SCRUM VEROVERT INTERACTIEVE MEDIA

Transcriptie

1 SCRUM VEROVERT INTERACTIEVE MEDIA door Pieter Jongerius, partner bij Fabrique [merken, design & communicatie] 1 / 7 Scrum is een veelbelovende projectmethode die in rap tempo de wereld van de interactieve media verovert. Wat heb je eraan als opdrachtgever? Hoe werkt het? En kun je er zomaar aan beginnen? De Agile-projectaanpak Scrum vervaagt grenzen. Het is een radicaal andere manier van werken voor wie nu volgens het waterval-model werkt. In waterval werken verschillende disciplines een voor een als in een soort estafette: strategie, interactieontwerp, visueel ontwerp en ontwikkeling. Scrum breekt daarmee. Zoveel mogelijk activiteiten vinden gelijktijdig plaats. Om ongestoord te kunnen scrummen en de samenwerking te intensiveren werkt iedereen samen in één ruimte, de scrum room. Scrum heeft drie belangrijke voordelen voor opdrachtgevers - Korte time to market: Scrum is snel. In onze ervaring zijn doorlooptijden ongeveer de helft van wat met waterval haalbaar is. - Kwaliteit: Scrum stimuleert het verantwoordelijkheidsgevoel van alle betrokkenen en bevordert het overleg tussen de disciplines. Het team heeft een enorme drive, en grote verrassingen worden voorkomen. Dit heeft een geweldige invloed op de eindkwaliteit. - Leverzekerheid: Scrum heeft voortgangbewaking en evaluatie diep ingebakken in het proces. Daardoor kan een scrum-team garanderen dat een product gereed is binnen een bepaalde, korte, tijd.

2 2 / 7 1 HOE WERKT SCRUM? 1.1 Een nieuwe filosofie In de praktijk van interactieve media wordt elk projectdoel en de gewenste functionaliteit doorlopend beïnvloed door inzichten die pas tijdens het project worden opgedaan. In de watervalmethode leidt voortschrijdend inzicht tot vertraging, re-scoping en rework van eerdere deliverables zoals requirements en flows. De basisgedachte van Scrum is dat je werkzaamheden baseert op een vastgestelde visie, niet op vastgestelde doelen en inhoud. Scrum gaat daarom niet uit van een gedetailleerd masterplan vooraf, maar van een organisch tot stand komend eindresultaat binnen een dynamische omgeving. Dit voorkomt dat men eindigt met een eindproduct dat voldoet aan de vooraf gestelde specificaties, maar dat niet meer aansluit bij de werkelijke behoefte. 1.2 Opdelen van het project Het hele project is opgeknipt in kortlopende sprints met strakke deadlines en duidelijke doelen. Een sprint duurt twee tot vier weken. Uitlopen is daarbij geen optie, bijsturen wel. Elke sprint bestaat uit meerdere user stories. Een story is een herkenbare, min of meer op zichzelf staande eenheid in de sprint. Bijvoorbeeld: Als gebruiker wil ik verrast worden met nieuwe recepten. De verzameling van alle stories over het hele project, heet de product backlog.

3 1.3 Werkverdeling 3 / 7 Elke story wordt voor aanvang van de sprint opgesplitst in taken. Interactieontwerpers, visueel ontwerpers en webontwikkelaars zitten tijdens een sprint niet rustig te wachten tot de ander klaar is, maar voeren tegelijkertijd taken uit en sprinten zo samen naar hun doel. Aan de basis ligt de gedachte dat alle disciplines binnen een interactief project elkaar beïnvloeden en continu overleg noodzakelijk is om de consequenties van elke keuze te blijven overzien. De methode borgt op deze manier dat de verantwoordelijkheid voor het eindresultaat door het hele team wordt gedragen. Het karakter van werkzaamheden zal gedurende de sprint wel veranderen voor de verschillende disciplines: In complexe situaties kan ervoor gekozen worden om de werkverdeling niet geheel parallel te schakelen, maar voor sommige stories toch parallel te schakelen over sprints heen, bijvoorbeeld zo:

4 4 / 7 In dit sprinttype zijn in één ruimte twee scrum teams tegelijkertijd bezig: een design team en een software-ontwikkelingsteam. Daily scrums zijn gezamenlijk, maar het ontwikkelaarsteam loopt één sprint achter, en bouwt wat het design team in de sprint ervoor heeft ontworpen. 1.4 Time boxing Een van de meest innovatieve aspecten van Scrum is dat de scope van het project flexibel is. Dat is in de praktijk een stuk minder eng dan het klinkt. Het scrum-team garandeert dat aan het eind van het project een product wordt opgeleverd dat compleet is en werkt. Maar het team zal geen uitspraken doen over het precieze aantal features of de hoeveelheid content. Dat is namelijk helemaal afhankelijk van onvoorziene meevallers en tegenvallers tijdens het project. De product backlog is daarom altijd langer dan het project naar verwachting toestaat. 1.5 Opdrachtgever aan het stuur In Scrum is een belangrijke rol weggelegd voor de opdrachtgever. Hij of zij is immers de product owner, degene die het product uiteindelijk uitbaat. De opdrachtgever brengt kennis mee van zijn marktaanbod, marktvraag en organisatie en krijgt daarom een fysieke plaats in de projectruimte. Hij is eigenaar van de product backlog en bepaalt iedere dag prioriteiten. Hij hoeft dat niet helemaal alleen te doen; de verschillende stakeholders binnen zijn bedrijf kunnen uiteraard adviseren in die besluitvorming. 1.6 Overzicht Elk project heeft baat bij overzicht. Scrum drijft op ad hoc-communicatie tussen de teamleden. Het hele team zit daarom in één ruimte. Altijd. Zelfs één deur tussen twee teamleden decimeert de communicatiebandbreedte tussen die twee teamleden! In de scrum room hangt een groot bord met daarop duidelijk zichtbaar de huidige voortgang en de werksnelheid van de afgelopen dagen. Strategische uitgangspunten hangen aan de muur. Schetsen en ontwerpen ook, om lekker op te tekenen. 1.7 Integratie van disciplines Scrum voorkomt in hoge mate dat dingen ontworpen worden die niet gebouwd kunnen worden, en dat dingen gebouwd worden die niet zo ontworpen zijn. Je teamleden zitten op gehoorafstand om te kunnen delen in twijfels, gemopper en gejuich.

5 1.8 Doorlopende evaluatie De daily scrum is een belangrijke dagelijkse meting van voortgang. Deze wordt altijd staande gehouden, en duurt maximaal twintig minuten. De teamleden vertellen een voor een wat ze de voorgaande dag gedaan hebben, welke taken ze op zich nemen voor de komende dag, en welke afhankelijkheden ze zien. Inhoudelijke discussies worden gesignaleerd, maar voor later bewaard. 5 / 7 2 VERANDERT SCRUM DE SAMENWERKING? De samenwerking tussen de opdrachtgever en het bureau is in Scrum radicaal anders. De opdrachtgever is in het scrum-team aanwezig als product owner en doet volop mee aan discussies over het ontwerp. Deze product owner vertegenwoordigt alle stakeholders aan opdrachtgeverszijde, wiens inzichten in het project meegenomen moeten worden. We verwachten daarom van de product owner dat hij of zij uiteindelijk beslissingsbevoegd is. Deze intensieve samenwerking heeft als positief effect dat presenteren eigenlijk niet meer nodig is. Dat is goed nieuws, want dat betekent het einde van die boardpresentaties waar je als opdrachtgever en bureau vaak letterlijk tegenover elkaar zit. Wel is er aan het eind van elke sprint een formele sprint-demo, waarin het product wordt gedemonstreerd. We grijpen deze demo vaak aan om bijvoorbeeld een stuurgroep mee te nemen in de projectvoortgang.

6 6 / 7 3 WELKE OVERLEGVORMEN KENT SCRUM? Om deze vraag te beantwoorden moet je onderscheid maken tussen sprint 0 en de overige sprints. Sprint 0 is de eerste sprint, die als kwartiermakersfase zou kunnen worden gekenmerkt. Alle benodigde aanleveringen worden gedaan, research wordt gedaan, persona s en scenario s worden opgesteld, er wordt gebrainstormd en de product backlog wordt samengesteld. Tijdens deze sprint is er ad-hoc overleg. In de sprints die daar op volgen zit het hele team in één ruimte. Toch zijn er ook vaste overlegmomenten. Zie hieronder het hele overzicht. - Tijdens de sprint planning meeting wordt de werkvoorraad voor de huidige sprint ingeschat en beschreven. Dit is de basis waaraan door iedereen in die sprint zal worden gewerkt. - Dagelijks staat het team 20 minuten rond het scrum board en neemt het de voortgang en afhankelijkheden door. - Tijdens de sprint demo (zie ook hierboven) wordt het sprintresultaat getoond aan stakeholders uit de organisatie van de opdrachtgever. - Tijdens de retrospective evalueert het team, inclusief de product owner, het proces en het product. Daarna gaat men de volgende sprint in. 4 IS SCRUM VOOR ELK PROJECT GESCHIKT? Nee. Hoewel Scrum een heel flexibele methode is die voor veel situaties geschikt is, zijn er ook omstandigheden waarbij het niet zal werken. - Bij zeer democratische opdrachtgevers of bij opdrachtgevers met onduidelijke beslisstructuren bestaat de kans dat de product owner onvoldoende mandaat krijgt. Wanneer voor elk detail overlegd moet worden met het achterland, gaat de snelheid uit de sprint. - Als de cultuur van opdrachtgever of leverancier erg formeel is en de teamleden zijn gehecht aan uitgebreide documentatie of Def -opleveringen tussen disciplines, dan gaat dat ten koste van het parallelle karakter van sprints. Werken op halffabricaten, aannames en vermoedens is wat Scrum zo effectief maakt. In dit soort gevallen hoef je Scrum niet altijd helemaal af te schrijven. Het komt dan aan op het vermogen van het bureau om de methode naar zijn hand te zetten.

7 7 / 7 5 KAN IK ZOMAAR BEGINNEN MET SCRUMMEN? Scrum uitproberen is meer dan de moeite waard, maar doe het niet onvoorbereid. Aan de ene kant is Scrum een heel overzichtelijk proces. De basis laat zich gemakkelijk uitleggen, en je krijgt er meteen zin in. Aan de andere kant: er zit een aantal zakelijke, inhoudelijke en emotionele uitdagingen in die niet voor de poes zijn. Vier belangrijke uitdagingen op een rij: - De opdrachtgever moet begrijpen dat hij/zij achter het stuur zit als product owner. De product owner bepaalt prioriteiten, maakt inhoudelijke beslissingen. - Omgaan met flexibele scope vraagt communicatieve skills en vertrouwen. Hoe kun je werken aan een eindproduct dat de business goals en user needs gaat dienen, zonder 100 procent garantie af te geven op scope? - Scrum is discipline. Een zelfsturend team word je niet zomaar. Alle teamleden moeten open, nieuwsgierig n senior bemand zijn. - Scrum drijft op evaluatie en introspectie. Het is gemakkelijk om te soft te zijn tijdens de daily standup, of de retrospective voor een keertje over te slaan. Het is voor sommigen moeilijk om zich eerlijk uit te spreken. Er zijn technieken die daarbij helpen, zoals het van je af schrijven van je observaties. 6 FABRIQUE HEEFT O.A. GESCRUMD MET DEZE ENTHOUSIASTE OPDRACHTGEVERS 7 SCRUM KOMT AAN OP DURF, MOTIVATIE EN OPENHEID Is Scrum iets voor jou? Bespreek het met Pieter: - Telefoon: pieter@fabrique.nl - - LinkedIn: linkedin.com/in/pieterj Meer weten? Kijk op fabrique.nl/scrum