Functieprofiel lid bestuur Stichting Pensioenfonds Notariaat (SPN)

Transcriptie

1 Functieprofiel lid bestuur Stichting Pensioenfonds Notariaat (SPN) 1. Inleiding Het bestuur dient erop toe te zien dat bestuursleden steeds voldoen aan de door toezichthouders gestelde geschiktheidseisen. Het bestuur als geheel moet voldoende gekwalificeerd zijn. Om de geschiktheid en deskundigheid van het bestuur te waarborgen is in dit functieprofiel aangegeven aan welke vereisten een bestuurslid dient te voldoen. Dit functieprofiel wordt gebruikt als beoordelingskader voor een voorgenomen benoeming of herbenoeming, dan wel voor de periodieke evaluatie en functioneringsgesprekken van de zittende bestuursleden. In dit functieprofiel worden eerst de organisatie en de taken en verantwoordelijkheden van het bestuur beschreven. Daarna wordt ingegaan op de deskundigheidsvereisten en gewenste competenties van de bestuursleden op basis van de verschillende bestuursfuncties. 2. Organisatie Stichting Pensioenfonds Notariaat (SPN) is een bedrijfstakpensioenfonds dat de pensioenregeling uitvoert voor notarissen, toegevoegd notarissen, kandidaat-notarissen en medewerkers in het notariaat. SPN heeft tot doel de verstrekking van pensioenen voor ouderdom en arbeidsongeschiktheid aan pensioengerechtigden en arbeidsongeschikte deelnemers. Ook verzorgt het fonds de uitkeringen aan nabestaanden als gevolg van het overlijden van (gewezen) deelnemers overeenkomstig de statuten en reglementen. Bestuur Het bestuur van SPN bestaat uit acht leden. Ten minste twee leden zijn benoemd vanwege hun specifieke deskundigheid en de overige leden vanwege hun betrokkenheid bij de beroepsgroep. Het bestuur houdt rekening met de belangen van de actieve deelnemers, de gewezen deelnemers en pensioengerechtigden. Om op goede wijze de belangen te kunnen afwegen stelt het bestuur beleid vast. Raad van toezicht en verantwoordingsorgaan Op het beleid en de algemene gang van zaken binnen het fonds wordt toezicht gehouden door de raad van toezicht. Daarnaast legt het bestuur verantwoording af aan het verantwoordingsorgaan over het beleid en de wijze waarop het is uitgevoerd. Uitvoering Voor bestuurlijke aangelegenheden wordt het bestuur ondersteund door het bestuursbureau van SPN. Daarnaast heeft het bestuur een adviserend actuaris, een certificerend actuaris en een controlerend accountant aangesteld. Indien nodig worden overige expertises ingehuurd via het bestuursbureau. De pensioenadministratie is uitbesteed aan een pensioenuitvoeringsorganisatie en het operationele beheer van de beleggingen is uitbesteed aan externe vermogensbeheerders. Dit geldt ook voor het beheer van de derivatenpositie voor de afdekking van het renterisico en het daarmee samenhangende collateral management. Functieprofiel lid bestuur SPN 1/8

2 3. Taken bestuur Het bestuur is verantwoordelijk voor een goede uitvoering van de pensioenregelingen. Het bestuur moet daarbij in control zijn, wat betekent dat het bestuur inzicht heeft in en controle op het prudent beleggen van de financiële middelen van het fonds, het voeren van een solide financieel beleid, zorgvuldig beheer van het pensioenfonds, de administratieve uitvoering van de regelingen en de communicatie met en verantwoording naar belanghebbenden. De taken van het bestuur zijn vastgelegd in de statuten Het bestuur heeft ondermeer de volgende taken en bevoegdheden: a. het bestuur stelt doelstellingen van het financiële en beleggingsbeleid, de strategische beleggingsverdeling, de benchmarks, de toegestane risicoruimte, het jaarlijkse beleggingsplan en de verklaring beleggingsbeginselen vast; b. het bestuur richt zich bij de vervulling van haar taak naar de belangen van de bij het fonds betrokken deelnemers, andere aanspraakgerechtigden en pensioengerechtigden en zorgt ervoor dat dezen zich door hen op evenwichtige wijze vertegenwoordigd kunnen voelen; c. het bestuur stelt daarnaast de statuten, reglementen, de Actuariële en Bedrijfstechnische Nota, het communicatiebeleid, het jaarverslag, de jaarrekening en de jaarstaten vast; d. het bestuur vertegenwoordigt het fonds in en buiten rechte conform hetgeen in de statuten is bepaald; e. het bestuur besluit over de aanwending van sturingsmaatregelen; f. het bestuur besluit ten aanzien van de strategische keuze rond in- en/of uitbesteding van de uitvoering; g. het bestuur stelt de certificerend en adviserend actuaris en de accountant aan en voert jaarlijks een gesprek met de certificerend actuaris en accountant ten aanzien van de controle- en certificeringswerkzaamheden; h. het bestuur vergewist zich van adequate procedures en beheersingsmaatregelen ten aanzien van de wijze waarop de invulling van de dagelijkse beleidsbepaling en de daaruit voortvloeiende uitvoeringshandelingen plaatsvindt; i. het bestuur controleert en bewaakt de uitvoering door middel van rapportage en controle onderzoeken, eventueel door consultatie van de audit- en riskcommissie van het fonds. De taken en bevoegdheden van het bestuur zijn opgenomen in de statuten van het fonds. 4. Eisen leden bestuur Het besturen van een pensioenfonds is een collectieve, integrale verantwoordelijkheid, waarbij alle leden in staat zijn een bijdrage te leveren. Elk bestuurslid moet in staat zijn tot afgewogen oordelen te komen en zo bij te dragen aan het collectief. Hiertoe dient een bestuurslid te voldoen aan de algemene geschiktheids- en deskundigheidseisen. De deskundigheid en deskundigheidsbevordering van het bestuur op zowel collectief als individueel niveau zijn opgenomen in het geschiktheidsplan. Algemene geschiktheidsvereisten Een bestuurslid: a. beschikt over HBO/WO denkniveau; b. beschikt over ervaring in het besturen van een organisatie; een bestuurslid is in staat een visie te ontwikkelen en strategie te bepalen met betrekking tot het pensioenfonds en de maatschappelijke ontwikkelingen; een bestuurslid heeft het vermogen om te anticiperen op de risico s ten aanzien van de gevolgen van beleid en uitvoering; Functieprofiel lid bestuur SPN 2/8

3 een bestuurslid kan leiding geven aan de activiteiten ter realisatie van de doelstellingen van het fonds en is in control ten aanzien van de juiste uitvoering van de activiteiten (regiefunctie). Dit omvat tevens het toezicht kunnen houden op de uitvoering; een bestuurslid kan sturing geven aan bestuurlijke processen. c. beschikt over communicatieve vaardigheden. Een bestuurslid moet het beleid van het pensioenfonds kunnen communiceren met de verschillende stakeholders en het pensioenfonds kunnen vertegenwoordigen in extern overleg met contractpartijen, adviseurs en toezichthouders; d. is bereid tot het ontplooien van activiteiten in het kader van deskundigheidsbevordering zoals het volgen van cursussen en opleidingen en het bijwonen van congressen en seminars. De kosten hiervoor zullen door SPN worden vergoed. Algemene deskundigheidseisen Elk bestuurslid is bij aanvang van zijn eerste benoemingstermijn op alle aandachtsgebieden deskundig op niveau A en op minimaal drie aandachtsgebieden deskundig op niveau B. Tevens wordt er binnen het bestuur gestreefd naar de situatie dat minimaal vier bestuursleden per aandachtsgebied deskundig zijn op niveau B; er dienen evenwel minimaal twee bestuursleden per aandachtsgebied deskundig te zijn op niveau B. Elk bestuurslid dient vanuit verschillende invalshoeken afwegingen te kunnen maken over het te voeren beleid en de keuzes en argumenten kunnen toelichten. Het betreft hier de volgende aandachtsgebieden: - besturen van een organisatie; - wet- en regelgeving op pensioengebied; - pensioenregelingen en pensioensoorten; - actuariële en financieel technische aspecten van pensioen; - vermogensbeheer en risicomanagement; - administratieve organisatie en interne controle; - communicatie; - uitbesteding. Competenties Voor een goed functioneren is het van belang dat een bestuurslid in meer of mindere mate over onderstaande competenties beschikt. Het bestuur als geheel dient over alle onderstaande competenties te beschikken. Voor enkele van deze competenties geldt dat hier zonder meer aan voldaan moet worden. a. Integriteit Een bestuurslid moet integer en betrouwbaar zijn. Hiertoe onderschrijft het bestuurslid de gedragscode van SPN en verklaart deze na te leven. b. Authenticiteit Een bestuurslid is consistent in woord en daad, waarbij gedachten en gevoelens in lijn zijn met wat hij of zij zegt en doet. Dit betekent tevens het open communiceren van intenties, ideeën en gevoelens, het uitnodigen tot openheid en eerlijkheid en de toezichthouder juist informeren over de werkelijke situatie en erkennen van risico s en problemen naar de toezichthouder. c. Besluitvaardigheid Een bestuurslid neemt op tijd noodzakelijke beslissingen door het nemen van acties of door zich vast te leggen door middel van het uitspreken van zijn of haar mening en wacht niet onnodig met het maken van keuzes. Functieprofiel lid bestuur SPN 3/8

4 d. Communicatief vermogen Een bestuurslid brengt op een begrijpelijke en acceptabele wijze in een daartoe geëigende vorm een boodschap over aan anderen. Een bestuurslid is gericht op duidelijkheid, transparantie en actief feedback geven en nemen. e. Helikopterzicht en oordeelsvorming Een bestuurslid kan gegevens en mogelijke handelswijzen tegen elkaar afwegen en tot een logisch oordeel komen. Een bestuurslid onderzoekt, herkent en begrijpt de essentiële elementen en vraagstukken. Daarnaast kan hij of zij over de eigen portefeuille heen kijken, vooral wanneer problemen spelen die de continuïteit van het fonds in gevaar kunnen brengen. f. Loyaliteit Een bestuurslid identificeert zich met het fonds en voelt zich betrokken. Daarnaast kan hij of zij motiveren dat hij of zij (ondanks eventuele nevenfuncties) voldoende tijd aan zijn of haar functie kan besteden om deze naar behoren te kunnen uitvoeren. g. Omgevingssensitiviteit Een bestuurslid heeft oog voor de ontwikkelingen, machtsverhoudingen en gevoelens binnen het fonds. Een bestuurslid is goed geïnformeerd over de relevante ontwikkelingen in de omgeving van het fonds alsook over de belangen van stakeholders en kan deze informatie effectief benutten. h. Onafhankelijkheid Een bestuurslid is zelfstandig in zijn of haar gedrag, durft eigen standpunten tegenover anderen (en enig deelbelang) te handhaven en te verdedigen in het belang van het fonds. Een bestuurslid opereert hiertoe objectief en kritisch. Daarnaast herkent en anticipeert een bestuurslid op situaties waarin persoonlijke en zakelijke belangen (potentieel) conflicteren. i. Onderhandelingsvaardigheid Een bestuurslid ontdekt en benoemt gemeenschappelijke belangen op een wijze die tot overeenstemming leidt. j. Samenwerkingsvermogen Een bestuurslid heeft oog voor het groepsbelang en levert een bijdrage aan het gemeenschappelijke resultaat. Een bestuurslid is tevens in staat in collegiaal verband te functioneren en geen pleitbezorger te zijn van individuele belangen. k. Strategische sturing Een bestuurslid kan een voldoende realistische visie op toekomstige ontwikkelingen vertalen in langetermijndoelstellingen en stelt een strategische planning op voor het realiseren van deze langetermijndoelstellingen, onder meer door het toepassen van scenarioanalyse. Hierbij houdt een bestuurslid goed zicht op risico s die het fonds loopt en neemt bijhorende beheermaatregelen. l. Stressbestendig Een bestuurslid blijft gelijkmatig presteren onder hoge (werk)druk en in onzekere omstandigheden. m. Verantwoordelijkheid Een bestuurslid heeft inzicht in interne en externe belangen, weegt deze zorgvuldig af en legt hierover verantwoording af. Daarnaast toont een bestuurslid lerend vermogen en beseft dat zijn of haar handelen invloed heeft op de belangen van stakeholders. Functieprofiel lid bestuur SPN 4/8

5 5. Aanvullende eisen voorzitter De voorzitter van het bestuur beschikt aanvullend over: a. voorzittersvaardigheid: kan vergaderingen op efficiënte en effectieve wijze leiden, is in staat een open sfeer te creëren waarin iedereen gelijkwaardig kan participeren en heeft oog voor taakvervulling en verantwoordelijkheden van anderen; b. overtuigingskracht: kan door middel van overredingskracht, persoonlijk overwicht en tact invloed uitoefenen op het standpunt van anderen, is een stevige persoonlijkheid en is in staat zijn of haar rug recht te houden; c. goede sociale en communicatieve vaardigheden, waaronder een luisterend en empathisch vermogen en is in staat het beste uit de andere bestuursleden te halen; d. relatienetwerken; e. daadkracht en is stressbestendig. 6. Aanvullende eisen bestuurslid met werkterrein audit/risk De audit- en riskcommissie (ARC) heeft onder meer tot taak: - het adviseren van het bestuur over risicomanagement in brede zin, en in het bijzonder over de beheersing van (niet)financiële risico s; - het ondersteunen van het bestuur inzake (adviezen betreffende) actuariële aangelegenheden; - het adviseren van het bestuur terzake de (her)benoeming van de (adviserend en certificerend) actuaris en de accountant; - het ondersteunen van het bestuur bij het uitvoeren van verantwoordelijkheden op het terrein van toezicht; - het beoordelen van het financiële verslaggevingsproces, het controleproces, het systeem van interne beheersing (administratieve organisatie) en het proces waarmee het fonds de naleving van wet- en regelgeving en de eigen gedragscode bewaakt. De taken en bevoegdheden van de ARC zijn opgenomen in het Reglement ARC. Aanvullende eisen Een bestuurslid dat zitting heeft in de ARC dient te voldoen aan de volgende aanvullende eisen: a. is in staat te denken in nominale en reële kaders en het daaraan verbonden dekkingsgraadrisico; b. heeft aantoonbare kennis op het gebied van risicomanagement bij pensioenfondsen; c. heeft aantoonbare kennis op het gebied van actuariële aangelegenheden; d. heeft aantoonbare kennis op het gebied van asset & liability managementstudies; e. ervaring met het opstellen en beheren van een risicomanagementframework; zoals FOCUS en COSO; f. is in staat om bestuurlijk tegenwicht te bieden met betrekking tot adviezen van de beleggings- en balansmanagement commissie, adviseur(s), de accountant, actuarissen en het bestuursbureau van het fonds; g. is in staat om op objectieve wijze de rapportages op het gebied van vermogensbeheer en balansen risicomanagement te beoordelen op het gebied van niet-balans technische risico s; h. is in staat om de specialistische kennis op zodanige wijze in te zetten dat deze ook past bij de gekozen manier van vermogensbeheer en de structuur waarin de taken tussen het bestuur, het bestuursbureau en de beleggingscommissie zijn verdeeld; i. is in staat om de informatiebehoefte van de audit- en riskcommissie te definiëren. Functieprofiel lid bestuur SPN 5/8

6 7. Aanvullende eisen bestuurslid met werkterrein balansmanagement en vermogensbeheer De balansmanagement en vermogensbeheercommissie (BVC) heeft onder meer tot taak: - het adviseren van het bestuur over balansmanagement en de beheersing van financiële risico s; - het adviseren van het bestuur betreffende strategisch- en tactisch beleggingsbeleid alsmede de beleggingsresultaten; - het opstellen van een beleggingsplan dat wordt voorgelegd aan het bestuur; - toezicht houden op de wijze van uitbesteding van het beheer van (delen van) de beleggingsportefeuille, onder meer met betrekking tot specifieke richtlijnen (en mandaten) voor deelportefeuilles en het toetsen en evalueren van vermogensbeheerders. De taken en bevoegdheden van de deze commissie zijn opgenomen in het Reglement balansmanagement en vermogensbeheercommissie. Aanvullende eisen Een bestuurslid dat zitting heeft in de balansmanagement en vermogensbeheercommissie dient te voldoen aan de volgende aanvullende eisen: a. heeft een brede kennis van mondiale financiële markten, in het bijzonder de aandelen-, rente- en valutamarkten; b. is met deze kennis in staat het fonds, in zijn rol als commissielid, te adviseren binnen de wet- en regelgeving zoals deze geldt voor Nederlandse pensioenfondsen en rekening houdend met de opstelling van de toezichthouder; c. heeft aantoonbare kennis op het gebied van asset & liability managementstudies; d. is in staat de financiële risico s van het fonds op een integrale manier te beoordelen en haar advies hierop te richten; e. is in staat door de beleggingsportefeuille van het fonds heen te kijken en op totaalniveau risico s in de portefeuille te identificeren; f. is in staat de operationele risico s in het gekozen governance model te identificeren en van hieruit de dienstverleners te beoordelen en aan te sturen, hierbij ondersteund door het bestuursbureau; g. heeft aantoonbare specialistische en actuele kennis op het gebied van beleggen en vermogensbeheer in de meest brede zin; h. is in staat om de specialistische kennis in te zetten gericht op het gekozen beleid ten aanzien van het vermogensbeheer; i. heeft aantoonbare langjarige ervaring met het beheren van vermogens; j. heeft aantoonbare kennis op het gebied van balansmanagementvraagstukken en kan denken in nominale en reële kaders en het daaraan verbonden dekkingsgraadrisico; k. is in staat om op objectieve wijze de vermogensbeheerders en adviseurs van het fonds te evalueren, te beoordelen en tegenwicht te bieden met betrekking tot de adviezen van de vermogensbeheerders en adviseurs; l. is in staat om de adviezen vanuit de commissie inclusief alle afwegingen helder toe te lichten bij het bestuur van het fonds; m. is in staat om de informatiebehoefte van de commissie te definiëren. 8. Aanvullende eisen bestuurslid met werkterrein communicatie, governance, compliance en pensioenregelingen De communicatie-, governance- en compliance en pensioenregelingencommissie (CGCPC) heeft onder meer tot taak: - toezien op de naleving van wet- en regelgeving; - het ondersteunen van de compliance officer; - het bestuur adviseren op het gebied van communicatie; en - te fungeren als gesprekspartner voor de sociale partners. Functieprofiel lid bestuur SPN 6/8

7 De taken en bevoegdheden van de CGCPC zijn opgenomen in het Reglement CGCPC. Aanvullende eisen: Een bestuurslid dat zitting heeft in de CGCPC dient te voldoen aan de volgende aanvullende eisen: a. is bekend met de wettelijke regelingen inzake geschillen en kennis van en ervaring met klachtenafhandeling; b. heeft affiniteit met communicatievraagstukken en een visie op pensioencommunicatie; c. is bekend met wettelijke verplichtingen, voorschriften van toezichthouders en maatschappelijke ontwikkelingen op het terrein van pensioenen; d. is in staat toezicht te houden op een juiste uitvoering van het communicatiebeleid; e. heeft ervaring met organisatievraagstukken en governancemodellen. Het bestuurslid is bekend met de stichtingsvorm en de specifieke regelgeving voor de governance van pensioenfondsen. f. heeft kennis van, inzicht in en ervaring met pensioenuitvoering; g. is in staat om de informatiebehoefte van de commissie te definiëren; h. is in staat om de inhoud van de pensioenregeling te begrijpen en de gevolgen van wijzigingen in de pensioenregeling te overzien en hier een afgewogen oordeel over te vormen. 9. Kandidaatstelling, selectieprocedure en benoeming Kandidaatstelling Indien er vacatures in het bestuur bestaan, worden externe bestuursleden op basis van een functieprofiel aangezocht en voorgedragen door het bestuur. Bestuursleden uit de beroepsgroep worden op basis van een functieprofiel door KNB danwel de Bond aangezocht en voorgedragen. Bij het aanzoeken van een kandidaat-bestuurslid wordt gestreefd naar een evenwichtige verdeling tussen geslacht, leeftijd en ervaring. Selectieprocedure Het bestuur kan een voorgedragen kandidaat weigeren als deze naar het oordeel van het bestuur wezenlijk afwijkt van het door het bestuur opgestelde profiel. Indien een kandidaat naar de mening van het bestuur voldoet aan het functieprofiel, legt het bestuur de benoeming van een kandidaatbestuurder voor aan de raad van toezicht. De raad van toezicht kan de benoeming van de kandidaat beletten indien deze naar de mening van de raad van toezicht niet voldoet aan het functieprofiel. Benoeming Gehoord hebbende de raad van toezicht en na goedkeuring van DNB wordt het kandidaat-bestuurslid door het bestuur benoemd. Bestuursleden worden benoemd voor een zittingstermijn van vier jaar en herbenoeming is tweemaal mogelijk. 10. Vergaderfrequentie en tijdsbesteding Vergaderfrequentie Het bestuur vergadert maandelijks. In aanvulling daarop vergadert het bestuur twee keer per jaar met het verantwoordingsorgaan en drie keer per jaar met de raad van toezicht. Het bestuur laat zich adviseren door bestuurscommissies waarin bestuurders zitting hebben. De audit- en riskcommissie (ARC), de balansmanagement- en vermogensbeheercommissie (BVC) en de communicatie-, governance-, compliance- en pensioenregelingencommissie (CGCPC) vergaderen ongeveer zes keer per jaar. Tot slot volgen bestuursleden zo nodig een opleiding om aan de door de toezichthouder gestelde deskundigheidseisen te (blijven) voldoen. Functieprofiel lid bestuur SPN 7/8

8 Tijdsbesteding Voorzitters Bestuurslid met extra taken in een commissie : minimaal 16 uur per week : minimaal 12 uur per week 11. Vergoeding Bestuursleden ontvangen van SPN een vergoeding voor hun werkzaamheden in de vorm van vacatiegelden op basis van een door het bestuur vastgesteld vergoedingenreglement. De vergoeding is gebaseerd op de verwachte tijdsbesteding. Daarnaast ontvangt een bestuurslid een vergoeding van de reiskosten zoals is vastgesteld in het vergoedingenreglement. 12. Inwerkingtreding 1. Dit functieprofiel is vastgesteld door het bestuur van SPN met goedkeuring van de raad van toezicht op 10 maart Dit functieprofiel treedt in werking op 1 januari Functieprofiel lid bestuur SPN 8/8