Boekhouden: basisbeginselen

Transcriptie

1 Boekhouden: basisbeginselen 1. INLEIDING... 2 A. DEFINITIES EN FUNCTIES... 2 B. BOEKHOUDRECHT Overzicht De wet van Wetgeving inzake de jaarrekening BOEKHOUDTHEORIE... 4 A. ALGEMEEN... 4 B. BASISVERONDERSTELLINGEN Entiteitsveronderstelling Continuïteitsveronderstelling Geldwaarde-uitdrukkingsveronderstelling Veronderstelling van de historische kostprijs Periodeveronderstelling Toerekeningsveronderstelling De realisatieveronderstelling Overeenstemmingsveronderstelling... 5 C. POSTULATEN Consistentie Materialiteit Uniformiteit Voorzichtigheid Objectiviteit... 5 D. WAARDERINGSPRINCIPES... 6 E. GETROUW BEELD BOEKHOUDTECHNIEK EN BOEKHOUDORGANISATIE... 7 A. BEDRIJFSECONOMISCHE ACHTERGROND... 7 B. BEGINSELEN VAN DUBBEL BOEKHOUDEN Balans De resultatenrekening Boekjaren De aankoop- en verkoopcyclus Rekeningen... 9 C. HET JOURNAAL EN HET GROOTBOEK...10 D. DUALE BENADERING Boekingen in de loop van het boekjaar...10 E. EINDEJAARS- OF AFSLUITINGSVERRICHTINGEN Opmaken van de inventaris Systeem van de periodieke inventaris der voorraden Afschrijvingen Waardeverminderingen Voorzieningen voor risico s en kosten Uitstel- en anticipatiekosten...13 F. DE PROEF- EN SALDIBALANS De proefbalans De saldibalans Parallel met de eenvoudige balansmethode...14 G. AFSLUITING VAN DE RESULTATENREKENING...14 H. OPSTELLING VAN DE JAARREKENING...14 Academiejaar samenvatting boekhouden deel I Jeroen De Mets 1

2 1. Inleiding A. Definities en functies Boekhouden is het op regelmatige basis registreren en rapporteren van de financiële gegevens van een bedrijf. Op deze manier worden de gevolgen van ondernemingsactiviteiten en beleidsbeslissingen duidelijk. Dit heeft een interne functie: op basis van deze gegevens kunnen nieuwe beslissingen worden genomen (De boekhouding is dus complementair aan het beslissingsproces). De boekhouding heeft echter ook een externe functie: ook derden (klanten, banken, overheid) hebben nood aan informatie. De boekhouding houdt alle bestanddelen van het vermogen van de onderneming bij. De balans geeft een overzicht van de geldwaarde van het vermogen van de onderneming. Voor eenmanszaken moet het vermogen van de ondernemingen onderscheiden worden van het privé-vermogen. De registratie gebeurt volgens enkele algemeen aanvaarde principes (cf. infra). Deze heeft per definitie enkel betrekking op historische gegevens. De rapportering noemen we de jaarrekening. Ze heeft betrekking op één periode. B. Boekhoudrecht 1 Overzicht Het boekhoudrecht steunt op twee pijlers: De wet van 17 juli 1975: deze regelt de vereisten, fundamentele principes en organisatievormen van de boekhouding. Het wetboek van vennootschappen: regelt het boekhoudrecht inzake de jaarrekening. Dit onderscheid is van belang, omdat niet alle ondernemingen ook vennootschappen zijn. De wet van 1975 kent dus een bredere toepassing. 2 De wet van 1975 (1) Toepassingsgebied De wet van 1975 bepaalt dat elke onderneming (o.m. de koopman, de handelvennootschappen) een boekhouding moet voeren. Deze is wel aangepast naar gelang de aard en omvang van de activiteiten van de onderneming. Kleine ondernemingen o Mogen een vereenvoudigde boekhouding voeren o Omvat alle natuurlijke personen die koopman zijn en de vennootschappen met persoonlijke en onbeperkte aansprakelijkheid een jaaromzet die niet meer bedraagt dan niet de bijzondere ondernemingen (financiële instellingen, ziekenhuizen, ) Kleine vennootschappen o Mogen een vereenvoudigde dubbele bekhouding voeren o Omvat Alles wat niet onder de kleine ondernemingen valt en Minder dan 100 werknemers hebben En niet meer dan één van de volgende criteria overschreidt: Jaar omzet van maximum Academiejaar samenvatting boekhouden deel I Jeroen De Mets 2

3 Jaargemiddelde van 50 werknemers (maar cf. punt 2, is bijna altijd gerealiseerd?) Balanstotaal van Grote vennootschappen o Moeten een dubbele boekhouding voeren o Omvat alles wat niet onder het voorgaande of de bijzondere ondernemingen valt Ondernemingen met bijzonder statuut (cf.supra) 3 Wetgeving inzake de jaarrekening De regeling inzake de enkelvoudige en de geconsolideerde (cf. infra) jaarrekening zit vervat in het wetboek vennootschappen. De meeste vennootschappen met beperkte aansprakelijkheid moeten hun enkelvoudige jaarrekening bekend maken, de meeste vennootschappen met onbeperkte aansprakelijkheid hebben deze verplichting niet. De publicatie gebeurt in een geijkt schema (een volledig en een verkort (voor kleine vennootschappen) en binnen de 30 dagen na de algemene vergadering van de aandeelhouders. Academiejaar samenvatting boekhouden deel I Jeroen De Mets 3

4 2. Boekhoudtheorie A. Algemeen De boekhoudtheorie bestaat uiteen aantal basisveronderstellingen (hypothesen waar de jaarrekening volgens zal opgesteld zijn) en een aantal postulaten (een aantal grote principes). Deze postulaten zitten enerzijds vervat in de wet van 1975, anderzijds in de International Financial Reporting Standards. B. Basisveronderstellingen 1 Entiteitsveronderstelling De entiteitsveronderstelling houdt in dat de boekhouding betrekking heeft op één economische entiteit. Deze entiteit kan op verschillende wijzen worden georganiseerd. Deze entiteit staat los van het privé-vermogen van de natuurlijke personen, zelfs bij de eenmanszaak (dus: zelfs als dat juridisch niet zo is). De geconsolideerde jaarrekening is een uitzondering. Deze heeft betrekking op verschillende ondernemingen en is de som van de verschillende enkelvoudige jaarrekeningen, met aftrek van de verrichtingen tussen groepsleden. 2 Continuïteitsveronderstelling De continuïteitsveronderstelling houdt in dat bij het opstellen van de jaarrekening ervan wordt uitgegaan dat de onderneming zal blijven bestaan tot afloop van de langstlopende verplichting. Omdat dat in de praktijk natuurlijk niet altijd zo is, zijn speciale regels voorzien in het geval van een voorziene stopzetting. 3 Geldwaarde-uitdrukkingsveronderstelling De geldwaarde-uitdrukkingsveronderstelling houdt in dat alle elementen van de jaarrekening in euro worden uitgedrukt (zodat de boekhouding makkelijk vergeleken kan worden). Alleen de toelichting mag andere elementen bevatten. 4 Veronderstelling van de historische kostprijs De veronderstelling van de historische kostprijs houdt in dat de historische kostprijs (als, vanuit de marktwerking, de juist marktwaarde) de maatstaf is waartegen de bestanddelen van de jaarrekening worden afgewogen. 5 Periodeveronderstelling De periodeveronderstelling houdt in dat (ten bate van de gebruikers ervan) er op regelmatige tijdstippen een jaarrekening moet worden gepubliceerd. Naar Belgisch recht moet dit minstens jaarlijks gebeuren, al stelt dat boekhoudkundige problemen omdat sommige transacties nog niet zullen zijn afgehandeld. 6 Toerekeningsveronderstelling De toerekeningsveronderstelling houdt in dat de boekhouding gevoerd wordt op basis van opbrengsten en kosten (als toename van het vermogen) en niet op basis van inkomsten en uitgaven (=kasboekhouding; de effectieve betaling). Academiejaar samenvatting boekhouden deel I Jeroen De Mets 4

5 7 De realisatieveronderstelling De realisatieveronderstelling houdt in dat een opbrengst gerealiseerd is (en geboekt moet worden) op het moment dat ze vaststaand is. Dit is meestal het moment waarop het verantwoordingsstuk wordt opgesteld. Dit betekent dat een opbrengst of kost die maar ten dele gerealiseerd is, niet als volledig in de jaarrekening van een bepaalde periode mag worden opgenomen (cf. periode; overeenstemming; voorzichtigheid). 8 Overeenstemmingsveronderstelling De overeenstemmingsveronderstelling houdt in dat opbrengsten en kosten moeten toegerekend worden aan de periode waar ze door productie-activiteit van de onderneming ontstaan zijn. C. Postulaten 1 Consistentie Het consistentiepostulaat houdt in dat de onderneming van jaar tot jaar dezelfde boekhoudmethodologie moet gebruiken. Zo moet het mogelijk blijven om de jaarrekeningen te vergelijken. Als wijzigingen zich opdringen, moeten de bedragen van het vorige boekjaar herrekend worden. Hetzelfde geldt voor de waarderingsregels. 2 Materialiteit Het materialiteitspostulaat houdt in dat de jaarrekening niet meer en niet minder dan de relevante informatie moet bevatten. Wat relevant is, varieert per type onderneming. 3 Uniformiteit Het uniformiteitspostulaat houdt in dat de jaarrekeningen van de verschillende bedrijven tot op zekere hoogte vergelijkbaar moeten zijn. De wet legt dan ook enkele normen inzake vorm en nomenclatuur op. 4 Voorzichtigheid Het voorzichtigheidspostulaat houdt in dat de nodige terughoudendheid aan de dag moet gelegd worden bij de beoordeling van onzekerheden. Dit betekent dat er geen waarschijnlijke opbrengsten mogen worden geboekt, terwijl waarschijnlijke kosten wél moeten geboekt worden. De activa mogen niet overgewaardeerd worden, terwijl de kosten niet mogen onderschat worden. De Belgische wetgeving hecht hier veel belang aan. 5 Objectiviteit Het objectiviteitspostulaat houdt in dat de jaarrekening een volledig en getrouw beeld van de toestand van de onderneming moet geven. Dit betekent in de eerste plaats dat de waardering objectief moet gebeuren. Hij moet gebaseerd zijn op controleerbare gegevens (zo mogelijk een extern document). Voor de jaarrekening betekent dit dat er beginsel pas in de balans gecompenseerd mag worden tussen kosten en opbrengsten. Er zijn bovendien uitzonderingen op de wettelijke verplichtingen, als deze de getrouwheid ten goede komen. De boekhouding (als basis voor de jaarrekening) is ook onderworpen aan een aantal vereisten. Zo moeten de verrichtingen naar tijdsorde worden ingeschreven. Academiejaar samenvatting boekhouden deel I Jeroen De Mets 5

6 D. Waarderingsprincipes De waardering vloeit voort uit de geldwaarde-uitdrukkingsveronderstelling. Het is het in geldwaarde uitdrukken van bezittingen en schulden. Het gaat om de aanvangswaarde en om de wijzingen daarin. De waardering gebeurt volgens een aantal principes: De ondernemingen moeten objectieve en aangepaste waarderingsregels vastleggen. De historische kost is de maatstaf voor de aanvangswaardering (vb. kostprijs, ruilwaarde, inbrengwaarde). Positieve veranderingen kunnen worden aangebracht via éénmalige herwaarderingen of waardeverminderingen, negatieve via afschrijvingen of waardeverminderingen. Elk bestanddeel van het vermogen wordt afzonderlijk gewaardeerd, tenzij het gaat om bestanddelen die technisch of juridisch volledig hetzelfde zijn. Het begrip bestanddeel wordt bepaald door de gebruikelijke verpakking of de eenheid van verhandeling (voor bulkgoederen). E. Getrouw beeld Dit alles heeft één doel, namelijk het geven van een getrouw beeld van het vermogen en de financiële toestand van de vennootschap. Als aan het getrouw beeld niet is voldaan in de jaarrekening, moeten bijkomende toelichtingen worden voorzien. Academiejaar samenvatting boekhouden deel I Jeroen De Mets 6

7 3. Boekhoudtechniek en boekhoudorganisatie A. Bedrijfseconomische achtergrond Het systeem van de dubbele boekhouding is gebaseerd op het principe dat elke onderneming enerzijds een patrimonium heeft, dat dient om de activiteiten van de onderneming uit te voeren. Om een activiteit te kunnen uitvoeren, heeft de onderneming dus nood aan een patrimonium. Dit patrimonium bestaat uit twee luiken: de activa en de passiva. De activa zijn de middelen waarover een onderneming beschikt, de passiva zijn de bronnen van deze middelen. Oftewel: waarmee zijn de activa gefinancierd? De activa zijn ook gelijk te stellen met de bezittingen, de passiva met de schulden (al is dat minder correct en bovendien niet in juridische zin). De activiteit heeft eveneens twee luiken: kosten en opbrengen. Uiteraard beïnvloedt de activiteit ook het patrimonium. B. Beginselen van dubbel boekhouden 1 Balans De gulden regel van het dubbel boekhouden is dat een onderneming niets kan bezitten dat niet op de één of andere manier is gefinancierd: Actief = Passief. Hieruit volgt dat een aanpassing steeds een andere aanpassing vereist (vandaar dubbel boekhouden). De passiva, die dienen voor de financiering van de activa, worden door de aandeelhouders en de schuldeisers ter beschikking gesteld. Het kan gaan om een permanente terbeschikkingstelling (kapitaal) of om een tijdelijke terbeschikkingstelling (schulden). Hetgeen permanent ter beschikking wordt gesteld, bestaat uit het startkapitaal en later de aangroei van het kapitaal. Deze samen vormen het eigen vermogen. Hetgeen tijdelijk wordt ter beschikking gesteld (door bv. een leverancier), is het vreemd vermogen. Het vreemd vermogen bestaat enerzijds uit de schulden en anderzijds uit de voorzieningen voor risico s en kosten (dit vloeit voort uit het voorzichtigheidspostulaat). Onderneming Patrimonium Activiteit Activa = Passiva Eigen vermogen Vreemd vermogen Startkapitaal Aangroei kapitaal Schulden Voorzieningen Academiejaar samenvatting boekhouden deel I Jeroen De Mets 7

8 Boekhoudkundig wordt dit alles voorgesteld door een tabel, die steeds in evenwicht moet zijn. Daarom spreken we van de balans. Dit is een voorstelling van de aanwendingen en bronnen van vermogen op een bepaald tijdstip. Ze worden gerangschikt volgens twee principes: de activa neerwaarts volgens stijgende liquiditeit, de passiva neerwaarts volgens dalende beschikbaarheid. Samenvattend geldt dus: ACTIVA = EIGEN VERMOGEN + VOORZIENINGEN + SCHULDEN De basisvergelijking was tot nu toe een statisch gegeven, maar in de praktijk heeft ze een dynamisch karakter. Elke verrichting heeft er invloed op. Er zijn situaties denkbaar waar ofwel de activa ofwel de passiva daalt en de andere stijgt, ofwel waar binnen de activa of passiva een daling en een stijging optreedt. Het is dus nodig om verschillende balansen te vergelijken. In beginsel is het mogelijk om simpelweg de startbalans en de balans bij de vereffening te vergelijken, maar dat voldoet niet aan de informatieverplichting. Het is daarentegen in theorie ook mogelijk om bij elke verrichting een balans op te maken, maar de praktijk houdt het midden. Een balans geeft immers niet alleen een actuele kijk op het patrimonium, maar (door de band van de activiteit met het patrimonium) incorporeert ook de toestand van het economisch proces. Toch geeft de balans slechts een beeld van voor en van na de verrichting, niet op de voltrekking ervan. Het is daarom dat het nodig is om in plaats van kapitaal van eigen vermogen te spreken (cf. eerder). Dit eigen vermogen bestaat uit het startkapitaal + de resultaten. Deze worden apart gerekend op de balans. De impact van een verrichting kan immers positief (opbrengsten) of negatief (kosten) zijn. Uit wat voorafging, kunnen we dus afleiden: ACTIVA = (KAPITAAL+OPBRENGSTEN+KOSTEN) + VOORZIENINGEN + SCHULDEN Dit wordt in scontrovorm (zie cursus) weergegeven in de balans, al wordt kapitaal soms vervangen door eigen vermogen (op moment N), gevolgd door de resultaten (van moment N+1). 2 De resultatenrekening Omdat de balans zoals gezegd een statisch gegeven is, geeft ze weinig informatie over de manier waarop het patrimonium tot stand gekomen is. Daarom wordt deze informatie apart weergegeven in een resultatenrekening. Deze bevat de activiteit. Eerst wordt de balans herschikt. De resultaatscomponenten worden toegevoegd aan de resultaatsrekening (tabel zie cursus). De kosten worden aan de actiefzijde genoteerd omdat ze staan voor een afname van het eigen vermogen (en er dus tegenover staan), terwijl de opbrengsten staan voor een toename en dus aan de passiefzijde worden genoteerd. Om toch de exacte stand van het Eigen vermogen op de balans te zien, worden balans en resultatenrekening ontkoppeld. Dit gebeurt door het verschil tussen opbrengsten en kosten (resultaat boekjaar) over te brengen naar de passiefzijde van de balans. Op deze manier ontstaat een evenwicht tussen balans en resultatenrekening. 3 Boekjaren Omdat het geen zin heeft bij elke verrichting een balans op te maken, wordt dit maar periodiek gedaan. Deze periode heet het boekjaar. Op het einde van een boekjaar kan er winst of verlies zijn. Dit wordt bekeken door de resultaat van het vorige boekjaar te vermeerderen of te verminderen met het verschil tussen opbrengsten en kosten. Academiejaar samenvatting boekhouden deel I Jeroen De Mets 8

9 Het eindresultaat wordt telkens overgeheveld naar de balans van het volgende jaar. De bestanddelen van de balans worden eveneens overgenomen voor zover ze nog gelden, maar de kosten en opbrengsten komen op nul te staan. 4 De aankoop- en verkoopcyclus Binnen de exploitatie hebben aankopen en verkopen een bijzonder belang, omdat ze onderworpen zijn aan een BTW-verplichting. Dit moet boekhoudkundig geïntegreerd worden. Het gaat om leveringen, diensten en sommige vormen van invoer. De BTW-belastingplichtige onderneming fungeert evenwel slechts als een tussenpersoon tussen schatkist en finale consument. Boekhoudkundig heeft ze dus in principe geen invloed op het resultaat. Dit heeft een invloed op de wijze waarop dit alles verwerkt wordt. De BTW wordt aangerekend op het finale product dat de consument aanschaft. De consument draagt dus uiteindelijk de last, maar de BTW wordt niet in één keer naar de Schatkist doorgestort. Bij elke aankoop in het productieproces is immers BTW verschuldigd aan de schatkist, maar deze is telkens aftrekbare BTW, in die zin dat de aankoper (binnen het productieproces) de betaalde BTW mag gebruiken om de BTW te compenseren die hij later zelf aan de Schatkist verschuldigd is bij de verkoop ( Verschuldigde BTW ). Het gaat immers om een consumptiebelasting. Boekhoudtechnisch houdt dit in dat Aftrekbare BTW geboekt wordt bij de vorderingen op minder dan een jaar, terwijl de Verschuldigde BTW geboekt wordt bij de schulden op minder dan een jaar. De aankoopprijs exclusief BTW wordt op de normale wijze geboekt. Eénmaal per jaar wordt vervolgens een BTW-aangifte gedaan bij de schatkist. 5 Rekeningen (1) Balans Zoals gezegd is het onmogelijk en zinloos bij elke verrichting een balans en resultatenrekening te maken. Dit gebeurt dan ook per boekjaar. Voor de dagelijkse verrichtingen wordt dan ook gebruik gemaakt van een systeem van rekeningen. Dit zijn voorstellingen van individuele elementen van de balans of resultatenrekening. Rekeningen vallen dus ook onder een bepaalde zijde ervan. Doorgaans wordt niet voor elk individueel element een rekening opgesteld, maar wordt gebruik gemaakt van categorieën. Een rekening wordt in scontrovorm voorgesteld, met een debit- en creditzijde(linksrechts). Deze rekeningen worden ingepast in het logisch kader van het dubbel boekhouden, zoals hiervoor geschetst. Het geheel van rekeningen maakt dan ook de balans uit. Dit impliceert dat het fundamentele balansevenwicht bewaard moet blijven. Elke debetering (=inschrijven op de debetzijde) moet gepaard gaan met een creditering (=inschrijven op de creditzijde), afhankelijk van de verrichting op een actief- of passiefrekening. De aankoop van een wagen betekent een opname aan de debetzijde van een actiefrekening, maar een creditering op een passiefrekening. Een stijging van het actief komt op de debetzijde, een daling ervan op de creditzijde. Dit is omgekeerd voor het passief. Het saldo is het verschil (op één rekening!) tussen het debettotaal en het credittotaal. Een actiefrekening vertoont in principe een debetsaldo, een passiefrekening een creditsaldo. Deze saldo s worden uiteindelijk op de balans overgebracht. Salderen ten slotte is het afboeken van het saldo op de zijde met het kleinste totaal, om zo het totaal van de rekening te weten te komen. (2) Resultatenrekening Academiejaar samenvatting boekhouden deel I Jeroen De Mets 9

10 Eenzelfde systeem geldt voor de resultatenrekening, al is daarbij belangrijk te herhalen dat elk jaar met een schone lei wordt begonnen. Aangezien de kostenzijde van de resultatenrekening aan de actiefzijde van de balans (en visa versa) werd geplaatst, geldt wat creditering en debetering betreft eveneens hetzelfde systeem als voor de balans. Samengevat geeft dit dus: ACTIEF PASSIEF D C D C stijging daling daling stijging KOSTEN OPBRENGSTEN D C D C stijging daling daling stijging C. Het journaal en het grootboek Een boekhouding omvat twee essentiële boeken waarin het voorgaande in de praktijk wordt omgezet: het journaal en het grootboek. Het journaal is een lijst waarin verrichtingen chronologisch en steeds op dezelfde wijze worden bijgehouden. Hierbij geldt uiteraard weer dat het totaal bedrag van de debet gelijk moet zijn aan het totaal bedrag van de credit. In het grootboek (enkel voor grote ondernemingen) worden alle rekeningen vervolgens volgens een wettelijk vastgelegd stelsel bijgehouden. D. Duale benadering Elk jaar moet de onderneming een inventaris opmaken van alle bezittingen, schulden, er is evenwel geen verplichting tot het permanent houden van een inventaris. Dat wordt weerspiegeld in het feit dat sommige verrichtingen tijdens het jaar en andere op het einde van het jaar worden geboekt. Wat volgt is een uitwerking als voorbeeld van wat voorafging. 1 Boekingen in de loop van het boekjaar (1) Aankoop van een goed Op basis van de aankoopfactuur wordt een aankoop geboekt. Zoals al aangegeven, worden aankoopprijs en BTW op verschillende rekeningen geboekt, omdat de BTW aftrekbaar is. Deze komen in het journaal aan de debetzijde terecht (want zijn een stijging van het actief). De schuld aan de leveranciers komt aan de creditzijde terecht (want zijn een stijging van het passief). Op deze manier wordt de aankoop ook geboekt in het grootboek. (2) Betaling van de schuld De schuld aan de leverancier wordt betaald en geboekt op basis van het rekeninguittreksel. Dit betekent een daling van het actief. In het grootboek wordt dit dus geboekt enerzijds als een daling van het actief (en dus aan de creditzijde), anderzijds als een daling van het passief (en dus aan de debetzijde). (3) Verkoop van een goed Academiejaar samenvatting boekhouden deel I Jeroen De Mets 10

11 Het verkopen en vervaardigen van een goed worden boekhoudkundig gelijkgesteld. Dit wordt geboekt aan de hand van de verkoopsfactuur De verkoop zorgt voor een stijging van het actief, de vordering tegenover de klant (dus debet) en van het passief, de verschuldigde btw (en dus credit). (4) Inning van een vordering Aan de hand van een rekeninguittreksel wordt de inning van de vordering geboekt. Het actief stijgt en daalt, zodat er zowel aan credit- als aan debetzijde wordt geboekt. (5) Btw-afrekening Verschuldigde BTW en Aftrekbare BTW worden vergeleken. Is de verschuldigde BTW groter dan de aftrekbare, da heeft de onderneming een schuld tegenover de schatkist. Dit is een stijging van het passief en wordt dus aan de creditzijde geplaatst van de te betalen BTW. De rekeningen aftrekbare BTW en verschuldigde BTW worden verminderd met het respectievelijke bedrag, dat logischerwijze respectievelijk aan de creditzijde of de debetzijde komt. Eenzelfde logica geldt voor het geval waarin de aftrekbare BTW groter is dan de verschuldigde BTW. E. Eindejaars- of afsluitingsverrichtingen 1 Opmaken van de inventaris Een inventaris is een gedetailleerde weergave van de werkelijke toestand van de onderneming: alle bezittingen, schulden, rechten, plichten. Eerst worden de hoeveelheden vastgesteld, daarna worden deze gewaardeerd. Het resultaat is de eindvoorraad. De eindvoorraad is de beginvoorraad van het volgende boekjaar. 2 Systeem van de periodieke inventaris der voorraden (1) Handelsgoederen De periodieke inventaris stelt op regelmatige basis het verbruik (of de kostprijs) van de verkochte goederen vast. Dit gebeurt meestal op het einde van het boekjaar. Dit laat toe de bruto-winstmarge (resultaat) te berekenen. Het resultaat is het verschil van de verkoopwaarde van de verkochte goederen en de aankoopwaarde van de verkochte goederen. De aankoopwaarde van de verkochte goederen (=verbruik) is gelijk aan de aankopen, vermeerderd of verminderd met de voorraadwijziging (=beginvoorraadeindvoorraad). Wordt er meer verkocht dan er aangekocht is, zal er dus een kleinere bruto-winstmarge zijn dan in het omgekeerde geval. De aankoopwaarde wordt op deze manier berekend omdat het niet mogelijk is om het totale verbruik af te lezen uit de boekhouding. Voorbeeld: stel dat ik een BV van 100 eenheden heb en voor 30 eenheden aankoop. Ik verkoop daarvan 20 (=verbruik). Dan is de EV 110. Dit geeft dan: 30 + ( ) = 20. Ik heb inderdaad 20 verbruikt. Stel dat elke eenheid 20 waard is, dan is de aankoopwaarde 400. De eenheden worden verkocht aan 40 per stuk, waardoor de verkoopwaarde 800 is. Ik heb dus een resultaat van 400 en niet van 200 (als ik gewoon 30 x 20 = 600 als aankoopwaarde had genomen). Immers, de niet-verkochte aangekochte eenheden kan ik in het volgende boekjaar verkopen. Enkel wat tijdens een bepaald boekjaar verkocht is, mag in dat boekjaar als kost worden aangerekend (overeenstemmingsbeginsel). Dit wordt boekhoudkundig verwerkt door tijdens het jaar alle aankopen als kosten aan te merken (dus debeteren). Dit wordt op het einde van het jaar gecorrigeerd. Is er minder verkocht dan dat er aangekocht is, dan worden de kosten gecrediteerd (want daling). Academiejaar samenvatting boekhouden deel I Jeroen De Mets 11

12 Tegelijk is de voorraad gestegen, waardoor die rekening wordt gedebeteerd (want totaal debet = totaal credit en stijging van het actief). Is er meer verkocht dan aangekocht, geldt het omgekeerde. Resultaat = Verkopen - Aankoopwaarde Aankopen + Voorraadwijziging Beginvoorraad - Eindvoorraad Resultaat = verkopen [aankopen +/- voorraadwijziging] (2) Productiegoederen Voor productieondernemingen is niet alleen de aan- en verkoop belangrijk, maar ook de verschillende stappen daartussen (goederen in bewerking afgewerkte producten). Daarom worden deze stappen (voorraadwijziging GIB en AP en zelf geproduceerde activa) opgenomen in de boekhouding door ze aan hun kostprijs op te nemen aan de opbrengstzijde. Ze worden gecompenseerd door de kosten die ervoor gemaakt worden (productiekosten en aankoop van grondstoffen). De loutere verwerking van de producten genereert immers geen resultaat. Het resultaat is gelijk aan de totale opbrengst verminderd met de totale productiekosten. (3) Samenvatting Zie cursus pgs Afschrijvingen Afschrijven is het spreiden van de aanschaffingswaarde van een vast actief over zijn vermoedelijke levensduur. Een vast actief draagt immers meerdere boekjaren bij tot de activiteiten en moet dus volgens het overeenstemmingsbeginsel ook zo worden geboekt. De levensduur van een investering wordt bepaald door enerzijds de technische slijtage en anderzijds de economische slijtage (technologisch achterhaald). Hoewel de afschrijvingen fiscale gevolgen hebben, zijn ze voor het overige een louter boekhoudkundig gegeven. Boekhoudkundig kunnen de afschrijvingen op twee manieren worden verwerkt: De directe methode: volgens deze methode wordt de afschrijving (jaarlijks) ingeschreven op de creditzijde van de actiefrekening in kwestie. Het nadeel hiervan is dat de oorspronkelijke aanschaffingswaarde na een jaar reeds verdwijnt van het actief. De indirecte methode: volgens deze methode worden de afschrijvingen op een afzonderlijke rekening geplaatst ( geboekte afschrijvingen ) en tegengeboekt op Afschrijvingskost. De correctierekening wordt geboet aan de activa-zijde, ondanks het feit dat het om credit gaat. Het nadeel van deze methode is dat de boekwaarde uit twee rekeningen moet worden afgeleid. De afschrijving zelf kan volgens twee methodes gebeuren: De lineaire afschrijvingsmethode: volgens deze methode wordt de kost egaal gespreid over de levensduur van het activum. De jaarlijkse afschrijvingskost is dan Academiejaar samenvatting boekhouden deel I Jeroen De Mets 12

13 ook 100%/levensduur in jaren. Dit percentage wordt afgetrokken van de aanschaffingswaarde. De degressieve afschrijvingsmethode: deze methode leidt tot een versnelde opname van de afschrijvingskosten in het resultaat (vaak om fiscale redenen). Er wordt telkens een bepaald percentage afgetrokken van de boekwaarde (<-> lineaire afschrijvingsmethode). 4 Waardeverminderingen Een waardevermindering is van toepassing op activabestanddelen met een in beginsel onbeperkte levensduur. Hij vertegenwoordigt een niet-gerealiseerd verlies: er is een resultaatsvermindering zonder dat er effectief geld de onderneming verlaat. Toch moet de waardevermindering, conform het voorzichtigheidsbeginsel, wel worden geboekt op een aparte rekening Geboekte waardevermindering (=opbrengsten) en tegengeboekt op de rekening waardeverminderingskost (=kosten). Een waardevermindering hoeft niet definitief te zijn. Als ze ongedaan gemaakt wordt, moet ze worden teruggenomen. Deze terugname wordt geboekt op een opbrengstenrekening en tegengeboekt op de rekening geboekte waardevermindering. 5 Voorzieningen voor risico s en kosten Bepaalde gebeurtenissen kunnen gevolgen hebben die pas in latere boekjaren effect hebben. Deze moeten dan ook in die boekjaren effect hebben. Daarom worden de kosten geraamd en geboekt op een rekening voorzieningen. Daarna wordt per jaar een bepaalde kost (totale kost/verwachtte aantal jaren) geboekt op de rekeningen Toegevoegde voorzieningen (activiteit) en voorzieningen voor risico s en kosten (patrimonium). 6 Uitstel- en anticipatiekosten Inzake kosten en opbrengsten die betrekking hebben op prestaties over meerdere jaren heen, zijn vier scenario s denkbaar: (1) Actieve anticipatiepost (verworven opbrengsten) In dit scenario strekt een opdracht zich uit over meerdere jaren, maar wordt ze pas op het einde betaald. Toch moet volgens het overeenstemmingsbeginsel een deel van de prestatie al boekhoudkundig verwerkt worden. Dit gebeurt door een overlopende rekening (die dus maar wordt afgeboekt in het jaar waarin de prestatie eindigt): Verworven opbrengsten (activa - debet), die Financiële opbrengsten (dus credit) als tegenrekening heeft. Er wordt geraamd welk deel van de prestatie binnen het eerste boekjaar al is gerealiseerd. Op het einde van het jaar wordt dit bedrag geregulariseerd door een tegenovergestelde boeking. Tot slot wordt, als de volledig betaling ontvangen wordt, dit geboekt op enerzijds de rekening bank (debet) anderzijds de rekening financiële opbrengsten (credit). Omdat de rekening financiële opbrengsten al gedebeteerd was met het resultaat van het vorige boekjaar, geeft het saldo van deze rekening het resultaat voor het tweede boekjaar weer. (2) Passieve anticipatiekosten (toe te rekenen kosten) Mutatis mutandis geldt eenzelfde systeem voor kosten die een prestatie over meerdere boekjaren dekken. De rekeningen zijn enerzijds Diensten en diverse goederen (activiteit) en Toe te rekenen kosten (patrimonium). (3) Actieve uitstelpost (over te dragen kosten) Academiejaar samenvatting boekhouden deel I Jeroen De Mets 13

14 Over te dragen kosten (inputprestatie over meerdere jaren) worden geboekt door de volledige kost te boeken op de rekening diensten & diverse goederen (<->bank) en op het einde van het boekjaar het bedrag niet tot het boekjaar behoort, te boeken op over te dragen kosten. Het volgende boekjaar wordt dit bedrag geboekt op de nieuwe rekening diensten & diverse goederen. (4) Passieve uitstelpost (over te dragen opbrengsten) Mutatis mutandis geldt hetzelfde over een outputprestatie over meerdere jaren, met een rekening bedrijfsopbrengsten en een rekening over te dragen opbrengsten. F. De proef- en saldibalans 1 De proefbalans De proefbalans bevat alle grootboekrekeningen met hun debet- en creditkolom. Op deze manier worden het debet- en credittotaal bekomen en kan gekeken worden of deze overeenkomen. Ze wordt voor de inventarisverrichtingen definitief opgemaakt en daarvoor best al voorlopig. 2 De saldibalans De saldibalans bevat alle credit- en debetsaldi. Ook de saldibalans moet een evenwicht vertonen. Ook de saldibalans wordt voorlopig en daarna definitief opgemaakt. 3 Parallel met de eenvoudige balansmethode Op eenzelfde manier wordt één keer per jaar het verschil opgemaakt tussen kosten en opbrengsten. Het resultaat wordt overgeboekt bij de toename van het eigen vermogen op de balans. Dit is de resultaatsverwerking. G. Afsluiting van de resultatenrekening Bij de afsluiting van de resultatenrekening wordt op gedetailleerde wijze het resultaat van het boekjaar weergegeven. De kosten, opbrengsten, het resultaat en het resultaat na belastingsaftrek worden weergegeven. H. Opstelling van de jaarrekening De jaarrekening bevat vier componenten: de balans, de resultatenrekening (inclusief resultatenrekening), de toelichting en de sociale balans. De balans en de resultatenrekening werden reeds besproken. De toelichting omvat verduidelijkende (geen corrigerende) informatie over de financiële situatie en resultaat van de onderneming. Ze bevat o.a. de gebruikte waarderingsmethoden en een overzicht van de belanghebbende rechten en verbintenissen. De sociale balans omvat informatie omtrent het personeel. Academiejaar samenvatting boekhouden deel I Jeroen De Mets 14