Varkensmarkt 1/ Boom Tel : 03/ Fax : 03/ info@dotsys.be Website :

Transcriptie

1 1 TimeManager voor Windows De moderne manager kan niet meer zonder een tijdregistratiesysteem. TimeManager voor Windows is een modern en gebruiksvriendelijk pakket waarmee u de efficiëntie van uw werkplaats en werknemers bepaalt. Tikkingen worden geregistreerd met electronische klokken en on-line verwerkt in de database. Gedaan met het noteren, uitrekenen en inbrengen van uren, alles gebeurt automatisch!!! TimePresence: Aanwezigheidsbeheer is essentieel voor elke onderneming. (P.2-9) Wie is er aanwezig / afwezig Te veel of te weinig uren gepresteerd Afwezigheidsredenen ingeven (Verlof, klein verlet, ziekte, cursus, enz ) Ingeven van uurroosters op dagbasis (vaste, glijdende, vrije uurroosters) Rapportering : dag, week, maand, jaar statussen en anomalieën zoeker Link sociaal secretariaat TimePlanning : Wie en hoeveel uren heb ik tot mijn beschikking Time@Work: Optimalisering van uw orderregistratie via barcodes. (P.10-13) Waaraan is een werknemer bezig, hoelang, is er een overschrijding van de afgesproken tijd, welke delen van de werkplaats renderen het best, welke niet, wat is de productiviteit van iedere werknemer, worden alle gepresteerde uren wel gefactureerd, enz TimeAccess: De module voor een uitgebreide en betrouwbare toegangscontrole (P.14). TimeNet: De module voor tijdsregistratie op het bestaande PC-park en netwerk via het intra- en internet. (P.15-17) Biometrische vingerafdruk is eveneens mogelijk via de Precise Biometrics (P.18) SMS@Work voor de registraties van de externe personeelsleden. (P.19) De software wordt gekoppeld aan terminals van Vicking electronics of Cipherlab. De klokken zijn speciaal voorzien voor elke industriële omgeving. (P.20-21) TimeManager voor Windows : - Registratie aanwezigheden - Uurroosters met registratie overuren - Registratie tikkingen op orders - Registratie tot 9999 verschillende soorten werk op een order - Online (gegevens worden automatisch doorgegeven) - Aansturen belsignaal op bepaalde tijdstippen - Analyse van de gegevens (rendementsberekening, nacalculatie) - Import/export gegevens (Vb : excel, access) - Link externe softwarepaketten (Vb : Logica, Glovia, Navision,GDS, Xpower, Axapta, Davis, Incadea e.a.) - Link sociaal secretariaat (Vb : GroepS, SAP, Viasoc, SFD, SD Worx, SecoM, e.a.)

2 - 2 TimePresence is er voor U. Gebruiksvriendelijkheid is één van de troeven. Het systeem is beveiligd d.m.v. een gebruikersnaam en een paswoord. Op deze manier kan enkel de bevoegde persoon toegang krijgen tot het systeem. Per gebruiker kunnen de parameters betreffende de toegangsbevoegdheid worden ingesteld. Dit gaat van volledige beheersbevoegdheid tot een beperkte toegang met slechts consultatiemogelijkheden. Per gebruiker is het ook mogelijk een taal in te stellen, waardoor het mogelijk is in meertalige omgevingen één en dezelfde software in verschillende talen te gebruiken.

3 3 Overzicht personen Het huidige activiteiten-scherm geeft u een actueel beeld van de activiteiten die uw mensen uitvoeren. U ziet onmiddellijk wie er aanwezig is en wie niet. Waren ze op tijd? Zijn ze in pauze? Waarom is iemand afwezig? Als de personen jobregistratie uitvoeren ziet u dadelijk aan welk order hij bezig is en welke bewerking hij of zij daarop uitvoert. Tevens is het mogelijk de registraties van een welbepaalde dag van alle personen op te vragen en onmiddellijk manipulaties te verrichten waar dit nodig is.

4 4 Registraties per dag / per persoon Registratie per persoon : U kunt de gegevens opvragen voor iedere werknemer, voor een groep van arbeiders en voor het hele bedrijf. Vragen zoals : Is de werknemer aanwezig of niet? Heeft men gewerkt volgens een vooropgesteld uurrooster? Zijn er overuren? Zo ja! Hoeveel? behoren tot het verleden. Beheren van de registraties : Vergissen is menselijk. Mensen kunnen bijvoorbeeld vergeten te registreren of foutief registreren. Alle registraties zijn daarom manipuleerbaar. Natuurlijk niet door iedereen, maar slechts door diegenen die de bevoegdheid hebben om tijden te wijzigen.

5 5 De uurroosters Uurroosters gaan uit van een bepaalde regelmaat volgens dewelke er gepresteerd wordt. Zelfs als elke reglemaat zoek is, kan het systeem automatisch uurroosters toewijzen volgens de tikkingen van de personen. Vb. Uurroosters van een cyclus worden voor aangemaakt een persoon op : basis van een cyclus, die op zijn beurt bestaat uit dagcodes, de bouwstenen van een cyclus. De dagcodes vormen alle mogelijke prestatievormen binnen een onderneming op dagbasis, of het nu glijdende, vaste of totaliserende prestatievormen zijn. De cyclus van het uurrooster is een groep van dagcodes die zichzelf herneemt na het aflopen van alle dagen die in de cyclus werden ingesteld. Een cyclus kan dus bestaan uit een week, die week na week terugkomt, maar kan evengoed bestaan uit 14 dagen, waarbij de ene week een vroege en de andere week een late dienst wordt gepresteerd. De lengte van de cyclus is onbeperkt. De cyclus is in dit voorbeeld opgemaakt voor 14 dagen. De eerste week wordt er gewerkt van 14 uur tot 22 uur, de 2 de week van 06 uur tot 14 uur. Daarna herneemt de cyclus zich. Een alternerend systeem is dus perfect instelbaar.

6 6 Afrondingen Per groep kunnen er afrondingen worden voorzien. Deze zijn steeds in het voordeel van de werkgever. U stelt de verschillende factoren in die voor een bepaalde groep van werknemers gelden. Afrondingen bij de start en de stoptijd worden bepaald. Pauzes kunnen ook afgerond worden. De start van de werkdag kan samenvallen met het tijdstip dat de werknemers moeten beginnen volgens hun uurrooster, of afgerond worden met het aantal minuten dat u zelf bepaalt. Afwezigheidsplanning Inschrijven van afwezigheden kan collectief of individueel gebeuren. U geeft een afwezigheidcode in met een van - tot datum voor een persoon of een groep van personen. De duur kan ingegeven worden op dag- en uurbasis.

7 7 Afwezigheidsopvolging Het ingeven van looncodes gebeurt éénmalig bij de parametrage en komen meestal overeen met deze van het sociaal secretariaat, maar zijn evengoed vrij te kiezen. Collectieve afwezigheden, zoals feestdagen, brugdagen en bedrijfssluiting, kunnen voor iedereen tegelijk worden ingegeven, zodanig dat deze niet individueel moeten ingegeven worden.

8 8 Stand van de saldi + maandkalender Voor elke werknemer wordt bijgehouden wat de stand is betreffende de door u aangemaakte doorlopende telwerken. Via het scherm van de saldi kan u de stand bijhouden van de opgenomen en geplande afwezigheden, zoals vakantie, ziekte,..., alsook een actuele stand van de overuren Via de maandkalender krijgt u visueel een beeld van de afwezigheidplanning. Elke code krijgt zijn kleur mee waardoor het makkelijker is om deze te herkennen.

9 9 Rapportering Een veelheid van lijsten kunnen worden afgedrukt. Zowel grafisch op scherm als printen. Opvragingen gebeuren steeds met een van tot datum. Er is geen afsluiting van periodes. Die bepaalt U zelf. Het dag overzicht geeft u een weergave van de gepresteerde tijden van een werknemer voor 1 dag. U ziet onmiddellijk wie er te laat begonnen is, wie meer of minder gewerkt heeft dan voorzien en eventueel op welke orders men gewerkt heeft. Het maandoverzicht geeft u een beeld van alle berekende gegevens van een persoon. Hoeveel uren heb ik tot mijn beschikking, welke personen hebben een afwezigheid. Het jaaroverzicht geeft u in een oogopslag alle gegevens die betrekking hebben tot een werknemer. Vb. geplande afwezigheden, te veel aan gepresteerde uren, te weinig uren. De stand van de doorlopende telwerken.

10 10 is de module voor een uitgebreide orderregistratie. De orders kunnen ingegeven worden via het numerieke display van de klok of een volledige optimalisering via barcodes. Waaraan is een werknemer bezig, hoelang, is er een overschrijding van de afgesproken tijd, welke delen van de werkplaats renderen het best, welke renderen niet, wat is de productiviteit van iedere werknemer, worden alle gepresteerde uren wel gefactureerd, enz Aanmaken van orders In kan u zelf orders aanmaken of rechtstreeks importeren van uw orderpakket. TimeManager kan ze ook creëren voor u op het moment dat er voor de eerste keer op geregistreerd wordt. Orders kunnen gekoppeld worden aan ID s, bijvoorbeeld de naam van de klant. Men kan immers lijsten trekken op basis van een ID. Bijvoorbeeld alle orders van een bepaalde klant. Indien uw orders niet reeds een barcode bevatten, kunnen ze simpleweg met een druk op de knop door TimeManager worden afgedrukt.

11 11 Registraties op orders In de registraties kan men bekijken op welke orders een bepaalde persoon op een welbepaalde dag heeft gepresteerd, waarbij men alle details krijgt omtrent werktijden, pauzes en acties. Ook hier kunnen de tijden gemanipuleerd worden door bevoegde personen. Standaard bestaat de registratiecyclus in een jobregistratie uit 3 stappen: persoon, order, actie (of bewerking op een order. Deze cyclus kan uitgebreid worden naar maximaal 5 stappen met bijvcoorbeeld een machine en een aantal. De cyclus ziet er dan als volgt uit: persoon, order, actie, machine (op welke machine werd de actie verricht), aantal (hoeveel stuks zijn er gedurende deze actie geproduceerd). Op deze wijze kan u een inzicht verkrijgen in de gepresteerde machineprijzen en stukprijzen van geproduceerde goederen. Tevens is het mogelijk om actie-afhankelijk multi-order te gaan werken. Dit betekent dat meerdere orders tegelijk kunnen opgestart worden, waarbij bij het stoppen de gepresteerde tijd proportioneel verdeeld wordt over de gestarte orders. Koppelingen met ERPpakketten zorgen niet alleen voor een eenvoudiger beheer, maar ook voor uitgebreide analysemogelijkheiden en dus een handig managementinstrument. Denken we bijvoorbeeld maar aan gepresteerde tijden die teruggaan van TimeManager naar het ERP-pakket en gefactureerde tijden vice versa. Dit maakt het enerzijds eenvoudig voor de facturatie en anderzijds maakt het een analyse mogelijk tussen aanwezige, gepresteerde en gefactureerde tijden.

12 12 Registraties per order en nacalculatie De registraties op een bepaald order zijn steeds raadpleegbaar, waarbij men een overzicht heeft van een detail van alle registraties die er op dat order gebeurt zijn, maar ook van de registraties die actueel nog lopende zijn op een order. De totale gepresteerde tijd op een order wordt gevisualiseerd in uren en minuten en in uren en honderdsten. Daarnaast kan men per order werken met voorziene en gebudgetteerde tijden, zodat men onmiddellijk een overzicht heeft over een mogelijke winst of verliessituatie wat betreft werkuren cq. loonkost. Registraties kunnen op een flexibele manier verplaatst worden van het ene order naar het andere door de verplaatsknop. Dit geeft de mogelijkheid om vergissingen van de personen die registreren op een eenvoudige wijze te corrigeren.

13 13 voor een doorgedreven jobregistratie, volledig parametreerbaar naar de behoeften van ieder bedrijf. De module biedt u de gelegenheid om uw werkplaats te analyseren en bijgevolg bij te sturen waar nodig, opdat u naar werkuren en personeelsinvulling zo rendabel, effeciënt en productief mogelijk te werk gaat.

14 14 TimeAccess is de module in TimeManager voor toegangscontrole, die u het mogelijk maakt toegangen te gaan bepalen voor uw deuren of hekkens, volledig gecombineerd met de aanwezigheid en de jobregistratie, met dezelfde badge. Voor toegangscontrole wordt doorgaans een systeem van proximity gebruikt, waar door middel van het voor de lezer houden van een proximity-badge al dan niet toegang wordt verkregen. Barcodes worden niet gebruikt omwille van het veiligheidsrisico, ze kunnen namelijk eenvoudig worden gecopieerd. Proximity-badges of keys zijn uniek en enig in de wereld. Het beheer van de toegangscontrole gebeurt natuurlijk via TimeManager.

15 15 TimeNet is de module voor tijdsregistratie via het bestaande PC-Park. Het combineert de gebruiksvriendelijkheid en functionaliteit van TimeManager met de voordelen van het internet, tot een multifunctioneel en bijzonder flexibel systeem. Met TimeNet kan u gebruik maken van uw bestaande PC-park en netwerk om aan tijdsregistratie te doen, waardoor het overbodig wordt om tikklokken aan te schaffen. Op deze manier kan u budgetbewust een volledig tijdsregistratiesysteem implementeren in uw bedrijf. TimeNet werd zodanig ontwikkeld dat u met een browser via het intranet kan registreren, zowel door ingave via het toetsenbord als door een volledige optimalisering door middel van barcodes. Dit intranet wordt geïnstalleerd op een server, welke dienst doet als webserver. Op deze server draait tevens de TimeNet Deployment Motor (TDM). Deze TDM regelt de connecties alsook het gegevensbeheer van het intranet. Dankzij de TDM-Administrator kan u de trafiek op het internet bekijken en optimaliseren. Bij TimeNet kan men kiezen voor het registreren op Real-times (TimePunch) en/of het ingeven van de registraties op bepaalde tijdstippen (TimeNet Console) 1. TimeNet Deployment Motor

16 16 2. TimePunch TimePunch is de tikklok binnen het TimeNet-systeem. Alle functionaliteiten van een vol-automatisch electronische tikklok zijn aanwezig, zoals : Volledige aanwezigheidsregistratie Volledige jobregistratie Automatische foutencontrole : verkeerd registreren is niet mogelijk Ordercontrole : registreren is alleen mogelijk op de toegelaten orders Mogelijkheden om te registreren via externe lezers zoals CCD-scanner, leespen De werking is identiek aan deze van een elecronische tikklok. Ook controle van de juistheid van een registratie is ingebouwd. Er werd bewust gekozen voor een eenvoudig concept, om wachttijden uit te schakelen, en om het de gebruiker zo gemakkelijk en overzichtelijk mogelijk te maken. De voordelen van een virtuele tikklok zijn niet onbelangrijk : Registreren kan in principe van gelijk waar, zolang men maar verbinding heeft met de webserver of het netwerk. Virtueel wil dus ook zeggen locatie-onafhabkelijk. Platform-onafhankelijk : Registreren is mogelijk vanop Windows, Apple, Linux, - platformen. Aangezien het feit dat er niet hoeft geïnvesteerd te worden in hardware-terminals en dat zelfs oudere PC s kunnen dienst doen als registratie-terminal, maakt deze virtuele oplossing een budget-vriendelijke oplossing.

17 17 3. TimeRegM De TimeRegM is de mobiele versie van onze virtuele klok, deze is aangepast om te werken op het PDA gedeelte van een SmartPhone. Indien deze ook navigatie ingebouwd heeft kunnen de gegevens van de GPS meegestuurd worden met de registratie. Zodoende kan men makkelijk bepalen welk toestel het dichtst in de buurt is van een bepaalde klant. Met de knop TEAM stelt u een team samen, die dan in één bewerking samen een order starten of registreren dat ze onderweg zijn naar een volgende opdracht. Alle bewerkingen gebeuren via het aanraak scherm. Indien gewenst en er GPS-ontvangst is, worden de coördinaten meegestuurd van de plaats waar het toestel zich bevond op moment van de registratie Er bestaat ook een mogelijkheid om functie toetsen toe te wijzen aan bepaalde regelmatig terugkerende bewerkingen De positie van de registratie kan worden weergegeven op een kaart van MapPoint zoals hiernaast, indien gewenst kan dit ook via Google Earth.

18 18 Iedereen kent de traditionele tijdsregistratie waar de tikklok dienst doet als registratie terminal. Iedere dag weer, bewijzen deze systemen voor vele bedrijven hun degelijkheid en efficiëntie. DOT SYS ontwierp een nieuwe manier van registreren. Wij maken gebruik van een feilloos biometrisch systeem. Met de Precise Biometrics vingerafdruklezer kan men op een zeer eenvoudige en vooral zeer veilige manier registraties laten opnemen. Hoe werkt het? Eerst worden de ruwe biometrische gegevens (biometric sample) van de persoon verzameld. Vervolgens worden deze gegevens verwerkt. BV.: de ribbels in een vingerafdruk worden verscherpt weergegeven. De uitkomst is een klein bestand met onderscheidende kenmerken van iemands biometrische opmaak: de biometrische Template. De Precise Biometrics vingerafdruklezer heeft t.o.v. de traditionele registratieterminal enkele belangrijke voordelen: Zeer gemakkelijk te installeren Zeer accuraat: iedere vingerafdruk is uniek. Als men de gehele bevolking van europa in een database steekt, is de kans op missers zo klein dat u nog meer kans maakt om de lotto te winnen. Budgetbewust: U heeft enkel een inleesapparaat nodig.

19 19 Mobiele werkkrachten en tijdregistratie. De combinatie betekent voor veel bedrijven een probleem. Meestal omdat een degelijk systeem gewoon niet voor handen is. De oplossing ligt doorgaans in het manueel noteren van werkuren en werktijden op orders of andere 'creatieve' oplossingen. DOT SYS brengt in combinatie met TimeManager een nieuwe methode van registreren. Tijdregistratie via SMS. Daar de meeste mensen in het bezit zijn van een GSM, biedt het een handig alternatief voor monteurs, chauffeurs, vertegenwoordigers,..., en garandeert het de combinatie van flexibiliteit en gebruiksgemak. Door een eenvoudig SMSje te sturen kunnen zij zowel aan aanwezigheidsregistratie als aan Jobregistratie doen. De gegevens komen binnen via de SMSserver en worden onmiddellijk verwerkt in de TimeManager-database. Gekenmerkt door zijn eenvoud, biedt het systeem toch een aantal aanzienlijke voordelen ten opzichte van traditionele registratiesystemen, namelijk: budgetbewust: geen investeringen in hardware minder arbeidsintensieve loonadministratie onmiddellijk overzicht van de prestaties buitendienst vereenvoudigde Jobopvolging

20 20 1. Vicking Electronics 2. Cipherlab

21 21 3. TimeReg / TimeNet 4. Precise Biometrics 5. SMS Met behulp van :