Stichtingsplan Vastgesteld in de bestuursbijeenkomst 3 op

Transcriptie

1 Stichting VosPop (opgericht ) Stichtingsplan Vastgesteld in de bestuursbijeenkomst 3 op Initiatief tot oprichting: Inhoud Voorwoord 1. Aanleiding 2. Missie en doel 3. Concrete doelgebieden 4. Middelen 5. Organisatie Slotopmerkingen Voorwoord De stichting VosPop is ontstaan doordat 4 vrienden in hun eigen buurtcafé aan het denken waren wat voor culturele activiteiten er in hun omgeving plaats vinden, vooral gericht op de jongeren. Zij kwamen tot de conclusie dat er helemaal niets wordt georganiseerd met uitzondering van de standaard feestdagen ( koningsdag, jaarmarkt, carnaval, enz.). De activiteiten die daar plaats vinden zijn voor de meeste jongeren oubollig. De 4 vrienden kwamen tot het idee om een stichting op te richten met cultureel doeleinde gericht op je jongeren in West Brabant maar die voor iedereen uit de hele wereld toegankelijk is. De stichting is inmiddels opgericht. Er is een 5 persoon bij aangesloten die zich voornamelijk zal richten op de administratieve zaken. Dit plan beschrijft de aanleiding hiervoor en tevens het beleidskader. Dit plan is tot stand gekomen in nauwe samenspraak en afstemming van de bestuurders en oprichters van de stichting.

2 1. Aanleiding: Dat vooral nu in deze tijd zo weinig culturele activiteiten worden uitgevoerd is niet meer van deze tijd. De jeugd van tegenwoordig is sneller, intelligenter, slimmer en is opzoek naar uitdagingen en ontspanning. In grote delen van Nederland zoals Noord-Holland en Zuid-Holland worden veel culturele festivals gehouden voor alle leeftijden uit de bevolking, voorbeelden hiervan zijn Parkpop, Pinkpop, de parade, grachtenfestival, enz. Als men naar de cultuur agenda van de gemeente Steenbergen, Bergen op Zoom en Roosendaal kijkt, is er weinig op het gebied van (pop)festivals, veel is gericht op kunst en historie. Begrijpend is dat gemeentes momenteel weinig budget hebben voor festivals gezien de bezuinigingsnota en gedelegeerde activiteiten vanuit de overheid die de laatste tijd plaats vinden. De extra 6 miljard dat komend jaar bezuinigd moet worden zal niet helpen om de culturele agenda s van de gemeentes groter te maken, het zal eerder kleiner zijn. Om de (oudere)jeugd niet teleur te stellen hebben wij besloten om de Stichting VosPop op te richten. In punt 2. missie en doel is te lezen wat het doel is van de stichting. De stichting is momenteel bezig zich te oriënteren om invulling te geven aan het te organiseren popfestival dat op 31 oktober 2010 zijn eerste entree moet gaan maken. 2. Missie en doel Missie van de Stichting VosPop is het organiseren van een cultureel popfestival in al haar facetten en te ondersteunen in haar inspirerende uitdaging voor 2014 en in de toekomst. Kortom stichting VosPop wil het culturele popfestival net die extra s bieden om deze slag te maken. Doel van de Stichting is een concrete bijdrage te leveren aan het cultureel popfestival en het verrijken van inspiratie voor iedereen in het bijzonder de (oudere) jongeren in de provincie West-Brabant doormiddel van: het wekken en stimuleren van belangstelling voor het cultureel popfestival sponsoren werving in de markt en deze sponsoren vervolgens toe te kennen en ter beschikking te stellen aan het cultureel popfestival het mogelijk maken voor het cultureel popfestival om professioneel en spraakmakend naar buiten te treden andere vormen van actieve ondersteuning t.b.v. het cultureel popfestival en al wat bevorderlijk kan zijn, alles in de meest brede zin van het woord.

3 Focus t.a.v. sponsoren werving: De stichting ziet gezien de huidige economische situatie meer mogelijkheden tot het vinden van financiële middelen ten behoeve van het cultureel popfestival wanneer dit binnen de juiste marktsegmenten gebeurt. Niet geoormerkte bijdragen zullen aanzienlijk kleiner zijn en lastiger te verkrijgen dan enkele jaren geleden. Dit betekent niet dat het onmogelijk is, en niet meer nagestreefd moet worden. De focus zal echter, in ieder geval de komende tijd, meer komen te liggen op sponsoren werving bij specifieke geselecteerde marktsegmenten die invloed hebben op de regio van het cultureel popfestival (denk aan regio gerichte ondernemers) en op marktsegmenten die in de regio meer bekendheid heeft dan gemiddeld in Nederland (denk hierbij aan biermerken, banken, enz.). Dit alles aangevuld met samenwerkende partijen en vrijwilligers. Door bovenstaande sponsoren werving verbindt de stichting en haar leden hun naam en reputatie aan het cultureel popfestival. De stichting wil daarom enige invloed op de keuze van de name die verbonden worden aan het cultureel popfestival, er is maar 1 plaats voor een hoofdfonds. De stichting richt zich primair op de regio, het uitvoeren en beheren van alle fondswerving t.b.v. het cultureel popfestival met uitzondering van de oprichter en penningmeester van het bestuur, hij zal zich op de grote multinationals richten door heel Nederland. Duidelijk moet zijn dat de verworven sponsoren besteed worden aan het cultureel popfestival. Scope: Het cultureel popfestival van West-Brabant met bijbehorende inspiratie en ontwikkeling en het verder uit professionaliseren van het cultureel popfestival, blijft de inhoudelijke kern waar het omdraait. Wanneer en waar nodig wil de stichting haar activiteiten uitbreiden tot regionaal-nationaal niveau. Meer sponsoren zijn hier voor nodig in ieder geval. Op dit moment geldt: Begin in de regio en boek daar succes. Meerwaarde: Meerwaarde van de stichting is vooral haar inzet voor die zaken waar het cultureel popfestival niet aan toekomt of niet voldoen voor geëquipeerd is, terwijl deze in de ogen van de stichting wel degelijk nodig of noodzakelijk zijn. In die zin zal de stichting onafhankelijk zijn, maar wel interactief in samenspraak met de organisators van het cultureel popfestival. De stichting is beter in staat dan het cultureel popfestival bepaalde taken te verrichten, zoals werving van sponsoren. Het beschikken over en kunnen benaderen van de juiste netwerken van personen/organisaties op het juiste niveau zijn hiervoor nodig bij de stichting.

4 3. Concrete doelgebieden Op welke gebieden kan en wil de stichting concrete haar bijdrage leveren? Vrij toegankelijk cultureel popfestival Spel en ontspanning Nederlands- en Engelstalige popbands Nog te bepalen door bestuur Nog te bepalen door bestuur - Vrij toegankelijk cultureel popfestival Onder vrij toegankelijk cultureel popfestival wordt verstaan dat een ieder die toegang wil hebben tot het festival gratis en voor niets het terrein mag betreden na controle door de beveiliging. De beveiliging is bevoegd door de stichting om toegang te weigeren. Consumpties, toilet en sommige activiteiten kan tegen betaling worden genuttigd en/of deelgenomen worden. - Spel en ontspanning Omdat het cultureel popfestival al op de dag gaat beginnen zijn er voor bijna elke leeftijdscategorie spel en ontspanning aanwezig, wat dat precies is moet nog uit gedacht worden maar het zal een leerzaam karakter hebben door spel en ontspanning. Voorbeelden zijn bepaalde workshops door verenigingen of instanties. - Nederlands- en Engelstalige bands Op de meeste regionale festivals is de muziek vaak Nederlandstalig gericht. Om een zo breed mogelijk publiek te krijgen is onze doelstelling om diversiteit op het podium te krijgen Nederlands- en Engelstalig, rock, DJ s enz. 4. Middelen De in hoofdstuk 2 beschreven focus t.a.v. sponsor werving vormt het uitgangspunt. De geldmiddelen van de stichting zullen worden gevormd door: Sponsoren Vrijwillige donaties Beschikbare subsidies Legaten en erfstellingen Alle andere verkrijgingen waaronder, naast financiële, ook materiële bijdragen en in bruikleen neming.

5 Marketing en communicatie Het belang van een goed sponsorbeleid voor de stichting is evident. Daarom is reeds een concept-sponsorbeleidsplan opgesteld en beschikbaar voor bespreking. Hiervan kan een kernachtige brochure worden afgeleid die gebruikt kan worden zowel op de website van de stichting, alsook op papier ter uitreiking aan contacten. Doelgroepen De door de stichting te benaderen bedrijven en organisaties voor de werving van fondsen, zijn vooral actief in de regio West-Brabant. Het gaat om m.n. de volgende doelgroepen Plaatselijke middenstand en MKB Regionale banken Makelaars, notaris en advocaten kantoren Landelijke organisaties gesetteld in de regio Gemeenten Buiten de regio zal 1 bestuurder de landelijke grote organisaties benaderen en dat zijn: Eurocard, Visacard, Bavaria en/of Jupiler Rabobank Centrale Waarden Centraal staat een adequaat beheer van de geldstromen van de stichting (financieel als fiscaal) aan zowel de inkomsten- als de uitgavenkant. Verder: Aan de inkomstenkant: Duurzame relatie met sponsoren realiseren Eigen netwerken inzetten Duidelijkheid naar de sponsoren o.a. t.a.v. beleid interne reservering in jaarverslag stichting. Aan de uitgaven kant: Geen euro uitgeven voordat deze op de bankrekening staat van de stichting Duidelijkheid hierover in het jaarverslag van de stichting Geen betalingen zonder toestemming andere bestuursleden Geen contante betalingen alleen via de bank

6 5. Organisatie De Stichting VosPop is een onafhankelijk en zelfstandig opererende stichting die primair als sponsorwerver voor het cultureel popfestival de markt op zal gaan. Zij streeft naar een lichte flexibele organisatie. Stichtingsnaam en bestuur: Naam is stichting vospop gevestigd in Nieuw Vossemeer. Bestuurleden: 5 te weten O.b.v.: Vrijwillige basis. Bezoldiging: nee. Vergoeding van gemaakte onkosten voor het uit kunnen oefenen van de bestuursfunctie: nader te bepalen door het bestuur. Functies: voorzitter, secretaris, penningmeester, hun plaatsvervangers en leden. Periodieke roulatie van de functies zijn niet toegestaan. Instellen van commissies voor speciale events en onderwerpen mogelijk maken. Zie verder de statuten. Bestuurstaken: Besturen van de stichting en beheren van het vermogen(strategie, uitvoering, externe contacten, bedrijfsvoering) Selecteren van potentiële projecten activiteiten van het cultureel popfestival die in aanmerking kunnen komen, samengevoegd in een periodiek programma op basis van doel en doelgebieden van de stichting. Handen uit de mouwen voor werven van sponsoren het ten behoeve daarvan opstellen van een werkwijze/protocol, het in kaart brengen en benaderen van een kring van mogelijke begunstigers en het ontwikkelen en onderhouden van relevante netwerken. Toekennen van middelen aan de geselecteerde projecten/activiteiten van het cultureel popfestival en ten behoeve daarvan opstellen van een protocol over de wijze waarop toekenning en het beheren van de toegekende geldmiddelen zal plaats vinden incl. de bijhorende procesgang, tot het gestelde einddoel is bereikt. Initiëren en ontwikkelen van eigen projecten/activiteiten Wekken en stimuleren van belangstelling in het algemeen voor het cultureel popfestival. Ontwikkelen van PR- en communicatiebeleid Financieel en fiscaal beheren van de stichting in het algemeen, het sponsoren beheer in het bijzondere, opstellen jaarverslag, waaronder het financieel jaarverslag.

7 Slotopmerking In het voorgaande staat in hoofdlijnen het idee aangeven achter de oprichting van de stichting VosPop en is tevens het beleidskader geschetst als vertrekpunt van de stichting. De stichting is opgericht en haar oprichtingsakte is op bij de notaris ondertekent. De inschrijving in het handelsregister van de kamer van Koophandel heeft plaats gevonden op , dus de stichting is definitief aan de slag. Het zal de moeite lonen mensen nauwer te betrekken bij de toekomstige groei en bloei van het cultureel popfestival. Ik heb er vertrouwen in dat, naast mij en de andere leden van het bestuur, vast en zeker mensen te vinden zijn die ook iets kunnen en willen betekenen. Het bestuur van de stichting VosPop, namens deze Angelo Henning, penningmeester tevens oprichter