Handboek Accept Financieel oktober Inhoud

Transcriptie

1 Inhoud Aanmelden... 1 Melding - Deze gebruiker is al aangemeld! Uitleg over de licentie... 1 Uitleg over de bijzondere gebruiker - BEHEERDER Uitleg over het lint of het gebruik van de menu structuur... 2 Het gebruik van de tabbladen... 5 Gebruik van de functie toetsen... 7 Wat zijn de mogelijke opstart opties... 9 Wat is de locatie van de bestanden Wat moet er gedaan worden indien een gebruiker zich niet meer kan aanmelden 11 Aanmaken en onderhouden van een licentie - bedrijfsgegevens Hoe kan ik een nieuwe licentie invoeren of een bestaande wijzigen Wat is een netwerklicentie en hoe kan ik deze toevoegen Kan ik de locatie waar Accept is geïnstalleerd wijzigen Hoe kan ik een licentie verwijderen Hoe onderhoud ik mijn bedrijfsgegevens Kan ik het bedrijf aan een andere licentie koppelen Hoe kan ik de systeembestanden controleren en herstellen Instellingen van het bedrijf Welke overzichten kunnen er gemaakt worden Aanmaken en onderhouden van een gebruiker Hoe moet een gebruiker worden aangemaakt Waarom moeten gebruikers worden aangemaakt Waarom word een gebruiker gekoppeld aan een gebruikersgroep Aanmaken en onderhouden van een gebruikersgroep Hoe worden de rechten van een gebruiker - bestanden - functies bepaald Hoe kan een wachtwoord worden ingesteld en of gewijzigd Hoe kan men zien welke gebruikers actief zijn Hoe moet een gebruiker worden verwijderd Hoe kan een administratie aan een gebruiker worden toegewezen Instellingen van een gebruiker Welke acties zijn er mogelijk Welke uitvoer is er mogelijk Aanmaken en onderhouden van een administratie Hoe moet een administratie worden aangemaakt Uitleg over de doorlopende boekjaren i.v.m. de naamgeving i

2 Uitleg over een aantal instellingen Gebruik van aantallen - kostenplaatsen - kostendragers Importeren van een rekeningschema en of subadministratie Importeren van een administratie uit Accept financieel DOS Hoe kan ik een administratie ook zichtbaar maken in een andere licentie Kan de zoeknaam van een administratie wijzigen Hoe kan een gebruiker toegang krijgen tot een administratie Hoe moet een administratie worden gekozen Hoe moet een administratie worden verwijderd Het archiveren / terugzetten van een administratie Wanneer moet een administratie worden vrijgegeven Hoe kan ik een administratie herstructureren / herindexeren Hoe kan ik administraties groeperen Instellingen van een administratie Hoe kan ik het logboek bekijken Aanmaken en onderhouden van de vaste gegevens Hoe moeten de vaste gegevens worden opgestart Aanmaken en onderhouden van de woonplaatsen Aanmaken en onderhouden van de landen Aanmaken en onderhouden van de titulaturen Aanmaken en onderhouden van de vertegenwoordigers Aanmaken en onderhouden van de categorieën Aanmaken en onderhouden van de betaalvoorwaarden Aanmaken en onderhouden van de groepsrekeningen Opzetten van een rekeningschema Hoe moet het grootboek worden opgestart Welke indeling - rubrieken - worden er meestal gebruikt Hoe moeten rekeningen worden gegroepeerd Waarom worden B.T.W. codes gekoppeld aan een grootboekrekening Mogelijkheid om vragen van de OB-aangifte te koppelen Hoe kan een subadministratie worden aangemaakt Zijn er nog overige kenmerken van een grootboekrekening Aanmaken van een dagboek Hoe moeten de dagboeken worden opgestart Welke soorten dagboeken zijn er Hoe kunnen we een dagboek automatisch afsluiten Waarom moet ik een tegenrekening opgeven Hoe moet ik de beginstand van de bank opgeven ii

3 Welke overige instellingen zijn er Kan ik een dagboek verwijderen Aanmaken van een boekjaar Hoe moeten de boekjaren worden opgestart Uitleg over doorlopende boekjaren Kan er een verlengd / verkort boekjaar worden aangemaakt Hoe kan ik een boekjaar aanmaken Waarvoor dient de rekening voor jaarafsluiting Kan ik het boekjaar in periodes indelen Kan ik een boekjaar en of periode blokkeren Hoe werkt de jaarafsluiting Wat verstaan we onder een doorlopende jaarafsluiting Kunnen de kostenplaatsen en of kostendragers ook worden afgesloten Aanmaken en onderhouden van een B.T.W.-code Hoe moet de B.T.W. worden opgestart Waarvoor dient een B.T.W.-code Uitleg over koppeling met grootboekrekening Percentage en koppeling grootboekrekeing zijn jaaronafhankelijk Aanmaken van een debiteur Hoe moeten de debiteuren worden opgestart Uitleg over de verschillende velden Wat zijn vrije velden en hoe zijn deze te gebruiken Aanmaken van een subadministratie via de koppeling met een grootboek Kan ik een debiteur verwijderen Aanmaken van een crediteur Hoe moeten de crediteuren worden opgestart Uitleg over de verschillende velden Wat zijn vrije velden en hoe zijn deze te gebruiken Aanmaken van een subadministratie via de koppeling met een grootboek Kan ik een crediteur verwijderen Aanmaken en onderhouden van kostenplaatsen - kostendragers Hoe moeten de kostenplaatsen worden opgestart Hoe moeten de kostendragers worden opgestart Uitleg over de verschillende velden Wanneer kunt u gebruik maken van kostenplaatsen en of kostendragers Kan ik een kostenplaats en of kostendrager verwijderen Aanmaken van een adres Hoe moeten de adressen worden opgestart iii

4 iv Uitleg over de verschillende velden Wat zijn vrije velden en hoe zijn deze te gebruiken Hoe kan ik van een adres een debiteur of crediteur maken Vastleggen van financiële mutaties - Handmatig boeken Hoe moet het boekingsprogramma worden opgestart Algemene uitleg over het boekingsproces Uitleg over hoe het boekingscherm opgebouwd is en hoe men dit kan beïnvloeden Wat is de functie van een startbalans en wat moet men hier invoeren Wat is de functie van een tussenbalans en wat moet men hier invoeren Uitleg over de instellingen Automatisch laten vastleggen van de financiële mutaties - Automatisch boeken Hoe moet het automatisch boeken worden opgestart Welke opties kent het automatisch boeken? Algemene uitleg over de automatische verwerking van de mutaties Vastleggen van financiële mutaties via vaste journaalposten Hoe moeten de vaste journaalposten worden opgestart Aanmaken van vaste journaalposten Verwerken van journaalposten via automatisch boeken Mogelijkheden tot het corrigeren van mutaties Uitleg over het aanpassen van een mutatie Waar kan ik een mutatie corrigeren Hoe kan ik een mutatie corrigeren Waarom kan ik een bepaalde mutatie niet corrigeren Importeren van mutaties en de daarbij behorende gegevens Importeren van mutaties Importeren van bankafschriften Importeren van de vaste gegevens in CSV formaat Importeren van de vaste gegevens in XML formaat Verwerken van import mutaties via automatisch boeken Exporteren van mutaties Hoe moet de boekingsrun worden opgestart Exporteren boekingsrun Exporteren van de vaste gegevens in XML formaat Exporteren van gegevens via de AuditFile Historische mutaties en waar deze te vinden zijn Hoe kan ik het boekjaar en de periode aanpassen Hoe kan ik de getoonde mutaties filteren

5 Hoe kan ik een mutatie corrigeren Hoe kan ik de indeling van de getoonde gegevens wijzigen Hoe kan ik een kolom sorteren Openstaande posten en waar deze te vinden zijn Hoe kan ik de selectie aanpassen Hoe kan ik de onderliggende mutaties tonen Hoe kan ik de indeling van de getoonde gegevens wijzigen Hoe kan ik de vervaldatum, status en of referentie aanpassen Openstaande posten en waar deze te vinden zijn Hoe kan ik de selectie aanpassen Hoe kan ik de onderliggende mutaties tonen Hoe kan ik de indeling van de getoonde gegevens wijzigen Hoe kan ik de vervaldatum, status en of referentie aanpassen Wat zijn cumulatieven en waar kan ik die vinden Hoe kan ik één of meerdere boekjaren tonen Hoe kan ik kolommen selecteren Hoe kan ik de rijen en kolommen aanpassen Hoe kan ik de mutatie regels tonen Algemene uitleg van het uitvoerscherm Hoe kan ik de uitvoer opstarten Hoe kan ik een selectie maken Hoe kan ik de volgorde van de uitvoer beïnvloeden Hoe kan ik een periode selecteren Hoe kan ik de indeling van de uitvoer wijzigen Is het mogelijk om de uitvoer te beperken via filtering Mogelijkheid tot uitvoer naar het scherm Mogelijkheid tot uitvoer naar de printer Mogelijkheid tot uitvoer naar een pdf-bestand Mogelijkheid tot het exporteren van de uitvoer naar Excel Mogelijkheid tot het mailen van een uitvoer Mogelijkheid tot het definiëren van sjablonen Uitleg over instellingen Werken met de kolommenbalans Hoe moet de kolommenbalans worden opgestart Hoe moet ik een model aanmaken Kan ik een model afronden Kan ik een model opnieuw inlezen Kan ik een rekening toevoegen v

6 Kan ik een rekening verwijderen Hoe moet ik voorafgaande journaalposten maken Kan ik werken met periodieke journaalposten Uitleg over de instellingen Welke uitvoer mogelijkheden zijn er Doorboeken van voorafgaande journaalposten naar de financiële administratie Hoe moet ik een voorafgaande journaalpost doorboeken Kan ik doorgeboekte journaalposten nog wijzigen Kan ik de doorboeking ongedaan maken Werken met de vaste activa Hoe moet de activa worden opgestart Hoe maak ik een fiscale en of commerciële staat Hoe moet ik een activa rekening aanmaken Hoe stel ik de aanschafwaarde in Hoe stel ik de W.O.Z.-waarde in Hoe stel ik de bodemwaarde in Hoe voer ik een investering in Hoe voer ik een desinvestering in Hoe voer ik een herinvestering in Hoe moet ik een herinvestering aanspreken Hoe stel ik een restwaarde in Hoe bepaal ik de afschrijvingsmethode en is deze per jaar te wijzigen Hoe bepaal ik de balanswaarden Hoe werkt de jaarafsluiting Hoe bepaal ik het boekresultaat Uitleg over de instellingen Uitvoer mogelijkheden Doorboeken van o.a. de afschrijvingen uit de activastaat Hoe moet ik grootboekrekeningen koppelen Kan ik kostenplaatsen en of kostendragers toekennen aan een activum Hoe moet ik de afschrijvingen doorboeken naar de financiële administratie Werken met de verslaglegging Hoe moet de verslaglegging worden opgestart Hoe maak ik een rapport aan Hoe maak ik een Excel activastaat aan Hoe ga ik om met consolidatie Hoe kan ik een rapport blokkeren Hoe kan ik een activa staat blokkeren vi

7 Hoe kan ik een rapport archiveren / terugzetten Hoe kan ik een activa staat archiveren / terugzetten Hoe maak ik een koppeling met de kolommenbalans Uitleg over de instellingen Beheer van de rapportage Hoe maak ik een basisrapport aan Hoe maak ik een basisbrugstaat aan Hoe reset ik Excel Genereren en klaarzetten van betaalopdrachten Hoe moeten de betaalopdrachten worden opgestart Hoe moeten betalingen worden geaccordeerd Kan ik deelbetalingen doen Hoe moet ik een betaalbestand genereren voor de bank Kunnen de betalingen worden doorgeboekt naar de financiële administratie Kan ik een gegenereerde betaalopdracht terugdraaien Uitleg over bepaalde instellingen Wat voor overzichten kan ik genereren Genereren en klaarzetten van incasso opdrachten Hoe moeten de incassoopdrachten worden opgestart Hoe moeten incasso's worden geaccordeerd Kan ik deel incasso's doen Hoe moet ik een incasso bestand genereren voor de bank Kunnen de incasso's worden doorgeboekt naar de financiële administratie Kan ik een gegenereerde incasso opdracht terugdraaien Uitleg over bepaalde instellingen Wat voor overzichten kan ik genereren Bankafschriften ophalen en verwerken Hoe moeten de bankafschriften worden opgestart Hoe moet ik een bankafschrift importeren Welke formaten worden er ondersteund Tips bij het maken van een export Koppeling bankrekeningnummer met grootboekrekening - debiteur - crediteur Blokkeren van mutaties Verwerken van de bankafschriften via automatisch boeken Hoe moet de facturatie worden opgezet - artikelen - prijzen - kortingen Hoe kan ik een artikelcategorie aanmaken Hoe kan ik een artikelgroep aanmaken Hoe kan ik een artikel aanmaken vii

8 Op welke manier kan ik prijzen instellen Op welke manier kan ik kortingen vastleggen Op welke manier kan ik BTW percentage vastleggen Kan ik factuur teksten aanmaken Kan ik prijzen en of kortingen per debiteuren bepalen Hoe moet er gefactureerd worden Hoe moet de facturatie worden opgestart Uitleg over de status van een factuur Hoe moet een factuur ingevoerd worden Hoe is het facturatie scherm opgebouwd en is dit te wijzigen Hoe kan de status worden gewijzigd Uitleg over de vrije velden Uitleg over de instellingen Hoe kan ik de voorraad bijhouden Hoe moet de voorraad worden ingevoerd Hoe geef ik de begin voorraad in Hoe kan de status worden gewijzigd Hoe worden gegevens getoond - mutaties - cumulatieven Hoe kan ik de historische mutaties bekijken Hoe kan ik de cumulatieven bekijken Kan ik de gegevens filteren Hoe kan ik facturen doorboeken naar de financiële administratie Hoe kan ik grootboekrekeningen toekennen aan een artikel Hoe kan ik een factuur doorboeken Uitleg over instellingen Welke overzichten zijn er beschikbaar Hoe kan ik de layout van een factuur wijzigen Hoe kan ik een pakbon uitdraaien Hoe kan ik een order uitdraaien Hoe kan ik een factuur uitdraaien Kan ik de historische mutaties uitdraaien Kan ik de prijslijst uitdraaien Kan ik de bestellijst uitdraaien Kan ik de voorraadlijst uitdraaien Kan ik omzetoverzichten uitdraaien Hoe moet de declaratie worden opgezet - omschrijvingen - prijzen - kortingen Hoe kan ik een omschrijvingcategorie aanmaken Hoe kan ik een omschrijvinggroep aanmaken viii

9 Hoe kan ik een omschrijving aanmaken Op welke manier kan ik prijzen instellen Op welke manier kan ik kortingen vastleggen Op welke manier kan ik BTW percentage vastleggen Kan ik declaratie teksten aanmaken Kan ik prijzen en of kortingen per debiteuren bepalen Hoe moet er gedeclareerd worden Hoe moet de declaratie worden opgestart Uitleg over de status van een declaratie Hoe moet een declaratie ingevoerd worden Hoe is het declaratie scherm opgebouwd en is dit te wijzigen Hoe kan de status worden gewijzigd Uitleg over de vrije velden Uitleg over de instellingen Hoe worden gegevens getoond - mutaties - cumulatieven Hoe kan ik de historische mutaties bekijken Hoe kan ik de cumulatieven bekijken Kan ik de gegevens filteren Hoe kan ik declaraties doorboeken naar de financiële administratie Hoe kan ik grootboekrekeningen toekennen aan een omschrijving Hoe kan ik een declaratie doorboeken Uitleg over instellingen Welke overzichten zijn er beschikbaar Hoe kan ik de layout van een declaratie wijzigen Hoe kan ik een concept uitdraaien Hoe kan ik een declaratie uitdraaien Kan ik de historische mutaties uitdraaien Kan ik de prijslijst uitdraaien Werken met de elektronische aangifte Hoe moet ik de elektronische aangifte opstarten Hoe maak ik een aangifte omzetbelasting Hoe maak ik een opgave intracommunautaire leveringen (ICL) Hoe vraag ik certificaten aan Kan ik certificaten importeren Hoe vraag ik een postbus aan Instellen verbinding met de belastingdienst Uitleg over de instellingen Mogelijke foutmeldingen ix

10 Uitvoer mogelijkheden Werken met telebanking accountants (ERI/MCR/BRI) Hoe moet ik telebanking accountants opstarten Hoe kan ik bankafschriften inlezen Hoe kan ik een run verwijderen Hoe distribueer ik de bankafschriften x

11 Hoofdstuk: Aanmelden Aanmelden Als u Accept Financieel opstart krijgt u eerst het aanmeld scherm te zien. Door het invoeren van uw gebruikers naam en wachtwoord krijgt u toegang tot het hoofd programma. Indien u meerdere licenties heeft dan dient u eerst de licentiehouder te selecteren. In dit artikel Melding - Deze gebruiker is al aangemeld! - Uitleg over de licentie Uitleg over de bijzondere gebruiker - BEHEERDER - Uitleg over het lint of het gebruik van de menu structuur Het gebruik van de tabbladen Gebruik van de functie toetsen Wat zijn de mogelijke opstart opties Wat is de locatie van de bestanden Wat moet er gedaan worden indien een gebruiker zich niet meer kan aanmelden Melding - Deze gebruiker is al aangemeld! - Indien de melding Deze gebruiker is al aangemeld! verschijnt, is deze gebruiker al actief. Indien dit niet het geval is, zal na enige tijd deze gebruiker automatisch worden vrijgegeven en kan hij / zij zich weer aanmelden. Uitleg over de licentie Bij de aanschaf van Accept Financieel ontvangt u een licentie om met het programma te mogen werken. Deze bestaat uit een serienummer, een licentie naam en een licentie code. U dient deze gegevens in te voeren nadat u het programma voor de allereerste keer opstart. De licentie heeft een vervaldatum. Als u Accept Financieel installeert dan betreft dat altijd het gehele pakket. De ingevoerde licentie bepaald welke onderdelen wel of niet beschikbaar zijn. Het is dus niet nodig om het programma opnieuw te installeren indien u extra onderdelen, ook wel modules genoemd, wilt gaan gebruiken. U kunt deze namelijk eenvoudig activeren door uw nieuw aangeschafte licentie in te voeren. 1

12 Hoofdstuk: Aanmelden Indien u met meerdere personen gelijktijdig in Accept Financieel wilt werken dan heeft u ook een zogenaamde netwerk licentie nodig. U ontvangt deze netwerk licentie bij de aanschaf van het programma. Deze netwerk licentie is afhankelijk van het aantal gebruikers waarmee u tegelijkertijd in het programma wilt werken. Mocht u later met meer gebruikers gelijktijdig met Accept Financieel willen werken dan is deze licentie eenvoudig te updaten. Uitleg over de bijzondere gebruiker - BEHEERDER - Bij elke licentie wordt een bijzondere gebruiker met de naam Beheerder aangemaakt. Het wachtwoord van de Beheerder is Accept en dient na installatie te worden gewijzigd. Hoe? Wijzigen wachtwoord van de beheerder 1. Aanmelden als - BEHEERDER - 2. Start de gebruikersgegevens op. 3. Wijzig het wachtwoord 4. Tijdens het opslaan krijgt u de vraag om het wachtwoord te bevestigen. Het wachtwoord van de beheerder is nu gewijzigd. Uitleg over het lint of het gebruik van de menu structuur U kunt in Accept Financieel werken met een lint of met een menu balk. Het gebruik hiervan kan per gebruiker worden ingesteld. Het lint Standaard staat Accept ingesteld op het werken met het lint. Het lint bestaat uit een aantal tabbladen. Door met de muis op het tabblad te klikken verschijnen de menu keuzes behorende bij het tabblad. Door op de plaatjes te klikken wordt het programma gestart. Indien er een pijltje onder het plaatje staat dan kunt u door hier op te drukken een submenu openen. Uiteraard kunt u ook met het toetsenbord werken. Druk kort op de ALT toets en het volgende zal verschijnen: 2

13 Hoofdstuk: Aanmelden U ziet dat er letters verschijnen bij de tabbladen. Indien we op de S drukken dan activeren we het Start tabblad. We zien nu de letter die we in moeten toetsen om het betreffende programma op te starten. Door de letter G te toetsen kunnen we bijvoorbeeld het Grootboek opstarten. Bij Adressen en Activa zijn we respectievelijk Ad en Ac staan. We drukken nu op de letter A: We zien dat dan Ad en Ac overblijven. Druk nu op de letter D om het Adressen programma te starten. De letter C om de Activa te starten. Helemaal links bovenaan ziet u de zogenaamde 'Accept knop' (ronde groene knop) en daarnaast een mapje (om een administratie te openen), een printertje (om de standaard afdruk te starten indien u in een invoer scherm bent) en een pijltje naar beneden. (hiermee kunt u het lint minimaliseren) Drukken we op de Accept knop dan verschijnt het volgende menu. Rechts ziet u de onlangs geopende administraties. U kunt deze selecteren door deze aan te klikken. 3

14 Hoofdstuk: Aanmelden Menu structuur Er kan ook nog gebruik gemaakt worden van een menu structuur. Bovenaan het scherm verschijnt dan een menu balk met daaronder een aantal knoppen. Door op een knop te drukken wordt het betreffende programma opgestart. Door boven in de menu balk op bijvoorbeeld Algemeen te drukken komt het Algemeen menu te voorschijn. Ook hier kan weer gewerkt worden met het toetsenbord. Druk kort op de ALT toets en het volgende zal verschijnen: Drukken we nu op de letter A dan verschijnt het Algemeen menu. Hier kunnen we weer een letter selecteren. 4

15 Hoofdstuk: Aanmelden U ziet helemaal links ook een P staan. Indien we deze letter intoetsen dan kunnen we een keuze maken uit een van de standaard knoppen: Drukken we op de letter M dan kunnen we weer een keuze maken uit de menubalk. Tip! Als u met het toetsenbord werkt dan zal de letter die u moet ingeven om uw keuze te maken meestal gelijk zijn aan de eerste letter van de naam van het programma. Een aantal programma kan ook direct met functie toetsen worden opgestart, zie hieronder. Het gebruik van de tabbladen Standaard staat Accept Financieel ingesteld op het gebruik van tabbladen. Dat wil zeggen dat de schermen als tabbladen naast elkaar geopend worden. Hieronder zien we de invoer schermen van grootboek en dagboek als tabbladen naast elkaar staan. Door op een tab te klikken wordt het scherm zichtbaar en met de X kunt u het tabblad sluiten. U kunt met de toets combinatie ALT+F6 naar het volgende tabblad gaan en met CTRL+F6 naar het vorige tabblad gaan. 5

16 Hoofdstuk: Aanmelden U kunt de tabbladen herschikken door op het tabblad te gaan staan, de linkermuis toets ingedrukt te houden, en dan te slepen. (links naar rechts en rechts naar links). Slepen we het tabblad naar beneden (of ver naar rechts) en laten dan de linkermuis toets los dan krijgen we de vraag of we een Nieuwe Horizontale Tab Groep dan wel Nieuwe Verticale Tab Groep willen openen. Kiezen we nu voor een verticale groep dan zal het tabblad Grootboek naast de tabbladen Dagboek en Crediteuren apart komen te staan aan de rechterkant. 6

17 Hoofdstuk: Aanmelden We kunnen dit weer ongedaan maken door het tabblad Grootboek terug naar links te slepen. Indien we kiezen voor horizontale groep dan ontstaat het volgende scherm: Het gebruik van tabbladen kan per gebruiker worden ingesteld. Gebruik van de functie toetsen Binnen Accept Financieel is het mogelijk, om met verschillende sneltoetsen en toetscombinaties opdrachten uit te voeren. Hier volgt een lijst met sneltoetsen en toetscombinaties, die beschikbaar zijn. Ctrl+C Ctrl+X Ctrl+V Algemene Kopiëren van een selectie. Knippen van een selectie. Plakken van een selectie. 7

18 Hoofdstuk: Aanmelden 8 Ctrl+O Ctrl+S F5 Ctrl+F5 F8 Shift+F8 F7 Shift+F7 F9 Ctrl+Home Ctrl+End F2 Shift+F2 F12 Ctrl+P Alt+F4 Ctrl+G Ctrl+D Ctrl+E Ctrl+I Ctrl+N Ctrl+F Ctrl+B Ctrl+K Ctrl+W Ctrl+R F6 Shift+F6 Alt+F6 Ctrl+F6 F4 Ctrl+F9 Tab Enter Ctrl+Tab Ctrl+PgDn Ctrl+PgUp Escape F3 Ctrl+F4 Ctrl+F10 Ctrl+F12 F1 F11 Ctrl+A Ctrl+D Ctrl+F11 Ctrl+I Ctrl+R Escape Ctrl+G Ctrl+E Ctrl+I Ctrl+Q Bestand Openen administratie. Sluiten administratie. Nieuwe gegevens toevoegen of Opnieuw. Alle schermgegevens wissen. Volgend record Uitgebreid zoeken naar volgende record. Vorig record. Uitgebreid zoeken naar vorige record. Zoeken Zoek eerste record. Zoek laatste record Opslaan van de gegevens. Verwijderen van gegevens. Kolomindeling instellen Afdrukken van gegevens. Accept Financieel afsluiten. Opstarten functies Grootboek Dagboeken Debiteuren Crediteuren Adressen Selecties op mutaties. Boeken. Kolommenbalans. Activa staat. Verslaglegging. Navigatie Volgend gebied. Vorig gebied. Volgend scherm. Vorig scherm. Zoeklijst Zoeken Naar volgend veld. Naar volgend veld. Naar volgend tabblad. Naar volgend tabblad Naar vorig tabblad Venster Sluiten huidig venster Sluiten huidig venster Sluiten huidig venster Hiermee herstelt u de standaard kolommen Indien u het formaat van een geopend venster heeft gewijzigd, kunt u met deze sneltoets combinatie het originele vensterformaat herstellen. Help Algemene help Boeken Corrigeren mutatie. Overnemen vorige regel. Overnemen vorig veld. Automatisch boeken Doorgaan met import. Opvragen info te boeken regel. Relatie bankafschriften (alleen indien het een importrun bankafschriften betreft). Onderbreken import. Kiezen rekening (keuze lijst in boekingsscherm) Grootboekrekeningen Debiteuren Crediteuren Openstaande posten debiteuren

19 Hoofdstuk: Aanmelden Ctrl+W Ctrl+S Ctrl+P Ctrl+M Openstaande posten crediteuren Afdrukscherm Voorbeeld op scherm. Uitvoer naar printer. Uitvoer naar . Wat zijn de mogelijke opstart opties Accept Financieel kent 2 installatie procedures. Er is de stand-alone versie en de netwerk versie. Indien u het programma op een server wilt installeren dan gebruikt u de netwerk versie. MEER OVER DE STAND-ALONE VERSIE De stand-alone versie zal het programma installeren op uw lokale harde schijf. Er wordt automatisch een snelkoppeling naar het programma aangemaakt. Als we de eigenschappen van deze snelkoppeling bekijken, we gaan uit van een installatie op de C-schijf, dan zien we het volgende staan: Doel: "C:\Program Files\Accept voor Windows\Bin\accwin.exe" Beginnen in: "C:\Program Files\Accept voor Windows\Bin" MEER OVER DE NETWERK VERSIE Bij de installatie van de netwerk versie dient u zelf de snelkoppeling aan te maken. Als we uitgaan van een installatie op het netwerk waarbij er een koppeling gemaakt is met een M-schijf dan ziet deze er als volgt uit: Doel: M:\acceptserver\Program\Bin\accwin.exe Beginnen in: M:\acceptserver\Program\Bin Hierbij dient ook nog opgemerkt te worden dat het programma geinstalleerd is in de directory met de naam 'acceptserver' Let erop dat de netwerk installatie vanaf een werkstation wordt uitgevoerd! In de praktijk is het niet nodig om de snelkoppelingen aan te passen. Het is echter mogelijk om een aantal opstart opties mee te geven waardoor het opstarten soms eenvoudiger kan verlopen. De volgende opties kunt u toevoegen aan de 'Doel' regel: 9

20 Hoofdstuk: Aanmelden /a... /a0= van administratie Er wordt gestart met de opgegeven boekhouding /g... /g0= /g1= /g2= van gebruiker Er wordt opgestart met de opgegeven gebruiker. Indien u %GEBRUIKER% opgeeft dan wordt de Windows gebruikersnaam gebruikt. Er wordt opgestart met het opgegeven wachtwoord 0 ; Mogelijkheid om een andere gebruiker te selecteren via de prompt lijst. 1 ; Geen mogelijkheid om gebruiker te selecteren via de prompt lijst. De gebruikersnaam moet zonder zoek mogelijkheid ingevoerd worden. /l... /l0= /l1= /l2= van licentie Bij het opstarten kan men de licentie gegevens toevoegen/wijzigen Er wordt opgestart met de opgegeven licentie 0 ; Mogelijkheid om een andere licentie te selecteren via de prompt lijst. 1 ; Geen mogelijkheid om de licentie te selecteren via de prompt lijst. De licentie moet zonder zoek mogelijkheid ingevoerd worden.!! De optie /l2 is niet te gebruiken in combinatie met de optie /l1. Dit geldt ook voor de optie /g2 welke niet te gebruiken is in combinatie met /g0. Voorbeeld..\accwin.exe/l1=Accept/g0=Hans/a0=Demo..\ locatie waar het programma zich bevind accwin.exe programma /l1=accept opstarten met licentie Accept /g0=hans opstarten met gebruiker Hans /a0=demo opstarten met administratie Demo Wat is de locatie van de bestanden Zoals hierboven al vermeld zijn er 2 verschillende installatie mogelijkheden. De stand-alone installatie en de netwerk installatie. In het geval van de stand-alone installatie, we gaan in dit voorbeeld uit van een lokale C-schijf, worden de volgende basis mappen aangemaakt: a C:\Program Files\Accept voor Window s \Bin b C:\Program Files\Accept voor W indows \Bitmaps c C:\Program Files\Accept voor W indows \Data d C:\Program Files\Accept voor W indows \Demo e C:\Program Files\Accept voor W indows \Help 1 0 Indien het een netwerk versie betreft, we gaan uit van een M-schijf en de map acceptserver, worden de volgende basis mappen aangemaakt: a M:\acceptserver\Program\Bin b M:\acceptserver\Program\Bitmaps c M:\acceptserver\Data d M:\acceptserver\Program\Demo e M:\acceptserver\Program\Help f M:\acceptserver\Netsetup g M:\acceptserver\Netwerk registratie Het Accept Financieel programma zal geïnstalleerd worden in de map vermeld onder a.). De administraties zullen worden opgeslagen in de map vermeld onder c.). Hier komen ook de zogenaamde systeembestanden te staan.

21 Hoofdstuk: Aanmelden De administraties worden opgeslagen in een submap van de..\data map. De administratie mappen krijgen een volgnummer mee. De eerste administratie die aangemaakt wordt krijgt het nummer 1 mee, de tweede administratie het nummer 2, enzovoorts. Bij een netwerk installatie worden nog 2 extra mappen aangemaakt. In de map vermeld onder f.) bevindt zich een installatie programma om automatisch een snelkoppeling aan te maken op het werkblad van het werkstation. Het is niet verplicht om dit programma te draaien; men kan ook handmatig een snelkoppeling aanmaken. Dit laatste verdient onze voorkeur. De map vermeld onder g.) bevat een snelkoppeling naar een programma waarmee men een speciale licentie code kan installeren waardoor het mogelijk wordt om met meerdere personen gelijktijdig in het programma te werken. Wat moet er gedaan worden indien een gebruiker zich niet meer kan aanmelden Indien deze melding verschijnt, maar deze gebruiker is niet aangemeld, zal het systeem deze gebruiker naar verloop van tijd automatisch geen vrijgeven. - handmatig gebruiker vrij te geven. Gebruiker wordt niet automatisch vrijgegeven Het is mogelijk om via de speciale gebruiker - BEHEERDER 1 1

22 Hoofdstuk: Aanmaken en onderhouden van een licentie - bedrijfsgegevens - Aanmaken en onderhouden van een licentie - bedrijfsgegevens - Bij de aanschaf van Accept Financieel ontvangt u een licentie om met het programma te mogen werken. Deze bestaat uit een serienummer, een licentie naam en een licentie code. U dient deze gegevens in te voeren nadat u het programma voor de allereerste keer opstart. De licentie heeft een vervaldatum. Als u Accept Financieel installeert dan betreft dat altijd het gehele pakket. De ingevoerde licentie bepaald welke onderdelen wel of niet beschikbaar zijn. Het is dus niet nodig om het programma opnieuw te installeren indien u extra onderdelen, ook wel modules genoemd, wilt gaan gebruiken. U kunt deze namelijk eenvoudig activeren door uw nieuw aangeschafte licentie in te voeren. In dit artikel Hoe kan ik een nieuwe licentie invoeren of een bestaande wijzigen Wat is een netwerklicentie en hoe kan ik deze toevoegen Kan ik de locatie waar Accept is geïnstalleerd wijzigen Hoe kan ik een licentie verwijderen Hoe onderhoud ik mijn bedrijfsgegevens Kan ik het bedrijf aan een andere licentie koppelen Hoe kan ik de systeembestanden controleren en herstellen Instellingen van het bedrijf Welke overzichten kunnen er gemaakt worden Hoe kan ik een nieuwe licentie invoeren of een bestaande wijzigen Hoe? Thema is Office

23 Hoofdstuk: Aanmaken en onderhouden van een licentie - bedrijfsgegevens - a. Kies voor het menu tabblad Beheer b. Kies voor het menu licentie. c. Kies Licentie aanmaken / wijzigen d. De betreffende administratie zal nu worden gesloten. e. Nu zal er een wizard worden opgestart die u stapsgewijs een licentie laat aanmaken en/of wijzigen Andere thema's a. Kies voor Beheer - Bedrijf -Licentie b. Kies Licentie aanmaken / wijzigen c. De betreffende administratie zal nu worden gesloten. 1 3

24 Hoofdstuk: Aanmaken en onderhouden van een licentie - bedrijfsgegevens - d. Nu zal er een wizard worden opgestart die u stapsgewijs een licentie laat aanmaken en/of wijzigen Aanmaken / wijzigen van een licentie 1. Opstarten wizard brengt u bij het introductiescherm 2. Op de volgende pagina moet u het serienummer en de tenaamstelling invoeren. Deze staan op het licentiecertificaat die u van Accept heeft ontvangen. 3. Hierna moet u de licentiecode invoeren. Deze staat ook op het licentiecertificaat. 4. Indien deze correct zijn ingevoerd kunt u naar de pagina waar u de aanmeldnaam gaat invullen. 5. De volgende stap brengt u bij de gebruikersgegevens. Als eerste gaat u een gebruiker met systeembeheer rechten aanmaken. 6. Deze rechten moet u bij de volgende pagina aanvinken. 7. Als laatste komt u bij de voltooing pagina, waarmee u de wizard beëindigd. Het invoeren van de licentiecode is voltooid. Accept voor Windows is nu gereed voor gebruik. Wat is een netwerklicentie en hoe kan ik deze toevoegen Indien u met meerdere personen gelijktijdig in Accept Financieel wilt werken dan heeft u ook een zogenaamde netwerk licentie nodig. U ontvangt deze netwerk licentie bij de aanschaf van het programma. Deze netwerk licentie is afhankelijk van het aantal gebruikers waarmee u tegelijkertijd in het programma wilt werken. Mocht u later met meer gebruikers gelijktijdig met Accept Financieel willen werken dan is deze licentie eenvoudig te updaten. Kan ik de locatie waar Accept is geïnstalleerd wijzigen Het is mogelijk om de datamap van Accept Financieel te wijzigen. Hiermee moet men uiterst zorgvuldig mee omspringen. Alleen de speciale gebruiker - BEHEERDER - kan deze functie uitvoeren. Waarom locatie wijzigen? 1 4 Indien men van een standalone versie overgaat naar een multi-user versie, zal de locatie van een werkstation naar een locatie van de server moeten worden gewijzigd. Ook indien de server opnieuw geconfigureerd moet worden, kan er een andere indeling van data plaatsvinden. Hierdoor kan het noodzakelijk zijn, om de locatie te wijzigen.

25 Hoofdstuk: Aanmaken en onderhouden van een licentie - bedrijfsgegevens - Hoe? Hoe locatie te wijzigen? 1. Maak een archief van de datamap. Dit zult u buiten het programma om moeten doen. 2. De oude installatie moet worden verwijderd. Dit moet u doen via het Configuratiescherm - Software in Windows. Alle administraties moeten ook verwijderd worden. Dit is mogelijk, omdat er van deze data een backup heeft gemaakt. 3. Accept voor Windows wordt opnieuw geïnstalleerd, waarbij een nieuwe lege datamap wordt gedefinieerd. 4. Zet de oude datamap terug over degene, die door de nieuwe installatie is gemaakt. Ook dit moet buiten het programma om worden gedaan. 5. Start Accept voor Windows nu op en meld u aan als beheerder. Er mogen GEEN administraties worden gekozen, omdat de verwijzingen nog niet goed staan. 6. Maak de menukeuze - [Tabblad] Beheer - Administratie - Extra - Wijzigen administratielocaties - en er wordt een wizard gestart. Met deze wizard kunt u de locatie in de database wijzigen. De administraties worden niet fysiek verplaatst. Alleen de verwijzing naar deze locatie wordt gewijzigd. U dient in deze wizard een nieuwe locatie op te Hoe kan ik een licentie verwijderen Alleen de speciale gebruiker - BEHEERDER - kan een licentie verwijderen. Hoe? Thema is Office 2007 U moet u eerst aanmelden met de gebruiker - BEHEERDER - 1 5

26 Hoofdstuk: Aanmaken en onderhouden van een licentie - bedrijfsgegevens - 1. Kies voor het menu tabblad Beheer 2. Kies voor het menu licentie. 3. Kies Licentie verwijderen Andere thema's U moet u eerst aanmelden met de gebruiker - BEHEERDER - 1. Kies voor het menu tabblad Beheer 2. Kies voor het menu licentie. 3. Kies Licentie verwijderen Het verwijderen van een licentie 1. Opstarten wizard brengt u bij het introductiescherm 2. Vervolgens moet u de licentie kiezen die u wilt verwijderen 3. De volgende pagina geeft u een overzicht van wat u gaat verwijderen 1 6

27 Hoofdstuk: Aanmaken en onderhouden van een licentie - bedrijfsgegevens - 4. Indien u door gaat wordt er gecontroleerd of er gaan administraties aanwezig zijn. Indien dit wel het geval is krijgt u de volgende melding. Het is namelijk NIET mogelijk om een licentie te verwijderen indien er nog administraties aanwezig zijn! Er mogen geen administratie in de licentie aanwezig zijn!! Hoe onderhoud ik mijn bedrijfsgegevens Via de bedrijfsgegevens kunt u de gegevens van uw bedrijf invoeren. Tevens zie u de locatie waar Accept is geinstalleerd. Verder kunt u hier diverse bedrijfsinstellingen bewerken. Kan ik het bedrijf aan een andere licentie koppelen Indien u beschikt over de Accountants versie van is het mogelijk om andere licenties te koppelen. Hierdoor is het mogelijk om administraties uit de gekoppelde licenties ook zichtbaar te maken in de hoofdlicentie. Deze voorziening maakt het, voor de accountant, mogelijk om zijn cliënten toegang in hum eigen licentie te laten 1 7

28 Hoofdstuk: Aanmaken en onderhouden van een licentie - bedrijfsgegevens - boeken en waarbij hij dan tevens in zijn eigen licentie deze administratie kan controleren c.q. beheren. Deze functionaliteit vereist wel dat de omgeving on-line is. Hoe? U moet de bedrijfsgegevens hebben opgestart 1. Via de actieknop rechts onder krijgt u het menu met de optie - Bedrijf toekennen aan andere licentie - Hoe kan ik de systeembestanden controleren en herstellen Controleren U kunt een check uitvoeren op de systeembestanden. Via deze controle zal er een foutrapport per bestand worden gegenereerd die aangeeft waar er eventueel problemen kunnen voorkomen. Nadat de controle is uitgevoerd zult u opnieuw moeten aanmelden. Herstructureren Waarom herstructureren? Door diverse externe omstandigheden kan het voorkomen, dat indexen beschadigd zijn. Door deze bestanden opnieuw te herstructureren, worden ze hersteld. Wanneer herstructureren? Indien er indexen kapot zijn, kunnen de zoekacties op die bestanden niet meer goed lopen. Het eerste is dit te zien aan de promptlijsten. Wanneer we bijvoorbeeld door de grootboeklijst lopen en bij een bepaalde rekening de lijst weer van het begin af aan herhaald wordt, is dat een indicatie, dat deze index beschadigd is. Dit bestand moet dan worden geherstructureerd. Hoe? Thema is Office

29 Hoofdstuk: Aanmaken en onderhouden van een licentie - bedrijfsgegevens - U moet u eerst aanmelden met de gebruiker - BEHEERDER - 1. Kies voor het menu tabblad Beheer 2. Kies voor Systeembestanden 3. Kies Systeembestanden herstructureren of controleren. Andere thema's U moet u eerst aanmelden met de gebruiker - BEHEERDER - 1. Kies voor het Beheer - Bedrijf - Extra - Systeembestanden herstructureren of controleren Instellingen van het bedrijf Er zijn diverse tabbladen in de bedrijfgegevens waarin u specifieke instellingen kunt aanmaken. De meeste komen aan bod bij de help over de betreffende modules. Externe pakketten In dit tabblad kunt u snelkoppelingen aanmaken waarmee u externe programma's kunt opstarten. De volgende soorten zijn hier beschikbaar: 1 9

30 Hoofdstuk: Aanmaken en onderhouden van een licentie - bedrijfsgegevens - Telebankieren Extra Export Bestand Hier kunt u de banksoftware definiëren. Hier kunt u extra menu-opties definiëren Mogelijke export programma's zoals Excel (Uitvoer) Mogelijke uitvoer naar bestand programma's zoals Word (Uitvoer) Bedrijfs / Licentie instellingen Instellingen kunnen op een aantal niveau's worden vastgelegd. Het hoogste niveau is het licentie niveau. Instellingen die u hier vastlegt gelden voor alle administraties. U kunt hier op administratie niveau van afwijken indien u bij de administratie instellingen een andere waarde ingeeft. Standaard staat dan ook het [Niveau van] op Licentie. Zet u echter het niveau van op Administratie dan wordt er niet "overerft" van licentie maar dient u per administratie de zaken in te stellen. Voor elke groep instellingen kan worden bepaald t/m welk niveau de instellingen kunnen worden gewijzigd. Dit kan worden ingesteld door op het mapje Sjablonen te klikken en dan aan de rechterkant de gegevens aan te passen. Zo zien we bijvoorbeeld bij Scherm Gebruiker staan. Dit betekent dus dat zowel op Licentie, Administratie als op Gebruiker niveau zaken kunnen worden ingesteld. De hiërarchie is: licentie - administratie - gebruiker. Welke overzichten kunnen er gemaakt worden Bedrijfsgegevens Administratieregister De gegevens van het bedrijf Lijst met aanwezige administraties 2 0

31 Hoofdstuk: Aanmaken en onderhouden van een gebruiker Aanmaken en onderhouden van een gebruiker Als u Accept Financieel opstart krijgt u eerst het aanmeld scherm te zien. Door het invoeren van uw gebruikers naam en wachtwoord krijgt u toegang tot het hoofd programma. In dit artikel wordt o.a. besproken hoe u een gebruiker kunt aanmaken. In dit artikel Hoe moet een gebruiker worden aangemaakt Waarom moeten gebruikers worden aangemaakt Waarom word een gebruiker gekoppeld aan een gebruikersgroep Aanmaken en onderhouden van een gebruikersgroep Hoe worden de rechten van een gebruiker - bestanden - functies bepaald Hoe kan een wachtwoord worden ingesteld en of gewijzigd Hoe kan men zien welke gebruikers actief zijn Hoe moet een gebruiker worden verwijderd Hoe kan een administratie aan een gebruiker worden toegewezen Instellingen van een gebruiker Welke acties zijn er mogelijk Welke uitvoer is er mogelijk Hoe moet een gebruiker worden aangemaakt Thema is Office 2007 a. Kies voor het menu tabblad Beheer 2 1

32 Hoofdstuk: Aanmaken en onderhouden van een gebruiker b. Kies voor het menu gebruiker (Pijl onder de gebruiker). c. Kies Gebruiker aanmaken d. Nu zal er een wizard worden opgestart die u stapsgewijs een nieuwe gebruiker laat aanmaken. Op dezelfde manier kunnen de gebruikergegevens worden opgestart, of kan een gebruiker worden vrijgegeven c.q. worden verwijderd. Andere thema's a. Kies voor het menu Beheer - Gebruiker - Gebruiker aanmaken b. Nu zal er een wizard worden opgestart die u stapsgewijs een nieuwe gebruiker laat aanmaken. Op dezelfde manier kunnen de gebruikergegevens worden opgestart, of kan een gebruiker worden vrijgegeven c.q. worden verwijderd. U kunt ook via de statusbalk de gebruikersgegevens opstarten door dubbel te klikken op de betreffende gebruiker. Waarom moeten gebruikers worden aangemaakt 2 2 Een ieder die gebruik wil maken van Accept Financieel dient zich met zijn eigen gebruikers naam aan te melden. Het is niet mogelijk dat meerdere gebruikers met dezelfde naam zijn aangemeld. In het logboek wordt

33 Hoofdstuk: Aanmaken en onderhouden van een gebruiker bijgehouden met welk programma onderdeel een gebruiker bezig is. Per gebruiker kunnen een groot aantal instellingen worden vastgelegd. Dit betreft onder andere de opmaak van het scherm en de toegang tot bepaalde programma's en bestanden. U kunt een gebruiker aanmaken via de Gebruiker aanmaken Wizard. Na het gebruikelijke introductie scherm komt u bij het invoeren van de basis gegevens: Aanmeldnaam Naam Wachtwoord Geef hier de gebruikers naam in. Deze naam is verplicht. Geef hier de volledige naam van de gebruiker in. Dit is niet hetzelfde als de gebruikers naam. Dit veld is ook verplicht. Vul het wachtwoord in dat u wilt gebruiken voor deze gebruiker bij het aanmelden. Het wachtwoord is niet verplicht. Op de volgende pagina dient u de rechten te selecteren die voor de gebruiker van toepassing zijn. Hieronder vindt u daarover meer informatie. Waarom word een gebruiker gekoppeld aan een gebruikersgroep Door een gebruiker aan een groep te koppelen kunt u zijn of haar rechten beperken. Standaard zijn er in Accept Financieel reeds een aantal groepen aanwezig. Hieronder een overzicht van deze standaard groepen. Kijkgebruiker Gebruiker Administratiebeheer Bedrijfsgegevensbeheer Systeembeheer De gebruiker mag alleen maar gegevens bekijken maar kan geen gegevens wijzigen. Dit geeft een gebruiker recht tot het uitvoeren van standaard acties ten behoeve van de financiële aspecten van Accept Financieel. Hiermee krijgt de gebruiker rechten om administratie beheer te plegen. De gebruiker dient dan nog wel toegekend te worden aan een administratie, om hiervan de beheerder te worden. Hiermee krijgt de gebruiker rechten om de bedrijfsgegevens te wijzigen. Hiermee wordt de gebruiker een systeem beheerder en is hij gemachtigd om alle acties binnen het pakket uit te voeren. Beschikt u over de Beveiliging module dan zijn een aantal extra groepen aanwezig en kunt u ook zelf groepen aanmaken. Indien u met meerdere personen met Accept Financieel werkt is het heel handig om gebruikersgroepen aan te maken. Instellingen, zoals scherm opmaak en toegang tot bepaalde programma's en bestanden kunnen per groep worden vastgelegd. Hier een overzicht van de extra groepen indien u over de Beveiliging module beschikt. On-line gebruiker nivo 1 On-line gebruiker nivo 2 Administratiegroep On-line gebruiker met beperkte rechten. On-line gebruiker met uitgebreide rechten. Groep waar standaard de administraties aan gekoppeld zijn. Aanmaken en onderhouden van een gebruikersgroep 2 3

34 Hoofdstuk: Aanmaken en onderhouden van een gebruiker Gebruikersgroepen worden gebruikt om bepaalde rechten aan te koppelen. Hierdoor behoud u het overzicht over het rechtensysteem. Gebruikers kunnen lid zijn van een groep. Indien een gebruiker lid is van meerdere groepen, zullen de diverse rechten van die groepen voor die gebruiker gaan gelden. Het is mogelijk om zelf nieuwe gebruikersgroepen aan te maken. Hoe? 1. Indien er een groep is geselecteerd kiest u voor de knop wissen. 2. Vul de Code en Omschrijving van de nieuwe groep in. 3. Sla vervolgens de groep op. Toekennen gebruikers U kunt op meerdere manieren een gebruiker aan een groep koppelen. Via het groepsscherm zult u in het tabblad gebruikers de beschikbare gebruikers zien. Deze kunt u toevoegen aan de betreffende groep. U kunt ook in het scherm Gebruikersgegevens, via het tabblad rechten, deze gebruiker koppelen aan deze groep. Soort rechten Via de knop door deze groep wordt bepaald. kunt u bepalen welke soort rechten, Functie - Bestand - Administratie, Instellen rechten Via de actieknop kunt u de betreffende rechten voor deze groep instellen. Toekennen administraties Indien deze groep ook tot de soort - Administratie - behoord, kan hier worden bepaald welke administraties er aan deze groep zijn gekoppeld. Hiermee kunnen we de lijst van administraties filteren. 2 4 Hoe?

35 Hoofdstuk: Aanmaken en onderhouden van een gebruiker 1. Start - Openen administratie - 2. Aan- of uitvinken van - Filter op administratie per groep - Hiermee wordt de lijst beperkt tot alleen die administraties die voor de betreffende groepen van deze gebruiker gelden. Hoe worden de rechten van een gebruiker - bestanden - functies bepaald De rechten van gebruikers zijn op diverse manieren in te stellen. U heeft hiervoor de module Beveiliging nodig. In het tabblad rechten ziet u een overzicht van de verschillende gebruikersgroepen. Een gebruikersgroep heeft bepaalde rechten. Ofwel, als een gebruiker tot een bepaalde gebruikersgroep behoort, heeft hij alle rechten, die bij de betreffende gebruikersgroep hoort. Een gebruiker kan ook ingedeeld zijn bij meer dan een gebruikersgroep. 2 5

36 Hoofdstuk: Aanmaken en onderhouden van een gebruiker Als dat het geval is, zal hij over alle rechten beschikken van die desbetreffende gebruikersgroepen. Eventueel kunnen voor deze gebruiker bepaalde rechten uitgebreid of beperkt worden.. Indien een gebruiker geselecteerd is, kan hier worden nagegaan bij welke gebruikersgroep(en) die gebruiker is ingedeeld. Let op! Hoewel het mogelijk is om bij de gebruiker de diverse rechte in te stellen, raden wij dit toch af. De beste manier om de rechte voor een of meerdere gebruikers te bepalen is door dit te doen in een gebruikersgroep. Dit kunt u doen in een bestaande groep of u kunt een nieuwe groep aanmaken, waarin de afwijkende rechten worden opgenomen. De reden waarom wij dit adviseren is om het overzicht te kunnen bewaren. Dit voorkomt wildgroei en bevorderd de onderhoudbaarheid. Rechten op functies en/of bestanden kunnen ook worden ingesteld. U dient hiervoor per gekozen gebruiker het actie-menu te activeren om de betreffende functie op te starten. Recht of functies Via deze instellingen bepaald u op welke functies deze gebruiker recht heeft. Verder kunt u hier ook de rechten beperken voor een bepaalde functie. De volgende opties zijn hierbij mogelijk 2 6 Volledig beheer Bekijken Toevoegen Wijzigen Verwijderen Geen toegang De gebruiker kan alle beschikbare functies uitvoeren. De gebruiker kan deze functie alleen bekijken, maar geen wijzigingen e.d. maken. De gebruiker kan alleen gegevens toevoegen. Dit recht gaat meestal samen met het recht op bekijken. De gebruiker kan alleen gegevens wijzigen Dit recht gaat meestal samen met het recht op bekijken en/of toevoegen. De gebruiker kan alleen gegevens verwijderen. Dit recht gaat meestal samen met het recht op bekijken. De gebruiker kan de functie niet zien en/of benaderen.

37 Hoofdstuk: Aanmaken en onderhouden van een gebruiker Recht of bestanden Via deze instellingen kunt u de rechten op de bestanden beperken. Hiervoor zijn dezelfde opties al voor de functies mogelijk. (Zie hierboven) Hoe kan een wachtwoord worden ingesteld en of gewijzigd U kunt aan een gebruiker een wachtwoord koppelen, waardoor er een extra beveiligingsnivo wordt gecreëerd. Dit is vooral van belang indien u, ingeval van de MKB versie, niet wilt dat iedere gebruiker bij alle administraties kan komen en/of dat er gebruikers zijn met verschillende rechten. Hoe? Wijzigen wachtwoord 1. Opstart van de gebruikersgegevens 2. Wijzig het wachtwoord 3. Tijdens het opslaan krijgt u de vraag om het wachtwoord te bevestigen. Het wachtwoord is nu gewijzigd. Hoe kan men zien welke gebruikers actief zijn 2 7

38 Hoofdstuk: Aanmaken en onderhouden van een gebruiker Het scherm systeemstatus geeft een lijst van alle gebruikers en toont welke op dit moment actief zijn en ook wanneer een gebruiker voor het laatst zich heeft aangemeld. Hoe? Opstarten via het menu - Beheer - Bedrijf - Systeemstatus Opstarten via het scherm Gebruikersgegevens - Acties. Hoe moet een gebruiker worden verwijderd Indien u een gebruiker uit het systeem verwijderd, zal deze geen toegang meer hebben tot het systeem. Indien u een MKB licentie heeft, worden de administraties aan een bepaalde gebruiker gekoppeld. Hiermee wordt per gebruiker bepaald, met welke administraties hij of zij kan werken. Indien deze gebruiker wordt verwijderd, zult u deze administraties aan een andere gebruiker moeten koppelen om toegang te krijgen tot deze administratie. Indien deze gebruiker al is verwijderd, kunt u altijd via de speciale gebruiker - BEHEERDER -, de betreffende administraties koppelen. Hoe? Een gebruiker wordt verwijderd via een wizard. 1. Start de wizard - Gebruiker verwijderen - ( zie boven) 2. Selecteer de te verwijderen gebruiker uit de lijst van alle beschikbare gebruikers. 3. Bevestigen verwijderen van de gebruiker. Dit moet u doen door het woord VERWIJDER in te toetsen. De gebruiker is verwijderd 2 8 De te verwijderde gebruiker is niet zichtbaar in de lijst De lijst met gebruikers die getoond worden zijn de gebruikers die op dat moment NIET actief zijn. U zult eerst de gebruiker moeten vrijgeven alvoorts u deze kunt verwijderen.

39 Hoofdstuk: Aanmaken en onderhouden van een gebruiker Hoe kan een administratie aan een gebruiker worden toegewezen Dit moet gedaan worden bij de administratiegegevens. Instellingen van een gebruiker De basis instellingen van een gebruiker zult u bij de gebruiksgegevens vinden. Hier kunt u b.v. bepalen hoe of met welke administratie u gaat starten. De volgende mogelijkheden zijn er. Selecteren uit lijst Laatst gebruikt Vaste administratie Instellingengroep Na het aanmelden zal de keuze lijst van de administraties verschijnen. (Standaard) Na het aanmelden zal de laatste gebruikte administratie van deze gebruiker automatisch worden gekozen. Na het aanmelden zal de vaste administratie worden gekozen. Verder is het mogelijk om een instellingengroep aan de gebruiker te koppelen. Het voordeel hiervan is dat u via deze groep de instellingen kunt definiëren en dat dit dan voor alle gebruikers geldt dit deze groep gekozen hebben. U kunt deze groepen aanmaken, waarna u via de acties de betreffende instellingen kunt definiëren. Gebruikers instellingen Er zijn diverse instellingen mogelijk die voor een bepaalde gebruiker gelden. Standaard zijn dat de scherm instellingen. Hier kunt u aangeven hoe Accept gepresenteerd wordt. Zo kan bijvoorbeeld de Vormgeving, het Thema en het gebruik van Tabbladen worden ingesteld. Standaard maakt Accept Financieel gebruik van het Office 2007 thema (het lint) en staat het gebruik van Tabbladen op Boven. Indien u het kleurschema wenst aan te passen dan kiest u een andere Vormgeving. Wenst u geen Tabbladen te gebruiken dan kunt u deze op Geen zetten. Het is mogelijk dat er op bedrijfsnivo is vastgelegd dat de gebruikers nog meer zaken mogen instellen. Voor elke groep instellingen kan worden bepaald t/m welk nivo de instellingen kunnen worden gewijzigd. 2 9

40 Hoofdstuk: Aanmaken en onderhouden van een gebruiker Welke acties zijn er mogelijk Indien u de gebruikersgegevens heeft opgestart, kunt u via de actieknop de diverse zaken opstarten. Gebruiker aanmaken Gebruiker verwijderen Gebruiker vrijgeven Systeemstatus Rechten [ GEBRUIKER ] Instellingen Aanmaken nieuwe gebruiker Verwijderen van een bestaande gebruiker Vrijgeven van een gebruiker Welke gebruikers zijn er actief Via dit menu kunt u de rechten op functies en/of rechten op bestanden van deze gebruiker instellen. Instellingen van de gekozen gebruiker Welke uitvoer is er mogelijk Indien u de gebruikersgegevens heeft opgestart, kunt u via de uitvoerknop de diverse zaken opstarten. Vaste gegevens Gebruiker per groep Diverse gegevens van gebruikers tonen. Lijst van gebruikers per groep. 3 0

41 Hoofdstuk: Aanmaken en onderhouden van een administratie Aanmaken en onderhouden van een administratie Als ondernemer bent u wettelijk verplicht een goede administratie bij te houden en te bewaren. Dit is van belang voor uzelf, om inzicht te krijgen in uw bedrijfsvoering, voor de Belastingdienst, omdat u uw inkomsten en uitgaven moet kunnen verantwoorden. Een administratie is een systematische ordening van alle schriftelijke en elektronische gegevens over uw onderneming, niet alleen financiële gegevens (o.a. bonnetjes, facturen, bank- of giroafschriften), maar ook gegevens als contracten, urenregistratie en agenda's. Volgens de wet moet u uw administratie 7 jaar bewaren. U zult dan ook eerst een administratie moeten aanmaken. In dit artikel Hoe moet een administratie worden aangemaakt Uitleg over de doorlopende boekjaren i.v.m. de naamgeving Uitleg over een aantal instellingen Gebruik van aantallen - kostenplaatsen - kostendragers Importeren van een rekeningschema en of subadministratie Importeren van een administratie uit Accept financieel DOS Hoe kan ik een administratie ook zichtbaar maken in een andere licentie Kan de zoeknaam van een administratie wijzigen Hoe kan een gebruiker toegang krijgen tot een administratie Hoe moet een administratie worden gekozen Hoe moet een administratie worden verwijderd Het archiveren / terugzetten van een administratie Wanneer moet een administratie worden vrijgegeven Hoe kan ik een administratie herstructureren / herindexeren Hoe kan ik administraties groeperen Instellingen van een administratie Hoe kan ik het logboek bekijken Hoe moet een administratie worden aangemaakt Thema is Office

42 Hoofdstuk: Aanmaken en onderhouden van een administratie a. Kies voor het menu tabblad Beheer b. Kies voor het menu administratie (Pijl onder de administratie). c. Kies Administratie aanmaken d. Nu zal er een wizard worden opgestart die u stapsgewijs een nieuwe administratie laat aanmaken. Op dezelfde manier kunnen de administratiegegevens worden opgestart. Verder kunnen hier diverse andere opties met betrekking tot de administratie worden gevonden. Andere thema's 3 2

43 Hoofdstuk: Aanmaken en onderhouden van een administratie a. Kies voor het menu Beheer - Administratie- Administratie aanmaken b. Nu zal er een wizard worden opgestart die u stapsgewijs een nieuwe administratie laat aanmaken. Op dezelfde manier kunnen de administratiegegevens worden opgestart. Verder kunnen hier diverse andere opties met betrekking tot de administratie worden gevonden. U kunt ook via de statusbalk de administratiegegevens opstarten door dubbel te klikken op de betreffende administratie. Uitleg over de doorlopende boekjaren i.v.m. de naamgeving Bij het aanmaken van een administratie dient u een zoeknaam en een omschrijving in te geven. Wij verzoeken u onderstaande door te lezen alvorens een zoeknaam te kiezen. Misschien heeft u in het verleden al met ons Accept financieel voor Dos pakket gewerkt of met een gelijkwaardig pakket, waarbij u per boekjaar een nieuwe administratie aan diende te maken. In tegen-stelling tot deze pakketten werkt Accept Financieel met een doorlopend boekjaar. Een Accept Financieel boekhouding kent dus geen jaarafsluiting zoals u dat in Accept financieel (Dos) gewend bent. In Accept financieel (Dos) sloot u een administratie (voorlopig) af en creëerde daarmee een administratie voor het nieuwe boekjaar. Elke administratie had hier dan ook zijn eigen begin- en eindbalans. In Accept Financieel begint u met de administratie in een bepaald jaar en deze blijft met hetzelfde nummer/naam alle jaren zo doorlopen. Wilt u in een nieuw jaar gaan boeken dan maakt u het nieuwe boekjaar en de 3 3

44 Hoofdstuk: Aanmaken en onderhouden van een administratie bijbehorende perioden in de administratie aan. Indien u in het oude jaar boekingen verricht, dan worden deze ook naar het nieuwe jaar verwerkt. Boekt u bijvoorbeeld nog een betaling in het oude jaar, dan zal ook het beginsaldo van de bank in het nieuwe jaar en het resultaat aangepast worden. Via boekingen in de zogenaamde tussenbalans worden de resultaatrekeningen op nul geboekt en het resultaat wordt op de resultaatrekening geboekt. Wilt u het resultaat verdelen, dan opent u de tussen-balans en verdeeld u het resultaat. In Accept Financieel voert u eigenlijk alleen de zogenaamde start balans in. Bij het aanmaken van een nieuw boekjaar komt het resultaat van het vorige jaar in de tussenbalans. Een beginbalans voor het nieuwe boekjaar dient u niet in te voeren (is overigens ook niet mogelijk). In Accept Financieel geldt, dat de eindbalans van het vorige jaar altijd gelijk loopt met de beginbalans van het nieuwe jaar. Behalve bij die rekeningen waarop u via de tussenbalans het resultaat heeft verdeeld. Uitleg over een aantal instellingen De basis instellingen van een administratie zult u bij de administratiegegevens vinden. Hier kunt u b.v. bepalen hoe of u wel of niet gebruik maakt van kostenplaatsen. Verder dient u hier een aantal verplichte zaken, die nodig zijn bij het boeken, in te geven. Basisgegevens Valuta Afrondingsrekening Vraagposten rekening Dossier Komt uit licentie Hier moet de EURO worden gekozen. Deze rekening is verplicht, indien we gebruik willen maken van de financiële administratie. Alle bedragen worden zowel in euros als in guldens bewaard. Indien nog in guldens geboekt zou worden (alleen indien boekjaar < 2002), zullen er bij de euromutaties afrondingsmutaties ontstaan. Deze rekening is verplicht, indien we gebruik willen maken van de financiële administratie. Indien een administratie geconverteerd moet worden, of we gaan gegevens importeren, zullen die mutaties (die we niet thuis kunnen brengen), op de vraagposten rekening worden geboekt. Vrij veld Hier wordt aangegeven welke licentie de eigenaar is van deze administratie. Accept financieel DOS Het veld - Koppeling administraties financieel (DOS) - moet u alleen gebruiken indien u voor deze klant ook nog een of meerdere administraties in de DOS versie heeft. Deze koppeling is nodig om de DOS administratie te importeren of wanneer u vanuit de kolommenbalans de DOS administratie wilt inlezen. Verder kan er dan ook een koppeling gemaakt worden met de rapportage. Aantallen - kostenplaatsen en kostendragers Deze indicatoren bepalen of u de administratie inclusief aantallen, kostenplaatsen en/of kostendragers wilt voeren. Diverse zaken met betrekking tot aantallen, kostenplaatsen en/of kostendragers zullen dan in deze administratie ter beschikking komen. Presentatie 3 4 Het boekjaar dat hier gepresenteerd wordt is het standaard boekjaar van de administratie. Alle presentaties van deze administraties zullen standaard met het hier gekozen boekjaar beginnen. Bij het aanmaken van een nieuw boekjaar zal dit veld automatisch worden bijgewerkt. Indien u een voorgaand boekjaar gaat controleren kan het handig zijn om deze selectie te wijzigen, zodat u overal automatisch bij het te controleren boekjaar komt.

45 Hoofdstuk: Aanmaken en onderhouden van een administratie Locatie Onder aan het scherm wordt de locatie waar deze administratie zich bevind getoond. Over het algemeen is dit een map onder de standaard datamap, waar Accept is geïnstalleerd. Het is echter mogelijk om een administratie op een afwijkende locatie te installeren. De optie om een administratie op een afwijkende locatie te installeren kunt u bij de instellingen van de bedrijfsgegevens in- of uitschakelen. Gebruik van aantallen - kostenplaatsen - kostendragers Licentie Voor het gebruik van kostenplaatsen en/of kostendrager, zal ook u licentie hiermee rekening moeten houden. Indien u deze opties niet ter beschikking heeft, zal u een aangepaste licentie moeten aanvragen, Administratie Het is mogelijk om in een administratie gebruik te maken van de aantallen, kostenplaatsen en/of kostendragers. Indien u dit wilt, zult u dit op diverse plaatsen moeten aangeven, waaronder de administratiegegevens, waar u bepaald of er in deze administratie hiervan gebruikt wordt gemaakt. Grootboek Tevens moet u per grootboekrekening aangeven of deze gebruikt moet maken van de aantallen en/of met kostenplaatsen c.q. kostendragers. Kostenplaats en/of kostendrager De menuopties voor het aanmaken van kostenplaatsen en/of kostendragers zullen nu ook beschikbaar zijn, zodat u deze ook kunt gaan invoeren. Importeren van een rekeningschema en of subadministratie Het is mogelijk om een rekeningschema en/of subadministratie van een andere administratie over te nemen. Tijdens het aanmaken van een administratie zal op de laatste wizardpagina deze opties zichtbaar zijn. Verder zijn deze mogelijkheden ook via het menu benaderbaar. Via een wizard zult u stapsgewijs deze acties doorlopen. Hoe? Thema is Office

46 Hoofdstuk: Aanmaken en onderhouden van een administratie a. Kies voor het menu tabblad Beheer b. Kies voor het menu administratie (Pijl onder de administratie). c. Kies Exra d. Vervolgens Overnemen gegevens e. Nu heeft u de keuze uit de 2 opties f. Nu zal er een wizard worden opgestart die u stapsgewijs met het overnemen zal begeleiden. Andere thema's 3 6

47 Hoofdstuk: Aanmaken en onderhouden van een administratie a. Kies voor het menu tabblad Beheer b. Kies voor het menu administratie (Pijl onder de administratie). c. Kies Exra d. Vervolgens Overnemen gegevens e. Nu heeft u de keuze uit de 2 opties f. Nu zal er een wizard worden opgestart die u stapsgewijs met het overnemen zal begeleiden. Importeren van een administratie uit Accept financieel DOS Indien u voorheen gebruik maakte van Accept financieel DOS en nu deze DOS administratie wilt overzetten naar Accept Financieel moet u de volgende stappen doorlopen. Als eerste zult u bij de administratiegegevens het veld - Koppeling administraties financieel (DOS) - moeten aanvinken. Stappenplan Hoe? LET OP de dosversie! 3 7

48 Hoofdstuk: Aanmaken en onderhouden van een administratie Voordat u kunt overgaan van een Accept Financieel administratie naar een Accept voor Windows administratie, moet u er eerst voor zorgen, dat uw Accept financieel administratie geconverteerd is naar een versie hoger dan 7.2. Stappenplan Hier worden de stappen beschreven, zodat niets een succesvolle import van de administratie in de weg staat. 1. Controle administratie Accept financieel. Zorg ervoor, dat de te importeren administratie correct is en geen fouten bevat. 2. Aanmaken van een administratie in Accept voor Windows. Maak een nieuwe administratie aan indien dit nog niet gebeurd is. 3. Koppelen administratie Accept financieel DOS. Maak de menukeuze Beheer/Administratie/Administratiegegevens. Selecteer dan het tabblad Import/Export. Selecteer het externe pakket en vul in de kolom Externe administratie het administratienummer in. Indien een administratienummer letters bevat, dient u deze als hoofdletters in te voeren. Klik op de TAB-toets of kies Bewaren om de gegevens te bevestigen en op te slaan. Indien u gebruik wilt maken van de module Rapportage en/of Kolommenbalans, dan moet u in het tabblad Algemeen een vinkje plaatsen bij Koppeling administraties financieel Dos. 4. Aanpassen dagboeken in Accept financieel DOS. Omdat er in Accept voor Windows anders wordt omgegaan met dagboeken, is het aan te raden, om de dagboeken in Accept financieel DOS aan te passen. a. Tegenrekening dagboek. In tegenstelling tot Accept financieel DOS moeten in Accept voor Windows alle dagboeken een unieke tegenrekening hebben. Op deze tegenrekeningen mag door de gebruiker niet geboekt worden. b. Import. Wanneer de dagboeken geimporteerd worden, zullen alle dagboeken zonder tegenrekening of met eenzelfde tegenrekening niet geïmporteerd worden Oplossingen. Ga in Accept financieel Dos diverse unieke rekeningen aanmaken, die u dan gaat koppelen aan de verschillende dagboeken, zodat ook in Accept financieel Dos elk dagboek een unieke tegenrekening heeft of ga in Accept voor Windows deze rekeningen en dagboeken aanmaken, waardoor de import ook correct zal verlopen. 3 8 c. Beginbalans. Alleen in de start- en tussenbalans kan men op de tegenrekening van een dagboek boeken.

49 Hoofdstuk: Aanmaken en onderhouden van een administratie d. Automatisch in evenwicht boeken. In Accept financieel DOS werd door middel van het weglaten van een tegenrekening bepaald, dat de gebruiker het dagboek in evenwicht moest boeken. Indien het dagboek wel een tegenrekening had, werd het automatisch door het pakket gedaan. In Accept voor Windows is hiervoor een aparte optie gemaakt Automatische afsluitboeking maken. e. Uitsluitingen mutaties. Niet alle mutaties van Accept financieel DOS kunnen geimporteerd worden. Dit kan diverse oorzaken hebben: i. Beginbalans. Indien er in Accept voor Windows al boekjaren aanwezig zijn, zal de beginbalans niet worden meegenomen. Voor een deel is dit ook wenselijk, daar deze al aanwezig is (in de vorm van de eindbalans van het boekjaar van Accept voor Windows). Anderzijds kunnen er in Accept financieel DOS boekingen gedaan zijn, die eigenlijk wel moeten worden meegenomen. De import kan het verschil tussen deze twee soorten mutaties niet onderscheiden, zodat deze geen van beide worden geïmporteerd. U zult handmatig de relevante boekingen in de tussenbalans van Accept voor Windows moeten boeken. ii. Tegenrekening dagboek. Het is mogelijk om in Accept financieel DOS om direct op de tegenrekening van het dagboek te boeken. Daar dit in Accept voor Windows niet is toegestaan, zullen al deze boekingen op een vraagpostenrekening worden geboekt. Deze zult u na de import moeten nalopen en op de juiste wijze moeten gaan verwerken. iii. Afsluitmutaties. Dit zijn mutaties, die door het pakket zelf gegenereerd worden. Alle afsluitmutaties, die Accept financieel Dos heeft gemaakt, zullen niet geimporteerd worden. In plaats van deze afsluitmutaties zal Accept voor Windows zelf afsluitmutaties genereren. 2. B.T.W. rekeningen. Indien de B.T.W. codes in Accept financieel Dos langer dan 5 tekens is, kunnen deze niet worden geimporteerd. Er moet nu eerst in Accept voor Windows een aantal B.T.W. rekeningen worden aangemaakt. 4. Importeren van de vaste gegevens. We gaan nu de import wizard doorlopen, om alle vaste gegevens te importeren. Ook bij het importeren van de mutaties moeten allereerst alle vaste gegevens juist zijn geimporteerd, of zijn ingevoerd in Accept voor Windows. Maak de menukeuze Beheer/Administratie/Extra/Import/[DOS] Accept financieel. 3 9

50 Hoofdstuk: Aanmaken en onderhouden van een administratie a. Melding Dagboek begin. Allereerst verschijnt een melding, dat het importeren van de mutaties pas is toegestaan, als het dagboek BEGIN is geinitialiseerd. Tijdens het doorlopen van deze wizard zal de optie om de mutaties te importeren nog niet benaderbaar zijn. Deze melding kunt u ter kennisgeving aannemen. b. Melding Map Accept financieel niet bekend. Indien deze melding wordt getoond, is bij de bedrijfsgegevens de map niet geselecteerd, of Accept financieel is niet aanwezig. Hierdoor kan de import wizard niet worden gestart. c. Melding Administratie al geïmporteerd. Er heeft al een succesvolle import van deze administratie plaatsgevonden. Dit is een status bij de administratiegegevens. Importeren van de mutaties. Indien alle vaste gegevens zonder meldingen zijn geimporteerd, kunnen we opnieuw de import wizard gaan doorlopen en de mutaties gaan importeren.. Welkom. Via Klientregister: Kies hier een schijf, waar het Accept Financieel (DOS) met bijbehorende administratiebestanden is geïnstalleerd. a. Administratie Accept financieel. Hier zal het nummer van de te importeren administratie te zien moeten zijn. Indien dit niet het geval is, kan er het volgende aan de hand zijn: De naam van de Dos administratie is niet correct. b. Gegevens DOS administratie. (algemene gegevens van de importeren administratie worden weergegeven). c. Afrondingsrekening. Dit scherm verschijnt alleen, indien u gekozen heeft voor het importeren van de mutaties en er is in zowel Accept financieel DOS als in de administratiegegevens geen afrondingsrekening ingevuld. Elke administratie heeft een afrondingsrekening nodig, die u hier moet selecteren. Indien u deze eerst aan wil maken, moet u dit via de knop Nieuwe rekening aanmaken doen, waardoor de wizard voor het aanmaken van een grootboekrekening wordt gestart. d. Vraagpostenrekening. Dit scherm verschijnt alleen, indien u gekozen heeft voor het importeren van de mutaties en er in zowel Accept financieel DOS als in de administratiegegevens geen vraagposten rekening ingevuld is. Elke administratie heeft een vraagposten rekening nodig, die u hier moet selecteren. Indien u deze eerst wil aanmaken, moet u dit via de knop Nieuwe rekening aanmaken doen, waardoor de wizard voor het aanmaken van een grootboekrekening wordt gestart. e. Keuze wat te importeren. (dagboek, debiteuren, crediteuren, kostenplaatsen etc). De eerste keer zal de optie inzake de mutaties niet beschikbaar zijn. Alleen wanneer aan dagboek BEGIN een tegenrekening toegekend is (hetzij via de import, hetzij direct via handmatige invoer), zal het mogelijk zijn om deze optie te kiezen. Samenvatting van de keuzes. 4 0

51 Hoofdstuk: Aanmaken en onderhouden van een administratie f. Boekjaargegevens. Dit scherm verschijnt alleen, indien u gekozen heeft voor het importeren van de mutaties. Er wordt nu ook gecontroleerd, of er een juist boekjaar aanwezig is. Indien dit niet het geval is, kunt u dat aanmaken via de knop Aanmaken boekjaar. g. Verwijderen boekjaargegevens. Dit scherm verschijnt alleen, als het boekjaar van Accept financieel niet aansluit op het boekjaar van Accept voor Windows. Indien er in Accept financieel oudere boekjaren aanwezig zijn, kunnen deze worden verwijderd. Indien u hier voor kiest, zal de knop Verwijderen boekjaar worden vervangen door Ongedaan maken verwijderen boekjaar. Via deze knop kunt u deze instelling weer ongedaan maken. De boekjaren zullen tijdens de import worden verwijderd. Dit kan alleen maar als er nog geen mutaties in de betreffende boekjaren aanwezig zijn. h. Wat er geimporteerd wordt. Indien u op Verder drukt zal de import worden gestart. i. Indien een foutscherm. Vooral bij dagboeken zal het voorkomen, dat deze niet allemaal zijn geimporteerd. De reden is, dat er (in Accept financieel), met de tegenrekening van het dagboek anders wordt omgesprongen. In Accept voor Windows moet elk dagboek een tegenrekening hebben. Verder mag elke tegenrekening van een dagboek maar voor 1 dagboek gelden. Hierna gaat u weer naar Importeren. j. Dagboeken aanmaken. Om nu verder te gaan met de import, moeten er nieuwe rekeningen worden aangemaakt. Verder moeten deze dagboeken worden aangemaakt, waarna de nieuwe tegenrekeningen worden gekoppeld. k. Dagboeken samenvoegen. Het is ook mogelijk om diverse dagboeken samen te voegen. Dit doet u door bij dagboeken het betreffende dagboek te kiezen, waar naartoe moet worden samengevoegd. Hierna selecteert u het tabblad Import/export en kiest u in de importtabel voor Accept financieel DOS en de code(s), die moet(en) worden samengevoegd. l. Voltooien. Controle administratie na import. Conversie Hoe? 4 1

52 Hoofdstuk: Aanmaken en onderhouden van een administratie Indien we een administratie van een oudere versie openen, kunnen we met conversie geconfronteerd worden. Database conversie. De wijzigingen worden in de database structuur doorgevoerd. Data conversie. Zolang de conversie wizard niet goed is doorlopen en de administratie niet geconverteerd is, zal deze administratie niet geactiveerd kunnen worden. Conversie - uitleg 1. De conversie wizard wordt gestart. Dit proces kan overigens ZEER veel tijd in beslag nemen. 2. Controle grootboekrekeningen. Indien er koppelingen niet goed zijn, zal in het scherm Controle grootboekrekeningen een lijst met grootboekrekeningen verschijnen, waarvan de koppeling niet juist is. U zult hier een rekening moeten kiezen. 3. Gekozen rekening. In dit scherm wordt de door u geselecteerde rekening weergegeven. Als u op Verder klikt, kunt u een koppeling met een groepsrekening tot stand laten brengen. 4. Groepsrekening. Hier wordt een lijst met groepsrekeningen getoond, waaruit de juiste groep moet worden gekozen. 5. Bevestiging nieuwe koppeling. Dit scherm dient ter bevestiging van de door u gemaakte koppeling. Indien u op Verder klikt, komt de koppeling definitief tot stand. 6. Controle voltooid. Indien nog niet alle rekeningen juist zijn gekoppeld, zal de wizard opnieuw naar het tweede scherm van de wizard (Controle) springen. 7. Wijzigen rekeningsoort in groepsrekeningen. Deze wijzigingen werken door op de gehele administratie en zullen het resultaat kunnen beïnvloeden. Hier is het mogelijk om de rekeningsoort van een groep en de daarbij behorende grootboekrekeningen te wijzigen. 8. Controle afrondingsrekening. Via de knop Aanmaken grootboekrekening kan er een nieuwe grootboekrekening worden aangemaakt. 9. Archief maken. Hier kunt u eerst nog een archief van de administratie maken. 10. Starten correctie en voltooien. De conversie is nu voltooid en de administratie wordt geactiveerd. 4 2

53 Hoofdstuk: Aanmaken en onderhouden van een administratie Hoe kan ik een administratie ook zichtbaar maken in een andere licentie Het is mogelijk om een administratie door meerdere licenties te gebruiken. Hiervoor moet u de administratie toekennen aan een andere licentie. Alleen een gebruiker met systeembeheer rechten heeft toegang tot deze functie. Hoe? U gaat als volgt te werk: Onder de knop Acties bij de administratiegegevens vindt u de optie Ook beschikbaar in licentie. Kies voor deze optie en de wizard Administratie toekennen aan een andere licentie wordt gestart. 1. Introductiescherm. U kunt de administratie aan een andere licentie toekennen. Deze licentie moet dan wel een multi-client licentie zijn. 2. Selecteer licentie. Kies in dit scherm de licentie, waaraan u de administratie ter beschikking wilt stellen. 3. Toegewezen. De administratie is toegewezen aan de geselecteerde licentie. Kan de zoeknaam van een administratie wijzigen Het is mogelijk om de zoeknaam van een administratie te wijzigen. Hiervoor moet u de administratie toekennen aan een andere licentie. Alleen een gebruiker met systeembeheer rechten heeft toegang tot deze functie. Hoe? U gaat als volgt te werk: Maak de menukeuze Beheer/Administratie/Extra en kies vervolgens voor de optie Wijzigen zoeknaam. De volgende melding verschijnt: Wilt u de administratie sluiten? Klik op de OK knop voor bevestiging. 1. Introductiescherm. 2. Selecteer de administratie, waarvan u de zoeknaam wilt wijzigen. 3. Geef de nieuwe zoeknaam van de administratie op. 4. Voltooi de wizard 4 3

54 Hoofdstuk: Aanmaken en onderhouden van een administratie Hoe kan een gebruiker toegang krijgen tot een administratie MKB Versie Indien u beschikt over de MKB versie zult u een administratie moeten toewijzen aan een of meerdere gebruikers. Alleen die gebruikers zullen dan deze administratie zien. Accountant versie Indien u beschikt over een accountant versie zullen standaard alle gebruikers toegang hebben tot alle administraties. Wilt u echter uw eigen administratie en/of kantooradministratie afschermen voor uw medewerker, dan zult u deze administratie in een aparte licentie, de zogenaamde kantoorlicentie moeten aanmaken. Deze licentie kunt u desgewenst bij Accept aanvragen. Hoe moet een administratie worden gekozen Er kan op verschillende manieren een administratie worden gekozen. Bij het opstarten zal, afhankelijk van de instellingen van de gebruiker, een selectielijst komen, waar u een adminstratie kan kiezen. Tevens is het altijd mogelijk om via de sneltoets Ctrl+O deze lijst op te starten. Verder is het mogelijk om deze functie via het menu op te starten. Hoe? Thema is Office

55 Hoofdstuk: Aanmaken en onderhouden van een administratie a. Kies voor de Acceptmenu knop b. Kies voor Openen administratie. c. Of direct via het snelmenu Andere thema's a. Kies voor het menu Bestand - Openen administratie. b. Of voor de knoppenbalk Hoe moet een administratie worden verwijderd Een administratie kan op een eenvoudige manier worden verwijderd via het doorlopen van een wizard.. 4 5

56 Hoofdstuk: Aanmaken en onderhouden van een administratie Hoe? Thema is Office 2007 a. Kies voor het menu tabblad Beheer b. Kies voor het menu administratie (Pijl onder de administratie). c. Kies Administratie verwijderen d. Nu zal er een wizard worden opgestart die u stapsgewijs een administratie laat verwijderen. Andere thema's 4 6

57 Hoofdstuk: Aanmaken en onderhouden van een administratie a. Kies voor het menu Beheer - Administratie- Administratie verwijderen b. Nu zal er een wizard worden opgestart die u stapsgewijs een administratie laat verwijderen. Het archiveren / terugzetten van een administratie Het is raadzaam om regelmatig een archief te maken van uw administratie. Mocht er iets misgaan met uw computer, kunt u hierop terugvallen. Verder kan deze functies worden gebruikt om de administratie uit te wisselen met klant - accountant. Zowel archiveren als het terugzetten van een archief gebeurd via het doorlopen van een wizard. Hoe? Thema is Office

58 Hoofdstuk: Aanmaken en onderhouden van een administratie a. Kies voor het menu tabblad Beheer b. Kies voor het menu administratie archiveren (Pijl onder de administratie archiveren). c. U heeft hier nu de keuze tussen het archiveren of het terugplaatsen van een administratie. Indien u een administratie wilt archiveren kunt u ook direct op de knop boven administratie archiveren drukken. Andere thema's a. Kies voor het menu Beheer - Administratie- Archief b. U heeft hier nu de keuze tussen het archiveren of het terugplaatsen van een administratie. U moet nu de betreffende wizard doorlopen. Wanneer moet een administratie worden vrijgegeven 4 8 Wanneer diverse functies in een administratie niet te benaderen zijn en er zijn geen andere gebruikers met blokkerende functies bezig, dan kunt u via deze functie een administratie weer vrijgeven. Hoe?

59 Hoofdstuk: Aanmaken en onderhouden van een administratie Thema is Office 2007 a. Kies voor het menu tabblad Beheer b. Kies voor het menu administratie (Pijl onder de administratie). c. Kies Administratie vrijggeven d. Nu zal er een wizard worden opgestart die u stapsgewijs een administratie laat vrijgeven. Andere thema's 4 9

60 Hoofdstuk: Aanmaken en onderhouden van een administratie a. Kies voor het menu Beheer - Administratie- Administratie vrijggeven b. Nu zal er een wizard worden opgestart die u stapsgewijs een administratie laat vrijggeven. Hoe kan ik een administratie herstructureren / herindexeren Waarom herstructureren? Door diverse externe omstandigheden kan het voorkomen, dat indexen beschadigd zijn. Door deze bestanden opnieuw te herstructureren, worden ze hersteld. Wanneer herstructureren? Indien er indexen kapot zijn, kunnen de zoekacties op die bestanden niet meer goed lopen. Het eerste is dit te zien aan de promptlijsten. Wanneer we bijvoorbeeld door de grootboeklijst lopen en bij een bepaalde rekening de lijst weer van het begin af aan herhaald wordt, is dat een indicatie, dat deze index beschadigd is. Dit bestand moet dan worden geherstructureerd. Hoe? Thema is Office

61 Hoofdstuk: Aanmaken en onderhouden van een administratie a. Kies voor het menu tabblad Beheer b. Kies voor het menu administratie (Pijl onder de administratie). c. Kies Administratie herstructureren Andere thema's 5 1

62 Hoofdstuk: Aanmaken en onderhouden van een administratie a. Kies voor het menu Beheer - Administratie- Administratie herstructureren Met de knop Acties kunt u ervoor kiezen om alle bestanden te selecteren of om de selecties ongedaan te maken. U kunt vervolgens kiezen om het sorteren te starten. U krijgt in een volgende scherm de voortgang van het sorteren te zien. Na het sorteren klikt u op OK en kunt u er voor kiezen, om het resultaat van het sorteren te bewaren. Als u Ja kiest, dan moet u de locatie en naam van het.srt bestand opgeven, waarin de veranderingen komen te staan. Hoe kan ik administraties groeperen U kunt een administratie koppelen aan een of meerdere groepen. Indien deze groep ook tot de soort - Administratie - behoord, kan hier worden bepaald welke administraties er aan deze groep zijn gekoppeld. Hiermee kunnen we de lijst van administraties filteren. Hoe? 1. Start - Openen administratie - 5 2

63 Hoofdstuk: Aanmaken en onderhouden van een administratie 2. Aan- of uitvinken van - Filter op administratie per groep - Hiermee wordt de lijst beperkt tot alleen die administraties die voor de betreffende groepen van deze gebruiker gelden. Instellingen van een administratie Administratie instellingen Er zijn diverse instellingen mogelijk die voor een bepaalde administratie gelden. Standaard zijn dat de scherm instellingen zoals hoe Accept gepresenteerd wordt. Het is echter mogelijk er op bedrijfsnivo is bepaald dat de administratie meerdere zaken kunnen instellen. Voor elke groep instellingen kan worden bepaald t/m welk nivo de instellingen kunnen worden gewijzigd. Hoe kan ik het logboek bekijken Allerlei handelingen die een gebruiker verricht worden vastgelegd in het logboek. Hierbij wordt ook de datum en de tijd vermeld. U kunt hier bijvoorbeeld nazien welke gebruiker aan een bepaalde administratie heeft gewerkt, met welke programma's en hoe lang dit heeft geduurd. 5 3

64 Hoofdstuk: Aanmaken en onderhouden van een administratie Hoe? Thema is Office 2007 a. Kies voor het menu tabblad Beheer b. Kies Logboek Andere thema's a. Kies voor het menu Beheer - Bedrijf - Logboek Via het Uitvoer menu kunt u het logboek afdrukken. Vergeet niet de van tot en met periode in te voeren! 5 4

65 Hoofdstuk: Aanmaken en onderhouden van een administratie Het logboek kan ook worden opgeschoond. Ga via het Actie menu naar Leegmaken logboek. De Wizard wordt nu opgestart. 5 5

66 Hoofdstuk: Aanmaken en onderhouden van een administratie Selecteer hierna de administratie waarvoor u het logboek wilt leegmaken. Klik hierna op de <Verder> knop. Tenslotte dient u nog het woord LEEGMAKEN in te toetsen om het leegmaken te bevestigen. 5 6

67 Hoofdstuk: Aanmaken en onderhouden van de vaste gegevens Aanmaken en onderhouden van de vaste gegevens Om met een administratie te kunnen werken zullen er diverse gegevens aanwezig moeten zijn. Afhankelijk van hoe uitgebreid u te werk wilt gaan, denk bijvoorbeeld aan wel of geen subadministratie, zult u deze als eerste moeten aanmaken. In dit artikel Hoe moeten de vaste gegevens worden opgestart Aanmaken en onderhouden van de woonplaatsen Aanmaken en onderhouden van de landen Aanmaken en onderhouden van de titulaturen Aanmaken en onderhouden van de vertegenwoordigers Aanmaken en onderhouden van de categorieën Aanmaken en onderhouden van de betaalvoorwaarden Aanmaken en onderhouden van de groepsrekeningen Hoe moeten de vaste gegevens worden opgestart Thema is Office 2007 a. Kies voor het menu tabblad Start b. In de groep - Tabellen - staan de betreffende knoppen die de gegevens zal opstarten. 5 7

68 Hoofdstuk: Aanmaken en onderhouden van de vaste gegevens c. Indien u met de muis erop gaat staan, zal er een tooltip verschijnen met de omschrijving van de betreffende functie. d. Tevens is het mogelijk om via de menuknop, aan de rechterkant van deze knoppen, het bijbehordende menu te kiezen. Andere thema's a. Kies voor het menu Algemeen- Tabellen - <de betreffende functie> 5 8

69 Hoofdstuk: Aanmaken en onderhouden van de vaste gegevens Aanmaken en onderhouden van de woonplaatsen De woonplaatsen tabel wordt gebruikt bij de crediteuren, debiteuren en adressen. Via de actieknop kunt u een wizard opstarten waarmee u deze gegevens kunt importeren vanuit een CSV bestand. Via de uitvoer kunt u deze gegevens o.a. afdrukken. Aanmaken en onderhouden van de landen De landen tabel wordt gebruikt bij de crediteuren, debiteuren, adressen en titulaturen. Via de actieknop kunt u een wizard opstarten waarmee u deze gegevens kunt importeren vanuit een CSV bestand. Via de uitvoer kunt u deze gegevens o.a. afdrukken. Aanmaken en onderhouden van de titulaturen De titulaturen tabel wordt gebruikt bij de crediteuren, debiteuren en adressen. Via de actieknop kunt u een wizard opstarten waarmee u deze gegevens kunt importeren vanuit een CSV bestand. Via de uitvoer kunt u deze gegevens o.a. afdrukken. 5 9

70 Hoofdstuk: Aanmaken en onderhouden van de vaste gegevens Aanmaken en onderhouden van de vertegenwoordigers De vertegenwoordigers tabel wordt alleen gebruikt bij de debiteuren. Via de actieknop kunt u een wizard opstarten waarmee u deze gegevens kunt importeren vanuit een CSV bestand. Via de uitvoer kunt u deze gegevens o.a. afdrukken. Aanmaken en onderhouden van de categorieën De vertegenwoordigers tabel wordt alleen gebruikt bij de debiteuren. Via de actieknop kunt u een wizard opstarten waarmee u deze gegevens kunt importeren vanuit een CSV bestand. Via de uitvoer kunt u deze gegevens o.a. afdrukken. Aanmaken en onderhouden van de betaalvoorwaarden 6 0 De betaalvoorwaarde tabel wordt gebruikt bij de crediteuren en debiteuren. Deze voorwaarden worden gebruikt bij het aanmaken van de openstaande posten om de vervaldatum te bepalen. Hieronder worden de belangrijke velden uitgelegd. Via de actieknop kunt u een wizard opstarten waarmee u deze gegevens kunt importeren vanuit een CSV bestand. Via de uitvoer kunt u deze gegevens o.a. afdrukken. Vervaldatum op het einde Indien dit aan staat, zal de berekende vervaldatum naar het einde van

71 Hoofdstuk: Aanmaken en onderhouden van de vaste gegevens van de maand Aantal dagen Factuurtekst Factuurtekst indien kredietbeperking die betreffende maand schuiven. Aantal dagen, dat een openstaande post open mag staan. Hiermee wordt o.a. de vervaldatum van een openstaande post bepaald. Dit wordt bij de facturatie gebruikt om automatisch te tekst van de bepaalvoorwaarde te bepalen. Dit wordt bij de facturatie gebruikt om automatisch te tekst van de bepaalvoorwaarde te bepalen indien het kredietbeperking betreft.. Aanmaken en onderhouden van de groepsrekeningen Het doel van groepsrekeningen is om grootboekrekeningen te groeperen, waardoor o.a. een saldibalans kan worden gegenereerd. Een groepsrekening heeft een aantal eigenschappen, zoals soort, boekingszijde en wel of geen kapitaalrekening. De eigenschappen van een groep zullen doorgegeven worden aan de onderliggende grootboekrekeningen. Rekeningsoort Boekingzijde Kapitaalrekening Dit kan een balansrekening zijn of een resultaatrekening. Deze eigenschap is bepalend voor de onderliggende rekeningen is dwingend. Dit wordt gebruikt bij het boeken. Gegeven de keuze zal tijdens het boeken automatisch naar de juiste zijde worden gesprongen. Deze instelling in NIET dwingend voor de onderliggende rekeningen. Geeft aan of de betreffende - onderliggende - rekeningen tot het type kapitaal behoren. Deze eigenschap wordt o.a. gebruikt bij de jaarafsluiting. Het is namelijk mogelijk om kapitaalrekeningen hetzelfde te laten reageren als resultaatrekeningen. 6 1

72 Hoofdstuk: Aanmaken en onderhouden van de vaste gegevens 6 2

73 Hoofdstuk: Aanmaken en onderhouden van de vaste gegevens Opzetten van een rekeningschema In een boekhouding moet men vooraf vaststellen wat men achteraf van het lopende boekjaar wil weten. De eerste stap is het vaststellen in welke categorieën (= rekeningnummers) men de toekomstige transacties zal indelen. Een goede hulp daarbij kan een ondernemingsplan zijn. Per categorie maakt men één of meerdere grootboekrekeningen aan. Grootboekrekeningen hebben een cijfercode, die - wellicht paradoxaal - op alfabetische volgorde wordt gesorteerd. In Nederland is voor de opzet van dit rekeningschema een traditie, die men aanduidt als 'het decimale rekeningschema'. In België heeft de overheid een rekeningschema voorgeschreven, zodat de boekhouders daar minder fantasierijk te werk kunnen gaan. In dit artikel Hoe moet het grootboek worden opgestart Welke indeling - rubrieken - worden er meestal gebruikt Hoe moeten rekeningen worden gegroepeerd Waarom worden B.T.W. codes gekoppeld aan een grootboekrekening Mogelijkheid om vragen van de OB-aangifte te koppelen Hoe kan een subadministratie worden aangemaakt Zijn er nog overige kenmerken van een grootboekrekening Hoe moet het grootboek worden opgestart 6 3

74 Hoofdstuk: Aanmaken en onderhouden van de vaste gegevens Thema is Office 2007 a. Kies voor het menu tabblad Start b. Kies Grootboek Andere thema's a. Kies voor het menu Algemeen- Grootboek 6 4

75 Hoofdstuk: Aanmaken en onderhouden van de vaste gegevens b. U kunt ook direct de knoppenbalk benaderen U kunt ook gebruik maken van de sneltoets Ctrl+G, Welke indeling - rubrieken - worden er meestal gebruikt De grootboekrekeningen worden in de volgende rubrieken ingedeeld: rubriek 0 rubriek 1 rubriek 2 rubriek 3 rubriek 4 rubriek 5 rubriek 6 rubriek 7 rubriek 8 rubriek 9 rekeningen van vaste activa, eigen vermogen, voorzieningen en lang vreemd vermogen vorderingen, liquide middelen en korte schulden neutrale of tussenrekeningen voorraad grondstoffen, hulpstoffen en halffabrikaten kostenrekeningen rekeningen voor toewijzing van indirecte kosten (kostenplaatsen) fabricagerekeningen voorraden gereed product en goederen in bewerking verkooprekeningen en rekeningen voor kosten van de verkopen resultatenrekeningen. Rekeningen die bij elkaar horen, beginnen met hetzelfde cijfer of dezelfde groep cijfers. Bijvoorbeeld: Het eerste cijfer van de rekening "debiteuren" is 1, want debiteuren horen in rubriek 1, het tweede cijfer mogen wij vrij kiezen, meestal 3. Alle grootboekrekeningen die beginnen met 13 hebben dus iets te maken met debiteuren. Door het toevoegen van een derde cijfer kan men hierin weer verfijningen aanbrengen: 130 debiteuren; 131 dubieuze debiteuren; 132 afschrijving dubieuze debiteuren. In een winkelbedrijf maakt men géén gebruik van de rubrieken 3, 5, 6 en 9. In rubriek 7 staan de goederen die tevens gereed produkt zijn, omdat ze immers onveranderd weer worden doorverkocht. In een installatiebedrijf zal men rubriek 3 natuurlijk wel gebruiken, voor wat er aan buizen, montagemateriaal e.d. in het magazijn ligt. Zodra er voor een bepaald werk iets uit wordt gepakt, boekt men dat naar rubriek 7, 'installaties in aanbouw' oid. In 6 5

76 Hoofdstuk: Aanmaken en onderhouden van de vaste gegevens rubriek 8 komt vaak een rekening 'kosten verkoop' voor. Als de installatie wordt opgeleverd, boekt men 'kosten verkoop' aan 'installaties in aanbouw' (het woordje 'aan' voor een grootboekrekening betekent dat deze moet worden gecrediteerd) Hoe moeten rekeningen worden gegroepeerd Een grootboekrekening is onderdeel van een groep. Tijdens de invoer moet er dus een groepsrekening worden gekozen, waarmee tevens de belangrijke eigenschappen van die groep worden overgenomen. Diverse overzichten, zoals de saldibalans, worden gegenereerd vanuit de groep inclusief de subtotalen van die groep. Waarom worden B.T.W. codes gekoppeld aan een grootboekrekening De koppeling van een B.T.W. rekening is optioneel. Indien de grootboekrekening een B.T.W. koppeling heeft, dan zal er tijdens het boeken op deze grootboekrekening een B.T.W. rekening verplicht zijn, waarbij de hier gekozen B.T.W. rekening standaard worden aangeboden. Hiermee kan dan de B.T.W. op dezelfde boekingsregel worden geboekt. Mogelijkheid om vragen van de OB-aangifte te koppelen Het is mogelijk om de aangifte omzetbelasting automatisch te genereren. Hiervoor moet u echter wel de juiste koppelingen aanleggen. Per grootboekrekening die gegevens bevat voor de aangifte moet u dan de - rubriek, soort en teken instellen. Aan de hand van deze gegevens kan er een aangifte worden opgebouwd. De rubrieken lopen parallel aan die van de aangifte, terwijl de soort bepalend is of het omzet betreft of dat het de omzetbelasting is. Het teken bepaald of de bedragen positief om negatief moeten worden opgenomen. 6 6

77 Hoofdstuk: Aanmaken en onderhouden van de vaste gegevens Hoe kan een subadministratie worden aangemaakt Er kunnen voor zowel de debiteuren als de crediteuren meerdere subadministraties worden aangemaakt.. De saldi van een subadministratie worden verzameld per grootboekrekening waarbij het kenmerk van een subadministratie aanstaat en waaraan debiteuren of crediteuren aan gekoppeld zijn. Zijn er nog overige kenmerken van een grootboekrekening Hieronder zullen de overige kenmerken van een grootboekrekening worden besproken. Kapitaalrekening Subadministratie crediteuren Subadministratie debiteuren Deze optie wordt bepaald door de gekozen groep en kan invloed hebben over de manier waarop de afsluiting met deze rekening omgaat. Dit is de grootboekrekening waaraan een subadministratie is gekoppeld en waar de saldi van die subadministratie worden verzameld. Dit is de grootboekrekening waaraan een subadministratie is gekoppeld en waar de saldi van die subadministratie worden verzameld. Rekening voor jaarafsluiting BTW rekening Blokkeren voor boeken Aantallen Kostenplaatsen Kostendragers Dit is de rekening die is gekoppeld aan het boekjaar en waarop de automatische afsluiting het resultaat zal boeken. Aan deze rekening kan een BTW-code worden gekoppeld. De saldi zullen ook op deze rekening worden verzameld. Indien dit aanstaat, kan er op deze rekening niet worden geboekt. Standaard staat deze optie aan bij o.a. de tegenrekening van de dagboeken. Indien de administratie gebruik maakt van aantallen, kan hier per grootboekrekening worden bepaald of deze ook gebruik zal maken van de aantallen. Indien de administratie gebruik maakt van kostenplaatsen, kan hier per grootboekrekening worden bepaald of deze ook gebruik zal maken van de kostenplaatsen. Indien de administratie gebruik maakt van kostendragers kan hier per grootboekrekening worden bepaald of deze ook gebruik zal maken van de kostendragers. 6 7

78 Hoofdstuk: Aanmaken van een dagboek Aanmaken van een dagboek Een financieel dagboek is een onderdeel van de financiële boekhouding. In het dagboek vindt in chronologische volgorde aantekening plaats van alle bedrijfsgebeurtenissen die leiden tot wijzigingen in de grootte of de samenstelling van het vermogen. In een boekhouding komen nagenoeg altijd de dagboeken, kasboek, bankboek, inkoopboek, verkoopboek, diverse postenboek (memoriaal), voor: Afhankelijk van de behoefte van het bedrijf kan een grotere verscheidenheid aan dagboeken in gebruik zijn. De aantekening vindt plaats aan de hand van de primaire documenten die op de gebeurtenissen betrekking hebben. Primaire documenten zijn bijvoorbeeld kwitanties, bankrekeningafschriften, inkoopfacturen, kopie-verkoopfacturen. De primaire documenten worden systematisch gearchiveerd. Bij de dagboekaantekening wordt een verwijzing geplaatst naar het primaire document. Periodiek worden de mutaties van het dagboek samengeteld en via het journaal op de verschillende rekeningen van het grootboek geboekt In dit artikel Hoe moeten de dagboeken worden opgestart Welke soorten dagboeken zijn er Hoe kunnen we een dagboek automatisch afsluiten Waarom moet ik een tegenrekening opgeven Hoe moet ik de beginstand van de bank opgeven Welke overige instellingen zijn er Kan ik een dagboek verwijderen 6 8

79 Hoofdstuk: Aanmaken van een dagboek Hoe moeten de dagboeken worden opgestart Thema is Office 2007 a. Kies voor het menu tabblad Start b. De knop Dagboeken zal de functie opstarten. Andere thema's a. Kies voor het menu Algemeen- Dagboeken. 6 9

80 Hoofdstuk: Aanmaken van een dagboek b. U kunt de debiteuren ook via de knoppenbalk activeren. U kunt ook gebruik maken van de sneltoets Ctrl+D. Welke soorten dagboeken zijn er Bij een dagboek moet altijd een soort worden toegekend. Hiermee geven we aan wat er met dat dagboek gedaan kan worden. Tevens zal ook het boekingsprogramma hierop reageren. Bank/Giro Kas Inkoop Verkoop Memoriaal Overige Hiermee geven we aan dat het om een bankboek gaat. Dit is het kasboek Via dit dagboek worden de inkopen geboekt. Dit is vooral belangrijk voor het aanmaken van openstaande posten. Deze zullen in dit dagboek, zonder extra vragen worden aangemaakt Via dit dagboek worden de verkopen geboekt. Dit is vooral belangrijk voor het aanmaken van openstaande posten. Deze zullen in dit dagboek, zonder extra vragen worden aangemaakt Dagboek waarin de memoriaal boekingen worden gedaan. Alle overige dagboeken Hoe kunnen we een dagboek automatisch afsluiten Een van de basisprincipes van het boekhouden is dat er in evenwicht geboekt moet worden. In een memoriaal dagboek zullen de boekingen meestal door de gebruiker in evenwicht worden geboekt, zodat het saldo van deze boekingen nul zijn. Het is echter ook mogelijk dat het programma dit voor u doet. Dit betekend dat er bij het afsluiten van een dagboek, door het programma de benodigde afsluitboekingen worden gemaakt. Dit is vooral makkelijk bij bankboeken. Om dit aan te geven moet u in het dagboek het vinkje "Automatische afsluitboeking aanmaken" aanzetten. 7 0

81 Hoofdstuk: Aanmaken van een dagboek Waarom moet ik een tegenrekening opgeven Er zijn diverse redenen waarom het dagboek een tegenrekening moet hebben. De belangrijkste reden hiervoor is dat bij het automatisch afsluiten van het dagboek, er een rekening bekent moet zijn waarop de tegenboeking gedaan moet worden. Op deze grootboekrekening kan de gebruiker alleen in de start- en tussenbalans boekingen verrichten, zoals de beginstand van de bank. In de overige gevallen doen we dit ook om het programma een ontsnappingsmogelijkheid te geven. Hoe moet ik de beginstand van de bank opgeven Alleen bij de start van een administratie moeten de kas en bank standen worden opgegeven. Dit gebeurd in de startbalans. Terug naar boven Welke overige instellingen zijn er Verder zijn er nog een aantal instellingen die ook gebruikt worden door het boekingsprogramma. Stuknummer Laatste boeking Factuurnummer Hierin wordt het laatste stuknummer gezet. Deze wordt o.a. bij het inkoop en verkoopboek automatisch opgehoogd Hierin wordt de laatste boekdatum van dit dagboek neergezet. Indien soort gelijk is aan verkoop, kunt u hier het factuurnummer neerzetten. Indien het dagboek van het type Bank/Giro is dan kunt u bij de eigenschappen ook het bank-/gironummer invoeren. Kan ik een dagboek verwijderen Indien er voor dit dagboek nog geen boekingen zijn verricht, kunt u dit dagboek verwijderen. Dit is echter niet meer mogelijk indien er boekingen zijn gemaakt. Ook indien u deze boekingen verwijderd zal dit niet meer mogelijk zijn, daar deze mutaties niet fysiek worden verwijderd. Het is wel mogelijk om dit dagboek onzichtbaar te maken via het uitschakelen van dit dagboek. 7 1

82 Hoofdstuk: Aanmaken van een dagboek 7 2

83 Hoofdstuk: Aanmaken van een boekjaar Aanmaken van een boekjaar Een boekjaar is de periode waarover de jaarrekening van de onderneming verslag uitbrengt. Het boekjaar duurt meestal 12 maanden, tenzij het een verkort of een verlengd boekjaar betreft. In Europa lopen boekjaren meestal van 1 januari tot 31 december. In de VS lopen boekjaren vaak over de kalender-jaargrens heen. Indien een boekjaar niet afloopt op 31 december, dan wordt het boekjaar aangeduid met het jaartal waarin het boekjaar afloopt. Bijvoorbeeld: een boekjaar dan loopt van 1 april 2007 tot 30 maart 2008, wordt aangeduid als "boekjaar 2008". In dit artikel Hoe moeten de boekjaren worden opgestart Uitleg over doorlopende boekjaren Kan er een verlengd / verkort boekjaar worden aangemaakt Hoe kan ik een boekjaar aanmaken Waarvoor dient de rekening voor jaarafsluiting Kan ik het boekjaar in periodes indelen Kan ik een boekjaar en of periode blokkeren Hoe werkt de jaarafsluiting Wat verstaan we onder een doorlopende jaarafsluiting Kunnen de kostenplaatsen en of kostendragers ook worden afgesloten Hoe moeten de boekjaren worden opgestart Thema is Office

84 Hoofdstuk: Aanmaken van een boekjaar a. Kies voor het menu tabblad Start b. In de groep - Tabellen - staan de betreffende knoppen die de Periode / boekjaren zal opstarten. c. Indien u met de muis erop gaat staan, zal er een tooltip verschijnen met de omschrijving van de betreffende functie. d. Tevens is het mogelijk om via de menuknop, aan de rechterkant van deze knoppen, het bijbehordende menu te kiezen. Andere thema's 7 4

85 Hoofdstuk: Aanmaken van een boekjaar a. Kies voor het menu Algemeen- Tabellen - Periode / boekjaren Uitleg over doorlopende boekjaren Binnen een administratie zijn meerdere boekjaren aanwezig. Het is dus mogelijk om zonder van administratie te wisselen de boekhouding te voeren van alle aanwezige boekjaren. Doordat er meerdere boekjaren aanwezig zijn, zal de afsluiting ook automatisch verlopen. Hiervoor moet er per boekjaar een afsluitrekening worden gedefinieerd Dit zal bij het aanmaken van een nieuw boekjaar worden gedaan, waarbij tevens het voorgaand boekjaar wordt afgesloten. Dit houd echter niet in dat u hierin niet meer kunt boeken. Zolang u een boekjaar niet heeft geblokkeerd kunt u alle zaken in dat betreffende boekjaar uitvoeren en zullen de jaarafsluitboekingen constant worden bijgewerkt. Kan er een verlengd / verkort boekjaar worden aangemaakt De lengte van een boekjaar kan bij het aanmaken ervan worden bepaald, waardoor het mogelijk is om een boekjaar te verlengen of te verkorten. Verlenging: Het boekjaar kan worden verlengd tot twee kalenderjaren minus één dag. Het besluit tot verlenging moet voor het einde van het oorspronkelijke boekjaar zijn genomen. 7 5

86 Hoofdstuk: Aanmaken van een boekjaar Verkorting: Voor verkorting van een boekjaar bestaat geen limitering, mits de reden voor de verkorting aannemelijk kan worden gemaakt. Het besluit voor verkorting van het boekjaar moet zijn genomen voor de datum waarop het beoogde verkorte boekjaar zal eindigen. Hoe kan ik een boekjaar aanmaken Het aanmaken van een boekjaar geschied in het scherm Periode / Boekjaren, waar er een wizard kan worden opgestart die u stapgewijs door het aanmaken van een boekjaar begeleid. Tijdens het aanmaken van een boekjaar zult u diverse zaken moeten ingeven die in dit artikel worden besproken. Ook zal er een jaarafsluiting tijdens dit proces worden gemaakt. Waarvoor dient de rekening voor jaarafsluiting zie Hoe werkt de jaarafsluiting Kan ik het boekjaar in periodes indelen Om het boeken van de administratie te versnellen wordt er gebruik gemaakt van een eriode tabel. Een periode is een verdere verdeling van het boekjaar. De mutaties zullen nu gegroepeerd worden per periode, waardoor er diverse overzichten en filter per periode kunnen worden gedaan. Bij het aanmaken van een boekjaar wordt er bepaald hoeveel periodes er zijn en hoelang deze duren. Kan ik een boekjaar en of periode blokkeren 7 6 Het is mogelijk om in een voorgaand boekjaar mutaties te corrigeren en/of nieuwe mutaties te boeken. Dit is niet altijd wenselijk, zeker wanneer het jaarverslag definities is uitgebracht, mag de administratie niet meer worden gewijzigd. Het is daarom mogelijk om een boekjaar en/of periode te blokkeren. Hierdoor kan het nog wel worden benaderd, maar wijzigingen in de mutaties of boekingen in het betreffende boekjaar worden dan geblokkeerd.

87 Hoofdstuk: Aanmaken van een boekjaar (De)blokkeren U kunt de functie voor het (de)blokkeren van een boekjaar opstarten via de actie knop rechts onder het scherm van de boekjaren. U moet voor de optie Mutaties blokkeren kiezen, waardoor er via een wizard de keuze voor de periode of boekjaar kan worden gemaakt. Tijden het doorlopen van deze wizard krijgt u de vraag of u hier een wachtwoord aan wilt toekennen. Hierdoor kan niet zomaar iedereen het boekjaar weer deblokkeren. Hoe werkt de jaarafsluiting Bij het aanmaken van een nieuw boekjaar zal er automatisch een jaarafsluiting van het voorgaand boekjaar plaatsvinden. U zult een afsluitrekening moeten toekennen, waarop het resultaat wordt geboekt.. Het is dan nog steeds mogelijk om de voorgaande boekjaren te bewerken. De jaarafsluiting zal tijdens deze bewerkingen direct opnieuw worden doorgerekend. Wat verstaan we onder een doorlopende jaarafsluiting Ondanks dat een boekjaar is afgesloten, kunnen we hier nog wel gewoon in boeken en corrigeren. Indien dit gedaan wordt, zullen de afsluitboekingen worden bijgewerkt zodat de jaarafsluiting intact blijft. Deze actie noemen we de doorlopende jaarafsluiting. Kunnen de kostenplaatsen en of kostendragers ook worden afgesloten Tijdens het aanmaken van een nieuw boekjaar zal, indien er gebruik wordt gemaakt van kostenplaatsen / kostendragers, de vraag worden gesteld of u deze ook wilt afsluiten. Indien dit wordt gedaan, zullen de saldi van op nul worden gesteld. Dit zal dan ook bij de doorlopende jaarafsluiting gaan gebeuren. 7 7

88 Hoofdstuk: Aanmaken en onderhouden van een B.T.W.-code Aanmaken en onderhouden van een B.T.W.-code B.T.W. is de belasting over de toegevoegde waarde en is uitsluitend bedoeld voor de consument. Dit betekent dat u de aan uw onderneming gefactureerde B.T.W. als voorbelasting weer kunt terugvorderen bij de aangifte omzetbelasting. Er wordt daarbij geen verschil gemaakt tussen kosten, inkopen en investeringen. B.T.W. staat ook wel bekend onder de naam omzetbelasting. Uit uw administratie moet duidelijk en overzichtelijk de aan en door u in rekening gebrachte B.T.W. bedragen kunnen achterhalen. Uit de administratie moet tevens de omzet door leveringen en diensten aan het buitenland te achterhalen zijn. Daarnaast moet het privé gebruik van goederen en diensten uit de eigen onderneming blijken. De B.T.W. hierover is namelijk niet aftrekbaar als voorbelasting. In dit artikel Hoe moet de B.T.W. worden opgestart Waarvoor dient een B.T.W.-code Uitleg over koppeling met grootboekrekening Percentage en koppeling grootboekrekeing zijn jaaronafhankelijk Hoe moet de B.T.W. worden opgestart Thema is Office

89 Hoofdstuk: Aanmaken en onderhouden van een B.T.W.-code a. Kies voor het menu tabblad Start b. In de groep - Tabellen - staan de betreffende knoppen die de B.T.W. zal opstarten. c. Indien u met de muis erop gaat staan, zal er een tooltip verschijnen met de omschrijving van de betreffende functie. d. Tevens is het mogelijk om via de menuknop, aan de rechterkant van deze knoppen, het bijbehordende menu te kiezen. Andere thema's 7 9

90 Hoofdstuk: Aanmaken en onderhouden van een B.T.W.-code a. Kies voor het menu Algemeen- Tabellen - B.T.W. Waarvoor dient een B.T.W.-code In het rekeningschema zijn er diverse B.T.W.-rekeningen, voor ieder tarief een, aangemaakt. Tijdens het boeken van o.a. inkopen en verkopen, zal de B.T.W. uit de facturen worden gehaald en geboekt worden op deze rekeningen. Om dit proces te vergemakkelijken en te versnellen kunt u aan een grootboekrekening een B.T.W.- code koppelen. Tijdens het boeken van deze grootboekrekeningen, zal automatisch de B.T.W. vraag worden gesteld en zal afhankelijk van de keuze de B.T.W. uit het totaal bedrag worden gehaald, of bij het bedrag worden opgeteld. Tijdens het afsluiten van dit dagboek, zullen er automatisch B.T.W.-afsluitboekingen worden gegenereed, die de handmatige B.T.W.-boeking zal vervangen. Uitleg over koppeling met grootboekrekening Gegeven het feit dat het programma aan de hand van de B.T.W.-code zelf afsluitboekingen gaat genereren, moet er bekent zijn naar welke grootboekrekening deze afsliutboeking moet gaan. Vandaar dat we aan een B.T.W.- code ook een grootboekrekening koppelen. Deze koppeling heeft een aanvangsdatum, waardoor het mogelijk is om na verloop van tjid van grootboekrekening te wisselen. 8 0

91 Hoofdstuk: Aanmaken en onderhouden van een B.T.W.-code Percentage en koppeling grootboekrekeing zijn jaaronafhankelijk Eens in de zoveel tijd komt het voor dat de B.T.W. percentages worden gewijzigd. Hiervoor zou u dan een nieuwe B.T.W.-code kunnen aanmaken, maar dat is niet ideaal. Om dit op te lossen worden de percentages even als de koppeling met de grootboekrekening datum afhankelijk gemaakt. Dit houd in dat aan deze gegevens een datum vast zit. Het percentage en de koppeling geldt vanaf die datum en eindigt op het moment dat de datum van een volgende koppeling wordt bereikt. 8 1

92 Hoofdstuk: Aanmaken van een debiteur Aanmaken van een debiteur Een subadministratie geeft een verdere detaillering van een collectief. Bijvoorbeeld: debiteuren. Op de grootboekrekening 'Debiteuren' wordt een bedrag aangegeven wat op afnemers is te vorderen. In de subadministratie 'debiteuren' wordt dit saldo per afnemer en per transactie bijgehouden. In dit artikel Hoe moeten de debiteuren worden opgestart Uitleg over de verschillende velden Wat zijn vrije velden en hoe zijn deze te gebruiken Aanmaken van een subadministratie via de koppeling met een grootboek Kan ik een debiteur verwijderen Hoe moeten de debiteuren worden opgestart Thema is Office 2007 a. Kies voor het menu tabblad Start b. De knop Debiteuren zal de functie opstarten. Andere thema's 8 2

93 Hoofdstuk: Aanmaken van een debiteur a. Kies voor het menu Algemeen- Debiteuren. b. U kunt de debiteuren ook via de knoppenbalk activeren. U kunt ook gebruik maken van de sneltoets Ctrl+E. Uitleg over de verschillende velden De invoer velden Code en Naam zijn verplichte velden. De code mag zowel numerieke als alfanumerieke tekens bevatten. Daarnaast kent het debiteuren scherm verschillende tab bladen. Op het tabblad Algemeen kunt u de NAW gegevens invoeren. Dit is niet verplicht. Daarnaast kunt u bijvoorbeeld het Banknummer invoeren. Als het banknummer een gironummer betreft, moet voor dit nummer een P ingevoerd worden (bijvoorbeeld P123456). Ook heeft u de mogelijkheid om waarden van de vrije velden in te voeren. 8 3

94 Hoofdstuk: Aanmaken van een debiteur Het tabblad Financieel is onderdeel van zowel het scherm Debiteuren als van het scherm Crediteuren. We nemen hier de belangrijkste invoer- en keuzemogelijkheden door. Valuta Standaardvaluta die voor deze debiteur gebruikt dient te worden Dit is een verplicht invoerveld. Betalingsvoorwaarden Betalingsvoorwaarden, die voor de debiteur gehanteerd worden. Deze zijn van belang voor het maken van de betaaladvieslijst. Categorie Gegeven, waardoor debiteuren gesorteerd kunnen worden. Verzamelrekening De subadministratie rekening Vaste verkooprekening Indien u in het verkoopboek een boeking op de debiteur maakt dan zal automatisch deze rekening als tegenrekening worden aangeboden. Status Geen status is de standaardinstelling. Status is alleen van toepassing als u gebruik maakt van de module telebanking. Bij het aanmaken van een openstaande post zal deze de status krijgen zoals die hier is ingegeven. 8 4

95 Hoofdstuk: Aanmaken van een debiteur Wat zijn vrije velden en hoe zijn deze te gebruiken Vrije velden zijn invoer velden die u zelf kunt aanmaken. Het aanmaken van deze velden gebeurd bij de administratie instellingen. U kunt dus per administratie extra invoer velden aanmaken. Kies bij de instellingen voor Tabellen en daarna Debiteuren. Vink aan dat u het veld wilt tonen en geef daarna het veld een naam. U dient ook aan te geven of het een Tekst, Datum, Ja-nee keuze, Getal, Numeriek of Bedrag veld is. Tenslotte geeft u de lengte van het veld aan. Let op! U kunt een veld later niet van type wijzigen indien u al gegevens bij het veld heeft ingevoerd. Aanmaken van een subadministratie via de koppeling met een grootboek Via het invoer tabblad Financieel kunt u een debiteur aan een subadministratie rekening koppelen. Boekingen op de debiteur zullen dan terecht komen in de balans op deze verzamelrekening. U kunt meerdere subadministraties voeren. Zo kunt u er voor kiezen om aan uw debiteuren buitenland een andere verzamel rekening toe te kennen. Het aanmaken van een verzamel rekening gebeurd in het grootboek. Kan ik een debiteur verwijderen Indien er voor deze debiteur nog geen boekingen zijn verricht, kunt u hem verwijderen. Dit is echter niet meer mogelijk indien er boekingen zijn gemaakt. Ook indien u deze boekingen verwijderd zal dit niet meer mogelijk zijn, daar deze mutaties niet fysiek worden verwijderd. Het is wel mogelijk om deze debiteur onzichtbaar te maken via het uitschakelen van deze debiteur. 8 5

96 Hoofdstuk: Aanmaken van een crediteur Aanmaken van een crediteur Een subadministratie geeft een verdere detaillering van een collectief. Bijvoorbeeld: crediteuren. Op de grootboekrekening 'Crediteuren' wordt een bedrag aangegeven wat de leveranciers te vorderen hebben. In de subadministratie crediteuren wordt dit saldo per leverancier en per transactie bijgehouden. In dit artikel Hoe moeten de crediteuren worden opgestart Uitleg over de verschillende velden Wat zijn vrije velden en hoe zijn deze te gebruiken Aanmaken van een subadministratie via de koppeling met een grootboek Kan ik een crediteur verwijderen Hoe moeten de crediteuren worden opgestart Thema is Office 2007 a. Kies voor het menu tabblad Start b. De knop Crediteuren zal de functie opstarten. Andere thema's 8 6

97 Hoofdstuk: Aanmaken van een crediteur a. Kies voor het menu Algemeen- Debiteuren. b. U kunt de debiteuren ook via de knoppenbalk activeren. U kunt ook gebruik maken van de sneltoets Ctrl+I. Uitleg over de verschillende velden De invoer velden Code en Naam zijn verplichte velden. De code mag zowel numerieke als alfanumerieke tekens bevatten. Daarnaast kent het crediteuren scherm verschillende tab bladen. Op het tabblad Algemeen kunt u de NAW gegevens invoeren. Dit is niet verplicht. Daarnaast kunt u bijvoorbeeld het Banknummer invoeren. Als het banknummer een gironummer betreft, moet voor dit nummer een P ingevoerd worden (bijvoorbeeld P123456). Ook heeft u de mogelijkheid om waarden van de vrije velden in te voeren. 8 7

98 Hoofdstuk: Aanmaken van een crediteur Het tabblad Financieel is onderdeel van zowel het scherm Debiteuren als van het scherm Crediteuren. We nemen hier de belangrijkste invoer- en keuzemogelijkheden door. Valuta Standaardvaluta die voor deze debiteur gebruikt dient te worden Dit is een verplicht invoerveld. Betalingsvoorwaarden Betalingsvoorwaarden, die voor de debiteur gehanteerd worden. Deze zijn van belang voor het maken van de betaaladvieslijst. Verzamelrekening De subadministratie rekening Vaste inkooprekening Indien u in het inkoopboek een boeking op de crediteur maakt dan zal automatisch deze rekening als tegenrekening worden aangeboden. Status Geen status is de standaardinstelling. Status is alleen van toepassing als u gebruik maakt van de module telebanking. Bij het aanmaken van een openstaande post zal deze de status krijgen zoals die hier is ingegeven. Extern debiteurennummer Hier kan het debiteurennummer, dat de leverancier gebruikt, worden opgegeven. Dit nummer zal standaard mee worden genomen bij de betaalopdrachten bij telebanking. G-Rekening Indien u gebruik maakt van telebanking dan kunt u ook de g-rekening gegevens invoeren. Zorg er wel voor dat u bij de instellingen (Instellingen - Betaalopdrachten - Gebruik G-rekening) aangeeft dat u met de G-Rekening wilt gaan werken. 8 8

99 Hoofdstuk: Aanmaken van een crediteur Wat zijn vrije velden en hoe zijn deze te gebruiken Vrije velden zijn invoer velden die u zelf kunt aanmaken. Het aanmaken van deze velden gebeurd bij de administratie instellingen. U kunt dus per administratie extra invoer velden aanmaken. Kies bij de instellingen voor Tabellen en daarna Crediteuren. Vink aan dat u het veld wilt tonen en geef daarna het veld een naam. U dient ook aan te geven of het een Tekst, Datum, Ja-nee keuze, Getal, Numeriek of Bedrag veld is. Tenslotte geeft u de lengte van het veld aan. Let op! U kunt een veld later niet van type wijzigen indien u al gegevens bij het veld heeft ingevoerd. Aanmaken van een subadministratie via de koppeling met een grootboek Via het invoer tabblad Financieel kunt u een crediteur aan een subadministratie rekening koppelen. Boekingen op de crediteur zullen dan terecht komen in de balans op deze verzamelrekening. U kunt meerdere subadministraties voeren. Zo kunt u er voor kiezen om aan uw crediteuren buitenland een andere verzamel rekening toe te kennen. Het aanmaken van een verzamel rekening gebeurd in het grootboek. Kan ik een crediteur verwijderen Indien er voor deze crediteur nog geen boekingen zijn verricht, kunt u hem verwijderen. Dit is echter niet meer mogelijk indien er boekingen zijn gemaakt. Ook indien u deze boekingen verwijderd zal dit niet meer mogelijk zijn, daar deze mutaties niet fysiek worden verwijderd. Het is wel mogelijk om deze crediteur onzichtbaar te maken via het uitschakelen van deze crediteur. 8 9

100 Hoofdstuk: Aanmaken en onderhouden van kostenplaatsen - kostendragers Aanmaken en onderhouden van kostenplaatsen - kostendragers Kostendragers en kostenplaatsen worden gebruikt bij het doorberekenen van de kosten en de opbrengsten van een order of opdracht. Daardoor wordt aangegeven ten laste of ten bate van wat de kosten/opbrengsten worden afgeboekt/bijgeschreven. In dit artikel Hoe moeten de kostenplaatsen worden opgestart Hoe moeten de kostendragers worden opgestart Uitleg over de verschillende velden Wanneer kunt u gebruik maken van kostenplaatsen en of kostendragers Kan ik een kostenplaats en of kostendrager verwijderen Hoe moeten de kostenplaatsen worden opgestart Thema is Office

101 Hoofdstuk: Aanmaken en onderhouden van kostenplaatsen - kostendragers a. Kies voor het menu tabblad Start b. In de groep - Tabellen - staan de betreffende knoppen die de gegevens zal opstarten. c. Indien u met de muis erop gaat staan, zal er een tooltip verschijnen met de omschrijving van de betreffende functie. d. Tevens is het mogelijk om via de menuknop, aan de rechterkant van deze knoppen, het bijbehordende menu te kiezen. Andere thema's 9 1

102 Hoofdstuk: Aanmaken en onderhouden van kostenplaatsen - kostendragers a. Kies voor het menu Algemeen <de betreffende functie> Hoe moeten de kostendragers worden opgestart Thema is Office 2007 a. Kies voor het menu tabblad Start b. In de groep - Tabellen - staan de betreffende knoppen die de gegevens zal opstarten. c. Indien u met de muis erop gaat staan, zal er een tooltip verschijnen met de omschrijving van de betreffende functie. 9 2 d. Tevens is het mogelijk om via de menuknop, aan de rechterkant van deze knoppen, het bijbehordende menu te kiezen.

103 Hoofdstuk: Aanmaken en onderhouden van kostenplaatsen - kostendragers Andere thema's a. Kies voor het menu Algemeen <de betreffende functie> Uitleg over de verschillende velden De invoer velden Code en Omschrijving zijn verplichte velden. De code mag zowel numerieke als alfanumerieke tekens bevatten. Daarnaast kent het kostenplaatsen / kostendragers scherm verschillende tab bladen. Op het tabblad Algemeen kunt u aangeven wat de omschrijving van de rekening in een andere taal is. Ook kunt u het veld Begroting invoeren. Als u kostenplaatsen en kostendragers gebruikt om de kosten/opbrengsten voor een project bij te houden en dit project is beeïndigd dan kunt u een vinkje zetten bij Afgesloten. Er kan dan niet meer op de betreffende kostenplaats/kostendrager geboekt worden. 9 3

104 Hoofdstuk: Aanmaken en onderhouden van kostenplaatsen - kostendragers Wanneer kunt u gebruik maken van kostenplaatsen en of kostendragers U kunt alleen gebruik maken van kostenplaatsen en of kostendragers wanneer u dit aangeeft in de administratiegegevens. Als er voor het gebruik van kostenplaatsen/kostendragers gekozen is, kan in het rekeningschema aangegeven worden of deze over kostenplaatsen/kostendragers uitgesplitst moeten worden. Worden er vervolgens boekingen verricht in een administratie met kostenplaatsen/kostendragers, dan verschijnt er in het boekingsscherm een extra kolom, waarin de kostenplaats en of kostendrager geselecteerd kan worden. Kan ik een kostenplaats en of kostendrager verwijderen Indien er voor deze kostenplaats/kostendrager nog geen boekingen zijn verricht, kunt u hem verwijderen. Dit is echter niet meer mogelijk indien er boekingen zijn gemaakt. Ook indien u deze boekingen verwijderd zal dit niet meer mogelijk zijn, daar deze mutaties niet fysiek worden verwijderd. Het is wel mogelijk om deze kostenplaats/kostendrager onzichtbaar te maken via het uitschakelen van deze kostenplaats/kostendrager. 9 4

105 Hoofdstuk: Aanmaken van een adres Aanmaken van een adres In dit artikel Hoe moeten de adressen worden opgestart Uitleg over de verschillende velden Wat zijn vrije velden en hoe zijn deze te gebruiken Hoe kan ik van een adres een debiteur of crediteur maken Hoe moeten de adressen worden opgestart Thema is Office 2007 a. Kies voor het menu tabblad Start b. De knop Adressen zal de functie opstarten. Andere thema's 9 5

106 Hoofdstuk: Aanmaken van een adres a. Kies voor het menu Algemeen- Tabellen - Adressen. b. U kunt de adressen ook via de knoppenbalk activeren. U kunt ook gebruik maken van de sneltoets Ctrl+N. Uitleg over de verschillende velden Het invoer veld Zoeknaam is een verplicht veld. 9 6

107 Hoofdstuk: Aanmaken van een adres Wat zijn vrije velden en hoe zijn deze te gebruiken Vrije velden zijn invoer velden die u zelf kunt aanmaken. Het aanmaken van deze velden gebeurd bij de administratie instellingen. U kunt dus per administratie extra invoer velden aanmaken. Kies bij de instellingen voor Tabellen en daarna Adressen. Vink aan dat u het veld wilt tonen en geef daarna het veld een naam. U dient ook aan te geven of het een Tekst, Datum, Ja-nee keuze, Getal, Numeriek of Bedrag veld is. Tenslotte geeft u de lengte van het veld aan. Let op! U kunt een veld later niet van type wijzigen indien u al gegevens bij het veld heeft ingevoerd. Hoe kan ik van een adres een debiteur of crediteur maken Door in het Actie menu te kiezen voor Maak debiteur/crediteur kunt u een debiteur of crediteur aanmaken. De NAW gegevens van het adres worden dan meegenomen. Nadat u de keuze heeft gemaakt wordt er een Wizard opgestart waarin u het debiteuren of crediteuren kunt aangeven. 9 7

108 Hoofdstuk: Aanmaken van een adres 9 8

109 Hoofdstuk: Aanmaken van een adres 9 9

110 Hoofdstuk: Aanmaken van een adres Vastleggen van financiële mutaties - Handmatig boeken Het vastleggen van de financiële mutaties gebeurd in het financieel dagboek scherm. In dit artikel Hoe moet het boekingsprogramma worden opgestart Algemene uitleg over het boekingsproces Uitleg over hoe het boekingscherm opgebouwd is en hoe men dit kan beïnvloeden Wat is de functie van een startbalans en wat moet men hier invoeren Wat is de functie van een tussenbalans en wat moet men hier invoeren Uitleg over de instellingen Hoe moet het boekingsprogramma worden opgestart Thema is Office 2007 a. Kies voor het menu tabblad Start b. Kies Boeken Andere thema's 1 0 0

111 Hoofdstuk: Aanmaken van een adres a. Kies voor het menu Financieel - Boeken b. U kunt ook direct de knoppenbalk benaderen U kunt ook gebruik maken van de sneltoets Ctrl+B, Algemene uitleg over het boekingsproces Alle boekingen worden in Accept Financieel direct verwerkt. Openstaande posten en saldilijsten zijn dus altijd up to date. Uitleg over hoe het boekingscherm opgebouwd is en hoe men dit kan beïnvloeden U dient eerst een Dagboek en een Boekjaar te selecteren alvorens u met het invoeren van de mutaties kunt beginnen. Een boekjaar kiezen Ga in het invoer veld boekjaar staan en kies F4, om het keuzescherm te openen. Indien een boekjaar niet voorkomt, dan zal het boekjaar eerst aangemaakt moeten worden. Indien een boekjaar geblokkeerd is, kan deze hier niet worden gekozen. Via Blokkeren boekjaren in perioden en of boekjaren, kunnen boekjaren en/of perioden worden geblokkeerd of gedeblokkeerd

112 Hoofdstuk: Aanmaken van een adres Saldi Rechtsboven in het scherm worden de saldi weergegeven. Allereerst zien we het dagboek saldo, dan het saldo van de boekingsrun en daarna het saldo van de rekening waarop geboekt wordt. Links staat het saldo voor akkoord van de boekregel, rechts het saldo na akkoord van de boekregel. Dagboek op nul boeken Indien u in een dagboek zit en de optie Automatische afsluitboeking maken staat uit, dan bent u verplicht, om het dagboek op nul te boeken. Dit houdt in, dat het saldo van de boekingsrun nul moet zijn. U kunt het boekingsprogramma niet verlaten, voordat dit gedaan is. Links onder het boekingsscherm ziet u de volgende twee rubrieken: Boekingsrun Elke keer wanneer u in het boekingsprogramma komt en gaat boeken, zal er een nieuwe boekingsrun worden aangemaakt. Elke mutatie, die u tijdens deze boekingssessie maakt, zal aan deze run toegekend worden. Wanneer u het boekingsscherm afsluit, zal de boekingsrun worden afgesloten. Zie ook Automatische afsluitboeking aanmaken Journaalpost In dagboeken met de optie Automatische afsluitboeking aanmaken zullen er automatisch journaalpostnummers worden toegekend. Iedere keer als het saldo van het dagboek nul is, zal een journaalpost worden afgesloten en een nieuwe worden gemaakt. Binnen een journaalpost zijn een aantal beperkingen voor het boeken. De volgende velden kunnen tijdens een lopende journaalpost niet worden gewijzigd: - Periodedatum: Indien deze kolom beschikbaar is, kan deze alleen bij het starten van een nieuwe journaalpost worden bepaald. - Periode: Alleen bij het starten van een nieuwe journaalpost kan deze worden bepaald. - Valuta: Alleen bij het starten van een nieuwe journaalpost kan deze worden bepaald. Indien men tijdens een lopende journaalpost de periode wijzigt, zal er gevraagd worden of alle perioden binnen deze journaalpost gewijzigd moeten worden. Alle perioden binnen een journaalpost moeten gelijk zijn Periodedatum De kleinste tijdseenheid binnen Accept Financieel is een dag. Per dag zullen de cumulatieven worden bewaard. Hierdoor kan men bijvoorbeeld op elk gewenst tijdstip een openstaande postenlijst printen, zoals die er op die dag uitzag. In het boekingsscherm kan men standaard alleen een documentdatum en een periode kiezen. Uit deze twee gegevens zal de periodedatum worden bepaald. De volgende situaties kunnen zich voordoen: Documentdatum valt binnen periode: De periodedatum zal gelijk zijn aan de documentdatum. Documentdatum ligt voor de periode: De periodedatum zal gelijk zijn aan de begindatum van de periode. Documentdatum ligt na de periode: De periodedatum zal gelijk zijn aan de einddatum van de periode.

113 Hoofdstuk: Aanmaken van een adres Grootboekrekeningen waarop niet geboekt mag worden - Er mag niet op een tegenrekening van een dagboek worden geboekt, behalve in de start- en tussenbalans. Indien u tijdens het boekjaar het saldo van een tegenrekening wilt wijzigen, kan dit alleen bij die dagboeken, die de optie Automatische afsluitboeking maken hebben (start het dagboek op en maak een boeking). Wanneer het dagboek nu wordt afgesloten, zal het totale bedrag (dat geboekt is) automatisch op de tegenrekening worden geboekt. - Er mag nooit direct op de grootboekrekening van een subadministratie worden geboekt. U moet in dat geval op de betreffende subadministratie- rekeningen boeken, waardoor de grootboekrekening van de subadministratie automatisch wordt bijgewerkt. - U kunt niet boeken op de Rekening voor jaarafsluiting. Alleen in de start- en tussenbalans mag er op deze rekening worden geboekt. - Op rekeningen, die de optie Blokkeren voor boeken hebben, kan niet geboekt worden. Nummering van facturen Omdat Accept Financieel doorlopende boekjaren kent, is het niet verstandig, om elk jaar weer met hetzelfde factuurnummer te beginnen. Er worden dan namelijk dezelfde openstaande posten gebruikt als die van de jaren daarvoor (inclusief alle saldi). Het is verstandig, om het factuurnummer vooraf te laten gaan door het jaartal, waardoor elke factuur uniek is. Bij de debiteuren kan men zelf het factuurnummer bepalen, terwijl bij de crediteuren dit door de leverancier wordt gedaan. Daarnaast is het aan te raden, om bij de crediteuren de facturen een intern nummer te geven en deze als factuurnummer te gebruiken. Automatisch ophogen factuurnummer Alleen in het verkoopboek kan het factuurnummer automatisch worden opgehoogd. Dit gebeurt echter alleen, wanneer een journaalpost wordt afgesloten. Rekeningsoort In het boekingsprogramma kan men boeken op grootboekrekeningen, debiteuren en crediteuren. Standaard hoeft u geen rekeningsoort te kiezen. Deze zal na het intoetsen van het rekeningnummer of de debiteur/crediteur code automatisch worden bepaald. Indien eenzelfde code voor een grootboekrekening, debiteur en/of crediteur wordt gebruikt, zal het programma een keuzescherm laten zien. B.T.W. vraag Indien een grootboekrekening een B.T.W. koppeling heeft, zal er automatisch naar de B.T.W. kolom worden gesprongen, waarbij ook de standaard B.T.W. code wordt aangeboden. Deze code kan men nog wijzigen of verwijderen. Indien men hierna op Enter of Tab drukt, zal de B.T.W. vraag worden gesteld. De mogelijkheden zijn: - Druk op Enter: We staan nu op de kolom voor het B.T.W. bedrag. Er is nu niets berekend. - Druk op plus (rechterkant toetsenbord): We staan nu op de kolom voor het B.T.W. bedrag. Indien er geen bedrag in stond, zal de B.T.W. nu worden berekend. - Druk op min (rechterkant toetsenbord): We staan nu op de kolom voor het B.T.W. bedrag. Indien er geen bedrag in staat, zal de B.T.W. nu berekend en uit het bedrag gehaald worden en tevens worden aangeboden. Ook zal het originele bedrag exclusief B.T.W. worden weergegeven. Indien we het B.T.W. bedrag selecteren, kunnen we deze nog wijzigen. Indien we dit doen, zal er een indicatie B.T.W. handmatig worden aangezet, zodat per mutatie te zien is, of de B.T.W. is gewijzigd

114 Hoofdstuk: Aanmaken van een adres Corrigeren U kunt boekingsregels te allen tijde weer corrigeren of verwijderen. Nadat het boekingsprogramma is afgesloten, kan dit alleen nog maar via corrigeren historische mutaties. Voor het corrigeren van een mutatie moet u deze regel selecteren. Hierna moet u op de toets F11 drukken, of de knop Wijzigen mutatie. Hierna kan de mutatie gecorrigeerd worden. Automatische incasso (telebanking) Indien u gebruik maakt van de module Automatische incasso kunt u bij de debiteur aangeven, of de openstaande post automatisch geïncasseerd moet worden. Indien dit bij de debiteur variabel is, zal dit gevraagd worden bij het aanmaken van een openstaande post voor deze debiteur. Boekingsverslag Indien er mutaties aangemaakt of gewijzigd zijn, zal gevraagd worden of er een boekingsverslag geprint moet worden op het moment dat u er voor kiest om de boekingsrun, ofwel het boekingsvenster te sluiten. Boeken met tegenrekening In de Accept Financieel is het mogelijk, om de volledige journaalpost op 1 regel te boeken. Op het einde van een boekingsregel kunt u het rekeningnummer van de tegenrekening invullen en vervolgens op Enter klikken. De volgende regel wordt gevuld (tegenboeking). Klik vervolgens op de knop Bewaren. Opmerkingen: - Er wordt automatisch een mutatie gegenereerd. - Het is alleen mogelijk bij dagboeken, die u zelf in evenwicht moet boeken. - Het bedrag van de tegenboeking is het saldo van de boekingsrun. - De tegenrekening is niet meer te benaderen via corrigeren. De automatisch gegenereerde regel moet dan gecorrigeerd worden. Wat is de functie van een startbalans en wat moet men hier invoeren Dit is de allereerste beginbalans van de betreffende administratie. Hierin wordt de start situatie van de administratie ingegeven. Door in het Actie menu te kiezen voor Mutaties Startbalans boekjaar kan men een Wizard starten, zodat men in de startbalans komt

115 Hoofdstuk: Aanmaken van een adres In Accept Financieel begint u met de administratie in een bepaald jaar en deze blijft met hetzelfde nummer/naam alle jaren zo doorlopen. Wilt u in een nieuw jaar gaan boeken dan maakt u gewoon het nieuwe boekjaar en de bijbehorende perioden in de administratie aan. Indien u in het oude jaar boekingen verricht, dan worden deze ook naar het nieuwe jaar verwerkt. Boekt u bijvoorbeeld nog een betaling in het oude jaar, dan zal gelijk ook het beginsaldo van de bank in het nieuwe jaar en het resultaat aangepast worden. In Accept Financieel voert u eigenlijk alleen de zogenaamde startbalans in. Een beginbalans voor het nieuwe boekjaar dient u - en kunt u - ook niet invoeren. In Accept Financieel geldt, dat de eindbalans van het vorige jaar altijd gelijk loopt met de beginbalans van het nieuwe jaar. Behalve bij die rekeningen waarop u via de tussenbalans het resultaat heeft verdeeld. Na het doorlopen van de Wizard komt u in het boekingsscherm terecht. Bij het muteren van de startbalans moet op een aantal zaken gelet worden. - De mutaties worden altijd geboekt in het dagboek BEGIN. - Voor de beginbalans is nooit een boekjaar aanwezig. - U kunt dit scherm pas verlaten, als het dagboek BEGIN in evenwicht is geboekt

116 Hoofdstuk: Aanmaken van een adres Wat is de functie van een tussenbalans en wat moet men hier invoeren Bij het aanmaken van een nieuw boekjaar komt het resultaat van het vorige jaar in de tussenbalans. Via boekingen in de zogenaamde tussenbalans worden de resultaat rekeningen op nul geboekt en het resultaat wordt op de rekening voor jaarafsluiting geboekt. Wilt u het resultaat verdelen, dan opent u de tussenbalans en verdeeld u het resultaat. Door in het Actie menu te kiezen voor Mutaties tussenbalans kan men een Wizard starten, zodat men in de tussenbalans komt. In het eerste scherm van deze Wizard selecteert u het boekjaar, waarvan u het resultaat wilt verdelen. Doorloop de rest van de Wizard (twee schermen, waarin uitleg wordt gegeven over het verdelen van het resultaat). Na het voltooien van de Wizard komt u in het boekingsscherm, om het resultaat te gaan verdelen

117 Hoofdstuk: Aanmaken van een adres Uitleg over de instellingen [Algemeen] Faktnr alleen ophogen bij debiteur Faktnr is stuknr bij inkoopdagboek Faktnr is stuknr bij verkoopdagboek Lager stuknummer niet opslaan Omschrijving openpost overnemen BTW invoer zonder koppeling Alleen crediteur bij inkoopdagboek Alleen debiteur bij verkoopdagboek [Tonen] Kostenplaatsnaam Kostendragernaam [Meldingen] Documentdatum Documentdatum niet controleren Waarschuwing bij controle documentdatum Foutmelding bij controle documentdatum Waarschuwing indien periode afwijkt Kas negatief melding Saldo controle bij corrigeren batch 1 0 7

118 Hoofdstuk: Automatisch laten vastleggen van de financiële mutaties - Automatisch boeken Automatisch laten vastleggen van de financiële mutaties - Automatisch boeken In Accept Financieel bestaat de mogelijkheid tot automatisch boeken. Bij het automatisch boeken worden regel voor regel mutaties aangeboden aan het boekingprogramma welke uit verschillende bronnen afkomstig kunnen zijn. U dient dan ook als eerste een keuze te maken welke soort mutaties u wilt gaan boeken. In dit artikel Hoe moet het automatisch boeken worden opgestart Welke opties kent het automatisch boeken Algemene uitleg over de automatische verwerking van de mutaties Hoe moet het automatisch boeken worden opgestart Thema is Office 2007

119 Hoofdstuk: Automatisch laten vastleggen van de financiële mutaties - Automatisch boeken a. Kies voor het menu tabblad Start b. Kies Boeken - Automatisch boeken Andere thema's a. Kies voor het menu Financieel - Automatisch boeken Welke opties kent het automatisch boeken? Afhankelijk van de soort mutaties die u wilt verwerken krijgt u een keuze scherm in beeld. Zie hiervoor: Verwerken van de bankafschriften via automatisch boeken Verwerken van journaalposten via automatisch boeken Verwerken van import mutaties via automatisch boeken Tenslotte komt u terecht in het scherm Opties

120 Hoofdstuk: Automatisch laten vastleggen van de financiële mutaties - Automatisch boeken Hier een overzicht van de opties: Wisselen van dagboek; het programma zal om accoord vragen indien er van dagboek gewisseld dient te worden. Bewaren van de mutatie; aan het einde van iedere mutatie regel zal het programma vragen of deze accoord is. Zeker als u voor de eerste keer dit programma gebruikt is dat een goede optie. Nog niet alle rekeningen zullen namelijk juist gekoppeld zijn. Na verloop van tijd zal dit echter wel het geval zijn en kunt u beter dit vinkje uitschakelen zodat het boeken sneller zal verlopen. Van alle velden; per veld dient u accoord te geven. Deze optie kunt u maar beter uit laten staan. Indien er bijvoorbeeld een onbekende rekening vermeld staat op een regel dan stopt het programma automatisch zodat u dit kunt corrigeren. Wijzigen van stuknummer; het programma zal om accoord vragen indien het stuknummer wijzigt. Ook deze optie staat standaard uit. Onderdruk gebruikersvragen; met deze optie worden een aantal waarschuwingen (zoals aanpassing de mededeling dat de periodedatum wordt aangepast) onderdrukt. Verwijder run na verwerking; de geïmporteerde gegevens kunnen na verwerking automatisch worden verwijderd. Normaal gesproken worden deze tijdens de verwerking alleen op de status Verwerkt gezet. Uiteraard kunt u later handmatig de run ook nog verwijderen. Stuknummer automatisch ophogen bij nieuw bankafschrift; deze optie staat standaard uit en is alleen van toepassing indien u bankafschriften gaat verwerken. De optie staat uit omdat het stuknummer al meegegeven wordt met het bankafschrift. Deze is gelijk aan het bankafschrift nummer van de bank.

121 Hoofdstuk: Automatisch laten vastleggen van de financiële mutaties - Automatisch boeken Algemene uitleg over de automatische verwerking van de mutaties Na het afsluiten van de Wizard komen we in het Automatisch boeken scherm. Indien het vinkje bij Wisselen van dagboek aanstaat krijgen we eerst de volgende vraag: Als we deze vraag met Nee beantwoorden kunnen we het dagboek nog aanpassen. Antwoorden we Ja dan zal de eerste mutatie regel worden aangeboden. Het programma stopt automatisch aan het einde van de regel omdat de optie Bewaren van de mutatie aanstaat. Pas als we op de Enter toets drukken wordt de mutatie opgeslagen. Het automatisch boeken kan onderbroken worden door onderaan in de menu balk op Onderbreken te drukken of door gebruik te maken van de toetscombinatie ALT-O. Door hierna op Info te drukken of ALT-I of CTRL-I te toetsen kan men informatie over de regel opvragen. Om verder te gaan kan men weer op Doorgaan drukken of ALT-D toetsen. Indien een mutatie niet volledig is ingevuld, zal het automatisch boeken stoppen en krijgt u de gelegenheid om die mutatie volledig te maken. Wanneer u, bij het boeken van bankafschriften niet precies het bedrag wegboekt, zal dezelfde mutatie zich opnieuw aanbieden met het resterende saldo

122 Hoofdstuk: Vastleggen van financiële mutaties via vaste journaalposten Vastleggen van financiële mutaties via vaste journaalposten Standaard boekingen, zoals bijvoorbeeld vaste lasten, die iedere maand terugkeren kunt u vast leggen via de vaste journaalposten. In dit artikel Hoe moeten de vaste journaalposten worden opgestart Aanmaken van vaste journaalposten Verwerken van journaalposten via automatisch boeken Hoe moeten de vaste journaalposten worden opgestart Thema is Office 2007 a. Kies voor het menu tabblad Start b. Kies Vaste journaalposten Andere thema's 1 1 2

123 Hoofdstuk: Vastleggen van financiële mutaties via vaste journaalposten a. Kies voor het menu Algemeen - Vaste journaalposten Aanmaken van vaste journaalposten In invoer scherm van de vaste journaalposten kunt u meerdere posten vastleggen. Geef iedere post een unieke code en omschrijving mee. Een journaalpost kan uit meerdere boekregels bestaan. Ook kunt u een tegenrekening opgeven. Indien u dit doet dan kunt u hierna geen boekregels meer toevoegen want het invoeren van de tegenrekening wordt beschouwd als de afsluitboeking van de betreffende journaalpost. U kunt een journaalpost verwijderen indien deze niet meer van toepassing is. Verwerken van journaalposten via automatisch boeken U kunt de journaalposten verwerken via het programma Automatisch boeken. Nadat u in het Welkom scherm voor Vaste journaalposten heeft gekozen krijgt u het volgende invoerscherm te zien:

124 Hoofdstuk: Vastleggen van financiële mutaties via vaste journaalposten U dient hier een dagboek te selecteren, een stuknummer, een boekdatum en de periode. De journaalposten zullen in het betreffende dagboek worden opgeslagen met het door u ingegeven stuknummer en boekdatum

125 Hoofdstuk: Vastleggen van financiële mutaties via vaste journaalposten Selecteer de journaalpost die u wilt verwerken door een vinkje te zetten in de eerste kolom. Hierna kunt u verder gaan met het automatisch boeken programma. Na het boeken van de journaalpost komen de regels terecht in het importrun scherm

126 Hoofdstuk: Mogelijkheden tot het corrigeren van mutaties Mogelijkheden tot het corrigeren van mutaties U kunt boek regels weer corrigeren of verwijderen. Nadat het boekingsprogramma is afgesloten, kan dit alleen nog maar via corrigeren historische mutaties. Voor het corrigeren van een mutatie moet u deze regel selecteren. Hierna moet u op de toets F11 of de knop Wijzigen mutatie klikken. Hierna kan de mutatie gecorrigeerd worden. In dit artikel Uitleg over het aanpassen van een mutatie Waar kan ik een mutatie corrigeren Waarom kan ik een bepaalde mutatie niet corrigeren Uitleg over het aanpassen van een mutatie In Accept Financieel kunt u achteraf altijd nog een mutatie regel aanpassen. Bij het aanpassen van een mutatie regel wordt de originele regel bewaard als Historie. Ook als u een regel verwijderd dan blijft deze als historie regel met de status Verwijderd bestaan. Door middel van de filter bij de historische mutaties kunt u deze mutaties zichtbaar maken. Dit doet u door in het Filter op mutaties scherm de vinkjes weg te halen bij Onderdrukken mutaties - Historie mutaties en Onderdrukken mutaties - Verwijderde mutaties Door ook het vinkje weg te halen bij Onderdrukken mutaties - Historie aanwezig zal het programma ook het verschil (in rood) tonen tussen de regels. Via het toevoegen van de kolommen kunt u ook de Datum aanmaak, Tijd aanmaak, Datum wijziging, Tijd wijziging en Gebruiker nazien. Waar kan ik een mutatie corrigeren De mutaties die u in Accept Financieel vastlegt kunt u terugvinden op het historie mutatie tabblad. Dit tabblad vindt u onder andere bij het Grootboek, Dagboek, Debiteuren en Crediteuren invoerscherm. Ook kunt u mutaties opvragen en corrigeren via het Boekingsrun scherm.

127 Hoofdstuk: Mogelijkheden tot het corrigeren van mutaties Ook kunt u mutaties opvragen en corrigeren via het Boekingsrun scherm. Let op! Via dit scherm kunt u via de menu keuze Actie, Verwijderen boekingsrun, ook één of meerdere boekingsbatches verwijderen. Hoe kan ik een mutatie corrigeren Door op de Corrigeren knop te drukken, of gebruik te maken van de functie toets F11, kunt u een mutatie corrigeren. Het boeking scherm zal opgestart worden in de Corrigeren mutaties mode. Nadat u de mutatie heeft aangepast keert u automatisch weer terug in het historische mutatie scherm

128 Hoofdstuk: Mogelijkheden tot het corrigeren van mutaties Waarom kan ik een bepaalde mutatie niet corrigeren Niet alle mutatie regels kunnen gecorrigeerd worden. Regels die u niet kunt corrigeren worden in het grijs getoond en u kunt dan ook NIET op de Corrigeren knop drukken of op functietoets F11 De volgende mutaties kunnen niet gecorrigeerd worden: - Dagboek afsluit mutaties - Valuta afrond mutaties - Periode afsluit mutaties - Accountants correcties - Doorgeboekte facturatie/declaratie mutaties - Doorgeboekte kolommenbalans mutaties - Doorgeboekte activa mutaties Beginbalans en jaarafsluiting mutaties dient u te corrigeren in de startbalans en tussenbalans. Let op!

129 Hoofdstuk: Mogelijkheden tot het corrigeren van mutaties Indien u een boekjaar en of periode geblokkeerd heeft dan kunt u de mutaties van het betreffende boekjaar en of periode niet corrigeren 1 1 9

130 Hoofdstuk: Importeren van mutaties en de daarbij behorende gegevens Importeren van mutaties en de daarbij behorende gegevens Voordat u automatisch kunt gaan boeken dient u eerst de mutaties te importeren. De mutaties kunnen op verschillende manieren geïmporteerd worden. Dit kan bijvoorbeeld via Importeren van mutaties of Importeren van bankafschriften Ook bestaat de mogelijkheid om vaste gegevens zoals Debiteuren te importeren. In dit artikel Importeren van mutaties Importeren van bankafschriften Importeren van de vaste gegevens in CSV formaat Importeren van de vaste gegevens in XML formaat Verwerken van import mutaties via automatisch boeken Importeren van mutaties Hoe? Thema is Office 2007 a. Kies voor het menu tabblad Start b. Kies Import run Andere thema's a. Kies voor het menu Algemeen - Importrun 1 2 0

131 Hoofdstuk: Importeren van mutaties en de daarbij behorende gegevens Als we het Actie menu selecteren en dan kiezen voor Import krijgen we een groot aantal import mogelijkheden te zien. Indien we kiezen voor Externe bestanden dan zal het programma mutaties importeren die gemaakt zijn volgens de standaard Accept import definitie. Voor meer informatie over deze bestandsopmaak verwijzen wij u naar de documentatie die op de CD aanwezig is of kunt u contact opnemen met onze helpdesk. Mutaties (CSV) Zie hiervoor het onderdeel Importeren van de vaste gegevens in CSV formaat. AuditFile 1 2 1

132 Hoofdstuk: Importeren van mutaties en de daarbij behorende gegevens Een groot aantal gegevens, waaronder mutaties, kunnen geïmporteerd worden door gebruik te maken van de Auditfile van de belastingdienst. Zowel de wat oudere ADF standaard als de nieuwste XAF standaard kunnen ingelezen worden. De voorkeur gaat uit naar bestanden in XAF formaat. Net als bij het Importeren van de vaste gegevens dient u een import definitie aan te maken. Druk daarom op Toon schema om deze aan te passen. Bij de instellingen Pakket en Schema dient u aan te geven hoe de verschillende codes bij het inlezen omgezet dienen te worden

133 Hoofdstuk: Importeren van mutaties en de daarbij behorende gegevens Tenslotte kunt u aangeven welke gegevens u wilt importeren. Zoals u hieronder ziet kunt u naast de mutaties ook Grootboek, Debiteuren, Crediteuren en Dagboeken importeren

134 Hoofdstuk: Importeren van mutaties en de daarbij behorende gegevens Accept Financieel [DOS} Inlezen fakturatie declaratie [DOS] Accountantscorrectie Importeren van bankafschriften Hier vindt u meer informatie over het importeren van de bankafschriften. Importeren van de vaste gegevens in CSV formaat Via het Actie menu en de keuze Import is het mogelijk om de Wizard voor het importeren van de vaste gegevens op te starten. Als voorbeeld behandelen we hier het importeren van de woonplaatsen. Het import programma kan flexibel omgaan met het importeren van de gegevens. Hiervoor is het echter wel noodzakelijk dat er een import definitie wordt vastgelegd

135 Hoofdstuk: Importeren van mutaties en de daarbij behorende gegevens Naast STANDAARD kunt u zelf ook diverse definitie bestanden aanmaken

136 Hoofdstuk: Importeren van mutaties en de daarbij behorende gegevens Let op! Ook indien u de eerste keer kiest voor STANDAARD zult u de schema gegevens in moeten voeren. Druk daarom ook op de knop Toon schema om de wijzigingen aan te brengen In het onderstaande scherm kunt u de definitie aanmaken. Als uw import bestand er als volgt uitziet: "1234 AB";"AMSTERDAM" "4875 CH";"ETTEN-LEUR" Dan geeft u bij [Postcode] Positie een 1 in en bij [Woonplaats] Positie een 2. Bij [Netnummer] Positie laat u een -1 staan

137 Hoofdstuk: Importeren van mutaties en de daarbij behorende gegevens Natuurlijk is het ook van belang dat u bij de algemene Schema instellingen het scheidingsteken op puntkomma heeft staan. Importeert u grootboekrekeningen of dagboeken dan kunt u hier ook aangeven hoe de rekeningsoort, boekingszijde en dagboeksoort bij het inlezen omgezet dienen te worden

138 Hoofdstuk: Importeren van mutaties en de daarbij behorende gegevens Nadat u de import definitie heeft aangemaakt kunt u overgaan tot het importeren van de gegevens. Indien er al gegevens aanwezig zijn in Accept Financieel zal het programma hiervan een melding geven. Als u verder gaat dan worden de te importeren gegevens toegevoegd aan de bestaande gegevens. Importeren van de vaste gegevens in XML formaat Via het Actie menu kunt u bij Grootboek, Debiteuren en Crediteuren ook kiezen voor XML export. Zie ook Exporteren van de vaste gegevens in XML formaat 1 2 8

139 Hoofdstuk: Importeren van mutaties en de daarbij behorende gegevens Verwerken van import mutaties via automatisch boeken Voordat u de import mutaties via het automatisch boeken programma gaat verwerken kunt u bepaalde regels blokkeren. Deze regels zullen dan niet verwerkt worden. Selecteer de juiste importrun en ga dan naar het tabblad mutaties. Selecteer de regel die u wilt Blokkeren en kies in het Actie menu voor Blokkeer of druk op CTRL-B. U kunt de import mutaties verwerken via het programma Automatisch boeken. Nadat u in het Welkom scherm voor Import heeft gekozen dient u een import run te selecteren. Door op de Info knop te drukken krijgt u meer informatie over de importrun te zien. Ook hier heeft u nog de mogelijkheid om een regel te blokkeren. Nadat u de juiste importrun heeft geselecteerd kunt u verder gaan met het automatisch boeken programma

140 Hoofdstuk: Exporteren van mutaties Exporteren van mutaties Naast het importeren van mutaties kunt u ook mutaties exporteren. Dit kan via het boekingsrun programma. Met dit programma kunt u ook een boekingsrun bekijken, afdrukken en corrigeren. In dit artikel Hoe moet de boekingsrun worden opgestart Exporteren boekingsrun Exporteren van de vaste gegevens in XML formaat Exporteren van gegevens via de AuditFile Hoe moet de boekingsrun worden opgestart Thema is Office 2007 a. Kies voor het menu tabblad Start b. Kies Boekingsrun Andere thema's 1 3 0

141 Hoofdstuk: Exporteren van mutaties a. Kies voor het menu Algemeen - Boekingsrun b. Of maak gebruik van de knop Exporteren boekingsrun Door in het Actie menu te kiezen voor Exporteren boekingsrun komen we in de export Wizard terecht. In de Wizard dienen we de te exporteren boekingsbatches te selecteren. U kunt één of meerdere batches tegelijk exporteren. Ook kunt u de te exporeren gegevens filteren op een bepaald dagboek. De mutaties worden geëxporteerd volgens de standaard Accept import definitie. De gegevens die u geëxporteerd heeft kunt u bijvoorbeeld later weer importeren in Accept Financieel of Accept Financieel

142 Hoofdstuk: Exporteren van mutaties Exporteren van de vaste gegevens in XML formaat Via het Actie menu kunt u bij Grootboek, Debiteuren en Crediteuren ook kiezen voor XML export. Er wordt dan een Wizard opgestart waarin u de naam van het te exporteren bestand kunt ingeven. De geëxporteerd gegevens kunnen weer ingelezen worden in Accept Financieel; bijvoorbeeld in een andere administratie! Exporteren van gegevens via de AuditFile U kunt ook gegevens exporteren uit Accept Financieel door een XML AuditFile aan te maken.

143 Hoofdstuk: Exporteren van mutaties Hoe? Thema is Office 2007 a. Kies voor het menu tabblad Start b. Kies AuditFile Andere thema's a. Kies voor het menu Beheer- Administratie - Extra - Export - AuditFile exporteren Iedere ondernemer krijgt op gezette tijden te maken met een controle van de Belastingdienst. Eén van de meest tijdrovende bezigheden daarbij is het verzamelen en overzichtelijk maken van de gegevens die de Belastingdienst voor de controle nodig heeft. Om te komen tot administratieve lastenverlichting voor het bedrijfsleven heeft de Belastingdienst in 1999 de Auditfile (ADF formaat) ontwikkeld, waarin de meeste gegevens die voor de controle 1 3 3

144 Hoofdstuk: Exporteren van mutaties noodzakelijk zijn, zijn opgenomen. Door technische vooruitgang heeft het XML-platform daarna de XML Auditfile Financieel ontwikkeld (XAF formaat). Het platform is een samenwerkingsverband van SRA (samenwerkende registeraccountants & accountants-administratieconsulenten), softwareleveranciers en de Belastingdienst. In tegenstelling tot de 'oude' Auditfile (ADF) kunt u met de XML Auditfile Financieel (XAF) maximaal gebruik maken van de mogelijkheden om gegevens uit te wisselen tussen de verschillende standaardpakketten, zoals die worden gebruikt in de accountantspraktijk

145 Hoofdstuk: Exporteren van mutaties 1 3 5

146 Hoofdstuk: Exporteren van mutaties Historische mutaties en waar deze te vinden zijn De mutaties die u in Accept Financieel vastlegt kunt u terugvinden op het historie mutatie tabblad. In dit artikel Hoe kan ik het boekjaar en de periode aanpassen Hoe kan ik de getoonde mutaties filteren Hoe kan ik een mutatie corrigeren Hoe kan ik de indeling van de getoonde gegevens wijzigen Hoe kan ik een kolom sorteren Hoe kan ik het boekjaar en de periode aanpassen Indien u met het lint werkt dan verschijnt bovenin het scherm de zogenaamde context gevoelige tab. Hier kunt u het boekjaar en de perioden selecteren. Alleen mutaties van het gekozen boekjaar en of periode zullen dan getoond worden. Wilt u de mutaties van alle jaren zien dan selecteert u bij boekjaar Alle boekjaren Maakt u geen gebruik van het lint dan bevindt zich onderaan het historie mutaties tabblad een menu balk. Ook hier kunt u uiteraard boekjaar en periode selecteren Hoe kan ik de getoonde mutaties filteren U kunt de getoonde mutaties van een filter voorzien. Druk op de Filter knop om het filter op mutaties scherm te openen. U kunt ook gebruik maken van de toets combinatie ALT-F9. Het Filter op mutaties scherm kent een

147 Hoofdstuk: Exporteren van mutaties groot aantal tabbladen. In het tabblad Opties kunt u aanvinken welke soort mutaties u wenst te onderdrukken. Standaard worden er al een groot aantal mutaties onderdrukt zoals de verwijderde mutaties. In het tabblad Algemeen kunnen we een aantal van tot en met waarden invoeren. U dient eerst Filter actief aan te vinken alvorens u de waarden in kunt voeren

148 Hoofdstuk: Exporteren van mutaties Door één van de tabbladen Dagboek, Grootboekrekening, Debiteur... te selecteren kunt u aangeven dat u alleen de mutaties van een bepaald Dagboek of Grootboekrekening of Debiteur wenst te zien. U kunt een selectie maken Van tot en met of u kunt via Keuze de rekeningen afzonderlijk selecteren. Aan de linkerkant ziet u de rekeningen die op Niet selecteren staan; mutaties met deze rekening zullen niet getoond worden. U kunt een rekening op Niet selecteren zetten door op de Verwijder knop te drukken. Hoe kan ik een mutatie corrigeren Door op de Corrigeren knop te drukken, of gebruik te maken van de functie toets F11, kunt u een mutatie corrigeren. Het boeking scherm zal opgestart worden in de Corrigeren mutaties mode. Nadat u de mutatie heeft aangepast keert u automatisch weer terug in het historische mutatie scherm Hoe kan ik de indeling van de getoonde gegevens wijzigen Als we met de rechter muis toets op het tabblad drukken dan verschijnt een menu.

149 Hoofdstuk: Exporteren van mutaties Kiezen we hier voor Kolommen dan zal het Selectie kolommen scherm geopend worden. U kunt dit scherm ook oproepen door op functietoets F12 te drukken. Aan de rechterkant ziet u de Geselecteerde kolommen staan en aan de linkerkant de Niet geselecteerde kolommen. Met behulp van de knoppen Voeg toe en Verwijder kunt u kolommen toevoegen of verwijderen. U kunt de volgorde van de geselecteerde kolommen aanpassen door op de knoppen of te drukken. Door op de knop Standaard instelling te drukken worden de originele waarden hersteld. Indien u de eigenschappen van een kolom wilt aanpassen dan drukt u op de knop Eigenschappen. Hier kunnen we bijvoorbeeld de kolom kop tekst aanpassen of de breedte van een kolom. Hoe kan ik een kolom sorteren Door bovenin het tabblad met de linker muis knop op één van de kopteksten te drukken kunt u de gegevens volgens de betreffende kolom laten selecteren. Drukken we bijvoorbeeld op de kolom Stuknummer dan verschijnt de volgende vraag: 1 3 9

150 Hoofdstuk: Exporteren van mutaties We drukken op Ja en de gegevens worden nu gesorteerd op stuknummer. Drukken we nu nogmaals op de koptekst Stuknummer dan zal het programma vragen of we Aflopend willen sorteren

151 Hoofdstuk: Openstaande posten en waar deze te vinden zijn Openstaande posten en waar deze te vinden zijn In het debiteuren en crediteuren invoer scherm treft u het tabblad Openstaande posten aan. In dit artikel Hoe kan ik de selectie aanpassen Hoe kan ik de onderliggende mutaties tonen Hoe kan ik de indeling van de getoonde gegevens wijzigen Hoe kan ik de vervaldatum, status en of referentie aanpassen Hoe kan ik de selectie aanpassen Indien u met het lint werkt dan verschijnt bovenin het scherm de zogenaamde context gevoelige tab. Hier kunt u de selectie van de openstaande posten aanpassen. Er zijn 3 mogelijke selecties: Actueel: de posten die op dit moment open staan worden getoond (de posten staan niet op voldaan). Historie: alle posten worden getoond ongeacht of ze nog open staan. Peildatum: alleen die posten worden getoond die op een bepaalde datum open staan (het openstaande bedrag is ongelijk aan nul). De peildatum kan ingesteld worden door rechtsboven in het scherm de datum aan te passen. In alle bovenstaande gevallen zal het getoonde saldo gelijk zijn aan het saldo op de ingestelde peildatum. Maakt u geen gebruik van het lint dan bevindt zich onderaan het openstaande posten tabblad een menu balk. Ook hier kunt u uiteraard de selectie van de openstaande posten aanpassen 1 4 1

152 Hoofdstuk: Openstaande posten en waar deze te vinden zijn Hoe kan ik de onderliggende mutaties tonen Door op de regel van de openstaande post te gaan staan en daarna op de knop Mutaties te drukken krijgt u een overzicht van de mutatie regels die bij de betreffende openstaande post horen. Hoe kan ik de indeling van de getoonde gegevens wijzigen Als we met de rechter muis toets op het tabblad drukken dan verschijnt een menu. Kiezen we hier voor Kolommen dan zal het Selectie kolommen scherm geopend worden. U kunt dit scherm ook oproepen door op functietoets F12 te drukken. Aan de rechterkant ziet u de Geselecteerde kolommen staan en aan de linkerkant de Niet geselecteerde kolommen. Met behulp van de knoppen Voeg toe en Verwijder kunt u kolommen toevoegen of verwijderen. U kunt de volgorde van de geselecteerde kolommen aanpassen door op de knoppen of te drukken. Door op de knop Standaard instelling te drukken worden de originele waarden hersteld

153 Hoofdstuk: Openstaande posten en waar deze te vinden zijn Indien u de eigenschappen van een kolom wilt aanpassen dan drukt u op de knop Eigenschappen. Hier kunnen we bijvoorbeeld de kolom kop tekst aanpassen of de breedte van een kolom. Hoe kan ik de vervaldatum, status en of referentie aanpassen Het is mogelijk om in het openstaande posten scherm de Vervaldatum van een openstaande post aan te passen. Bij het aanmaken van de openstaande post in het boekingsscherm zal aan de hand van de betaalvoorwaarde de vervaldatum worden bepaald. Wilt u deze achteraf nog wijzigen dan kunt u dat dus doen in het openstaande posten scherm. Zo kunt u ook de Status en de Referentie (omschrijving) van de openstaande post nog aanpassen

154 Hoofdstuk: Openstaande posten en waar deze te vinden zijn 1 4 4

155 Hoofdstuk: Openstaande posten en waar deze te vinden zijn Openstaande posten en waar deze te vinden zijn In het debiteuren en crediteuren invoer scherm treft u het tabblad Openstaande posten aan. In dit artikel Hoe kan ik de selectie aanpassen Hoe kan ik de onderliggende mutaties tonen Hoe kan ik de indeling van de getoonde gegevens wijzigen Hoe kan ik de vervaldatum, status en of referentie aanpassen Hoe kan ik de selectie aanpassen Indien u met het lint werkt dan verschijnt bovenin het scherm de zogenaamde context gevoelige tab. Hier kunt u de selectie van de openstaande posten aanpassen. Er zijn 3 mogelijke selecties: Actueel: de posten die op dit moment open staan worden getoond (de posten staan niet op voldaan). Historie: alle posten worden getoond ongeacht of ze nog open staan. Peildatum: alleen die posten worden getoond die op een bepaalde datum open staan (het openstaande bedrag is ongelijk aan nul). De peildatum kan ingesteld worden door rechtsboven in het scherm de datum aan te passen. In alle bovenstaande gevallen zal het getoonde saldo gelijk zijn aan het saldo op de ingestelde peildatum. Maakt u geen gebruik van het lint dan bevindt zich onderaan het openstaande posten tabblad een menu balk. Ook hier kunt u uiteraard de selectie van de openstaande posten aanpassen 1 4 5

156 Hoofdstuk: Openstaande posten en waar deze te vinden zijn Hoe kan ik de onderliggende mutaties tonen Door op de regel van de openstaande post te gaan staan en daarna op de knop Mutaties te drukken krijgt u een overzicht van de mutatie regels die bij de betreffende openstaande post horen. Hoe kan ik de indeling van de getoonde gegevens wijzigen Als we met de rechter muis toets op het tabblad drukken dan verschijnt een menu. Kiezen we hier voor Kolommen dan zal het Selectie kolommen scherm geopend worden. U kunt dit scherm ook oproepen door op functietoets F12 te drukken. Aan de rechterkant ziet u de Geselecteerde kolommen staan en aan de linkerkant de Niet geselecteerde kolommen. Met behulp van de knoppen Voeg toe en Verwijder kunt u kolommen toevoegen of verwijderen. U kunt de volgorde van de geselecteerde kolommen aanpassen door op de knoppen of te drukken. Door op de knop Standaard instelling te drukken worden de originele waarden hersteld

157 Hoofdstuk: Openstaande posten en waar deze te vinden zijn Indien u de eigenschappen van een kolom wilt aanpassen dan drukt u op de knop Eigenschappen. Hier kunnen we bijvoorbeeld de kolom kop tekst aanpassen of de breedte van een kolom. Hoe kan ik de vervaldatum, status en of referentie aanpassen Het is mogelijk om in het openstaande posten scherm de Vervaldatum van een openstaande post aan te passen. Bij het aanmaken van de openstaande post in het boekingsscherm zal aan de hand van de betaalvoorwaarde de vervaldatum worden bepaald. Wilt u deze achteraf nog wijzigen dan kunt u dat dus doen in het openstaande posten scherm. Zo kunt u ook de Status en de Referentie (omschrijving) van de openstaande post nog aanpassen

158 Hoofdstuk: Wat zijn cumulatieven en waar kan ik die vinden Wat zijn cumulatieven en waar kan ik die vinden In Accept Financieel worden alle saldi per dag bijgehouden. De totalen per dag, maand of welke andere periode kunt u dan ook snel en eenvoudig terugzien op het cumulatieven tabblad In dit artikel Hoe kan ik één of meerdere boekjaren tonen Hoe kan ik kolommen selecteren Hoe kan ik de rijen en kolommen aanpassen Hoe kan ik de mutatie regels tonen Hoe kan ik één of meerdere boekjaren tonen Indien u met het lint werkt dan verschijnt bovenin het scherm de zogenaamde context gevoelige tab. Hier kunt u het boekjaar selecteren. Maakt u geen gebruik van het lint dan bevindt zich onderaan het cumulatieven tabblad een menu balk. Ook hier kunt u uiteraard het boekjaar. Door op de knop boekjaar te drukken verschijnen de beschikbare boekjaren op het scherm. U kunt hier één of meerdere boekjaren selecteren.

159 Hoofdstuk: Wat zijn cumulatieven en waar kan ik die vinden Hoe kan ik kolommen selecteren U kunt kolommen selecteren door op de knop Kolommen te drukken. Hier kunt u, net als bij boekjaren, één of meerdere kolommen selecteren. Standaard zullen alle beschikbare kolommen geselecteerd zijn. Hoe kan ik de rijen en kolommen aanpassen De presentatie van de cumulatieven kan naar wens aangepast worden. Standaard worden de cumulatieven per maand getoond maar u kunt dit zelf aanpassen. Per maand kan gewijzigd worden in: En de kolommen kunt u wijzigen van Jaar naar Maand. Let er wel op dat de rijen bij de keuze voor maand op Dag van maand worden gezet! Hoe kan ik de mutatie regels tonen Als u op een regel staat in het cumulatieven tabblad dan kunt u de onderliggende mutaties tonen door op de Mutaties knop te drukken. De mutaties worden dan van de betreffende periode getoond. In het onderstaande voorbeeld betreft het dus de mutaties van maart

160 Hoofdstuk: Wat zijn cumulatieven en waar kan ik die vinden 1 5 0

161 Hoofdstuk: Wat zijn cumulatieven en waar kan ik die vinden 1 5 1

162 Hoofdstuk: Wat zijn cumulatieven en waar kan ik die vinden Algemene uitleg van het uitvoerscherm Met behulp van het uitvoerscherm kunt u gegevens afdrukken, en, als voorbeeld op het scherm zetten, exporteren (bijvoorbeeld naar Excel), of als PDF bestand opslaan. Welke gegevens u ook wenst af te drukken; het uitvoerscherm heeft vrijwel altijd de zelfde indeling. In dit artikel Hoe kan ik de uitvoer opstarten Hoe kan ik een selectie maken Hoe kan ik de volgorde van de uitvoer beïnvloeden Hoe kan ik een periode selecteren Hoe kan ik de indeling van de uitvoer wijzigen Is het mogelijk om de uitvoer te beperken via filtering Mogelijkheid tot uitvoer naar het scherm Mogelijkheid tot uitvoer naar de printer Mogelijkheid tot uitvoer naar een pdf-bestand Mogelijkheid tot het exporteren van de uitvoer naar Excel Mogelijkheid tot het mailen van een uitvoer Mogelijkheid tot het definiëren van sjablonen Uitleg over instellingen Hoe kan ik de uitvoer opstarten U kunt een uitvoer starten door in het invoer scherm onderin het uitvoer menu te selecteren. Dit doet u door op het pijltje rechts van de Uitvoer knop te drukken. U kunt het menu ook activeren door de toetscombinatie Alt-U te gebruiken. Zo vindt u in het invoer scherm van het grootboek de uitvoer programma's behorende bij het grootboek en in het dagboek scherm de uitvoer programma's die horen bij het dagboek. Zo kunt u bij het grootboek naast de vaste gegevens ook de saldibalans, de periodevergelijking, de winst- en verliesrekening en de mutaties per... laten afdrukken.

163 Hoofdstuk: Wat zijn cumulatieven en waar kan ik die vinden Ieder invoer scherm kent zijn standaard uitvoerprogramma. Deze kunt u oproepen door CTRL-P te toetsen of door op de Uitvoer knop te drukken. U kunt de uitvoer ook starten door het Uitvoer menu te selecteren. Het Uitvoer menu vindt u onder het menu Algemeen. Maakt u gebruik maakt van het lint dan selecteert u het tabblad Uitvoer Hoe kan ik een selectie maken U kunt een selectie van de af te drukken gegevens maken door een Van en een Tot en met waarde te selecteren. Dit kan door zelf een waarde in te voeren maar men kan natuurlijk ook gebruik maken van de prompt lijst. Het uitvoer programma Mutaties per... kent nog een extra selectie mogelijkheid. U kunt hier namelijk selecteren welke mutaties u wilt laten uitvoeren. Dit doet u door het juiste bolletje aan te klikken. Hoe kan ik de volgorde van de uitvoer beïnvloeden 1 5 3

164 Hoofdstuk: Wat zijn cumulatieven en waar kan ik die vinden Men kan de volgorde beínvloeden door middel van de sortering. Zo kan bij grootboek gekozen worden voor Rekeningnummer of Naam. Ook kan men er voor kiezen om de gegevens oplopend of aflopend uit te voeren. Hoe kan ik een periode selecteren Indien er sprake is van een datum bij de uit te voeren gegevens, bijvoorbeeld bij de grootboekmutaties, dan kunt u een selectie maken van de uit te voeren gegevens op datum. Dit kan per boekjaar, per periode of per datum. Indien u kiest voor periode of datum dan dient u een Van en Tot en met waarde in te geven. Bijvoorbeeld van periode 1 tot en met periode 6. De uitvoer van de mutaties heeft echter nog een extra keuze mogelijkheid. Indien u een vinkje zet bij Alleen mutaties jaarafsluiting dan worden alleen de mutaties betreffende de jaarafsluiting afgedrukt. Hoe kan ik de indeling van de uitvoer wijzigen U kunt bij het afdrukken gebruik maken van een zogenaamd sjabloon. In een sjabloon is onder andere vastgelegd welke kolommen er afgedrukt zullen worden en hoe de opmaak is van de kolommen. Hieronder ziet u het 'Standaard' sjabloon voor de afdruk van de grootboekrekeningen. Indien er meerdere sjablonen aanwezig zijn dan kunt u op het pijtje aan de rechterkant drukken om deze te selecteren

165 Hoofdstuk: Wat zijn cumulatieven en waar kan ik die vinden Het is mogelijk om de afdruk geheel naar eigen wens in te richten. U kunt 'tijdelijk' de eigenschappen van een kolom of sjabloon aanpassen en u kunt zelf nieuwe sjablonen aanmaken. Als u met de rechtermuis knop op Grootboekcode drukt dan komt het volgende menu tevoorschijn. We kiezen hier voor Kolommen en het Selectie kolommen scherm zal nu verschijnen. Aan de rechterkant ziet u de Geselecteerde kolommen staan en aan de linkerkant de Niet geselecteerde kolommen. Met behulp van de knoppen Voeg toe en Verwijder kunt u kolommen toevoegen of verwijderen. U kunt de volgorde van de geselecteerde kolommen aanpassen door op de knoppen of te drukken. Door op de knop Standaard instelling te drukken worden de originele waarden hersteld. Indien u de eigenschappen van een kolom wilt aanpassen dan drukt u op de knop Eigenschappen. Hier kunnen we bijvoorbeeld de kolom kop tekst aanpassen of de breedte van een kolom. Via de tabbladen Lettertype en Kleur kunnen we lettertype en kleur van de kolom aanpassen. Het is dus mogelijk om dit voor iedere kolom afzonderlijk te doen. Het is echter handiger om lettertype en kleur voor alle kolommen van een sjabloon in een keer in te stellen via de instellingen

166 Hoofdstuk: Wat zijn cumulatieven en waar kan ik die vinden U kunt de instellingen van het sjabloon aanpassen door het Actie menu onderaan het scherm te selecteren. U kunt ook de toetscombinatie ALT-M gebruiken om het actie menu te activeren. Maak hier de keuze Wijzigen instelling sjabloon. Het sjabloon instellingen scherm biedt u de mogelijkheid om een groot aantal parameters in te stellen

167 Hoofdstuk: Wat zijn cumulatieven en waar kan ik die vinden De wijzigingen die u hierboven heeft doorgevoerd zullen slechts van tijdelijke aard zijn. Wilt u de aanpassingen ook voor een volgende afdruk vastleggen dan dient u een sjabloon aan te maken. Kies in het Actie menu voor Sjablonen. Nadat we gekozen hebben voor Sjabloon aanmaken komen we in de Wizard Sjabloon aanmaken terecht. De wizard zal u stapsgewijs door het aanmaken van het sjabloon leiden. U dient de naam van het sjabloon in te geven en u kunt aangeven van welke standaard sjabloon (of door u zelf al eerder aangemaakt sjabloon) u de gegevens over wilt nemen

168 Hoofdstuk: Wat zijn cumulatieven en waar kan ik die vinden Nadat het sjabloon is aangemaakt kunt u de eigenschappen en instellingen hiervan aanpassen. Door op de knop Kolommen te drukken komt u in het Selectie kolommen scherm en door op de Instellingen knop te drukken komt u in de instellingen van het sjabloon. De werkwijze is verder hetzelfde als hierboven aangegeven. Echter met dit verschil dat u de aanpassingen kunt opslaan en voor een volgende afdruk kunt gebruiken

169 Hoofdstuk: Wat zijn cumulatieven en waar kan ik die vinden Is het mogelijk om de uitvoer te beperken via filtering Het is mogelijk om de uitvoer van de gegevens te filteren. Dit is bijvoorbeeld mogelijk bij de afdruk van de Mutaties per... Indien we hier het Actie menu selecteren dan krijgen we de mogelijkheid om Filter op... te kiezen. Het Filter op mutaties scherm kent een groot aantal tabbladen. In het tabblad Algemeen kunnen we een aantal van tot en met waarden invoeren. U dient eerst Filter actief aan te vinken alvorens u de waarden in kunt voeren. Door één van de tabbladen Dagboek, Grootboekrekening, Debiteur... te selecteren kunt u aangeven dat u alleen de mutaties van een bepaald Dagboek of Grootboekrekening of Debiteur wenst af te drukken. U kunt een selectie maken Van tot en met of u kunt via Keuze de rekeningen afzonderlijk selecteren. Aan de linkerkant ziet u de rekeningen die op Niet selecteren staan; mutaties met deze rekening zullen niet afgedrukt worden. U kunt een rekening op Niet selecteren zetten door op de Verwijder knop te drukken

170 Hoofdstuk: Wat zijn cumulatieven en waar kan ik die vinden Mogelijkheid tot uitvoer naar het scherm Door bovenin het scherm op de knop Voorbeeld te drukken wordt er een voorbeeld op het scherm getoond. Men kan ook gebruik maken van de toets combinatie CTRL-S of ALT-V Het voorbeeld scherm toont de af te drukken gegevens. Bovenin bevindt zich ook een menu balk met een aantal knoppen. Door op de printer te drukken kunnen de gegevens alsnog worden afgedrukt. Door op het vergroot glas met de (+) te drukken kan men inzoomen. Uitzoomen gebeurd door op het vergroot glas met de (-) te drukken. Door op de pijtjes toetsen te drukken kan men door het document navigeren. Mogelijkheid tot uitvoer naar de printer Uiteraard kunt u de gegevens ook afdrukken op de printer. Door bovenin het scherm op de knop Printer te drukken wordt de afdruk gestart. Men kan ook gebruik maken van de toets combinatie CTRL-P of ALT-P. De uitvoer zal naar de standaard printer (zoals deze is ingesteld in Windows) worden gestuurd, maar bij de instellingen kunt u aangeven of u eerst nog een keuze scherm wilt zodat u een andere printer kunt selecteren.

171 Hoofdstuk: Wat zijn cumulatieven en waar kan ik die vinden Tijdens de uitvoer, of het nu naar het scherm de printer of een bestand is, krijgt u een zogenaamd voortgangsvenster te zien. Op dit venster zit u de door u bovenin de door u opgegeven selectie en onderin ziet u met welk gegeven het programma bezig is. Ook ziet u hoeveel items er al geselecteerd zijn voor de uitvoer. Door op de knop Onderbreken te drukken kunt u de uitvoer stoppen. Het programma geeft aan dat het overzicht is onderbroken. Door op Ja te drukken wordt de uitvoer geannuleerd. Drukt u op Bekijken dan worden alleen die gegevens getoond die tot dan toe verzameld zijn. Let op! Uw afdruk is dan onvolledig. Door op Nee te drukken zal de uitvoer weer normaal verder gaan. Mogelijkheid tot uitvoer naar een pdf-bestand Door onderin het scherm op de knop PDF te drukken kan een pdf bestand worden aangemaakt. U kunt ook ALT- P gebruiken om het PDF menu te activeren

172 Hoofdstuk: Wat zijn cumulatieven en waar kan ik die vinden Op het scherm zal een dialoog venster verschijnen waarin u de naam van het uitvoer bestand kunt ingeven. Er is standaard al een naam ingevuld. De standaard naam, welke bij de instellingen aangepast kan worden,is opgebouwd uit de naam van de uit te voeren gegevens ( in dit geval het Grootboek), de zoeknaam van de administratie (in dit geval DEMO STANDAARD) en de naam van de gebruiker (in dit geval AD). Ook de standaard map, zie de instellingen, is al ingevuld. Maar uiteraard kunt u deze nog aanpassen. Druk nu op Opslaan, of geef Enter, om het pdf bestand op te slaan. Indien het bestand al bestaat krijgt u daarvan een melding. Nadat het bestand is aangemaakt wordt het bestand getoond in de Adobe Pdf-viewer. U dient deze dan ook geïnstalleerd te hebben op uw systeem. U kunt ook het pijltje naar beneden drukken om het PDF menu te tonen. Indien u kiest voor Grootboek_DEMO_STANDAARD_AD.PDF dan zal, zonder dat u een andere naam kunt selecteren, het bestand aangemaakt worden. U krijgt wel een melding als het bestand al bestaat. Maakt u de keuze Kies bestand dan krijgt u wel de mogelijkheid, zoals hierboven, om een andere naam in te geven. Kiest u voor Kies bestand en start Adobe Pdf-viewer dan voert het programma dezelfde handeling uit zoals hierboven reeds staat beschreven. Mogelijkheid tot het exporteren van de uitvoer naar Excel Door onderin het scherm op de knop Export te drukken kan een export bestand worden aangemaakt. U kunt ook ALT-E gebruiken om het Export menu te activeren. Net als bij het aanmaken van de PDF bestand zal er dialoog venster verschijnen waarin de naam van het uitvoer bestand ingegeven kan worden. Belangrijk verschil is dat het nu niet gaat om een PDF bestand maar om een puntkomma gescheiden CSV bestand Hier, als voorbeeld, enkele regels van zo'n puntkomma gescheiden CSV bestand: "Grootboekcode";"Naam";"Groep";"BTW";"Rekeningsoort";"Boekingszijde" "0001";"Grond";"00";"";"Balansrekening";"Debet"

173 Hoofdstuk: Wat zijn cumulatieven en waar kan ik die vinden "0002";"Gebouwen";"00";"";"Balansrekening";"Debet" Het betreft hier de vaste grootboek gegevens. Op de eerste regel staan de namen van de geëxporteerde velden vermeld. De velden worden gescheiden door een puntkomma en omgeven door aanhalingstekens. Iedere rekening staat op een nieuwe regel. Een CSV bestand kan eenvoudig in Excel worden ingelezen. Indien u Excel op uw computer heeft geïnstalleerd dan zal het bestand automatisch in Excel worden getoond. U kunt ook het pijltje naar beneden drukken om het export menu te tonen. Dit menu komt in hoofdlijnen overeen met het PDF menu. Indien u kiest voor Grootboek_DEMO_STANDAARD_AD.CSV dan zal, zonder dat u een andere naam kunt selecteren, het bestand aangemaakt worden. Maakt u de keuze Kies bestand dan krijgt u wel de mogelijkheid om een andere naam in te geven. Kiest u voor Exporteren (CSV) en opstarten met standaard programma dan zal, indien u Excel geïnstalleerd heeft, het bestand in Excel worden geladen. Heeft u geen Excel versie op uw computer dan zal een andere programma, zoals de kladblok, geopend worden om het bestand te tonen. Mogelijkheid tot het mailen van een uitvoer Door bovenin het scherm op de knop te drukken kunt u de uitvoer per gaan verzenden. Deze functie kan ook opgestart worden met de toets combinatie CTRL-M. De uitvoer zal in een Pdf bestand geplaatst worden en daarna zal het standaard programma geopend worden waarbij het Pdf bestand als bijlage is toegevoegd. Zorg er wel voor dat uw programma juist geconfigureerd is. Zorg er ook voor dat het juiste standaardprogramma in Windows is ingesteld. Hieronder twee voorbeelden. In het eerste voorbeeld ziet u Windows Mail en in het tweede voorbeeld Outlook

174 Hoofdstuk: Wat zijn cumulatieven en waar kan ik die vinden Let op! Accept Financieel gebruikt de Messaging Application Program Interface (MAPI) om te communiceren met de e- mail toepassing. De meeste toepassingen hebben MAPI instellingen voor dit soort communicatie. Als niet de juiste toepassing wordt geopend (wanneer u probeert het pdf document als een bijlage te verzenden) gaat u op de volgende manier te werk:

175 Hoofdstuk: Wat zijn cumulatieven en waar kan ik die vinden Dubbelklik op Internet opties in het Windows configuratiescherm. Selecteer in het dialoogvenster Eigenschappen voor internet het tabblad Programma s en selecteer vervolgens de gewenste toepassing. De eerste keer, dat u op de knop in een uitvoerscherm klikt en u nog geen programma voor het verzenden van s hebt ingesteld, wordt een scherm getoond. Maak in het pulldown menu een keuze uit het programma, dat u voor verzending wilt gebruiken en kies OK. Voor het verzenden van berichten zal in het vervolg het door u gekozen programma gebruikt gaan worden. Mogelijkheid tot het definiëren van sjablonen Door een sjabloon aan te maken kunt u zelf bepalen hoe de uitvoer er uit komt te zien. Lees hierover meer in het onderdeel Hoe kan ik de indeling van de uitvoer wijzigen. Uitleg over instellingen Lees hierover meer bij de sjabloon instellingen

176 Hoofdstuk: Wat zijn cumulatieven en waar kan ik die vinden 1 6 6

177 Hoofdstuk: Wat zijn cumulatieven en waar kan ik die vinden Werken met de kolommenbalans Een kolommenbalansmodel is een momentopname van de administratie. In een aparte omgeving kunnen diverse handelingen uitgevoerd worden, zonder dat de administratie gewijzigd wordt. Eindejaarsverwerking De kolommenbalans biedt de mogelijkheid per administratie een of meerdere modellen aan te maken. Het doel hiervan kan bijvoorbeeld het uitvoeren van eindejaarswerkzaamheden zijn (waarna na goedkeuring de voorafgaande journaalposten naar de financiële administratie wordt doorgeboekt). Diverse inzichten Er kan bijvoorbeeld ook gewerkt worden aan de kwartaal verslaggeving naar bedrijfseconomisch inzicht, waarbij u niet van plan bent de voorafgaande journaalposten door te boeken naar de financiele administratie. Rapportage Een kolommenbalansmodel kan ook dienen als basis van een Accountantsverslag. Er is een directe koppeling mogelijk tussen de kolommenbalans en de rapportage. In dit artikel Hoe moet de kolommenbalans worden opgestart Hoe moet ik een model aanmaken Kan ik een model afronden Kan ik een model opnieuw inlezen Kan ik een rekening toevoegen Kan ik een rekening verwijderen Hoe moet ik voorafgaande journaalposten maken Kan ik werken met periodieke journaalposten Uitleg over de instellingen Welke uitvoer mogelijkheden zijn er Hoe moet de kolommenbalans worden opgestart Thema is Office

178 Hoofdstuk: Wat zijn cumulatieven en waar kan ik die vinden a. Kies voor het menu tabblad Start b. Kies Kolommenbalans Andere thema's a. Kies voor het menu Financieel - Kolommenbalans b. Of maak gebruik van de knop Kolommenbalans Hoe moet ik een model aanmaken Door in het Actie menu te kiezen voor Model aanmaken of door CTRL+N te drukken komt u in de Wizard terecht

179 Hoofdstuk: Wat zijn cumulatieven en waar kan ik die vinden Druk op <Verder> en voer de basisgegevens voor het model. in. Als u de cijfers niet wilt inlezen dan dient u het vinkje bij Saldibalans laden uit te zetten. Standaard zullen de saldi gegroepeerd worden in de eindbalans

180 Hoofdstuk: Wat zijn cumulatieven en waar kan ik die vinden In het volgende scherm kunt u een keuze maken voor de bron. U kunt gegevens importeren uit de saldibalans of uit een ander kolommenbalans model of uit een extern pakket

181 Hoofdstuk: Wat zijn cumulatieven en waar kan ik die vinden Ieder model moet een parkeerrekening hebben. Deze rekening zorgt er voor, dat zowel de winst- en verlieskolom als de eindbalanskolom in evenwicht zijn. Dit is dus de enige balansrekening, die ook een saldo in de winst- en verlieskolom heeft staan. Indien men een journaalpost op deze parkeerrekening maakt, zal alleen de eindbalans worden aangepast. Indien men een journaalpost maakt en het resultaat wordt gewijzigd, zullen zowel de winst- en verlieskolom alsmede de balanskolom worden aangepast. Standaard wordt er automatisch een parkeerrekening aangemaakt. Deze heeft de naam PARKEER met als groepsrekening PARKG. U kunt er ook zelf een parkeerrekening kiezen: Afhankelijk van de gemaakte keuze voor de bron zullen er verschillende schermen volgen. We nemen ze hier één voor eén door: Bron is saldibalans Hier dienen we alleen het juiste boekjaar of van tot en met periode / datum te selecteren. Standaard zal de tussenbalans niet meegenomen worden. Maar u kunt hier eventueel wel voor kiezen door het vinkje bij Inclusief de tussenbalans aan te zetten

182 Hoofdstuk: Wat zijn cumulatieven en waar kan ik die vinden Heeft u echter in het vorige scherm gekozen voor Consolidatie dan kunt u de balans van een gekoppelde administratie inlezen. (zie hiervoor het administratie onderhoud scherm, tabblad Gekoppelde administraties) 1 7 2

183 Hoofdstuk: Wat zijn cumulatieven en waar kan ik die vinden Bron is kolommenbalans Hierbij kunt u een nieuw model aanmaken vanuit een oud model. Nadat u het model waarvan u de gegevens wilt overnemen heeft gekozen kunt u aangeven of u ook de toelichtingen en journaalposten wilt overnemen

184 Hoofdstuk: Wat zijn cumulatieven en waar kan ik die vinden Heeft u in een eerder scherm gekozen voor Consolidatie dan kunt u de kolommenbalans van een gekoppelde administratie overnemen. U kiest eerst de administratie (zie hierboven bij Bron is saldibalans) en daarna het model

185 Hoofdstuk: Wat zijn cumulatieven en waar kan ik die vinden Bron is extern pakket Bij deze import dient u ook eerst het juiste boekjaar/periode in te geven. U kunt de saldibalans gegevens uit een groot aantal pakketten inlezen. Door op het pijtje rechts van het veld Keuze import te drukken krijgt u een lijst met mogelijkheden te zien. Hier kunt u een keuze voor de te importeren gegevens maken

186 Hoofdstuk: Wat zijn cumulatieven en waar kan ik die vinden Daarna dient u de naam van het bestand dat u wilt gaan importeren op te geven. Tevens dient er een masker aangemaakt te worden. Hiermee geeft u aan of de te importeren rekening een balans of winst en verlies rekening is

187 Hoofdstuk: Wat zijn cumulatieven en waar kan ik die vinden Indien er nog geen masker gedefinieerd is drukt u op de knop Aanmaken masker 1 7 7

188 Hoofdstuk: Wat zijn cumulatieven en waar kan ik die vinden We dienen het maskerbestand een naam te geven. Aan de hand van het importbestand zal Accept Financieel automatisch proberen een masker bestand aan te maken

189 Hoofdstuk: Wat zijn cumulatieven en waar kan ik die vinden Na evaluatie van het importbestand krijgt u nog de mogelijkheid om het masker aan te passen

190 Hoofdstuk: Wat zijn cumulatieven en waar kan ik die vinden Nadat u op de <Verder> knop druk komt u terug in het scherm Importeren uit extern pakket Bij het veld Masker zal nu een bestand ingevuld staan. Wenst u het masker nog te wijzigen dan kun u op de knop Bewerken masker drukken. Hier kunt u nog per rekening aanpassingen doen. Let op! Indien de Koppeling administraties Accept Financieel ( Dos) bij de administratie gegevens aan staat dan kunnen ook de gegevens uit Accept Financieel Dos ingelezen worden

191 Hoofdstuk: Wat zijn cumulatieven en waar kan ik die vinden Bij het inlezen van een Saldibalans (DOS) maakt u de keuze voor de juiste boekhouding en geeft u aan tot en met welke periode u de gegevens in wilt lezen. Bij Kolommenbalans (DOS) geeft u naast de juiste boekhouding ook het juiste model aan. Kan ik een model afronden 1 8 1

192 Hoofdstuk: Wat zijn cumulatieven en waar kan ik die vinden Door in het Actie menu te kiezen voor Model afronden komt u in de Wizard terecht. U kunt een factor kiezen waarmee u het model wilt gaan afronden. Dit kan op 1, 10, 100, 1000 euro of meer zijn. Kies ook een balans en resultaat rekening waarop het verschil weg geboekt dient te worden. Indien u Restwaarde doorschuiven aanvinkt, kunt u geen journaalposten meer maken. Dit heeft te maken met het feit, dat in geval van restwaarde doorschuiven de afronding van de cijfers op een speciale manier verloopt, waarbij achteraf niet meer direct te achterhalen is, hoe de afzonderlijke cijfers afgerond zijn. In principe worden afrondingsbedragen binnen een groep per rekening doorgeschoven naar een volgende rekening. Uiteindelijk komt het programma op die manier tot een zeer secure afronding van de totalen

193 Hoofdstuk: Wat zijn cumulatieven en waar kan ik die vinden U kunt een afronding ook weer ongedaan maken. Kies hiervoor in het Actie menu Afronding ongedaan maken. Kan ik een model opnieuw inlezen Indien een model als bron Saldibalans heeft dan kunt u in het Actie menu kiezen voor Model opnieuw inlezen

194 Hoofdstuk: Wat zijn cumulatieven en waar kan ik die vinden Hou er rekening mee de afronding van het model ongedaan gemaakt zal worden

195 Hoofdstuk: Wat zijn cumulatieven en waar kan ik die vinden Bevestig uiteindelijk uw keuze door INLEZEN in te toetsen. Tip: Door CTRL+I te drukken krijgt u info over het model. Kan ik een rekening toevoegen Door op de INS knop te drukken of in het Actie menu te kiezen voor Rekening aanmaken kunt u een rekening toevoegen

196 Hoofdstuk: Wat zijn cumulatieven en waar kan ik die vinden U kun 2 soorten rekeningen aanmaken. Namelijk Gekoppelde rekeningen of Niet gekoppelde rekeningen

197 Hoofdstuk: Wat zijn cumulatieven en waar kan ik die vinden Indien we kiezen voor Gekoppelde rekening dan dienen we een rekening te selecteren uit het rekeningschema behorende bij de administratie. Door op de knop Nieuwe rekening aanmaken te drukken is het zelfs mogelijk een nieuwe rekening aan te maken. Kiezen we voor Niet gekoppelde rekeningen dan dienen we de rekening gegevens en de groepsrekening in te voeren en wordt er een rekening aangemaakt die alleen in het model aanwezig is

198 Hoofdstuk: Wat zijn cumulatieven en waar kan ik die vinden Kan ik een rekening verwijderen Door op de DEL knop te drukken of in het Actie menu voor Rekening verwijderen te kiezen kunnen we een rekening uit het model verwijderen

199 Hoofdstuk: Wat zijn cumulatieven en waar kan ik die vinden 1 8 9

200 Hoofdstuk: Wat zijn cumulatieven en waar kan ik die vinden Hoe moet ik voorafgaande journaalposten maken Door op een rekening te gaan staan kunt u eenvoudig door CTRL-E te toetsen een enkelvoudige journaalpost aanmaken. Dit is een overboeking tussen 2 rekeningen. We staan bijvoorbeeld op de regel met het rekeningnummer 2000, we geven CTRL-E en kunnen dan eenvoudig een bedrag overboeken naar rekening Druk op de knop Toelichting om een toelichting in te kunnen voeren. De zojuist ingevoerde enkelvoudige VJP kunnen we weer oproepen via het Actie menu en dan de keuze Samengestelde VJP of door CTRL-S te drukken

201 Hoofdstuk: Wat zijn cumulatieven en waar kan ik die vinden We kunnen hier een post aanpassen of een nieuwe post invoeren. Geef bovenin het scherm de omschrijving van de post in en voer onderin het scherm de mutatie regels in. Een journaalpost dient altijd in evenwicht geboekt te worden. Door rechts bovenin het scherm op de knop Toelichting te drukken kunt u een toelichting onderaan het scherm invoeren. Door in het Actie menu te kiezen voor Toevoegen aan periodieke journaalposten (of CTRL-T) kunt u de post vastleggen om later nogmaals te kunnen gebruiken. U kunt namelijk een periodieke journaalpost inlezen door bij een lege VJP te kiezen in het Actie menu voor Overnemen van periodieke journaalposten (CTRL-P) Druk op de knop Toevoegen om de geselecteerde periodieke journaalpost toe te voegen

202 Hoofdstuk: Wat zijn cumulatieven en waar kan ik die vinden Kan ik werken met periodieke journaalposten U kunt werken met periodieke journaalposten. Deze kunt u aanmaken door in het Actie menu te kiezen voor Periodieke journaalposten of door CTRL-P te toetsen. Geef bovenin het scherm de naam in van de journaalpost en onderin het scherm de mutatie regels. U kunt de periodieke journaalposten inlezen bij het maken van de samengestelde journaalposten. Uitleg over de instellingen Onderin het kolommenbalans scherm bevindt zich een menubalk met een tweetal filter mogelijkheden. Door een vinkje te zetten bij Nulbedragen onderdrukken worden alle rekeningen zonder saldi onderdrukt. U kunt er ook voor kiezen om alleen de groepsrekeningen of grootboekrekeningen te tonen. Welke uitvoer mogelijkheden zijn er Door te kiezen voor het Uitvoer menu kunt een aantal overzichten selecteren.

203 Hoofdstuk: Wat zijn cumulatieven en waar kan ik die vinden 1 9 3

204 Hoofdstuk: Doorboeken van voorafgaande journaalposten naar de financiële administratie Doorboeken van voorafgaande journaalposten naar de financiële administratie Voorafgaande journaalposten die u heeft aangemaakt kunnen worden doorgeboekt naar de financiële administratie. In dit artikel Hoe moet ik een voorafgaande journaalpost doorboeken Kan ik doorgeboekte journaalposten nog wijzigen Kan ik de doorboeking ongedaan maken Hoe moet ik een voorafgaande journaalpost doorboeken Kies om het Actie menu voor Doorboeken VJP We komen dan in de Wizard terecht

205 Hoofdstuk: Doorboeken van voorafgaande journaalposten naar de financiële administratie We dienen het dagboek, stuknummer, documentdatum en periode in te voeren

206 Hoofdstuk: Doorboeken van voorafgaande journaalposten naar de financiële administratie En uiteraard dienen we de journaalpost(en) te selecteren die we door willen boeken. Het programma zal alleen die posten tonen die u door kunt boeken. Heeft u een VJP gemaakt met daarin een tegenrekening van een dagboek of een rekening met kostenplaatsen/kostendragers dan zal deze VJP niet getoond worden. Deze VJP's kunnen namelijk niet doorgeboekt worden. Kan ik doorgeboekte journaalposten nog wijzigen Doorgeboekte VJP's kunnen niet meer gewijzigd worden. Kan ik de doorboeking ongedaan maken U kunt een doorboeking ongedaan maken door de betreffende boekingsrun te verwijderen

207 Hoofdstuk: Doorboeken van voorafgaande journaalposten naar de financiële administratie 1 9 7

208 Hoofdstuk: Doorboeken van voorafgaande journaalposten naar de financiële administratie Werken met de vaste activa Met de vaste activa module kunt u uw activa, zoals gebouwen, kantoorinventaris, machines en autopark bijhouden. U kunt zowel een fiscale als commerciële staat aanmaken. De activa die u aanmaakt lopen synchroon in beide staten maar kunnen bijvoorbeeld afwijken wat betreft afschrijvingspercentage en of methode. In dit artikel Hoe moet de activa worden opgestart Hoe maak ik een fiscale en of commerciële staat Hoe moet ik een activa rekening aanmaken Hoe stel ik de aanschafwaarde in Hoe stel ik de W.O.Z.-waarde in Hoe stel ik de bodemwaarde in Hoe voer ik een investering in Hoe voer ik een desinvestering in Hoe voer ik een herinvestering in Hoe moet ik een herinvestering aanspreken Hoe stel ik een restwaarde in Hoe bepaal ik de afschrijvingsmethode en is deze per jaar te wijzigen Hoe bepaal ik de balanswaarden Hoe werkt de jaarafsluiting Hoe bepaal ik het boekresultaat Uitleg over de instellingen Uitvoer mogelijkheden Hoe moet de activa worden opgestart Thema is Office a. Kies voor het menu tabblad Start

209 Hoofdstuk: Doorboeken van voorafgaande journaalposten naar de financiële administratie b. Kies Activa Andere thema's a. Kies voor het menu Financieel - Activa b. Of maak gebruik van de knop Activa Hoe maak ik een fiscale en of commerciële staat Als u de allereerste keer het activa programma opstart dan komt u in een Wizard terecht. Hier kunt u aangeven welke staat u aan wilt maken

210 Hoofdstuk: Doorboeken van voorafgaande journaalposten naar de financiële administratie Indien u alleen kiest voor het aanmaken van de fiscale staat dan kunt u later via het Actie menu kiezen voor Aanmaken commerciële staat. Kies u alleen voor het aanmaken van de commerciële staat dan kunt u later in het Actie menu kiezen voor Aanmaken fiscale staat. Bovenin het activa scherm kunt u selecteren of u de Fiscale of Commerciële staat wilt tonen. Hier kunt u ook het gewenste boekjaar en tot en met periode selecteren

211 Hoofdstuk: Doorboeken van voorafgaande journaalposten naar de financiële administratie Hoe moet ik een activa rekening aanmaken Door in het Actie menu te kiezen voor Nieuwe rekening aanmaken of door CTRL-N te toetsen komt u in het invoer scherm voor het aanmaken van een nieuwe rekening. Linksboven in kunnen we de code van het activum invoeren en daarnaast de omschrijving. Indien we als code 0001 invoeren (met de omschrijving Gebouwen) dan zal het programma automatisch de groep 00* aanmaken met de omschrijving GROEP 00* De omschrijving GROEP 00* kan uiteraard aangepast worden. Dit doen we door op de regel van de groep te gaan staan en CTRL+E te drukken of via het Actie menu te kiezen voor Eigenschappen. Op deze wijze kunt u ook de eigenschappen van een activum aanpassen. Als een activum niet meer actief is dan kan dit aangegeven worden door een Verwijderd per datum in te voeren. Per deze datum zal het activum dan niet meer getoond worden. Door een vinkje te zetten bij Afschrijvingsbeperking kunt u aangeven of er sprake is bij het activum van de zogenaamde afschrijvingsbeperking op gebouwen. Het scherm is opgebouwd uit een aantal delen. In het bovenste deel zien we de naam en omschrijving van het activum. Aan de linkerkant zien we een mappen structuur en aan de rechterkant een invoer scherm. Als we bijvoorbeeld op het mapje Aanschafwaarde drukken dan zal rechts het invoer scherm voor de Aanschafwaarde te voorschijn komen. Drukken we op het mapje WOZ waarde dan kunnen we rechts de WOZ waarde invoeren. Hoe stel ik de aanschafwaarde in 2 0 1

212 Hoofdstuk: Doorboeken van voorafgaande journaalposten naar de financiële administratie Ga op de regel van het betreffende activum staan in de kolom aanschafwaarde en geef CTRL+E of kies in het Actie menu voor Eigenschappen. U kunt ook dubbel klikken met de muis. Het invoerscherm bestaat ook weer uit 2 delen. Bovenin kunt u de gegevens invoeren. Onderin worden de ingevoerde gegevens getoond. In het aanschafwaarde scherm dienen we als eerste een documentdatum in te voeren. Deze datum moet liggen voor de begin datum van de administratie. Geven we een datum in na de begin datum van de administratie dan krijgen we de volgende melding (in dit voorbeeld is de begindatum van de boekhouding ) als we de gegevens willen opslaan: Omdat het bolletje bij Methode op Beide staat zal de aanschafwaarde zowel in de fiscale als in de commerciële staat worden opgeslagen. We voeren een documentdatum in van en een waarde van ,00 euro. Nadat we dit hebben opgeslagen zien we onderin het scherm 2 0 2

213 Hoofdstuk: Doorboeken van voorafgaande journaalposten naar de financiële administratie Indien we de aanschafwaarde willen aanpassen dan dubbelklikken we op de regel onderin het scherm. De gegevens komen dan bovenin het scherm te staan en kunnen aangepast worden. Wilt u gebruik maken van het toetsenbord druk dan op de Tab toets of Enter toets om in het veld documentdatum te komen. Blader dan met F7 of F8 naar de juiste gegevens. U kunt de gegevens per activum ook terug vinden in het tabblad Mutaties. Met behulp van de filters in de balk onderaan kunt u de getoonde mutaties beperken. Zo kunt u alleen de mutaties van een bepaald boekjaar bekijken of alleen de aanschaf mutaties. Op het tabblad Toelichting kunt u een toelichting ingeven. Hoe stel ik de W.O.Z.-waarde in Ga op de regel van het betreffende activum staan en geef CTRL+E of kies in het Actie menu voor Eigenschappen. U kunt ook dubbel klikken met de muis. Klik hierna aan de linkerkant op het mapje WOZ waarde of maak gebruik van de pijltjes toetsen omhoog of omlaag om naar het juiste mapje te gaan

214 Hoofdstuk: Doorboeken van voorafgaande journaalposten naar de financiële administratie Druk hierna op de Tab toets om de gegevens in te voeren of klik met de muis in het veld documentdatum. Hoe stel ik de bodemwaarde in Kies voor het mapje Bodemwaarde om de bodemwaarde in te voeren

215 Hoofdstuk: Doorboeken van voorafgaande journaalposten naar de financiële administratie Hoe voer ik een investering in Ga op de regel van het betreffende activum staan in de kolom investering en geef CTRL+E of kies in het Actie menu voor Eigenschappen. U kunt ook dubbel klikken met de muis. Als u al bezig bent met het invoeren van de eigenschappen van een activum dan kunt u kiezen voor het mapje Investering. Hoe voer ik een desinvestering in Ga op de regel van het betreffende activum staan in de kolom desinvestering en geef CTRL+E of kies in het Actie menu voor Eigenschappen. U kunt ook dubbel klikken met de muis. Als u al bezig bent met het invoeren van de eigenschappen van een activum dan kunt u kiezen voor het mapje Desinvestering. Onder het mapje desinvestering treft u echter nog een mapje aan namelijk Verdeling van de desinvestering Hier geeft u aan hoe de desinvestering verdeeld dient te worden. In het voorbeeld hierboven is er sprake van een verkoop waarbij er een boekwinst is behaald. De winst wordt nu geplaatst op het Boekresultaat. Dit doen we door het veld boekresultaat in te vullen en dan voor Opslaan te kiezen. Het is echter ook mogelijk om dit bedrag toe te kennen aan de Herinvesteringsreserve. Wilt u deze herinvesteringsreserve gelijk aanspreken dan kunt u in het veld naar activum gelijk het activumnummer ingeven. U dient, indien gewenst, per staat (financieel of commercieel) een verdeling te maken. Hoe voer ik een herinvestering in Nadat we een desinvestering hebben ingegeven en een bedrag hebben toegekend aan de herinvesteringsreserve kunnen we deze gaan aanspreken

216 Hoofdstuk: Doorboeken van voorafgaande journaalposten naar de financiële administratie Ga op de regel van het betreffende activum staan in de kolom Her.Inv.Res. en geef CTRL+E of kies in het Actie menu voor Eigenschappen. U kunt ook dubbel klikken met de muis. Als u al bezig bent met het invoeren van de eigenschappen van een activum dan kunt u kiezen voor het mapje Herinvesteringsreserve welke u vindt onder het mapje Reserve. Hoe moet ik een herinvestering aanspreken Ga op de regel van het betreffende activum staan in de kolom Aangespr. HIR en geef CTRL+E of kies in het Actie menu voor Eigenschappen. U kunt ook dubbel klikken met de muis. Als u al bezig bent met het invoeren van de eigenschappen van een activum dan kunt u kiezen voor het mapje Aangesproken herinvesteringsreserve

217 Hoofdstuk: Doorboeken van voorafgaande journaalposten naar de financiële administratie Hoe stel ik een restwaarde in Ga op de regel van het betreffende activum staan in de kolom restwaarde en geef CTRL+E of kies in het Actie menu voor Eigenschappen. U kunt ook dubbel klikken met de muis. Als u al bezig bent met het invoeren van de eigenschappen van een activum dan kunt u kiezen voor het mapje Restwaarde welke u vindt onder het mapje Afschrijven Hoe bepaal ik de afschrijvingsmethode en is deze per jaar te wijzigen Ga op de regel van het betreffende activum staan en geef CTRL+E of kies in het Actie menu voor Eigenschappen. U kunt ook dubbel klikken met de muis. Klik hierna aan de linkerkant op het mapje Afschrijvingsmethode (deze vindt u onder het mapje Afschrijven) of maak gebruik van de pijltjes toetsen omhoog of omlaag om naar het juiste mapje te gaan

218 Hoofdstuk: Doorboeken van voorafgaande journaalposten naar de financiële administratie Er zijn verschillende afschrijvingsmethodes mogelijk. % aanschafwaarde; het bedrag van de afschrijving = aanschafwaarde * percentage % aanschafwaarde totaal; het bedrag van de afschrijving = (aanschafwaarde - restwaarde) * percentage % boekwaarde; het bedrag van de afschrijving = boekwaarde * percentage % boekwaarde totaal; het bedrag van de afschrijving = (boekwaarde - restwaarde) * percentage Handmatig / Geen; het bedrag van de afschrijving kan handmatig ingegeven worden Jaarlijks bedrag; het bedrag van de afschrijving wordt handmatig ingegeven en zal ieder jaar worden afgeschreven Men dient naast de methode ook de 'factor' in te voeren. Kiest men bijvoorbeeld voor maand dan zal er per maand een afschrijvingsmutatie berekend worden. Deze mutaties vindt u in het mapje Afschrijvingsmutatie 2 0 8

219 Hoofdstuk: Doorboeken van voorafgaande journaalposten naar de financiële administratie Uiteraard wordt bij de bovenstaande berekeningen rekening gehouden met een investering en of desinvestering van het activum. Indien de afschrijvingsmethode en of percentage vanaf een bepaalde datum anders dient te zijn dan voert u gewoon een nieuwe afschrijving in. Stel dat de afschrijving in 2007 slechts 10% is maar in % moet worden dan maakt u per een nieuwe record aan met het percentage 12%. Het programma zal nu per rekenen met het percentage van 12%. (Voor 2007 wordt er gerekend met 10%) Hoe bepaal ik de balanswaarden Ga op de regel van het betreffende activum staan in de kolom beginbalans en geef CTRL+E of kies in het Actie menu voor Eigenschappen. U kunt ook dubbel klikken met de muis

220 Hoofdstuk: Doorboeken van voorafgaande journaalposten naar de financiële administratie In bovenstaande scherm kunt u de balans waarde per eerste boekjaar invoeren. Normaal gesproken zal de Startbalans hier al ingevuld staan en overeenkomen met de door u eerder ingevoerde aanschafwaarde. U kunt hier echter vanaf wijken. Ook kunt u hier, indien gewenst, andere begin waarden zoals Afschrijving, Restwaarde, Correctie en Boekresultaat invoeren. Hoe werkt de jaarafsluiting Via het Actie menu kunt u kiezen voor Jaarafsluiting activastaat

221 Hoofdstuk: Doorboeken van voorafgaande journaalposten naar de financiële administratie Het is nodig om deze te draaien indien er in Accept Financieel een nieuw boekjaar is aangemaakt. De activastaat kent namelijk, onafhankelijk van de financiële administratie, haar eigen jaarafsluiting. De jaarafsluiting zal voor het nieuwe boekjaar de beginbalans bepalen. Hoe bepaal ik het boekresultaat Ga op de regel van het betreffende activum staan in de kolom boekresultaat en geef CTRL+E of kies in het Actie menu voor Eigenschappen. U kunt ook dubbel klikken met de muis

222 Hoofdstuk: Doorboeken van voorafgaande journaalposten naar de financiële administratie U kunt hier het boekresultaat invoeren. Indien u een desinvestering heeft gedaan dan kunt u het boekresultaat ook invoeren bij de Verdeling van de desinvestering Uitleg over de instellingen Onderin het activa scherm bevindt zich een menubalk met een tweetal filter mogelijkheden. Door een vinkje te zetten bij Nulbedragen onderdrukken worden alle activa zonder saldi onderdrukt. U kunt er ook voor kiezen om alleen de groepen of rekeningen te tonen. Via het Actie menu kunt u kiezen voor Instellingen Standaard staan Historie aanmaken en Doorgeboekte mutaties nooit verwijderen aangevinkt. Indien u deze vinkjes uitzet voordat met het invoeren van de activastaat begint dan kunt u later, nadat u alle mutaties heeft verwijderd, een activum verwijderen. Normaal wordt er wel historie aangemaakt en kunt u een activum niet zo maar verwijderen. Indien u later pas besluit om een activa staat aan de boekhouding toe te voegen dan kunt u de startdatum vast leggen bij de instelling Startdatum activastaat Normaal staat het berekenen van de afschrijvingen op doorlopend. Indien u dit uitschakeld dan worden bij het wijzigen van bijvoorbeeld de afschrijvingsmethode de afschrijvingsmutaties niet meer automatisch berekend. U dient dit dan handmatig te doen door in het Actie menu te kiezen voor Berekenen afschrijvingen activastaat.

223 Hoofdstuk: Doorboeken van voorafgaande journaalposten naar de financiële administratie De instellingen Koptekst en Voettekst worden gebruikt bij de uitvoer van de activastaat indien u hier gekozen heeft voor het sjabloon Standaard rapportage. Het afronden van de activastaat stelt u in bij het mapje Fiscaal en of Commercieel. Standaard wordt er afgerond op hele euro's in de kolom afschrijving. U kunt ook afronden in de kolom eindbalans. Geeft u als factor 2 in dan wordt er afgerond op 10 euro. Een factor 3 geeft een afronding op 100 euro. Let op! Indien u de afronding aanpast dan dient u in het Actie menu te kiezen voor Berekenen afschrijvingen activastaat zodat de afschrijvingen opnieuw bepaald kunnen worden

224 Hoofdstuk: Doorboeken van voorafgaande journaalposten naar de financiële administratie Uitvoer mogelijkheden Door te kiezen voor het Uitvoer menu kunt een aantal overzichten selecteren. Zo kan er een activastaat worden afgedrukt waarbij u kunt kiezen voor de standaard opmaak of voor de rapportage opmaak. Deze laatste kunt u eventueel toevoegen als bijlage bij uw rapport

225 Hoofdstuk: Doorboeken van o.a. de afschrijvingen uit de activastaat Doorboeken van o.a. de afschrijvingen uit de activastaat Met behulp van de Wizard Doorboeken Activamutaties kunnen de afschrijvingen worden doorgeboekt. In dit artikel Hoe moet ik grootboekrekeningen koppelen Kan ik kostenplaatsen en of kostendragers toekennen aan een activum Hoe moet ik de afschrijvingen doorboeken naar de financiële administratie Hoe moet ik grootboekrekeningen koppelen Ga op de regel van het betreffende activum staan en geef CTRL+E of kies in het Actie menu voor Eigenschappen. U kunt ook dubbel klikken met de muis. Klik hierna aan de linkerkant op het mapje Grootboekrekening of maak gebruik van de pijltjes toetsen omhoog of omlaag om naar het juiste mapje te gaan

226 Hoofdstuk: Doorboeken van o.a. de afschrijvingen uit de activastaat In het invoer scherm aan de rechterkant kunt u de rekeningen vastleggen. Er zijn een aantal rekeningen per activum verplicht om het doorboeken goed te laten verlopen. De rekening afschrijving resultaat, balans en de rekening activum zijn verplicht. Hieronder ziet u hoe de boekregels er uit komen te zien. Indien de rekening vanaf een bepaalde datum anders dient te zijn dan voert u, net als bij de afschrijvingsmethode, een nieuwe rekening vanaf die nieuwe datum in. Kan ik kostenplaatsen en of kostendragers toekennen aan een activum Ga op de regel van het betreffende activum staan en geef CTRL+E of kies in het Actie menu voor Eigenschappen. U kunt ook dubbel klikken met de muis. Klik hierna aan de linkerkant op het mapje Kostenplaats of Kostendrager of maak gebruik van de pijltjes toetsen omhoog of omlaag om naar het juiste mapje te gaan.

227 Hoofdstuk: Doorboeken van o.a. de afschrijvingen uit de activastaat In het bovenstaande scherm kunt u de kostenplaats vastleggen. Indien de kostenplaats vanaf een bepaalde datum anders dient te zijn dan voert u, net als bij de afschrijvingsmethode, een nieuwe kostenplaats vanaf die nieuwe datum in. Hoe moet ik de afschrijvingen doorboeken naar de financiële administratie U start de Wizard Doorboeken Activamutaties op door in het Actie menu van de Activa te kiezen voor Doorboeken activa Na de inleidende pagina komt u in de onderstaande pagina terecht. Hier kunt u het gewenste dagboek en stuknummer invoeren. Ook kunt u aangeven of u de fiscale of commerciële afschrijvingen wilt doorboeken

228 Hoofdstuk: Doorboeken van o.a. de afschrijvingen uit de activastaat U dient uiteraard ook een tijdvak te selecteren van waaruit de mutaties worden doorgeboekt

229 Hoofdstuk: Doorboeken van o.a. de afschrijvingen uit de activastaat Nadat u op de knop <Verder> heeft geklikt krijgt u de mogelijkheid om een selectie te maken van de acties die doorgeboekt dienen te worden. Tenslotte geeft u aan voor welke activa u de afschrijvingen wilt doorboeken. Dit kan voor alle activa (Filter op is dan Geen), op Per groep, of Per activum. Bij het filter Per groep en Per activum krijgt u de mogelijkheid om de gewenste groep/activum aan te vinken

230 Hoofdstuk: Doorboeken van o.a. de afschrijvingen uit de activastaat 2 2 0

231 Hoofdstuk: Doorboeken van o.a. de afschrijvingen uit de activastaat 2 2 1

232 Hoofdstuk: Doorboeken van o.a. de afschrijvingen uit de activastaat Werken met de verslaglegging Altijd een goed rapport Iedere ondernemer wil alleen maar mooie cijfers. Zeker als het gaat om de jaarresultaten, maar uiteraard ook in de tussenrapportage. Voor ondernemers zijn mooie cijfers zwart. Voor accountants en administrateurs zijn alle cijfers mooi, zolang ze maar helder en correct zijn. Om te garanderen dat u als accountants of administrateurs altijd een goed rapport aflevert, dus met controleerbare uitkomsten van een efficiënt en foutloos proces, heeft Accept een eenvoudig en doeltreffend softwarepakket ontwikkeld: Accept rapportage In dit artikel Hoe moet de verslaglegging worden opgestart Hoe maak ik een rapport aan Hoe maak ik een Excel activastaat aan Hoe ga ik om met consolidatie Hoe kan ik een rapport blokkeren Hoe kan ik een activa staat blokkeren Hoe kan ik een rapport archiveren / terugzetten Hoe kan ik de activa staat archiveren / terugzetten Hoe maak ik een koppeling met de kolommenbalans Uitleg over de instellingen Hoe moet de verslaglegging worden opgestart Thema is Office a. Kies voor het menu tabblad Start b. Kies Verslaglegging

233 Hoofdstuk: Doorboeken van o.a. de afschrijvingen uit de activastaat Andere thema's a. Kies voor het menu Financieel - Verslaglegging b. Of maak gebruik van de knop Verslaglegging Hoe maak ik een rapport aan Alvorens we een rapport of activastaat aan kunnen maken dienen we eerst een model aan te maken. We geven een code in en een naam voor het model. Ook vullen we het tijdvak, dat meestal JAAR zal zijn, in. Het is ook mogelijk om een memo tekst in te voeren

234 Hoofdstuk: Doorboeken van o.a. de afschrijvingen uit de activastaat Nadat het model is aangemaakt is het mogelijk om een rapport aan te maken. Onderaan het scherm zal de knop Aanmaken rapport nu beschikbaar zijn. We kunnen ook de toetscombinatie CTRL+N drukken om het rapport aan te maken. Nadat we op de <Verder> knop hebben geklikt komen we in het volgende scherm terecht. Hier kunnen we aangeven of het om een Nieuw rapport gaat of om een Kopie van een bestaand rapport. Indien we Kopie van rapport selecteren hebben we tevens de mogelijkheid om een jaarwissel toe te passen en het origineel te comprimeren (ZIP)

235 Hoofdstuk: Doorboeken van o.a. de afschrijvingen uit de activastaat We geven <Verder> en dienen dan een basis model te selecteren

236 Hoofdstuk: Doorboeken van o.a. de afschrijvingen uit de activastaat Nadat we het juiste basis model geselecteerd hebben dienen we een brugstaat te kiezen. Tenslotte kunnen we ervoor kiezen om de saldi over te nemen uit de kolommenbalans van Accept Financieel. Wilt u echter de saldi uit een ander pakket inlezen dan doet u dit vanuit het rapport. Let op! Indien u een Auditfile wit inlezen dan kan het zijn dat deze van het wat oudere formaat ADF is. Accept Financieel biedt de mogelijkheid om deze om te zetten naar het nieuwere XAF formaat. Kies hiervoor in het Actie menu Rapport en dan Conversie ADF Auditfile

237 Hoofdstuk: Doorboeken van o.a. de afschrijvingen uit de activastaat Indien we gekozen hebben voor Kolommenbalans dan dienen we het model te selecteren waaruit we de gegevens willen overnemen

238 Hoofdstuk: Doorboeken van o.a. de afschrijvingen uit de activastaat We kunnen er dan nog voor kiezen om wel of geen cijfers over te nemen

239 Hoofdstuk: Doorboeken van o.a. de afschrijvingen uit de activastaat Nadat het rapport is aangemaakt zal de knop Start rapport beschikbaar zijn om het rapport op te starten. U kunt ook de toetscombinatie CTRL-S gebruiken. Nadat u het rapport heeft gestart zal de knop Stop rapport verschijnen. Deze dient u te gebruiken om het rapport te stoppen. Nadat u bovenstaande vraag met Ja heeft beantwoord zal het programma vragen of u de wijzigingen in het rapport wilt opslaan. In het tabblad Rapportage kunt u de eigenschappen van het rapport nazien. Zo wordt de versie, het type, de basis en de locatie van het rapport getoond. Om het ruimte beslag, dat wil zeggen de grootte van het rapport in MB op de harddisk, te beperken is het mogelijk een rapport te comprimeren. Bij de bedrijfsinstellingen kan dit standaard worden ingesteld. U kunt er echter ook voor kiezen om dit handmatig te doen. Ga hiervoor naar het Actie menu en kies Rapport en Comprimeren. Wilt u het rapport weer uitpakken kies dan voor Rapport en Extraheren. Hoe maak ik een Excel activastaat aan Naast de activa module kent Accept Financieel ook de mogelijkheid om een activa staat bij te houden in Excel. U kunt deze aanmaken via de knop Aanmaken activa. U kunt ook CTRL-M drukken

240 Hoofdstuk: Doorboeken van o.a. de afschrijvingen uit de activastaat U kunt er voor kiezen om een nieuwe staat aan te maken of de gegevens over te nemen van een bestaande staat

241 Hoofdstuk: Doorboeken van o.a. de afschrijvingen uit de activastaat Nadat de activa staat is aangemaakt zal de knop Start activa beschikbaar zijn om de staat op te starten. U kunt ook de toetscombinatie CTRL-A gebruiken. Nadat u de staat heeft gestart zal de knop Stop activa verschijnen. Deze dient u te gebruiken om de activa staat te stoppen. Nadat u bovenstaande vraag met Ja heeft beantwoord zal het programma vragen of u de wijzigingen in de activa staat wilt opslaan

242 Hoofdstuk: Doorboeken van o.a. de afschrijvingen uit de activastaat In het tabblad Activa kunt u de eigenschappen van de staat nazien. Zo wordt de versie en de locatie van de activa staat getoond. Om het ruimte beslag, dat wil zeggen de grootte van de activastaat in MB op de harddisk, te beperken is het mogelijk een staat te comprimeren. Bij de bedrijfsinstellingen kan dit standaard worden ingesteld. U kunt er echter ook voor kiezen om dit handmatig te doen. Ga hiervoor naar het Actie menu en kies Activa en Comprimeren. Wilt u de staat weer uitpakken kies dan voor Activa en Extraheren. Hoe ga ik om met consolidatie Door middel van consolidatie kunt u de gegevens van meerdere rapporten met elkaar combineren. Om hiervan gebruik te kunnen maken dient u het vinkje Geconsolideerd model bij de eigenschappen van een rapport aan te zetten. U kunt nu naar het tabblad Consolidatie gaan en vastleggen welke modellen u met dit model wilt consolideren

243 Hoofdstuk: Doorboeken van o.a. de afschrijvingen uit de activastaat U doet dit door links het model aan te klikken en dan op de knop Voeg toe >> te klikken. U ziet links ook modellen staan uit een andere administratie, bijvoorbeeld [ACCEPT] D2008. Ook deze kunt u toevoegen. De aanduiding --! die u achter de rapport naam ziet staan betekent dat het rapport geblokkeerd is. Het is mogelijk per gekoppeld model een percentage in te voeren. Door middel van dit percentage (standaard 100%) geeft u aan wat de weging is van de cijfers in het geconsolideerde model. Wenst u gebruik te maken van rapporten uit andere administraties dan dient u dit in te stellen in het tabblad Gekoppelde administraties welke u vindt bij de invoer van de administratie gegevens. Bij het opstarten van het rapport zal ook het gekoppelde rapport geopend worden. Let er wel op dat dit alleen zo is indien de rapporten van de juiste versie zijn. Hoe kan ik een rapport blokkeren Via het Actie menu kunt u een rapport blokkeren. Nadat we gekozen hebben voor de menu keuze Blokkeren zal de Wizard worden gestart

244 Hoofdstuk: Doorboeken van o.a. de afschrijvingen uit de activastaat We klikken op <Verder> om door te gaan en dienen dan in het volgende scherm het woord BLOKKEREN in te geven om het blokkeren van het rapport te bevestigen

245 Hoofdstuk: Doorboeken van o.a. de afschrijvingen uit de activastaat Als het rapport geblokkeerd is dan zal het vinkje bij Geblokkeerd bij de eigenschappen van het rapport aanstaan. De menu keuze Blokkeren zal ook vervangen zijn door de keuze Deblokkeren. Gebruik de menu keuze Deblokkeren om het rapport weer te deblokkeren. Hoe kan ik een activa staat blokkeren Via het Actie menu kunt u een staat blokkeren. Dit werkt op de zelfde wijze als bij het rapport

246 Hoofdstuk: Doorboeken van o.a. de afschrijvingen uit de activastaat Als de activastaat geblokkeerd is dan zal het vinkje bij Geblokkeerd bij de eigenschappen van de staat aanstaan. De menu keuze Blokkeren zal ook vervangen zijn door de keuze Deblokkeren. Gebruik de menu keuze Deblokkeren om de staat weer te deblokkeren. Hoe kan ik een rapport archiveren / terugzetten Via het Actie menu kunt u een rapport archiveren of terugplaatsen. U kunt een rapport ook archiveren als basismodel. Een rapport dat u archiveert als basismodel kunt u later terugplaatsen als basismodel

247 Hoofdstuk: Doorboeken van o.a. de afschrijvingen uit de activastaat 2 3 7

248 Hoofdstuk: Doorboeken van o.a. de afschrijvingen uit de activastaat Een gearchiveerd rapport kunt u ook weer terugplaatsen. Dit kan over het al bestaande rapport heen maar u kunt het archief ook terugplaatsen in een ander model of in een andere boekhouding. Klik op <Verder> en selecteer op de volgende pagina het juiste archief bestand. Nadat u het juiste bestand heeft geselecteerd krijgt u een samenvatting te zien van de gegevens van het archief

249 Hoofdstuk: Doorboeken van o.a. de afschrijvingen uit de activastaat Hoe kan ik een activa staat archiveren / terugzetten Via het Actie menu kunt u een activastaat archiveren of terugplaatsen

250 Hoofdstuk: Doorboeken van o.a. de afschrijvingen uit de activastaat Een gearchiveerde staat kunt u ook weer terugplaatsen. Dit kan over een al bestaande activa staat heen maar u kunt het archief ook terugplaatsen in een ander model of in een andere boekhouding.

251 Hoofdstuk: Doorboeken van o.a. de afschrijvingen uit de activastaat Klik op <Verder> en selecteer op de volgende pagina het juiste archief bestand. Nadat u het juiste bestand heeft geselecteerd krijgt u een samenvatting te zien van de gegevens van het archief

252 Hoofdstuk: Doorboeken van o.a. de afschrijvingen uit de activastaat Hoe maak ik een koppeling met de kolommenbalans Bij het aanmaken van een rapport kunnen we aangeven dat we het rapport willen koppelen aan de kolommenbalans waardoor de cijfers overgenomen kunnen worden. Mocht u dit niet gedaan hebben dan kunt u dit later alsnog doen. In het rapportage tabblad treft u namelijk de mogelijkheid aan om bij Koppeling alsnog deze in te voeren. Als u een bolletje zet bij Kolommenbalans dan verschijnt onderin het scherm de volgende invoer

253 Hoofdstuk: Doorboeken van o.a. de afschrijvingen uit de activastaat Kies hier het gewenste kolommenbalans model en zet een bolletje bij Alleen import naar rapportmodel U ziet hierboven dat u ook kunt kiezen voor een koppeling met de Kolommenbalans DOS. Deze optie is echter alleen beschikbaar indien u bij de invoer van de administratiegegevens een vinkje heeft gezet bij Koppeling administraties Accept financieel (DOS) Druk op de knop <<Wijzigen om de koppeling aan te passen

254 Hoofdstuk: Doorboeken van o.a. de afschrijvingen uit de activastaat Selecteer de Accept financieel (DOS) boekhouding en daarna het gewenste kolommenbalans model. Indien de gekozen boekhouding geen kolommenbalans model heeft dan krijgt u hiervan een melding

255 Hoofdstuk: Doorboeken van o.a. de afschrijvingen uit de activastaat Uitleg over de instellingen Bij de bedrijfsinstellingen kunt u aangeven of u het rapport en de activastaat standaard wilt comprimeren. Zet hiervoor een vinkje bij Standaard comprimeren. Het programma zal, indien u de cijfers van de kolommenbalans wilt overnemen, een controle uitvoeren of de kolommenbalans is afgerond. Deze controle kunt u hier uitschakelen

256 Hoofdstuk: Beheer van de rapportage Beheer van de rapportage In de rapportage kunt u basis rekeningschema s opstellen. Hoogstwaarschijnlijk wilt u van verschillende rekeningschema s gebruik maken (bijvoorbeeld voor de eenmanszaak/maatschap/v.o.f en b.v.). In Accept rapportage kunt u verschillende schema's (basisbrugstaten) aanmaken Zoals u standaard rekeningschema s kunt opstellen, zo kunt u ook basis rapportmodellen opstellen. Accept rapportage bevat twee standaardmodellen (Algemeen en Privé) en elk van deze modellen kunt u aan uw wensen aanpassen. U zou desgewenst verschillende versies van het model Algemeen kunnen maken (bijvoorbeeld voor eenmanszaak/maatschap/v.o.f. en b.v. Alle door u aangemaakt basis rapportmodellen kunt u vervolgens gebruiken bij de door u aangemaakte administraties. Indien u basisrapporten aan wilt maken gaat u uit van de originele rapportmodellen die meegeleverd worden met het pakket. Dit betreft twee modellen met de namen $-ALG (model algemeen) en $-PRI (model privé). Vanaf versie heeft u naast de Nederlandstalige basismodellen ook de beschikking over Engelstalige en Duitstalige basismodellen. In dit artikel Hoe maak ik een basisrapport aan Hoe maak ik een basisbrugstaat aan Hoe reset ik Excel Hoe maak ik een basisrapport aan Hoe? Thema is Office a. Kies voor het menu tabblad Beheer b. Kies Rapportage - Basisrapport

257 Hoofdstuk: Beheer van de rapportage Andere thema's a. Kies voor het menu Beheer - Verslaglegging - Basisrapport Door op de knop Aanmaken basis rapportmodel te klikken, of door gebruik te maken van de toetscombinatie CTRL-N, wordt de Wizard voor het aanmaken van een nieuwe model opgestart. U dient een code voor het nieuwe model in te voeren. Deze mag maximaal 5 tekens lang zijn. Tevens dient u aan te geven wat de basis is van het nieuwe model

258 Hoofdstuk: Beheer van de rapportage Nadat het model is aangemaakt kunt u dit opstarten door op knop Start rapport te klikken of door CTRL-S te drukken. De rapportage wordt dan opgestart en u kunt het model gaan aanpassen. Terug naar boven Hoe maak ik een basisbrugstaat aan Hoe? Thema is Office a. Kies voor het menu tabblad Beheer

259 Hoofdstuk: Beheer van de rapportage b. Kies Rapportage - Basisbrugstaat Andere thema's a. Kies voor het menu Beheer - Verslaglegging - Basisbrugstaat Kies bovenaan het scherm voor Algemeen of Prive-rapport Hierna kunt u op de knop Start schema klikken of de toetscombinatie CTRL-S gebruiken om de rapportage op te starten. Hier krijgt u dan de mogelijkheid om een basisbrugstaat aan te maken. Terug naar boven Hoe reset ik Excel Hoe? Thema is Office 2007 a. Kies voor het menu tabblad Beheer b. Kies Rapportage - Extra - Reset Excel Andere thema's a. Kies voor het menu Beheer - Verslaglegging - Reset Excel 2 4 9

260 Hoofdstuk: Beheer van de rapportage 2 5 0

261 Hoofdstuk: Beheer van de rapportage Terug naar boven 2 5 1

262 Hoofdstuk: Beheer van de rapportage 2 5 2

263 Hoofdstuk: Beheer van de rapportage Genereren en klaarzetten van betaalopdrachten Via het betaalopdrachten scherm is het mogelijk om een betaalopdrachten bestand (CLIEOP03) aan te maken. Dit bestand kunt u inlezen in uw telebanking software zodat u uw betalingen aan uw crediteuren kunt verrichten. Zorg ervoor dat rechts bovenin het juiste bank-/gironummer ingevuld staat. U kunt alleen een bank-/gironummer selecteren dat ingevuld staat bij uw dagboek(en) U kunt de getoonde posten filteren op Vervaldatum. Indien u het filter uitschakelt dan worden alle openstaande posten getoond. Het vinkje bij Omschrijving automatisch bijwerken zorgt ervoor dat het veld Omschrijving gevuld wordt met de tekst FAKT; gevolgd door de geselecteerde factuurnummers. In dit artikel Hoe moeten de betaalopdrachten worden opgestart Hoe moeten betalingen worden geaccordeerd Kan ik deelbetalingen doen Hoe moet ik een betaalbestand genereren voor de bank Kunnen de betalingen worden doorgeboekt naar de financiële administratie Kan ik een gegenereerde betaalopdracht terugdraaien Uitleg over bepaalde instellingen Wat voor overzichten kan ik genereren 2 5 3

264 Hoofdstuk: Beheer van de rapportage Hoe moeten de betaalopdrachten worden opgestart Thema is Office 2007 a. Kies voor het menu tabblad Start b. Kies Telebanking - Betaalopdrachten Andere thema's a. Kies voor het menu Financieel - Telebanking - Betaalopdrachten b. Of maak gebruik van de knop Telebanking en kies dan Betaalopdrachten Hoe moeten betalingen worden geaccordeerd Door een vinkje te zetten in de kolom Betalen, in de regel van de betreffende crediteur, kunt u alle openstaande posten accorderen. U kunt het vinkje ook aan of uit zetten met de toets combinatie CTRL-V (vink) of door op de spatie balk te drukken als u in de kolom Betalen staat.

265 Hoofdstuk: Beheer van de rapportage U kunt er ook voor kiezen om onderin het scherm de openstaande posten afzonderlijk te accorderen. Met de toets combinatie CTRL-D (detail scherm) kunt u naar de openstaande posten gaan. Wilt u terug naar boven, toets dan CTRL-H (hoofd scherm) Kan ik deelbetalingen doen U kunt een deelbetaling doen door in de kolom Te betalen bedrag een gedeelte van het openstaande posten bedrag in te voeren. Houdt u er rekening mee dat u het bedrag met een min teken ingeeft! Hoe moet ik een betaalbestand genereren voor de bank U kunt een betaalbestand genereren door in het Actie menu te kiezen voor Betaalbestand genereren. De Wizard voor het genereren van het betaalopdrachten bestand zal nu gestart worden

266 Hoofdstuk: Beheer van de rapportage U heeft hier de volgende opties: Verwerkdatum; de datum waarop u de betalingen wilt laten uitvoeren (is minimaal 1 dag later als de huidige datum!) Map van het bank-bestand; zorg ervoor dat u een map opgeeft die u later eenvoudig kunt terug vinden als u de opdrachten in gaat lezen in uw telebanking software Posten afzonderlijk betalen; door hier een vinkje te zetten zullen de posten afzonderlijk in het betaalopdrachten bestand worden opgenomen. Staat hier geen vinkje dan wordt het totale bedrag als één post voldaan Omschrijving onderdrukken; de omschrijving (in dit geval Betaalopdracht runnumer 1) kan hiermee onderdrukt worden. Kunnen de betalingen worden doorgeboekt naar de financiële administratie Let op! U kunt alleen betaalopdrachten doorboeken die u via de menu keuze Actie - Communicatie op akkoord heeft gezet

267 Hoofdstuk: Beheer van de rapportage Zet een vinkje in de eerste kolom bij Verwerkt om aan te geven dat u het CLIEOP03 bestand heeft ingelezen in uw bank software en naar de bank heeft verzonden. U krijgt ter bevestiging nog de vraag of de batch werkelijk is verwerkt. In het Actie menu kan gekozen worden voor Betaalopdrachten doorboeken

268 Hoofdstuk: Beheer van de rapportage Door op de prompt knop bij Runnummer te drukken krijgt u een overzicht van de aanwezige betaalopdrachten welke u door kunt gaan boeken. Selecteer hier de juiste opdracht. We dienen nu het juiste dagboek en de tegenrekening te selecteren. Omdat het hier om 'betalingen onderweg' gaat selecteren er het dagboek Betalingen onderweg. We kiezen ook een 'neutrale' tegenrekening 2 5 8

269 Hoofdstuk: Beheer van de rapportage Het doorboeken van de betaalopdracht zorgt ervoor dat de betreffende openstaande posten worden afgeboekt. Het saldo komt op de neutrale tegenrekening. Als u enige tijd later het bankafschrift gaat verwerken dan dient u het saldo weer af te boeken van deze neutrale tegenrekening. Kan ik een gegenereerde betaalopdracht terugdraaien Kies in het Actie menu voor Betaalbestand verwijderen

270 Hoofdstuk: Beheer van de rapportage Door op de prompt knop bij Runnummer te drukken krijgt u een overzicht van de aanwezige betaalopdrachten. Selecteer hier de juiste opdracht. Druk daarna op <Verder> en toets VERWIJDEREN in om de betaalopdracht terug te draaien en de openstaande posten weer betaalbaar te stellen. Uitleg over bepaalde instellingen Wat voor overzichten kan ik genereren 2 6 0

271 Hoofdstuk: Genereren en klaarzetten van incasso opdrachten Genereren en klaarzetten van incasso opdrachten Via het incasso opdrachten scherm is het mogelijk om een incasso bestand (CLIEOP03) aan te maken. Dit bestand kunt u inlezen in uw telebanking software. Alleen de posten die op status Automatische incasso staan zullen worden getoond. Zorg ervoor dat rechts bovenin het juiste bank-/gironummer ingevuld staat. U kunt alleen een bank-/gironummer selecteren dat ingevuld staat bij uw dagboek(en) U kunt de getoonde posten filteren op Vervaldatum. Indien u het filter uitschakelt dan worden alle openstaande posten getoond. Het vinkje bij Omschrijving automatisch bijwerken zorgt ervoor dat het veld Omschrijving gevuld wordt met de tekst FAKT; gevolgd door de geselecteerde factuurnummers. In dit artikel Hoe moeten de incassoopdrachten worden opgestart Hoe moeten incasso's worden geaccordeerd Kan ik deel incasso's doen Hoe moet ik een incasso bestand genereren voor de bank Kunnen de incasso's worden doorgeboekt naar de financiële administratie Kan ik een gegenereerde incasso opdracht terugdraaien Uitleg over bepaalde instellingen Wat voor overzichten kan ik genereren Hoe moeten de incassoopdrachten worden opgestart Thema is Office 2007 a. Kies voor het menu tabblad Start b. Kies Telebanking - Incasso Andere thema's 2 6 1

272 Hoofdstuk: Genereren en klaarzetten van incasso opdrachten a. Kies voor het menu Financieel - Telebanking - Incasso b. Of maak gebruik van de knop Telebanking en kies dan Incasso Hoe moeten incasso's worden geaccordeerd Door een vinkje te zetten in de kolom Betalen, in de regel van de betreffende debiteur, kunt u alle openstaande posten accorderen. U kunt het vinkje ook aan of uit zetten met de toets combinatie CTRL-V (vink) of door op de spatie balk te drukken als u in de kolom Betalen staat. U kunt er ook voor kiezen om onderin het scherm de openstaande posten afzonderlijk te accorderen. Met de toets combinatie CTRL-D (detail scherm) kunt u naar de openstaande posten gaan. Wilt u terug naar boven, toets dan CTRL-H (hoofd scherm) Kan ik deel incasso's doen U kunt een deel incasso doen door in de kolom Te betalen bedrag een gedeelte van het openstaande posten bedrag in te voeren.

273 Hoofdstuk: Genereren en klaarzetten van incasso opdrachten Hoe moet ik een incasso bestand genereren voor de bank U heeft hier de volgende opties: Verwerkdatum; de datum waarop u de incasso wilt laten uitvoeren (is minimaal 1 dag later als de huidige datum!) Map van het bank-bestand; zorg ervoor dat u een map opgeeft die u later eenvoudig kunt terug vinden als u de opdrachten in gaat lezen in uw telebanking software Posten afzonderlijk incasseren; door hier een vinkje te zetten zullen de posten afzonderlijk in het incasso bestand worden opgenomen. Staat hier geen vinkje dan wordt het totale bedrag als één post geïncasseerd. Omschrijving onderdrukken; de omschrijving (in dit geval Incasso opdracht runnumer 1) kan hiermee onderdrukt worden. Kunnen de incasso's worden doorgeboekt naar de financiële administratie Let op! 2 6 3

274 Hoofdstuk: Genereren en klaarzetten van incasso opdrachten U kunt alleen incasso opdrachten doorboeken die u via de menu keuze Actie - Communicatie op akkoord heeft gezet. Zet een vinkje in de eerste kolom bij Verwerkt om aan te geven dat u het CLIEOP03 bestand heeft ingelezen in uw bank software en naar de bank heeft verzonden. U krijgt ter bevestiging nog de vraag of de batch werkelijk is verwerkt. In het Actie menu kan gekozen worden voor Incasso opdrachten doorboeken

275 Hoofdstuk: Genereren en klaarzetten van incasso opdrachten Door op de prompt knop bij Runnummer te drukken krijgt u een overzicht van de aanwezige incasso opdrachten welke u door kunt gaan boeken. Selecteer hier de juiste opdracht. We dienen nu het juiste dagboek en de tegenrekening te selecteren. Omdat het hier om 'incasso onderweg' gaat selecteren er het dagboek Incasso onderweg. We kiezen ook een 'neutrale' tegenrekening Het doorboeken van de incasso opdracht zorgt ervoor dat de betreffende openstaande posten worden afgeboekt. Het saldo komt op de neutrale tegenrekening. Als u enige tijd later het bankafschrift gaat verwerken dan dient u het saldo weer af te boeken van deze neutrale tegenrekening. Kan ik een gegenereerde incasso opdracht terugdraaien Kies in het Actie menu voor Incasso bestand verwijderen

276 Hoofdstuk: Genereren en klaarzetten van incasso opdrachten Door op de prompt knop bij Runnummer te drukken krijgt u een overzicht van de aanwezige incasso opdrachten. Selecteer hier de juiste opdracht. Druk daarna op <Verder> en toets VERWIJDEREN in om de incasso opdracht terug te draaien en de openstaande posten weer betaalbaar te stellen. Uitleg over bepaalde instellingen Wat voor overzichten kan ik genereren 2 6 6

277 Hoofdstuk: Bankafschriften ophalen en verwerken Bankafschriften ophalen en verwerken Via het bankafschriften invoer scherm kunt u bankafschriften van een groot aantal banken importeren. Deze kunnen later verwerkt worden via het automatisch boekingsprogramma. In dit artikel Hoe moeten de bankafschriften worden opgestart Hoe moet ik een bankafschrift importeren Welke formaten worden er ondersteund Tips bij het maken van een export Koppeling bankrekeningnummer met grootboekrekening - debiteur - crediteur Blokkeren van mutaties Verwerken van de bankafschriften via automatisch boeken Hoe moeten de bankafschriften worden opgestart Thema is Office 2007 a. Kies voor het menu tabblad Start b. Kies Telebanking - Bankafschriften Andere thema's 2 6 7

278 Hoofdstuk: Bankafschriften ophalen en verwerken a. Kies voor het menu Financieel - Bankafschriften Telebanking - a. U kunt de bankafschriften ook via de knoppenbalk activeren. Hoe moet ik een bankafschrift importeren Door in het Actie menu te kiezen voor Importeren kunt u bankafschriften importeren. U komt dan in de Wizard voor het importeren van de bankafschriften

279 Hoofdstuk: Bankafschriften ophalen en verwerken Nadat u op <Verder> knop heeft gedrukt dient u de naam van het import bestand in te geven. Het door u opgegeven bestand zal gecontroleerd worden waarbij het programma automatisch het juiste formaat zal bepalen. In één bestand kunnen meerdere afschriften zitten en u kunt er ook voor kiezen om meerdere bestanden achter elkaar in te lezen. De gegevens zullen per bankrekening en afschrift worden opgeslagen. U kunt na afloop van de import de gegevens nazien op het tabblad Mutaties. Het is ook mogelijk om verkeerd ingelezen bankafschriften te verwijderen. Selecteer het te verwijderen afschrijft en kies dan voor Verwijderen of toets SHFT-F2 Welke formaten worden er ondersteund De volgende formaten worden op dit moment ondersteund: Rabo MT940 (Swift formaat) Rabo MUT.ASC ING MT940 (Swift formaat) Postbank MT940 (Swift formaat) Girotel zakelijk ABN/AMRO MT940 (Swift formaat) SNS MT940 (Swift formaat) CenE MT940 (Swift formaat) Mijn ING bank 2 6 9

280 Hoofdstuk: Bankafschriften ophalen en verwerken Tips bij het maken van een export Zorg ervoor dat u de juiste begin- en einddatum opgeeft bij het maken van de export uit het bank programma. Als u het bestand exporteert noteer dan de naam en locatie van het bestand. Deze heeft u nodig bij het inlezen. Koppeling bankrekeningnummer met grootboekrekening - debiteur - crediteur Tijdens het automatisch boeken van de bankafschriften zal het programma automatisch de aan de bankrekening gekoppelde rekening, debiteur of crediteur voorstellen. Is deze nog niet aanwezig dan kunt u deze invoeren. Door in het Actie menu te kiezen voor Relaties kunt u de koppeling van het bankrekeningnummer met een grootboekrekening of debiteur of crediteur aanpassen. Door het vinkje bij Koppelen uit te zetten kunt u de relatie verbreken. U kunt er ook voor kiezen om de hele relatie te verwijderen. Blokkeren van mutaties Voordat u de bankafschriften via het automatisch boeken programma gaat verwerken kunt u bepaalde regels blokkeren. Deze regels zullen dan niet verwerkt worden. Selecteer het juiste bankafschrift en ga dan naar het tabblad mutaties. Selecteer de regel die u wilt Blokkeren en kies in het Actie menu voor Blokkeer of druk op CTRL-B

281 Hoofdstuk: Bankafschriften ophalen en verwerken Na het blokkeren ziet de status van de regel er als volgt uit; Regels met de status Geen kunt u nog verwerken. Na het verwerken van de regel wordt de status Verwerkt. Verwerken van de bankafschriften via automatisch boeken U kunt de afschriften verwerken via het programma Automatisch boeken. Nadat u in het Welkom scherm voor Bankafschriften heeft gekozen krijgt u de volgende keuze. Selecteer hier het juiste bankafschrift. Er kunnen meerdere bankafschriften per banknummer klaar staan om te verwerken. Door een banknummer te selecteren en daarna op de Info knop te drukken krijgt u een overzicht van het betreffende afschrift

282 Hoofdstuk: Bankafschriften ophalen en verwerken Ook hier heeft u nog de mogelijkheid om een regel te blokkeren. Nadat u het juiste afschrift heeft geselecteerd kunt u verder gaan met het automatisch boeken programma

283 Hoofdstuk: Bankafschriften ophalen en verwerken 2 7 3

284 Hoofdstuk: Bankafschriften ophalen en verwerken Hoe moet de facturatie worden opgezet - artikelen - prijzen - kortingen Voordat we kunnen beginnen met het invoeren van de artikelen moeten eerst de artikelcategorieën en groepen worden vastegelegd. Een artikel behoort namelijk bij een artikelgroep en een artikelgroep behoort bij een categorie. In dit artikel Hoe kan ik een artikelcategorie aanmaken Hoe kan ik een artikelgroep aanmaken Hoe kan ik een artikel aanmaken Op welke manier kan ik prijzen instellen Op welke manier kan ik kortingen vastleggen Op welke manier kan ik BTW percentage vastleggen Kan ik factuur teksten aanmaken Kan ik prijzen en of kortingen per debiteuren bepalen Hoe kan ik een artikelcategorie aanmaken Hoe? Thema is Office a. Kies voor het menu tabblad Facturatie b. Druk op het pijltje onder Artikelen en kies Artikelcategorie

285 Hoofdstuk: Bankafschriften ophalen en verwerken Andere thema's a. Kies voor het menu Facturatie - Tabellen - Artikelcategorie Een artikelcategorie kent een code en een naam. Via het tabblad Kortingen kan er een korting worden ingegeven. Deze kan procentueel of een vast bedrag zijn. De korting kent ook een ingangsdatum. In het onderstaande voorbeeld zien we dat er reeds een procentuele korting van 2% is ingegeven vanaf We voegen hier nu een korting van 3% aan toe vanaf Bij eenheid hebben we de keuze voor Procentueel gemaakt door het pijltje rechts van dit veld aan te klikken en Procentueel te selecteren

286 Hoofdstuk: Bankafschriften ophalen en verwerken Een artikelgroep die behoort aan een categorie zal de korting van deze categorie erven; behalve als de groep zijn eigen korting heeft. Een artikel erft dan weer de korting van de groep; behalve als het artikel zijn eigen korting kent. Hoe kan ik een artikelgroep aanmaken Hoe? Thema is Office 2007 a. Kies voor het menu tabblad Facturatie b. Druk op het pijltje onder Artikelen en kies Artikelgroepen Andere thema's a. Kies voor het menu Facturatie - Tabellen - Artikelgroepen 2 7 6

287 Hoofdstuk: Bankafschriften ophalen en verwerken Een artikelgroep kent een code en een omschrijving. Daarnaast dient de groep gekoppeld te worden met een categorie. Via het tabblad Kortingen kan er een korting worden ingegeven. Het tabblad Financieel is er voor om de grootboekrekeningen in te geven die gebruikt gaan worden bij het doorboeken van de facturen. Ook deze kunnen, net als bij de kortingen, met een vanaf datum worden ingegeven. Het tabblad BTW rekening (binnen het tabblad Financieel) heeft een speciale functie. Via dit tabblad kan het BTW percentage worden vastgelegd. Hoe kan ik een artikel aanmaken Hoe? Thema is Office

288 Hoofdstuk: Bankafschriften ophalen en verwerken a. Kies voor het menu tabblad Facturatie b. Druk op het pijltje onder Artikelen en kies Artikelen c. Of druk op de knop Artikelen Andere thema's a. Kies voor het menu Facturatie - Tabellen - Artikelen Een artikel kent een code en een omschrijving. Ook kan de minimum voorraad, verpakking per en eenheid worden ingegeven. Een artikel dient gekoppeld te worden met een artikelgroep. Het artikel zal daarbij ook de categorie van de groep overnemen. Hiervan kan echter afgeweken worden door op het tabblad Artikel (binnen het tabblad Algemeen) een andere categorie in te voeren

289 Hoofdstuk: Bankafschriften ophalen en verwerken U kunt bij de artikelen ook gebruik maken van Vrije velden. Vrije velden zijn invoer velden die u zelf kunt aanmaken. Het aanmaken van deze velden gebeurd bij de administratie instellingen. U kunt dus per administratie extra invoer velden aanmaken. Kies bij de instellingen voor Tabellen en daarna Artikelen. Vink aan dat u het veld wilt tonen en geef daarna het veld een naam. U dient ook aan te geven of het een Tekst, Datum, Ja-nee keuze, Getal, Numeriek of Bedrag veld is. Tenslotte geeft u de lengte van het veld aan. Let op! U kunt een veld later niet van type wijzigen indien u al gegevens bij het veld heeft ingevoerd. Via het tabblad Prijzen wordt de prijs van het artikel ingevoerd. Deze kan weer per vanaf datum worden vastgelegd. Ook kan de prijseenheid worden ingegeven. Indien de prijs van een artikel altijd 10 euro per 5 stuks is dan geeft men als prijseenheid 5 in. Op de andere tabbladen kan de kostprijs en de korting worden ingegeven. Het tabblad Financieel is er voor om de grootboekrekeningen in te geven die gebruikt gaan worden bij het doorboeken van de facturen

290 Hoofdstuk: Bankafschriften ophalen en verwerken Op welke manier kan ik prijzen instellen Via het tabblad Prijzen, die zich bevindt op het invoer scherm van de artikelen, kan men de prijs instellen. Men kan ook een prijs per debiteur invoeren. Op welke manier kan ik kortingen vastleggen Kortingen kunnen vastgelegd worden per artikel, per groep, per categorie en per debiteur. Op welke manier kan ik BTW percentage vastleggen Via het tabblad Financieel kan men bij artikelen en artikelgroepen de BTW code ingeven. Deze kan uiteraard weer per vanaf datum worden vastgelegd. Het BTW percentage is gelijk aan het percentage zoals dat bij de BTW code staat vermeld. Aan de rechter bovenkant van het artikel en artikelgroep scherm kan men het actuele BTW percentage terug vinden. Ook ziet men hier de actuele korting. De korting ziet men overigens ook op het categorie scherm

291 Hoofdstuk: Bankafschriften ophalen en verwerken Kan ik factuur teksten aanmaken Hoe? Thema is Office 2007 a. Kies voor het menu tabblad Facturatie b. Druk op de knop Factuur teksten Andere thema's a. Kies voor het menu Facturatie - Tabellen - Factuur teksten Een factuur tekst kent een code en een omschrijving. Factuur teksten kunnen dienen als toelichting op de factuur. Door een aantal standaard teksten, zoals 'We geven uw pakket ter bezorging mee aan TNT-Post', vast te leggen hoeven deze niet iedere keer weer volledig ingetoetst te worden

292 Hoofdstuk: Bankafschriften ophalen en verwerken Kan ik prijzen en of kortingen per debiteuren bepalen Op het debiteuren scherm bevindt zich het tabblad Prijzen. Via dit tabblad kan men een afwijkende verkoopprijs en of korting per artikel ingeven. Geef aan de linkerkant van het scherm het artikel in (op het tabblad Facturatie) en druk op de Opslaan knop. Rechts kan men nu de verkoopprijs en of korting ingeven

293 Hoofdstuk: Hoe moet er gefactureerd worden Hoe moet er gefactureerd worden In dit artikel Hoe moet de facturatie worden opgestart Uitleg over de status van een factuur Hoe moet een factuur ingevoerd worden Hoe is het facturatie scherm opgebouwd en is dit te wijzigen Hoe kan de status worden gewijzigd Uitleg over de vrije velden Uitleg over de instellingen Hoe moet de facturatie worden opgestart Thema is Office 2007 a. Kies voor het menu tabblad Facturatie - Factureren Andere thema's a. Kies voor het menu Facturatie - Factureren 2 8 3

294 Hoofdstuk: Hoe moet er gefactureerd worden b. Of maak gebruik van de knop Uitleg over de status van een factuur Accept Financieel is zo opgezet dat u eerst begint met het aanmaken van een order of offerte. Op het invoer scherm ziet u bij Status dan ook Order staan. De tekst van deze status kunt u wijzigen via de instellingen zodat u ook kunt kiezen voor de tekst 'offerte' U kunt deze order of offerte afdrukken en naar de klant sturen ter bevestiging. Gaat de klant akkoord dan kunt u via Wijzigen status van de order een factuur maken. Indien de klant niet akkoord gaat dan kunt u de order verwijderen of op vervallen zetten. In het laatste geval zullen de gegevens bewaard blijven. Hoe moet een factuur ingevoerd worden Bij het invoeren van een order geeft u een datum en een debiteur nummer in. U kunt ook via de naam de debiteur opzoeken. U kunt de order ook een omschrijving meegeven. Via de prompt knop kunt u een factuurtekst selecteren. Het programma zal automatisch een opvolgend order nummer toekennen. Hoe dit dient te gebeuren kunt u aangeven bij de instellingen. Per factuur kunt u meerdere factuurregels invoeren. Wenst u een lege regel voor te voegen dan kan dit met de toetscombinatie Ctrl+F11 of door in het Actie menu te kiezen voor Voorvoegen lege regel. U kunt een regel invoegen door op F11 te drukken. Per regel kunt u een artikel selecteren en het aantal invoeren. U kunt echter ook alleen een Omschrijving (een tekst of desnoods een spatie) invoeren. Het programma geeft dan de melding dat u een lege regel wilt bewaren. Antwoord met Ja om de regel op te slaan Naast artikelen kunt u ook factuurteksten selecteren.

295 Hoofdstuk: Hoe moet er gefactureerd worden Hoe is het facturatie scherm opgebouwd en is dit te wijzigen Standaard kent het invoerscherm van de facturatie de onderstaande kolommen. Sommige kolommen zijn standaard niet benaderbaar en bepaalde kolommen worden niet getoond. De opbouw van het facturatie scherm kan gewijzigd worden bij de instellingen. U kunt aangeven welke velden door de gebruiker te wijzigen zijn en of welke extra invoer velden u wilt toevoegen. Ga naar het Actie menu en kies voor Instellingen. Zoals u hierboven kunt zien zijn de meeste kolommen niet te wijzigen (benaderbaar). Het programma gaat er vanuit dat u alleen artikel code en aantal hoeft in te voeren. De andere velden worden dan automatisch gevuld aan de hand van de prijs per, korting en BTW percentage per artikel. Wenst u echter de mogelijkheid te hebben om Prijs per en korting per regel handmatig aan te passen dan dient u een vinkje achter deze velden te plaatsen

296 Hoofdstuk: Hoe moet er gefactureerd worden U kunt ook extra velden toevoegen zoals medewerker, kenmerk, datum en bonnummer. Hoe kan de status worden gewijzigd Door in het Actie menu te kiezen voor Wijzig status kunt u de Wizard opstarten om de status te wijzigen. Nadat we op de <Verder> knop hebben geklikt komen we in het keuze scherm voor het aanpassen van de status. We vullen hier de Van status in (dat mogen er ook meerdere zijn) en selecteren daarna de Naar status 2 8 6

297 Hoofdstuk: Hoe moet er gefactureerd worden We kunnen ook nog een filter gebruiken om alleen die facturen te verwerken die op akkoord staan. Ook is het mogelijk om een uitgebreide filter te gebruiken. Hier kunnen we ook nog een selectie maken op datum en of debiteur

298 Hoofdstuk: Hoe moet er gefactureerd worden Het programma toont hierna een overzicht van de orders/facturen die voldoen aan de door u zojuist ingevoerde gegevens. Wilt u deze allemaal verwerken dan klikt u op Alles selecteren. Wenst u bepaalde regels wel of niet te verwerken dan kunt u deze aan of uit vinken

299 Hoofdstuk: Hoe moet er gefactureerd worden Tenslotte dienen we de gewenste factuur datum in te voeren

300 Hoofdstuk: Hoe moet er gefactureerd worden Uitleg over de vrije velden Vrije velden zijn invoer velden die u zelf kunt aanmaken. Het aanmaken van deze velden gebeurd bij de administratie instellingen. U kunt dus per administratie extra invoer velden aanmaken. Kies bij de instellingen voor Tabellen en daarna Factuurkop. Vink aan dat u het veld wilt tonen en geef daarna het veld een naam. U dient ook aan te geven of het een Tekst, Datum, Ja-nee keuze, Getal, Numeriek of Bedrag veld is. Tenslotte geeft u de lengte van het veld aan. Let op! U kunt een veld later niet van type wijzigen indien u al gegevens bij het veld heeft ingevoerd. Uitleg over de instellingen Via het Actie menu kunt u kiezen voor Instellingen. We klikken links op de [+] voor Facturatie en selecteren dan Algemeen. In het rechter gedeelte kunnen we nu ordernummer en factuurnummer invoeren. Ook kunnen we een masker toekennen. Standaard staan order en factuur in het begin op 0 en het masker is (6 maal 0). Dit zorgt ervoor dat het eerste order / factuurnummer zal worden. Zouden we als masker bij het factuurnummer bijvoorbeeld F00000 hebben gekozen dan wordt het eerste factuurnummer F Order en factuurnummer worden iedere keer automatisch met 1 opgehoogd en voorzien van het ingestelde masker, waarbij de 0 het neutrale teken is. Houdt er rekening mee dat uw masker voldoende lang is. In het geval van F00000 is het hoogste nummer dat u in het masker kwijt kunt U kunt er ook voor kiezen om ieder jaar met een andere 'voorloop' cijfer of cijfers te beginnen. Bijvoorbeeld voor 2009 en voor

301 Hoofdstuk: Hoe moet er gefactureerd worden In het scherm Algemeen kunnen we ook aangeven of we gebruik maken van het onderdeel Voorraad administratie. Indien we hier gebruik van maken dan kunnen we ook nog aangeven of we de voorraad door willen boeken. Via de keuze Blokkeer wijzigingen kunnen we aangeven dat we een factuur niet meer aan mogen passen nadat deze op verzonden is gezet

302 Hoofdstuk: Hoe kan ik de voorraad bijhouden Hoe kan ik de voorraad bijhouden Bij de facturatie instellingen kunt u aangeven dat u wilt werken met de voorraad administratie. Dit stelt u in staat om de voorraad op en af te boeken en de mutaties door te boeken naar de financiële administratie. In dit artikel Hoe moet de voorraad worden ingevoerd Hoe geef ik de begin voorraad in Hoe kan de status worden gewijzigd Hoe moet de voorraad worden ingevoerd Hoe? Thema is Office 2007 a. Kies voor het menu tabblad Facturatie - Voorraad Andere thema's a. Kies voor het menu Facturatie - Tabellen - Voorraad 2 9 2

303 Hoofdstuk: Hoe kan ik de voorraad bijhouden Allereerst dient u een dagboek, bijvoorbeeld VOORR (Voorraad), op te geven waarin u de mutaties wilt vastleggen. Dit dagboek zal ook gebruikt worden bij het doorboeken van de mutaties naar de financiële administratie. U kunt meerdere dagboeken gebruiken. U dient ook het boekjaar waarop de mutaties betrekking hebben in te geven. Tenslotte voert u de mutaties in. Hierbij geeft u de datum, het stuknummer, de artkelcode, het aantal, de omschrijving en het bedrag in. Indien er al mutaties aanwezig zijn dan zullen deze getoond worden. Mutaties die echter de status verwerkt of doorgeboekt hebben worden niet meer getoond en kunnen ook niet aangepast worden. De voorraad mutaties kunnen afgedrukt worden en worden getoond bij het tabblad historie mutatie van de artikel kaart. Hoe geef ik de begin voorraad in Via het Actie menu kan, analoog aan de financiële mutaties, gekozen worden voor het boeken van de startbalans en de tussenbalans. Hoe kan de status worden gewijzigd Door in het Actie menu te kiezen voor Wijzig status voorraad kunt u de Wizard opstarten om de status te wijzigen

304 Hoofdstuk: Hoe kan ik de voorraad bijhouden In het volgende scherm van de Wizard dienen we een dagboek en periode te selecteren. Deze dienen als filter op de te verwerken voorraad mutaties

305 Hoofdstuk: Hoe kan ik de voorraad bijhouden Nadat we op de <Verder> knop hebben geklikt komen we in het keuze scherm voor het aanpassen van de status. We vullen hier de Van status in (dat mogen er ook meerdere zijn) en selecteren daarna de Naar status De optie Doorgeboekt wordt alleen getoond indien u bij de facturatie instellingen een vinkje heeft geplaatst bij Voorraad doorboeken. Bij de facturatie instellingen dient u verder de kostprijs, voorraad en inkooprekening te hebben ingegeven

306 Hoofdstuk: Hoe worden gegevens getoond - mutaties - cumulatieven Hoe worden gegevens getoond - mutaties - cumulatieven Het tonen van de verkoopmutaties en cumulatieven werkt analoog aan die van de financiële mutaties en cumulatieven. Tijdens het maken van een factuur of het boeken van de voorraad worden de mutaties vastgelegd. In dit artikel Hoe kan ik de historische mutaties bekijken Hoe kan ik de cumulatieven bekijken Kan ik de gegevens filteren Hoe kan ik de historische mutaties bekijken De verkoop mutaties die u in Accept Financieel vastlegt kunt u terugvinden op het historie mutatie tabblad. In bovenstaande scherm zien we een mutatie regel behorende bij de verkoop van het artikel BATAVUS. Dit artikel is verkocht op en behoort tot de groep FIETSEN en de categorie ALGEMEEN. Het artikel is verkocht aan debiteur Er is sprake van een FACTUUR met nummer Er is 1 stuks verkocht en het bedrag was 899,00 euro. Dit laatste bedrag is exclusief BTW. Hoe kan ik de cumulatieven bekijken Op het tabblad Cumulatieven vindt u de totalen per periode

307 Hoofdstuk: Hoe worden gegevens getoond - mutaties - cumulatieven Kan ik de gegevens filteren U kunt de getoonde mutaties van een filter voorzien. Druk op de Filter knop om het filter op mutaties scherm te openen. U kunt ook gebruik maken van de toets combinatie ALT-F9. Het Filter op mutaties scherm kent een groot aantal tabbladen. In het tabblad Opties kunt u aanvinken welke soort mutaties u wenst te onderdrukken. Standaard worden de Order vervallen mutaties onderdrukt. In het tabblad Algemeen kunnen we een aantal van tot en met waarden invoeren. U dient eerst Filter actief aan te vinken alvorens u de waarden in kunt voeren

308 Hoofdstuk: Hoe worden gegevens getoond - mutaties - cumulatieven Door één van de tabbladen Artikel, Groep, Categorie of Debiteur te selecteren kunt u aangeven dat u alleen de mutaties van een bepaald Artikel, Groep, Categorie of Debiteur wenst te zien. U kunt een selectie maken Van tot en met of u kunt via Keuze de gegevens afzonderlijk selecteren. Aan de linkerkant ziet u de gegevens die op Niet selecteren staan; mutaties met deze gegevens zullen niet getoond worden. U kunt een gegeven op Niet selecteren zetten door op de Verwijder knop te drukken

309 Hoofdstuk: Hoe worden gegevens getoond - mutaties - cumulatieven 2 9 9

310 Hoofdstuk: Hoe kan ik facturen doorboeken naar de financiële administratie Hoe kan ik facturen doorboeken naar de financiële administratie Door het Wijzigen van de status kan een factuur doorgeboekt worden. Voordat dit echter kan gebeuren dienen de juiste grootboekrekeningen te zijn toegekend. In dit artikel Hoe kan ik grootboekrekeningen toekennen aan een artikel Hoe kan ik een factuur doorboeken Uitleg over instellingen Hoe kan ik grootboekrekeningen toekennen aan een artikel Een artikel behoort bij een artikelgroep. Het is daarom gebruikelijk om per artikelgroep de rekeningen toe te kennen. Wilt u hier echter van afwijken dan dient u bij het artikel een andere rekening in te voeren. Indien de administratie gebruik maakt van voorraad dan kunt u ook de kostprijsrekening, de voorraadrekening en de inkooprekening invoeren. Hoe kan ik een factuur doorboeken Bij het Wijzigen van de status dienen we als Naar status te kiezen voor Doorgeboekt. Indien we in de Wizard voor <Verder> kiezen en niet alle instellingen zijn ingevuld dan zal het programma dit via onderstaande melding aangeven. U dit eerst in orde te maken alvorens het programma de facturen kan doorboeken.

311 Hoofdstuk: Hoe kan ik facturen doorboeken naar de financiële administratie Bij het wijzigen van de status naar Doorgeboekt zal het programma ook vragen om een dagboek te selecteren

312 Hoofdstuk: Hoe kan ik facturen doorboeken naar de financiële administratie Uitleg over instellingen Via het Actie menu kunt u kiezen voor Instellingen. We klikken links op de [+] voor Facturatie en selecteren dan Financieel. Aan de rechterkant kunnen we nu een groot aantal gegevens vastleggen. Een aantal zaken dient u verplicht vast te leggen

313 Hoofdstuk: Hoe kan ik facturen doorboeken naar de financiële administratie Zo bent u verplicht de Korting rekening, BTW code laag en hoog, Kredietbeperking rekening, Omzet Algemeen rekening, en de Vaste korting rekeningen (per BTW gespecificeerd) in te voeren. Korting rekening; op deze rekening zal het bedrag van de factuurkorting worden geboekt. BTW code laag; de BTW LAAG van de factuur zal op de grootboekrekening worden geboekt die gekoppeld is aan deze BTW code. BTW code hoog; de BTW HOOG van de factuur zal op de grootboekrekening worden geboekt die gekoppeld is aan deze BTW code. Kredietbeperking; op deze rekening zal het bedrag van de kredietbeperking worden geboekt. Omzet Algemeen; indien er geen omzetrekening is ingegeven bij het artikel c.q artikelgroep dan zal de omzet op deze rekening worden geboekt. Indien Boek totaal omzet gespecificeerd is aangevinkt dan dienen ook de omzetrekeningen BTW nul, BTW laag en BTW hoog ingevuld te zijn. Dit zelfde geldt ook voor Boek totaal korting gespecificeerd Wordt er gebruik gemaakt van Voorraad administratie dan dienen ook de Kostprijs rekening, de Voorraad rekening en de Inkoop rekening ingevuld te zijn

314 Hoofdstuk: Hoe kan ik facturen doorboeken naar de financiële administratie Kostprijs rekening; indien er geen kostprijs rekening is ingegeven bij het artikel c.q. artikelgroep dan zal de kostprijs op deze rekening worden geboekt. Voorraad rekening; indien er geen voorraad rekening is ingegeven bij het artikel c.q. artikelgroep dan zal de voorraad op deze rekening worden geboekt. Inkoop rekening; indien er geen inkoop rekening is ingegeven bij het artikel c.q. artikelgroep dan zal de inkoopprijs op deze rekening worden geboekt. We laten nu aan de hand van een voorbeeld factuur zien hoe deze wordt doorgeboekt. Er wordt in dit voorbeeld geen gebruik gemaakt van de voorraad administratie. We gebruiken de volgende instellingen om deze factuur door te boeken: 3 0 4

315 Hoofdstuk: Hoe kan ik facturen doorboeken naar de financiële administratie Het resultaat is nu het volgende: Indien we Boeken per regel uitvinken dan worden alleen de totalen per factuur geboekt. Betreft het dus een factuur met meerdere regels dan worden deze gecumuleerd en vervolgens, met als tekst de omschrijving van de factuur, geboekt. Vinken we zowel Boeken per regel als Regelkorting uit dan zal het resultaat er als volgt uitzien; de korting wordt gecumuleerd met de omzet

316 Hoofdstuk: Hoe kan ik facturen doorboeken naar de financiële administratie We vinken nu Boek totaal omzet gespecificeerd aan. (Boeken per regel en korting per regel staan weer aangevinkt) Per factuur wordt nu de basis omzet per BTW geboekt. Aan het eind wordt deze tegengeboekt op de Totaal omzet regel. De datum die tijdens het doorboeken wordt gebruikt is de factuur datum. Tijdens het omzetten van een order naar een factuur kunt u deze invoeren

317 Hoofdstuk: Welke overzichten zijn er beschikbaar Welke overzichten zijn er beschikbaar De uiterst flexibele layout zorgt ervoor dat u altijd kunt rekenen op een heldere factuur. Met een uitstraling die tevens werkt als visitekaartje voor uw bedrijf. In dit artikel Hoe kan ik de layout van een factuur wijzigen Hoe kan ik een pakbon uitdraaien Hoe kan ik een order uitdraaien Hoe kan ik een factuur uitdraaien Kan ik de historische mutaties uitdraaien Kan ik de prijslijst uitdraaien Kan ik de bestellijst uitdraaien Kan ik de voorraadlijst uitdraaien Kan ik omzetoverzichten uitdraaien Hoe kan ik de layout van een factuur wijzigen Via het Actie menu kunt u kiezen voor Instellingen en dan het mapje Layout. Een andere mogelijkheid is via het Uitvoer menu te kiezen voor Facturen en dan in het uitvoerscherm, tabblad Instellingen, de knop Instellen layout aan te klikken

318 Hoofdstuk: Welke overzichten zijn er beschikbaar De layout voor Order, Factuur en Pakbon staan op Standaard ingesteld. Het is echter ook mogelijk dat hiervoor een geheel andere layout (maatwerk) geladen wordt. Ook kleine aanpassingen, zoals het toevoegen van logo's, kunnen via maatwerk gerealiseerd worden. Deze kunnen dan bij [Maatwerk] worden ingesteld. Ook kunnen papierformaat en papierbak worden ingesteld. Bij [Marge] kan men de marges instellen. Let op! Alle instellingen zijn in millimeters. Bij Kop pagina kan de hoogte van de kop (indien u standaard briefpapier gebruikt staat hier meestal uw bedrijfsnaam of logo) worden ingesteld. Deze staat standaard op 175 (mm) Bij Brief factuur stelt u de totale hoogte van de koptekst, de NAW gegevens en de rubrieken in. Tevens kunt u aangeven of deze op iedere pagina afgedrukt dienen te worden. Uiteraard kunt u ook het gewenste lettertype en de lettergrootte instellen

319 Hoofdstuk: Welke overzichten zijn er beschikbaar Bovenaan de factuur kan men een koptekst plaatsen. In deze koptekst kan men bijvoorbeeld de eigen adresgegevens zetten. Er zijn 10 regels beschikbaar. Door het vinkje bij tonen uit te klikken wordt de regel niet afgedrukt. Let op! RIJ staat voor de afstand vanaf de bovenkant en KOLOM voor de afstand vanaf de linkerkant. Bij N.A.W. kan men aangeven welke velden men wil afdrukken. Uiteraard kan men, net als bij de koptekst, de positie van deze gegevens vastleggen. Houdt hierbij rekening met de door u gebruikte venster envelop. Bij titulatuur en volgnaam kan men aangeven hoe deze ten opzichte van de naam moeten worden afgedrukt

320 Hoofdstuk: Welke overzichten zijn er beschikbaar Onder de NAW gegevens kunnen de rubrieken (de algemene gegevens over de factuur) afgedrukt worden. Deze kunnen ingesteld worden bij Rubriek. Allereerst zijn daar de rubrieken Debiteurnummer, B.T.W.-nummer en Betreft Klikken we op het mapje Facturatie (onder Rubriek) dan kunnen we ook Factuurdatum, Orderdatum, Factuurnummer en Ordernummer instellen.

321 Hoofdstuk: Welke overzichten zijn er beschikbaar Tenslotte kunnen we aangeven bij het mapje Overige of we de Status (pakbon, order of factuur) willen afdrukken. Ook kunnen we opgeven of we het woord KOPIE willen afdrukken indien de factuur verwerkt is. Bij het mapje Facturatie stellen we de Kolomkop, de Kolomgegevens (de regels), het Subtotaal en het Totaal in. Aan de rechterkant ziet u dat de Hoogte standaard op -1 staat. Dat wil zeggen dat de hoogte van de regel automatisch wordt bepaald aan de hand van het gebruikte lettertype en lettergrootte

322 Hoofdstuk: Welke overzichten zijn er beschikbaar Bij Kolomkop (dit is de omschrijving boven de factuurregels) kunnen we o.a. aangeven of we ook lijnen boven en onderaan de regels willen tonen Bij Kolomgegevens kunnen we aangeven welke kolommen we willen afdrukken en hoe de opmaak dient te zijn. Ook kunnen we de volgorde (van links naar rechts) vastleggen.

323 Hoofdstuk: Welke overzichten zijn er beschikbaar In bovenstaande voorbeeld zien we dat Artikel volgorde 1 heeft, Aantal volgorde 2 en Omschrijving volgorde nummer 3. Indien we Aantal na Omschrijving willen plaatsen dan dient Aantal volgorde 3 te krijgen en Omschrijving volgorde nummer 2. Ruimte voor geeft de mogelijkheid om een extra scheiding tussen de kolommen aan te brengen. De kolom Aantal is numeriek en heeft daarom ook een masker. Hiermee kunnen we bijvoorbeeld aangeven dat we gebruik willen maken van een punt tussen de duizendtallen. Standaard wordt er een subtotaal afgedrukt. Bij het mapje Subtotaal kunnen we aangeven dat we deze willen onderdrukken. Aan het einde van de factuur volgt een Totaal sectie. Bij het mapje Totaal kunnen we aangeven hoe de verschillende totalen, Kredietbeperking, Korting, BTW en Slottekst, afgedrukt dienen te worden. Maar allereerst kunnen we de algemene instellingen invoeren zoals de locatie

324 Hoofdstuk: Welke overzichten zijn er beschikbaar Bij Kredietbeperking kunnen we de gewenste koptekst (deze is standaard het woord 'Kredietbeperking) invoeren en de kolom en de breedte. En bij het mapje Korting de gewenste tekst voor de vaste korting. Het mapje BTW kent de onderstaande instellingen. Hierbij kan bijvoorbeeld het tonen van de Btw 0% regel worden onderdrukt. Ook kunnen de teksten en de locatie en breedte worden aangepast Bij het mapje Slottekst kan aangegeven worden of we de Externe opmerking, de Betaalvoorwaarde en de Slottekst af willen drukken.

325 Hoofdstuk: Welke overzichten zijn er beschikbaar Tenslotte kent de factuur ook een nog Voettekst. Bij de algemene instellingen kunnen we de hoogte hiervan ingeven. Net als bij de koptekst zijn er bij de voettekst weer een tiental regels beschikbaar. U kunt deze instellen bij het mapje Gegevens. De voettekst kan bijvoorbeeld gebruikt worden om uw bankgegevens en of Kamer van koophandel gegevens te tonen. Via het Actie menu kunt u de instellingen exporteren en importeren. Tenslotte heeft u ook nog de mogelijkheid om de layout te verversen. Dit kan soms nodig zijn na het importeren van de instellingen of het terugzetten van een archief

326 Hoofdstuk: Welke overzichten zijn er beschikbaar Hoe kan ik een pakbon uitdraaien Via het Uitvoer menu kan gekozen worden voor Pakbon. Hoe kan ik een order uitdraaien Via het Uitvoer menu kan gekozen worden voor Facturen. In het facturen scherm kan men een selectie maken, en bij Status dient gekozen te worden voor Order. Indien men eerst de order op het invoer scherm oproept en dan klikt op de Uitvoer knop dan zullen de juiste gegevens direct op het afdruk scherm verschijnen. Het filter tabblad maakt het mogelijk om selectief bepaalde orders af te drukken

327 Hoofdstuk: Welke overzichten zijn er beschikbaar Hoe kan ik een factuur uitdraaien Via het Uitvoer menu kan gekozen worden voor Facturen. In tegenstelling tot het afdrukken van de orders dient men nu bij Status te kiezen voor Factuur. Uiteraard kan men ook hier eerst de factuur op het scherm oproepen en dan op de Uitvoer knop klikken. Kan ik de historische mutaties uitdraaien Vanuit het invoer scherm van de artikelen, de artikelgroep of categorie, kan men via het uitvoer menu kiezen voor afdruk verkoopmutaties. Indien de administratie gebruik maak van voorraad dan kunt u bij het invoer scherm van de artikelen, of bij het muteren van de voorraad, u ook kiezen voor het afdrukken van de voorraad mutaties. Kan ik de prijslijst uitdraaien Bij het afdrukken van de prijslijst kunt u uiteraard ook een periode selecteren. Dit omdat de prijzen in de tijd kunnen variëren. Omdat de prijzen ook kunnen afwijken per debiteur kunt u ook een prijslijst afdrukken specifiek per debiteur. Wenst u alleen die artikelen af te drukken welke voor de betreffende debiteur een andere prijs hebben dan dient u een vinkje te plaatsen bij 'Alleen van debiteur' 3 1 7

328 Hoofdstuk: Welke overzichten zijn er beschikbaar Kan ik de bestellijst uitdraaien Indien uw administratie gebruik maakt van een voorraad administratie dan kunt u een bestellijst afdrukken. Kan ik de voorraadlijst uitdraaien Indien uw administratie gebruik maakt van een voorraad administratie dan kunt u een voorraadlijst afdrukken. Kan ik omzetoverzichten uitdraaien De afdruk programma's kunnen ook benaderd worden vanuit het lint (facturatie). of het facturatie menu

329 Hoofdstuk: Welke overzichten zijn er beschikbaar Hier treft u het overzicht Omzet aan. U kunt omzetten afdrukken per artikel, per groep, per categorie en per debiteur. Hierbij dient opgemerkt te worden dat een aantal menu keuzes alleen zichtbaar is indien de administratie gebruik maakt van voorraad

330 Hoofdstuk: Welke overzichten zijn er beschikbaar 3 2 0

331 Hoofdstuk: Welke overzichten zijn er beschikbaar Hoe moet de declaratie worden opgezet - omschrijvingen - prijzen - kortingen Voordat we kunnen beginnen met het invoeren van de omschrijvingen moeten eerst de omschrijvingcategorieën en groepen worden vastegelegd. Een omschrijving behoort namelijk bij een omschrijvinggroep en een omschrijvinggroep behoort bij een categorie. In dit artikel Hoe kan ik een omschrijvingcategorie aanmaken Hoe kan ik een omschrijvinggroep aanmaken Hoe kan ik een omschrijving aanmaken Op welke manier kan ik prijzen instellen Op welke manier kan ik kortingen vastleggen Op welke manier kan ik BTW percentage vastleggen Kan ik declaratie teksten aanmaken Kan ik prijzen en of kortingen per debiteuren bepalen Hoe kan ik een omschrijvingcategorie aanmaken Hoe? Thema is Office 2007 a. Kies voor het menu tabblad Declaratie 3 2 1

332 Hoofdstuk: Welke overzichten zijn er beschikbaar b. Druk op het pijltje onder Omschrijvingen en kies Omschrijvingcategorie Andere thema's a. Kies voor het menu Declaratie - Tabellen - Omschrijvingcategorie Een omschrijvingcategorie kent een code en een naam. Via het tabblad Kortingen kan er een korting worden ingegeven. Deze kan procentueel of een vast bedrag zijn. De korting kent ook een ingangsdatum. In het onderstaande voorbeeld zien we dat er reeds een procentuele korting van 2% is ingegeven vanaf We voegen hier nu een korting van 3% aan toe vanaf Bij eenheid hebben we de keuze voor Procentueel gemaakt door het pijltje rechts van dit veld aan te klikken en Procentueel te selecteren

333 Hoofdstuk: Welke overzichten zijn er beschikbaar Een omschrijvinggroep die behoort aan een categorie zal de korting van deze categorie erven; behalve als de groep zijn eigen korting heeft. Een omschrijving erft dan weer de korting van de groep; behalve als de omschrijving zijn eigen korting kent. Hoe kan ik een omschrijvinggroep aanmaken Hoe? Thema is Office 2007 a. Kies voor het menu tabblad Declaratie b. Druk op het pijltje onder Omschrijvingen en kies Omschrijvinggroepen Andere thema's 3 2 3

334 Hoofdstuk: Welke overzichten zijn er beschikbaar a. Kies voor het menu Declaratie - Tabellen - Omschrijvinggroepen Een omschrijvinggroep kent een code en een omschrijving. Daarnaast dient de groep gekoppeld te worden met een categorie. Via het tabblad Kortingen kan er een korting worden ingegeven. Het tabblad Financieel is er voor om de grootboekrekeningen in te geven die gebruikt gaan worden bij het doorboeken van de declaraties. Ook deze kunnen, net als bij de kortingen, met een vanaf datum worden ingegeven. Het tabblad BTW rekening (binnen het tabblad Financieel) heeft een speciale functie. Via dit tabblad kan het BTW percentage worden vastgelegd

335 Hoofdstuk: Welke overzichten zijn er beschikbaar Hoe kan ik een omschrijving aanmaken Hoe? Thema is Office 2007 a. Kies voor het menu tabblad Declaratie b. Druk op het pijltje onder Omschrijvingen en kies Omschrijvingen c. U kunt ook op de knop Omschrijvingen drukken Andere thema's 3 2 5

336 Hoofdstuk: Welke overzichten zijn er beschikbaar a. Kies voor het menu Declaratie - Tabellen - Omschrijvingen Een omschrijving kent een code en een omschrijving. Een omschrijving dient gekoppeld te worden met een omschrijvinggroep. De omschrijving zal daarbij ook de categorie van de groep overnemen. Hiervan kan echter afgeweken worden door op het tabblad Omschrijving (binnen het tabblad Algemeen) een andere categorie in te voeren. Via het tabblad Prijzen wordt de prijs van de omschrijving ingevoerd. Deze kan weer per vanaf datum worden vastgelegd. Ook kan de prijseenheid worden ingegeven. Indien de prijs van de omschrijving altijd 10 euro per 5 stuks is dan geeft men als prijseenheid 5 in. Op het tabblad Korting kan men de korting ingeven

337 Hoofdstuk: Welke overzichten zijn er beschikbaar Het tabblad Financieel is er voor om de grootboekrekeningen in te geven die gebruikt gaan worden bij het doorboeken van de facturen. Op welke manier kan ik prijzen instellen Via het tabblad Prijzen, die zich bevindt op het invoer scherm van de artikelen, kan men de prijs instellen. Men kan ook een prijs per debiteur invoeren. Op welke manier kan ik kortingen vastleggen Kortingen kunnen vastgelegd worden per omschrijving, per groep, per categorie en per debiteur. Op welke manier kan ik BTW percentage vastleggen Via het tabblad Financieel kan men bij omschrijvingen en omschrijvinggroepen de BTW code ingeven. Deze kan uiteraard weer per vanaf datum worden vastgelegd. Het BTW percentage is gelijk aan het percentage zoals dat bij de BTW code staat vermeld

338 Hoofdstuk: Welke overzichten zijn er beschikbaar Aan de rechter bovenkant van het omschrijving en omschrijvinggroep scherm kan men het actuele BTW percentage terug vinden. Ook ziet men hier de actuele korting. De korting ziet men overigens ook op het categorie scherm. Kan ik declaratie teksten aanmaken Hoe? Thema is Office 2007 a. Kies voor het menu tabblad Declaratie b. Druk op de knop Declaratie teksten Andere thema's

339 Hoofdstuk: Welke overzichten zijn er beschikbaar a. Kies voor het menu Declaratie - Tabellen - Declaratie teksten Een declaratie tekst kent een code en een omschrijving. Declaratie teksten kunnen dienen als toelichting op de declaratie. Door een aantal standaard teksten vast te leggen hoeven deze niet iedere keer weer volledig ingetoetst te worden. Kan ik prijzen en of kortingen per debiteuren bepalen Op het debiteuren scherm bevindt zich het tabblad Prijzen. Via dit tabblad kan men een afwijkende verkoopprijs en of korting per omschrijving ingeven. Geef aan de linkerkant van het scherm de omschrijving in (op het tabblad Declaratie) en druk op de Opslaan knop. Rechts kan men nu de verkoopprijs en of korting ingeven

340 Hoofdstuk: Welke overzichten zijn er beschikbaar 3 3 0

341 Hoofdstuk: Hoe moet er gedeclareerd worden Hoe moet er gedeclareerd worden In dit artikel Hoe moet de declaratie worden opgestart Uitleg over de status van een declaratie Hoe moet een declaratie ingevoerd worden Hoe is het declaratie scherm opgebouwd en is dit te wijzigen Hoe kan de status worden gewijzigd Uitleg over de vrije velden Uitleg over de instellingen Hoe moet de declaratie worden opgestart Thema is Office 2007 a. Kies voor het menu tabblad Declaratie - Declareren Andere thema's a. Kies voor het menu Declaratie - Declareren 3 3 1

342 Hoofdstuk: Hoe moet er gedeclareerd worden b. Of maak gebruik van de knop Uitleg over de status van een declaratie Accept Financieel is zo opgezet dat u eerst begint met het aanmaken van een concept declaratie. Op het invoer scherm ziet u bij Status dan ook Concept staan. De tekst van deze status kunt u wijzigen via de instellingen zodat u ook kunt kiezen voor de tekst 'offerte' U kunt deze concept declaratie of offerte afdrukken en naar de klant sturen ter bevestiging. Gaat de klant akkoord dan kunt u via Wijzigen status van het concept een declaratie maken. Indien de klant niet akkoord gaat dan kunt u het concept verwijderen of op vervallen zetten. In het laatste geval zullen de gegevens bewaard blijven. Hoe moet een declaratie ingevoerd worden Bij het invoeren van een concept declaratie geeft u een datum en een debiteur nummer in. U kunt ook via de naam de debiteur opzoeken. U kunt de concept declaratie ook een omschrijving meegeven. Via de prompt knop kunt u een declaratietekst selecteren. Het programma zal automatisch een opvolgend concept declaratie nummer toekennen. Hoe dit dient te gebeuren kunt u aangeven bij de instellingen. Per declaratie kunt u meerdere declaratieregels invoeren. Wenst u een lege regel voor te voegen dan kan dit met de toetscombinatie Ctrl+F11 of door in het Actie menu te kiezen voor Voorvoegen lege regel. U kunt een regel invoegen door op F11 te drukken. Per regel kunt u een omschrijving selecteren. U kunt echter ook alleen een Omschrijving (een tekst of desnoods een spatie) invoeren. Het programma geeft dan de melding dat u een lege regel wilt bewaren. Antwoord met Ja om de regel op te slaan Naast omschrijvingen kunt u ook omschrijvingsteksten selecteren.

343 Hoofdstuk: Hoe moet er gedeclareerd worden Hoe is het declaratie scherm opgebouwd en is dit te wijzigen Standaard kent het invoerscherm van de declaratie de onderstaande kolommen. Sommige kolommen zijn standaard niet benaderbaar en bepaalde kolommen worden niet getoond. De opbouw van het declaratie scherm kan gewijzigd worden bij de instellingen. U kunt aangeven welke velden door de gebruiker te wijzigen zijn en of welke extra invoer velden u wilt toevoegen. Ga naar het Actie menu en kies voor Instellingen. Zoals u hierboven kunt zien zijn de meeste kolommen niet te wijzigen (benaderbaar). Het programma gaat er vanuit dat u alleen omschrijving (code) hoeft in te voeren. De andere velden worden dan automatisch gevuld aan de hand van de prijs per, korting en BTW percentage per omschrijving. Wenst u echter de mogelijkheid te hebben om Prijs per en korting per regel handmatig aan te passen dan dient u een vinkje achter deze velden te plaatsen

344 Hoofdstuk: Hoe moet er gedeclareerd worden U kunt ook extra velden toevoegen zoals medewerker, kenmerk, datum en bonnummer. Ook kunt u aangeven dat u gebruik wilt maken van de aantal kolom. Hoe kan de status worden gewijzigd Door in het Actie menu te kiezen voor Wijzigen status kunt u de Wizard opstarten om de status te wijzigen. Nadat we op de <Verder> knop hebben geklikt komen we in het keuze scherm voor het aanpassen van de status. We vullen hier de Van status in (dat mogen er ook meerdere zijn) en selecteren daarna de Naar status 3 3 4

345 Hoofdstuk: Hoe moet er gedeclareerd worden We kunnen ook nog een filter gebruiken om alleen die declaraties te verwerken die op akkoord staan. Ook is het mogelijk om een uitgebreide filter te gebruiken. Hier kunnen we ook nog een selectie maken op datum en of debiteur

346 Hoofdstuk: Hoe moet er gedeclareerd worden Het programma toont hierna een overzicht van de concept/declaraties die voldoen aan de door u zojuist ingevoerde gegevens. Wilt u deze allemaal verwerken dan klikt u op Alles selecteren. Wenst u bepaalde regels wel of niet te verwerken dan kunt u deze aan of uit vinken

347 Hoofdstuk: Hoe moet er gedeclareerd worden Tenslotte dienen we de gewenste factuur datum in te voeren

348 Hoofdstuk: Hoe moet er gedeclareerd worden Uitleg over de vrije velden Vrije velden zijn invoer velden die u zelf kunt aanmaken. Het aanmaken van deze velden gebeurd bij de administratie instellingen. U kunt dus per administratie extra invoer velden aanmaken. Kies bij de instellingen voor Tabellen en daarna Declaratiekop. Vink aan dat u het veld wilt tonen en geef daarna het veld een naam. U dient ook aan te geven of het een Tekst, Datum, Ja-nee keuze, Getal, Numeriek of Bedrag veld is. Tenslotte geeft u de lengte van het veld aan. Let op! U kunt een veld later niet van type wijzigen indien u al gegevens bij het veld heeft ingevoerd. Uitleg over de instellingen Via het Actie menu kunt u kiezen voor Instellingen. We klikken links op de [+] voor Declaratie en selecteren dan Algemeen. In het rechter gedeelte kunnen we nu conceptnummer en declaratienummer invoeren. Ook kunnen we een masker toekennen. Standaard staan concept en declaratie in het begin op 0 en het masker is (6 maal 0). Dit zorgt ervoor dat het eerste concept / declaratienummer zal worden. Zouden we als masker bij het declaratienummer bijvoorbeeld D00000 hebben gekozen dan wordt het eerste declaratienummer D Concept en declaratienummer worden iedere keer automatisch met 1 opgehoogd en voorzien van het ingestelde masker, waarbij de 0 het neutrale teken is. Houdt er rekening mee dat uw masker voldoende lang is. In het geval van D00000 is het hoogste nummer dat u in het masker kwijt kunt U kunt er ook voor kiezen om ieder jaar met een andere 'voorloop' cijfer of cijfers te beginnen. Bijvoorbeeld voor 2009 en voor

349 Hoofdstuk: Hoe moet er gedeclareerd worden 3 3 9

350 Hoofdstuk: Hoe worden gegevens getoond - mutaties - cumulatieven Hoe worden gegevens getoond - mutaties - cumulatieven Het tonen van de verkoopmutaties en cumulatieven werkt analoog aan die van de financiële mutaties en cumulatieven. Tijdens het maken van een concept of declaratie worden de mutaties vastgelegd. In dit artikel Hoe kan ik de historische mutaties bekijken Hoe kan ik de cumulatieven bekijken Kan ik de gegevens filteren Hoe kan ik de historische mutaties bekijken De verkoop mutaties die u in Accept Financieel vastlegt kunt u terugvinden op het historie mutatie tabblad. In bovenstaande scherm zien we een mutatie regel behorende bij de concept declaratie van de omschrijving SALARIS. Deze omschrijving is op in een concept declaratie gebruikt en behoort tot de groep LOONADM en de categorie LOON. De concept declaratie is voor debiteur Er is sprake van een CONCEPT met nummer C Het vermelde bedrag is exclusief BTW. Hoe kan ik de cumulatieven bekijken Op het tabblad Cumulatieven vindt u de totalen per periode.

351 Hoofdstuk: Hoe worden gegevens getoond - mutaties - cumulatieven Kan ik de gegevens filteren U kunt de getoonde mutaties van een filter voorzien. Druk op de Filter knop om het filter op mutaties scherm te openen. U kunt ook gebruik maken van de toets combinatie ALT-F9. Het Filter op mutaties scherm kent een groot aantal tabbladen. In het tabblad Opties kunt u aanvinken welke soort mutaties u wenst te onderdrukken. Standaard worden de Concept vervallen mutaties onderdrukt

352 Hoofdstuk: Hoe worden gegevens getoond - mutaties - cumulatieven In het tabblad Algemeen kunnen we een aantal van tot en met waarden invoeren. U dient eerst Filter actief aan te vinken alvorens u de waarden in kunt voeren. Door één van de tabbladen Omschrijving, Groep, Categorie of Debiteur te selecteren kunt u aangeven dat u alleen de mutaties van een bepaald Omschrijving, Groep, Categorie of Debiteur wenst te zien. U kunt een selectie maken Van tot en met of u kunt via Keuze de gegevens afzonderlijk selecteren. Aan de linkerkant ziet u de gegevens die op Niet selecteren staan; mutaties met deze gegevens zullen niet getoond worden. U kunt een gegeven op Niet selecteren zetten door op de Verwijder knop te drukken

353 Hoofdstuk: Hoe worden gegevens getoond - mutaties - cumulatieven 3 4 3

354 Hoofdstuk: Hoe kan ik declaraties doorboeken naar de financiële administratie Hoe kan ik declaraties doorboeken naar de financiële administratie Door het Wijzigen van de status kan een declaratie doorgeboekt worden. Voordat dit echter kan gebeuren dienen de juiste grootboekrekeningen te zijn toegekend. In dit artikel Hoe kan ik grootboekrekeningen toekennen aan een omschrijving Hoe kan ik een declaratie doorboeken Uitleg over instellingen Hoe kan ik grootboekrekeningen toekennen aan een omschrijving Een Omschrijving behoort bij een Omschrijvinggroep. Het is daarom gebruikelijk om per groep de rekeningen toe te kennen. Wilt u hier echter van afwijken dan dient u bij de Omschrijving een andere rekening in te voeren. Hoe kan ik een declaratie doorboeken Bij het Wijzigen van de status dienen we als Naar status te kiezen voor Doorgeboekt. Indien we in de Wizard voor <Verder> kiezen en niet alle instellingen zijn ingevuld dan zal het programma dit via onderstaande melding aangeven. U dit eerst in orde te maken alvorens het programma de declaraties kan doorboeken

355 Hoofdstuk: Hoe kan ik declaraties doorboeken naar de financiële administratie Bij het wijzigen van de status naar Doorgeboekt zal het programma ook vragen om een dagboek te selecteren

356 Hoofdstuk: Hoe kan ik declaraties doorboeken naar de financiële administratie Uitleg over instellingen Via het Actie menu kunt u kiezen voor Instellingen. We klikken links op de [+] voor Declaratie en selecteren dan Financieel. Aan de rechterkant kunnen we nu een groot aantal gegevens vastleggen. Een aantal zaken dient u verplicht vast te leggen

357 Hoofdstuk: Hoe kan ik declaraties doorboeken naar de financiële administratie Zo bent u verplicht de Korting rekening, BTW code laag en hoog, Kredietbeperking rekening, Omzet Algemeen rekening, en de Vaste korting rekeningen (per BTW gespecificeerd) in te voeren. Korting rekening; op deze rekening zal het bedrag van de declaratie korting worden geboekt. BTW code laag; de BTW LAAG van de declaratie zal op de grootboekrekening worden geboekt die gekoppeld is aan deze BTW code. BTW code hoog; de BTW HOOG van de declaratie zal op de grootboekrekening worden geboekt die gekoppeld is aan deze BTW code. Kredietbeperking; op deze rekening zal het bedrag van de kredietbeperking worden geboekt. Omzet Algemeen; indien er geen omzetrekening is ingegeven bij de Omschrijving c.q omschrijvinggroep dan zal de omzet op deze rekening worden geboekt. Indien Boek totaal omzet gespecificeerd is aangevinkt dan dienen ook de omzetrekeningen BTW nul, BTW laag en BTW hoog ingevuld te zijn. Dit zelfde geldt ook voor Boek totaal korting gespecificeerd Indien we Boeken per regel uitvinken dan worden alleen de totalen per declaratie geboekt. Betreft het dus een declaratie met meerdere regels dan worden deze gecumuleerd en vervolgens, met als tekst de omschrijving van de declaratie, geboekt. Vinken we zowel Boeken per regel als Regelkorting uit dan zal de korting wordt gecumuleerd met de omzet

358 Hoofdstuk: Hoe kan ik declaraties doorboeken naar de financiële administratie We vinken nu Boek totaal omzet gespecificeerd aan. (Boeken per regel en korting per regel staan weer aangevinkt) Per declaratie wordt nu de basis omzet per BTW geboekt. Aan het eind wordt deze tegengeboekt op de Totaal omzet regel. De datum die tijdens het doorboeken wordt gebruikt is de declaratie datum. Tijdens het omzetten van een concept naar een declaratie kunt u deze invoeren

359 Hoofdstuk: Welke overzichten zijn er beschikbaar Welke overzichten zijn er beschikbaar De uiterst flexibele layout zorgt ervoor dat u altijd kunt rekenen op een heldere declaratie. Met een uitstraling die tevens werkt als visitekaartje voor uw bedrijf. In dit artikel Hoe kan ik de layout van een declaratie wijzigen Hoe kan ik een concept uitdraaien Hoe kan ik een declaratie uitdraaien Kan ik de historische mutaties uitdraaien Kan ik een prijslijst uitdraaien Hoe kan ik de layout van een declaratie wijzigen Via het Actie menu kunt u kiezen voor Instellingen en dan het mapje Layout. Een andere mogelijkheid is via het Uitvoer menu te kiezen voor Declareren en dan in het uitvoerscherm, tabblad Instellingen, de knop Instellen layout aan te klikken

360 Hoofdstuk: Welke overzichten zijn er beschikbaar De layout voor Concept en Declaratie staan op Standaard ingesteld. Het is echter ook mogelijk dat hiervoor een geheel andere layout (maatwerk) geladen wordt. Ook kleine aanpassingen, zoals het toevoegen van logo's, kunnen via maatwerk gerealiseerd worden. Deze kunnen dan bij [Maatwerk] worden ingesteld. Ook kunnen papierformaat en papierbak worden ingesteld. Bij [Marge] kan men de marges instellen. Let op! Alle instellingen zijn in millimeters. Bij Kop pagina kan de hoogte van de kop (indien u standaard briefpapier gebruikt staat hier meestal uw bedrijfsnaam of logo) worden ingesteld. Deze staat standaard op 175 (mm) Bij Brief factuur stelt u de totale hoogte van de koptekst, de NAW gegevens en de rubrieken in. Tevens kunt u aangeven of deze op iedere pagina afgedrukt dienen te worden. Uiteraard kunt u ook het gewenste lettertype en de lettergrootte instellen

361 Hoofdstuk: Welke overzichten zijn er beschikbaar Bovenaan de declaratie kan men een koptekst plaatsen. In deze koptekst kan men bijvoorbeeld de eigen adresgegevens zetten. Er zijn 10 regels beschikbaar. Door het vinkje bij tonen uit te klikken wordt de regel niet afgedrukt. Let op! RIJ staat voor de afstand vanaf de bovenkant en KOLOM voor de afstand vanaf de linkerkant. Bij N.A.W. kan men aangeven welke velden men wil afdrukken. Uiteraard kan men, net als bij de koptekst, de positie van deze gegevens vastleggen. Houdt hierbij rekening met de door u gebruikte venster envelop. Bij titulatuur en volgnaam kan men aangeven hoe deze ten opzichte van de naam moeten worden afgedrukt

362 Hoofdstuk: Welke overzichten zijn er beschikbaar Onder de NAW gegevens kunnen de rubrieken (de algemene gegevens over de declaratie) afgedrukt worden. Deze kunnen ingesteld worden bij Rubriek. Allereerst zijn daar de rubrieken Debiteurnummer, B.T.W.-nummer en Betreft Klikken we op het mapje Declaratie (onder Rubriek) dan kunnen we ook Declaratiedatum, Conceptdatum, Declaratienummer en Conceptnummer instellen.

363 Hoofdstuk: Welke overzichten zijn er beschikbaar Tenslotte kunnen we aangeven bij het mapje Overige of we de Status (concept of declaratie) willen afdrukken. Ook kunnen we opgeven of we het woord KOPIE willen afdrukken indien de declaratie verwerkt is. Bij het mapje Declaratie stellen we de Kolomkop, de Kolomgegevens (de regels), het Subtotaal en het Totaal in. Aan de rechterkant ziet u dat de Hoogte standaard op -1 staat. Dat wil zeggen dat de hoogte van de regel automatisch wordt bepaald aan de hand van het gebruikte lettertype en lettergrootte

364 Hoofdstuk: Welke overzichten zijn er beschikbaar Bij Kolomkop (dit is de omschrijving boven de declaratieregels) kunnen we o.a. aangeven of we ook lijnen boven en onderaan de regels willen tonen. Bij Kolomgegevens kunnen we aangeven welke kolommen we willen afdrukken en hoe de opmaak dient te zijn. Ook kunnen we de volgorde (van links naar rechts) vastleggen

365 Hoofdstuk: Welke overzichten zijn er beschikbaar Ruimte voor geeft de mogelijkheid om een extra scheiding tussen de kolommen aan te brengen. De kolom Bedrag is numeriek en heeft daarom ook een masker. Hiermee kunnen we bijvoorbeeld aangeven dat we gebruik willen maken van een punt tussen de duizendtallen. De letter E in het masker geeft aan dat we het valuta teken voor het bedrag willen afdrukken. Standaard wordt er een subtotaal afgedrukt. Bij het mapje Subtotaal kunnen we aangeven dat we deze willen onderdrukken. Aan het einde van de declaratie volgt een Totaal sectie. Bij het mapje Totaal kunnen we aangeven hoe de verschillende totalen, Korting, BTW en Slottekst, afgedrukt dienen te worden. Maar allereerst kunnen we de algemene instellingen invoeren zoals de locatie

366 Hoofdstuk: Welke overzichten zijn er beschikbaar Bij het mapje Korting geven we de gewenste tekst de vaste korting in. Het mapje BTW kent de onderstaande instellingen. Hierbij kan bijvoorbeeld het tonen van de Btw 0% regel worden aangezet. Ook kunnen de teksten en de locatie worden aangepast

367 Hoofdstuk: Welke overzichten zijn er beschikbaar Bij het mapje Slottekst kan aangegeven worden of we de Externe opmerking, de Betaalvoorwaarde en de Slottekst af willen drukken. Tenslotte kent de declaratie ook een nog Voettekst. Bij de algemene instellingen kunnen we de hoogte hiervan ingeven. Net als bij de koptekst zijn er bij de voettekst weer een tiental regels beschikbaar. U kunt deze instellen bij het mapje Gegevens. De voettekst kan bijvoorbeeld gebruikt worden om uw bankgegevens en of Kamer van koophandel gegevens te tonen

368 Hoofdstuk: Welke overzichten zijn er beschikbaar Via het Actie menu kunt u de instellingen exporteren en importeren. Tenslotte heeft u ook nog de mogelijkheid om de layout te verversen. Dit kan soms nodig zijn na het importeren van de instellingen of het terugzetten van een archief. Hoe kan ik een concept uitdraaien Via het Uitvoer menu kan gekozen worden voor Declaraties

369 Hoofdstuk: Welke overzichten zijn er beschikbaar In het declaraties scherm kan men een selectie maken, en bij Status dient gekozen te worden voor Concept. Indien men eerst de concept op het invoer scherm oproept en dan klikt op de Uitvoer knop dan zullen de juiste gegevens direct op het afdruk scherm verschijnen. Het filter tabblad maakt het mogelijk om selectief bepaalde concepten af te drukken. Hoe kan ik een declaratie uitdraaien Via het Uitvoer menu kan gekozen worden voor Declaraties. In tegenstelling tot het afdrukken van de concepten dient men nu bij Status te kiezen voor Declaratie. Uiteraard kan men ook hier eerst de declaratie op het scherm oproepen en dan op de Uitvoer knop klikken. Kan ik de historische mutaties uitdraaien Vanuit het invoer scherm van de omschrijvingen, de omschrijvinggroep of categorie, kan men via het uitvoer menu kiezen voor afdruk verkoopmutaties

370 Hoofdstuk: Welke overzichten zijn er beschikbaar Kan ik de prijslijst uitdraaien Bij het afdrukken van de prijslijst kunt u uiteraard ook een periode selecteren. Dit omdat de prijzen in de tijd kunnen variëren. Omdat de prijzen ook kunnen afwijken per debiteur kunt u ook een prijslijst afdrukken specifiek per debiteur. Wenst u alleen die omschrijvingen af te drukken welke voor de betreffende debiteur een andere prijs hebben dan dient u een vinkje te plaatsen bij 'Alleen van debiteur' 3 6 0

371 Hoofdstuk: Welke overzichten zijn er beschikbaar 3 6 1

372 Hoofdstuk: Welke overzichten zijn er beschikbaar 3 6 2

373 Hoofdstuk: Welke overzichten zijn er beschikbaar Werken met de elektronische aangifte Per 1 januari 2005 is men verplicht om de aangifte omzetbelasting ook wel aangifte OB genoemd digitaal aan te leveren. Accept heeft haar software aangepast zodat het mogelijk is om deze aangifte in Accept Financieel te realiseren. U maakt per administratie de OB en of ICL berichten aan. De berichten komen op administratie nivo in het Postvak uit te staan. Indien u het bericht wenst te verzenden naar de belastingdienst dan dient u het bericht te selecteren en Klaarzetten voor verzending. Dit houdt in dat het bericht wordt gestuurd naar het kantoor nivo. Hier komt het bericht dan in het Postvak te verzenden terecht en op administratie nivo gaat het bericht naar het Postvak verzonden. Zo worden de berichten op kantoor nivo verzameld en kunnen vanuit kantoor nivo naar de belastingdienst verzonden worden. U dient dus op kantoor nivo Postvak te verzenden te kiezen en dan via het Actie menu te kiezen voor Verzenden om de berichten af te leveren bij de belastingdienst. Tijdens het verzenden van de berichten naar de belastingdienst worden automatisch ook retour berichten opgehaald. Het is belangrijk dat dit gebeurd omdat u er pas zeker van kunt zijn dat een bericht goed is aangekomen als u een goedkeuring heeft ontvangen. Retour berichten komen terecht in Postvak retour (of Postvak in) Aan de status kan men zien of een bericht Klaargezet, Verzonden, Goedgekeurd of Afgekeurd is. Let op! Een retourbericht geeft alleen aan of het bericht technisch juist verwerkt kon worden door de ontvanger. De controle van de gegevens, of de aangifte akkoord is, moet nog plaatsvinden. In dit artikel Hoe moet ik de elektronische aangifte opstarten Hoe maak ik een aangifte omzetbelasting Hoe maak ik een opgave intracommunautaire leveringen (ICL) Hoe vraag ik certificaten aan Kan ik certificaten importeren Hoe vraag ik een postbus aan Instellen verbinding met de belastingdienst Uitleg over de instellingen 3 6 3

374 Hoofdstuk: Welke overzichten zijn er beschikbaar Mogelijke foutmeldingen Uitvoer mogelijkheden Hoe moet ik de elektronische aangifte opstarten Thema is Office 2007 a. Kies voor het menu tabblad Elektronische aangifte b. Kies Elektronische aangifte indien men een aangifte op administratie niveau wil aanmaken, bekijken of verzenden naar kantoor niveau c. Kies Elektronische aangifte (kantoor) om de aangifte naar de belastingdienst te versturen en retour berichten op te halen. Andere thema's a. Kies voor het menu Financieel - Elektronische aangifte b. Of maak gebruik van de knop Elektronische aangifte c. Indien u de aangiften naar de belastingdienst wilt versturen of retour berichten wilt ophalen dan kiest u het menu Kantoor - Elektronische aangifte

375 Hoofdstuk: Welke overzichten zijn er beschikbaar Hoe maak ik een aangifte omzetbelasting U kunt in het Actie menu van de elektronische aangifte (administratie nivo) kiezen voor Omzetbelasting en dan Aangifte Let op! Uiteraard is het van belang dat zaken zoals het OB-nummer van de belastingplichtige goed zijn ingevuld. Is dit niet het geval dan komt u eerst in het instellingen scherm terecht. Lees hierover meer bij Uitleg over de instellingen 3 6 5

376 Hoofdstuk: Welke overzichten zijn er beschikbaar U kunt hier handmatig de bedragen invoeren of deze inlezen uit de balans. Via het Actie menu kunt u kiezen voor Inlezen cijfers aangifte. U dient dan wel de juiste koppelingen gemaakt te hebben in uw rekeningschema! Nadat we gekozen hebben voor Inlezen cijfers aangifte komt de volgende Wizard op het scherm

377 Hoofdstuk: Welke overzichten zijn er beschikbaar In het eerste scherm kunt u aangeven of u rekening wilt houden met de aangifte historie. Hierna dient u de bron van de in te lezen gegevens aan te geven

378 Hoofdstuk: Welke overzichten zijn er beschikbaar Tenslotte kiest u een tijdvak. Nadat u de gegevens heeft ingelezen kunt u deze eventueel nog handmatig aanpassen. Indien u akkoord bent met de ingevulde gegevens dan kunt u een aangifte genereren. Kies hiervoor in het Actie menu voor Genereer elektronische aangifte

379 Hoofdstuk: Welke overzichten zijn er beschikbaar U dient hier een boekjaar en tijdvak aan te geven. Indien er al een aangifte voor een bepaald tijdvak is gedaan dan krijgt u onderstaande melding. Wenst u echter toch een aangifte te maken voor het door u gekozen tijdvak dan dient u de historie te verwijderen. Via het Actie menu van de elektronische aangifte (administratie nivo) kunt u kiezen voor Omzetbelasting en dan Historie 3 6 9

380 Hoofdstuk: Welke overzichten zijn er beschikbaar Nadat u een aangifte heeft gegenereerd zal er een bericht aangemaakt zijn welke u kunt terug vinden in het Postvak uit van de Elektronische aangifte. Het bericht vindt u aan de rechter bovenkant. Rechts onderaan ziet u de inhoud van het bericht

381 Hoofdstuk: Welke overzichten zijn er beschikbaar Dit bericht is nog NIET verzonden naar de belastingdienst. Kies in het Actie menu voor Klaarzetten voor verzending indien u het bericht wilt versturen. Hoe maak ik een opgave intracommunautaire leveringen (ICL) U kunt in het Actie menu van de elektronische aangifte (administratie nivo) kiezen voor Opgaaf ICL en dan Aangifte U komt dan in het volgende invoerscherm. U kunt hier de gegevens handmatig invoeren maar waarschijnlijk heeft u de ICL gegevens al beschikbaar in een ander pakket. U kunt deze gegevens dan exporteren uit dit pakket (bijvoorbeeld in een CSV formaat) en importeren in Accept Financieel. Selecteer het Actie menu onderaan het scherm en kies voor Import De import Wizard wordt dan gestart

382 Hoofdstuk: Welke overzichten zijn er beschikbaar Selecteer vervolgens in het onderstaande scherm het juiste formaat. Mocht uw formaat niet aanwezig zijn dan kunt u met ons contact opnemen

383 Hoofdstuk: Welke overzichten zijn er beschikbaar Selecteer tenslotte het te importeren bestand. Standaard staat Regels verzamelen per OB-nummer aangevinkt. Nadat u de gegevens heeft ingelezen kunt u deze eventueel nog handmatig aanpassen. Indien u akkoord bent met de ingevulde gegevens dan kunt u een aangifte genereren. Kies hiervoor in het Actie menu voor Genereer opgaaf

384 Hoofdstuk: Welke overzichten zijn er beschikbaar Net als bij de opgaaf omzetbelasting dient u ook hier een tijdvak in te geven. Mocht er al een opgave zijn voor het betreffende tijdvak dan krijgt u hiervan een melding. Wenst u echter toch een aangifte te maken voor het door

385 Hoofdstuk: Welke overzichten zijn er beschikbaar u gekozen tijdvak dan dient u de historie te verwijderen. Via het Actie menu van de elektronische aangifte (administratie nivo) kunt u kiezen voor Opgaaf ICL en dan Historie Nadat u een aangifte heeft gegenereerd zal er een bericht aangemaakt zijn welke u kunt terug vinden in het Postvak uit van de Elektronische aangifte. Het bericht vindt u aan de rechter bovenkant. Rechts onderaan ziet u de inhoud van het bericht. Dit bericht is nog NIET verzonden naar de belastingdienst. Kies in het Actie menu voor Klaarzetten voor verzending indien u het bericht wilt versturen. Hoe vraag ik certificaten aan Indien u er voor gekozen heeft om met certificaten te gaan werken dan dient u deze bij DigiNotar aan te vragen. U dient hiervoor een Certificaat aanvraag te doen. U kunt in het Actie menu van de elektronische aangifte (kantoor nivo) kiezen voor Certificaat - Aanvragen. Kies bij soort aanvraag voor Eerste aanvraag indien u de eerste keer een certificaat aanvraagt. Een certificaat heeft een bepaalde geldigheid en dient om de zoveel jaar hernieuwd te worden. Kies dan voor Vernieuwing. Vul verder uw bedrijfsgegevens in en vergeet ook niet een wachtwoord in te geven. Met dit wachtwoord beschermt u het certificaat tegen ongeoorloofd gebruik. Nadat u alle gegevens correct heeft ingevoerd kiest u in het Actie menu voor De aanvraag wordt aangemaakt. U krijgt dan de volgende melding: Zoals de melding dus al aangeeft kiest u, na het maken en controleren van de afdruk, in het Actie menu voor De aanvraag wordt klaargezet voor verzending Mocht er iets niet in orde zijn pas dit dan aan en kies daarna weer voor De aanvraag wordt aangemaakt 3 7 5

386 Hoofdstuk: Welke overzichten zijn er beschikbaar In het Postvak te verzenden treft u nu het bericht Aanvragen certificaat aan. Enige tijd na het verzenden van het bericht en het opsturen van het formulier ontvangt u een schrijven van DigiNotar. Hierin staat vermeld waar u bepaalde bestanden kunt downloaden. Deze bestanden moet u weer inlezen in onze software om de aanvraag te voltooien. De beveiliging op basis certificaten werkt namelijk als volgt: U maakt op uw systeem zogenaamde 'privé sleutels' aan. Een handtekening sleutel en een encryptie sleutel. Dit gebeurd bij de aanvraag. De informatie over deze sleutels stuurt u zowel elektronisch als per brief naar DigiNotar. DigiNotar maakt hiervan 'publieke sleutels'. Deze zijn voor iedereen openbaar. De locatie hiervan wordt u in de brief medegedeeld. Bij het voltooien van de aanvraag worden deze 'publieke sleutels' gecombineerd met uw 'privé sleutels' om zo tot sleutels te komen waarmee u kunt communiceren. Een bericht naar de belastingdienst wordt voorzien van de encryptie sleutel van de belastingdienst en van uw handtekening sleutel. Alleen de belastingdienst kan het bericht dus uitpakken, want zij bezitten hun privé sleutel, en aan de handtekening sleutel kunnen zij zien dat het bericht van u afkomstig is. Een bericht afkomstig van de belastingdienst is versleutelt met uw encryptie sleutel en voorzien van de handtekening sleutel van de belastingdienst Kies in het Actie menu van de elektronische aangifte (kantoor nivo) kiezen voor Certificaat - Voltooien aanvraag.

387 Hoofdstuk: Welke overzichten zijn er beschikbaar We kiezen voor <Verder> en kiezen op de volgende pagina voor inlezen uit bestand

388 Hoofdstuk: Welke overzichten zijn er beschikbaar Geef hier bij Handtekening en Encryptie de juiste bestanden in. Ga dan in het veld Encryptie staan en druk op de TAB toets. Nu pas zal de <Verder> knop geactiveerd worden en kunt u de aanvraag voltooien afronden. Als alles goed is gegaan dan kunt u nu verder gaan met het aanvragen van de postbus. Let op! Voordat u gebruik kunt gaan maken van de geïmporteerde certificaten dient u de wachtwoorden van deze certificaten in Accept Financieel in te voeren. U gaat hiervoor naar de Instellingen en dan naar het mapje Certificaat. U kunt hier het Wachtwoord in voeren. In Accept Financieel heeft het handtekening certificaat het zelfde wachtwoord als het Encryptie certificaat maar dat kan in andere programma's anders zijn. Indien dit afwijkend is dan geeft u dit wachtwoord in bij Wachtwoord (2e) Kan ik certificaten importeren Indien u al in het bezit bent van certificaten, bijvoorbeeld omdat u deze via een andere programma heeft aangevraagd, dan kunt u deze importeren in Accept Financieel. Kies in het Actie menu van de elektronische aangifte (kantoor nivo) kiezen voor Certificaat - Importeren Geef hier onder bij Handtekening en Encryptie de juiste bestanden in. Ga dan in het veld Encryptie staan en druk op de TAB toets. Nu pas zal de <Verder> knop geactiveerd worden en kunt u de aanvraag voltooien afronden. Als alles goed is gegaan dan kunt u nu verder gaan met het aanvragen van de postbus.

389 Hoofdstuk: Welke overzichten zijn er beschikbaar Hoe vraag ik een postbus aan U kunt in het Actie menu van de elektronische aangifte (kantoor nivo) kiezen voor Aanmelden (Postbus aanvragen). Deze menu keuze wordt echter pas getoond indien u, of gekozen heeft voor Pincode, of voor Certificaat en deze ook aanwezig zijn op uw systeem. Vul op het formulier uw gegevens in en geef ook aan van welke processen (soort aangifte), OB en of ICL, u gebruik wilt gaan maken. Als u de aanvraag voor de eerste keer doet vinkt u uiteraard ook 'Nieuwe postbus nodig' aan

390 Hoofdstuk: Welke overzichten zijn er beschikbaar Let op! Wilt u gaan werken met certificaten zorg er dan voor dat u deze eerst aangevraagd heeft (en de aanvraag heeft voltooid. De informatie over deze certificaten wordt namelijk afgedrukt op het aanmeldingsformulier. Instellen verbinding met de belastingdienst Om te kunnen communiceren met de belastingdienst is het belangrijk dat de fysieke verbinding goed is ingesteld. Kies in het Actie menu van de Elektronische aangifte (kantoor) voor Instellingen. Een groot aantal instellingen zijn al door ons ingesteld en hoeven dus niet aangepast te worden. Hieronder behandelen we de instellingen die u nog in dient te stellen. Klik op de [+] bij Elektronische aangifte en daarna op het mapje Verbinding. Standaard zal Internet staan ingesteld. Dit is de meest gebruikelijke optie. U kunt echter ook kiezen om rechtstreeks met behulp van een

391 Hoofdstuk: Welke overzichten zijn er beschikbaar Modem met de belastingdienst te communiceren. U kunt dan een bestaande inbelverbinding selecteren of een modem kiezen. Indien u computer in een bedrijfsnetwerk is opgenomen dan kan het zijn dat uw netwerk beheerder een aantal zogenaamde communicatie poorten gesloten heeft. Het is dan niet mogelijk om een bericht naar de belastingdienst te versturen. Ook kunnen de poorten gesloten zijn omdat u gebruik maakt van een zogenaamde firewall. Het is van belang dat poort 25, welke ook gebruikt wordt bij het normale verkeer, open staat. Mocht deze poort niet open gezet kunnen worden dan mag u ook gebruik maken van poort 587. Geef dan aan de rechterkant 587 in waar nu het getal 25 staat

392 Hoofdstuk: Welke overzichten zijn er beschikbaar Bij de inrichtingsgegevens dient u bij OB aangifte en bij ICL aangifte (indien u hiervan gebruik maakt) de postbus gegevens in te voeren. Deze gegevens krijgt u van de belastingdienst per brief toegestuurd nadat u de postbus heeft aangevraagd. Let er op dat u de gegevens letterlijk overneemt van de brief van de belastingdienst (het is dus van belang of het een kleine of hoofdletter is). Bij adres dient u het zelfde in te voeren als bij gebruikersnaam! De gegevens van de ontvanger, de belastingdienst, staan al ingevuld en mogen niet gewijzigd worden

393 Hoofdstuk: Welke overzichten zijn er beschikbaar Uitleg over de instellingen Om een aangifte te kunnen doen is het natuurlijk van belang dat de gegevens van de belastingplichtige juist ingevoerd zijn. U kunt in het Actie menu van de elektronische aangifte (administratie nivo) kiezen voor Instellingen Hier kunt u bij [Belastingplichtige] de naam, telefoonnummer (optioneel) en OB-nummer invoeren. Het OBnummer dient u in te voeren zonder NL en u mag ook geen puntjes gebruiken. Doet u ook ICL aangifte dan dient u tevens het BTW identificatienummer van de Fiscale eenheid in te geven indien dit afwijkt van het OB nummer. Ook kunt u (optioneel) de contactpersoon gegevens invoeren. U ziet op bovenstaande scherm ook [Intermediair] staan. Indien u als accountant de aangifte voor uw klanten doet dan dienen uw gegevens hier te staan. U kunt deze echter het beste ingeven op kantoor nivo zodat deze voor alle boekhoudingen gelden. Start dus Elektronische aangifte (kantoor) en ga hier via het Actie menu naar de Instellingen om deze gegevens in te voeren. Door links op de [+] te drukken voor het mapje Elektronische aangifte komt het mapje Omzetbelasting tevoorschijn. Hier kunt u aangeven wij de aangifte verzorgt. Indien dit gebeurd door de accountant dan dient bij Verzorgd door Intermediair te staan. Ook dit kunt u weer het beste invoeren op kantoor nivo

394 Hoofdstuk: Welke overzichten zijn er beschikbaar Op kantoor nivo zijn nog meer instellingen van belang. Als we hier links klikken op Elektronische aangifte dan verschijnen rechts een aantal instellingen welke niet op administratie nivo beschikbaar zijn. Zo dienen we allereerst aan te geven welke beveiliging methode het programma zal gebruiken. De berichten die naar de belastingdienst worden verzonden worden namelijk versleuteld. Dit kan gebeuren met certificaten of met een pincode. De beste beveiliging biedt het gebruik van certificaten. Gaat u dus hiermee werken dan dient u eerst deze certificaten aan te vragen. Bij DigiNotar kan men een beveiligings (encryptie) en authenticatie (handtekening) certificaat aanvragen. Deze zorgen er voor dat uw berichten versleuteld kunnen worden en dat de belastingdienst kan herkennen, dat ze van u afkomstig zijn (handtekening). Aan het gebruik van certificaten zijn echter kosten verbonden. U heeft daarom ook de mogelijkheid om, zonder kosten, gebruik te maken van een pincode. Deze pincode kunt u aan vragen bij de belastingdienst Indien u gebruik maakt van pincode dan dient u recht te klikken op de map Pincode. Rechts kunt u dan de pincode invoeren. U bent ook verplicht een SoFi-nummer in te voeren. Geef hier de 9 cijfers in van uw OB nummer.

395 Hoofdstuk: Welke overzichten zijn er beschikbaar In het mapje Certificaat treft u de gegevens van uw certificaat aan. Hier wordt ook de voortgang van de aanvraag bijgehouden. Zodra u de aanvraag heeft gedaan zal er een vinkje bij Aangevraagd worden geplaatst. Is de aanvraag voltooid of heeft u een import gedaan dan worden ook hier vinkjes geplaatst. Wenst u opnieuw een aanvraag te doen of certificaten te importeren dan dient u deze vinkjes weg te halen! In het mapje Aanmeldingsformulier treft u de gegevens van uw postbus aanvraag aan. Hier wordt ook de voortgang van de aanvraag bijgehouden. Wenst u opnieuw een aanvraag te doen dan dient u het vinkje bij aangemeld weg te halen. Mogelijke foutmeldingen Bij het verzenden van de berichten naar de belastingdienst krijgt u een voortgangsscherm te zien. Hieronder ziet u een voorbeeld

396 Hoofdstuk: Welke overzichten zijn er beschikbaar Op bovenstaand scherm zit u dus staan Postbus OB is niet aanwezig. Dit betekent dus dat u eerst de postbus gegevens in dient te geven alvorens u het bericht kunt versturen. Maar zijn ook andere meldingen mogelijk tijdens de communicatie met de belastingdienst. BAPI fout 5025 (of 5032) Controleer of de methode wel op pincode staat! BAPI fout 5236 (of 5318) Dit betekent dat er een parameter niet goed is ingevuld. Controleer sofi nummer (bij pincode) en adres (bij inrichtingsgegevens) BAPI fout 5121 Controleer gebruikersnaam bij de inrichtingsgegevens. BAPI fout 5201 Controleer wachtwoord van de certificaten. Let op dit kunnen er 1 of 2 zijn. Bovenin bij certificaten staat het wachtwoord van de handtekening, onderaan bij wachtwoord 2e het wachtwoord van de versleuteling BAPI fout 5124 Wachtwoord bij de postbus niet goed ingevoerd. Controleer wachtwoord bij de inrichtingsgegevens ICL (en of OB). Controleer de verbinding (ivm firewall) door via Postvak retour, Acties, Berichten ophalen te selecteren. Let op! Bij BAPI fout 5124 kan het dus ook zijn dat poort 25 dicht staat! Je kunt dan wel berichten ophalen maar niet versturen! Probeer in dit geval poort 587 Of een poort openstaat kan men testen door op de dos prompt het volgende commando in te geven: telnet smtp.bapi.belastingdienst.nl 25 of telnet smtp.bapi.belastingdienst.nl 587 Indien het commando succesvol is dan verschijnt het volgende op het scherm. Toets QUIT <enter> om de verbinding te verbreken Uitvoer mogelijkheden

397 Hoofdstuk: Welke overzichten zijn er beschikbaar 3 8 7

398 Hoofdstuk: Welke overzichten zijn er beschikbaar Werken met telebanking accountants (ERI/MCR/BRI) In overleg met de bank en de klanten kan een accountant periodiek de bankafschriften van de klant ontvangen. Dit bestand kan meerdere bankafschriften van meerdere klanten bevatten. Deze module zal dit bestand inlezen en distribueren over de administraties, waarna per administratie deze afschriften kunnen worden ingeboekt. In dit artikel Hoe moet ik telebanking accountants opstarten Hoe kan ik bankafschriften inlezen Hoe kan ik een run verwijderen Hoe distribueer ik de bankafschriften Hoe moet ik telebanking accountants opstarten Thema is Office 2007 a. Kies voor het menu tabblad Start b. Kies Telebanking - Telebanking accountants Andere thema's

399 Hoofdstuk: Welke overzichten zijn er beschikbaar a. Kies voor het menu Kantoor - Telebanking accountants Hoe kan ik bankafschriften inlezen Door in het Actie menu te kiezen voor Importeren kunt u bankafschriften gaan inlezen. Nadat u de keuze heeft gemaakt wordt er een Wizard opgestart. U dient hier de naam van het bankafschriften bestand in te geven. De gegevens zullen dan ingelezen worden. Er wordt automatisch een zogenaamd opvolgend run nummer aangemaakt

400 Hoofdstuk: Welke overzichten zijn er beschikbaar Hoe kan ik een run verwijderen Nadat de gegevens zijn ingelezen kunt u deze op het scherm nazien. Mocht nu blijken dat dit niet de juiste gegevens zijn dan kunt u deze weer verwijderen. Selecteer bovenin het scherm het run nummer en druk op Shift+F2 om de Wizard voor het verwijderen van een run op te starten. U kunt ook in het Actie menu kiezen voor Verwijderen

401 Hoofdstuk: Welke overzichten zijn er beschikbaar Druk op de <Verder> toets en bevestig het verwijderen in het hierop volgende scherm door het woord VERWIJDEREN in te geven. Hoe distribueer ik de bankafschriften Voordat u de bankafschriften kunt gaan distribueren dient u de bankrekening nummers te koppelen met de juiste administratie. Kies hiervoor het tabblad Per administratie en klik op de [+] voor Niet gekoppeld Er wordt dan een lijstje getoond met de nog niet gekoppelde rekeningen. Klik op een rekening en daarna onderaan het scherm op de knop Koppeling. U krijgt dan een invoerscherm te zien waarin u de koppeling kunt aanbrengen

402 Hoofdstuk: Welke overzichten zijn er beschikbaar Nadat u de koppelingen heeft aangebracht kiest u in het Actie menu voor Distributie. Geef het juiste Run nummer in en druk op <Verder> 3 9 2