer er essence in een geconfigureerde folder verschijnt, zal deze worden getransferd via FTP naar de externe FTP-server van Beeld en Geluid. Momenteel heeft deze FTP-koppeling echter onvoldoende bandbreedte voor overdracht van de grote hoeveelheden data. Versie 1.0 Pagina 17 van 63

18 3.3.1 Gaps - Transfer naar Beeld en Geluid Vanuit de LDR van de Tweede Kamer zijn er een aantal mogelijkheden voor de aanlevering van MXF aan Beeld en Geluid, de mogelijke keuzes zijn: 1. Gebruik maken van de huidige FTP; deze optie valt af, omdat hij niet voorziet in voldoende bandbreedte. Het niet-gesegmenteerde bestand van een vergadering is 330 G.Byte groot, dit duurt met een gemiddelde verbindingssnelheid van 0.9 M.Byte/s meer dan 100 uur. 2. Een dedicated FTP-lijn, met voldoende bandbreedte. 3. Aanlevering via de Mediagateway van Ericsson. Of gebruik maken van een FTP aangeboden via Ericsson. 4. Aanleveren via een nieuw kanaal (aan te besteden). 3.4 INSTROOM VAN BEELD EN METADATA BIJ BEELD EN GELUID In onderstaande afbeelding is het gehele proces van instroom van een nieuwe collectie te zien van begin tot eind. Dit is hoe de Tweede Kamer-pilot tot nu toe is verlopen. De stappen worden toegelicht in hoofdstuk Beschrijving flow instroom. Achtergrondinformatie over de mogelijkheden en standaarden van Beeld en Geluid rond duurzame opslag zijn te vinden in Bijlage C. In de eerste fase van de pilot zijn er afspraken gemaakt over bestandsformaten, aanlevering, rechten, voorwaarden en beschikbaarstelling. Vervolgens is het formaat van de metadata en de mapping naar database-velden binnen de catalogus van immix afgestemd met de afdelingen Catalogusbeheer en Applicatiebeheer. Hierna volgen een aantal proefimports van metadata en essence waarbij belangrijke bevindingen worden teruggestuurd naar de aanleverende partij zodat deze verbeterd kunnen worden. Wanneer het format van de metadata en de essence helemaal voldoet aan de eisen kunnen de metadata via de GMI (Generieke metadata importer) in de catalogus geïmporteerd worden. De essence wordt via de DFI (Digitale File Importer) opgeslagen in het Storage Management Systeem DivArchive waarbij het bestand op twee verschillende locaties wordt opgeslagen op tape. De essence wordt in deze fase ook gekoppeld aan de metadata in de catalogus zodat deze te bekijken en te bestellen is. Versie 1.0 Pagina 18 van 63

19 DFI / GMI Functioneel overzicht [1] Verzoek aanlevering [2] OK [4] Metadata Aanleverende partij Beeld en geluid [4] Metadata NOK [5] Metadata [3] MXF plaatsen [5] Metadata Catalogusbeheer DFI [12] FTP Storage \\as-immix-#\ ImportFolderGMI [6] Conversie Applicatiebeheer [12] MXF + Trigger XML 7, 8 DIVA / mam-immix immix client [13] XML/AXF (Trigger = dark metadata) [11] Trigger XML Beheerha ndeling maken immix HighRes Importservice Status verhogen (2X) [9] immix service [14] immix: Tijdelijke drager wordt verwijderd, nieuwe drager wordt aangemaakt \\as-immix-#\ DFI [10] Trigger XML Applicatiebeheer Afbeelding 5: Instroom van een collectie bij Beeld en Geluid. (Auteur: P. Hoffman) Beschrijving flow instroom [1] Een nieuwe instoom moet plaats gaan vinden. Er vindt afstemming plaats over voorwaarden, levering van materiaal, rechten en bestandsformaten en naamgeving. Zie bijlage B voor specificaties van bestandsformaten en naamgeving. [2] Indien OK Versie 1.0 Pagina 19 van 63

20 [3] De aanleverende partij plaatst het materiaal, de MXF-bestanden, op een FTP-server. [4] Er vindt afstemming plaats met catalogusbeheer m.b.t. de mapping van de metadata. In het geval van de Tweede kamer worden de metadata volgens het schema van de GMI.xsd gevalideerd en als xml aangeleverd. [5] In de afstemming onder punt 4 wordt applicatiebeheer ook betrokken om technische zaken rondom instroom te regelen, zoals het checken van de MXF en het doen van proefimports. De taak van catalogusbeheer is om inhoudelijk zorg te dragen dat velden goed landen in de database. De taak van applicatiebeheer is om te zorgen dat de instroom zonder technische fouten verloopt.. [6] Als de metadata helemaal goed zijn bevonden kunnen deze geïmporteerd worden in de catalogus door deze aan te bieden aan de GMI (Generieke Metadata Importer). In de xml worden tijdelijke dragers vermeld om een latere koppeling met de mxf-en in de catalogus mogelijk te maken. De xml-en worden in de importmap van de GMI geplaatst. [7] De GMI-service leest de xml-en in, valideert deze en maakt de metadata en dragers aan. Wanneer er een fout optreedt, wordt de betreffende xml in de submap fout geplaatst. In de map \Logs\iMMixGMIService kan de reden gevonden worden. [8] Na een succesvolle import van de metadata moeten er in de client van immix beheerhandelingen voor de tijdelijke dragers gemaakt worden. De status van deze beheerhandelingen moet achtereenvolgens verhoogd worden naar Gepland en Onder handen. Tijdens de pilot was dit een handmatige activiteit, dit is te automatiseren zoals ook het geval is voor andere geautomatiseerde instromen bij Beeld en Geluid. [9] Een service op de applicatieserver ziet de betreffende beheerhandelingen [10] De service genereert trigger-xml-en en zet de status van de beheerhandeling op Gereed. Ook wordt een mail gestuurd naar de postbus van de betreffende immix-omgeving. De triggers hebben dezelfde naam als de MXF. Het is dus belangrijk dat de naamgeving van de MXF-en altijd overeenkomt met de naamgeving zoals deze in de metadata vermeld staat, anders kan er geen koppeling van de essence plaatsvinden. [11] De applicatiebeheerder ziet de trigger-xml in de DFI-map op de applicatieserver verschijnen en kopieert deze middels FTP naar de FTP-Server. Ook dit is bij een operationele instroom een geautomatiseerde stap. [12] Het DFI-systeem ziet een MXF en XML met dezelfde naam (de XML moet altijd als laatste worden geplaatst). De DFI zorgt dat de MXF m.b.v. DIVA en mam-immix in de storage geplaatst wordt. In deze fase vindt ook altijd nog een MXF-check plaats om zeker te stellen dat de essence voldoet aan de gestelde eisen. Dit is een automatische check die hetzelfde functioneert als de handmatige MXFcheck die in de test-/certificeringsfase wordt gebruikt. [13] Vanuit mam-immix worden een XML en AXF-bestand met o.a. de nieuwe GUCI naar immix gestuurd. De trigger-xml is hierin opgeslagen als dark metadata. [14] De HighRes importservice op de applicatieserver verwerkt de XML en AXF-bestanden. Hierbij wordt een set van drie bestanden aangemaakt: Media Archive drager: Ook wel administratieve drager genoemd. Dit is feitelijk een verwijzing naar de GUCI. MXF drager: Een verwijzing naar het HighRes bestand. Versie 1.0 Pagina 20 van 63

21 MPEG drager: een verwijzing naar het LowRes bestand. 1 Hierna is de tijdelijke drager zoals deze bij import van de metadata was aangemaakt in de catalogus verwijderd en in de plaats daarvan zijn de definitieve dragers gekoppeld aan de metadata. De bestanden zijn nu ook te bekijken en te bestellen Gaps - Instroom bij Beeld en Geluid Momenteel zijn er nog een aantal openstaande punten die verhinderen dat de flow precies plaatsvindt zoals deze zou moeten volgens bovenstaand model. 1. Om automatisch in te kunnen stromen, dient de essence (Beeldmateriaal) te voldoen aan de archiefstandaarden. Tweede Kamer-beeldmateriaal voldeed aan deze standaarden, maar werd tijdens de pilot in eerste instantie niet als zodanig herkend. Een kleine change in de door Ericsson beheerde Beeld en Geluid-systemen kan dit probleem oplossen. (actie Beeld en Geluid, doorlooptijd 1 maand) 2. De metadata van de ongesegmenteerde vergaderingen bevat nog enkele kleine punten die import verhinderen, zoals meerdere voorkomens van zelfde sprekernamen binnen een record. Tijdens de pilot zijn deze handmatig aangepast. Bij de gesegmenteerde vergadering doet dit probleem zich niet voor. Volgens de XSD wordt er correct aangeleverd, de daadwerkelijke import lukt echter niet. (actie Beeld en Geluid i.s.m. Tweede Kamer) 3. Als de instroom van Tweede Kamer-materiaal vastere vorm krijgt, dient er een een creator code aangevraagd te worden, zodat handmatig verplaatsen van de files niet meer noodzakelijk is. Op dat moment kan de Tweede Kamer de files rechtstreeks FTP-en naar de DFI-instroomserver van Beeld en Geluid (actie Beeld en Geluid, doorlooptijd 1 maand) 4. Webservice inrichten die de handmatige handelingen voor het verplaatsen van bestanden overneemt van de afdeling applicatiebeheer (actie Beeld en Geluid, doorlooptijd 2 maanden) 3.5 INSTROOM VAN METADATA IN HET E-DEPOT VAN HET NATIONAAL ARCHIEF Binnen de pilot is ook gekeken naar de instroom van metadata in het e-depot van het Nationaal Archief. De metadata uit VLOS2.0 zijn ingelezen in het e-depot. Er zijn drie verschillende tests gedaan: 1. De volledige VLOS2.0-documenten van de vergaderingen 99 t/m 103 zijn als record (bestand + metadata over dit bestand) in het e-depot ingelezen. Daarbij is gebruik gemaakt van de minimale set van metadata die nodig is bij het inlezen. 2 Het VLOS2.0-document van de 99ste vergadering (deze is gesegmenteerd en ongesegmenteerd aanwezig in de catalogus van Beeld en Geluid) is als record ingelezen in het e-depot. Hierbij is gebruik gemaakt van een uitgebreide set van metadata. Deze metadata zijn deels aangevuld (eventgeschiedenis, actoren etc.) en deels gemapt uit het VLOS2.0-document. Daarnaast is het gehele VLOS2.0-document aan de metadata toegevoegd door gebruik te maken van het element AgencySpecific metadata in het metadataschema van het Nationaal Archief. Hierdoor worden de metadata van het VLOS2.0-document volledig geïndexeerd tijdens de ingest. Versie 1.0 Pagina 21 van 63

22 3. Een gedeelte van de 99 ste vergadering. Dit gedeelte bestond uit de gesegmenteerde vergadering. Bij deze ingest is de essence ingelezen als record aangevuld met metadata op dezelfde manier als bij onderdeel 2. Deze drie testen zijn succesvol afgerond en gedemonstreerd aan de Tweede Kamer en Beeld en Geluid. Door deze drie testen te doen is inzicht ontstaan in het volgende punten: a. mogelijkheden die er zijn om gegevens met elkaar te koppelen (het leggen van relaties) b. mogelijkheden om de context te borgen c. welke metadata waar opgeslagen kunnen worden Versie 1.0 Pagina 22 van 63

23 4 EISEN AAN ESSENCE (BEELDMATERIAAL) Om duurzame opslag van beeldmateriaal en geluid te garanderen hanteert Beeld en Geluid de open MXF-standaard. Deze standaard is naast open ook gangbaar en wordt onderhouden en ondersteund door grote fabrikanten. Een ander voordeel van deze standaard: hij wordt mediapark-breed gebruikt en materiaal dat volgens deze standaarden is gearchiveerd is direct voor broadcast geschikt. De Tweede Kamer is er in geslaagd MXF (beeld) bestanden aan te bieden die aan de requirements van MXF- certificatie voldoen. De volledige specificaties zijn terug te vinden in bijlage A Gaps Eisen aan essence (Beeldmateriaal) Geen gaps. Bij het eventueel operationeel inregelen van de instroom van Tweede Kamer beeldmateriaal bij Beeld en Geluid volgt officiële certificering van de instroom door Ericsson. Versie 1.0 Pagina 23 van 63

24 5 METADATA- ANALYSE 5.1 INLEIDING Metadata beschrijven de context, inhoud en structuur van de digitale informatie die gecreëerd wordt, evenals het beheer van deze records door de tijd heen. Ze zijn onmisbaar om de terugvindbaarheid, bruikbaarheid, authenticiteit, integriteit en betrouwbaarheid van de records te kunnen garanderen. Door metadata wordt het beheer van informatie op de lange termijn mogelijk gemaakt en zij zijn daarnaast van essentieel belang voor de uitwisseling van informatie. Het uitgangspunt voor de metadata-analyse binnen deze pilot is niet een volledig uitgewerkt en/of gemapt metadataschema. Het is de bedoeling dat met deze analyse inzichtelijk wordt wat er op dit moment vastgelegd wordt (bij de TK, BenG en het NA) en hoe we de relatie met deze metadata kunnen behouden. Daarnaast kunnen de GAPs die naar voren komen, dienen om verder te praten en afspraken te maken hoe we deze in een eventueel vervolgstadium kunnen oplossen. 5.2 ALGEMEEN Digitale informatie bestaat (vaak) buiten een formeel archiefsysteem/beheersysteem en wordt aangemaakt in een bedrijfssysteem dat een specifiek doel dient (bijvoorbeeld het VLOS-systeem). Deze informatie wordt gebruikt en begrepen door de mensen die beschikken over voldoende kennis van de processen die uitgevoerd worden, over de mensen die de erbij betrokken zijn, over de informatie die wordt aangemaakt en over de directe context van deze informatie. Deze bedrijfssystemen zijn niet altijd even robuust. Het volgende wordt niet in alle gevallen vastgelegd: Contextuele verbanden Expliciete informatie die nodig is om de onderdelen van de informatie buiten de specifieke bedrijfscontext te identificeren, waardoor de uitwisseling met gerelateerde systemen moeilijk kan worden Beheerprocessen die nodig zijn om de duurzaamheid van de informatie te waarborgen (voor zolang dat nodig is). Binnen de pilot zien we dit ook. Het VLOS-systeem, waar we nu de metadata uit gebruiken, heeft niet als doel het vastleggen van metadata, maar is een hulpmiddel voor de Dienst Verslag en Redactie (DVR) voor de vastlegging van de vergadering. De vastlegging van beheerprocessen die nodig zijn voor digitale duurzaamheid is daarom eigenlijk niet aanwezig. In de rest van dit hoofdstuk wordt aangegeven hoe dit beter vormgegeven kan worden. Samenvattend: We leggen metadata vast voor de volgende doeleinden: Vergroten van de duurzame toegankelijkheid en betrouwbaarheid van (digitale) informatie Bevorderen van een juiste interpretatie van de (digitale) informatie Het mogelijk maken om gegevens uit te wisselen tussen organisaties en/of systemen (interoperabiliteit). Het transparant en openbaar maken van (digitale)informatie Het adequaat beveiligen van informatie wanneer en waar het moet Het beheren en weer representeren van (digitale) informatie Versie 1.0 Pagina 24 van 63

25 5.3 METADATA EN DE VERSCHILLENDE ENTITEITEN DIE ZE BESCHRIJVEN De rijksoverheid moet voldoen aan bepaalde normen en standaarden m.b.t. metadata. In de pilot is onderzocht of de metadata die worden vastgelegd voldoen aan de eisen zoals deze gesteld zijn in de NEN-ISO Deze norm definieert generieke metadatatypen die moeten worden vastgelegd en beheerd om de context van de digitale informatie (of archiefbescheiden) te kunnen documenteren en begrijpen. De norm identificeert voor de belangrijkste entiteiten ook een minimum aantal vaste aggregatieniveaus die vereist zijn om interoperabiliteit te bewerkstelligen. Metadata kunnen bij verschillende entiteiten horen. Een entiteit is een zelfstandige wezenlijke eenheid die kan worden beschreven en waar informatie aan kan worden verbonden. De beschreven entiteiten kunnen heel concreet zijn (bijvoorbeeld een persoon of een document) maar ook abstract (zoals een proces of een idee). De volgende entiteiten zijn van belang voor archiefbescheiden: De archiefbescheiden zelf. Dit kan een afzonderlijk document zijn, maar ook een aggregatie van verschillende archiefbestanden (record-entiteit) De mensen of organiserende structuren in een bedrijfsomgeving (actor-entiteit) De verrichte bedrijfsactiviteit (activiteit-entiteit) De regels die de transactie en het documenteren van de bedrijfsactiviteit bepalen (mandaatentiteit) Afbeelding 6: relatie entiteiten Bovenstaande afbeelding laat duidelijk zien dat de entiteit Record een centrale en onmisbare rol vervult. Het record is de neerslag van de processen en activiteiten. De metadata opgeslagen bij het record moeten het record dan ook zo volledig mogelijk beschrijven. Versie 1.0 Pagina 25 van 63

26 Informatie over de actor, het mandaat en de activiteit kan op verschillende manieren worden vastgelegd. Deze kan als contextinformatie worden opgenomen in de metadata bij het record. In dit geval is er sprake van een 1-entiteitmodel. Het is echter ook mogelijk om deze gegevens als losse entiteiten te beschrijven. De gegevens over de verschillende activiteiten worden dan via een relatie aan elkaar gekoppeld. Voor deze analyse is uitgegaan van een 1-entiteitenmodel. Dat betekent dat de metadata die in onderstaande paragrafen worden besproken het record beschrijven. Indien ze iets anders beschrijven wordt dit specifiek aangegeven. Het kan dus zijn dat op sommige punten extra contextinformatie over de actoren, activiteit en het mandaat moet worden vastgelegd. De NEN-ISO beschrijft alle entiteiten in termen van generieke groepen elementen. In de volgende paragrafen worden deze groepen kort toegelicht en waarnaar er gekeken wordt welke elementen al vastgelegd worden binnen de pilot en welke elementen nog niet. Middels conclusies, aandachtspunten en aanbevelingen per groep is geprobeerd inzichtelijk te maken wat de eisen m.b.t. metadata inhouden. 5.4 GENERIEK METADATAMODEL VOOR HET BEHEREN VAN (DIGITALE) INFORMATIE De metadata die hieronder gedefinieerd staan kunnen worden toegepast op de entiteit record en zijn van essentieel belang voor de het behoudt van informatie die gevormd wordt. Belangrijk om te weten is dat de beginwaarden van deze metadata-elementen worden toegekend op het moment van creatie van de digitale informatie (in het geval van de pilot dus op het moment van creatie bij de Tweede Kamer). In de loop der tijd worden er gegevens toegevoegd aan het record, bijvoorbeeld als de digitale informatie van context verandert, maar ook gegevens over beheersactiviteiten worden aan de metadata toegevoegd. De zes metadata-groepen waar we naar kijken zijn: a. Identiteit metadata die het mogelijk maken om de records waar de metadata naar verwijzen uniek te identificeren. Hierdoor kunnen er relaties gelegd worden naar de records wat ook nodig is voor het uitwisselen van gegevens. b. Beschrijving metadata die het mogelijk maken records te vinden bij een zoekactie. Daarnaast verduidelijken deze metadata de context van het record. c. Gebruik metadata die het gebruik van de records op de langere termijn vergemakkelijken en mogelijk maken. d. Activiteitenplan - metadata die informatie bevatten voor het beheren van records met de daaraan gekoppelde metadata. Deze metadata bestaan uit beheersactiviteiten die in de toekomst zullen plaatsvinden. e. Geschiedenis van Activiteiten metadata die eerder uitgevoerde acties op de records en bijbehorende metadata documenteren. Deze metadata tonen aan dat de records en de metadata door de tijd heen hun authenticiteit hebben behouden. f. Relatie metadata die twee of meer entiteiten (kunnen ook meerdere records zijn) met elkaar verbinden. De metadata die vastgelegd moeten worden voor het beheer van digitale informatie zijn niet statisch. Ze zullen blijven toenemen bij het uitvoeren van de verschillende processen voor het beheer van digitale informatie (of records). Versie 1.0 Pagina 26 van 63

27 Samenvattend: Metadata over de identiteit, de beschrijving, het gebruik en de relatie laten de huidige staat van het record zien. Het activiteitenplan bevat de toekomstige planning voor het beheer. De geschiedenis van de activiteiten bevat de informatie over hetgeen met het record door de tijd heen is gebeurd. Het activiteitenplan kan door de tijd heen wijzigen en wordt (automatisch) gedocumenteerd in de geschiedenis van de activiteiten. Identiteit Beschrijving Gebruik Relatie Geschiedenis Van Activiteiten Activiteitenplan Huidige Status VERLEDEN TOEKOMST Afbeelding 7: Ontwikkeling Metadata Metadata met betrekking tot identiteit We willen digitale informatie kunnen opvragen, uitwisselen, beheren en exporteren. Om dit mogelijk te maken moeten we de informatie kunnen herkennen. De metadata binnen deze groep onderscheiden het beschreven record van de andere digitale informatie die in het systeem is opgeslagen. De volgende elementen moeten vastgelegd worden: - Type entiteit (n.v.t.) specificeert de entiteit die beschreven wordt. Dit is enkel verplicht bij een meer-entiteitenmodel, dus binnen deze pilot is dit element niet van toepassing. - Aggregatie (V) is nodig om bij uitwisseling van gegevens deze op het juiste niveau te koppelen. - Registratiekenmerk (V) identificeert op unieke wijze de beschreven entiteit Aggregatie: Verschillende aggregatieniveaus worden gebruikt om informatieobjecten (hiërarchisch) te groeperen waardoor de samenhang kan worden aangegeven. Daarnaast wordt het toekennen van metadata efficiënter, omdat bepaalde gegevens overerven, dit voorkomt redundantie. Bij de export van een record uit een systeem, moet wel nagegaan worden of alle relevante metadata goed worden meegeleverd. Versie 1.0 Pagina 27 van 63

28 Voor het uitwisselen van informatie tussen verschillende systemen, is het noodzakelijk dat we weten op welk niveau de informatie beschreven wordt. Zowel de Tweede Kamer, Beeld en Geluid als het Nationaal Archief onderkennen verschillende aggregatieniveaus. 2 Het is belangrijk dat we weten hoe de verschillende aggregatieniveaus zich tot elkaar verhouden, zodat we zeker weten dat we over dezelfde informatie praten. In onderstaande afbeelding is te zien hoe de verschillende aggregatieniveaus zich tot elkaar verhouden zoals er nu vanuit gegaan is binnen de pilot. Vlos document Vergadering Activiteit Vraag/document Werk Realisatie Reeks Expressie Selectie (item?) Subselectie Archief Serie Dossier Record Afbeelding 8: Aggregatieniveaus Registratie Kenmerk: Door het vastleggen van een registratiekenmerk (of identificatiekenmerk) in de metadata wordt het beschreven record onderscheiden van de andere digitale informatie die in het systeem is opgeslagen. Deze gegevens moeten aan het record worden toegekend bij de registratie in het systeem. Binnen de pilot kunnen we een onderscheid maken tussen de zogenaamde technische identificatiekenmerken en een meer inhoudelijk identificatiekenmerk. De eerste is de unieke sleutel van het 2 Daarnaast identificeert de NEN-ISO voor de belangrijkste entiteiten ook een minimum aantal vaste aggregatieniveaus die vereist zijn om de interoperabiliteit te bewerkstelligen. Deze zijn niet meegenomen in deze analyse. Versie 1.0 Pagina 28 van 63

29 systeem waarmee de data binnen het systeem terug te vinden zijn. Wanneer de data zich buiten het systeem bevinden is deze (database)sleutel vaak niet meer relevant. Het andere identificatiekenmerk is een collectiereferentie of een catalogusnummer waarmee een record met zijn metadata terug te vinden is. Bij het exporteren van het record blijft dit identificatiekenmerk van waarde zolang de link met de metadata blijft bestaan. Buiten het systeem wordt dit vaak vastgelegd als een extern identificatiekenmerk. In onderstaande afbeelding worden de verschillende identificatiekenmerken (per instituut) die in de pilot voorkomen op de verschillende aggregatieniveaus weergegeven Afbeelding 9: Identificatiekenmerken per instituut Conclusie: De metadata m.b.t de identiteit zijn volledig aanwezig en het record en zijn metadata zijn uniek identificeerbaar binnen de verschillende systemen. Aandachtspunten: - Goed definiëren wanneer het gaat om het unieke identificatiekenmerk binnen het systeem en waar het gaat om een identificatiekenmerk waarmee het record en zijn metadata worden teruggevonden. - Goede afspraken maken over de aggregatieniveaus die we gebruiken en op welk aggregatieniveau we welke metadata koppelen. Versie 1.0 Pagina 29 van 63

Inleiding. Record. Specificatie ToPX 2.1

Inleiding. Record. Specificatie ToPX 2.1 Prins Willem-Alexanderhof 20 2595 BE Den Haag T +31-70-331 5400 www.nationaalarchief.nl Contact W. van der Reijden Recordkeeping adviseur T +31 6 55 26 79 52 wout.van.der.reijden@nationaal archief.nl Specificatie

Nadere informatie

AFO 142 Titel Aanwinsten Geschiedenis

AFO 142 Titel Aanwinsten Geschiedenis AFO 142 Titel Aanwinsten Geschiedenis 142.1 Inleiding Titel Aanwinsten Geschiedenis wordt gebruikt om toevoegingen en verwijderingen van bepaalde locaties door te geven aan een centrale catalogus instantie.

Nadere informatie

Bijlage Inlezen nieuwe tarieven per verzekeraar

Bijlage Inlezen nieuwe tarieven per verzekeraar ! Bijlage inlezen nieuwe tarieven (vanaf 3.2) Bijlage Inlezen nieuwe tarieven per verzekeraar Scipio 3.303 biedt ondersteuning om gebruikers alle tarieven van de verschillende verzekeraars in één keer

Nadere informatie

Inleiding. Record. XML-structuur ToPX 2.3

Inleiding. Record. XML-structuur ToPX 2.3 Inleiding ToPX 2.3 is het XML formaat dat binnen het Nationaal Archief gebruikt wordt voor het uitwisselen van metadata. Het is de technische vertaling van het metadatamodel voor het e-depot van het Nationaal

Nadere informatie

Luut Stadman, Informatieanalist, Infrastructuur en Services, Nationaal Archief Wai Wong, Technisch Applicatiebeheerder, Ministerie van OCW

Luut Stadman, Informatieanalist, Infrastructuur en Services, Nationaal Archief Wai Wong, Technisch Applicatiebeheerder, Ministerie van OCW Voorwaarden export Versie 1.2 Definitief Datum 28 november 2016 Contact contact@nationaalarchief.nl Auteurs Luut Stadman, Informatieanalist, Infrastructuur en Services, Nationaal Archief Wai Wong, Technisch

Nadere informatie

AFO 139 Automatische export

AFO 139 Automatische export AFO 139 Automatische export 139.1 Inleiding Vubis Smart beschikt over de mogelijkheid om volledig automatisch beschrijvingen te exporteren naar bestanden op de server. Andere bibliotheken (ongeacht of

Nadere informatie

Luut Stadman, Informatieanalist, Infrastructuur en Services, Nationaal Archief. Gelders Archief, één persoon

Luut Stadman, Informatieanalist, Infrastructuur en Services, Nationaal Archief. Gelders Archief, één persoon Voorwaarden export Versie 1.3 Definitief Datum 6 februari 2017 Contact contact@nationaalarchief.nl Auteur Luut Stadman, Informatieanalist, Infrastructuur en Services, Nationaal Archief Afgestemd met (versie

Nadere informatie

3URMHFW 3URMHFW2ZQHU $XWKRUV. Gerco Bakker, Nick Ceton, Frans de Jong, Marcel Opsteegh 'RFXPHQW1R 'DWH 9HUVLRQ 6WDWXV

3URMHFW 3URMHFW2ZQHU $XWKRUV. Gerco Bakker, Nick Ceton, Frans de Jong, Marcel Opsteegh 'RFXPHQW1R 'DWH 9HUVLRQ 6WDWXV 'H'LJLWDOH9RRU]LHQLQJ 3URMHFW 3URMHFW2ZQHU De Digitale Voorziening Publieke Omroep 3URMHFW1R 292866 $XWKRUV 'RFXPHQW1R 'DWH 9HUVLRQ 6WDWXV Gerco Bakker, Nick Ceton, Frans de Jong, Marcel Opsteegh S-292866-023

Nadere informatie

Project Owner. Project No. : 292866. Document No. : Date : 1-8-2010. Version : 4.0.

Project Owner. Project No. : 292866. Document No. : Date : 1-8-2010. Version : 4.0. Project Project Owner : De Digitale Voorziening : NPO Project No. : 292866 Authors : Gerco Bakker, Nick Ceton, Frans de Jong, Marcel Opsteegh Document No. : Date : 1-8-2010 Version : 4.0. Status : Definitief

Nadere informatie

Metadata mogelijkheden, ambities en praktijk

Metadata mogelijkheden, ambities en praktijk Metadata mogelijkheden, ambities en praktijk Symposium Een DIM-visie voor de toekomst Vincent Teerling i.s.m. Het Papieren Tijger Netwerk Metadata voor meerdere doeleinden Metadata worden gebruikt om:

Nadere informatie

Ontwerp aan te leveren informatiebestand

Ontwerp aan te leveren informatiebestand Ontwerp aan te leveren informatiebestand Deelrapportage van project Videotulen : Overdracht van digitale raadsinformatie Den Helder aan het Regionaal Archief Alkmaar Projectinformatie: Opdrachtgever Opdrachtnemer

Nadere informatie

Aansluitplan e-depot RAZ

Aansluitplan e-depot RAZ Versie Omschrijving Opsteller(s) Datum 0.1 Concept t.b.v. feedback Niels Komen 23 januari 2019 projectgroep e-depot RAZ 0.2 Concept t.b.v. feedback Niels Komen 1 april 2019 werkgroep CTS certificering

Nadere informatie

Algemene vragen. Specifieke vragen. Wat is de naam van uw organisatie? (verplicht) DiVault. Wat is de naam van uw e-depot oplossing?

Algemene vragen. Specifieke vragen. Wat is de naam van uw organisatie? (verplicht) DiVault. Wat is de naam van uw e-depot oplossing? Algemene vragen Wat is de naam van uw organisatie? (verplicht) DiVault Wat is de naam van uw e-depot oplossing? DiVault Wat is uw naam? (verplicht) Hans Mannaert Wat is uw e-mailadres? (verplicht) hans@divault.nl

Nadere informatie

Luut Stadman, Informatieanalist, Infrastructuur en Services, Nationaal Archief Wai Wong, Technisch Applicatiebeheerder, Ministerie van OCW

Luut Stadman, Informatieanalist, Infrastructuur en Services, Nationaal Archief Wai Wong, Technisch Applicatiebeheerder, Ministerie van OCW Voorwaarden export Versie 1.0 Definitief Datum 1 augustus 2016 Contact servicebureau@nationaalarchief.nl Auteurs Luut Stadman, Informatieanalist, Infrastructuur en Services, Nationaal Archief Wai Wong,

Nadere informatie

Dienstverlening Digitale Collecties

Dienstverlening Digitale Collecties Dienstverlening Digitale Collecties Documentatie Begeleidend document n.a.v. vragenlijst Juli 2016 Inhoudstafel Documentatie intake digitale collecties Service Agreements en samenwerkingsovereenkomst Welke

Nadere informatie

Functionele beschrijving integratie Bluebeam Revu ECM systemen

Functionele beschrijving integratie Bluebeam Revu ECM systemen ECM Pro Solutions Telefoon: (+31) 046 8509263 Website: www.ecmprosolutions.com Email: info@ecmprosolutions.com KvK 56313047 Functionele beschrijving integratie Bluebeam Revu ECM systemen Versie Status

Nadere informatie

Release datum: 11 juni 2012

Release datum: 11 juni 2012 Highlights 1 HSExpert versie 5.2 Begin juni is versie 5.2 van HSExpert gereleased. In versie 5.2 zijn vooral wijzigingen op het RiAxion (Arbo) dossier doorgevoerd. Daarnaast zijn er wat kleinere wijzigingen

Nadere informatie

Preservation metadata voor AV-collecties: De uitdagingen

Preservation metadata voor AV-collecties: De uitdagingen Preservation metadata voor AV-collecties: De uitdagingen subtitel arial 32 cursief in onderkast AV-productie-archief Entertainment Nieuws Drama Nationaal erfgoed Amateurfilm Documentaires Fotocollectie

Nadere informatie

Functionele Componenten

Functionele Componenten Functionele Componenten 1 OCTOBOX is rule-based software die ingezet wordt voor de verwerking en afhandeling van inkomend berichtenverkeer. De software is voor meerdere doeleinden toepasbaar en richt de

Nadere informatie

Zeeuws e-depot presentatie e-depot Monitor 10 februari 2016

Zeeuws e-depot presentatie e-depot Monitor 10 februari 2016 Het Zeeuws Archief is beheerder van de archieven van het Rijk, het Waterschap, de Provincie en drie gemeenten. Sinds 2008 staat digitale duurzaamheid hoog op de agenda. In dat jaar sloten we ons aan bij

Nadere informatie

PROJECT PLAN VOOR DE IMPLEMENTATIE VAN EEN STANDAARD SITE VOOR DE VERENIGING O3D

PROJECT PLAN VOOR DE IMPLEMENTATIE VAN EEN STANDAARD SITE VOOR DE VERENIGING O3D PROJECT PLAN VOOR DE IMPLEMENTATIE VAN EEN STANDAARD SITE VOOR DE VERENIGING O3D Auteur : P. van der Meer, Ritense B.V. Datum : 17 juli 2008 Versie : 1.3 2008 Ritense B.V. INHOUD 1 VERSIEBEHEER...1 2 PROJECT

Nadere informatie

Ieder document direct beschikbaar

Ieder document direct beschikbaar Slide 1 Ieder document direct beschikbaar 4 februari 2016 1 Slide 2 Over Expansion Implementatiespecialist op gebied van digitale documentverwerking en archivering Verantwoordelijk voor volledig implementatietraject

Nadere informatie

December 2017 Versie 1.0. Aansluitplan e-depot

December 2017 Versie 1.0. Aansluitplan e-depot December 2017 Versie 1.0 Aansluitplan e-depot 1. Inleiding Het WBA vindt het belangrijk om gemeenten goed te begeleiden en voor te bereiden op aansluiting op het e-depot. Daarom is dit aansluitplan opgesteld.

Nadere informatie

Release notes:

Release notes: Applicatie: Alle Module: Algemeen (geen specifieke module) 62528 Statuslogs - contactpersoon - medewerker koppelingen Gecorrigeerde functionaliteit Voor de verschillende status logs is de medewerker /

Nadere informatie

TMLO Toepassingsprofiel Metadata Lokale Overheden 12 november 2015 Archief 2020 Innovatieagenda met vijf lijnen: digitale duurzaamheid openbaarheid en selectie toegankelijkheid van de archiefcollectie

Nadere informatie

We beschikken in toenemende mate over digitale informatie. Binnen niet al te lange tijd wordt deze informatie aan archiefdiensten overgedragen om op

We beschikken in toenemende mate over digitale informatie. Binnen niet al te lange tijd wordt deze informatie aan archiefdiensten overgedragen om op 1 We beschikken in toenemende mate over digitale informatie. Binnen niet al te lange tijd wordt deze informatie aan archiefdiensten overgedragen om op te nemen in een e-depot. De informatie moet dan juist

Nadere informatie

B) Toelichting van EYE op het inmiddels gewijzigd beleid t.a.v. duurzame opslag van gedigitaliseerde films en born digital films

B) Toelichting van EYE op het inmiddels gewijzigd beleid t.a.v. duurzame opslag van gedigitaliseerde films en born digital films Mevrouw drs. M. C. van Heese Erfgoedinspectie/Collecties en Archieven IPC 3500 Postbus 16478 2500 BL Den Haag Amsterdam, 11 februari 2016 Betreft: De stoot van de rijkscollectie BYE Filmmuseum Geachte

Nadere informatie

Stappenplan DULT koppeling

Stappenplan DULT koppeling Stappenplan DULT koppeling Dit stappenplan helpt u om de toetsresultaten van de leerlingen in Cito LOVS over te zetten naar ESIS. Het is raadzaam dit stappenplan door te lezen voor u start met de DULT

Nadere informatie

Verslag archief- en informatiebeheer GR Ferm Werk

Verslag archief- en informatiebeheer GR Ferm Werk Verslag archief- en informatiebeheer 2015 GR Ferm Werk Vastgesteld door het dagelijks bestuur van Ferm Werk op 9 juni 2016 Inleiding Als archiefzorgdrager legt het dagelijks bestuur van Ferm Werk verantwoording

Nadere informatie

Factsheet RACS Invoice Management System

Factsheet RACS Invoice Management System Factsheet RACS Invoice Management System Pagina 1 / 7 Inleiding Met behulp van Racs Invoice Management worden de gegevens van inkomende facturen op een elektronische en geautomatiseerde wijze ingelezen.

Nadere informatie

PlanCare Dossier V11.11 Tijdverantwoording. Inhoudsopgave

PlanCare Dossier V11.11 Tijdverantwoording. Inhoudsopgave Inhoudsopgave Inleiding... 2... 3 Leesmodus... 3 Schrijfmodus... 4 Verantwoording... 5 Wijzigen van een verantwoording... 8 Bevriezen en vrijgeven... 8 PlanCare Dossier V11.11 - Pagina 1 van 8 Inleiding

Nadere informatie

Stappenplan aansluiting e-depot Regionaal Archief Alkmaar

Stappenplan aansluiting e-depot Regionaal Archief Alkmaar Stappenplan aansluiting e-depot Regionaal Archief Alkmaar Versie 0.9 30 januari 2017 Brigit Hoomans / Anje van der Lek Inleiding Het Regionaal Archief Alkmaar (RAA) bereidt samen met zijn gemeentelijke

Nadere informatie

Handleiding Medewerkersagenda. PlanCare Dossier elektronisch cliënten dossier

Handleiding Medewerkersagenda. PlanCare Dossier elektronisch cliënten dossier Handleiding PlanCare Dossier elektronisch cliënten dossier De agenda in PlanCare 2 De agenda kent verschillende invalshoeken of benaderingswijzen. Centraal staat de Cliëntagenda waar alle afspraken en

Nadere informatie

Tool voor certificering instrumenten voor verantwoord digitaal

Tool voor certificering instrumenten voor verantwoord digitaal Tool voor certificering instrumenten voor verantwoord digitaal werken Jan Beens (Regionaal Archief Nijmegen) Geert-Jan van Bussel (Van Bussel Document Services) Introductie De elementen zijn afkomstig

Nadere informatie

Releasenotes LCMS 2019v1

Releasenotes LCMS 2019v1 Release notes LCMS 2019v1 Colofon Contactpersoon: Raymond Schram Titel: Releasenotes LCMS 2019v1 Datum: 11 maart 2019 Status: Definitief Versie: 1.01 Auteurs: Raymond Schram [IFV] Projectleider: Review:

Nadere informatie

Bijlage 1 Pilot Heerhugowaard en het Regionaal Archief Alkmaar

Bijlage 1 Pilot Heerhugowaard en het Regionaal Archief Alkmaar Bijlage 1 Pilot Heerhugowaard en het Regionaal Archief Alkmaar 1. Achtergrond De pilot 3X3 voert drie pilots uit. In elke pilot neemt steeds een archiefdienst deel met een aangesloten gemeente. Het gaat

Nadere informatie

nemen van een e-depot

nemen van een e-depot Stappenplan bij het in gebruik nemen van een e-depot CONCEPT VOOR FEEDBACK Bijlage bij Handreiking voor het in gebruik nemen van een e-depot door decentrale overheden 23 juli 2015 Inleiding Dit stappenplan

Nadere informatie

Technisch Ontwerp W e b s i t e W O S I

Technisch Ontwerp W e b s i t e W O S I Technisch Ontwerp W e b s i t e W O S I WOSI Ruud Jungbacker en Michael de Vries - Technisch ontwerp Website Document historie Versie(s) Versie Datum Status Omschrijving / wijzigingen 0.1 20 nov 2008 Concept

Nadere informatie

AllSolutions 10.0.19. Online samenwerken. Algemeen. Basis. Kringen. E-mail integratie

AllSolutions 10.0.19. Online samenwerken. Algemeen. Basis. Kringen. E-mail integratie AllSolutions 10.0.19 Online samenwerken Kringen Nieuwe optie: Pagina uit kring verwijderen Op de kringpagina vindt u aan de rechterkant de verschillende pagina s die aan de kring zijn gekoppeld. Afhankelijk

Nadere informatie

Technisch Rapport. BAG Extract in i-bridge2.0. Versie 1.0. Datum 9 December 2010

Technisch Rapport. BAG Extract in i-bridge2.0. Versie 1.0. Datum 9 December 2010 Technisch Rapport BAG Extract in i-bridge2.0 Versie 1.0 Datum 9 December 2010 Status Final Colofon IVENT A&A CDC Madame Curielaan 4-6 Postbus 20703 2289 CA Rijswijk Contactpersoon Patrick Brooijmans Teamleider

Nadere informatie

Wat is nieuw in deze handleiding: Dit is een nieuwe handleiding welke nieuwe functies beschrijft.

Wat is nieuw in deze handleiding: Dit is een nieuwe handleiding welke nieuwe functies beschrijft. Doel Module Fronter 92 Dit document is gemaakt door Fronter Ltd fronter.com. Het document mag alleen gekopieerd of digitaal verspreid worden volgens contract of in overeenstemming met Wat is nieuw in deze

Nadere informatie

Control Delete Systeemoverstijgend vernietigen van overheidsinformatie

Control Delete Systeemoverstijgend vernietigen van overheidsinformatie Control Delete Systeemoverstijgend vernietigen van overheidsinformatie Challenge Ministerie van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap Kan jij een Proof of Concept ontwikkelen en creëren voor het vernietigen

Nadere informatie

Beheer en onderhoud GPH

Beheer en onderhoud GPH Beheer en onderhoud GPH Afkomstig van: Sandra van Beek-Jacobs Versie: 1.0 Datum: 25-7-2014 Inhoudsopgave 1. Documenthistorie 3 2. Inleiding 4 2.1 Opbouw document 4 2.2 Doel document 4 2.3 Beheer van het

Nadere informatie

Handleiding voor aansluiten op Digilevering

Handleiding voor aansluiten op Digilevering Handleiding voor aansluiten op Digilevering Versie 1.0 Datum 1 augustus 2013 Status definitief Colofon Projectnaam Digilevering Versienummer 1.0 Contactpersoon Servicecentrum Logius Organisatie Logius

Nadere informatie

15 July 2014. Betaalopdrachten web applicatie gebruikers handleiding

15 July 2014. Betaalopdrachten web applicatie gebruikers handleiding Betaalopdrachten web applicatie gebruikers handleiding 1 Overzicht Steeds vaker komen we de term web applicatie tegen bij software ontwikkeling. Een web applicatie is een programma dat online op een webserver

Nadere informatie

Deutsche Bank Global Transaction Banking. Internet Bankieren. Recente verbeteringen. Versie januari 2014

Deutsche Bank Global Transaction Banking. Internet Bankieren. Recente verbeteringen. Versie januari 2014 Deutsche Bank Global Transaction Banking Internet Bankieren Recente verbeteringen Versie januari 2014 Inhoudsopgave Het afgelopen jaar is een aantal verbeteringen doorgevoerd binnen Internet Bankieren.

Nadere informatie

Elektronisch factureren

Elektronisch factureren Elektronisch factureren Inleiding Elektronisch Factureren in RADAR is mogelijk vanaf versie 4.0. Deze module wordt niet standaard meegeleverd met de RADAR Update maar is te bestellen via de afdeling verkoop

Nadere informatie

Generiek Draaiboek Aansluiten e-depot Nationaal Archief

Generiek Draaiboek Aansluiten e-depot Nationaal Archief Generiek Draaiboek Aansluiten e-depot Nationaal Archief Datum 29-5-2015 Auteur Con Sadée en Jeroen Tops Inhoudsopgave 1 INLEIDING TOT DE AANSLUITING...5 1.1 INLEIDING... 5 1.2 DOEL EN DOELGROEP IMPLEMENTATIE

Nadere informatie

Control Delete Systeemoverstijgend vernietigen van overheidsinformatie

Control Delete Systeemoverstijgend vernietigen van overheidsinformatie Control Delete Systeemoverstijgend vernietigen van overheidsinformatie Challenge Ministeries JenV, BZK en OCW Impact Startup Fest 2 Oktober 2018 Informatie; Di-stroy De Rijksoverheid produceert enorm veel

Nadere informatie

AllSolutions 10.0.24. Online samenwerken. Algemeen

AllSolutions 10.0.24. Online samenwerken. Algemeen AllSolutions 10.0.24 Online samenwerken Documenten bij een entiteit aan kringen koppelen Met kringen kunt u samenwerken met personen in een bepaalde groep. Bijvoorbeeld alle medewerkers binnen uw bedrijf,

Nadere informatie

Administratie uitwisselen met accountant

Administratie uitwisselen met accountant Inleiding Minimaal 1 keer per jaar laat u uw administratie door uw controleren. De administratiebestanden (????cash.nd en????cash.nx) stuurt u, meestal via e-mail, naar uw. Het nadeel van deze werkwijze

Nadere informatie

Richtlijn Metagegevens Overheidsinformatie: Toelichting

Richtlijn Metagegevens Overheidsinformatie: Toelichting Richtlijn Metagegevens Overheidsinformatie: Toelichting versie 2.5, 15 juli 2009 Dit document behoort bij Richtlijn Metagegevens Overheidsinformatie: Beschrijving van entiteiten en elementen versie 2.5,

Nadere informatie

ChainWise Factuur Export Functionele documentatie Twinfield API Koppeling

ChainWise Factuur Export Functionele documentatie Twinfield API Koppeling ChainWise Factuur Export Functionele documentatie Twinfield API Koppeling Auteur: ChainWise Datum: 09-04-2018 Versie: 1.3 Functionele documentatie 1 / 11 1 Versies Versie Auteur Datum Opmerkingen 0.1 Tien-Loong

Nadere informatie

STAATSCOURANT december Officiële uitgave van het Koninkrijk der Nederlanden sinds 1814.

STAATSCOURANT december Officiële uitgave van het Koninkrijk der Nederlanden sinds 1814. STAATSCOURANT Nr. Officiële uitgave van het Koninkrijk der Nederlanden sinds 1814. Nr. 2422 248 22 22december 2008 Regeling van de Staatssecretaris van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties van 10

Nadere informatie

Handleiding Aanleveren semi-live promoties aan De Digitale Voorziening

Handleiding Aanleveren semi-live promoties aan De Digitale Voorziening Handleiding Aanleveren semi-live promoties aan De Digitale Voorziening raken n Ketenafspraken de NPO, publieke tussen o de NPO, publieke omroepen en Beeld en Geluid over de werkwijze rond de televisieprocessen

Nadere informatie

Peridos. Aanleveren van gegevens. Datum: Landelijk beheer Peridos. Versie: 1.1

Peridos. Aanleveren van gegevens. Datum: Landelijk beheer Peridos. Versie: 1.1 Peridos Aanleveren van gegevens Plaats: Utrecht Datum: 5-12-2014 Auteur: Landelijk beheer Peridos Versie: 1.1 Status: Definitief Inhoudsopgave Inhoudsopgave 3 Wijzigingsbeheer 4 Distributie 4 Referenties

Nadere informatie

Stappenplan DULT koppeling

Stappenplan DULT koppeling Stappenplan DULT koppeling Dit stappenplan helpt u om de toetsresultaten van de leerlingen in Cito LOVS over te zetten naar ESIS. Het is raadzaam dit stappenplan door te lezen voor u start met de DULT

Nadere informatie

Offective > CRM > Vragenlijst

Offective > CRM > Vragenlijst Offective > CRM > Vragenlijst Onder het menu item CRM is een generieke vragenlijst module beschikbaar, hier kunt u zeer uitgebreide vragenlijst(en) maken, indien gewenst met afhankelijkheden. Om te beginnen

Nadere informatie

Metadatastandaard DMS Metadata voor digitale informatieoverdracht. Datum: 22 februari 2013 Versie: 1.0 Status: concept

Metadatastandaard DMS Metadata voor digitale informatieoverdracht. Datum: 22 februari 2013 Versie: 1.0 Status: concept Metadatastandaard Metadata voor digitale informatieoverdracht. DMS 1056085 Datum: 22 februari 2013 Versie: 1.0 Status: concept Begrippenlijst Archief -Een archief is een geheel van archiefbescheiden, ontvangen

Nadere informatie

De weg naar duurzaam toegankelijke overheidsinformatie

De weg naar duurzaam toegankelijke overheidsinformatie De weg naar duurzaam toegankelijke overheidsinformatie Voorstelling Dries Vandaele Quincy Oeyen Wat is informatiemanagement? Over welke informatie gaat het? TAAK Bestaansreden organisatie PROCES Bedrijfsprocesse

Nadere informatie

BRP-BZM Use Case Realisations Guidelines

BRP-BZM Use Case Realisations Guidelines BRP-BZM Use Case Realisations Guidelines Versie 2.0 02-09-2011 Definitief Versiehistorie Datum Versie Auteur 23-12-2010 0.1 Eerste versie R.F. Schaaf 04-01-2011 1.0 Feedback verwerkt R. Schaaf en D. Geluk

Nadere informatie

Nieuwe ICF-module. Nb. Huidige berichten hoeven niet eerst volledig verwerkt te worden om te kunnen overstappen op deze nieuwe module.

Nieuwe ICF-module. Nb. Huidige berichten hoeven niet eerst volledig verwerkt te worden om te kunnen overstappen op deze nieuwe module. Nieuwe ICF-module Vanaf versie 5.1.4.26 is er een nieuwe ICF-module, voor de ENK Pro en Enterprise-gebruikers, die de samenstelling EF aan hebben staan. Het inlezen en verwerken van elektronische inkoopfacturen

Nadere informatie

GS1 Data Source. Handleiding beheer productafbeeldingen voor leveranciers en afnemers

GS1 Data Source. Handleiding beheer productafbeeldingen voor leveranciers en afnemers GS1 Data Source Handleiding beheer productafbeeldingen voor leveranciers en afnemers Versie 1.4, Definitief - goedgekeurd, 11 december 2018 Samenvatting Documenteigenschap Naam Waarde GS1 Data Source Datum

Nadere informatie

AANBOD WEBSERVICES LOKET.NL

AANBOD WEBSERVICES LOKET.NL AANBOD WEBSERVICES LOKET.NL Webservice beschrijvingen Versie : 0.4 Auteur(s): G. Reijnders Inhoudsopgave Inhoudsopgave... 2 Inleiding... 4 Wat is een webservice?... 4 Welke webservices biedt loket aan?...

Nadere informatie

AFO 113 Authoritybeheer

AFO 113 Authoritybeheer AFO 113 Authoritybeheer 113.1 Inleiding Authority records die gebruikt worden in de catalogusmodule kunnen via deze AFO beheerd worden. U kunt hier records opzoeken, wijzigen, verwijderen of toevoegen.

Nadere informatie

Onderdeel: van Gedistribueerde voorzieningen voor duurzame toegang (A.1)

Onderdeel: van Gedistribueerde voorzieningen voor duurzame toegang (A.1) BESCHRIJVING CASE STUDY PROJECT DDS HERLEEFT Onderdeel: van Gedistribueerde voorzieningen voor duurzame toegang (A.1) Dit document bestaat uit twee delen: 1. Project DDS herleeft Beschrijving van het hele

Nadere informatie

Het digitaal samenstellen en uniformeren van projectdocumentatie.

Het digitaal samenstellen en uniformeren van projectdocumentatie. Het digitaal samenstellen en uniformeren van projectdocumentatie. As-Built Documentatie digitaal op orde Als uw bedrijf actief is in de Marine, Off-Shore, energie of chemische industrie, dan heeft u voor

Nadere informatie

Dossier Instellingen. Inhoudsopgave. Inleiding

Dossier Instellingen. Inhoudsopgave. Inleiding Dossier Instellingen Inhoudsopgave Inleiding Dossier instellingen Dossier Meetinstrumenten Meetinstrumenten importeren Nieuwe meetinstrumenten importeren met bestaande meetinstrumenten Richtlijnen Richtlijnen

Nadere informatie

Inleiding. Schema Achterhoekagenda

Inleiding. Schema Achterhoekagenda Inleiding In deze instructie wordt uitleg gegeven over de functionaliteit van de Achterhoekagenda. De informatie is tevens terug te vinden op de website. Schema Achterhoekagenda. De werking van de Achterhoekagenda

Nadere informatie

Deutsche Bank Global Transaction Banking. Internet Bankieren. Bestanden importeren.

Deutsche Bank Global Transaction Banking. Internet Bankieren. Bestanden importeren. Deutsche Bank Global Transaction Banking Internet Bankieren Bestanden importeren www.deutschebank.nl Internet Bankieren Betaalbestanden importeren 2 Bestanden importeren U kunt een betalingsbestand uit

Nadere informatie

Proces Mediaverwerking

Proces Mediaverwerking Proces Mediaverwerking Anne Werst, manager Catalogiseren awerst@beeldengeluid.nl Nederlands Instituut voor Beeld en Geluid Cijfers Ruim 750.000 uur radio, televisie, film 1.500.000 catalogusbeschrijvingen

Nadere informatie

1. Milieuklacht... 2 1.1 Handleiding opladen XML in mkros... 2 2. Werken met Refertes... 5

1. Milieuklacht... 2 1.1 Handleiding opladen XML in mkros... 2 2. Werken met Refertes... 5 1. Milieuklacht............................................................................................. 2 1.1 Handleiding opladen XML in mkros......................................................................

Nadere informatie

Inrichting Systeem: Locaties & Toegang

Inrichting Systeem: Locaties & Toegang Inrichting Systeem: Locaties & Toegang EasySecure International B.V. +31(0)88 0000 083 Info@EasySecure.nl Support.EasySecure.nl v2.0.11 22-09-2014 In deze handleidingen worden de volgende functies binnen

Nadere informatie

COMMUNICATIE. 2005 WisseQ/WoWie

COMMUNICATIE. 2005 WisseQ/WoWie COMMUNICATIE I Communicatie Inhoudsopgave Voorwoord 0 1 Part I Introductie 1 Inleiding... 2 5 Part II Uitwisseling en samenvoegen 1 Hoofdkantoor... 6 2 Bijkantoor... 7 8 Part III Bijkantoor naar hoofdkantoor

Nadere informatie

4orange Connect. 4orange, 2015. Hogehilweg 24 1101 CD Amsterdam Zuidoost www.4orange.nl

4orange Connect. 4orange, 2015. Hogehilweg 24 1101 CD Amsterdam Zuidoost www.4orange.nl 4orange Connect 4orange, 2015 Hogehilweg 24 1101 CD Amsterdam Zuidoost www.4orange.nl 2 Inhoud Inhoud... 2 1. Achtergrond... 3 2) Browsen... 4 3) Scheduler... 4 4) Frequenties en kruistabellen... 4 5)

Nadere informatie

Handleiding Noodvoorziening ijw 2.2 en iwmo 2.2

Handleiding Noodvoorziening ijw 2.2 en iwmo 2.2 Handleiding Noodvoorziening ijw 2.2 en iwmo 2.2 1 maart 2018 Versiebeheer Versie Datum Toelichting en status 1.0 1 maart 2018 Eerste uitgave Handleiding Noodvoorziening iwmo 2.2 en ijw 2.2 1 / 9 Inhoud

Nadere informatie

Gebruikershandleiding scannen personeelsdossiers (PaXS)

Gebruikershandleiding scannen personeelsdossiers (PaXS) Gebruikershandleiding scannen personeelsdossiers (PaXS) Inhoudsopgave Bestanden uploaden... 2 Omschrijving upload applicatie... 2 Bestanden uploaden... 3 Bestanden verwerken... 5 Omschrijving PaXS applicatie...

Nadere informatie

Artikelbeheer Beheer uw artikelbestand effectief

Artikelbeheer Beheer uw artikelbestand effectief Artikelbeheer Beheer uw artikelbestand effectief Inleiding Met de module artikelbeheer kunt u eenvoudig een of meerdere selecties maken van uw artikelen. U kunt meerdere of individuele artikelen toevoegen

Nadere informatie

HANDLEIDING voor het MAKEN EN UPLOADEN van een excelbestand vanuit het bronsysteem ASTRAIA

HANDLEIDING voor het MAKEN EN UPLOADEN van een excelbestand vanuit het bronsysteem ASTRAIA HANDLEIDING voor het MAKEN EN UPLOADEN van een excelbestand vanuit het bronsysteem ASTRAIA naar PERIDOS Inleiding U bent verantwoordelijk voor het al dan niet aanleveren van gegevens aan Peridos. Daarbij

Nadere informatie

Automatische mailing export. Automatisch exporteren van mailing rapportages uit MailPlus

Automatische mailing export. Automatisch exporteren van mailing rapportages uit MailPlus Automatische mailing export Automatisch exporteren van mailing rapportages uit MailPlus Specificatie 2.0 28 september 2009 INTRODUCTIE Bij marketing is het belangrijk om na een mailing de rapportage op

Nadere informatie

HANDLEIDING voor het MAKEN EN UPLOADEN van een excelbestand vanuit het bronsysteem Vrumun naar PERIDOS

HANDLEIDING voor het MAKEN EN UPLOADEN van een excelbestand vanuit het bronsysteem Vrumun naar PERIDOS HANDLEIDING voor het MAKEN EN UPLOADEN van een excelbestand vanuit het bronsysteem Vrumun naar PERIDOS Inleiding U bent verantwoordelijk voor het al dan niet aanleveren van gegevens aan Peridos. Daarbij

Nadere informatie

Algemene inrichting van import acties binnen Vision.

Algemene inrichting van import acties binnen Vision. Algemene inrichting van import acties binnen Vision. Deze beschrijving is bedoeld als ondersteuning van de importeer functie om externe gegevens op diverse plaatsen in Vision te importeren. Specifieke

Nadere informatie

Elbo Technology BV Versie 1.1 Juni 2012. Gebruikershandleiding PassanSoft

Elbo Technology BV Versie 1.1 Juni 2012. Gebruikershandleiding PassanSoft Versie 1.1 Juni 2012 Gebruikershandleiding PassanSoft Versie 1.1 Juni 2012 2 Inhoud: Opstart scherm PassanSoft... 1 Het hoofdmenu van PassanSoft wordt geopend... 4 Verklaring extra knoppen weergegeven

Nadere informatie

PILNAR web applicatie. Handleiding

PILNAR web applicatie. Handleiding PILNAR web applicatie Handleiding Table of Contents De PILNAR editor...3 Toegang tot de omgeving...3 De PILNAR omgeving...3 Hoofdmenu...4 Navigatie...5 Zoeken...6 Detailoverzichten...6 Collectie... 7 Inzending...

Nadere informatie

Het E-depot. Orville Mac Donald, medewerker standaarden en richtlijnen. Afd. Archief en collectiebeheer, Sectie Digitaal beheer. Informatiekundige.

Het E-depot. Orville Mac Donald, medewerker standaarden en richtlijnen. Afd. Archief en collectiebeheer, Sectie Digitaal beheer. Informatiekundige. Stadsarchief Amsterdam Het E-depot Standaardiseren voor een betere dienstverlening 24-06-2014 Orville Mac Donald, medewerker standaarden en richtlijnen. Afd. Archief en collectiebeheer, Sectie Digitaal

Nadere informatie

HANDLEIDING voor het MAKEN EN UPLOADEN van een excelbestand vanuit het bronsysteem Vrumun

HANDLEIDING voor het MAKEN EN UPLOADEN van een excelbestand vanuit het bronsysteem Vrumun HANDLEIDING voor het MAKEN EN UPLOADEN van een excelbestand vanuit het bronsysteem Vrumun naar PERIDOS Inleiding U bent verantwoordelijk voor het al dan niet aanleveren van gegevens aan Peridos. Daarbij

Nadere informatie

Instructiehandleiding UBL2King

Instructiehandleiding UBL2King Inhoud Inleiding King en UBL... 2 Vereisten... 2 Registreren UBL2King... 2 Drivermapping/NetDrive... 2 Standaard instellingen UBL2King... 3 Instellingen UBL2King... 4 UBL-portaal instellen voor exporteren

Nadere informatie

GS1 Data Source. Handleiding beheer productafbeeldingen voor leveranciers en afnemers

GS1 Data Source. Handleiding beheer productafbeeldingen voor leveranciers en afnemers GS1 Data Source Handleiding beheer productafbeeldingen voor leveranciers en afnemers Versie 1.4, Definitief - goedgekeurd, 11 december 2018 Samenvatting Documenteigenschap Naam Waarde GS1 Data Source Datum

Nadere informatie

Slotbijeenkomst Pilot E-depot Utrecht. Hier komt tekst. komt ook tekst 22-1-2014. Utrecht.nl

Slotbijeenkomst Pilot E-depot Utrecht. Hier komt tekst. komt ook tekst 22-1-2014. Utrecht.nl Slotbijeenkomst Pilot E-depot Utrecht Hier komt tekst Digitaal erfgoed Metagegevens & Hier 22-1-2015 Architectuur komt ook tekst 22-1-2014 Bert van Kooten Kennis- en Kwaliteitscentrum Documentaire informatie

Nadere informatie

Generieke interface energielabels

Generieke interface energielabels Handleiding Generieke interface energielabels In opdracht van het ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties (Directie Woningbouw) 1 Inleiding 3 1.1 Doel 3 1.2 Korte omschrijving 3 1.3 Indeling

Nadere informatie

Luut Stadman, Informatieanalist, Infrastructuur en Services, Nationaal Archief. Gelders Archief, één persoon

Luut Stadman, Informatieanalist, Infrastructuur en Services, Nationaal Archief. Gelders Archief, één persoon Voorwaarden export Versie 1.4 Definitief Datum 27 juni 2017 Contact contact@nationaalarchief.nl Auteur Luut Stadman, Informatieanalist, Infrastructuur en Services, Nationaal Archief Afgestemd met (versie

Nadere informatie

Automatische Workflow

Automatische Workflow Automatische Workflow Uitwerking nieuwe functionaliteit Coachview.net Dé nieuwe manier van samenwerken 09-07-2013 Inleiding Dit document beschrijft de uitwerking van de gewenste functionaliteit van het

Nadere informatie

E-depot Achterhoek. Algemene inleiding

E-depot Achterhoek. Algemene inleiding E-depot Achterhoek Algemene inleiding 1 Deelnemende partijen 2 Algemene inleiding op het project E-depot voor de Achterhoek De ontwikkelingen op het gebied van digitaal werken binnen de overheid gaan zeer

Nadere informatie

Rekeningafschriften in DexiaSoft

Rekeningafschriften in DexiaSoft Rekeningafschriften in DexiaSoft DexiaSoft ondersteunt coda files tot en met versie 2 Vooraleer u start met het beheer van de rekeningafschriften is het aan te raden om via DexiaSoft\Instellingen\Folders

Nadere informatie

bij het in gebruik nemen van een e-depot

bij het in gebruik nemen van een e-depot STAPPENPLAN bij het in gebruik nemen van een e-depot Bijlage bij Handreiking voor het in gebruik nemen van een e-depot door decentrale overheden December 2015 Inleiding Dit stappenplan laat zien welke

Nadere informatie

Slotbijeenkomst Pilot E-depot Utrecht. Hier komt tekst. Hier komt ook tekst. Utrecht.nl

Slotbijeenkomst Pilot E-depot Utrecht. Hier komt tekst. Hier komt ook tekst. Utrecht.nl Slotbijeenkomst Pilot E-depot Utrecht Hier komt tekst Metagegevens Metagegevens & & Architectuur Architectuur Hier komt ook tekst 22-1-2015 22-1-2014 Ben de Jong Kennis- en Kwaliteitscentrum Documentaire

Nadere informatie

WORKSHOP VIAA TOOLSET

WORKSHOP VIAA TOOLSET WORKSHOP VIAA TOOLSET EEN OVERZICHT VAN DE VIAA TOOLS Updates uitgevoerd in 2015 Ontwikkelingen in 2016 Praktische toepassingen Welke tools gebruiken en wanneer? Support.viaa.be AMS Registratie van

Nadere informatie