ARCHIEF VAN HET BESTUUR VAN DE MESDISCHE EXPERTISE (MEDEX) FOD VOLKSGEZONDHEID, VEILIGHEID VAN DE VOEDSELKETEN EN LEEFMILIEU

Transcriptie

1 ALGEMEEN RIJKSARCHIEF EN RIJKSARCHIEF IN DE PROVINCIËN ARCHIVES GÉNÉRALES DU ROYAUME ET ARCHIVES DE L ÉTAT DANS LES PROVINCES ARCHIEFBEHEERSPLANNEN EN SELECTIELIJSTEN TABLEAUX DE GESTION ET TABLEAUX DE TRI 29 ARCHIEF VAN HET BESTUUR VAN DE MESDISCHE EXPERTISE (MEDEX) FOD VOLKSGEZONDHEID, VEILIGHEID VAN DE VOEDSELKETEN EN LEEFMILIEU VOORBEREIDEND STUDIEDOSSIER VAN DE ARCHIEFSELECTIELIJST door Kathleen DEVOLDER Brussel 2009

2 2

3 ARCHIEF VAN HET BESTUUR VAN DE MESDISCHE EXPERTISE (MEDEX) FOD VOLKSGEZONDHEID, VEILIGHEID VAN DE VOEDSELKETEN EN LEEFMILIEU VOORBEREIDEND STUDIEDOSSIER VAN DE ARCHIEFSELECTIELIJST door Kathleen DEVOLDER Brussel 2009

4

5 WOORD VOORAF Bij het opstellen van deze archiefselectielijst heb ik hulp en medewerking gekregen van tal van personen die ik hier graag wil bedanken. Mijn dank gaat in de eerste plaats uit naar dhr. Karel Velle, Algemeen Rijksarchivaris, en naar mevr. Rolande Depoortere, hoofd van de afdeling Toezicht, advisering en coördinatie van verwerving en selectie van het Rijksarchief. Zij vertrouwden mij deze opdracht toe, verleenden mij de nodige begeleiding en ondersteuning, en stonden ten slotte ook in voor de evaluatie van de archiefselectielijst. Ik wil eveneens een oprecht woord van dank richten aan mevr. Ria Fransis, directrice van Medex, en aan alle in het kader van dit initiatief gecontacteerde personeelsleden van het Bestuur van de medische expertise, voor hun bereidwillige medewerking en voor het vriendelijke onthaal dat mij in deze administratie te beurt viel. Kathleen Devolder mei

6

7 INHOUDSTAFEL WOORD VOORAF 5 INHOUDSTAFEL 7 LIJST VAN GERAADPLEEGDE BRONNEN EN WERKEN 9 LIJST VAN AFKORTINGEN EN ACRONIEMEN 11 INLEIDING DOEL EN STRUCTUUR VAN EEN ARCHIEFSELECTIELIJST HOE GAAT U CONCREET TE WERK? DE TOTSTANDKOMING VAN DEZE ARCHIEFSELECTIELIJST 14 INSTITUTIONEEL-HISTORISCH KADER 17 I. HISTORIEK IN VOGELVLUCHT VAN DE FOD VOLKSGEZONDHEID, VEILIGHEID VAN DE VOEDSELKETEN EN LEEFMILIEU 17 II. BEVOEGDHEDEN EN ACTIVITEITEN Bevoegdheden en activiteiten van de FOD Volksgezondheid, Veiligheid van de Voedselketen en Leefmilieu Bevoegdheden en activiteiten van het Bestuur van de medische expertise Bevoegdheden en activiteiten van de verschillende diensten van Medex 22 De centrale diensten 22 Directrice 22 Office management 22 Secretariaat 22 Quality management 22 Knowledge management 22 Information management 23 Communicatie Klantenbeheer 23 Budget en Beheer 24 Centrale postbus 24 Beheer medische centra 24 Medi-one 24 Medische kwaliteit 25 Evaluatie lichamelijke schade 25 Dienst Arbeidsongevallen Beroepsziekten 25 Cel Medische kosten 27 Traditionele activiteiten GGD 27 Pensioenen 29 Ziekteverzuim 29 Verkeersveiligheid 30 De medische centra 31 Medische onderzoeken bij overheidspersoneel 31 a. Onderzoeken in het kader van arbeidsongevallen 31 b. Onderzoeken betreffende beroepsziekten 33 c. Controles op afwezigheden wegens ziekte 33 d. Onderzoeken voor vervroegde oppensioenstelling 34 Medische onderzoeken bij specifieke beroepsgroepen 35 a. Onderzoeken betreffende rijgeschiktheid van chauffeurs 35 7

8 b. Onderzoeken naar de geschiktheid in de Rijnscheepvaart of de binnenvaart 35 c. Medische geschiktheidsonderzoeken bij piloten uit de burgervaart 36 Samenvattend: Medex in cijfers (jaar 2008) 36 ORGANOGRAMMEN 37 Ministerie van Volksgezondheid en Leefmilieu (1990) 37 Ministerie van Sociale Zaken, Volksgezondheid en Leefmilieu ( ) - Bestuur van de medische expertise 38 FOD Volksgezondheid, Veiligheid van de Voedselketen en Leefmilieu (2002) 39 FOD Volksgezondheid, Veiligheid van de Voedselketen en Leefmilieu (2006) 40 Bestuur van de medische expertise (huidige situatie) 41 ARCHIEFVORMING EN ARCHIEFBEHEER 43 I. DE BELANGRIJKSTE ARCHIEFREEKSEN VAN MEDEX Medische dossiers Dossiers chauffeurs en Rijnschippers Dossiers piloten Dossiers van de Gerechtelijk-Geneeskundige Dienst (GGD) 47 II. DE SELECTIE VAN DE ARCHIEVEN VAN MEDEX Algemeen Medische dossiers en dossiers chauffeurs, Rijnschippers en piloten Dossiers van de Gerechtelijk-Geneeskundige Dienst (GGD) 49 BIJLAGEN 1. Schematische voorstelling van de webapplicatie Absenteisme Adressenlijst van de medische centra met vermelding van de regio s waarvoor ze bevoegd zijn 54 8

9 LIJST VAN GERAADPLEEGDE BRONNEN EN WERKEN BRONNEN Belgisch Staatsblad, Bulletin [du Ministère] de la Santé publique. Bulletin [van het Ministerie] van Volksgezondheid, CALLENS S., BRILLON S, La conservation du dossier patient. Recherche effectuée dans le cadre de la convention d étude conclue avec l Interhospitalière Régionale des Infrastructures de Soins (IRIS) sous la supervision du Groupe de travail Archives de la Commission nationale Normes en matière de Télématique au service du secteur des Soins de Santé (Prof. Francis Roger-France et Dr. Marc Bangels), Brussel, Callens Advokatenkantoor, [2001]. Een controlearts aan je deur Antwoorden op de meest gestelde vragen over ziektecontroles, Brussel, FOD Volksgezondheid, Veiligheid van de Voedselketen en Leefmilieu, FOD Personeel en Organisatie, Medex, Brussel, [2008]. [Brochure] De Gezondheid in België. La Santé en Belgique. Health in Belgium, Brussel, Emile Cukier SA Media Belgium International NV, Op uw gezondheid. [Jaarverslag 2003]. Federale Overheidsdienst Volksgezondheid, Veiligheid van de Voedselketen en Leefmilieu, Brussel, Op de graad gemeten. Jaarverslag FOD Volksgezondheid, Veiligheid van de Voedselketen en Leefmilieu, Brussel, Dialoog. Jaarverslag FOD Volksgezondheid, Veiligheid van de Voedselketen en Leefmilieu, Brussel, Vinger aan de pols. Jaarverslag FOD Volksgezondheid, Veiligheid van de Voedselketen en Leefmilieu, Brussel, WERKEN BLERO B. en DONY M., La répartition des compétences en matière de politique de santé, in Courrier hebdomadaire du Centre de recherche et d information socio-politiques, nr ,

10 COPPENS H., Archiefterminologie (AT2), Brussel, Algemeen Rijksarchief, DECEULAER H., Inventaris van het archief van het Bestuur van Volksgezondheid (Ministerie van Binnenlandse Zaken en Volksgezondheid). Series en dossiers betreffende de Provinciale Medische Commissies, , Brussel, Algemeen Rijksarchief, DECEULAER H. en DOCKX Y., Ministerie van Volksgezondheid. Inventaris van de series koninklijke en ministeriële besluiten, , Brussel, Algemeen Rijksarchief, DECEULAER H. en TALLIER P.-A., Inventaris van de series notulen van de directieraad van het ministerie van Volksgezondheid, , Brussel, Algemeen Rijksarchief, DROSSENS P., Archief van de buitendiensten van het Directoraat-generaal Penitentiaire Inrichtingen. Archiefselectielijst, Brussel, Algemeen Rijksarchief, FRANSIS R., Met COPERMED naar het performante MEDEX, in: Vlaams Tijdschrift voor OverheidsManagement, jaargang 11, januari-maart 2006, p HONNORÉ L. (red.), Het geheugen van onze gezondheid: het medisch archief en zijn hulpbronnen. Handelingen van het Internationaal Colloquium (Brussel, maart 2007). La Santé et sa mémoire: les archives médicales et leurs ressources. Actes du colloque international (Bruxelles, mars 2007). To Document Health Memory: Medical Archives and their Uses. Proceedings of the International Congress (Brussels, March 2007), Brussel, Archief en bibliotheekwezen in België, 2008 (extra nummer 86). JACQUEMIN M., Archief van de horizontale diensten van de FOD Volksgezondheid, Veiligheid van de Voedselketen en Leefmilieu en van de Hoge Gezondheidsraad. Archiefselectielijst [2008], Brussel, Algemeen Rijksarchief, LEFÈVRE J.-N., Archives de l Agence fédérale des Médicaments et des Produits de santé. Tableau de tri, Brussel, Algemeen Rijksarchief, [2009] (in voorbereiding). LEFÈVRE J.-N., Archives de l Agence fédérale pour la Sécurité de la Chaîne alimentaire (AFSCA). Tableau de tri, Brussel, Algemeen Rijksarchief, SOYEZ S., Directives pour la gestion et l archivage numérique des documents bureautiques. Version 1.0 (Août 2008), Brussel, Algemeen Rijksarchief, SOYEZ S., Directives pour la gestion et l archivage numérique des s. Version 1.0 (Juillet 2008), Brussel, Algemeen Rijksarchief, TERRIZI R., Le Ministère de l Intérieur ( ). I. Etude de l administration centrale et répertoires des commissions et services publics, Brussel, Algemeen Rijksarchief, VANDEWEYER L., Het Ministerie van Volksgezondheid ( ). Organisatie en bevoegdheden, Brussel, Algemeen Rijksarchief, VELLE K., De centrale gezondheidsadministratie in België vóór de oprichting van het eerste ministerie van volksgezondheid ( ), in Belgisch Tijdschrift voor Nieuwste geschiedenis, XXI, 1990, 1-2, p VELLE K., De nieuwe biechtvaders, de sociale geschiedenis van de arts in België, Leuven, Kritak, VELLE K., Het voormalige Ministerie van volksgezondheid [en gezin] in VAN DEN EECKHOUT P. en VANTHEMSCHE G. (red.), Bronnen voor de studie van het hedendaagse België, 19 de -20 ste eeuw, Brussel, VUBPress, 1999, p VELLE K., Parastatalen die afhingen van het voormalige Ministerie van volksgezondheid in VAN DEN EECKHOUT P. en VANTHEMSCHE G. (red.), Bronnen voor de studie van het hedendaagse België, 19 de -20 ste eeuw, Brussel, VUBPress, 1999, p

11 LIJST VAN AFKORTINGEN EN ACRONIEMEN AGD AMS/SMA ARA ARAB BPR BS BSC CAF CODA DAG DIMONA ECLG FAGG FBZ FOD GDPBW GGD/OML HGR KB IDPBW IHE IWONL MB Medex WGO WIV Administratieve gezondheidsdienst Aeromedical Section/Section de Médecine Aéronautique (FOD Mobiliteit, Bestuur der luchtvaart) Algemeen Rijksarchief Algemeen Reglement voor de Arbeidsbescherming Business Process Reengineering Belgisch Staatsblad Balanced scorecard Common Assessment Framework Centrum voor Onderzoek in Diergeneeskunde en Agrochemie Dienst arbeidsgeneeskunde Déclaration immédiate/onmiddellijke aangifte Expertisecentrum voor Luchtvaartgeneeskunde Federaal Agentschap voor Geneeskunde en Gezondheidsproducten Fonds voor Beroepsziekten Federale Overheidsdienst Gemeenschappelijke Dienst voor Preventie en Bescherming op het Werk Gerechtelijk-Geneeskundige Dienst/Office médico-légal Hoge Gezondheidsraad Koninklijk besluit Interne Dienst voor Preventie en Bescherming op het Werk Instituut voor Hygiëne en Epidemiologie Instituut tot aanmoediging van het Wetenschappelijk Onderzoek in Nijverheid en Landbouw Ministerieel besluit Bestuur van de medische expertise Wereldgezondheidsorganisatie Wetenschappelijk Instituut Volksgezondheid 11

12

13 INLEIDING 1. Doel en structuur van een archiefselectielijst Overheidsarchieven zijn belangrijk. In de eerste plaats moeten overheidsorganen door middel van hun archieven aan politiek en burger verantwoording kunnen afleggen over hun handelen. In de tweede plaats draagt een zorgvuldig archiefbeheer bij aan een effectieve en efficiënte bedrijfsvoering van elk overheidsorgaan. Een goede informatievoorziening is een voorwaarde voor een goed functionerende overheid. In de derde plaats zijn overheidsarchieven historisch waardevol. Ze vormen onderdeel van ons nationaal cultureel erfgoed. Juist omwille van het erfgoedbelang bepaalt artikel 5 van de Archiefwet van 24 juni 1955, gewijzigd bij wet van 6 mei , dat overheidsarchieven niet vernietigd mogen worden zonder de toestemming van de Algemeen Rijksarchivaris of van zijn gemachtigden. Het is echter weinig praktisch om voor de vernietiging van eender welk document telkens opnieuw de toestemming van de Algemeen Rijksarchivaris te moeten vragen. De oplossing is een door het Algemeen Rijksarchief en Rijksarchief in de Provinciën goedgekeurde archiefselectielijst. Deze biedt een systematisch overzicht van alle archiefproducten waarvoor de archiefvormer verantwoordelijk is. Het kan daarbij zowel gaan om gelijksoortige archiefproducten (bijvoorbeeld een serie personeelsdossiers) als om losse verzamelingen van stukken omtrent een bepaald onderwerp (bijvoorbeeld stukken betreffende het materieel beheer). Bij elk archiefproduct worden de uiterste data vermeld, de administratieve bewaartermijn en de definitieve bestemming. Er wordt met andere woorden aangeduid welke documenten in aanmerking komen voor permanente bewaring en welke documenten vernietigd mogen worden wanneer ze hun administratief nut volledig verloren hebben. De archiefselectielijst is bedoeld om de archiefvormer te helpen. Het is een basisinstrument voor een goed archiefbeheer en voor een efficiënt records management. Aangezien de archiefvormer al in een heel vroeg stadium van de archiefvorming in feite zelfs nog vóór het ontstaan van de documenten weet welke reeksen voor permanente bewaring in aanmerking zullen komen, kan hij de voor archivering beschikbare menselijke en financiële middelen gerichter inzetten. Bovendien kan hij op basis van de archiefselectielijst overgaan tot de organisatie van periodieke vernietigingen. Op die manier wordt archiefruimte uitgespaard, blijft het te bewaren archief beter toegankelijk, kunnen stukken sneller teruggevonden worden en wordt vermeden dat belangrijke documenten verloren gaan. 2. Hoe gaat u concreet te werk? Eens de administratieve bewaartermijn van een archiefreeks verstreken is, heeft het in principe geen zin meer om de stukken zelf nog verder te bewaren. Indien de definitieve bestemming vernietigen is, mag u tot de fysieke vernietiging overgaan. Vernietigen is het zodanig bewerken van informatiedragers dat de informatie die erop is vastgelegd op geen enkele wijze kan worden gereconstrueerd. Dit impliceert dus de versnippering of verbranding van papier, het verbrijzelen van optische schijven en het demagnetiseren (dus niet alleen het wissen met de delete-toets) van elektromagnetische informatiedragers zoals banden, diskettes en harde schijven. De te vernietigen archiefstukken mogen nooit zomaar worden meegegeven met het oud papier of met het gewone huisvuil. Zij bevatten vaak vertrouwelijke gegevens. Men moet de stukken versnipperen, met de hand of met behulp van een papiervernietiger. Voor de vernietiging van grote hoeveelheden archief kan men beroep doen op een gespecialiseerde firma, die na de vernietiging een attest aflevert. U dient wel het Rijksarchief 45 dagen op voorhand op de hoogte te brengen, met vermelding van de aard van de stukken en de uiterste data. Wanneer het Rijksarchief niet reageert binnen de termijn van 30 dagen na ontvangst van de brief, houdt dit een stilzwijgende toestemming tot vernietiging in. 1 Belgisch Staatsblad, en

14 Indien de definitieve bestemming bewaren is, moeten de bescheiden permanent bewaard blijven. Dit kan eventueel door de administratie zelf gebeuren, maar deze moet er dan wel voor zorgen dat de documenten in een goede, geordende en toegankelijke staat bewaard worden. U kan de documenten ook overdragen aan het Rijksarchief, waar ze, mits inachtneming van de regels inzake privacy, raadpleegbaar zijn voor onderzoekers en voor de rechts- en bewijszoekende burger. We willen hier nog even benadrukken dat u niet alleen moet instaan voor de bewaring van uw papieren archiefbescheiden, maar dat u ook de leesbaarheid van uw digitale bestanden op lange termijn moet kunnen garanderen. Het Rijksarchief heeft recent richtlijnen opgemaakt voor het duurzaam bewaren van digitale bestanden ( archivering en archivering van digitale kantoordocumenten). 2 Andere richtlijnen inzake de archivering van websites bijvoorbeeld zijn in voorbereiding. Deze archiefselectielijst is een momentopname. Indien nieuwe series ontstaan of bestaande series stopgezet worden, bijvoorbeeld ten gevolge van gewijzigde bevoegdheden van de archiefvormer, moet de selectielijst gewijzigd worden. Het is dan ook raadzaam om de archiefselectielijst, in overleg met het Algemeen Rijksarchief, up-to-date te houden. 3. De totstandkoming van deze archiefselectielijst In 2005 nam de FOD Volksgezondheid zijn intrek in de nieuwe kantoren in Eurostation aan het Victor Hortaplein. De verhuizing uit het Rijksadministratief Centrum, waar de administratie bijna 45 jaar lang van 1959 tot 2005 was gehuisvest, verliep niet bepaald rimpelloos. In het Rijksadministratief Centrum beschikte de FOD over zeer ruime kelders. Jarenlang hadden de verschillende diensten hun statische archieven in deze ondergrondse ruimten gestockeerd zonder zich af te vragen of bepaalde reeksen die niet langer administratief nuttig waren, niet beter vernietigd en/of overgedragen zouden worden aan het Rijksarchief. Toen archivarissen van het Rijksarchief vaststelden dat het leegmaken van de dichtgeslibde kelders leidde tot ongecontroleerde archiefvernietigingen, trokken ze aan de alarmbel bij de voorzitter van de FOD. Mede dankzij de tussenkomst van dhr. Cuypers werden enkele honderden meters historisch waardevol archief gered en overgedragen aan het Rijksarchief. Het betrof o.a. archieven van de provinciale medische commissies ( ) en stukken betreffende de behandeling van psychiatrische patiënten waarvan de oudste dateren van Dhr. Cuypers nodigde daarop een delegatie van het Rijksarchief uit om tijdens een vergadering van het directiecomité de werking van het Rijksarchief en het belang van archiefselectielijsten uiteen te zetten. Dit alles legde de basis voor een betere samenwerking tussen de FOD en het Rijksarchief. Met het oog op een efficiënter archiefbeleid werd afgesproken om voor elke DG een archiefselectielijst op te maken. In 2008 werden archiefselectielijsten opgesteld voor de horizontale diensten van de FOD, voor de Hoge Gezondheidsraad 3 en voor het Federaal Agentschap voor Geneesmiddelen en Gezondheidsproducten 4 (het vroegere DG3). Bedoeling is om dit jaar, behalve voor Medex, ook voor DG 1 en 2 archiefselectielijsten te realiseren. 2 S. SOYEZ, Directives pour la gestion et l archivage numérique des documents bureautiques. Version 1.0 (Août 2008), Brussel, Algemeen Rijksarchief, 2008 en S. SOYEZ, Directives pour la gestion et l archivage numérique des s. Version 1.0 (Juillet 2008), Brussel, Algemeen Rijksarchief, Deze brochures zijn voorlopig enkel beschikbaar in het Frans; een Nederlandse vertaling is in voorbereiding. 3 M. JACQUEMIN, Archief van de horizontale diensten van de FOD Volksgezondheid, Veiligheid van de Voedselketen en Leefmilieu en van de Hoge Gezondheidsraad. Archiefselectielijst [2008], Brussel, AR, J.-N. LEFEVRE, Archives de l Agence fédérale pour la Sécurité de la Chaîne alimentaire (AFSCA). Tableau de tri, Brussel, Algemeen Rijksarchief, [2009]. 14

15 BESTUUR VAN DE MEDISCHE EXPERTISE (MEDEX)

16

17 INSTITUTIONEEL-HISTORISCH KADER I. HISTORIEK IN VOGELVLUCHT VAN DE FOD VOLKSGEZONDHEID, VEILIGHEID VAN DE VOEDSELKETEN EN LEEFMILIEU De FOD Volksgezondheid, Veiligheid van de Voedselketen en Leefmilieu heeft een bewogen institutionele voorgeschiedenis. 5 De oprichting van het eerste onafhankelijk Ministerie van Volksgezondheid (Santé publique) dateert van 1936 (KB van 13 juni 1936). 6 Voorheen ressorteerden de bevoegdheden inzake volksgezondheid onder het Ministerie van Binnenlandse Zaken (tot 1888), onder het Ministerie van Landbouw, Nijverheid en Openbare Werken ( ) en, vanaf 1908, terug onder Binnenlandse Zaken. 7 Het ministerie ontstond uit een samenvoeging van het Bestuur voor volksgezondheid afkomstig van het Ministerie van Binnenlandse Zaken, het Bestuur der weldadigheid dat overgeheveld werd vanuit het departement Justitie, en de Hoge Raad voor de Lichamelijke Opvoeding en de Sport, die losgekoppeld werd van het Ministerie van Openbaar Onderwijs. 8 Enkele maanden later werd ook de gezondheidsdienst van het Ministerie van Posterijen, Telegrafen en Telefonie naar het nieuwe departement overgeheveld (KB van 16 oktober 1936). 9 Deze dienst, opgericht in 1929, was belast met: 1. de medische selectie van kandidaten voor staatsbetrekkingen 2. het organiseren van fysieke en psychische geschiktheidsonderzoeken voorzien in veiligheidsreglementeringen waarvan de uitvoering aan staatstoezicht onderworpen was 3. de gerechtelijk-geneeskundige evaluatie van de werkbekwaamheid van gewonden en zieken ten laste van de staat 4. une intervention technique dans toute action intéressant la santé ou le rendement des personnes dont la rémunération est à charge de l Etat. 10 Aangezien de dienst behalve voor het Ministerie van PTT, ook voor het Ministerie van Verkeerswezen, voor het Ministerie van Openbaar Onderwijs, voor het Ministerie van Landbouw, voor het Rekenhof en voor het INR 11 werkte, werd besloten hem aan te hechten bij het nieuwbakken ministerie où son action interministérielle serait plus apparente et plus accessible et où la concentration de divers organismes techniques de protection sanitaires lui donnerait de nouveaux moyens pour le plus grand bien des services de l Etat. 12 De dienst werd omgevormd tot het Bestuur van de administratieve gezondheidsdienst, dat later zal uitgroeien tot het Bestuur der sociale geneeskunde, de rechtsvoorganger van het huidige Bestuur van de medische expertise (Medex) L. VANDEWEYER, Het Ministerie van Volksgezondheid ( ). Organisatie en bevoegdheden, Brussel, Algemeen Rijksarchief, 1995; K. VELLE, De centrale gezondheidsadministratie in België vóór de oprichting van het eerste ministerie van volksgezondheid ( ), in Belgisch Tijdschrift voor Nieuwste geschiedenis, XXI, 1990, 1-2, p ; K. VELLE, Het voormalige Ministerie van volksgezondheid [en gezin] in: VAN DEN EECKHOUT P. en VANTHEMSCHE G. (red.), Bronnen voor de studie van het hedendaagse België, 19 de - 20 ste eeuw, Brussel, VUBPress, 1999, p Belgisch Staatsblad, Het Ministerie van Binnenlandse Zaken werd door het KB van 30 oktober 1908 herdoopt tot het Ministerie van Binnenlandse Zaken en Landbouw. Na de overheveling van landbouw naar het Ministerie van Openbare Werken (KB van 5 augustus 1910) bleef de gezondheidsdienst onder Binnenlandse Zaken ressorteren. Het toenemende belang van de volksgezondheid blijkt uit de naamgeving van het departement in de jaren twintig en dertig: Ministerie van Binnenlandse Zaken en Volksgezondheid (nieuwe naam vastgelegd door het KB van 16 december 1921). R. TERRIZI, Le Ministère de l Intérieur ( ). I. Etude de l administration centrale et répertoires des commissions et services publics, Brussel, Algemeen Rijksarchief, 1995, p KB van 13 juni Belgisch Staatsblad, KB van 16 oktober Belgisch Staatsblad, Rapport aan de koning. Belgisch Staatsblad, Institut National de Radiodiffusion. 12 Rapport aan de koning. Belgisch Staatsblad, L. VANDEWEYER, op. cit., p. 31 en p

18 Het eerste Ministerie van Volksgezondheid was echter geen lang leven beschoren. Door het KB van 15 mei 1938 werd volksgezondheid terug bij het Ministerie van Binnenlandse Zaken gevoegd. 14 Het duurde nog tot het einde van WO II vooraleer Volksgezondheid voorgoed als een autonoom departement werd ingesteld (besluit van de ministerraad van 13 september 1944). 15 In 46 telde dit vier besturen: het Bestuur der volksgezondheid, het Bestuur der sociale geneeskunde, het Bestuur van het gezin, van de huisvesting en van de onderstand, en het Bestuur voor lichamelijke opvoeding, sport en openluchtwerken. 16 De uitbouw van de verzorgingsstaat in de naoorlogse periode leidde tot een forse groei van het Ministerie van Volksgezondheid, vanaf 1950 het Ministerie van Volksgezondheid en van het Gezin genaamd. Tegen het einde van de jaren zeventig bestond het uit acht grote onderdelen die de voornaamste taakgebieden van het departement weerspiegelden: 17 - Bestuur algemene diensten - Bestuur voor de volksgezondheid - Bestuur voor de sociale geneeskunde - Bestuur van de onderstand (vanaf het KB van 4 maart 1977: voor maatschappelijk welzijn) - Bestuur van de gezinszorg en van de huisvesting - Bestuur voor de oorlogsgetroffenen - Bestuur voor de verplegingsinrichtingen/de verzorgingsinstellingen - Bestuursafdeling voor de sanitaire bouwkunde. Door de tweede staatshervorming in 1980 (bijzondere wet van 8 augustus 1980 tot hervorming der instellingen) 18 werden een aantal persoonsgebonden aangelegenheden inzake gezondheidsbeleid en bijstand aan personen (o.a. het gezinsbeleid) geregionaliseerd. Het duurde echter een aantal jaren vooraleer de administratieve structuren zich aan de nieuwe wettelijke realiteit aanpasten. In 1987 werd het vroegere Ministerie van Volksgezondheid en van het Gezin omgevormd tot het Ministerie van Volksgezondheid en Leefmilieu (KB van 27 januari 1987). Bij KB van 12 december 1994 en van 7 april 1995 werd de administratie samengevoegd met het Ministerie van Sociale Voorzorg tot één departement: het ministerie van Sociale Zaken, Volksgezondheid en Leefmilieu (inwerkingtreding op 1 oktober 1995). 19 Het organogram van het Ministerie van Sociale Zaken, Volksgezondheid en Leefmilieu telde negen besturen, waaronder het Bestuur van de medische expertise (zie p. 38). Dit omvatte: - de Administratieve gezondheidsdienst (AGD) 20, belast met de controle op het ziekteverzuim bij rijksambtenaren, met de aannemings- en geschiktheidsonderzoeken, de expertises bij arbeidsongevallen en beroepsziekten, en het onderzoek bij vroegtijdige pensionering. De Administratieve gezondheidsdienst verrichtte ook medische onderzoeken bij sommige autobestuurders en piloten uit de privé-sector; - de Dienst arbeidsgeneeskunde (DAG) die voor de federale departementen de onderzoeken verrichtte voorgeschreven door het Algemeen Reglement voor de Arbeidsbescherming (ARAB); - de Gerechtelijk-Geneeskundige Dienst (GGD), belast met het uitvoeren van medische expertises bij burgerlijke oorlogsslachtoffers, militairen en rijkswachters in vredestijd, en bij slachtoffers van opzettelijke daden van geweld KB van 15 mei Belgisch Staatsblad, L. VANDEWEYER, op. cit., p Ibid., p Ibid., p Belgisch Staatsblad, K. VELLE, Het voormalige Ministerie van Volksgezondheid, p Eigenlijk was AGD geen correcte wettelijke benaming meer. Door een koninklijk besluit van 25 juli 1969 was de Sociaal-medische Rijksdienst opgericht die de taken van de AGD overnam, maar deze oubollige benaming raakte nooit ingeburgerd. R. FRANSIS, Met COPERMED naar het performante MEDEX, in: Vlaams Tijdschrift voor OverheidsManagement, XI, nr. 1, januari-maart 2006, p Ministerie van Sociale Zaken, Volksgezondheid en Leefmilieu. Openstaande betrekking van directeurgeneraal. Oproep tot kandidaten. Belgisch Staatsblad,

19 Bestuur van de medische expertise (Medex) Institutioneel-historisch kader De fusie tussen het ministerie van Volksgezondheid en het ministerie van Sociale Voorzorg werd in 2001 ongedaan gemaakt door de oprichting van de Federale Overheidsdienst Volksgezondheid, Veiligheid Voedselketen en Leefmilieu enerzijds, en van de Federale Overheidsdienst Sociale Zekerheid anderzijds (koninklijke besluiten van 23 mei 2001). 22 De FOD Volksgezondheid ging effectief van start in december Het organogram van de FOD omvatte bij aanvang naast de diensten van de voorzitter en drie stafdiensten 23, vijf directoraten-generaal: - Organisatie van de Gezondheidszorgvoorzieningen (DG 1) - Basisgezondheidszorg (DG 2) - Geneesmiddelen (DG 3) 24 - Dier, Plant en Voeding (DG 4) - Leefmilieu (DG 5). 25 Het Bestuur van de medische expertise met de afdelingen AGD, DAG en GGD ressorteerde onder het Directoraat-generaal Basisgezondheidszorg (DG 2). 26 In het kader van de Copernicushervorming werd vanaf 2002 met de BPR 27 Copermed onderzocht hoe de werking van het Bestuur, dat te kampen had met een eerder zwak imago, geoptimaliseerd kon worden. 28 In eerste instantie werden de kernactiviteiten van Medex bepaald, nl.: - medische expertises inzake arbeidsongevallen en beroepsziekten in de publieke sector - medische expertises bij vervroegde pensionering om medische redenen - geschiktheidsonderzoeken in het kader van de verkeersveiligheid: bij piloten, chauffeurs, rijnschippers - gerechtelijk-geneeskundige expertises in hoofde van oorlogsslachtoffers, militairen en slachtoffers van opzettelijke gewelddaden Er werd o.a. beslist om de algemene aannemingsonderzoeken voor statutaire ambtenaren (een tal op jaarbasis) af te schaffen 29 en om de arbeidsgeneeskundige dienst uit te bouwen tot een volwaardige preventiedienst voor federale ambtenaren Belgisch Staatsblad, ICT, P&O (Personeel & Organisatie), B&B-L (Budget & Beheerscontrole-Logistiek). Op uw gezondheid, Brussel, Federale Overheidsdienst Volksgezondheid, Veiligheid van de Voedselketen en Leefmilieu, [2004], p Dit directoraat-generaal werd inmiddels verzelfstandigd tot een agentschap: het Federaal Agentschap voor Geneesmiddelen en Gezondheidsproducten. Wet van 20 juli 2006 betreffende de oprichting en werking van het Federaal Agentschap voor Geneesmiddelen en Gezondheidsproducten. Belgisch Staatsblad, Op uw gezondheid, p Ibid., p Business Process Reengineering is het fundamenteel herdenken en radicaal vernieuwen van de organisatieprocessen om belangrijke prestatieverbeteringen te realiseren De BPR die in 2002 Copermed gedoopt werd, werd opgestart in 2001 door de toenmalige minister van Ambtenarenzaken L. Van den Bossche, en betrof aanvankelijk zowel het Bestuur der medische expertise als de Bestuursdirectie uitkeringen aan personen met een handicap. Pas nadat de strategische keuze werd gemaakt om niet over te gaan tot een integratie van de beide besturen en om het Bestuur van de medische expertise binnen Volksgezondheid te positioneren, kreeg de studieopdracht de naam Copermed. De BPR van de Bestuursdirectie gehandicapten werd Coperhan genaamd. R. FRANSIS, art. cit., p De voornaamste redenen voor de afschaffing waren het gebrek aan doeltreffendheid en het dubbele onderzoek door de arbeidsgeneeskundige dienst. Het feit dat de wetgever selectieve onderzoeken zoals aannemingsonderzoeken net onwettig verklaarde, bracht de afschaffing in een stroomversnelling. R. FRANSIS, art. cit., p Bij KB van 11 maart 2005 werd een Gemeenschappelijke Dienst voor Preventie en Bescherming op het Werk voor alle federale ambtenaren (GDPBW) opgericht. De dienst staat in voor het welzijn van alle federale personeelsleden van de aangesloten federale overheidsinstellingen en bestaat uit de interne preventiediensten van de aangesloten leden en uit een centrale cel, Empreva. Deze laatste situeert zich administratief binnen de FOD Volksgezondheid, Veiligheid van de Voedselketen en Leefmilieu. 19

20 Vervolgens werd ingegaan op de interne optimalisatie van de processen. Dit resulteerde in meer dan 50 verbetervoorstellen, waarvan een aantal ondertussen geïmplementeerd werden. 31 Eén en ander leidde tot een drastische wijziging van het organogram van het Bestuur van de medische expertise. In het verleden was dit opgebouwd op basis van het taalstelsel; er was m.a.w. een Franstalige en een Nederlandstalige hiërarchie. De nieuwe (de huidige) organisatiestructuur daarentegen is gebaseerd op de kernactiviteiten. Sinds maart 2005 is er per kernopdracht of medische expertise één verantwoordelijke, wat een uniforme visie en een gelijkberechtiging van de klant moet waarborgen. De artsen staan onder leiding van één diensthoofd Medische kwaliteit en worden louter aangesproken op hun medische expertise. Hun administratieve taken zijn overgenomen door nietmedisch personeel. Er werd voorts een callcenter geïnstalleerd (mei 2004) 32, een Centrale postbus (september 2005) en een cel Medische kosten (september 2005) die alle facturen met medische kosten van slachtoffers van arbeidsongevallen jaarlijks een tal op uniforme wijze afhandelt. De lancering van de vlotte, afgekorte benaming Medex benadrukte het nieuwe elan van het Bestuur van de medische expertise dat in 2006, na het vertrek van directeur-generaal H. Van Loon, losgekoppeld werd van DG 2 (zie organogram p. 40). 33 Bij Medex zijn momenteel 249 personeelsleden tewerkgesteld 34, waaronder 45 artsen. De centrale diensten zijn sinds 1 juli 2005 gehuisvest in het WTC III te Brussel, in de administratieve wijk net tegenover het Noordstation. Eind 2009 zullen zij verhuizen naar Eurostation, het gebouw aan het Zuidstation waar de andere diensten van de FOD Volksgezondheid, Veiligheid van de Voedselketen en Leefmilieu reeds enkele jaren zijn ondergebracht. De veertien medische centra zijn verspreid over het hele land (zie bijlage 2). Hun personeelsbezetting varieert naargelang de grootte van het medisch centrum. Ze omvat één of meerdere geneesheren en verpleegkundigen, administratief en onderhoudspersoneel. II. BEVOEGDHEDEN EN ACTIVITEITEN 1. Bevoegdheden en activiteiten van de FOD Volksgezondheid, Veiligheid van de Voedselketen en Leefmilieu De FOD Volksgezondheid, Veiligheid van de Voedselketen en Leefmilieu heeft bij zijn oprichting in 2001 bevoegdheden geërfd van het voormalige Ministerie van Sociale Zaken, Volksgezondheid en Leefmilieu en van het geregionaliseerde Ministerie van Landbouw. Overeenkomstig het KB van 23 mei 2001 is de FOD bevoegd voor: 1. de voorbereiding van het beleid inzake de volksgezondheid en de uitvoering ervan, onder meer via: - de organisatie en de financiering van de zorgvoorzieningen; - de organisatie van de gezondheidszorgberoepen; - de dringende medische hulpverlening; - het internationaal overleg en de samenwerking; - de technische en administratieve ondersteuning van communicatie, raden en overlegorganen; 2. de voorbereiding van het beleid inzake de voedselveiligheid en de vrijwaring van de volksgezondheid en het leefmilieu, en de uitvoering ervan, onder meer via : - volksgezondheid; 31 Modernisering van de federale overheid. BPR projecten: stand van zaken en resultaten, juni Rapport aan de ministerraad. Bijlage 1. Individuele rapporten Dit callcenter staat in het organogram vermeld onder de diensten van de voorzitter. 33 R. FRANSIS, art. cit., p Dialoog. Jaarverslag Fod Volksgezondheid, Veiligheid van de Voedselketen en Leefmilieu, Brussel, p Zij vertegenwoordigen 198 fulltime equivalenten (cijfer voor maart 2009). 20

21 Bestuur van de medische expertise (Medex) Institutioneel-historisch kader - de normering van de gezondheidsaspecten van geneesmiddelen en van medische hulpmiddelen; de controle hierop alsook op hun verdeelpunten en op de legale handel in speciaal gereglementeerde grondstoffen; de normering en de controle van de cosmetica; - de productnormering van gezondheidsaspecten in verband met eetwaren en andere consumptieproducten; - de productnormering van de grondstoffen, de plantaardige sector, de dierengezondheid en de dierlijke productie; - de normering en het beheer van het dierenwelzijn; - leefmilieu; - de invulling en de coördinatie van het nationaal en internationaal milieubeleid; - de promotie van een duurzame productie- en consumptiewijze, inzonderheid het geïntegreerd productbeleid; 3. de medische expertise Bevoegdheden en activiteiten van het Bestuur van de medische expertise 36 Het Bestuur van de medische expertise verricht medische expertises met betrekking tot de evaluatie van lichamelijke schade, vervroegde pensioneringen en afwezigheden wegens ziekte bij ambtenaren. De opdrachten van Medex inzake de evaluatie van lichamelijke schade vinden hun grondslag in de wet van 3 juli 1967 betreffende de preventie van of de schadevergoeding voor arbeidsongevallen, voor ongevallen op de weg naar en van het werk en voor beroepsziekten in de overheidssector 37 en, afhankelijk van het type werkgever (federale overheidsdienst, openbare instelling van sociale zekerheid, autonoom overheidsbedrijf, provincie, gemeente, openbaar centrum voor maatschappelijk welzijn enz.) en het type sociaal risico (arbeidsongeval, beroepsziekte ), in diverse koninklijke besluiten. Inzake vervroegde pensioneringen gelden de wet van 21 juli 1844 op de burgerlijke en kerkelijke pensioenen 38, artikel 117 van de eenheidswet van 14 februari 1961 voor economische expansie, sociale vooruitgang en financieel herstel 39 en het koninklijk besluit van 18 augustus 1939 tot regeling van de inrichting der geneeskundige onderzoekingen door den Administratieven Gezondheidsdienst, in plaats van door de provinciale pensioencommissies. 40 De opdrachten van het Bestuur van de medische expertise met betrekking tot de controles in geval van afwezigheid wegens ziekte ten slotte, worden geregeld door het koninklijk besluit van 19 november 1998 betreffende de verloven en afwezigheden toegestaan aan de personeelsleden van de rijksbesturen. 41 Medex voert daarenboven medische expertises uit bij niet-ambtenaren in het kader van de verkeersveiligheid (chauffeurs, Rijnschippers en piloten) en in het kader van de opdrachten van de Gerechtelijk-Geneeskundige Dienst. 35 KB van 23 mei 2001 houdende oprichting van de Federale Overheidsdienst Volksgezondheid, Veiligheid Voedselketen en Leefmilieu. Belgisch Staatsblad, Uit: Sectoraal Comité van de Sociale Zekerheid en van de Gezondheid. Afdeling Sociale zekerheid, Beraadslaging nr. 08/006 van 5 februari 2008 met betrekking tot de mededeling van persoonsgegevens aan het Bestuur van de medische expertise (Medex) van de Federale Overheidsdienst Volksgezondheid, Veiligheid van de Voedselketen en Leefmilieu Belgisch Staatsblad, Wet van 11 april 2005 houdende aanpassing van de Franse tekst en vaststelling van de Nederlandse tekst van de algemene wet van 21 juli 1844 op de burgerlijke en kerkelijke pensioenen. Belgisch Staatsblad, Belgisch Staatsblad, Belgisch Staatsblad, Belgisch Staatsblad,

22 3. Bevoegdheden en activiteiten van de verschillende diensten van Medex DE CENTRALE DIENSTEN DIRECTRICE De directrice is belast met de dagelijkse leiding van het Bestuur van de medische expertise. Ze vertaalt de strategische objectieven van de voorzitter van de FOD naar jaarlijkse operationele plannen, waakt over het budget en stuurt het personeel aan. De directrice zit wekelijks de stafvergadering voor en vertegenwoordigt Medex in het directiecomité van de FOD Volksgezondheid, Veiligheid van de Voedselketen en Leefmilieu. OFFICE MANAGEMENT De office manager superviseert de algemene en ondersteunende diensten van Medex: het Secretariaat, Quality management, Knowledge management, IT-support, Information management, Communicatie en Klantenbeheer, Budget en Beheer, de Centrale postbus, Beheer medische centra en Medi-one. Secretariaat De dienst neemt het algemeen secretariaat van Medex waar, evenals dat van de directeur, de office manager en de twee celhoofden Beheer medische centra. Het secretariaat staat in voor de opvolging van parlementaire vragen, van vragen van de federale ombudsman en van kabinetsnota s, en voor de redactie van het verslag van de wekelijkse stafvergadering. Het beheert tevens de administratieve dossiers van de personeelsleden van Medex en staat in voor de opvolging van afwezigheden en van de ontwikkelcirkels (functie-, plannings-, functionerings- en evaluatiegesprekken). Quality management De dienst staat in voor het evalueren en optimaliseren van de kwaliteit van de dienstverlening van Medex. Sinds begin 2009 is het Expertisecentrum voor Luchtvaartgeneeskunde ISO-gecertificeerd (9001:2000) voor de administratieve dienstverlening. De kwaliteitsdienst verrichtte een analyse van de werkzaamheden, maakte een draaiboek met instructies en procedures, en stelde een kwaliteitshandboek op dat de vereisten van de ISO-norm herneemt en het kwaliteitsbeleid van het centrum beschrijft. Daarnaast wordt gewerkt aan de introductie van een systeem van zelfevaluatie van de diensten volgens het internationaal erkende CAF model (Common Assessment Framework). 42 Voor de opvolging van de kwaliteit van de dienstverlening wordt gebruik gemaakt van boordtabellen (balanced scorecards). De kwaliteitscoördinator staat in voor het maken van de verslagen van de BSC. Knowledge management In het zog van de BPR Copermed werd in 2005 een project management office (PMO) ingericht. Dit staat in voor de systematische opvolging van de diverse lopende projecten. Jaarlijks worden een 10-tal projecten opgestart. De meeste projecten worden binnen het jaar afgerond, maar grote projecten (zoals Mediflow of het scanproject medische dossiers) lopen gedurende meerdere jaren. 43 De project manager is tevens belast met kennismanagement binnen Medex. Om de bedrijfsvoering te optimaliseren wordt gewerkt aan het vastleggen en het online, up to date en mooi gepresenteerd ter 42 Het Common Assessment Framework (of: het Gemeenschappelijk Zelfevaluatiekader voor Overheidsdiensten) wordt door het European Institute of Public Administration aangeboden als een instrument om overheidsorganisaties over heel Europa te helpen bij het gebruik van technieken van kwaliteitsmanagement om hun prestaties te verbeteren. Het CAF biedt hiertoe een eenvoudig, bruikbaar kader geschikt voor de zelfevaluatie van overheidsdiensten In 2008 werden 9 projecten afgesloten. PowerPoint Medex

23 Bestuur van de medische expertise (Medex) Institutioneel-historisch kader beschikking stellen van de werknemers, van de geldende wet- en regelgeving en van allerhande procesinformatie (alle procedures die Medex gebruikt om zijn basisopdrachten uit te voeren). Sinds oktober 2008 fungeert het diensthoofd Knowledge management ook als klachtenmanager. Om de klachten over de dienstverlening op een overzichtelijke manier te behandelen, werd een gecentraliseerd klachtenonthaal ingesteld. De klachtenmanager neemt akte van de klachten die via het online klachtenformulier binnenkomen, en speelt ze door aan de bevoegde verantwoordelijke. De kennismanager is ten slotte ook nog verantwoordelijk voor het beheer van de bibliotheek van Medex. Information management Medex maakt sinds 2005 gebruik van de balanced scorecard (BSC) voor de opvolging van zijn strategische performantie en voor de voortdurende verbetering van zijn resultaten. De information manager genereert op regelmatige basis boordtabellen voor de diverse opdrachten van Medex (arbeidsongevallen, ziekteverzuim, verkeersveiligheid ). Per opdracht werden een aantal KPI s (key performance indicators of kritische succesfactoren) vastgesteld. De information manager staat in voor de continue opvolging van deze KPI s. Daarnaast maakt hij analyses en statistieken op vraag, n.a.v. een parlementaire vraag of een vraag van de federale ombudsman bijvoorbeeld, of als bijdrage voor het jaarverslag van de FOD. Communicatie - Klantenbeheer Deze horizontale dienst staat in voor het klantenbeheer van Medex. Met klanten worden zowel de administraties (de werkgevers) als de ambtenaren zelf (de eindklanten) bedoeld. 44 Sommige overheidsbesturen zijn wettelijk verplicht Medex in te schakelen voor het medisch toezicht over hun personeelsleden, andere kunnen facultatief beroep doen op de diensten van Medex. Zij dienen zich dan wel expliciet aan te sluiten en een bijdrage te betalen. De dienst Communicatie en Klantenbeheer verstrekt inlichtingen over aansluitingsvoorwaarden en staat in voor de ontvangst van aansluitingsaanvragen en voor de registratie van nieuwe klanten (werkgevers). Voor elke werkgever wordt een administratieve code aangemaakt die in de databank van Medex (voorlopig nog: Emulatie, binnenkort: Mediflow ) gerelateerd is aan de contactgegevens van de dienst. Daarenboven krijgt ieder personeelslid van de administratie een medisch nummer toegekend. Communicatie en Klantenbeheer staat in voor het updaten van de personeelsgegevens in de databank en voor het aanmaken van nieuwe dossiers (op vraag van de werkgever of van de Centrale postbus). 45 Het diensthoofd is nauw betrokken bij de uitwerking van Mediflow dat heel wat nieuwe functionaliteiten zal aanbieden (o.a. toegang tot de Kruispuntbankregisters en tot het Personeelsbestand van de bij de Rijksdienst voor Sociale Zekerheid en de Rijksdienst voor Sociale Zekerheid van de Provinciale en Plaatselijke Overheidsdiensten ingeschreven werkgevers (DIMONA)) 46. De dienst is tevens belast met de interne en externe communicatie. Dit impliceert o.a. het beheer van het intranet en het aanleveren van teksten voor de website van Medex, het opstellen van brochures, het voeren van communicatiecampagnes enz. In 2008 werd voor de brochures rond controles een eigen huisstijl voor Medex ontwikkeld. 44 Het cliënteel van Medex in de overheidssector telt ongeveer eenheden (cijfer voor 2006). R. FRANSIS, art. cit., p Het betreft enkel algemene medische dossiers. Dossiers chauffeurs en schippers worden aangemaakt door de medische centra. 46 De onmiddellijke aangifte van tewerkstelling, kortom Dimona (Déclaration immédiate/onmiddellijke aangifte) is een elektronisch bericht, waarin de werkgever iedere aanwerving en iedere uitdiensttreding van een werknemer onmiddellijk meldt aan de RSZ. 23

24 Budget en Beheer Budget en Beheer is belast met de budgetplanning van Medex. De dienst bereidt bestellingen voor de eigenlijke bestellingen gebeuren centraal door de FOD Volksgezondheid die fungeert als testdepartement in het kader van het project Fedcom dat de modernisering van de federale boekhouding beoogt 47 en staat in voor de betaling van de externe leveranciers van Medex (o.a. bureaubenodigdheden en medisch materiaal) en van de onafhankelijke experten die expertises uitvoeren in opdracht van Medex. De dienst is ook verantwoordelijk voor het beheer van de gebouwen en van het meubilair. Centrale postbus De Centrale postbus, opgericht in september , is verantwoordelijk voor de vlotte behandeling van alle briefwisseling bestemd voor Medex (centrale diensten én medische centra). Dagelijks wordt de binnenkomende post per taalrol gesorteerd, geopend, gedateerd en bezorgd/gestuurd aan de bestemmeling (slachtoffers, centra, administraties en diensten). 49 Inkomende faxen (via de fax server) worden meteen als pdf-bestand, via , naar verschillende groeps- adressen (diensten, centra enz.) verstuurd én gearchiveerd. Inkomende s worden verwerkt of eventueel doorgestuurd naar verschillende groeps- adressen (diensten, centra ) én gearchiveerd. De Centrale postbus is ten slotte ook verantwoordelijk voor de coördinatie van het transport van de medische dossiers: chauffeurs halen de dossiers op in de medische centra, verdelen deze in het hoofdbestuur en brengen ze achteraf terug naar het betrokken medisch centrum. Het takenpakket van de Centrale postbus omvat naast postbehandeling ook data entry. De personeelsleden van de Centrale postbus voeren de aangiften van arbeidsongevallen AGD 50 en politie in Emulatie in en sturen vignetten naar slachtoffers die recht hebben op terugbetaling van medische kosten (deze moeten op de facturen arbeidsongevallen gekleefd worden die aan de cel Medische kosten overgemaakt worden). De papieren aangiften AO worden vervolgens verstuurd naar het bevoegde medische centrum; de aangiften politie worden overgemaakt aan de dienst Arbeidsongevallen. De Centrale postbus staat tevens in voor de registratie van de teruggestuurde, ondertekende genezingsattesten (zie p. 31). 51 Beheer medische centra De twee celhoofden Beheer medische centra zijn de intermediairs tussen de directie en de diensthoofden Evaluatie lichamelijke schade, Pensioenen, Ziekteverzuim en Verkeersveiligheid enerzijds en de Frans- en Nederlandstalige medische centra anderzijds. Zij zijn verantwoordelijk voor het administratief en voor het onderhoudspersoneel tewerkgesteld in de medische centra en zien toe op een gestroomlijnd verloop van de processen en op een goede uitvoering van de taken. Medi-one Medi-one is een cel belast met het controleren en opkuisen van de databanken met het oog op de overschakeling naar Mediflow R. FRANSIS, art.cit., p Intern document Taken expeditie, ter beschikking gesteld door dhr. J. Steemans. 50 AGD = de vroegere Administratieve gezondheidsdienst. Het betreft aangiftes arbeidsongevallen van de FODs, de gemeenschappen, het Waalse Gewest, het Brussels Gewest, lokale besturen (gemeenten, OCMW s, intercommunales, provinciebesturen) en parastatale instellingen. 51 Interne documenten Centrale Postbus en Procedure invoeren aangifte arbeidsongeval AGD V , ter beschikking gesteld door dhr. J. Steemans. 24

25 Bestuur van de medische expertise (Medex) Institutioneel-historisch kader MEDISCHE KWALITEIT Medische kwaliteit superviseert de medische activiteiten van de veertien medische centra. Het diensthoofd Medische kwaliteit ziet er op toe dat het medisch personeel van Medex de reglementering naleeft en de procedures respecteert, deskundige medische beslissingen neemt en kwaliteitsvolle medische dossiers bijhoudt. Om de artsen te ondersteunen bij medische evaluaties en om bij te dragen tot kwalitatief hoogstaande medische beslissingen, standaardisatie, objectivering, efficiëntie en gelijkberechtiging van de ambtenaar werden in de periode door een werkgroep van artsen twee beslissingsmodellen uitgewerkt voor medische onderzoeken bij arbeidsongevallen en bij vervroegde pensioneringen om medische redenen. 52 De supervisie van de medische dossiers gebeurt op willekeurige basis én op basis van welbepaalde criteria. Het diensthoofd Medische kwaliteit staat ook in voor het beantwoorden van allerhande vragen om informatie en klachtenbrieven. Zij wordt sinds medio 2008 in haar taken bijgestaan door 4 kwaliteitsmanagers, elk bevoegd voor één van de domeinen waarop Medex actief is, nl. arbeidsongevallen en beroepsziekten, pensioenen, ziekteverzuim en verkeersveiligheid. EVALUATIE LICHAMELIJKE SCHADE Dienst Arbeidsongevallen - Beroepsziekten De dienst ziet toe op de naleving van de procedures voor de medische expertises betreffende arbeidsongevallen (zie p. 31), verwerkt de beroepen arbeidsongevallen tegen beslissing eerste aanleg en tegen besluiten medische expertise na herziening, en de aanvragen voor herzieningsonderzoeken en ambtshalve heronderzoeken (zie p. 32). De dienst behandelt ook de dossiers inzake beroepsziekten (zie p. 33). De procedure verloopt als volgt: binnenkomende aangiften worden geregistreerd en voorgelegd aan de hoofdgeneesheerdirecteur, die er een code aan toekent. Aan de betrokkene wordt een ontvangstmelding gestuurd, met een informatieve nota over de betaling van de medische kosten en een 10-tal vignetten (om op de facturen te kleven). De dossiers worden op basis van welbepaalde criteria verdeeld tussen Medex en het Fonds voor de Beroepsziekten. Voor de Nederlandstalige dossiers gebeuren de Medex-expertises momenteel uitsluitend op het hoofdbestuur (door de hoofdgeneesheer-directeur); langs Franstalige zijde worden ook expertises gedaan in het medisch centrum van Namen. Na ontvangst van het medisch verslag van de arts van Medex of van het FBZ, stelt de dienst Arbeidsongevallen- Beroepsziekten een notificatie op die na ondertekening door de hoofdgeneesheer-directeur aan de betrokkene wordt overgemaakt. Indien deze laatste binnen de voorziene termijn (30 dagen na betekening) geen beroep aantekent, worden de besluiten van de medische expertise ook aan de tewerkstellende overheid bezorgd. Na afsluiting maakt de dienst Arbeidsongevallen-Beroepsziekten het dossier voor klassement over aan het medisch centrum bevoegd voor de betrokken ambtenaar. De dienst beheert namens de Gerechtelijk-Geneeskundige Dienst ook de dossiers arbeidsongevallen en beroepsziekten van de politie. De Gerechtelijk-Geneeskundige Dienst, ingesteld bij het Ministerie van Volksgezondheid door het regentsbesluit van 7 april 1945, heeft als taak geneeskundige expertises te organiseren voor een aantal administratieve overheden bevoegd voor de aanvragen van invaliditeitsen vergoedingspensioenen. Deze overheden zijn wettelijk verplicht de GGD op het gebied van de vergoeding van invaliditeit te raadplegen. De Gerechtelijk-Geneeskundige Dienst omvat: 53 - een voorzitter, benoemd door de koning op voorstel van de minister bevoegd voor Volksgezondheid, voor een verlengbare termijn van 5 jaar 52 De ontwikkeling van deze gidsen (beslissingsmodellen) was één van de verbeterprojecten voorgesteld door de BPR Copermed. 53 Artikels 3-9 van het koninklijk besluit van 11 april 1975 tot herinrichting van de Gerechtelijk-Geneeskundige Dienst, gewijzigd door het koninklijk besluit van 14 november 1991 (officieuze coördinatie op ). 25