Digitaal vergaderen in Zemst

Transcriptie

1 juni nr. 6 Digitaal vergaderen in Zemst Integratie gemeente-ocmw: morgen één team? Surfen en bellen anno Vlaams-Brabants steunpunt e-government Vlaams-Brabants steunpunt e-government

2 2 Voorwoord 3 inhoud 3 Wat denken besturen nu echt van VERA? Resultaten van onze tevredenheidsenquête 4-6 Digitaal vergaderen in Zemst De overstap naar het digitale tijdperk 7-9 Project in de steigers: Integratie OCMW-gemeente. Morgen één team? Integratie, verplicht maar hoe pak je het aan? VERA stelt een leidraad op met 5 verschillende thema s Hoegaarden en Opwijk getuigen over hun traject. 10 Project in de steigers: Externe audit Vlaanderen Hoe bereid je jouw organisatie voor op deze audit? We stellen alvast een leidraad op om je te begeleiden. 11 Project in de steigers: Zelfredzaamheid in IT Hoe verbeter je de algemene IT-kennis binnen een bestuur? VERA helpt alvast met een praktisch driestappenplan Radicaal digitaal: surfen en bellen anno nieuwe raamcontracten: websites en IP-telefonie 14 TOPdesk versus monitoring 2 raamcontracten, 1 doel: makkelijkere opvolging van de ICT-omgeving 15 Kennisdeling: een kernopdracht van VERA Informatiebeveiliging & IT-beheerder, skills voor de toekomst: opleidingen aan PIVO door VERA-medewerkers 16 VERA wordt 15 & komt naar je toe! colofon VERA, autonoom provinciebedrijf - Vaartdijk 3 / Wijgmaal T F info@vera.be Volg VERA V.U. Véronique Janssens - Vaartdijk 3 / Wijgmaal Redactie: Ilse Vervloesem Design: XPAIR.be Koppelaarster gezocht! Een gemeente levert vele diensten, maakt beleid en beheert. Burgers worden mondiger, de hogere overheid legt ons op meer te doen met minder. En laat daar nu net het schoentje wringen. Wij willen wel spreken met de hogere overheden en met onze burgers. Maar onze toepassingen laten spreken met elkaar, dat lukt niet. IT-toepassingen geraken maar niet met elkaar gekoppeld. Front-, mid- en backoffice leven hun eigen leven. En dat in een omgeving die op zich niet zo groot en verscheiden is. Tenslotte zijn er in Vlaanderen maar 308 gemeenten en maar 308 OCMW s (momenteel). Die hebben allemaal met dezelfde wetgeving te maken en worstelen met dezelfde problematiek. De soms onbegrijpelijke en halsstarrige houding van de softwarebedrijven op de markt is hier een cruciale en belemmerende factor. Het lijkt wel alsof we op de Titanic staan: het schip dreigt ten onder te gaan terwijl een viertal orkestjes in kakafonie blijven verder spelen waardoor de kapitein letterlijk het noorden kwijtraakt. In plaats van met één groot harmonieus samenspel het schip een goede en veilige koers te laten varen. Daarom een oproep: laat ons, Vlaamse overheid, softwarebedrijven en lokale besturen nu eens meer de koppen bij elkaar steken. VERA kan hier als koppelaarster letterlijk en figuurlijk een rol spelen. Daniël Schell, gemeentesecretaris Machelen Wat denken besturen nu echt van VERA? In september 2014 stuurden we een vragenlijst uit naar alle besturen van Vlaams-Brabant, in het totaal 300 respondenten. Via deze tevredenheidsmeting wilden we een momentopname maken van de huidige stand van zaken en een scherper zicht krijgen op de behoeftes voor de toekomst. VERA, hic et nunc In een eerste reeks vragen peilden we naar ons imago: hoe ervaren de besturen VERA en welke kenmerken schrijven ze toe aan onze dienstverlening? De adjectieven die het hoogst scoorden zijn deskundig, onpartijdig en behulpzaam. Dat blijkt ook uit het feit dat maar liefst 94% van de besturen VERA zou aanbevelen bij collega s: een resultaat waar we erg trots op zijn! Onze gratis dienstverlening, gekanaliseerd via de Virtuele Centrumsteden en samenwerkingsprojecten, wordt eveneens sterk gewaardeerd. Maar ook onze individuele betalende dienstverlening aan besturen wordt positief geëvalueerd. Kortom, deze enquête bewees dat ons aanbod aansluit bij de noden die leven bij onze besturen. Wat kan VERA nog meer doen? Naast de evaluatie van ons imago en huidige dienstverlening, hebben we ook gepeild naar de toekomstverwachtingen. Maar liefst 40% van de besturen vraagt een verdere uitbreiding van onze diensten. Onze besturen zien de toekomstige rol van VERA als volgt: Objectieve gesprekspartner: als provinciaal steunpunt nemen we een volledig neutrale positie in. Op die manier kunnen we advies geven op maat van het bestuur, los van commerciële belangen. Brugfunctie tussen de lokale en hogere overheid: als VERA investeren we ook veel in overleg met de hogere overheid en informatiedoorstroming naar de besturen via onze nieuwsbrieven en overlegmomenten. Kennisdeling tussen de besturen: onderling uitwisselen van tips en praktijkvoorbeelden. Individuele ondersteuning, met de kanttekening dat dit afhankelijk is van het type bestuur en de al of niet aanwezigheid van een IT-verantwoordelijke. Deze resultaten zijn voorgesteld tijdens onze avonden voor beleid in Aarschot (3 maart) en Asse (5 maart). We toetsten enkele stellingen met de aanwezige beleidsmensen en secretarissen. Een thema dat opvallend vaak terugkeerde, was de wens voor een hechtere samenwerking voor ICT tussen verschillende besturen. Zij hopen zo op nog grotere schaalvoordelen en professionalisering. De besturen die deelnamen aan onze enquête maakten ook kans op een mooie prijs: vier uur gratis ICT-consultancy! De gemeenten Kortenaken en Lennik waren de gelukkige winnaars. Zij kunnen één van onze ICT-consultants gedurende vier uur inschakelen voor een opdracht naar keuze! Overhandiging cheque aan gemeente Kortenaken en Lennik Avond voor beleid Asse 5 maart vera, hic et nunc

3 Digitaal vergaderen in Zemst 4 5 Gemeente Zemst heeft definitief de stap van het papieren naar het digitale tijdperk gezet. De afgelopen maanden schakelden de schepenen immers over van hun vertrouwde stapels papier naar een flexibel online systeem. Gedaan met het vele kopiëren en sorteren van de notulen. Gedaan ook met het weekendwerk op het gemeentehuis ter voorbereiding van het college. En gedaan ook met het uitstellen van dossiers wegens kleine praktische vraagjes of onduidelijkheden! Digitaal vergaderen Hiermee zijn de drie grootste voordelen van digitaal vergaderen meteen duidelijk: efficiëntie flexibiliteit economische rendabiliteit. Niet alleen bespaart het gemeentebestuur van Zemst nu maar liefst vellen papier per jaar voor het schepencollege, het hoeft ook een pak minder inkttoners aan te kopen. Dankzij deze besparing is de kost voor de software snel terugverdiend. Tel daar nog de vele werkuren bij die de administratie bespaart aan niet langer nutteloos kopiëren en sorteren van de voorbereiding, en dan is de rekening snel gemaakt. In het papieren tijdperk Om de revolutie in het dagelijks werken van de administratie maar ook van de beleidsmensen beter te begrijpen, schetsen we even hoe het er vroeger aan toe ging. Eigenlijk was de administratie, inclusief de secretaris, quasi elke dag bezig met het schepencollege. Ofwel met het afwerken van het college dat was geweest ofwel met het voorbereiden van het volgende. Elke maandag om 16:30 komt het schepencollege samen. Elke vrijdag om 15:00 wordt de agenda voor het college afgesloten. Vrijdag 15:00 is dus ook de deadline om alle dossiers Joke Bruggeman af te sluiten. Alle documenten worden ter bespreking afgeprint en in de verschillende mappen, per schepen en per bevoegdheid, geklasseerd. Een helse klus. Maar eigenlijk nog niets vergeleken met het traject dat hieraan vooraf ging. Elk document moest immers worden voorbereid door het secretariaat. Dan nagekeken door de schepen in kwestie en eventueel ook nog een collega. Waren er opmerkingen? Alles aanpassen en opnieuw afdrukken. Totdat niemand nog iets opmerkte. De schepenen moesten op vrijdagavond of in het weekend langskomen om alle dossiers door te nemen. Omdat ook de collega s de kans moesten hebben om alles in te kijken, konden de documenten niet worden meegenomen naar huis of zelfs het eigen kantoor. Een situatie die niet echt bevorderlijk was voor het privéleven Stelden de schepenen nog onduidelijkheden of kleine foutjes vast in een dossier, dan raakte de hele boel geblokkeerd. Onmogelijk immers om op maandagochtend al die documenten opnieuw aan te passen. Ook de manier om opmerkingen en nota s van de verschillende schepenen toe te voegen was niet overzich- telijk. Pluis al die documenten maar eens na op enkele uren tijd naar annotaties van de collega s De volgende stap: het schepencollege zelf. Alle punten, met bijhorende documenten, op de agenda moesten worden overlopen. Ook eenvoudige zaken, pure formaliteiten, moesten alsnog ter sprake worden gebracht om goed te keuren. Doken er kleine onvolledigheden of fouten op, kon het dossier zelfs niet afgehandeld worden. Na afloop van het schepencollege startte dezelfde mallemolen opnieuw. Alle opmerkingen, besluiten en aanvullingen moesten worden verwerkt door het secretariaat, nagelezen door de secretaris of schepen en gecorrigeerd totdat iedereen akkoord was over de tekst. Met veel administratief werk en nutteloze prints tot gevolg. En de secretaris? Die kon even naar adem happen en dan starten met de voorbereiding van het volgende college In het digitale tijdperk Hoe gaat het er dan aan toe sinds digitaal vergaderen zijn intrede heeft gedaan in Zemst? Het schepencollege is nog steeds op maandag om 16:30 en het afsluiten van de agenda op vrijdag om 15:00. Maar de aanloop er naar toe, de vergadering zelf en de afhandeling er van verlopen nu wel stukken makkelijker en gestructureerder. Zodra de agenda en de documenten online staan, kunnen de schepenen inloggen, waar en wanneer ze willen. Dit plaatsen tijdonafhankelijk werken is waarschijnlijk de grootste vooruitgang, alleszins voor het privé en sociale leven van de beleidsmensen. Elke schepen neemt de dossiers online door en voegt opmerking of vragen toe waar nodig. Hij/zij kan zelfs beslissen of die opmerkingen alleen voor hemzelf zichtbaar zijn, de eigen fractie of alle collega s. Erg overzichtelijk voor de secretaris die op zondagavond alle opmerkingen kan nakijken en eventu-

4 6 eel kleine onduidelijkheden nog snel kan laten rechtzetten op BBC, ruimtelijke ordening, 3P, Eens deze 7 maandagochtend. Zo kan het dossier alsnog in de namiddag worden behandeld en afgesloten. Of, bij moeilijke dossiers, nog voor het schepencollege overleggen over de aanpak er van Routinezaken of makkelijke dossiers worden zelfs volledig digitaal afgehandeld. Als er geen opmerkingen of vragen zijn, kan iedereen immers gewoon online goedkeuren. En daarmee verdwijnt er dan al weer een puntje van de agenda zodat er meer tijd over is voor de dossiers die wel discussie nodig hebben. In Zemst handelt men intussen maar liefst twee derde van alle dossiers online af! Over tijdwinst gesproken. En ook het college zelf verloopt een stuk vlotter. De agendapunten zijn duidelijk opgesomd, met eventuele opmerkingen er bij. De routinezaken zijn al afgehandeld en kunnen dus gewoon worden overgeslagen. Alles wordt geprojecteerd op een scherm, zodat iedereen Overwin je koudwatervrees, start met digitaal vergaderen en je vermenigvuldigt automatisch efficiëntie met beschikbare tijd kan volgen, als hij/zij zijn laptop of tablet niet bij zou hebben. De secretaris voegt de beslissingen rechtstreeks toe aan het verslag zodat alle schepenen ook onmiddellijk de verwoording kunnen controleren. Ook de gemeenteraad is digitaal Het loslaten van het vertrouwde papier is voor sommige beleidsmensen een erg grote stap. Maar de meerwaarde valt niet te ontkennen, eens de stap gezet. Omdat Zemst actief lid was van de werkgroep digitaal vergaderen, werden zij automatisch één van de pioniers. In februari 2014 kregen enkele sleutelfiguren een opleiding, waarna de collega s aan bod kwamen. Sinds juni 2014 zijn ze echt gestart met digitaal vergaderen voor het schepencollege. Eens die eerste horde van het schepencollege was genomen, kwam de gemeenteraad aan de beurt. Van september tot december konden de leden van de gemeenteraad kennismaken met het systeem. Alles werd dubbel gedaan: op papier maar ook al online. En in januari 2015 is de eerste gemeenteraad online behandeld. Toch wel een mijlpaal. Maar liefst 800 aan papier en inkt wordt voortaan jaarlijks bespaard voor de gemeenteraad! Plus dan nog eens de vellen van het college. Waar is digitaal vergaderen dan wel nog vatbaar voor verbeteringen? De koppelingen met andere software: koppelingen allemaal gemaakt zijn, kan de hele workflow in één beweging elektronisch worden afgehandeld, tot en met de goedkeuring. Een werkpunt waar VERA zich momenteel op focust en de betrokken leveranciers van de vele aanverwante programma s aanmaant tot haast en spoed! Deze inspanningen hebben er alvast voor gezorgd dat Remmicon de koppeling met hun pakket ruimtelijke ordening ROL.net tegen 30 september 2015 zal realiseren. Omgekeerd zal Schaubroeck ervoor zorgen dat de koppeling van Golf met Meeting.net uiterlijk in het tweede kwartaal van 2016 gerealiseerd zal zijn. Pro s & contra s: efficiënt: geen grote dossiers meezeulen documenten makkelijk verbeteren grote vereenvoudiging voor de administratie kostenefficiënt: geen onnodig papier, inkt en toners flexibel: altijd overal raadpleegbaar grote tijdwinst voor administratie, secretaris en schepenen minder uitstel dossiers: kleine vragen en onduidelijkheden kunnen tijdig worden opgelost meer tijd voor discussie routinezaken worden vooraf gestemd en afgehandeld onhandig om grote plannen te raadplegen (stratenplannen etc) vraagstelling is aandachtspunt compatibiliteit andere software lokale besturen Project in de steigers: Integratie gemeente-ocmw: morgen één team? Het Vlaamse regeerakkoord vermeldt de integratie van de OCMW s in de gemeentebesturen tegen Het meest logische startpunt lijkt het samenvoegen van diensten die zich met gelijkaardige zaken bezighouden. En in het kielzog daarvan, de bijhorende software en algemene IT-infrastructuur. Niet zo eenvoudig als het lijkt Is deze samenvoeging wel zo eenvoudig? Als beide partijen met een eigen softwarepakket werken, welk houdt men dan best over? Is het überhaupt mogelijk om één pakket te elimineren en verliest één van beide besturen dan geen functionaliteiten of koppelingen met andere toepassingen? En hoe zit het met de informatieveiligheid: zijn alle gegevens dan beschikbaar voor beide besturen of kan er een logische scheiding worden gemaakt? Kortom, er komen toch heel wat zaken bij kijken, los van het organisatorische verandertraject en het feit dat beide besturen vermoedelijk hun manier van werken zullen moeten aanpassen. De samenwerking tussen gemeente en OCMW is dan ook een hot item. De concrete uitvoering is niet vanzelfsprekend. Daarom werken we samen met een tiental besturen een praktische leidraad uit om de samenwerking alvast op ICT-vlak te vergemakkelijken. Praktische leidraad We willen een praktische leidraad opstellen die zal bestaan uit: Opsomming en beschrijving van verschillende scenario s met bijhorende aandachtspunten, voor- en nadelen Identificatie van risico s en gevaren Beschrijving van best-practices en praktijkvoorbeelden Deze leidraad wordt opgesplitst in verschillende thema s zodat de info snel terug te vinden is en het werk eenvoudig kan worden verdeeld: Infrastructuur Applicaties Personeel/kennis Informatieveiligheid Samenwerking gemeente-ocmw op de werkvloer Er zijn drie werkgroepen opgericht: Infrastructuur en applicaties Samenwerking gemeente-ocmw op de werkvloer en personeel/kennis Informatieveiligheid Het resultaat van de verschillende werkgroepen zal samengevoegd worden tot één document: de uiteindelijke leidraad. Tegen september 2015 willen we dit afronden. project

5 I N T E R V I E W - H o e g a a r d e n In Hoegaarden werken gemeente en OCMW al jaren samen. Tot grote tevredenheid van beide organisaties. Wat is hun geheim? De combinatie van goede wil en geleidelijkheid. Bart Hendrix en Wendy Creten, secretaris en stafmedewerker in Hoegaarden, lichten hun traject toe. 1) Wat zijn de succesfactoren voor de integratie? Gedeelde wil om samen te werken, van zowel bestuur als administratie Opportuniteiten: gemeenschappelijke financieel beheerder en secretaris bouw nieuw gemeentehuis > gemeenschappelijke locatie 2) Wat is/was de timing? Sinds 1994: één financieel beheerder Vanaf 2007 begint de samenwerking gemeente-ocwm bij het lokaal sociaalbeleidsplan Sinds 2011: één gebouw Sinds 2012: beheersovereenkomst over één financiële dienst, één personeelsdienst, één onthaal, gezamenlijk economaat Sinds 2013: één secretaris en één stafmedewerker Vanaf 2014: één poetsdienst Vanaf 2015: één systeembeheerder Ondertussen is er ook een gemeenschappelijk managementteam en diensthoofdenoverleg, één externe preventiedienst, één dienst communicatie, één website, één server en gemeenschappelijke software, één systeem van organisatiebeheersing, afstemming verzekeringen, samengesmolten? Gemeente en OCMW streven naar een gezamenlijk ICT-beleid. Zo is er al sinds 2008 IP-telefoniesysteem via wifi, één server en gemeenschappelijke software voor bijvoorbeeld BBC, boekhouding, personeelsadministratie en een gedeelde back-up. Vanaf juli 2015 zal er één gezamenlijk systeembeheerder en veiligheidsconsulent worden aangesteld. 4) Welke problemen hebben jullie hierbij gehad? Momenteel hebben we nog twee rechtspersoonlijkheden waardoor we twee keer betalen voor informatica. Daarnaast zijn de spelregels niet altijd hetzelfde voor gemeente en OCMW, zoals bv. voor informatieveiligheid. 5) Welke schaalvoordelen hebben jullie kunnen realiseren? Gelijktijdige en uniforme invoering BBC Horizontale organisatiestructuur met gezamenlijke leiding. Mogelijkheid als klein bestuur om specialisaties door te voeren bv. communicatie, systeembeheer, welzijn op het werk, 6) Wat zijn de uitdagingen voor de toekomst? Samenwerken is meer dan samen zitten > zelfde processen en werkwijzen invoeren Evenwichtigere taakverdeling > de juiste man/vrouw op de juiste plaats 7) Welke tips hebben jullie voor anderen? Open houding & vertrouwen : Overleg! Ga realistisch en doordacht te werk niets overhaasten Bouw quick wins in en zorg voor een draagvlak Geïntegreerde diensten in hetzelfde gebouw laten samenwerken I N T E R V I E W - O p w i j k Ook in Opwijk timmert men naarstig verder aan de integratie van gemeente en OCMW, zoals bestuurssecretaris Katlijn Copriau toelicht. 1) Wat zijn de succesfactoren voor de integratie? De wil en constructieve houding van beide besturen, zowel bij de politici als het management, om tot een efficiëntere organisatie te komen. De gezamenlijke ondersteunende diensten samenbrengen in een vernieuwd gebouw in 2015, zodat er zowel een fysieke als inhoudelijke integratie kan groeien. 2) Wat is/was de timing? Juli 2014: goedkeuring beheersovereenkomst door OCMW- en gemeenteraad 2015: uitvoering van deze beheersovereenkomst en oplossen van vragen en praktische knelpunten. Tot nu toe enkel integratie van de ondersteunende diensten: financiële dienst, interne zaken, gezamenlijke aankoop & contractdienst en personeelsdienst. De organisatiestructuur wordt hierdoor serieus door elkaar geschud. 3) Hoe hebben jullie ICT samengesmolten? ICT is geen evidente zaak. Het wekelijks gemeentelijk ICT-overleg werd uitgebreid met de systeembeheerder van het OCMW om de taken van deze laatste stap voor stap over te hevelen. Een gezamenlijke ICT-infrastructuur is de grootste randvoorwaarde voor deze ICT-in- 8 3) Hoe hebben jullie de ICT tegratie. In 2014 moest de gemeente haar infrastructuur ver- 9 nieuwen. We hebben toen ook het OCMW opgenomen in deze nieuwe serveromgeving. We hebben ook een gezamenlijke ICT-projectmanager aangesteld voor de digitalisatie van de processen: invoering digitale zittingen voor beide besturen, een geautomatiseerd woonzorgdossier in ons woonzorgcentrum, uitrusting van ons vernieuwd gebouw met de nodige multimedia 4) Welke problemen hebben jullie hierbij gehad? Er rijzen problemen naar aanleiding van de nieuwe ICT-infrastructuur, zoals de nieuwe mailserver. De ICT-projectmanager is ook verantwoordelijk voor een standaardisatie van de pc s. Momenteel is deze standaardisatie er ook nog niet. Een laatste aspect, zijn de striktere veiligheidsnormen voor het OCMW. 5) Welke schaalvoordelen hebben jullie kunnen realiseren? Een veel efficiënter lokaal bestuur: één serveromgeving, één aankoop van gezamenlijke softwaretoepassingen. We trekken nu volop de kaart van de digitalisatie en bijgevolg nemen de kosten voor aankoop en onderhoud voor ICT niet af. Anderzijds kunnen we net door de invoering van één gezamenlijk systeem van bijvoorbeeld digitaal vergaderen veel papier en personeelsinzet besparen. Op financieel vlak zijn de schaalvoordelen nog minimaal zolang er twee boekhoudingen moeten worden gevoerd en er twee aparte rechtspersonen zijn. Op personeelsvlak tracht men nu wel zoveel mogelijk personeel in te schakelen waar mogelijk voor beide besturen. 6) Wat zijn de uitdagingen voor de toekomst? Dat zijn er meerdere. Eerst en vooral, de verhuis naar ons vernieuwd gebouw en het fysiek samenbrengen van de diensten. Dan volgt het echt gezamenlijk inhoudelijk werken en hoe er op de werkvloer mee omgegaan wordt. 7) Welke tips hebben jullie voor anderen? Eén gouden tip: communicatie in al zijn facetten tussen secretarissen, financieel beheerder(s) en de politieke mandatarissen. Samen de richting bepalen voor de integratie is de grote randvoorwaarde. Eens de stap is gezet, het personeel begeesteren en mee betrekken in de concrete uitwerking. Als men echt wil samenwerken, men eventuele hindernissen als uitdaging ziet en niet als hinderpaal, volgt de rest haast bijna vanzelf.

6 Project in de steigers: externe audit Vlaanderen Audit Vlaanderen zal elk bestuur doorlichten. De basis voor deze audit is de Leidraad organisatiebeheersing voor lokale besturen waarin 10 thema s aan bod komen. Dit project richt zich hoofdzakelijk op thema 10 - ICT. Beheersmaatregelen uit andere thema s die betrekking hebben op ICT zullen ook worden opgenomen. Project in de steigers: Zelfredzaamheid in IT De wereld verandert snel. Ook de IT-wereld. Veel mensen kunnen deze snelle evolutie niet (meer) bijbenen. Ook veel medewerkers van lokale besturen hebben extra begeleiding nodig en zo wordt de plaatselijke IT-medewerker vaak meer helpdesk-medewerker als IT-er. Om er voor te zorgen dat iedereen binnen de organisatie op een goede manier zijn/haar functie kan uitvoeren, heeft samenwerkingsverband STAD het project zelfredzaamheid in IT gestart. project Deze externe audit is het ideale moment om de volledige ICT-omgeving in kaart te brengen. Een serieuze klus waarbij VERA graag ondersteuning biedt. Hoe gaan we hierbij te werk? De leden van de werkgroep maken eerst een beschrijving van de situatie bij hun bestuur. De projectleider centraliseert daarna al deze gegevens in een handige overzichtslijst. Resultaat? De ICT-verantwoordelijke moet enkel schrappen wat niet van toepassing is voor het eigen bestuur. Zo krijg je een ideale voorbereiding op de audit en een mooie beschrijving van de stand van zaken van de ICT. Dit document kan zelfs groeien tot een echt ICT-beleidsplan door actiepunten en een planning toe te voegen. Op vraag van de werkgroep wordt er ook een kleine enquête opgesteld om bij de andere medewerkers te peilen naar hun verzuchtingen omtrent de Je moet geen schrik hebben van deze audit. Het is een goede spiegel voor de organisatie. IT. Zo kunnen op een eenvoudige manier problemen en suggesties worden gedetecteerd binnen het bestuur die anders niet worden opgemerkt. Het kan bovendien ook worden gebruikt als basis voor andere projecten waar ICT een belangrijke rol bij speelt, zoals de integratie van OCMW en gemeente. We hopen, samen met de werkgroep, eind september 2015 de finale versie van de overzichtslijst en enquête voor de medewerkers te kunnen voorstellen. I N T E R V I E W - Boortmeerbeek Patrick Vissers is al 10 jaar coördinator bij het gemeentebestuur van Boortmeerbeek. Audit Vlaanderen heeft afgelopen winter het bestuur doorgelicht. Een interessante gesprekspartner dus om even te peilen naar de impact van deze audit. Hoe heb jij de audit ervaren? Patrick: Het klinkt misschien vreemd, maar het was een heel positieve ervaring. De gesprekken zelf waren interessant want deze audit is een spiegel voor de eigen werking. Alle medewerkers hebben de vragen dan ook eerlijk en open beantwoord. Bij de eerste lezing van het rapport word je wel even depressief, lacht Patrick. De audit focust immers enkel op de risico s. Alles wat goed is, komt bijna niet aan bod. Maar eigenlijk stonden er geen verrassingen in. Veel ideeën en vragen die al in de organisatie leefden, krijgen nu in de audit een beter kader. Het is een goed argument om bepaalde zaken intern op de agenda te krijgen Wanneer heeft de audit plaatsgevonden? Patrick: De audit startte op 5 november. Dit wisten we 4 weken voordien. In januari heeft de commissie een eerste versie van het rapport voorgelegd. Op 30 maart hebben ze dan hun eindrapport voorgesteld. Op basis hiervan heeft ons management team een eigen rapport opgesteld met antwoorden op de vastgestelde risico s. Dit vormt één geheel en is zo ook gepresenteerd aan de gemeenteraad en gepubliceerd op de website. Zo is dit rapport een effectieve beleidstool geworden. Een driestappenplan voor de hele organisatie Dit project wil de algemene IT-kennis van alle medewerkers binnen het bestuur in kaart brengen en bijsturen waar nodig. We werken volgens een driestappenplan: 1 - Zicht krijgen op de IT-kennis van alle medewerkers 2 - De bestaande kennis van de verschillende medewerkers koppelen aan hun functies om zo groeipaden op maat uit te stippelen. 3 - De algemene IT-kennis binnen de organisatie laten groeien. Hieruit volgt automatisch dat de helpdeskfunctie die vele IT-medewerkers opnemen niet meer zo uitgebreid hoeft te zijn en hij/zij meer tijd krijgt voor IT-projecten en het algemene IT-beleid. IT is de verantwoordelijkheid van alle diensten van een lokaal bestuur. Tijdens stap 1 beantwoorden de medewerkers de vragen omtrent hun IT-kennis en stelt tegelijkertijd de IT-er een overzicht op van de zaken waaraan hij/zij veel tijd moet besteden om collega s te helpen. Tijdens dit proces wordt ook alle info verzameld en gedocumenteerd. We stellen FAQ s op, werken handleidingen uit, stellen praktische instructiekaarten op van de meest gebruikte programma s,... Bij stap 2 worden de resultaten van de medewerkers en IT-er gekoppeld aan de verschillende functies en bijhorende veronderstelde IT-kennis. Op basis hiervan worden de groeipaden opgesteld en een centraal beheerd platform uitgetekend met alle instructiekaarten, handleidingen,... De werkgroep doorloopt dit traject onder begeleiding van VERA en stelt een leidraad op waarmee andere besturen nadien zelfstandig aan de slag kunnen. We willen een eerste deel van dit project afronden tegen eind september I N T E R V I E W - L e u v e n In oktober 2014 trad IGO toe tot de virtuele samenwerking STAD. Deze intercommunale is actief in het arrondissement Leuven, ondersteunt het beleidswerk van openbare besturen en helpt bij de uitvoering van dit beleid via sociale economie-projecten. Herman Maekelberg, IT-medewerker bij IGO, is intussen actief lid van de werkgroep zelfredzaamheid in IT. Wij polsten naar zijn motivatie. Waarom is IGO toegetreden tot de virtuele samenwerking STAD? Herman: IGO is niet zo n grote organisatie. De virtuele centrumsteden zijn voor ons dan ook een heel interessant platform om contacten te leggen, binnen en buiten de traditionele IT-kring. Kunnen afnemen van jullie raamcontracten is natuurlijk ook interessant maar voor ons primeert toch de netwerking. Wat is jouw eerste indruk van de samenwerking? Herman: Die is goed. We hebben interessante contacten en er is veel uitwisseling over dagelijkse praktijken. En daar was het ons om te doen. Je bent nu ook actief lid van een werkgroep. Valt dat mee? Herman: We hebben tot nu toe drie werkvergaderingen gehad. Ik vind het heel interessant omdat ik nu concreet bezig ben met een project dat ook IT-ers in andere organisaties kan helpen. Wat hoop jij te bereiken met dit project? Herman: Ik hoop dat er door deze uitwisseling van ervaringen en tips bruikbare tools worden opgesteld waarmee we onze aanpak van de zelfredzaamheid binnen IGO kunnen versterken. project

7 Radicaal digitaal: surfen en bellen anno op één centrale actief zijn. Deze kan redundant worden opgezet, waarbij zowel fysieke als virtuele installaties gecombineerd kunnen worden. De telefooncentrales zijn eenvoudig te beheren via een webbrowser, ook als ze verspreid zijn over verschillende locaties. radicaal digitaal Het Vlaams Regeerakkoord is duidelijk: tegen 2020 moeten alle administratieve transacties gedigitaliseerd zijn. En de lokale besturen moeten volgen. Een performante website is dus van levensbelang, evenals een hedendaagse telefooncentrale. Want ook daar is de toekomst digitaal. Lokale leverancier voor lokale besturen Responsieve websites, integratie van sociale media, moderne look & feel, aangepaste landingspagina s voor burgers, toeristen, handelaars... Verre toekomstmuziek? Onbetaalbaar voor jouw bestuur? Niet als je gebruik maakt van ons nieuw raamcontract websites! Verschillende leveranciers zijn de revue gepasseerd en na een kritische analyse duidde de werkgroep LCP aan als overwinnaar. Dit Vlaams familiebedrijf telt 15 medewerkers en is gehuisvest in Oostkamp. Waarom werden zij de laureaten? Wegens hun jarenlange ervaring met websites voor lokale besturen en de uitstekende prijs-kwaliteitverhouding. Je krijgt immers een pak extra mogelijkheden per module, zodat je jouw site kan personaliseren volgens jouw behoefte. Legoblokjes online Alle gebruikelijke tools zitten er natuurlijk ook in, zoals een handige mailingtool, een activiteitenkalender, al dan niet geïntegreerd met Uit in Vlaanderen en een bibliotheek met invulformulieren. De belangrijkste troeven zijn Hoewel ik geen aandelen heb, kan ik alleen maar positief zijn. de gebruiksvriendelijke interface, de uitgebreide koppeling met IPDC (de productencatalogus voor besturen) en de modulaire opbouw van de componenten. Je kan hun websites vergelijken met een bouwdoos van Lego: je pikt er de blokjes uit die je nodig hebt waar en wanneer je wil! Hierbij kan je mooi het instructieboekje volgen (lees: een bestaande voorbeeldsite) of je eigen fantasie. Enkele mooie voorbeelden zijn de recent gelanceerde sites van Lommel, Oostende en Geel. Of korter bij huis: van de gemeente Boutersem. Kristien Six, IT-verantwoordelijke van de gemeente, is al jaren klant bij LCP en uiterst tevreden. We lieten haar tijdens onze infodag in Wemmel op 30 maart getuigen over haar ervaring. Dat mondde uit in een spontane lofzang op de leverancier. VERA werkt momenteel ook aan een nieuwe website. Samen met LCP. Ook wij hebben nood aan een hedendaagse website, onder begeleiding van een betrouwbare partner. De modulaire opbouw is ook voor ons een belangrijke troef, net als de budgetvriendelijkheid van deze oplossing. Wij mikken op een doorlooptijd van zes maanden. Een ambitieus plan, maar we gaan er voor. Volg het mee op Paspoort raamcontract websites: Leverancier: LCP Belgisch bedrijf uit Oostkamp specialisatie: websites voor lokale besturen Doel: ontwikkeling van een op maat gemaakte website - optioneel een afgeleide huisstijl Duurtijd: het raamcontract loopt van 03/2015 tot 03/2018 (verlenging tot 2020 mogelijk) Telefoneren via internet Voor de aankoop of huur van een nieuwe telefooncentrale kijk je nu automatisch naar voice over IP: telefoneren via het internet of een ander IP-netwerk. Hierdoor wordt telefonie op datanetwerken mogelijk en is nog slechts één infrastructuur nodig. Verschillende besturen signaleerden vorig jaar de nood aan een nieuwe telefooncentrale. Dat is echter een erg technisch en complex dossier. Vandaar hun vraag voor bijstand aan VERA. Wereldwijd en regionaal Het raamcontract IP-telefonie is toegewezen aan integrator Damovo en hun zakelijke partner Mitel die de centrales en de bijhorende telefoontoestellen levert. Het zijn beide wereldwijde spelers met een regionale verankering in België. De voice over IP-centrales en bijhorende telefoontoestellen van Mitel komen tegemoet aan de noden van zowel grote als kleine besturen, van 5 tot gebruikers. Verschillende diensten met andere instellingen kunnen Telkens IP, telkens anders Bepalende factoren voor het toewijzen van het contract waren de scherpe prijzen, de snelle levertermijn en het ecologische aspect. Het raamcontract biedt maar liefst tot 60% korting op de listprijzen! Maar ook de lange ervaring en advies op maat van Damovo is een sterk pluspunt. Omdat elk bestuur anders is georganiseerd en dus ook de bijhorende configuratie telkens anders is, kan je hun technische knowhow best gebruiken. Waar moeten er kabels komen, hoeveel toestellen zijn er nodig, welk type toestellen en welke centrale? Allemaal vragen voor de specialisten. De belangrijkste troeven zijn de integratie op één centraal systeem, het eenvoudige beheer en het gebruiksgemak. De operator kan makkelijk lijnen overnemen en er zijn aangepaste vaste en draagbare toestellen beschikbaar met DECT, IP-DECT en wifi-toepassing. Deze toestellen konden ook uitvoerig worden getest tijdens onze infodag in het Provinciehuis op 5 mei. De meer dan 80 aanwezigen kregen uitgebreide info over de vele mogelijkheden van IP-telefonie en monitoring. Paspoort raamcontract IP-telefonie: Leverancier: Damovo mondiale speler met een regionaal ankerpunt in Bussel specialisatie: levert, installeert en onderhoudt communicatieoplossingen Doel: ontwikkeling van een op maat ontworpen communicatieoplossing met telefooncentrale en bijhorende telefoontoestellen Duurtijd: het raamcontract loopt van 03/2015 tot 03/2018 (verlenging tot 2020 mogelijk) Hoe kan je afnemen van deze raamcontracten? Ben je lid van Virtuele Centrumsteden? Surf dan naar en word lid van de projectgroep IP-telefonie of websites. Nog geen lid of toegang tot het platform? Neem dan snel contact op met de servicedesk via servicedesk@vera.be of !

8 topdesk TOPdesk versus monitoring TOPdesk en monitoring zijn twee verschillende raamcontracten die elkaar versterken en zorgen voor een optimaal beheer van de ICT-omgeving. We lichten de voordelen van beiden toe. Twee verschillende raamcontracten Het hosted ICT-kennisplatform, een raamcontract dat gegund is aan TOPdesk in 2014, biedt een oplossing om ICT te beheren. Het raamcontract ICT-monitoring biedt een oplossing om de ICT-omgeving te bewaken. Het zijn dus twee verschillende zaken die naast elkaar kunnen worden gebruikt om een gemeenschappelijk doel te bereiken: vereenvoudiging van de opvolging van de ICT-omgeving. Hosted ICT-kennisplatform Het platform van TOPdesk bestaat uit verschillende modules die stapsgewijze kunnen worden geactiveerd en ingevuld: Inventarisbeheer Contractenbeheer ICT-helpdesk: problemen en vragen registeren en opvolgen Gedeeld kennisplatform met de samenwerkende besturen Gedeelde chatmodule voor snelle communicatie met andere ICT-beheerders Omdat TOPdesk hosted werkt én cloud gebaseerd is, is er geen lokale installatie of configuratiewerk nodig. ICT-monitoring Een tool om de ICT-omgeving in realtime te bewaken, bleek niet beschikbaar tegen een betaalbare prijs. Bovendien konden de bestaande oplossingen niet worden gekoppeld aan andere software zoals TOPdesk. Daarom heeft VERA samen met een werkgroep een lastenboek opgesteld voor de ideale monitoringtool op maat van de lokale besturen. Wat kan ICT-monitoring? Bewaken van alle ICT-componenten. Hiervoor is een goede inventaris noodzakelijk. Bewaken van hosted applicaties. Meestal heb je daar contracten voor. Daarom is een goed ICT-contractenbeheer onontbeerlijk. Verzamelen en opslaan van historische informatie over alle componenten die de monitoring bewaakt Een alarmsysteem via mail, sms of plug-in bij problemen Hoe werkt het? Je laat een klein apparaatje, de appliance, lokaal installeren. Dit apparaatje gedraagt zich als een virtuele gebruiker binnen het netwerk en waakt constant over jouw volledige netwerk. Via dit ene toestel worden dus zowel de servers als de diensten en applicaties die op die servers draaien, intern en extern hosted, gecontroleerd. Hoe werken ze samen? Je kan beide projecten met elkaar koppelen. De naamgeving van de objecten bij ICT-monitoring is dezelfde als bij TOPdesk. Je kan eveneens objecten vanuit de monitoring linken tussen TOPdesk en inventarisobjecten. Het is echter niet verplicht om beide oplossingen te nemen. Je kan TOPdesk gebruiken zonder monitoring of monitoring zonder TOPdesk. De kracht van samenwerken TOPdesk en monitoring zijn twee praktische en tijdbesparende hulpmiddelen voor een hedendaagse ICT-beheerder. Er zijn natuurlijk alternatieven op de markt, maar de koppeling van beide is een unicum. En net daar ligt de kracht van deze tools. Meer info via Kennisdeling: een kernopdracht van VERA Onze missie bepaalt dat VERA overleg, samenwerking en kennisdeling mogelijk {maakt} om te voorkomen dat besturen apart dezelfde trajecten moeten doorlopen. Hoe doen we dat? Door onze samenwerkingsverbanden, overlegorganen, infodagen en opleidingen. Daarom werken we intensief samen met o.a. PIVO, het vormingscentrum voor het overheidspersoneel van Vlaams-Brabant. VERA-medewerkers geven er opleidingen want door kennis te delen, vermenigvuldig je! Publieke veiligheid versus privéleven Informatieveiligheid is en blijft het gespreksonderwerp van de dag. Wat moet je hierover weten als bestuur? Wat zijn jouw verplichtingen? Dit vraagstuk stond centraal in de tweedaagse opleiding Informatiebeveiliging die het PIVO in maart organiseerde. De cursus werd gegeven door Margot Schepens, veiligheidsconsulent bij VERA. Zij benaderde het thema niet vanuit een technisch standpunt, maar bood wel een denkkader zodat beleidsverantwoordelijken de juiste beslissingen kunnen nemen. De opleiding was dan ook bedoeld voor mandatarissen en leidinggevenden van gemeente- en OCMW-besturen zonder voorkennis van informatica. I N T E R V I E W - M e r c h t e m Pascal Van Der Mynsbrugge, IT-verantwoordelijk van gemeente Merchtem, nam samen met een collega deel aan de opleiding. Pascal: Als IT-verantwoordelijke mag ik niet zelf veiligheidsconsulent zijn voor onze gemeente. Het was de bedoeling dat mijn collega deze taak op zich zou nemen. Tijdens de cursus werd de omvang en het belang van informatieveiligheid duidelijk voor hem. Omdat hij echter zelf geen IT-er is, besefte hij dat hij onvoldoende technische kennis heeft. De cursus was in dat opzicht erg verhelderend. De gemeente heeft dan besloten om VERA aan te duiden als veiligheidsconsulent. Zij hebben immers de kennis en ervaring in huis. Als we deze job aan iemand intern toewijzen, zou die toch constant bij mij te rade moeten komen. En dan zijn we veel meer geld en tijd kwijt. IT-beheerder: skills voor de toekomst Naast een aantal vakgerichte competenties moet een IT-beheerder tegenwoordig ook niet-technische skills bezitten. Denk aan het organiseren van een hardware en software inventaris, het opzetten van een helpdesk, voorbereiden van IT-projecten, rapporteren aan het management,... Tijdens deze tweedaagse opleiding krijgen de cursisten een overzicht van belangrijke begrippen, concepten en leidraden zoals ITIL, COBIT, TOGAF,... door Stefan Wuyts, ICT-adviseur bij VERA. In 2015 organiseerde het PIVO de opleiding in Leuven en Asse. Ze was telkens volzet. I N T E R V I E W - M a c h e l e n Sabine Wijns, diensthoofd secretariaat en coördinator ICT van gemeente Machelen, was één van de deelnemers. We vroegen haar of ze iets had opgestoken van deze cursus Sabine: Ik ben zelf geen IT-er en ben dus niet technisch onderlegd. Deze cursus was voor mij belangrijk om te weten waarop ik moet letten als ik onderhandel met leveranciers. Het gaf me inzicht in de materie zonder te focussen op de bits en de bytes zelf. Het PIVO organiseert de cursus IT-beheerder opnieuw op 15 en 22 oktober 2015 in het Provinciehuis in Leuven. Meer info en inschrijven via pivo.informatica@vlaamsbrabant.be of kennisdeling

9 16 VERA wordt & komt naar je toe! Lennik vrijdag 16 oktober Bekkevoort vrijdag 9 oktober Kampenhout vrijdag 30 oktober Oud-Heverlee vrijdag 23 oktober FOOD Uitnodiging en info volgen nog, maar noteer alvast de data in jullie agenda VERA 15 jaar lunch van 12:00 tot 15:00