Aan de slag met Mamut! Handige tips die u helpen om snel aan de slag te gaan met het systeem

Transcriptie

1 Aan de slag met Mamut! Handige tips die u helpen om snel aan de slag te gaan met het systeem Complete administratie- en informatiesystemen voor bedrijven met -0 medewerkers

2 Pagina Inhoud Welkom bij een snelle introductie in het gebruik van Mamut Enkele tips bij het opstarten Installatie en opstarten Navigatie binnen Mamut Belangrijke instellingen voor u begint met het systeem Hoe maak ik een klant aan Hoe maak ik een artikel aan Hoe maak ik een factuur aan Betalingen verwerken Een betaling rechtstreeks op de klantenkaart verwerken Kort over boekhouden met Mamut Inboeken Vele mogelijkheden met Mamut Handige tips en informatie In deze brochure vindt u handige tips die u helpen om snel aan de slag te gaan met de belangrijkste instellingen, registratie van informatie en het gebruik van het programma. Voor een volledig overzicht van alle mogelijkheden in het programma, raden wij u aan de introductiehandleidingen te lezen. Deze zijn toegevoegd in de productverpakking, en zijn samen met ander handig materiaal, beschikbaar op Mamut (OSE MAMUT ) werd opgericht in 99 en is een toonaangevende leverancier van ERP, CRM en internet gebaseerde oplossingen voor kleine en middelgrote ondernemingen in Europa. Mamut biedt complete en gebruiksvriendelijke oplossingen aan tegen de beste prijs/kwaliteit verhouding met geïntegreerde oplossingen voor de boekhouding, verkoopondersteuning, relatiebeheer (CRM), inkoop/logistiek, werknemers, projectbeheer, e-commerce, domeinen, en webhosting. Meer dan gebruikers vereenvoudigen hun dagelijkse werkzaamheden met Mamut. Aanvullende informatie over Mamut en haar producten vindt u op

3 Welkom bij een snelle introductie in het gebruik van Mamut Mamut Business Software is een productserie die complete en gebruiksvriendelijke financiële systemen aanbiedt, met de beste prijs/kwaliteitverhouding op de markt. Deze gids is ontworpen om u een korte introductie te geven in de belangrijkste functies binnen Mamut Business Software, zodat u snel en eenvoudig aan de slag kunt. Deze gids is zowel ontworpen voor mensen die Mamut willen uitproberen als voor nieuwe gebruikers. Wij geven u een introductie van de facturering en eenvoudige boekhouding binnen Mamut. De stappen nemen u door verschillende modules binnen het systeem. Deze zijn onderdeel van een natuurlijk arbeidsproces, zoals het in de financiële administraties van de meeste bedrijven gaat. Dit proces dient ook gevolgd te worden wanneer u uw Mamut systeem voor het eerst gaat gebruiken. P.S. Bij aankoop van het systeem wordt een uitgebreide gebruikershandleiding geleverd. Indien u het systeem wilt uitproberen Wanneer u het systeem opstart heeft u de mogelijkheid te kiezen welk Mamut systeem u wilt uitproberen. Deze gids is gebaseerd op de functies binnen Mamut Enterprise E en biedt u een introductie in het functiebereik van het systeem. Gebruik deze gids stap voor stap, vanaf het moment dat u het programma installeert en ermee aan de slag gaat, tot aan het moment dat u het programma gaat gebruiken. U vindt de installatiehandleiding op pagina van deze gids. De testversie werkt net als de licentieversie en heeft complete functionaliteit binnen alle modules. Echter, deze kan enkel voor dagen of met logins gebruikt worden. Voor nieuwe Mamut gebruikers Wij raden u aan Belangrijke instellingen voordat u het systeem in gebruikt neemt op pagina 8-9 aandachtig door te nemen. Daarna volgt u de installatiegids op pagina. U hebt de mogelijkheid om een testversie te gebruiken totdat u uw licentiecode ontvangt. Wanneer u uw licentiecode hebt ontvangen kiest u voor Registreer volledige versie bij de volgende keer wanneer u het systeem opstart. Meer informatie over Mamut en onze bedrijfsproducten vindt u op U kunt ook een sturen naar info@mamut.nl of gratis bellen met voor meer informatie. Succes met administratief en financieel beheer! info@mamut.nl Web:

4 Enkele tips voordat u start Voordat u begint met het installeren en in gebruik nemen van uw Mamut systeem, zijn er enkele zaken die u dient te overwegen. Gebruik de volgende checklijst. Deze installatiehandleiding loodst u door de standaardinstallatie, dat wil zeggen, wanneer u Mamut en de de database op één PC gaat installeren. Indien u een serverinstallatie of een clientinstallatie gaat uitvoeren, raden wij u aan de gebruikersdocumentatie door te nemen. Deze wordt bij het product geleverd, of is te vinden op Voordat u begint met de installatie dient u het volgende beschikbaar te hebben: Mamut CD-ROM en Introductiehandleidingen. Beiden zijn beschikbaar via Licentienummer Totdat u het product koopt en de licentiecode ontvangen hebt, kunt u gebruik maken van de evaluatieversie. Alle informatie die u in de evaluatieversie registreert wordt behouden wanneer u de volledige versie registreert. Systeemvereisten Voordat u begint met installeren is het belangrijk om te controleren of uw computer aan de volgende vereisten voldoet: Systeemvereisten:,6 GHz processor of hoger, GB RAM of meer, Microsoft Windows Vista, Windows XP met SP of nieuwer, Windows 00 Server met SP of nieuwer, of Windows 008 Server en 600 MB beschikbare ruimte op de harde schijf. Zie de complete systeemvereisten en aanbevelingen op * Systeemvereisten zijn tevens afhankelijk van het geïnstalleerde systeem. Indien u Windows Vista gebruikt, zijn een.6 GHz processor (of hoger) en een systeemgeheugen van minstens 768 MB (RAM) vereist. Welke gebruikers dient u aan te maken die toegang tot het programma hebben? Bedenk welke medewerkers u, naast de systeembeheerder, wilt aanmaken. U zult een gebruiker aan moeten maken voor iedereen die toegang dient te krijgen tot het werken in het programma, TIP: Loopt u vast in het programma en hebt u hulp nodig? Dan kunt u de functietoets [F] op uw toetsenbord gebruiken om het hulpbestand over het scherm waarin u zich bevindt te openen. elke gebruiker dient zijn eigen gebruikersnaam en wachtwoord te hebben. Categorisatie Bedenk welke behoeften u hebt betreffende het categoriseren van uw relaties. Hetzelfde geldt voor artikelen. Bedenk welke artikelgroepen en eventueel deelgroepen u wilt aanmaken voor de artikelen die u zult gaan verkopen. Neem de tijd Wanneer u Mamut installeert en ermee begint, is het belangrijk dat u de tijd neemt om alle belangrijke informatie in te voeren en uzelf bekend te maken met het programma. Het kost niet veel tijd om ermee aan de slag te gaan, maar voor u het programma zo goed mogelijk kunt benutten, raden wij u aan de tijd te nemen om de verschillende instellingen door te nemen en het programma aan te passen naar uw voorkeuren. Om u te helpen bekend te worden met het programma hebben we een voorbeelddatabase aangemaakt met relaties, artikelen en instellingen die u nodig hebt om het programma te testen. U kunt deze voorbeelddatabase tegelijkertijd met uw eigen database installeren.

5 Installatie en opstarten Door onderstaande instructies te volgen, bent u verzekerd van een eenvoudige en correcte installatie en zult u uw systeem snel kunnen gaan gebruiken. Indien u een nieuwe Mamut gebruiker bent, kunt de evaluatieversie gebruiken totdat u uw licentiecode ontvangt. Wanneer u uw licentiecode hebt ontvangen kiest u voor Registreer volledige versie bij de volgende keer wanneer u het systeem opstart. Deze installatiehandleiding neemt u stap voor stap door de installatie voor één gebruiker, dat wil zeggen, wanneer u Mamut en de database op één pc installeert. Indien u een serverinstallatie of een clientinstallatie uitvoert, verzoeken wij u de gebruikerdocumentatie te volgen of te gaan naar Zo installeert u het programma: 6 Plaats uw Mamut CD in uw CD/DVD speler. Indien er binnen 0 seconden niets gebeurt, dan kunt u het bestand openen via het Startmenu in Windows en kies Uitvoeren (Run). Typ X:\Setup (verander X in de naam van uw CD/DVD speler). Het menu wordt nu geopend. Kies Installeer het Mamut-programma onder het kopje Installatie. (U klikt hier ook voor het installeren van de evaluatieversie) 7 8 In het volgende scherm kiest u het installatietype Één gebruiker. Klik Installeer voor het starten van de installatie. Het programma gebruikt de databasesoftware Microsoft SQL Server. Indien u nog geen Microsoft SQL Server versie geïnstalleerd hebt, zal de installatiewizard de gratis versie Microsoft SQL Server 00 Express edition installeren. Kies welk product u wenst te installeren 9 Klik op Voltooien om de installatie af te ronden. De installatiewizard wordt gestart. Klik op volgende om verder te gaan. U dient de gebruikersovereenkomst te accepteren voor u de installatie kunt voltooien. Indien u verder wilt gaan dient u Ik accepteer de voorwaarden in de bovengenoemde gebruikersovereenkomst aan te vinken, daarna klikt u op Volgende. 0 Start Mamut Business Software via de snelkoppeling op het bureaublad of via het Startmenu linksonder in het Microsoft Windowsscherm. Wanneer u voor de eerste keer opstart zal een registratiewizard u door het opstarten leiden. U kunt hier kiezen of u het product wilt evalueren of een volledige versie wilt registreren. Aanvullende informatie over de installatie vindt u in de gebruikershandleidingen of op info@mamut.nl Web:

6 Navigatie binnen Mamut Mamut heeft zich altijd gericht op gebruiksvriendelijkheid, wat resulteert in een intuïtief ontwerp, meerdere snelkoppelingen en zelfverklarende functies. U kunt altijd doorklikken naar andere modules, ongeacht in welk scherm u op dat moment werkt. Het bureaublad binnen Mamut is zo ontworpen zodat u effectief kunt werken, terwijl u een compleet overzicht behoudt. Alle functies binnen Mamut zijn gesorteerd op aandachtsgebied of werkproces, welke te bereiken zijn via de icoontjes aan de linkerkant van het scherm. Door op de verschillende icoontjes te klikken kunt u grafieken en statusinformatie zien en heeft u toegang tot de verschillende modules die verbonden zijn met het gekozen aandachtsgebied. In het menu aan de linkerzijde kunt u kiezen welk aandachtsgebied u wilt bekijken op het bureaublad. Het aandachtsgebied Status geeft u belangrijke actuele statusinformatie over uw bedrijf. U kunt selecteren welke informatie u wenst te zien. De meeste aandachtsgebieden hebben stroomdiagrammen, welke illustreren hoe de verschillene modules samenhangen. Onderaan het bureaublad staan de icoontjes met snelkoppelingen naar de registers en functies die het meest gebruikt worden. Zowel de informatiestromen als de icoontjes kunnen aangepast worden naar uw voorkeuren. Klik op de rechter muisknop en selecteer Aanpassen om een icoontje of informatiestroom te wijzigen.

7 Er zijn verschillende manieren om een module te openen. U kunt klikken op Beeld bovenaan het scherm, of op de knoppen Nieuw en Lijst aan de bovenzijde van het bureaublad. Onder deze knoppen kunt u bijvoorbeeld een nieuwe relatie opzetten of zoeken naar een gedefinieerde klant. U kunt ook klikken op een stroomdiagram om bij een module uit te komen. 6 Door te klikken op Instellingen krijgt u toegang tot alle instellingen binnen het systeem zowel bedrijfsinstellingen als gebruikersinstellingen. Hier kunt u zowel de inhoud die binnen elke module te zien is aanpassen, als de verschillende snelkoppelingen. 7 Binnen een module kunt u informatie toevoegen in de informatievelden bovenaan het scherm. 8 Binnen de modules vindt u een Taakbalk bovenaan het scherm met icoontjes voor alle belangrijke functies. Indien u bepaalde functies mist binnen een module, kunt u in gebruikersinstellingen nagaan of deze aangevinkt zijn. Indien u klikt op Zoek en Filterinstellingen kunt u zoeken naar, of een selectie maken uit, het register van de betreffende module. 9 Onderaan de module vindt u een tabblad met snelkop- pelingen en samenvattingen van de gerelateerde modules. info@mamut.nl Web:

8 Belangrijke instellingen voor u begint met het systeem Voordat u het systeem volledig in gebruik neemt, is het verstandig dat u eerst alle instellingen checkt en deze aanpast naar uw eigen specifieke voorkeuren. De eerste keer dat u met het programma begint zal er automatisch een wizard verschijnen welke u door de meest belangrijke stappen bij het creëren van een bedrijfsdatabase leidt. U kunt dit echter ook handmatig doen door de onderstaande stappen te volgen. Sommige instellingen, zoals Begin van het boekjaar, en Gemeenschappelijke nummerreeks van alle dagboeken, kunnen niet gewijzigd worden nadat u gegevens ingevoerd hebt. Het is daarom van groot belang dat u van tevoren de instellingen aandachtig doorloopt. Algemene bedrijfsinformatie U kunt de bedrijfsdatabase openen door Beeld Instellingen Bedrijf te selecteren. De instellingen worden automatisch geopend bij het creëren van een nieuwe bedrijfsdatabase. U kunt de contactinformatie betreffende uw bedrijf in de database-instellingen invoeren. Namen, adressen en andere informatie die hier is opgeslagen, zal gebruikt worden bij het creëren van offertes en orders, en zal te zien zijn op rapporten die bedrijfsinformatie bevatten. Financiële informatie Onder Beeld Instellingen Bedrijf Bedrijfsinstellingen Financiële instellingen kunt u bedrijfsinformatie als bankrekeningnummer, rekeningnummer voor facturen en KVK-nummer opslaan. U dient tevens aan te geven of uw bedrijf belastingplichtig is en welke valuta u gaat gebruiken. Boekhoudinstellingen Wanneer u een bedrijfsdabase creëert, zal u gevraagd worden wat de eerste maand van het boekjaar is. In de meeste gevallen zal dit januari zijn, zelfs als u het programma begint te gebruiken in april. U kunt een andere maand selecteren indien u uw boekjaar in een andere periode van het jaar wilt laten ingaan. Indien uw boekjaar niet in januari start, dan is periode de eerste maand die u als startmaand kiest. Onder Beeld Instellingen Boekhouden vindt u verschillende tabbladen waarin u specifieke instellingen kunt ingeven voor het gebruik van de verschillende boekhoudmodulen binnen het programma. Loop alle tabbladen door en check dat de instellingen voor alle icoontjes aan uw eisen en voorkeuren voldoen. Nummerinstellingen Voor u het programma gaat gebruiken, zult u moeten beslissen of u uw eigen nummerreeks gaat gebruiken. Nummerreeksen voor Facturen, Inkopen, Relaties, Creditnota s, Orders, Artikelen, etc, kunnen ingesteld worden onder Beeld Instellingen Bedrijf Bedrijfsinstellingen Nummerreeks. Het is mogelijk om het eerste nummer in te voeren voordat u begint met het registreren van gegevens, daarna kunt u alleen het meest recent gebruikte nummer wijzigen. We raden aan dat u de voorgestelde nummerreeks gebruikt. Indien u wijzigingen gaat maken zult u erop moeten letten dat de intervallen tussen de nummerreeksen groot genoeg zijn.

9 7 Standaardregister Het standaardregister bestaat uit verschillende definieerbare groepen, categoriën en variabelen die gebruikt worden in één of meerdere delen van het programma. Selecteer Beeld Instellingen Bedrijf Bedrijfsinstellingen Standaardregister. U kunt waarden wijzigen of toevoegen aan het register door een alternatief uit de lijst te kiezen en te klikken op Nieuw of Wijzig. 8 Module-instellingen Voor elke individuele module in het programma kunt u uw eigen bedrijfsinstellingen specificeren. U vindt deze instellingen onder Beeld Instellingen Bedrijf Module-instellingen. 6 Gemeenschappelijke of gescheiden nummerreeksen voor dagboeken Het programma gebruikt standaard gescheiden nummerreeksen voor elk dagboek. Indien u uw boekstukken doorlopend genummerd wilt hebben, ongeacht het dagboek, selecteer dan Gemeenschappelijke nummerreeksen voor alle dagboeken onder Beeld Instellingen Moduleinstellingen Administratie Administratieve instellingen Dagboekinstellingen en nummerreeksen Nummerreeksen. Rekeningschema Binnen het rekeningschema vindt u alle beschikbare rekeningen die gebruikt kunnen worden voor het inboeken. Het rekeningschema geeft naast alle mogelijke instellingen voor elke rekening, ook de positie van de rekening in het rekeningschema. U kunt nieuwe rekeningen toevoegen en bestaande wijzigen. Om de verdichtingen te openen gaat u naar Beeld Administratie Module-instellingen Rekeningschema. 9 0 Gebruikers aanmaken en gebruikersrechten toekennen Voor het creëren van gebruikers die toegang gaan hebben tot het programma, selecteert u Beeld Gebruikeradministratie. Alle gebruikers dienen hun eigen profiel te krijgen met gebruikersnamen en wachtwoorden. Zodra u gebruikers gecreëerd hebt, kunt u ze specifieke gebruikersrechten binnen het programma toekennen, onder Beeld Instellingen Beveiliging Gebruikeradministratie. Gebruikersinstellingen Alle gebruikers kunnen modules en schermen naar eigen voorkeur aanpassen door te selecteren welke functies, kolommen en velden te zien zullen zijn, de integratie met Microsoft Outlook en standaardwaarden. Deze instellingen kunnen gespecificeerd worden op het tabblad Module-instellingen onder Beeld Instellingen Gebruiker, of door te klikken op Gebruikersinstellingen in de verschillende modules. P.S. Indien u bepaalde functies in een module niet kunt vinden, dan ligt dit waarschijnlijk aan het feit dat deze functie niet geselecteerd is binnen Gebruikersinstellingen. Wanneer u begint met werken aan een module, selecteert u de functies die u beschikbaar wenst te hebben. info@mamut.nl Web:

10 0 Hoe maak ik een klant aan Met deze handleiding wijzen wij u hoe u aan de slag kunt gaan met de facturering en boekhouding binnen Mamut. Om te kunnen factureren zult u eerst een klant moeten aanmaken. Alle relaties, inclusief klanten, leveranciers en prospects, worden aangemaakt binnen de relatiebeheermodule; hier kunt u alle informatie met betrekking tot relatiebeheer invoeren en bijhouden. Binnen de relatiebeheermodule heeft u toegang tot alle relatiebeheerfuncties, waaronder het registreren van bedrijfsrelaties, orders, facturen, brieven, activiteiten en projecten creëren en relaties categoriseren. Informatie is automatisch uitgewisseld tussen de relatiebeheermodule en andere modules. Let er daarom op dat de informatie die u hier invoert, correct is. Relaties kunnen gecategoriseerd worden, wat het opvragen van gewenste selecties bij het printen van rapporten, offertes, adreslabels, etc. vereenvoudigt. Hoe maakt u een nieuwe relatie aan, bijvoorbeeld een nieuwe klant? TIP Gebruik de velden Groep, Aangepast veld en Status op de relatiekaart voor het segmenteren van uw relaties. Op basis van de segmentatievelden kunt u later verschillende rapporten uitdraaien. Vanaf de relatiekaart kunt u via de tabbladen de meeste andere modules in Mamut bereiken. Maak uzelf daarom wegwijs in de verschillende tabbladen zodat u efficiënter kunt werken. Selecteer het aandachtsgebied Relatiebeheer aan de linkerzijde van het scherm (zoals te zien in de afbeelding) en klik op Relatiebeheer om de relatiekaart te openen. Selecteer de knop Nieuw bovenzijde. aan de linker Vul de velden en andere relevante informatie in. Vergeet niet te selecteren of het een klant of leverancier betreft. In het tabblad Contactpersoon aan de onderkant van de relatiekaart, kunt u informatie invullen over de verschillende contactpersonen die verbonden zijn met deze relatie. Vergeet niet de wijzigingen op te slaan voor u verder gaat.

11 Hoe maak ik een artikel aan Het artikelregister geeft een compleet overzicht van de voorraad, prijzen, kortingen, leveranciers en inkomsten voor alle artikelen. Deze artikelen vormen de basis voor het factureren van uw klanten. Selecteer het aandachtsgebied Artikel en Magazijn aan de linkerzijde van het scherm, klik op Artikel om het artikelregister te openen. Hoe kunt u een nieuw artikel aanmaken? TIP Wanneer u wilt kunt u de [F]-knop gebruiken om de helpbestanden te openen met aanvullende uitleg over het scherm waarin u zich bevindt. Artikelgroepen kunt u aanmaken en wijzigen door in het veld voor de artikelgroep met uw rechtermuisknop te klikken en Wijzig in standaardregister te selecteren. U kunt eenvoudig artikelen importeren vanuit Excel of andere bestandsformaten, door te gaan naar Bestand/Importeer/Artikel bovenin uw Mamutsysteem. Selecteer het aandachtsgebied Artikel en Magazijn aan de linkerzijde van het scherm (zoals te zien in de afbeelding), klik op Artikel om het artikelregister te openen. Klik op de knop Nieuw bovenzijde. aan de linker Vul de velden in met relevante informatie. Indien u het artikelnummer voor dit artikel wilt overschrijven, dient u dit te doen voor u op de knop Opslaan drukt, het is niet mogelijk dit later te wijzigen. Op het tabblad onderaan de artikelkaart kunt u informatie invoeren over de prijs, leveranciers, magazijn, productinformatie en meer. Vergeet niet de wijzigingen op te slaan voor u verder gaat. E-post: info@mamut.no Web:

12 Hoe maak ik een factuur aan Nu bent u klaar om te beginnen met factureren in uw Mamut systeem. Facturen zijn gebaseerd op orders. Om een order te creëren, dient de klant geregistreerd te zijn in de relatiebeheermodule en de te factureren artikelen en/of diensten in het artikelregister. Indien u een offerte wilt aanmaken voor u een order creëert, klikt u op Offerte. Hoe maak ik een order aan (die gefactureerd kan worden)? TIP U kunt zelf eenvoudig het uiterlijk van orders/facturen wijzigen of een logo toevoegen bij het aanpassen van rapporten (Beeld / Instellingen / Rapporten / Rapport- Etiketeditor) U kunt ook eenvoudig een offerte of order direct vanaf de geregistreerde klant aanmaken. Gebruik het tabblad Offerte of Order/Factuur aan de onderzijde van de klantenkaart. Selecteer het aandachtsgebied Verkoop aan de linkerzijde van het scherm (zie afbeelding), en klik op Order. Klik op de knop Nieuw order te creëren. De lijst met relaties verschijnt. om een nieuwe Selecteer een klant uit de lijst en klik op OK om de klant aan de order toe te voegen. Het systeem zal dan de contactinformatie uit de relatiebeheermodule halen. U hebt nu ook de mogelijkheid om contact- en/of adresgegevens te wijzigen in het systeem. Dit geldt ook voor de informatie betreffende betalingsvoorwaarden en valuta Voeg artikelen aan de order toe door te klikken op Nieuw in het tabblad Artikelregels. Hier kunt het artikelnummer rechtstreeks in bestelling invoegen. Door te klikken op Artikellijst weergeven kunt u ook het artikelregister openen. 6 7 Indien u tekst wil toevoegen in de order/factuur, kunt u het tabblad Tekst onderaan de order gebruiken. Indien u een orderbevestiging of pluklijst wilt printen, kunt u dit doen via de knop Afdrukken in de hoofdtaakbalk. Wordt vervolgd op volgende pagina

13 Voordat u een order kunt factureren, dient deze eerst verwerkt en afgedrukt te worden. Wanneer een order verwerkt en goedgekeurd is, wordt een factuur naar een bestand, printer, of verstuurd en automatisch overgeschreven en geboekt naar het grootboek en boekingen. Hoe factureer ik een order (orderverwerking) TIP Indien u een kopie van een eerdere factuur wenst af te drukken kiest u eenvoudig voor het opnieuw verwerken van deze. De afdruk zal dan gemarkeerd zijn met Kopie. Met Mamut is het eenvoudig om rapporten als order of facturen als PDF-bijlage in een te versturen. Kies Verstuur via / indien u een order wil verwerken. Het is ook mogelijk om groeps- of verzamelfacturen te creëren met Mamut Orders kunnen verwerkt worden door te klikken op de knop Factuur. U kunt naast een enkele order natuurlijk ook meerdere tegelijk verwerken. Een wizard zal nu verschijnen. U zult eerst het gewenste formulier moeten selecteren, bijvoorbeeld een factuur met acceptgiro. Daarna zijn er meerdere te overwegen opties, zoals media-afdrukken, kopie factuur en afdrukvoorbeeld. Na het kiezen van de instellingen klikt u op OK. U zult nu een afdrukvoorbeeld van de factuur zien, indien u dit heeft aangevinkt. U kunt deze uitprinten door op het afdrukicoontje binnen het Afdrukvoorbeeld te klikken, of u kunt het scherm sluiten door te klikken op Afsluiten. Bedenk dat de vervaldatum niet te zien zal zijn op het afdrukvoorbeeld omdat dit pas bij de facturering wordt gegenereerd. U zult dan de vraag krijgen of u de order wilt factureren. Door Ja te antwoorden zal de factuur geprint worden en zullen het grootboek en de debiteuren/crediteurenadministratie bijgewerkt worden. De status van de originele order zal gewijzigd worden naar gefactureerd. Wanneer u het afdrukscherm sluit zult u de vraag krijgen of de afdruk is goedgekeurd. Indien de afdruk niet correct is kunt u Nee kiezen en de originele factuur zal dan nogmaals afgedrukt worden. Indien de afdruk er goed uit ziet, kies dan Ja. U zult op een later tijdstip de mogelijkheid hebben om originele facturen die nog niet goedgekeurd zijn, af te drukken. Selecteer Beeld Order/Factuur Niet-uitgeprinte facturen. info@mamut.nl Web:

14 Hoe verwerk ik een betaling via Debiteuren Betalingen van klanten verwerkt u via de Debiteuren, of via Inboeken. Hieronder staat kort uitgelegd hoe u betalingen kunt verwerken binnen Debiteuren. U hebt toegang tot Debiteuren via het aandachtsgebied Boekhouding of direct vanuit de relatiekaart. Dit geldt enkel voor producten met een boekhoudmodule. Hoe verwerkt u een betaling binnen Debiteuren in de administratiemodule: TIP Maak uzelf bekend met het knoppenmenu aan de linkerzijde in het boekingenscherm. Hier vindt u aanvullende functies. Indien u meerdere deelbetalingen hebt die gelinkt moeten worden aan één betaling, dan kunt u dit doen via de Match/Link-knop. Lees meer over Boekingen op pagina 6. Selecteer het aandachtsgebied Administratie en klik op Debiteuren. U kunt ook in deze functie komen via Beeld Administratie Debiteuren. Selecteer het veld Klanten Openstaande Posten in de klantenlijst en selecteer de gewenste klant door er eenmaal op te klikken. 6 Klik op Betalingen/Ontvangsten (Ctrl + Shift + I). Het scherm Betalingen/Ontvangsten zal verschijnen. Voer de gewenste betaaldatum in, en kies via de afrollijst welk account u wilt gebruiken. Selecteer de factuur die betaald dient te worden en check of de waarden in de velden correct zijn Als een volledige betaling is ontvangen zal de ontvangst gesloten worden in Debiteuren. U kunt ook een deelbetaling verwerken door het bedrag op de geselecteerde factuur te registreren. Klik op OK U wordt nu geïnformeerd wat het nummer van Debiteuren is waarmee de betaling verwerkt is. Het boekstuk is nu geregistreerd in Debiteuren.

15 Hoe verwerk ik een betaling direct op de relatiekaart Indien u een enkele betaling wilt registreren kan het effectiever zijn om dit direct op de betreffende relatiekaart in de relatiebeheermoduele te doen. Hieronder wordt kort uitgelegd hoe u de debiteurenadministratie rechstreeks vanaf de Relatiekaart kunt gebruiken. Registratie van betaling direct op de relatiekaart: TIP Indien u Boekstukken niet ziet op de relatiekaart, kan dit zijn omdat u deze functie niet geactiveerd hebt. Klik op Gebruikersinstellingen (Ctrl + I) aan de bovenzijde van de relatiekaart, kies Tabblad en controleer of Boekstukken aangevinkt is. Op de volgende pagina volgt een kort overzicht over Inboeken en Grootboek. U zult ook uitvoerige informatie ontvangen in de documentatie die bij het programma geleverd wordt. Open de relatiekaart en selecteer de gewenste klant. Selecteer het tabblad Boekstukken aan de onderzijde van het scherm, en selecteer de gewenste klant door hier eenmaal op te klikken. Klik op Betalingen/Ontvangsten (Ctrl + Shift + I). 6 Het scherm Betalingen/Ontvangsten zal verschijnen. Voer de gewenste betaaldatum in, en kies via de afrollijst welk account u wilt gebruiken. Selecteer de factuur die betaald dient te worden en check of de waarden in de velden correct zijn Als een volledige betaling is ontvangen zal de ontvangst gesloten worden in Boekingen. U kunt ook een deelbetaling verwerken door het bedrag op de geselecteerde factuur te registreren. Klik op OK U wordt nu geïnformeerd wat het nummer van het boekstuk is waarmee de betaling verwerkt is. Het boekstuk is nu geregistreerd in het boekstuk. info@mamut.nl Web:

16 6 Een inleiding in Boekhouden binnen Mamut Voor velen die dagelijks met boekhouding werken is er niets belangrijker dan dat uw arbeidssituatie een snelle en effectieve uitvoer van routinetaken mogelijk maakt, zowel als de mogelijkheid voor het uitvoeren van diepgaande analyses indien noodzakelijk. De boekhouding in Mamut bevat alle functies die een financieel medewerker nodig heeft, in één complete oplossing. Inboeken In de module Inboeken kunt u boekstukken invoeren voordat u ze verwerkt in het grootboek. Zolang een boekstuk in de module boekingen staat, kunt u verschillende wijzigingen doorvoeren zoals boekdatum, dagboek, de periode, rekeningen, en BTW calculatie. Echter, zodra een boekstuk is verwerkt in het grootboek, zijn dergelijke wijzigingen niet meer mogelijk. Indien het noodzakelijk is wijzigingen te maken nadat het boekstuk in het grootboek verwerkt is, dan zult u het boekstuk ongedaan moeten maken waarna u een nieuwe kunt creëren met de vereiste wijzigingen. Debiteuren/Crediteuren: Alle facturen en bestellingen worden geregistreerd in Debiteuren/Crediteuren. In Mamut Business Software vindt u debiteuren- en crediteurenadministratie. In deze modules heeft u een volledig overzicht over alle uitstaande betalingen en ontvangsten. Ontvangen betalingen van klanten worden doorlopend geregistreerd en u kunt betalingen genereren voor uw openstaande bedragen bij leveranciers. Grootboek: Alle financiële gegevens worden uiteindelijk verzameld in het Grootboek. Hier heeft u een overzicht van al uw boekhoudgegevens. In het Grootboek heeft u de mogelijkheid om getallen te selecteren gebaseerd op o.a. periode, dagboek, afdelings- en projectboekhouding, kerngetallen en mogelijkheden voor drilldown naar details over afzonderlijke boekstukken. Het is ook mogelijk om verschillende verslagen en rapporten te zien die gekoppeld zijn aan de kerngetallen, resultaten en balans. Wat is een boekstuk? De term boekstuk wordt binnen de boekhoudcontext voor alle zakelijke transacties binnen een bedrijf gebruikt. Een boekstuk is daarom een document van alle verkopen, inkopen en banktransacties. Een boekstuk dient ten minste twee boekingsregels te bevatten die in evenwicht zijn. De som voor de debetkant van alle boekingsregels, moet hetzelfde zijn als de som voor de creditzijde. Boekstukken zullen genummerd worden aan de hand van de instellingen die u voor de nummerseries binnen de boekhoudinstellingen hebt vastgelegd.

17 Inboeken 7 Binnen de module Inboeken heeft u de mogelijkheid om alle soorten boekstukken te verwerken. Daarnaast zult u meerdere geautomatiseerde routines vinden, waaronder BTW-berekening en betalingsverwerking. Zo boekt u een boekstuk in: TIP Maak u bekend met de sneltoetsen zodat u efficiënter kunt werken. U vindt een overzicht van alle sneltoetsen door te klikken op Gebruikersinstellingen aan de bovenzijde in het boekingenscherm en kies voor het tabblad Sneltoetsen. Meer informatie over boekhouding vindt u in de introductiehandleiding over Mamut. Selecteer het aandachtsgebied Administratie aan de linkerzijde van het scherm en klik op het icoontje Inboeken. Klik Nieuw aan de linker bovenzijde van de taakbalk, of gebruik sneltoets [Ctrl] + [N] Selecteer Dagboek, Boekstukdatum en Periode voor het boekstuk. U kunt het dagboek wijzigen door [/] of [*] op het toetsenbord in te typen. Voer de rekening in de kolom Rekening waartegen het boekstuk geboekt zal worden. U krijgt ook toegang tot het rekeningschema door [-] te typen en vanuit daar de rekening te kiezen. 6 Toets eventueel Tegenrekening in. Het gebruik van Tegenrekening zal het inboekproces versnellen. De tegenrekening is de rekening waartegen de boekregel geboekt wordt. Dit wordt gebruikt wanneer hetzelfde bedrag ingevoerd zal worden in zowel Debet als Credit op twee verschillende tegenrekeningen. Het boekstuk zal dan enkel als één regel ingeboekt worden. Indien u iedere boekregel handmatig wil inboeken, kunt u deze kolom verbergen binnen de gebruikersinstellingen voor inboeken. Toets [ENTER]. De cursor zal nu verschuiven naar de Debet of Credit kolom, afhankelijk van de standaardinstellingen voor de rekening. Dit is ingesteld binnen de instellingen voor het rekeningschema Type de waarde in en toets [ENTER]. Indien u al een dubbelrekening hebt gecreëerd, zal een nieuwe regel met corresponderende waarden worden aangemaakt. Indien één van de tegenrekeningen met een BTW code gecreëerd is, zal de waarde verdeeld worden in de tegenrekening en BTW-rekening. Klik op Nieuw of type [+] als u een nieuw boekstuk wilt creëren. Herhaal bovenstaande stappen tot alle boekstukken gecreëerd zijn. Door te klikken op de knop Grootboek kunt u boekstukken overboeken naar het grootboek. U kunt eventueel de boekstukken binnen Inboeken laten staan tot ze gereed zijn om overgeboekt te worden. info@mamut.nl Web:

18 8 Vele mogelijkheden met Mamut Mamut Business Software is een zeer uitgebreid systeem en in deze handleiding hebben we slechts een selectie van de functies uit afzonderlijke modules behandeld. Naast de eerder beschreven modules raden wij u ook aan om eens te kijken naar: Website en e-commerce Mamut Business Software geeft u de mogelijkheid tot het creëren van uw eigen website en webshop op internet, zeer eenvoudig en zonder dat u voorkennis nodig hebt. Bestellingen en aanvragen die via de website binnenkomen worden automatisch in Mamut geïmporteerd. De webshop vindt u door op het aandachtsgebied E-commerce, aan de linkerzijde van het scherm te kiezen. Inkoop Een inkooporder genereert u net zo eenvoudig als een factuur. Zo lang u al uw leveranciers in Relatiebeheer hebt geregistreerd en alle artikelen die uw bedrijf levert in het Artikelregister, kunt u snel inkooporders aanmaken in de Inkoopmodule. Kies het aandachtsgebied Inkoop om toegang te krijgen tot de Inkoopmodule. Urenregistratie De urenregistratiemodule geeft een volledig overzicht over alle geregistreerde uren, met automatische generatie van orders en facturen. U kunt een registratie doen per medewerker, project, relatie, activiteit, artikel, urensoort, periode, afdeling en eenvoudig de geregistreerde gegevens aanpassen. Automatische overschrijving naar de loonafhandeling is ook mogelijk. Kies het aandachtsgebied Urenregistratie voor toegang tot deze module. Rapporten Mamut Business Software bevat een uitgebreide rapportmodule met vele honderden rapporten. Kies een willekeurig aandachtsgebied in het scherm of aan de linkerzijde van het programma en klik op Rapporten bovenin het scherm. Rapporten kunt u eenvoudig versturen naar een bestand (bijv. Excel of Word), of een printer. Mamut Online Desktop Mamut Online Desktop geeft u online toegang tot informatie en functionaliteit van Mamut Business Software en nieuwe diensten gelanceerd door Mamut. Met Mamut Online Desktop kunt u informatie lezen, creëren en wijzigen vanaf iedere, met internet verbonden PC. Door u online via een browser aan te melden, wordt Mamut Online Desktop tegelijkertijd lokaal gesynchroniseerd met uw Mamut systeem. Dit betekent dat uw bedrijf altijd toegang heeft tot de meest actuele informatie.

19 Handige tips en informatie 9 6 Boekhouder/Registeraccountant: Het is verstandig om, voor u begint met uw nieuwe Mamutprogramma, een afspraak te maken met uw boekhouder/registeraccountant. Vele boekhouders kunnen rechtstreeks bestanden ontvangen vanuit Mamut zoek uit of uw boekhouder dit kan. Neem contact met ons op zodat wij u kunnen helpen in contact te komen met een boekhouder in uw omgeving. Test het systeem met de voorbeelddatabase: Het is aan te raden het systeem te testen voor u het begint te gebruiken voor uw bedrijf. Selecteer Bestand Open Bedrijf Voorbeelddatabase (999). Back-up: Het kan niet vaak genoeg gezegd worden hoe belangrijk het is om een back-up te maken. Mamut kan zo configureerd worden zodat er iedere keer dat u het systeem afsluit, een back-up wordt gemaakt. Selecteer Beeld Instellingen Veiligheid Instellingen. Sluit het systeem af aan het eind van de werkdag: Het is verstandig om aan het eind van uw werkdag uw systeem af te sluiten omdat; () In het geval van een stroomstoring er schade aan uw systeem kan worden toegebracht, en () de systeemdatum gebaseerd is op de laatste datum dat u het systeem geopend hebt, tenzij u dit handmatig wijzigt onder Bestand Systeemdatum. Importeer data uit een eerder systeem: In Mamut is het mogelijk gegevens te importeren door te gaan naar Bestand Importeer Import/Export. De enige vereiste is dat uw oudere systeem de mogelijkheid heeft om data te exporteren naar Microsoft Excel. Mamut Supportcenter kan u hier ook mee ondersteunen. Logo op facturen: Veel bedrijven willen hun logo op geprinte facturen zien. U kunt eenvoudig uw logo toevoegen door Beeld Instellingen Rapporten Logo invoegen. Indien u een logo toevoegt of andere wijzigingen aan een rapport maakt, zult u uw standaard rapportenmodule moeten instellen als bedrijfsdatabaserapporten, niet als algemene rapporten. Bedrijfsdatabaserapporten zijn aangepast aan uw bedrijf, terwijl algemene rapporten standaard rapporten zijn, die in het programma inbegrepen zitten. Specificeer de instellingen onder Beeld Instellingen Gebruikersprofiel Moduleinstellingen Rapporten. De Functietoets [F]: Indien u vastloopt en hulp nodig hebt terwijl u in het systeem zit, kunt u de functietoets [F] op uw toetsenbord intoetsen. Gebruikershandleidingen: De gebruikershandleidingen geven u een gedetailleerde introductie in de mogelijkheden die Mamut Software binnen de verschillende gebieden biedt. Mamut Gebruikerstips: U zult regelmatig s ontvangen met zowel tips over het gebruik van de Mamut systemen, nieuws over de productseries als andere nuttige informatie. Elektronische Training: Mamut kan u elektronische cursussen aanbieden op CD-ROM zodat u de training kunt doen wanneer het u het beste uitkomt Mamut Academy: De Mamut Academy is Mamut s cursuscentrum, die een verscheidenheid aan cursussen aanbiedt over de verschillende modules, voor gebruikers op alle niveau s. Lees meer hierover op of neem telefonisch contact op via Mamut Supportcenter: Kies Mamut Supportcenter in het aandachtsmenu aan de linkerzijde van het programmascherm. Hier kunt u zoeken tussen honderden supportartikelen of rechtstreeks een vraag naar het Mamut Supportcenter sturen. info@mamut.nl Web:

20 Productoverzicht De tabel hieronder geeft de productseries in Mamut Business Software weer. Meer informatie over de inhoud van ieder Mamut-systeem kunt u lezen op Specifieke oplossingen Mamut Mamut Mamut AdministratieCRM & Sales Boekhouding kantoor Mamut One Mamut Enterprise Mamut Office Management/rapporten Administratie/ boekhouding Relatiebeheer (CRM) Verkoopondersteuning Projectbeheer Urenregistratie Inkoop/Logistiek Salaris/Personeel Website/E-commerce Netwerkoplossing Mogelijkheid voor Mamut Online Access Mogelijkheid voor Mamut Kassa Web-based toegang Financiële kwaliteitsanalyse Domein/hosting/ Share Point/Documentportal Mamut Online Backup Mamut Online Survey Online Vergadering Functies Mamut Software BV Boeing Avenue 8, 9 PB Schiphol-Rijk Mamut Web MBS_NL_KOMIGANG_008 Complete oplossingen