Werkplek van de toekomst. Whitepaper

Transcriptie

1 Werkplek van de toekomst Whitepaper

2 Whitepaper Werkplek van de toekomst Inhoudsopgave Hoofdstuk 1 De veranderende zakenwereld... 4 Hoofdstuk 2 Virtualisatie... 6 Hoofdstuk 3 Apparaatonafhankelijk werken... 8 Hoofdstuk 4 Bring Your Own Device Hoofdstuk 5 Toekomstbeeld

3 Whitepaper Werkplek van de toekomst Samenvatting De mogelijkheid om overal en op ieder moment je werk te kunnen doen, is leidend voor de moderne werkplek; mobiliteit is key. Wat overigens niet wegneemt dat ook het vertrouwde bureau op kantoor belangrijk blijft. Maar ook die plek vraagt om een andere benadering dan voorheen. De werkplek van nu en de toekomst is een heel andere dan voorheen. Binnen moderne werkplekken is een prominente rol weggelegd voor virtualisatie; binnen de context van deze whitepaper het virtueel maken van hardware. Virtualisatie vermindert de complexiteit en zorgt voor grotere flexibiliteit en snelheid. Een belangrijke eigenschap van virtualisatie en specifieker nog voor cloud is het pay-per-use -model. Een model dat is gebaseerd op kosten voor werkelijk verbruik, wat leidt tot kostenbesparing. Wat je niet gebruikt, daar betaal je ook niet voor. Cloud computing laat zich omschrijven als een schaalbare en elastische vorm van IT-gebruik, die met behulp van internettechnologie wordt geleverd als dienst. Cloud-gebaseerd werken draagt bij aan de vrijheid die medewerkers hebben om te werken op apparaten van hun keuze. Waar eerder het systeem waar de eindgebruiker op werkte centraal stond, daar dient IT nu steeds meer de manier waarop de gebruiker wenst te werken. Steeds meer werkgevers zien ook de gezamenlijke voordelen in van flexibel werken. Werknemers de mogelijkheid bieden om verschillende middelen te gebruiken die passen bij hun eigen manier van werken, leidt tot meer plezier in het werk en veelal tot een hogere productiviteit. Flexibeler werken brengt grote veranderingen met zich mee voor organisaties. Veranderingen waarin techniek centraal staat, maar waar techniek zeker niet de enige factor is waar organisaties zich op dienen te richten. Medewerkers laten werken met smartphones, laptops en tablets vraagt om een bedrijfsstrategie. Veranderingen vinden zowel plaats op technisch vlak als op operationeel, financieel, juridisch en inkoopvlak. 3

4 De veranderende zakenwereld 1 De fysieke beperkingen die we enige tijd geleden nog ondervonden in het werk komen steeds meer te vervallen. Sterker nog: door digitale ontwikkelingen heeft de fysieke omgeving nog maar weinig invloed op het functioneren van veel bedrijven. Lange afstanden zijn snel te overbruggen en collega s hoeven niet meer op één locatie samen te komen. Het voordeel dat organisaties hierdoor hebben, reikt ver. Van sneller zakendoen en minder kans op fouten tot het bekijken van nieuwe businessmodellen die passen bij mobiel werken. Techniek mag geen obstakel meer zijn om het werk te doen. Of beter gezegd: moderne techniek biedt nieuwe kansen voor iedereen. Tijd en snelheid zijn steeds belangrijker geworden, waardoor de ontwikkeling van bijvoorbeeld mobiel werken een vlucht heeft genomen. De mogelijkheid om overal en op ieder moment je werk te kunnen doen, is leidend voor de moderne werkplek; mobiliteit is key. Wat overigens niet wegneemt dat ook het vertrouwde bureau op kantoor belangrijk blijft. Maar ook die plek vraagt om een andere benadering dan voorheen. De werkplek van nu en de toekomst is een heel andere dan voorheen. Aanjagers van mobiel werken De grote aanjagers van mobiel werken zijn smartphones, laptops (tegenwoordig doorontwikkeld tot dunnere en lichtere ultrabooks) en tablets. Smartphones steken laptops en tablets nog steeds de loef af qua verkopen. Een trend die niet in de laatste plaats wordt gestuwd door de digital natives die nu de werkvloer betreden; ook wel bekend onder de noemer Generatie Y. Zij zijn opgegroeid met techniek en kennen geen wereld zonder constante toegang tot internet; of beter gezegd, constante toegang tot informatie. Dat vraagt om aanpassing van het benaderen en faciliteren van werknemers. Denk alleen al aan het feit dat veel kantoorwerknemers moderne en sterkere technologie in hun huiskamer hebben staan dan op het bureau bij zijn werkgever. Daar komt uit voort dat werknemers graag werken met de technische middelen die ze gewend zijn. Een onomkeerbare trend is dan ook dat steeds meer mensen hun eigen device meenemen om zakelijk te gebruiken. Wederom een punt waarop IT-afdelingen moeten inspelen. Al is het alleen maar om veiligheidsrisico s. Doet een IT-afdeling dit niet, dan zal dit alleen maar leiden tot houtje-touwtje-oplossingen van de werknemers zelf, die uiteraard een veel groter gevaar met zich meebrengen, dan gecontroleerd gebruik. Lees meer daarover in hoofdstuk 4. 4

5 Whitepaper Werkplek van de toekomst Impact van veranderingen IT mogen we gerust het hart van iedere organisatie noemen. Het spreekt voor zich dat er grote veranderingen gaande zijn binnen de opzet van IT. De nieuwe uitdagingen die moderne manieren van werken met zich meebrengen, roepen vragen op. Een belangrijk vraag die constant gesteld moet worden, is Wat is de impact van de veranderingen?. Om de huidige situatie goed op waarde te kunnen schatten, is het belangrijk te weten waar we vandaan zijn gekomen. Nog niet zo lang geleden was het zeer gebruikelijk dat alle IT-onderdelen verbonden waren met het werkapparaat van de eindgebruiker, veelal een desktop pc. Een statisch geheel, dat voor IT-afdelingen grote beslissingen voor langere tijd met zich mee bracht. Eenmaal gekozen kon er door de hoge investeringskosten niet meer vanaf geweken worden op korte termijn. Immense contracten, waar de consequenties niet goed van waren te overzien. Want wat zou er bijvoorbeeld gebeuren bij snelle groei van het bedrijf? Zou de capaciteit wel voldoende zijn? Of in de omgekeerde situatie, wanneer ingekrompen moest worden. Een gebrek aan schaalbaarheid zorgde voor hoge kosten en apparatuur die ongebruikt stond te verstoffen. PC-afhankelijkheid en digitalisering Een belangrijk aspect van oude systemen is ook dat alle software lokaal geïnstalleerd stond. Wat uiteraard betekent dat updates, back-ups en beveiliging ook lokaal dienden te gebeuren. Een arbeidsintensief en lastig te monitoren geheel. Tegelijkertijd groeit de afhankelijkheid die medewerkers hebben ten opzichte van hun computer sterk, aangezien het werk steeds meer werd gedigitaliseerd. Een onwenselijke situatie, die de roep naar flexibiliteit steeds luider deed klinken. En dan hebben we het nog niet eens gehad over de vele verschillende configuraties waar IT-afdelingen mee dienden te werken. Zeker bij fusies en overnames kwam het vaak voor dat verschillende systemen naast elkaar kwamen te draaien, met alle conflicten van dien. Zonder overdrijven was het voor het management ook simpelweg te lastig om snel op marktontwikkelingen in te spelen, laat staan goed op kosten te kunnen sturen en transparantie te bieden. 5

6 Virtualisatie 2 De in hoofdstuk 1 beschreven ontwikkelingen hebben ervoor gezorgd dat er veel onderzoek is gedaan naar meer flexibele manieren van werken. Er moest een manier worden gevonden om de hechte koppeling van apparaten te doorbreken. Een ontkoppeling van hardware, operating-systemen, applicaties en gebruikersprofiel. En tegelijkertijd daarmee ook de levenscyclus van de verschillende onderdelen. Investeringen in de onderdelen kunnen los van elkaar worden gedaan, wat de financiële planning ten goede komt. Een prominente rol daarin is weggelegd voor virtualisatie. Virtualisatie zorgt niet alleen voor een langere levensduur van losse componenten, maar vermindert ook de complexiteit en zorgt voor grotere flexibiliteit en snelheid wanneer er reacties op ontwikkelingen nodig zijn. De infrastructuur is immers op verschillende plekken aan te passen, zodat wijzigingen relatief snel door zijn te voeren. Pay-per-use Het zijn niet alleen veranderingen aan de achterkant van de IT organisatie waar bedrijven mee te maken krijgen. Een belangrijke eigenschap van virtualisatie en specifieker nog van cloud is het pay-per-use -model. Een model dat is gebaseerd op kosten voor werkelijk verbruik. Wat je niet gebruikt, daar betaal je ook niet voor. Dat betekent ook dat je geen aankopen hoeft te doen voor de toekomst, maar alleen kosten maakt aan wat je nu ook daadwerkelijk nodig hebt. Het geld dat hierdoor vrijkomt, ook wel werkkapitaal genoemd, is te gebruiken voor andere doelen. Daarbij maken de componenten het ook mogelijk om delen die niet meer in gebruik zijn uit te schakelen. Dat verlaagt veiligheidsrisico s en zorgt ervoor dat verouderde apparatuur geen onderdeel hoeft te blijven van het gehele systeem. Schaalbare kennis Maar cloud betekent niet alleen een voordeel op het vlak van hard- en software. Aangezien het als dienst wordt aangeboden, neem je ook de kennis die nodig is als dienst af. Daardoor hoeven er minder experts in dienst genomen te worden. Een aspect dat steeds waardevoller wordt. Er is immers een toenemend tekort aan experts op IT-vlak. Dat betekent dat deze experts steeds waardevoller, dus prijziger worden. Door de kennis in te huren bij de leverancier van de IT-diensten die je als organisatie afneemt, maak je deze ook schaalbaar. Je haalt immers alleen die kennis in huis die je op een bepaald moment nodig hebt. Daar hoef je niet extra in te investeren. Wederom een aspect dat de flexibiliteit ten goede zal komen. Samenvattend verzacht cloud de pijn die veel organisaties momenteel nog voelen in hun huidige manier van werken. Service levels Er zijn enkele voorwaarden die je als organisatie moet scheppen om de voordelen van cloud goed te kunnen benutten. Zo is een goed werkend netwerk essentieel. 6

7 Whitepaper Werkplek van de toekomst Down-tijd dient tot decimalen te worden geminimaliseerd. Zonder netwerktoegang kan een werknemer immers niets beginnen. De impact van een storing kan dan ook groot zijn. Om die reden richten datacenters zich meer en meer op het garanderen van service levels en meervoudige redundatie. Zonder deze inzet is het niet mogelijk om altijd en overal toegang te hebben tot bedrijfsinformatie en applicaties. bedrijven vaak grote organisaties hun werknemers applicaties aanbieden op een vergelijkbare wijze als App-stores. Voor iedere gebruiker is er een aantal apps te selecteren, waaruit hij zelf kan kiezen welke hij inzet. Keuzevrijheid, en zeker de beleving daarvan, is steeds belangrijker. Uiteraard wordt deze vrijheid wel door de IT-organisatie ingekaderd op basis van protocollen die per organisatie (kunnen) verschillen. User experience Een andere belangrijke voorwaarde is een goede user experience. IT-systemen zijn tegenwoordig steeds meer gericht op hoe een werknemer zijn werk inricht. Daardoor is het erg belangrijk dat een werknemer zijn weg eenvoudig kan vinden in het systeem dat is opgetuigd. Niet voor niets zijn veel online werkomgevingen afgeleiden van de desktop waar mensen gewend zijn mee te werken. Alleen dan doorontwikkeld en voorzien van de voordelen die virtualisatie en cloud met zich mee brengen. Denk aan gepersonaliseerde instellingen voor iedere gebruiker, die zij zelf kunnen instellen binnen de mogelijkheden die de organisatie centraal geeft. Een combinatie van herkenning en vernieuwing. Vooral dat laatste onderdeel maakt snelle ontwikkelingen door. Recent is daar ook de ontwikkeling bijgekomen dat Personal cloud: dynamisch Waar de werkplek eerst draaide om de personal computer, daar staat nu de personal cloud centraal. Het acronym PC zal dan ook gehandhaafd blijven. Het verschil is dat de werkplek van de werknemer door de selfservice ontstaat na het inloggen en bij het uitloggen weer verdwijnt. Het is een dynamisch geheel. Filters die rekening houden met de context zorgen daarbij voor de juiste voorwaarden. Zo kan het zijn dat een werknemer op een openbare plek inlogt, wat uiteraard verschilt van de voorwaarden die er zijn als hij via een beveiligde lijn contact maakt. Evengoed kunnen er voorwaarden gesteld worden aan de mogelijkheden die een werknemer krijgt op een bepaald tijdstip. Op organisatieniveau is te bepalen welke voorwaarden er worden gesteld. 7

8 Apparaatonafhankelijk werken 3 Wanneer we de achterkant van het IT-systeem in kaart hebben, blijft vanuit IT-perspectief de vraag over met welk apparaat een werknemer moet werken. En ook aan welke vereisten deze apparaten moeten voldoen. Wie de mogelijke antwoorden op deze vragen onderzoekt, ziet dat er een grote verandering gaande is. De tijd van vendor lock-in qua hardware van gebruikers zal verleden tijd zijn. Clouddiensten zorgen ervoor dat gebruikers informatie met verschillende devices kunnen benaderen. Daarbij geldt ook steeds meer dat het niet uit mag maken welk operating platform de werknemer gebruikt. Mobiele devices zullen deze ontwikkeling sneller laten verlopen en nieuwe devices zullen zich steeds meer richten op design en gebruiksgemak. Scheiding werk-privé De afgelopen jaren hebben aangetoond dat gebruikers steeds meer verschillende devices in huis hebben en deze door elkaar heen gebruiken. De scheiding tussen het gebruik voor werk en privé wordt daarbij steeds minder duidelijk. Gemiddeld genomen heeft iedere gebruiker twee tot drie verschillende devices waar hij mee werkt. Denk aan een smartphone, tablet en laptop. Momenteel gebruiken mensen deze devices vaak nog voor verschillende doeleinden. Een smartphone bijvoorbeeld voor het snel kunnen lezen van mail, een tablet om informatie te kunnen delen met anderen en een laptop of ultrabook om volledig te kunnen werken. Ieder apparaat heeft zijn eigen voordelen. Denk bij het ultrabook bijvoorbeeld aan de nieuwe modellen die een docking mogelijkheid bieden, waardoor het op de werkplek met een grotere monitor kan worden verbonden. Managen van services De trend die er vanuit IT-perspectief is, laat een tegenovergestelde ontwikkeling zien als die van de diversificatie in devices. Bij het beheer van apparaten telt het soort apparaat namelijk steeds minder mee. Beheerssystemen zijn zo ingericht dat zij raad weten met verschillende platformen (Windows, OSX, Android) en de typen apparaten die daar bij horen. De aandacht die IT-organisaties hebben voor de apparaten van eindgebruikers zal dan ook steeds verder afnemen. Dat is geen negatieve trend, maar het managen van devices wordt verlegd naar het managen van services. Een CIO zorgt vanuit deze gedachte voor gestroomlijnde processen die de productiviteit verhogen, beheer van applicaties vereenvoudigen en goede beveiliging waarborgen. 8

9 Whitepaper Werkplek van de toekomst Keuze van devices Maar wie zorgt dan voor de keuze van de devices? Die taak ligt steeds meer bij de gebruiker zelf. Een van de redenen daarvoor is dat er ieder jaar meer digital natives de werkvloer betreden. Zij zijn gewend de laatste techniek tot hun beschikking te hebben in hun privéleven en verwachten dat ook in hun zakelijke leven. De vraag die veel organisaties zich stellen is waarom je in deze ontwikkeling mee zou moeten. Voorstanders pleiten hierbij sterk voor het voordeel dat digital natives op allerlei (online) manieren aan kennis en informatie komen. Zo zijn zij het gewend om in hun sociale netwerken aan informatie te komen door vragen te stellen op Twitter en Facebook. Zij hebben een groot online netwerk om uit te putten. Meer ruimte voor eindgebruikers Steeds meer werkgevers zien ook de voordelen in van flexibel werken. Werknemers de mogelijkheid bieden om verschillende middelen te gebruiken die passen bij hun eigen manier van werken, leidt tot meer plezier in het werk en daarmee veelal tot een hogere productiviteit. Hetzelfde geldt voor locatieonafhankelijk werken. Werknemers voelen zich vrijer en zullen zich vaak enthousiaster inzetten voor de organisatie. Om de ervaring van de eindgebruiker te optimaliseren is het dus niet alleen belangrijk om de technische kant van de veranderingen goed te bekijken, maar ook de sociale kant. Dit alles uiteraard binnen de beleidslijnen van de organisatie, al zijn veel werkgevers erachter gekomen dat meer ruimte bieden aan werknemers een positief effect heeft op de bedrijfscultuur en -resultaten. Ontwikkeling van flexibel werken Wie zich het thuiswerken van vroeger herinnert, kent ongetwijfeld de trage verbindingen, waarmee je met de pc bij bedrijfsgegevens kon komen. Een verhoging van de flexibiliteit is een voorbode van interessante ontwikkelingen. Het was echter de laptop die zorgde voor grotere populariteit van het flexibel werken. Waar medewerkers eerst nog hun documenten op hun lokale harde schrijf zetten, daar werd het vooral met de komst van mobiele internetverbindingen steeds makkelijker om op allerlei plekken gelijk in de omgeving van de organisatie zelf te werken. De vele tijdelijke werkplekken die hospitality- en horecagelegenheden en vergaderlocaties tegenwoordig aanbieden, geven een goed beeld van de populariteit. Hetzelfde geldt voor de toename in internetfaciliteiten in de trein. Bijna alle werknemers hebben ook de mogelijkheid om thuis te werken. Dat mobiel werken in de top-3 van de IT-ergernissen in het IT Tevredenheidsonderzoek van 2012 staat, geeft echter wel aan dat er nog werk aan de winkel is voor IT-afdelingen. Ultrabooks in opkomst Sinds de laptop hebben de apparaten waar we op werken uiteenlopende vormen aangenomen. Denk aan PDA s, smartphones, tablets, netbooks en de recente ultrabooks. Mobiliteit en gebruiksgemak staan centraal binnen deze ontwikkeling. Afgestemd op de reden van gebruik, van snel een mailtje kunnen lezen/versturen tot gebruik van zware softwarepakketten, richten ontwikkelaars zich op rekenkracht, schermgrootte en intuïtief werken. Zo biedt een tablet relatief weinig rekenkracht, maar is het door de compacte vormgeving een handig apparaat om onderweg op door te werken of om tijdens een vergadering presentaties mee te laten zien. Een aanvulling op de laptop dus, die toch meer gezien wordt als een volwaardige computer. Als doorontwikkeling van de laptop is er tegenwoordig de ultrabook. Qua design is deze compacter en tegelijkertijd biedt de ultrabook meer mogelijkheden. Ze worden ook steeds interessanter gemaakt voor het zakelijk werken met de benodigde veiligheidstoepassingen en docking stations. Ultrabooks zullen niet gelden als een vervanging voor tablets, maar lijken wel de voordelen van een tablet en een laptop samen te brengen. 9

10 Bring Your Own Device 4 De steeds verder ingeburgerde term Bring Your Own Device (BYOD) is onlosmakelijk verbonden met flexibel werken. De afgelopen jaren heeft de trend voor heel wat hoofdbrekens gezorgd bij (IT-)managers, maar het is duidelijk geworden dat het een onomkeerbare trend is. Om deze nog even samen te vatten: BYOD staat voor het zelf meebrengen van apparaten door werknemers, waarop zij hun werk kunnen uitvoeren. Keuzevrijheid voor het soort device is hierbij erg belangrijk, evenals het inzetten van de devices op verschillende plekken. De organisatie heeft hierbij een faciliterende rol. Zij zorgt bijvoorbeeld ervoor dat werknemers (veilige) toegang hebben tot het bedrijfsnetwerk. Volgens het IT tevredenheidsonderzoek van dit jaar kan tweederde (65 procent) van de werknemers met privé-devices toegang krijgen tot het bedrijfsnetwerk. Een onderwerp dat om extra aandacht vraagt, zo blijkt uit hetzelfde onderzoek. Zeker een derde van de organisaties heeft geen beleid voor het gebruik van privé-devices door werknemers. Veiligheid en beheersbaarheid Bij het opkomen van de BYOD-trend hebben IT-managers zich beraad over twee onderwerpen: veiligheid en beheersbaarheid. Vragen die zij daarbij hadden waren onder andere: Hoe bescherm je bedrijfsdata tegen corruptie, misbruik en diefstal? Hoe dwing je veiligheidspolicies af zonder compromissen te hoeven doen op het vlak van gebruiksgemak? Hoe installeer en gebruik je applicaties als de geschikte versie van het operating system niet op het apparaat is geïnstalleerd? Wie zorgt voor de hardware, software, data en support? Hoe houd je controle over het geheel? Centraal opslaan De realiteit toont zich echter anders, waarbij IT zich relaxter opstelt. Wanneer de werkplek van de eindgebruiker zich in een private of hybride cloud bevindt, gebruikt een werknemer zijn device alleen om in de cloud te komen en zal alle zakelijke data daar ook in opgeslagen worden. Op het device zelf staan dus geen zakelijke gegevens. Het lokaal opslaan van gegevens strookt immers niet met de gedachte achter locatie- en tijdonafhankelijk werken. Om die manier van werken goed te benutten, dien je altijd bij gegevens te kunnen komen, dus moeten deze centraal zijn opgeslagen. Het is daarbij mogelijk om via speciaal ontwikkelde tools een beveiligde, mobiele verbinding tot stand te brengen. Dat geeft de zekerheid dat de toegang gecontroleerd plaatsvindt. Een verbinding die los staat van het privé-device van de werknemer. Technisch gezien blijven zakelijk en privé dus gescheiden. Door deze zorgen wordt BYOD regelmatig gezien als complex, gevaarlijk en kostbaar. Waarbij ook nog eens meegerekend moet worden dat de gebruikers soortgelijke zorgen uitspraken. Met als aanvulling dat zij zich afvragen hoe het zit met de scheidslijn tussen privégebruik en -gegevens en zakelijk informatie en activiteiten. 10

11 Whitepaper Werkplek van de toekomst Voordelen van BYOD Wat misschien wel het belangrijkste is om te weten, is wie nu precies welk voordeel heeft bij BYOD. Ten eerste de eindgebruiker. BYOD stelt hem in staat precies die devices te gebruiken waar hij prettig mee werkt, geheel afgestemd op zijn manier van werken. Hij kan hetzelfde device gebruiken voor privé- en zakelijke doeleinden, wat de complexiteit verlaagt, de beleving positief verandert en de tevredenheid vergroot. Ten tweede de business. Het voornaamste voordeel voor de business is de grotere aantrekkelijkheid als werkgever voor nieuw en bestaand talent. En dat heeft in het licht van de war for talent een grote waarde. De vermindering van benodigde hardware zorgt er daarbij ook voor dat kosten omlaag kunnen. Uiteraard verschilt het per organisatie hoe groot die verlaging is, maar door de band genomen kan ieder bedrijf besparen. Zeker wanneer het sowieso nog niet zo ver is met virtualisatie. Het genoemde voordeel van plaats- en tijdonafhankelijk werken voor de gebruiker is ook een groot voordeel voor de werkgever. Verschillende studies wijzen uit dat werknemers productiever worden wanneer zij meer vrijheid hebben in het afstemmen van hun privé- en werkleven. Dat komt ook de bereidheid ten goede om s avonds nog eventjes het werk erbij te pakken of in het weekend alvast wat zaken bij te werken. Zeker wanneer er gebruik wordt gemaakt van een laagdrempelig device als een tablet. Een laatste voordeel dat in deze context genoemd mag worden, is dat medewerkers zuiniger zijn op hun eigen devices dan op die van de zaak. Er is minder sprake van beschadiging en verlies. Ten derde is er voordeel voor de IT-afdeling of -organisatie. Zo hoeft het IT-personeel zich niet meer bezig te houden met lifecyclemanagement voor niet-strategische assets. En wat voor veel medewerkers ook een opluchting is, is dat zij geen uren meer hoeven te spenderen aan geklaag over verouderde of niet goed binnen het bedrijf passende IT-oplossingen. De werknemer heeft het apparaat immers zelf gekozen. Het verminderde management resulteert niet alleen in besparingen, maar zorgt er ook voor dat er tijd over is voor zaken die nieuwe business kunnen opleveren. Denk bijvoorbeeld aan innovatie. Organisationele veranderingen Hoewel er een duidelijke focus is op techniek heeft het meebrengen van eigen apparaten niet alleen technische gevolgen. Het is belangrijk om ook oog te hebben voor organisationele veranderingen. De business verlegt een deel van haar verantwoordelijkheid namelijk naar de werknemer, waardoor het passend kan zijn om de werknemers hiervoor financieel te compenseren. Dat is te vergelijken met de verandering van een leaseauto naar een budget om zelf het zakelijk vervoer te regelen. Maar houd ook rekening met het begeleiden van werknemers in hun keuze voor een apparaat. Dat hoeft geen omvangrijke klus te zijn. Zo is het vaak al toereikend om een lijst te maken met devices waarmee het mogelijk is om in de bedrijfsomgeving te werken. 65 procent van de werknemers krijgt met privé-devices toegang tot het bedrijfsnetwerk. Zeker een derde van alle de organisaties heeft hier geen beleid voor. HR- en juridische aspecten Buiten de begeleiding spelen er ook HR- en juridische aspecten mee bij het invoeren van een goed BYOD-beleid. Wat gebeurt er bijvoorbeeld wanneer een werknemer het bedrijf verlaat? En welke rechten heeft de werkgever om de data die op het privé-device van de werknemer staat te beheren en controleren? Of hoe zit het met de verantwoordelijkheid wanneer er een (hack-)aanval heeft plaatsgevonden? Mag je als bedrijf dan het privé-device confisqueren voor onderzoek? Om goed antwoord op deze vragen te krijgen, dienen HR, Legal, IT en bijvoorbeeld inkoop nauw samen te werken en helder op te stellen welk beleid er wordt gevoerd. 11

12 Aandachtspunten voor BYOD 1 Beoordeel in hoeverre de organisatie klaar is voor BYOD. Voordat je als organisatie actie onderneemt, dien je enkele belangrijke vragen te stellen. Bijvoorbeeld: zijn er voldoende mogelijkheden voor de consumenten van de devices om er goed hun werk mee te doen? Hebben we de toegangs- en beveiligingsbeleid op orde? 2 Segmenteer de gebruikers op basis van rechten Niet iedere gebruiker hoeft bij dezelfde informatie te komen of dezelfde tools te gebruiken. Maar daarom een indeling op basis van benodigdheden. Bedenk daar ook bij dat er functies binnen het bedrijf kunnen zijn, waar BYOD helemaal niet geschikt voor is. 3 Evalueer de beschikbare techniek Er zijn aardig wat verschillende platforms beschikbaar en een veelvoud aan apparaten. Deze zijn steeds beter op elkaar aan te sluiten, maar het blijft wijs om vooraf goed te onderzoeken welke techniek interessant is voor het bedrijf. Wees er daarbij van bewust dat platforms ook weer kunnen verdwijnen of zo specifiek en klein zijn dat er weinig ontwikkeling valt te verwachten. 4 Formuleer BYOD-policies In samenspraak dienen in ieder geval HR, Legal en Finance vast te stellen wat er mogelijk is binnen het BYOD en welke acties er volgen wanneer werknemers zich niet aan de regels houden. Houd daarbij ook rekening met factoren van buitenaf zoals cyberaanvallen of beleidswijzigingen van producenten van software en apparatuur. 5 Houd pilot-programma s Om al doende te leren en het beleid en de gevolgen ervan goed in kaart te krijgen, is het aan te raden om in kleine groepen pilotprojecten op te starten. Zorg hierbij qua deelnemers voor een realistische afspiegeling van het bedrijf. Kies uit alle verschillende groepen die te maken krijgen met de nieuwe manier van werken goede vertegenwoordigers. 6 Plan voor een grotere uitrol Houd bij het maken van de plannen rekening met een grotere uitrol van het project. Zowel binnen de organisatie als daarbuiten. Dat betekent dat je ook business partners en externe consultants erbij moeten betrekken. Bedenk daarbij ook hoe je het beleid presenteert richting nieuwe werknemers en voorkomt dat zij oude gewoonten overnemen van medewerkers die al langer in dienst zijn. 12

13 Whitepaper Werkplek van de toekomst Toekomstbeeld 5 Samenvattend kunnen we stellen dat er meer antwoorden mogelijk zijn op de vraag wat het precieze beeld van de toekomstige werkplek is. De details hangen namelijk altijd af van individuele organisaties en hun wensen. Toch zijn er enkele duidelijke trends te signaleren. Het werkplekcomponentmodel zal zeker domineren. Door verdergaande virtualisatie op een steeds hoger niveau van de IT-infractructuur worden steeds meer lagen flexibel. Dat maakt een soepele transitie mogelijk voor de organisatie zoals die was en de dynamische organisatie die het binnen de private, hybrid of public cloud zal zijn. Een organisatie die gebruikers meer vrijheid en dynamiek geeft. Spannende ontwikkelingen Steeds meer organisaties maken de keuze voor Bring Your Own Device (BYOD). De spannende ontwikkelingen die gaande zijn binnen de devices zorgen ervoor dat de interactie tussen mensen groter wordt. Zeker aangezien deze apparaten ook steeds makkelijker met elkaar kunnen communiceren en steeds meer functies samenbrengen. Tegelijkertijd weten we nu al dat geen van de devices waar we momenteel mee werken goed genoeg zal zijn voor de functies die nog gaan komen. Virtualisatie zorgt daarbij echter voor het eenvoudig in- en uitschakelen van onderdelen, waardoor bedrijven een grote flexibiliteit hebben om hun IT-systemen en manieren van werken aan te passen op de snel veranderende wensen van gebruikers. Toegang tot bedrijfsinformatie In ons dagelijks leven staan we er eigenlijk niet bij stil wat er allemaal schuilgaat achter de elektriciteit die we uit de muur trekken en het water dat uit onze kraan stroomt. Flexibel werken en toegang tot bedrijfsinformatie maken een zelfde ontwikkeling door. Werknemers moeten op ieder moment en overal toegang hebben tot het bedrijfsnetwerk. Op die manier kunnen zij zelf hun werk indelen en presteren op momenten waarop zij op hun best zijn. De technische middelen zijn daarvoor beschikbaar en zullen zich alleen nog maar verder ontwikkelen. Het is aan organisaties om zich klaar te maken om de voordelen van deze techniek in te zetten en hun bedrijf succesvol te maken of te behouden. 13

14 Over Fujitsu Fujitsu is wereldwijd leverancier van dynamische IT-infrastructuren, met medewerkers die klanten in 70 landen lokaal ondersteunen. Fujitsu biedt een one stop shopping aanbod van gestandaardiseerde Fujitsu producten en diensten voor desktop en datacenter omgevingen. Op basis van de behoefte van de klant worden deze bouwstenen samengevoegd tot een bedrijfszekere IToplossing die past als maatwerk, zich snel kan aanpassen aan een wisselende capaciteitsbehoefte en desgewenst ook door Fujitsu gemanaged wordt. Het ontzorgen van de klant en het leveren van een maximale bijdrage aan zijn bedrijfsresultaat staan daarbij centraal. Het hoofdkantoor van Fujitsu bevindt zich in Tokio. Fujitsu Limited (TSE:6702) rapporteerde een geconsolideerde omzet van 4.5 biljoen yen (US$55 miljard) voor het fiscale jaar 2010 dat eindigde op 31 maart Vanwege zijn betrokkenheid bij het behoud van het milieu en maatschappelijk verantwoord ondernemen is Fujitsu opgenomen in de Dow Jones Sustainability World Index en in de FTSE4Good Index. Voor meer informatie: 14

15 Whitepaper Werkplek van de toekomst Colofon Datum publicatie Augustus 2012 Ontwerp en Vormgeving Matthias Barzilay Fujitsu Informatie 15